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INFORME EVALUACION INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL SISTEMA DECONTROL INTERNOMM Mjjáfini'j flUiKin vJsi l■á=l£4 iS

INTERNO OCHOA NOVIEMBRE AL 31 DE DIOiEÉBRE - ^

FECHA DE ELABORACIÓN Y " PUBLICACIÓN: 31 DE

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La Oficina Asesora de Control de Interno de la Contraloría Municipal de Envigado, teniendo en cuenta sus roles y responsabilidades para la elaboración del Informe de Evaluación Independiente del Estado del Sistema de Control Interno, acata las siguientes disposiciones legales y normativas que rigen la materia:

■ El Articulo 9 de la Ley 1474 de 2011 que señala: “El jefe de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la Entidad, un informe pormenorizado del estado de control interno de la organización” y el Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

■ El Decreto 1499 de 2017 actualizó el Modelo para el orden nacional e hizo extensiva su implementación diferencial en las entidades territoriales. El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG articula el nuevo Sistema Gestión, que integra los anteriores sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno. El objetivo principal de esta actualización es consolidar, es un solo lugar, todos los elementos que se requieren para que una organización pública funcione de manera eficiente y transparente, y esto se ve reflejado en la implementación de las siete (7) dimensiones del MIPG, en atender a las 17 Políticas de Gestión y desempeño lideradas por 11 entidades, a su vez, el monitoreo que se realiza a través del Formulario Único de Avances en la Gestión FURAG II.

■ La Dimensión Séptima de MIPG, el Control Interno, se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, dicha estructura fue actualizada en cinco (5) componentes a saber: 1. Ambiente de Control, 2. Evaluación del Riesgo, 3. Actividades de Control, 4. Información y Comunicación y 5. Actividades de Monitoreo, ordenados conforme lo determinó la actualización de los Sistemas de Gestión y de Control Interno que establece el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 (PND 2014-2018). Esta actualización se adopta mediante el Documento Marco General de MIPG.

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En virtud de lo anterior y con respecto a las consideraciones que señala la Ley ^ 1955 de 2019 que expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”, la cual tiene como objetivo sentar las bases de legalidad, emprendimiento y equidad que permitan lograr la igualdad de oportunidades para todos los colombianos, se destacan las siguientes:

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Que el pacto por una gestión pública efectiva precisa la necesidad de una transformación en la Administración Pública que permita lograr una institucionalidad efectiva, mejorar el desempeño de los sectores e instituciones en términos de eficiencia y eficacia, eliminar las duplicaciones y la colisión de funciones y competencias y fortalecer la coordinación y el rol del Estado como agente regulador.

Que mediante el articulo 33 de la Ley 1955 de 2019, el Congreso de la República revistió al Presidente de la República de precisas facultades extraordinarias para simplificar o reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública.

Dado los cambios normativos surge el Decreto 2106 del 22 de noviembre de 2019 “Por medio de la cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” y con la expedición de la Circular Externa N° 100-006 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en la cual dan los lineamientos para la fecha de publicación del informe semestral de evaluación independiente, del estado del sistema de control interno, que debe hacer el jefe de control interno o quien haga sus veces.

La elaboración de dicho informe será insumo para la medición de la efectividad del Sistema de Control Interno que se efectúa a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión - FURAG II que se lleva a cabo anualmente.

De igual manera, recoge el avance de los cinco (5) componentes contenidos en la dimensión 7 del control interno, del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

Adicionalmente, es necesario precisar que para la construcción del contenido en el presente documento, se tomó como referencia los informes de los lideres de los procesos, las auditorías internas de control interno y las auditorías externas, los

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seguimientos a los informes de ley y la información suministrada por cada uno de los responsables de los componentes del MECI, durante el periodo evaluado.

1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROLAVANCES ^ iW

Este mecanismo, tiene como propósito asegurar un ambiente de control que le permita a la Entidad disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Requiere del compromiso, el liderazgo y los lineamientos de la Alta Dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Para el período objeto de evaluación, el ente de control realizó las siguientes acciones:

■ La Contraloría Municipal, continúa sensibilizando a los funcionarios sobre la importancia de los principios y valores que se encuentran claramente definidos en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019 y se estima que sean nuevamente evaluados y ajustados para la vigencia 2020-2021, si así lo considera el nuevo Contralor Municipal.

■ El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Organismo de Control, viene operando conforme a lo establecido en el Decreto 648 de 2017, en el mes de diciembre se tuvieron en cuenta temas como;

Resultados de los indicadores de gestión en cada uno de los procesosCumplimiento del Plan Auditorías por parte de la Oficina de ControlSeguimiento a los Planes de Mejoramiento tanto internos como externos.El cumplimiento del reporte de los informes que por ley debe presentar la Oficina Asesora de Control Interno.Se presentó informe del seguimiento proyectos establecidos en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019 y a los Planes de Acción.______________Seguimiento a los riesgos de gestión, corrupción y de seguridad de la información.

■ La Contraloría Municipal de Envigado, elaboró el informe de cumplimiento del Plan Estratégico Institucional 2016-2019, dicho informe será insumo para el empalme del nuevo Contralor Municipal 2020-2021.

■ Se elaboró informe del tercer seguimiento al Plan Anticorrupción del período 2019, donde se plasma claramente el avance y cumplimiento del mismo.

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• La Alta dirección del organismo de control, velaresponsabilidades al interior de la organización, estén claramente identificadas y definidas, para que los objetivos del sistema de control interno se cumplan.

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■ La Dirección de Gestión Administrativa de la Entidad, en el mes de diciembre presentó los resultados del Plan de Gestión Estratégica de Talento Humano - GETH de la vigencia, el comportamiento del Plan de Capacitación, Plan de Bienestar Laboral, Plan de vacantes. Plan Institucional de Archivos - Pinar, Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan de Seguridad de la Información, Plan de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Estratégico de Tecnología de la Información - PETI y el Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información.

■ El Ente de control, contrató en el mes de noviembre un profesional para aplicar una Batería de Riesgos Psicosociales, dicho diagnóstico permitió identificar los niveles de riesgo intralaboral, extralaboral, los niveles de estrés a los cuales se encuentran expuestos los funcionarios de la Contraloría.

■ Están claramente definidas y asignadas las responsabilidades, para que la gestión del riesgo y de control se cumpla conforme a lo estimado.

2. COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS.. -il

Este componente permite identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

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Durante este período se han adelantado las siguientes acciones:

■ El Ente de control cuenta con la Política de Administración de Riesgos y esta es monitoreada permanentemente con el fin de evitar que se materialicen posibles riesgos gestión, corrupción y seguridad digital en los procesos y procedimientos que se tienen definidos en el mapa de procesos de la Entidad.

■ Frente al componente de evaluación de riesgos, es importante mencionar que los líderes de los procesos tienen claramente identificado los riesgos de cada

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uno de los procesos y son conscientes de monitorearlos e informar cualquier situación que afecte los objetivos estratégicos de la Entidad.

■ A través del Comité Institucional de Coordinación de Control y del Sistema de Gestión de Integral -SGI, el Ente de Control vela por la adecuada implementación de los riesgos de gestión, corrupción y de seguridad digital y que estos sean monitoreados y controlados de manera adecuada.

■ Se revisó el perfil de riesgo inherente o residual por cada proceso, con el fin de realizar las recomendaciones y sugerencias para el fortalecimiento de los mismos.

■ Adicionalmente, se evalúan los cambios que puedan afectar los riesgos al Sistema de Control Interno.

■Ya través de las otras dimensiones del MIPG, se busca fortalecer la gestión de riesgos de la Entidad.

3. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLmm*:'

Este componente determina las actividades de control que son llevadas a cabo en todos los niveles de la Entidad y sirven como mecanismo para gestionar la consecución de los objetivos, formando parte integral de los procesos. En el período de evaluación, se adelantaron las siguientes acciones;

■ En lo referente a las políticas de operación, los líderes de los procesos y procedimientos los monitorean y realizan los respectivos ajustes si es del caso, esto con el fin de que las operaciones que se llevan a diario en la Contraloría, se ejecuten de manera eficaz y permitan el cumplimiento de los objetivos propuestos.

■ Se realizó seguimiento al Sistema de Gestión Integral -SGI de la Contraloría, con el fin de verificar que los procesos y procedimientos están operando de manera eficaz y contribuyan en el cumplimento de la misión institucional. A su vez, se realizaron las auditorías internas de calidad y se atendió la auditoría de la empresa Bureau Veritas, obteniendo resultados positivos.

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■ En lo referente a las Tecnologías de la Información -las Tecnologías de la Información - RETI y el índice de información clasificada o reservada, los datos abiertos entre otros, el Ente de control cuenta con una línea de base de avance frente a estos temas. Dado lo anterior, se procedió a:

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■ La elaboración de un Plan de Mejoramiento para darle cumplimento a las exigencias de ley.

■ La Auditoría General de la República - AGR, a través de la Gerencia Seccional I - Medellín, practicó auditoría regular a la Contraloría Municipal de Envigado, con el fin de evaluar los resultados de la gestión de la vigencia 2018. Revisada la cuenta rendida por la Contraloría Municipal de Envigado correspondiente a la vigencia 2018 y evaluada por parte de la Gerencia Seccional I Medellín, la gestión adelantada por el sujeto de control en cada uno de los procesos auditados y aplicando los sistemas de control fiscal, la opinión a los Estados Contables y la connotación de los hallazgos determinados, permite concluir que SE FENECE la cuenta, al obtener una calificación de 92.84 de acuerdo con la metodología vigente establecida por la Auditoría General de la República.

■ Se realizaron auditorías de control interno a los procesos de talento humano y control fiscal.

4. COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION

Este mecanismo permite que la información y comunicación garanticen la interacción entre todos los servidores y los procesos de la Entidad y es esencial para un adecuado ejercicio del control interno. Frente a este componente, el Ente de Control adelantó las siguientes acciones:

Entre los meses de noviembre y diciembre de 2019, desde el proceso de comunicación organizacional se publicó en redes sociales (Facebook, Twitter e Instagram), las principales actuaciones del Ente de Control, derivadas de los ejercicios auditores, la promoción a la participación ciudadana y la capacitación a las organizaciones sociales.

Adicionalmente, se desarrollaron actividades relacionadas con la actualización de la página web, las cuales se traducen en la publicación de banners informativos.

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noticias, eventos, informes y demás actuaciones administrativas que dan cuenta del funcionamiento de la entidad.

Finalmente, se aplicó entre dichos meses la encuesta de satisfacción del cliente - comunidad. Este proceso permitió conocer la percepción de los ciudadanos, organizaciones sociales y demás actores identificados por la Contraloría y que son de vital importancia para la elaboración de planes de acción (participación ciudadana y comunicación organizacional), que garanticen la divulgación y difusión del quehacer institucional y la búsqueda de una interlocución permanente con la ciudadanía.

5. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL__ 'i .............______ . ___________ *_________________

Este elemento de monitoreo adelanta actividades relacionadas con el seguimiento oportuno al estado de la gestión de los riesgos y los controles, en donde se pueden identificar dos (2) tipos de actividades: autoevaluación y la evaluación independiente.

■ En el mes de diciembre se socializaron los resultados del informe final de la auditoria al proceso de control fiscal, y con ello se dio cumplimiento a la ejecución del Plan de Auditorias de la vigencia 2019.

■ Se elaboró y se presentó informe de seguimiento de cumplimiento de los Planes de Acción del año 2019.

■ Conforme a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional 2016- 2019, se realizó seguimiento al cumplimiento de los cinco (5) proyectos definidos para dicho período, donde se evidencia claramente el cumplimiento de estos y su impacto.

■ La Oficina Asesora de Control Interno, de acuerdo a los lineamientos dados por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en el mes de diciembre elaboró y presentó el avance del informe de evaluación independiente del estado del sistema de control interno a través del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión FURAG II.

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■ Se presentó informe consolidado del período 2016-2019 de los Planes de Mejoramiento, donde se detalla claramente las auditorías realizadas a nivel interno y externo, el número de hallazgos por cada proceso y/o procedimiento, el número total de hallazgos cerrados de manera eficaz y el total hallazgos que están pendientes por ser cerrados.

■ La Oficina de Control Interno, elaboró y presento informe detallado de la gestión Control Interno durante periodo 2016-2019, insumo que contribuyó a la consolidación del informe de empalme para el nuevo Contralor Municipal que estará durante el período 2020-2021.

■ Se elaboró informe para verificar el cumplimiento del Decreto 612 del 04 de abril de 2018, el cual fija las directrices para la Integración de los doce (12) planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SUGERENCIAS

El Estado General del Sistema de Control Interno de la Contraloría Municipal de Envigado, se encuentra dentro de los niveles máximos (robusto) según el instructivo de usuario - reporte de resultados de desempeño institucional MECI- Territorio 2018, ocupando los primeros lugares entre los 65 entes de control territoriales existentes en el país, a partir de los resultados del FURAG (vigencia 2018).

Publicado en la pág. web del Contraloria el 31 de enero de 2020.

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