SEP DGEST

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TUXTEPEC

MATERIA:

CONSULTORÍA DE TIC’S

III UNIDA D

El PROCESO DE LA CONSULTORÍA

ANALISIS.

PRESENTAN:

Cristóbal Joaquín Rosa M.Meneses Miguel Elizabeth

Luis Flores Jesús.

CATEDRÁTICO:

Ma. De los Ángeles Martínez Morales.

Semestre: 7 Grupo: A

AREA:

ING. INFORMATICA

San Juan Bautista Tuxtepec, Oaxaca A 10 de octubre de 2013.

INTRODUCCIÓN.

Este material pretende dar una visión de conjunto del proceso de consultoría así

como una panorámica de sus etapas generalmente aceptadas.

El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y el cliente

destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios deseados en la

organización del cliente.

Este proceso se conforma por fases o etapas que constituyen un trabajo de

consultoría.

A continuación se presenta un análisis de las fases del proceso de consultoría y a

que se refieres y que compone cada una de ellas.

UNIDAD III. PROCESO DE LA CONSULTORIA.

3. EL PROCESO DE CONSULTORIA

3.1 PREPARATIVOS.

Son la parte inicial de la consultoría, en esta etapa el consultor y el cliente se

reúnen para conocer más uno del otro, los resultados del contacto uno con el otro,

así como conversaciones y la planificación, se ven reflejados en el contrato de

consultoría, que al ser firmado este da paso a la fase inicial.

En esta etapa el cliente quiere asegurarse de que el consultor que eligió es el

adecuado para resolver la problemática que presenta.

Es necesario que el consultor cuente con la mayor información posible acerca del

cliente, ya que al establecer el contacto con él, le será más fácil que el cliente se

interese en sus servicios, y así aumenten las posibilidades de asignación de

tareas.

La preparación de una reunión implica que el consultor debe estar preparado al

fondo. La reunión es una forma de entrevista de investigación que ayuda a que

una parte conozco acerca de la otra.

El objetivo principal de la reunión es que el consultor le haga ver al cliente que

está eligiendo a la persona adecuada.

El contrato de consultoría se considera como la fase inicial ya que al ser firmado,

en él se acuerda que el consultor y el cliente están dispuestos a trabajar juntos

para así resolver la problemática, y llegar a los objetivos establecidos.

3.2 DIAGNÓSTICO.

El objetivo del diagnóstico es examinar el problema y los objetivos que se desean

alcanzar de una forma más detallada, impulsar la adopción de medidas con

respecto a un problema. Medidas que mejoren el funcionamiento de la

organización.

El diagnostico debe partir de un marco conceptual claro, debe reunir y analizar

datos. Al diagnosticar un problema no necesariamente es resolverlo, en

ocasiones hay diagnósticos que llevan a la conclusión de que el problema no tiene

solución.

Se deben tener en claro los objetivos que se desean alcanzar para resolver

adecuadamente el problema, esto garantiza la concentración de los sectores en

donde pueda tener mayor impacto.

Otra de las tareas importantes del diagnóstico es ver que es lo que esta

ocasionando el problema, comprender la dificultad de la situación, y ayudar a

establecer hipótesis sobre las causas posibles.

A lo largo de la investigación se reunirá, analizará y registrara información sobre

cómo se podría resolver la problemática que presenta el cliente, también se debe

ver el grado de participación del cliente en cada actividad.

La etapa de diagnóstico también incluye la determinación del periodo, este debe

ser lo suficientemente para determinar un ritmo estable de la actividad, indicar los

índices de crecimiento o disminución y revelar las fluctuaciones de la actividad

debidas a variaciones estacionales o a ciclos económicos.

3.3. PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN

Es la tercera etapa de la consultoría y consiste en la solución de problemas

determinados, y elaboración de soluciones posibles; no todas las soluciones a los

problemas de los clientes entrañarán enfoques nuevos. Es importante que en la

planificación de la acción el cliente participe de manera más activa porque; el

personal del cliente puede realizar una gran parte del trabajo de diseño y

planificación con el apoyo del consultor, reduciendo de este modo el costo del

proyecto.

3.3.1. La búsqueda de las ideas sobre posibles soluciones

El objetivo consiste en que el consultor descubra todas las soluciones posibles y

someterlas a una evaluación preliminar antes de empezar algún tipo de trabajo de

diseño, de ese modo, el consultor estará seguro de ofrecer a su cliente la mejor

solución posible, y el cliente se sentirá en confianza y satisfecho con los

resultados obtenidos en la consultoría.

3.3.2. Establecimiento y evaluación de diversas ideas

En la búsqueda de ideas nuevas todo juicio de valor se ha de aplazar para evitar

el bloqueo del proceso del pensamiento creativo. Si el cliente decide que varias

ideas pueden conducir a soluciones aceptables, puede aumentar las posibilidades

de llegar a una solución ideal, la extensión y el costo del cometido probablemente

aumentaría también.

3.3.3. Presentación de propuestas de medidas al cliente

Cuando el trabajo del consultor esté terminado el consultor debe pensar cómo

podrá presentarlas a los clientes; presenta informes sobre el avance del trabajo y

solicita nuevas pautas del cliente en varios momentos, de tal modo que la

presentación de las propuestas finales no aporta nada totalmente nuevo.

3.4. APLICACIÓN

La cuarta fase del proceso de la consultoría es la aplicación; y su objetivo es que

el consultor desea también ver que sus propuestas no sólo son bien recibidas en

reuniones con el cliente, sino puestas en práctica con buenos resultados.

3.4.1. Papel del consultor en la aplicación

La cuestión de la participación del consultor en la aplicación no debe nunca

subestimarse sino que debe siempre examinarse a fondo al presentar un proyecto

de consultoría. El consultor y el cliente deben presentar sus argumentos a favor y

en contra de esta participación y estudiar diversas posibilidades. El consultor no

tiene que participar en la aplicación

3.4.2. Planificación y supervisión de la aplicación

La planificación de una campaña para presentar un nuevo método. Cuando la

aplicación está a punto de comenzar, el consultor verifica que se hayan cumplido

todas las condiciones y todos los requisitos previos. En este aspecto, el consultor

puede tener más experiencia que el cliente.

3.4.3. Capacitación y perfeccionamiento del personal del cliente

En la mayor parte de los encargos de consultoría se prevé cierta capacitación y

perfeccionamiento del personal del cliente en el programa de trabajo.

3.4.4. Algunas directrices tácticas para la introducción de cambios en los métodos

de trabajo

Las directrices consisten en advertir al consultor acerca de lo que podría suceder y

sugerirle en qué dirección se ha de buscar un remedio,

3.4.5. Mantenimiento y control de la nueva práctica

El mantenimiento y el control han de comenzar mientras el consultor se encuentra

todavía en la organización cliente y para que un nuevo plan sobreviva y produzca

más beneficios que costos, tiene que estar protegido contra varios peligros

3.5 TERMINACION

La quinta y última fase en el proceso de consultoría incluye varias actividades. El desempeño

del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los cambios introducidos y

los resultados logrados tendrán que ser evaluados por el cliente y por la organización de

consultoría. Se presentan y aprueban los informes finales. Se establecen los

compromisos mutuos. Si existe interés en continuar la relación de colaboración,

se puede negociar un acuerdo sobre el seguimiento y los contactos futuros. Una vez

completadas estas actividades, el consultor se retira de la organización del

cliente y la tarea o el proyecto de consultoría queda terminado de común acuerdo.

Momento oportuno para la retirada

Elegir el momento justo para retirarse es difícil, pero una decisión errónea puede

echar a perder una buena relación y poner en peligro el éxito del proyecto.

Planificación de la retirada

Algunas tareas se terminan demasiado pronto. Tal sucede si:

- El trabajo del consultor con respecto al proyecto no ha podido completarse

- El cliente sobreestima su capacidad para acabar el proyecto sin haber sido

suficientemente capacitado para ello

- El presupuesto del cliente no permite que la tarea se termine

- El consultor tiene prisa por empezar otro trabajo

Retirada gradual

En muchas situaciones ésta puede ser la mejor solución tanto desde el punto de

vista del cliente como del consultor.

Vigilancia de los indicios de retirada

Los indicios de retirada, indican al consultor que el cliente desearía terminar el

encargo. Pueden ser muy manifiestos o indirectos y ocultos.

No quedarse nunca más de lo necesario

Si el cliente está convencido de que puede proceder por sí solo, el consultor no

debe insistir en quedarse más tiempo, incluso si no comparte la opinión de su

cliente. Después de todo, manda el que paga.

Evaluación

Parte esencial del proceso de consultoría y momento más delicado de la relación

cliente-consultor ya que colaboran en su aplicación, requiere presupuesto y tiempo

y permite verificar si el cometido se ha cumplido o no.

• Instrumentos de evaluación. Acopio y examen de datos seguros y

opiniones, técnicas clásicas (entrevistas, observaciones, cuestionarios y

debates), conversación sincera.

• Cuando se ha de evaluar. Cuando el cometido está llegando a su fin,

evaluación final importante pero no la única, la posterior a la aplicación es

útil para futuros cometidos. Prever evaluaciones provisionales al final del

diagnóstico, planificación y aplicación.

• Evaluación independiente del consultor. La evaluación del trabajo del

consultor es un instrumento básico para ajustar la calidad, controlar y

perfeccionar al personal y establecer relaciones excelentes con los clientes.

El consultor debe evaluar cada cometido en su propio beneficio.

Seguimiento

Trabajo que realiza el consultor con el propósito de favorecer los intereses del

cliente, que se encuentra relacionado con la tarea actual, puede ser descubierto al

evaluar la tarea y es fuente valiosa de información sobre el impacto real de los

cometidos realizados o sobre los nuevos problemas que puedan surgir en la

organización cliente.

Presentación del informe final

CONCLUSIÓN.

La consultoría inicia con un diagnóstico inicial de las necesidades del cliente. Es

importante conocer y entender que es lo que el cliente desea lograr y cuál es el

objetivo que quiere realizar. Una vez que se conoce al cliente es posible realizar

un diagnóstico de la situación actual. Descubrir que áreas son claves, que

procesos son importantes y donde existen posibilidades de mejora. Ya logrado

todo esto es posible empezar a desarrollar un plan de acción que atacara de

manera directa a los problemas y planteara estrategias para alcanzar la

optimización de áreas y procesos.

El siguiente paso es la implementación de los planes desarrollados en la fase

anterior, es importante mantener el control de esta situación porque fácilmente se

pueden encontrar situaciones de miedo al cambio. Cuando ya se han

implementado todos los esquemas de acción es necesario evaluar los resultados

obtenidos, valorar que ha funcionado y que no, y cuál es la percepción de la

empresa.

Ya con los resultados de la evaluación viene uno de las etapas más críticas de

todo el proceso de consultoría; la etapa de seguimiento; es aquí donde se hacen

aquellos cambios que se obtuvieron de la evaluación pero más importante aún es

aquí donde se observa el nuevo comportamiento de la empresa ya sin la

interacción directa de los consultores y de esta manera poder informar al cliente

sobre los resultados finales.