Antología de Administración

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CESVER Material Bibliográfico de Apoyo Didáctico ADMINISTRACIÓN I Créditos: LAE. Nadia Elizabeth Yong Díaz Xalapa de Enríquez, Veracruz. noviembre de 2004 MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE APOYO DIDÁCTICO Licenciatura: CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN  Asignatura: ADMINISTRACIÓN I Semestre: PRIMERO 1

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CESVER  Material Bibliográfico de Apoyo Didáctico

ADMINISTRACIÓN I

Créditos:

LAE. Nadia Elizabeth Yong Díaz 

Xalapa de Enríquez, Veracruz.

noviembre de 2004

MATERIAL BIBLIOGRÁFICODE APOYO DIDÁCTICO

Licenciatura:

CIENCIAS DE LAEDUCACIÓN

 Asignatura:ADMINISTRACIÓN I

Semestre:PRIMERO

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ADMINISTRACIÓN I

INDICE

PÁG.INTRODUCCIÓN AL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

DE APOYO CONTEMPORÁNEO-------------------------------------------------------------1INTRODUCCIÓN A LA ASIGNATURA ------------------------------------------------------1OBJETIVO DE LA ASIGNATURA ---------------------------------------------------------- 2CRITERIOS Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ACREDITACION ------- 2

PRIMERA UNIDAD

INTRODUCCIÓN ----------------------------------------------------------------------------- 3OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------ 3

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ------------------------------------------------------ 3

1. ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓN

1.1 Orígenes de la administración. ------------------------------------------------------------ 41.2 La administración y sus perspectivas. -------------------------------------------------- 51.3 La administración en México. -------------------------------------------------------------- 61.4 Aplicación de la administración en diferentes áreas. ------------------------------- 8AUTOEVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------------------- 10

  SEGUNDA UNIDAD

INTRODUCCIÓN ---------------------------------------------------------------------------- 11OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------ 11ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ----------------------------------------------------- 11

2. ESCUELAS DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA2.1 Escuela científica. -------------------------------------------------------------------------- 122.2 Escuela clásica. ---------------------------------------------------------------------------- 122.3 Escuela de las relaciones humanas. --------------------------------------------------- 132.4 Otras escuelas clásicas. ------------------------------------------------------------------ 15

2.4.1 Escuela estructuralista. --------------------------------------------------------- 152.4.2 Escuela del proceso administrativo. ----------------------------------------- 172.4.3 Escuela cuantitativa. ------------------------------------------------------------ 192.4.4 Escuela de sistemas. ------------------------------------------------------------ 202.4.5 Neohumano – relacionismo. --------------------------------------------------- 21

2.5 Nuevas escuelas del pensamiento administrativo. -------------------------------- 232.5.1 Escuela del comportamiento organizacional. ------------------------------ 232.5.2 Escuela de la cultura organizacional. ----------------------------------------24

AUTOEVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------------25

  TERCER UNIDAD

INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------  26 OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------26ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ----------------------------------------------------- 26

3. PROCESO ADMINISTRATIVO -------------------------------------------------------------273.1 Importancia del proceso administrativo.------------------------------------------------- 273.2 Fases del proceso administrativo. -------------------------------------------------------- 27

AUTOEVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------------------- 29

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ADMINISTRACIÓN I

CUARTA UNIDAD

INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------30 OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------30

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE -----------------------------------------------------------30

4. PLANEACIÓN------------------------------------------------------------------------------------314.1 Naturaleza y propósito. ----------------------------------------------------------------------314.2 Misión y visión. ---------------------------------------------------------------------------------314.3 Objetivos – metas.-------------------- ---------------------------------------------- ----------314.4 Estrategias, políticas y premisas.--------------------------------------------------- -------354.5 Técnicas de planeación.--- ---------------------------------------------------------------- --374.6 Toma de decisiones. -------------------------------------------------------------------40

AUTOEVALUACIÓN -------------------------------------------------------------------41

QUINTA UNIDAD

INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------42 

OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------42ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ----------------------------------------------------------42

5. ORGANIZACIÓN5.1 Conceptos, importancia y principios------------------------------------------------------435.2 División del trabajo y departa mentalización--------------------------------------------465.3 Autoridad administrativa.- -------------------------------------------------------------------535.4 Relaciones organización, comités y grupos en la toma de decisiones.----------535.5 La comunicación en la administración.-- ------------------------------------------------545.6 Integración de recursos materiales y de personal.- ----------------------------------54

AUTOEVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------56

SEXTA UNIDAD

INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------57 OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------57

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ----------------------------------------------------------57

6. DIRECCIÓN--------------------------------------------------------------------------------------586.1 Importancia y elementos de la dirección.-- ---------------------------------------------586.2 Principios de la dirección.- -----------------------------------------------------------------596.3 Estilos de dirección.- -------------------------------------------------------------------------616.4 Motivación.-- -----------------------------------------------------------------------------------626.5 Liderazgo.-- ------------------------------------------------------------------------------------64

6.6 Comunicación.-- ------------------------------------------------------------------------------65AUTOEVALUACIÓN------------------------------------------------------------------------------ 66

SÉPTIMA UNIDAD

INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------67 OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------67

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ----------------------------------------------------------67

7. CONTROL-------------------------------------------------------------------------------------- -687.1 Sistema y proceso de control.-- ----------------------------------------------------------687.2 Técnicas de control y tecnología de la información.- -------------------------------70

7.3 Control correctivo y preventivo.-- --------------------------------------------------------75AUTOEVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------------------77

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INTRODUCCIÓN AL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE APOYO DIDÁCTICO

Este Material Bibliográfico de Apoyo Didáctico desea ser útil para introducir yapoyar a al estudiante en su formación académica y profesional, en ningúnmomento se pretende que se le tome como único texto para un aprendizaje totaldebido a que para facilitar su manejo y la comprensión de las unidades se haelaborado una síntesis de todos los temas.

En todo momento el catedrático deberá auxiliar al estudiante; orientándolo,ejemplificando con casos prácticos (reales o no) y si lo considera necesario podráampliar y actualizar la temática acudiendo a libros, revistas y todo medio que élconsidere necesario.

Este Material Bibliográfico de Apoyo Didáctico despertará en el futuro

profesional habilidades de análisis critica, investigación interpretación, síntesis ydivergencia de opiniones entre el autor y el mismo.Le ayudará a construir y generar su propio aprendizaje, desarrollará

habilidades de expresión: oral y escrita y de exposición formal.Le guiará en su aprendizaje para realizarlo en una forma ordenada y

progresiva.

INTRODUCCIÓN A LA ASIGNATURA

La asignatura de Administración I muestra un panorama general y brevedesde los orígenes de la administración como una ciencia objeto de estudio; hastadescribir cada una de las fases del proceso administrativo.

 Así que con seguridad al terminar de estudiar el presente curso encontraráusted un mayor gusto en la administración al verificar que esta es aplicable en todoslos ámbitos profesionales por su universalidad.

Como futuro profesionista en ciencias de la educación le podrá ser de utilidadpara fundamentar sus programas de investigación y/ o educativos en alguna oalgunas de las escuelas de administración, sabrá fijarse metas y hacer estrategias

para lograrlas a nivel personal o para trabajo en colectivo, será capaz de organizar,coordinar y supervisar proyectos que le fueren requeridos.

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ADMINISTRACIÓN I

OBJETIVO DE LA ASIGNATURA

El alumno:

Describirá la evolución del pensamiento administrativo contemplando losantecedentes de la administración, las primeras escuelas de la teoría administrativa,su función y relación con el contexto social.

Distinguirá todas y cada una de las etapas del proceso administrativo y suscaracterísticas, función e importancia en las organizaciones.

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ACREDITACION

Cuatro exámenes teóricos 40%Resumen 10%Cuadros sinópticos, comparativos, etc. 10%Reporte de investigación 40%TOTAL 100%

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ADMINISTRACIÓN I

UNIDAD I ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION

INTRODUCCIÓN

En esta unidad se expondrán los antecedentes de la administración; esto se refiere a

las primeras muestras y las diferentes manifestaciones de la existencia y uso deesta área del conocimiento desde la antigüedad y como se ha ido transformandocada vez en una ciencia más compleja y completa al mismo tiempo que el hombretambién lo ha hecho.

OBJETIVO

El estudiante conocerá los orígenes y la evolución de la administración y todas lasáreas en donde esta es aplicable al conocer los distintos papeles que hace unadministrador, además el alumno por si mismo encontrara otras aplicaciones de la

administración.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD UNO ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓNCONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1.1Orígenes de laadministración.

1.2La administración ysus perspectivas.

1.3La administración enMéxico.1.4Aplicación de la

administración endiferentes áreas.

Elaborar un cuadro sinóptico referente a losantecedentes históricos de la administración.

 Analizar en grupo el papel que juega laadministración de las empresas de nuestro país

así como su aplicación en las distintas áreas yextraer por escrito las conclusiones finales. Analizar y sintetizar los conceptos básicos de la

administración, los elementos que lo integran,características, perspectivas e importancia.

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ADMINISTRACIÓN I

1.1ORIGENES DE LA ADMINISTRACIÓN

Desde que el hombre apareció en la tierra a trabajado para subsistir, tratandode lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello a utilizado en

cierto grado la administración. Para comprender el significado y orígenes de laadministración es necesario efectuar una breve revisión histórica de las relacionesde trabajo, porque es precisamente ahí donde se manifiesta másrepresentativamente el fenómeno administrativo.

Época primitiva

En este tiempo los miembros de una tribu trabajaban en actividades de caza,pesca y recolección; los jefes de familia ejercían la autoridad para tomar lasdecisiones de mayor importancia, existía la división primitiva del trabajo originadapor la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes dela sociedad. Al trabajar el hombre en grupo, surgió de manera insipiente laadministración, como una asociación de esfuerzos para lograr un determinado fin.

Periodo agrícola

Se caracterizó por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria,prevaleció la división del trabajo por edad y sexo. Se acentuó la organización socialde tipo patriarcal. La caza, pesca y recolección pasaron a tener un lugar deimportancia secundaria en la economía agrícola de subsistencia.

El crecimiento demográfico obligó a los hombre a coordinar mejor susesfuerzo en el grupo social y en consecuencia a mejorar la aplicación de laadministración.

Época grecolatina

 Apareció el esclavismo; la administración se caracterizó por su orientaciónhacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como formadisciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en cualquier labor deproducción. Existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento yel trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas.

Época feudal

Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por unrégimen de servidumbre, la administración interior del feudo estaba sujeta al señor feudal, quien ejercía control sobre la producción de su siervo. AL finalizar esta épocau gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes;organizándose así los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevasestructuras de autoridad en administración. Los artesanos-patrones trabajaban allado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollodel comercio a gran escala origino que la economía familiar se convirtiera en

economía de ciudad.

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ADMINISTRACIÓN I

 Aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban horario, salario ydemás condiciones de trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de losactuales sindicatos.

Revolución industrial

Esta época se caracterizo por la aparición de diversos inventos ydescubrimientos –por ejemplo, la máquina de vapor-, mismos que proporcionaron eldesarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organizaciónsocial. Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizó la producción, lo quedio origen al sistema de fábricas en donde el empresario era dueño de los medios deproducción y el trabajador vendía su fuerza de trabajo.

Surgió la especialización y la producción serie, la administración seguíacareciendo de bases científicas, se caracterizaba por la explotación inhumana deltrabajador y por ser una administración de tipo coercitivo, influida por el espírituliberal de su época que otorgaba al empresario gran libertad de acción.

Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición deespecialistas, incipientes administradores que manejaban directamente todos lostrabajos de la fábrica.

Siglo XX

Se caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial y,consecuentemente por la consolidación de la administración. A principios de estesiglo surge la administración científica, siendo Frederick Taylor su iniciador; de ahí

en adelante multitud de autores se dedican al estudio de esta disciplina. Laadministración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa yaque a través de ella se logra la obtención de la eficiencia, la optimización de losrecursos y la simplificación del trabajo.

1.2LA ADMINISTRACIÓN Y SUS PERSPECTIVAS

La administración actualmente enfrenta retos muy diversos. Estar a la alturade estos puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso entre los desafíos másdifíciles están las crisis económicas, los problemas de la balanza comercial, lacobranza, las responsabilidades en el extranjero, las violaciones a los derechos

humanos, el choque cultural y las diferencias en los estilos de negociar 

Métodos de ingreso en los mercados mundiales. Las compañías ingresan almercado global y constantemente surgen y evolucionan nuevos enfoque. Un ejemplosorprendentemente es que, antes una pequeña empresa abría dependido de unimportador-exportador o un distribuidor para entrar al mercado mundial. Hoy inclusoalgunos negocios que se realizan desde el hogar venden a lo largo y ancho de todoel mundo con solo abrir una página en el internet.

 A continuación se describen brevemente siete métodos para ingresar a losmercados mundiales:

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ADMINISTRACIÓN I

1. Exportaciones. Los bienes producidos en un país se venden después a unao varias compañías extranjeras, para su uso directo o reventa.

2. Concesiones (franquicias). 3. Venta y almacenaje locales. Los bienes producidos en un país se envían

directamente a las instalaciones de almacenamiento y venta de la compañía

matriz o subsidiaria en uno o varios países extranjeros.4. Empresa en participación (alianza estratégica). Una compañía de un país

une sus recurso con los de una o varias compañías extranjeras y unidadproducen, almacenan, transportan y comercializan sus productos.

5. Inversión extranjera directa. Cuando una compañía de un país produce ycomercializa sus productos por medio de instalaciones que son de supropiedad situadas en otros países.

6. Fusión global. Es la fusión con una compañía extranjera.7. Inicio global. Un inicio global se refiere a una compañía pequeña que se crea

para servir a un mercado internacional.

Factores del éxito en los mercado globales

1. Pensar globalmente, actuar localmente.2. Diversificarse en mercados de productos similares.3. Estar familiarizado con los conceptos, leyes y costumbres de los negocios

locales.4. Reclutar a nacionales con talento.5. Investigar y evaluar los posibles mercados.6. Contratar o desarrollar trabajadores multiculturales.7. Entender a los competidores a los posibles socios y a los diversos miembros

del equipo de administración.

1.3 LA ADMINISTRACION EN MÉXICO

La administración en América Latina

En la época precolombina existieron tres civilizaciones: la del altiplanomexicano, la del área maya y la de la región incaica. De manera similar a las

civilizaciones del viejo mundo, la administración tuvo gran importancia y revistióformas complejas en la organización social, económica y política de estos pueblos.Los incas desarrollaron un sistema de organización bastante complejo,

basado en el intercambio de productos de diferentes regiones ecológicas. Losaztecas crearon un imperio sustentado en numerosas provincias tributarias: Laconquista de otros pueblos como instrumento de dominio origina múltiples técnicaspara administrar adecuadamente los tributos. Constancias de los avancesadministrativos en la época prehispánica lo son: el Códice Mendocino,

La matricula de tributos o bien las descripciones cronistas como las de élPadre Fray Bernardino Sahagun.

En la actualidad solo podemos explicar los restos de las civilizaciones

prehispánicas con base en formas de trabajo colectivo, que fueron posibles gracias aadministración interna de los estados, sumamente avanzada.

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ADMINISTRACIÓN I

Durante la Colonia se importaron del viejo continente técnicas deadministración colonial, lo mismo sucedió durante el siglo XlX en México.

 A partir del siglo XX a la actualidad dependemos de las corrientesadministrativas generadas en Estados Unidos.

La administración en México

Desde hace 7000 años hubo ya grupos que dejaron la vida sedentaria por establecerse en puntos determinados del territorio, cultivando algunos productos ydomesticando algunos animales, como el perro y el guajolote. El cultivo de maízempezó hace 4000 años y ocasiono la aparición de ciertas practicas económicas yadministrativas de interés como la fabricación de interés, como la fabricación detejidos y cerámica para el autoconsumo. Con el tiempo los productos del trabajoagrícola y fabril llevaron a los hombres a la especialización regional y al intercambio.Este desarrollo provoco la aparición de clases sociales: Nobles, religiosos,comerciantes agricultores y siervos de otras clases.

Los aztecas representaron una rama resultante de muchos pueblosantecesores, llegaron al Valle de México en el siglo Xll dirigidos por su DiosHuitzilopochtli, se refugiaron en una isla del lago Texcoco donde fundaron la ciudadde Tenochtitlan en 1395. Su organización social funcionaba por grupos de familiasllamados calpulli, Estas unidades contaban con un gobierno organizado por unconsejo de ancianos. Con los tributos pagaban el gasto de la nobleza y ciertosservicios públicos, la utilidad comercial era gravada con impuestos de los que unaparte era para el Rey, aunque no tenían el concepto de moneda acuñada,comerciaban con cacao, cobre, plumas y artículos de consumo. El crimen y lainmoralidad era severamente castigado, con la muerte, la esclavitud, la mutilación y

castigos corporales. El alcoholismo en la vía publica estaba prohibido y erasancionado. Tuvieron instituciones jurídicas de carácter penal, civil, militar yadministrativo.

En la época colonial las ideas y los valores de los indígenas no fueronborrados y aniquilados totalmente. La nueva estructura Europea no podía terminar con una cultura producto de tantos años. Los valores Europeos de losconquistadores impulsaron a hacer viles explotaciones, producto del nacientemercantilismo en Europa. Los religiosos fueron en muchos casos los defensores delos derechos naturales.

El México independiente en el siglo pasado, no contaba con una base cultural

y tecnológica que le permitiera un desarrollo económico sano, tal y como lo habíanhecho las primeras colonias inglesas en Norteamérica, lo que les permitióconquistarnos tecnológicamente. Los primeros intentos de industrialización enMéxico tuvieron pocos alcances,Las mayores repercusiones de la Revolución industrial en México fue la creación deuna clase proletaria desposeída y condiciones de vida vergonzosas en cinturones demiseria que no hemos podido abatir y que plantean un gran reto al profesional dehoy para crear mayor riqueza y repartirla justamente.

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ADMINISTRACIÓN I

1.4 APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN EN DIFERENTES ÁREAS

Los diferentes puestos del administrador varían en la cantidad relativa detiempo que dedican a ala planeación, organización e integración del personal, el

liderazgo y control. Los ejecutivos, normalmente, dedican mucho más tiempo a laplaneación estratégica (de lato nivel y de largo plazo) que los administradores deniveles intermedios o de primer nivel. Los administradores de niveles bajos estánmás involucrados con la planeación diaria y con los planes a corto plazo.

 A continuación se describe la mayoría de los papeles que realiza unadministrador.

a) Planeación:1. Planeador estratégico. Los administradores de máximo nivel realizan la

planeación estratégica, por lo general auxiliados por la información que se lesuministra en la organización.

2. Planificador operativo. Los planes operativos se refieren a las operacionesdiarias de una compañía, ejemplo, preparar horarios de trabajo para la unidadsupervisada.

b) Organización e integración del personal:1. Organizador. El administrador realiza las actividades de: diseñar los trabajos

de los miembros del grupo, explicar las políticas, reglas y procedimientos dela organización, establecer políticas y reglas para coordinar el flujo de trabajoe información de la unidad.

2. Enlace. El propósito del papel de enlace, es desarrollar y mantener una redde contactos con la gente relacionados con el trabajo.

3. Coordinador de integración de personal. Aquí el administrador trata deasegurarse de que los puestos vacantes serán ocupados por personascompetentes.

4. Asignador de recursos. Una parte importante del trabajo del administrador es dividir los recursos de modo que le sirvan más a la entidad.

5. Delegador de tareas. Una parte rutinaria de cualquier administrador esasignar las actividades a los miembros del grupo.

c) Liderazgo1. Figura representativa. Los administradores, en particular los de alto rango,

pasan parte de su tiempo dedicados a actividades de representación o

actuando como representantes de la organización.2. Vocero. Cuando un administrador actúa como vocero, debe concentrar sumáximo esfuerzo en contestar cartas o preguntas y reportarse formalmentecon los individuos y grupos que no pertenecen a su unidad dentro de laorganización.

3. Negociador. Una parte del trabajo de casi cualquier administrador es hacer trato con terceros en torno a los recursos que se necesitan.

4. Entrenador. Un administrador eficiente emplea mucho tiempo en entrenar alos miembros del grupo.

5. Formador de equipos. Un aspecto clave del papel del administrador esformar un equipo eficiente.

6. Jugador de equipo. El administrador requiere exhibir un comportamientopersonal correcto, cooperara con otras unidades de la organización, y mostrar lealtad a sus superiores.

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ADMINISTRACIÓN I

7. Solucionador de problemas técnicos. 8. Emprendedor. Tiene responsabilidad en cuanto a sugerir ideas innovadoras

o profundizar en los aspectos mercantiles de la empresa.

d) Control

1. Vigilar. Desarrollando sistemas que midan el desempeño general de launidad, usar sistemas de información administrativa para medir laproductividad y el costo, supervisar el uso del equipo y las instalaciones,hablar con los miembros del grupo sobre el avance en las tareas asignadas.

2. Manejador de desacuerdos. El administrador deberá participar en lasolución de agravios dentro de la unidad, resolver las quejas de los clientes,otras unidades y los superiores; aclarar conflictos y disipar problemas entrelos miembros del grupo.

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ADMINISTRACIÓN I

AUTOEVALUACION

PRIMERA UNIDAD

1.¿Desde que época juzga usted se ha utilizado la administración, y por que locree así?

2¿Cuáles son los factores que generan un constante cambio en lasorganizaciones para adaptarse a nuevas circunstancias?

3.Enumere los diferentes roles que puede realizar un Administrador y describa al menos 6 de ellos.

4. Cuales son las perspectivas para nuestro país en la cuestión administrativa.

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ADMINISTRACIÓN I

UNIDAD II ESCUELAS DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCIÓN

La administración como una ciencia formal surge debido a los primeros estudiosde tiempos y movimientos del ingeniero Frederick Taylor y las aportaciones deHenry Fayol quienes son considerados los padres de la teoría administrativa. Alo largo de esta unidad el estudiante encontrara interesante los cambios ydiversos enfoques que se le han otorgado a la materia, pero seguramenteencontrara cada teoría interesante e incluso vigente, pero dependerá esto ultimode las necesidades particulares de cada compañía.

OBJETIVOEsta unidad proporcionara al alumno conocimientos acerca del comportamientoy motivaciones humanas. Comprenderá como otras ciencias como lasmatemáticas, la informática y la cultura de una organización han enriquecido ytransformado a la teoría administrativa.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD DOSESCUELAS DE LA TEORÍA

ADMINISTRATIVA

CONTENIDO ACTIVIDADES DE

 APRENDIZAJE2.1 Escuela científica.

2.2 Escuela clásica.2.3 Escuela de las relaciones humanas.2.4 Otras escuelas clásicas.

2.4.1 Escuela estructuralista.2.4.2 Escuela del proceso administrativo.2.4.3 Escuela cuantitativa.2.4.4 Escuela de sistema2.4.5 Neohumano-relacionismo.

2.5 Nuevas escuelas del pensamientoadministrativo.2.5.1 Escuela del comportamiento

organizacional.2.5.2 Escuela de la cultura organizacional.

Investigar las diversas

escuelas de la teoríaadministrativa, elaborar unmapa conceptual y exponer engrupo las característicasprincipales de cada una.

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ADMINISTRACIÓN I

2. ESCUELAS DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA

2.1 Escuela científica

La administración representa una herramienta vital en todos los cambios de lavida actual, ya desde tiempos prehispanicazo aparece la administración empírica delos grupos y las civilizaciones. Hasta los grupos más sencillos de cazadores ypescadores o recolectores de alimento reconocían y obedecían a un jefe o a ungrupo de lideres que son responsables del bienestar común. A medida que lassociedades crecían tuvieron mayor necesidad de organizarse y de administrarse.

En el antiguo Egipto, la administración se desarrollo de diferentes maneras. La construcción de la gran pirámide de Keops proporciona un mudo testimonio de lacapacidad administrativa de los egipcios.

Existen observaciones similares en China, las parábolas de Confucioincluyen sugerencias practicas para una buena administración. Además el Imperio Romano estaba basado en la capacidad organizativa de suspobladores. Roma se expandió y se convirtió en un imperio con una eficiencia quenunca se había observado.

La administración moderna se inicia con la Revolución industrial, cuando sedetecto la necesidad de un nuevo enfoque administrativo al cual al cual susprecursores denominaron administración científica partir de este cambio laadministración empieza a ser una practica formal que utiliza ciertas fases o etapas ydeterminados principios.

2.2 Escuela clásica

Esta nueva orientación surgió ante el objetivo de aumentar la productividad,no solo reduciendo costos y aumentando utilidades sino también posibilitar elaumento de salario real de los trabajadores mediante el incremento de laproductividad, y además concienciar a las personas acerca del uso racional de losrecursos. De aquí entonces surge el enfoque o escuela clásica de la administración,cuyos representantes son:

Frank y Lilian Gilbret . Su interés se enfocaba en el desempeño del hombrea su máximo potencial a través de su entrenamiento efectivo, mejores métodos detrabajo y medio ambiente, mejoras a las herramientas y en una actitud psicológica

saludable. El matrimonio se distinguió por sus esfuerzos continuos en el estudio delos micromovimietos, establecieron lo que comúnmente se conoce como Therbligs.Henri Laurence Gantt. Diseño un sistema de incentivos en el que se

establecen premios para el superior y el trabajador tiene cuatro contribucionesbásicas a la administración:

a) La grafica de Ganttb) Un enfoque mas humano de la administración, su plan de remuneración a los

obreros, de la planificación por la tareac) Adiestramiento a los obreros en los hábitos de la administración y

cooperación. Fue una política para influir a los obreros en vez de forzarlosd) Gantt pedía que se enfatizara el servicio y no las utilidades

Frederick Taylor. Los principios en los que fundamenta su enfoque son:

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ADMINISTRACIÓN I

Remplazar las reglas y convencionalismos generados espontáneamentepor teorías científicas.

En las actividades en grupo reemplazar el conflicto por la armonía

Lograr la cooperación de las personas en lugar del individualismo. Trabajar con el objetivo de lograr una producción máxima

Desarrollar la capacidad de todos los trabajadores al máximo posible paraalcanzar la más alta productividad.

El autor más representativo de esta escuela es Henry Fayol quien identificaseis funciones básicas en una empresa:

Funciones técnicas. Relacionadas con la producción de bienes o deservicios.

Funciones Financieras. Relacionadas con la búsqueda ganancia decapitales.

F. comerciales, relacionadas con la compra, venta y el intercambio

F. de seguridad. Relacionadas con la producción y la preservación de lasalud de las personas

F. contables. Para llevar inventarios, registros, balances, costos y

estadísticas. F.administrativas. Relacionadas con la integración de las funcionesanteriores.

Propuso 14 principios básicos para la administración:1. División del trabajo2.  Autoridad y responsabilidad3. Disciplina4. Unidad de mando5. Unidad de dirección6.

Subordinación del interés individual al general7. Remuneración del personal8. Centralización9. Jerarquía o cadena escalar 10. Orden11. Equidad12. Estabilidad y Duración13. Iniciativa14. Espíritu de grupo

2.3 ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Los principales orígenes de la teoría de las relaciones humanas son lossiguientes:

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ADMINISTRACIÓN I

La necesidad de humanizar y democratizar la administración liberándose delos conceptos rígidos y mecanicistas de la teoría clásica y adecuándose a losnuevos patrones del pueblo norteamericano.

El desarrollo de las llamadas ciencias humanas, principalmente de la

psicología y sociología, así como la creciente influencia intelectual y sus primerosintentos de aplicación a la organización industrial.

Las ideas de la filosofía pragmática de John Dewey y de la psicologíadinámica de Kurt Lewin fueron capitales para el humanismo en la administración.

También la psicología de Pareto fue fundamental a pesar de que ninguno delos autores tiene contacto directo con su obra siendo apenas divulgado en aquellaepoca en los Estados Unidos.

Esta teoría se caracteriza por su necesidad de corregir la fuerte tendencia a ladeshumanización del trabajo surgido con la aplicación de métodos rigurosos,científicos y precisos,

Trata a la organización como grupo de personas Enfatiza las personas Inspirada en sistemas de psicología Delegación plena de Autoridad  Autonomía del empleado Confianza y apertura Énfasis en las relaciones humanas Confianza entre las personas Dinámica grupal e intergrupal

Elton Mayo, fundador de esta escuela dedico sus tres libros a los problemashumanos sociales y políticos derivados de una civilización basada casiexclusivamente en la industrialización y en la tecnología. Mayo afirma que:

1. El trabajo es una actividad típicamente grupal2. El operario no reacciona como individuo aislado sino como miembro de

un grupo social3.

La teoría básica de la administración es formar una elite capaz decomprender y de comunicar 4. La persona humana es motivada esencialmente por la necesidad de

ser reconocido5. La civilización industrial trae como consecuencia la desintegración de

algunos grupos primarios de la sociedad.

En 1923 Mayo condujo una investigación en una industria textil próxima aFiladelfia. Esta industria tenia problemas de producción, una rotación de personalanual del 250% y había intentado inútilmente varios esquemas de incentivos. Mayointrodujo inicialmente un periodo de descanso, dejo a criterio de los operarios la

decisión de cuando las maquinas deberían ser paradas y contrato una enfermera.En poco tiempo emergió un espíritu de grupo la producción aumento y la rotaciónde personal declino.

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ADMINISTRACIÓN I

Kurt Lewin. Realizo investigaciones sobre el comportamiento social alimportante papel de la motivación, para explicarlo elaboro la siguiente teoría:

a) El comportamiento humano se deriva de la totalidad de los hechoscoexistentes

b) Estos hechos coexistentes tienen el carácter de un campo dinámico,cual cada parte del campo depende de una interrelación con las otraspartes

Lewin propone la ecuación: C = F (P, M) donde el comportamiento ( c) enfunción ( F) del medio ambiente y de lo que le rodea (M) .

El ambiente psicológico o (ambiente comportamental), es el ambiente talcomo es percibido por la persona, desarrollo una serie de experiencias sobre lamotivación, satisfacción y motivación.

MARI PARKET FOLLET. Follet señalo que el problema básico de todaorganización de negocios u otro tipo era el armonizar y coordinar los esfuerzos delgrupo para lograr el mas eficiente esfuerzo para completar un trabajo. La filosofía dela Srita, Follet es el sentido de la efectividad de cualquier organización se debebasar en los motivos y deseos de los componentes del grupo.

Como toda corriente esta teoría presento sus limitaciones; entre ellas: Una

visión inadecuada de las relaciones industriales, limitación en el campo experimentaly parcialidad de las conclusiones que llevaran gradualmente esta teoría a un ciertodescrédito. La concepción ingenua y romántica y el énfasis exagerado en los gruposinformales.

2.4 OTRAS ESCUELAS CLÁSICAS

2.4.1 Escuela estructuralista

Sus orígenes fueron:

1. La oposición surgida entre la teoría clásica y la de las relacioneshumanas, incompatibles entre si hizo necesaria una posición másamplia, compresiva que abarca los aspectos que eran consideradospor una y omitidos por la otra.

2. La necesidad de mirar a la organización como una unidad socialgrande y compleja donde interactúan muchos grupos que compartenalgunos de los objetivos de la organización y que no pueden ser incompatibles con otras.

3. La influencia del estructuralismo de las ciencias sociales y larepercusión de estas en el estudio de las organizaciones

4. Nuevo concepto de estructura

Características del estructuralismo:

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ADMINISTRACIÓN I

Surge en la década de los años 50 como un desdoblamiento de losanálisis de los autores orientados hacia la teoría de la burocracia queintentaron conciliar las tesis propuestas por la teoría clásica y por la derelaciones humanas.

El concepto de estructura significa, el análisis interno de una totalidaden sus elementos constitutivos.

El estructuralismo se preocupa por el todo y por la relación de laspartes en la constitución del todo

Los autores de esta teoría buscan interrelacionar las entidades con elambiente externo.

Sus antecedentes son los estudios realizados por:

Max Weber. A partir de las criticas hechas a la teoría clásica y a la teoría delas relaciones humanas.

 Algunos estudiosos fueron a buscar en los escritos del economista ysociólogo Max Weber, la inspiración para esa nueva teoría de la organización.Surgió así la teoría de la burocracia en la administración.

Weber no considero la burocracia como un sistema social sino como a un tipode poder, para comprender mejor la burocracia estudio los tipos de sociedad y tiposde autoridad.

Distingue tres tipos de sociedad:

a) Sociedad tradicional. Predominan características patriarcales yhereditarias, como la familia el clan la sociedad medieval etc.

b) Sociedad carismática. Predominan las características místicasarbitrarias y personalistas, como los grupos revolucionarios, lospartidos políticos, las naciones en revolución.

c) Sociedad legal racional o burocrática. Predominan normasimpersonales y de gran racionalidad en la elección de los medios yde los fines, como las grandes empresas en los Estados modernos.

Identifico tres factores que favorecen el desarrollo de la moderna burocracia: 

El desarrollo de una economía monetaria El crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del

estado moderno. La superioridad técnica en términos de eficiencia del tipo burocrático de

administración

Según Max la burocracia tiene las siguientes características:

Carácter legal de las normas y reglamentos Carácter formal de las comunicaciones

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ADMINISTRACIÓN I

Carácter racional y división del trabajo Impersonalidad en las relaciones Jerarquía de autoridad Rutinas y procedimientos estandarizados Especialización de los participantes Profesionalización de los participantes Completa previsibilidad del funcionamiento

Sus representantes son:

Amitai Etzioni. Según etzioni, las organizaciones sufrieron un largo y penosodesarrollo a través de 4 etapas a saber.

a) Etapa de la naturaleza Es la etapa donde los factores o elementos de lanaturaleza constituían una base única de subsistencia de la humanidad.

b) Etapa del trabajo. A partir de la naturaleza, surge el trabajo.c) Etapa del capital. El capital pasa a prevalecer sobre la naturaleza y eltrabajo,.

d) Etapa de la organización. El desarrollo de la humanidad llevogradualmente a las fuerzas naturales, el trabajo y el capital, aunsometiendo a la organización.

Según Etzioni, las organizaciones poseen las siguientes características :

a) División del trabajo y atribución de poder y responsabilidadb) Centros de poder 

c) Sustitución de personal

Chester Bernard. Él realizó un análisis lógico de la estructura organizacionaly de la aplicación de conceptos sociológicos a la administración. Veía a laorganización como un sistema de actividades esencialmente coordinadas necesariaspara que el individuo pueda superar sus limitaciones: biológicas, físicas, y sociales.

 Al analizar las cualidades de las fuerzas de acción, en una organización,Bernard comenzó con las del individuo, analizo las funciones del ejecutivo e incluyóambos en su análisis del concepto integral de la organización. Así reconocido elcomportamiento individualmente, veía las funciones del administrador como la dedistribuir satisfacciones: dinero, estatus, etc.

Limitaciones:1. Convergencia de varios enfoques divergentes2.  Ampliación del enfoque3. Doble tendencia teórica4.  Análisis organizacional más extenso5. Inadecuación de las topologías organizacionales6. teoría de la crisis7. Teoría de la transición y el cambio.

2.4.2 ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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ADMINISTRACIÓN I

Los seguidores de la escuela del proceso administrativo consideran a laadministración como la ejecución de ciertas actividades o funciones administrativasbásicas, las cuales distinguen un miembro administrativo de otro que no lo es. Además enfatiza en la obtención de las cosas mediante individuos que operan engrupos organizados y recalcan que la determinación de y destinar esfuerzos junto

con revisiones periódicas para asegurar el logro del objetivo es primordial en laadministración; la escuela del proceso administrativo tiene un amplio ámbito yconsidera a esta teoría como universal, sin importar el tipo o nivel de una entidadespecifica.

Concepto del proceso administrativo.

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas por medio de las cuales seefectúa la administración, estas sé interrelacionan y constituyen un proceso integral.Sus etapas son:

Planeación. En esta etapa se decide el curso de acción que ha de seguirse,adoptando las decisiones que habrán de orientarlo, estableciendo la secuencia deoperaciones y el tiempo necesario para su realización.Organización. Es la coordinación de todas las actividades de los individuos queforman parte de una empresa para el mejor aprovechamiento de los recursosmateriales, económicos y técnicos en la realización de los fines que la propiaempresa persigue.

Dirección. También se le llama liderazgo o ejecución. Consiste en llevar acabo los planes de acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de los

esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y lasupervisión.

Control. Tiene por objeto analizar, evaluar, corregir, mantener o mejorar losresultados mediante la medición de la ejecución de los planes de la organización.

 Agustín Reyes Ponce. Define a la administración como un conjuntosistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar ymanejar un órgano social. Divide al proceso en dos etapas la mecánica y ladinámica.

Fernández Arena. La administración es una ciencia social que persigue a lasatisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de unesfuerzo humano coordinado.

Divide al proceso administrativo en tres partes:

Planeación;a) Programaciónb) Innovación

Integración:a) Decisión

b) Motivaciónc) Comunicación

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ADMINISTRACIÓN I

Control:a) Control automático

2.4.3 ESCUELA CUANTITATIVA

AntecedentesLa teoría matemática de la administración surge a partir de cuatro causas

básicas:El trabajo sobre la teoría de juegos de Von Neuman Morgenstern.

El estudio del proceso decisorio por Herbert Simonn y con el surgimiento de lateoría de decisiones, los estudiosos de la administración comenzaron a destacar laimportancia de la decisión mas que de la acción dentro de la dinámicaorganizacional, la existencia de decisiones programables, el desarrollo de lascomputadoras

En esta teoría, el modelo se usa el modelo se usa generalmente comosimulación de situaciones futuras y la evaluación de la probabilidad de su ocurrencia,los modelos sirven para representar simplificaciones de la realidad, su ventaja resideen eso.

Un problema es una discrepancia entre lo que es y lo que debería o podríaser. Los problemas pueden clasificarse en dos grandes grupos: los estructurados ylos no estructurados los primeros son aquellos que, están perfectamente definidos ypuede ser dividido en tres categorías:

Decisiones bajo certezaDecisiones bajo riesgoDecisiones bajo incertidumbre

El problema no estructurado no puede ser claramente definido. Pues una omás de sus variables es desconocida o no puede ser determinada con algún grado

de confianza.

El modelo matemático posee las siguientes ventajas sobre los demásmodelos:

1. Permite descubrir y entender los hechos de una situación dada.2. Descubre relaciones existentes entre los diversos aspectos del

problema, que no aparecerían por sí solos, en una descripción verbal3. Establece medidas sobre la eficacia4. Hace posible la utilización de técnicas matemáticas que de otra manera

parecerían ajenas al problema.5. Conduce a una solución que puede justificarse adecuadamente, (entre

otras).

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ADMINISTRACIÓN I

La teoría cuantitativa trajo gran contribución a todos los campos de laadministración, permitiendo nuevas técnicas de planteamiento y control en el empleode los recursos materiales, financieros y humanos y sobre todo un soporteformidable para la toma de decisiones, en el sentido de optimizar la ejecución detrabajos como también disminuir los riesgos involucrados en todos los planes que se

efectúen en un futuro a corto o largo plazo.

Pero por otro lado presenta las siguientes restricciones:

1. La teoría matemática es perfectamente aplicable a problemasespecíficos pero no da cobertura a la organización en todos susaspectos múltiples y complejos

2. Se basa en la total cuantificación de los problemas administrativosabordándolos exclusivamente de modo estadístico o matemático

3. Ofrece excelentes técnicas de aplicación a niveles organizacionalessituados en la esfera de ejecución, pero pocas técnicas en niveles maselevados de la jerarquía empresarial.

2.4.4 ESCUELA DE SISTEMAS

Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son:Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales

y sociales.Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. Dicha

teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos nofísicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias sociales.Con esta teoría de los sistemas, se van a desarrollar principios unificadores

que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas cienciasinvolucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.

Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas2. Los sistemas son abiertos

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura

Concepto y características

La palabra sistema se puede definir como: un conjunto de elementosinterdependientes e interactuantes, un grupo de unidades combinadas que formanun todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que podrían tener sifuncionaran independientemente.

Sus características son:

a) Todo sistema tiene algún o algunos propósitos y objetivos.b) Globalismo o totalidad. Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por 

la cual una acción que produzca un cambio en una de as unidades de

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ADMINISTRACIÓN I

sistema con mucha seguridad producirá cambios en todas las unidades deeste.

c) Entropía. Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a ladesintegración.

d) Homeostacia. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse a fin de

alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medioambiente.

El sistema se caracteriza por los siguientes parámetros: Entrada o insumo Procesamiento o transformación Salida o resultado.

El sistema requiere que todas las variables sean conocidas y controlables.

2.4.5 NEOHUMANO RELACIONISMOEl neohumano relacionismo tiene como objeto principal el análisis de las

relaciones humanas dentro de la organización y la búsqueda de una mayor estabilidad y armonía en esta. El punto de partida es el reconocimiento de que laautoridad como tal no es ya un elemento apropiado para el control dentro de lasempresas.

Sus representantes son:

Abraham Maslow. Sostuvo que las relaciones humanas están basadas en

cinco niveles, cada uno con una determinada jerarquía en función de su importancia

Fisiológicas De seguridad Sociales y de amor  Reconocimiento y estima  Autorrealización

Chris Argyris. Dice que el ser humano en la cultura occidental tiende amedida que cumple años a:

a) Desarrollarse un estado de pasividad hacia estados de actividad crecienteb) Desarrollarse desde un Estado de dependencia respecto a otras personas

hacia un estado de relativa dependenciac) Adquirir muchas formas de diferentes de conducta, cuando niño existe un

equipo limitado de pautas de comportamientod) Tener profundos intereses en contraste a edades tempranas en las cuales

la atención es errática y casuale) Considerar una perspectiva mayor del tiempo en comparación a las etapas

infantiles

f) Ocupar posiciones semejantes o superiores a las personas de su edadmientras su posición cuando niño era de subordinacióng) Desarrollar una conciencia y control de sí mismo

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ADMINISTRACIÓN I

Frederick Herzberg. Se dedico a investigar los factores que motivan a laspersonas a trabajar con mayor entusiasmo

Satisfactores que producen bienestar:

Placer al realizar un trabajo

Responsabilidad al hacerlo

Iniciativa por hacerlo

Colaboración

Reconocimiento por hacerlo bien

Factores que producen insatisfacción o malestar 

Un medio ambiente inadecuado

Estar inconforme con sus sueldos y salarios

Inseguridad en el empleo

Deficientes relaciones interpersonales

Douglas Mcgregor. Realizo los siguientes postulados: 

Teoría “x”

La gerencia es la responsable de la organización de los elementos de unaempresa productiva, precios, materiales, equipo, personas, intereses desus fines económicos.

Respecto a las personas se debe seguir un proceso de encaminar susesfuerzos, motivándolos, controlando sus acciones y también modificandosu conducta para aportar las necesidades a la organización.

Sin esta intervención activa de la gerencia las personas serian pasivasincluso renuentes, respecto de las necesidades organizacionales. Hay quepersuadirles, recompensarles castigarles, controlarles, sus actividadestienen que ser dirigidas.

 Actitudes derivadas Hay que dar a la gente trabajo fácil y bien organizado Hay que controlar mucho al subordinado Establecer reglas firmemente reglas sólidas bajo sistemas rutinarias.

Teoría “y”

La administración es un proceso de crear ambientes organizacionalesadecuados que permitan dar la oportunidad de que el hombre contribuya con todo su

potencial al logro de las metas corporativas.

El ser humano tiene iniciativa y es responsable

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Desea cooperar y lograr objetivos que considere valiosos Es capaz de autocontrolarse y autodirigirse  Actualmente aprueba una mínima parte de sus capacidades y esta

limitada por los sistemas vigentes.

Resultados esperados: La calidad de las decisiones y actuaciones mejoran por las aportaciones

de los subordinados Los subordinados ejercerán sus potencialidades intelectuales al perseguir 

objetivos que consideren valiosos para la organización Su satisfacción se incrementara como resultado de su propia contribución,

es decir se producirá esta secuencia:

PARTICIPACIÓN PRODUCCIÓN SATISFACCION

G.STRATUSS. Indica que los pugnadores de la teoría y no son optimistassino utópicos ya que solo desean cambiar las organizaciones si no que ademáspiensan que pueden hacerlo. Afirma que la madurez significa un ajuste a las restricciones impuestas y no unaliberación de ellas. La mayoría de las personas requieren contar con un contexto desituaciones seguras en las cuales conozcan los limites de su actuación. Para que lateoría y funcione precisa que exista un consenso absoluto entre todos losintegrantes del grupo y esto es difícil de lograr frecuentemente es necesario negociay ceder un poco hasta llegar a un acuerdo.

RENSIS LIKERT. Trata de establecer una teoría de la organización en donde

se contempla la visión del individuo en relación con la organización, en susinvestigaciones hace énfasis en dos aspectos.

Los gerentes han conseguido resultados impresionantes en le manejo de susorganizaciones, han utilizado un tipo de liderazgo diferente al utilizado por gerentesnormales y que los principios que ellos usaron para alcanzar los resultados nopodrían ser extraídos de las teorías de organización que conocían en su tiempo.

Los gerentes al no contar con una teoría que avale sus supuestos y su formade proceder dentro de la organización tienen que improvisar constantemente paraalcanzar el éxito.

2.5 NUEVAS ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

2.5.1 Escuela del comportamiento organizacional

Para explicar el pensamiento organizacional, la teoría del comportamiento sefundamenta en la conducta individual de las personas. Para poder explicar como secomportan las personas, se hacen necesario el estudio de la motivación humana. Así uno de los temas fundamentales de la teoría del comportamiento de laadministración es la motivación humana, campo en el cual la teoría administrativa

recibió voluminosa contribución.Con el transcurrir de la teoría de las relaciones humanas, verificamos que elhombre es considerado un animal complejo dotado de necesidades complejas ydiferencias que orientan y dinamizan el comportamiento humano en dirección a

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ADMINISTRACIÓN I

ciertos objetivos personales. De esta manera cuando se satisface una necesidadsurge otra en su lugar, dentro de un proceso continuo que no tiene fin, desde elnacimiento hasta la muerte de las personas. Los autores constataron que eladministrador necesita conocer las necesidades humanas para comprender mejor elcomportamiento del hombre y utilizar la motivación como poderoso medio para

mejorar la calidad de vida de las organizaciones.

Los conceptos básicos de esta teoría son los siguientes:a) Incentivos o alicientes. Son pagos hechos por la organización a sus

participantes (como salarios, beneficios, premios de producción,gratificaciones, etc.).

b) Utilidad de los incentivos. Cada incentivo posee un determinado valor deutilidad que varia de individuo a individuo, es la función de utilidad,eminente subjetiva para cada individuo en función de sus necesidadespersonales.

c) Contribución. Son las pagos que cada participante efectúa a laorganización a la que esta vinculado (como el trabajo, la dedicación, elesfuerzo, etc.).

d) Utilidad de las contribuciones. La utilidad de una contribución es el valor que un esfuerzo de un individuo tiene para la organización con el fin deque esta alcance sus objetivos.

2.5.2 Escuela de la cultura organizacional

La escuela de la cultura organizacional como manera de pensar enadministración, presenta una nueva forma de observar a las organizaciones donde

los aspectos simbólicos, producto del actuar diario de los individuos se constituyecomo los elementos fundamentales.Esta escuela de pensamiento administrativo, hace énfasis en que más allá de

la realidad que cualquier persona observa dentro de la organización, existe unarealidad que se construye diariamente por medio de las interacciones entre laspersonas, y a la luz de los problemas que enfrenta la organización.

La escuela de Cultura Organizacional enfatiza que solamente a través delconocimiento de la cultura de una determinada organización, el administrador puedeincrementar su probabilidad de lograr el éxito en el desarrollo de sus funciones. Sinembargo, para que el administrador logre conocer la cultura, requiere que él mismosea parte de ella, es decir, la cultura se conoce siempre y cuando los individuos

comparten similares sistemas de valores dentro de la organización y eso se logrecuando dichas personas han convivido durante un periodo largo de tiempo,compartiendo penas y alegrías, dentro de la misma organización.

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ADMINISTRACIÓN I

AUTOEVALUACION

SEGUNDA UNIDAD

1. ¿Quiénes son los representantes de la escuela clásica, y que es lo que estaafirma en general?

2. Porque surgió el enfoque de las relaciones humanas y cuales son las

limitaciones de esta escuela

3. ¿Cuales son las limitaciones y los alcances de la escuela cuantitativa?

4. Mencione a los representantes del Neohumano relacionista

5. ¿Qué enfoque administrativo de los estudios loe parece más actual y adecuado?

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ADMINISTRACIÓN I

UNIDAD III PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo, es la administración en sí misma. Este tema Serradescrito en cada una de sus fases en las siguientes unidades. Por lo que en lapresente, solo se proporcionara una visión general de este y sus característicasgenerales.

OBJETIVO

El alumno conocerá el concepto de la administración y sus elementos. Ademáscomprenderá la importancia del proceso administrativo, en su Definición yvisualizara sus fases.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD TRES PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJEPROCESO ADMINISTRATIVO3.1Importancia del proceso

administrativo.3.2Fases del proceso administrativo.

Comentar la importancia de estudiar elproceso administrativo, en qué áreas sepuede aplicar las distintas fases que loconforman y sintetizar sus característicasgenerales.

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ADMINISTRACIÓN I

3 PROCESO ADMINISTRATIVO

3.1 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO3.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Concepto de administración

La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social a partir de esto es posible conceptualizar la administración en forma simple como: elesfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia yel menor esfuerzo posible.

 Algunos otros conceptos son:Henrry Slak y Mario Sverdllk. Es la coordinación de todos los recursos a

través de procesos de planeación, dirección y control a fin de lograr objetivos

establecidosHarol Koontz y Cyll O’Donell. Es la dirección de un organismo social y su

efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a susintegrantes

José Antonio Fernández Arena. Es una ciencia social que persigue lasatisfacción de los objetivos institucionales por medio de una estructura y a travésdel esfuerzo humano coordinado.

Elementos del concepto:

Objetivo. La administración siempre esta enfocada a lograr fines oresultados. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del

producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. Eficiencia. Se refiere a lograr los objetivos garantizando los recursos

disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. Grupo social. Para que la administración exista, es necesario que se de

siempre de un grupo social. Coordinación de los recursos. Para administrar se requiere combinar,

sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro deun fin común.

Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios paraproducir un determinado bien o servicio

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ADMINISTRACIÓN I

Características

La administración posee ciertas características inherentes que la diferencianentre otras disciplinas.

a) Universalidad.

b) Valor instrumental.c) Unidad temporal.d) Amplitud del ejercicio.e) Especificidad.f) Inter-disciplinariedad.g) Flexibilidad.

Carácter de ciencia, arte y técnica

 Aunque esta pregunta se plantea con frecuencia, un instante de reflexión nosmostrará que en realidad no tiene sentido. Administrar, como cualquier otra práctica(ya sea medicina, música, ingeniería, etc.) en un arte. También se significa tener conocimientos, implica hacer las cosas a la luz de las realidades de una situación.Pero los administradores puede trabajar mejor si utilizan un conocimiento organizadode la administración, y este representará una ciencia. En este concepto, ciencia yarte no son mutuamente excluyentes, si no más bien complementarios, apoyándoseen técnicas que permitan su adecuada aplicación y funcionamiento. A continuaciónse presentan las definiciones de ciencia, arte y técnica para comprender de formamás amplia él porque la administración se puede considerar como cualquiera de lostres conceptos.

Ciencia. Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados de validezuniversal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales. Arte. Conjunto de técnicas y teorías cuyo objeto es causar un placer estético a

través de los sentidos. También se dice de la virtud, habilidad o disposición parahacer bien una cosa.

Técnica. Conjunto de instrumentos, reglas y conocimientos, cuyo objeto es laaplicación utilitaria.

El proceso administrativo: definición y desarrollo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabouna actividad.En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo

como la administración en acción, o también como:“El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral”

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Administración

Control

Dirección

Organización

Planeación

Mecánica

Dinámica

¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va a hacer?

¿Cómo se va a hacer?

Ver que se haga

¿Cómo se ha realizado?

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ADMINISTRACIÓN I

AUTOEVALUACION.

TERCERA UNIDAD

1. Proporcione un concepto propio de administración

2. Enumere los elementos de l concepto “administración” 

3. ¿Qué entiende por proceso administrativo?

4. ¿Cuáles son las fases del proceso administrativo y en que consiste

cada una?

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ADMINISTRACIÓN I

UNIDAD IV PLANEACIÓN

INTRODUCCIÓN

Esta unidad expone los elementos, principios y etapas que se deben seguir para planear en forma efectiva dentro de todas las áreas de una organización, seacual sea su tipo o amaño.

Considerando que esta etapa del proceso administrativo es necesaria paraestablecer con claridad el camino: crecimiento y desarrollo que desea eladministrador para su negocio. Se espera que el estudiante conozca y diferencie lasetapas, de la planeación.

OBJETIVO

 Al finalizar esta unidad el alumno: Comprenderá que es la planeación comoetapa de la administración y entenderá su importancia. Señalara los pasos básicosde la planeación. Identificara y analizara distintos tipos de planes y distinguiráadecuadamente términos y conceptos que antes probablemente considerensinónimos, como: propósito, meta, objetivo, plan, etc.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD CUATRO PLANEACIÓNCONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

4.1Naturaleza y propósito.4.2Misión y visión.4.3Objetivos y metas.4.4Estrategias, políticas y

permisas.4.5Técnicas de planeación.4.6Toma de decisiones.

Elaborar un mapa conceptual de los elementos quecomprenden la planeación y un breve ensayo respecto asu importancia y aplicación.

Elaborar una ficha bibliográfica de los conceptos.

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ADMINISTRACIÓN I

4. PLANEACIÓN4.1 Naturaleza y propósito4.2 Misión y visión

Concepto

 Antes de iniciar cualquier administración, es imprescindible determinar losresultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras ylos elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto solo se puedelograr a través de la planeación. A continuación algunas definiciones de planeación.

 Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso de acción queha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuenciade operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesariospara su realización.

George R. Ferry. Planeación es la selección y relación de los hechos, asícomo la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización yformulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias aparaalcanzar los resultados deseados.

José Antonio Fernández Arena. La planeación es el primer paso del procesoadministrativo por medio del cual se define un problema, se analizan lasexperiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Robert N. Anthony. Planear es el proceso para decidir las acciones que sedeben realizar en el futuro. Generalmente el procedimiento consiste en considerar las diferentes alternativas en el concurso de las acciones y decidir cuál de ellas es lamejor.

Elementos del concepto

 Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos losautores mencionados, consideran que el concepto de planeación comprende lossiguientes elementos:

1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultadosdeseados (¿qué es lo que se quiere?

2. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversoscaminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.

3. Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de

la más adecuada.4. Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras de anticipar hachos

inciertos prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

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ADMINISTRACIÓN I

Con los elementos anteriores es posible definir a la a planeación como:“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para

lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado quehabrá de realizarse en un futuro”.

Importancia

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios quepueden deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar yaprovechar mejor los esfuerzos.

Los fundamentos básicos principales que muestran la importancia de laplaneación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilizaciónracional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,más no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,con las mayores garantías de éxito.

4. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.5. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.6. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles

de la empresa.

PrincipiosCada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya

aplicación es indispensable para lograr una administración racional.Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación

general que sirven como guías de conducta a observarse en la acciónadministrativa.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta lossiguientes principios:

1. Factibilidad . Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosas u optimistas que sean imposibles de lograrse.

La planeación debe adaptarse a la realidad y las condiciones objetivas queactúan en el medio ambiente.2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en

datos reales razonamientos precisos y exactos y nunca en opinionessubjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este también es conocidocomo de Precisión.

3. Flexibilidad . Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes deholgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionesnuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

4. Unidad . Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a unplan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal

manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armonía, en cuantoal equilibrio e interrelación que debe existir.

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5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación altiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente, modificandolos cursos de acción, sin abandonar los objetivos.

Lineamientos para su formulación

Para una adecuada formulación de la planeación, puede destacarlanaturaleza esencial de la planeación por medio del examen de sus cuatro aspectosprincipales:

a) su contribución al propósito y a los objetivos,b) su primacía entre las labores de los administradores,c) su grado de impregnación yd) La eficiencia de los planes resultantes.

El primer lineamiento se refiere a que el propósito de cada plan y de losplanes que lo respaldan es contribuir al cumplimiento de los propósitos y de losobjetivos de la empresa, el segundo, a que la planeación antecede a todas lasdemás funciones administrativas y que todas las funciones deben planearse si sedesea que sean eficaces. La impregnación de la planeación se refiere a que losadministradores contribuyen a los objetivos de la organización y por último, laeficiencia de los planes indica que estos deben cumplir se propósito a un costoaceptable en todos los aspectos y favorece el cumplimiento de los propósitos.

4.3 OBJETIVOS Y METAS.

Etapas de la planeación

La planeación es básica ya que es un punto de partida y directriz primordialde toda actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:

Propósito

La planeación se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cualespueden ser conceptualizados así:

“Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturalezay carácter de cualquier grupo social”.

Características que deben reunir los propósitos. El administrador, al

establecerlos propósitos, debe recordar los siguientes lineamientos:

- Evitar que la dirección pierda tiempo en aspiraciones desatinadas oerróneas.

- Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.- Evitar dogmatismos.- Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social.- No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de

la organización.- Deben implantarse, si es que no se han considerado.- No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el auto engaño no

ayuda a la implantación de los planes.

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Investigación

La investigación es un proceso de la aplicación del método científico. Lainvestigación se determina en función de los objetivos departamentales y,obviamente, de los generales.

Los objetivos operacionales pueden ser:- Seccionales. Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo,

vender medio millón de pesos semanales, del producto x, por medio delgrupo de ventas de la zona centro.

- Individuales. Como su nombre lo indica, son metas personales.Ejemplo, Cada vendedor adscrito a la sección Y, venderá diariamente100 cajas de las válvulas JGM.

Lineamientos para establecer objetivos

 Aparte de que un objetivo debe siempre reunir las dos características yacomentadas, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:

- Asentarlos por escrito.- No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.- Al definirlos, recordar las seis preguntas claves del administrador: ¿qué,

cómo cuándo, dónde, quién y porqué?- Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos

los miembros de la organización.- Deben ser estables, los cambios continuos en los objetivos originales,

originan conflictos y confusiones.

Tipos de planesCon el fin de comprender mejor el proceso de planeación, así como de

clarificar y ubicar algunos aspectos acerca del mismo, se estudiará la clasificaciónde la planeación y su terminología.

“Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirsecomo diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro y lasespecificaciones necesarias para realizarlos”.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se puede

clasificar en:Corto plazo.- cuando se determinan para realizarse en un termino menor oigual a un año. Estos a su vez pueden ser.

- Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.- Meditaos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis

meses y menor a doce.

Mediano plazo.- Se determinación es por un periodo de uno a tres años.Largo plazo.- Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tresaños.

 Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral oplaneación total, en los casos en que dicha planeación abarca a la empresa en sutotalidad. Integrando todos los planes de la organización. Esta, a su vez, puede ser:

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1. Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendode base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por losmiembros de mayor jerarquía de la empresa, es a largo plazo y comprendetoda la empresa.

2. Táctica  o  funcional . Determina planes más específicos, que se refieren acada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a losplanes estratégicos. Es establecidas y coordinada por los directivos de nivelmedio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos dela empresa.

3. Operativa. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por laplaneación táctica y su función consiste en la formulación y asignación deactividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicosde la empresa. Por lo general, determina las actividades que debendesarrollar el elemento humano.

Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de lasactividades en que se divide un área de actividad.

4.4 ESTRATEGIAS, POLITICAS Y PREMISAS

Estrategias

Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran ladirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograrlos objetivos enlas condiciones más ventajosas.

 Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1. Determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el mayor número de alternativas apara lograr cada uno de los objetivos.2. Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en

consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándosede la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones,árboles de decisión, etc.

3. Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas encuanto a la factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia los objetivos de la empresa.

Una empresa debe considerar un número mínimo de áreas clave en torno a

las cuales se establezcan las estrategias; esto facilitará la elección de lasalternativas y la utilización de los recursos para lograr los objetivos.Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa,

que esta relacionada con el desarrollo total de la misma.

Lineamientos para establecer estrategias

Para que una estrategia sea operable y cumpla con su función, es necesario:1. Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.2. Determinarlas con claridad.3. No confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas últimas combinan

la acción con los medios para alcanzar el objetivo.4. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá

sugerir un mayor número de cursos de acción.

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5. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento deaplicarlas.

6. Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

Políticas

Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientosgenerales a observaren la tomo de decisiones, sobre problemas que se repiten unay otra vez dentro de la organización.

En ocasiones se confunden las políticas con las reglas, siendo la diferenciaque las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud ocomportamiento, que deberá seguir evitar en situaciones específicas el personal deuna empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las políticas sonflexibles.

 A continuación se presentan ejemplos de reglas y políticas:

Reglas• Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.• Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe

de los mismos.Políticas• Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen

de ventas que estos efectúen.•  Al selecciona agentes vendedores, será preferible que sean personas de

sexo femenino.

Clasificación de las políticas

Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con lasáreas que abarquen, pueden ser:

1. Estratégicas o generales. Se formulan al nivel de alta gerencia y su funciónes establecer y emitir lineamientos que guíen la empresa como una unidadintegrada. Ejemplo: los empleados que laboran en una empresa tendrán laposibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad.

2. Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren acada departamento. Ejemplo: el departamento de producción, determinará losturnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposicioneslegales.

3. Operativas o específicas. Se aplican principalmente en las decisiones quetienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta undepartamento. Por lo regular, se asignan niveles inferiores. Ejemplo: secciónde tomos: de ocurrir una falla en el equipo es conveniente reportarla alsupervisor en turno o, en su caso al servicio de mantenimiento.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa.

2. Consultadas. Normalmente, dentro de una empresa existen actosesporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefeinmediato para poder solucionar un problema, originándose así estaspolíticas.

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3. Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósitode guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

4. Implícitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrentaa situaciones de decisión en donde no existe una política previamenteestablecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se

aceptan por costumbre en la organización. Las políticas implícitas sonaquellas que se originan en la costumbre y que se dan por aceptadas envirtud de que se aplican, aunque no estén oficializadas por escrito.

PremisasLas premisas son pronósticos informativos de naturaleza real, premisas

básicas y aplicables y planes existentes de la compañía. Son suposiciones paraplanear y constituyen el ambiente esperado de los planes en operación.

Para formular premisas es conveniente que el administrador se pregunte losiguiente:

1. ¿Que clases de mercados existen?2. ¿Que volumen de ventas?3. ¿Que precios?4. ¿Que productos?5. Salarios6. Desarrollo tecnológico7. ¿Que ámbito político y social?

4.5 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Programas

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, esnecesario elaborar un programa, el cual puede definirse:

“Un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicasque habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido paraefectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en suconsecución”.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente

procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe

realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.

4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como losrecursos necesarios.

Clasificación

Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:

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Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área deactividad, ejemplo un programa de producción.

Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las actividades osecciones de las que consta un área de actividad.

Lineamientos para elaborar un programa• Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como

aquellos que intervendrán en la ejecución.• La determinación de los recursos y el periodo para completarlo deben estar 

relacionados con las posibilidades de la empresa.• La aprobación del desarrollo y ejecución del programa deben comunicarse a

todos aquellos que estén involucrados en el mismo.• Deben ser factibles.• Evitar que los programas se contrapongan entre sí.

• Deben establecerse por escritos, graficarse y ser precisos y de fácilcomprensión.

• El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que sepresenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que aperarán en elfuturo.

Presupuestos

Los presupuestos, en esencia, son programas a los que se les asignan cifrasa las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de laorganización; implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y delas unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de laempresa expresada en términos económicos, junto con la comprobaciónsubsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que sedeterminan, pueden ser:

1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda laorganización, ejemplo, el presupuesto de resultados.

2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada unade las áreas de actividad de la empresa, ejemplo, el presupuesto de ventas.

3. Operativos. Se calcula para secciones de los departamentos, ejemplo,presupuesto de la sección de mantenimiento.De acuerdo con la forma en que se calculan, los presupuestos pueden ser:

1. Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base enmetas definidas de operación.

2. Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que

permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad dehacer cálculos sobre la marcha.

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3. Por programas. Se calculan con base en programas de cada una de lasáreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a lasactividades que reditúen mayores beneficios.

La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos

generales establecidos por la dirección; se calculan aquellos de acuerdo con lospronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores, en su participación participanlos responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

Como ya se menciono, existen diversos presupuestos; las empresasgeneralmente utilizan algunos, pero son una minoría las que tienen un sistemapresupuestal integral, mismo que debe incluir:

1. Presupuesto de operación. Que abarca presupuestos de: ventas,producción, compras, mano de obra, gastos diversos.

2. Presupuestos de capital . Que comprenden los presupuestos de inversionescapitalizables que realiza la empresa y de activos fijos tales como: Maquinariay equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.

3. Presupuesto financiero. En el se contemplan: balance, estados deresultados, de origen y de aplicación de recursos, de flujo de caja.

Consideraciones que se deben observar al elaborar el presupuesto

 Al elaborar presupuestos es necesario tomaren cuenta las siguientesaspectos:

• Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.• Es difícil precisarla estabilidad del dinero, sobretodo en planes a largo plazo.• Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por tanto, no

deben de ser muy rígidos.• Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas• No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello

puede ocultar defectos.

Procedimientos

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de lasactividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

El procedimiento determina el orden en que deben realizarse un conjunto deactividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encarganlos métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividadpreviamente establecida.

Lineamientos para la implantación de los métodos

Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que:• Previamente a su aplicación, se capacite al personal.• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.• Se presenten gráficamente.• Que se evite la automatización del personal.•  Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.• Se revisen periódicamente.

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• Deben adecuarse a las necesidades y características de cada departamentoy/o sección.

• No deben ser demasiados rígidos.• Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.•

La supervisión no debe ser rigorista.Elementos a considerar en la realización de cualquier tipo de plan

1. Autorrealización. Solo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. La autorización debe existir para:

• Iniciar el estudio del plan.• Prepararlo.• Ejecutarlo y controlarlo.

2. Objetividad . Debe fundamentarse en datos y elementos científicos.3. Actualización. La aplicación de los planes requiere la adaptación constante a

los cambios de la empresa.4. De naturaleza confidencial . Existen ciertas situaciones en el contenido del

plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa.5. Sencillez . Cualquier plan debe ser sumamente comprensible.6. Adecuación. Deben adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en

práctica.7. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los

objetivos.8. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes

en su realización.

Es conveniente mencionar, que algunos autores identifican a las siguientesetapas, como tipos de planes; dichos planes son los siguientes:

• Propósitos.• Objetivos.• Estrategias.• Políticas.• Programas.• Presupuestos.• Procedimientos.

4.6 Toma de decisiones

La toma de decisiones es la selección de la mejor opción tomando en cuentados o más posibilidades.

Proceso de toma de decisiones

Diagnosticar y definir el problema. Si desea remediarse o planear una

situación, primero debe estar definido lo que se desea realizar.

1) Obtener y analizar los hechos más importantes.

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2) Desarrollo de opciones3) Evaluar opciones4) Seleccionar la mejor alternativa5) Analizar las posibles consecuencias de la decisión6) Poner en practica la decisión, para esto se hará necesario:

a) Establecer un calendario para la acción, para medir elprogreso en términos específicos

b) Establecer un procedimiento de control regular yperiódico para verificar el progreso de la acción

c) Establecer un sistema para prever los posibles problemasque surjan durante la acción.

AUTOEVALUACIÓN

1. Proporcione un concepto de planeación

2. Enliste los principios de la planeación

3. En que se diferencian una estrategia, una política y un propósito

4. Indique los pasos del proceso de toma de decisiones

5. Proporcione los siguientes conceptos: presupuesto, programa yprocedimiento

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UNIDAD V ORGANIZACIÓN

INTRODUCCIÓN

La organización esta ubicada por la mayoría de los autores en segundo lugar dentro del proceso administrativo, aunque esto es solo para propósito de estudio,porque en realidad las cuatro etapas normalmente conocidas del procesoadministrativo se dan en forma simultanea.

En esta etapa el administrador da orden a la empresa: estableciendo jerarquías, describiendo los puestos, y definiendo la actividades de la misma paraello se basa en los propios principios y en algunas técnicas y herramientas deorganización que se darán a conocer en esta unidad

OBJETIVO

El alumno comprenderá la importancia de que toda entidad posea unaestructura ACTIVIDADES4545l bien definida para formalizar los roles que cada cualdebe desempeñar en ella, así como la autoridad y responsabilidad de cadaindividuo. Conocerá las distintas técnicas y herramientas que son útiles para llevar acabo una ACTIVIDADES45 eficiente.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD CINCO ORGANIZACIÓNCONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE5.1 Conceptos, importancia y

principios5.2 División del trabajo y

departamentalización.5.3 Autoridad administrativa.5.4 Relaciones organización,

comités y grupos en latoma de decisiones.

5.5 La comunicación en la

administración.5.6 Integración de recursos

materiales y de personal.

Elaborar un mapa conceptual de los principaleselementos que integran la etapa de organización yelaborar un breve ensayo respecto a su importancia yaplicación.

Elaborar una ficha bibliográfica de los conceptos.

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5.1 Concepto, importancia y principios

Concepto

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer”, dicho de otra manera,los objetivos a alcanzar durante la etapa de la organización, será necesariodeterminar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; estosolo es posible a través de la organización.

Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de lasdefiniciones más reconocidas.

 Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones quedeben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales yhumanos de un organismo social, con el fin de lograrse máxima eficiencia dentro delos planes y objetivos señalados.

Isaac Guzmán Valdivia. Organización es la coordinación de las actividades detodos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener elmáximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos yhumanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Organizar es agrupar las actividadesnecesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal

como en vertical toda la estructura de la empresa.

Elementos del concepto

 Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos delconcepto, mismos en los que coinciden todos los autores:

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamentalen el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y lacorrelación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr losobjetivos.

Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben

coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

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 Agrupación y  asignación de actividades y  responsabilidades. Organizar,implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promoverlaespecialización.

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad deestablecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación  de  funciones. Uno de los objetivos básicos de laorganización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de lamejor manera posible.

Con estos elementos se puede definir a la organización como:“El establecimiento de la estructura necesaria para la administración racional

de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposiciones,correlaciones y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”.

Importancia

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organizaciónson:

1. Es de carácter continuo, jamás se pueden decir que ha terminado, dado quela empresa y sus recursos están sujetas a cambios constantes (expansión,contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en lanecesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograrlosobjetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividadeseficientemente, con un mínimo de esfuerzos.4. Evita la lentitud e ineficacia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Principios

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer unaorganización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son:

1. Del objeto. Todas y cada una de las actividades establecidas en laorganización deben relacionarse con los objetos y propósitos de la empresa,es decir, la existencia de un puesto solo es justificable se sirve realmente paraalcanzar los objetivos.

2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde seaposible, a la ejecución de una sola actividad.

3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograrlos planes, en los cuales la autoridad y laresponsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto

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ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organizaciónes una jerarquía.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidadconferido debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro deautoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que lossubordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho deque un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas deresponsabilidad, confusión e ineficiencia.

6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización. Las obligacionesde cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse yponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresaque tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción no debehacerse con demasiado detalle.

7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número desubordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que estepueda realizar todas sus funciones eficientemente.

8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberánmantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuadoen todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficienciapuede ocasionar serios problemas, todas las funciones deben apoyarsecompletamente y combinarse a fin de lograr un objetivo común.

9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacionalrequiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medioambiente.

Etapas del proceso de organización

Las etapas de organización son:

• División del trabajo. Es importante tener en cuenta que para una adecuadaestructura organizacional, es necesario dividir primeramente las actividadesdel tal forma que se facilite su posterior clasificación y agrupación en áreasespecíficas de desarrollo de actividades. La división del trabajo, como se verámas detalladamente, nos permite establecer niveles de autoridad yresponsabilidad, en áreas o departamentos claramente determinados, lo que

aumenta nuestras ampliamente nuestras posibilidades de lograr nuestrosobjetivos.• Coordinación. De nada nos servirá una adecuada estructura organizacional

si no contamos con una adecuada coordinación de actividades y esfuerzos.Esto se logra mediante la sincronización de los esfuerzos de cada uno de loselementos que intervienen en el desarrollo de los planes de la organización,encaminando dichos esfuerzos al logro de los objetivos, es decir, en ladivisión del trabajo conseguiremos aumentar nuestras posibilidades de logrode objetivos, siempre y cuando se realice de forma adecuada; y en lacoordinación, nos aseguramos que dichas posibilidades sean provechosas.

 A continuación se hace un comentario referente a la descripción del trabajo yposteriormente se analizan de forma más detallada tanto la división del trabajo comola coordinación.

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Descripción del trabajo

Es muy importante mencionar, que la descripción del trabajo no se consideracomo uno de los pasos de la organización, en algunas ocasiones incluso se maneja

solamente como una técnica de organización; pero es de suma importanciacomentar a que se refiere este aspecto en el adecuado diseño y funcionamiento dela estructura organizacional.

La descripción del trabajo tiene como objeto hacer un análisis de cada una delas actividades que se llevan a cabo en una empresa, para determinar, de formageneral, todos los elementos necesarios para realizarlo, tales como:

• Personal necesario, en cuanto a cantidad y cualidades.• Recursos necesarios, tomando en cuenta: cantidad, calidad, costos, duración,

aplicación, etc.

Una vez que se determinan de forma general los elementos anteriores mencionados,se llevan a cabo las etapas de la organización: división del trabajo y coordinación.

5.2 DIVISIÒN DEL TRABAJO Y DEPARTAMENTALIZACIÓN

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar unafunción con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a laespecialización y perfeccionamiento del trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las

siguientes etapas:Jerarquización. Desde el punto de vista administrativo: “jerarquización es ladisposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado oimportancia”.Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados deacuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen,independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica ladefinición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centrosde autoridad (comunicación) que se relacionen con precisión.

Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquizan los nivelesestablecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimosindispensables. Se deben definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o

staff) de cada nivel.

Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permitea la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. A la división y elagrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en susimilitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.

Secuencia de la departamentalización

• Listar todas las funciones de la empresa.• Clasificarlas.

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•  Agruparlas según el orden jerárquico.•  Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las

funciones y los puestos.•

Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento

deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de laempresa y de las funciones involucradas.

Tipos de departamentalización

• Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar lasactividades análogas según su función primordial para lograr laespecialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.

• Por productos. Es característica de la empresa que se dedican a la

fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hacecon base en un producto o grupos de productos relacionados entre sí.

• Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización proporcionaun instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realicenactividades en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo deoperaciones y de personal supervisado es muy extenso y está dispuesto enáreas muy grandes. Se utiliza principalmente en áreas de ventas.

• Clientes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a losdistintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresascomerciales, principalmente en almacenes, aunque también puede utilizarse

con base en determinados mercados.• Por proceso o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se

haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales,sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo,etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porqueel proceso lo requiera.

• Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general enniveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones técnicas oeconómicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas,numéricas o de tiempo.

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ADMINISTRACIÓN I

Descripción de funciones, actividades y obligaciones

Después de haber establecido los niveles jerárquicos y los departamentos de

la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades quehabrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestosde los distintos departamentos de la organización. Esta es la última etapa de ladivisión del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos lasfactores y actividades necesarias para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo;la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas deanálisis de puestos y de las cartas de distribución o cuadro de distribución de lasactividades

Coordinación

Finanzas

Contabilida

d

PresupuestosTesoreríaProducción

Colorantes

Químicos

Farmacéuticos

Ventas

regionales

Zona norte Zona sur Zona centro

Producción

Sierras PulidorasTornos

Ventas ropa

Caballeros  NiñosDamas

Producción

Turno

matutino

Turno

nocturno

Turno

vespertino

Departamentalización funcionalDepartamentalización por productos

Departamentalización geográfica o por territorios Departamentalización por clientes

Departamentalización por proceso o equipo Departamentalización por secuencia

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ADMINISTRACIÓN I

La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y amortizar los esfuerzospara realizar eficientemente una tarea.

Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la divisióndel trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que este se

complemente con la coordinación, que no es más que lograr la unidad de losesfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen einterrelacionen con facilidad y que se sincronicen.

La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directacon la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas decomunicación y autoridades fluidas.

La función básica de la coordinación es lograr la combinación y la unidad deesfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

“La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de ungrupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en eldesarrollo y la consecución de los objetivos”

Tipología de la organización

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructurasorganizacionales que se pueden implantas en un organismo social.

Los tipos de organización más usuales son:• Organización lineal o militar. Se caracteriza porque la actividad decisional

se concentra en una solo persona, quien toma las decisiones y tiene laresponsabilidad básica del mando.

o Ventajas Mayor facilidad en la toma de decisiones y el la ejecución de las

mismas. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Es claro y sencillo. Útil en pequeñas empresas. La disciplina es fácil de mantener.

o Desventajas Es rígida e inflexible. La organización depende de hombres clave, lo que origina

trastornos. No fomenta la especialización. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que

no se dediquen a labores directivas sino de operaciónsimplemente.

• Organización funcional o de Taylor. Consiste en dividir el trabajo yestablecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerentehasta el obrero, ejecuten el menor número de funciones posibles.

o Ventajas Mayor especialización. Se obtienen la más alta eficiencia de cada persona. La división del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

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ADMINISTRACIÓN I

Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número deespecialistas con que cuenta la organización.

o Desventajas Difícil de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta

seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción real o aparente de las órdenes

Se viola el principio de la unidad de mando, lo que originaconfusión y conflictos.

La no clara definición de la autoridad de lugar a rozamientosentre los jefes.

• Organización lineo-funcional. En está se combinan los dos tipos deorganización estudiados, aprovechando las ventajas inherentes de cada una,de ahí el nombre de lineo-funcional, ya que se conserva:

o De la organización lineal militar, la autoridad y responsabilidad que se

transmite a través de un solo jefe para cada función en especial(cadena de mando).o De la funcional, la especialidad de cada actividad en una función.

• Organización staff. La organización staff surge cono consecuencia de lasgrandes empresas y avance de la tecnología, lo que origina la necesidad decontar con la ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistascapaces de proporcionar información experta y de asesoría a losdepartamentos de línea. Por lo que este tipo de organización no se da por sisolo, sino que existe combinando con los tipos de organización anteriormentemencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.

o Ventajas Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera

de resolver los problemas de dirección. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad

indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.o Desventajas

Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no sedelimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puedeproducirse una confusión considerable en toda la organización.

Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus

funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicaciónde sus recomendaciones.

Pueden existir rozamientos con los departamentos de laorganización lineal.

Técnicas de organización. Son las herramientas necesarias para llevar acabo una organización racional, son indispensables durante el proceso deorganización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Lasprincipales son las siguientes:

• Organigramas. Conocidos también como gráficas de organización o cartasde organización, los organigramas son representaciones gráficas de laestructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las

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ADMINISTRACIÓN I

funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentesdentro de ellas. Los organigramas pueden clasificarse de la siguiente manera:

o Por su objeto Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la

empresa. Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las

unidades y sus relaciones, las principales funciones de losdepartamentos.

Especiales. Se destaca alguna característica.o Por su área

Generales. Presentan toda la organización, se llaman tambiéncartas maestras.

Departamentales. Representan la organización de undepartamento o sección.

o Por su contenido

Esquemáticos. Contienen solo los órganos principales, seelaboran para el público, no contiene detalles.

 Analíticos. Más detallados o técnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:- Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan representados de

arriba hacia abajo.- Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a

derecha.- Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde

el centro hacia la periferia.- Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el

vertical.

• Manuales. Son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemática, información acerca de la organización de la empresa. Losmanuales, de acuerdo con su contenido pueden ser:

o De políticas.o Departamentales.o De bienvenida.o De organización.o De procedimientos.o De contenido múltiple.o De técnicas.o De puesto.

• Formato e índice de los manualeso Índice.o Objetivos y antecedentes del manual.o Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita

y quede vigente.o Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del

manual.o Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

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ADMINISTRACIÓN I

o Redacción clara, concisa y ordenada.o Complementarse con gráficas.

Los manuales se pueden clasificar también de acuerdo al área que abarquen,de la siguiente manera:

• Manuales de organización. Explican los detalles más importantes de laorganización.

• Manuales departamentales. Incluyen aspectos generales de la empresa y deun departamento en particular, entre otros aspectos.

• Manuales interdepartamentales. Son similares en su contenido a losmanuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la mismacantidad de información. Comprenden a todos los departamentales de laorganización. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcandichos departamentos.

Diagramas o procedimientos de flujoTambién se les conoce como flujo gramas, George R. Ferry los define como:la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta unprocedimiento.

Análisis de puestoEs una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se

desempeñan en una unidad de trabajo específica i impersonal (puesto), así como lascaracterísticas, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lodesempeñe. Debe contener:

• Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que el trabajador debe

hacer, integrada por:o El encabezado o identificación.

Titulo. Ubicación. Instrumental. Jerarquía.

o Descripción genérica. Definición breve y precisa del puesto.o Descripción específica. Detalle de las actividades que se realizan en el

puesto.• Especificación del puesto. Enunciación precisa de los requisitos que debe

satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.o Escolaridad y conocimiento.o Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad.o Esfuerzo.o Responsabilidad.o Condiciones de trabajo.

Carta de distribución del trabajo o de actividades A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un

departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la

estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar relaciones de cinco, hastaquince personas.

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ADMINISTRACIÓN I

Formulación. Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo esnecesario seguir los siguientes pasos:

• Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.• Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o

sección.• Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades.• Se complementa la información con la observación y la entrevista.• Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a

cada persona.• Se analiza el cuadro para saber que se puede mejorar, cambiar, redistribuir,

etc.• Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

5.3 Autoridad Administrativa

La autoridad organizacional es el poder conferido a las personas que lespermite usar su juicio en la toma de decisiones. La cuestión de sí la autoridad debeconcentrarse o dispersarse por la organización no es tanto un asunto de que tipo,sino de cuanta autoridad. La autoridad se halla descentralizada en cuanto no sedelegue. La centralización absoluta en un individuo es concebible, más implica lainexistencia de administradores subalternos y por tanto la falta de una organizaciónestructurada. Por ello, se puede decir que todas las organizaciones presentan algúngrado de descentralización. Pero no puede haber una descentralización absoluta yaque si el administrador delegase toda su autoridad cesaría su calidad deadministrador y su posición quedaría eliminada, caso en cual tampoco habríaorganización.

5.4 Relaciones, organización, comités y grupos en la toma de decisiones

Uno de los dispositivos de organización más frecuentes y controvertidos es elcomité, este es un grupo de personas a quienes se les asigna cierto asunto. Estacaracterística de acción grupal es la que separa a los comités de otras formas deorganización. Hay comités en todo tipo de organizaciones, algunos tienen funcionesde administración y otros no, algunos toman decisiones; otros simplemente ventilanlos problemas sin tener ninguna autoridad para decidir. Algunos tienen autoridad

para hacer recomendaciones a administradores, que a su vez pueden o noaceptarlas, mientras que otras solamente se forma para recibir información.

Razones para formar comités

Es probable que la razón más importante para el empleo de un comité sea laventaja de obtener deliberaciones y juicios grupales, variación del adagio que dice“dos cabezas piensan mejor que una”. Un grupo de personas puede introducir en laconsideración de un problema una gamma más amplia de experiencias que una solapersona. Un grupo presenta una mayor variedad de opiniones, una argumentaciónmás compleja de los hechos y una capacitación más diversa en aspectos

especializados. Muy pocos problemas importantes de negocios caen enteramenteen una sola área como producción, ingeniería, finanzas, etc. Por el contrario, la

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ADMINISTRACIÓN I

mayoría de ellos requieren más conocimientos, experiencias y juicios de los que unasola persona posee.

No se debe inferir que es posible obtener el juicio de un grupo solo a travésdel uso de comités. El especialista de asesoría que conversa en forma individual

con muchas personas en determinada fase de un problema puede obtener un juicio grupal sin haber formado un comité, al igual que puede hacerlo el ejecutivoque a su subordinado clave y a otros especialistas pide memoranda en los quese analice determinando problema y se haga recomendaciones con base en eseanálisis.

5.5 Comunicación en la administración

“La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual setrasmite y recibe información en un grupo social”

De tal manera vista, la comunicación es un empresa comprende múltiplesinteracciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta lossistemas de información más complicados.

La comunicación consta de tres elementos básicos:• Emisor. En donde se origina la información.• Trasmisor. A través del cual fluye la comunicación.• Receptor. Que recibe y debe entender la información.

Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará suclasificación más sencilla:

1. Formal. Aquella que se origina en la estructura de la organización y fluye a

través de los canales organizacionales, ejemplo, correspondencia,instructivos, manuales, órdenes, etc.

2. Informal. Surge de los gripos informales de la organización y no sigue loscanales formales, aunque se puede referir a la organización, ejemplo,chismes, comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de granimportancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que lacomunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debetratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen de lasredes informales.

Estos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

a) Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior oviceversa: quejas, reportes, órdenes, instrucciones.

b) Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: circulares, juntas, etc.c) Verbal. Se transmite oralmente.d) Escrita. Mediante material escrito o gráfico.

5.6 Integración de recursos materiales y de personal

La integración comprende la función a través de la cual el administrador eligey se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisionespreviamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende los recursosmateriales así como humanos.

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Mediante la integración la empresa obtiene al personal más idóneo para elmejor desempeño de las actividades de la misma. Existen ciertas reglas deadministración, necesarias para lograr efectividad en la integración.

Reglas

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres quedesarrollan cualquier función dentro de un organismo social, deben reunir losrequisitos para desempeñarla adecuadamente. En otras palabras, loshombres deben poseer las características que la empresa establezca par desempeñar el puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a lascaracterísticas de la organización y no esta a los recursos humanos.

2. De la provisión de los elementos necesarios. A cada miembro de laempresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frenteeficientemente a las necesidades de su puesto. La dirección debe estar conciente de los elementos que los puestos requieren para la eficienterealización del trabajo.

3. De la importancia de la introducción adecuada. El momento en queelemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de éldependerá su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, sedesarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

La integración comprende cuatro etapas

• Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de laempresa.

Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversoscandidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientosdel mismo.

• Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevoelemento con los objetivos de la empresa y con el ambiente organizacional.

• Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de lascapacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

Recursos materiales

Son aquellos que son propiedad de la empresa y son tangibles, por ejemplo:

Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria y equipo, herramientas,instrumentos etc.

Materias primas, materiales auxiliares que formen parte del producto,productos en proceso, productos terminados, etc.

Recursos técnicos. Aquellos que sirven como herramientas o auxiliares en lacoordinación de otros recursos.

Sistemas de producción. Sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemasadministrativos, etc.

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AUTOEVALUACIÓN

1. ¿ De qué forma se puede dividir el trabajo de una empresa?

2. ¿Por qué es importante el organigrama en una empresa?

3. ¿Por qué es importante la coordinación?

4. ¿Qué es la motivación y por qué es importante?

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UNIDAD VI DIRECCIÓN

INTRODUCCIÓN

En esta unidad se estudiaran los tres elementos básicos de esta funciónadministrativa los cuales son: liderazgo, motivación y comunicación.En toda entidad esta función es de una vital importancia ya que de ella dependeráque el recurso más complejo ( las personas), se identifiquen con esta y con susobjetivos.

OBJETIVO

Conocer y comprender los elementos necesarios para una dirección eficiente.Identificar las diversas formas de liderazgo.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD SEIS DIRECCIÓNCONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

6.1 Importancia y elementosde la dirección.

6.2 Principios de la dirección.6.3 Estilos de dirección.6.4 Motivación.

6.5 Liderazgo.6.6 Comunicación.

Elaborar un mapa conceptual de los principaleselementos que integran la etapa de dirección y elaborar unbreve ensayo respecto a su importancia y aplicación.

Elaborar una ficha bibliográfica de los conceptos.

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6. DIRECCIÓN

6.1 Importancia y Elementos de la dirección

Concepto

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando oliderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran quela administración y la dirección son una solo cosa. A continuación se muestranalgunas definiciones de dirección para posteriormente emitir una definición másamplia.

Robert R Buchele. Comprende la influencia interpersonal de la administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de laorganización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

Burt K. Scalan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados,

para alcanzarlas metas de la organización.Leonard J. Kasmier. Es la guía y supervisión de los esfuerzos de lossubordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Elementos del concepto

Si se observan las definiciones anteriores es posible determinar suscomponentes comunes:

1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.2. Motivación3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

4. Comunicación5. Supervisión6. Alcanzar las metas de la organización.

Con los anteriores elementos es posible definir a la dirección como:“La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,

mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, lacomunicación y la supervisión”

Importancia

La dirección es trascendental porque:5 Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización.

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ADMINISTRACIÓN I

6 A través de ella se logran las formas de conducta más deseable entre losmiembros de la estructura organizacional.

7 La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados yconsecuentemente en la productividad.

8 Su calidad se refleja en el costo de los objetivos, la implementación de

organización y en la eficiencia de los sistemas de control.9 A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización

funcione.

6.2 Principios de la dirección

7. De la armonía del objeto o coordinación de intereses. La dirección seráeficiente en tanto se encamine al logro de los objetivos generales de laempresa.

8. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (elmando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertosresultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar concientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como unrequerimiento para lograrlos objetivos y no su voluntad personal o arbitrio.

9. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debeproporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de losplanes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

10.De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales decomunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que alemitirse una orden sea trasmitida a través de los niveles jerárquicoscorrespondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidasde tiempo.

11.De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemasque surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en queaparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoqueproblemas graves colaterales.

12.Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo quese antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar aladministrador a pensaren soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad devisualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

 A continuación se analizan las etapas de la dirección que en este texto semanejan de la siguiente manera:

• Toma de decisiones.• Integración.• Motivación.• Comunicación.• Supervisión.

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Toma de decisiones

“Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas”La responsabilidad más importante del administrador es la toma de

decisiones; ya que de la adecuada selección de alternativas depende en gran parteel éxito de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación; pero sea cual seasu implicación al tomar decisiones es necesario:

1. Definir el problema. Par tomar una decisión es básico definir perfectamentecual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.En esta etapa es posible auxiliarse de diversas fuentes de información, asícomo de la observación.

2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesariodesglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en quese desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

3. Evaluar alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible dealternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, asícomo la factibilidad de su implementación y los recursos necesarios parallevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización de laorganización. La evaluación se lleva acabo a través de:

a. Análisis de factores tangibles o intangibles.b. Análisis marginal.c. Análisis costo-efectividad.

4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos

beneficios; seleccionar además dos o tres más para contar con estrategiaslaterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:a. Experiencia.b. Experimentaciónc. Investigación.

5. Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por loque se debe contar con un plan de desarrollo de lamisca. Dicho plancomprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesariospara implantación de la decisión. Algunas herramientas que nos permitenllevar a cabo una toma de decisiones de forma racional son las siguientes.

a. Árboles de decisiones.

b. Camino críticoc. PERT.d. Punto de equilibrioe. Análisis costo-efectividad.

Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará suclasificación más sencilla:

3. Formal. Aquella que se origina en la estructura de la organización y fluye através de los canales organizacionales, ejemplo, correspondencia,instructivos, manuales, órdenes, etc.

4. Informal. Surge de los gripos informales de la organización y no sigue los

canales formales, aunque se puede referir a la organización, ejemplo,chismes, comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de granimportancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la

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comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debetratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen de lasredes informales.

Requisitos de la comunicación efectiva. Una buena comunicación implica la

existencia de los siguientes requisitos:

1. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que seexprese y la manera de trasmitirla deben ser accesibles para quien vedirigida.

2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre losmiembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperaciónnecesaria para la realización de los objetivos.

3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es másefectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan decomunicación para quienes resulten afectados.

5. Moderación. La comunicación debe ser estrictamente necesaria y lo másconcisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocraciae ineficiencia.

6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debeefectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamentenecesarios, evitando papeleo excesivo.

7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse yperfeccionarse periódicamente.

6.3 Estilos de dirección

  Una de las responsabilidades de toda persona a cargo de un grupo desubordinados es la coordinación de esfuerzos de los mismos, y mantener lamotivación de estos para alcanzar los objetivos buscados en la organización.

Estilos de dirección en cuanto a la autoridad ejercida:

1. Líder autocrático. Es aquella persona que da ordenes y espera su cumplimiento,es dogmática e impositiva dirige a través de la capacidad para restringir; u otorgar 

recompensas y castigos.2. Líder democrático o participativo. Consulta con sus subordinados las acciones ydecisiones propuestas por estos3. Es aquel que utiliza muy poco su poder, si es que lo hace y da a sus subordinadosgran cantidad de independencia y de rienda suelta en sus operaciones.

El uso de cualquier estilo dependerá de la situación. Un administrador puedeser muy autocrático en una emergencia; es difícil imaginar a un líder de bomberos,que lleve a cabo una reunión prolongada para determinar la mejor forma decombatir un incendio en el momento que este esta ocurriendo. Los administradorestambién pueden ser autocráticos cuando solo ellos conocen las respuestas a ciertaspreguntas o poseen una información.

El desempeño del liderazgo depende también de los propios atributos dellíder. Exceptuando en casos muy particulares, no tiene sentido hablar de lideresefectivos o inefectivos; porque dependerá de la actuación y el resultado que se

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obtenga en una situación o en otra. Si se desea eficientar el desempeño del grupose debe aprender no solo a capacitar a los lideres en forma efectiva sino también aintegrar un medio ambiente en la organización que permita al líder tener un buendesempeño. 

El primer aspecto del enfoque conductual del liderazgo no se centra en el líder individual, si no en las funciones que los líderes realizan en el seno de su grupo.Parece ser que, para que un grupo opere debidamente, alguien debe cumplir dosfunciones centrales: funciones relacionadas con las tareas o de solución deproblemas y funciones sociales o de mantenimiento del grupo. Las primeras puedenincluir soluciones indicativas y dar información y opiniones. Las segundas incluyentodo cuanto ayude al grupo a operar en mayor armonía, por ejemplo, coincidir conotro miembro del grupo o elogiarlo, mediar las discrepancias del grupo e inclusotomar apuntes durante das discusiones de grupo.

La segunda perspectiva del comportamiento de liderazgo se centra en elestilo que utiliza un líder al tratar con los subordinados. Los investigadores handescubierto dos estilos: uno orientado a tareas y otro orientado a los empleados. Losgerentes orientados a las tareas dirigen a los subordinados y los supervisanestrechamente para cerciorarse de que la tarea sea ejecutada a su enterasatisfacción. Un gerente que practique este estilo se preocupa más por la realizacióndel trabajo que por el desarrollo y crecimiento de los subordinados. Los gerentesorientados a los empleados tratan de motivarlos en lugar de controlarlos. Estimulana los miembros del grupo para que ejecuten las tareas, pues les permiten participar en las decisiones que les afectan y establecen las tareas, pues les permiten

participar en las decisiones que les afectan y establecen relaciones amistosas, deconfianza y de respeto con ellos.

6.4 Motivación

En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a laacción”. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que es lamás compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a laobtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todospueden agruparse en dos grandes tendencias:

1. Teorías de contenido.2. Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

Teorías de contenido. Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta;también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se las llama también teorías tradicionales, explican la conducta conbase en procesos internos. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes:

• Jerarquía de las necesidades de Maslow. Establece que la naturalezahumana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades y una decrecimiento que son inherentes:

o Básicas Fisiológicas.  Aquellas que surgen de la naturaleza humana

física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.

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De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por lascircunstancias del medio.

Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas conlas demás personas

De estimación. La necesidad de confianza en sí mismo, eldeseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad deestimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación,prestigio, reconocimiento, atención, importancia. Etc.

o Crecimiento Realización personal. El deseo de todo ser humano de

realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

Estas necesidades se satisfacen en el orden en que se han anotado; de estamanera, cuando la necesidad número uno ha sido insatisfecha, la número dos seactiva, y así sucesivamente.

• Teoría de motivación e higiene, de Herzberg. Propone dos niveles denecesidades.

o Factores de higiene o mantenimiento. Que son aquellos que evitanla falta de satisfacción pero no motivan, tales como el tipo deadministración vigente en la empresa, sus políticas, supervisión,salarios, etc.

o Motivadores. Que incluyen realización, reconocimiento,responsabilidad y el trabajo mismo.

• Motivación de grupo. Diversos factores establecen que, para motivar algrupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:

o Espíritu de equipo. El sentirse identificado con el grupo de trabajopara lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.

o Identificación con los objetivos de la empresa. El coordinar losintereses de grupo con los individuales, y todos con los de laorganización, motivará al grupo, ya que está sé autorrealizará con laobtención de los objetivos.

o Practicarla administración por participación. Lograr que eltrabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupode trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participaciónactiva en las decisiones.

o Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. Laimplantación de sistemas adecuados de comunicación yautorrealización dentro de la empresa, promueve la eficiencia delpersonal.

o Eliminación de prácticas no motivadoras. Para elevar la moral delos empleados es necesario eliminar las siguientes prácticas:

Control excesivo. Poca consideración a la competencia Decisiones rígidas. No tomar en cuenta los conflictos.

Cambios súbitos.

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Teorías del enfoque externo. Llamadas también del aprendizaje o de lamodificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conductaobservable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave paraexplicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre laconducta de los individuos. Mientras que en la teoría tradicional las causas de las

conductas son hipotéticas, en la teoría externa los mecanismos ambientales y lasconductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender quehabrá ciertas consecuencias que seguirán a determinadas conductas. Losprincipales creadores de esta escuela son: Watson, Skiner, Luthaos y Kreitner.

6.5 Liderazgo

Concepto e importancia. Definiremos liderazgo como el proceso de dirigir einfluir en las actividades de los miembros del grupo relacionados con las tareas.Nuestra definición incluye tres implicaciones importantes.

Primero, el liderazgo debe incluir a otras personas, los subordinados oseguidores.

Segundo, el liderazgo supone una distribución desigual del poder entre líderesy miembros del grupo, aquellos tienen la autoridad de dirigir algunas de lasactividades de estos, quienes no pueden hacer lo mismo con las actividades de él.Sin embargo, sin duda influirán en dichas actividades de varias maneras.

Tercero, además de poder dar legítimamente órdenes e instrucciones a sussubordinados o seguidores, los líderes también están concientes de influir en ellosde otras maneras que veremos más adelante.

Rasgos de los líderes

El primer esfuerzo sistemático de los psicólogos y otros investigadores por entender el liderazgo, fue el intento de identificar las características de los líderes.Esta concepción de liderazgo (los líderes nacen, no se hacen), goza todavía degran aceptación (aunque no entre los investigadores).

En la búsqueda de rasgos mensurables del liderazgo, los investigadoresadoptaron dos perspectivas; 1) intentaron comparar los rasgos de aquellos quesurgieron como líderes como los de aquellos que no lo hicieron; 2) procuraroncomparar los rasgos de los líderes eficaces e ineficaces.

La generalidad de los estudios dedicados al liderazgo pertenecen a la primeracategoría; y estos estudios no han logrado descubrir rasgos que distingan demanera clara y congruente a líderes y seguidores. Los líderes como grupo son unpoco más altos, más brillantes, extrovertidos y con mayor seguridad en sí mismos.Sin embargo, millones de personas presentan esos rasgos y la mayor parte de ellasnunca ocupará un posición de liderazgo.

Los intentos de comprarlas características de los líderes eficaces e ineficacesson más recientes y se encuentran en menor número. En un estudio se comprobó

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que rasgos como la inteligencia, la iniciativa y la seguridad en sí mismos seasociaban a altos niveles gerenciales y a un buen desempeño. No obstante, tambiénse descubrió que el factor más importante relacionado con el nivel y el desempeñogerencial era la capacidad de supervisión; es decir, la pericia en el uso de losmétodos apropiados para la situación particular. La mayor parte de los estudios en

esta área también han sido de la aceptación entre estos y las exigencias de lassituaciones en que se encuentren el sujeto.

6.6 Comunicación

La comunicación es clara cuando se le expresa en un lenguaje y se trasmiteen forma que pueda ser comprendida por el receptor.

Este lineamiento hace hincapié en la responsabilidad que tiene el emisor deformular el mensaje de manera que sea comprensible para el receptor. Se refiere,principalmente, a la comunicación escrita y oral y señala la necesidad de planear losmensajes, de planear los supuestos subyacentes y de aplicar las reglas deaceptación general para el logro de comunicaciones efectivas, verbales y escritas.

Conforma mayores sean la integridad y la consistencia de los mensajesescrotos, orales y no verbales, así como también la conducta moral del emisor,mayor será la aceptación del mensaje por parte del receptor.

Este lineamiento sugiere que las comunicaciones falseadas y los juegos psicológicos en los que algunas personas participan son inefectivos en lascomunicaciones dentro de una organización. Por el contrario, la comunicación debe

ser genuina, honesta y consistente. Un administrador que sea partidario de unaadministración participativa debe practicar también este acercamiento; es frecuenteque las acciones digan más que las palabras.

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AUTOEVALUACIÓN

1. ¿Qué papel juega la dirección en la empresa?

2. Mencione la función básica de los diferentes estilos de liderazgo.

3. ¿Qué factores determinan el estilo de liderazgo en cada empresa?

4. ¿Por qué es importante que exista una buena comunicación en laempresa?

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UNIDAD VII CONTROL

INTRODUCCIÓN

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque unaempresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada yuna dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de laorganización si no existe un mecanismo que cerciore e informa si los hechos van deacuerdo con los objetivos. Además su principal finalidad es señalar las debilidades yerrores con el propósito de identificarlos e impedir que estos se repitan

OBJETIVO

Identificar y comprender las etapas del control y reconocer los diferentestipos de este en una entidad y sus área de aplicación.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD SIETE CONTROLCONTENIDO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

7.1 Sistemas y proceso decontrol.

7.2 Técnicas de control ytecnología de lainformación.

7.3 Control correctivo ypreventivo.

Elaborar un mapa conceptual de los principaleselementos que integran la etapa de control y elaborar unbreve ensayo respecto a su importancia y aplicación.

Elaborar una ficha bibliográfica de los conceptos.Diseñar un trabajo de investigación final donde se

integren las etapas del proceso administrativo.

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7. CONTROL

7.1 Sistema y proceso de control

Concepto

 Algunas de las definiciones más adecuadas de control son:Burt K. Scalan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos

vayan de acuerdo con los planes establecidos.Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación

con el estándar y la corrección de las desviaciones y tomando las medidascorrectivas necesarias.

Elementos del concepto

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementoscoincidentes:1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de

los objetivos que se establecen en la planeación.2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan en la ejecución y la planeación.4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir 

los errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

“La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”

Importancia

El control es de vital importancia dado que:1. Establecer medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.3. Determina y analiza rápidamente las causas que puedan originar 

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momentoen que se establecen medidas correctivas.

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5. Proporciona información acerca de la situación de la situación de la ejecuciónde los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso deplaneación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de laempresa.

Principios

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientesprincipios:

1. Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse algrado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad sedelega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesarioestablecer mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo conla responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendodebidamente ejercida.

2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de losobjetivos, es decir, el control no es el fin, sino un medio para alcanzar losobjetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta enlos objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos.

3. De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, esdecir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que seaposible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando es

oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de losobjetivos al mínimo.4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten

en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de talmanera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

5. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividadesexcepcionales o representativas, a fin de reducir tiempos y costos,delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren decontrol. Este principios se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos oaleatorios.

6. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debecomprender a la función controlada, ya que pierde efectividades control. Esteprincipio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza elcontrol no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Proceso de control

El proceso de control esta formado por el conjunto de pasos necesarios paraverificar que lo realizado se ajusta con lo planeado mediante el uso adecuado de laestructura organizacional de la empresa. Dichos pasos son lo siguientes:

Establecimiento de estándares. “Un estándar puede ser definido como unaunidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual seefectúa el control”. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de

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hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davisdice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de lostrabajadores, sino que, preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreasclave de resultados:

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios

obtenidos de la empresa, que resulta de la comparación o relaciónentre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.Las tasas de rendimiento sirven también para seleccionar alternativasde operación financieras futuras.

2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinarlaaceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de lastécnicas mercadológicas.

3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecer que no solopárale área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Sedetermina la primacía en medidas tales como horas-máquinas, horas-hombre, etc.

4. Calidad de producto. Este estándar se establece para determinar laprimacía en cuanto a calidad del producto, en relación con lacompetencia.

5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas dedesarrollo de la gerencia y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que debenexistir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve paradeterminar, objetivamente los límites de productividad del personal dela empresa.

Tipos de estándares. Existen tres métodos para establecer estándares, cuyaaplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde seimplementen:

1. Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran conbase en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la mismaempresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues enocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con elpasado; por tanto al establecerse, la información estadística debe ser complementada con el criterio.

2. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor,resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas donde la

ejecuten personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividadescuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa,actitud del personal y otra, pero cuya importancia es vital; como ya se dijo, essubjetiva o a juicio de los ejecutivos.

3. Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentanen un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Sedesarrollan en relación con la productividad de la maquinarias, del equipo yde los trabajadores: son llamados también estándares de producción y detiempos y movimientos.

Por otra parte, los modelos de acuerdo a sus características pueden ser:

cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numéricas; o cualitativos,cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentesa ciertas cualidades.

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7.2 Técnicas de control y tecnología de la información Control correctivo ypreventivo

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, enlos diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evalúan lasejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la accióncorrectiva necesaria.

“El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una desus subfunciones”. Se estudiarán las más usuales.

Control de producción. La función del control es esta área busca elincremento de la eficiencia, la reducción de los costos y la uniformidad y mejora dela calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios detiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisisestadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones.

Control de calidad. Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa quepueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacersepara comprobar una calidad específica, tanto en las materia primas como en losproductos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color,acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos,mismos que se compararán con las normas fijadas para el producto, con el fin dedetectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Control de inventarios. Su objetivo primordial es determinar el nivel máseconómico de inventario en cuanto a materiales, productos en proceso y productosterminados. Un buen sistema de control de inventarios permite:

• Dispones de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

• Evitar pérdidas considerables en ventas.• Evitar pérdidas innecesarias por defecto u obsolescencia, o por exceso de

material almacenado.• Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.• Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,

retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Clases de inventarios. Existen cuatro principales tipos de inventarios:• Materias primas. Son aquellos que no han sufrido ningún cambio previo al

proceso de producción y son utilizados directamente en el mismo.• Materiales en proceso. Se utiliza en la elaboración del producto y su aspecto

ha cambiado por resultado del proceso.• Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para

su almacenamiento.• Partes de la maquinaría y/o herramientas. No forman parte del producto,

pero son las piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las

máquinas.

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Control de la producción. El objetivo fundamental de este control esprogramar, coordinare implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimorendimiento en las unidades producidas e indica el modo, tiempo y lugar másidóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así todas las necesidadesdel departamento de ventas. Un sistema adecuado de control reporta los siguientes

beneficios:• Disminución de los tiempos ociosos.• Reducción de costos.• Evita demoras en la producción.• Permite cumplir, al departamento de ventas sus compromisos con los

clientes.• Incrementa la productividad.

Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios,esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

• Selección adecuada de proveedores.• Evaluación de la cantidad y la calidad especificada por el departamento

solicitante.• Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del

material.• Determinación del punto de pedido y de reorden.• Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia al evitar:• Compras innecesarias, excesivas y caras.•  Adquirir materiales de baja calidad.• Retrazo en los programas de producción y otras áreas.

Control de mercadotecnia.

Se refiere a la evaluación y a la eficacia de las funciones a través de lascuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para elcontrol de la empresa general, y para la elaboración de estrategias y planes demercadotecnia. Comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos,distribución, publicidad y promoción.

Control de ventas

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para elestablecimiento de este control, ya que permite fijar normas de realización sin lascuales seria imposible evaluar las ventas y fijas las cuotas que debe cubrir. Lafunción de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas enrelación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar lasvariaciones significativas y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales comomejorar el servicio al cliente en cuanto rapidez de entrega del producto, mejorar lasfacilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar al vendedor a través

de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de los vendedores,revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliarseperspectiva.

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Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y delrégimen en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la

integran.Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios y para

canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando deesta manera a ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidascorrectivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Básicamentecomprende cuatro áreas:

Control presupuestal

Un sistema de control contable debe:• Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios,

compras, etc.• Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos

presupuestos.• Detectar las que haya originado variaciones y tomar las medidas necesarias

para evitar que se repitan.• Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.• Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.• Por medio de datos reales y concretos, facilitarla toma de decisiones

correspondientes.• Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.• Contribuir a logar las metas de la organización.

Control contable

Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuentacon información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio yde los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informas contables sebasan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de laoperación de la empresa.

El objetivo primordial del control contable consiste en identificar las causas dela ocurrido en las operaciones financieras para que, en esta forma, la gerenciaadopte las decisiones atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe:

• Establecer responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.• Evitar malos manejos y desfalcos.• Detectar causas y orígenes, y no limitarse a registro de las operaciones.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona estainformación a través no solo de registros, sino de los estados financieros y de su

análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de lasrazones que son los estándares, medidas o indicadores de la situación financiera dela organización.

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Costos

Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base enel cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en sufabricación. A través de esta información es posible no-solo establecerle precio más

adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requierenatención en cuanto pérdidas, productos incosteables, etc., lo que permite que lagerencia tomar decisiones más racionales.

Auditoria

La auditoria contables tienen como función primordial dictaminarse lainformación financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si susresultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión yexamen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin deverificar:

• La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estadosfinancieros.

• Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios decontabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

Control de recursos humanosSu función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de

todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivosde este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de

recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas delpersonal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúacon base en el análisis y la interpretación en los siguientes incisos, mediante lautilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a través delcual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, características y

conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa, incluye:

• Evaluación de la actuación.• Evaluación del reclutamiento y selección.• Evaluación de la capacitación y desarrollo.• Evaluación de la motivación.• Evaluación de los sueldos y salarios.• Evaluación sobre la higiene y seguridad; servicios y prestaciones.

Medición del desempeño. También conocida como medición de los

resultados, consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación deunidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El

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establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo enáreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar acabo su función, esta se vale primordialmente de los sistemas deinformación; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente

de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable(exacta), válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidadesde medida apropiadas y fluida (que canalice por adecuados canales decomunicación).

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesariocomparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos,determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarseinmediatamente.

Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medidasusceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo puede mencionarse algunas: tiempopor pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas,etc.

7.3 Control correctivo y preventivo

Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la accióncorrectiva para integral las desviaciones en relación con los estándares. El tomar una acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antesde iniciarla es de vital importancia reconocerse la desviación es un síntoma o una

causa. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una baja en lasventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, peroantes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta bajano es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; esaquí donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que a través de laretroalimentación, la información obtenida se ajusta al asistente administrativo alcorrer el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez conque se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control. Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con los objetivos y estándares que sean estables.2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con

los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo nocontribuye a la eficiencia.

4. Evaluar la efectividad de los controles.a. Eliminando aquellos que no sirven.b. Simplificándolos.

c. Combinándolos para perfeccionarlos.

Características y factores

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Puesto que el control, es un factor imprescindible para el logro de losobjetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de

control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que sedesee controlar. Así, una pequeña empresa necesita un sistema de control distinto alde una empresa grande; los controles que se implanten en un departamento deventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Los buenoscontroles deben relacionarse con la estructura organizativa y refleja su eficacia;como ya se dijo, la función del control no puede suplir una organización precaria.

Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar las desviaciones,siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil entanto proporcione información en el momento adecuado.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles deinterpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes delos controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Lastécnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles crean confusiones.

Ubicación estratégica. Resulta imposible implantar controles para todas lasactividades de la empresa por lo que es necesario establecer en ciertas áreas deacuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con elprincipio de excepción; enfatiza el hacho de que es necesario establecer puntos deverificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

 Además de las características anteriormente mencionadas, existen cuatrofactores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad.b) Tiempo.c) Costo.d) Calidad.

Los tres primero son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre loindica, es eminente cuantitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen esimportante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costoes utilizado como indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él sedeterminan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere alas especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funcionesde la empresa.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad yaplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

a) Control Preliminar . Es aquel que se efectúa antes de realizar lasactividades.

b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de lasactividades como un proceso continúo. Un control esporádico de nada sirvepara la consecución de las metas de la organización.

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c) Control posterior . Se aplica después de haber realizado las actividadesplaneadas. Su objeto es suministrar información para comparar los resultadosobtenidos, en relación con lo preestablecido.

AUTOEVALUACIÓN

1. Mencione los pasos básicos del proceso de control

2. Explique con sus propias palabras la relación que existe entre elcontrol y el proceso administrativo.

3. Mencione los diferentes tipos de control.4. ¿Qué es una auditoria administrativa? ¿Y una auditoria contable?

5. ¿Para qué sirve un presupuesto?