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Guía 2

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Aplicaciones Médicas de gestión de información

Introducción a las bases de Datos (Microsoft Access)

Crear una base de datos. Crear tablas para almacenar información. Manejar los registros de las tablas. Utilizar los índices de la tablas.

Tenga orden y aseo para trabajar

Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma ó mejor condición en que se encontró (Asegúrese de apagar el Equipo antes de retirarse).

Computadora

Microsoft Office Access 2007.

Microsoft Access es un programa para el manejo de grandes cantidades de datos que permite el almacenamiento, la organización y búsqueda rápida de todo tipo de datos e información indispensables en las labores diarias de las empresas.

El programa le permite generar, analizar y crear informes de una manera muy sencilla.

No necesita conocimientos previos de programación para hacerlo. Es fácil de utilizar desde la entrada de datos hasta la impresión.

Introducción Teórica

Facultad: Ingeniería.

Escuela: Biomédica

Asignatura: Informática Médica

Objetivos

Recomendaciones

Materiales y equipos

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Guía 2

3 Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una colección de música.

Si la base de datos no está almacenada en una máquina, o sólo lo está parte de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar usted mismo.

Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos.

Dentro de este archivo tendrá que dividir los datos en contenedores de almacenamiento separados denominados tablas.

En Access puede ver, agregar y actualizar los datos en las tablas mediante formularios; puede buscar y recuperar solamente los datos que necesite mediante consultas; y además podrá analizar o imprimir los datos con el formato deseado mediante informes.

CONCEPTOS BÁSICOS

DATO

Es la unidad mínima de información que puede existir en una BASE DE DATOS. Un dato es cualquier información particular; por ejemplo, la edad de una persona, la cantidad de artículos en un almacén, etc.

CAMPO

Es un nombre genérico que se asigna para indicar o representar un dato o conjunto de datos. Cada campo contiene un fragmento de información que describe una parte única de un registro.

REGISTRO

Un registro es un conjunto de campos relacionados con un mismo ente de información. Así, por ejemplo: los datos personales de un alumno, los datos sobre una pieza específica en un inventario. Es decir, que se obtiene un

TITULO AUTOR

Guía completa de Internet Alice Coopertino

Programación con Java Decker Hirshfield

El abc de Access Michael Halvorsong

CAMPO

Título del libro

DATO

Nombre de autor

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3 registro cuando se han completado los datos en todos los campos existentes en una tabla determinada.

TABLA

Una tabla es un conjunto de registros que tratan sobre un tema específico. Por ejemplo: una TABLA de productos o proveedores. Las tablas organizan los datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). Cada fila de una tabla contiene un solo registro y es único.

BASE DE DATOS

Una base de datos es todo un conjunto de información que se organiza en tablas y además se relaciona con un asunto o tiene una finalidad. Por ejemplo, si desea llevar el control de vendedores de una empresa o dar el seguimiento de los pedidos de clientes o también administrar el control de videos, etc.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

Una relación combina datos asociados (relacionados). Por ejemplo, si intenta ejecutar una consulta en dos tablas no relacionadas, obtendrá una masa confusa de datos que no significa absolutamente nada para nadie. Si crea una relación entre esas tablas, sin embargo, la consulta es más discriminatoria sobre qué registros incluye en los resultados.

A continuación se presentan los tres tipos de relaciones:

Relaciones de uno a uno

Relación de uno a varios

Relación de varios a varios

RELACIONES DE UNO A UNO

Suponga que tiene dos tablas y cada registro de una tabla está relacionado con un único registro de la otra tabla. Eso es una relación de uno a uno, probablemente el tipo menos común. No tiene que haber un registro relacionado, pero no puede haber más de uno.

RELACIONES DE UNO A VARIOS

Una relación de uno a varios es probablemente la relación más común entre dos tablas. Con esta disposición, la tabla “Varios” puede contener más de un registro para cada registro de la tabla “uno”. Además, la tabla varios no tiene que contener un registro relacionado para cada registro de la tabla uno. Sin embargo, todos los registros de la tabla varios deben relacionarse con un único registro de la tabla uno.

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Guía 2

3 RELACIONES DE VARIOS A VARIOS.

La relación de varios a varios es la oveja negra del grupo porque requiere una tercera tabla.

En una relación de varios a varios, una tabla puede contener varios registros para cada registro de la otra tabla.

CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES.

La forma más sencilla de definir una relación es hacer que el campo a relacionar llegue a ser clave principal. No escogerá simplemente un campo al azar. Más bien una clave principal contiene valores únicos, muchos programadores utilizan el tipo de dato Autonumérico para asegurarse de que cada tabla tiene un campo de entradas únicas.

Consideraciones a tener en cuenta en las relaciones:

Access no relacionará automáticamente tablas que no tengan una clave principal.

No se podrá crear una relación si los nombres de los campos no coinciden.

Se pueden relacionar campos de forma manual cuando no exista una clave principal.

No se puede crear una relación entre dos campos con distintos tipos de datos o distinto tamaño de campo, excepto combinar un Autonumérico con un campo Número.

INTEGRIDAD REFERENCIAL

Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen o cambien sus datos.

EJERCICIO 1

Pasos para la creación de la base de datos

1. En la pantalla principal seleccionar la opción BASE DE DATOS EN BLANCO

Procedimiento

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Figura 1. Pantalla de inicio de Access

2. En NOMBRE DE ARCHIVO colocar el nombre de nuestra base de datos, el cual es: Consultorio Médico. Luego dar clic en el botón CREAR

3. El primer punto es crear las tablas que se utilizarán para organizar mejor los datos de la base.

CREACIÓN DE UNA TABLA.

Se creará la tabla Pacientes que almacena la información personal. A continuación se presentará la estructura del diseño de la tabla.

Seguir los siguientes pasos para crear la Tabla Pacientes en Vista de diseño.

1. En la pestaña de comando INICIO o en HOJA DE DATOS, dar clic en la opción VER y seleccionar vista de diseño. Colocar el nombre de la tabla Pacientes

Luego colocar los datos que se muestran a continuación:

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Figura 2. Campos de la tabla

NOTA: La CLAVE PRINCIPAL se colocó en el campo IdPaciente

2. En el área de PROPIEDADES DEL CAMPO, colocar el cursor en TAMAÑO

DEL CAMPO de la pestaña GENERAL.

Figura 3. Propiedades del campo

De modo que deberá desplazarse uno a uno en cada campo de la tabla y completar las propiedades del campo de acuerdo a la siguiente información.

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NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO

IdPaciente Autonumerico Entero largo

Nombres texto 30

Apellidos texto 30

Dirección texto 60

Ciudad texto 25

Empresa donde trabaja texto 30

Cargo desempeñado texto 30

Teléfono trabajo texto 9

Celular texto 9

Correo electrónico texto 40

IdTipopaciente Numero Entero largo

Si desea seguir adicionando otras tablas a la base de datos, entonces nos vamos a la pestaña de comandos CREAR y la opción TABLA, luego repetir los pasos anteriores por cada tabla que se agregue.

Crear las siguientes tablas teniendo en cuenta que éstas pertenecen a la base de datos Consultorio Médico.

Consultas Médicas

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO

IdConsultamedica Autonumerico Entero largo

IdPaciente Numero Entero largo

Fechaconsultamedica Fecha/Hora

Diagnóstico texto 50

Tratamiento texto 50

Tipopaciente

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO

IdTipopaciente Autonumerico Entero largo

Tipopaciente texto 50

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Guía 2

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EJERCICIO 2

INSERTAR REGISTROS.

Una vez que las tablas han sido creadas se procederá a ingresar la

información. En cada una de ellas seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla que desea abrir. Puede seleccionar dando doble clic

sobre el nombre de la tabla, o también dando clic en la pestaña de

comandos INICIO y dar clic en la pestaña de la opción VER, seleccionar

VISTA DE HOJA DE DATOS. Para este ejemplo seleccionar

Tipopaciente.

Figura 4. Selección de la tabla Tipopaciente.

2. Seguidamente se mostrará una nueva ventana, que por su apariencia se

podría comparar con una hoja electrónica de Excel (Filas y Columnas).

Para adicionar registros se puede hacer clic bajo la columna o campo

donde desea introducir datos.

Agregar los registros que se presentan a continuación.

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Guía 2

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Figura 5. Registros de la tabla Tipopaciente

NOTA: Para los campos definidos como Autonumérico no es necesario

especificar un número; éste se asigna automáticamente.

3. Si se desea ubicar en el siguiente campo sólo presionar la flecha hacia

abajo. De esa forma se irá desplazando hacia los siguientes campos.

4. Agregar registros a las tablas restantes como se muestra para cada

tabla:

Adicionar los siguientes registros a la tabla Pacientes

IdPaciente Nombres Apellidos Dirección Ciudad Empresa donde

trabaja

1 Helen Villacorta Col. Escalón San Salvador OXGASA

2 Sandra Hernández Col Miralvalle San Salvador CYBSA

3 Juan Pérez Col. Los santos #1 Soyapango Wallmart

Cargo

desempeñado TelefonoTrabajo Celular Correoelectronico IdTipopaciente

Secretaria 2277-9874 7777-7864 helencita23@yahoo.com 3

Ingeniero de

calidad

2236-8965 7745-6347 sandyhtv@gmail.com 1

Cajero 2275-8764 7712-6352 jpjet@yahoo.es 4

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Guía 2

3 Adicionar los siguientes registros a la tabla Consultas Médicas

IdConsulta

medica IdPaciente

Fechaconsulta

medica Diagnóstico Tratamiento

1 1 28/01/12 Faringoamigdalitis Amoxicicilina

2 2 03/02/11 Dolor de cabeza Acetaminofen

3 3 11/11/11 Hipertensión Losartan

4 1 12/02/2011 Colon Irritable Buscapina

EJERCICIO 3

PARA CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS (UNO A MUCHOS)

Dar clic en la pestaña de comandos HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS o

en HOJA DE DATOS, luego dar clic en la opción RELACIONES

Figura 6. Creación de relaciones.

A continuación se le mostrará una ventana emergente MOSTRAR TABLA

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Guía 2

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Figura 7. Ventana emergente para seleccionar tabla a relacionar.

Seleccionar las tres tablas sombreándolas y luego dar clic en el botón Agregar

y luego seleccionar Cerrar, para cerrar el cuadro de dialogo.

Se mostraran las tablas que seleccionamos.

Figura 8.Tablas seleccionadas para relaciones.

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3 Luego, para establecer relaciones entre los campos de las tablas, arrastrar por

ejemplo IdPaciente de la tabla Pacientes (clave principal) a IdPaciente de la

tabla Consultas Médicas (clave foránea), y aparecerá una ventana emergente

modificar relaciones; dar clic en el botón CREAR.

Figura 9. Ventana emergente para modificación de relaciones.

Repetir lo anterior para IdTipopaciente de la tabla Tipopaciente con

IdTipopaciente de la tabla Pacientes.

Las relaciones quedarán como se muestra a continuación.

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Guía 2

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Figura 10. Tablas relacionadas

Investigar sobre los siguientes tipos de datos:

TIPOS DE DATOS DESCRIPCION TAMAÑO

TEXTO

Se utiliza para texto o combinaciones de

texto y números, como direcciones, o para

números que no requieren cálculo, como

números de teléfono, números de pieza o

códigos postales.

Almacena hasta

255 caracteres.

NUMERICO

Se utiliza para los datos que se van a incluir

en cálculos matemáticos, exceptuando los

cálculos monetarios (en este caso se utiliza

el tipo Moneda).

Almacena 1, 2, 4

u 8 bytes.

FECHA/HORA

Se utiliza para fechas y horas.

Almacena 8

bytes.

Investigación Complementaria

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Guía 2

3 MONEDA Se utiliza para los datos que se van a incluir

en los cálculos monetarios.

Almacena 1, 2, 4

u 8 bytes.

MEMO Se utiliza para texto de gran longitud y

números, como notas o descripciones.

Almacena hasta

65.536

caracteres.

CURRENCY Se utiliza para valores de moneda y para

evitar el redondeo durante los cálculos.

Almacena 8

bytes.

AUTONUMERICO

Se utiliza para números secuenciales

exclusivos (con incremento de una unidad) o

números aleatorios que se insertan

automáticamente cuando se agrega un

registro.

Almacena 4 bytes.

Access 2007 for starters : the missing manual / Matthew MacDonald. Sebastopol, CA: O'Reilly, 2007

Bibliografía