AJUSTES DE CUENTAS Y TRABAJO

MAYRA ALEJANDRA ROJAS ARENAS11-02COMERCIO

CLASES DE AJUSTE1. Al finalizar el periodo contable, las cuentas

deben presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es necesario ajustarlos mediante un registro contable llamado asiento de ajuste.

2. Ajuste es el sistema contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras, las siguientes cuentas.

Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada (propiedades,

planta y equipo)

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Ingresos recibidos por anticipado

Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar

Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTE A LA CUENTA DE CAJA, OCASIONADOS POR ARQUEO

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el

saldo en libros.En este caso, se presentan un faltante por la diferencia valor por el cual se debe establecer la responsabilidad y realizar un ajuste.En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor correcto, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en

libros.

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros.En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor.Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor correcto, es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante.

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS OCASIONADO POR CONCILIACION

BANCARIA

Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giro de cheques, retiros, notas debito o crédito y saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, las mas frecuentes pueden ser: a) Transacciones contabilizadas por la

empresa y no registradas por la entidad bancaria.

Por ejemplo, cheques pendientes de cobro, remesas en transito; en estos casos, la empresa no realiza ajustes porque cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectuó.

b) Por valores que aparecen en el extracto y que aun no se han registrado en la empresa.En este caso, la empresa debe realizar este ajuste, así:Por notas débito: el banco envía notas debito por concepto de cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre prestamos y otros servicios bancarios que se encuentran relacionados en el extracto bancario que envían las entidades financieras. Estos valores disminuyen el saldo de la cuenta bancos; por tanto, se acredita y se debita la cuenta que corresponda según el caso.

Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de bancos; por lo cual, se debita. Y se acredita la cuenta que corresponda.

Por errores en libros al registrar el valor de una consignación: Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.

Por error en libros al registrar el valor de un cheque: Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos el menor valor registrado.

AJUSTE POR PROVISION CARTERA O ESTIMATIVO PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO

El valor de cartera esta constituido por saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general, en la sección de activos, presentar el valor neto a cargo de los clientes.La provisión para cartera es la apropiación que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil cobro o recuperación. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo.

METODOS PARA CALCULAR EL VALOR DE LA PROVISION

El decreto reglamentario 187 de 1975, en su cartera: se acepta como provisión individual hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con mas de un año de vencida. artículos 74 y 75, establece como métodos de provisión de cartera, el individual y el general.a) Provisión individual de cartera: se acepta como provisión

individual hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con mas de un año de vencida.

b) Provisión general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligación, puede disminuir la probabilidad de cobro, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión. La escala aceptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente:De 0 a 3 mese 0%De mas de 3 meses a 6 meses 5%De mas de 6 meses a 1 año 10%De mas de 1 año 15%Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes de toman del libro auxiliar de clientes o del control de vencimientos de cartera.

CONTABILIZACION DE AJUSTES POR PROVISION DE CARTERA

Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta de provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisión, según el caso que se presente.

CANCELACION DE DOCUMENTOS INCOBRABLES

Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no han sido recaudado en el plazo pactado, se trasladan a la cuenta de deudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LAS EMPRESAS CON SISTEMA DE

INVENTARIO PERMANENTE

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros; pueden presentarse los siguientes casos:

INVENTARIO FISICO MAYOR QUE EL VALOR EN LIBROS DE LA CUENTA DE MERCANCIAS

Cuando por error, los proveedores entregan mas mercancías, o en caso contrario, a los clientes se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta de mercancías no fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de ingreso.

AJUSTE POR DEPRECIACION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS)

La depreciación es el gasto en que ocurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.

METODOS PARA CALCULAR EL VALOR DE LA DEPRECIACION

La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de adquisición, que incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de las adicciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento que sufren los activos fijos; lo mas importantes y los de uso mas frecuente son:

Depreciación mensual: Costo del activo Vida útil asignada

Depreciación anual: Costo del activo* x No. meses Vida útil asignada x 12 meses

Depreciación diaria: Costo del activo* x No. días Vida útil asignada x 360 días

REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACION

Para contabilizar la perdida de valor que sufren las propiedades, la planta y el equipo, por presentar un gasto para la empresa, en el asiento de ajustes se debita la cuenta de gastos 5160 ó 5260, depreciaciones, y se acredita la cuenta 1592 depreciación acumulada.El 31.08_ se registra la depreciación de un archivador para oficina comprado el 1 de agosto de 20_, en $724,138 y con IVA de 16%.

AJUSTE POR AMORTIZACION DE ACTIVOS DIFERIDOS

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. Ejemplos: arrendamientos, intereses, seguros y otros.

AJUSTE POR AMORTIZACION DE PASIVOS DIFERIDOS

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelanto. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

AJUSTE POR INGRESO POR COBRAR

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominado ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

AJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA

TASA DE CAMBIOLos valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio será la respectiva del mercado TRM fijada por la Superintendencia Bancaria.

COTIZACION DE LA UVR

Los valores expresados en UVR se ajustaran con base en su cotización al final del mes o del año respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, según el caso; salvo cuando deba capitalizarse.

PACTO DE REAJUSTE

Cuando los títulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEIDOS EN EL EXTERIOR

El valor del ajuste es igual al valor del activo reexpresado según la tasa de cambio, menos el valor del activo según libros.

ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE

Cuando el valor del activo se encuentre reexpresado en UVR, o cuando sobre los mismos se hay pactado un reajuste de su valor, se reajustaran con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado, la diferencia se registra

COMPROBANTE DE AJUSTES

Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener únicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de ajuste y se trasladan a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes.

HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general.La hoja de trabajo es un documento útil, pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo contable.

El formato consta de las siguientes partes (ver formato):

ENCABEZAMIENTO Formado por la razón social, el NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora

SECCIONES

a) Numero de orden de las cuentasb) Nombre de las cuentasc) Código de las cuentasd) Balance de comprobación con débitos y créditos

e) Ajuste con débitos y créditosf) Balance ajustado con débitos y créditos g) Ganancia y perdidas con débitos y créditosh) Balance general con débitos y créditos