El Análisis Organizacional de acuerdo a la Teoría Organizacional.

Eduardo Andrés Valdebenito Valenzuela

Email: evaldebenitovalenzuela@gmail.com

Universidad de Los Lagos campus Chinquihue, Puerto Montt - Chile

Abstract.

En este trabajo se provee una breve revisión de la literatura teórica referente al

análisis organizacional, el cual es tomado como proceso de cambio para encarar y

enfrentar aquellos problemas que obstaculizan el normal desarrollo de la

organización, es el principal objetivo a cumplir, siempre de común acuerdo con la

organización y quienes requieren de ella.

Introducción.

La importancia de las teorías administrativas radica en que proporcionan sistemas

de gestión y mejoras para las organizaciones, en este caso se analizará el aporte

del Análisis Organizacional como aspecto fundamental para el funcionamiento de

las organizaciones, sus ventajas, desventajas, la forma en que opera y cual es su

aporte.

El análisis organizacional cuenta con varias definiciones de distintos autores, pero

las que más se asemejan a lo que se pretende enseñar en el ramo, son las

siguientes:

- Definición Sintetizada:

“Es una disciplina que ofrece una diversidad de modelos, técnicas y herramientas

para el abordaje y tratamiento de diferentes problemas (del ambiente interno y

externo) que atraviesa una organización.” (Universidad Nacional del Río Cuarto,

2007, p.3)

- Por otro lado, tenemos una definición mas extendida:

“El Análisis Organizacional es una herramienta que permite generar un diagnóstico

global y sistémico de la gestión de las organizaciones, o de programas con una

estructura y soporte organizacional, entregando como resultados; la identificación

y comprensión clara del modo de funcionamiento general de una organización; los

principales problemas, fortalezas y relaciones causa-efecto; los riesgos de gestión

más relevantes. Este diagnóstico permite proponer un curso de acción con

distintos niveles de detalle para el mejoramiento de la organización.” (CSP de la

Universidad de Chile, Sin Fecha, p. 1)

Cabe señalar que el análisis organizacional está enfocado en el análisis de los

elementos de la organización, su entorno y la evolución en el tiempo que van

teniendo, siempre yendo de lo general a los aspectos particulares, es decir, el

análisis organizacional sirve de base para un diagnóstico de la situación y del

funcionamiento de la organización. Un ejemplo muy claro es el de identificar las

oportunidades y amenazas que ofrecen los distintos factores del entorno y

reconocer las fuerzas y debilidades de cada uno de los elementos que componen

la organización. Esto se hace mediante el análisis FODA (Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades y Amenazas) (Waissbluth e Inostroza 2008, p.3 – 7)

Ahora, de acuerdo a Schvarstein (2002), podemos analizar las características

relativas a la práctica del análisis organizacional:

1. El Análisis Organizacional no tiene una significación social instituida. No se

tiene clara una definición que satisfaga a la gran mayoría de la comunidad, ya que

el carácter interdisciplinario del Análisis Organizacional dificulta una definición

única, que su campo es difícil de distinguir de otros campos (desarrollo

organizacional, psicología institucional, análisis institucional, 28management,

administración del cambio, etc.), y que el "estado del arte" de la disciplina no

presenta la madurez suficiente.

2. La comunidad de practicantes del Análisis Organizacional no tiene una

metodología instituida. Se aprecian múltiples metodologías, cada cual

dependiendo del caso específico de estudio, presentándose ausencia de una

teoría de la técnica y una metodología instituida.

3. La práctica del Análisis Organizacional varía en función del tipo de organización

en la que transcurre, y de la situación en que ella se encuentra. No es igual

desarrollar una práctica analítica en una escuela, en un hospital, en un sindicato o

en un banco. La situación por la que atraviesa la organización es también

determinante de la modalidad que puede asumir la práctica del análisis

organizacional en ella. No hay entonces una práctica particular, sino tantas como

contextos específicos y situaciones puedan distinguirse.

4. No existe una manera de establecer una relación de causalidad entre las

acciones y sus resultados. Sea como fuere que se desarrolle la práctica del

análisis organizacional, la multiplicidad de variables que inciden en la organización

torna sumamente difícil el establecimiento de una relación de causa -efecto entre

las acciones y sus resultados.

De acuerdo a lo que dice Schvarstein (2002), podemos establecer que el análisis

organizacional es una práctica relativamente nueva, y que su implementación es

compleja, dada la gran cantidad de variables endógenas y exógenas que se

presentan en las actuales organizaciones. Por otro lado tampoco se hace notas

que exista un análisis organizacional instituido, de manera de hacerlo mas

sistemático y practico.

Este modelo de Análisis organizacional comprende 2 procesos principales:

1. El planeamiento estratégico que, partiendo del análisis externo (del entorno)

y del análisis interno (de la organización), define la estrategia.

2. El alineamiento del resto de la organización con la estrategia, lo cual

involucra el rediseño de la estructura y el desarrollo de los sistemas que

regulan los procesos.

Para estudiar a las organizaciones, se utiliza un análisis organizacional mas

amplio que cualquier otra teoría clásica y la de las relaciones humanas,

basándose también en la teoría de la burocracia, el análisis de las organizaciones

se hace a partir de un enfoque múltiple que toma en cuenta simultáneamente los

fundamentos de la teoría clásica, de la teoría de las relaciones humanas y de la

teoría de la burocracia. (Chiavenato 2005, p. 252)

Este enfoque mixto, involucra los siguientes aspectos:

Tanto la organización formal como la organización informal.

Tanto las recompensas salariales y materiales como las recompensas

sociales y simbólicas.

Todos los diferentes tipos de organizaciones.

Diferentes Niveles de la organización.

El análisis intraorganizacional (Interno).

El análisis interorganizacional (Externo).

1. El enfoque múltiple involucra a la organización formal e informal.

La teoría clásica se enfocaba a la organización formal y la de las

relaciones humanas a la informal, el análisis organizacional busca la

relación entre ambas organizaciones: la formal y la informal, dentro de un

enfoque mixto.

Esa perspectiva amplia y equilibrada que incluye la organización formal e

informal conjuntamente motiva el desarrollo de un estudio no valorativo y

amplio su campo con la finalidad de incluir todos los elementos de la

organización.

2. El enfoque múltiple: recompensas materiales y sociales.

Se combinan los estudios de la escuela clásica y de las relaciones

humanas. El significado de las recompensas salariales y sociales y todo lo

que se incluye en los símbolos de posición es importante en cualquier

organización.

3. El enfoque múltiple: los diferentes enfoques de la organización.

Según este enfoque, las organizaciones pueden concebirse según dos

diferentes concepciones:

(Chiavenato 2005, p. 254)

4. El enfoque múltiple: diferentes niveles de la organización.

Las organizaciones se caracterizan por una jerarquía, es decir, por la

diferenciación de poder.

Las organizaciones se enfrentan con muchos problemas que son

clasificados y categorizados para que la responsabilidad por su solución

sea atribuida a diferentes niveles jerárquicos.

Así las organizaciones presentan tres niveles organizacionales: Nivel

institucional (cargos directivos), Nivel gerencial y Nivel técnico (nivel

operacional donde se ejecutan las tareas)

5. Enfoque múltiple: la diversidad de las organizaciones.

Este enfoque amplió el campo del análisis de la organización con la

finalidad de incluir otros tipos diferentes de organizaciones: organizaciones

pequeñas, medianas y grandes, públicas y privadas, organizaciones de los

más diversos tipos.

6. Enfoque múltiple: Análisis interorganizacional.

Todas las teorías administrativas se preocuparon con fenómenos que

ocurren dentro de la organización además del análisis interno de las

organizaciones, este enfoque impulsó la preocupación por el análisis

interorganizacional. El análisis de la conducta interorganizacional se hizo

mayor a partir de la creciente complejidad ambiental. La relación entre la

organización y su ambiente revela el grado de dependencia de la

organización respecto a los agentes externos.

El análisis de las relaciones interorganizacionales parte de la suposición de

que la organización funciona en la base de relaciones con otras

organizaciones que promueven la interacción entre las organizaciones y

provoca una fuerte interdependencia entre ellas. Cada organización

interactúa con su medio ambiente externo y con las otras organizaciones en

el mismo medio ambiente contenidas. (Chiavenato 2005, p. 252 – 265)

Los modelos de Análisis Organizacional.

Existen variados modelos de análisis organizacional, que se basan en comprender

las organizaciones como sistemas, y estos tienen las siguientes características

(Rodriguez 1999, p.49)

- Son esquemas de funcionamiento organizacional.

- Representan a las compañías como sistemas sociales o socio-técnicos.

- Constituyen una abstracción, no encontrándose por consiguiente, ningún

equivalente concreto exacto.

- Son extremadamente selectivos, en el sentido de que no son consideradas

todas las variables del funcionamiento de una organización, sino sólo las que

se estima son relevantes.

- Admiten llamar la atención sobre algunos procesos de la firma.

- Constituyen parámetros del funcionamiento eficiente de una empresa, razón

por la cual permiten detectar mal funcionamiento y fallas, así como también

potencialidades.

- Ofrecen una explicación y/o interpretación del devenir organizacional.

- Hacen explícitos las variables y supuestos considerados por el analista en su

diagnóstico.

- Por consiguiente son prescindibles e intercambiables. Un investigador puede

escoger de entre diversos modelos cuál usar, o decidir comenzar su

diagnóstico sin previsiones acerca de las formas de organización.

- Por lo anterior, los modelos de análisis o diagnóstico organizacional admiten

hacer explícitas las perspectivas desde las cuales el observador construye el

objeto estudiado.

A continuación se presentan las descripciones de cuatro esquemas capaces de

ayudar a orientar el análisis organizacional, estos no son los únicos, pero si los

mas citados y conocidos.

Modelo de Contingencias.

Este modelo fue desarrollado por Lawrence y Lorsch (1967), quienes no

especifican un modo determinado de diagnosticar las organizaciones, pero

resaltan ciertas partes de la organización como las fundamentales, definiendo la

organización como un “sistema de comportamientos interrelacionados de gente

que desarrolla una tarea que ha sido diferenciada en varios subsistemas, cada

subsistema desarrollando una sección de la tarea, y el esfuerzo de cada

subsistema siendo integrado para lograr el desempeño efectivo del sistema”; se

fundamentan en la teoría de contingencias.

Según Rodríguez (1999. p. 50). “hacen énfasis en que no hay nada absoluto en

las organizaciones ni en la teoría administrativa: todo es relativo y siempre

depende de algún factor”, de esta manera se le de importancia a “la contingencia

del encuentro entre organización y ambiente”

De esta forma y a través de sus estudios determinan los siguientes atributos como

los esenciales de estudio para determinar el desempeño organizacional:

1. Estructura: formas organizacionales, planeación de sus actividades, división del

trabajo.

2. Orientación interpersonal: ya sea hacia las actividades sociales o a las tareas,

entre la empresa y los miembros.

3. Orientación del tiempo: dependiente del tiempo necesitado por los trabajadores

para captar retroalimentación del medio; mercado, proveedores, tecnología,

competencia etc.

4. Orientación hacia las metas: definición clara de las metas, grado de acuerdo

entre las metas de la organización y las metas de los subsistemas.

Modelo de Mintzberg.

El modelo se basa en que el éxito de las organizaciones se puede explicar, no por

la utilización de un atributo organizativo cualquiera, sino por cómo se

interrelacionan varios atributos; su planteamiento fundamental sostiene que “los

elementos de la estructura deben ser seleccionados para lograr una consistencia

interna o armonía, tanto como una consistencia básica con la situación de la

organización: su dimensión, antigüedad, el tipo de ambiente en que funciona, los

sistemas técnicos que usa, etc.”, destaca que el estudio de una organización en la

práctica es bastante complejo, la configuración de una organización consiste en el

diseño exacto a partir de una serie de bloques y de mecanismos de coordinación.

Se presentan seis elementos que configuran cualquier configuración de estructura

organizacional, 1) El núcleo de operaciones, donde se fabrican los productos o los

servicios; 2) El ápice estratégico, donde se ejerce la dirección general de la

organización; 3) La línea intermedia, todos aquellos directivos que se sitúan entre

el ápice estratégico y el núcleo de operaciones; 4) La tecnoestructura, es el staff

de analistas que diseñan los sistemas por los que se controlan y realizan los

procesos laborales de los demás, en esta parte se incluye a los ingenieros, los

contadores y los especialistas informáticos; 5) El staff de apoyo, que ayuda al

trabajo del núcleo de operaciones, como las secretarias, los administrativos, el

personal técnico, el personal de cafetería o de relaciones públicas.; y, 6) La

ideología o cultura de la organización, es decir, los valores, creencias y supuestos

que se dan por sentados.

Los aportes de Mintzberg son pertinentes si se busca estudiar, evaluar y definir

cuál es la configuración más apropiada para una organización, es un enfoque

multifacético y complejo que resulta ser una gran ayuda para la clasificación,

comprensión, diagnóstico y diseño de las organizaciones. Su objetivo está

principalmente en servir de guía para el diseño de organizaciones que puedan

enfrentar exitosamente el desafío de la eficacia y eficiencia, de iguala manera

marca pautas de diagnóstico y análisis organizacional.

Modelo de Hax y Majluf (1991).

Sostiene que la estructura es una consecuencia de la estrategia, y se enfoca hacia

la gestión de esta última; concede importancia a los aspectos culturales,

normativos y valóricos de una organización (Cultura: condiciona la estrategia);

manifiesta la necesidad de establecer concordancia entre cultura, estrategia y

estructura; otorga importancia al desarrollo constante y al aprendizaje

organizacional.

Modelo para armar. (Do it yourself). De la Paz, L. (2009)

Este modelo tiene la particularidad de poderse armar según la conveniencia de

cada empresa y cada estudio. Se propone un listado extenso de conceptos y

variables, entre los cuales cada uno va a elegir para armar su modelo. Estos

conceptos van a estar agrupados en unas categorías más amplias que también

pueden ser redefinidas. La idea es que cada organización lo arme según sus

necesidades, y según su objeto de análisis. Las categorías conceptuales son, si

ser exhaustivos: La organización y el ambiente (historia de la organización,

relaciones entre esta y la sociedad, entre otros); Cultura organizacional (mitos,

creencias, héroes, villanos, valores compartidos, entre otros); Estructura

(descripción de la estructura organizacional, miembros y departamentos);

Comunicaciones (Comunicación ascendente, descendente, formal, informal);

Poder, autoridad y liderazgo (línea de mando, estilo de mando, entre otros);

Conflicto, evaluación de cargos y desempeño (conflicto entre los diferentes actores

y departamentos, descripción de cargos, sistema de evaluación de desempeño,

entre otros); Motivación (política de administración de RRHH, satisfacción y grado

de interés, etc.); Clima laboral (ambiente de trabajo, aceptación de las normas,

relaciones informales, entre otros); Sindicatos (existencia de sindicatos, grado de

influencia de los mismos); Toma de decisiones (premisas de decisiones,

participación, canales, etc.)

Conclusiones.

Podríamos decir que los autores examinados hasta este momento nos están

instruyendo para poder entender mejor el origen de las organizaciones, su

estructura y funcionamiento, y cada vez más claros los sistemas utilizados hasta el

momento lo cual ayudará a poder utilizar mejor los conceptos mencionados e

incluso poder emitir una aporte nuevo a algunos aspectos teóricos.

En el documento podemos ver como convergen varios enfoques que entre si son

divergentes. El análisis organizacional, que esta dentro del estructuralismo, y este

a su vez es un mix entre la teoría clásica, teoría de las relaciones humanas y la

teoría de la burocracia, esto da pie para que se pueda investigar y ampliar los

conceptos de las teorías, dándole un enfoque múltiple respecto del análisis

organizacional.

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