GESTION DE RECURSOS FISICOS

MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES

Código:ANSV-GRF-MG-01

Versión: 01

Fecha: 2019-07-05

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES

AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL BOGOTA D.C

1. ÍNDICE O CONTENIDO.

1.ÍNDICE O CONTENIDO.22.PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN63.OBJETIVO64.ALCANCE65.DESARROLLO85.1BIENES DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL85.1.1Manejo contable de los bienes95.1.1.1Propiedades, planta y equipo105.1.1.2Activos fijos no depreciables105.1.1.3Terrenos105.1.1.4Muebles en bodega115.1.1.5Activos fijos depreciables115.1.2Depreciación y método de bienes115.1.2.1Activos de menor cuantía115.2ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES125.2.1Almacén125.2.2Inventario de bienes en bodega125.2.3Inventario de activos en servicio125.3Cuentas para el manejo de bienes125.4Entrada de bienes de acuerdo con su origen135.4.1Compras y/o importaciones135.4.2Por adquisición con recursos de crédito externo135.4.3Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes.135.4.4Por traslado145.4.5Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos145.4.6Por reintegro de bienes de consumo165.4.7Por reposición165.4.8Por restitución175.4.9Por permuta de bienes175.4.10Por préstamo de bienes175.4.11Por recuperación de bienes175.4.12Por tecnología185.4.13Por producción185.4.14Por materia prima (cuenta transitoria)185.4.15Por transformación de elementos185.4.16Por compensación195.4.17Por sobrante de inventario195.4.18Por el sistema de caja menor195.5Requisitos para la entrada de bienes al almacén205.6Requisitos para la salida de bienes215.6.1Salida de bienes por obsolescencia215.6.2Salida por traspaso de bienes215.6.3Salida con destino a terceros225.6.4Salida para transformación225.6.5Salida por cambio, reposición o garantía235.6.6Salida por entrega a terceros en comodato235.6.7Salida por bienes entregados a terceros en cesión o traspaso235.7Almacenamiento de bienes245.7.1Bienes servibles245.7.2Bienes en servicio245.7.3Bienes inservibles255.7.4Registro de inmuebles255.7.5Registro contable255.7.6Bienes devolutivos en servicio255.7.7Movimiento de bienes devolutivos en servicio265.7.8Inventario individual265.8Levantamiento y entrega del Inventario físico de bienes en depósitos265.8.1Préstamo de bienes (comodato)275.8.2Reparaciones295.8.3Reparación de muebles, enseres y equipos de oficina295.8.4Reparación de equipos de cómputo295.8.5Reparación fuera de la entidad296.BAJA DE BIENES296.1Comité evaluador de Bajas306.2Clases de bajas316.2.1Elementos devolutivos en servicio316.2.2Elementos devolutivos inservibles316.2.3Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento316.2.4Baja por donación326.2.5Baja por cesión de bienes a título gratuito326.2.6Baja por traspaso de bienes336.2.7Baja por permuta de bienes336.2.8Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, entre otros346.2.9Baja por destrucción346.2.10Baja por caso fortuito o fuerza mayor346.2.11Baja por pérdida de bienes en poder de los transportadores356.2.12Baja por hurto o robo356.2.13Baja por venta en subasta pública (sistema de martillo o remate)376.2.14Baja por venta directa de entidad a entidad396.2.15Baja de Software406.3Enajenación y/o Transferencia de bienes416.4Traslado de bienes417.Responsabilidad Administrativa y Fiscal417.1Registro de la baja de bienes en la contabilidad417.2Bienes en depósito417.2.1Inventario para entrega normal del almacén417.2.2Entrega de almacén cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega437.3Control de inventarios437.4Responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal438.INFORMACION DOCUMENTADA439.ANEXOS4310.CONTROL DE CAMBIOS4411.CONTROL DE FIRMAS44

2. PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Con la adopción de este Manual se busca dar cumplimiento a las normas sobre el manejo, control, registro, clasificación y revelación de los bienes de la Agencia Nacional de seguridad Vial, como mecanismo que permite regular de manera integral y coherente la adquisición, uso, administración, mantenimiento, registro, supervisión y disposición.

Este manual contiene los procedimientos administración de bienes e insumos, ingreso y salida de almacén, baja de bienes, inventario, administración de bienes e insumos.

3. OBJETIVO

Administrar y controlar los bienes de la Agencia Nacional de Seguridad Vial de conformidad con los requisitos legales y normativos vigentes, para asegurar su adecuada custodia y salvaguarda.

4. ALCANCE

Inicia con la definición de necesidades de bienes e inmuebles o suministros de oficina o insumos, continúa con la administración y control del almacén y termina con la implementación de acciones de mejora.

1. TERMINOS Y DEFINICIONES[footnoteRef:1] [1: http://www.bogotajuridica.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4628]

· Bienes inmuebles: Son las edificaciones de cualquier tipo, que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y las que se adhieren a ellas.

· Bienes muebles fungibles: Aquellos que no se pueden usar por su naturaleza si no se consume.

· Bienes muebles no fungibles: Aquellos que no desaparecen con su uso normal.

· Bienes obsoletos por su uso: son aquellos bienes que han sufrido desgaste debido a su uso y pueden ser susceptibles de recuperación.

· Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente: Son aquellos bienes que, aunque se encuentran en buen estado, no pueden rendir y producir el beneficio deseado y es necesario cambiarlos por otros, técnica o tecnológicamente más avanzados.

· Cesión o transferencia: Acción de ceder o transferir el dominio de un bien. Se denomina cesión cuando el bien sale del patrimonio de la Agencia Nacional de Seguridad Vial y éste cede sus derechos sobre el mismo, estas se realizarán con observancia a la normatividad que sobre el particular, rigen para las entidades públicas colombianas.

· Donación: Acción de traspasar de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera a favor de la Agencia Nacional de Seguridad Vial el dominio de un bien, previa aceptación del ordenador. Las donaciones se realizarán con observancia a la normatividad que sobre el particular, rigen para las entidades públicas colombianas.

· Elementos de consumo: Son los elementos que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y, por lo tanto, no ameritan clasificarlos como devolutivos o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros.

· Elementos devolutivos: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la administración retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el proceso de baja definitiva de los activos y cuentas del balance de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

· Inservibles: Son aquellos bienes obsoletos y/o que fueron destruidos por caso fortuito o fuerza mayor que no son susceptibles de reparación.

· Inventario de Bienes: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. El inventario permite verificar, clasificar, controlar, analizar, valorar y depreciar los bienes que ingresan a los depósitos del almacén, lo cual posibilita efectuar un estricto control de las existencias físicas y reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de elementos, mediante información confiable y oportuna.

· Préstamo de bienes (comodato): Se entiende que hay préstamo de éstos cuando se entrega un bien a otra entidad o persona para que por un tiempo tenga el uso de él, con la obligación de restituirlo.

· Recuperación de bienes: Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haber sido detectada su pérdida por parte de la Agencia Nacional de Seguridad Vial y después de haberse producido su baja del sistema del inventario de los activos y registros contables.

· Reintegro de bienes: Es el procedimiento que se efectúa de devolución al almacén de aquellos bienes que no requieren las dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, para el desarrollo de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios.

· Reposición de bienes: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otro de iguales o de similares características.

· Resarcimiento de bienes: Es el procedimiento de indemnizar, compensar o pagar un bien que ha sido desaparecido, hurtado o dañado.

· Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran a la Agencia Nacional de Seguridad Vial los bienes que fueron entregados a terceros para su uso o administración.

5. DESARROLLO

0.1 BIENES DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL

Para la elaboración y rendición de inventarios y/o cuentas de los bienes muebles e inmuebles de la Agencia se orientarán por los preceptos establecidos en el índice universal de inventarios, los cuales se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos mayores:

· Grupo 1. Elementos de Consumo

· Grupo 2. Elementos Devolutivos

· Grupo 3. Inmuebles

Estos grupos mayores se dividen a su vez en sub agrupaciones señalada en la tabla1.

Tabla 1. Catálogo de Cuentas de la Contaduría General de la Nación

GRUPO 1. Elementos de Consumo

CODIGO

1910 cargos Diferidos

191001

Materiales y Suministros

191004

Dotación a trabajadores

191006

Loza y Cristalería

191021

Elementos de Aseo, lavandería y cafetería

191022

Combustibles y Lubricantes

191029

Equipo de seguridad Industrial

191090

Otros cargos diferidos

1970

Intangibles

197007

Licencias

197008

Software

GRUPO 2. Elementos Devolutivos

16

Propiedades, planta y equipo

1635

Bienes Muebles en Bodega

163501

Maquinaria y equipo

163503

Muebles, enseres y equipo de oficina

163503001

Mobiliarios y enseres

163503002

Equipos y Maquina para oficina contabilidad, dibujo y accesorios

163504

Equipos de Comunicación

163504001

Equipos y máquinas para comunicación, detección, radio, televisión, señales, sonido, radar, fotografía y proyección y sus accesorios.

163504002

Equipos de Cómputo (Hardware).

163504090

Programas de sistemas Software

163505002

Equipos y Maquinas para transporte y sus accesorios

163507

Redes, Líneas y cables

163511

Equipos de Comedor, Cocina, despensa y hotelería

163511001

Equipos y Maquinaria para comedor, cocina y despensa y sus accesorios.

163590

Otros bienes Muebles en Bodega

1650

Redes, Líneas y Cables

165007

Líneas y cables de interconexión

165008

Líneas y cables de transmisión

165009

Líneas y cables de Conducción

165010

Líneas y cables de telecomunicaciones

165090

Otras redes, líneas y cables

1655

Maquinaria y Equipo

165511

Herramientas y Accesorios

165522

Equipo de ayuda audiovisual

165523

Equipo de Aseo

165590

Otra Maquinaria y Equipo

1665

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina

166501

Muebles y Enseres

166502

Equipo y Maquina de oficina

166590

Otros muebles, enseres y equipo de oficina

1670

Equipos de Comunicación y Computación

167001

Equipo de Comunicación

167002

Equipo de Computación

167090

Otros Equipos de Comunicación y Computación

1675

Equipos de Transporte, Tracción y Elevación

167502

Terrestre

167506

De elevación

167590

Otros Equipos de Transporte, tracción y elevación.

1680

Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería

168001

Equipo de Restaurante y Cafetería

168006

Otros equipos de Comedor, cocina, despensa y hotelería

1685

Depreciación Acumulada

GRUPO 3. Inmuebles

1640

Edificios y Construcciones

164001

Edificios y casas

164002

Oficinas

164018

Bodegas

1605

Terrenos

160501

Urbanos

160502

Rurales

0.1.1 Manejo contable de los bienes

El manejo contable de los bienes de la Agencia Nacional de Seguridad Vial se desarrolla con base a las normas técnicas establecidas en el plan general de contabilidad pública vigente en cuanto al reconocimiento, registro y valoración de activos.

Los movimientos y registros de las operaciones relativas a los bienes se efectúan de acuerdo con los niveles de clasificación que conforman el catálogo general de cuentas, definidos por la contaduría general de la nación, la Agencia Nacional De Seguridad Vial puede solicitar adicionalmente a dicha entidad los niveles auxiliares contables, de acuerdo con las necesidades específicas.

Con el fin de unificar la información que genera el almacén para efectos contables, el grupo de contabilidad establece la tabla de equivalencias entre códigos contables y grupos de inventario y efectúa las modificaciones a la misma de acuerdo con los cambios que se produzcan en el catálogo general de cuentas que tengan incidencia en su conformación.

La secretaria general a través de su grupo de servicios administrativos debe generar toda la información de las entradas y salidas de los bienes, desagregada hasta el nivel exigido por la contaduría general de la nación, consolida estos reportes y produce un estado del movimiento de bienes, que hace llegar al grupo de contabilidad para su registro y conciliación correspondiente.

Se describen a continuación las cuentas y subcuentas de frecuente utilización en el manejo contable de los bienes de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

0.1.1.1 Propiedades, planta y equipo

Forman parte de estas cuentas los bienes muebles o inmuebles de carácter permanente adquirido y/o transferido a la Agencia Nacional de Seguridad Vial a cualquier título, para el funcionamiento de sus dependencias en el ámbito nacional y prestación de sus servicios, o para la destinación establecida según los actos administrativos que la ordenen.

Las propiedades citadas en el presente numeral deben clasificarse y reconocerse de acuerdo con su naturaleza de bienes depreciables y no depreciables, registrándose por el costo histórico.

En cuanto a lo que concierne sobre los ajustes por inflación, se aplican de acuerdo con las normas vigentes establecidas por la contaduría general de la República en el año 2001.

0.1.1.2 Activos fijos no depreciables

Se consideran bienes no depreciables, los terrenos, las construcciones en curso y en general los activos que de acuerdo con su estado no estén expuestos a situaciones que impliquen deterioro o desgaste material. Los activos depreciables solo pueden ser objeto de depreciación a partir del momento en que son entregados para su servicio, mientras ello ocurre, se registran en la cuenta bienes muebles en bodega para efectos contables.

0.1.1.3 Terrenos

Valor de los predios de propiedad de La Agencia Nacional de Seguridad Vial, adquiridos a cualquier título, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica.

Estos bienes pueden ser urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construidos.

0.1.1.4 Muebles en bodega

Valores de los bienes muebles y enseres adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia y explotación y que transitoriamente se encuentran en depósito, mientras son puestos al servicio en las dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, para el desarrollo de sus funciones administrativas o misión estatal.

0.1.1.5 Activos fijos depreciables

Corresponde a las edificaciones y a los bienes muebles en servicio que durante su vida útil pierden su capacidad normal de operación por causa del deterioro, desuso, utilización, causas naturales u obsolescencia.

Para el cálculo de la depreciación a aplicar a cada bien, el Grupo de Gestión Financiera o la dependencia que haga sus veces informa sobre la vida útil de los activos depreciables, de conformidad con las normas expedidas por la contaduría general de la nación, en relación con el servicio esperado de los mismos, fijando los porcentajes respectivos.

0.1.2 Depreciación y método de bienes

Para el cálculo de la depreciación de los bienes muebles e inmuebles, La Agencia Nacional de Seguridad Vial aplica las disposiciones establecidas en la Ley 1819 de 29 de diciembre de 2017. Para lo cual el grupo Interno de trabajo de Financiera realizará los ajustes pertinentes.

0.1.2.1 Activos de menor cuantía

Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorpora, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, la cual fija el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) aplicable para la vigencia, y en concordancia con lo señalado en el parágrafo 169 del numeral 2.9.1.1.5 y el numeral 14 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo del plan general de contabilidad pública.

0.2 ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES

0.2.1 Almacén

Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su custodia temporal que adquiere o le transfieren a La Agencia Nacional de Seguridad Vial, a cualquier título, con el objeto de atender las necesidades básicas para el desarrollo de las actividades que atienden sus dependencias.

Le corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Servicios Administrativos llevar en forma detallada en el software del sistema de Inventarios de bienes en servicio y en bodega, los registros de los bienes almacenados y en servicio en las dependencias, así como las demás establecidas en el presente manual.

La Secretaría General y el Grupo de Servicios Administrativos, mediante acto administrativo designan al servidor público para que desarrolle las labores de almacenista quien lidera las actividades del área.

0.2.2 Inventario de bienes en bodega

El Almacén debe registrar todo ingreso de bienes adquiridos por La Agencia Nacional de seguridad Vial a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles, la cantidad, su valor total y la fecha de ingreso al almacén, así como la manera en que fueron adquiridos. Debe igualmente registrar la salida de estos y mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en bodega.

0.2.3 Inventario de activos en servicio

Le corresponde al almacén llevar el registro detallado y personalizado de todos los bienes que tienen a su servicio los servidores públicos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, con su correspondiente valor histórico y la fecha en que fueron puestos al servicio. Igualmente debe efectuar todos los movimientos de bienes de tal manera, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicación y a cuánto asciende el valor de los activos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

0.3 Cuentas para el manejo de bienes

El manejo de inventarios se divide en cuentas para la organización y control de los bienes, así:

· Cuenta elementos de consumo y devolutivos en bodega.

· Cuenta activos fijos - elementos en servicio, préstamo de bienes e Inmuebles.

· Cuenta elementos devolutivos reintegrados y/o inservibles.

· Cuenta elementos en proceso de responsabilidad.

0.4 Entrada de bienes de acuerdo con su origen

La entrada de bienes al almacén se formaliza con el comprobante de Ingreso y registrado en el sistema de Almacén e Inventarios establecido en la entidad, el cual constituye el documento oficial que acredita la entrada real de los bienes a la Agencia Nacional de Seguridad Vial y por consiguiente es el soporte indispensable para el movimiento del almacén y los registros en la contabilidad.

El comprobante de Ingreso se elabora en original y dos (2) copias.

· Original para el Almacén.

· Copia para el Grupo Interno de Trabajo de Financiera

· Copia para el trámite de la Orden de Pago.

La entrada de bienes según su origen puede producirse, entre otros, por: compras, compensación, donación, reintegros, recuperación, reconstrucción de equipos, reposición, sobrantes y traspasos. La entrada se perfecciona cuando el almacén recibe los elementos y el servidor público designado, firma el comprobante de ingreso.

0.4.1 Compras y/o importaciones

Se presenta cuando la Agencia Nacional de Seguridad Vial adquiere bienes o elementos para que contribuyan en el ejercicio de sus funciones que por ley le han sido asignadas. Son transacciones comerciales mediante las cuales la entidad adquiere bienes, previo a las disposiciones presupuestales.

0.4.2 Por adquisición con recursos de crédito externo

Se presenta cuando se adquieren bienes con recursos de crédito externo destinados a proyectos especiales, estos están bajo la responsabilidad del respectivo director o servidor público responsable del proyecto, hasta la culminación de este, salvo que el contrato de compra venta ordene lo contrario. En todo caso, los bienes adquiridos con estos recursos deben ingresar al almacén general como cuenta especial del respectivo proyecto.

Una vez culminado el proyecto, el director o servidor público responsable del mismo, distribuye los bienes de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia. Si en la distribución todos o parte de estos bienes pasan a la Agencia Nacional de Seguridad Vial, se descargan de la cuenta especial del respectivo proyecto y se da el ingreso definitivo a los inventarios de la entidad, previa descripción del bien, número de unidades, valor y estado de estos.

0.4.3 Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes.

Hay donación y/o cesión cuando por voluntad de una persona natural o jurídica, o de organizaciones de carácter nacional o internacional, transfiere a la Agencia Nacional de Seguridad Vial, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del ordenador del gasto y siguiendo los criterios establecidos por la entidad.

Cuando la entidad reciba bienes a título de donación y/o cesión de personas naturales o jurídicas, el grupo Interno de Trabajo de servicios administrativos elabora el respectivo comprobante de entrada al almacén, con base en el acto administrativo y/o acta de recibo de donación o cesión. De igual forma, efectúa los registros correspondientes. Para lo cual se requiere factura u oficio donde relacione descripción de los elementos, cantidades y valores unitarios.

El acta de recibo debe registrar, entre otros datos, la descripción y valor de los bienes a recibir, si es del caso, y en la misma se deja constancia de las personas que intervinieron en el recibo.

En caso de que la donación o cesión se origine en una entidad oficial, el comprobante de ingreso al almacén se elabora con base en el acta de baja o documento respectivo de la entidad donante. Si la donación proviene de un Gobierno extranjero, debe indicarse el destino final para el cual ha sido asignado.

Si el traspaso de bienes es entre entidades públicas del nivel nacional, sin ninguna contraprestación, y en cumplimiento de disposiciones legales, transfiriendo a su vez el dominio, debe tratarse como una operación interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la nación.

Los comprobantes de entrada al almacén general se soportan con los documentos que dieron origen a la donación. Para fijar el precio que se incorpora a los registros contables de la entidad, en caso de que no se especifique el valor, se procede a realizar un avalúo conforme el procedimiento descrito en el capítulo “avalúo de bienes”.

Si la donación son elementos con fechas de vencimientos la dependencia encargada de la aceptación de esta donación debe cumplir con las normas propias del tema y a su vez debe entregar al Grupo de Servicios Administrativos la distribución y forma de entrega de cada uno de estos elementos. Para el caso de equipos la dependencia aceptante debe remitir una certificación que los bienes son aptos para el desarrollo de las actividades propias de la entidad.

0.4.4 Por traslado

Se da cuando se transfiere un elemento de un servidor público o contratista a otro o se cambia la ubicación física de los bienes dentro de las dependencias u oficinas de la entidad. En este caso, la responsabilidad se traslada a quien recibe el bien.

Si en la diligencia de traslado de bienes entre los servidores públicos, existe la posibilidad de no ser recibido uno de éstos, el servidor público designado por el grupo de servicios administrativos debe trasladarlo a los depósitos del almacén y efectuar el ingreso correspondiente.

0.4.5 Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos

Es la devolución que hacen los servidores públicos o contratistas de las dependencias responsables de la custodia de bienes de consumo y devolutivos en servicio, que ya no se requieren para el desarrollo de las labores propias de cada una de ellas o por su estado de deterioro u obsolescencia al almacén general de La Agencia Nacional de Seguridad Vial.

Un servidor público que necesite reintegrar elementos que se encuentren a su cargo debe devolverlos al servidor público designado por el Grupo de Servicios Administrativos, previa solicitud de reintegro de bienes. En cuanto a la devolución de equipos de cómputo e impresoras, entre otros, debe hacerlo a través del sistema mediante el comprobante de traslado por el servidor público encargado, quien a su vez lo reintegra al almacén general de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

El servidor público encargado del soporte informático realiza las pruebas técnicas para establecer la capacidad tecnológica de los elementos y determinar:

a. Su reasignación de lo cual informa al Grupo de Servicios Administrativos para la actualización y control del Inventario Individual.

b. Su reintegro al almacén general mediante concepto del destino final que debe dársele para que el comité evaluador de bajas determine la baja por desmantelamiento o para su destrucción.

Cuando a un contratista se le hayan entregado bienes para el desarrollo del objeto del contrato y una vez finalizado éste, el interventor informará por escrito al Grupo de Servicios Administrativos, indicando la fecha de la novedad, a efectos de proceder al recibo los bienes en servicio.

El servidor público designado por el Grupo de Servicios Administrativos verifica el reintegro de elementos, especificando cantidades, características, estado de conservación y procede a reasignar los bienes descritos en el comprobante respectivo, previa solicitud de estos. Si los bienes a recibir poseen condiciones o características especiales se solicita la asesoría de un técnico.

Una vez verificado el estado de conservación de los bienes devueltos y en caso de que éstos no coincidan, hayan sido sustituidos y tengan especificaciones, marcas o números de placas de inventario y seriales diferentes, o su estado de deterioro u obsolescencia no obedezca a su vida útil o al desgaste natural por su uso, no continua con el trámite e informa a el Grupo de Servicios administrativos, con el fin que se inicien las acciones de responsabilidad a que haya lugar.

De encontrar los elementos conforme a la descripción en la solicitud, el servidor público designado elabora el ingreso de los bienes y la descarga del inventario individual de la persona, entregando constancia de entrega de los elementos.

Los bienes devueltos al Grupo de Servicios Administrativos que por su estado de deterioro no sea posible reparar y poner nuevamente en servicio y su estado de obsolescencia obedezca a su vida útil o al desgaste natural por el uso, son registrados en la cuenta de bienes inservibles.

Si los servidores públicos o contratistas designados por el Grupo de Servicios Administrativos encuentran bienes en pasillos u oficinas que no estén bajo la administración, uso, custodia o responsabilidad de algún servidor público o contratista y no haya quien se haga responsable de ellos, debe trasladarlos a los depósitos del almacén general y efectuar el ingreso por reintegro.

0.4.6 Por reintegro de bienes de consumo

Se genera cuando después de haberse elaborado el comprobante de salida de bienes de consumo, éstos son devueltos al almacén general. En este caso, los elementos deben ingresar a la bodega como reintegro y reportarlos al Grupo de Gestión Financiera en los informes periódicos.

0.4.7 Por reposición

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal, por su uso o caso fortuito, por otros de igual o de similares características. Se realiza la entrada del bien, previa aprobación del ordenador del gasto quien autoriza recibirlo en su reemplazo.

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el servidor público que tenía en uso, administración, custodia y responsabilidad los bienes entregue en igualdad de condiciones de similitud, clase, marca, modelo, cantidad, calidad, medida y estado de conservación a los que faltan, se debe tener en cuenta lo siguiente:

· Solicitud escrita del servidor público o contratista responsable de los bienes faltantes dirigida a la Secretaría General, describiendo los que va a reponer.

· Concepto técnico emitido por un servidor público o contratista idóneo de la Agencia Nacional de Seguridad Vial o a solicitud del ordenador del gasto a otras entidades que tengan voluntad de prestar la colaboración para el concepto donde hagan constar que los bienes a reponer reúnen las mismas características de los faltantes.

· Acta de recibo firmada por los participantes en donde se especifique claramente la actuación, previa verificación de las características del bien.

Cuando la compañía aseguradora reemplace los bienes, el recibo de estos se efectúa únicamente en el almacén general, acompañado de la correspondiente factura. Si las especificaciones de los bienes que se entregan en reposición presentan inexactitud de aquellos que van a ser reemplazados, al grupo de servicios administrativos en un término de cinco (5) días debe dar su visto bueno por escrito, previamente a la entrada al almacén general.

Ningún servidor público que no sea del grupo de servicios administrativos puede recibir bienes por reposición de la compañía aseguradora.

0.4.8 Por restitución

Se entiende que es la devolución a la Agencia Nacional de Seguridad Vial, de los bienes entregados a terceros para su uso o administración. Estos bienes deben restituirse al Almacén General en las condiciones establecidas en los contratos o convenios que amparan la entrega de los mismos, salvo el deterioro normal de los elementos.

En el evento que dichos bienes se encuentren deteriorados o en mal estado y esta situación no obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, el grupo de servicios administrativos se abstiene de recibirlos e informa al Interventor para lo de su competencia.

Le corresponde al servidor público o contratista designado, en la ciudad de Bogotá, suscribir la correspondiente acta de recibo del bien entregado a satisfacción y elaborar el comprobante de entrada.

0.4.9 Por permuta de bienes

Se da cuando la Agencia Nacional de Seguridad Vial suscribe con persona natural o jurídica, en desarrollo de un convenio o un contrato la permuta de bienes muebles e inmuebles.

Los bienes ingresan al almacén general de La agencia, de conformidad con lo establecido en el correspondiente convenio o contrato.

0.4.10 Por préstamo de bienes

Se presenta cuando la Agencia Nacional de Seguridad Vial en virtud de un contrato de comodato, convenio interadministrativo o arrendamiento recibe bienes muebles e inmuebles, los cuales, de acuerdo a las condiciones del contrato, administra, controla y asegura.

Los bienes recibidos deben entrar al almacén general como cuenta especial, (préstamo de bienes) y reportar al Grupo de Gestión Financiera para su registro en las cuentas correspondientes, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

0.4.11 Por recuperación de bienes

Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haberse asumido su pérdida y después de haberse producido su baja del inventario y los registros contables.

Si con posterioridad a la baja de bienes perdidos y estos son recuperados, se informa del hallazgo al Grupo de Servicios Administrativos, para que determine si se trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informar tal hecho y el estado en que se recuperó el bien a la Secretaría General y a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.

Si el elemento recuperado es nuevo, se registra en la cuenta de bienes en depósito, registrando las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida inicial; si es usado se incluye en la cuenta de elementos devolutivos en servicio.

Si un bien recuperado ha sufrido daño o destrucción, el valor para su recuperación se calcula, si es posible, por el Grupo de Servicios Administrativos y con base en dicho valor procede a efectuar la entrada respectiva en la cuenta de elementos devolutivos en servicio. Si el cálculo del valor no lo puede realizar el grupo, debe seguirse el procedimiento establecido en el capítulo “avalúo de bienes”.

En el evento que el bien recuperado haya sido objeto de reclamación ante la compañía aseguradora y ésta hubiese hecho la reposición o pago de este, se le comunica tal situación y se procede conforme a lo establecido en el contrato de pólizas de seguro o en la normatividad vigente sobre el particular.

0.4.12 Por tecnología

Cuando la entidad adquiere bienes que por su naturaleza y características están condicionados a constantes modificaciones o cambios técnicos o tecnológicos el Grupo de Servicios Administrativos, adelanta el trámite de entrada al almacén general, de acuerdo con lo estipulado en el contrato respectivo.

0.4.13 Por producción

Es el proceso de modificación que resulta de una transformación de insumos suministrados por la entidad para obtener elementos terminados, ya sea que la entidad lo realice directamente o a través de terceros.

0.4.14 Por materia prima (cuenta transitoria)

Para los casos en que la Agencia Nacional de Seguridad Vial, proporcione materia prima para ser transformada, una vez terminado el proceso, recibe los elementos producidos, elabora el comprobante de entrada donde incluye las cantidades de elementos y material gastado, verifica que las unidades estén de acuerdo con el número contemplado en el comprobante de salida y los sobrantes sean devueltos al almacén general.

Una vez entren al almacén general los productos terminados se descargan de la cuenta transitoria, hasta la cancelación de ésta.

La valoración de los productos terminados, la determina la entidad con base en los costos en que incurrió la Agencia.

0.4.15 Por transformación de elementos

Cuando se dieren de baja bienes inservibles, y partes de éstos sean reutilizables, debe realizar una relación de estos y la envía al Grupo o Coordinación encargado del tema para que designe un servidor público o contratista para que autorice el avalúo de ellos y se produzca la orden de entrada al almacén general.

0.4.16 Por compensación

Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, pueden hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión.

El servidor público o contratista que practicó la diligencia informa en este caso al Grupo de Servicios Administrativos, quien expide la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la de baja por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de entrada.

Los artículos sobrantes que no puedan ser compensados deben ser ingresados como sobrantes, y los faltantes, que no pueden obtener compensación, se dejan a cargo del responsable, “No son susceptibles de compensación”, los bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, tales como: máquinas, vehículos, electrodomésticos, computadores, entre otros, ya que su registro se individualiza mediante un número de serie.

0.4.17 Por sobrante de inventario

Son aquellos bienes cuyas cantidades o existencias físicas resultan ser superiores a las que se reflejan en los registros (software o kárdex) con posterioridad a un ejercicio de inventario físico o prueba selectiva, etc.

El servidor público o contratista del Grupo de Servicios Administrativos, que realice la verificación del inventario de bienes elabora el acta de la diligencia respectiva, en la que se detectó el sobrante, consignando en ella las características y cantidades de los sobrantes e informa al grupo de servicios administrativos, quien efectúa el análisis documental y solicita la justificación de la inconsistencia.

Terminada la diligencia y suscrita el acta correspondiente, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista elabora inmediatamente el respectivo comprobante de entrada por sobrante.

El valor de los elementos sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales características que figuren en el sistema de inventarios en bodega y activos fijos y en caso de no figurar, se efectúa el procedimiento establecido para el avalúo de bienes.

0.4.18 Por el sistema de caja menor

Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos, para lo cual se debe cumplir los siguientes requisitos:

Previamente a la compra de elementos de consumo y/o devolutivos por este sistema, el responsable del manejo de la caja menor debe verificar con el área de almacén general del Grupo de Servicios Administrativos, si en los depósitos hay o no existencia de los elementos que se han solicitado.

Posterior a toda compra de elementos devolutivos por este sistema, el servidor público o contratista responsable de la caja menor debe enviar copia de la factura siempre y cuando supere el 0.5 SMLV., debidamente tramitada al Grupo de Servicios Administrativos, para que esta produzca el respectivo comprobante de entrada y salida, a nombre del servidor público o contratista que recibió el bien.

0.5 Requisitos para la entrada de bienes al almacén

La entrada de bienes al almacén general debe garantizarse mediante: contrato, factura comercial y/o acta del supervisor del contrato u orden, acto administrativo que autoriza la donación, cesión y/o transferencia de bienes y el acta de entrega y recibo de los mismos y el comprobante “entrada de almacén” en el cual se registra el ingreso real y físico de los elementos adquiridos por la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

El comprobante de “entrada de almacén” utilizado por la Agencia Nacional de Seguridad Vial, forma parte integral del software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio, sus copias se distribuirán así:

· Original para la cuenta de Almacén.

· Copia para el supervisor

· Copia para el Grupo de Gestión Financiera.

La Oficina Asesora Jurídica debe remitir al Grupo de Servicios Administrativos, copia legible y registrada de todo contrato y orden que tenga como objeto la adquisición o préstamo de uso de bienes, a cualquier título, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento.

De igual manera, informa la designación de los servidor público o contratista como interventores para cada contrato, describiendo su nombre y apellidos, cargo que desempeñe y dependencia donde presta sus servicios.

Para la entrada a los depósitos del almacén general de los bienes adquiridos, se requiere certificación escrita del interventor del contrato donde hace constar que los bienes que se están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones pactadas.

El servidor público designado para recibir los bienes, ciñéndose a lo estipulado en el contrato, en cuanto a condiciones de entrega, cantidades y plazos estipulados, es indispensable la presencia de los interventores o supervisores.

Para la entrada de equipos de cómputo y comunicaciones, el Grupo Interno de trabajo de las Tecnologías de la información y las comunicaciones debe informar por escrito al Grupo de Servicios Administrativos, cuáles de las partes internas y externas de los equipos que son adquiridos por la Agencia Nacional de Seguridad Vial, para el desarrollo de la plataforma de actividades técnicas y tecnológicas, se registran a los activos como elementos devolutivos o elementos de consumo.

Cuando la entrega del bien deba realizarse directamente en el lugar destinado para su utilización, de acuerdo con lo estipulado en el contrato, diferente a los depósitos del almacén general, los comprobantes de entrada y salida se elaboran con base en los documentos originales que forman parte integral de la entrega. Adicionalmente se debe anexar las actas debidamente firmadas por los servidor público o contratista que intervienen donde certifican el recibido a satisfacción.

Para efecto de entrada de materiales y equipos que por sus especiales características técnicas deban someterse a inspección, prueba o ensayo por parte de peritos, su ingreso está sujeto a la correspondiente certificación.

0.6 Requisitos para la salida de bienes

0.6.1 Salida de bienes por obsolescencia

Es el registro de las salidas de elementos de consumo y/o devolutivos de los depósitos del almacén que por su alto estado de obsolescencia han sido objeto de baja de los inventarios y registros contables de los activos de la Agencia.

0.6.2 Salida por traspaso de bienes

Es el procedimiento mediante el cual la Agencia Nacional de Seguridad Vial entrega definitivamente bienes devolutivos, de consumo servible o inservible a organizaciones u otras entidades del orden nacional, departamental, distrital o municipal.

La salida física y real de bienes del almacén general se formaliza con el comprobante de salida, a partir de la cual cesa la responsabilidad del servidor público o contratista designado por su custodia, administración y conservación, quedando bajo la responsabilidad del servidor público o contratista o comodatario a quien se le hizo la entrega.

El comprobante de salida debe elaborarse en original y tres (3) copias que son distribuidas así:

a. Original para la cuenta del almacén.

b. Copia para gestión financiera

c. Copia para el usuario o entidad destinataria.

La salida de elementos del almacén general debe estar sujeta a la programación de la dependencia del proyecto, o a la “solicitud de elementos” diseñada por la Agencia, firmada por el jefe de la dependencia solicitante, en la cual se especifica clara y detalladamente la clase de elemento y el número de unidades.

Igualmente, justificar las cantidades de los elementos solicitados y controlar el consumo de acuerdo con las actividades a desarrollar y el número de servidor público o contratista a su cargo.

Las solicitudes de elementos de papelería e insumos deben ser presentadas por las dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial al Grupo de Servicios Administrativos en los primeros 5 días de cada bimestre.

Cuando las existencias de los elementos de consumo en los depósitos del almacén general sean insuficientes con relación a las cantidades solicitadas, en el pedido o cuando a criterio del Grupo de Servicios Administrativos, éstas estuvieren sobrestimadas por la dependencia solicitante, se deja clara constancia en el pedido y se despachan las cantidades que correspondan a la equitativa distribución de los elementos existentes entre todas las dependencias o a las reales necesidades de las mismas.

Cuando no existan en los depósitos del almacén general bienes incluidos en la “solicitud de elementos”, éste se despacha parcialmente de conformidad con lo establecido en el inciso anterior y es responsabilidad del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, informar al Grupo de Servicios Administrativos para que éste, proceda a iniciar oportunamente el trámite para su adquisición.

El Grupo de Servicios Administrativos, una vez elaborado el respectivo comprobante de “salida de almacén”, procede simultáneamente a descargar del software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio, y de las “tarjetas murales” del almacén general, los elementos relacionados en el documento.

El servidor público o contratista al recibir los elementos verifica con el comprobante de salida las cantidades y características de los bienes despachados por el almacén general. Si los encuentra correctos, firma el comprobante con anotación del número del documento de identidad, dejando copia de este para su archivo personal, dependencia o de la entidad que recibe, asumiendo la custodia y responsabilidad de estos. En cuanto a elementos devolutivos, el comprobante de salida es el soporte para el registro de los bienes en el inventario individual.

0.6.3 Salida con destino a terceros

Cuando se requieran bienes e insumos para atender programas, proyectos, emergencias, campañas por entidades diferentes a la Agencia Nacional de Seguridad Vial-ANSV, se procede así:

1. El grupo de Servicios Administrativos y el profesional especializado designado para esta labor es responsable de los bienes e insumos de la Agencia, elabora el comprobante “salida de almacén” de los elementos según su distribución o programación, previa solicitud de las dependencias respectivas.

2. Para la entrega de los bienes e insumos debe hacerse presente el representante legal o en su defecto la persona autorizada, previa certificación escrita, quien firma la respectiva salida.

0.6.4 Salida para transformación

Cuando el servidor público o contratista designado para entregar elementos, materiales o materia prima para la producción de cualquier bien, de acuerdo con lo establecido en el contrato, debe indicar claramente en el comprobante de salida de almacén el nombre de los bienes que se van a producir o fabricar y el número de unidades, abriendo una cuenta transitoria de referencia para su posterior control.

0.6.5 Salida por cambio, reposición o garantía

La salida de almacén se aplica en este caso cuando se requiere devolver a los proveedores, bienes, insumos u otros elementos para cambio, reposición o garantía, según lo estipulado en el contrato u orden de compra y a solicitud del interventor.

El comprobante de salida de almacén se elabora previa solicitud del interventor o supervisor con visto bueno del director del área respectiva.

El Grupo de Servicios Administrativos tiene en cuenta el tiempo previsto para el cambio o reposición de los elementos y efectúa el seguimiento pertinente para garantizar la entrega de los nuevos en el plazo acordado.

Los servidores públicos o contratistas encargados de hacer firmar los comprobantes de entrada y de salida deben tramitar los documentos, por lo menos con tres (3) días de anticipación al cierre mensual de la cuenta del almacén.

Si al momento del cierre de la cuenta de almacén presenta bienes con salida por reposición, cambio o garantía que aún no se han legalizado por circunstancias excepcionales, la persona encargada del trámite de éstos presenta un informe escrito y detallado al grupo de servicios administrativos, indicando los motivos que impidieron la legalización de los documentos, las acciones adelantadas para lograrla y el tiempo probable para finiquitar las diligencias.

0.6.6 Salida por entrega a terceros en comodato

Son los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, entregados en préstamo a terceros para su uso, administración, custodia, responsabilidad o depósito, los cuales deben restituirse en las condiciones establecidas en el contrato que ampara la entrega de los mismos.

Concluido el tiempo pactado en el contrato, informa a la oficina asesora jurídica y esta a su vez exige al interventor el informe final con el objeto de iniciar la liquidación del respectivo del contrato.

0.6.7 Salida por bienes entregados a terceros en cesión o traspaso

Son los bienes muebles propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, entregados en forma definitiva a terceros cediendo su derecho real de dominio.

El grupo de servicios administrativos adelanta los trámites de baja de los activos fijos y cuentas del balance como también la cesión mediante acto administrativo (resolución, traslado de bienes, etc.) suscrito por el ordenador del gasto, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, elabora la salida definitiva de los bienes. De igual forma, este no puede despachar elementos con recibos provisionales.

El grupo de servicios administrativos lleva registro separado en el programa software de inventarios de los elementos en depósito adquirido (nuevo y usado) reintegrado, devolutivo en servicio, comodato, responsabilidad administrativa, como también de inmuebles en el ámbito nacional, la fecha y valor histórico de los mismos.

0.7 Almacenamiento de bienes

0.7.1 Bienes servibles

Es el conjunto de bienes de consumo o devolutivos adquiridos y/o recibidos por la Agencia Nacional de Seguridad Vial que pueden ser utilizados en las distintas dependencias, los cuales se encuentran como nuevos o usados disponibles en los depósitos del almacén de la entidad.

Es responsabilidad del grupo de servicios administrativos custodiar y administrar los elementos de consumo y devolutivos que se encuentren en los depósitos del almacén. El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente.

En el lugar de almacenamiento, cada elemento tiene en sitio visible una tarjeta mural ubicada en la estantería respectiva en la cual se debe registrar los movimientos que afecten los saldos de los mismos en cuanto a entradas o salidas.

El saldo en las tarjetas debe coincidir con las unidades existentes del elemento. El grupo de servicios administrativos debe realizar periódicamente pruebas selectivas entre las existencias físicas de los elementos, tarjeta mural y el sistema software de inventarios.

Si llegare a existir inexactitud entre estos saldos, el servidor público o contratista que realizó la diligencia debe comunicarlo por escrito inmediatamente al grupo de servicios administrativos, que imparte las instrucciones del caso para aclarar los faltantes detectados. En caso de persistir las inconsistencias, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista, debe informar por escrito al grupo de servicios administrativos, quien a su vez comunica de los hechos a la oficina de control interno disciplinario para que éste, inicie las acciones preliminares correspondientes.

0.7.2 Bienes en servicio

Es el conjunto de bienes de consumo y devolutivos que se entregan a los servidores públicos o contratista y/o entidades para su uso, guarda, custodia y administración, etc.

Los movimientos que se generen en esta cuenta “elementos devolutivos en servicio”, por asignación a dependencias e individual, se registra en el sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio del almacén general.

El grupo de servicios administrativos controla a través del sistema de inventarios, la actualización de los registros en los bienes devolutivos en servicio asignados a las diferentes dependencias y en forma individual a cada servidor público o contratista, para facilitar el oportuno y eficaz control de los elementos y establecer las responsabilidades del caso.

Toda persona responsable del uso, cuidado y manejo de bienes debe recibir una relación detallada de los bienes bajo su cargo mediante la hoja de inventario establecida por la Agencia para su control.

El grupo de gestión tecnológica y comunicaciones es el responsable del manejo y custodia de los equipos de teléfono, cómputo y accesorios (hardware) y de los programas, licencias (software) que tiene o adquiera para su plataforma técnica y tecnológica que se desarrolla en las dependencias de la entidad.

0.7.3 Bienes inservibles

Son aquellos bienes de consumo o devolutivos que por su uso, desgaste, deterioro u obsolescencia y su almacenamiento por más de ciento ochenta (180) días sin ningún destino, se constituyen en innecesarios para el desarrollo de las labores en las dependencias de la Agencia en el ámbito nacional, el servidor público o contratista designado por El grupo de servicios administrativos levanta un listado de ellos que se presenta al comité de baja de bienes y este a su vez solicita concepto técnico a que haya lugar por parte del servidor público o contratista idóneo de la entidad o firma especializada para considerar darles de baja, si es del caso. Esos bienes deben almacenarse por separado y contabilizarse en la cuenta respectiva.

0.7.4 Registro de inmuebles

La Agencia Nacional de Seguridad Vial, a través del grupo de servicios administrativos debe llevar registros detallados de los inmuebles (terrenos, edificios, casas e Instalaciones) de su propiedad.

0.7.5 Registro contable

El grupo de servicios administrativos lleva el registro detallado de los inmuebles de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, e informa al servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista para que sea incluido en el Inventario correspondiente y a su vez reporta al grupo de gestión financiera para el asiento contable de los mismos.

0.7.6 Bienes devolutivos en servicio

El grupo de servicios administrativos está a cargo del registro del movimiento de los bienes devolutivos en servicio, y a su vez presenta a más tardar el 10 de diciembre de cada año el inventario a los responsables, quienes deben revisarlo y devolverlo con las observaciones del caso antes del 10 de enero del siguiente año.

El inventario de bienes devolutivos en servicio debe permitir a los responsables por el uso, guarda, custodia, administración y responsabilidad de confrontar los elementos existentes en cada una de las dependencias.

0.7.7 Movimiento de bienes devolutivos en servicio

El movimiento de bienes devolutivos en servicio se presenta en los siguientes casos:

· Por salidas de almacén a cargo de un servidor público o contratista.

· Por reintegro de bienes obsoletos o mal estado al almacén general.

· Por traslado de una dependencia a otra.

· Por pérdida o hurto de elementos en poder de servidores públicos o contratistas.

En desarrollo de este cometido, la Agencia debe practicar periódicamente un inventario físico de los bienes de la entidad, así como una evaluación documental de los derechos y obligaciones adquiridos por el mismo, incluyendo aquellos recibidos y otorgados en custodia, préstamo de bienes (comodato) para confrontarlos con los saldos que arrojen las respectivas cuentas del catálogo general de cuentas del plan general de contabilidad pública.

0.7.8 Inventario individual

Es la relación ordenada, completa y detallada de los elementos devolutivos que se entregan para el uso, manejo, custodia y tenencia a los servidores públicos o contratistas, el cual se encuentra en el sistema establecido por la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

0.8 Levantamiento y entrega del Inventario físico de bienes en depósitos

La secretaría general, en los primeros días del mes de diciembre, mediante circular dirigida a todos los servidores públicos o contratistas da a conocer la fecha de cierre de operaciones del almacén general del grupo de servicios administrativos, lo anterior para efectos del levantamiento del inventario físico de bienes en depósito que se debe realizar a partir del día quince (15) del mismo mes, el cual, debe ser entregado al grupo de gestión financiera, antes del quince (15) de febrero del año siguiente.

La oficina asesora financiera, lleva el registro permanente y valorizado de los bienes muebles y equipos (devolutivos y de consumo en depósito, servibles e inservibles como de devolutivos en servicio) e inmuebles que forman parte del patrimonio de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, conforme a las disposiciones establecidas por la Contaduría general de la nación.

Por la guarda y custodia de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, responde administrativa y fiscalmente el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores.

El control de los bienes se lleva mediante el software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio establecido en la entidad, el cual está auditado por el grupo de gestión de tecnologías y comunicaciones.

La Oficina de control disciplinario de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, sanciona a los servidores públicos o contratistas, que contravengan lo dispuesto en el código único disciplinario. (Ley 734 del 5 de mayo de 2002).

0.8.1 Préstamo de bienes (comodato)

Se entiende que hay préstamo cuando se entrega un bien a otra entidad de derecho público para que por algún tiempo tenga el uso, administración, custodia, guarda y responsabilidad de él, con la obligación de restituirlo. En los cuales se registran los siguientes casos:

· Préstamo entre dependencias de la misma entidad.

· Préstamo entre la Agencia y entidades nacionales o de establecimientos públicos, empresas descentralizadas o entidades de derecho público.

Cuando la Agencia Nacional de Seguridad Vial entrega bienes de su propiedad a organismos del sector Transporte u entidades relacionadas entre otras, para su uso o administración, custodia, guarda y responsabilidad, con la obligación por parte de éstos de restituir los mismos bienes al término del respectivo contrato, dicha entrega se protocoliza una vez se haya surtido el siguiente procedimiento:

La oficina de asesoría jurídica debe remitir al grupo de servicios administrativos, copia del contrato de préstamo de bienes (comodato), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento.

Para expedir el comprobante de salida de los bienes objeto del préstamo de bienes (comodato), el almacén general debe poseer, los documentos de adquisición de acuerdo con los requisitos y procedimientos establecidos en la presente resolución.

Los bienes entregados mediante el contrato de préstamo de bienes (comodato) deben coincidir con las mismas características de los bienes registrados en el comprobante de salida de almacén, debidamente firmado, copia del acta de entrega de estos, suscrita por el servidor público o contratista autorizado por la entidad que recibe y del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores.

De otra parte, la oficina asesora jurídica debe también informar al grupo de servicios administrativos la designación de los supervisores y/o responsables institucionales de dichos contratos, con indicación del nombre completo de los designados, el cargo que desempeñan y la dependencia donde prestan sus servicios.

Independientemente de los controles que lleven otras dependencias en cuanto a los préstamos de bienes (comodato), el almacén general lleva registro pormenorizado y actualizado de los contratos y convenios celebrados por la Agencia.

El grupo de servicios administrativos una vez protocolizado el contrato de comodato informa al grupo de gestión financiera para el registro correspondiente.

El grupo de servicios administrativos, informa a la oficina asesora jurídica como mínimo treinta (30) días antes al vencimiento del contrato de préstamo de bienes (comodato) o convenio, sobre la fecha de terminación del mismo, con el fin de que éste, revise e inicie las gestiones a través del interventor la prórroga o la liquidación del mismo, con el objeto de proceder a la restitución de los elementos o la elaboración del acto administrativo de cesión a título gratuito a la entidad comodataria. La dependencia correspondiente debe realizar las diligencias dentro de un plazo máximo de sesenta días (60) hábiles.

Para el préstamo de bienes entre las entidades del orden nacional, departamental y municipal se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Autorización administrativa expedida por el representante legal u ordenador delegado.

b. Manifestación escrita de la entidad que necesita los bienes, con indicación del destino que vaya a darles, promesa de que éste no se cambiará, término del préstamo, condiciones en los cuales recibe los bienes y responsabilidad por su manejo, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos.

c. Garantía del solicitante sobre la devolución de los bienes en el mismo estado en que se le entregaron, o reposición o reparación de estos en los casos de desaparición, daño o inutilización, y dentro del plazo convenido de duración del préstamo, dejando constancia de quién se hace cargo de los gastos de sostenimiento, conservación, manutención o reparación de ellos.

d. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con indicación de cantidad, estado, especificaciones y valores que consten en los mismos.

e. Certificación de las áreas técnicas o dependencias responsables y del ordenador, de que los bienes no son necesarios en la entidad, que no hay solicitud de compra de estos, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena el préstamo.

f. Acta de entrega de los bienes firmada por las áreas técnicas o dependencias responsables y del ordenador ya citados, del superior o representante de la entidad que los recibe, del servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista quien entrega y el servidor público o contratista que recibe, con refrendación de la oficina de control interno.

Parágrafo. Los bienes en préstamo se entregan siempre por intermedio del almacén general de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, quien los presta, no los puede dar de baja en las cuentas e inventarios, donde continúan figurando como bienes en comodato y/o préstamo, con anotación de la entidad a la que se entregaron.

Corresponde al servidor público o contratista designado gestionar, con el asesor del grupo o con el ordenador antes citados, la devolución cuando se venza el plazo de duración del préstamo.

Para el préstamo de bienes entre dependencias de la misma entidad se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Solicitud escrita del director o jefe de la dependencia que necesita los bienes, dirigida al grupo de servicios administrativos o al ordenador ya citados, con indicación del destino que vaya a darles, tiempo de duración del préstamo, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos.

b. Autorización del préstamo expedida por el asesor del grupo o por el ordenador citados, previo concepto del director o jefe de la dependencia que los tiene, que pueden prestarse por no ser necesarios en ella.

c. Garantía del solicitante en los términos del ordinal d) del numeral anterior.

d. Acta de entrega de los bienes firmada por el asesor del grupo o del ordenador ya citados y por los directores o jefes de las dependencias que los entrega y recibe.

0.8.2 Reparaciones

Son las acciones que se deben efectuar para arreglar, restaurar o corregir bienes que han sufrido daños, o desgastes como consecuencia de su uso normal y que, de acuerdo con el concepto técnico, no estén en la cuenta de inservibles.

0.8.3 Reparación de muebles, enseres y equipos de oficina

El servidor público o contratista responsable del bien que requiera restauración o reparación del mismo, debe solicitar restauración o reparación a la coordinación del grupo de servicios administrativos, quien imparte el visto bueno informando al servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista para lo de su competencia.

0.8.4 Reparación de equipos de cómputo

El servidor público o contratista responsable del equipo, realiza solicitud al grupo de gestión de las tecnologías y las comunicaciones para que emita concepto favorable para el arreglo o su reposición.

0.8.5 Reparación fuera de la entidad

Cuando la reparación de los bienes de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, deba efectuarse fuera de la entidad, el único servidor público o contratista autorizado para tramitar esta diligencia es el asesor del grupo de gestión de las tecnologías y las comunicaciones (equipos de cómputo) y el asesor del grupo de servicios administrativos (otros equipos), previo informe a la secretaría general.

6. BAJA DE BIENES

Es el proceso mediante el cual la Agencia Nacional de Seguridad Vial decide retirar definitivamente los bienes del patrimonio de la institución, previo los procedimientos administrativos que sean necesarios, teniendo en cuenta su estado de obsolescencia, deterioro, pérdida, extravío, hurto, exoneración de responsabilidad fiscal o bienes en buen estado no necesarios, entre otros.

La baja de bienes se perfecciona con el descargo en los inventarios, retiro físico y registros contables.

La cuenta de elementos inservibles en los depósitos del almacén incluye los elementos de consumo o devolutivos que se encuentren dañados, averiados, destruidos, alterados y/o inutilizados o en pésimas condiciones, o que se hayan calificado como inservibles por alguna de las siguientes causas, los que haya que destruir por ser peligrosos o por no poderse utilizar ni vender; los aprovechables para vender, ceder o donar, o que puedan tener partes que no sean convenientes o que al modificarlos en su forma, tamaño o construcción puedan utilizarse en parte; los que tengan fecha de vencimiento y no se haya obtenido su cambio; los que se encuentran fuera de servicio por imposibilidad de conseguirles repuestos, o que por el excesivo costo de éstos o de la mano de obra no justifique su reparación; los que por su tecnología por ser antieconómicos o ruidosos por sus sistemas, prácticas o procedimientos, no estén en uso desde hace mucho tiempo o puedan considerarse obsoletos o anticuados y los que por ser mal ideados o adquiridos, o por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse en el fin para el que fueron destinados y más bien que constituyan estorbo.

En todos estos casos su almacenamiento y contabilización en la cuenta de inservibles en el almacén es provisional, por un término máximo de ciento veinte (120) días y noventa (90) días para residuos de aceite usado a partir de la fecha de ingreso a los depósitos de almacén; la fijación de este tiempo tiene como objeto de no recargar los almacenes con elementos que les quitan espacio, dificultan su funcionamiento, contabilización y rendición de la cuenta.

Cumplido este término el grupo de servicios administrativos elabora una relación pormenorizada de estos y remite a secretaria general y al área técnica o dependencia responsable para que designe el servidor público o contratista idóneos que realizan una inspección sobre el estado de conservación de los mismos, y emiten un concepto donde recomiendan al ordenador del gasto autorizar la baja con base en las disposiciones y requisitos establecidos.

6.1 Comité evaluador de Bajas

El comité evaluador de bajas de bienes e insumos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, está conformado por las siguientes personas.

1. Asesor 18 vinculado a la Dirección general de la Agencia Nacional de Seguridad Vial-ANSV.

2. Secretaría General o su delegado

3. Asesor del grupo interno de servicios administrativos.

4. Asesor del grupo interno de gestión financiera.

5. Profesional especializado encargado del manejo de inventarios y almacén.

6. Profesional especializado del grupo interno de las tecnologías de la información y comunicaciones cuando se trate de bienes relacionados con su función.

7. Un delegado de la oficina de control interno como invitado.

6.1.1 Funciones del comité evaluador de baja de bienes e insumos

Se reunirá por convocatoria del asesor del grupo de servicios administrativos y tendrá las siguientes funciones:

1.Estudiar, evaluar y aprobar las solicitudes de baja de bienes e insumos de las diferentes dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

2. Estudiar, evaluar y decidir sobre el destino de los bienes e Insumos a dar de baja de acuerdo a su estado (servibles no utilizables, obsoletos o inservibles) y naturaleza.

3.Solicitar el acta de inspección ocular con sus registros fotográficos.

4.Solicitar los estudios, avalúos y el concepto técnico cuando se trate de bienes que lo requieran.

5.Solicitud de la certificación de propiedad del bien por el profesional especializado del grupo interno de servicios administrativos.

6.Emitir el acto administrativo motivado autorizando la baja de bienes e insumos y su destinación.

7.Solicitar grupo interno de gestión financiera de la secretaría general, adelantar los trámites contables para la baja de bienes e insumos de las cuentas de activos de la entidad y su trámite ante la contaduría general de la nación.

8.Reunirse cada dos (2) meses para los asuntos de su competencia.

6.2 Clases de bajas

6.2.1 Elementos devolutivos en servicio

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades; así como aquellos que estando en servicio o depósito han desaparecido, los que mediante investigación administrativa de carácter disciplinario, se determine la responsabilidad o no de la pérdida por parte del servidor público o contratista que tenga la custodia o estableciéndose responsabilidad, o se efectué su pago por indemnización o reposición.

6.2.2 Elementos devolutivos inservibles

Es el retiro definitivo de bienes que, por su total deterioro u obsolescencia, no son útiles para el servicio, los cuales se han destinado y que además no ofrecen posibilidad de uso o aprovechamiento de sus partes.

6.2.3 Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento

Para autorizar la baja de elementos por merma, rotura, avería, alteración desuso, vencimiento u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Resolución expedida por el comité de bajas.

b. Concepto técnico sobre el estado y condición de los bienes, expedida por las dependencias responsables de la manipulación de estos.

c. Acta del responsable, con intervención del servidor público o contratista que desarrolla las labores designado por el grupo de servicios administrativos o la secretaría general o su representante y dos testigos actuarios. En el acta se hace relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las características, cantidades y valores que consten en los mismos, con constancia de los que han sufrido la merma o daños y causas que los produjeron.

d. Destrucción física de los elementos cuando sea el caso con la intervención de un representante de La oficina de control interno, de lo cual se deja constancia en el acta.

f. Comprobante de baja expedido por el servidor público o contratista designado, con respaldo en la autorización administrativa, (Resolución) en el acta, y con refrendación de La oficina de control interno.

g. Constancia de que los bienes son propiedad de la Agencia.

h. Si se trata de Productos alterados o vencidos, la baja no puede producirse mientras no se haya pedido por escrito a los fabricantes o distribuidores su cambio o reposición; en caso de que se nieguen a ello, la Agencia Nacional de Seguridad Vial debe abstenerse de considerar en próximas adquisiciones a esos proveedores.

6.2.4 Baja por donación

Para tramitar la donación de bienes dados de baja se debe contar con el manifiesto interés por parte del representante legal de la entidad interesada en los bienes, una vez sea evaluada dicha solicitud el ordenador del gasto dará el visto bueno adelantando el procedimiento establecido dentro de la entidad para continuar el trámite respectivo.

6.2.5 Baja por cesión de bienes a título gratuito

Para la baja de bienes por cesión a título gratuito se deben llenar los siguientes requisitos.

a. Autorización del comité de baja de bienes de acuerdo con lo aquí establecido incluyendo una relación pormenorizada de los bienes con placa de inventario, especificación de los bienes y sus características, cantidad y valores que figuren en los mismos.

b. Disposición que autorice la cesión de bienes por la dirección general o su delegado.

c. Certificación del grupo de servicios administrativos o de la dependencia que maneja el tema, de que los elementos no son necesarios en la entidad o que siendo necesarios hay disposición que ordene la cesión.

d. Acta de entrega de los bienes con intervención de la secretaría general o su delegado y del asesor del grupo de servicios administrativos, quien los entrega y del servidor público o contratista que los recibe, esta acta es firmada por todos los actuantes, con anotación del número del documento de identificación.

e. Orden de baja con respaldo en el acta y acto administrativo (Resolución).

6.2.6 Baja por traspaso de bienes

Para la baja de bienes por traspaso, cuando éstos no salen del patrimonio de la nación o son asignados a los establecimientos públicos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Autorización del comité de baja de bienes.

b. Disposición que autorice el traspaso por la dirección general o su delegado.

c. Manifestación escrita de la entidad que necesita los bienes, con indicación del destino que vaya a darles, garantía de que éste no se cambiará, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos.

d. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con indicación de cantidad, especificaciones y valores con que figuren en el mismo.

e. Certificación las dependencias responsables, áreas técnicas o del grupo de servicios administrativos de que los bienes no son necesarios y de que no hay solicitud de compra de los mismos, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena su traspaso.

f. Acta de entrega de los bienes firmada por la secretaria general o su delegado ya citados, por el superior o representante de la entidad que los recibe, y de los servidor público o contratista que desarrollan las labores de almacenistas o personas que entregan y reciben.

g. Orden de baja expedida por el comité de baja de bienes antes citado, con respaldo en el acta y en la autorización de la dirección.

El traspaso de inmuebles, cuando éstos no salen del patrimonio de la nación requiere adicionalmente:

a. Relación pormenorizada del inmueble de acuerdo con el inventario.

b. Autorización del ordenador del gasto, para producir los asientos de diario para descargar el valor del inmueble de la respectiva cuenta y cancelar su inventario, con refrendación de La oficina de control interno.

6.2.7 Baja por permuta de bienes

Hay permutación de bienes cuando se cambia uno por otro, sin que en el cambio entre el dinero a no ser el necesario para igualar el valor de los cambiados y siempre que se transfieran los contratantes recíprocamente el dominio de ellos. Cuando la diferencia de valor, a favor o a cargo del Tesoro, exceda del 30% del avalúo de los bienes, la operación debe tramitarse como compraventa. Para efectuar la permuta de bienes se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Autorización del comité de baja de bienes.

b. Disposición que autorice la permuta por la dirección general o su delegado.

c. Relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con cantidad, clase, especificaciones y valores que figuren en los mismos.

d. Constitución de la junta que debe tramitar la permuta, con inclusión del Asesor del Grupo de Servicios Administrativos, Asesor del Grupo de Gestión Financiera y de un representante de La Oficina de Control Interno quien tendrá voz, pero no voto.

e. Avalúo de los bienes efectuado por el Grupo de Servicios Administrativos. De este avalúo se produce acta firmada por todos los actuantes.

f. Si la disposición ordena que la permuta se realice por subasta pública, deben cumplirse los requisitos que para ella se enumeran en el numeral.

6.2.8 Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, entre otros

Para la baja de estos elementos, por desmantelamiento, cuándo su estado, posible pérdida parcial o total, costo de sostenimiento o vigilancia, inutilidad o grave daño, que hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables se requiere de los siguientes requisitos:

Solicitud escrita al Comité de Baja de Bienes, hecha por las dependencias responsables previa información a la Secretaría General y al Grupo de Servicios Administrativos, con enumeración de los que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles, valores y placa de inventario que permitan su identificación, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifiquen el desmantelamiento.

6.2.9 Baja por destrucción

Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de la baja, por deterioro, avería, rotura, obsolescencia o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable, se procede a su destrucción sin perjuicio de terceros. La destrucción se debe realizar de acuerdo con el tipo de elemento y las normas ambientales que apliquen.

6.2.10 Baja por caso fortuito o fuerza mayor

Para dar de baja bienes, cuya pérdida, depreciación, hubiere ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Autorización del Comité de Baja de Bienes, en la forma indicada en las disposiciones establecidas.

b. Disposición que autorice por la Dirección General o su delegado la Baja por caso fortuito o fuerza mayor

c. Constancia del aviso escrito del caso fortuito o de la causa de fuerza mayor dado por la persona que tuviere a su cargo los bienes, con detalle de lo ocurrido al jefe o superior respectivo o a quien se lo hubiere entregado, dejando constancia, en la copia de este informe de la fecha en que lo envió o entregó.

En caso de que se compruebe la culpa o dolo del responsable, los bienes continúan bajo su cargo.

No se acepta baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza mayor cuando el responsable pida la legalización después de noventa (120) días de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los motivos que justifiquen esta demora, y si ello no se comprueba, continúan a cargo del responsable.

Cuando se presuma que hubo acción criminosa, o que valiéndose del suceso desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de éstos formula denuncio ante la autoridad competente y envía copia a la Secretaria General, debiendo allegar posteriormente certificación del estado de la investigación penal expedido por la autoridad que la adelante.

Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente, aparecen los bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se produce por el servidor público o contratista designado, las entradas correspondientes al almacén y el registro en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación, en cuyo caso se cumple con los requisitos establecidos por la Ley sobre la materia.

6.2.11 Baja por pérdida de bienes en poder de los transportadores

Para autorizar baja de bienes despachados por el servidor público o contratista y perdidos en poder del transportador se requiere:

· Guía recibo o planilla que ampare los bienes, expedido por el transportador.

· Si la pérdida de los bienes despachados es total, corresponde a éste dar aviso por escrito de la pérdida al Grupo interno de Servicios Administrativos, tan pronto suceda o tenga conocimiento del hecho, dejando constancia en la copia de la comunicación de la fecha en que la envió o entregó y elaborará el acta citando el nombre de la empresa donde consignó los bienes, número de la guía, fecha de la entrega, nombre del destinatario y lugar del destino, número, cantidad y contenido de la remesa que componía el cargamento y valor de los mismos.

· Si la pérdida de los bienes es parcial o se trata de un saqueo, le corresponde a la persona destinataria dar aviso al superior administrativo respectivo y no firmará la guía, recibo o planilla de recibido a satisfacción, dejando constancia de los bienes faltantes o con señales de saqueo, avería o rotura y se informa a los transportadores, o los aseguradores.

· Si el bien estaba asegurado se toman registros de la apertura para determinar la pérdida y la responsabilidad, se levantará el acta de la diligencia con la intervención de los transportadores o aseguradores y dos testigos actuarios, adjuntando copia de la comunicación de reclamo a los transportadores, con constancia de la fecha en que se envió, y respuesta de éstos. También se hará reclamación a la aseguradora de la ANSV, con copia de la carta a los transportadores y respuesta de éstos.

· El valor de los bienes perdidos en poder de transportadores no puede descargarse de las respectivas cuentas mientras exista reclamación pendiente, a ellos o a los aseguradores.

6.2.12 Baja por hurto o robo

Para dar de baja bienes de propiedad de La Agencia Nacional de Seguridad Vial, cuya pérdida haya sido causada por hurto o robo y en ningún caso por culpa o dolo del servidor público o contratista responsable de ellos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. La persona que tuviere a su cargo los bienes da informe escrito y detallado de lo ocurrido al jefe o superior respectivo o a quien se los hubiere entregado, dejando constancia en la copia de este informe, de la fecha en que lo envió o entregó.

b. Con base al inventario individual, el servidor público o contratista que tiene bajo su custodia y responsabilidad el bien desaparecido o por el jefe o superior respectivo, instaura el respectivo denuncio ante la autoridad competente en el cual debe dejar consignado el número de placa de inventario, características del bien o los bienes (clase, naturaleza, marca, modelo o referencia, serie y valor de este).

c. El servidor público o contratista delegado por La Secretaría General para adelantar las diligencias de recuperación o pago del bien o bienes hurtados o robados, envía los documentos probatorios (copia de la denuncia e informe respectivo) al almacén sobre el hurto o robo del bien o bienes para que éste, los registre en la cuenta de responsabilidades en proceso, teniendo en cuenta la placa de inventario sus características, cantidades y valores; y a la vez solicita la expedición de una certificación donde conste la propiedad por parte de la entidad.

El Asesor del Grupo de Servicios Administrativos hace llegar con la cuenta del balance del respetivo mes los documentos relacionados con pérdida por hurto o robo de bienes, para que el Grupo de Gestión Financiera los registre en la cuenta de responsabilidades.

El Asesor del Grupo de Servicios Administrativos informa a la Compañía de Seguridad lo ocurrido para que esta, inicie al interior de esta las diligencias preliminares, para ello se anexa copia de la denuncia y certificación expedida por el almacén, una vez surta este proceso de la investigación se determina la responsabilidad del Hurto.

El Grupo de Servicios Administrativos requiere al corredor de seguros para que formule ante la Compañía aseguradora la solicitud de indemnización del bien o bienes hurtados o robados, a esta petición se le adjuntan: copia del denuncio, copia de la constancia de propiedad de La Agencia y tres (3) cotizaciones.

Una vez notificada La Agencia Nacional de Seguridad Vial por parte del corredor de seguros de la decisión por parte de la Compañía aseguradora en el reconocimiento del siniestro, el servidor público o contratista que adelanta el proceso, informa al servidor público o contratista responsable que tenía bajo su custodia el bien, el valor del excedente de la indemnización que debe cancelar a la entidad y así quede resarcido el bien desaparecido.

Dentro de los cuarenta y cinco (45) días de instaurada la denuncia, envía el expediente a la Grupo de Control Interno Disciplinario, para que ordene iniciar las diligencias preliminares de la investigación correspondiente con el fin de establecer responsabilidad administrativa, y eleve la respectiva solicitud de acción coactiva al ente respectivo.

Cuando, dentro del proceso, el responsable efectúa el pago del bien, se produce la baja descargando contablemente dicho valor de la cuenta responsabilidades en proceso.

Cuando, el fallo sea con responsabilidad y el responsable efectué la reposición del bien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien de la cuenta responsabilidades y dando entrada al Almacén del bien recibido; no obstante, el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso.

Cuando, la compañía de seguridad asuma la responsabilidad de la falta del bien y cubra el valor de este, la baja se produce descargando contablemente su valor de la cuenta responsabilidades en proceso: si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien.

Cuando, la compañía aseguradora cubra el valor del bien, la baja se produce descargando Contablemente su valor de la cuenta de responsabilidades en proceso: si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien.

El servidor público o contratista implicado en el proceso de responsabilidad, puede posteriormente adjuntar certificación del estado de la investigación penal, expedida por autoridad que la adelante, y los documentos que puedan probar las gestiones hechas por el responsable para recuperar el bien.

La Oficina de Control Interno dentro del proceso, puede aceptar del servidor público o contratista o ex servidor público o contratista pagar o restituir el bien, y para ello dicta el auto respectivo. En el caso que la Oficina encuentre mérito para adelantar un proceso de restitución por la parte civil, lo hace conocer al Grupo de Servicios Administrativos para lo de su c