TEMA 05: ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

No se debe esperar que haya un problema para mejorar la situacin

ESTUDIO DE SISTEMAS: Durante un estudio de sistema, se eliminan y/o se crean nuevos procedimientos y/o departamentos para hacer ms ptima el funcionamiento de la empresa.

QUIEN HACE UN ESTUDIO DE SISTEMAS? El Departamento de SistemasEste se ubica en los ms altos niveles de la empresa y es el departamento encargado de controlar el funcionamiento eficaz y eficiente de los sistemas, con el fin de lograr los objetivos.En caso de la empresa no tenga este departamento, se contratar asesores internos.

FASES O PASOS DEL PROCESO DE ANALISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSPaso 01: Solicitud del proyecto: Constituye un documento formal para que el departamento de sistemas o los asesores internos, inicien su trabajo.

La solicitud se puede realizar de tres maneras:a. Que un departamento cualquiera solicite un estudio cuando tenga un problemaEjemplo: Cuando el departamento de ventas, solicita al departamento de sistemas nuevos cambios en su departamento porque, han estado presentando problemas con las ventas y sus productos y, en los ltimos meses los clientes han estado presentando muchas devoluciones. - Problema: ltimamente los clientes han devueltos todos los productos. - Solicitud: Crear un nuevo departamento que se encarguen de las devoluciones de productos que se le hagan a la empresa ya que para el departamento de ventas en mucho trabajo.

b. Que lo solicite la alta gerenciaEjemplo: La gerencia le comunica al Departamento de Sistemas que han estado presentado, fallas en el Departamento de ventas, lo que lleva como consecuencia, prdidas para la empresa, por lo tanto se requieren nuevos sistemas para mejorar las ventas y que empresa pueda generar utilidad.

c. Que sea el propio departamento de sistemas, quien realiza la solicitudEjemplo: Como el Departamento de Sistemas forma parte de la alta gerencia, este se puede dar cuenta que hay fallar en algn departamento y puede empezar con el anlisis de un nuevo diseo para el sistema.

Paso 02: Asignacin del Proyecto: Consiste en la delegacin del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia y capacidad tcnica, para solucionar o mejorar el sistema.

Paso 03: Planeacin del proyecto: El analista deber ir a donde al rea que est presentando fallas para estudiar lo que esta pasando.

Paso 04: Estudio preliminar: Una vez seleccionado el analista, este se encargara de recoger toda la informacin necesaria para saber cul es el problema exactamente.Ejemplo: - El analista hablan con los clientes para saber el porqu de las devoluciones (El problema es que los productos, los envases de refrescos, estn llegando incompletos) - El analista habla con el personal del departamento de produccin y se solicita toda la informacin necesaria para saber, igualmente, el porqu de que los envases de refrescos no estn saliendo completos (Se dan cuenta que hay una maquina nueva y los empleados no tienen capacitacin necesaria para manipular la maquina). - El analista se dirige al departamento de recursos humanos, al rea de capacitacin, y se da cuenta que la encargada de capacitar a los empleados, esta de permiso, por lo tanto los empleados del departamento de produccin no pudieron obtener la capacitacin requerida sobre el uso de la nueva maquina

Paso 05: Recopilacin de la informacin: Se har el anlisis necesario de toda la informacin que se haya obtenido en el paso 04 y, se podrn establecer las soluciones pertinentes a los problemas que se hayan encontrado.

Paso 06: Puesta en marcha:a. Construccinb. Instalacinc. Ejecucin

Mtodos:a. Mtodo total: Se hacen los cambios necesarios para solucionar los problemas rpida e inmediatamente.b. Mtodo dual:c. Mtodo parcial: Los cambios se hacen poco a poco y de manera no brusca.

Paso 07: Seguimiento