AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER

MUNICIPALIDAD DISTRITAL

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

ALTO DE LA ALIANZA

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER

ANEXO N 01: PROGRAMA DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL N 2-2708-2010-009P R O C E D I M I E N T O SREF.

P/TFECHAHECHO POR:

OBJETIVO GENERAL: Orientar y vigilar el correcto, oportuno y transparente proceso de transferencia y cierre de la administracin y gestin de la entidad; asimismo, promover un adecuado ambiente de control interno, con la finalidad de alertar al Titular de la Entidad de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad, el cumplimiento de objetivos y/o de la normativa correspondiente; disuadir intentos de actos de corrupcin; y recabar informacin para fines del control posterior, de ser el caso.

Procedimientos generales:

1Acreditar al equipo de veedores ante el Titular de la entidad a fin que se brinde las facilidades necesarias, emitiendo para dicho efecto el documento segn estructura establecido en la Directiva N 002-2009-CG/CA.Jefe OCI

2Oficiar al Titular de la entidad con el objetivo de difundir la normativa relacionada con el proceso de transferencia de la gestin institucional.Jefe OCI

3Oficiar al Titular sugiriendo que se dispongan mecanismos de control en relacin a los aspectos considerados en la Gua Tcnica de Probidad Administrativa sobre Transferencia de Gestin aprobada con Resolucin de Contralora N 373-2006-CG. Jefe OCI

4Tomar conocimiento de los Lineamientos y Procedimientos para la ejecucin de veeduras en el proceso de transferencia y cierre de la administracin y gestin en los gobiernos regionales y locales; asimismo, del Cuestionario a ser aplicado e Instructivo relacionado a la utilizacin del aplicativo informtico aprobado por Contralora General. Veedor y Jefe de OCI

6Tomar conocimiento de las atribuciones, responsabilidades e impedimentos sealados en los Lineamientos y procedimientos para la ejecucin de veeduras en el proceso de transferencia y cierre de la administracin y gestin en los gobiernos regionales y locales, aprobado por Contralora General.Veedor y Jefe de OCI

7Indagar sobre la existencia de denuncias concernientes al proceso de transferencia, a fin de su inclusin como punto de atencin para efectos de la veedura. Veedor

8Comunicar al Titular de la entidad sobre la existencia de riesgos detectados durante el desarrollo de la veedura; comprendiendo el hecho materia de la veedura, el criterio o referencia estndar vinculada con el hecho y el potencial impacto negativo (puede ser administrativo y/o econmico) que afecta la consecucin de los objetivos.La comunicacin de riesgos puede ser efectuada varias veces durante el desarrollo de la veedura para la toma de acciones en forma oportuna por parte del Titular de la entidad.Jefe OCI

9Elaborar el Informe de la Veedura cindose a la estructura siguiente:

I.INTRODUCCIN

1.1. Origen

1.2. Objetivo

1.3. Alcance

1.4. Base Legal

1.5. Limitaciones (de ser el caso).

II. COMENTARIOS

2.1Descripcin general del proceso de transferencia indicando el inicio, trmino, las personas que conformaron las comisiones y el estado de la entrega del cargo al 31.Dic.2010. Incluir copia del Acta de Transferencia de Gestin.

2.2Riesgos y Logros detectados como resultado del control preventivo.

2.3Hechos irregulares denunciados ante el Ministerio Pblico (de ser el caso).

2.4 Puntos de atencin para el control posterior (de ser el caso).

III. CONCLUSIONES

IV. RECOMENDACIONES (dirigidas al Titular entrante de la entidad y para fines del control posterior de ser el caso).

De la veedura efectuada a (consignar el nombre) ejecutado por (entidad ejecutora), se recomienda lo siguiente:

4.1 Hacer de conocimiento al (consignar el cargo del Titular de la entidad) los riesgos detectados en la Veedura efectuada al Proceso de Transferencia de Gestin 2010, conforme al proyecto de oficio que se adjunta, a fin de que se implementen las acciones que correspondan a la brevedad posible y se cumpla la normativa sealada en la exposicin de los riesgos revelados en el presente informe de veedura.

4.2 Teniendo en cuenta las deficiencias sealadas en el rubro Puntos de atencin para el control posterior del presente informe, se recomienda al Jefe del rgano de Control Institucional, la consideracin de los mismos en la programacin de acciones de control previstas para el ejercicio 2011. (De ser el caso).

4.3 Elevar el presente Informe a la Oficina Regional de Control Tacna para fines del control de calidad y consolidacin respectiva.

V. ANEXOS: Incluir copia del Acta de Transferencia de Gestin y otra informacin que considere relevante.

1. Veedor y Jefe de OCI

10Remitir el informe de veedura al Jefe de la Oficina Regional de Control Tacna.Jefe OCI

P R O C E D I M I E N T O SREF.

P/TFECHAHECHO POR:

OBJETIVO ESPECIFICO 1 : VISITA INICIALDifundir la normativa vigente a las autoridades y funcionarios responsables, encargados de la transferencia de gestin, as como recabar informacin bsica del proceso de transferencia.

1Solicitar al Titular y/o funcionario responsable que alcance los lineamientos de trabajo, directiva(s), documento de designacin de la Comisin de Transferencia, cronogramas, funcionarios responsables (incluyendo de las unidades ejecutoras), avance de las acciones previstas para facilitar la ordenada y oportuna transferencia de gestin, entre otra informacin que considere necesaria.Veedor

2Entregar al Titular de la entidad en ejercicio la Cartilla de recomendaciones que ha elaborado la Contralora General como documento orientador para que el Titular disponga la preparacin de la informacin que de acuerdo a la normativa debe ser entregada al titular entrante.

Dicha cartilla guarda relacin directa con el cuestionario a ser aplicado; en tal sentido, el cumplimiento de esta cartilla por parte del Titular permitir responder positivamente las preguntas al cuestionario implementado en el aplicativo informtico de la CGR.

Posteriormente, deber entregar al Titular electo la Cartilla elaborada por la Contralora General, la misma que permitir orientar las expectativas de ste acerca de la informacin que deber recibir del Titular saliente.Veedor

3Conformacin de la comisin de transferencia, instalacin e inicio del proceso.

Verifique que el Titular de la entidad haya convocado a la autoridad electa en el plazo de cinco (5) das hbiles siguientes a la proclamacin y que se haya conformado la Comisin de Transferencia correspondiente (artculo 3 de la Ley N 26997 modificada por Ley N 28430). Reporte los resultados de la verificacin efectuada en el Componente N 01 del Cuestionario de veedura contenido en el aplicativo informtico habilitado por la CGR. Asimismo, obtenga evidencia de sus afirmaciones, la misma que formar parte de los papeles de trabajo de la veedura.

Veedor

4Sugerir al Titular la adopcin de acciones para cautelar la observancia de las pautas para preservar la continuidad de la gestin, sealadas en el Rubro I numeral 4 de la Gua Tcnica de Probidad Administrativa sobre Transferencia de Gestin, aprobada con Resolucin de Contralora N 373-2009-CG.

Remisin del material didctico a los principales funcionarios de la Comisin de Transferencia, que existente en las direcciones informticas siguientes:Parte 1

http://apps.contraloria.gob.pe/wcm/publicaciones/video/transferencia_de_gestion_1_2.zip

Parte 2

http://apps.contraloria.gob.pe/wcm/publicaciones/video/transferencia_de_gestion_2_2.zip

Recabe las evidencias del caso (documentos de remisin de la informacin).Veedor y Jefe de OCI

5En funcin al Plan de Trabajo de la Transferencia de Gestin, coordinar con los funcionarios responsables para que se precise y suscriba un cronograma para la verificacin de la entrega de documentacin obligatoria, cuyo seguimiento ser efectuado por el veedor.

Criterio: El Gerente Municipal o funcionario administrativo de mayor rango de la Municipalidad, tiene la responsabilidad de la entrega de informacin de las diferentes reas a su cargo, entre las que se encuentra la Direccin de Contabilidad o dependencia que haga sus veces. Asimismo pondr a disposicin de la comisin de transferencia lo siguiente: - El Plan de Accin y el cronograma con las fechas de entrega de informacin por reas. (numeral 4.1 de la Directiva 001-2006-EF/93.01).

Dicho cronograma debe contener la informacin y responsables de su entrega de todas las unidades orgnicas de la Municipalidad, incluyendo rganos desconcentrados.Veedor

6Ordenar, codificar y referenciar la informacin generada (papeles de trabajo).Veedor

P R O C E D I M I E N T O SREF.

P/TFECHAHECHO POR:

OBJETIVO ESPECIFICO 2 : VISITAS DE SEGUIMIENTO

Obtener evidencia de la entrega de documentacin y bienes y en el caso de ser pertinente, alertar sobre los riesgos existentes y tomar nota de los puntos de atencin para el control posterior.

1Proceso de recopilacin de la informacin obligatoria a transferir e Informacin sobre el desempeo y resultados de la gestin para la Memoria de la Gestin Municipal.

De acuerdo con el cronograma de trabajo establecido para cada rea de la entidad, verifique que se cumpla con preparar y presentar la informacin obligatoria que se detalla en el artculo 2 de la Ley N 26997 y en la Directiva 001-2006-EF/93.01 Lineamientos para facilitar la transferencia de Informacin contable de la administracin municipal a las Nuevas autoridades electas.El cumplimiento o incumplimiento en la entrega de dicha informacin constar en el Acta de Transferencia.

Los resultados de dicha verificacin, con la participacin de la Comisin de Transferencia, debern ser registrados en el aplicativo informtico a travs de las respuestas a cada una de las preguntas contenidas en los Componentes N 02 y N 03 del Cuestionario de veedura elaborado por la CGR.

Realice procedimientos alternativos de verificacin y anlisis con el fin de corroborar la informacin proporcionada por la entidad respecto a la transferencia. Asimismo, obtenga evidencia de sus afirmaciones, la misma que formar parte de los papeles de trabajo de la veedura.

Tener en cuenta que de acuerdo a la Directiva 001-2006-EF/93.01, numeral 4.3., la informacin a que se refiere el numeral 4.2 debe estar sustentada por la informacin que generan las diferentes reas del municipio, que la proveen.

Notas importantes:

Los veedores tendrn en cuenta que en el caso que se adviertan riesgos se aplicarn los procedimientos necesarios con la finalidad de obtener las evidencias suficientes y proceder a redactar los riesgos comprendiendo el hecho materia de la veedura, el criterio o referencia estndar vinculada con el hecho y el potencial impacto negativo (puede ser administrativo y/o econmico) que afecta la consecucin de los objetivos.

Asimismo, de existir deficiencias, tomarn nota de las mismas para que se consideren como puntos de atencin para el control posterior; siendo revelados en el Informe de Veedura.

Consecuentemente, el veedor deber reportar lo siguiente:

a. Cdulas de trabajo conteniendo el desarrollo de los Componentes N 02 y N 03 del Cuestionario de Veedura.

b. Papeles de trabajo que sustenten las respuestas al cuestionario mencionado as como los riesgos y deficiencias detectadas de ser el caso (evidencias).

c. Riesgos, detallando la situacin encontrada, el criterio o referencia estndar vinculado con el hecho y el efecto (potencial impacto negativo, puede ser administrativo y/o econmico).

d. Deficiencias existentes, que deben reportarse como puntos de atencin para el control posterior en el Informe de Veedura.

Deber tenerse en cuenta lo dispuesto en la Directiva 001-2006-EF/93.01 Lineamientos para facilitar la transferencia de Informacin contable de la administracin municipal a las Nuevas autoridades electas; segn se detalla a continuacin:6.1 El proceso de la transferencia se debe efectuar, adems, teniendo en cuenta las Normas de Control Interno aprobadas por la Contralora General de la Repblica.

6.2 Tener presente que Constituye falta grave de acuerdo a lo sealado por el artculo 38 de la Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.

- No entregar los libros y documentacin que sustenten las operaciones realizadas en su gestin.

- La ausencia de documentacin o no conservacin de la documentacin que sustente las transacciones ejecutadas en las entidades del Sector Pblico, por tiempo no menor de diez (10) aos.

- La omisin de la presentacin de las rendiciones de cuentas, requerida por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

6.3 El acervo documentario contable, debe ser adecuadamente resguardado, a fin de tener un verdadero sustento de la informacin financiera y presupuestaria elaborada.

6.4 El patrimonio municipal debe encontrarse respaldado con el inventario fsico general de los bienes muebles e inmuebles, de propiedad de la entidad.Veedor

2En cumplimiento de la Directiva 001-2006-EF/93.01, numeral 4.2.7 verifique que en caso de contar con empresas municipales financieras y/o no financieras, as como organismos desconcentrados, se informe los datos siguientes:

- Direccin de la Empresa u Organismo

- Nmero de telfono

- Nmero de RUC

- Datos del Directorio

- Nombre del representante legal actual.

- File que contenga la documentacin legal de constitucin de la entidad o empresa.

Asimismo, de ser el caso, se reporte la Informacin sobre Reporte de Cuentas de Gestin de Operaciones Recprocas entre Municipalidades u otras Entidades del Sector Pblico, debiendo entregar dicha informacin en forma detallada a la nueva Administracin Municipal. (Numeral 4.2.10 de la citada directiva).Veedor

3Ordenar, codificar y referenciar la informacin generada.Veedor

P R O C E D I M I E N T O SREF.

P/TFECHAHECHO POR:

OBJETIVO ESPECIFICO 3 : VISITA FINAL

Verificar la suscripcin del Acta de Transferencia de Gestin conforme la normativa correspondiente.

1Verifique la suscripcin del Acta de Transferencia por todos los miembros de la Comisin de Transferencia y que su contenido, exponga todos los actuados del proceso y que en el caso de inexistencia o faltante de bienes, recursos y/o documentos obligatorios, se indique las razones de tal situacin (Art.4 de la Ley N 26997, numerales 4.1 y 4.3).

Como resultado de ello, registre las respuestas al Componente N 04 del Cuestionario de Veedura elaborado por la CGR; asimismo, reporte los riesgos y deficiencias existentes de ser el caso.En caso de incumplimiento del acto de transferencia, el Jefe de OCI comunicar a la nueva Autoridad Entrante que de acuerdo a la normativa vigente convoque y solicite a los funcionarios de la entidad en todos sus niveles, con incidencia en el Contador de la Municipalidad, informacin sobre el estado de sus respectivas unidades orgnicas, a fin de levantar un Acta del estado de gestin, que le permita conocer la situacin administrativa, operativa y econmica-financiera de la entidad. El levantamiento del Acta corresponde efectuarse con la presencia del Jefe de OCI, en su calidad de veedor. Copia de dicha Acta ser remitida a la CGR, para el ejercicio de funciones del Sistema Nacional de Control.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo a lo previsto por el Art.3, numeral 3.3 de la Ley N 26997 modificada por Ley N 28430: 3.3 Cualquiera de las autoridades electas pondr en conocimiento del Fiscal correspondiente el incumplimiento del mandato legal por parte del alcalde en ejercicio, para que se haga efectiva la respectiva accin penal por el delito establecido en el artculo 377 del Cdigo Penal."

Veedor

Tacna, 12 de noviembre 2010

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Municipalidad Distrital del Alto de la Alianza - Tacna