ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS...

38
TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 1 de 38 ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PORTALES INTERACTIVOS El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes y obligaciones: 1.1. IMPLEMENTACIÓN PORTALES INTERACTIVOS Y/O TECNOCENTROS. EL CONTRATISTA debe ejecutar un conjunto de tareas que son necesarias para la puesta en marcha de cada uno de los portales interactivos y/o Tecnocentros. Se realiza una visita técnica, en esta parte del procedimiento se valora el sitio a nivel físico y tecnológico en conjunto con los proveedores de infraestructura con las cuales se definen las políticas para la puesta en marcha de acuerdo al convenio con la entidad; se realiza una solicitud de planos, presupuesto y cronograma de trabajo, se hace la solicitud de ADSL y telefonía según el caso, solicitud de equipos e imagen institucional. Se realiza supervisión de las adecuaciones del sitio, la instalación de equipos, se verifican y reciben todos los servicios e inventarios de los proveedores, por último se hace entrega del portal y/o tecnocentro al área técnica de PMTIC. 1.2. MESA DE AYUDA. Consiste en realizar registro de Incidentes y requerimientos, diagnosticar y priorizar casos registrados en la base de datos, ofrecer soporte técnico de primer nivel, escalamiento de casos a segundo nivel y proveedores de servicios, seguimiento al cierre de casos, mantenimiento de lecciones aprendidas y generación de informes 1.3. PROYECTOS TELEFONÍA PÚBLICA Consiste en realizar la solicitud de instalación de telefonía pública para corregimientos y veredas, se realiza una visita técnica para evaluar las sedes donde se van a instalar los equipos de comunicación (se verifica infraestructura, red eléctrica, cobertura, etc.), se registra un cambio en la plataforma de Service Manager para que se apruebe la factibilidad de instalación, por último se supervisa la instalación del servicio realizando pruebas de conectividad y puesta en marcha y se realiza la entrega del servicio a satisfacción al aliado. 1.4. REQUERIMIENTOS PUBLICIDAD, MANTENIMIENTOS El objetivo de este requerimiento es realizar la solicitud del material publicitario para la instalación en un portal Interactivo o Tecnocentros nuevo o requerimiento de mantenimiento elemento de publicidad que ya se encuentre instalado, esta solicitud se registra mediante un Brief y se envía a través de correo electrónico al proveedor para que se ejecute dependiendo la aprobación de presupuesto y la muestra del diseño del material publicitario solicitado. Se realiza seguimiento a la

Transcript of ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS...

Page 1: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 1 de 38

ANEXO TÉCNICO No 1

FORMULARIO A

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PORTALES INTERACTIVOS

El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes y obligaciones: 1.1. IMPLEMENTACIÓN PORTALES INTERACTIVOS Y/O TECNOCENTROS. EL CONTRATISTA debe ejecutar un conjunto de tareas que son necesarias para la puesta en marcha de cada uno de los portales interactivos y/o Tecnocentros. Se realiza una visita técnica, en esta parte del procedimiento se valora el sitio a nivel físico y tecnológico en conjunto con los proveedores de infraestructura con

las cuales se definen las políticas para la puesta en marcha de acuerdo al convenio con la entidad; se realiza una solicitud de planos, presupuesto y cronograma de trabajo, se hace la solicitud de ADSL y telefonía según el caso, solicitud de equipos e imagen institucional. Se realiza supervisión de las adecuaciones del sitio, la instalación de equipos, se verifican y reciben todos los servicios e inventarios de los proveedores, por último se hace entrega del portal y/o tecnocentro al área técnica de PMTIC. 1.2. MESA DE AYUDA. Consiste en realizar registro de Incidentes y requerimientos, diagnosticar y priorizar casos registrados en la base de datos, ofrecer soporte técnico de primer nivel, escalamiento de casos a segundo nivel y proveedores de servicios, seguimiento al cierre de casos, mantenimiento de lecciones aprendidas y generación de informes 1.3. PROYECTOS TELEFONÍA PÚBLICA Consiste en realizar la solicitud de instalación de telefonía pública para corregimientos y veredas, se realiza una visita técnica para evaluar las sedes donde se van a instalar los equipos de comunicación (se verifica infraestructura, red eléctrica, cobertura, etc.), se registra un cambio en la plataforma de Service Manager para que se apruebe la factibilidad de instalación, por último se supervisa la instalación del servicio realizando pruebas de conectividad y puesta en marcha y se realiza la entrega del servicio a satisfacción al aliado.

1.4. REQUERIMIENTOS PUBLICIDAD, MANTENIMIENTOS El objetivo de este requerimiento es realizar la solicitud del material publicitario para la instalación en un portal Interactivo o Tecnocentros nuevo o requerimiento de mantenimiento elemento de publicidad que ya se encuentre instalado, esta solicitud se registra mediante un Brief y se envía a través de correo electrónico al proveedor para que se ejecute dependiendo la aprobación de presupuesto y la muestra del diseño del material publicitario solicitado. Se realiza seguimiento a la

Page 2: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 2 de 38

ejecución del Brief y por último se verifica la solución del mantenimiento o instalación del material publicitario. 1.5. SOFTWARE DE GESTIÓN CENTRALIZADA En este procedimiento se revisa la información (Bitácoras) subidas en el Software de Gestión Centralizada, de acuerdo a esta información se realiza un formato de faltantes del cargue diario de datos de cada portal el cual se envía a la coordinación operativa para su seguimiento. Se realiza un informe diario de requerimientos de mantenimientos en los portales de cableado, mobiliario, equipos e infraestructura registrados en la bitácora, los cuales son reportados a los proveedores correspondientes, y se realiza seguimiento a la solución de estos requerimientos. 2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA OPERACIÓN DE PORTALES

INTERACTIVOS El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes obligaciones: 2.1. CIERRE MENSUAL DE LOS PORTALES INTERACTIVOS Y/O TECNOCENTROS El contratista elaborará y entregará Informe de gestión mensual de cada cierre mensual. 2.2. COORDINACIÓN NUEVO PORTAL INTERACTIVO Y/O TECNOCENTROS ETB indicará las pautas para la apertura de un nuevo portal, desde la recepción de los inventarios, hasta la puesta en marcha y operación del sitio. 2.3. CAPACITACIÓN PERSONAL NUEVO Y ANTIGUO El contratista realizará la inducción de un nuevo Guía Tic, desde los lineamientos de la organización hasta las obligaciones y tareas que debe desempeñar el personal nuevo y la capacitación de actualización dirigida a todo el personal. 2.4. AUDITORIA INTERNA El contratista deberá realizar una auditoria interna desde el proceso de recaudo hasta el inventario y la organización de los archivos.

2.5. COORDINACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL PORTALES De conformidad con el seguimiento y control de los portales, ETB entregará los procedimientos, en los que se especifican los pasos de una auditoria, carga de archivos, eventualidades técnicas y novedades que se presenten en los portales interactivos.

Page 3: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 3 de 38

2.6. EJECUCIÓN CURSOS PORTALES El contratista a través de los Guías-TIC, deberá impartir cursos en los portales interactivos, desde el envío de la cartilla por parte del grupo de contenidos, hasta la ejecución de los cursos en cada portal interactivo. 2.7. CONSOLIDACIÓN ENCUESTA FINAL DEL CURSO PORTALES INTERACTIVOS Por medio del formulario de encuesta Google Docs, al finalizar cada curso se aplica una encuesta con el fin de medir las diferentes variables propuestas por los convenios. Deberá consolidar en tabla de datos a través del formulario dispuesto en la plataforma de Google Docs la información de encuesta final del curso realizando las correcciones y ajustes necesarios (tales como ortografía, registro y puntuación), además de la tabulación y representación gráfica de la

información recolectada. 2.8. ENCUESTA FINAL DEL CURSO PORTALES INTERACTIVOS Por medio del formulario de encuesta Google Docs, al finalizar cada curso se aplica una encuesta con el fin de medir las diferentes variables propuestas por los convenios. Esta encuesta se consolida en una base de datos que se descarga, se revisa y corrige para luego tabular y presentar los informes que requieren los aliados o coordinadores de área. 2.9. RECAUDO ETB entregará al Contratista el procedimiento aplicable para todos los recaudos efectuados por los Portales Interactivos ETB, por concepto de servicios, productos y convenios. El procedimiento enmarca los pasos para el recaudo de dinero en los portales interactivos, desde el ofrecimiento del producto o servicio hasta la consignación del recaudo en la cuenta destinada para tal fin y la rendición de informes. 2.10. UTILIZACIÓN PORTALES ETB entregará al Contratista el procedimiento aplicable, el cual establece las pautas para la utilización de los portales interactivos, ya sea por aliados, o entidades externas. Detalla los pasos para la solicitud de franjas en los portales y los servicios que incluye la utilización de un portal interactivo.

2.11. GENERACIÓN DE REPORTES Y ESTADÍSTICAS El contratista deberá generar reportes diarios de la carga de archivos de cada uno de los portales interactivos. Se consolida la información enviada por cada coordinador sobre los cursos dictados cada mes, en cada portal. Se genera, consolida y sube al software de administración el archivo de personas aprobadas cada mes. Se realizan informes de capacitación de acuerdo con cada convenio.

Page 4: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 4 de 38

2.12. EL CONTRATISTA DEBERÁ GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS SIGUIENTES REQUISITOS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: a) Contar con el recurso requerido para la prestación del servicio de operación y administración de los Portales Interactivos, poniendo de manifiesto que esto no implica vinculación laboral alguna de sus empleados con ETB, tal como lo prevé el Capítulo jurídico del presente documento, y cumplir con la totalidad de obligaciones que la ley laboral establezca. Por tanto el CONTRATISTA debe garantizar el perfil, competencias y conocimientos requeridos del servicio a contratar de acuerdo con los requerimientos establecidos en el Anexo Técnico del presente documento. b) Brindar capacitación y entrenamiento a los Guías-TIC que disponga para la administración y operación de los PI, antes de asumir la tarea y realizar actualizaciones periódicas.

c) Contar con el recurso disponible debidamente capacitado que le permita reforzar la operación en casos especiales, imprevistos, ausentismos ocasionados, de tal forma que se garantice el cumplimiento del objeto del contrato. d) Garantizar la operación de todos los Portales Interactivos y/o Tecnocentros actuales y futuros en los horarios establecidos. e) Garantizar el cumplimiento de los indicadores fijados por ETB. f) Velar por la correcta utilización de los elementos de trabajo, insumos y por los recaudos de dinero generados por la venta en los Portales Interactivos o terceros aliados, que surjan en desarrollo de la operación. g) Cumplir con los ANS planteados en el manual de operaciones que se le entregará al CONTRATISTA seleccionado. En caso de incumplimiento de un ANS en un porcentaje mayor al 50 % se aplicarán las multas que se estipulan en el contrato por incumplimiento.8 2.13. CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO El CONTRATISTA deberá realizar actividades de capacitación, entrenamiento y desarrollo planificadas y permanentemente, al personal que se requiera para la administración y operación (incluyendo manejo de extintores, botiquín y primeros auxilios) de los PI cuyo propósito es preparar, desarrollar e integrar el recurso suministrado, mediante la entrega de conocimientos que se requieren para el

manejo integral del portafolio de productos y servicios ofrecidos en los Portales Interactivos, procesos y sistemas asociados a las operaciones de ETB o sus aliados, adicionalmente, desarrollo de habilidades y actitudes a través de permanentes talleres de servicio al cliente y formación ciudadana para un mejor desempeño en las actividades desarrolladas de acuerdo con las exigencias de ETB. Estas capacitaciones serán obligatorias para los Guías TIC o roles similares; estas capacitaciones se deben realizar dos veces por semestre.

Page 5: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 5 de 38

Para el resto de roles, deberá existir un portafolio de posibles capacitaciones que permitan incrementar las habilidades del personal. Una vez se dé inicio a la operación objeto de este proceso, el equipo de entrenamiento del CONTRATISTA recibirá una capacitación sobre Masificación de TIC, el portafolio de productos y servicios de los Portales Interactivos. La difusión de la información será responsabilidad del CONTRATISTA. 2.14. EN CUMPLIMIENTO DE LO ANTERIOR EL CONTRATISTA DEBERÁ a) Realizar una capacitación inicial a todos y cada uno de los que integran el equipo explicándoles cuál es el objeto del contrato y cuáles serían sus obligaciones. Para los casos de Guía TIC la capacitación exige compartir conocimientos sobre el manejo de los sistemas, programas, obligaciones y responsabilidades de la actividad en especial. El contenido a impartir será

definido por ETB. b) Establecer un equipo de capacitadores o multiplicadores, garantizando como mínimo un capacitador por cada 40 personas de la operación.

c) Asumir bajo su costo toda la labor logística y de organización que implican los procesos de entrenamiento técnico de sistemas, de productos y servicios y temas de desarrollo, entendiéndose por labor logística, proveer y adecuar salas y salones de capacitación para la ejecución adecuada de la(s) operación(es). d) Garantizar que el personal conozca y maneje la información recibida en un plazo máximo de 24 horas. En el caso de actualizaciones o cambio de información y procesos y políticas se realizará en el plazo que ETB determine. e) Realizar los seguimientos, evaluaciones y refuerzos sobre cada temática de tal manera que se garantice el nivel de conocimiento exigido por ETB. f) Ser responsable de la asistencia del 100% de las personas convocadas a cada capacitación y entrenamiento. Para ello, debe hacer un seguimiento riguroso de la asistencia del personal y guardar el registro respectivo. g) Actualizar mensualmente la base de datos del equipo para la ejecución del contrato o cada vez que sea necesario, cumpliendo con los protocolos establecidos por la Coordinación de Seguridad de ETB, con el fin de enviarla a ETB, los cinco primeros días hábiles del mes.

h) Garantizar como mínimo dos veces al año capacitación en temas de Servicio al Cliente, ventas, y todos aquellos que junto a ETB se definan, previa presentación de un portafolio de posibles contenidos, con el fin de que ETB determine la pertinencia de la realización del mismo, las cuales deben ser impartidas directamente a todo el recurso de la operación, suministrado por un capacitador externo o una firma certificada contratada por EL CONTRATISTA, el cual debe ser avalado por ETB. Este programa de desarrollo, como mínimo debe incluir algunos de los siguientes temas:

Page 6: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 6 de 38

i) Manejo de clientes difíciles, manejo de objeciones, venta personalizada consultiva, desarrollo de habilidades de consulta y herramientas, habilidades de comunicación oral, motivación y desarrollo humano, trabajo en equipo y desarrollo de habilidades comerciales. 2.15. ESCALAMIENTOS El CONTRATISTA deberá notificar de manera inmediata la ocurrencia de cualquier problema técnico u operativo que se presente que impida el normal desarrollo de la atención para el cual fue contratado en la operación y administración, a fin de que en conjunto con ETB puedan adelantar las acciones correctivas, según sea el caso y acordar la respuesta al cliente. Lo anterior, deberá ser escalado de acuerdo a la siguiente descripción: a) Escalamientos tecnológicos

Eventos relacionados con novedades en hardware o software que afecten el servicio: Primer nivel: Informar al coordinador asignado al servicio por ETB o a quien haga sus veces. Segundo nivel: Supervisor de contrato. b) Escalamientos por infraestructura Se refiere a todo proceso que necesite la intervención de un área diferente a Masificación de TIC para dar solución a los requerimientos formulados por las áreas solicitantes. Primer nivel: Informar al coordinador asignado al servicio por ETB y simultáneamente al área respectiva. Segundo nivel: Supervisor del contrato. 2.16. RESPONSABILIDAD POR DAÑOS EL CONTRATISTA será el único responsable por daños y perjuicios causados a ETB y a terceros, originados en actos u omisiones suyos o del personal encargado para la Administración y Operación de los PI, en consecuencia procederá a reparar e indemnizar plenamente el daño causado.

2.17. COSTOS DE PERSONAL Teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA actúa con plena autonomía técnica y administrativa, sin subordinación frente a ETB, se excluye cualquier vínculo laboral entre EL CONTRATISTA o ETB y los empleados y trabajadores que emplee EL CONTRATISTA para ejecutar el Contrato, EL CONTRATISTA deja expresa constancia que asumirá los costos laborales y/o de honorarios del personal que disponga para el cabal cumplimiento del Contrato.

Page 7: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 7 de 38

2.18. SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL EL CONTRATISTA, dará cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP), aportes parafiscales y salud ocupacional. 2.19. GESTION DE LA CALIDAD EL CONTRATISTA debe garantizar la calidad del servicio en los portales Interactivos y/o Tecnocentros. Para ello el personal del CONTRATISTA debe cumplir con:

a) Actitud de servicio: Saludo corporativo, calidez, cortesía, expresión oral, expresión corporal, comunicación asertiva y veraz, manejo de objeciones, presentación personal (uniforme, carné, entre otros), mirar a los ojos al cliente en señal de atenta escucha y personalizar la atención. b) Aptitud de servicio: Conocimiento de los procesos y de los productos propios de la operación, fluidez verbal, gestión y análisis de los casos. c) Habilidades en venta: Determinar la necesidad del cliente a través de sondeo, presentar el producto en términos de beneficio de acuerdo a las necesidades del cliente, manejar las objeciones. d) Aptitud de formación: Conocimiento de los temas propios de las TIC y su aplicación tanto en la prestación de los servicios como frente a la comunidad que asiste a los Portales. e) Monitoreo Transaccional Sistemas: El CONTRATISTA deberá realizar monitoreo a todas las transacciones realizadas por el recurso contratado a través de los reportes generados por los aplicativos dispuestos para el desarrollo de la operación. Ese monitoreo debe ser en al menos el 25% de los Portales Interactivos en operación de forma mensual y presentar un informe mensual al Supervisor del Contrato de ETB. f) Monitoreo cliente Incógnito: El CONTRATISTA deberá realizar un monitoreo trimestral al 15% de los Portales Interactivos instalados e incluir los resultados de dicho monitoreo en el Informe de operaciones mensual (los costos

de estos recursos debe estar Incluidos dentro de su porcentaje de administración). g) Todas las que el CONTRATISTA desee implementar y que se acuerden con ETB. El CONTRATISTA deberá mantener los resultados, evidencias físicas de los monitoreos, seguimientos y acciones de mejora ejecutadas y guardar (mínimo los

Page 8: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 8 de 38

últimos seis meses) los formularios de evaluación aplicados durante la ejecución del contrato para ser consultados en el momento que ETB lo requiera. El CONTRATISTA deberá informar oportunamente al supervisor sobre cualquier evento que afecte la calidad del servicio ofrecido en las áreas que cubre el contrato, sea o no imputable a ETB, con el fin de establecer un plan de contingencia que permita tomar acciones correctivas inmediatas. Mensualmente el CONTRATISTA convocará a mesas de trabajo donde participarán los responsables de la operación (ejemplo: líder de operación y calidad del CONTRATISTA) y los Coordinadores ETB asignados, con el fin de realizar el seguimiento y definición de acciones sobre el desempeño de este ítem. EL CONTRATISTA deberá realizar una constante observación a las actividades que se desarrollan en la ejecución de proyectos de Masificación de Tic, con el fin

de realizar propuestas de mejoras en las diferentes actividades que allí se desarrollan. El CONTRATISTA deberá diseñar e implementar encuestas de usuario final para medir la calidad de las capacitaciones y servicios ofrecidos en los PI. El CONTRATISTA debe garantizar que por lo menos se encueste al 90% de las personas que finalizaron cursos en el mes. Establecer en conjunto con ETB, un equipo de calidad permanente que verifique la implementación y ejecución de la operación y administración de Masificación de TIC, mediante el seguimiento permanente y realizando mediciones. ETB podrá realizar seguimientos en cualquier momento que lo requiera durante el desarrollo del contrato a los procesos de selección, administración y gestión del recurso. ETB por su parte realizará seguimientos al cumplimiento de los procesos establecidos y en el momento que ETB lo determine, de los cuales se generaran reportes donde se incluyan los hallazgos que serán entregados al CONTRATISTA a través del supervisor ETB. 2.20. DOTACION LEGAL El CONTRATISTA se obliga a hacer entrega de la siguiente dotación:

Para el caso de la operación a contratar, se deberá dotar de dos (2) chaquetas y una (1) camiseta tipo polo para los guías-TIC de los Portales Interactivos. El diseño de las chaquetas y camisetas tipo polo deberá ser aprobado por ETB. Para la operación en municipios y/o ciudades de clima cálido, se deberá dotar de tres (3) camisetas tipo polo a los guías-TIC de los Portales Interactivos. Este suministro debe realizarse anualmente.

Page 9: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 9 de 38

2.21. ACLARACIONES: El personal designado por el CONTRATISTA para la Administración y Operación de los PI contarán con una línea directa con en la cual pueden realizar sugerencias, plantear inquietudes, solicitudes y reclamos, con tiempos de respuesta de dos (2) días hábiles máximo, pasado este tiempo si no fuera atendido o resuelto el caso, podrán dirigirse al nivel superior que defina el CONTRATISTA quien asume toda la responsabilidad ante su personal. El CONTRATISTA deberá ajustar los horarios de acuerdo a las necesidades de las operaciones de cada Portal Interactivo, según establezcan ETB y por contingencias que se presenten en la operación de los mismos. Para el personal administrativo, se ajustará a lo definido como horario de ETB y/o a lo dispuesto por el Gobierno Distrital, acorde con las políticas de transporte y ambientales vigentes y sugeridas.

Page 10: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 10 de 38

ANEXO TÉCNICO No 1

FORMULARIO B

1. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO A continuación se describen las obligaciones específicas que debe realizar el contratista para la correcta ejecución del contrato: Adicional a la tabla relacionada en el capítulo Técnico numeral 3.3.4.1. Se podrán requerir de ser necesario y de acuerdo a las necesidades del PMTIC otros perfiles no incluidos en la referida tabla, los cuales también se encuentran descritos en el presente formulario

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS OPERATIVAS: a. Administración de la información del contrato. b. Realizar cierre mensual de recaudo. c. Generación de informes. d. Recepción de solicitudes, quejas, reclamos y su debido direccionamiento. e. Coordinación general de la operación en los portales interactivos. f. Seguimiento y control al funcionamiento de los portales. h. Administración de inventarios por zona. i. Programación de cursos por zona. j. Control de carga de insumos en el aplicativo FTP. k. Verificación de Información. l. Consecución de nuevos aliados y convenios. m. Consolidación información por zona. n. Envío de información solicitada. o. Recaudo y seguimiento de ventas por zona. p. Recaudo de ingresos. q. Ofrecer y dictar capacitaciones. r. Generación de informes. s. Cargar información diaria. t. Cumplimiento de metas e indicadores. u. Atención al cliente. v. Realizar capacitación de acuerdo al programa de inducción dirigido al

nuevo personal. w. Gestionar acercamientos con la comunidad. x. Realizar visitas a las diferentes entidades convocadas.

y. Ejecución de Plan del Trabajo. 1.1.1. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS SIGUIENTES FORMATOS: a) Cierre diario oficial. b) Cierre mensual Masificación de TIC. c) Formato de asistencia. d) Formato de mantenimientos.

Page 11: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 11 de 38

e) Formato de seguimiento y control. f) Formato recaudo sobre en caja fuerte. g) Formato novedades de nómina. 1.1. OBLIGACIONES ESPECIFICAS TECNICAS (OPCIONAL): El contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones de índole técnico: a. Estabilización del proceso de actualización y mantenimiento preventivo del

parque tecnológico de los Portales Interactivos. b. Gestionar la implementación tecnológica de nuevos proyectos de acuerdo a

las metas planteadas a través de diferentes aliados (Gobernación de Cundinamarca, Gobierno Distrital, MINTIC, etc).

c. Realizar el alistamiento y configuración del parque tecnológico para la

implementación de nuevos proyectos. d. Implementar nuevos proyectos que se presenten durante la estrategia de

ejecución y desarrollo del PMTIC. e. Remitir al supervisor del contrato las cotizaciones de repuestos requeridos

para los equipos de cómputo de los Portales Interactivos para su aprobación.

f. Apoyar la supervisión del contrato de soporte y mantenimiento con el que cuente el PMTIC.

g. Aprobación de requerimientos técnicos de infraestructura necesaria para implementación de proyectos asignados.

h. Análisis y aprobación de requerimientos técnicos en términos de software necesarios para la operación de los proyectos asignados.

i. Incorporación de herramientas de software libre para capacitaciones y uso en los Portales Interactivos.

j. Realización del informe técnico de los comités de los diferentes convenios k. Planear y coordinar los procesos de mantenimiento preventivo de toda la

infraestructura tecnológica de los proyectos en ejecución.. l. Consolidación y realización del Informe reporte de Fallas-Mensual m. Escalamiento sobre fallas de conectividad y plataforma business objects a

las áreas internas de ETB competentes. n. Validar y certificar la ejecución de mantenimientos preventivos a los

proveedores. o. Generar conceptos técnicos sobre la infraestructura tecnológica para su

renovación o tramites de aseguradora. p. Gestión de proveedores (Evaluación, selección de proveedores) q. Búsqueda de oportunidades para participación en invitaciones y

licitaciones r. Gestión financiera (Presupuesto, cotizaciones, aprobaciones de

requerimientos , compras ) s. Escalamiento a proveedores para requerimientos o incidentes mayores t. Elaboración de pliegos para mantener, renovar la infraestructura

técnica/física instalada (tech-refresh) u. Apoyo a nuevos proyectos del área de Masificación v. Generación de indicadores de la gestión administrativa w. Gestión de servicios a través de la función de Service Desk

Page 12: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 12 de 38

x. Diseño y Manejo del proceso de gestión de Incidentes y Solicitudes y. Seguimiento a la satisfacción del cliente (interno, portales, nuevos

proyectos) z. Elaboración de informes del estado de la infraestructura requerida aa. Generación de Informes e indicadores de gestión del servicio bb. Gestión de recursos físicos y tecnológicos para apoyar la demanda de

servicios cc. Aprovisionamiento de servicios Cundinamarca y Zona Nacional (Líneas

telefónicas, ADSL’s, Canales dedicados, Proyectos especiales) dd. Visitas de viabilidad técnica ee. Presentación de informe de viabilidad técnica con las especificaciones

actuales de los sitios y las recomendaciones adecuadas para ejecución de un nuevo Portal Interactivo.

ff. Recibo a satisfacción de parte de la entidad correspondiente del sitio adecuado para la implementación de un portal interactivo por medio de

acta. gg. Recibo a satisfacción de instalación de mobiliario, cableado estructurado y

equipos de cómputo por parte de los proveedores mediante acta. hh. Gestión de mantenimientos relacionado con plantas celulares instaladas

en los Portales Interactivos. ii. Interacción con áreas internas de la compañía para agilizar procesos de

instalación y mantenimientos de conectividad en los Portales Interactivos. jj. Seguimientos y generación de informes en aspectos relacionados con los

mantenimientos realizados por los proveedores en los portales Interactivos y Puntos Vive Digital.

kk. Recibo a satisfacción de proyectos zonas WiFi por parte de los proveedores mediante acta.

ll. Alistamiento y configuración de parque tecnológico en laboratorio salitre. mm. Despliegue y clonación de imágenes de software al parque tecnológico

adquirido para nuevos proyectos. nn. Soporte informático remoto para solucionar fallas que se presentan en

Portales Interactivos y Puntos Vive Digital. oo. Apoyo técnico a la empresa que presta soporte a los portales Interactivos. pp. Seguimiento al cumplimiento de labores contractuales a las empresas de

soporte que prestan servicio a los Portales Interactivos. qq. Construir documentos a través de las diferentes áreas, para obtener los

anexos técnicos a fin de realizar invitaciones a proveedores que presten sus servicios a los Portales Interactivos de Bogotá y Convenio Ciudad Bolívar Localidad Digital y/o Puntos Vive Digital.

rr. Brindar conocimiento técnico, de acuerdo a la experiencia adquirida durante la ejecución de nuevos proyectos y los actuales, necesarios para el

buen desarrollo de las actividades y obligaciones que puede llegar a tener. ss. Ofrecer soporte de segundo nivel a los procesos de incidentes y

requerimientos tt. Ofrecer apoyo técnico a proyectos en ejecución uu. Ofrecer soporte técnico de segundo nivel a portales interactivos vv. Investigación y desarrollo de nuevas soluciones ww. Escalamiento de tercer nivel xx. Realizar estudios de viabilidad técnica para nuevos portales y/o nuevos

proyectos

Page 13: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 13 de 38

yy. Visitas de viabilidad Técnica a los Portales Interactivos Presentación de informes de viabilidad técnica con las especificaciones actuales de los sitios y las recomendaciones adecuadas para ejecución de un nuevo Portal Interactivo.

zz. Recibo a satisfacción de instalación de mobiliario, cableado estructurado y equipos de cómputo por parte de los proveedores mediante acta.

aaa. Entrega de los sitios en correcto funcionamiento a los coordinadores para el inicio en operación.

bbb. Gestión y control de la información técnica de proyectos del PMTIC. ccc. Control de insumos relacionados con el área de recaudo. (Impresoras pos,

cajón monedero y cajas fuertes). ddd. Seguimientos y generación de informes en aspectos relacionados con los

mantenimientos realizados por los proveedores en los portales Interactivos y Puntos Vive Digital.

eee. Recibo a satisfacción de instalación de zonas WiFi por parte de los

proveedores mediante acta. fff. Apoyo técnico a la empresa que presta soporte a los portales Interactivos. ggg. Alistamiento y configuración de parque tecnológico en laboratorio salitre. hhh. Despliegue y clonación de imágenes de software al parque tecnológico

adquirido para nuevos proyectos. iii. Ofrecer soporte de segundo nivel a los procesos de incidentes y

requerimientos jjj. Ofrecer apoyo técnico a proyectos en ejecución kkk. Ofrecer soporte técnico de segundo nivel a portales interactivos lll. Generar y documentar el conocimiento técnico adquirido mmm. Investigación y desarrollo de nuevas soluciones nnn. Escalamiento de tercer nivel ooo. Recibir y verificar los elementos de hardware que entregan los proveedores

en bodega. ppp. Controlar el inventario de todos los elementos que se encuentran

almacenados en bodega. qqq. Gestionar garantías de los equipos que han sido retirados de los Portales

Interactivos. rrr. Generar órdenes de salida de los elementos a trasladar para reposición o

implementación de nuevos Portales Interactivos. sss. Realizar seguimiento al funcionamiento del servicio de telefonía pública ttt. Generar reportes de tráfico de los enlaces satelitales que soportan la

conectividad del servicio telefonía pública y Portales Interactivos de Sumapaz.

uuu. Realizar pruebas de hardware a los equipos objeto de garantía. vvv. Seguimiento Cámaras IP PVD

www. Visitas Técnicas de viabilidad nuevos Portales Interactivos xxx. Visitas Técnicas para implementación de nuevos Portales Interactivos. yyy. Registro de incidentes y requerimientos (Help Desk) zzz. Ofrecer soporte técnico de primer nivel aaaa. Escalamiento de casos a segundo nivel y proveedores de servicios bbbb. Generación de informes cccc. Registrar las llamadas en el sistema de administración del Help Desk dddd. Asignar las incidencias a los grupos de resolución

Page 14: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 14 de 38

eeee. Realizar el seguimiento de la incidencia hasta su resolución para poder informar al usuario el estado de la misma

ffff. Confirmar la satisfacción del usuario con respecto a la solución brindada gggg. Realizar estadísticas de las incidencias: por grupos de resolución, tiempos

de resolución, usuarios, etc. Las mismas tienen como objetivo poder realizar un análisis de la actividad del área de informática que tendrá, como corolario, el mejoramiento del servicio y la operatoria de los usuarios

hhhh. Contribuir al control de los inventarios de software y hardware de microinformática

iiii. Colaborar en la administración de las licencias de software, detectando y reportando el uso ilegal del mismo al responsable del servicio

jjjj. Elevar reportes periódicos de la actividad realizada al responsable del servicio

kkkk. Contribuir al desarrollo de los manuales de normas y procedimientos

1.2.2. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS SIGUIENTES FORMATOS: a) Acta de visita técnica. b) Acta de entrega de portal interactivo. c) Formato de solicitud de ticket o incidentes d) Formato anexos técnicos para contratación e) Formato de presentación de estudio de campo f) Memorando entrega elementos internos g) Guía básica de atención de eventualidades técnicas. 1.3. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS:

1.3.1. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS ADMINISTRATIVAS EL CONTRATISTA debe realizar las gestiones pertinentes que le permitan planificar, dirigir, vigilar y controlar las actividades de apoyo para el logro del objeto del contrato. El CONTRATÍSTA debe brindar Apoyo transversal a toda la ejecución del contrato gestionando los diferentes recursos con lo que cuenta con el fin de lograr el buen desarrollo de las diferentes actividades del contrato. El contratista adicionalmente debe cumplir con las siguientes obligaciones de índole administrativo:

Page 15: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 15 de 38

a) Planificar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar a través de los departamentos que la integran todas las actividades administrativas del PMTIC Establecer, dirigir, supervisar, coordinar y controlar los métodos y procedimientos administrativos que permitan el buen desarrollo de las actividades del contrato.

b) Elaboración de informes mensuales de acuerdo con las necesidades del contrato.

c) Gestionar los recursos, Insumos, equipos informáticos, transporte, aseo, proveedores y espacios físicos para garantizar la operación.

d) Manejo elementos bodega masificación de tic: Deberá controlar de forma continua los elementos recibidos por el proveedor de papelería de ETB, agencia de publicidad y otras entidades a través de un inventario mensual; control de los despachos que se hacen a cada uno de los portales interactivos por medio de documentos como histórico de despachos, reporte de ventas, reporte de consumos de papel y tóner; se garantiza la

disponibilidad constante de todos aquellos elementos que los sitios necesitan así como la oficina de Masificación de TIC, garantizando el adecuado manejo de los mismos.

e) Manejo archivo físico y digital masificación de tic: Mediante la gestión documental se garantiza el adecuado almacenamiento físico y digital de todos aquellos documentos que se reciben y entregan a propósito de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta la serie documental (contrato, convenio, acuerdo y/o documentación soporte). Con esto se garantiza la correcta organización y continua disponibilidad de la información.

1.3.1. EL CONTRATISTA DEBE CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:

a. Radicar documentos (de acuerdo al requerimiento de las demás coordinaciones).

b. Solicitud de información a otras coordinaciones. c. Gestión de caja menor para Masificación de TIC (el tiempo estipulado va

desde la elaboración del formato hasta tener el dinero). d. Gestionar el inventario de los proyectos. e. Gestionar solicitudes ante la mesa de servicio. f. Gestionar la entrega o devolución de equipos de cómputo. g. Hacer entrega y recepción de los elementos necesarios para los eventos

programados (Cámara - Video Beam - Pendón - Dummi). h. Gestionar todo lo pertinente para los eventos de Masificación de TIC

(actividades que se realizan de 3 a 4 veces al año). i. Recibir y verificar los suministros de papelería de Masificación de TIC.

j. Realizar inventario de los elementos en bodega (1 vez al mes). k. Proyectar el presupuesto anual que soporta la adquisición de insumos

para Masificación de TIC. l. Coordinar la asignación de vehículos para los funcionarios de Masificación

de TIC. m. Recibir la documentación correspondiente y generar los respectivos carné

de Masificación de TIC. n. Coordinar y programar la prestación del servicio de aseo en los portales.

Page 16: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 16 de 38

o. Realizar entregas extraordinarias de solicitudes de papelería a los portales de Bogotá.

p. Alistar y entregar los pedidos de papelería a las zonas (1 vez al mes). q. Apoyar en las actividades del archivo físico y digital de Masificación de TIC. r. Manejar base de datos de aliados y diferentes entidades. s. Coordinar logística de las reuniones y eventos programados (reserva de

hoteles, transporte, reuniones, etc.). t. Realizar y almacenar las ordenes de salida de elementos de la oficina y

bodegas de Masificación de TIC. u. Apoyar a los proyectos en los trámites que se realizan ante la Gerencia de

Seguros de ETB. v. Tramitar solicitudes de Masificación de TIC ante la mesa de servicio ETB y

Help desk. w. Tramitar servicios de fumigación para los proyectos ante el grupo gestión

ambiental de ETB.

x. Solicitar y distribuir extintores y botiquines para los puntos que administra Masificación de TIC.

y. Gestionar mantenimientos y elementos necesarios para el buen funcionamiento de los portales interactivos.

1.3.1.2. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS SIGUIENTES FORMATOS: a) Acta de eliminación de registros y documentos. b) Acta de aprobación de documentos. c) Acta de modificación de documentos. d) Autorización retiro de elementos. e) Formato entrega de elementos. f) Formato pedido de papelería (por zonas). g) Pedidos entregados. h) Planilla de transferencia. i) Formato documentos masificación. j) Formato de autorización de ingreso de personal. k) Formato de solicitudes de fumigación. l) Formato de bienes y servicios (procesos de contratación) m) Formato de inventario mensual. n) Formato corporativo de indicadores. o) Formato Agendamiento de transporte. p) Base de datos personal interno y externo PMTIC. q) Planilla de control correspondencia PMTIC.

1.3.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS FINANCIERAS El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes obligaciones. 1.3.2.1. PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN El objetivo es subir la documentación soporte en el SGC (Sistema de Gestión Contratación) para sustentar al ordenador del gasto cuales son los requerimientos para la suscripción del contrato y adelantar todo lo relacionado

Page 17: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 17 de 38

con la ejecución del presupuesto para la selección de proveedores con el fin de adquirir los diferentes bienes y servicios que se requieren para la operación de los proyectos de Masificación de TIC. 1.3.2.2. PROCEDIMIENTO CUENTAS DE COBRO Por medio de las solicitudes que se generen desde las coordinaciones del Programa Masificación de TIC, gestión financiera debe solicitar las cuentas de cobro al área de facturación de ETB; con el fin de traer los recursos de aportes de los diferentes aliados de los convenios y contratos que se suscriben en el programa y hacer el seguimiento a los ingresos que de estas se derivan. 1.3.2.3. PAGO A PROVEEDORES (CONTRATO COLABORADOR EMPRESARIO) Existe un área del programa responsable de suministrar la información soporte al

área financiera luego de cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con los terceros que realizan suministro de bienes o servicios con el fin de hacer la amortización de los mismos por medio de una solicitud al área de Cartera y al área de conciliaciones ETB. Una vez realizada la conciliación de cuentas el COLABORADOR EMPRESARIO presentará a ETB un documento de cobro por el valor que le corresponde a título de participación, ETB efectuará la trasferencia a más tardar a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la misma en la coordinación de cuantas por pagar de ETB, a la cuenta que el COLABORADOR EMPRESARIO señale. 1.3.2.4. PAGO A PROVEEDORES (CONTRATO CON RESERVA PRESUPUESTAL) Existe un área del programa responsable de suministrar la información soporte al área financiera luego de cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con los terceros que realizan suministro de bienes o servicios con el fin de adelantar un proceso en SGC (Sistema de Gestión Contratación) ingresando al contrato y afectando directamente la reserva que se derive del servicio prestado y enviando la solicitud de pedido al auxiliar administrativo de la Secretaria General ETB; esto se gestiona mediante cortes mensuales vencidos sobre los bienes y/o servicios efectivamente prestados a satisfacción. El pago se hará según las condiciones contractuales establecidos en días, luego de la radicación de la factura comercial en el equipo de cuentas por pagar ETB, acompañada del acta de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor del contrato y el contratista. 1.3.2.5. DOCUMENTACIÓN FINANCIERA DEL PMTIC

Administrar la información producto de la facturación y conciliación realizada a los proveedores del PMTIC, así mismo la documentación contable (cuentas de cobro, informes financieros PMTIC, de Fiducia, etc.) de forma digital y en físico en compañía del área de logística, documentación y archivo del PMTIC, ya que esta información se debe tener a la mano para cualquier requerimiento de parte del líder del PMTIC, Gerencia Jurídica ETB o por los entes de control.

Page 18: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 18 de 38

1.3.5.6. REVISIÓN DE NÓMINA Y FACTURA Se recibe de parte del Contratista la nómina y factura quincenal con las respectivas novedades. En este documento se revisa que los valores coincidan. Se envía su aprobación al Coordinador Administrativo del programa para darle trámite al pago. 1.3.5.7. EL CONTRATISTA DEBE CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES: a. Ejecución presupuestal de los proyectos a cargo. b. Elaboración actas de recibido. c. Elaboración de distribución de pagos conciliaciones. d. Elaboración de informe de rendimientos financieros a tesorería. e. Elaboración de informe de legalizaciones contables

f. Elaboración de informe de Patrimonios Autónomos g. Elaboración informe de ingresos del Programa. h. Elaboración soporte financiero para informe de Gestión. i. Elaboración trámites SGC (adiciones, prórrogas, modificaciones, y evaluación de proveedores). j. Reclasificaciones contables. k. Revisión de informes de aliados. l. Revisión de informes de ejecución de convenios. m. Revisión de ingresos de los Portales Interactivos. n. Revisión de la facturación a proveedores. o. Revisión y corrección de información de los contratos del área. p. Seguimiento ejecución cuentas de cobro. q. Seguimiento en el aplicativo SAP de afectaciones al área. r. Seguimiento pago a proveedores. s. Seguimiento presupuestal cuenta de anticipos - convenios. t. Seguimiento presupuestal de contratos. u. Seguimiento presupuestal del Programa Masificación de TIC. v. Solicitud aval financiero para liquidación de contratos. w. Solicitud certificaciones Contador ETB y/o Revisor Fiscal. x. Solicitud de baja de activos. y. Seguimiento presupuestal de los proyectos en ejecución contra el presupuesto del Programa Masificación de TIC. z. Reclasificaciones contables. aa. Elaboración de informes de aliados. bb. Seguimiento presupuestal de contratos. cc. Seguimiento presupuestal cuenta de anticipos.

dd. Seguimiento en el aplicativo SAP de afectaciones al área. ee. Revisión de la facturación a proveedores. ff. Elaboración informe ficha de avance. gg. Revisión y corrección de información de los contratos del área. hh. Seguimiento pago a proveedores. ii. Solicitud certificaciones Contador ETB y/o Revisor Fiscal. jj. Solicitud aval financiero para liquidación de contratos. kk. Consolidación de inventarios.

Page 19: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 19 de 38

ll. Consolidación y envío a Tesorería de información de rendimientos financieros. mm. Elaboración soporte financiero para informe de Gestión. nn. Solicitud de baja de activos. oo. Elaboración informe de ingresos del Programa. pp. Conciliación de cuentas bancarias. qq. Revisión y confirmación de ingresos de los Portales Interactivos. rr. Elaboración informe de Contabilidad. ss. Elaboración, consolidación y entrega de informes a terceros. tt. Apoyo financiero en convenios y/o Contratos. uu. Elaboración y envío flujo de caja del programa. vv. Seguimiento ejecución cuentas de cobro. ww. Consolidación de facturas. 1.3.5.7. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS

SIGUIENTES FORMATOS: a) Formato acta pago proveedores b) Formato Cuenta de Cobro c) Formato Informe Contable d) Formato Informe Contraloría e) Formato Rendimientos Financieros de convenio f) Formato de información de Revchain g) Formato Informe Patrimonios Autónomos. 1.4. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS COMUNICACIONES Y DESARROLLO WEB.

1.4.1. ADMINISTRACIÓN PORTAL WEB Y REDES SOCIALES Deberá ser responsable que los Portal WEB del programa de Masificación TIC – ETB funcionen de manera óptima a nivel técnico, compartir contenidos digitales en el aula virtual, actualización y desarrollo de las aplicaciones WEB y de la información como lo son las noticias, imágenes, encuestas, , entre otros. Creación de contenidos para las redes sociales actuales Facebook y Twitter y futuras generando periódicamente campañas entre estas para incrementar el número de seguidores y seguir dándonos a conocer. Generación del boletín Digital donde se ven reflejadas las noticias del programa para ser posteriormente enviado a todos los del programa y para su publicación en la INTRANET. 1.4.2. DESARROLLO DE APLICACIONES, SOLUCIONES Y/O

COMPLEMENTOS PARA EL PORTAL WEB El contratista deberá identificar las posibles soluciones que se puedan brindar a los diferentes grupos de interés, teniendo en cuenta las necesidades y la manera más proactiva de suplirlas, mediante el diseño de aplicaciones, estructuración de plataformas o desarrollo de complementos al Portal WEB, que permita facilitar las actividades, procesos y procedimientos de los usuarios finales de los mismos.

Page 20: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 20 de 38

1.4.3. DESARROLLO MATERIAL PUBLICITARIO Deberá realizar propuestas gráficas para la promoción de los portales interactivos y convenios de los proyectos asignados, comunicando claramente sus servicios, la ubicación, y ventajas para optimizar la convocatoria como: afiches para ubicarse en los portales, volantes que se reparten en la calle y en los mismos portales, fondos de pantalla instalados en los equipos de los sitios, escarapelas para los asistentes a los cursos, invitaciones a las ceremonias y lanzamientos, certificados, presentaciones animadas, propuestas para el material promocional de cada convenio, (agendas esferos, botones, escarapelas, volantes, afiches) y señalética de los portales. Dicho material publicitario debe ser aprobado previamente por ETB. 1.4.4. DISEÑO MULTIMEDIA DE UN CURSO

Deberá definir, analizar e interpretar el documento que se asigna para tener una idea del concepto del diseño multimedia, teniendo en cuenta puntos relevantes para la creación y animación de la misma, tales como: diagramación y diseño sobre escenario, colores institucionales, imágenes requeridas y logos. Adicionalmente, hay una maquetación y animación sobre la plataforma Adobe Flash y se hace entrega en formato .SWF para ser alojado en el Aula interactiva de ETB. 1.4.5. GESTIÓN DE CURSOS AULA INTERACTIVA Deberá ser responsable de que la plataforma del Programa Masificación TIC – ETB (Aula Interactiva), funcione de manera óptima a nivel técnico, estableciendo los parámetros para la creación de los cursos, junto con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los mismos. Gestionar inscripción y matricula de los usuarios en línea por medio del sitio WEB del programa, Administración y soporte del Aula Interactiva. 1.4.6. GENERACIÓN CERTIFICADOS Deberá diseñar y generar certificados digitales para 15.000 usuarios en promedio mensual, y a su vez certificados y constancias impresas para los convenios que requieran hacer la entrega de los mismos en eventos de graduación, como todo el material promocional del programa en su objetivo es proyectar una imagen de marca clara y consistente para fortalecer la presencia en el mercado, aumentar el reconocimiento de la empresa y cultivar relaciones duraderas con el público

objetivo. 1.4.7. DISEÑO AUDIOVISUAL Y FOTOGRÁFICO Deberá producir, editar y conceptualizar material audiovisual, fotográfico, entrevistas y reportajes para incrementar número de seguidores, comunicar y dar a conocer el programa. Dicho material debe ser aprobado previamente por ETB

Page 21: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 21 de 38

1.4.8. DEBE CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:

a. Apoyo gráfico en presentaciones a convenios (Según solicitud del coordinador del proyecto).

b. Cubrimiento de eventos según requerimiento del programa c. Diseño de piezas gráficas (Según solicitud del coordinador del proyecto). d. Verificación y control de los medios que se utilizan para compartir y

socializar los contenidos. e. Apoyo a reuniones de desarrollo Portales Web. f. Informes relacionados con resultados del área de Imagen Corporativa y

Comunicaciones. g. Informes de obligaciones del área. h. Informe de gestión trimestral del área. i. Realizar presentación de Masificación de TIC. j. Respuesta requerimientos Responsabilidad Social.

k. Ejecución del Plan del Trabajo Anual del área. l. Diseño, desarrollo, actualización, implementación, soporte y

mantenimiento de sitios web y aplicaciones requeridas. m. Atención de PQR de usuarios finales de los Portales interactivos recibidas

a través del formulario CONTACTENOS que está en el sitio WEB del programa. Estas PQR se deben direccionar a las áreas correspondientes con el fin de dar solución oportuna.

1.4.9. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS SIGUIENTES FORMATOS: a) Formato solicitud de publicidad impresa. 1.5. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS APOYO A SEGUIMIENTO A CONVENIOS Y CONTRATOS PMTIC El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes obligaciones. 1.5.1. PROCEDIMIENTO SUSCRIPCIÓN CONVENIOS (GESTIÓN CONVENIOS) El contratista deberá desarrollar propuestas técnicas para presentar a los posibles aliados que estén interesados en suscribir nuevos convenios y alianzas. Adicionalmente, solicitar al profesional jurídico PMTIC la minuta para el envío al posible aliado y coordinar con el mismo el envío de sus comentarios para suministrarlo al área jurídica.

Se inicia la ejecución del convenio durante el cual el aliado puede solicitar adición y/o prorroga del mismo, de ser así se solicita la minuta a gestión jurídica del Programa de Masificación de TIC y se inicia un nuevo proceso de negociación; de lo contrario se procede a finalizar el convenio, a solicitar el acta de liquidación y enviar la documentación correspondiente para el archivo físico y digital de Masificación de TIC.

Page 22: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 22 de 38

1.5.2. EJECUCIÓN CONVENIOS El contratista administrará y ejecutará los convenios interadministrativos suscritos con los aliados. Consta en el envío de cuentas de cobro, desarrollo de informes de actividades y de ejecución presupuestal, presentación de avance de resultados a los aliados respecto a las metas del convenio y su alcance. 1.5.3. EL CONTRATISTA DEBE CUMPLIR CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES: a) Solicitar vía correo electrónico los informes de operación y alfabetización al

área de contenidos y operación. b) Realización de informe de avance de actividades por convenio.

c) Envío del informe periódico a los aliados y/o clientes. d) Seguimiento y entrega de inventarios por convenio. e) Realizar actas de seguimiento y control. f) Seguimiento y control de indicadores. g) Agendar reuniones mensuales con los coordinadores de zona para tratar

temas relacionados por cada convenio. h) Seguimiento y acompañamiento al indicador de Fortalecimiento Empresarial

si es el caso. i) Apoyo y acompañamiento a eventos de clausura e inauguración. j) Programar la reunión del posible aliado. k) Elaborar propuesta para la suscripción de convenios. l) Apoyar al seguimiento de la suscripción del convenio por las partes. m) Solicitar actas de inicio. n) Realización de informes de ejecución. o) Entrega de informes finales y revisados de los convenios. p) Gestionar prórrogas y adiciones. q) Realizar presupuestos para nuevos convenios. r) Realizar informes mensuales del estado de los convenios al área financiera

para Contraloría y/o Gerencia de Suministros. s) Presentar los resultados de las actividades ejecutadas a los aliados en las

reuniones de seguimiento de los convenios. t) Solicitud de cuentas de cobro y entregas al aliado. u) Solicitud de presupuestos ejecutados y validar la información. v) Solicitud de actas de liquidación. w) Seguimiento de indicadores de los convenios x) Coordinación y apoyo a los eventos de convenios del área (de acuerdo a los

compromisos adquiridos en el convenio. y) Ejecución de Plan del Trabajo Anual del área. 1.6. OBLIGACIONE ESPECÍFICAS JURÍDICAS (OPCIONAL): El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes obligaciones a) Apoyo jurídico para la debida ejecución del contrato.

Page 23: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 23 de 38

b) Elaborar y revisar todos los contratos y/o convenios necesarios para ejecutar el contrato, así como las comunicaciones que puedan tener algún impacto legal para este.

c) Apoyo en los procesos de selección, contratación y en la elaboración de los documentos que se requieren para la suscripción y legalización de convenios y contratos.

d) Interlocución con los diferentes aliados de Masificación de TIC. e) Seguimiento jurídico a los proyectos vigentes y ejecutados con el contrato y

elaboración de los documentos necesarios para la normal ejecución de los mismos.

f) Coordinación con el área de Jurídica de ETB, sobre los inmuebles tomados en arriendo donde funcionan Portales Interactivos.

g) Apoyo en elaboración de requerimientos de los Proyectos h) Responder los derechos de petición dentro de los términos establecidos en

la legislación.

i) Apoyo en la elaboración de informes de ejecución del contrato y de convenios.

j) Todos los procedimientos, obligaciones y tareas que realice el Contratista deben encontrase bajo los lineamientos del área Jurídica de ETB.

k) Las demás obligaciones inherentes a la ejecución del contrato. 1.9.3. EL CONTRATISTA ESTARÁ A CARGO DEL MANEJO DE LOS SIGUIENTES FORMATOS: Minutas de contratos y/o Convenios establecidos por la Gerencia Jurídica de ETB Actas de inicio y terminación de contratos y/o Convenios. Actas de liquidación. Certificaciones de Cumplimiento de Contratos y/o Convenios. Los demás que le sean designados. 1.10. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL SOPORTE ADMINISTRATIVO (OPCIONAL): El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Apoyar las diferentes áreas de PMTIC en actividades relacionadas con su operación, así como las del representante de la empresa contratista

b) Recibir, direccionar y realizar llamadas de áreas internas o externas (actividad constante)

c) Control de la correspondencia interna y externa del área (actividad constante)

d) Manejo de la base de datos de la correspondencia interna y externa de PMTIC y su cargue en el repositorio

e) Elaborar documentos a solicitud del Líder del Área (actividad constante) f) Radicar documentos (De acuerdo al requerimiento de las áreas) g) Manejar base de datos de aliados y diferentes entidades (actividad

constante) h) Coordinar logística de las reuniones y eventos del programa (actividad

constante) i) Seguimiento y control al servicio de aseo prestado por la empresa

Page 24: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 24 de 38

contratista de ETB a los portales interactivos j) Apoyar al área administrativa en las diferentes actividades (actividad

constante) k) Diligenciar y tramitar viáticos de los funcionarios del programa

incluyendo tareas ligadas al viaje (transporte, reuniones, etc.) l) Control y seguimiento a los recorridos diarios de los vehículos asignados

al programa PMTIC m) Suministrar información referente al programa de forma personal y

telefónicamente (actividad constante) n) Apoyo transversal a las áreas de Masificación de TIC o) Manejo del archivo, recopilar, conservar y difundir la información

registrada y generada por el área de Masificación de TIC. p) Diligenciar registro de información producida o recibida por el área de

Masificación de TIC (foliar cada documento, cd, folletos, documentos) para su respectivo índice.

q) Llevar a custodia del archivo documental del área de Masificación de TIC r) Control de inventarios. s) Despacho de suministros. t) Radicación documentación interna. u) Entrega de documentación externa. v) Recibir y verificar los suministros de papelería de PMTIC w) Realizar inventario de los elementos en bodega x) Realizar entregas extraordinarias de solicitudes de papelería a los

portales de Bogotá. y) Alistar y entregar los pedidos de papelería a las zonas. z) Apoyar en las actividades del archivo físico y digital de Masificación de

TIC aa) Apoyar en la asignación de vehículos para los funcionarios de PMTIC

1.11. ACLARACIONES: Todas las obligaciones aquí descritas se encuentran detalladas en el MANUAL DE OPERACIÓN DE PMTIC. Este Manual Se Entregará al Contratista. Se podrán establecer nuevos procedimientos y obligaciones a partir de la dinámica del negocio; a esos nuevos procedimientos se les deberán definir obligaciones y harán parte del cálculo de indicadores de cumplimiento del contrato. El diseño y definición de los nuevos procedimientos lo hará el CONTRATÍSTA y los aprobará ETB.

1.12. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE INDICADORES

En caso de incumplimiento por parte del CONTRATÍSTA de los indicadores señalados en el manual que entregara ETB, se realizaran porcentajes de descuentos y se aplicarán al porcentaje de administración facturado periodo vencido.

Page 25: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 25 de 38

2.1.4.1. Mecanismo de Aplicación de los descuentos El CONTRATISTA presentará justificación del no cumplimiento de los indicadores por escrito ante el supervisor de ETB dentro de los cinco [5] días hábiles siguientes del periodo donde se generó el incumplimiento. En caso de que el CONTRATISTA no presente justificación de no cumplimiento dentro del tiempo establecido se aplicará el descuento señalado. ETB evaluará la justificación presentada por el CONTRATISTA y determinará si aplica o no el descuento, liquidará su valor e informará por escrito. En caso de aplicarse el descuento ETB informará al CONTRATISTA y se descontará de la siguiente factura pendiente de pago al CONTRATISTA.

2. EQUIPO GENERAL DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 2.1. PERFILES DEL EQUIPO REQUERIDO

El equipo general de ejecución del contrato será aquel encargado del seguimiento de todos los proyectos con los que cuenta el PMTIC. Los costos de los servicios prestados serán pagados de acuerdo con los servicios efectivamente prestados durante la ejecución del contrato. A continuación se describen los perfiles requeridos del EQUIPO GENERAL DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO y se encuentran determinados de la siguiente manera: 1. PROFESIONAL DE OPERACIONES

1. DENOMINACIÓN

PROFESIONAL DE OPERACIONES

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

X

Técnico /Guía-TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en Ingeniería de sistemas, y/o industrial, administración de empresas, o carreras afines

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en Servicio al cliente 4. Conocimientos de indicadores de gestión

Page 26: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 26 de 38

5. Conocimientos avanzados en ofimática 6. Conocimientos en Presentación de informes y reportes 7. Conocimiento proyectos de Masificación de Tic

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Dos (2) años de experiencia en formulación y desarrollo de proyectos en TIC's.

4.4. Idiomas: No indispensable

2. PROFESIONAL TÉCNICO (OPCIONAL):

1. DENOMINACIÓN

COORDINADOR TECNICO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional Tecnólogo X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico profesional en ingeniería de sistemas y/ de telecomunicaciones o afines

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en Manejo de Indicadores 3. Conocimientos avanzados en ingeniería de comunicaciones, redes de datos, gestión de plataformas, servicios de internet y aprovisionamiento de servicios basados en tecnologías ADSL

4.3. Dos (2) años de experiencia en manejo redes de datos, gestión de plataformas, servicios de internet y aprovisionamiento de servicios basados en tecnologías ADSL. Experiencia específica mínima requerida

4.4. Idiomas: No indispensable

3. PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1. DENOMINACIÓN

PROFESIONAL ADMINISTRATIVO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

X

Técnico /Guía-TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

Page 27: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 27 de 38

4.1. Profesional en Ingeniería de sistemas o industrial, administrador de empresas, o carreras afines. Con conocimientos en Tecnologías de la Información y las comunicaciones.

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en Servicio al cliente 4. Conocimientos de indicadores de gestión 5. Conocimientos avanzados en ofimática 6. Conocimientos en Presentación de informes y reportes 7. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 8. Conocimientos en Manejo de Indicadores 9. Conocimientos avanzados en ofimática y sistemas operativos.

10. Conocimientos en habilidades administrativas y gerenciales. 11. Conocimientos en elaboración de presupuestos y flujos de caja proyectados. 12. Conocimientos en indicadores de gestión. 13. Conocimientos avanzados en ofimática y sistemas operativos. 14. Conocimientos en herramientas estadísticas. 15. Conocimientos en reclasificaciones contables. 16. Supervisar el movimiento de los recursos financieros. 17. Realizar seguimiento presupuestal a la cuenta de anticipos.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Dos (2) años de experiencia en formulación y desarrollo de proyectos en TIC's. Dos (2) años de experiencia en elaboración de presupuesto, flujo de caja proyectada, cálculo de nómina y parafiscales.

4.4. Idiomas: No indispensable

4. PROFESIONAL DE COMUNICACIONES Y DESARROLLO WEB

1. DENOMINACIÓN

PROFESIONAL DE COMUNICACIONES

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

X

Tecnólogo/ técnico

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en Ingeniería de Sistemas, con conocimientos en programación web, programación HTML, ASP y PHP, MYSQL, Access y desarrollo de contenidos para e-learning conocimiento en Diseño gráfico, diseño industrial, publicidad, o carreras afines.

Page 28: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 28 de 38

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades

adquiridas por la experiencia): 1. Conocimientos en Manejo de software de diseño: Corel draw, Adobe 2. Conocimientos avanzados en herramientas informáticas: Ofimática y software 3. Conocimientos en Diseño de Páginas web y redes sociales. 4. Conocimientos en Desarrollo de contenidos para e-learning 5. Conocimiento y habilidades en coordinación de grupos de trabajo. 6. Conocimiento en creación de estrategias publicitarias en medios impresos y web. 7. Conocimiento en administración de contenidos. 8. Conocimiento en administración de bases de datos. 9. Conocimiento en administración de páginas web. 10. Conocimiento en diseño de páginas web. 11. Soporte y mantenimiento de aplicaciones web. 12. Actualizaciones código fuente HTML5 y PHP.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en redacción, diseño y producción de estrategias de comunicación y construcción de contenidos multimedia de enseñanza. Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones.

4.4. Idiomas: No indispensable

5. PROFESIONAL APOYO SEGUIMIENTO CONVENIOS Y/O CONTRATOS

1. DENOMINACIÓN

PROFESIONAL CONVENIOS

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

X

Técnico /Guía-TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en Ingeniería de sistemas o industrial, administrador de empresas, o carreras afines.

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en Manejo de Indicadores 3. Conocimientos en Estructuración de Modelos de Negocio 4. Conocimientos avanzados en ofimática y sistemas operativos, amplia experiencia en hojas de cálculo. 5. Conocimientos Proyectos de masificación de Tic. 6. Conocimientos en finanzas.

Page 29: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 29 de 38

4.3. Experiencia específica mínima requerida

Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Dos (2) años de experiencia en formulación y desarrollo de proyectos preferiblemente en TIC. Dos (2) años de experiencia en estructuración de propuestas y modelos de negocio.

4.4. Idiomas: No indispensable

6. PROFESIONAL JURIDICO (OPCIONAL):

1. DENOMINACIÓN

PROFESIONAL JURIDICO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización

X

Profesional Técnico /Guía-TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en Derecho con especialización en regulación, gestión de las Telecomunicaciones, Derecho Administrativo o afines. Con conocimientos en contratación estatal, civil y comercial. Nociones Generales en las distintas ramas del derecho.

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en derecho público, administrativo y privado 3. Conocimientos en contratación estatal y privada 4. Conocimientos en sector de Telecomunicaciones 5. Conocimientos en métodos de negociación y solución de conflictos. 6. Capacidad para elaboración de conceptos jurídicos. 7. Conocimiento en elaboración de minutas.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Dos (2) años de experiencia en formulación y desarrollo de proyectos preferiblemente en TIC. Dos (2) años de experiencia en elaboración de documentos legales.

4.4. Idiomas: No indispensable

7. SOPORTE ADMINISTRATIVO.

1. DENOMINACIÓN

SOPORTE ADMINISTRATIVO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional Técnico

X

Page 30: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 30 de 38

/Guía-TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico en sistemas o administración de empresas, con experiencia en servicio al cliente, capacitación de grupos en contenidos específicos, manejo de recaudo y ofimática

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en recepción, manejo y archivo de documentos. 2. Conocimientos en sistemas de gestión de calidad. 3. Conocimientos en protocolos de atención telefónica. 4. Conocimientos en manejo de conmutadores. 5. Elaboración de documentos (memorandos, cartas, informes, ordenes de salida de elementos) 6. Control de inventarios. 7. Despacho de suministros. 8. Coordinar logística de reuniones y eventos. 9. Manejo de agenda. 10. Conocimientos en plan de Emergencias. 11. Gestión de caja menor. 12. Manejo de cronograma y asignación de vehículos. 13. Diligenciar y tramitar viáticos. 14. Radicar documentos internos y externos.

4.3. Experiencia específica mínima requerida

Un (1) año de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Un (1) año de experiencia en servicio al cliente

4.4. Idiomas: No indispensable

3. PERFILES REQUERIDOS PARA EL EQUIPO DE PROYECTOS

Los servicios requeridos para la ejecución de los proyectos estarán determinados por los proyectos asignados al contratista. Los costos de este servicio serán variables, determinado de acuerdo con el anexo técnico independiente en donde se especificará el alcance y la estructura de ejecución de cada proyecto. Podrán ser aumentados o disminuidos a partir de las necesidades del contrato.

A continuación se describen los perfiles requeridos del EQUIPO DE PROYECTOS los cuales son variables y se encuentran determinados de la siguiente manera: 1. Gerente de Proyectos 2. Coordinador de Zona 3. Coordinado operativo 4. Guías TIC y/o administradores Portales Interactivos y/o tecnocentros.

Page 31: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 31 de 38

5. Coordinador de contenidos audiovisuales. 6. Soporte técnico.

1. GERENTE DE PROYECTOS

1. DENOMINACIÓN

GERENTE DE PROYECTOS

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización X

Profesional Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional de Ingeniería, Administración o carreras afines,

Especializado en gerencia de proyectos.

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en habilidades administrativas y gerenciales.

2. Conocimientos en contratación estatal y privada.

3. Conocimientos en sector de Telecomunicaciones.

4. Conocimientos en métodos de negociación y solución de conflictos.

5. Conocimientos en metodologías de gerencia de proyectos.

6. Conocimientos en finanzas y flujos de Caja de proyectos.

7. Conocimientos en manejo de indicadores.

8. Conocimientos en manejo de proyectos del sector público y privado.

9. Conocimientos en generación de informes.

10. Diseño y elaboración de propuestas.

11. Conocimientos en planeación estratégica.

12. Dirección y coordinación de los recursos a cargo.

13. Habilidades como liderazgo, Trabajo en equipo, responsabilidad, compromiso

4.3. Experiencia específica mínima requerida Tres (3) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones. Tres (3) años de experiencia en formulación, ejecución y dirección de proyectos en TIC’s

4.4. Idiomas: No indispensable

2. COORDINADOR DE ZONA

1. DENOMINACIÓN

COORDINADOR DE ZONA

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

X

Técnico /Guía-

Page 32: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 32 de 38

TIC

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en Ingeniería de Sistemas o Industrial , administrador de

empresas o afines con conocimientos técnicos en redes y computadores con

conocimientos del sector de Telecomunicaciones

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en habilidades administrativas. 2. Conocimientos en métodos de negociación y solución de conflictos. 3. Conocimientos en sector de Telecomunicaciones. 4. Conocimientos en gestión de recursos. 5. Conocimientos en indicadores de gestión. 6. Conocimientos en administración de inventarios. 7. Conocimientos en inteligencia relacional y habilidades de comunicación. 8. Trabajo en equipo.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en ventas, call center, coordinador de puntos de venta y relaciones con entidades gubernamentales Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones.

4.4. Idiomas: No indispensable

3. COORDINADOR OPERATIVO

1. DENOMINACIÓN

COORDINADOR OPERATIVO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico o tecnólogo en Sistemas con conocimientos técnicos en redes y

computadores con conocimientos del sector de Telecomunicaciones

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en habilidades administrativas. 2. Conocimientos en métodos de negociación y solución de conflictos. 3. Conocimientos en sector de Telecomunicaciones. 4. Conocimientos en gestión de recursos. 5. Conocimientos en indicadores de gestión.

Page 33: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 33 de 38

6. Conocimientos en administración de inventarios. 7. Conocimientos en inteligencia relacional y habilidades de comunicación. 8. Trabajo en equipo.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) años de experiencia en ventas, call center, coordinador de puntos de venta y relaciones con entidades gubernamentales Dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones.

4.4. Idiomas: No indispensable

4. COORDINACIÓN DE OPERACIONES

1. DENOMINACIÓN

COORDINADOR OPERATIVO (apoyo a profesional operativo)

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico profesional o tecnólogo en ingeniería de sistemas y/o Ingeniero de

telecomunicaciones.

Estudiante de ingeniería de (2) segundo semestre en adelante

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en Habilidades administrativas y gerenciales 2. Conocimientos en Manejo de Indicadores 3. Conocimientos avanzados en ingeniería de comunicaciones, redes de datos, gestión de plataformas, servicios de internet y aprovisionamiento de servicios basados en tecnologías ADSL.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos (2) año de experiencia en manejo redes de datos, gestión de plataformas, servicios de internet y aprovisionamiento de servicios basados en tecnologías ADSL.

4.4. Idiomas: No indispensable

5. GUÍAS TIC Y/O ADMINISTRADORES PORTALES INTERACTIVOS Y/O TECNOCENTROS

1. DENOMINACIÓN

GUÍA TIC

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

Page 34: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 34 de 38

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico en sistemas o administración de empresas, con experiencia en

servicio al cliente, capacitación de grupos en contenidos específicos, manejo de

recaudo y ofimática

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en servicio al cliente.

2. Conocimientos en presentación de reportes.

3. Conocimientos avanzados en herramientas informáticas: Ofimática, software,

hardware, redes y sistemas operativos.

4. Conocimientos en gobernabilidad electrónica.

5. Conocimientos en cierre de caja.

6. Conocimientos en gestión de recursos.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Un (1) año de experiencia en servicio al cliente y mínimo seis (6) meses de experiencia impartiendo capacitación a grupos de más de 25 personas.

4.4. Idiomas: No indispensable

6. COORDINADOR DE CONTENIDOS AUDIOVISUALES

1. DENOMINACIÓN

COORDINADOR CONTENIDOS AUDIOVISUALES

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional X Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Profesional en publicidad y mercadeo con conocimientos en software de

diseño

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimiento en administración de contenidos.

2. Conocimiento en administración de bases de datos.

3. Soporte y mantenimiento de aplicaciones web.

4. Actualizaciones código fuente HTML5 y PHP.

5. Conocimientos en diseño de piezas gráficas para redes sociales.

6. Diseño y producción de piezas publicitarias.

7. Diagramación y maquetación de multimedios para cursos virtuales.

8. Conocimientos en Suite Adobe, Dreamweaver, Illustrator, Corel Draw y Photoshop

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos años (2) de experiencia en desarrollo de proyectos derivados del área de

Page 35: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 35 de 38

publicidad y mercadeo

4.4. Idiomas: No indispensable

7. SOPORTE TECNICO.

1. DENOMINACIÓN

SOPORTE TECNICO

2. NIVEL ACADÉMICO

Maestría

Especialización Profesional

Técnico /Guía-TIC

X

Observaciones:

4. REQUISITOS GENERALES

4.1. Técnico profesional o Tecnólogo en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería en

Telecomunicaciones.

4.2. Formación específica (cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia):

1. Conocimientos en cableado estructurado. 2. Conocimientos en manejo y gestión de inventarios. 3. Conocimientos en sector de telecomunicaciones 4. Conocimientos en instalación, administración y soporte técnico de redes. 5. Conocimientos en indicadores de gestión. 6. Conocimientos sobre hardware y software reparación y mantenimiento. 7. Conocimientos en configuración a equipos computacionales. 8. Servicios de soporte en forma remota y telefónica.

4.3. Experiencia específica mínima requerida Dos años (2) de experiencia en manejo de redes de datos, gestión de plataformas, servicios de internet y aprovisionamiento de servicios basados en tecnologías ADLS

4.4. Idiomas: No indispensable

Page 36: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 36 de 38

FORMULARIO C UBICACIÓN DE LOS PORTALES INTERACTIVO A CORTE DE JULIO 2016.

Portales Interactivos ETB

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías

Tic Tipo

1 Santa Helenita Fontibon Cra. 84 Bis #

71 B - 53 2 24 1 Capacitación

2 Nieves Santafé Cra. 7 # 21 -

05 2 29 2 Capacitación

3 Colegio Etb Álvaro Camargo Rafael Uribe U. Cra. 12 Bis #

31 - 45 Sur 2 30 1 Capacitación

4 Colegio Tomás Alba Edison Chapinero Calle 62 A #

128 - 50 2 42 1 Capacitación

5 Tercer Milenio Engativá

Calle 6 Entre Avenida

Caracas Y Cra.

10

2 39 1 Capacitación

6 Bus Interactivo Kennedy N/A 1 11 1 Capacitación

11 175 7

Portales Interactivos Convenio CADE

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías

Tic

Tipo

7 Cade Carrera 30 Usaquén Cra. 30 # 25 - 90 2 8 2 Gobierno En

Línea

8 Cade Suba Kennedy Calle 146 A # 105 - 95 1 5 2 Gobierno En

Línea

9 Cade Calle 13 Mártires Avenida Calle 13 # 37 -

35 1 0 2

Gobierno En Línea

10 Cade Américas Puente Aranda Avenida 86 # 43 - 55 1 2 2 Gobierno En

Línea

11 SuperCADE 20 De

Julio Kennedy

Carrera 5 A # 30 D - 20 Sur

1 3 2 Gobierno En

Línea

12 SuperCADE Bosa San Cristóbal Avenida Calle 57 R Sur #

72d - 12 1 5 2

Gobierno En

Línea

13 Cade Zona Franca Puente Aranda Diagonal 16 # 104 - 51,

C. C. Portal De La Sabana 1 4 1

Gobierno En Línea

14 Cade Servitá Engativá Calle 165 # 7 - 52 1 4 2 Gobierno En

Línea

15 Cade La Victoria Bosa Diagonal 37 Sur # 2 - 00

Este 2 17 1

Capacitación- Gobierno En

Línea

11 48 16

Portales Interactivos Convenio SENA

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías

Tic Tipo

16 Sena Paloquemao Paloquemao Calle 15 # 31 - 42 2 39 1 Capacitación

17 Sena Calle 65 Antonio Nariño Calle 65 # 11 - 70 2 35 1 Capacitación

18 Sena Fontibón Bosa Calle 19 A # 96 C - 30 2 27 1 Capacitación

19 Sena Calle 52 Mártires Calle 52 # 13 - 65

Piso 4a - 415 2 44 1 Capacitación

20 Sena Usme San Cristóbal Calle 91 Sur # 01 B -

02 Este 2 20 1 Capacitación

21 Sena La Gaitana Fontibon Cra. 125 B # 131 A -

35 2 20 1 Capacitación

12 185 6

Page 37: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 37 de 38

Portales Interactivos Convenio CINTEL

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías

Tic

Tipo

22 La Boquilla Chapinero Cra. 9 # 41- 41, Cartagena

- Bolívar 1 16 1 Capacitación

23 Tierra Baja Engativá Calle 6 # 11 - 48,

Cartagena - Bolívar 1 12 1 Capacitación

24 Puerto Rey Puente

Aranda

Vereda Puerto Rey,

Manzana N, Lote 7, Cartagena - Bolívar

1 10 1 Capacitación

3 38 3

Portales Interactivos Convenio SUMAPAZ

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías

Tic Tipo

25 Betania Sumapaz Sumapaz 1 5 1 Capacitación

26 Nazareth Sumapaz Sumapaz 1 6 1 Capacitación

27 San Juan Sumapaz Sumapaz 1 6 1 Capacitación

28 La Unión Sumapaz Sumapaz 1 6 1 Capacitación

4 23 4

Portales Interactivos Otras alianzas

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías Tic

Tipo

29 Dorado Norte Suba (11) Calle 65 B # 71 C -

17 2 22 1 Capacitación

30 Mundo Aventura Santafé (3) Transversal 71 D #

6 - 30 Sur 2 24 1 Capacitación

31 San Andresito La 38 Engativá (10) Cra. 38 # 10 A - 25 2 24 1 Capacitación

32 Villa Adriana Usme (5) Calle 20 Sur # 68 D

- 36 2 19 1 Capacitación

8 89 4

Portales Interactivos Convenio Casas de la Juventud

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No. Guías Tic

Tipo

33 Antonio Nariño Antonio Nariño Cra. 20 No. 19 26

Sur 1 12 1 Capacitación

34 Bosa Bosa Cra 81 B No. 73c

22 1 12 1 Capacitación

35 Fontibon Fontibon Calle 16 H No.

100 79 1 12 1 Capacitación

36 Mártires Mártires Calle 24 No. 27a -

31 1 12 1 Capacitación

37 San Cristóbal San Cristóbal Cra. 1 E No. 10

48 Sur 1 10 1 Capacitación

5 58 5

Portales Interactivos Convenio Ciudad Bolívar (Por Suscribir)

No. Portal Localidad Dirección No.

Servidores Usuarios

No.

Guías Tic

Tipo

38 Terraza Perdomo Ciudad Bolívar Calle 63 # 71 F - 70 Sur 2 32 2 Capacitación

39 La Estancia Ciudad Bolívar Calle 59 Sur # 74 G - 43 2 26 1 Capacitación

Page 38: ANEXO TÉCNICO No 1 FORMULARIO A 1. REQUERIMIENTOS …etb.com.co/cyp-back/Uploads/Procesos/Archivo... · 2016-10-14 · TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1 Página 3

TÉRMINOS DE REFERENCIA PMTIC ANEXO TECNICO No 1

Página 38 de 38

40 Juan Bosco

Obrero Ciudad Bolívar Cra. 18 G # 74 A - 59 Sur 2 22 1 Capacitación

41 ISPA Jerusalén Ciudad Bolívar Cra. 46 B # 72 C - 65 Sur 2 22 2 Capacitación

42 Nueva Colombia Ciudad Bolívar Calle 70 I # 18 L - 71 Sur 2 11 1 Capacitación

43 Pasquilla Ciudad Bolívar Vía Mochuelo, Vereda

Pasquilla 2 24 1 Capacitación

12 137 8

Fin del documento