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APORTES PROCEDIMENTALES PARA EL ÁREA DE CONTROL INTERNO DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA - SDH

ANA MARÍA GARCÍA GÓNGORA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

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APORTES PROCEDIMENTALES PARA EL ÁREA DE CONTROL INTERNO DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA - SDH

ANA MARÍA GARCÍA GÓNGORA

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ADMINISTRATIVO: Gustavo Navarro Cocunubo

ASESOR ACADÉMICO: Jorge Alberto Blanco Duarte

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

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A mi hija y mi mamá, quienes han sido el motivo para el logro de cada meta trazada durante todos estos años…

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a todas aquellas personas que de una u otra manera han contribuido para la culminación de este gran logro, agradezco a la Universidad y a los profesores por su sus aportes en mi formación académica, a mis compañeros, amigos y familia quienes de alguna forma han contribuido a mi formación personal gracias a su colaboración, consejos y orientación. De manera especial quiero agradecer a la Secretaria Distrital de Hacienda por acogerme y darme la oportunidad de iniciar allí mi camino profesional, de la misma manera a Gustavo Navarro Cocunubo y Jorge Alberto Blanco por su orientación y asesoria en la realización de este trabajo.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA

PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 4 2. OBJETIVOS 10

2.1. RESULTADOS OBTENIDOS 10 3 MARCO DE REFERENCIA 12 3.1. MARCO TEORICO 12 3.2. MARCO CONCEPTUAL 14 3.3. MARCO HISTÓRICO 18 3.4. MARCO NORMATIVO 20 4. METODOLOGIA 29

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. Estructura del Área Asesora de Control Interno de la SDH 33 5.1. Funciones Asesor Control Interno 33 5.2. Funciones : Cargos de Control Inte rno 41

6. Procesos y Actividades desarrolladas por el área de Control

Interno de la SDH 47 6.1. Metodología para la formulación, seguimiento y monitoreo de

Planes de Mejoramiento 49 6.2. Valoración del Riesgo para definir Controles 51 6.2.1. Riesgos Estratégicos 52 6.2.2. Riesgos Operativos 52 6.2.3. Análisis del Riesgo 54

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6.2.4 Estrategias para el manejo del Riesgo 56 6.2.5 Diseño de Controles 57 6.3 Seguimiento a Mapas de Riesgos 61 6.4. Rendición de Cuentas 62 6.5. Asistencia a los Comités de la SDH 68 6.6. Controles de Advertencia 73 7. Procedimientos del Área de Control Interno 77 7.1. Procedimiento de Auditoria Interna 79 7.2. Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Monitoreo a

Planes de Mejoramiento 95 CONCLUSIONES 106 RECOMENDACIONES 107 GLOSARIO 108 BIBLIOGRAFIA 111 ANEXOS 112

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LISTA DE CUADROS Pág. Cuadro 1. Identificación de Causas por Escenario de Riesgo 54 Cuadro 2. Contenido Mapa de Riesgos 56 Cuadro 3 Formato Mapas de Riesgos, Dafp. 62 Cuadro 4 Relación Presentación de Informes 65

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LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1 Organigrama Administración Distrital 5 Figura 2 Organigrama: Estructura Interna de la Secretaria de Distrital de

Hacienda 8 Figura 3 Responsabilidades ante el Sistema de Control Interno 15 Figura 4 Estructura Organizacional de la Secretaria Distrital de

Hacienda 36 Figura 5 Estructura del Área de Control Interno 40 Figura 6 Estructura del Sistema de Control Interno 47 Figura 7 Procedimiento Identificación de Riesgos y

Definición de Controles 57

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LISTA DE ANEXOS Pág.

Anexo A Metodología de formulación, seguimiento y monitoreo a Planes de Mejoramiento 113 Anexo B Instructivo Administración de Riesgos 122 Anexo C Instructivo Seguimiento y Evaluación a Mapas de Riesgos de la Secretaría Distrital de Hacienda 130 Anexo D Formato: Mapa de Riesgo Operativo/ Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación 137 Anexo E Formato de Controles de Advertencia / Pronunciamientos 139

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INTRODUCCIÓN La realización de la práctica Administrativa en la Secretaría Distrital de Hacienda (SHD), tuvo como propósito principal documentar las funciones y procesos que se realizan en el Área de Control Interno, reuniendo las herramientas de trabajo utilizadas por ésta área, como metodologías, procedimientos, instructivos y formatos, logrando que esta información fuera unificada en un solo documento. Este trabajo esta compuesto por tres capítulos, en la primera parte se describe la estructura del área de Control interno, sus funciones y las que fueron determinadas para cada profesional que se desempeña en ésta área, para ello se aplico una metodología de carácter inductivo que consistió en la aplicación de una encuesta a los funcionarios del área según lineamientos dados por el Dafp para el análisis de Cargas de Trabajo. En la segunda parte se documentan los procesos y las actividades desarrolladas por el área de Control Interno referentes al Seguimiento a Planes de Mejoramiento y Análisis de Riesgos, en cuanto al seguimiento a Mapas de Riesgos se identifica su alcance y se puede observar el instructi vo para la Administración de Riesgos, en el mismo capitulo se hace referencia a la Valoración de Riesgos y diseño de Controles, lo relacionado con la presentación de informes por parte del área de Control Interno y Rendición de Cuentas incluyendo formatos y periodicidad para su presentación, también se relacionan la asistencia a los Comités por parte del área y lo relacionado con Controles de Advertencia que por ley deben atender las entidades públicas. En la tercera parte, se encuentran los dos procedimientos diseñados, el primero sobre Auditoria Interna y el segundo sobre Seguimiento a Planes Mejoramiento, estos se elaboraron a partir de la información suministrada por los mismos funcionarios del área de Control Interno, con la base teórica y conceptual que proporciona el Manual de Auditoria Interna y la Metodología para el Seguimiento a Planes de Mejoramiento y teniendo en cuenta la normatividad que regula estos procedimientos. Para la realización de este documento se llevaron a cabo diferentes actividades: la primera de ellas consistió en la recolección de información en la parte normativa, teórica y conceptual; posteriormente se identificaron las funciones que realizan los funcionarios del área de Control Interno a través de una encuesta que a partir de lineamientos dados por una Metodología diseñada por el Departamento Administrativo de la Función Pública dispuesta para tales casos, se logro definir de manera práctica y coherente las responsabilidades a cargo de los funcionarios que se desempeñan en el área; por último, se estructuraron los procedimientos de

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Auditoria Interna y el referente a los Planes de Mejoramiento, el cual requirió entrevistas y colaboración por parte de los funcionarios del área de Control Interno y de la oficina asesora de Planeación quienes aprueban y avalan estos procedimientos.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA.

La estructura de la Administración Distrital se encuentra conformada actualmente tres sectores: Sector Central, Sector Descentralizado y el Sector Localidades. El Sector central está compuesto por el Despacho del Alcalde Mayor, las Secretarias Distritales y dos departamentos Administrativos.

Las Secretarias son órganos encargados de administrar cada sector de la ciudad contribuyendo a la consolidación del Distrito Capital:

1. Secretaria General 2. Secretaria Gobierno -con sus 20 localidades-. 3. Secretaria de Planeación 4. Secretaria Desarrollo Económico 5. Secretaria de Educación: 6. Secretaria de Salud 7. Secretaria de Integración Social 8. Secretaria de Cultura Recreación y Deportes 9. Secretaria de Ambiente 10. Secretaria de Movilidad 11. Secretaria de Hábitat 12. Secretaria Distrital de Hacienda, entidad en la que se realizo la práctica administrativa . En la Figura Nº 1 se puede observar el Sector Central de la Administración Distrital y en ella la ubicación de las Secretarias anteriormente señaladas.

El Sector Hacienda, como ya se mencionó, hace parte de la Administración Central y depende directamente de la Alcaldía Mayor, está integrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, cabeza del Sector y por las siguientes Entidades adscritas:

Ø Catastro Distrital como unidad Administrativa Especial con personería jurídica.

Ø FONCEP como establecimiento Público: Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -.

Ø Lotería de Bogotá como entidad vinculadas, siendo una Empresa Industrial y Comercial del Estado:

La Secretaría Distrital de Hacienda es un organismo con autonomía administrativa y financiera que tiene a su cargo la responsabilidad de ser el recaudador y pagador único del Distrito. Adicionalmente, se encarga de la elaboración del

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Presupuesto y la contratación de financiación y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas. Figura N1. Sector Central de la Administración Distrital

Fuente: Alcaldía Mayor de Bogotá, sitio Web.

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En la actualidad las funciones hacendarias se cumplen en nueve direcciones técnicas, las cuales se encuentran orientadas por objetivos misionales o de apoyo que en pro del cumplimiento de sus funciones se subdividen en Subdirecciones y Oficinas, de la misma manera que el Secretario de Hacienda apoya su gestión en el despacho del Subsecretario de Hacienda

Dirección Distrital de Impuestos: • Dirigir y administrar la gestión tributaria. • Dirigir y controlar los procesos de recaudo, determinación, liquidación,

discusión, cobro y devolución de los impuestos distritales. • Conseguir los recursos que contribuyen a financiar el Plan de Desarrollo de

la ciudad

Dirección Distrital de Presupuesto: • Establecer las directrices para el manejo del presupuesto de las entidades

distritales. • Buscar la racionalidad en el gasto y unas finanzas públicas sanas. Dirección Distrital de Tesorería: • Administrar los recursos y las inversiones de la ciudad. • Pagar las obligaciones a cargo del Distrito. • Recaudar los ingresos no tributarios y algunos tributarios. • Adelantar los procesos de cobro coactivo de créditos a favor del Distrito. Dirección Distrital de Contabilidad • Producir información financiera oportuna, confiable, flexible y ajustada a la

normatividad vigente. • Generar una cultura contable pública en la administración de las entidades

distritales. • Consolidar la Contabilidad General de la Administración Central,

Organismos de Control Distrital, Fondos de Desarrollo Local y Entidades Descentralizadas

Dirección Distrital de Crédito Público • Coordinar el endeudamiento del Distrito Capital. • Conseguir los recursos de crédito necesarios para la financiación del

Distrito. • Velar por la sostenibilidad de la deuda y capacidad de pago del Distrito.

Dirección de Estudios Económicos • Asesorar al Secretario de Hacienda en la formulación, ejecución y control

de las políticas a través de estudios técnicos en materia de economía pública y política fiscal.

• Elaborar investigaciones de corto, mediano y largo plazo, que apoyen la toma de decisiones de la administración del Distrito Capital.

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Dirección de Sistemas e Informática • Generar una infraestructura informática y de sistemas de información, que

le permitan a la Secretaría Distrital de Hacienda ejecutar una gestión financiera integral, con el propósito de facilitar el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo.

• Coordinar el intercambio tecnológico entre la secretaria Distrital de Hacienda y las entidades externas.

• Formular y adoptar las políticas y estrategias tecnológicas para el buen uso, administración y explotación de la información de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Dirección Jurídica • Ilustrar y orientar al Secretario y a las directivas de la Secretaría de

Hacienda, en los asuntos relacionados con esta entidad, propendiendo por la legalidad en todas sus actuaciones.

• Emitir conceptos de carácter prevalente sobre las materias de hacienda distrital.

• Apoyar los procesos de contratación interna. Dirección de Gestión Corporativa • Asesorar a las directivas de la Secretaría Hacienda en la formulación,

coordinación, ejecución y control de las políticas y planes, en materia administrativa y financiera.

• Establecer las políticas para el desarrollo de estrategias de racionalización del gasto público.

• Elaborar las políticas sobre talento humano y recursos físicos de la entidad. • Desarrollar y organizar el plan de capacitación, de bienestar, de Salud

ocupacional y plan de incentivos de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda.

Subsecretaria Distrital de Hacienda • Apoyar permanentemente al Secretario en la adopción de políticas y en su

ejecución. • Asesorar al Secretario en la formulación de políticas o planes de acción de

la Secretaría y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control de la entidad.

• Asesorar al Secretario de Hacienda en sus relaciones con el Concejo. • Coordinar la función técnica de las Direcciones y Oficinas de la Secretaría

de Hacienda, de acuerdo con las políticas de la entidad. • Dirigir en coordinación con las Direcciones de la entidad, la elaboración de

los estudios e informes técnicos que requiere el normal desarrollo de las actividades de la Secretaría.

• Dirigir la formulación del Plan Estratégico de la Secretaría de Hacienda.

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A continuación, se puede observar la forma como se estructuran organizaciona lmente las Direcciones al interior de la Secretaria Distrital de Hacienda.

FIGURA 2: ORGANIGRÁMA: ESTRUCTURA INTERNA DE LA SDH

Fuente: Intranet SDH Las funciones y gestión en general de la Secretaría Distrital de Hacienda están orientadas por los siguientes valores, principios, misión y visión dando cumplimiento a los objetivos institucionales: 1.1. Misión de la SDH: Garantizar la sostenibilidad de las Finanzas Públicas Distritales y la eficiente asignación de los recursos, mediante:

• El diseño e implementación de políticas hacendarias. • Con un talento humano altamente competente y comprometido

socialmente. • Con una adecuada infraestructura organizacional para la construcción de

una ciudad moderna, incluyente, humana y productiva.

1.2. Visión de la SDH La Secretaría de Hacienda es reconocida Nacional e internacionalmente por le manejo sostenible y transparente de las Finanzas Públicas Distritales. Es una entidad cercana al ciudadano que genera conciencia sobre la equidad social.

Of. Análisis y Control de riesgos

Of. Asesora de Planeación

Of. Banca Multilateral y

Of. de Control Interno Disciplinario

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1.3. Funciones de la SDH: Dentro de las funciones de la entidad, se encuentra garantizar la sostenibilidad de las finanzas del Distrito Capital, es decir, asegurar que Bogotá cuente con los recursos suficientes para cumplir con sus obligaciones y hacer las inversiones necesarias en la ciudad. Adicionalmente es la responsable de:

• Diseñar la política financiera del Distrito Capital. • Recaudar impuestos y gestionar recursos de crédito y de transferencias de

la Nación. • Pagar la deuda del Distrito Capital, proyectar las finanzas y registrar la

contabilidad. • Pagar los compromisos a favor de los contratistas, proveedores y

funcionarios públicos. 1.4. Valores y Principios de la SDH 1. Solidaridad. Elemento esencial de la convivencia que implica compromiso y

ayuda mutua, en especial con las personas que se encuentran en situaciones de vulnerabilidad, indefensión o riesgo.

2. Lealtad. Compromiso y coherencia entre lo que pensamos, decimos y hacemos. Es una cualidad que no permite traición o engaño.

3. Coraje. Capacidad para asumir y vencer con energía los retos y obstáculos que se presentan, mediante decisiones oportunas que generen resultados e impactos positivos.

4. Respeto (tolerancia). Trato digno, pilar para una convivencia sana y pacífica entre los miembros de una sociedad. Es el reconocimiento a la diferencia y a la diversidad en un plano de libertad e igualdad, sin que ello implique pasividad o falta de autoridad.

5. Responsabilidad. Implica el cumplimiento de los deberes, obligaciones y derechos con y frente a lo que nos corresponde como miembros de una sociedad, en el tiempo, forma y lugar requeridos.

6. Honestidad (transparencia). Es un principio de vida que implica pulcritud en las actuaciones, sinceridad en las relaciones, ética en las decisiones y extremo celo y probidad con lo que nos confían.

7. Compromiso (pertenencia). Es hacer con amor, con vocación, con diligencia, con eficiencia y con responsabilidad las tareas que nos encomiendan.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 General Documentar los procesos, procedimientos y las actividades que ejecuta el área de Control Interno de la Secretaria Distrital de Hacienda. 2.2. Específicos 1.1 Recopilar la información utilizada por el área de Control Interno sobre

normatividad, instrumentos de trabajo, metodologías, procedimientos, instructivos y formatos, que sirven como apoyo técnico y administrativo para el trabajo en esta área.

1.2 Diseñar los procedimientos de Auditoria Interna y Seguimiento a Planes de

Mejoramiento con base en los estándares de establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

1.3 Precisar las funciones que debe cumplir el área de Control Interno, teniendo

en cuenta el perfil profesional y laboral de los funcionarios que se desempeñan en esta área.

1.4 Elaborar un documento sobre el área de Control Interno, entendido como

una herramienta de consulta y orientación técnico teórica de los procesos, que de manera general, son ejecutados por ésta área.

2.3 Resultados Esperados. El resultado esperado con la realización de la práctica administrativa, es elaborar un documento que funcione como una guía, que de forma general, oriente las actividades del Área de Control Interno de la SDH, este documento contendrá: 1.1. Documento que describe las actividades realizadas por el área de Control

Interno, incluyendo información y aludiendo documentos que se encuentra dispersos, como son el Manual de Auditoria Interna, el Manual de Funciones de la SDH, metodologías utilizadas como la de Auditoria y Seguimiento a Planes de Mejoramiento, técnicas para la Administración del riesgo y definición de Controles, entre otros, información que actualmente no se encuentra unificad en un solo documento.

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1.2. Protocolo de los procedimientos referentes a “Auditoria Interna” y al “Seguimiento y Monitoreo a Planes de Mejoramiento”, a partir de parámetros dados por el Sistema de Gestión de Calidad y los adoptados por la entidad, los cuales fueron definidos como los más importantes en el área de Control Interno y que sintetizan las actividades realizadas, de manera general, por ésta área

1.3. Manual de funciones de las personas que se desempeñan actualmente en

el área de Control Interno con la ayuda de una metodología establecida para tal caso, siendo este proceso un avance para la elaboración y diseño de los procedimientos del área.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1. MARCO TEÓRICO: El Control Interno en el contexto colombiano tiene una funcionalidad específica, entendido como una herramienta para generar el mejoramiento de los procesos institucionales, debe fortalecer e implementar continuamente medidas de transparencia, eficacia y economía de la gestión institucional contribuyendo así al cumplimiento de sus objetivos misionales y estratégicos. Lo cual se encuentra reflejado en la Constitución Política en su artículo 209 y 269 donde se expresa que el Control Interno es una competencia inherente a la Administración pública y al funcionamiento de las entidades del Estado. Para ello se crea todo un marco que regula el establecimiento y consolidación del Control Interno en las instituciones públicas, como lo es la ley 87 de 1993 que define el Control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, en procura de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. De la misma forma, la normatividad reglamentaria dispuesta para la implementación del Sistema de Control Interno -SCI-, proporcionan toda una estructura para la Administración Pública en cuanto permite avanzar, implantar, hacer más tangible y apropiarse de lo que conlleva el hecho de ejercer el control, seguimiento y retroalimentación de los procesos internos de cada entidad a través de las oficinas o quien haga sus veces de Control Interno, adhiriéndose y garantizando el cumplimiento de sus objetivos de forma transversal. De esta manera a la oficina de Control Interno o quien haga sus veces le corresponde evaluar, establecer, mantener y perfeccionar en forma independiente el SCI el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización1. De esta manera la Secretaria Distrital de Hacienda ha establecido y asumido diferentes instrumentos legales y teóricos que soportan la implantación del control interno, como lo son el Manual de Funciones y Competencias Laborales a través 1 Art. 3º de la ley 87 de 1993, acorde con el Decreto 1421 de Julio de 1993 art. 114.

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de la Resolución 548 del año 2006, donde se encuentran establecidas las funciones del asesor de Control Interno de la Secretaria. Por otro lado, el Manual de Auditoria diseñado especialmente para SDH, es una herramienta esencial para el desarrollo de las actividades de ésta área; su propósito principal es uniformar los procesos de evaluación y auditoria interna que por mandato de la Ley le corresponde realizar y/o coordinar a ésta área, donde se desarrollan temas como los principios para el ejercicio de las labores del área de control interno lo cuales se pueden resumir en: principios aplicables a la auditoria, lo referente al proceso de evaluación y auditoria, papeles de trabajo, evidencias, pruebas y los programas para su respectivo desarrollo causas-efectos, hallazgos, conclusiones y recomendaciones, lo relativo al manejo de la calida y el mejoramiento, y todo lo que tiene que ver con los pasos a seguir dentro de una auditoria, como la elaboración de informes de evaluación , y el procesos de planeación, entre otros. El Departamento Administrativo de la Función Pública elaboró un documento “Compilación Actualizada y Complementada de Conceptos sobre Control Interno” donde se encuentran los conceptos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial desde su organización en 1996 y hasta junio de 2002 y tiene contenidos específicos como: responsables del sistema de control interno, contratación de la implementación del sistema de control interno, evaluación del sistema de control interno - matriz para calificación del sistema, rangos de valoración para la evaluación del sistema de control interno fase administración del riesgo – competencias, .mapas, manuales de procesos y procedimientos, responsabilidad de su elaboración, esquema organizacional, fase operacionalización de los elementos – mecanismos de autoevaluación y control de gestión retroalimentación del sistema de control interno, entre otros. De esta manera, el documento en mención permite tener una visión mucho más amplia respecto a lo que hace, como se hace y bajo que condiciones se debe implementar el Control interno. Adicionalmente, el DAFP presenta una “Guía Metodológica para la Reestructuración de las Entidades Territoriales”, este es un elemento de gran soporte teórico ya que contiene además una Guía de Medición de Cargas de trabajo, lo cual es fundamental para desarrollo del trabajo de práctica en el sentido que presenta las herramientas para el análisis y levantamiento de procesos y procedimientos del área de Control Interno, adicionalmente la información proporcionada por los funcionarios es muy importante teniendo en cuenta que la praxis es la aplicación de lo que durante años han aprendido, por lo cual, es igualmente fundamental para desarrollar este trabajo. Por último, es importante contemplar los contenidos del Manual de Funciones de la entidad, ya que con el soporte normativo y las encuestas que se aplicarán, se podrán definir y establecer procesos y procedimientos del área de Control Interno y las funciones de cada funcionario enmarcados en el contexto que regulan estas actividades.

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De acuerdo con los fines de este trabajo, el tema de los procedimientos es transversal a su desarrollo, para ello el Dafp proporciona una “Guía para la racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos”, herramienta que establece todo un marco conceptual y teórico para la elaboración, diseño, comprensión y manejo de procesos y procedimientos. En esta medida la Secretaria Distrital de Hacienda ha puesto sus esfuerzos para adoptar y dar cumplimiento a los compromisos que le otorga la ley frente al Sistema de Gestión de Calidad, adhiriendo, bajo los estándares de la normas ISO las cuales contiene los “requisitos que debe cumplir una organización para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad”, sus procesos y procedimientos. 3.2. MARCO CONCEPTUAL: En cumplimiento de los objetivos institucionales y en fortalecimiento de la modernización del Estado y la Administración pública bajo principios de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad2, surge el Sistema de Control Interno como una herramienta para la consecución de estos propósitos, entendido como un sistema integrado por el esquema de organización y conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, en procura de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos3. El Sistema de Control Interno tiene por objeto integrar de forma armónica, dinámica y efectiva, flexible y suficiente el funcionamiento de Control Interno de las instituciones públicas. Este sistema está dirigido por el Presidente de la República como máxima autoridad Administrativa apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional, el cual es presidido por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Es importante anotar que el espíritu de la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias se orienta a que las entidades públicas implementen un Sistema de Control Interno de manera Individual, propia y especial para cada una de ellas.

2 Art. Nº 2 ley 909 del 2004 “Por la cual de expiden normas que regulan el empleo público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones” 3 Resolución 209 del 2005 art.2.

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En consecuencia, le corresponde a la máxima autoridad del organismos o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno 4, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura, misión de la organización, sin perjuicio de que cada jefe de área responda por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos por la entidad; el artículo 6º de la misma Ley corrobora esta responsabilidad, al especificar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas serán responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo correspondiente. A continuación se puede observar de forma gráfica, como al interior de una entidad se deben asumir las responsabilidades de la ejecución e implementación del Sistema de Control Interno, viéndolo como un aspecto de articulación y retroalimentación. Figura 3. RESPONSABILIDADES ANTE EL SCI

Fuente: Cartilla MECI, DAFP. Bajo este precepto, se debe entender el Control Interno no como un evento aislado, sino por el contrario entenderlo como una “serie de acciones que ocurren de manera constante y sistemática a través del funcionamiento y operación de una entidad pública, debiendo reconocerse como un componente integral de cada subsistema y una parte inherente a la estructura administrativa y operacional de cada organización pública, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y logro de sus metas ” 5 4 Ley 87 de 1993, artículo 3. 5 Agencia Norteamericana para el Desarrollo Internacional

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En complemento frente a la evidente funcionalidad e importancia que posee el Control Interno dentro de cualquier entidad, es relevante conocer sus fundamentos. El Autocontrol, la Autorregulación y la Autogestión, herramientas necesarias para el ejercicio del Control Interno (Meci). De esta manera, de acuerdo con los lineamientos dados por los entes rectores del Control Interno y la misma normatividad, se desarrolla un sin numero de actividades en el área de Control Interno de las cuales se determina un ritmo de trabajo, mecanismos a partir de metodologías que permiten la culminación de procedimientos y asignación y ejecución de tareas por parte del asesor de esta área. En cumplimiento de los objetivos propuestos en este trabajo de práctica como la elaboración de los procedimientos y establecimiento de funciones para cada persona que se desempeña en el área de Control Interno, es determinante abordar temas como la medición de las Cargas de Trabajo, elemento de análisis complementario a otros aspectos de reflexión, tales como la definición de procedimientos y su desarrollo. Esa medición de las Cargas de Trabajo en una entidad estatal, se concibe principalmente dentro del enfoque de procesos propios de la misma, es decir, se origina únicamente a partir de la construcción regulada de los procesos y procedimientos característicos de cada entidad. Esta herramienta resulta imprescindible para conocer y diferenciar las características propias de los procesos y de los procedimientos para las entidades estatales: Los procesos son definidos como una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agregará valor a un insumo y se contribuirá a la satisfacción de una necesidad6. Todo proceso tiene razón de ser en la medida en que se agregue valor al bien o servicio demandado; es decir, que cumpla el objetivo para el cual fue creado. Si un proceso no tiene usuarios, consumidores, ni clientes que utilicen las salidas que éste entrega, es un proceso que no agrega valor ni es necesario. Por tanto, sus actividades y resultados son muy costosos para cualquier tipo de organización. Los procesos en las organizaciones se identifican con base en las normas que los constituyen y que definen sus funciones y competencias. Toda organización para cumplir su objeto debe entregar productos o servicios a la ciudadanía, y para hacerlo necesita desarrollar al interior de la misma una serie de procesos que agreguen valor a unas entradas o insumos.

6 DAFP. Guía para la Racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos. Pág. 14.

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Los procesos, en ocasiones, requieren apoyo de otra serie de procesos menores que se denominan subprocesos. Mediante la suma de éstos el producto final es viable, por lo que resulta de gran importancia identificar tanto el proceso mayor como los subprocesos que lo acompañan. Los principales aspectos que identifican los procesos son: • Generalmente incluyen fases o etapas que se realizan en forma transversal al

interior de la organización. Esto implica que en la ejecución del proceso participan diferentes áreas.

• Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto para que tenga una razón de ser.

• Existe una unidad administrativa responsable ante la entidad por el desarrollo unificado de cada proceso.

• Tienen como mínimo un área clave, entendida como aquella sin la cual el proceso no es posible ejecutarlo.

• Tienen cabeza o iniciación que pueden ser la terminación o cola de otros. Los procesos en las organizaciones se clasifican en: Misionales: Son los procesos más relevantes que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de la organización. Son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. De apoyo u operativos: Son aquellos que tienen por objeto coadyuvar a los procesos misionales para el cumplimiento de sus fines y tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización. Estos procesos se componen, de forma más específica, en procedimientos, los cuales se definen como el conjunto de especificaciones requeridas para cumplir una fase o etapa perteneciente a un proceso y que varía de acuerdo con los requisitos y con el tipo de resultado esperado. 7

Los procedimientos permiten precisar la forma de hacer algo; incluyen el qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea e involucran los elementos técnicos para emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, entre otros.

En toda organización existen infinidad de procedimientos que por no estar asociados directamente a un proceso generan duplicidades, cuellos de botella, aumento de costos y mala gestión. Los principales aspectos que permitirán identificar los procedimientos necesarios para una entidad son:

7 DAFP. Guía para la racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos. Pág. 15.

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• Hacen parte del desarrollo de un proceso directamente, o de una fase o etapa

del mismo. • No pueden ser iniciados sin previos requisitos; es decir, necesitan de los

productos de otros procedimientos para poder iniciarse. • Y a su vez, generan productos intermedios que se constituyen en requisitos o

insumos de otros procedimientos. Una vez identificados los procesos y procedimientos en las entidades estatales, se puede dar lugar al inicio del análisis de las Cargas de Trabajo de los funcionarios de una entidad, entendido como “el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesarios para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada dependencia o unidad productiva, identificando posibles déficits o excedentes de empleados”8, sin embargo, en función del desarrollo de esta trabajo, se adoptarán solo los elementos de análisis necesarios, como lo referente a la identificación de procesos, procedimientos y métodos de trabajo. 3.3 MARCO HISTORICO

3.3.1 Secretaria Distrital de Hacienda La Secretaría Distrital de Hacienda es la entidad rectora de los temas económicos y financieros de la ciudad y hace parte de la Administración Central Distrital y depende directamente de la Alcaldía Mayor. El tema de tributación en Colombia estuvieron asociadas en un primer momento a la encomienda, la cual constituía una figura de capitación, es decir de impuesto personal independiente de la riqueza o ingresos del individuo. El tributo se tasaba periódicamente en dinero o en frutos, y donde inicialmente lo percibieron los encomenderos.

Desde 1631 se dejaron de conferir encomiendas y el indio empezó a pagar su tributo directamente a la Real Hacienda. El impuesto de indios comenzó a declinar en la misma proporción en la que comenzó a aumentar el mestizaje en América. En una primera instancia se exceptuó a los mestizos del pago del tributo; posteriormente, en 1729, el impuesto se abolió por completo. Esta renta llegó a ser, en su momento, una de las más importantes en el Nuevo Reino de Granada

Mediante ordenanza del 2 de junio de 1863 se crea la Tesorería del Distrito cuyo objetivo principal era la administración de las rentas del Distrito. Posteriormente, 8 DAFP, Guía Medición de Cargas de Trabajo en la Entidades Públicas. Pág. 7.

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mediante la ordenanza número 27 del 25 de abril de 1912 se reglamenta la Hacienda Municipal con el nombre de Fisco Municipal, la cual se divide en Bienes del Municipio y Tesoro del Municipio, quedando como único ordenador el Alcalde con función que no puede delegar, para lo cual remitirá oportunamente al Tesorero cada carta de aviso de los giros que debe realizar.

Posteriormente y por medio de diversos acuerdos la Secretaría de Hacienda adquirió la estructura que tiene hoy en día. Adquirió la responsabilidad de ser recaudador y pagador único del Distrito, así como las funciones encargadas con la elaboración del Presupuesto y la contratación de financiación.

3.3.2 Área de Control Interno Antes del año 2001 la Secretaria Distrital de Hacienda contaba con una Oficina Asesora de Control Interno, en la cual se encontraban nombrados 11 funcionarios: un Jefe de Oficina, ocho Profesionales especializados, un Profesional Universitario y un Secretario Ejecutivo, los que ejercían funciones de verificación y evaluación según lo establece la Resolución 1355 del 29 de diciembre de 1998. El cambio en la estructura organizacional se generó básicamente con el Decreto No. 270 del 5 de abril de 2001 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, en el cual se establece el ejercicio del Control Interno en cabeza del Representante Legal de la Entidad, pasando a ser una función inherente del Despacho del Secretario Distrital de Hacienda, con el fin de implementar las medidas de austeridad necesarias, en el proceso de modernización y reestructuración del Estado, atendiendo adicionalmente según lo establece la Ley, a la contratación con terceros para ejercer el control interno en la Entidad. La Oficina Asesora de Control Interno fue suprimida y de esta manera fue reemplazada por el Área de Control Interno a cargo de un Asesor, encargado tanto de asesorar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno como de hacer cumplir las normas y procesos que contribuyen a la consecución de los objetivos institucionales en forma eficiente, eficaz y oportuna, bajo la implementación de la cultura del autocontrol fundamentada en la actitud individual y/o colectiva de regulación y retroalimentación, la cual esta dirigida a reducir al mínimo los errores o desviaciones en la ejecución de los procedimientos, objetivos y tareas establecidas. En el año 2004, ante la necesidad de cumplir con las funciones propias del Control Interno, se conformó un equipo transversal como apoyo de la gestión en lo relacionado al seguimiento de planes de mejoramiento y evaluaciones operativas. En el año 2005, se efectuaron los trámites pertinentes para la comisión de cinco funcionarios de la Dirección Distrital de Impuestos y se realizó la contratación de un consultor para llevar a cabo el diseño, mejora e implementación para el Área de

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Control Interno de herramientas que permitan el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en la Entidad. La Oficina de Control Interno es la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Administración en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Del mismo modo como órgano asesor, ha prestado la colaboración necesaria a cada una de las áreas a través de recomendaciones, evaluaciones, creación de mecanismos de seguimiento, permitiendo fortalecer la imagen del Control Interno en los funcionarios e incrementar su participación en las actividades llevadas a cabo al interior de la Entidad. 3.4. MARCO NORMATIVO: 3.4.1 NORMATIVA GENERAL

• La Constitución Política de Colombia 1991 Artículos 209 y 269: estipula que la Administración Pública en todos sus órdenes Nacional, Departamental, Distrital y Municipal debe tener un ente encargado del Control Interno, como uno de los principales elementos que permiten el funcionamiento y el avance de las Entidades.

• Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”

Artículo 1 “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. Parágrafo: “El Control Interno se expresará a través de las políticas de aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones

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administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección y capacitación del personal” Adicionalmente, este mismo Artículo determina que “El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando”. Articulo 9: define la oficina de Control Interno como uno de los componentes del Sistema de Control Interno y es el área encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Administración en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

• Decreto 1826 de 1994: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 del año 1993.

• Ley 190 de Junio 6 del 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a

preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. “REGIMEN DE LOS SERVIDORES PUBLICOS”

• Directiva Presidencial 01 de 1997: Proporciona las directrices y se precisa

el desarrollo del Sistema de Control Interno. Compete a la Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, apoyar a los directivos en el Desarrollo del Sistema de Control Interno, revaluar los planes, fomentar la cultura de autocontrol de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo, y a coadyuvar y, participar para implantar adecuado instrumentos de gestión y gerencia.

• La ley 489 del 29 de Diciembre de 1998: “Por la cual se dictan normas

sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

A través de su artículo 27 y 28 Crea el Sistema Nacional de Control Interno entendido como el “conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología con el fin de integrar de

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forma armónica dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas y de esta manera hacer efectivos los fines del Estado con el sustento principal como es el Servidor Público y el diseño de instrumentos y procedimientos que lo hagan posible”.

• Decreto 2145 de Noviembre de 1999: “Por el cual se dictan normas sobre el

Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”

• Decreto 2539 del 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto

2145 de 1999. . Los Jefes de Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, serán representados ante el Consejo Asesor por cuatro miembros elegidos según lo disponga el reglamente de Control Interno del Comité Interinstitucional de Control Interno del orden Nacional y Territorial.

• Decreto 1537 de 2001: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87

de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”. Establece políticas generales de control Interno tendientes a garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia de la gestión pública, así como instrumentos que fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación de los sistemas de Control Interno de las entidades tanto del Nivel Nacional como Territorial del Estado, específicamente la necesidad de la valoración de los riesgos en los procesos institucionales. DAFP.

• Circular externa 052 de Marzo del 2003: “Instrucciones para el suministro

de la información financiera, económica y social cuando se produzcan cambios de representante legal en los Entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado”. Contaduría General de la Nación.

• Ley 872 del 30 de diciembre del 2003: por la cual se crea el sistema de

Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicio.

• Ley 909 del 2004: por la cual se expiden normas que regulan el empleo

público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 4110 del 9 de Diciembre del 2004: por la cual se reglamenta la ley

872 del 2003 y se adopta la norma técnica de Gestión de Calidad en la Gestión Pública NTGCP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y

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mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003.

• Directiva Presidencial 02 del 2004: Desarrollo de la función de Control

Interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional.

• Circular 02 de Marzo 24 del 2004: Informe de seguimiento al gasto de

funcionamiento en el marco del fortalecimiento de la lucha contra la corrupción. Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.

• Circular 01 de Abril 20 del 2004: Articulación Sistema de Políticas de

Desarrollo Administrativo- Sistema de Control Interno. Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.

• Resolución 038 de Enero 31 del 2005: “Por la cual se adopta el Sistema de

Indicadores del Departamento Administrativo de la Función Pública..

• Circular 02 Mayo 27 del 2005: por el cual se adopta el nuevo Modelo Estándar de Control Interno para entidades del Estado Colombiano.

• Decreto 1599 del 2005: por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno del Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

• Decreto 2621 del 2006: Por el cual se modifica el Decreto 1599 del 2005

sobre el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano.

• Circular 06 de Junio 27 del 2005 Dafp: “implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades del Estado obligadas por la ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004”.

• Ley 962 del 8 de Julio del 2005: “Por la cual se dictan disposiciones sobre

racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

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• Circular 011 del 2006: Por la cual se establece el Acta de informe final de Gestión en cumplimiento ley 951 de 2005, dirigida a los sujetos vigilados por la Contraloría General de la República.

• Circular 1000-02 de Enero 22 del 2007: “Equipos de implementación del

MECI y/o Calidad”. “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional”.

El Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos .

3.4.2. NORMATIVA DISTRITAL:

• Decreto 1421 del 21 de Julio de 1993, determina que para la Secretaria Distrital de Hacienda el Contro l Interno debe aplicarse mediante técnicas de dirección, verificación y evaluación de desempeño, adoptando manuales de funciones y de procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal, con lo cual se permita el logro de las Metas y objetivos propuestos.

Este Decreto establece de forma clara los objetivos que cada entidad debe alcanzar haciendo uso conjunto y continúo de todos sus recursos técnicos, financieros y sobre todo humanos que lleven a la consecución de éstos y que permitan dar continuidad en las políticas trazadas:

o Asegurar eficacia y eficiencia en la gestión administrativa. o Proteger los activos del Distrito y garantizar el uso racional de sus

bienes. o Adecuar la gestión al plan general de desarrollo y a sus programas y

proyectos. o Hacer efectivos los principios, normas y procedimientos vigentes o Garantizar el seguimiento y evaluación de las actividades que se

cumplan por el Distrito .

• Decreto 838 de 1993: “Por el cual se reestructuran las dependencias de la Secretaría de Hacienda y se desarrolla su organización Administrativa y Funcional”, donde se define la estructura orgánica para el desarrollo de las

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funciones que le han sido asignadas a la Secretaria de Hacienda tendrá la siguiente estructura orgánica y se establecen las funciones para la oficina de Control Interno.

Despacho del Secretario de Hacienda A. Comité de Dirección B. Junta de Licitaciones y Adquisiciones C. Oficina de Control Interno D. Oficina de Análisis y Estudios Fiscales. • Decreto 800 del 27 de Diciembre de 1996 “Por el cual se reestructuran las

dependencias de la Secretaría de Hacienda y se establece su organización administrativa y funcional.” Modificado por el Decreto 1049 de 1998.

• Decreto 1049 del 14 de Diciembre de 1998 “por el cual se modifica la

denominación de las dependencias de la Secretaría de Hacienda de Santa Fe de Bogotá”, así:

Secretaría de Hacienda 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1. Oficina Asesora de Estudios Económicos, Fiscales y Estadísticos. 1.2. Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias 1.3. Oficina Asesora de Control Interno • Decreto 270 del 05 de Abril de 2001 “Por el cual se establece la estructura

organizacional de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. y se determinan las funciones de sus dependencias”

Lo modifica el Decreto Distrital 312 de 2003 “Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C” Luego, los deroga el Artículo 57 del Decreto 333 de 2003. Secretaria de Hacienda 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1 Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias (Se suprime la Oficina Asesora de Control Interno) Artículo 1.- Modificar el Artículo 1o. del Decreto 270 del 5 de abril de 2001, el cual quedará así:

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Artículo 1º.- Estructura Organizacional. La Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., para el cumplimiento de sus funciones tendrá la siguiente estructura organizacional: 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1 Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo 1.2 Oficina Asesora de Planeación 1.3 Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias En el Artículo 2°. Se le asignan las funciones al Despacho del Secretario de Hacienda. Dentro de las que le corresponde el ejercicio del Control Interno de la entidad. Numeral 14: “Responder por la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno en la entidad”. • Decreto 333 del 30 de Septiembre de 2003 “Por el cual se adopta la

estructura interna de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. y se determinan las funciones de sus dependencias” Derogado por el articulo 67 del Decreto Distrital 545 de 2006

Artículo 1. Estructura de la Secretaria Distrital de Hacienda: 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1 Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo 1.2 Oficina Asesora de Planeación 1.3 Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias Artículo 2. Despacho del Secretario de Hacienda. Corresponde al Despacho del Secretario de Hacienda el ejercicio de las siguientes funciones, entre otras: Responder por la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno en la entidad.

• Norma Técnica de Gestión de Calidad NTCGP1000:2004

3.4.3. NORMATIVA INSTITUCIONAL

• Resolución 209 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C.”

Artículo 1. Adopción del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005.

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Artículo 2. Definición de Control Interno: Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Artículo 3. Principios del Sistema de Control Interno: Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen: 3.1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. 3.2. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. 3.3. De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos. En los artículos siguientes se establecen los objetivos y la estructura del Sistema de Control Interno, al igual que los Subsistemas, elementos y componentes, roles y responsabilidades

• Decreto 545 del 29 de diciembre de 2006 “Por el cual se adopta estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones”

CAPITULO II. En el artículo 3º se establece la estructura de la Secretaria Distrital de Hacienda y funciones de las dependencias: 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1. Oficina de Análisis y Control de Riesgo

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1.2. Oficina Asesora de Planeación 1.3. Oficina de Banca Multilateral y Cooperación 1.4. Oficina de Control Interno Disciplinario Artículo 4. Se establecen las funciones del Despacho de la Secretario Distrital de Hacienda, específicamente lo que le corresponde en cuanto ejercicio del Control Interno se menciona así: P. “Responder por la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno en la entidad”.

• Resolución No. DSH 000548 del 29 de Diciembre de 2006 “Por la cual se

adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda”. Se estructura para el área asesora de Control Interno de la Secretaria Distrital de Hacienda los siguientes cargos:

o Asesor 105-05 o Profesional especializado (2) 222-27.

• Acuerdo 00087: normas para el ejercicio del control interno en las entidades

y organismos del estado y se dictan otras disposiciones; Descripción de los elementos, objetivos, principios, ejercicio del sistema de control interno en las entidades del sector público.

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4. METODOLOGÍA El tipo de práctica Administrativa que se realizó en la Secretaría Distrital de Hacienda se encuentra relacionada con el conjunto de actividades desarrolladas en el Marco de los procesos de Apoyo Institucional, donde se propone como instrumento para fortalecer la capacidad de Gestión, la centralización de conceptos y metodologías ejecutadas en el área de Control Interno y el diseño de procedimientos para que estos una vez elaborados sean aprobados y reconocidos no solo por indicadores de calidad si no por la misma entidad, aspecto directamente relacionado con el mejoramiento Institucional, la racionalización de los procedimientos de trabajo y la consolidación y legitimidad que debe adquirir la gestión que realiza el área de Control Interno.

Las políticas Distritales actuales buscan la racionalización de los procesos Institucionales, con el propósito de cumplir los objetivos misionales y estándares de calidad buscando mayor efectividad en la gestión de la Administración Central.

En esta medida surge la necesidad para el Área de Control Interno de estandarizar sus procedimientos frente a los de la entidad y de identificar claramente aquellas normas que regulan su funcionamiento. Para ello, como primera fase para la realización de este trabajo de práctica administrativa, se hace necesario la revisión y diagnóstico de los conceptos, teorías, normas metodologías, técnicas que se manejan alrededor del tema de Control Interno. Como segunda fase, y una vez revisados aquellos documentos propios de Control Interno, se procede a la aplicación de una encuesta diseñada a partir de lineamientos dados por una metodología establecida especialmente para el análisis de Cargas de Trabajo que para este caso solo se utilizo para definir las preguntas que se realizaron a los funcionarios, esto permitió identificar los procedimientos propios de esta área, establecer su estructura y funciones a través de la definición de responsabilidades a cargo de la misma. Una vez obtenido el diagnóstico de los procesos y procedimientos de esta área, se realizó una tabulación de la información, adaptándolos y plasmándo los en los formatos propuestos por el Sistema de Gestión de Calidad para que estos sean aprobados por el área que dirige este proceso en la SDH, lo que será un insumo para que se evalúen, replanteen y determinen procedimientos, técnicas y/o metodologías, necesidad de recursos humanos e instrumentos de trabajo, Manuales de procesos y procedimientos, entre otros.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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Tabla de Contenido

Pág. PRESENTACIÓN 32 1 CAPITULO 5. Estructura del Área Asesora de Control Interno de la SDH 33 5.1. Funciones Asesor Control Interno 33 5.2. Funciones : Cargos de Control Interno 41

6. Procesos y Actividades desarrolladas por el área de

Control Interno de la SDH 47

6.1. Metodología para la formulación, seguimiento y monitoreo

de Planes de Mejoramiento 49 6.2. Valoración del Riesgo para definir Controles 51 6.2.1. Riesgos Estratégicos 52 6.2.2. Riesgos Operativos 52 6.2.3. Análisis del Riesgo 54 6.2.4. Estrategias para el manejo del Riesgo 56 6.2.5. Diseño de Controles 57 6.3. Seguimiento a Mapas de Riesgos 61 6.4. Rendición de Cuentas 62 6.5. Asistencia a los Comités de la SDH 68 6.6. Controles de Advertencia 73 7. Procedimientos del Área de Control Interno 77 7.1. Procedimiento de Auditoria Interna 79 7.2. Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y

Monitoreo a Planes de Mejoramiento 95

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PRESENTACIÓN

El área de Control Interno, a través de las facultades y responsabilidades que le confiere la Secretaria Distrital de Hacienda, en cumplimiento de los compromisos adquiridos por las leyes que lo regulan y teniendo en cuenta los principios que el Estado dispone para su funcionamiento, entre ellos la transparencia y la publicidad, es que se justifica la elaboración de esta herramienta, en aras de consolidar y constituirse como un insumo para la gestión del área de Control Interno de la SDH. Los alcances que se pretenden con la elaboración de este documento es que se posicione como una herramienta de consulta y/o soporte técnico y teórico para el área de Control Interno, entendiendo su funcionamiento administrativo y su rol en la entidad; estando a disposición tanto para personas externas o funcionarios que así lo requieran. Este documento que se realizó con el apoyo de los funcionarios que se desempeñan actualmente en ésta área, permitirá conocer, ampliar, profundizar y apropiarse de aspectos que tienen que ver con la gestión, tareas, instrumentos procesos y procedimientos, desarrollados allí. Los elementos que se analizan y se diagnostican en este documento, se pueden resumir en: El establecimiento y distribución de Funciones por “cargos” del área de Control Interno, la definición y descripción de metodología s, actividades, instructivos de los que hace uso ésta área; y finalmente el diseño y elaboración de los procedimientos de “Auditoria Interna” y de “Formulación, Seguimiento y Monitoreo a Planes de Mejoramiento” bajo parámetros dados por el Sistema de Gestión de Calidad.

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CAPÍTULO 1

5. ESTRUCTURA DEL AREA DE CONTROL INTERNO DE LA SDH A partir de la reestructuración organizacional que sufrió la Secretaria Distrital de Hacienda en el año 2001 por medio del Decreto 270/2000, y la Resolución No. 271 del 5 de abril de 2001 de la SDH por el cual se expidió el manual específico de funciones y requisitos, en este último documento se establece el ejercicio del Control Interno en cabeza del Representante Legal de la Entidad, pasando a ser una función inherente del Despacho del Secretario Distrital de Hacienda. Los cambios organizacionales se generaron con el fin de implementar las medidas de austeridad necesarias, buscando la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos de Bogotá Distrito Capital. Es por ello que la Oficina de Control Interno fue suprimida, siendo reemplazada por un funcionario encargado de asesorar a la Dirección de la entidad, en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno y en el cumplimiento de normas y procesos que contribuyan a la consecución de los objetivos institucionales en forma eficiente, eficaz y oportuna. Esta estrategia se justifica bajo la implementación de la cultura de autocontrol basada en la actitud individual y/o colectiva de regulación y retroalimentación, dirigida a reducir al mínimo los errores o desviaciones en el logro de los objetivos y tareas establecidas por la entidad. En la Resolución 209 del 2006 en su Titulo IV artículo 36 se establece que el área de Control Interno es la “responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha”. En la Resolución 548/2006 se estipulan las funciones del Asesor encargado del área de Control Interno, las cuales son ejercidas dentro del marco de transparencia y oportunidad. 5.1. FUNCIONES DEL ASESOR DE CONTROL INTERNO: 1. Planear, dirigir y organizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda y presentar los respectivos informes al Comité Coordinador de Control Interno.

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2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular aquellos que tengan responsabilidad de mando y efectuar observaciones pertinentes para el mejoramiento continuo del sistema. 3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función, de acuerdo con las normas legales vigentes. 4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. 5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Entidad y recomendar los ajustes necesarios. 6. Servir de apoyo al Secretario de Hacienda en el proceso de toma de decisiones en materia de control interno, de acuerdo con la normatividad vigente. 7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 8. Fomentar la cultura del autocontrol, para contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en el desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad. 10. Verificar el estado del control interno de la Secretaría, identificando debilidades y fortalezas y presentar los informes respectivos. 11. Efectuar seguimiento a los Planes de Mejoramiento y Mapas de Riesgo de las diferentes dependencias de la entidad y a las decisiones del Comité de Conciliación y comunicar los resultados respectivos. 12. Vigilar que la atención a las quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administración de la entidad, un informe semestral sobre el particular. 13. Presentar los informes que requieran los organismos de control fiscal, administrativo y político, relacionados con el área de desempeño.

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14. Asesorar el diseño e implementación de controles en los procedimientos de la Secretaría, para mejorar la calidad de los mismos. 15. Cumplir y ejercer la Interventoria de los contratos que le sean asignados, de acuerdo con la normatividad vigente. 16. Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en la prestación del servicio 17. Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área, o sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño. Continuando con la descripción del contexto del área de Control Interno, en la figura Nº 4, se puede observar el organigrama de la Secretaria Distrital de Hacienda y el lugar que ocupa dentro de la estructura de esta entidad el área en mención, que como se aludió anteriormente, depende directamente del Despacho del Secretario dentro de la línea asesora.

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Figura Nº 4. Estructura Organizacional de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Fuente: Gestión Corporativa, SDH.

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De la misma forma, en el Manual de Auditoria Interna se establecen ciertos lineamientos a los que se deben adherir las responsabilidades asumidas por el área de Control Interno como lo es la presentación de informes, seguimientos, auditorias, entre otras actividades que normalmente ejecutan en ésta área y que deben ser tenidos en cuenta para el desarrollo de las funciones anteriormente mencionadas: a) El servidor o contratista deberá respetar la confidencialidad de la información recaudada. b) La información recaudada por el área de control interno y los informes correspondientes solo podrá divulgarse a las dependencias y personas con autoridad legal para recibirla. c) Ninguna persona del área de control interno está autorizada para hacer declaraciones a los medios de comunicación, ni tener relación de trabajo o contacto con los medios de comunicación. En ciertas circunstancias, puede el Secretario de Hacienda permitir a los funcionarios del despacho para hablar públicamente, publicar trabajos, y/o representar a la institución en seminarios, cursos, etc. Se requiere aprobación previa del asesor a cargo del área de control interno. d) Es responsabilidad del asesor a cargo del área de control interno, asegurar que en todo término contractual, contrato o comisión de servicios, el personal haga la declaración de confidencialidad y se verifique sus antecedentes antes de iniciar cualquier asignación de servicios. e) Toda información escrita con las áreas y dependencias bajo auditoría/evaluación/examen/seguimiento deberá registrarse de manera apropiada en los respectivos papeles de trabajo. . f) Todos los miembros de los equipos de auditoría / evaluación / seguimiento / examen, deberán mantener seguridades sobre los archivos y documentos bajo su control. Todos los documentos confidenciales de la administración deben guardarse en gabinetes seguros o bajo llave. Los archivos de auditoría en uso y los borradores de los informes, deberán mantenerse en escritorios o archivadores con llave, etc. Los archivos de auditoría que no estén siendo empleados, deberán enviarse al archivo centralizado En cumplimiento de las funciones ya descritas, el área de Control Interno cuenta con un equipo de diez personas, tres profesionales especializados, seis profesionales universitarios y un técnico administrativo. Ellos vienen apoyando la gestión del área, asumiendo responsabilidades como seguimientos, evaluación y verificación de procesos y procedimientos determinados para cada dependencia de la Secretaria que les son encargada, es decir, a cada funcionario se le asigno

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una Dirección para que realice el control correspondiente y en el caso que lo requiera, preste apoyo a sus compañeros que así lo soliciten, como por ejemplo en las actividades que tienen que ver con las Auditorias Internas, principalmente . La distribución de esta área se puede observar en la Figura Nº 5, donde se describe puntualmente las dependencias a cargo de cada funcionario y el tipo de vinculación con que laboran algunos de ellos actualmente, en los casos que no se mencionan es por que estas personas son de planta. Una de las funciones determinantes que desarrolla al área de Control interno respecto a la evaluación del Sistema de Control Interno es lo que le corresponde cuanto a la administración del riesgo y levantamiento de los mapas de riesgo, lo cual se enmarca en cinco macrotareas; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema; acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo del proceso de administración del riesgo; realizar la evaluación y seguimiento del mismo, fomentar la cultura de control en relación con esta fase y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos en esta materia. La evaluación y seguimiento al levantamiento de los mapas de riesgo se concreta en el examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la administración de riesgos cumplen las disposiciones, políticas, planes y acciones preestablecidos y si se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. En esencia, todas las actividades que realiza el área de Control Interno están orientadas por las estrategias de modernización del Estado, especialmente, el compromiso en cuanto al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda, bajo parámetros de calidad del servicio y eficiencia que regula la ley y establecidos por la misma Entidad. De conformidad con lo anterior, y con la intensión de hacer una descripción puntual acerca del desempeño del área de Control Interno en la SDH, se aplico un Estudio de Cargas de Trabajo 9 a los funcionarios de ésta área, lo que permitió diagnosticar y determinar los procesos y procedimientos que realizan allí. De esta manera se enmarca la aplicación de la metodología de análisis de Cargas de Trabajo, permitiendo definir, las funciones de cada uno de las funcionarios del área Asesora de Control Interno, que para fines de este trabajo de práctica solo se hará uso de este análisis para establecer la planta de personal con la que cuenta actualmente ésta área, el número de funcionarios vinculados y sus responsabilidades laborales (funciones), información que proporciona un acercamiento a la elaboración de los procedimientos que más adelante se podrán observar, en la medida que se indaga en relación al que hacer y como se 9 Guía de Análisis de Cargas de Trabajo en la Entidades Públicas. DAFP, 2002.

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desarrollan las responsabilidades que en teoría se estipulan en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la SDH a cargo del área de Control Interno.

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Figura Nº 5. ESTRUCTURA DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO

Fuente: Área de Control Interno SDH

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Una vez determinada la estructura del área de Control Interno de la SDH, se precisaron las funciones que cada persona realiza en ésta área, en coherencia con el Manual de Funciones y Competencia Laborales vigente de la SDH. 5.2. FUNCIONES: CARGOS DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO: A continuación se encuentran las funciones realizadas de acuerdo con la formación y perfil profesional de los funcionarios que se encuentran asignados actualmente en el área de Control Interno. Sin embargo, con esto no se debe dar por entendido que con la siguiente formulación, estos cargos tengan que adherirse siempre este mismo perfil, simplemente lo que se busca es hacer una descripción real del perfil profesional que actualmente se desempeña en ésta área. Es importante aclarar que las funciones que se establecieron a partir del análisis de Cargas de Trabajo, metodología proporcionada por el DAFP, aplica para las personas que no tienen formalmente funciones asignadas (supernumerarios) y se encuentran en comisión de servicios 10 en el área de Control Interno; sin embargo, los códigos y grados con lo que se desempeñan actualmente estos funcionarios son los mismos con los que fueron comisionados. Los únicos que si realizan las actividades correspondientes a su código y grado y según funciones que se encuentran establecidas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la SDH, son los dos “profesionales especializados 222-27, los cuales dependen directamente del Despacho del Secretario con Funciones de Control Interno: Profesional Especializado 227-27 (2):

1) Coordinar la formulación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del

Plan de Evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad, mediante la asistencia a reuniones de formulación y/o la ejecución de actividades de acompañamiento y/o revisión y/o presentación de informes.

2) Colaborar en el seguimiento, evaluación y control de los contratos que la Entidad celebre en relación con el Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias determinadas en el Plan Operativo del Área de Control Interno y presentar los informes que sean requeridos.

3) Participar en la planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de actividades correspondientes a procesos de auditoria interna, integral o específica, para establecer la calidad y consistencia del Sistema de Control Interno de la Entidad.

10 Comisiones: cuando por disposición de autoridad competente un funcionario ejerce temporalmente las funciones de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. (art. 75 Dec. 1950 de 1973).

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4) Apoyar en el diseño e instrumentación de procesos y/o procedimientos recomendados para el mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, mediante actividades de capacitación y/o revisión y/o presentación de informes.

5) Elaborar los informes del Área de Control Interno, requeridos por los entes de control fiscal, administrativo y político, según corresponda.

6) Colaborar en el diseño e instrumentación de los mecanismos de seguimiento para verificar el cumplimiento de las normas, políticas, planes, proyectos, programas, metas y procedimientos de la Entidad, mediante actividades de capacitación y/o revisión y/o presentación de informes.

7) Diseñar y participar en actividades de capacitación sobre las normas e información en materia de Control Interno para su aplicación, difusión y desarrollo en la Entidad.

8) Participar y contribuir en el diseño, ejecución y seguimiento del Programa Anual de Auditoria que se adelante por la Oficina de Control Interno para la vigencia.

9) Atender, resolver y responder las consultas de los funcionarios sobre los diferentes temas relacionados con el Control que se aplica en la Secretaría de Hacienda, de manera verbal o escrita.

10) Mantener actualizados los datos de ejecución del Plan Operativo de la vigencia, la Hoja de Vida de los Indicadores del Área de Control Interno y atender lo relacionado con Balance ScoreCard y Bodega de Datos.

11) Ejercer la interventoría de los contratos del área que le sean asignados. 12) Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en

la prestación del servicio. 13) Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área,

o sean asignadas por el superior inmediato o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño.

Profesional Especializado 222-21 (1):

1) Participar en la formulación, coordinación, ejecución de los Planes Anuales

de la Oficina de Control Interno. 2) Desarrollar los lineamientos para la estructuración de actividades de

asesoría a los Directivos de la Entidad. 3) Desarrollar y mantener actualizada la metodología sobre el diseño,

ejecución y control del desarrollo de los planes de acción derivados de las acciones correctivas y preventivas que se difundan por cada una de las dependencias.

4) Colaborar en la actualización y compilación de normas e información en materia de Control Interno para su aplicación, difusión y desarrollo en la Entidad.

5) Ejercer la interventoría de los contratos del área que le sean asignados.

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6) Cumplir con las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Entidad y de la Oficina de Control Interno, recomendando los ajustes necesarios.

7) Participar en la verificación y seguimiento de la correcta aplicación de las medidas recomendadas por la Oficina de Control Interno, de los controles y de los procesos que se adelantan el las dependencias evaluadas.

8) Colaborar en el diseño de los controles y correctivos necesarios que se orienten al cumplimiento de la Misión, Visión, objetivos y metas de la Entidad.

9) Resolver y responder las consultas que los funcionarios sobre los temas relacionados con el Control Interno que se aplica en la Secretaria Distrital de Hacienda.

10) Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en la prestación del servicio.

11) Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área, o sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño.

Profesional Universitario 219-17 (2)

1. Ejecutar y hacer seguimiento, evaluación y control del plan de evaluación del Sistema de Control Interno de la SDH, mediante la asistencia a reuniones de formulación y/o ejecución de actividades de acompañamiento y/o revisión y/o presentación de informes.

2. Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento en los cuales se encuentre como responsable directo o cogestor el área asignada de acuerdo con la metodología y la asignación realizada de los hallazgos que determine la Contraloría Distrital y los que resulten de las auditorias internas.

3. Establecer las prioridades del plan estratégico, verificando la realización de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la dependencia a cargo.

4. Diseñar estrategias para el seguimiento, evaluación y control de los contratos que la Entidad celebre en relación con el Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias determinadas en el Plan Operativo del Área de Control Interno y presentar los informes que sean requeridos.

5. Conocer y hacer seguimiento permanente a los procesos del área asignada, determinando información acerca de su cumplimiento y desarrollo de acuerdo a cronogramas establecidos y obligaciones adquiridas, con el fin de conceptuar sobre la viabilidad y manejo de cada proceso.

6. Realizar las auditorias que se han necesarias en la (s) dependencia(s) asignadas, haciendo aplicación de la normatividad y metodologías correspondientes.

7. Realizar acompañamiento y servir de enlace permanente en los temas relacionados con el control interno en la dependencia asignada y a los mismos funcionarios del Control Interno.

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8. Asistir y participar de las actividades asignadas dentro del área de Control Interno, apoyando las acciones operativas del área y asistir a las capacitaciones programadas logrando difundir esta información en pro del desarrollo en la Entidad.

9. Apoyar el proceso de planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de actividades correspondientes a procesos de auditoria interna, integral o específica, para establecer la calidad y consistencia del Sistema de Control Interno de la Entidad.

10. Participar en las actividades de capacitación sobre las normas e información en materia de Control Interno para su aplicación, difusión y desarrollo en la Entidad.

11. Elaborar proyectos de respuesta a las consultas de los funcionarios sobre los diferentes temas relacionados con el Control que se aplica en la Secretaría de Hacienda, de manera verbal o escrita.

12. Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en la prestación del servicio.

13. Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área, o sean asignadas por el superior inmediato o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño.

Profesional Universitario 219-14 (2) y Supernumerario Profesional Universitario 219-14 (1)

1. Ejecutar y hacer seguimiento, evaluación y control del plan de evaluación del Sistema de Control Interno de la SDH, mediante la asistencia a reuniones de formulación y/o ejecución de actividades de acompañamiento y/o revisión y/o presentación de informes.

2. Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento en los cuales se encuentre como responsable directo o cogestor el área asignada de acuerdo con la metodología y la asignación realizada de los hallazgos que determine la Contraloría Distrital y los que resulten de las auditorias internas.

3. Establecer las prioridades del plan estratégico, verificando la realización de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la dependencia a cargo.

4. Participar en el seguimiento, evaluación y control de los contratos que la

Entidad celebre en relación con el Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias determinadas en el Plan Operativo del Área de Control Interno y presentar los informes que sean requeridos.

5. Conocer y hacer seguimiento permanente a los procesos del área asignada, determinando información acerca de su cumplimiento y desarrollo de acuerdo a cronogramas establecidos y obligaciones adquiridas, con el fin de conceptuar sobre la viabilidad y manejo de cada proceso.

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6. Participar en las auditorias que se han necesarias en la (s) dependencia(s) asignadas, haciendo aplicación de la normatividad y metodologías correspondientes.

7. Servir de enlace permanente y realizar acompañamiento en los temas relacionados con control interno en la dependencia asignada y a los mismos funcionarios del Control Interno.

8. Asistir y participar de las actividades asignadas dentro del área de Control Interno, apoyando las acciones operativas del área y asistir a las capacitaciones programadas logrando difundir esta información en pro del desarrollo en la Entidad.

9. Apoyar el proceso de planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de actividades correspondientes a procesos de auditoria interna, integral o específica, para establecer la calidad y consistencia del Sistema de Control Interno de la Entidad.

10. Participar en las actividades de capacitación sobre las normas e información en materia de Control Interno para su aplicación, difusión y desarrollo en la Entidad.

11. Elaborar proyectos de respuesta a las consultas de los funcionarios sobre los diferentes temas relacionados con el Control que se aplica en la Secretaría de Hacienda, de manera verbal o escrita.

12. Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en la prestación del servicio.

13. Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área, o sean asignadas por el superior inmediato o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño.

Secretario, Supernumerario Técnico Operativo 314-17:

1) Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de la Oficina de Control Interno de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.

2) Llevar el inventario general, tramitar lo pertinente y mantener actualizada la información relativa a los equipos y elementos de oficina en general.

3) Orientar a los usuarios y al público en general y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.

4) Registrar reuniones y eventos que debe atender el Jefe de la Oficina de Control Interno, llevando diariamente la agenda correspondiente y recopilando los compromisos adquiridos de acuerdo con instrucciones.

5) Atender y efectuar llamadas telefónicas y transmitir los mensajes, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Jefe de la Oficina.

6) Recibir, verificar, radicar, asignar y descargar la correspondencia a través del sistema CORDIS realizando el seguimiento respectivo a la misma.

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7) Preparar los documentos y elementos necesarios para las reuniones y juntas internas y externas de la Oficina, según instrucción del Jefe y las normas correspondientes.

8) Ejercer el autocontrol de las funciones asignadas, buscando la calidad en la prestación del servicio.

9) Las demás que se requieran como apoyo general a las funciones del área, o sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área de desempeño.

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6. PROCESOS Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL ÁREA DE CONTROL INTERNO DE LA SDH

Dentro de la estructura del Sistema de Control Interno -SCI- se encuentran diferentes elementos y componentes los cuales fortalecen, integran y alimentan los procedimientos del área de Control Interno de la SDH, logrando, de esta manera una gestión eficiente y transparente tanto del área encargada como de las dependencias en general de la entidad y dentro los parámetros dados por el MECI11 y todos aquellos lineamientos que regulan el funcionamiento del Control Interno en la entidades públicas. El SCI se encuentra compuesto por tres subsistemas y cada uno se caracteriza por ciertos tipos de elementos, los cuales orientan el funcionamiento del área de Control Interno. Estos se pueden observar de manera sistemática en el siguiente gráfico: Figura Nº 6 Estructura del Sistema de Control Interno

Fuente: Manual de implementación MECI 1000:2005, 11 Resolución 209/2005 SDH, Método Estándar de Control Interno.

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Las herramientas con las que cuenta el área de Control Interno de la SDH, los campos, limites y formas de acción a los que puede acceder, se enmarcan en cinco tópicos a saber:

• Valoración del riesgo: La identificación, análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos. De igual manera, implica la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos asociados con una determinada actividad, con procesos o con la entidad en general, con el fin de preparar a las organizaciones para minimizar pérdidas y maximizar sus ventajas.

• Acompañamiento y Asesoría. Es fundamental que las oficinas de Control

Interno entiendan que su labor de Acompañamiento y Asesoraría, consiste en la orientación técnica con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones, basada en la evaluación de posibles alternativas de solución a una problemática dada, advirtiendo la posible ocurrencia de hechos o actos no deseados, generando confianza institucional para lograr el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. La asesoría es más que "aconsejar" y por ende que su compromiso es con la solución y no con el problema. Es de esta manera que se encuentran las fases dentro de la organización como son la de suministrar la información solicitada, ofrecer solución a un problema, dirigir el diagnóstico que pueda redefinir un problema, suministro de recomendaciones especificas y viables, Ayuda a la aplicación práctica de las medidas, Obtener el Consenso y el Compromiso. Facilitar el Aprendizaje Organizacional y Mejoramiento de la efectividad en la gestión orientada a resultados.

• Evaluación y Seguimiento. Uno de los aspectos relevantes del Sistema de

Control Interno, lo constituye la labor evaluadora; más allá de una medición o una calificación, es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor a cerca del rendimiento o desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto de estudio. la evaluación es un aspecto mucho más amplio que la medición, esta última se convierte en un medio de la evaluación que, como se expresó anteriormente, busca emitir un juicio de va lor, basada en criterios objetivos que para el caso son las

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estrategias, objetivos, metas y en general los propósitos y fines organizacionales.

• Fomentar la cultura de Autocontrol • Rendición de cuentas a los entes de Control (Contraloría Distrital,

Contraloría General de la República, Contaduría Distrital, Veeduría, Personería)12

Otra de las técnicas de evaluación, más utilizada es la de Auditoria la cual se define como una actividad de evaluación independiente dentro de una entidad, destinada a la revisión de las operaciones contables financieras y administrativas de la misma, de las políticas, planes y procedimientos que utiliza, de los controles establecidos en ella y de los sistemas de información vigente, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a los más altos niveles directivos, la cual debe estar al alcance de todos los evaluadores, ya que su metodología ha sido adaptada bajo las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas –NAGA-, cuya aplicación es aceptada y difundida ampliamente. Para la realización de estas actividades se han creado diferentes técnicas o metodologías, de la misma forma que se hace uso de diferentes formatos, los cuales son instrumentos indispensables para la ejecución de los procedimientos tal y como lo dicta la ley, según lineamientos dados por la entidad y los entes de Control. Es importante hacer claridad frente a este tema, ya que muchos funcionarios y/o usuarios desconocen la capacidad y dimensión funcional del Control Interno en la SDH, no solo en el caso de las personas de otras dependencias sino en el caso de personas externas a la entidad o en su defecto, del área de Control Interno en caso de nuevas vinculaciones, para lo que estas metodologías pueden llegar a ser un instructivo. 6.1. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA SDH “El Plan de Mejoramiento ha de entenderse como un instrumento que se enmarca dentro de la Teoría del Mejoramiento Continuo, la cual le permite a la Secretaría de Hacienda Distrital, en un período o lapso de tiempo determinado, mejorar incrementalmente su funcionalidad y alcanzar altos estándares de calidad en los productos, bienes o servicios que entrega a sus usuarios”13

12 Decreto 1537/2001 art. 3, DAFP. 13 Metodología para la Formulación, seguimiento y Monitoreo de Planes de Mejoramiento. SDH Mayo 2006. Área de Control Interno

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Esta metodología apunta al objetivo de unificar criterios respecto a cómo construir un Plan de Mejoramiento, cómo hacerle seguimiento y cómo monitorearlo, dentro del esquema del Sistema de Gestión de la Calidad y del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). Según el Sistema de Control Interno el Componente del Plan de Mejoramiento está integrado por los siguientes elementos de Control: Plan de Mejoramiento Institucional: elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés. Plan de Mejoramiento por Procesos: elemento de control, que contiene los planes administrativos con la acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de la áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. Plan de Mejoramiento Individual: elementos de control que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar sus desempeño y del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacios definido para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. Adicionalmente, el Área de Control Interno de la SDH, tiene asignada, como función, el monitoreo de los Planes de Mejoramiento de la Entidad, que se suscriban con la Contraloría Distrital para cada vigencia fiscal, lo que se trabaja de la misma forma que lo indica la metodología (Anexo A) para planes de mejoramiento internos; entendiendo monitoreo como: “El monitoreo que realice el Área de Control Interno, determina el grado de cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento, teniendo como sustento o soporte el examen de las metas cuyos plazos hayan sido determinados por cada una de las dependencias involucradas, al tiempo que establece el grado de compromiso de la Administración de la Entidad. Como valor agregado, le permite conocer a la Secretaría de Hacienda, previo a una Auditoria, el resultado de una

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evaluación objetiva e independiente en relación con el grado de cumplimiento y avance de cada uno de los Planes de Mejoramiento suscritos.”14 6.2 VALORACIÓN DEL RIESGO PARA DEFINIR CONTROLES El objetivo principal del Administración del Riesgos es poder Brindar directrices que faciliten a las dependencias de la Secretaría de Hacienda, la definición y aplicación de procedimientos orientados a identificar, analizar y valorar los riesgos como fenómenos inherentes a las entidades, así como emprender acciones estratégicas conducentes a prevenir y minimizar las causas de riesgos, a través del diseño e implementación de controles efectivos, que le permitan prestar un servicio con calidad y eficiencia, y por ende un fortalecimiento del Sistema de Control Interno.15 La Administración del Riesgo es un proceso que se debe diseñar y estructurar en todas y cada una de las dependencias que integran la Entidad, orientado a garantizar el logro de los objetivos institucionales (anexo B) En consideración frente a la importancia que presenta para las estrategias de modernización del Estados y en lo que nos compete, para el Sistema de Control interno en la Secretaria Distrital de Hacienda, el área de Control Interno asume y aplica las políticas relacionadas con la Administración del Riesgo y todo lo que tiene que ver con la identificación, análisis y valoración de riesgos. Para ello es pertinente referenciar el marco legal que regula su aplicación y funcionamiento. Ley 87 de 1993 "Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten" y "Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos". Decreto 1537 de 2001. Determina en el artículo 4o. como responsabilidad de las entidades el "definir y aplicar procedimientos para la identificación y análisis de los riesgos como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno de las entidades públicas… ". Resolución 048 de 2004 emitida por la Contaduría General de la Nación, establece en el artículo 6º como objetivo estratégico del Sistema de Control Interno "administrar los riesgos contables de la entidad, identificándolos y evaluándolos, a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable, logrando así los objetivos de información financiera, económica y social previstos por la entidad”. Guía Gerencial Riesgos de Corrupción, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que presenta aspectos importantes a tener

14 Ibidem. 15 Instructivo para la Administración del Riesgo. SDH

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en cuenta para conocer el "grado de vulnerabilidad y los riesgos de corrupción a los que pueden verse abocadas las entidades". Y la Guía Preliminar de "Administración del Riesgo" emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. La administración de riesgos desarrolla una disciplina y un ambiente de decisiones y acciones preventivas para valorar lo que puede fallar, determinar cuáles riesgos son importantes, enfrentar e implementar estrategias para minimizarlos. De esta manera se ha diseñado una serie de mecanismos para valorar el Riesgo y en esta medida diseñar controles, contando con un proceso formalizado y documentado para su gestión acorde con lo contemplado en el Sistema de Gestión de Calidad. La Valoración de Riesgo busca principalmente fomentar en los servidores de la SDH, las bases conceptuales y metodológicas para el diseño y documentación de controles en los procedimientos, como herramienta de mejoramiento continuo para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. 6.2.1. Riesgos Estratégicos: Los riesgos estratégicos son los que se pueden presentar en la entidad pero no dependen directamente de la entidad es decir, su causa generalmente son factores externos y afectan en mayor parte el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad. La metodología de análisis es similar a la que se utiliza para la detección de los “Riesgos Operativos”, ya que es una técnica dada por el Dafp, la cual fue adapta para las necesidades de la Secretaria de Hacienda. El objetivo principal de analizar los riesgos que se pueden presentar es determinar cuáles son los riesgos más importantes, es decir, cuáles afectan en mayor medida el desarrollo de los procedimientos y/o la efectividad del producto o servicio. Para ello se evalúa la información obtenida en la etapa de identificación; posteriormente y siguiendo con análisis de riesgo, se procede a la calificación del riesgo; donde se evalúa la probabilidad de ocurrencia X Impacto (Número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse X magnitud de sus efectos), en esta medida también se establece la clasificación del riesgo: Tolerable; Moderado; importante. 6.2.2. Riesgos Operativos Para el diseño de esta metodología, como ya menciono anteriormente, el Dafp presenta una “Guía para la Administración del Riesgo”16 de la cual, la SDH parte de estos supuestos teóricos para plantear y adaptar lo concerniente a sus procesos. En esta medida, para comprender los Riesgos Operativos, se debe

16 Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Administración del Riesgo, 2004.

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tener en cuenta el contexto presentado anteriormente para los Riesgos Estratégicos. Inicialmente, se debe identificar los riesgos que de manera potencial pueden llegar a afectar de manera directa o indirecta los procedimientos ejecutados y el cumplimiento de sus objetivos. Los riesgos pueden llegar a incurrir en consecuencias positivas o negativas, los riesgos positivos se relacionan con la oportunidad y el valor, y los riesgos negativos obstaculizan el desempeño y dan como resultado pérdidas; y pueden llegar a ser identificados mediante métodos de evaluación y valoración apropiados como los que se han diseñado por el área de Control Interno y difundidos en la entidad. En función de la identificación de los riesgos la SDH ha creado 8 tipos de riesgos a los que pueda estar expuesta la entidad, y a través de los cuales se puede estandarizar y/o priorizar cualquier otro riesgo para que sea manejado dentro de este rango, evaluando el impacto potencial sobre los objetivos del procedimiento, en caso se este se materializara, junto con su probabilidad de ocurrencia: R1- Daño y destrucción de activos. R2- Pérdida de imagen pública. R3- Decisiones por información errónea. R4- Sanciones legales. R5- Conflictos de interés e información privilegiada. R6- Actos malintencionados de terceros. R7- Perdidas por exceso de costos. R8- Pérdida de recursos. Este procedimiento permite establecer la relación entre la probabilidad de ocurrencia de x riesgo y el impacto de éste a través de una ponderación, determinando la vulnerabilidad de una actividad.

• Probabilidad de Ocurrencia: Se refiere a la probabilidad de que fuentes potenciales del riesgo lleguen a manifestarse o materializarse. Son evaluados de forma cua ntitativa considerando la probabilidad usando una escala de valoración (1 a 5).

• Magnitud del Impacto. La magnitud del impacto se refiere a los efectos

sobre la entidad, lo que podría perder y/o lo que podría salir mal. Usualmente, el impacto se mide en términos monetarios y con más probabilidad de ocurrencia tratándose de la Secretaria Distrital de Hacienda, sin embargo también se consideran impactos no financieros tales como: pérdida de imagen, pérdida de información; y la insatisfacción del

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cliente o usuario. Igualmente, para representar el espectro de resultados posibles, se utiliza una escala de valoración (1 a 5).

• Identificación de Causas: La incertidumbre está asociada al logro de los

objetivos del procedimiento, por ello es preciso, que el riesgo sea definido e identificado en los términos de la metodología entrando a ser parte del procedimiento estableciendo cómo y cuando lo afecta.

Ante la variación de las perspectivas del riesgo, se requiere de la retroalimentación de varias fuentes y lograr identificar las causas que son hechos o circunstancias que pueden generar un riesgo, los cuales harían materializar el riesgo. Para ello el área de Control interno ha diseñado el siguiente formato con el fin del registro y consolidación de datos

Cuadro Nº 1.

Fuente:

Formato Área de Control Interno SDH. 6.2.3. Análisis del Riesgo:

• Evaluación y/o valoración del Riesgo: existen varias técnicas para evaluar los riesgos, las cuales pueden ser cualitativas, y cuantitativas Permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo. A partir de ello se determina la probabilidad de que se presente, es decir la posibilidad de ocurrencia del riesgo, esta puede ser medida bajo criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de los factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya presentado nunca, la escala de medición puede ser:

o Alta: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad.

(Impacto y probabilidad alta vs. controles).

IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS POR ESCENARIO DE RIESGO

CAUSA ACTIVIDAD / ESCENARIO DE RIESGO

RANGO DE VULNERABILIDAD

Descripción corta Descripción detallada

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o Media: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. (Impacto alto - probabilidad baja o Impacto bajo – probabilidad alta vs. controles).

o Bajo: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja. (Impacto y

probabilidad baja vs. controles).

• Monitoreo: el monitoreo debe estar a cargo de la Oficina de Control Interno y los responsables de las diferentes áreas, su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del monitoreo, sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas.

En esta medida, a partir de la aplicación de los principios del autocontrol y la autoevaluación, se ejerce monitoreo y evaluación permanente de indicadores y se puede verificar que las acciones de control implementadas para mitigar los riesgos son efectivas, estando contempladas en el Plan Estratégico (cuadro Nº 2). Para ello, la SDH ha establecido unos objetivos estratégicos, que orientan la actividad operativa de la entidad y apuntan al cumplimiento de la política económica y financiera del Distrito sobre los cuales se ejerce las medidas correspondientes. Objetivos estratégicos de la SDH:

1. Mantener la calificación AAA de las finanzas Distritales 2. Aumentar los ingresos Distritales 3. Administrar efectivamente el portafolio de pasivos de deuda 4. Fortalecer el modelo de planeación y sostenibilidad fiscal 5. Implementar un modelo de gestión organizacional eficiente 6. Promover la generación de empleo e ingresos para los ciudadanos

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Cuadro Nº 2 CONTENIDO DEL MAPA DE RIESGOS

Fuente: Dafp, Metodología Análisis de Riesgos En cuanto al procedimiento para el manejo de los riesgos se debe tener plena claridad ya que de este procesos de planeación depende la solución que se le de al riesgo. En esta medida, cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoración del riesgo, cada una de ellas en forma independiente, interrelacionadas o en conjunto, llega a ser en vano, si no culmina en un adecuado manejo y control de los mismos, definiendo acciones factibles y efectivas, tales como: a) implantación de políticas b) estándares; c) procedimientos; d) cambios físicos, entre otros, que hagan parte de un plan de manejo. 6.2.4. Estrategias para el Manejo de Riesgos:

1. Evitar el Riesgo: Es siempre la primera alternativa a considerar. Se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. 2. Reducir el Riesgo: Si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles.

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3. Dispersar ó atomizar el Riesgo: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. La información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. 4. Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo. Esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro, o de un grupo a otro. Así mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia; se traslada el riesgo a otra parte o físicamente se traslada a otro lugar. 5. Asumir el Riesgo: luego que el riesgo ha sido reducido o transferido, puede quedar un riesgo residual que se mantiene. En este caso, el responsable simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Finalmente, el proceso de la Valoración del riesgo y la definición de controles se puede establecer de forma gráfica así: Figura Nº 7 PROCEDIMIENTO, IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Y DEFINICIÓN DE CONTROLES

Fuente: presentación de Riesgos y Controles Área de Control Interno 6.2.5. Diseño de controles: Se refiere a cualquier medida (acción administrativa), tomada para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y actividades establecidos en el procedimiento. Una vez definidos los riesgos y los controles e incluidos en el procedimiento y con base en la Valoración de Riesgos para definir Controles, se procede a:

• Identificar los riesgos críticos que afectan las actividades del procedimiento.

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• Identificar las causas de los riesgos críticos. • Seleccionar la causa crítica. • Identificar la triada de controles (preventivo, detectivo, correctivo) para la

causa crítica. • Documentar los controles.

Como producto final de la identificación de controles, se obtendrá la detección del nivel de criticidad de ciertos controles, En consecuencia, también se hace una clasificación de los tipos de controles, estos son: Ø Tipos de Controles:

a) Dependiendo del momento en el cual se realice la acción, los controles se pueden clasificar de la siguiente forma:

• Control previo (preventivos): Es el que se realiza antes de que la

actividad concluya definitivamente. Esta clase de control se realiza continuamente, de modo que cada componente de la actividad sea el resultado de la corrección del elemento sujeto a control anterior. Se suele practicar en las actividades cuyo desarrollo exista un nivel de riesgo importante, con el propósito de adoptar los correctivos necesarios antes de la ocurrencia del siguiente paso. Tradicionalmente se ha utilizado esta forma de control, mediante mecanismos de verificación por funcionario diferente al que realiza la acción, lo que conllevaba, en la mayoría de las veces a hacer más dispendioso el desarrollo del proceso. Esta forma de control, asumida como autocontrol, debe constituirse como el elemento más importante en materia de control interno en la Secretaría de Hacienda.

• Detectivos: Evidencian la ocurrencia de hechos no deseados.

• Control Posterior. Se aplica únicamente cuando concluye totalmente la

actividad y se utiliza principalmente como parámetro evaluativo o de programación de nuevas actividades o procesos.

Estas formas de control se pueden utilizar simultáneamente y la utilización específica de uno de estos controles o la combinación de ellos, depende de la naturaleza de la acción a controlar y de la complejidad de los mecanismos de control. (Correctivos: Para provocar o promover que no se vuelvan a presentar hechos no deseados. Que todo vuelva a la situación deseada.

b) Dependiendo de la Cobertura, los controles pueden ser:

• Total: Cuando se presentan durante la totalidad del proceso.

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• Selectivo: Utilizando mecanismos aleatorios de selección se determinan

los puntos del proceso que estarán sujetos a controles.

c) Dependiendo de quien lo realiza:

• Control externo: Realizado por entidades u órganos diferentes a la Entidad (entes de Control).

• Control interno: Realizado por el mismo ente administrador(SDH)

d) De acuerdo con su naturaleza:

• Control de Legalidad: cuando se aplica sobre los procedimientos jurídicos

aplicables.

• Control de gestión: revisa el comportamiento de las variables de la entidad, mediante indicadores de gestión.

• Control de resultados: analiza los productos de las actividades de la

entidad con el propósito de medir el comportamiento frente a otras entidades y/u otros períodos.

Requisitos de Controles:

a) El control sólo debe abarcar lo indispensable. Con el propósito de no crear resistencia indebida respecto a este importante instrumento administrativo, si se conocen con exactitud los objetivos de las actividades o procesos bajo control, y se han señalado estos con claridad, no habrá lugar a examinar y valorar detalles que poco o nada contribuyen a un control eficaz.

b) El control debe ser manifiesto. Lo que implica que las personas deben

saber con claridad qué, por qué, cuándo, dónde y cómo se ejerce el control. Los controles inadvertidos o secretos, o carentes de criterios sólidos inspiran gran desconfianza y resistencia.

c) Deben evitarse los controles ocurrentes. La existencia de controles simultáneos, esto es, procedentes de los distintos órganos independientes entre sí y recayendo sobre un mismo asunto o aspecto, hacen que la aplicación del control se diluya al presentarse duplicidad organizativa.

Técnicas de Control Generalmente Utilizadas: Son los métodos y medios que se utilizan con el propósito de obtener y analizar información, hechos y

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circunstancias de una situación y para conocer la existencia o no de controles y evaluar su efectividad en cualquier área o proceso. Las principales técnicas utilizadas son:

a) Observación. Consiste el apreciar mediante el uso de los sentidos, los hechos y circunstancias relacionados con el desarrollo de un proceso o con la ejecución de una o varias operaciones.

b) Inspección. Se refiere a la constatación técnica de un objeto, lugar o

situación, sus características, componentes, medidas, accesorios, seguridades, valores, cantidades, atributos técnicos y estado en que se encuentran. Esta técnica se utiliza con el propósito de asegurar que los atributos correspondan a los establecidos, o en caso contrario identificar las diferencias específicas o precisar nuevas condiciones.

c) Revisión analítica. Es el examen crítico de una situación, proceso,

resultado o información por lo general compleja, en forma analítica, o sea separando el todo en sus partes componentes, de una manera ordenada, para conocer a fondo la estructura y compararlo frente a un criterio o situación patrón o deseable.

d) Examen de exactitud. Consiste en la verificación precisa de cualquier

operación, documento o situación teniendo en cuenta variables cuantitativas que permitan verificar si el estado como se encuentra el objeto analizado se ajusta a la características registradas.

e) Comprobación. Es el examen de los soportes o registros que apoyan o

sustentan una transacción u operación, con el propósito de tener la certeza de que la transacción se realizó de acuerdo a documentos soportes y de manera correcta.

f) Conciliación. Se refiere al establecimiento de confiabilidad entre dos

registros independientes pero relacionados entre si. g) Análisis de saldos y movimientos. Consiste en el estudio que se

practica sobre el saldo de una cuenta del los estados financieros y los guarismos que le dieron como resultado.

A partir de este contexto, los procedimientos anteriormente descritos, es decir todo lo que tiene que ver con la Valoración del Riesgo e Identificación de Controles, se encuentran bajo la orientación del la Administración del Riesgos, y deben ser consignados y documentados a través de los Mapas de Riesgos.

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6.3. SEGUIMIENTO A MAPAS DE RIESGOS Los Mapas de Riesgos son una herramienta metodológica mediante la cual se identifica ordenada y sistemáticamente el conjunto de las causas que pueden dar origen a riesgos, se prevén sus posibles consecuencias y se plantean los controles para minimizar la ocurrencia de los mismos17

• Seguimiento a los Mapas de Riesgos: el objetivo principal para el seguimiento y evaluación a los Mapas de Riesgos por parte de la SDH, es brindar directrices que faciliten a las dependencias de la Secretaria de Hacienda, el monitoreo y autoevaluación del mapa de riesgos establecido, permitiendo iniciar la dinamización del mismo y el fortalecimiento de los controles a través de del seguimiento y evaluación periódica del área de Control Interno. A través del instructivo de “Seguimiento y Evaluación a Mapas de Riesgos de la SDH” se observa el procedimiento que debe seguir el área de Control Interno quien haga sus veces para su ejecución (anexo C)

En el Mapa de Riesgos se deben identificar los controles existentes, las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones, definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario18. Según como dicta la ley, es responsabilidad de las entidades públicas detectar, definir, evaluar y prevenir los riesgos que en cualquier caso lleguen a desviar el cumplimiento de sus objetivos19.A partir de ello, la Secretaria de Hacienda asume su responsabilidad al respecto, y genera directrices que faciliten a las dependencias de la entidad, el monitoreo y autoevaluación del mapa de riesgos establecido, permitiendo iniciar la dinamización del mismo y el fortalecimiento de los controles a través del seguimiento y evaluación periódica por parte del área de Control Interno.

17SDH, Instructivo para la Administración Riesgo. 18 DAFP, Guía de Administración del Riesgo, 2004. 19 Ley 87 del 1993 art. 2, Decreto 1599 del 2001 art. 4.

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Cuadro Nº. 3 Formato Mapa de Riesgos Dafp

Fuente: Dafp, Guía para la Administración del Riesgo, Pág. 33, 2004. A partir de este formato sugerido por el Dafp, se han adaptado lineamientos para realizar seguimiento, monitoreo y evaluación a los Mapas de Riesgos manejados por el área de Control Interno (Riesgos Operativos) obteniendo formatos que sintetizan esta información (ver anexo D) 6.4 RENDICIÓN DE CUENTAS SDH Es el deber legal y ético que tiene todo servidor público o persona natural o jurídica de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y sobre los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Las entidades públicas del orden Distrital y los particulares sujetos a la vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá D.C., a través de los responsables, están en la obligación de presentar y rendir cuentas con cierta periodicidad, es decir, este procedimiento se realiza cada año y de forma consolidada y/o se puede presenta mensual, semestral y ocasionalmente, respecto a su gestión financiera, operativa y de resultados, por transferencia electrónica de información, según sea el caso, de acuerdo al desarrollo tecnológico de la entidad o en medio magnético (disquete) y copia dura (documento físico), debidamente certificado, los cuales para efectos fiscales, penales, disciplinarios y/o administrativos constituirán plena prueba. De conformidad con lo anterior, la SDH ha venido realizando la gestión correspondiente a través de la medición del seguimiento al Plan Estratégico definido por la Dirección de la entidad para el período del Plan de Desarrollo y se orienta al cumplimiento de los compromisos definidos para la entidad en el marco del mismo. En coordinación con la SDH respecto a la Rendición de Cuentas que debe hacer ante los Entes de Control, es el área de Control Interno la encargada de centralizar la información correspondiente para tales casos y presentar los informes que le corresponda a la entidad, por ejemplo a la Contraloría Distrital, La Contraloría General de la Republica, a la Contaduría General de la Nación, y al Consejo

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Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, se presentan informes periódicamente, sin embargo a la Veeduría y Personería Distrital, en los casos en que estas entidades así lo requieran. En el caso de La Contraloría Distrital, ésta ha dispuesto un software 20, Sistema de Vigilancia y Control –SIVICOF-; que es una plataforma informática que se orienta a servir de respaldo tecnológico al proceso de Rendición de la Cuenta, como el mecanismo por el cual los sujetos de control reportarán de manera electrónica la información y documentos que reflejen el desarrollo de su gestión durante la vigencia fiscal. Este sistema facilita el registro de los datos ya mencionados, evitando cualquier tipo de fraude, duplicidad de documentos, incumplimientos, entre otros inconvenientes, que de otra manera se podrían presentar, en el mismo sentido, se han diseñado ciertos formatos para la presentación de los informes. Para hacer la Rendición de Cuentas fiscal, la SDH se acoge a la normatividad prevista por la Contraloría de Bogotá D.C., y a todo el marco legal que regule este procedimiento. Resoluciones Reglamentarias No. 053 del 8 de noviembre de 2001, La Contraloría de Bogotá, D.C., expidió las “Por la cual se establecen los parámetros que deben considerar los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal en la elaboración y presentación de los Planes de Mejoramiento a la Contraloría de Bogotá, D. C." y No. 023 del 17 de julio de 2002, “Por la cual se amplía por única vez el plazo para la presentación de planes de mejoramiento establecidos en la resolución No. 053 de 2001, se unifica el formato de presentación y se integra el reporte de las acciones correctivas, en el instrumento Planes de Mejoramiento”. Resolución Reglamentaria No. 052 el 8 de Noviembre de 2001, la Contraloría de Bogotá, D.C., "Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la Información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.", modificada parcialmente por las Resoluciones Reglamentarias 003 del 01 de febrero de 2002, 037 del 07 de julio de 2003 y 005 de febrero 7 de 2005. Resolución 5544 de Diciembre 17 de 2003: “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”. Resolución Nº 550 19 de diciembre de 2005 “Norma básica de plazos y requisitos”. Por la cual se establecen los plazos, requisitos y otras obligaciones

20 SIVICOF: “facilita a los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal, los procesos relacionados con la rendición y presentación de la cuenta dentro de los términos y la forma prescrita por el Contralor de Bogotá, D.C.”

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relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación. Resolución Reglamentaria No. 020 del 20 de septiembre de 2006: "Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.” Es en esta Resolución a través de su anexo Nº 1 en el Título II - Capitulo I, la Contraloría de Bogotá dispone los formatos a los que se debe acoger la Secretaria Distrital de Hacienda y en general la Entidades y organismos de la Administración Central Distrital y la periodicidad con los que se deben presentar:

• Contenido información mensual Informe Financiero Informe Contratación

• Contenido información intermedia.

Informe Financiero Informe Contratación Informe Gestión Informe Estadísticas Informe Pensiones Informe Contabilidad

• Contenido información anual

Informe Financiero Informe Contratación Informe Recurso Humano Informe Gestión Informe Medio Ambiente Informe Balance Social Informe Estadísticas Informe Pensiones

Resolución Reglamentaria No. 001 de Enero 26 de 2007, “Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria 020 del 20 de septiembre de La Contraloría de Bogotá, D.C. Resolución Reglamentaria No. 016 de julio 10 de 2007: “Por la cual se establece el término para la presentación de la cuenta consolidada de los sujetos

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pasivos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones” Resolución reglamentaria Nº 021 de Noviembre 9 de 2007:”Por medio de la cual se establecen los parámetros que se deben considerar en la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriben los sujetos pasivos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C.” Para llevar a cavo este procedimiento de presentación de informes y Rendición de de Cuentas ante los entes de Control, la Secretaria de Hacienda junto con el área de Control Interno a elaborado un documento “Guía para la Elaboración de Informes, consolidación y envío de informes a órganos de Control”, el cual describe cada uno de los pasos a seguir para realizar este proceso, a través de un soporte teórico y operativo (se encuentra publicado en la página de intranet de la Secretaria de Hacienda) Referente a Presentación de Informes se hace una Relación específica teniendo en cuenta su importancia dentro de la Entidad y su periodicidad en cumplimiento de las normas que los establecen como labor fundamental del Área y se presenta en el siguiente cuadro Cuadro 4. Relación presentación de Informes

Informe

Marco Normativo

Periodicidad

Destino

Evaluación institucional por dependencias Ley 909/04

Anual

Toda la Entidad Informe sobre el uso de software

Circular 05/06 del DAFP Anual

DAFP Informe de Control Interno Contable Proyectos Banca Multilateral

Banco Mundial Anual

Banco Mundial

Evaluación a los Proyectos de Banca Multilateral

Banco Mundial Anual

Unidad

Coordinadora de Proyectos

Informe de Gestión Integral (Avance Plan Operativo, de Acción y Estratégico del Área de Control Interno. Actualización Hoja de Vida Indicadores – Balance Score Card)

Interno Anual

Oficina asesora de Planeación

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Informe

Marco Normativo

Periodicidad

Destino

Trimestre 1 Trimestre 2 Informe de Gestión Integral,

avance de indicadores Interno Trimestre 3

Oficina asesora de Planeación

Informe de avance de los planes de mejoramiento

Externo Semestral Contraloría Distrital

Cuenta Semestral Contraloría Distrital Externo Semestral Contraloría

Distrital

Informe del Sistema de Quejas y Reclamos

Ley 190/95 art. 53 y el Decreto 2232/95 art. 9

Semestral

Despacho Secretario Distrital de Hacienda

Informe Sistema de Control Interno Contable

Circular expedida por el DAFP para tal fin en forma anual

Anual

-Consejo Asesor

del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno de las entidades

del orden nacional y

territorial. - Contaduría

General de la Nación.

-Despacho del Secretario Distrital de Hacienda

Informe de control interno del proceso de consolidación

Resolución 020/06 Anual

Contraloría

Distrital CBN-1017: Informe de las acciones derivadas de los controles de advertencia

Resolución 020/06

Anual Contraloría

Distrital

Informe ejecutivo anual sobre el avance del Sistema de Control Interno

Circular expedida por el DAFP para tal fin en forma anual

Anual

Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno de las entidades

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Informe

Marco Normativo

Periodicidad

Destino

del orden nacional y

territorial. - Contaduría

General de la Nación.

-Despacho del Secretario Distrital de Hacienda

Informe de Seguimiento al Comité de conciliaciones

Decreto 1214/00

Semestral

Despacho del

Secretario Distrital de Hacienda

Informes de las auditorías y seguimientos que se planeen en el Área de Control Interno

Ley 87/93 NA

Dependencia o Área Auditada

Informe de alertas de cumplimiento al estado de avance de los Planes de Mejoramiento

Metodología Interna NA

Área(s)

responsable(s) del hallazgo

Actas de Comité de Coordinación de Control Interno

Resolución DSH-000209/06

NA

Área de Control Interno

Actas de Subcomités de Control Interno

Resolución DSH-000209/06

NA Área de Control

Interno

Informe Procesos Judiciales Interno Semestral Área de Control Interno

Informe Comité de Contratación Interno Semestral Área de Control

Interno Informe sobre austeridad de Gasto

Interno Semestral Área de Control

Interno

Informe sobre Recurso Humano Interno Anual Área de Control

Interno

Informe sobre Evaluación de la Gestión ambiental Institucional Nivel Interno y Externo, y evaluación de las estrategias

Interno Anual Área de Control

Interno

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Informe

Marco Normativo

Periodicidad

Destino

utilizadas en Proyectos de gestión ambiental.

Fuente: Área de Control Interno SDH 6.5. Asistencia a los Comités de la SDH En cumplimiento de las funciones asignadas para el Asesor de Control Interno específicamente en los numerales 1 y 11de acuerdo con el Manual de Funciones de la SDH, resolución 548/2006: 1. Planear, dirigir y organizar la evaluación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda y presentar los respectivos informes al Comité Coordinador de Control Interno. 11. Efectuar seguimiento a los Planes de Mejoramiento y Mapas de Riesgo de las diferentes dependencias de la entidad y a las decisiones del Comité de Conciliación y comunicar los resultados respectivos. Y lo establecido por el Sistema de Control Interno, le corresponde a esta área asistir y hacer seguimiento a los diferentes comités que correspondan, especialmente lo referente a la organización del Comité Coordinador de Control Interno el cual su propósito principal es21:

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la entidad.

• Recomendar prioridades para la adopción, adaptación adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales o por áreas.

• Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias.

• Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación de sistemas de control interno que se organicen.

21 Resolución 209 del año 2005 SDH, art. 30.

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• El propósito principal de la realización de los diferentes comités que periódicamente se efectúan en la SDH es ejercer Control y seguimiento, tomar decisiones de forma democrática y contribuir, contando con el apoyo de las diferentes dependencias, según corresponda, en el cumplimiento del Plan estratégico y de desarrollo de la entidad.

Ø Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Estará conformado por:

a) Secretario de Hacienda, quien lo preside. b) Subsecretario de Hacienda c) Directores de Hacienda d) Jefe oficina Asesora de Planeación. e) Asesor de Control Interno o quien haga sus veces f) Las demás personas que en concepto del comité debas participar en la

sesión, con voz pero sin voto. El asesor de Control Interno es el Secretario Técnico del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Adicionalmente a esta actividad, en la Secretaria de Hacienda se han establecido diferentes comités a los cuales y según sea su objeto, debe asistir el área de Control Interno, como una forma de ejercer control y seguimiento a los procesos llevados a cobo en la entidad. A continuación se hace una breve descripción de estos comités, su periodicidad, normas que los regulan y las personas que deben asistir. Ø Comité de Dirección: A este comité deben asistir: el Secretario de Hacienda quien lo presidirá, el Subsecretario, el Director Jurídico, el Director de Sistemas e Informática, el Director de Gestión Corporativa, el Tesorero Distrital, el Director de Crédito Público, el Director Distrital de Presupuesto, el Director Distrital de Impuestos, el Director Distrital de Contabilidad, el Director de Estudios Económicos, el Jefe de la Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, conforme a la convocatoria que para cada sesión formule el Secretario Técnico del Comité. Secretario Técnico: Jefe de la oficina de Planeación. Este comité se encuentra regulado por el Decreto Distrital No. 333/03 (Artículo 53) y no tiene una periodicidad establecida

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Ø Comité de Política de Riesgos A este comité deben asistir: Secretario de Hacienda quien lo presidirá, el Subsecretario, el Tesorero Distrital, el Director Distrital de Crédito Público, Director de Estudios Económicos y el Jefe de la Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo. El Secretario Técnico: Jefe de la Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo Periodicidad: Se reunirá por lo menos dos (2) veces al año previa convocatoria que formule el Secretario Técnico del Comité. Se encuentra regulado por el Decreto Distrital No. 333/04 (Artículo 54) Ø Comité Técnico de Subsecretaria A este comité debe asistir el Subsecretario de Hacienda quien lo presidirá, directores y según los temas a desarrollar los jefes de oficina que se convoquen de manera particular. Se encue ntra regulado por el Decreto Distrital No. 333/05 (artículo 6, numeral 3) Ø Comités Técnicos Desarrollados en cada una de las Dependencias, presididos por el Director o Jefe de Oficina, al cual asisten los subdirectores y asesores y los funcionarios que se convoquen de manera particular. Ø Comités de Control Interno Al cual debe asistir el Secretario de Hacienda o su delegado, quien lo preside, Subsecretario de Hacienda, Directores de Hacienda y el Asesor de Control Interno o quien haga sus veces. Las demás personas que en concepto del Comité deban participar en la sesión, con voz pero sin voto. Secretario Técnico: Asesor de Control Interno Periodicidad: Podrán reunirse, mínimo dos (2) veces al año. Ø Comité de Conciliación Al cual debe asistir el Secretario de Hacienda o su delegado, el Director de Gestión Corporativa, Ordenador del gasto unidad ejecutora 1, el Director Jurídico, el Director Distrital de Presupuesto, el Director de Crédito Público. (Secretario Técnico: Abogado Dirección Jurídica). Se tiene programado que por lo menos se reúnan cada dos (2) meses. Este comité se encuentra regulado por la Resolución 130/04 Art. 2 de la SDH y el Decreto 1214 del 2000, donde se define el comité de conciliación “es una instancia

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administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre presunción del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad…”. Ø Comité de Calidad Los asistentes deben ser: El representante del nivel directivo designado por el Secretario de Hacienda para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), un representante designado por el Director Jurídico, el Asesor en Control Interno, Un representante de los usuarios del sistema de información, un representante designado por el Director de Estudios Económicos, uno por el Director de Sistemas e Informática, uno por el Director de Gestión Corporativa , dos por el Director Distrital de Impuestos, uno por el Director Distrital de Presupuesto, uno por el Director Distrital de Tesorería, uno por el Director Distrital de Contabilidad, uno por el Director Distrital de Crédito Público. Invitados permanentes: el Gerente del proyecto de inversión "Diseño e implementación de un Sistema de Costeo como Herramienta del Presupuesto Inteligente" y el líder del proyecto de inversión "Aseguramiento de la calidad" (quien será el Secretario Técnico) Se reúnen por lo menos una vez cada treinta días, con por lo menos siete integrantes y se encuentra regulado por la Resolución 1584/02 Art. 1 de la SDH. Ø Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Se reúnen semestralmente y deben asistir: el Director Distrital de Contabilidad, quien lo preside, Director Jurídico o su delegado, Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación, Subdirector de Gestión Contable de Hacienda, quien será el Secretario Técnico, Asesores designados al despacho de la Dirección Distrital de Contabilidad y Director o Directores de la Secretaría de Hacienda, cuando se traten temas de su competencia. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno participará en forma permanente Éste tipo de comité se encuentra regulado por la Resolución DSH - 397/06 de la SDH. Ø Comité de Riesgos de la Dirección Distrital de Tesorería Quienes deben asistir a este comité son: el Tesorero Distrital, Director de Crédito Público, Subdirector de Financiamiento, Subdirector de Planeación Financiera e Inversiones, Subdirección de Operación Bancaria, Jefe de Inversiones, Jefe Unidad Planeación Financiera. En cualquier caso y según disposiciones pueden haber invitados, como: Los funcionarios de nivel directivo y ejecutivo de la entidad que determine el Tesorero Distrital. Este comité se encuentra regulado por el Decreto Distrital 1179/97 Art. 15 y 810/98

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Ø Comité Evaluador de las Entidades Receptoras Se reúnen una vez cada dos meses, dentro de los cinco primeros días hábiles del bimestre. Y lo conforman: el Director Distrital de Impuestos, Director de Sistemas e Informática, Tesorero Distrital, Subdirector de Planeación Financiera e Inversiones, Director Jurídico. (El Secretario será designado por el Secretario de Hacienda). Se encuentra regulado por la Resolución 136/00 de la SDH. Ø Comité de Archivo Se reúnen mínimo dos veces al año, y lo conforman: el Director de Gestión Corporativa, o su delegado, quien lo presidirá; el Director Jurídico o su delegado, el Director Distrital de Contabilidad o su delegado, el Director de Sistemas e Informática o su delegado, el Director Distrital de Impuestos o su delegado, el Subdirector Administrativo y el Coordinador del Grupo de Archivo (Secretario) Y se encuentra regulado por la Resolución 588/02 de la SDH. Ø Comité de Ingresos Lo conforman: el Subsecretario de Hacienda, Director Distrital de Contabilidad, Director Distrital de Crédito Público, Director de Estudios Económicos, Director Distrital de Impuestos, Director Jurídico, Director Distrital de Presupuesto, Tesorero Distrital Ø Comité de Inventarios Lo conforman: el Director de Gestión Corporativa, o quien haga sus veces, quien siempre lo presidirá; el Responsable del Almacén (Secretario Técnico) y el Director Distrital de Contabilidad o quien haga sus veces Y se encuentra regulado por la Resolución 462/02 de la SDH. Ø Subcomités de Control Interno Se efectúa según la Resolución DSH- 209/06 de la SDH. Y se realiza en cada una de las Direcciones con la participación del Director, Subdirectores y según los temas a desarrollar los jefes de oficina y asesores que se convoquen de manera particular. Se podrán realizar bajo la modalidad de ampliados con los funcionarios de cada una de las áreas, con el fin de divulgar, capacitar o dar las pautas necesarias para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

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Ø Juntas de Licitación. A las cuales debe asistir el Subsecretario de Hacienda quien la presidirá, Director Jurídico, el Director de Gestión Corporativa, Director Distrital de Contabilidad, Subdirector Administrativo, el Subdirector Jurídico Administrativo (Secretario), el Asesor de Control Interno y las demás personas que en concepto de los miembros de la Junta deban participar en la sesión. Se reúnen solo en el evento en el cual se necesiten para el desarrollo de una contratación o el análisis del Plan de Contratación. Se encuentran reguladas por la Resolución 190/97 y 1151/02 de la SDH. Ø Comité de Inversiones Deben reunirse semanalmente el Jefe Oficina de Análisis y Control de Riesgos, toda la Subdirección de Planeación Financiera e inversiones y Control Interno. Ø Comité de Desarrollo Sectorial Al éste comité debe asistir el Secretario de Hacienda quien lo presidirá, el Subsecretario es Secretario técnico, Director de FONCEP, Director de Catastro Distrital, Gerente de la Lotería de Bogotá; el periodo de tiempo con el que se deben reunir no está determinado, pero se proyecta que sea cada mes. Este comité se encuentra regulado por el Acuerdo 257 de 2006 y Resolución 194 de 2007 Ø Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental en la

SDH – PIGA En éste comité se debe contar con al participación del Secretario Distrital de Hacienda o su delegado y un representante de cada una de las Direcciones, un representante de Área de Control Interno y uno de la Oficina Asesora de Planeación. Y se deber reunir trimestralmente. Se encuentra regulado por la Resolución No. 253 del 3 de octubre de 2007 de la SDH 6.6. CONTROLES DE ADVERTENCIA Los entes de control dictan diversos conceptos frente al mejoramiento de la gestión pública distrital, los cuales son fundamentales para la Administración en el ejercicio del control fiscal proactivo. En esta medida se debe tener en cuenta el marco que permite la aplicación y desempeño de este tipo de instrumentos para ejercer control como lo son, los controles de Advertencia.

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En la directiva 002 del año 2004 emitida por la Alcaldía Mayor y dirigida a los Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo; Gerentes y Directores de Entidades Descentralizadas; Empresas de Servicios Públicos domiciliarios oficiales y mixtas; Alcaldías Locales; Veeduría Distrital, se imparten algunas directrices que deberán ser acogidas por las entidades distritales de régimen legal relacionado con el control fiscal y el control de advertencia. Control Fiscal: Es una función pública que ejerce la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación (art. 267 de la C.P.). La preceptiva constitucional contempla, dentro de las facultades del Contralor General de la República, aplicables a los contralores departamentales, distritales y municipales, la de "Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación." (Art. 268 num. 4º de la C.P.)

Quién ejerce el Control Fiscal: Las contralorías en sus diferentes niveles ejercen un poder de vigilancia que consulta los dictados de la auditoría moderna, con plena autonomía e independencia.

Las contralorías no hacen parte de ninguna rama del poder público, como tampoco del nive l central o del nivel descentralizado, pues, sencillamente, constituyen órganos autónomos e independientes, lo cual debe redundar en la autonomía requerida en toda la actividad de control.

El Control fiscal se debe ejercer bajo cierta autonomía, sobre la cual, la Corte Constitucional a dictado un concepto al respecto, diciendo que: "La tarea de entes como las contralorías no es la de actuar dentro de los procesos internos de la administración cual si fueran parte de ella, sino precisamente la de ejercer el control y la vigilancia sobre la actividad estatal, a partir de su propia independencia, que supone también la del ente vigilado, sin que les sea permitido participar en las labores que cumplen los órganos y funcionarios competentes para conducir los procesos que después habrán de ser examinados desde la perspectiva del control. De lo contrario, él no podría ejercerse objetivamente, pues en la medida en que los entes controladores resultaran involucrados en el proceso administrativo específico, objeto de su escrutinio, y en la toma de decisiones, perderían toda legitimidad para cumplir fiel e imparcialmente su función." (C-113/99)

El desempeño de Control Fiscal en el Distrito se encuentra regulado por un marco normativo el cual se describe a continuación:

• Artículo 105, Decreto Ley 1421 de 1993 prescribe que: "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría Distrital”.

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Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a las técnicas de auditoría, e incluirá el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales, en los términos que señalen la ley y el Código Fiscal.

El control o evaluación de resultados se llevará a cabo para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados para un período determinado.

• El Acuerdo 24 de 2001 artículo 32 numeral 22 prescribe: "El Contralor es el representante legal y el ordenador del gasto de la Contraloría del Distrito Capital, define los principios generales de su función administrativa y de conformidad con las disposiciones legales vigentes determina las políticas en materia de control fiscal y para la vigilancia de la gestión que legalmente le corresponde. Así mismo, ejerce el control de advertencia sobre los actos, hechos o decisiones que generen un riesgo inminente sobre los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal."

Control de Advertencia: Dentro de la vigilancia fiscal que ejerce la Contraloría se encuentra el control de advertencia definido este como el “Sistema de alertas fiscales que ha permitido a la Contraloría advertir a la administración distrital y al Concejo de Bogotá, sobre procedimientos u operaciones que ponen en riesgo el patrimonio público Distrital”. De aquí se deriva la importancia de estudiar y recoger las sugerencias planteadas por la Contraloría.

La Secretaria Distrital de Hacienda como parte del Sector Central es sujeto de Vigilancia y Control fiscal que ejerce la Contraloría Distrital de Bogotá, según lo dicta el Acuerdo 24 del año 2001, “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”. En esta medida, las entidades distritales deben tener en cuenta las siguientes instrucciones ante los controles de advertencia que emita los entes de control fiscal:

a. El control fiscal de advertencia es un mecanismo que esta Administración considera fundamental para lograr mayor eficacia y eficiencia en la gestión de las entidades distritales.

b. Las entidades distritales deben responder los requerimientos formulados por la Contraloría Distrital, en ejercicio del control de advertencia, en los términos temporales definidos por ésta. Para este Despacho, no sobra advertirlo, además de esta respuesta directa a la Contraloría Distrital, es fundamental que se superen las deficiencias o problemas que alerta el control de advertencia.

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c. Las entidades distritales deben de manera inmediata remitir copia del control de advertencia y de la respuesta ofrecida a la Veeduría Distrital.

d. La Veeduría Distrital, en desarrollo de lo establecido en el artículo 118 del Decreto Ley 1421 de 1993, analizará las respuestas ofrecidas por las entidades distritales, hará el seguimiento respectivo y formulará las recomendaciones que se consideren pertinentes para solucionar la problemática a que se refiere el control de advertencia. Para lograr este cometido, se apoyará en las Oficinas de control interno de cada una de las entidades distritales.

e. Las entidades distritales deberán remitir de manera periódica a la Contraloría y a la Veeduría Distrital los avances que se obtengan y las dificultades que se presenten en este proceso.

En función del cumplimiento a los requerimientos hechos por los entes de Control fiscal la secretaria de Hacienda ha diseñado y adoptado lineamientos para el registro y consolidación de información relacionada a los controles de advertencia (anexo E)

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7. PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO Una vez definidos los procesos ejecutados por el área Asesora de Control Interno y corroborados por las actividades que realizan los funcionarios, se evidencia la importancia y trascendencia que llega tener la gestión realizada por ésta área, como una unidad transversal a la función misma de la Secretaria de Hacienda, de allí la necesidad de precisar sus procesos y procedimientos, y la utilidad que llega a tener esta herramienta en la medida que permite identificar las responsabilidades de cada cargo (así teóricamente no existan) y la pertinencia de las actividades dentro de los procedimientos, Las teorías que discuten la modernización del Estado, formulan que toda actividad realizada en una dependencia estatal, debe estar comprendida dentro de un procedimiento que genera un servicio o producto bajo condiciones de calidad y eficiencia. Bajo este precepto, en Colombia se han venido desarrollando diferentes esfuerzos para que, especialmente, la gestión pública adhiera sus procesos y procedimientos bajo condiciones y estándares de calidad, las cuales se encuentran aprobadas por normas como lo es la ley 872 de 2003 por la cual “se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios" señala la obligatoriedad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar un sistema de Gestión de Calidad en las Entidades Públicas Estatales, como herramienta de gestión sistemática y transparente que le permita evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a su cargo. Adicionalmente, el Gobierno Nacional también expidió el Decreto 1599 de Mayo 20 de 2005 "por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005" con el objetivo general de fortalecer los procesos institucionales y el desarrollo de una función administrativa pública, integra, eficiente, visible ante la sociedad y de una gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social adicionando nuevos elementos de control. El objetivo del levantamiento de los procedimientos, es que una vez obtenidos, estos, se podrán utilizar también, como herramienta en las decisiones referentes al Sistema de Control Interno de la SDH y en los procesos de certificación por el Sistema de Gestión de la Calidad según estándares de calidad ISO. El diseño de los dos procedimientos que se presentan a continuación se logró gracias a la información obtenida a partir de la aplicación de la metodología da

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Análisis de Cargas Laborales (Dafp), donde cada funcionario del área de Control Interno, incluyendo al asesor, hizo un descripción de las actividades que realiza periódicamente, de lo cual se pudo depurar esta información y plantear técnicamente los procedimientos, a partir de lineamientos dados por el SGC22. Adicionalmente, se tuvo en cuenta documentos relacionados con los procedimientos e información legal y teórica que sirvieron como insumo para su elaboración. En cuanto al procediendo de Auditoria Interna, este es considerado una de las principales y más importantes actividades llevadas a cabo por el área de Control Interno en la SDH y que se encuentra legalmente respaldad para que sea ejecutada por esta área o quien haga sus veces; inicialmente hubo que documentarse frente a este tema, para lo que se contó con el soporte teórico de del “Manual de Auditoria Interna” propio23 de ésta área, el cual fue el documento base para la realización de esta tarea y el marco normativo dispuesto para tal caso. En cuanto al Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Monitoreo a Planes de Mejoramiento, este se elaboró a partir una metodología existente en el área de Control Interno la cual encuentra un soporte teórico en las leyes y en parámetros dados por La Contraloría Distrital y el DAFP, esta funciona como instructivo tanto para el área responsable del Plan de Mejoramiento como para el área que realiza el seguimiento y/o monitoreo.

22 Sistema de Gestión de Calidad. 23 Manual de Auditoria Interna, Asesora de Control Interno SDH. Septiembre 2007Area

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7.1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA 1. OBJETIVO Definir los pasos, actividades y métodos de trabajo para la ejecución de una auditoria interna en la Secretaria Distrital de Hacienda, precisando: periodicidad, mecanismos de registro, control, seguimiento y recursos. 2. ALCANCE Inicia con el diseño y aprobación del plan de Auditoria o requerimiento expreso del Asesor de Control Interno, o quien haga sus veces, y finaliza con la presentación y aprobación de un informe, conteniendo el resultado del procedimiento. Si como efecto del procedimiento se requiere que el auditado formule un Plan de Mejoramiento, el alcance se extenderá hasta el cierre de las acciones correctivas que se hayan determinado, incluyendo el monitoreo y seguimiento de las mismas. Aplica para todas las dependencias de la Secretaria Distrital de Hacienda.

3. GLOSARIO DE TERMINOS

1. AUDITORIA

Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los “criterios de auditoria” establecidos en la SDH.

2. AUDITADO

Dependencia o funcionario de la SDH al que va dirigida la auditoría.

3. AUDITOR

Persona natural o jurídica con la competencia (atributos personales o corporativos y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades) para llevar a cabo una auditoria.

4. CALIDAD

Adecuación de un producto o servicio a especificaciones o estándares establecidos por la autoridad competente, o de aceptación general, con aptitud para satisfacer las necesidades del cliente o usuario.

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5. CONTROL

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y/o organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas.

6. CONTROL INTERNO

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando (Ley 87 de 1993).

7. CRITERIOS DE AUDITORIA

Los criterios son explícitos o implícitos en cualquier observación. Debido a la importancia de ser justos, se debe expresar de manera clara los criterios empleados en el examen y cuáles se consideran los mas importantes. Aún cuando son obvios en el contenido del informe, los criterios normalmente deben relacionarse claramente para ayudar al lector a orientarse en situaciones similares.

8. EFICACIA

Cumplimiento de programas, objetivos y metas en la cantidad y calidad requeridas. Expresa la relación entre los resultados alcanzados y los objetivos y metas programadas.

9. EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA

Prueba(s) que respalda(n) el contenido del informe del auditor. Debe(n) ser verificable(s) y que fue (ron) obtenida(s) a través de los diversos medios empleados en el procedimiento de auditoria.

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10. EFICIENCIA

Aprovechamiento máximo de los recursos y de la capacidad instalada, con un mínimo de desperdicio para generar los productos con la calidad requerida. Es la relación insumo-producto.

Se vincula con la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos (productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido o con un análisis de mercado.

11. ÉTICA

Está conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir a la Entidad.

12. HALLAZGO DE AUDITORÍA

Concepto utilizado para describir el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante un examen a un área, actividad u operación o circunstancias en las cuales el criterio fue aplicado. Comprende una reunión lógica de datos y la presentación objetiva de los hechos concernientes a la situación actual. Es toda información que a juicio del auditor, permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en forma significativa en la gestión de la entidad o programa que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.

13. NAGA (Norma de Auditoría Generalmente Aceptada)

Principios fundamentales de auditoria en los que deben enmarcar su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. Establece las condiciones mínimas del perfil que debe poseer el auditor, sus actitudes y aptitudes personales a aplicar en cada proceso de auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

14. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

El Asesor de Control Interno, o quien haga sus veces, deberá planear el examen e informe de cada auditoria, seguimiento y evaluación para asegurar que se están tratando los temas importantes y se lleva a cabo de manera económica, eficiente y oportuna.

15. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA

Es el documento final de la fase de planeamiento, en el cual se resumen las decisiones más importantes relativas a las estrategias para el desarrollo de la auditoria. Determina, entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la auditoria, las áreas o actividades críticas a examinar, la cantidad y calidad de los recursos necesarios para su ejecución. Señala las tareas específicas que

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deben ser cumplidas por el equipo de auditoria para llevar a cabo el examen, se definen los responsables de su ejecución y los plazos fijados para cada actividad.

16. PROCEDIMIENTO

Método estandarizado para realizar tareas específicas o repetitivas, de conformidad con las políticas prescritas que buscan unificar los procesos.

Serie de pasos, actividades o tareas secuenciales y lógicas entre sí, que en combinación con el talento humano, la infraestructura y la tecnología permite a la organización agregar valor a los insumos y transformarlos en el producto o en el servicio deseado.

17. PAPELES DE TRABAJO

Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones de funcionarios responsables del área examinada, conclusiones y recomendaciones del auditor. Deben incluir toda la evidencia –cualquiera sea su soporte - que se haya obtenido durante la auditoría.

18. RECOMENDACIONES

Constituyen las medidas sugeridas o señaladas por el auditor para la superación de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer la adopción de medidas correctivas y estar encaminadas a superar la condición, las causas y/o los efectos de los aspectos determinados como críticos o que afectan el logro de los objetivos institucionales o del procedimiento evaluado.

19. SÍNTESIS – INFORME EJECUTIVO

Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para el auditado y/o los usuarios. Como la mayoría de los receptores de los informes sólo leerán la síntesis, es importante que ésta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación.

4. DOCUMENTACION LEGAL Y REGLAMENTARIA ORIGEN

CLASE TITULO DEL DOCUMENTO Nº. FECHA

(d/m/a) Nal Dtal Interna SHD

CN Constitución Política 209 y 269

X

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Ley

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

087 29/11/1993 X

Decreto Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.

1826 03/08/1994 X

Decreto

Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.

2145 04/11/1999 X

Decreto Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999.

2539 2000 X

Decreto

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno

1537 06/07/2001 X

Decreto Por el cual se modifica el Artículo 20 del Decreto 2145 de 1999.

2756 30/09/2003 X

Decreto Nuevo Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

1599 20/05/2005 X

Directiva Presidencial

Desarrollo de la función de Control Interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional

02 05/04/1994 X

Directiva Presidencial

Desarrollo del Sistema de Control Interno 01 29/01/1997 X

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Directiva Presidencial

Lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción

09 24/12/1999 X

5. FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS

PRESENTACIÓN CLASE TITULO DEL DOCUMENTO COD.

Impreso Digital Mixto

Formato Programa Integral de Auditoria XX-f-01 X

Registro Acta de inicio X

Registro Informe Preliminar de Auditoria X

Registro Papeles de Trabajo (encuestas, visitas, verificación de muestras) X

Formato Plan de Mejoramiento XX-f-02 X

Registro Informe Definitivo X

Registro Informe de hallazgos obtenidos X

6. CODICIONES GENERALES

6.1 La programación y administración de las auditorias es responsabilidad del Asesor de Control Interno ó quien haga sus veces. La auditoria interna se ejecuta por un equipo de profesionales asignados al área de Control Interno, bajo la conducción de un Auditor Líder que es designado en cada ocasión por el Asesor de Control Interno ó quien haga sus veces.

6.2 El Programa Anual de Auditoria toma en cuenta el estado y la importancia que tenga el tema a auditar, así como el resultado de auditorias previas.

6.3 Cuando alguno de los temas lo requiera, por su importancia o por el estado del mismo o por el resultado de auditorias anteriores, el Asesor de Control Interno ó quien haga sus veces, podrá modificar el Programa Anual de Auditoría para asegurar la correcta ejecución de la evaluación del Sistema de Control Interno, aún considerando la realización de auditorías más frecuentes.

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6.4 La Auditoría Interna deberá determinar el grado de implantación de los diferentes elementos del Sistema de Control Interno y si el mismo se ha mantenido de manera eficaz.

6.5 La implementación de las acciones que surjan como resultado de la auditoría será atendida con el procedimiento relacionado con la Elaboración, Seguimiento y Monitoreo de los Planes de Mejoramiento.

6.6 La Auditoría Interna se planea por el Auditor Líder y se pone a consideración del Asesor de Control Interno ó quien haga sus veces. Pueden realizarse auditorías no programadas o en un período menor, en caso de que se presente alguna de las siguientes situaciones:

a. Cuando se produzcan cambios significativos en la Entidad o asignación de nuevas actividades;

b. Cuando se aprecie una tendencia negativa en alguno de los elementos del Sistema de Control Interno.

6.7 Los funcionarios designados para ejecutar la auditoría deberán hacerlo siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual de Auditoría.

6.8 Está permitida la participación de Auditores Externos a la Entidad, debiendo guardar registro de la competencia, actividades a ejecutar y responsabilidad asignada a los mismos.

6.9 Para que un funcionario asignado al Área de Control Interno participe como Auditor Interno y/ó Auditor Líder, debe cumplir con los requisitos determinados como perfil del Auditor, descritos en el Manual de Auditoría, teniendo en cuenta el objetivo y alcance de la auditoría a realizar.

6.10 La selección de los funcionarios designados para ejecutar una auditoría, debe ser un proceso bajo principios de objetividad e imparcialidad, garantizando de esta manera el la correcta ejecución del procedimiento. El auditor no debe auditar su propio trabajo, ni de aquel cargo en el que haya tomado parte activa dentro del último año.

6.11 Los funcionarios que sean designados para ejecutar la auditoría deben demostrar competencia, formación e idoneidad para que las auditorías al Sistema de Control Interno se efectúen en forma efectiva.

6.12 Se debe respetar la independencia, autonomía e integridad del equipo auditor por los responsables de las áreas a auditar.

6.13 Las políticas, lineamientos e instructivos del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno de la Entidad, pueden evaluarse dentro de la auditoría interna.

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7. RELACION DE EMPLEOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

CARGO CODIGO GRADO DEPENDENCIA

ASESOR 105 05 Despacho del Secretario

PROFESIONAL ESPECIALIZADO (2)

222 27 Despacho del Secretario

PROFESIONAL ESPECIALIZADO (1) 222 21 Despacho del Secretario

TÉCNICO OPERATIVO (1) 314 09 Despacho del Secretario

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8. DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORIA INTERNA

I

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9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 1. REQUERIMIENTOS

Los requerimientos surgen a partir de alguna inconsistencia detectada por parte de un agente externo o interno de la Secretaria Distrital de Hacienda, bien sea que la investigación la solicite el área que desea ser auditada, por el Despacho del Secretario de Hacienda, por iniciativa de la oficina de Control Interno o de un ente de control externo, como puede ser la Contraloría Distrital o la Procuraduría General. El objetivo es hacer seguimiento e identificar el avance y la ejecución de las mejoras propuestas en los Planes de Mejoramiento o Planes de Auditoria

ACTIVIDAD 2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

De acuerdo con la investigación se determina si amerita o no realizar una auditoria, en caso de que el resultado sea positivo, se inicia un requerimiento por parte del Área de Control Interno, quien evalúa conociendo el contexto donde se realizará la auditoria, indagando respecto al tema requerido (elegido), determinando el grado en el que se encuentra el objeto de la investigación, y las razones por la que se presenta y sus efectos.

ACTIVIDAD 3. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

Una auditoria interna debe ser técnicamente planeada (según Manual de Auditoria Interna SDH) y debe ejercerse supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere. Al realizarse procedimientos de auditoria, debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del Sistema de Control Interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria, mediante la obtención de evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoria, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros, procesos, actividades o transacciones sujetos a revisión. Se tiene en cuenta, como mínimo, los siguientes criterios para la planeación de una Auditoria Interna:

• Identificar los aspectos fundamentales del medio ambiente en el cual funciona el área o áreas de la organización a ser evaluada, incluyendo los objetivos y el riesgo de no poder cumplir con sus funciones preestablecidas

• Desarrollar un entendimiento de las interrelaciones en la obligación de dar cuentas.

• Identificar sistemas importantes, prácticas y controles y realizar una evaluación preliminar para identificar fortalezas y debilidades.

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• Realizar una revisión para determinar si se han tomado acciones correctivas sobre asuntos informados y recomendaciones de revisiones, auditorias o evaluaciones previas.

• Establecer los objetivos de la auditoria, seguimiento o evaluación.

• Establecer los criterios de evaluación.

• Establecer el alcance de la evaluación auditoria / seguimiento

• Identificar los aspectos de potencial importancia

• Determinar el riesgo de auditoria / evaluación y establecer guías sobre la materialidad.

• Establecer el nivel de confianza que se puede dar a otros auditores, tales como los auditores externos y los de los entes de control.

• Decidir la necesidad de emplear especialistas.

• Establecer los requisitos del informe y los usuarios.

• Especificar la naturaleza, la extensión y oportunidad de aplicación de los procedimientos de auditoria a ser realizados.

• Establecer los recursos requeridos, los presupuestos de tiempo y la asignación de los demás recursos.

• Describir los indicadores y controles para verificar el avance del trabajo de auditoria / seguimiento / evaluación, de ser necesario.

• Se pueden realizar planes y/o modificarlos, si es necesario, durante el transcurso del examen.

ACTIVIDAD 4. COMUNICACIÓN AL GRUPO AUDITOR Y AL ÁREA UDITADA

Consiste básicamente en comunicarle a las dos partes -área auditada y al grupo de auditor seleccionado- que se realizará la auditoria, quiénes la ejecutarán, la fecha de presentación del plan de auditoria y las personas encargadas de ejecutarla.

ACTIVIDAD 5. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA EL ÁREA AUDITADA

En esta fase del procedimiento se le da a conocer al área auditada todo lo que tiene que ver con la ejecución de la auditoria, es decir, las estrategias de investigación, el cronograma de actividades, el tamaño de la muestra y el tema objeto de la auditoria. En una mesa de trabajo se concerta con los Auditados aspectos operativos de la auditoría, como personal de contacto, disposición de archivos, ubicación de los auditores, cronograma de tiempos y demás detalles que

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faciliten la ejecución de la misma, de acuerdo a los objetivos formulados previamente.

ACTIVIDAD 6. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Se aplican las pruebas propuestas, la evaluación de los controles y la recopilación de evidencia apropiada, suficiente y confiable para concluir si los aspectos identificados en la etapa de planeación como de importancia potencial son o no de importancia para considerarlas en el informe.

Las conclusiones que se deben reportar se relacionan con la evaluación de los resultados de las pruebas sustantivas del desempeño, la exactitud de la información, la confiabilidad de los sistemas claves y la calidad de los resultados producidos.

La fase de ejecución de una auditoria / evaluación comprende:

• La preparación del plan detallado de auditoría / examen

• La selección o preparación de programas detallados de auditoría / evaluación

• La realización de pruebas y la evaluación de los controles

• Consideración de las causas y efectos

• Desarrollo de los hallazgos de auditoría

• Preparación de los informes punto a punto

• Desarrollo de conclusiones y recomendaciones; y

• La culminación y revisión de los archivos de auditoría

Si como resultado del trabajo realizado durante la investigación, una evaluación preliminar indica que los controles esenciales existen, entonces, durante la fase de ejecución se les hace pruebas para observar su cumplimiento y establecer si están funcionando de manera satisfactoria. Si los controles esenciales están funcionando de manera no satisfactoria, se recopila información para establecer si existen controles compensatorios, y si no existen, estimar los efectos posibles.

ACTIVIDAD 7. INFORME PRELIMINAR DE LA AUDITORIA

El Auditor Líder elabora el informe preliminar, punto a punto, de acuerdo al Programa de Auditoría aprobado, una vez se haya completado la mayor parte del trabajo de campo. El Asesor del Área de Control Interno revisa el contenido del informe punto a punto, para evaluar el desarrollo y el progreso logrado durante la fase de ejecución, de acuerdo a lo programado. El área, a criterio, puede conformar un comité interdisciplinario para evaluar el informe punto a punto.

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El informe punto a punto indica el contenido y estructura del análisis desarrollado y los hallazgos y conclusiones sustanciadas en los papeles de trabajo de la evaluación.

ACTIVIDAD 8 AJUSTES DEL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La fase de revisión y ajuste le permite al Área de Control Interno la oportunidad de reevaluar la importancia de los asuntos principales y determinar si la calidad de la evidencia es adecuada, lo cual puede involucrar la revisión de otros proyectos de auditoría relacionados, permite replantear, si es necesario, el direccionamiento y/o prioridades de la auditoria. Acordados e incluidos los ajustes respectivos, el Auditor Líder pasa el informe de Auditoría a aprobación por parte del Asesor de Control Interno, para validar o no el su contenido. En caso de que la respuesta sea positiva, se le envía al Auditado el Informe de Auditoria definitivo que, posteriormente, será discutido con el área auditada.

ACTIVIDAD 9. REUNIÓN DE CONCERTACIÓN Y/O ACLARACIÓN DE LOS HALLAZGOS OBTENIDOS EN LA AUDITORIA

En reunión previamente concertada con el Auditado, el grupo auditor hace la presentación del Informe de Auditoria, el cual contendrá los hallazgos encontrados, las novedades e inconsistencias percibidas en la auditoria; se concertará y se aclararán aquellos puntos en los que existan dudas. El objetivo final es determinar que el contenido del Informe Final responde a la realidad encontrada en el proceso de la Auditoria, que los hallazgos están suficientemente probados y que el Auditado ha tenido la oportunidad de controvertir el contenido del documento. Manteniendo la autonomía e independencia del grupo auditor en cuanto al contenido del Informe Final, en aquellos asuntos en los que no haya habido acuerdo se procederá a consignar en el documento el resultado de esta etapa, dejando las anotaciones del caso. Si de la discusión el Auditado manifiesta su conformidad con el contenido, se solicita la formulación del Plan de Mejoramiento por parte del área auditada, remitiéndolo a la metodología elaborada para tal fin.

ACTIVIDAD 10: AJUSTES DEL INFORME DEFINITIVO

Posterior a la reunión de concertación y aclaración de hallazgos obtenidos en la auditoria, se realiza, en caso de que se considere necesario, ajustes al informe definitivo. Adicionalmente, se determina si el área auditada requiere Plan de mejoramiento, si es así se continua con su formulación, en caso de no requerirse, el procedimiento se finaliza. Se debe tener en cuenta que en ningún caso se modificarán las evidencias encontradas ni las pruebas allegadas.

ACTIVIDAD 11: FORMULACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

El Plan de Mejoramiento ha de entenderse como un instrumento que se enmarca dentro de la Teoría del Mejoramiento Continuo, la cual le permite a la Secretaría de Hacienda Distrital o en el caso de cada uno de sus dependencias, en un

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período o lapso de tiempo determinado, mejorar incrementalmente su funcionalidad y alcanzar altos estándares de calidad en los productos, bienes o servicios que entrega a sus usuarios.

El Jefe de la dependencia o quien haga sus veces, en pleno conocimiento de los hallazgos establecidos en el informe final de auditoria, deberá efectuar el estudio de los problemas que se están presentando de forma integral. Para lo anterior se debe:

• Tener conocimiento previo del informe de auditoria y determinar qué temas o aspectos de la gestión se relacionan o afectan particularmente el área objeto de estudio.

• Recavar la información que sea pertinente y documentar el tema observado.

• Determinar el área y/o dependencias que deba(n) involucrarse, o que pueda(n) ser parte tanto del problema como de la solución. En los eventos en que sea necesario, se deberá concertar por escrito con las otras áreas o dependencias su participación o compromiso en la ejecución de las actividades

• Definir qué procesos y/o procedimientos de cada una de las dependencias, están involucrados con la situación problema.

• Analizar y establecer, mediante una metodología de causa – efecto, los hechos o actuaciones que generaron o pudieron haber generado la observación, así como las acciones o gestión a adelantar y que tengan como objetivo principal eliminar o minimizar al máximo las causas, procurando que al ejecutarse las acciones propuestas se resuelva la inconformidad o se retorne a una situación de normalidad o de cumplimiento de una norma o procedimiento.

• Búsqueda solucionar el aspecto de la gestión que afecta el área de desempeño.

• Definir el Cronograma de Operacionalización del Plan de Mejoramiento.

• Presentar para estudio y aprobación, por parte del Director o Jefe de Oficina respectivo, el Plan de Mejoramiento formulado.

• Remitir al Área de Control Interno el Plan de Mejoramiento aprobado, junto con el respectivo Cronograma de Operacionalización y atender la reunión de concertación y/o aclaración que le formule el Área de Control Interno, en caso de requerirse.

93

10. RIESGOS Y CONTROLES

IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES POR CAUSA CRÍTICA

RIESGO: ESCENARIO DE RIESGO: CAUSA CRÍTICA:

TIPO

PREVENTIVOS DETECTIVOS CORRECTIVOS

Descripción Corta

Descripción Detallada

Clase

Dónde (localización)

Cuándo Actúa Por evento Por evento Por evento

Responsable de Implantación

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Responsable de Ejecución

Auditor Auditor Líder Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Responsable de supervisión Auditor Líder

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Secretario Distrital de Hacienda, a través del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno.

11. RELACION DE TIEMPOS

TIEMPO POR ACTIVIDAD Y/O PRODUCTO Ley Institucional

(Lineamientos internos)

Conforme al cronograma establecido

94

en el Plan de Auditoría concertado con el

Auditado y aprobado por el Asesor de Control Interno o quien haga

sus veces.

12. RESUMEN DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

0 N.A. El procedimiento de Seguimiento y Monitoreo a Planes de Mejoramiento, también fue diseñado y elaborado bajo parámetros del SGC:

95

7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO A PLANES DE MEJORAMIENTO

2. OBJETIVO Fijar, dentro del esquema del Sistema de Gestión de la Calidad y del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), los pasos a seguir por parte de las dependencias de la Entidad, una vez se tenga conocimiento de hallazgos administrativos señalados ya sea como resultado de Auditorias de la Contraloría Distrital o de Auditorias Internas, para dar solución definitiva a aquellas situaciones anómalas que afectan el logro de los objetivos institucionales. 2. ALCANCE Inicia con el conocimiento del Informe Final de Auditoría emitido bien sea por la Contraloría Distrital, o por el Área de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda, o por un ente de control competente, terminando con el informe de cierre o de cumplimiento del total de las actividades señaladas en el Plan de Mejoramiento aprobado. 3. GLOSARIO DE TERMINOS 3.1. ACCION DE MEJORA: Actuación o conjunto de actividades con las que se prevé resolver o dar respuesta a un hallazgo. 3.2. ALERTA AMARILLA: Calificación dada por el encargado del seguimiento directo o del monitoreo frente al estado de avance de una o varias acciones de mejora, o del Plan de Mejoramiento en general, en donde se reporta un nivel de logro medio (50% a 79%), lo cual indica que hay deficiencias en el cumplimiento previsto en el cronograma y se tiene un riesgo medio de incumplir con lo previsto en la meta. 3.3. ALERTA VERDE: Calificación dada por el encargado del seguimiento directo o del monitoreo frente al estado de avance de una o varias acciones de mejora, o del Plan de Mejoramiento en general, en donde se reporta un nivel de logro alto (80% a 100%), lo cual indica que el cronograma se está cumpliendo acorde con lo previsto y no se requiere ninguna acción adicional.

3.4. ALERTA ROJA: Calificación dada por el encargado del seguimiento directo o del monitoreo al estado de avance de una o varias acciones de mejora, o del Plan de Mejoramiento en general, en donde se reporta un nivel de logro bajo (menos del 50%), lo cual indica que se está incumpliendo con lo previsto en el cronograma y el riesgo de no concluir en los tiempos establecidos en el Plan de Mejoramiento

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es alto; la evaluación que señale este tipo de alerta obliga a la ejecución de acciones inmediatas.

3.5. ALERTA TEMPRANA: Declaratoria del estado de cumplimiento de una actuación o conjunto de actuaciones que se establece en un período anterior a la ocurrencia de un incumplimiento evidente con el fin de tomar precauciones específicas.

3.6. AUDITORIA CONTRALORIA DISTRITAL: Es el examen crítico y sistemático que realiza la Contraloría Distrital a la gestión administrativa y financiera de un ente publico del Distrito Capital de Bogotá, para opinar sobre los mismos y determinar si fueron realizados de acuerdo a lo previsto en los planes, programas, proyectos, en apego a las normas vigentes en cada entidad. 3.7. AUDITORIA INTERNA: Es el examen crítico y sistemático que realiza el Área de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda, o quien haga sus veces, a la gestión administrativa o financiera de la Entidad, con el fin de opinar sobre los mismos y determinar si fueron realizados de acuerdo a lo previsto en los planes, programas, proyectos, en apego a las normas vigentes. 3.8. CICLO PHVA: También conocido como ciclo Deming (Planear-Hacer-Verificar-Actuar), es un concepto gerencial que potencializa la relación entre el ser humano y los procesos. Se constituye como el proceso central de la Administración de la Calidad Total y el eje sobre el cual giran todas las actividades y practicas de la administración orientada a procesos. 3.9. COGESTOR: Área o funcionario que desarrolla actuaciones de apoyo o que contribuye con quien figure como responsable directo para la ejecución de una acción de mejora inscrita en el Plan de Mejoramiento. 3.10. CRONOGRAMA DE OPERACIONALIZACION: Documento en el que se describen las acciones de mejora, responsables, fechas y resultado esperado de las actividades que se adelantarán para modificar y/o corregir la situación que dio origen a la anomalía que se presentó como hallazgo. Formato diseñado y aprobado mediante Resolución por la Contraloría Distrital que acompaña al Plan de Mejoramiento. 3.11. FORMULACIÓN: Es el proceso que realiza el responsable del Plan de Mejoramiento para establecer las acciones de mejora ó actividades necesarias conducentes a la solución de las causas que originaron el hallazgo de auditoria, determinando las actividades a realizar, los responsables directos, cogestores, responsables del seguimiento, monitoreo, tiempos y recursos. 3.12 HALLAZGO: Concepto utilizado para describir el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio previamente definido y la situación

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real encontrada durante el examen a un área, actividad u operación o circunstancias en las cuales el criterio fue aplicado. Un hallazgo de auditoría representa lo que el auditor ha encontrado durante un examen y comprende una reunión lógica de datos, así como la presentación objetiva de los hechos y otra información pertinente. Es toda información que a juicio del auditor, permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en forma significativa en la gestión del auditado, tales como debilidades o deficiencias en los controles gerenciales o financieros y que, por lo tanto, merecen ser comunicados en el informe; siendo sus elementos: condición, criterio, causa y efecto. 3.13. INFORME DE AUDITORIA: Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o eva luación, incluye información suficiente sobre Observaciones, Conclusiones de hechos significativos, así como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. 3.14. MEJORAMIENTO CONTINUO: Es un principio básico de la gestión de la calidad, donde la mejora continua debería ser un objetivo permanente de lahttp://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?query=la%20organización&?intersearch organización para incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas. Es también una filosofía que trasciende a todos los aspectos de la vida, y no solamente al plano empresarial, ya que de por sí, los hombres tienen una necesidad de evolucionar hacia el autoperfeccionamiento. Esta base filosófica hace que la mejora continua se convierta en una "cultura para ser mejores", la cual va más allá de lo económico y en este sentido es casi una cuestión ética. 3.15. MONITOREO: Representa el proceso que evalúa en el tiempo el avance de las actividades contempladas en el plan de mejoramiento y que permite reaccionar cambiando en forma dinámica, cuando las circunstancias así lo requieran. 3.16. NIVEL DE GESTION: Representa el grado en el cual, en el uso del ciclo "planear, hacer, verificar y actuar (PHVA)", se han alcanzado la metas propuestas para desarrollar un proceso o para entregar un producto determinado.

3.17. PLAN DE MEJORAMIENTO: Comprende el conjunto de acciones de mejora que ha decidido adelantar una dependencia de la Secretaria Distrital de Hacienda, para subsanar y/o corregir en forma definitiva aquellas situaciones que originaron un hallazgo identificado como resultado de una auditoria efectuada por la Contraloría Distrital (hallazgo de orden administrativo), un ente de control competente, o por el Área de Control Interno, o quien haga sus veces.

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3.19. PROCEDIMIENTO: Método estandarizado para realizar tareas específicas o repetitivas, de conformidad con las políticas prescritas que buscan unificar los procesos. Conjunto de pasos, actividades o tareas lógicas y secuenciales que, en combinación con el talento humano, la infraestructura y la tecnología permite a la organización, agregar valor a los insumos y transformarlos en el producto o en el servicio deseado. 3.20. PROCESO: Conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado fin, el cual está plenamente documentado en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda y que interviene n directa o indirectamente en las actividades. 3.21 RESPONSABLE DIRECTO: Área o funcionario que tiene a su cargo la ejecución directa de las acciones de mejora inscritas en el Plan de Mejoramiento y el reporte del avance o cumplimiento de las mismas. 3.23 SEGUIMIENTO: Actividad que busca controlar el avance de las actividades o acciones de mejora inscritas en el Plan de Mejoramiento y se divide en: Seguimiento Directo y Monitoreo. Los responsables son definidos en el momento de la formulación del plan. 3.24. VIGENCIA FISCAL: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades del Estado Colombiano la vigencia fiscal es de un año; el cual se inicia el 1º de enero y termina el 31 de diciembre a las 12 de noche de cada año.

4. DOCUMENTACION LEGAL Y REGLAMENTARIA

ORIGEN CLASE TITULO DEL

DOCUMENTO Nº FECHA (dd/mm/aa) Nal. Dtal. Inter.

SHD

CN Constitución Política 209 y 269

X

Ley

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras

087 29/11/1993 X

99

disposiciones

Decreto

Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.

2145 1999 X

Decreto Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999.

2539 2000 X

Decreto

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno

1537 2001 X

Resolución

“Por la cual se establecen los parámetros que deben considerar los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal en la elaboración y presentación de los planes de mejoramiento a la Contraloría de Bogotá, D. C."

053 8/11/2001 X

Resolución reglamentaria

Por la cual se amplía por única vez el plazo para la presentación de planes de mejoramiento establecidos en la Resolución No. 053 de 2001, se unifica el formato de presentación y se integra el reporte de las acciones correctivas, en el instrumento planes de mejoramiento”.

023 17/07/2002 X

100

Decreto Por el cual se modifica el Artículo 20 del Decreto 2145 de 1999.

2756 2003 X

Resolución

"Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.”,

020 20/09/2006 X

Resolución reglamentaria

“Por la cual se establece el término para la presentación de la cuenta consolidada de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones” que establecen el contenido del avance del plan de mejoramiento que presentan periódicamente los sujetos de control.

016 10/07/2007 X

Resolución reglamentaria

”Por medio de la cual se establecen los parámetros que se deben considerar en la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriben los sujetos pasivos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C.”

021 09/11/2007 X

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5. FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS

PRESENTACIÓN CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CODIG

O Impreso Digital Mixto

Formato 1 Plan de Mejoramiento-Operacionalización XXX

Formato 2 Cronograma de Operacionalización de los Planes de Mejoramiento

XXX

Registro Formulación / Seguimiento Planes de Mejoramiento XXX

Registro Monitoreo Directo de Planes de Mejoramiento XXX

6. CONDICIONES GENERALES Se debe integrar a todos los actores que contemplan las acciones o actividades del Plan de Mejoramiento en el momento de su formulación como son: responsable directo, cogestores, responsables de seguimiento directo, responsables de monitoreo y áreas involucradas, buscando determinar la participación de cada uno de ellos y oficializar en forma escrita el compromiso de cada área según su función. Al Área de Control Interno, o quien haga sus veces, le corresponde establecer los mecanismos adecuados para la consolidación de los planes de mejoramiento suscritos por las dependencias de la Entidad y, de la misma forma, comunicar a todos los actores involucrados, oficializando así los compromisos y responsabilidades de cada uno. En el seguimiento debe participar cada uno de los actores señalados en el plan para refrendar los avances alcanzados. 7. RELACION DE EMPLEOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

CARGO COD. GRADO DEPENDENCIA

ASESOR 105 05 Despacho del Secretario

PROFESIONAL ESPECIALIZADO (2) 222 27 Despacho del Secretario

PROFESIONAL ESPECIALIZADO (1) 222 21 Despacho del Secretario

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8. DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de Formulación, Seguimiento y Monitoreo a Planes de Mejoramiento

103

9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Actividad 1. RECIBIR INFORME AUDITORIA O EVALUACIÓN: una vez elaborado el informe de Auditoria, bien sea por parte de la Contraloría Distrital o por el área de Control Interno, este debe ser presentado a quien le competa, es decir, a alguna de estas dos instancias para que posteriormente sea analizado. Actividad 2. ANÁLISIS DEL INFORME: En esta actividad se define si es necesaria la formulación de un Plan de Mejoramiento a partir de la evaluación o Auditoria realizada, en caso de que no se amerite la Formulación del Plan de Mejoramiento se le da fin al proceso; en caso de que si se amerite, se procede de dos formas diferentes: una, en caso de que la Auditoria la halla ejecutado la Contraloría Distrital es preciso remitirse al instructivo elaborado por este ente de control, el cual proporciona la metodología y los pasos a seguir para la Formulación del Plan de Mejoramiento; o en el caso de que la Auditoria la halla realizado el área de Control Interno es preciso dirigirse al instructivo diseñado por esta dependencia, el cual es igualmente una metodología para la Formulación, seguimiento y Monitoreo de Planes de Mejoramiento de forma interna (Ver anexo1.)

Actividad 3. REUNION: REVISIÓN PRELIMINAR / OBSERVACIONES: En esta actividad la revisión es realizada conjuntamente con el área responsable de la Formulación del Plan de Mejoramiento y el área de Control Interno y/o La Contraloría Distrital cuando corresponda o así se determine. En esta reunión se aclaran y se hacen observaciones determinando la elaboración definitiva del Plan de Mejoramiento o si es necesario replantearlo.

Una vez elaborado el Plan de mejoramiento definitivamente, este tiene que ser aprobado por el Asesor de Control Interno, en caso de que este documento no sea aprobado, se procede nuevamente a programar una reunión de revisión. Por el contrario, si no hay lugar a observaciones, el Asesor de Control Interno o quien haga sus veces /Contraloría Distrital designa a una persona responsable para realizar el seguimiento/monitoreo al Plan de Mejoramiento propuesto.

Actividad 4. ASIGNACION DE LA PERSONA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO/MONITOREO: esta actividad la realiza el asesor de Control Interno o quien haga sus veces. La persona designada debe tener pleno conocimiento del Plan de Mejoramiento y su cronograma de operacionali zación y de efectuar seguimiento semanal al mismo. También debe comunicar al Director o Jefe de Oficina, las deficiencias en su ejecución para coadyuvar a que se tomen los correctivos necesarios.

Actividad 6. SEGUIMIENTO/MONITOREO A PLANES DE MEJORAMIENTO: de acuerdo al cronograma que se haya elaborado y los plazos de vencimiento para la ejecución de una Acción de Mejora, el funcionario responsable del seguimiento

104

directo realizará visitas, de acuerdo a la metodología establecida por el instructivo según sea el caso, es decir, los plazos difieren en caso de que el seguimiento/monitoreo lo realice la Contraloría o el área de Control Interno, con el fin de evaluar y/o confirmar el avance en el cumplimiento de la meta propuesta, dejando constancia o evidencia a través de ciertos formatos destinados a la consignación de: datos básicos de la Acción de Mejora, los resultados obtenidos y la relación de los documentos y/o soportes que se tuvieron en cuenta para determinar el cumplimiento. En la misma forma deben quedar consignadas, si es del caso, las acciones y/o compromisos para el cumplimiento de la Acción de Mejora, sin embargo para ampliar este procedimiento es preciso remitirse al anexo 1.

De esta manera se establece el porcentaje de cumplimiento de las acciones de mejora propuestas, determinando si hay total cumplimiento o no del Plan de Mejoramiento, en caso de que la decisión sea negativa, se sigue haciendo el seguimiento/monitoreo a las actividades; Actividad 7. CIERRE INFORME DE SEGUIMIENTO/MONITOREO A PLAN DE MEJORAMIENTO: en caso de que se halla dado total cumplimiento de las actividades propuestas se presenta un informe de cierre al seguimiento/monitoreo del Plan de Mejoramiento y la forma en que se les dio cumplimiento. 10. RIESGOS Y CONTROLES IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES POR CAUSA CRÍTICA

RIESGO: ESCENARIO DE RIESGO: CAUSA CRÍTICA:

TIPO

PREVENTIVOS DETECTIVOS CORRECTIVOS

Descripción Corta

Descripción Detallada

Clase

Dónde (localización)

Cuándo Actúa

Responsable de Implantación

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

105

Responsable de Ejecución

Responsable de supervisión

Asesor de Control Interno o quien haga sus veces.

Secretario Distrital de Hacienda o su delegado.

11. RELACION DE TIEMPOS

TIEMPO POR ACTIVIDAD Y/O PRODUCTO Ley Institucional

(Lineamientos internos)

12. RESUMEN DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

0 N.A.

106

CONCLUSIONES El área de Control Interno en los últimos años ha venido ejerciendo sus funciones con el apoyo de un grupo de profesionales comisionados de la Dirección Distrial de Impuestos, lo que lleva a afirmar que formalmente la estructura administrativa del área de Control Interno no se encuentra debidamente constituida, es decir en el Manual de Funciones de la SDH no se han establecido funciones de Control Interno para estas personas, esta situación implica que las responsabilidades recaen directamente sobre el asesor de esta área. Resulta necesario para el área de Control Interno y teniendo en cuenta la situación anteriormente descrita, contar con un documento en el que reposen aquellos instrumentos que son utilizados para el ejercicio del Control Interno en la SDH tales como metodologías, procedimientos, instructivos y formatos y que de forma tangible unifique la información y oriente las actividades de ésta área, constituyéndose un material de apoyo y orientación teórica y práctica para los funcionarios que en un futuro lleguen a ocupar algún cargo en el área de Control Interno y/o para las personas que actualmente se desempeñan en ésta área Los procedimientos que se diseñaron para en el área de Control Interno se elaboraron a partir de una investigación normativa y práctica, lo que llevo a obtener un visión mucho más amplia frente a la gran responsabilidad, compromiso e incidencia que significa desempeñar el rol que tiene ésta área en una entidad pública y aún más aún en la Secretaria de Hacienda quien es la entidad que maneja las finanzas distritales. Para la elaboración del Manual de Funciones de las personas que se desempeñan en el área de Control Interno se hizo necesario aplicar una encuesta a los mismos funcionarios de ésta área, proporcionado información de su organización estructural logrando establecer un organigrama para el área discrimando por las dependencias a cargo de cada funcionario.

107

RECOMENDACIONES

El contenido de esta práctica administrativa, especialmente lo referente a la definición de los procedimientos, es un insumo para que se elabore el Manual de Procedimientos del área de Control Interno, lo cual significa un acercamiento a la consolidación estructural de ésta área dentro de la SDH y para que de la misma forma, se continúe realizando una gestión oportuna, transparente y satisfactoria.

Es importante que la información contenida en éste trabajo, se encuentre disponible para cualquier persona y/o funcionario que así lo requiera, constituyéndose en un documento que orienta el funcionamiento del área de Control Interno, en cumplimiento del principio de publicidad al que hace referencia la Constitución política de Colombia como un aspecto transversal a la Función Pública.

Se recomienda, una vez constituida formalmente ésta área como una oficina, tener en cuenta las funciones que se establecieron para los funcionarios del área de Control Interno, ya que representan un elemento de avance, bien sea para la creación de los cargos de ésta área en el caso de un traslado de los funcionarios y/o para la definición o redistribución de responsabilidades y cargas de trabajo, ya que esta situación representa inestabilidad en el ejercicio de las funciones y actividades del área. Se recomienda que los procedimientos diseñados, es decir, el de Auditoria Interna y el referente a Planes de Mejoramiento, sean tramitados ante el área Asesora de Planeación de la SDH, realizando la caracterización de estos procedimientos según los parámetros establecidos para que posteriormente sean aprobados y publicados por la entidad.

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GLOSARIO

Auditoria: Herramienta de la administración que se cumplen los objetivos, las normas, las políticas y los procedimientos. Metodología que recoge y analiza la evidencia y consistencia de la información de una organización. Actividades: Son las acciones o etapas indispensables y claves que agregan valor al producto o servicio final y que requieren contar con controles efectivos. Administración del Riesgo: Desarrolla una disciplina y un ambiente de decisiones y acciones preventivas para valorar lo que puede fallar, determinar cuáles riesgos son importantes enfrentar e implementar estrategias para minimizarlos, compartirlos o asumirlos. Autocontrol: Capacidad de todo servidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones en la entidad. Autogestión: Capacidad institucional de la entidad publica para reglamentar los asuntos que son propios de su función administrativa. Autorregulación: Capacidad de la entidad publica para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol, con el fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función pública. Causa: Hechos o circunstancias que pueden generar un riesgo. Su identificación es Importante dentro de la evaluación del riesgo, ya que los controles se establecen sobre las causas que lo originan ya sea para reducirlas o eliminarlas. Las causas del riesgo pueden estar asociadas a 4 aspectos: información, comportamiento, tecnología y organizacional. Sin olvidar que pueden tener su origen en factores internos o externos. Control: Es toda acción o instrumento que tiende a minimizar los riesgos. Significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas Control existente: Es el control que el procedimiento tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Cuenta: Se entiende por cuenta la información que deben presentar a la Contraloría General de la República los respectivos responsables, sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión, que hayan

109

realizado en la administración, manejo y rendimientos de los fondos, bienes o recursos públicos. Diagrama de Flujo: Representaciones gráficas de las operaciones mediante el empleo de símbolos que debidamente ordenadas representan el flujo de la información de las diferentes opresiones. Evaluación: Análisis de un hecho, proceso y/o proyecto, con el fin de determinar su correcto funcionamiento y el cumplimiento de los objetivos establecidos; permitirá el establecimiento de recomendaciones y, de ser necesario, la implementación de acciones de mejora. Función: Deber o responsabilidad asignado a cada parte del sistema para desarrollar las atribuciones y alcanzar los objetivos. Gestión: Proceso que articula estratégicamente las acciones de una organización a su misión y objetivos, de acuerdo a las prioridades, con el propósito de garantizar la mayor coincidencia ent re las decisiones. Hallazgo: comparación entre el criterio y la condición. El criterio es el deber ser de la organización, se constituye en la normas aplicables contra las cuales debe evaluarse las prácticas administrativas y los sistemas de control e información. La condición es la actual, es el ser organizacional, es lo que es encontrado por el auditor con respecto a una operación, procesos o actividad. Un hallazgo negativo es cuando el auditor identifica la diferencia entre el criterio y la condición. Es una debilidad existente. Algo que necesita ser mejorado. Evidenciar hechos o situaciones irregulares o acciones i9rregulares que requieren una acción correctiva. Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Informar: La acción de comunicar a la Contraloría General de la República, sobre la gestión fiscal desarrollada con los fondos, bienes o recursos públicos y sus resultados. Mapa de riesgos: Herramienta metodológica mediante la cual se identifica ordenada y sistemáticamente un conjunto de las causas que pueden dar origen a riesgos, se prevén sus posibles consecuencias y se planean los controles para minimizar la ocurrencia de los mismos. Método cualitativo de análisis de riesgos: Utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de

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ocurrencia de los riesgos, otorgándoles un nivel ya se trate de probabilidad, impacto o la relación entre las dos de: Alto, medio o bajo. Método cuantitativo de análisis de riesgos: Contempla valores numéricos. Utilizan la estadística como herramienta básica, incorporando la evaluación financiera. Determina probabilidades de ocurrencia y el costo o costos involucrados en cada siniestro. Nivel de riesgo: Procedimiento que consiste, en confrontar la probabilidad y el impacto con los controles existentes Probabilidad: La posibilidad de ocurrencia del riesgo que puede ser medido con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca. Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Responsables: son las personas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Rendición de cuenta. Es la acción, como deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Responder: aquella obligación que tiene todo funcionario público y particular que administre o maneje fondos, bienes o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal. Seguimiento : Recolección regular y sistemática de información sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación de actividades de control de riesgos. Sistema de Gestión de Calidad (SGC): El Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta de mejoramiento de las organizaciones basado en los procesos, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización y sus interacciones se denomina "Enfoque basado en procesos" utilizando como marco la metodología de gestión PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).

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BIBLIOGRAFIA

Decreto 1599 de 2001, por le cual se establece el Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado Colombiano , Congreso de la República. Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, 1993, Congreso de la República. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Compilación actualizada y complementada de Conceptos sobre Control Interno a Junio 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado, 2001. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Guía Administración del Riesgo, 2004. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Guía de Análisis de Cargas de Trabajo en las entidades Públicas, 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Guía para la Racionalización Tramites, procesos y procedimientos, 2002. GRANDA Rubén Darío. Control Interno Sectores Público y Privado. 2006. NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. NTGCP 1000:2004 SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA, Instructivo Administración del Riesgo. SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA, Resolución 209, por la cual se adopta el Método Estándar de Control Interno, 2005.

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ANEXOS

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ANEXO A: METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO A PLANES DE MEJORAMIENTO (MAYO DE 2006).

PRESENTACIÓN

Desde la expedición de la Carta Política de 1991, el desarrollo de la gestión pública ha tenido un importante giro, en cuanto a la proyección que debe dársele a las entidades y a la importancia de ser eficientes, eficaces y efectivas en el logro de los objetivos que deben cumplir.

Para hacerlo es necesario vincular recursos, actividades y demás componentes, siendo el recurso más importante de cualquier entidad: el recurso humano. Así se materializa la gestión, pues los manuales, planes, proyectos, procesos y procedimientos no se ejecutan por sí solos, o con el simple hecho de formularse; se requiere de la acción del ser humano.

La metodología que aquí se propone, no es otra cosa que un medio o un instrumento para que los servidores públicos de la Secretaría de Hacienda, a cuyo cargo está lo atinente a los Planes de Mejoramiento, tengan una directriz que permita unificar criterios respecto a cómo construir un Plan de Mejoramiento, cómo hacerle seguimiento y cómo monitorearlo, dentro del esquema del Sistema de Gestión de la Calidad y del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).

El Área de Control Interno de la Secretaría de Hacienda Distrital, tiene asignada, como función, el monitoreo de los Planes de Mejoramiento de la Entidad, que se suscriban con la Contraloría Distrital para cada vigencia fiscal.

El monitoreo que realice el Área de Control Interno, determina el grado de cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento, teniendo como sustento o soporte el examen de las metas cuyos plazos hayan sido determinados por cada una de las dependencias involucradas, al tiempo que establece el grado de compromiso de la Administración de la Entidad. Como valor agregado, le permite conocer a la Secretaría de Hacienda, previo a una Auditoria, el resultado de una evaluación objetiva e independiente en relación con el grado de cumplimiento y avance de cada uno de los Planes de Mejoramiento suscritos.

114

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE FORMULACIÓN, ESTUDIO Y PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

MARCO GENERAL

En esta instancia del proceso, se establecen los parámetros de definición, contenido y elaboración del Plan de Mejoramiento, el cual se realiza, en particular, acorde con lo dispuesto en la Resolución No. 53 de 2001, y la Resolución Reglamentaria No. 23 de 2002, proferidas por la Contraloría Distrital, y demás normas que las modifiquen o adicionen. (Formato 1)

El Plan de Mejoramiento ha de entenderse como un instrumento que se enmarca dentro de la Teoría del Mejoramiento Continuo, la cual le permite a la Secretaría de Hacienda Distrital, en un período o lapso de tiempo determinado, mejorar incrementalmente su funcionalidad y alcanzar altos estándares de calidad en los productos, bienes o servicios que entrega a sus usuarios.

FORMULACIÓN

Los Directores y/o Jefes de Oficina con pleno conocimiento de los hallazgos establecidos en el informe final de auditoria de la Contraloría Distrital, y que tienen relación directa o indirectamente con su área, deberán efectuar el estudio de los problemas que se están presentando de forma integral.

Para lo anterior, los Directores y/o Jefes de Oficina darán instrucciones precisas al responsable del seguimiento directo y de los reportes internos de avance del Plan de Mejoramiento, para cumplir las siguientes tareas, en un término no mayor a 5 días calendario, una vez comunicado el informe de auditoria de la Contraloría Distrital por parte del Área de Control Interno:

1. Conocer el informe de auditoria emitido por la Contraloría Distrital, o por el Área de Control Interno, y determinar qué temas o aspectos de la gestión se relacionan o afectan particularmente el área de desempeño.

2. Recavar la información que sea pertinente y documentar el tema observado.

3. Determinar el área y/o dependencias que deba(n) involucrarse, o que pueda(n) ser parte tanto del problema como de la solución. En los eventos en que sea necesario, de deberá concertar por escrito con las otras áreas o dependencias su participación o compromiso en la ejecución de las actividades.

4. Definir qué procesos y/o procedimientos de cada una de las dependencias, están involucrados con la situación problema.

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5. Analizar y establecer, mediante una metodología de causa – efecto, los hechos o actuaciones que generaron o pudieron haber generado la observación, así como las acciones o gestión a adelantar y que tengan como objetivo principal eliminar o minimizar al máximo las causas, procurando que al ejecutarse las acciones propuestas se resuelva la inconformidad o se retorne a una situación de normalidad o de cumplimiento de una norma o procedimiento.

6. Formular el Plan de Mejoramiento que busque solucionar el aspecto de la gestión que afecta el área de desempeño. Formato 1 y Anexo Formulación.

7. Definir el Cronograma de Operacionalización del Plan de Mejoramiento

8. Presentar para estudio y aprobación, por parte del Director o Jefe de Oficina respectivo, el Plan de Mejoramiento formulado.

9. Remitir al Área de Control Interno el Plan de Mejoramiento aprobado, junto con el respectivo Cronograma de Operacionalización

10. Máximo al séptimo día hábil de haber sido comunicado el Informe de la Contraloría Distrital y atender la reunión de concertación y/o aclaración que le formule el Área de Control Interno, en caso de requerirse.

ESTUDIO

El Plan de Mejoramiento y el Cronograma de Operacionalización, así formulados y aprobados por el Director o Jefe de Oficina respectiva, se deben remitir al Área de Control Interno de la Entidad, para que allí se evalúe, entre otros aspectos, la pertinencia de las acciones propuestas, el tiempo programado para su cumplimiento y los recursos que se emplearán para su ejecución. El Área de Control Interno tendrá un término de dos (2) días hábiles para realizar el estudio y manifestar su aceptación o formular observaciones al Plan de Mejoramiento propuesto. En caso que le sean formuladas observaciones al Plan de Mejoramiento, el Área de Control Interno, dentro del día hábil siguiente, programará una reunión con las áreas o dependencias involucradas para aclarar y/o explicar las razones que fundamentan las observaciones. Una vez surtido este trámite, el área o dependencia responsable del Plan de Mejoramiento dispondrá de un (1) día hábil para efectuar las correcciones y presentarlo nuevamente al Área de Control Interno para el trámite respectivo.

PRESENTACIÓN

Una vez presentado y/o ajustado el contenido del Plan de Mejoramiento por el área responsable, lo refrendará el Director o Jefe de Oficina y se efectuará presentación al Secretario de Hacienda, para su aval final y refrendación.

Surtido ese trámite, el Área de Control Interno lo remitirá a la Contraloría Distrital para su aceptación. La remisión debe ser dentro del tiempo legal.

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OBJECIÓN Y REENVÍO

Si por alguna razón el ente de control objetara el Plan de Mejoramiento diseñado y presentado a su consideración, el Área de Control Interno, una vez recibido, estudiará las observaciones y, de ser necesario, comunicará a las áreas responsables, para el respectivo ajuste dentro de los tres (3) días calendario siguientes a su comunicación y se efectuarán los mismos pasos de la Presentación para su reenvío. La remisión debe ser dentro del tiempo legal.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

MARCO GENERAL

La metodología de seguimiento y monitoreo busca identificar el nivel de gestión de cada dependencia, examinando la capacidad de ésta de moverse en el tiempo y alcanzar los resultados que se ha propuesto, mediante un sistema gerencial que integra el direccionamiento estratégico o mirada de largo plazo de la Entidad, la gerencia de sus procesos y la gerencia de la cultura institucional.

El informe que realiza el Área de Control Interno será analizado a la luz del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar correctivamente), el cual permite observar el desarrollo de los planes, desde su formulación, ejecución, seguimiento y monitoreo, hasta el establecimiento de acciones correctivas a partir de éste última.

Aplicando la metodología de seguimiento y monitoreo descrita a continuación, se busca determinar la integralidad y consistencia de la gestión y la forma en que son gerenciados los procesos claves de la dependencia, que inciden directamente sobre los resultados esperados y alcanzados, e, igualmente, valorar la dinámica de mejoramiento institucional. Esto permite lograr un mejoramiento continuo, como requisito para alcanzar sus metas y responder a un entorno que puede resultar cambiante, incierto y difícil pero que, a pesar de ello, insinúa y abre múltiples oportunidades para la dependencia. La gestión integral facilita la obtención de resultados positivos.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.

Cuando el cogestor es diferente al área responsable de ejecución.

1. De la ejecución Directa del Plan de Mejoramiento. Son los funcionarios y contratistas del área designados por el Director o Jefe de Oficina, que tienen la obligación de llevar a cabo las actividades que hacen parte de las acciones de

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mejora. (Éstos serán responsables del 40% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

2. De la cogestión al plan de mejoramiento. Son los funcionarios y Director y/o Jefe de Oficina que apoyan las actividades o acciones que ejecutan los responsables directos del Plan. (Éstos serán responsables del 30% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento. De este porcentaje el Director o Jefe de Oficina será responsable del 10%)

3. Del Seguimiento Directo del Plan de Mejoramiento. Es el funcionario designado por el Director o Jefe de Oficina, el cual debe tener pleno conocimiento del Plan de Mejoramiento y su cronograma de operacionalización y de efectuar seguimiento semanal al mismo. También debe comunicar al Director o Jefe de Oficina, las deficiencias en su ejecución para coadyuvar a que se tomen los correctivos necesarios. Trimestralmente alimentará el aplicativo de Avance del Plan de Mejoramiento y llevará un archivo de soporte documental de las acciones y actividades de mejora cumplidas. (Éste será responsable del 15% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

4. Del Director o Jefe de Oficina. Conocerá los informes del responsable directo del seguimiento y del Asesor de Control Interno sobre el Plan de Mejoramiento y tomará las diferentes determinaciones para posibilitar su cumplimiento. Se apoyará en el funcionario que efectúa el seguimiento directo al Plan de Mejoramiento. (Éste Será responsable del 10% del cumplimiento del plan de mejoramiento)

5. Del Monitoreo del Plan de Mejoramiento. Es el funcionario designado por el Asesor de Control Interno, el cual debe tener pleno conocimiento del Plan de Mejoramiento y su Cronograma de Operacionalización, quien debe efectuar monitoreo al mismo quincenalmente. De acuerdo a su trabajo señalará la alerta temprana en que se encuentra el Plan de Mejoramiento y lo comunicará al Asesor de Control Interno para lo de su competencia. (Éste será responsable del 5% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

Cuando el cogestor es del área responsable de la ejecución.

1. De la ejecución Directa del Plan de Mejoramiento. Son los funcionarios y contratistas del área designados por el Director o Jefe de Oficina, que tienen la obligación de llevar a cabo las actividades que hacen parte de las acciones de mejora. (Éstos serán responsables del 40% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

2. De la cogestión al plan de mejoramiento. Son los funcionarios y/o Subdirector o Jefe que apoya las actividades o acciones que ejecutan los responsables directos del Plan. (Éstos serán responsables del 30% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento. De este porcentaje, el Subdirector o Jefe será responsable del 10%)

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3. Del Seguimiento Directo del Plan de Mejoramiento. Es el funcionario designado por el Director o Jefe de Oficina, el cual debe tener pleno conocimiento del Plan de Mejoramiento y del Cronograma de Operacionalización, así como de efectuar seguimiento semanal al mismo. También debe comunicar al Director o Jefe de Oficina, las deficiencias en su ejecución para coadyuvar a que se tomen los correctivos necesarios. Trimestralmente alimentará el aplicativo de Avance del Plan de Mejoramiento y llevará un archivo de soporte documental de las acciones y actividades de mejora cumplidas. (Éste será responsable del 15% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

4. Del Director o Jefe de Oficina. Conocerá los informes del responsable directo del seguimiento y del Asesor de Control Interno y tomará las diferentes determinaciones para posibilitar su cumplimiento. Se apoyará en el funcionario que efectúa el seguimiento directo al plan de mejoramiento. (Éste Será responsable del 10% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

5. Del Monitoreo del Plan de Mejoramiento. Es el funcionario designado por el Asesor de Control Interno, el cual debe tener pleno conocimiento del Plan de Mejoramiento y del Cronograma de Operacionalización, así como de efectuar monitoreo quincenal al mismo. De acuerdo a su trabajo señalará la alerta temprana en que se encuentra el Plan de Mejoramiento y comunicará al Asesor de Control Interno para lo de su competencia. (Éste será responsable del 5% del cumplimiento del Plan de Mejoramiento)

ESCALA DE VALORACIÓN Y ALERTAS TEMPRANAS

Para el monitoreo del Plan de Mejoramiento, el Área de Control Interno tendrá en cuenta la siguiente escala de valoración para determinar las alertas tempranas:

SEÑAL DE ALERTA LOGRO

Verde 80% - 100%

Amarillo 50% - 79%

Rojo 0% - 49%

Escalamiento de las alertas

El Área de Control Interno procederá a escalar las señales de alerta de acuerdo con el siguiente criterio:

Verde: Las actividades o acciones de mejora tienen un nivel de logro alto (80% a 100%), el cronograma se está cumpliendo acorde con lo previsto y no se requiere ning una acción adicional.

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Amarillo: Las actividades o acciones de mejora tienen un nivel de logro medio (50% a 79%), hay deficiencias en el cumplimiento previsto en el cronograma y se tiene el riesgo de incumplir con lo previsto en la meta.

Rojo: Las actividades o acciones de mejora tienen un nivel de logro bajo (menos del 50%), se está incumpliendo con lo previsto en el cronograma y el riesgo de no concluir en los tiempos establecidos con el Plan de Mejoramiento ante la Contraloría, es alto. Una evaluación que señale este tipo de alerta implica la ejecución de acciones inmediatas.

METODOLOGÍA DE OPERACIONALIZACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Una vez se haya aceptado el Plan de Mejoramiento por parte de la Contraloría Distrital, el Área de Control Interno procederá a comunicar a las áreas respectivas la situación expresa, con el fin de dar inicio a las siguientes dos (2) fases.

1. Seguimiento directo

De acuerdo al cronograma que se haya elaborado y los plazos de vencimiento para la ejecución de una Acción de Mejora, el funcionario responsable del seguimiento directo realizará visita semanal para evaluar y/o confirmar el avance en el cumplimiento de la meta propuesta. De tal hecho se dejará constancia o evidencia mediante Formato 3 – Anexo Formulación / Seguimiento Planes de Mejoramiento, el cual contendrá los datos básicos de la Acción de Mejora, los resultados obtenidos y la relación de los documentos y/o soportes que se tuvieron en cuenta para determinar el cumplimiento. En la misma forma deben quedar consignadas, si es del caso, las acciones y/o compromisos para el cumplimiento de la Acción de Mejora.

Si existe incumplimiento al Plan de Mejoramiento, el funcionario responsable del seguimiento directo, debe comunicar al Director o Jefe de Oficina, dentro de los dos (2) días siguientes de haberse efectuado el seguimiento, para que en reunión se busquen las soluciones respectivas que conlleven al cumplimiento sin más retrasos del Plan de Mejoramiento. De esta actividad se levantará un acta, la cual será el soporte para ajustar el Cronograma de Operacionalización.

2. Monitoreo

De acuerdo al cronograma que se haya elaborado y los plazos de vencimiento para la ejecución de una Acción de Mejora, el funcionario responsable del monitoreo realizará visita quincenal para evaluar y/o confirmar el avance en el cumplimiento de la meta propuesta. De tal hecho se dejará constancia o evidencia mediante Formato 4 - Monitoreo a Planes de Mejoramiento, el cual contendrá los datos básicos de la Acción de Mejora, los resultados obtenidos y la relación de los documentos y/o soportes que se tuvieron en cuenta para determinar el estado de

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cumplimiento. En la misma forma deben quedar consignadas, si es del caso, las acciones y/o compromisos que se adquirieron para el cumplimiento de la Acción de Mejora.

El funcionario responsable del monitoreo debe comunicar al Asesor de Control Interno, al día siguiente de haber efectuado el mismo, el estado de alerta en el cual se encuentra el Plan de Mejoramiento.

Si el cumplimiento del Plan de Mejoramiento está calificado en estado de alerta Verde, el Asesor de Control Interno enviará una comunicación al Director o Jefe de Oficina respectivo, reconociendo el hecho.

Si se califica en estado de alerta Amarilla, el Asesor de Control Interno enviará una comunicación al Director o Jefe de Oficina respectivo, señalando el hecho y programando reunión de carácter urgente para tratar el tema y buscar recomponer y/o ajustar el cronograma, con miras a cumplir con los compromisos del plan. A esta reunión asistirán: el Director o Jefe de Oficina del área, el Asesor de Control Interno, el responsable de la ejecución del plan, el responsable del monitoreo, el responsable del seguimiento y el (los) cogestor(es) ó área de apoyo, si lo(s) hubiere. De esta reunión se levantará Ayuda de Memoria, con los compromisos adquiridos, los cuales serán obligación para las partes y permitirán ajustar el cronograma inicial.

Si se califica en estado de alerta Roja, el Asesor de Control Interno enviará una comunicación al Secretario de Hacienda Distrital y al Director o Jefe de Oficina, señalando el hecho y programando reunión de carácter urgente para tratar el tema y buscar recomponer y ajustar el cronograma, con miras a cumplir con los compromisos del plan. A esta reunión asistirán: el Secretario de Hacienda, el Director o Jefe de Oficina del área, el Asesor de Control Interno, el responsable de la ejecución del plan, el responsable del monitoreo, el responsable del seguimiento y el (los) cogestor(es) ó área(s) de apoyo, si la(s) hubiere. De esta reunión se levantará Ayuda de Memoria, con los compromisos adquiridos, los cuales serán obligación para las partes y permitirán ajustar el cronograma inicial.

Este reporte busca informar a la Alta Dirección, mediante alertas tempranas, sobre el estado o nivel de cumplimiento del Plan de Mejoramiento, de manera integral y objetiva, para que se puedan tomar las acciones necesarias, antes de llegar a requerir una Solicitud de Prórroga.

SOLICITUD DE PRÓRROGA

La Solicitud de Prórroga para extender en el tiempo el cumplimiento de una Acción de Mejora, en un Plan de Mejoramiento, se tramitará por excepción. Para el efecto, la solicitud deberá ser formulada por escrito ante el Asesor de Control Interno, debidamente sustentada y motivada, con un mínimo de 15 días calendario de antelación a la fecha de su vencimiento; para que ésta emita concepto previo sobre la viabilidad de la misma.

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Para el efecto y existiendo causa de fuerza mayor o caso fortuito, el Área de Control Interno evaluará las circunstancias que rodean la solicitud, para lo cual podrá solicitar las explicaciones y/o aclaraciones que considere pertinentes. Una vez se tenga plena evidencia que procede y que es viable la solicitud de prórroga, el Área de Control Interno elaborará y llevará al Despacho del Secretario de Hacienda Distrital, para su estudio y aprobación, la solicitud de prórroga, la cual, luego de ser refrendada, procederá a radicarla ante el ente de control.

Una vez se reciba la respuesta de aceptación o no por parte de la Contraloría Distrital, sobre la solicitud de prórroga, el Área de Control Interno comunicará a la dependencia solicitante el resultado de la gestión y se procederá a modificar lo pertinente en el Plan de Mejoramiento previsto, si así se requiere, acorde con la nueva situación.

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ANEXO B: INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1. 1. ANTECEDENTES Considerando la importancia de apoyar la estrategia de modernización del Estado, en especial la relacionada con el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Secretaría de Hacienda, así como la necesidad de definir y aplicar políticas para la Administración de Riesgos, a continuación se enuncia el marco legal y documental orientado a la identificación, análisis y valoración de riesgos, que debe ser el fundamento para definir y aplicar procedimientos específicos para el manejo de los riesgos inherentes a la naturaleza de la Entidad y de los servicios que presta. 1.1. Ley 87 de 1993. En su artículo 2o. define como objetivos del Sistema de Control Interno: "Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten" y "Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos". 1.2. Decreto 1537 de 2001. Determina en el artículo 4o. como responsabilidad de las entidades el "definir y aplicar procedimientos para la identificación y análisis de los riesgos como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno de las entidades". 1.3. Resolución 048 de 2004 emitida por la Contaduría General de la Nación, establece en el artículo 6º. Como objetivo estratégico del Sistema de Control Interno "administrar los riesgos contables de la entidad, identificándolos y evaluándolos, a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable, logrando así los objetivos de información financiera, económica y social previstos por la entidad”. 1.4. Guía Gerencial Riesgos de Corrupción, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que presenta aspectos importantes a tener en cuenta para conocer el "grado de vulnerabilidad y los riesgos de corrupción a los que pueden verse abocadas las entidades". 1.5. Guía Preliminar de "Administración del Riesgo" emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

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OBJETIVOS 2.1. GENERAL Brindar directrices que faciliten a las dependencias de la Secretaría de Hacienda, la definición y aplicación de procedimientos orientados a identificar, analizar y valorar los riesgos, así como emprender acciones estratégicas conducentes a prevenir y minimizar las causas de riesgos, a través del diseño e implementación de controles efecti vos, que le permitan prestar un servicio con calidad y eficiencia y por ende un fortalecimiento del Sistema de Control Interno. 2.2. ESPECÍFICOS Proveer métodos, procedimientos y criterios para impulsar el mejoramiento de la cultura de control en las dependencias de la Secretaría de Hacienda Distrital Apoyar la implantación o mejoramiento de procesos orientados a la Administración del Riesgo Ser coherente con la aplicación de las acciones preventivas contempladas en el Sistema de Gestión de Calidad. LA ADMISNITRACIÓN DEL RIESGO La Administración del Riesgo es un proceso que se debe diseñar y estructurar en todas y cada una de las dependencias que integran la Entidad, orientado a garantizar el logro de los objetivos institucionales. La administración de riesgos desarrolla una disciplina y un ambiente de decisiones y acciones preventivas para valorar lo que puede fallar, determinar cuáles riesgos son importantes enfrentar e implementar estrategias para minimizarlos. El enfoque de la administración de riesgos se hará de manera preventiva, lo cual implica que se cuente con un proceso formalizado y documentado para su gestión acorde con lo contemplado en el Sistema de Gestión de Calidad. Para desarrollar e implementar este proceso, se han considerado seis (6) fases que deben ser aplicadas en cada una de las dependencias: • Actividades Preliminares • Identificación de riesgos, causas vs. controles • Análisis del riesgo • Acciones de control - Plan de manejo del riesgo • Documentación de la administración de riesgos • Monitoreo y evaluación

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3.1. ACTIVIDADES PRELIMINARES Como factor clave de éxito del proceso de Administración de Riesgos se requiere el compromiso de todos los funcionarios, en especial de los Jefes de cada una de las distintas dependencias de las Entidad para promover la cultura de identificación y prevención de riesgos y su importancia para el logro de los objetivos institucionales, al ser ellos los responsables de la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno en sus respectivas áreas. La identificación y análisis del riesgo deben ser un proceso permanente, participativo e inherente a los procesos. Es necesario identificar y evaluar los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza e implementar acciones efectivas, representadas en controles que contribuyen al logro de los objetivos institucionales. Para el desarrollo de este proceso de administración de riesgos, se emprenderán las siguientes actividades, por Dirección u Oficina Asesora: • Conformar el equipo de trabajo, con los funcionarios que participan en la ejecución de los procedimientos. • Leer el instructivo establecido para la administración de riesgos. • Solicitar al Área de Control Interno, la capacitación en Administración de Riesgos • Asistir al Taller de capacitación en Administración de riesgos con el Área de Control Interno, según programación, seleccionando las actividades claves de uno de los procedimientos certificados bajo el Sistema de Gestión de Calidad o que se encuentre en proceso de ser certificado. 3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS, CAUSAS, Vs CONTROLES Para iniciar esta etapa es necesario afianzar los conceptos de actividad clave, riesgo, causa y control para una unificación de criterios, así:

ACTIVIDAD RIESGO CAUSA CONTROLES EXISTENTES

Son las acciones o etapas

indispensables y claves que

agregan valor al producto o servicio final y que

Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo

Hechos o circunstancias que pueden generar riesgo

controles efectivos Acciones o instrumentos que se establecen para proteger y asegurar la efectividad del

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Se identificarán los riesgos asociados a las actividades claves, las causas del riesgo v/s controles existentes. Las causas es una de las partes más importantes del proceso de la evaluación del riesgo, porque los controles se establecen para actuar sobre ellas, bien sea para reducirlas ó para elimina rlas. Los controles existentes asociados a las actividades deben estar plenamente identificados en el procedimiento reglamentado bajo la metodología del Sistema de Calidad. El Producto de esta etapa: identificar las actividades claves, riesgo, causas y controles existentes asociados a las causas. 3.3. ANÁLISIS DEL RIESGO El objetivo de esta etapa es determinar cuáles son los riesgos más importantes, es decir, cuáles afectan en mayor medida el desarrollo de los procedimientos y/o la efectividad del producto o servicio. Para ello se evaluará la información obtenida en la etapa de identificación. Comprende la valoración y determinación del nivel del riesgo. VALORACIÓN Existen variadas técnicas cualitativas y cuantitativas para valorar riesgos que pueden aplicarse. A continuación se exponen algunos conceptos que servirán de fundamento para el desarrollo de esta fase: Probabilidad de un riesgo. Posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca. De acuerdo con la escala de medición utilizada puede ser: Alta, Media o Baja. Impacto de un riesgo. Consecuencias para la organización ocasionadas por la materialización del riesgo. Se puede clasificar como Alto, Medio o Bajo. En términos generales, para la valoración de los riesgos en la Entidad, se utilizará un análisis cualitativo (alta, media, baja) de acuerdo a la experiencia y al conocimiento de los funcionarios que participan en los procedimientos.

requieren contar con

y el cumplimiento de los procedimientos

producto o servicio final.

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Lo anterior no obsta para que las dependencias puedan realizar un análisis cuantitativo que contemple el valor numérico estadístico; la calidad depende de la confiabilidad y exactitud de las cifras utilizadas. El Producto de esta etapa: es definir cuáles afectan en mayor medida el desarrollo de los procedimientos teniendo en cuenta su impacto y la probabilidad de ocurrencia. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGOS En esta etapa se debe determinar el nivel de riesgo, procedimiento que consiste, en confrontar la probabilidad y el impacto con los controles existentes. El nivel de riesgo puede ser determinado como: ALTO, MEDIO O BAJO. De acuerdo a la anterior valoración se establecerá el nivel de riesgo teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Alto: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la Entidad y es muy factible que se presente, debido a la inexistencia de controles o del diseño poco efectivo de los mismos. Medio: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media, debido a que los controles no son suficientes ni totalmente eficaces. Bajo: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja, es difícil que el hecho se presente ya que existen controles suficientes, apropiados y efectivos.

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Una vez analizado el nivel de los riesgos se debe hacer una priorización de los mismos, determinando cuáles necesitan tratamiento inmediato. Los riesgos que requieren administración son aquellos con nivel alto y medio. A los riesgos valorados como de nivel alto y medio, se les elaborará el plan de manejo respectivo, lo cual será la fuente de información para el levantamiento de las acciones preventivas de que trata el procedimiento 08-P02. El Producto de esta etapa: contar con los riesgos catalogados como de nivel alto y medio. 3.4. ACCIONES DE CONTROL - PLAN DE MANEJO – El plan implica la identificación de las acciones de control, que es un paso fundamental en el sistema de administración de riesgos. Convierte la información sobre un riesgo en decisiones y acciones que permiten evitar, minimizar o neutralizar la ocurrencia del riesgo. En la definición de acciones de control es importante analizar dos factores: el nivel de riesgo y el costo de implementación de cada acción frente al beneficio de la misma. Las acciones de control que se determinen deben ser parte inherente de los procedimientos y es necesario su incorporación y documentación bajo el Sistema de Gestión de Calidad, de tal manera que facilite la aplicación del autocontrol y la autoevaluación por parte de los responsables de su ejecución, así como su mejoramiento permanente. Por último, es preciso manifestar que la implementación exitosa de actividades de control en todas y cada una de las dependencias debe involucrar tres pasos: (1) comunicarlas a los responsables, (2) hacerlas cumplir de manera consistente y (3) evaluar su efectividad periódicamente. El Producto de esta etapa: Plan de manejo del riesgo que contempla las acciones, el cronograma o fecha de cumplimento el responsable y el indicador de cumplimiento de las mismas. 6.3. DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Los resultados del trabajo en cada una de las fases del proceso de Administración del Riesgo, se deben consignar y documentar a través de los Mapas de Riesgos. Los Mapas de Riesgos son una herramienta metodológica mediante la cual se identifica ordenada y sistemáticamente el conjunto de las causas que pueden dar origen a riesgos, se prevén sus posibles consecuencias y se planean los controles para minimizar la ocurrencia de los mismos.

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Existen diferentes técnicas y formularios para diseñar los mapas de riesgos. Con el fin de unificar su elaboración, se presenta en el Anexo No. 1 el formato de mapa de riesgos, el cual incluye la información levantada hasta el momento: actividad, riesgo, causa, control existente, impacto, probabilidad, nivel de riesgo y acciones. Adicionalmente, se determinará el responsable de ejecutar o coordinar las acciones de mejoramiento, fecha de cumplimiento y el indicador de cumplimiento de las mismas. 3.6. MONITOREO Y EVALUACIÓN Se precisa hacer el seguimiento del estado de los riesgos y las acciones que se han aplicado para atenuarlos o eliminar las causas de riesgo. En especial, es necesario evaluar los mapas de riesgos estructurados cuando se presenten, entre otros, los siguientes factores: nuevas normas o modificaciones a las existentes, rediseño de procesos y procedimientos, incorporación de tecnología y sistemas de información, ocurrencia de fraudes o situaciones anómalas, inc umplimiento de objetivos y metas, nuevos proyectos, incremento en las quejas respecto a la prestación de un servicio, reestructuración de la Entidad. En términos generales los responsables de los procesos y procedimientos, aplicando la filosofía del autocontrol y la autorregulación, deben evaluar que las acciones de control implementadas para mitigar los riesgos sean efectivas y controlar el surgimiento de nuevos riesgos y/o la eliminación de otros. Anexo No. 2: Glosario 4. RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Control Interno brindarán la asesoría a los equipos de trabajo responsables de los procedimientos, en todas las fases que conlleva el proceso de Administración del Riesgo: Identificación, análisis y valoración de riesgos así como en las acciones de control propuestas. Así mismo, incluirán en el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno el estado del proceso de Administración de Riesgos en la Entidad, los resultados de su evaluación y las recomendaciones para su mejoramiento. Adicionalmente, Control Interno evaluará cuatrimestralmente el cumplimiento de lo establecido en el plan de manejo de riesgos, para lo cual solicitará al responsable del proceso o la persona que se haya designado para tal fin los soportes respectivos para verificar el cumplimento del respectivo plan. Los responsables de los procedimientos deberán evaluar en forma permanente la efectividad de las acciones de control propuestas para mitigar los riesgos así como la actualización de los riesgos de conformidad a las condiciones del entorno interno y externo presentes y son los responsables de implementar las acciones de mejoramiento consignadas en el respectivo mapa.

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Así mismo, serán responsables de la elaboración del documento final del mapa de riesgos, de su seguimiento y de realizar las modificaciones pertinentes en los procedimientos documentados bajo el Sistema de Gestión de Calidad, específicamente en lo que tiene que ver con las acciones preventivas y con los puntos de control establecidos.

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ANEXO C

INSTRUCTIVO “SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A MAPAS DE RIESGO DE LA

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA”

1. ANTECEDENTES LEGALES Ley 87 de 1993. En su artículo 2o. establece como objetivos del Sistema de Control Interno: "Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten" y "Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos". Decreto 1537 de 2001. Determina en el artículo 4o. como responsabilidad de las entidades el "definir y aplicar procedimientos para la identificación y análisis de los riesgos como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno de las entidades". 2. OBJETIVOS GENERAL Brindar directrices que faciliten a las dependencias de la Secretaría de Hacienda, el monitoreo y autoevaluación del mapa de riesgos establecido, permitiendo iniciar la dinamización del mismo y el fortalecimiento de los controles a través del seguimiento y evaluación periódica del área de Control Interno. ESPECÍFICOS Proveer instrumentos para impulsar el fortalecimiento de la cultura de autocontrol en las dependencias de la Secretaría de Hacienda Distrital. Medir el grado de cumplimiento de las acciones establecidas en el mapa de riesgos, para mitigar o controlar éste. Evaluar la efectividad de las acciones programadas en el plan de manejo, para la mitigación del riesgo. 3. MONITOREO Y AUTOEVALUACIÓN Una vez diseñado, validado y registrado el Mapa de Riesgos, es necesario cumplir su ejecución. Para ello, el responsable del proceso dará a conocer el mapa de riesgos a todos los funcionarios que participan en cada uno de los procedimientos,

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para que tengan claro los compromisos que se derivan de éste y se orienten al cumplimiento de los mismos. Es importante monitorear permanentemente los riesgos, teniendo en cuenta que éstos nunca dejan de representar una amenaza para la organización. El monitoreo es fundamental para asegurar la vigencia de los planes y que las acciones están siendo efectivas, evaluando la eficiencia en la implementación y desarrollo de las acciones de control. Es esencial adelantar revisiones sobre la marcha del plan de manejo de riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo positiva o negativamente en la aplicación de las acciones preventivas. La autoevaluación del plan de manejo de riesgos se debe realizar por cada uno de los responsables de proceso, con base en la verificación del cumplimiento de las acciones de reducción o mitigación de riesgo definidas en el mapa; y la valoración de su efectividad. Así mismo, se evaluará cómo ha sido el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que deban ser atenuados. Los porcentajes asignados a las acciones de mitigación del riesgo, deberán definirse por el responsable de cada proceso y plasmarse en la autoevaluación. Esta autoevaluación debe realizarse por lo menos dos (2 ) veces durante el desarrollo del plan de manejo del riesgo y de ésta se dejará registro. (Ver formato n°1) 4. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El Decreto Nacional 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades y organismos del Estado”, estableció funciones claras para las áreas de Control Interno, en cuanto a la Administración del Riesgo. Esta norma en su artículo 4°. planteó: “ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.”

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Para efectuar el seguimiento y evaluación al mapa de riesgos de un procedimiento, el área de Control Interno, ejecutará el siguiente plan: Pasado un (1) mes de cumplidas las acciones para mitigar un riesgo del plan de manejo, el área de Control Interno comunicará la visita de seguimiento al Director o Jefe de Oficina respectivo. El funcionario de Control Interno que practique el seguimiento, solicitará al área evaluada los siguientes documentos: Soportes de las actividades cumplidas para mitigar el riesgo. El registro de la autoevaluación del riesgo, debidamente refrendada por el responsable del proceso. Con esta información base, el funcionario pasará a evaluar tanto el cumplimiento de acciones del plan, como el nivel de efectividad para mitigar el riesgo de las acciones adoptadas. Para la evaluación del plan de riesgos el funcionario tendrá tres (3) días hábiles. Para ello, utilizará la forma “EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN DE RIESGOS”. En primera instancia, evaluará el cumplimiento de las acciones revisando los documentos soportes; las fechas: comparará con los resultados de la autoevaluación y construirá el indicador de cumplimiento, con la siguiente fórmula, e incluirá observaciones, si a ellas hubiere lugar: Indicador de Cumplimiento = (acciones cumplidas / acciones programadas) X 100 En segunda instancia, evaluará la efectividad de las acciones en la mitigación del riesgo. Para esto registrará los resultados de la autoevaluación de la efectividad en el formato respectivo; de acuerdo con los hechos y evidencias entrará a evaluar si hubo o no impacto y a explicar las razones que soportan su decisión. Por último, registrará si se detectaron nuevos riesgos y si se presentó el respectivo mapa. En tercera instancia, emitirá dos (2) conceptos sobre el riesgo. El inicial sobre las acciones cumplidas y el segundo acerca de la efectividad de las mismas. Si los dos (2) conceptos son favorables, se marcarán las casillas respectivas, y con base en esta evaluación se entrará a elimina r el riesgo del mapa. Si el concepto de acciones cumplidas es favorable, pero el de efectividad no, se señalarán las respectivas casillas. Resultado de esta se marcará SI en la casilla de replanteamiento de acciones y el responsable del proceso deberá comprometerse a presentarlas al área de Control Interno, dentro de los cinco (5)

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días calendario siguientes, para incorporar las nuevas actividades y fechas en el mapa de riesgos inicialmente establecido. Si el concepto de acciones cumplidas no es favorable, se marcará la casilla respectiva y se solicitará reprogramar acciones, para cumplirlas en la mitad del tiempo inicialmente establecido. El responsable del proceso deberá comprometerse a presentarlas al área de Control Interno dentro de los cinco (5) días calendario siguiente, para incorporar la nueva fecha en el plan de riesgos inicialmente establecido. No obstante estarse realizando una evaluación, no se puede entender que ésta es la etapa final del proceso. Por el contrario. Con la evaluación se está obteniendo información importante para reformular el plan de manejo de riesgos, agregar las acciones para combatir los nuevos riesgos detectados, generar dentro de las dependencias y áreas un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y posibilita r, a través de la retroalimentación, el mejoramiento en el logro de los objetivos institucionales. Instrucciones para el diligenciamiento del Formato 1 de “AUTOEVALUACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE RIESGOS”: Para el diligenciamiento de los campos se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Nombre del Proceso: Corresponde al Proceso al que esté ligado el Procedimiento que se está autoevaluando. 2. Nombre del Procedimiento: Hace referencia al Procedimiento que contiene la(s) acción(es) objeto de autoevaluación, de acuerdo con al Mapa de Riesgos construido. 3. Área responsable del Procedimiento: Describe la Dirección, Subdirección, Oficina o Unidad en cabeza de quien está el Procedimiento. 4. Nombre del funcionario responsable: Indica el nombre del servidor público que figura como responsable del Proceso. 5. Actividad: Detalla la actividad que, conforme al Mapa de Riesgos, es susceptible de riesgo. 6. Riesgo: Es la descripción del riesgo que afecta la Actividad, descrito en el Mapa de Riesgos. 7. Acciones: Es la relación de las acciones preventivas, detectivas y correctivas que se definieron en el Mapa de Riesgos para mitigar el riesgo. 8. Porcentaje Participación: Indica el peso relativo que se da a cada una de las acciones para la mitigación del riesgo. Lo define el responsable de la Autoevaluación y la sumatoria de estos porcentajes debe ser igual a 100. 9. ¿Cumplidas?: Frente al seguimiento de las acciones previstas para la mitigación del riesgo, el responsable de la autoevaluación debe marcar de manera objetiva, si la acción se cumplió o no. Si la acción se cumplió, debe indicar la fecha en que se efectuó.

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10. Observaciones: Es el espacio para que quien hace la autoevaluación consigne lo que considere relevante frente al cumplimiento o no de las acciones, o lo que permita aclarar alguno de los contenidos de las columnas precedentes. 11. Control de Riesgos: El responsable de la autoevaluación, con criterio objetivo y teniendo en cuenta los resultados obtenidos de las acciones previstas para mitigar el riesgo, responderá al interrogante planteado, agregando un breve comentario que respalde la respuesta. 12. Detección de Riesgos: Como una acción de mejoramiento continuo y de acuerdo a los resultados obtenidos de las acciones previstas, el responsable de la autoevaluación responderá el interrogante planteado, siguiendo las indicaciones en caso afirmativo. 13. El responsable de la autoevaluación responderá el interrogante planteado sobre el cumplimiento del Plan de Acción de Riesgos del Procedimiento autoevaluado, teniendo en cuenta que, en caso negativo, se deben proponer acciones inmediatas. 14. Fecha de diligenciamiento: Se debe registrar la fecha en que fue efectuada la Autoevaluación. 15. Firma responsable: Debe firmar el funcionario responsable de realizar la autoevaluación. Instrucciones para el diligenciamiento del Formato 2 de “EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN DE RIESGOS”: Para el diligenciamiento de los campos se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Nombre del Proceso: Corresponde al Proceso al que esté ligado el Procedimiento que se está autoevaluando. 2. Nombre del Procedimiento: Hace referencia al Procedimiento que contiene la(s) acción(es) objeto de autoevaluación, de acuerdo con al Mapa de Riesgos construido. 3. Área responsable del Procedimiento: Describe la Dirección, Subdirección, Oficina o Unidad en cabeza de quien está el Procedimiento. 4. Nombre del funcionario responsable: Indica el nombre del servidor público que figura como responsable del Proceso. 5. Actividad: Detalla la actividad que, conforme al Mapa de Riesgos, es susceptible de riesgo. 6. Riesgo: Es la descripción del riesgo que afecta la Actividad, descrito en el Mapa de Riesgos. 7. Acciones: Es la relación de las acciones preventivas, detectivas y correctivas que se definieron en el Mapa de Riesgos para mitigar el riesgo. 8. Porcentaje Participación: Indica el peso relativo que se da a la acción para la mitigación del riesgo. Lo define el responsable de la Autoevaluación y la sumatoria de estos porcentajes debe ser igual a 100. Se deben tomar los valores del Formato 1.

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9. Resultados Autoevaluación ¿Cumplidas?: Contempla la respuesta dada por el responsable de la Autoevaluación frente al seguimiento de las acciones previstas para la mitigación del riesgo. Si la acción se cumplió, debe indicar la fecha en que se efectuó. 10. Resultados Evaluación ¿Cumplidas?: Corresponde al responsable de la evaluación verificar las respuestas dadas en el formato de autoevaluación, contrastándola con su propia evidencia, incluyendo la fecha. 11. Indicador de Cumplimiento: Previa comparación de los resultados de la Autoevaluación en cuanto al cumplimiento de acciones, es decir, las que tuvieron como respuesta SI, con los resultados de la Evaluación, se construye el Indicador de Cumplimiento con la siguiente fórmula: 12. Observaciones: Es el espacio para que quien hace la evaluación consigne lo que considere relevante frente al cumplimiento o no de las acciones, o lo que permita aclarar alguno de los contenidos de las columnas precedentes. 13. Resultados Autoevaluación ¿Impacto?: Corresponde a la respuesta consignada para Control de Riesgos en el formato de Autoevaluación y la fecha en que se hizo la autoevaluación. 14. Resultados Evaluación ¿Impacto?: De acuerdo con los hechos conocidos y evidencias levantadas directamente, como también con el conocimiento de las autoevaluaciones desarrolladas, el evaluador entrará a decidir si hubo o no impacto de las acciones ejecutadas. Además explicará las razones que soportan su decisión. 15. ¿Se detectaron nuevos riesgos?: Corresponde a la respuesta consignada en el Formato No. 1, por quien hizo la Autoevaluación. 16. ¿Se presentó mapa?: Corresponde verificar a quien hace la evaluación sobre la presentación del nuevo Mapa de Riesgos, teniendo en cuenta las respuestas dadas en el Formato No. 1, por quien hizo la Autoevaluación. 17. Concepto sobre cumplimiento de acciones: Teniendo en cuenta los resultados de la evaluación, el responsable deberá consignar un breve concepto acerca del cumplimiento de las acciones previstas para mitigar el riesgo. 18. Concepto sobre efectividad en la mitigación del riesgo: Además de verificar el cumplimiento de las acciones previstas para mitigar el riesgo, quien hace la evaluación debe verificar que estas hayan sido efectivas y emitir un breve concepto al respecto. 19. ¿Acciones cumplidas?: Es la confirmación explícita que hace el evaluador sobre el cumplimiento de las acciones previstas para mitigar el riesgo. 20. ¿Se elimina el riesgo del mapa?: Aplicando un criterio objetivo, quien hace la evaluación debe determinar si con las acciones y controles previstos se elimina el riesgo del Mapa. 21. ¿Debe reprogramar acciones?: Si como resultado de la evaluación se considera pertinente reprogramar una o varias acciones de las previstas en el Mapa de Riesgos, el evaluador deberá concertar la nueva fecha de cumplimiento con el responsable del Procedimiento. 22. ¿Debe replantear acciones?: Si como resultado de la evaluación se considera pertinente replantear una o varias acciones de las previstas en el Mapa de

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Riesgos, el evaluador deberá concertar la fecha para la presentación de las acciones replanteadas. 23. Nombre del evaluador: Identifica al servidor público responsable del diligenciamiento del formulario de evaluación. 24. Firma: La que corresponda al servidor público que hizo la evaluación. 25. Fecha: Corresponde a la fecha en que se diligenció el formulario.

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ANEXO D: FORMATO MAPA DE RIESGO OPERATIVO / MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

ÁREA RESPONSABLE: FECHA:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO

RIESGO ESCENARIO DE RIESGO

(ACTIVIDAD) CAUSA CRÍTICA

CUMPLIMIENTO CONTROL DESCRIPCIÓN

P SI NO

PREVENTIVO

DETECTIVO

CORRECTIVO

AUTOEVALUACIÓN SI NO

CONTROL DE RIESGOS ¿Considera que con los controles establecidos se ha controlado la causa que ha generado el riesgo? Si tiene algún comentario, escríbalo en el espacio reservado para las observaciones.

DETECCIÓN RIESGOS

¿Ha detectado nuevos riesgos? En caso afirmativo, actualice el Procedimiento a través de la Oficina Asesora de Planeación y el Mapa de Riesgos y preséntelo al Área de Control Interno dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, de acuerdo con el procedimiento previsto.

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CUMPLIMIENTO

¿Se está cumpliendo con el Objetivo del Procedimiento aprobado? Si la respuesta es NO, incorpore, como anexo a este documento, el Plan de Acción que se propone para ajustar el Procedimiento y/o modificar los Controles, según sea el caso.

OBSERVACIONES:

FIRMAS:

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

FUNCIONARIO ÁREA CONTROL INTERNO

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ANEXO E

FORMATO DE CONTROLES DE ADVERTENCIA Y/O PRONUNCIAMIENTOS 1) Entidad responsable:

2) Fecha:.

3) No del control y/o pronunciamiento:

4) Tema:

5) Riesgos advertidos:

6) Avance (Acciones y medidas correctivas adoptadas de manera clara y concreta)

7) Avance ( Porcentaje)

Acción XX:

8) Estado del control de advertencia y/o

pronunciamiento (marcar con una X)

Cerrado Abierto

9) Acciones por realizar (aportar cronograma)

Acciones por realizar Fecha de cumplimiento

Acción xx

10) Fecha planeada para cerrar el control de advertencia y/o pronunciamiento (en caso

que este abierto)

11)Nombre y Firma Representante Legal

de la Entidad

PEDRO A. RODRIGUEZ TOBO

12) Nombre y firma de jefe de la oficina de

control interno de la entidad

En caso de que el control y/o pronunciamiento recaiga en más de una entidad u organismo y la entidad u organismo que usted dirige haya coordinado la respuesta unificada a la Contraloría de Bogotá, favor diligenciar el siguiente cuadro:

13) Entidad u organismo que coordina la respuesta:

14) Entidades u organismos involucrados: