Juan David Villa- Ana María Restrepo

Universidad Pontificia Bolivariana 2013

Análisis Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana

La Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana es una entidad sin

ánimo de lucro que trabaja, no sólo por el desarrollo de los miembros de la

comunidad bolivariana, sino también de personas externas a la misma. Ello a

través de becas, programas de apoyo alimentaria y vivienda digna, y

capacitaciones para los sectores menos favorecidos de Medellín.

Es sin duda una organización burocrática, no obstante tener un organigrama

sencillo:

Consejo de administración, encargado del nombramiento del director

ejecutivo.

Dirección ejecutiva: de aquí se desprenden y por tanto está a cargo de las

siguientes tres cargos, cada uno, por supuesto con sus respectivas funciones

escritas en las normas: la Administración, la Coordinación de Voluntariado

y, por último, Practicante Administrativo. Por su parte, la contabilidad la lleva

a cabo un externo a la Fundación.

Decimos que es una organización burocrática por las características que

escribiremos a lo largo del presente texto, aclarando que no se ciñe al modelo

weberiano en su más estricto sentido en tanto que tiene algunas características

del Modelo propuesto por el profesor Alvin W. Gouldner quien plantea la

existencia de grados de burocratización variables y, sobre todo, coincide con

la visión moderna de la burocracia que propone unas dimensiones con base en

las cuales puede definirse si una organización es muy burocrática o poco

burocrática.

Ofrece servicios

La primera característica que la constituye en clásico modelo burocrático es el

hecho de ofrecer servicios. La Fundación Solidaria, como ya se mencionó

líneas arriba, ofrece educación: becas para estudiantes de la UPB y

capacitación para las personas de más escasos recursos de nuestra ciudad.

Ofrece también alimentación a los estudiantes de bajos recursos de la UPB y

vivienda digna a miembro de la comunidad bolivariana.

Si bien la alimentación y la vivienda constituyen bienes, la labor de la

Fundación, para estos dos casos, configura un servicio en tanto consiste en

reunir los recursos para la adquisición de la comida y la vivienda y asignación

del beneficio con base en sus procedimientos y reglamentos internos.

Normas y procedimientos

Todas las normas y sus consecuentes sanciones están por escrito y, por

supuesto, son conocidas por los miembros de la Fundación. Ello constituye la

característica más importante del Modelo Burocrática de Weber: normas

escritas que regulan y que son coercibles (describen sanciones en caso de ser

violadas).

En lo que respecta a los procesos de la Fundación, si bien la mayoría están

escritos, también se estila dar órdenes verbales que nunca se registran por

escrito. Esto se debe a que el personal administrativo sólo cuenta 3 personas,

ya mencionadas líneas arriba (Director, Administrador y Practicante

Administrativo), circunstancia que permite un flujo de comunicaciones verbales

expeditas y cómodas: hay una cercanía física y, además, emocional en el

sentido de que se establecen relaciones amigables.

Este punto podríamos decir que, en lo que respecta a las dimensiones

relaciones impersonales y comunicaciones formales (al menos no de

manera cabal, es decir, no estamos planteando que todas las comunicaciones

son informales) la Fundación Solidaria no cumple con lo planteado por Weber.

Ahora bien, en el caso de la asignación de becas u otro tipo de ayudas (que

son la esencia del entidad), la Fundación establece procedimientos rigurosos,

descritos y aprobados a través de resoluciones. Los aspirantes deben cumplir

requisitos también allí descritos y, de cumplirlas, presentar solicitud a través de

un único formato establecido.

Otros procedimientos internos como la solicitud de algún insumo o la petición

de reparación de algún bien de la Fundación deber ser solicitado por escrito.

Dicha solicitud puede estar dirigida a la Universidad o la Fundación. Ello

depende de la cantidad o costo total que implique. En cualquiera de los casos,

hay solicitudes (formatos escritos), por lo cual en este aspecto se cumple de

manera cabal con las características del modelo burocrático.

También los procesos evaluativos se realizan a través de formatos escritos. Es

necesario recordar en este punto que Weber reconoce la importancia de esta

estandarización a la hora de establecer en qué se debe mejorar, es decir, qué

se hizo en tal circunstancia y qué se debió haber hecho (en qué se fallo).

Profesionalización de los participantes de la burocracia

Esta Característica expuesta por Weber es cumplida a cabalidad en la

Fundación Solidaria. Ello, teniendo en cuenta que está dirigida por

profesionales administrativos que se encargan de unos recursos económicos

fruto de donaciones y aportes de la Universidad Pontificia Bolivariana. Las

donaciones (que también, en algunos casos, son hechas por la UPB) se utilizan

para las labores sociales que constituyen la razón de ser de la Fundación.

Y, los dineros aportados por la UPB (aparte de las donaciones) tienen como

destino los gastos administrativos. Estos recursos, acotábamos, son

manejados por personal idóneo (administradores) que ocupan un cargo, viven

de él, fueron nombrados por mérito y no son, obviamente, dueños de la

Fundación ni se lucran de sus labores.

División del trabajo

Como ya se ha mencionado la Fundación tiene una estructura clara. Otra de

las características del Modelo Weber complicada a cabalidad en ella es que

esa jerarquía está dividida en cargos con sus respectivas funciones. La

dirección y la administración le corresponden al Consejo de Administración. A

éste ente le corresponde a su vez nombrar un revisor fiscal y un director

ejecutivo quien se encarga, directamente, de la administración de la Fundación.

A su cargo está el profesional de apoyo administrativo (y el practicante

administrativo) y la coordinación de voluntariado. Es necesario decir que todas

las decisiones adoptadas por el Consejo quedan consignadas en actas y dadas

a conocer por escrito, es decir, por canales formales.

Comunicaciones

Como se acabó de mencionar, las disposiciones del Consejo se comunican de

manera formal. Pero, como también quedó dicho ya, algunas labores

cotidianas, decisiones diarias y similares que puedan ser tomadas por el

Director Ejecutivo o por el Administrador, se estilan comunicar verbalmente o

por correo electrónico aunque de manera informal. Sin embargo, en general las

comunicaciones internas tienen unos canales internos, que son los siguientes:

- Boletín De interés: es el boletín interno de la Universidad Pontificia

Bolivariana. Allí la Fundación publica información de interés para todos

los empleados.

- Carteleras: La Fundación Solidaria tiene dos. Una en el bloque 3 del

campus de la UPB, y otra en su sede (bloque 22, fuera del campus)…

ambas con información dirigida a los empleados.

En lo que atañe a las comunicaciones externas, éstas siempre utilizan canales

formales. Dos a saber:

- Boletín Institucional: dirigido a la comunidad beneficiaria en general

para dar a conocer los programas, actividades, convocatorias y demás

novedades.

- Programa Radial Lazos: emitido por Radio Bolivariana. Además de dar

a conocer novedades de la Fundación, principalmente da a conocer la

labor de alguna fundación.

- Imago (digital y físico): en este se publica información de interés de

toda la comunidad bolivariana.

Relaciones impersonales

En la Fundación Solidaria, como en toda burocracia, los cargos son ocupados

por personas idóneas que deben cumplir las funciones asignadas. Los cambios

en personas con afectan el normal trascurrir de los procesos. En el caso de

renuncia del Director Ejecutivo, el Consejo tiene la función de nombrar su

reemplazo con base en los criterios expuestos en los estatutos y no por

razones personales: se nombra a quien cumpla con las características

estipuladas. En cuanto a ausencia del Administrador, pues a partir de procesos

meritocráticos se elije el reemplazo: el Área de Gestión Humana lleva a cabo

un proceso de selección cuya decisión final es tomada por el Director Ejecutivo

de acuerdo con las capacidades de los postulados. El mismo proceso se surte

con respecto al practicante administrativo y, en lo que respecta a la selección

del coordinador de voluntariado, es el Director quien tiene la potestad sin el

proceso de previó en Gestión Humana. No obstante, dicha elección no es

arbitraria y, al igual que en los demás cargos, se elige el más capacitado por

cumplir con las funciones descritas. En este sentido las relaciones son

impersonales, y, como se entiende, los miembros de las Fundación son

profesionales especializados.

Sin embargo, en el Fundación se nota un ambiente cercano y afable, no sería

correcto decir, como plantea el Modelo Burocrático de Weber, que dentro de su

personal no se conocen por el nombre ni que las relaciones se limitan a

comunicaciones formales limitadas a los estrictamente laborales. En este

estricto sentido podríamos decir que las relaciones son personales.

A manera de conclusión

La Fundación Solidaria cumple con la mayoría de las características descritas

por Max Weber en su Modelo Burocrático (teoría planteada por él a finales de

la década de 1910). Son las siguientes a saber: ofrece servicio, tiene

comunicaciones formales, está administrada por profesionales de la dicha área,

prevalecen relaciones impersonales, en fin.

Sin embargo, como ya se mencionó al inicio del presente ensayo, la Fundación

no tiene un grado total de burocracia en la dimensión relaciones

impersonales (dimensión en términos de los estudios más recientes sobre la

burocracia): los empleados, seguro por ser pocos, tienen unas relaciones

afables y cercanas dentro de su espacio de trabajo. Es decir: no obstante los

formalismos propios de la burocracia, también se establecen relaciones

informales que, no sólo no afectan el alcance de las metas y objetivos, si no

que lo favorecen en tanto propician un clima organizacional agradable que

motiva.