Manual de Políticas

Comunicación Interna

Es importante definir cuál es la función de la comunicación interna, desde el MC se define como un mecanismo o herramienta para que la información vital para la realización de las tareas del comité se de a conocer de manera oportuna, clara y acertada a la membrecía, esto con el fin de empoderar a los miembros de las actividades realizadas por el comité y fomentar su participación en estas. Adicionalmente como un segundo objetivo, crear un buen ambiente laboral dentro del comité, generando una buena comunicación entre los miembros y entre las áreas, colaborando todo esto al buen funcionamiento del LC brindando soporte a las demás áreas del comité.

Por esta razón es importante que se estandarice la forma de operar, buscando como fin último el aumento en la calidad de los mensajes entregados a la membrecía, la cantidad de información que podrá ser manejada eficientemente por la coordinación, la celeridad de los procesos, y la claridad en los límites de las responsabilidades de cada área para poder generar una mayor eficiencia en el comité.

“Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías”.1

1 http://www.marketing-xxi.com/la-comunicacion-interna-119.htm

1) WEB 2.0

La Web 2.0 y sus redes sociales son un excelente de medio de comunicación, donde el público deja de ser un receptor pasivo, para convertirse en protagonista y mantener una relación bidireccional con nuestra organización.

Los canales oficiales de @ en Córdoba son los siguientes:

- Facebook: AIESEC Córdoba

- Twitter: aieseccordoba

- Youtube: aieseccordoba

- Blog > http://aieseccordoba.wordpress.com

- Flirck > aieseccordoba

- Web Page > http://www.aiesec.org/argentina/cordoba

Es importante recordar que estos son sólo para uso externo, lo cual significa que hay que tener mucho cuidado al utilizarlas, ya que lo que en ellas posteemos o publiquemos serán el fiel reflejo de quienes somos.

Por lo expreso anteriormente, es imprescindible:

• Mantener lenguaje formal e informativo

• No usar abreviaciones ni siglas

• Recordar siempre cuál es nuestro target

Ejemplo de un correcto uso de la Web 2.0:

[STATUS] AIESEC in Córdoba will soon open applications for you to join

Us! Experience AIESEC – take a leadership role and go on exchange.

Ejemplo de un incorrecto uso de la Web 2.0:

[STATUS] COCOSUR was awesome! Special tnks to Pampa and Annika

(Egyptian face rocks!!!) For their great job. We love you, OC, we do…!

Énfasis en el uso correcto de las etiquetas en las cuentas de Twitter.

2) GRUPOS DE FACEBOOK

En la actualidad el LC Córdoba posee dos grupos oficiales:

“AIESEC en Córdoba” de carácter formal.

Canal de comunicación oficial de actividades del LC:

- Anuncios.- Eventos internos.- Campañas internas.- Convocatorias para actividades internas.- Mensajes/comunicados de las áreas.- Canal interno de soporte (priorizar uso del mail).

“Despejate con una cerveza” de carácter informal.

Canal de comunicación para actividades informales y/o extra AIESECas:

- Salidas.- Invitaciones.- Material de información de interés general (artículos, charlas externas).- Fiestas.- Propuestas de integración con trainees.

Es importante mantener la distinción de dichos grupos

Queda terminantemente PROHIBIDO:

* Posts mellizos (publicar en ambos grupos)* Publicar info de carácter formal en “Despejate…” como así también Publicar info de carácter informal en “AIESEC en Córdoba” * Utilizar el chat de “AIESEC en Córdoba” para propósitos informales como así también Utilizar el chat de “Despejate…” para propósitos formales/actividades AIESECas * Comunicar eventos formales sin haberlo hecho anteriormente vía mail * Utilizar los grupos para comunicarse con solo un par de personas * Hacer un comentario en forma de post y repetir información

La administración de los grupos (formales e informales de carácter general) correrá por cuenta del área de Gestión de la Información (IM), más precisamente de la coordinación de Comunicación Interna o quien designe el VP en su defecto.

El administrador del grupo tendrá la función de velar por el correcto uso de dichos canales, así como agregar/quitar miembros según crea necesario.

Sera responsabilidad del padrino/buddy el agregar a su ahijado/trainee tanto al grupo formal (AIESEC en Córdoba) como el informal (Despejate...). En caso de reincorporación de miembros, los mismos serán agregados por el Vicepresidente de Gestión del Talento (en caso de que se haya reincorporado para trabajar en el comité a largo plazo) o por el Vicepresidente de Intercambios Salientes (en caso de que el miembro se haya reincorporado en calidad de EP).

3) CASILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO

@aiesec.net > @gmail.com > @hotmail.com

@AIESEC.Net Mail

La casilla de mensajes @aiesec.net, es la dirección oficial de todo miembro de AIESEC.

Esta es por excelencia la casilla de correo electrónico que debe utilizarse para la comunicación con los públicos internos (miembros – EB – MC, etc.) y externos (enablers y supporters) de la organización.

La cuenta se crea automáticamente una vez que el miembro es aceptado en la intranet.

Por default esta será nombre.apellido@aiesec.net, y su contraseña es la misma con la que el usuario ingresa al sistema My@.net.

Para acceder a la casilla @aiesec.net, se debe ingresar a https://www.google.com/a/aiesec.net/

Casilla cordoba@aiesec.net

La casilla oficial del LC Córdoba es: cordoba@aiesec.net.

El VP COMM será el responsable último de revisar la casilla y contestar los mails. Aun así toda la Junta Directiva puede tener acceso a la casilla para obtener algún tipo de información y se encuentra autorizado a responder los mails no leídos.

En el período de reclutamiento, es el OC P2P el responsable último de la casilla.

Googlegroups (GGG)

Actualmente AIESEC en Córdoba cuenta con un grupo y su correspondiente casilla de correo. Por aquí se canaliza toda la comunicación cotidiana del comité.

Página principal del grupo: https://groups.google.com/group/aiesec-cordoba?hl=es

Dirección de correo electrónico del grupo: aiesec-cordoba@googlegroups.com

Todo lo que se envíe por este medio llega a la membresía del comité local, esto significa que hay que ser cauteloso a la hora de enviar mensajes, deben ser relevantes para la mayoría de los miembros.

Es necesario recordar que a la hora de contestar este tipo de mensajes, es necesario cambiar el nombre del destinatario (por defecto responde al grupo) y colocar el de la persona al que se quiere responder.

Contenidos Prohibidos

Está prohibido el envío de pornografía, virus, spam o semejantes para cualquier casilla.

Sistema de taggeo

A fin de mejorar la gestión de mensajes cotidianos, se ha creado un sistema de etiquetado que permite jerarquizar los mails recibidos y enviados.

Modo de aplicación: Etiqueta seguida de dos puntos (sin espacios) seguidas por el asunto del mail

NO al uso indiscriminado del ASAP:Urgencias al cel o vía Facebook.No utilizar ASAP solo para garantizar la lectura del mail

MAS INFO: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?opern=next&contentid=10180745

Firma Institucional

La firma institucional es aquella que se coloca debajo del cuerpo de un mensaje. Es importante que esta sea uniforme, inequívoca y actualizada, ya que es una forma más de comunicarnos con nuestro público externo.En ella no sólo damos a conocer nuestros datos personales (nombre y apellido, cargo, área, comité, celular, mail, skype), sino que mostramos cuáles son las entidades que nos apoyan.

Gonzalo GaunaCoordinador de Comunicación Interna - Gestión de la InformaciónAIESEC en Córdoba - AIESEC en Cono Sur Argentina | Chile | Uruguay

Cel: +54 9 351 3046554E-mail: gonzalo.gauna@aiesec.net | Skype: gauna.gonzWeb: www.aiesec.org/argentina/cordoba

AIESEC en Córdoba Partner Group: Intercambio: Fundación Junior Achievement • Grupo E • Grupo Santo Domingo • Inclusión Social • Fundación Sinergia • Fundación Otium • FuDePan • INECIP • Fundación Banco de Alimentos • Centro Cultural Recreo Norte

Liderazgo: Colegio Universitario IES21 • EndeavorApoyan: Banco Santiago del Estero • Pomelo Hostel 

AIESEC en Cono Sur Partner Group (Argentina, Chile, Uruguay):Intercambio: Philips Chile • GSK Chile • IT Convergence • La Usina Estratégico: Novartis • Areva T&D• Interservices • DHL  Liderazgo: UCEMA • UNICEN • Universidad Mayor • Empretec • Deloitte Chile • Procter & Gamble Apoyan: Carey y Cía. • Beccar Varela • Marval, O'Farrel & Mairal • Guyer & Regules • Emprear

Esta firma será obligatoria para todo aquel que se comunique con el público externo y debe estar debidamente actualizada

En los últimos meses la firma ha sufrido modificaciones, es necesario que cada miembro del comité realice los cambios pertinentes en su firma y que estas se adecuen a las normas.

MAS INFO: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?opern=next&contentid=10180742

4) CAMPAÑAS

Las campañas se utilizaran como un mecanismo de promoción de eventos o sucesos que sean de gran interés para el comité.

Para solicitar una campaña o acciones a llevar a cabo por el área de comunicaciones interna es necesario que se complete un form, en donde se realizaran todas las indicaciones necesarias.

Cabe aclarar dos puntos fundamentales.

Los pedidos se deben realizar CON TIEMPO. El tiempo mínimo dependerá del tipo de pedidos, pero el deadline no puede ser menor a 48 hs de realizado el pedido.

A su vez, se debe aclarar una persona del área que realiza el pedido como encargada de la misma, y es con esta persona con la que se trabajara en conjunto, tomando como única responsable de la misma.

A fin de evitar sobrecargar al LC con información, solo el responsable de la campaña deberá realizar las acciones correspondientes para difundir la campaña.

El link del formulario para el pedido de campañas es el siguiente (http://xurl.es/campa) y a su vez se encontrará en la wiki de IM.

5) NEWSLETTER

Whatz Up es el Newsletter interno de AIESEC en Córdoba, este se publica de manera quincenal y permite a la membresía mantenerse al tanto de las actividades de todas las áreas, hacer anuncios generales, promover oportunidades, y mantener a los miembros motivados e informados.

Esta herramienta de comunicación estará disponible en la Oficina Virtual en MyAIESEC.net.

Todos los miembros de AIESEC en Córdoba deben estar suscriptos a la Oficina Virtualhttp://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10065359

A fin de recaudar los Updates de cada Área, los VPs deberán completar un formulario a fin de aparecer en la nueva edición del newsletter. Es necesario que respeten los tiempos.

El link del formulario es (http://xurl.es/pn7ga) y se encontrará en la wiki de IM.

6) BASE DE DATOS

Es de suma importancia que todos y cada uno de los miembros del comité local completen el formulario de la base de datos.

En ella se encuentran las direcciones de mail, el teléfono celular y la dirección personal.

Con esto se evita el tener que preguntar o rastrear el mail o el teléfono de cualquier miembro, a su vez sirve para enviar masivos al comité en caso de que el GGG (googlegroups) falle.

El link para completar el formulario es (http://xurl.es/basededatos) y se puede consultar la base de datos desde la Oficina Virtual en MyAIESEC.net.

7) MATERIAL PARA PÚBLICO EXTERNO

A fin de garantizar un mensaje correcto y homogéneo, todo aquel material destinado al publico externo de la organización debe ser aprobado y revisado por el Contents & Brand Manager y/o el VP Comm del Comité Local.

Los archivos deberán ser enviados con un mínimo de dos días de anticipación al VP Comm.

Logo y descriptor

Al actualizarse The @ Way en 2008, se han hecho cambios en el descriptor. Por ello es importante asegurarse el logo y descriptor correcto a la hora de crear materiales.

Our impact:Our international platform enables young people to explore and develop their leadership

potential for them to have a positive impact in society.

AIESEC Descriptor:The international platform for young people to explore and develop their leadership potential.

Las dimensiones a respetarse, son las siguientes:

Datos Oficiales

Es importante que los datos oficiales sean actualizados constantemente en todos los materiales emitidos por el LC.

Para mayor information:

The @ logo booklet http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?opern=next&contentid=10088478#Brand XP Toolkithttp://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=16420#The @ Way Toolkit

http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10076236#

(Julio 2011)

8) POLÍTICA PARA SUBIR UN ARCHIVO

Nombre del archivo:

[AIESEC en Cordoba] + (nombre del área) + (nombre del archivo) + (año)

Ej: [AIESEC en Cordoba] IM Easy Steps Como subir un archivo 2011

KeyWords:

En el LC de Córdoba utilizamos las siguientes keywords:

Argentina, LC Córdoba, Cordoba, + (el área, en sigla y nombre) + palabras claves del archivo en cuestión

Cuantos más Keywords se agreguen al file, mejor resulta para localizarlo. Se pueden poner sinonimos en inglés, por ej, para el caso citado serían:

Argentina, LC Córdoba, Cordoba, IM, Information Management, como, subir, archivo, upload, file

Scope:

Seleccionar: LOCAL > AIESEC CORDOBA

Archivo a subir:

Por cuestiones de compatibilidad, se sugiere subir el archivo Office en versiones 2003. Al momento de guardar el archivo en la parte inferior existe la posibilidad de cambiar la versión del archivo. (Presentación de PowerPoint 97-2003) (*.ppt) (*.doc) (*.xls)

Asignar derechos de admisión:

Click en "Role Based" > "Local" (localizar Southern Cone - Argentina, luego LC Córdoba) > Seleccionar "President" "EB Member" "Team Leader" "Team Member"

9) SANCIONES

El incumplimiento de cualquiera de los tópicos mencionados anteriormente, sobretodo en la sección MAILS y REDES SOCIALES, tendrá sanción, y es deber de cada miembro del comité, velar por su cumplimiento.

La metodología a seguir es la siguiente (a menos que la regla especifique un procedimiento diferente):

Si la persona remitente del mail, realiza su primer incumplimiento, esta será notificada Al segundo incumplimiento, el remitente del mail será sancionado En caso de cometer nuevamente un incumplimiento a esta las políticas de comunicación, será suspendido del grupo.

Para los otros aspectos referentes al nombre de la organización y su integridad y valores, será penalizado y sancionado el incumplimiento de cualquiera de las normas establecidas en el documento. De ocurrir esto, se procederá a dar aviso a la persona e informarle sobre su falta dentro de un contexto de retroalimentación, para educar y enseñar en primera instancia, y así no repetir el error.

Si alguno de estos actos, volviese a ocurrir, se procederá a evaluar la falta junto con el implicado, y comenzar a sancionar en base a la privación de ciertos beneficios.

Es responsabilidad de todos los miembros del Comité Local conocer la totalidad de estas normas y llevarlas a la práctica, en beneficio de nuestro comité. Además, es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros del LC, reportar al Coordinador de Comunicación Interna, Gonzalo Gauna y a la persona que ha cometido la falta.

Referencias:

Nombre Gonzalo GaunaPosición Coordinador de Comunicaciones Internas – Gestión de la InformaciónContacto Cel: +54 9 351 3046554E-mail: Gonzalo.gauna@aiesec.net Skype: gauna.gonz

Última Modificación: Julio 2011