Aplicación para envíos masivos de correos PertList · A partir del menú Config se accede a las...

Aplicación para

envíos masivos de correos PertList

Guía para el usuario

Abril 2011

Pert Consultores SRL Aplicación para envíos masivos de correos

Abril 2011 Página 2/20

Tabla de contenidos

1. GUIA PARA EL USUARIO __________________________________ 3

1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN _______________________________________ 3

1.1.1. Ingresar al sistema _____________________________________ 3

1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL ______________________________________ 5

1.2.1. Parametros generales ___________________________________ 5

1.2.2. Administradores _______________________________________ 6

1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS _____________________________________ 8

1.4. SUSCRIPTORES ______________________________________________ 9

1.4.1. Administración ________________________________________ 9

1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores ___________________ 10

1.5. MENSAJES ________________________________________________ 12

1.5.1. Administrar mensajes __________________________________ 12

1.5.2. Estado del envio de los mensajes _________________________ 14

1.5.3. Plantillas ____________________________________________ 16

1.5.4. Opciones avanzadas del editor ___________________________ 16

1.6. REBOTES _________________________________________________ 19



1. GUIA PARA EL USUARIO

1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN

La aplicación se accede vía web desde cualquier máquina que tenga acceso a la red

10.20.1.0/24 de GCBA:

http://10.20.1.139/pertlist

1.1.1. Ingresar al sistema

Se le presentará una pantalla de login, ingrese el usuario y contraseña del usuario

para comenzar a utilizar la aplicación.

Una vez autorizado, verá la pantalla de inicio, y en el menú superior las distintas funcionalidades de la aplicación:



1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL

A partir del menú Config se accede a las pantallas para la administración de parámetros generales del sistema, y de administradores de listas y suscriptores.

La aplicación maneja dos perfiles de administradores:

♦ Super administrador: que tiene visualización y control sobre todos los

usuarios, listas, mensajes y suscriptores de la plataforma

♦ Administrador: que solo tiene visualización y control sobre los objetos,

listas, mensajes y suscriptores, creados por él mismo

Las opciones de configuración y administración de usuarios estan disponibles solamente para los usuarios con perfil “Super Administrador “.

1.2.1. Parametros generales

En la pantalla de Parametros se pueden ajustar aspectos básicos de la aplicación:

tamaño máximo de imagenes, casilla para los correos rebotados, etc. Estos

parámetros son globales al sistema y aplican a todos los mensajes enviados.

La cuenta de rebotes definida en esta pantalla es la cuenta en la que el sistema

búscara los rebotes para procesar suspensiones y eliminación de suscriptores. Es la

misma para todos los usuarios.



1.2.2. Administradores

Este menú ofrece la funcionalidad de alta, baja y modificación de los administradores

del sistema.

Al ingresar en la solapa Administradores se veré el listado de los mismos:



Use la siguiente interfaz para agregar/editar administradores:



1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS

Ingrese a la solapa Listas para comenzar a crear listas de usuarios a los que les

enviara los correos.

Una vez que vaya adicionando suscriptores a las listas podrá verlos haciendo click en

el boton Ver suscriptores.

La opción Búsqueda, a la izquierda de la pantalla, le permite buscar suscriptores

dentro de las listas propias, o de todas las listas, si Ud. es un Super Administrador.



1.4. SUSCRIPTORES

El menú de suscriptores ofrece las opciones de administración, importación,

exportación y búsqueda.

1.4.1. Administración

Al ingresar a Suscriptores verá directamente el listado de suscriptores cargados (su

email y su estado activo/inactivo)

Haga click en Agregar para ver el formulario de carga de suscriptores:



Se le pedirá: email, estado (confirmado o no confirmado), contraseña (en un futuro

servirá para ingresar a su panel de administracion de listas suscriptas), información

adicional y la listas disponibles para suscribirlo.

El sistema sólo enviará correos a los suscriptores en estado “Confirmado”.

1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores

Si ya posee un archivo de tipo CSV con un listado de suscriptores puede importarlo al

sistema.

El archivo debe tener la siguiente estructura:

[email],[confirmado (0-1)],[enviar en html(0-1)],[password]



Por ejemplo:

[email protected],1,0,mysecretpassword

En la pantalla de importación debe especificar si actualiza un suscriptor en caso en

que éste ya exista en el sistema, o no.

Así mismo, se puede ejecutar el proceso inverso y exportar suscriptores a una lista

en el mismo formato CSV.

El CSV exportado no contiene la contraseña del suscriptor.

Por último, el menú de suscriptores ofrece la funcionalidad de búsqueda por email,

lista y características de los suscriptores.



1.5. MENSAJES

El menú de mensajes ofrece las opciones de administración, chequeo del estado de

los mensajes, exportación y configuración de plantillas.

1.5.1. Administrar mensajes

Para crear un mensaje nuevo, ingrese a la solapa Mensajes y podrá ver el listado de

mensajes existentes.

Haga click en Agregar para ingresar al formulario de carga:



Le pedirá que llene los siguientes campos:

• Asunto: el asunto del mensaje a enviar

• De: el remitente que figurará en el mensaje

• Guardar imagenes en la base de datos: activando opción podra disponer de

guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurándose de que al

momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en

servidores de terceros.

• Formato: si se enviara en texto plano o con HTML.

• Fecha de envio: para agendar el envio en una fecha y hora en particular. Por

default el envío es inmediato.

• Plantilla: si lo desea, el contenido de este mensaje puede ir dentro de una

plantilla previamente creada, el contenido ira dentro del tag [CONTENT] de la

plantilla.

• Enviar a las listas: seleccione las listas de suscriptores a las que les llegara el

email.

• Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar

como mensaje, use esta opcion.

La pantalla ofrece un editor donde se puede escribir el mensaje a enviar, darle

formato e incluír imágenes.

Una vez creado el mensaje el usuario, tiene tres opciones:

♦ Guardar y enviar: el sistema lo enviará inmediatamente o a la hora que

se haya definido

♦ Guardar: el sistema guarda el mensaje y el usuario deberá enviarlo

manualmente desde la pantalla Estado de mensajes

♦ Cancelar: se cancela la edición, sin guardar los cambios

1.5.2. Estado del envio de los mensajes

En la opción Estado de mensajes podrá ver el estado de sus envios:



Puede controlar el estado de los envios cancelándolos, reenviándolos, etc.

Los estados posibles de los envíos y las acciones que puede realizar en cada uno

son:

Estado Acción

Preparado Cancelar

Enviando Cancelar

Envío terminado Reenviar a todos

Detenido Reanudar el envio desde el inicio o

desde el primer suscriptor

pendiente

Cancelado Reanudar un envio desde desde el

inicio o desde el primer suscriptor

pendiente

Borrador Enviar



1.5.3. Plantillas

Si lo desea, puede basar sus mensajes en plantillas previamente creadas,

manteniendo una estructura comun entre mensajes y ahorrar tiempo. Ingrese a la

opción Plantillas, y al hacer click en Agregar verá el siguiente formulario:

• Nombre: un nombre para identificar la plantilla

• Guardar imagenes en la base de datos: con esta opcion podrá disponer de

guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurandose de que al

momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en

servidores de 3ros.

• Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar

como mensaje, use esta opcion.

Use el editor para crear su plantilla.

1.5.4. Opciones avanzadas del editor

Tanto el editor de mensajes como el de plantillas, tienen opciones que facilitan la creación de los mensajes.



1.5.4.1. Cargar imagenes desde la PC

El botón permite cargar imágenes desde la PC. Al hacer click en el mismo

aparecerá un pop-up para la elección de la imagen elegida:

Automáticamente serán cargadas al servidor e insertadas en el editor en la posición

que haya elegido con el cursor.

1.5.4.2. Carga automática de imagenes de 3ros

Al hacer click en la opción Guardar imagenes en la base de datos la aplicación

hace un control de todas las imagenes del mensaje o plantilla, comprueba cuales no

estan accesibles o con links rotos y cuales sí.

Antes de guardarlas definitivamente la aplicación mostrará la siguiente pantalla

preguntando sobre que hacer sobre cada imagen detectada:

Las opciones son:



• Si no se encontró la imagen en el servidor externo, se da la opción de subirla

desde la PC. Su carga es opcional.

• Si se encontró la imagen, consulta individualmente sobre si debe guardarla

localmente. Esta acción también es opcional para cada imagen.



1.6. REBOTES

La funcionalidad de Rebotes lanza el procesamiento de los rebotes que quedaron en

la casilla configurada a tal efecto, para poder recuperarlos e identificar a los

suscriptores a quienes no se les pudo entregar el correo, por cualquiera de los

motivos que provoque un rebote: casilla inexistente, dominio inexistente, casilla llena,

etc.

Al hacer click en Iniciar recupero de correo rebotados se iniciará el proceso de

descarga de correos rebotados, y el sistema automaticamente actualizará el conteo

de correos rebotados de cada suscriptor.

Los suscriptores son automáticamente desconfirmados al acumular cinco

correos rebotados consecutivos.

Para volver a habilitar un suscriptor, debe editarlo y marcar la casilla de Confirmado, para luego guardar.

Ingresando en Ver rebotes se obtiene el listado de los correos rebotados y a qué suscriptor iban dirigidos.



Además, una vez procesado los rebotes, en la pantalla de estado de mensajes figurala cantidad de rebotes por envío realizado.

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