NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ELABORACIÓN, AUTORIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

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APÉNDICE K

Guía técnica para la asignación de claves a normas y documentos en el Instituto Mexicano del Seguro Social

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INDICE Página

K.1 Presentación 3 K.2 Objetivo 3 K.3 Alcance 3 K.4 Responsabilidades 3 K.5 Definiciones 3 K.6 Criterios para la asignación de claves a normas y documentos 4

K.6.1 Generales 4 K.6.2 Actividades para la asignación de claves de normas, otros documentos y anexos en el nivel central y direcciones regionales

5

K.6.3 Actividades para la asignación de claves de métodos específicos de trabajo en el nivel operativo (delegacional y unidades operativas)

8

K.7 Catálogo por tipo de documento 11

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K. Guía técnica para la asignación de claves a normas y documentos en el Instituto Mexicano del Seguro Social

K.1 Presentación La presente guía permitirá asignar a todo tipo de documentos, claves de manera más ágil y sencilla, con criterios básicos y trazables, que permitan identificar el origen de los documentos, en el nivel central, desde la Dirección hasta la División que los emite, a la Dirección regional, y en el caso del nivel operativo, sea a la Delegación o a la Unidad operativa. K.2 Objetivo Establecer los requisitos que permitan identificar, clasificar y ordenar las normas, los manuales de organización, los procedimientos, los instructivos de operación, las guías de servicio y guías técnicas, así como otro tipo de documentos que sean utilizados para la prestación de los servicios responsabilidad del Instituto.

K.3 Alcance La presente guía, aplicará a todos los documentos institucionales incluidos en el Catálogo por tipo de documento (K 7). K.4 Responsabilidades La aplicación de la presente guía será responsabilidad de los funcionarios de los órganos de nivel central y de los titulares de las unidades administrativas que emitan los documentos referidos en esta guía.

K.5 Definiciones K.5.1 catálogo normativo institucional: Documento que compendia, ordena y clasifica

los diversos documentos normativos vigentes.

K.5.2 catalogación: Es enumerar y describir sistemática y metódicamente los documentos que forman los archivos.

K.5.3 clave: Conjunto ordenado de letras, números o signos a los que se les señala un valor de identificación convencional para establecer controles.

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K.5.4 formato: Papel impreso o emitido a través de medios magnéticos con espacios en blanco para obtener información de manera ordenada.

K.5.5 instructivo de operación: Documento que describe en orden lógico y secuencial las labores, principios y técnicas para la realización de una actividad específica, que generalmente se desprende de un procedimiento o de un manual de procedimientos.

K.5.6 manual de procedimientos: Documento que integra dos o más procedimientos que describen, en secuencia lógica y ordenada, las actividades que forman el proceso general de un órgano, servicio o sistema.

K.5.7 método específico de trabajo: Descripción detallada del modo o forma laboral de proceder con los medios disponibles para la realización de las labores encomendadas, que se desprenden de un procedimiento autorizado.

K.5.8 órganos de nivel central: Son la Secretaría General, los órganos de apoyo a la Dirección General, las Direcciones Generales y las Coordinaciones Generales, facultadas por el Reglamento de Organización Interna del IMSS vigente para planear, normar, dirigir y controlar las acciones relacionadas con la prestación de los servicios.

K.5.9 procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

K.5.10 sistema: Conjunto de elementos relacionados entre sí que forman un todo encaminado a uno o varios objetivos comunes.

K.5.11 trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

K.5.12 unidad: A la Unidad de Organización y Calidad.

K.6 Criterios para la asignación de claves a normas y documentos. K.6.1 Generales K.6.1.1 La asignación de claves a las normas y a los documentos tiene como criterio básico establecer la trazabilidad de las normas y documentos para la organización y ejecución del trabajo con el órgano emisor . K.6.1.2 Las claves se asignarán de conformidad con esta guía.

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K.6.1.3 Las normas deberán tener claves derivadas del órgano del segundo nivel jerárquico institucional. K.6.1.4 Los procedimientos e instructivos de operación podrán trazar las claves hasta el nivel de División. K.6.1.5 Los métodos específicos de trabajo deberán llevar la clave de la Dirección Regional, de la Delegación (Jefatura de Servicios Delegacionales) o de la Unidad operativa emisora. K.6.2 Actividades para la asignación de claves de normas, otros documentos y anexos en el nivel central y direcciones regionales La clave de los documentos constará de diez posiciones numéricas. K.6.2.1 Asigne la clave en la carátula del documento y en el pie de página de todas las hojas del mismo, tratándose de normas, manuales de organización, procedimientos, instructivos de operación, guías técnicas y guías de servicio, con letra arial tamaño 10. NOTA: Los manuales de procedimientos no tendrán clave, ya que sólo recopilan los procedimientos que los órganos de nivel central asignarán por proceso o unidad administrativa. K.6.2.2 Los tipos de documentos y formatos no mencionados en el numeral anterior y que se relacionan en el Catálogo por tipo de documento, llevarán la clave asignada en el margen inferior derecho, con letra arial, tamaño 8, además de la asignada al documento del que forman parte. K.6.2.3 Pasos para asignar las claves Asigne clave de la unidad presupuestal del órgano emisor

1er. Grupo posiciones

2do. Grupo posiciones

3er. Grupo posiciones

0000 Unidad presupuestal del Catálogo de Unidades

Presupuestales, emitido por la Coordinación de Presupuesto,

Contabilidad y Evaluación, Financiera. El primer dígito

corresponde al órgano superior, el segundo a la Coordinación, el tercero

a la División y el cuarto al área.

000

A00

B00

000

Consecutivo del tipo de documento que

se emite

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K.6.2.4 Integre el segundo grupo de posiciones considerando para la primera literal: 0 (cero), en el caso de que el documento sea elaborado por una Coordinación dependiente de un órgano de nivel central. A (letra mayúscula), en el caso de que un documento sea generado por dos o más Coordinaciones de un mismo órgano de nivel central. B (letra mayúscula), en el caso de que un documento sea generado por dos o más Coordinaciones de diferentes órganos de nivel central. EJEMPLOS Norma IMSS: Norma que Establece las Disposiciones para la Elaboración Autorización e Implantación de Normas en el Instituto Mexicano del Seguro Social. Clave: “0500-001-001” 0500 - 001 - 001

Unidad Presupuestal de la Dirección General Tipo de Documento (norma) Consecutivo del tipo de documento

Nota: las normas serán emitidas exclusivamente por la Dirección General o por el órgano de segundo nivel jerárquico del Instituto con facultades para normar, emanadas del ROI vigente. Manual de organización: Manual de Organización de la Dirección de Administración, Organización y Calidad. Clave: “1000-002-001” 1000 - 002 - 001

Unidad Presupuestal de la Dirección de Administración, Organización y Calidad Tipo de Documento (manual de organización) Consecutivo del tipo de documento

Procedimiento (elaborado por una sola dependencia) “Procedimiento para la verificación , validación y registro de las normas IMSS” Clave: “1920-003-002”

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1920 - 003 - 002 Unidad Presupuestal de la División de Actualización y Desarrollo de la Normatividad la Coordinación de Organización Tipo de Documento (procedimiento)

Consecutivo del tipo de documento Instructivo de operación: Cuando se elabore como documento independiente de un procedimiento. “Instructivo de operación del Expediente Clínico en las Unidades de Medicina Familiar”. Clave: “2640-005-01” 2640 - 005 - 001

Unidad Presupuestal de la División de Medicina Familiar de la Coordinación de Atención Médica Tipo de Documento

Consecutivo del tipo de documento Guía técnica: Guía técnica para la asignación de claves a normas y documentos en el Instituto Mexicano del Seguro Social. Clave: “1920-006-003” 1920 - 006 - 003

Unidad Presupuestal de la División de Actualización y Desarrollo de la Normatividad, dependiente de la Coordinación de Organización Tipo de Documento (guía técnica)

Consecutivo del tipo de documento Guía de servicios: Guía de Servicios para el Registro de Normas en el Catálogo Normativo Institucional del Instituto Mexicano del Seguro Social.

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Clave: “1920-007-001”

1920 - 007 - 001 Unidad Presupuestal de la División de Actualización y Desarrollo de la Normatividad, dependiente de la Coordinación de Organización Tipo de Documento (guía de servicios)

Consecutivo del tipo de documento Formato: “Hoja de entrada de normas, procedimientos, instructivos de operación y otros documentos” Clave: “1920-009-002” 1920 - 009 - 002

Unidad Presupuestal de la División de Medicina Familiar de la Coordinación de Atención Médica Tipo de Documento Consecutivo del tipo de documento

Método específico de trabajo elaborado por una Dirección Regional La trazabilidad de la clave debe ser a nivel de Dirección Regional. Método especifico de trabajo para el procedimiento de ... (elaborado por la Dirección Regional Norte) Clave: “05R3-020-001” 05R3 - 020 - 001

Unidad Presupuestal de la Dirección Regional Norte la Coordinación de Atención Médica Tipo de Documento Consecutivo del tipo de documento

K.6.3 Actividades para la asignación de claves de métodos específicos de trabajo en el nivel operativo K.6.3.1 Para nivel delegacional La clave de los documentos constará de diez posiciones numéricas, basadas en el Catálogo de unidades presupuestales emitido por la Dirección de Planeación y Finanzas.

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K.6.3.1.1 Asigne la clave en la carátula del método específico de trabajo con letra arial tamaño 10, ubicando la clave de la unidad administrativa emisora del documento. K.6.3.1.2 Construcción de las claves Asigne clave al método específico de trabajo de acuerdo con el siguiente cuadro:

1er. Grupo posiciones

2do. Grupo posiciones

3er. Grupo posiciones

4to. Grupo posiciones

Circunscripción

00

Unidad

presupuestal de la Jefatura de Servicios

Delegacionales que elabora el

documento

0000

Clave determinada

para métodos específicos de

trabajo

20

Consecutivo del tipo de documento que

se emite

00

La trazabilidad de la clave debe ser hasta el nivel de Jefatura Delegacional de Servicios. Ejemplo Método específico de trabajo para ..... Elaborado por la Jefatura Delegacional de Servicios Médicos de Aguascalientes Clave: “01-2000-20-01” 01 2000 20 01

Circunscripción. Delegación Unidad Presupuestal de la Jefatura Delegacional de Servicios de Prestaciones Médicas Tipo de Documento. ( métodos específicos de trabajo) Consecutivo del tipo de documento

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K.6.3.2 Para nivel de unidad operativa La clave de los documentos constará de doce posiciones numéricas, basadas en el Catálogo de unidades presupuestales emitido por la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación, Financiera. K.6.3.2.1 Asigne la clave en la carátula del método específico de trabajo con letra arial tamaño 12, ubicando la clave de la unidad operativa emisora del documento. K.6.3.2.2 Construcción de las claves Asigne clave al método específico de trabajo de acuerdo con el siguiente cuadro:

1er. Grupo posiciones

2do. Grupo posiciones

3er. Grupo posiciones

4to. Grupo posiciones

5to. Grupo posiciones

6to. Grupo posiciones

Circunscripción

00

Localidad

00

Inmueble

00

Servicio

00

Clave

determinada para

métodos específicos de trabajo

20

Consecutivo del tipo de documento

que se emite

00

Ejemplo: Método específico de trabajo para la Unidad de Medicina Familiar No. 26 de la Delegación de Baja California. Elaborado por la Unidad de Medicina familiar No. 26 Clave: “02-01-05-25-20-01” 02 01 05 25 20 01

Circunscripción. Delegación Baja California Localidad. Mexicali Inmueble (Blvd.. Lázaro Cárdenas y Río Loreto) Servicio (Unidad de Medicina familiar No. 26)

Tipo de documento Consecutivo del tipo de documento

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K.7 Catálogo por tipo de Documento

Clave

Tipo de documento

01 Norma IMSS 02 Manual de Organización 03 Procedimiento 04 Manual de la Calidad 05 Instructivo de Operación 06 Guía Técnica 07 Guía de Servicios 08 Catálogos 09 Formatos e instructivos 10 Oficio 11 Hojas de verificación 12 Memoranda 13 Lineamientos 14 Reportes 15 Circulares 16 Procedimientos de Calidad 17 Directorios 18 Criterios 19 Planes, programas y proyectos 20 Método específico de trabajo 21 Otros