Agosto 2012 asociación demexicanadeimpartidores justicia

Forro Archivistica.pdf 1 06/08/14 11:22

Primera edición: octubre de 2014

D.R. © Suprema Corte de Justicia de la NaciónAvenida José María Pino Suárez núm. 2Colonia Centro, Delegación CuauhtémocC.P. 06065, México, D.F.

Esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes.

Su edición y diseño estuvieron al cuidado de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

Sistema Bibliotecario de la Suprema Corte de Justicia de la NaciónCatalogación

Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales (3ª : 2012 ago. 23-24 : México)3ra [i.e. tercera] Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales [recurso electrónico] : agosto

2012 / [esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes] -- México : Suprema Corte de Justicia de la Nación : Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, 2014.

Recurso electrónico en línea

Contenido: Resultados del diagnóstico realizado a los archivos de los órganos impartidores de justicia / Diana Castañeda Ponce -- La ética del responsable de archivo / Joaquín Flores Méndez -- Derecho a la información y acceso a los archivos de la Corte Suprema de Canadá / Fausto Kubli-García -- Organización y funcionamiento del archivo del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz / Emili Castillo Molina -- Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales / Blanca Estela Luján Cortés -- Normativa y estándares en materia de archivística judicial / Rosa Elena Solís Blanco -- Normativa en materia de archivística judicial en el derecho laboral burocrático en el Estado de México / Naím Franco Saucedo -- Sistematización de los expedientes y archivos en el H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social / Pedro Manuel Palacio Sosa -- Las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales / Andrés Bautista Sánchez -- Edificios para la preservación de archivos / Mercedes Gómez-Urquiza de la Macorra

ISBN 978-607-468-734-7

1. Archivos judiciales – Conferencias – Poder judicial – México 2. Órganos jurisdiccionales – Archivo 3. Archivo – Edificación – Conservación 4. Expedientes judiciales – Medios electrónicos 5. Archivos electrónicos 6. Ética profesional 7. Derecho a la información I. México. Suprema Corte de Justicia de la Nación. Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes II. t.

CD923R48 2012

Agosto 2012

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN

Ministro Juan N. Silva MezaPresidente

Primera Sala

Ministro Alfredo Gutiérrez Ortiz MenaPresidente

Ministro José Ramón Cossío Díaz

Ministro Jorge Mario Pardo Rebolledo

Ministra Olga Sánchez Cordero de García Villegas

Ministro Arturo Zaldívar Lelo de Larrea

Segunda Sala

Ministro Luis María Aguilar MoralesPresidente

Ministro José Fernando Franco González Salas

Ministra Margarita Beatriz Luna Ramos

Ministro Alberto Pérez Dayán

Ministro Sergio A. Valls Hernández

Comité Editorial

Lic. Arturo Pueblita PelisioSecretario de la Presidencia

Mtra. Cielito Bolívar GalindoCoordinadora de Compilación

y Sistematización de Tesis

Lic. Diana Castañeda PonceTitular del Centro de Documentación y Análisis,

Archivos y Compilación de Leyes

Lic. Carlos Avilés AllendeDirector General de Comunicación y Vinculación Social

Lic. Héctor Daniel Dávalos MartínezDirector General de Casas de la Cultura Jurídica

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales V

Contenido

Introducción VII

Resultados del diagnóstico realizado a los archivos de los órganos impartidores de justicia 1

La ética del responsable de archivo 27

Derecho a la información y acceso a los archivos de la corte suprema de canadá 45

Organización y funcionamiento del archivo del tribunal electoral del poder judicial del estado de veracruz 51

Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales 65

Normativa y estándares en materia de archivística judicial 75

Normativa en materia de archivística judicial en el derecho laboral burocrático en el estado de méxico 85

Sistematización de los expedientes y archivos en el H Tribunal de conciliación y arbitraje de la secretaría del trabajo y previsión social 95

Las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales 101

Edificios para la preservación de archivos 113

VIIVII

Introducción

La existencia de archivos corrobora la necesidad humana de conservar determina­do tipo de información para diversos fines, no sólo el de servir de testimonio a las administraciones (públicas o privadas), sino también el de constituirse en los depo­sitarios de lo que se quiere recordar u olvidar.1

Los archivos son tenidos en cuenta como parte esencial del patrimonio local, nacio­nal y de la humanidad que sirve a los ciudadanos y los pueblos para la construcción de la memoria colectiva, el desarrollo de la identidad y el conocimiento de su cultu­ra y tradiciones. Se expone la custodia de la memoria de los pueblos como la fun­ción social por excelencia de los archivos2

La labor jurisdiccional es una de las tareas más importantes que se realizan en los Tribunales, tanto en el ámbito federal como estatal, y sus archivos son tes­timonio de ese arduo trabajo; por ello se considera importante dedicar el tiem­

po y esfuerzo necesarios para que los archivos judiciales sean modelo de organización, control y acceso ágil a la información que resguardan, para otras instituciones públi­cas a nivel nacional y para sus homólogos en el plano internacional.

Desde 2008, el Sistema Nacional de Archivos Judiciales ha llevado a cabo Reuniones Ordinarias en la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en coordinación con la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, A.C. (AMIJ), en donde se com­parten las experiencias y las buenas prácticas que permiten conocer y aprender de quienes se han propuesto objetivos y sus resultados han sido mejorar las condiciones en que se encuentran los acervos que resguardan, optimizar los procedimientos y, algo muy importante, tomar acciones preventivas para su conservación ante sinies­tros o por el solo transcurso del tiempo.

1 Marín Agudelo, Sebastián Alejandro, “Estado de la archivística en América Latina 2000­2009. Perspec­tivas teóricas y aproximaciones conceptuales”, Investigación Bibliotecológica, Archivonomía, Bibliote-cología e Información, México, vol. 26, núm. 57, mayo­agosto, 2012, p. 86.2 Íbidem.

Suprema Corte de Justicia de la NaciónVIII

La presente obra es resultado de los temas expuestos en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales el 23 y 24 de agosto de 2012 y que se consideran de relevancia para la consulta de las experiencias y buenas prácticas de quienes tuvieron la atención de compilar, investigar y compartir sus trabajos.

La Tercera Reunión Nacional del Sistema Nacional de Archivos Judiciales inició con la presentación de los resultados del “Diagnóstico de los archivos judicia­les de los órganos impartidores de justicia en el país”, el cual dio pauta para conocer su situación y proponer las posibles acciones que permitan tener resultados concretos.

Se contó también con la participación de personas que, por su experiencia y conocimiento en el tema, expusieron las siguientes conferencias magistrales.

• “La ética del responsable de archivo”, en la que se destacó la importancia de infundir confianza entre las personas encargadas de un archivo, la moral y los valores éticos como la lealtad, la honestidad, la equidad, el respeto, la to­lerancia y la valentía moral.

• “Derecho a la información y archivos judiciales en Canadá”, que gira en torno a cómo funciona el derecho de acceso a la información en ese país y cuál es su fundamento.

• “Edificios para la preservación de acervos”. En la que se comentó que es ne­cesario contar con lugares adecuados para el resguardo de los acervos docu­mentales, tomar en cuenta las condiciones y características propicias para la conservación de éstos y, en su caso, acondicionarlos de tal forma que sea el lugar idóneo para los diferentes tipos de acervos que se tienen, además de la importancia de prever los riesgos tanto para éstos como para el personal que ahí labora.

Asimismo, se formaron mesas de trabajo sobre la planeación y control en los archivos judiciales. Los ponentes compartieron las experiencias que han tenido en los ar chivos de los órganos jurisdiccionales en los que se encuentran laborando; así, se habló de la organización y funcionamiento del archivo del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, de la importancia de la planeación para el desarrollo del ar­chivo judicial en los tribunales electorales; incluso se presentó una guía práctica para dar inicio al procedimiento de baja documental. Otro de los temas tratados fue el relacionado con la normativa para los archivos judiciales, sobre los estándares míni­mos para la conservación documental y la preservación de la información contenida en los expedientes judiciales en el derecho laboral burocrático en el Estado de México.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales IX

El Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previ­sión Social presentó un programa para sistematizar sus expedientes y archivos, en una primera etapa, los archivos de 2012 en adelante; y las herramientas digitales apli­cadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales, en la que se mencionan los beneficios de llevar a cabo el proceso de digitalización, en el rubro de desarrollo de las tecnologías de la información.

Es indispensable dar continuidad y seguimiento a los trabajos que se han acordado en las reuniones, lo cual se logrará con el espíritu de colaboración que han demostrado quienes asisten y han dado seguimiento a los acuerdos que se toman en cada reunión.

Son 176 órganos jurisdiccionales los que integran el Sistema Nacional de Ar­chivos Judiciales, todos con situaciones particulares; sin embargo, tienen en común que se trata de archivos especializados que resguardan los expedientes judiciales de todo el país, por lo que se han planteado como objetivo unificar sus procesos y hacer de la archivística judicial en el país una disciplina acorde a las necesidades de cada institución, con personal capacitado y dispuesto a desarrollar una labor que sea reco­nocida por los mismos órganos jurisdiccionales, debido a su trascendencia, con la in­tención de servir como ejemplo para otras instituciones.

Sin duda, los temas recopilados son una referencia valiosa para todos los que trabajan en los archivos judiciales del país, el aprender de las experiencias de otros para aplicar acciones previas redundará en tener archivos organizados, sistematiza­dos, controlados, en buen estado de conservación y disponibles para el público usua­rio de manera ágil y oportuna.

Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 1

RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO REALIZADO A LOS ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA

Diana Castañeda Ponce*

Introducción

En 2011, con motivo de la Segunda Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, se acordó, por consenso de los asistentes, llevar a cabo un diagnóstico sobre la situación de los archivos judiciales de los órganos impar­

tidores de justicia en México; con motivo de ese compromiso, la Suprema Corte de Justicia de la Nación, a través de la Secretaría General de Acuerdos y del Centro de Documentación y Análisis, en coordinación con la Asociación Mexicana de Impar­tidores de Justicia, A.C. (AMIJ) nos dimos a la tarea de elaborar un cuestionario en donde estuvieran contemplados los principales aspectos que consideramos debían evaluarse para tener una imagen de los diversos archivos.

Lo anterior, en atención a lo acordado en la Reunión Ordinaria, específica­mente en el punto sexto del Acta que a la letra dice:

“Los responsables de los archivos judiciales de órganos jurisdiccionales re­

iteraron su compromiso de trabajar intensamente para que los trabajos de

esa reunión sean una parte importante del cambio o la evolución de los

depósitos documentales a su cargo y se consigan los resultados que en lo

inmediato estén a su alcance.

* Titular del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes. 23 de agosto de 2012.

Suprema Corte de Justicia de la Nación2

Asimismo, se advirtió la conveniencia de realizar diagnósticos a los archi­

vos judiciales de las entidades federativas a fin de detectar áreas de oportu­

nidad y desarrollar planes y programas para su mejora bajo la égida de la

Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia.”

En consecuencia, en el mes de abril de 2012, se envió un cuestionario a los titulares de los órganos impartidores de justicia en el país, a fin de recopilar información básica que permitiera realizar un diagnóstico situacional a sus archivos judiciales, para cono­cer e identificar sus áreas de oportunidad y estar en condiciones de proponer proyec­tos bajo ejes transversales que aporten beneficios para todos.

Es un diagnóstico situacional de los archivos judiciales del país, toda vez que parte de una teoría que tiene como base el principio según el cual, las instituciones funcionan “en diferentes condiciones que varían de acuerdo con el ambiente o el con­texto que la empresa eligió como su dominio de operación […] Las contingencias externas pueden considerarse oportunidades e imperativos o restricciones y amena­zas que influencian la estructura y los procesos internos de la organización”.3

En ese sentido, existe una relación fundamental entre las condiciones del ambiente y, en este caso en específico, la forma en la que funcionan los archivos judiciales.

En consecuencia, se analizaron los aspectos del factor humano, la infraes­tructura física, los procesos técnicos, la conservación y preservación documental, la infraestructura tecnológica y los servicios brindados en los archivos judiciales.

1. Factor humano

Las personas son la parte medular de las organizaciones; su aprendizaje y crecimiento son la base en la ejecución de las estrategias de cualquier organización, lo que implica el desarrollo de competencias, entendidas como habilidades, conocimientos y actitudes.

Es determinante contar con personal capacitado, a fin de que las dependen­cias propicien la adecuada organización, conservación y difusión de los archivos que

3 Peters, Thomas J. y Waterman, Robert H., citado cit. por Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, 7a. ed., México, McGraw­Hill Interamericana, 2006, p. 486.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 3

resguardan, mediante la generación de instrumentos de control y consulta acordes a la normativa en las materias archivística y de transparencia y protección de datos per­sonales, bien sea federal, estatal e interna para cada uno de los archivos en los que laboran.

2. Infraestructura física

El depósito documental en el cual se resguarda la información debe cumplir con ca­racterísticas específicas que permitan la conservación del acervo judicial en óptimas condiciones, por lo que se requiere contar con especificaciones mínimas requeridas; entre otras, diversas consideraciones para la ubicación e instalación del inmueble, así como para las áreas de resguardo, restauración y consulta del acervo.

3. Procesos técnicos

Ante el cúmulo de la importante información que se resguarda en los acervos, resulta indispensable contar con procesos para clasificarla y ordenarla, de conformidad con los principios archivísticos. Los documentos son considerados como una fuente de conocimiento primario y susceptible de ser utilizado como objeto de estudio. Antes de ser testimonio, los documentos de archivo son de gestión, es decir, son elementos fun­damentales de una administración que busca lograr el desarrollo de sus objetivos.

Gracias a los documentos y su adecuada gestión, las instituciones desarrollan una administración ágil y eficiente que se traduce en toma de decisiones fundamenta­das y en acciones planificadas. De esto se desprende la importancia de la aplicación de los procesos técnicos archivísticos para su adecuada organización en los archivos, por lo que su buena organización constituye el sustento de la administración y el reflejo de la propia institución en sus diversos aspectos: orgánico, funcional, normativo, fiscal, etcétera.

Las labores propias de la archivística, tales como la clasificación, la ordena­ción, la descripción y conservación documental, son los procesos técnicos que finali­zan en la difusión de los archivos, pues generan las condiciones para poder establecer contacto con la sociedad, lo que brinda sustento y validez a las instituciones.

Suprema Corte de Justicia de la Nación4

4. Conservación y preservación documental

Es fundamental adoptar medidas para lograr una adecuada conservación de la docu­mentación que se resguarda en los archivos judiciales, a fin de evitar alteraciones, daños o, incluso, su pérdida.

Dado que los archivos judiciales están destinados a conservar, custodiar y brindar información sobre la documentación judicial a los profesionales en derecho y a usuarios en general, es importante conservar materialmente la documentación para así poder difundir los valores documentales de que se disponga en el archivo, en atención a su importancia material, técnica, doctrinaria o histórica.

5. Infraestructura tecnológica

Apoyarse en el uso de tecnologías de la información es un factor importante en el pro­ceso de consolidación o modernización de los acervos judiciales, que permite agilizar los procesos de captura, almacenamiento, control, búsqueda y préstamo de expedien­tes judiciales. La tecnología es un componente organizacional en la medida en que forma parte del sistema interno de la organización e influye en las actividades y tareas que se llevan a cabo.

6. Servicios brindados por los archivos judiciales

Contar con un acervo debidamente organizado y clasificado facilitará y agilizará la atención a los usuarios, ya sea externos o institucionales, siempre en atención a la nor­mativa en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.

De los 176 cuestionarios remitidos, se recibieron las respuestas de 52 órganos jurisdiccionales, lo que representa 30%. Los órganos que respondieron fueron, en su mayoría, los Tribunales Superiores de Justicia y los Tribunales Electorales.

De los resultados obtenidos, se aprecia que todavía estamos en un proceso de cambio cultural, en donde la relevancia del archivo requiere comprenderse, sobre todo hoy en día, en que la demanda de información hace obligatorio observar la situa­ción de estos depósitos documentales y fomentar su adecuada organización.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 5

Si bien se observan acciones encaminadas a responder a dicho compromiso y servir a la sociedad, lo cierto es que también hay necesidades que se traducen en áreas de oportunidad y sobre las que se debe trabajar, sin descuidar lo que ya se ha alcanzado.

A continuación se presentan los resultados obtenidos, analizados en fortalezas y áreas de oportunidad, y se esbozan algunas propuestas de acción para atenderlas.

Resultados del diagnóstico

Gráficas

1. Datos generales La presente gráfica muestra el número de órganos jurisdiccionales que contestaron el cuestionario

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2. Factor humanoLa presente gráfica muestra el número de personas que laboran en los archivos.

En la mayoría de los órganos jurisdiccionales (56%), laboran de una a cinco personas, principalmente con nivel licenciatura en el área jurídica; el personal se ha capacitado en clasificación y descripción documental.

El grado académico más alto obtenido por quienes laboran en el total de los archivos

La mayoría de las personas que laboran en el área de archivo tiene nivel educativo, principalmente licen­ciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%).

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 7

Capacitación en materia archivística:Los cursos que el personal ha tomado en materia archivística se distribuyen de la si­guiente manera:

—De 100% del personal, 35% no ha recibido algún curso en materia archivística y 2% no contestó.El 63% del personal de los archivos informó que sí han tomado algún curso de capacitación; de ese total, sobre todo ha sido en temas de clasificación documental, representado con 22% y descripción documen­tal con 16%.

Los temas en los que el personal que labora en los archivos desearía tomar algún curso en materia archivística son:

De 100% de quienes están interesados en recibir capacitación, principalmente la solicitan sobre los siguientes temas:—21% Digitalización documental.—18% Sistematización de acervos documentales.—14% Ordenación documental. — 14% Clasificación documental.

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3. Características del inmuebleEn 46 inmuebles donde se resguardan los archivos, es decir el 88% de los órganos que respondieron, se cuenta con un área destinada específicamente para todo acervo; de este total, el lugar físico del acervo se ubica:

—50% de los órganos jurisdiccionales tienen sus acervos en la planta baja, 12% en planta baja y primer piso, 10% en el sótano y el resto a partir del primer piso y hasta el undécimo piso.

Tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo.

—Casi todos los acervos cuentan con un lugar para su resguardo.—98% de los acervos se encuentra en anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado. —Sólo uno de los archivos (2%) reportó que su acervo se encuentra en el piso.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 9

44% de los archivos tienen mobiliario suficiente para el resguardo de sus acervos y 56% no cuenta con el mobiliario suficiente.

Más de la mitad de los acervos reportan no tener el espacio suficiente para el resguardo de sus archivos.

4. Acervo bajo resguardo de los órganos jurisdiccionalesEl volumen, en metros lineales, de la documentación resguardada en los archivos, se representa de la siguiente manera:

De 100% que respondió el cuestionario, 40% tienen acervos de menos de 100 metros de expedientes.—El 10% tiene bajo su resguardo más de 20,001 metros. — El 16% no señaló cantidad alguna.

Suprema Corte de Justicia de la Nación10

Cantidad aproximada de expedientes resguardados en los órganos jurisdiccionales

—40% tiene entre 1 y 10,000 expedientes.—15% de los órganos tiene más de 1’500,000 expedientes.

Los tipos de archivo bajo resguardo de los órganos jurisdiccionales se representan de la siguiente manera:

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 11

Fechas extremas de los acervos documentales que se resguardan en los órganos jurisdiccionales

—36% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a la fecha.—8% resguarda acervo del siglo XVI.

El soporte documental de los archivos, en el total de órganos jurisdiccionales que con­testaron, principalmente es el impreso, representado con un 73%.

—73% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo en soporte impreso.—23% lo resguarda en otros soportes.

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Instrumentos archivísticos para control y consulta

Los instrumentos archivísticos que más se utilizan en los órganos jurisdiccionales son los inventarios por expediente, representados con un 27% de inventarios por transferencia representados con un 17%.

El 98% de los órganos jurisdiccionales cuenta por lo menos con un instrumento de control y consulta de expedientes.

—Sólo 8% cuenta con cinco o más instrumentos de control y consulta.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 13

Del total de los archivos de los órganos jurisdiccionales, 21% utiliza la norma interna­cional ISAD­G para la descripción archivística de sus expedientes.

—69% no aplican las normas internacionales de descripción archivística.—8% aplican otras.

La aplicación de la normativa en materia archivística y de transparencia y acceso a la información, se representa a continuación:

—60% aplica las normas locales en materia archivística y de transparencia y acceso a la información.—19% aplica leyes federales. — 17% no especificó qué normativa aplica.—4% aplica leyes federales y reglamentos.

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Archivos de órganos jurisdiccionales que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos

—44% de los órganos jurisdiccionales reporta que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos.—56% no cuenta con manuales de procedimientos archivísticos.

Los expedientes se encuentran principalmente en cajas.

—73% tiene su acervo en legajos y en cajas.—27% tiene su acervo guardado en cajones, apilados o, incluso, documentación suelta.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 15

El 79% de los órganos jurisdiccionales sí cuenta con algún tipo de seguridad para la protección civil y de sus acervos.

—Extintores un 36%.—Personal de seguridad 13%. —Alarmas contra incendios 14%.—Salidas de emergencia 10%. —Control de temperatura 9%.—Sistema contra robo, lámparas de seguridad y detectores de humedad 4% cada uno.

Porcentaje del personal que usa equipo de protección

—60% del personal que labora en el área de archivo sí usan material de protección.—40% no usa material de protección.

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En 79% de los archivos los expedientes han presentado daños, en un 21% restante no.

De 79% del total de los acervos, en 25% se ha presentado problemas de hongos, en el 28% roturas y en 47% mutilaciones.

Las medidas que se toman principalmente son:

De los porcentajes correspondientes, en el caso de hongos, los encargados separan los expedientes del acervo (41%) y en el caso de roturas solicitan su restauración (56%).

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 17

5. Infraestructura tecnológicaLa siguiente gráfica muestra el número de computadoras que se tienen asignadas al área del archivo.

—En el 52% de los órganos jurisdiccionales hay de una a tres computadoras en el área de archivo.—38% tiene más de cuatro computadoras. —Sólo 10% de los archivos que respondieron el cuestionario carece de equipos de cómputo.

Archivos que cuentan con algún sistema integral para la gestión archivística

Suprema Corte de Justicia de la Nación18

De 71% que sí cuenta con un sistema integral:—44% cuenta con una herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades.—19% tiene archivos independientes para el control de su acervo. — 18% con programas diversos como Word o Excel.

Los tipos de acervos que se digitalizan son:

El acervo que se digitaliza, principalmente, es el de trámite, con 40%; el archivo medio, con 20%, y el histórico con 33%.De lo anterior, se podría inferir que al momento de sistematizar el archivo de trámite, se realiza la digita­lización y que los archivos de mayor consulta son el de trámite y el histórico.

6. Servicios brindados por los archivos judiciales

El servicio de préstamo de expedientes se presta en el 94% de los órganos, en 6% no.

De 94%, el tipo de préstamo que se realiza es: 86% en sala, 4% a domicilio y 6% en ambos.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 19

A continuación se presentan los tipos de usuarios que solicitan la documentación:

En la mayoría de los casos son los usuarios internos y externos quienes solicitan expedientes, represen­tados con 67%, sólo usuarios internos, 29%.

Consulta vía Internet del inventario de los acervos.

Del total de los órganos jurisdiccionales, sólo el 17% ofrece la consulta en formato electrónico del inven­tario del acervo; de ese total, la consulta principalmente es vía Internet, representada con 78%.

Suprema Corte de Justicia de la Nación20

La gráfica que a continuación se presenta muestra la frecuencia con la que se presen­tan problemas en la búsqueda y localización de la documentación en los archivos

—17% refiere no haber tenido problemas en la búsqueda y localización de documentación.—6% No especificó. —77% reporta que sí han tenido problemas.

Motivos por los que se presenta el problema de búsqueda y localización de expedientes

77% de los órganos jurisdiccionales reporta que sí tienen algún problema para la búsqueda y localización de expedientes.De ese total, los motivos principales por los que se presentan son organización deficiente (27%) y descrip­ción deficiente de los datos de localización (29%).

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 21

Aspectos generales por rubro. Resultados principales: fortalezas

1. Datos generales

Se recibieron 52 cuestionarios contestados.

A. Factor humano (personal de archivo) —Las personas que laboran en el área de archivo tiene buen nivel educativo,

en términos generales licenciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%).

—El personal sí se ha capacitado, sobre todo en clasificación documental (22%) y descripción documental (16%).

B. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo) —El 88% de los órganos jurisdiccionales cuentan con un área o espacio des­

tinado para su acervo. —El 98% de los acervos se encuentran instalados en mobiliario adecuado

para la documentación: anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado.

C. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos) —97% de los órganos jurisdiccionales aplican, cuando menos, alguno de los

instrumentos de control archivístico. —Sólo 23% de los archivos de los órganos jurisdiccionales aplican la norma

internacional ISAD­G y la Norma ISO 15489. —El 60% aplica las normas locales en materia archivística y de transparencia

y acceso a la información. —62% de las personas reportan que sí conocen la normativa en materia ar­

chivística judicial.

D. Conservación y preservación documental (procesos técnicos) —El 73% tiene su acervo en legajos y en cajas. — El 73% tiene organizados sus expedientes con una guarda individual (fol­

ders, sobres, revistero, carpeta o caja), en su mayoría de papel o cartón. —En 79% de los acervos se cuenta con algún tipo de seguridad para su res­

guardo. De ese total, cuentan con extintores 36%, personal de seguridad 13%,

Suprema Corte de Justicia de la Nación22

alarmas contra incendios 14%, control de temperatura 9%, salidas de emer­gencia 10%.

—46% menciona que realizan limpieza diaria. — 82% realiza fumigaciones, en su mayoría cada tres, seis o doce meses. —El tipo de fumigación que predomina es el de aspersión (57%). —60% del personal que labora en las áreas de archivo utiliza material de pro­

tección: cubre bocas 40%, guantes 24%, batas 26% y lentes 10%. —Sólo 21% de los acervos reporta que no se ha presentado algún tipo de de­

terioro físico en la documentación que resguarda. —Sólo 38% de los órganos jurisdiccionales señala que cuenta con normativa

sobre preservación y cuidado de la documentación, de entre los que destacan reglamentos y lineamientos generales.

E. Infraestructura tecnológica (herramientas digitales aplicadas al trabajo archi­vístico)

—En 52% de los órganos jurisdiccionales hay de una a tres computadoras en el área de archivo, en 38% hay más de tres computadoras.

—60% de las computadoras tienen alguna conexión a red, de los cuales 16% tiene acceso a Intranet, 39% a Internet y 45% a ambas redes.

—En el 71% de los órganos jurisdiccionales se cuenta con algún sistema inte­gral para la gestión archivística.

—Los sistemas que utilizan les permiten registrar o dar seguimiento a diver­sas actividades, entre las que destacan: 25% recepción y alta de expedientes, 22% para la búsqueda y 22% control de préstamo y devolución de expedien­tes.

—79% de los órganos refiere que su sistema es útil para la búsqueda y orga­nización de la documentación.

F. Servicios brindados por los archivos judiciales —En 94% de los archivos se brinda el servicio de préstamo de expedientes, de

entre los cuales: 86% es en sala, 4% a domicilio y 6% ambos. En la mayoría de los casos, son los usuarios internos y externos quienes soli­

citan expedientes, representados con 67%. —En 50% de los casos se presta el servicio de reproducción documental, en

donde 92% es a través del fotocopiado y 8% en formato electrónico. Sólo 27% de quienes tienen material digitalizado (26% de los órganos) men­

ciona que sí se encuentra disponible para su consulta.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 23

Aspectos generales por rubro. Resultados principales: Áreas de oportunidad

A. Factor humano (personal de archivo) Las personas que laboran en el área de archivo cuentan con formación acadé­

mica a nivel licenciatura, principalmente, sobre todo en el área jurídica, así como a nivel preparatoria o comercial.

En su mayoría, el personal sí se ha capacitado en algunas materias de la ar­chivística, especialmente sobre descripción documental; no obstante, está interesado en recibir capacitación, en particular sobre digitalización docu­mental y sistematización de acervos.

B. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario del archivo) —10% de los archivos se ubican en sótanos y el 12% combina sótanos con

otros pisos. —Aproximadamente 16% de los archivos colindan con comercios, restauran­

tes, sanitarios, fábricas, calles subterráneas. —33% de los acervos cuentan con ventanas; sin embargo, carecen de alguna

protección que impida el paso directo de la luz. —56% de los órganos jurisdiccionales no tiene el espacio suficiente para res­

guardar su acervo documental.

C. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos) —52% de los órganos jurisdiccionales ordena su acervo de forma cronológi­

ca, 34% de manera mixta, 2% alfabética, 2% geográfica y 10% de formas dife­rentes.

En suma, no hay uniformidad en el proceso de ordenación. —41% de los acervos resguarda menos de 100 metros de expedientes. —15% de los órganos tienen más de 1’500,000 expedientes. —36% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a

la fecha, 8%, resguarda acervo del siglo XVI. —Sólo uno de los archivos no cuenta con algún medio de control. —36% mencionó que desconoce si existe normativa en materia archivística

judicial. —17% del personal no mencionó qué leyes aplican en materia archivística y

de transparencia y acceso a la información. —27% de los órganos no realizan versiones públicas para resguardar la con­

fidencialidad de los datos personales y 63% no contestaron este punto.

Suprema Corte de Justicia de la Nación24

—56% no cuentan con manuales de procedimientos archivísticos, ni con guías para la preservación y cuidado de la documentación.

D. Conservación y preservación documental (procesos técnicos) —27% tienen su acervo guardado en cajones, apilados o, incluso, en docu­

mentación suelta. —Uno de los acervos se encuentra en el piso. —27% de los órganos reportan que sus expedientes no cuentan con una guar­

da individual. —21% de los órganos jurisdiccionales carece de medidas de seguridad para la

protección del acervo en el área de resguardo documental. —En 54% de los acervos la limpieza no se realiza con regularidad. —En 18% de los órganos no se realiza el servicio de fumigación. —En 40% de los órganos el personal no utiliza equipo de protección. —En 79% de los acervos los expedientes han presentado algún tipo de dete­

rioro físico, sobre todo problemas de hongos (25%), humedad (28%) y rotu­ras y mutilaciones (47%).

E. Infraestructura tecnológica (herramientas digitales aplicadas al trabajo archi­vístico)

—En 10% de los órganos jurisdiccionales reportan no tener alguna computa­dora en el área de archivo.

—29% de los órganos carecen de algún sistema integral para la gestión archi­vística.

—31% de los órganos reporta que carecen de conexión a algún tipo de red (Intranet e Internet).

—17% mencionó que el sistema que utilizan para el control de sus expedien­tes no les es útil para la búsqueda y organización de la documentación.

—69% de los órganos reportaron que no digitalizan sus acervos actualmente; entre los motivos principales se cita: falta de equipo de cómputo, la falta de personal o porque no se les ha dado la indicación respectiva.

F. Servicios brindados por los archivos judiciales —64% de los órganos jurisdiccionales que han digitalizado sus expedientes,

menciona que no se encuentran a disposición para su consulta. —En 67% de los casos no se puede realizar la consulta del inventario en for­

mato electrónico.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 25

—En 56% de los archivos no se reciben solicitudes con base en la normativa sobre acceso a la información.

—67% de los órganos jurisdiccionales refiere haber tenido por lo menos una vez algún problema en la búsqueda y localización de documentación.

De ese total, los motivos principales son organización deficiente (27%) o des­cripción deficiente de los datos de localización (29%).

Líneas de acción propuestas por el centro de documentación y análisis, archi­vos y compilación de leyes

Aprovechar la infraestructura tecnológica de los órganos jurisdiccionales o de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia A.C. para fomentar la comunica­ción y coordinación entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.

a) Conformar grupos de trabajo para atender las áreas de oportunidad que se detectaron como resultado de la aplicación del cuestionario en los siguientes temas:

—Factor humano (personal de archivo). —Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo). —Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos). —Conservación y preservación documental (procesos técnicos). —Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico). —Servicios brindados por los archivos judiciales. b) Contar con un espacio en una página de Internet, con el objeto de compartir

información en materia de archivo entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales como directorio, normativa, informes, convocatorias, biblioteca virtual, investigaciones, guías y formatos de referencia para la ad­ministración de los archivos.

c) Para llevar a cabo capacitación y asesorías a distancia en los siguientes temas: Elaboración de manuales de organización y procedimientos. Organización del acervo. Valoración y depuración documental. Conservación y restauración. Transparencia y protección de datos personales. Seguridad y Protección Civil.

Suprema Corte de Justicia de la Nación26

d) Llevar a cabo reuniones virtuales de grupos de trabajo, a fin de dar segui­miento a los acuerdos establecidos en la Reunión Nacional.

e) Continuar con la aplicación del cuestionario en línea de manera periódica, a fin de que se convierta en un elemento de evaluación continua y en un incen­tivo para la mejora de los archivos.

f) Establecer comunicación continua con los órganos jurisdiccionales a fin de dar seguimiento a los compromisos y recomendaciones que se establezcan en las Reuniones del Sistema Nacional de Archivos.

g) La Suprema Corte de Justicia de la Nación, a través de su Secretaría General de Acuerdos y de su Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compi­lación de Leyes, los invita a estrechar lazos de colaboración mediante la sus­cripción de convenios sobre intercambios de información y asesoramiento para impulsar proyectos en esta materia y otras que le sean de mutuo interés, de modo que este Sistema Nacional de Archivos Judiciales se consolide como un mecanismo para compartir experiencias y buenas prácticas que contribu­ya a la evolución de los esquemas y procedimientos de trabajo.

27

LA ÉTICA DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO

Joaquín Flores Méndez*

I. Introducción

La palabra ética proviene del griego antiguo y, de acuerdo con una de sus acep­ciones, tiene como finalidad el estudio de la moral y la acción humana. La ética ha sido objeto de estudio y reflexión desde la antigüedad, particularmente du­

rante el periodo clásico de la historia griega, en la se originó la filosofía moral.4 De esa época a la fecha, su desarrollo histórico ha sido diverso, y desde la perspectiva de Aristóteles, refiere a las palabras “costumbre” o “hábito”.5

Así, la ética constituye una rama de la filosofía ocupada del estudio de la mo­ral, mientras que esta última incluye precisamente al conjunto de normas o costum­bres (morales) que rigen y encauzan la conducta de una persona, de tal forma que para que un individuo pueda considerarse “bueno” debe conducirse de acuerdo con

* Director de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.4 A lo largo de la historia se han dado diversas posibilidades de justificar la acción moral. Los sistemas éticos más relevantes pueden ser reducidos a unos cuantos modelos que desde diversas perspectivas tratan de ofrecer una justificación de las actitudes morales: las éticas más significativas se pueden con­cretizar en tres modelos: éticas teleológicas, éticas deontológicas y éticas dialógicas.http://es.scribd.com/doc/72051526/TEORIAS­ETICAS5 Aristóteles, Ética a Nicómaco, capítulo primero, p. 41. en documento recuperado el 23 de octubre de 2008, http://www.scribd.com/doc/5172746/Aristoteles­Etica­a­Nicomaco

Suprema Corte de Justicia de la Nación28

normas y costumbres preestablecidas. En cambio, importa señalar que, por una parte, la ética es la reflexión racional sobre aquello que se entiende como conducta buena y, por la otra, se ocupa de los fundamentos de los denominados juicios morales.6

Por su parte, las normas de convivencia son producto de los acuerdos tácitos o, en algunos casos, costumbres, entre integrantes de un grupo, por lo que “la norma­lización” de las formas de conducta variará de grupo a grupo; de ahí que podamos decir que no hay una moral única, sino varias, que si bien se puede o no estar de acuer­do con ellas, se aceptan como son. Mientras que la ética, que se apoya en un análisis racional de la conducta moral, busca cierta universalidad de conceptos y principios y, aunque admita diversidad de sistemas éticos o maneras concretas de reflexionar so­bre la moral, exige su fundamentación y admite su crítica, igual como han de funda­mentarse y pueden criticarse las opiniones.7 Al reflexionar sobre las normas morales, se ocupa de estudiar también la necesidad de que haya normas y, de ser el caso, la razón por la razón o razones por las que existen normas que están sobre otras; pues el propósito del análisis es ubicar las normas a seguir para alcanzar los objetivos de la existencia. En resumen, en palabras de Fernando Savater: “«Moral» es el conjunto de comportamientos y normas que tú, yo y algunos de quienes nos rodean solemos acep­tar como válidos; «ética» es la reflexión sobre por qué los consideramos válidos y la comparación con otras «morales» que tienen personas diferentes”.8

Tanto la moral como la ética tienen una función práctica, ya que se refieren, aunque no exclusivamente, a situaciones conflictivas de la vida de las personas, situa­ciones en las que el hecho se distancia del deber ser, establecido por las normas y las costumbres que rigen una sociedad dada. Desde el punto de vista de la moral, hay que tomar una decisión práctica; desde el punto de vista de la ética, ha de formarse la con­ciencia en el hábito de saber decidir moralmente. Si bien en ambos casos se trata de una tarea de fundamentación moral, esta fundamentación puede entenderse de dos maneras: como metaética o como ética normativa.9

6 Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni, Diccionario de Filosofía Herder, Barcelona, Herder, 1996, http://www.monografias.com/trabajos14/etica/etica.shtml7 Ibid.8 Savater, Fernando, Ética para Amador, Weblioteca del pensamiento, www.weblioteca.com.ar,http://www.rubinsteintaybi.com.ar/Archivos/Etica%20para%20Amador.pdf p. 16.9 Diccionario de Epistemología, http://www.proyectoafri.es/ffia1/cd3fciencia/ffiaciencia/dicc_de_epis­tem.htm

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 29

La primera, la metaética, busca entender cuál es la naturaleza de la ética en el plano del análisis de los conceptos —su centro de interés es el análisis del lenguaje moral— y trata de cuestiones tales como “¿qué se entiende por moral?”, “¿qué es bue­no?”, etcétera; mientras que la segunda se ocupa en describir lo que las personas deberían considerar bueno o malo, con lo que su objeto de estudio lo constituye pro­piamente la justificación de las normas, criterios y valores morales, así como la funda­mentación de los juicios morales, y trata de enunciados como “es mejor padecer una injusticia que cometerla”,10 “obra sólo según aquella máxima que puedas querer que se convierta, al mismo tiempo, en ley universal” y también “obra como si la máxima de tu acción debiera convertirse, por tu voluntad, en ley universal de la naturaleza”.11

En épocas recientes, la teoría de la justicia propuesta por John Rawls12 sostie­ne que para decidir en situaciones conflictivas sobre cuestiones de libertad, igualdad de oportunidades, renta, riqueza, etcétera, puede recurrirse al principio que denomi­na del maximin: maximizar las exigencias de los individuos socialmente más débiles.

De lo anterior podemos concluir que la ética es la parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre. Para Ellwood,13 la ética es la ciencia de la conducta buena y mala, sea para el individuo o para un grupo de ellos. Desde este punto de vista, la ética es la ciencia de los valores morales, de normas morales y de ideales; es, entonces, una ciencia normativa, pues busca establecer normas o estánda­res para la conducta humana. Estos problemas normativos son considerados como el problema central de la ética, en ese sentido, la ética no trata con un aspecto espe­cial de la vida colectiva del hombre sino, por lo general, con el ideal para la vida indivi­dual y social.

Esta visión de la ética hace la conexión entre la vida social y moral simple y explícita. La moral entonces se convierte en el aspecto normativo de la sociedad y las virtudes morales se convierten, no en cualidades personales abstractas, sino en

10 De acuerdo con Platón, la combinación del bien, verdad y justicia es lo que lleva al hombre hacia el camino de la felicidad. Como lo dijo Sócrates alguna vez: “Es mejor padecer una injusticia que cometer­la”, ya que se creía que una persona injusta dañaría el orden del universo. Polanco, M., “Epicteto: la vida disciplinada”, en http://www.economia.ufm.edu.gt/mpolanco/epictetobio.htm11 Kant, Immanuel, Fundamentación de la metafísica de las costumbres (1785). Esquema de temas bási­cos, Madrid, Espasa Calpe, 2008, colección Austral, p. 92.12 Rawls, John, A Theory of Justice, Cambridge, Harvard University Press, 2005, p. 607.13 Ellwood, Charles A., “The Sociological Basis of Ethics”, International Journal of Ethics, vol. 20, núm. 3, abril de 1910, pp. 314­329.

Suprema Corte de Justicia de la Nación30

valores sociales. Por consiguiente, no es un exceso decir que los ideales éticos serán derivados por un proceso de crítica del conocimiento social. Para los hindúes,14 la vida moral no puede ser únicamente dinámica sino también relativa a las diferentes condi­ciones en las cuales empieza la vida humana. Al trabajar en el “ideal”, los hindúes consideran también el nacimiento, las condiciones sociales, la edad y el sexo. Es en­tonces que el ideal es dinámico y relativo a la vez. Estas suposiciones nos llevan a pensar en una ética en desarrollo, en evolución al mismo ritmo que le impone la pro­pia crítica del conocimiento social, así como de la transformación histórica de la socie­dad donde se inserta el caso particular de las organizaciones e instituciones que res­guardan los archivos en el país.

II. Ética en el manejo de información en los archivos

Una oficina responsable de resguardar archivos exige un nivel de confianza entre los participantes. ¿De dónde vendrá la confianza si no tenemos ninguna base común so­bre la cual plantar nuestra ética y, en cambio, debemos confiar en los valores hetero­géneos y contradictorios del grupo del cual somos parte en ese momento? La cuestión fundamental que debemos abordar es si hay una fuente de lo que es moralmente co­rrecto que está más allá de nosotros —es decir, por ejemplo, Dios— y esa norma es absoluta y universal; o bien que depende de nosotros descubrir lo que está bien y lo que está mal, si es que podemos ponernos de acuerdo en que existe lo bueno y lo malo. Y si dependiera de nosotros, ¿cómo podríamos decir que los valores de una persona son mejores que los de otra persona?

Sin embargo, la ética seguirá siendo una parte del quehacer de la organiza­ción, es una reflexión, no es una imposición, no son recetas morales. Si partimos que la meta de la organización responsable del archivo es, en cierta forma, la satisfacción de las necesidades humanas, en cuanto al derecho a la información, la ética de la or­ganización tiene por valores irrenunciables la calidad en los productos, la gestión, la honradez en el servicio, el mutuo respeto a las relaciones internas y externas de la or­ganización, la cooperación por la que conjuntamente aspiramos a la calidad, etcétera. Pero en este terreno, también existen diversos enfoques sobre las implicaciones de la ética, por citar algunos, está el que subraya las responsabilidades y los derechos de los

14 Hanumantha, Rao G., “The Basis of Hindu Ethics”, International Journal of Ethics, E.U.A., vol. 37, núm. 1, 1926, p. 29.

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trabajadores, el que centra su atención en la responsabilidad de los usuarios, o bien, el que aborda la problemática de la degradación del medio ambiente.15

Actualmente, la mayoría de las organizaciones responsables del manejo de información tiene un código de ética. El problema es que no se le da la difusión ni se le presta el interés que debería tener y, en el peor de los casos, que aun teniendo la habilidad para ver y hablar sobre los problemas éticos, están incapacitados y son ab­solutamente incapaces para actuar. Pueden estar conscientes del problema, pueden articular el problema ético, así como evaluar las diferentes respuestas y las consecuen­cias de cada una. Sin embargo, no pueden hacer nada y, en lugar de actuar, estudian y discuten el problema hasta la muerte.16 Es entonces que tendríamos que preguntarnos si como organizaciones o individuos: ¿nuestros objetivos manifiestan un compromiso con una norma que está más allá de nosotros? o si ¿tenemos pautas que nos ayuden a transitar en forma ética?

En principio, sería un comportamiento ético aquel que estuviese de acuerdo con unos valores establecidos o definidos al respecto, mientras que lo contrario se­rían comportamientos no éticos. Por tanto, ética y valores se unen desde el principio, sin valores no cabe hablar de ética. Existen diversos valores, según el campo en el que nos situemos. Así, existen valores económicos, artísticos, morales, éticos, religiosos y sociales. En ocasiones, estos valores podrán ser coincidentes y en otras no sucederá así, los valores son una especie de fundamentos, de puntos de apoyo de los comporta­mientos humanos de acuerdo con el campo en el que nos situemos, aun cuando pue­dan estar vinculados con valores universales, son reconocidos como tales por la so­ciedad y no dependen de la aprobación de las mayorías. Los valores son los que son y no aquellos que la sociedad quiera que sean en cada época del mundo.17

15 Cortina, Adela, “Ética de la empresa”, cit. en Peón Escalante, Joaquín, La ética en los negocios, año II, primera época, mayo de 1998.16 Hoffman W., Michael y Driscoll, Dawn–Marie, “Business Ethics in the New Millennium: Will the Pa­tient Survive?”, Business Ethics Quarterly, vol. 10, núm. 1, p. 225.17 Rogers, C. R., Libertad y creatividad en educación, Barcelona, Paidós, pp. 182­183. El autor sostiene que el ser humano desde el principio tiene una clara concepción de los valores. Prefiere algunas cosas o experiencias y rechaza otras. Pero este proceso de valoración eficiente y con bases tan sólidas se ve inter­ferido por las influencias personales y culturales que recibe, en su intento por ganar aprobación, estima­ción y afecto, ya no orienta su conducta por su propia experiencia, sino que aprende los valores que se le transmiten y que especialmente en nuestra época plantean enfoques divergentes e incluso contradicto­rios. El individuo empieza a guiarse por los valores que se le vinculan “aun cuando puedan discrepar con sus vivencias”.

Suprema Corte de Justicia de la Nación32

Es evidente que acciones humanas tales como robar, engañar, difamar, men­tir, chantajear, extorsionar, maltratar, etcétera, han sido siempre, son y serán actos reconocidos, al menos internamente, por cada individuo y por la sociedad como no éticos; con independencia de su consideración como actos ilícitos, contrarios a las le­yes, inmorales u otras consideraciones que se quieran hacer sobre ellos. Por el contra­rio, acciones humanas como decir la verdad, pagar lo justo, aportar el trabajo debido, respetar la propiedad ajena, entre otros, son ejemplos de acciones que el hombre y la sociedad consideran como éticos. Esta consideración de lo que es ético y lo que no lo es, no depende, por tanto, de circunstancias coyunturales, no es algo relativo, cam­biante, sujeto a opiniones. Lo que es ético lo es, y lo que no, no lo es. En donde debe­mos fundamentar nuestra competencia ética es en tratar de alcanzar comportamien­tos éticos, para vivirlos. Ahí se entra en otro terreno, uno en el cual no hay suficiente investigación, ya que existen diferentes factores en las distintas épocas históricas y localizaciones sociales o geográficas, que influyen sobre los humanos con más o me­nos fuerza.

Miguel Olivas sugiere que la falta de investigación en las diferentes percep­ciones acerca del comportamiento ético puede llegar a ser un gran obstáculo al tratar de formar un mercado integrado y que hacer decisiones éticas está compuesto por influencias individuales y organizacionales.18 De acuerdo con la teoría, las diferencias en el razonamiento ético encuentran reflejo internacional en las diferencias subyacen­tes en la relación entre el individuo y sociedad.19 Sin embargo, estudios como el de Brian Husted señalan que está empezando a observarse el desarrollo de un fenómeno relativamente nuevo: la emergencia de un orden global moral “transocial” el cual ex­plica a partir de que “las éticas globales surgen del grado de acuerdo entre las socieda­des, corporaciones y otras organizaciones con respecto a los campos éticos apropiados y conductas en una situación dada. Este fenómeno aparece especialmente marcado en el mundo de los negocios.”20

18 Olivas Luján, Miguel R., “Ethical Decision Making in Mexico: A Review and an Empirical Examination at the Individual and Organizational Levels”, Business Association for Latin American Studies, Venezue­la, marzo de 2000.19 Erderner, Carolyn y Márquez, Pedro, “A Preliminary Investigation of Business Ethical Reasoning in Mexico, China, and the U.S.: Implications for Emerging Theory”, Annual Meeting, Southwest Academy of Management, Dallas, Texas, marzo 1­5, 2005.20 Husted, Bryan W. et al., “The Impact of Cross–National Carriers of Business Ethics on Attitudes About Questionable Practices and Form of Moral Reasoning”, Journal of International Business Studies, vol. 27, núm. 2, mayo­agosto de 1996, p. 392.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 33

En la sociedad actual de libre mercado impera el principio del máximo bene­ficio, de la eficacia y del utilitarismo. La combinación de estos factores lleva a una lu­cha por el beneficio y la rentabilidad, por la utilidad de las cosas y de las personas, por su validez para ganar y para competir a toda costa. Es en este escenario en el que han de sobrevivir los valores éticos. Aquí valdría preguntarse si vale la pena saltarse los principios éticos y actuar según convenga en cada caso para el bien individual o de una colectividad. En principio, la respuesta podría ser que no, ya que tenemos raíces históricas y una conciencia interior que nos permite diferenciar lo que es “bueno y lo que es malo”, lo que se debe hacer y lo que no; es decir, lo que es ético y lo que es un comportamiento poco ético. Por tanto, podemos inferir que es posible entonces que exista una ética organizacional que sea percibida como tal por las organizaciones del sector y por la sociedad y que los principios éticos son usados como una guía que re­gula los comportamientos humanos.

Sin embargo, los individuos y, en particular, los miembros de alguna organi­zación, se enfrentan con decisiones que tienen implicaciones éticas tanto en su vida personal como en su vida en los negocios. Chester Barnard establece que en su vida per­sonal los adultos no se preocupan por las opiniones de otras personas respecto de las decisiones que toman; sin embargo, en su vida dentro de las organizaciones, las per­sonas quizá sientan presión, como ya lo señalamos, de los principios éticos usados como guía por los responsables de la organización y de hacer lo que otros desean.21 Esta presión normalmente obedece a la maximización de las utilidades y se transmite a los trabajadores a través de sus superiores en la organización. Barnard también con­sidera que cada participante en una organización es percibido con dos personalida­des: una organizacional y otra individual. Así, esta dicotomía en los valores organiza­cionales e individuales hace difícil la toma de decisiones.

Actualmente, hay un debate sobre esta toma de decisiones y se discute acerca de si el comportamiento ético de los individuos dentro de las organizaciones ha mejo­rado. Para Posner y Schmidt,22 éste ha mejorado porque: las organizaciones tienen có­digos de ética más específicos, se han incrementado las sanciones cuando el personal es sorprendido actuando de manera no ética y se ha dado una mayor capacitación sobre la toma de decisiones éticas. Sin embargo, Liedtka considera que el compor tamiento

21 Barnard, Chester I., Functions of the Executive, Cambridge, Harvard University Press, 1938.22 Posner B. y Schmidt, W., “Value Congruence and Differences”, Journal of Business Ethics, núm. 12, Holanda, 1993, pp. 341­347.

Suprema Corte de Justicia de la Nación34

ético de los individuos dentro de las organizaciones no ha mejorado debido a las cons­tantes preocupaciones por maximizar ganancias y a las presiones inherentes a la alta gerencia.23

Entonces, es evidente que se podría añadir una larga lista de situaciones que implican problemática ética en la organización, como: contrataciones erróneas y a veces injustas, salarios indebidos, prestaciones de trabajo escasas, publicidad engaño­sa, despidos de personal sin motivo, enfermedades simuladas, producción y venta de servicios o productos defectuosos, competencia desleal, desmotivación de unos traba­jadores a otros, insensibilidad ecológica, discriminación, etcétera. De tal forma que la ética es un valor intrínseco de toda actividad económica y empresarial, ya que cual­quier actividad empresarial, incluida naturalmente la de servicios, involucra al ser humano.

Ahora bien, la ética es una exigencia que se hace más significativa mientras mayor es la complejidad social; si la ética está en toda actividad empresarial, no puede ser considerada como un “valor agregado” sino como una “competencia ética”. En suma, el comportamiento basado en valores éticos beneficia a toda la sociedad, a la empresa y a la economía en la que está inserta. Los principios forman la base de la confianza y cooperación y contribuyen a la moral de los empleados. La confianza propicia que los empleados se sientan orgullosos de pertenecer a una organización que define los valores éticos como una forma de vida.

III. Teoría de los valores

Desde el punto de vista filosófico, el tema de estudio de la teoría de los valores como una rama de la filosofía, lo constituye la determinación de la naturaleza propia del valor, su sentido objetivo o subjetivo, así como su relación con los juicios de valor y con las tendencias humanas que satisfacen, lo que incluye su clasificación e interde­pendencia mutuas. Esta rama comenzó en la segunda mitad del siglo XIX cuando el positivismo se esforzaba por establecer una realidad libre de valores —que hiciera po­sible la aplicación rigurosa de los métodos naturalistas—;24 su iniciador fue Rudolph Hermann Lotze, que concibió el valor como algo libre de la realidad pero presente,

23 Liedtka, J., “Values Congruence: The Interplay of Individual and Organizational Value”, Journal of Business Ethics, núm. 8, Holanda, 1989, pp. 805­815.24 Risieri, Frondizi, ¿Qué son los valores?, México, Fondo de Cultura Económica, 2010, p. 50.

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concepción que trató de fomentar con la ahora famosa frase de “los valores no son, sino que valen”.25

Esta noción de valor permitió separar las ciencias culturales de las ciencias naturales, pues la naturaleza era ajena al valor; por tanto, “los métodos de las cien­cias naturales no serían aplicables a una realidad donde el valor asumía importancia de primer orden”.26 En este sentido, la constitución de los valores y los juicios de valor son objetos propios de la filosofía, mientras que de las ciencias de la naturaleza lo son los hechos.27

Poco antes de tales estudios científico­filosóficos,28 Friedrich Wilhelm Nietzs­che sostuvo que los valores son preferencias individuales y objetivos que llegan a im­ponerse en las sociedades como modas. De acuerdo con esta postura, los valores no son eternos, sino percepciones personales o de grupo y, por tanto, relativos a la época y al lugar; según este filósofo, la cultura occidental no es más que la inversión reactiva de los primitivos valores de la vida, por ello impone a la filosofía la tarea crítica de una verdadera transmutación de los valores transmitidos.29

En este sentido y siguiendo a Giddens, es importante señalar que “es posible que haya valores contradictorios, incluso dentro de una misma sociedad o comunidad”, ya que pueden existir grupos o individuos que den mayor valor a algunas creencias como, por ejemplo, las religiones tradicionales, al mismo tiempo que otros aprecien más el progreso, la ciencia o la seguridad que les proporciona una buena situación

25 Pierson, G., “Lotze’s Concept of Value”, Journal of Value Inquiry, E.U.A., núm. 22, 1988, pp. 115­125; Rudolph Lotze, Microcosmus: An Essay Concerning Man and His Relation to the World (1856-58, 1858-64), traducción de E. Hamilton y E. E. C. Jones, Edinburgo, T. & T., Clark, 1885 [4th edition, 1899].26 Frondizi, Risieri, op. cit., nota 24, p. 50.27 Caby, Lucien y Ferraris, Maurizio, Historia de la hermenéutica, traducido por Jorge Pérez de Tudela, México, Siglo XXI, 2002, 368 p.28 Frondizi, Risieri, op. cit., nota 22, p. 51.29 Nietzsche criticó el origen de los valores morales con el propósito de ponerlos en evidencia cuestionan­do tanto su origen como su función. Nietzsche apoya las valoraciones que se hacen desde una perspectiva de confianza en sí mismo, en forma autónoma y creativa, en contraposición con aquellas que se hacen desde una perspectiva reactiva que son determinados por valores preestablecidos, en forma mecánica, subordinada, y opuesta a aquellas valoraciones que son más contundentes. Para Nietzsche, quienes pre­fieren pensar en términos de “good vs bad” ejemplifican una mentalidad superior que la de aquellos que piensan en términos de “good vs evil”, ya que estos últimos ejemplifican una mentalidad inferior y subor­dinada. http://plato.stanford.edu/entries/nietzsche/ y Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni, “Friedrich Nietzsche”, Diccionario de filosofía en CD­ROM, Barcelona, Herder, 1996.

Suprema Corte de Justicia de la Nación36

económica y el éxito, u otros que pueden ser partidarios de la sencillez y de una vida tranquila.30

IV. La doctrina subjetivista y la doctrina objetivista

De acuerdo con su significado, valor, por una parte, es o se aplica a todo aquello que el hombre estima o respeta por sí mismo o por su relación con otra cosa y, por la otra, refiere al “grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”.31 En palabras de Frondizi, Risieri “¿Tienen las co­sas valor porque las deseamos o las deseamos porque tienen valor?”,32 estas preguntas llevaron a los axiólogos a formular dos visiones con las cuales intentaron responder a la interrogante anterior, a saber: la subjetivista y la objetivista. De acuerdo con Fron­dizi, “el error inicial de las dos doctrinas tiene su origen en el sofisma de la falsa opo­sición”; sin embargo, continua el autor, “esta tarea no fue vana ya que permitió que la visión subjetivista mostrara la imposibilidad de separar el valor de nuestras reaccio­nes psicológicas, necesidades y apetencias; a la vez que la visión objetivista corrigió las exageraciones del subjetivismo y señaló la necesidad de prestar especial atención a las cualidades objetivas”.33

Desde esta perspectiva, Frondizi concluye que el valor tiene carácter relacio­nal y requiere para su análisis de la presencia del sujeto y del objeto, y que se debe con­siderar además la “actividad” del sujeto por medio de la cual se pone en relación con el objeto. Para el caso de los valores, el autor considera que tal actividad es la valora­ción.34 La revisión de estas dos visiones (subjetivista y objetivista) para el análisis de los valores escapa a los fines de mi presentación,35 sin embargo, a manera de síntesis, podemos decir, de acuerdo con Risieri Frondizi y Ana Teresa López de Llergo,36 que en

30 A. Giddens, Sociología, op. cit., p. 53.31 Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española, 22 ed. En economía, el valor se refiere siempre a un resultado de la industria humana, que tiene por fundamento la utilidad y por condición el trabajo. Piernas Hurtado, José Manuel, Vocabulario de la economía, exposición de la nomenclatura y de los principales conceptos de esa ciencia, edición digital a partir de Economía política, 4a ed., Barcelona, Sucesores de Manuel Soler, sin fecha (¿sobre 1910?), 185 pp., http://www.e­torredebabel.com/Econo­mia/diccionarioeconomia/vocabulario­economia.htm32 Frondizi Risieri, op. cit., nota 24, p. 26.33 Ibidem., p. 190.34 Ibidem., p. 194.35 Flores Méndez, Joaquín, La lealtad en la selección de personal en México, México, Instituto Tecnoló­gico y de Estudios Superiores de Monterrey/Outsourcing Services Library (en prensa), 2012.36 Frondizi, R., op. cit., nota 24; López de Llergo, Ana Teresa, Valores, valoraciones y virtudes. Metafísi-ca de los valores, México, Compañía Editorial Continental, 2001, p. 210.

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la primera de ellas, la subjetiva, el ser humano es quien dice lo que son los valores porque reconoce sólo los que le interesan y los recrea; en la segunda, la objetiva, se definen desde la observación de la realidad. Dentro de esta última postura hay varian­tes: algunos dicen que son cualidades y como tales son accidentes que se adhieren al ente.37 Esta idea confirma a los valores en el ser, pero no garantiza su permanencia en cada sujeto porque hay momentos en que pueden variar, total o parcialmente, sin que cambie quien los sostiene. Por su parte, algunos otros identifican los valores con el trascendental bien y automáticamente se excluyen la verdad, la belleza y la unidad.

Sólo es valiosa una persona de conducta honorable y no quien actúa moral­mente, más aún cuando sea inteligente o bella. Otras posturas dicen que los valores corresponden a cada uno de los trascendentales (la unidad, la verdad, el bien y la be­lleza), esta concepción favorece la subjetividad, ya que el bien y la belleza no se dan en su totalidad en cada criatura y no resulta fácil captar toda la riqueza del valor en esos trascendentales. Hay quienes colocan a los valores en el ser, postura que da mayor solidez, porque se apoya en uno de los principios constitutivos de toda realidad.38

Para fines de esta presentación, permítanme ubicar el valor en el ser del ente y en la razón de ser de cada uno de ellos,39 sin omitir ninguno de los dos. En la razón de ser se explica la finalidad o proyecto que cada ente debe realizar. También se expli­can los valores de las unidades de orden.40 Cada ente tiene innumerables posibilida­des de alcanzar su fin, puede desempeñar diversos roles y debe tener diferentes valo­res para actualizar su razón de ser. Cuando los entes realizan sus tareas, se habla de valores de operación. Así, los valores de alguien o de algo se acrecientan en la medida en que cumple realmente su razón de ser. Y ese sujeto se manifiesta como valioso por­que tiene valores y los ha puesto en práctica.

Se ha dicho que el valor se da en la razón de ser, por lo que podría pensarse que la razón de ser es el primer valor. Sin embargo no es así, porque la razón de ser justifica al ser pero por sí misma no tiene entidad. La razón de ser es el principio de todos los valores pero no es el valor. Por lo anterior, los valores tienen realidad, son reales, porque se apoyan en el ser de los entes. Y como el ser es la primera perfección

37 Ente es todo lo real, compuesto de dos principios: esencia y acto de ser. Puede propiciar en quien cono­ce al ente de razón.38 El otro principio es la esencia que es aquello que indica el modo de ser de cada ente.39 Ana Teresa López de Llergo, op. cit., nota 34, p. 22.40 Sociedades, grupos, conjuntos de personas.

Suprema Corte de Justicia de la Nación38

que tiene cada ente, puede decirse que el ser es el primer valor, del que seguirán los demás valores de ese ente según su naturaleza. Así pues, los valores sólo se dan en la realidad que es o que se opera.

Cada individuo, persona u objeto, por el hecho de ser, tiene sus propios valo­res, que están ahí, independientemente de que sean o no conocidos por alguien. La re­lación “valoral” –valoración— interpersonal supone un autodescubrimiento, ofrecer­se y donarse para lograr una aceptación, tanto individual como social. Entonces, los valores de las personas se aprecian con mayor nitidez no sólo porque están ahí, sino porque la razón de ser de cada uno de los valores trasciende cuando se exterioriza al sujeto espiritual, capaz de conocer y de amar. La relación “valoral” —valoración— en­tre las personas y los objetos supone por su parte, que la persona descubra los valores de los objetos y su posible utilización. Aunque para Spranger,41 —que distingue como valores fundamentales, los económicos, los teóricos, los estéticos, los sociales, los po­líticos y los religiosos—, cuando se plantea el establecer una escala jerárquica en los valores, considera necesario prescindir de las contingencias de la perspectiva del valor condicionadas por el espacio, el tiempo y la individualidad de quienes lo manifiestan, para centrarse sólo en “la adecuada vivencia de los valores”. Esta jerarquización de los valores concluye que los límites inferior y superior de la escala los ocupan respectiva­mente los valores económicos y los religiosos. Esto debido a que los valores económi­cos son valores de utilidad, es decir, que se refieren siempre a otro valor, al que sirven, y su valor sólo será el que reciban en forma refleja de ese valor.

En cambio, los valores religiosos —entendidos no sólo desde una perspectiva confesional, sino en su enfoque más amplio— implican a la totalidad de la vida espiri­tual. Spranger considera que los valores de otras esferas se convierten en valores reli­giosos en cuanto incurren en la referencia a un sentido definitivo de la vida. Este en­foque es muy similar al concepto de sacralización de Maslow, que consiste en enfocar las cosas con seriedad, respeto e interés profundo.42

Para fomentar los valores en las sociedades —consideradas como unidades de orden— se parte del conocimiento de los valores de los entes, que propicia las rela­ciones interpersonales o entre personas y objetos. Los valores en la sociedad son valo­res relacionales, no tienen entidad en sí, pero se apoyan en la entidad y en la razón de

41 Spranger, Edward, “Formas de vida”, Revista de Occidente, Argentina, 3a. edición, 1948.42 Maslow, A. H. Religions, Values and Peak-Experiences, E.U.A., Editorial Columbus, 1994, p. 56.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 39

ser de lo relacionado. Los valores relacionales suponen vinculación que propicia la dirección y tendencia que se percibe en las sociedades. El manejo de los valores en la vida social es inseparable de la dimensión ética, por eso la utilización o la mani­pulación no es válida en las relaciones interpersonales.

De lo anterior se desprende que los valores no se crean, sólo se descubren y pueden aprovecharse. Así, los valores están en los entes y por la trascendencia es po­sible ayudar a que otras personas los descubran. En este sentido, puede hablarse de la transmisión de valores, sobre todo dentro de las unidades de orden. Cuando se eligen determinados valores es porque se han descubierto, seleccionado y aplicado para re­solver las situaciones del vivir cotidiano con un estilo personal, es entonces válido referirse a una jerarquía de valores; en la realidad los entes están jerarquizados de acuerdo con su naturaleza.

V. Reflexiones acerca de los valores

Es posible resumir las principales características de la concepción de los valores bási­cos implícitos en los escritos de muchos teóricos e investigadores, de la siguiente manera:43 Los valores son creencias, pero son creencias indisolublemente ligadas a la emoción, no objetivos, ideas frías; los valores son constructos motivacionales,44 que hacen referencia a los objetivos deseables que se esfuerzan por alcanzar las personas; así pues, los valores trascienden acciones y situaciones específicas, pues son metas abstractas.

Ahora bien, la naturaleza abstracta de los valores los distingue de los concep­tos como las normas y actitudes, que por lo general se refieren a acciones específicas, objetos o situaciones. En ese sentido, los valores guían la selección o evaluación de las acciones, políticas, personas y acontecimientos. Es decir, que los valores sirven como

43 Allport, G. W., Pattern and Growth in Personality, Nueva York, Holt, Rinehart y Winston, 1961; Feather, N. T., “Values, Valences and Choice: The Influence of Values on the Perceived Attractiveness and Choice of Alternatives”, Journal of Personality and Social Psychology, núm. 68, 1995, pp. 1135­1151; Inglehart, R., Modernization and Postmodernization, Princeton, Princeton University Press, 1997; Kluc­khohn, C.,“Values and Value­orientations in the Theory of Action: An Exploration in Definition and Clas­sification”, en T. Parsons y E. Shils (eds.), Toward a General Theory of Action, Cambridge, Harvard University Press, 1955, pp. 388­433; Morris, C. W., Varieties of Human Value. Chicago, University of Chicago Press, 1956; Rokeach, M., The Nature of Human Values, Nueva York, Free Press, 1973; Mauro Rodríguez Estrada y Patricia Ramírez Buendía, La psicología del mexicano en el trabajo, 2a. ed., México, McGraw­Hill/Interamericana Editores, 2004.44 Kupperman, J., Value… and What Follows, Nueva York, Oxford University Press, 1999, p. 74.

Suprema Corte de Justicia de la Nación40

estándares o criterios y están ordenados por importancia relativa entre uno y otro. Los valores del individuo forman un sistema ordenado de prioridades de valor que los ca­racterizan como individuos, pero al mismo tiempo, los valores son los elementos di­námicos que definen una cultura. De tal forma que esta característica jerárquica de los valores también se distingue de las normas y actitudes, en síntesis, y de acuerdo con McCarty y Shrum.45

Los valores personales son declaraciones de lo ideal46 y representan creen­cias de modos particulares de conducta o de estados finales de existencia que son preferibles a otros.47

Al igual que las actitudes, los valores son cogniciones sociales que facilitan la adaptación al medio;48 difieren, sin embargo, en que las actitudes representan la orga­nización de creencias en torno a un determinado objeto o situación, mientras que los valores son más abstractos por naturaleza. De este modo, los valores pueden ser considerados como los prototipos de donde se derivan las actitudes y los comportamientos.49

La teoría de valores define a éstos como deseables, con metas que van más allá de la situación, que varían en importancia y que sirven como principios rectores en la vida de las personas. Las características señaladas son comunes a todos los valo­res, pero el aspecto fundamental que hace la distinción entre ellos es el tipo de moti­vación que induce el objetivo. Con la finalidad de coordinarse con los demás en la consecución de los objetivos que son importantes para ellos, los grupos e individuos se comunican estos requisitos cognitivamente (en forma lingüística) como valores es­pecíficos. De acuerdo con Schwartz,50 son diez los valores básicos, motivacionalmente distintos, que se obtienen a partir de tres requisitos universales de la condición huma­na: 1) necesidades de los individuos como organismos biológicos; 2) requisitos para

45 McCarty John A. y Shrum, L. J., “The Measurement of Personal”, op. cit., pp. 272­273.46 C. Kluckhohn, “Values and Value­orientations in the Theory of Action”, op. cit., nota 41.47 Milton Rokeach, “The Nature of Human Values”, op. cit., nota 41.48 Lynn R. Kahle (ed.), Social Values and Social Change: Adaptation to Life in America, Nueva York, Praeger, 1983.49 Pamela Homer y Lynn R. Kahle, “A Structural Equation Test of the Values­Attitude­ Behavior Hie­rarch”, Journal of Personality and Social Psychology, núm. 54, 1988, pp. 638­46.50 S. H. Schwartz, “Universals in the Content and Structure of Values: Theoretical Advances and Empiri­cal Tests in 20 Countries”, en Zanna, M. P. (eds.), Advances in Experimental Social Psychology, Nueva York, Academic Press, vol. 24, 1992, pp. 1­65.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 41

una interacción social coordinada, y 3) la supervivencia y el bienestar de las necesida­des del grupo.

Ahora bien, de acuerdo con Lichtman,51 existen valores éticos centrales, a saber: lealtad, honestidad, equidad, cuidado, respeto, tolerancia y valentía moral. Uno de los retos que enfrentamos día a día es que en ocasiones debemos escoger entre lealtad hacia nuestros familiares o empleados y nuestro compromiso con los otros valores centrales. Lealtad significa ser fiel a las obligaciones con la familia, amigos, compañeros de trabajo y empleadores; pero también significa mantener un compro­miso con los otros principios, ya que existe este compromiso, nadie tiene el derecho de solicitar a otro que comprometa sus principios en nombre de la lealtad. Estudios recientes52 muestran que la lealtad al jefe inmediato es el valor ético central que regula el comportamiento dentro de la organización, del trabajador mexicano de la Ciudad de México, por lo que es relevante profundizar un poco en su definición.

En este sentido, para Miskel y Layday, la lealtad en relación con la autoridad es:

Una condición en la cual los superiores son aceptados, queridos y respeta­

dos por sus subordinados, esta definición basada en el afecto, fue ampliada

[…] al incluir un componente cognitivo, este aspecto incluye una serie de

creencias incuestionables acerca de la confianza y fe en el líder comple­

mentado por un deseo conductual de seguir al líder [...] La lealtad de un

subordinado es un concepto basado en la autoridad informal.53

De acuerdo con los autores, la lealtad “es un compromiso, un sentimiento de confian­za, un sentido de responsabilidad, una completa devoción a una persona o a un ideal […] es un concepto de dos vías, es multifacético” y, además, “crece a través de un proceso de relación intencional”.54 Por su parte, para Adler y Adler la lealtad se produ­ce preferentemente en organizaciones donde “el interés central de vida de los miem­bros gira alrededor del trabajo […] y […] la alineación de las metas individuales con aquellas del grupo”.55

51 Litchman, Jim, “Invoke Employee Loyalty”, Workforce, núm. 77, E.U.A., Editorial Baltimore, 1998, p. 121.52 Flores Méndez, Joaquín, La lealtad en la selección de personal, op. cit., nota 33.53 C. Misker, G. R. Fevurly y J. Stewart, “Organizational Structures and Processes, Perceived School Efec­tiveness, Loyalty and Job Satisfaction”, Educational Administration Quarterly, vol. 15, núm. 3, E.U.A., 1979, p. 99.54 Dreire, M. y Layday, J., “Feelings of Loyalty among Members of Learning­in­Retirement Programs”, Educational Gerontology, vol. 23, núm. 4, junio de 1997, pp. 315­327.55 P. A. Adler, y P. Adler, “Intense Loyalty in Organizations: A Case Study of College Athletics”, Adminis-trative Science Quarterly, vol. 33, núm. 3, E.U.A., 1988, pp. 401­417.

Suprema Corte de Justicia de la Nación42

Ahora bien, conviene precisar que para algunos estudiosos la base de la leal­tad organizacional es económica;56 sin embargo, hay que señalar que también existe lealtad en grupos religiosos y unidades militares, pero la lealtad que encontramos en este tipo de grupos sobrepasa la buena paga o beneficios y la aceptación de autoridad y puede ser denominada como lealtad intensa.57 Por ejemplo, los profesores de univer­sidades le dan más valor a la autoridad basada en competencias profesionales que la que le dan otro tipo de trabajadores.58

La lealtad entonces genera interés, parcialidad e identificación con el objeto de lealtad más que con sus competidores, se expresa en las relaciones que generan estas parcialidades. La demanda mínima de la lealtad es el mantenimiento de la rela­ción, que requiere del rechazo de alternativas que dañen la relación misma.59 A partir de esta definición, podemos decir que para que exista la lealtad debe haber tres partes: A puede ser leal a B sólo si hay una tercera parte C, de aquí que el elemento fundamen­tal de la lealtad reside en que A seguirá a B aun cuando C aparezca.

Desde esta perspectiva, en la manera en que se definan nuestras líneas de lealtad es que nos definiremos a nosotros mismos como personas y nos distinguire­mos de otras. Los objetos de nuestra lealtad juegan una parte muy importante al ha­cernos diferentes, si expresamos nuestra lealtad a un país o a una persona, estos obje­tos de nuestra lealtad servirán también para definir quiénes somos. Esto mismo ocurre con nuestros principios: yo soy leal a ellos y ellos son funcionales para mí.

Para George P. Fletcher hay tres dimensiones de lealtad: la lealtad del amor, la lealtad al grupo y la lealtad a Dios; estas tres dimensiones de lealtad se distinguen, en parte, por las direcciones y planos de vinculación.60 En las lealtades personales de amistad y amor las líneas de compromiso vinculan a los individuos en una relación íntima. En los casos de lealtad al grupo, los miembros del grupo se encuentran hori­zontalmente leales a cada uno y en conjunto, verticalmente leales al líder. En el caso de lealtad a Dios el compromiso es unidireccional, en la tradición judeo­cristiana Dios es recíproco, como padre, como líder, como señor feudal, que responde a la lealtad principalmente como protector y legislador.

56 Barnard, Chester I., Functions of the Executive, op. cit., nota 19.57 P. A. Adler, y P. Adler, op. cit., nota 53, p. 402.58 W. K. y Rees, R., “Subordinate Loyalty”, op. cit., p. 272.59 Fletcher, George P., Loyalty. An Essay on the Morality of Relationships, Oxford, Oxford University Press, 1993, p. 8.60 Ibidem., pp. 25­40.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 43

Por otra parte, los planos de lealtad se distinguen por el papel de la rectitud en el mantenimiento de la lealtad. En las relaciones amorosas, el sentimiento de que uno está haciendo las cosas bien juega un papel mínimo en el fomento de la confianza. En la acción política, la lealtad de los participantes entre sí refuerza el sentido de lo apropiado de mantenerse firme a la causa. Las lealtades religiosas oscilan entre una sumisión total a la palabra de Dios y un sentido crítico que sólo lo que es correcto debe ser tratado como mandato de Dios. El que haya tres dimensiones de la lealtad permite mantener el balance apropiado entre ellas, la interacción de estas tres dimensiones de la lealtad permite que al tomar decisiones en la vida, por lo regular, actuamos en con­tra de alguna de ellas para seguir a las otras.

Ahora bien, cuando se plantea una situación de lealtad, no está suficiente­mente claro lo que exige la situación, aun cuando nuestra conducta sea suficiente para que seamos leales. En las tres dimensiones el deber de lealtad oscila entre la mínima y la máxima demanda. Las lealtades mínimas consisten en no traicionar el objeto de su lealtad, no luchar a favor del enemigo, no adorar dioses extranjeros. En la parte máxima, las exigencias de lealtad se amplían y son mayores que el acto negativo de traicionar e incluyen una atención y dedicación positivas a la nación y a Dios. A partir de estas consideraciones, Fletcher define a la lealtad como:

La expresión de la historia de uno mismo. La lealtad es algo más que una

costumbre de acompañamiento, se basa en un reconocimiento del deber.

La lealtad a veces no implica simplemente evitar la traición y, en ocasiones,

tiene una connotación más profunda y romántica sostenida por los rituales

expresados en el patriotismo, la devoción religiosa y el amor erótico. La

lealtad de la historia de uno mismo se realiza en diferentes niveles —a las

personas, a los grupos, y a Dios— y estas dimensiones de la lealtad se en­

cuentran a menudo en conflicto entre sí.61

Con base en lo anterior se concluye que el director de la organización responsable del archivo es el responsable de proponer la ética que se va a cultivar en su organización, —la que debe sustentarse en los valores acordados y reconocidos en todos los niveles de la organización—; es el responsable también de que estos valores estén presentes en la cultura que se fomente en la organización, —en donde es fundamental que participe en los procesos de selección de personal que permitan que estos valores se conserven

61 Fletcher, George P., op. cit., nota 59, p. 77.

Suprema Corte de Justicia de la Nación44

a pesar de la rotación de personal de la propia organización—. Y, final mente, propon­go que ya que para el trabajador mexicano la lealtad es el valor central en la relación empleado–empleador, que se incorpore como parte del proceso de selección de per­sonal en las organizaciones, la medición de este valor para contar con más elementos para elegir al personal más acorde con la cultura organizacional de la empresa. En otros términos, si la ética de la organización y los códigos de ética propuestos por los responsables de archivo participan en forma activa en los procesos de selección de los futuros empleados del archivo, la ética del responsable de archivo no será otra que aquella de los responsables de la organización, para bien o para mal.

45

DERECHO A LA INFORMACIÓN Y ACCESO A LOS ARCHIVOS DE LA CORTE SUPREMA DE CANADÁ

Fausto Kubli-García*

I. Introducción

El derecho de acceso a la información está permanentemente en la agenda cen­tral de casi todos los países; la región de América del Norte no es la excepción. Recordemos como el presidente Obama, en su primera juramentación, emite

un memorando en el que instruye a todas las dependencias, agencias y entidades de su gobierno a favorecer la transparencia; por otro lado en México, el derecho de acce­so a la información fue el resultado de una enorme cantidad de presiones dadas desde el ámbito de la sociedad civil, asimismo de la voluntad de muchos funcionarios de to­dos los poderes para lograr que se abran los archivos públicos. El caso de Canadá es el objeto de estudio en este breve trabajo. Sin duda para los canadienses es uno de los temas que se abordan en su quehacer actual. De ello damos cuenta al incluir en esta exposición algunos de los temas más sobresalientes del derecho a la información en Canadá.

Para efectos del presente trabajo haremos una breve exposición de las carac­terísticas principales del Estado canadiense; posteriormente describiremos a grandes rasgos la ubicación del derecho a la información tanto en el ámbito legal como en el

* Centro de Investigaciones sobre América del Norte, Facultad de Derecho de la Universidad Nacional Autónoma de México.

Suprema Corte de Justicia de la Nación46

jurisprudencial y constitucional. De igual manera haremos una breve reseña del juicio “Ontario (Public Safety And Security) vs Criminal Lawyers Association”, 2010 SCC 23, del cual se desprende la interpretación del Acta Constitucional de 1982 que incor­pora la libertad de expresión y que de ello se desprende el derecho a la información. Después abordaremos el significado y alcance del Principio del Tribunal Abierto y las Políticas de Acceso a los Archivos de la Suprema Corte de Canadá.

II. Características institucionales de Canadá

Queremos enfatizar —para efectos de este breve trabajo— que Canadá mantiene lo que han denominado Federalismo Cooperativo. Esto significa una relación sui generis entre las provincias (poderes locales) y la Federación. Dicha relación se delineó a par­tir de la expedición del Acta Constitucional de 1982. En este documento se estableció la “cláusula residual inversa”; ésta significa que las atribuciones que no estén expresa­mente otorgadas a las provincias estarán dadas al poder federal. Situación contraria al modelo estadounidense y mexicano, pues en la Enmienda 10 de la Constitución de los Estados Unidos de América y en el artículo 124 de la Constitución Mexicana se esta­blece que lo que no esté expresamente otorgado a la Federación se reputará como fa­cultad local.

Las diez provincias y tres territorios de Canadá están organizados —por he­rencia británica— en un sistema parlamentario, con Cámara de Lores y de Comunes. De ahí emana la rama ejecutiva. Esto es, que la administración pública que recae en el Primer Ministro y los demás ministros es una especie de gran comisión parlamenta­ria. Asimismo, es de rescatar que en Canadá no existe un solo documento constitucio­nal, sino que hay varias leyes que son consideradas bajo esa categoría. Sin embargo, básicamente dos leyes constitucionales son las que rigen los principales temas en Ca­nadá: el Acta Constitucional de 1867 y el Acta Constitucional de 1982.

Finalmente, queremos des­tacar que en Canadá existen como cabeza del Poder Judicial dos Tri­bunales Supremos. El primero es la Corte Federal que hace revisiones de los procesos llevados y funge como última instancia de las causas, sin

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 47

embargo es solo una especie de tribunal ad quem de apelación o casación. Por otro lado, está la Corte Suprema que tiene como fin la revisión constitucional y, por su­puesto, la compatibilidad de los actos con los documentos constitucionales.

Corte Suprema de Justicia de Canadá

III. Acceso a la Información en Canadá ¿Constitucional?

Por lo que se refiere al tema de esta exposición, queremos anotar que no existe una disposición constitucional expresa en Canadá que instrumente el derecho a la infor­mación. Las libertades fundamentales de los canadienses se encuentran en la Sección 2 de la Carta de Derechos de Canadá, las cuales son:

Libertad de pensamiento, de creencia, de opinión y de expresión, compren­dida la libertad de prensa y de los otros medios de comunicación.

A pesar de que no existe expresamente una disposición sobre el derecho a la información en los textos constitucionales de Canadá, es importante analizar el caso denominado “Ontario (Public Safety and Security) vs Criminal Lawyers Association”, toda vez que en él se delineó la existencia de este derecho a la información, a partir de la interpretación de la disposición citada.

Suprema Corte de Justicia de la Nación48

Antecedentes de la causa

Se acusan a policías de Ontario hacer mal uso de determinadas pruebas en un juicio penal. Se investigó a los policías y se determinó que no obraron de mala fe con las pruebas, por lo que fueron exonerados de toda responsabilidad. Con base en la Ley de Libertad de Información y Protección de la Privacidad (“Freedom of Information and Protection of Privacy Act”), que es un ordenamiento local, la Asociación de Abogados Penalistas de Ontario solicitó acceso a la información de la investigación que condona a los policías y ésta les fue negada con fundamento en el mismo ordenamiento.62

Sin embargo, la Asociación de Abogados Penalistas argumentó que el esque­ma de acceso a la información en la ley referida era inconstitucional, tras lo cual a la Corte Suprema le fueron planteados dos cuestionamientos:

1. ¿Si la libertad de expresión incluye el derecho de recibir información del Estado?2. ¿Y de ser así, si la ley objetada era inconstitucional por no contemplar el acceso a

la información en investigaciones policiales?

A continuación, el argumento de la Corte Suprema para reconocer que en la libertad de expresión se encuentra contenido el derecho a la información: “En la in­vestigación que se hace a los policías por haber supuestamente malversado las prue­bas de un juicio existe interés público. Cuando se solicita información a los órganos públicos y ésta tiene trascendencia social por su naturaleza, no es viable negar el acce­so a dicha información, porque la rendición de cuentas es un bien superior”.

En la sentencia, después del debido análisis, se estableció que existen equiva­lencias entre la libertad de expresión y el derecho a la información. Esto es, que existe la posibilidad de que se exceptúe la entrega de la información por salvaguardar el in­terés público o por la protección a la privacidad. En el caso de que no exista interés público o privado y la autoridad no entrega la información, esta violación equivale a violar la libertad de expresión, consagrada en el Acta Constitucional de 1982, citada supra. De lo anterior se desprende que el acceso a la información, al tener un valor equivalente a la libertad de expresión, es cuasiconstitucional, aunque no exista una disposición expresa que lo contemple.

62 Universidad de Alberta, Centro de Estudios Constitucionales,http://www.law.ualberta.ca/centres/ccs/rulings/Ontario_vCLA.php#_edn11

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 49

En la sentencia del caso en cuestión la Corte citó el principio de tribunal abierto (Open Court Principle), y recordó algunos casos relacionados con éste, “que establece que no es impartir justicia el único trabajo de los tribunales”. También de­ben ser accesibles al público para que la justicia sea evaluada (Accountability). En estos casos, la Corte reconoció que el acceso a la información está “inextricablemente ligada” a la libertad de expresión. Este acceso, sin embargo, siempre ha estado limita­do a garantizar el correcto funcionamiento de los tribunales.

IV. Políticas de acceso a los archivos de la Corte Suprema de Canadá

Finalmente, quisiéramos rescatar las políticas de acceso a los archivos de la Corte Su­prema de Canadá. Dado que el derecho de acceso a la información es un reconocido derecho fundamental, la Corte Suprema de Canadá se ha propuesto la tarea de expe­dir un conjunto de normas que se deben cumplir para satisfacer este derecho. A con­tinuación hago una breve traducción de estos principios.

1. El objetivo es proporcionar el acceso a la información de los archivos judicia­les que genera la Corte Suprema de Canadá.

2. El acceso a la información que dará la Corte Suprema de Canadá será siem­pre salvaguardando la privacidad de las personas (datos personales), la segu­ridad de los individuos y el funcionamiento apropiado de la impartición de justicia.

3. Están excluidos de estas políticas los miembros del personal de la Corte. Las políticas son para el acceso a los expedientes judiciales que se sustancia­

ron en el máximo Tribunal de Canadá, sin que exista restricción por el forma­to en que estén archivados (videos, audios, electrónicos).

Está limitado el acceso a los expedientes judiciales en tanto no estén resuel­tos.

4. Acceso significa tanto poner a la vista la información al solicitante, como pro­porcionar copias de los expedientes.

5. Existe un sistema de responsabilidades de los funcionarios de la Corte Supre­ma que infrinjan las Políticas de Acceso a los Archivos.

6. No es posible aplicar ningún tipo de tarifa al acceso a los expedientes judicia­les que son públicos, salvo los costos de reproducción.

Suprema Corte de Justicia de la Nación50

7. En todo caso el acceso a los expediente judiciales, sea remoto o en el recinto (in situ), será previo registro del solicitante y llenando las formalidades que se soliciten.

Formatos de solicitud de información

8. El archivo judicial hará una copia de los expedientes —en formato de micro­film— y se resguardarán en los recintos de la Corte antes de que sean envia­dos a los archivos históricos.

9. La Corte Suprema de Canadá hará del conocimiento del público en general el manejo de los expedientes judiciales, asimismo dará a conocer cómo será resguardada la privacidad.

10. Continuamente la Corte Suprema revisará estas políticas.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 51

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ

Emili Castillo Molina*

I. Introducción

El Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, órgano espe­cializado y máxima autoridad en la materia, para el cumplimiento de las atri­buciones que le han sido conferidas por la Constitución Política del Estado, el

Código Electoral local, la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado y el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Entidad, en lo que atañe a la función jurisdiccional de impartir justicia, debe sujetarse en todo momento a los prin­cipios de legalidad, imparcialidad, objetividad, certeza, independencia, profesionalis­mo y equidad.

Dicha función jurisdiccional es desarrollada en forma autónoma e indepen­diente, con el personal que realiza labores específicas dentro de cada una de las áreas que conforman este Tribunal, rigiéndose en todo momento bajo los principios de mo­dernización, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas.

Dentro del organigrama del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, se encuentra el área del Archivo Judicial, en el cual, una vez concluido el

* Encargada del Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.

Suprema Corte de Justicia de la Nación52

proceso electoral, se resguardan, concentran y conservan los expedientes de los asun­tos que éste ha conocido.

La finalidad del archivo judicial consiste en aplicar normas para la recepción, concentración y conservación de los expedientes jurisdiccionales y documentación, pa ­ra su organización y funcionamiento adecuado, garantizando la conservación de los expedientes judiciales y de la documentación resguardada; con lo cual se pueden brin­dar servicios de calidad, oportunos, eficaces y eficientes.

En el presente ensayo, se hace una descripción integral de actividades admi­nistrativas que se realizan en el Archivo Judicial para su buen desempeño y funciona­miento; se mencionan los criterios aplicados para la organización, descripción y con­servación de la documentación contenida y resguardada, a fin de garantizar su integridad y accesibilidad mediante la aplicación de los principios, la metodología y la normativa en materia archivística.

II. Antecedentes del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz

La justicia electoral en Veracruz se ha impartido por diferentes órganos. En su origen, mediante un órgano político, ya que la calificación de las elecciones correspondía al Congreso del Estado, erigido en Colegio Electoral.

Con la reforma federal de 1990, se creó en el Estado el Tribunal Estatal de Elecciones, como órgano autónomo con funciones jurisdiccionales en esa materia.

A consecuencia de la reforma constitucional local de 1997, El Tribunal Esta­tal de Elecciones se constituye en Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado, pero de manera eventual, debido a que sólo se integraba en el año de la elección.

En 2000, al realizarse la Reforma Integral a la Constitución Política Local, se crea la Sala Electoral del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Veracruz, con el carácter de permanente, como órgano especializado del Poder Judicial; sin embargo, en 2003 se reforma la Constitución estatal para erigirse en Sala Electoral y Auxiliar del Tribunal Superior de Justicia; le corresponde conocer de la materia electoral en el año de la elección y de la materia que le asignara el Pleno del Tribunal Superior de Justicia, en los dos años intermedios.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 53

Finalmente, a consecuencia del decreto número 555 de junio de 2009, que reformó los artículos 55, 57, párrafo III, 59, párrafo I, y 66 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz, se crea el Tribunal Electoral, máxima auto­ridad jurisdiccional en la materia y órgano especializado del Poder Judicial en la enti­dad, encargado del control de la legalidad, el cual ejerce su función con base en los principios de certeza, independencia imparcialidad, objetividad, profesionalismo y equidad.

1. Organigrama del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz

TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE VERACRUZ

PONENCIA PONENCIAPRESIDENCIA

PONENCIA

UNIDAD DESISTEMAS DEINFORMÁTICA

CENTRO DECAPACITACIÓN,

DIFUSIÓN EINFORMACIÓN

JUDICIALELECTORAL

SECRETARÍAGENERAL DEACUERDOS

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA

OFICIALÍA DEPARTES

OFICINA DEACTUARIOS

ARCHIVOJUDICIAL

Suprema Corte de Justicia de la Nación54

2. Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz

El Tribunal Electoral del Estado de Veracruz cuenta con un Archivo Judicial, en el cual, una vez concluido el proceso electoral, se resguardan, concentran y conservan los expedientes de los asuntos que éste ha conocido.63

Conforme a lo establecido en el artículo 25, fracción IX, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz, en concordancia con lo dispuesto en el nu­meral 22, fracción XXV, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Ju­dicial del Estado de Veracruz, la Secretaría General de Acuerdos es el área encargada de coordinar las funciones del Archivo Judicial.

La organización, descripción y conservación del Archivo Judicial se lleva a cabo con base en la metodología archivística, la normativa nacional aplicable y los estándares internacionales en la materia.

El titular del Archivo Judicial es el responsable de recibir, concentrar y revi­sar los expedientes jurisdiccionales que le son remitidos, a efecto de que se encuen­tren debidamente foliados, rubricados y sellados; así como conservar en buen estado físico los expedientes electorales resueltos por el Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.

Concluido el trámite del expediente formado con motivo del medio de im­pugnación correspondiente, cualquier persona que tenga interés puede consultar los expedientes resueltos por el Tribunal, dentro de los dos años siguientes a su archivo, o bien solicitar copia de los mismos en términos de lo previsto en la norma interna del Tribunal Electoral.64

Al finalizar cada mes, el titular del Archivo Judicial debe rendir, a la Secreta­ría General de Acuerdos, un informe sobre las actividades de recepción y solicitud de expedientes llevadas a cabo durante el mes inmediato anterior.

63 Artículo 27 del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.64 Ibidem, artículo 28, segundo párrafo.

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II. Marco legal

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

El artículo 6o., fracción V, previene que: “Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los me­dios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indica­dores de gestión y el ejercicio de sus recursos públicos”.

2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Esta-do de Veracruz

El artículo 6, inciso 1, fracción IV, señala que los sujetos obligados deberán: “integrar, organizar, clasificar y manejar con eficiencia sus registros y archivos”.

3. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Veracruz

En el numeral 46, fracción IV, establece que:

todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones para salvaguardar

la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser ob­

servadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incum­

plimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan,

según la naturaleza de la infracción en que se incurra, y sin perjuicio de sus

derechos laborales, previstos en las normas específicas que al respecto ri­

jan: […] custodiar y cuidar la documentación e información que por razón

de su empleo, cargo o comisión conserve bajo su cuidado de la cual tenga

conocimiento impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción,

ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.

4. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz

En su artículo 25, enuncia las atribuciones del secretario General de Acuerdos y de los secretarios de Acuerdos y, especialmente en la fracción IX, precisa que éstos deberán vigilar que los asuntos terminados se envíen al archivo judicial para su debida concen­tración y preservación.

Suprema Corte de Justicia de la Nación56

Igualmente, en la fracción XXV del numeral 104, se estipula la competencia del Consejo de la Judicatura de tener bajo su cuidado el Archivo Judicial, para el res­guardo de los expedientes que provengan de los Tribunales del Poder Judicial relati­vos a procesos concluidos y demás documentos que se reciban y deban archivarse.

5. Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Es-tado de Veracruz

En el Título Primero, Capítulo Único de Disposiciones Generales, precisamente en el artículo 2, fracción II, inciso a), se precisa que se entiende como Archivo para efectos de este reglamento, el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz; así en esta área se resguardan, concentran y conservan los expe­dientes de los asuntos que haya conocido este cuerpo colegiado.

Asimismo, en el Título Segundo, Capítulo V, Sección Cuarta, se determina que el Archivo Judicial dependerá de la Secretaría General de Acuerdos, que para su organización y funcionamiento contará con el personal necesario para el cumplimien­to de sus funciones, y se enuncian las atribuciones que corresponden a su titular.

III. Objetivo

El objetivo principal del Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Estado de Vera­cruz es que existan una organización y una conservación de la documentación conte­nida y resguardada, a fin de garantizar su adecuado funcionamiento al aplicar normas para la recepción, almacenamiento, extracción y manejo de los expedientes jurisdic­cionales y otros documentos que estén bajo resguardo.

Asimismo, aplicar lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz, el Reglamento Interno de este Tribunal Electoral y las normas administrativas que disponga su Secretaría General de Acuerdos, que regulen la ope­ración diaria del Archivo Judicial para una buena conservación y custodia de todos los expedientes judiciales concluidos y/o documentos.

IV. Normas de operación

En el Archivo Judicial se reciben todos los expedientes electorales relativos a los me­dios de impugnación presentados por los legitimados para ello, en contra de las

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autoridades electorales, tales como los recursos de apelación, de inconformidad y jui­cio para la protección de los derechos político­electorales de los ciudadanos.

Todos los expedientes jurisdiccionales que se reciban en el Archivo Judicial se deben registrar en los libros habilitados para tal efecto y en la base de datos de con­trol interno.

Los expedientes judiciales y la documentación electoral que se recibe en el Archivo Judicial se debe ordenar, clasificar y resguardar cuidadosamente en las cajas, estantes y pasillos que les corresponda.

Queda prohibido el acceso al Archivo Judicial a personas ajenas al mismo, a quienes tampoco se les permite el manejo de expedientes y documentación electo­ral que se encuentre bajo el resguardo de aquél.

Por ningún motivo se permite que los empleados del Archivo Judicial o el personal del Tribunal Electoral sustraigan del mismo, los expedientes de los medios de impugnación u otros documentos, salvo que exista causa justificada y previa auto­rización para ello.65

La extracción de expedientes electorales o documentos de su lugar de res­guardo en el Archivo Judicial, es exclusivamente por petición escrita y previa autori­zación del secretario general de Acuerdos.

Se fomenta la capacitación del personal relativa a la conservación en buen estado físico de los expedientes, con el propósito de lograr la debida organización y funcionamiento del Archivo Judicial.

V. Funciones

Además de las obligaciones que establece la Ley Orgánica del Poder Judicial y el Re­glamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial, ambos del Estado de Ve­racruz, para su funcionamiento, en el Archivo Judicial se debe:

65 Ibidem, artículo 5.

Suprema Corte de Justicia de la Nación58

— Recibir, concentrar y conservar durante el plazo legal, los expedientes juris­diccionales del Tribunal Electoral, al concluir el proceso electoral, para su resguardo en el lugar que les corresponda, cuidando que se cumplan las nor­mas y procedimientos establecidos al respecto.

— Verificar que los expedientes de los medios de impugnación que se remiten estén firmados, foliados y sellados, así como registrarlos en los libros de con­trol correspondientes, por año.

— Recibir y atender con prontitud las solicitudes de expedientes, lo que incluye sustraerlos de su lugar de resguardo y entregarlos a los solicitantes, previa firma por su recibo.

— Registrar en los libros de control, la entrega y devolución de los expedientes; mantener actualizado el inventario de éstos y determinar con exactitud su ubicación.

— Remitir, en su oportunidad, los expedientes al Archivo General del Poder Judicial del Estado de Veracruz, de conformidad con lo previsto en las dispo­siciones aplicables.

— Funcionar en tres secciones de responsabilidad, independientemente de la cantidad de personal con que cuente: la Jefatura; una sección de Recepción y Archivo de Expedientes y de Documentos, y una sección de Atención de Soli­citud de Expedientes y Documentos.

VI. Jefatura

El titular del Archivo Judicial es el responsable directo de la organización y funciona­miento del mismo, quien tiene bajo su responsabilidad el cuidado de los expedientes de los medios de impugnación y demás documentación que le sea remitida para su resguardo, para lo cual tiene las siguientes atribuciones:66

— Planear, organizar y dirigir las acciones que conduzcan a mejorar continua­mente el servicio del Archivo Judicial.

— Supervisar que el personal a su cargo, cumpla puntualmente su responsabi­lidad de servicio y acaten las disposiciones respectivas.

— Llevar los registros correspondientes, por orden numérico, en las secciones que correspondan.

66 Ibidem, artículo 29.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 59

— Asegurarse de que los expedientes y documentación enviados para su res­guardo, se apeguen a las normas y procedimientos establecidos para tales efectos.

— Vigilar que no haya rezago en la recepción de expedientes y documentos en­viados para archivo, ni en el acuse de recibo correspondiente de los mismos.

— Cerciorarse de que la solicitud de expedientes o documentación, se atiendan y satisfagan con prontitud.

— Verificar que los expedientes y documentación recibidos se archiven correc­tamente, etiquetándolos adecuadamente y ubicándolos en los pasillos, estan­tes y cajas que les correspondan.

— Supervisar que los expedientes en préstamo, al ser devueltos, se encuentren completos, con la carátula limpia, sin tachaduras o enmendaduras.

— Revisar si dentro de un expediente hubo otro acumulado, registrarlo y verifi­car que conste integrado en el principal.

— Auxiliar al secretario general de Acuerdos en la elaboración del proyecto de manual de procedimientos del archivo, que deberá ser presentado al presi­dente, para su aprobación, en su caso.

— Hacer del conocimiento del secretario general de Acuerdos, cualquier ano­malía o irregularidad que advierta en los expedientes o documentos que reci­ba para su archivo, a fin de que, de ser material y técnicamente posible, se corrija.

— Informar permanentemente al secretario general de Acuerdos sobre las ta­reas que se le encomienden o sobre los asuntos de su competencia.

— Adoptar las medidas que juzgue conveniente para el registro, resguardo y consulta de los expedientes.

— Habilitar los libros correspondientes para el control interno. — Asegurarse de que no se sustraiga del área de archivo ningún expediente o

documento bajo resguardo, a no ser por petición escrita y previa autorización del secretario general de Acuerdos o del presidente.

— Evitar extravíos de expedientes y, en su caso, informar oportunamente del suceso al secretario general de Acuerdos.

— Proponer al secretario general de Acuerdos la remisión oportuna de los expe­dientes al Archivo General del Poder Judicial del Estado de Veracruz, acatan­do lo previsto en las disposiciones aplicables.

— Mantener comunicación con el Presidente, el secretario general de acuerdos y la dirección administrativa, para darles a conocer e informarles sobre las necesidades que se requieren en el área para mejorar los servicios brindados.

Suprema Corte de Justicia de la Nación60

— Rendir un informe mensual al secretario general de Acuerdos que indique la cantidad de expedientes o documentos recibidos para resguardo, así como de las solicitudes recibidas y pendientes de atender. Además, se debe turnar una copia de este informe a la Presidencia del Tribunal Electoral del Estado de Veracruz.

— Las demás que le confieran las disposiciones aplicables, así como las que le sean encomendadas por el Tribunal, su presidente, magistrados o el secreta­rio general de Acuerdos.

VII. Actividades del archivo judicial

1. Recepción y archivo

En el Archivo Judicial existe una sección de recepción y archivo de los expedientes y documentos enviados para resguardo, en la cual se realizan las siguientes actividades:

— Recibir los expedientes y documentos enviados por el secretario general de Acuerdos para su resguardo, cuidando que se haga en la forma diseñada para tal efecto.

— Registrar en el libro y base de datos de control interno correspondiente, el expediente del medio de impugnación de que se trate o de la documentación remitida para su archivo.

2. Libros de control interno de los medios de impugnación

RIN=Recursos de inconformidad.RAP=Recursos de apelación. JDC=Juicios para la protección de los derechos políticos­electorales del ciudadano.C.A.=Cuadernos de antecedentes.

3. Documentación diversa

— Asentar en los oficios y/o listas de expedientes y otros documentos enviados, el sello de recibo y, junto a éste, la hora de recepción y la rúbrica de quien recibe (tanto en el oficio de remisión que queda en el Archivo Judicial como en el que se devuelve).

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 61

— Registrar en orden cronológico, en el libro de recepción, los oficios de remi­sión de expedientes y documentos.

— Verificar el contenido de las listas de remisión de expedientes y documentos enviados al Archivo Judicial, respetando la normatividad siguiente: a) Si al realizar la verificación se detectan errores, omisiones o inconsisten­

cias, tales como expedientes o cuadernillos incluidos en la lista, pero no enviados físicamente, o expedientes o documentos enviados en mal esta­do, el jefe del Archivo Judicial lo debe comunicar al secretario general de Acuerdos.

b) Revisar si los datos asentados en las relaciones corresponden fielmente a los expedientes o documentos enviados.

c) Se acusa recibo mediante oficio, haciéndolo constar y mencionando la cantidad de expedientes y/o documentación recibida. El número de oficio a utilizar será el predeterminado por el libro de control y al asentarlo se deben incluir los caracteres alfabéticos de identificación del oficio y el año de su emisión.

d) Se debe llevar una carpeta registradora de los oficios emitidos por el Ar­chivo Judicial, así como de los recibidos, archivando los oficios junto con la documentación de soporte.

— Resguardar los expedientes y demás documentos en los paquetes, cajas, es­tantes y pasillo que les correspondan, observando lo siguiente: a) Los expedientes remitidos se resguardan según el tipo de medio de im­

pugnación de que se trate, el año de inicio y el número consecutivo de cada uno de ellos.

b) Se asigna un lugar especial para la documentación electoral y administra­tiva, almacenando conforme al área de que se trate, fecha de envío y el número consecutivo asignado a cada una de las cajas de archivo.

4. Atención de solicitudes de expedientes judiciales

El Archivo Judicial cuenta con una sección de atención a solicitud de expedientes y documentos, la cual tiene las actividades siguientes:

— Recibir las solicitudes de expedientes y documentos, cuidando que se formu­len en la forma establecida para ello.

Suprema Corte de Justicia de la Nación62

— Asentar en las solicitudes recibidas, el sello de acuse de recibo, la hora de recepción y la rúbrica de quien recibe (tanto en la solicitud que queda en el Archivo Judicial como en el que se devuelve al solicitante).

— Registrar en orden cronológico, en el libro de control, las solicitudes de expe­dientes y documentos recibidas.

— Anotar en el margen superior derecho de cada solicitud, el número de control que le corresponda, conforme al libro de control de solicitudes, lo que permi­tirá su fácil identificación y rastreo, conocer en todo momento su estatus (atendida, no atendida o pendiente de atenderse) y asegurar que todas las solicitudes sean registradas.

— Buscar, localizar y extraer los expedientes y/o documentos solicitados de su lugar de resguardo.

— Elaborar el oficio de remisión del expediente y/o documento solicitados, asignando el número de oficio que le corresponda, de acuerdo al libro de con­trol de solicitud, y al asentarlo se deberán incluir los caracteres alfabéticos de identificación y año de emisión del oficio.

— En caso de que el expediente y/o documento solicitado no se localice en el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Estado de Veracruz, y se encuen­tre en el Archivo General del Poder Judicial, se hace la solicitud pertinente, informando al área solicitante.

— Entregar el expediente y/o documento solicitado, junto con su oficio de remi­sión, al área solicitante.

— Recabar el acuse de recibo del área solicitante en la copia del oficio de contes­tación, anexar a éste la solicitud del expediente y/o documento y archivar por número consecutivo en una carpeta registradora que tenga etiqueta de iden­tificación, indicando en ella el año de expedición de los oficios. Así, queda­rá constancia de la recepción del oficio de remisión y a la vez se asegurará la conservación de los documentos.

— Registrar en el libro de control de solicitudes de expedientes y/o documen­tos, la fecha en que se entrega el expediente o documento solicitado.

VIII. Lineamientos para la recepción y solicitud de expedientes

1. Recepción de expedientes

— Se establece que todo expediente judicial debe ser remitido mediante oficio.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 63

— Se hace uso de sistemas informáticos (procesador de texto u hoja de cálculo) para elaborar el oficio­lista de envío de expedientes y/o documentos que haga las veces de esta forma, siempre y cuando se respete la estructura de datos de la misma.

— Las áreas que envíen al Archivo Judicial documentos administrativos para su resguardo, deben enviarlos en cajas de archivo identificadas con la descrip­ción clara de su contenido.

— La relación de expedientes y/o documentos que se envíen al Archivo Juris­diccional, se debe ordenar por año y número consecutivo, y la integración de los paquetes de estos documentos se hará respetando dicho orden.

— En el Archivo Judicial se reciben solamente expedientes bien costurados y con carátulas en buen estado.

— Los cuadernillos que se deduzcan de los expedientes que se envíen al Archivo Judicial, deben estar debidamente unidos a éstos en la parte que corresponda.

2. Solicitud de expedientes

— Se establece que todo expediente judicial debe ser solicitado mediante oficio.— No se reciben solicitudes de expedientes y/o documentos que no se apeguen

a esta forma.

Se hace uso de sistemas informáticos (procesador de texto) para elaborar el oficio de solicitud que haga las veces de dicha forma, siempre y cuando se respete la estructura de datos de la misma.

— Antes de solicitar algún expediente y/o documento al Archivo Judicial, el solicitante se debe cerciorar de que se encuentre archivado.

IX. Conclusión

Aunque en el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, el espacio no es tan amplio para el resguardo de los expedientes jurisdiccio­nales, se aplican normas para la recepción, concentración y conservación de éstos y otra documentación, lo que da como resultado que se tenga una conservación segura y ordenada de los expedientes judiciales resguardados, así como una organización y funcionamiento adecuado; con lo cual se pueden brindar servicios de calidad, oportu­nos, eficaces y eficientes.

Suprema Corte de Justicia de la Nación64

Bibliografía

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de

Veracruz.3. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Vera­

cruz.4. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz. 5. Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de

Veracruz.

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IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO DEL ARCHIVO JUDICIAL EN LOS TRIBUNALES ELECTORALES

Blanca Estela Luján Cortés*

I. Introducción

Al contar con una planeación que nos ayude al desarrollo de nuestro archivo judicial, es necesario determinar los objetivos y elección de los cursos de ac­ción, y para lograrlos hay que basarse en la investigación y elaboración de un

esquema detallado de las acciones que habrán de realizarse en un futuro.

Actualmente, existen leyes de transparencia y acceso a la información, leyes de archivo y normativas que se han generado a nivel estatal o bien federal, bajo las cuales los archivos judiciales se rigen, pero el gran problema que se presenta es que estas leyes y disposiciones no forman parte de un marco jurídico integral, que permita tener un estándar en la administración de los archivos judiciales en materia electoral.

Uno de las etapas importantes para lograr una eficiente administración en los archivos judiciales es la planeación para su desarrollo. Ya contamos con leyes y reglamentos que establecen la creación de comités, elaboración e implementación de diferentes instrumentos para el control del archivo judicial, pero en la práctica, no

* Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Oaxaca.

Suprema Corte de Justicia de la Nación66

basta con conceptos para lograr la plena administración del archivo, sino que es nece­sario contar con estrategias que nos ayuden a resolver los problemas que actualmente enfrentamos la mayoría de los archivos judiciales, y en especial los electorales.

Para superar este problema, es necesario establecer lineamientos, programas de desarrollo archivístico y manuales operativos de archivo, que contemplen solucio­nes objetivas y permitan una permanente operación y aplicación sistémica, que ayu­den a introducir y consolidar los programas de planeación estratégica y operativa en los archivos judiciales electorales. Esto ayudará a que los archivos judiciales cuenten con una organización en los archivos, mejoren los recursos operativos, se incorpore de manera paulatina la tecnología y, sobre todo, se logre eficazmente la aplicación de los procesos de administración documental.

II. La archivística y el proceso administrativo aplicado a los archivos

La archivística es el conjunto de conocimientos técnicos (normas, métodos o leyes) que orientan sobre el manejo y análisis de los medios para utilizar eficaz y eficiente­mente los archivos de trámite, transferencia y concentración, así como también de los principios de conservación, organización y control para facilitar su destino final y uso.

Debemos de considerar que la finalidad que persigue la archivística, es la de almacenar e integrar en orden la totalidad de los documentos que transitan en todas y cada una de nuestras instituciones jurisdiccionales, para así garantizar su conserva­ción y asegurar su rápida localización a fin de otorgar información a los ciudadanos y a las diversas áreas de las instituciones productoras de información.

La importancia de la archivística se centra principalmente en su labor, ya que al ser aplicada correctamente en todos y en cada uno de sus principios fundamentales (clasificar, ordenar y archivar), se logra conservar en condiciones adecuadas y con tendencias a la mejora continua los archivos de cualquier institución jurisdiccional.

La organización y preservación documental son aspectos importantes dentro de la archivística, razón por la cual su objetivo primordial es la administración de los archivos, esto; se logra a partir del proceso administrativo que implica la planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 67

La administración ha estado presente desde que el hombre comenzó a traba­jar en sociedad. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales, por ejemplo, las tribus nómadas, que comenzaron a la organizarse para la recolección de frutos y la caza de animales, y que después con el descubrimiento de la agricultura, dieron paso a la creación de las pequeñas comunidades. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución In­dustrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizacio­nes. La humanidad, en cada una de estas etapas, ha distribuido las tareas, las cuales tenían por objeto satisfacer necesidades básicas; por tanto, la división del trabajo tie­ne un papel importante para salir adelante de las insuficiencias a cubrir. Así, sin tener conocimiento científico alguno, estos grupos estaban aplicando la administración en cada etapa del proceso con el fin de distribuir de manera adecuada cada uno de los recursos que tenían disponibles en ese momento, comenzando con sus propias habi­lidades para lograr los fines perseguidos.

Actualmente, la humanidad basa todas y cada una de sus actividades cotidia­nas en la administración, la cual impacta desde sus actividades en el hogar hasta las que desarrolla en el ámbito profesional, con la diferencia de que ahora es bajo un co­nocimiento científico y no empírico, lo que le ha permitido establecer teorías y con­ceptos que se reflejan en el avance que ha mostrado a lo largo de su existencia. La administración se volvió fundamental en la conducción de la sociedad moderna; ella no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.

El ser humano establece el concepto de administración como resultado del razonamiento y análisis de lo realizado. Existen autores que determinan y definen a la administración con las siguientes conceptualizaciones:

Koontz y O’Donnell consideran la Administración como: “la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

Suprema Corte de Justicia de la Nación68

George R. Terry sostiene que: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Adminis­tración), dice que “administrar es planear, organizar, dirigir, coordinar controlar”(sic).67

Al analizar las anteriores definiciones, podemos considerar a la administra­ción como un proceso integral para planear, organizar, dirigir y controlar una activi­dad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para al­canzar un fin determinado.

Entonces, la administración resulta ser una habilidad cuando es aplicada por conocimientos empíricos; por otra parte, cuando estudia la organización de las em­presas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus acti­vidades, es asimilada como ciencia. Ser concebida como una ciencia, implica un con­junto de conocimientos ordenados y sistematizados que estudia a las organizaciones para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Por tanto, se considera ciencia cuando utiliza el conocimiento organizado y se sustenta la prácti­ca con técnicas que son, en esencia, formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el proceso administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: prever, organi­zar, dirigir, coordinar y controlar. En la línea propuesta por Fayol, los principales autores adoptan este proceso como núcleo principal de su teoría, al apoyarse en el proceso administrativo para explicar cómo se desarrollan las funciones administrati­vas en las instituciones.

Las funciones administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo; cuando se consideran individualmente (planeación, organización, di­rección y control) son solamente funciones administrativas, y cuando son considera­das en un enfoque global de interacción para alcanzar los objetivos, forman el proceso administrativo.

67 Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, México, Mc Graw Hill, 1984, p. 65.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 69

Cada uno de los elementos del proceso administrativo tiene características y funciones específicas como se puede ver en la siguiente tabla:

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

—Define la misión.

—Formula los

objetivos.

—Define los planes

para alcanzarlos.

—Programa las

actividades.

—Recursos y activida­des para alcanzar los objetivos.—Órganos y cargos.—Atribución de autoridades y responsabilidad.

—Designa cargos.—Comunicación, liderazgo y motivación personal.—Dirección para los objetivos.

—Define los estándares para medir el desempeño.—Emprende acciones correctivas.—Garantiza que se realice la planeación.

Fayol señala que estos elementos, como proceso administrativo, se aplican en todas las disciplinas, así como también en todas aquellas instituciones públicas o privadas, porque dentro de una organización siempre va a estar presente el interés de lograr determinadas metas respetando la planeación, es por esto que cuentan con je­rarquías establecidas por medio del organigrama y funciones específicas que mues­tran cada uno de los procesos administrativos, además de funcionar como un sistema abierto en donde la retroalimentación es fundamental para medir resultados, o bien, corregir variaciones.

En todos y cada uno de los archivos de las instituciones públicas o privadas, el proceso administrativo es quien tiene el papel protagónico para llevar a cabo la or­ganización; al interior de los mismos, se planea cada una de las fases del ciclo de vida del documento, porque en éstas se aplican procesos en los que son necesarios la direc­ción y el control, seguido de la ejecución para dar cumplimiento al flujo y producción documental. La aplicación del proceso administrativo debe ser de carácter permanen­te en los archivos, por la constante medición de resultados que permiten corregir fa­llas o realizar mejoras continuas, las cuales son el resultado de la retroalimentación dentro de nuestro sistema del archivo.

III. Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales

La planeación es el primer elemento y el más importante del proceso administrativo en el cual, antes de iniciar cualquier acción administrativa, es sumamente necesario determinar los resultados que pretendemos alcanzar en el archivo, así como las

Suprema Corte de Justicia de la Nación70

condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos en cualquiera de los ciclos de vida de nuestros documentos. Por estas razones es que la planeación precede a los demás elementos del proceso administrativo, ya que planear nos lleva a hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación aplicada a las actividades de un archivo, nos permite establecer las bases para determinar el elemento riesgo y mini­mizarlo, previendo, de ser posible en su totalidad, los errores.

Por ello, las actividades a planear en un archivo dependerán de su clase, trá­mite, concentración o histórico; en cualquiera de estos casos la finalidad de la planea­ción archivística en su conjunto será el establecimiento de un sistema integral de archivo.

Una vez identificados todos y cada uno de los objetivos a alcanzar en el archi­vo, se realizarán las acciones a seguir, estableciendo líneas de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En una planeación ar­chivística se deben de considerar elementos como: propósitos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y programas.

Determinadas funciones descritas en los Lineamientos Generales para la Or­ganización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Ad­ministración Pública Federal que se realizan en cada una de las etapas del archivo (trámite, concentración e histórico), pueden ser sujetas al proceso de planeación archivística.

En el archivo de trámite encontramos las siguiente funciones: Integrar los expedientes de archivo; conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de dispo­sición documental; coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; elaborar los inventarios de transferencia primaria, así como valorar y seleccionar los documentos y expedien­tes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 71

Las actividades que se realizan en el archivo de concentración y que pueden planearse son: Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; con­servar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia do­cumental, conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; coadyuvar con el área coordina­dora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; elaborar los inventarios de baja docu­mental y de transferencia secundaria; valorar, en coordinación con el archivo históri­co, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental, y realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia.

Y, por último, en el archivo histórico encontramos las siguientes: Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición docu­mental y el inventario general; validar la documentación que deba conservarse per­manentemente por tener valor histórico; recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, así como esti­mular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

Una de las primeras actividades en planearse es la clasificación, por su im­portancia medular que tiene en los archivos jurisdiccionales; ésta se debe llevar a cabo después de haber realizado una investigación o análisis que nos permita conocer la historia de la institución generadora de documentos, su organización y sus funciones. Sólo en esta medida, podremos determinar cuál es la clasificación más eficaz y conve­niente que permita dar un servicio de consulta que, al mismo tiempo, cumpla con la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.

Una vez hecha la clasificación, la siguiente actividad a planear es la ordena­ción, sin olvidar que ésta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original; es por eso que desde integración del expediente se debe de planifi­car; esto se realizará tomando en cuenta tres aspectos: el primero será determinar el

Suprema Corte de Justicia de la Nación72

número de documentos generados por la institución; el segundo, el tipo documental que genera; y, por último, el contenido del documento (fechas, nombres, asunto, etcétera).

En este sentido, podemos elegir entre los diferentes tipos de ordenación te­niendo en cuenta que la que se aplique en cada uno de los expedientes, sea aquella que permita una fácil localización dentro del archivo jurisdiccional. Se podrá optar por un sistema de ordenación, ya sea numérico (número simple, número compuesto, crono­lógico, decimal), alfabético (letras del alfabeto, onomástico, geográfico, asuntos o ma­terias), o bien convencional (combinación del numérico y el alfabético), considerando siempre las necesidades de la institución.

Junto con la ordenación, se deben realizar una serie de actividades que con­tribuirán a la conservación documental, como la de desdoble o despliegue, especial­mente cuando nos encontramos con mapas o documentos que tienen un tamaño ma­yor al del expediente; la eliminación de soportes metálicos, clips, grapas y las etiquetas con adhesivos; rúbricas, sellado y foliación que permiten un fácil control. Todas es­tas actividades tienen la finalidad de cumplir de la mejor manera con la organización y la conservación documental.

La ubicación física de los expedientes es también una función importante a planear, pues en esta etapa se deben considerar los espacios, primero identificar las áreas de la institución para darles su espacio en el archivo dependiendo de la cantidad de documentación que se genera por cada área. En este sentido, puede realizarse re­servando espacios para cada una de las secciones, subsecciones o series, lo que impli­ca un desperdicio de espacio o bien, siguiendo una numeración continua, la que ofrece un ahorro en los espacios del archivo jurisdiccional. En esta parte, es importante con­siderar qué unidades de instalación o conservación (cajas, estanterías, archiveros, et­cétera) se van a utilizar para optimizar el espacio en el archivo.

La elaboración de instrumentos archivísticos de descripción es otro punto importante a planear; debemos considerar que ésta no se limita a enunciar los carac­teres internos y externos de los documentos, sino que va más allá, al incluir datos so­bre su localización considerados instrumentos de control.

Dentro de estos instrumentos encontramos los catálogos (catálogos de dis­posición documental), que nos informan sobre las unidades documentales; los

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 73

inventarios, que nos ofrecen una visión más detallada de las series documentales; las guías, que nos proporcionan una visión general de los fondos del archivo, la organiza­ción y los antecedentes históricos de éste; cuadros de clasificación, que permiten la sistematización de las secciones y series; calendarios de caducidades, entre otros.

Estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización docu­mental previa, basada principalmente en la práctica y la teoría archivística; con ello se garantiza un acceso a los documentos y a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno, cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten; además, ofrece la posibilidad de corregir errores que pudieron ha­berse presentado durante la clasificación y ordenación.

La elaboración de cualquiera de estos instrumentos para la buena adminis­tración de nuestro archivo, dependerá del tiempo del que se disponga, los recursos asignados y el tamaño del fondo.

Para una aplicación eficaz y efectiva de la planeación archivística, se deben considerar todas y cada una de las actividades que se llevan a cabo en el archivo, con­templar el cómo, el cuándo y quién realizará las actividades planeadas, basándose siempre en el plan de trabajo diseñado. En este sentido, además de considerar aspec­tos como el volumen y el tipo de documentos a trabajar, se debe considerar los recur­sos que se utilizarán para lograr los objetivos, metas y propósitos que se establecieron en el plan de trabajo del archivo jurisdiccional. Como es bien sabido, el funcionamien­to de cualquier institución depende de sus recursos, los cuales tienen el mismo peso e importancia dentro de una organización y ésta no puede prescindir de ellos, por lo que deberán de ser planeados: a) Los recursos financieros se planearán desde su obten­ción hasta su utilización; b) los humanos, desde su contratación, capacitación y hasta su profesionalización; c) los materiales, desde su adquisición, utilización y su tiempo de vida útil, y d) los instrumentos técnicos de archivos, que van desde su creación, validación y hasta su constante actualización.

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NORMATIVA Y ESTÁNDARES EN MATERIA DE ARCHIVÍSTICA JUDICIAL

Rosa Elena Solís Blanco*

* Sub­Jefa del Archivo Judicial del Estado de Yucatán.

I. Estándares mínimos para la conservación documental y la preservación de la información contenida en los expedientes judiciales

A través del presente ensayo, se pretende resaltar la importancia de desarrollar y aplicar, desde las unidades generadoras, procedimientos estandarizados que contribuyan a la preservación física de la documentación judicial y, prin­

cipalmente, a la integridad y disponibilidad de la información que contienen y trans­miten. Para ello, se incluirá una propuesta de los estándares mínimos a establecer desde las unidades generadoras.

En ese sentido, se expondrá la manera en que la ausencia o deficiencia en la ejecución de dichos procedimientos, impacta de manera negativa en la conservación de la documentación y la información custodiada en los archivos de concentración e históricos, así como también en la dinámica de las actividades realizadas en ambos acervos, particularmente las que tienen como propósito la identificación de unidades documentales compuestas.

Suprema Corte de Justicia de la Nación76

II. Conservación

La conservación comprende los planes, las políticas, así como las prácticas y los méto­dos específicos, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono; también incluye los métodos y técnicas de­sarrollados por personal especializado. En este sentido, pueden concebirse dos clases de conservación: la preventiva y la curativa. La primera constituye una intervención sobre las causas de la degradación, sea indirecta (sobre el medio) o directa (sobre las piezas documentales), con el fin de reducir los riesgos potenciales de su deterioro. Por su parte, la conservación curativa comprende aquellas acciones que inciden sobre los efectos de la degradación. La intervención es directa y obligatoria sobre las piezas documentales cuya integridad ya ha sido afectada o está en riesgo inminente de estarlo.68

En la Ley Federal de Archivos (artículo 4, fracción XVI), se define la conser­vación de archivos como el “conjunto de procedimientos y medidas destinados a ase­gurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo”.

En los archivos públicos ha cobrado importancia ascendente la implantación de políticas y prácticas de conservación preventiva, en primer lugar, porque represen­tan una menor erogación económica en comparación con las implicaciones de contar con talleres de restauración, personal y equipo especializado en técnicas de conserva­ción curativa. Otro factor que ha contribuido a poner el acento en la conservación preventiva, es la institucionalización de normas y procedimientos basados en la pro­tección civil, particularmente, por los notorios —cuando no devastadores— efectos de los desastres de origen natural y humano sobre personas, infraestructura y bienes públicos, entre ellos, los acervos documentales. Cabe mencionar que la legislación nacional en torno a esta materia es reciente, pues la Ley General de Protección Civil se publicó en el Diario Oficial de la Federación en el año 2000. En dicha norma, se esta­blece que los Programas Internos de Protección Civil, circunscritos al ámbito de una dependencia, entidad, institución y organismo, perteneciente a los sectores público (en sus tres niveles de gobierno), privado y social, se deberán instalar con el fin de

68 Borrell Saburit, A., Cueto González, y otros. Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Cuba, 2004, pág. 3 ­ 4.En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 77

salvaguardar la integridad física de los empleados y de las personas que concurren a ellos, así como de proteger las instalaciones, bienes e información vital, ante la ocu­rrencia de un desastre.

Por otra parte, el término “conservación” también es utilizado dentro de la Teoría de la Administración de Documentos para aludir a los plazos y lugares de pre­servación de la documentación que ha sido sometida a un procedimiento de valora­ción primaria y/o secundaria. En otras palabras, para hacer referencia a las series documentales sobrevivientes a procesos de depuración institucionalmente estable­cidos. Esta acepción no será desarrollada con detalle en el presente documento, por los objetivos de exposición planteados al inicio.

Por su misma naturaleza, las prácticas encaminadas a la conservación pre­ventiva de expedientes deben ser aplicadas desde las unidades generadoras, y no úni­camente cuando la documentación es depositada en los archivos intermedios e histó­ricos, a los cuales con frecuencia les toca enfrentar —con recursos limitados— los efectos de la degradación del soporte físico, así como la pérdida parcial o total de la información.

III. La conservación del soporte físico: cuidados del entorno y de las unidades documentales compuestas en las unidades generadoras documentales

Entre las prácticas de conservación preventiva indirecta —es decir, aquellas que regu­lan el medio ambiente donde se encuentra la documentación—, están:

— Control de temperatura: entre 18 y 22 grados centígrados.69

— Control de humedad relativa: entre el 45% y el 55%.70

— Control de iluminación: los documentos deberán estar expuestos a una ilumi­nación que oscile entre los 55 y los 165 lux. Esto implica limitar el ingreso de luz natural, por su elevado contenido de rayos ultravioleta, a través de la colo­cación filtros UV en las ventanas o, en su defecto, de cortinas y persianas.71

69 Poder Judicial del Estado de Hidalgo: Lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos en soporte papel y electrónico. Proyecto financiado con recursos del Fondo Júrica­CONATRIB­AMIJ. México, 2011, p. 39.70 Idem, p. 39.71 Borrell Saburit, et. al, op. cit., nota 1, p. 13.

Suprema Corte de Justicia de la Nación78

—Limpieza frecuente de estanterías y piezas documentales.72

Evidentemente, puede resultar complicado y oneroso llevar a la práctica la regulación estricta de las condiciones ambientales en las diferentes unidades generadoras de do­cumentación existentes en una misma institución, particularmente, por la inversión requerida en equipos e instrumentos tales como aires acondicionados, deshumidifica­dores, higrómetros, termómetros y luxómetros. Sin embargo, en la medida de las po­sibilidades presupuestales de cada institución, se pueden realizar ciertas acciones in­dispensables, como controlar mediante cortinas el acceso de iluminación, así como mantener limpios y ventilados los espacios donde se produce y deposita la documentación.

No obstante, existen otras acciones de conservación preventiva directa, cuya aplicación es indispensable desde el momento de la generación de unidades docu­mentales compuestas con el fin de preservar la integridad del soporte físico y de la información que contienen. Dichas intervenciones no representan una erogación eco­nómica significativa, y para ser eficaces, requieren que su intervención sea establecida y supervisada desde la normatividad interna de cada institución.

— Regular el grosor máximo de cada expediente. Se recomienda que éste no exceda los 8 cm. Esto, con el fin de facilitar a los usuarios el manejo del docu­mento y evitar posibles deterioros73.

— Colocar a cada expediente portada y contraportada hechas de cartulina con bajo contenido de lignina, para evitar el amarillamiento y la degradación del papel.74

— Los expedientes deberán integrarse cosiendo cada uno de sus documentos, evitando el uso de sujetadores metálicos, como clips, grapas y broches.75

— Se debe evitar la colocación de los siguientes materiales al interior de cada expediente:

72 Ibidem, pp. 14­16.73 Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. Reglamento del Sistema de Archivo del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. México, 2009, artículo 22.74 Sistema Nacional de Archivos Judiciales. Lineamientos generales sobre conservación de la documen-tación que resguardan los archivos Judiciales. Primer Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, 23-25 de Noviembre 2008, artículo 17.75 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 40.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 79

Papel periódico, papel revolución, papel kraft; papeles, cartulinas y cartones con alto contenido de lignina, papeles con colorantes, micas plásticas; plásticos con cloruro de polivinilo (PVC); y plásticos sensibles al calor. La colocación de papel periódico engro­sa innecesariamente el expediente y facilita su deterioro, al contaminar el papel bond donde se transcriben las actuaciones oficiales y que constituye el cuerpo del expediente.76

— También se debe evitar la utilización de adhesivos como el diúrex, cuya com­posición ácida favorece la contaminación y erosión del papel.77

— Cuando varios expedientes requieran ser agrupados en legajos, éstos debe­rán sujetarse con hilo de Campeche, para evitar su deterioro.78

— Las portadas de cada documento deberán contener, de manera visible, la in­formación necesaria para identificar cada unidad documental compuesta, esto es: unidad generadora, número de tomo, descripción del tipo de docu­mento (expediente, legajo copiador, exhorto, expedientillo, anexo, etc.), núme­ro y año (si se trata de un expediente jurisdiccional), asunto que contiene (si es legajo copiador, precisar el tipo de actuación), y si se trata de un expedien­te jurisdiccional, el tipo de juicio, diligencia, causa o toca. Si cada unidad documental compuesta exhibe estos datos en su portada, se evita manipular con frecuencia el documento para fines de identificación, lo cual a su vez con­duce a menores posibilidades de deterioro físico, a optimizar tiempos de tra­bajo y a disponer con mayor prontitud de la información que ha sido reque­rida por una u otra razón.

— Los expedientes judiciales se deberán integrar con todas sus actuaciones y anexos, numerados con foliador en orden progresivo en la parte superior de­recha de cada hoja. Esto, para garantizar desde su origen la integridad tanto del soporte físico como de la información contenida.79

76 Sistema Nacional de Archivos Judiciales, op. cit., nota 6, artículo 17.77 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 40.78 Sistema Nacional de Archivos Judiciales, nota 6, artículo 22.79 Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, op. cit., nota 5, artículo 22.

Suprema Corte de Justicia de la Nación80

IV. Impacto en los archivos de concentración e históricos ante la ausencia o deficiencia de estándares mínimos de conservación documental en las unidades generadoras

En términos generales, la no ejecución de dichos estándares contribuye a que las transferencias documentales primarias y secundarias estén compuestas por expe­dientes cuya integridad física e informativa ha sido comprometida de varias maneras y en diversos grados de afectación. Éstas pueden abarcar roturas, desprendimiento de unidades documentales simples, desgaste del papel por la oxidación de metales y po­límeros y contaminación por la infestación de agentes bibliófagos.

Cuando en los procesos de integración de expedientes judiciales se incurre en prácticas tan comunes como no racionalizadas —tales como el engrosamiento ilimita­do de las unidades documentales compuestas y la incorporación a las mismas de pie­zas de papel periódico, principalmente, las referentes a notificaciones y edictos—, se contribuye a la generación de expedientes voluminosos cuyo manejo resulta riesgoso para su propia integridad física, a la par que la coexistencia con materiales contami­nantes (papel periódico, por ejemplo) contribuye a acelerar su deterioro, lo cual des­emboca en la pérdida parcial o total de información.

La producción innecesaria de documentos ha sido materia de preocupación para los archivos judiciales de México. Incluso, en una propuesta reciente de linea­mientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos se propone en el numeral 15:

Los servidores públicos del Poder Judicial evitarán la producción innecesaria de documentos para lo cual deberán, apegarse, al menos, a los criterios siguientes:

I. Incorporar en los expedientes solamente la documentación relacionada

con los diversos asuntos bajo tramitación jurídica o administrativa, evitan­

do la incorporación de documentos duplicados, copias, fotocopias o docu­

mentación que no reúna la formalidad institucional debida, en concordan­

cia con los asuntos bajo la responsabilidad de los órganos jurisdiccionales

y áreas administrativas del Poder Judicial.80

80 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit.,nota 2, p. 20.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 81

Asimismo, la inexistencia o deficiencia de estándares para la identificación de expedientes y legajos en las unidades generadoras, implica para los archivos de concentración e históricos una mayor inversión de tiempo y un quehacer azaroso en todas las fases del proceso de organización archivística, es decir, en tareas referentes a la clasificación, ordenación y descripción de piezas documentales, así como retrasos en la localización de expedientes y, por tanto, no se puede garantizar la disponibilidad oportuna de la información contenida en ellos.

La clasificación archivística se ve afectada, en primer lugar, porque esta acti­vidad inicia con la identificación precisa de documentos. La ordenación puede demo­rarse mientras concluye el proceso de identificación del documento, procurando el mayor apego posible a su procedencia orgánica (unidad generadora) y al orden que se le asignó al momento de su creación (el cual, en los expedientes jurisdiccionales, está establecido a través del binomio año­número). Si un expediente jurisdiccional es transferido a un archivo de concentración y carece de la carátula —la cual suele incluir el número y año del expediente— y esta información no es mencionada en otra parte del documento en cuestión, en el archivo intermedio pasarán apuros para poder iden­tificarlo de manera certera. Lo más probable es que se tenga que solicitar auxilio a la unidad generadora o al área encargada de administrar las bases de datos de la institución.

Otro ejemplo de las consecuencias que acarrea la deficiencia de prácticas en­caminadas a la identificación documental en las unidades generadoras, sucede cuan­do éstas omiten foliar cada uno de los documentos que conforman un expediente y, en estas condiciones, es transferido a un archivo de concentración o histórico; en caso de pérdida o deterioro de alguna de sus partes no se podrá precisar cómo y dónde ocurrió la afectación y, por tanto, tampoco se podrá resolver el problema apropiadamente ni hacer un deslinde adecuado de responsabilidades.

Debe recordarse que la información contenida en la documentación custo­diada por los archivos judiciales, es importante por tres razones fundamentales: 1) Es probatoria, al describir eventos y procesos de la gestión jurisdiccional y administrati­va; 2) constituye un testimonio de la evolución jurídica y administrativa de las

Suprema Corte de Justicia de la Nación82

instituciones judiciales; y 3) incluye información sensible, que abarca la intimidad de las personas, así como la referente a derechos y prerrogativas.81

Evidentemente, las cualidades distintivas de la información resguardada por los documentos judiciales deberían erigirse por sí mismas como detonantes para que, desde las unidades generadoras, se establezcan estándares que garanticen la correcta identificación de documentos y expedientes, de manera simultánea a la preservación apropiada tanto del soporte físico como de la información, pues esto permitiría cum­plir con el mandato legal de contar con información íntegra y accesible.

En conclusión, la ejecución de buenas prácticas encaminadas a la preserva­ción de expedientes, articuladas con procedimientos estandarizados de identificación documental, ambas aplicadas desde las unidades generadoras, posibilitan en gran medida la integridad física e informativa documental y, en última instancia, la dispo­nibilidad de la información judicial, de acuerdo con la normativa vigente en materia de transparencia. Como ya ha se ha reconocido en distintos foros sobre archivos judi­ciales, productores de documentos y archivistas deben definir y llevar a la práctica, de manera coordinada, todas las acciones que brinden el mejor tratamiento a los docu­mentos durante todo su ciclo de vida. Esto es, políticas, normas y procedimientos de gestión documental aplicables a todas las unidades encargadas de crear, resguardar y administrar documentación en los poderes judiciales de la República Mexicana.

Referencias

1. Borrell Saburit, A., Cueto González, y otros. Lineamientos para la conserva-ción de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Cuba, 2004. En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm

2. Ley Federal de Archivos, 23 de Enero de 2012.3. Ley General de Protección Civil, 12 de Mayo de 2000. 4. Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, Reglamento del Sistema de Ar-

chivo del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. México, 2009.5. Poder Judicial del Estado de Hidalgo, Manual de capacitación para la ges-

tión documental y la administración de archivos judiciales. Fondo Júrica­CONATRIB­AMIJ, México, 2010.

81 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 14.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 83

6. Poder Judicial del Estado de Hidalgo, Lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos en soporte papel y electrónico. Proyecto financiado con recursos del Fondo Júrica­CONATRIB­AMIJ. México, 2011.

7. Sistema Nacional de Archivos Judiciales, Lineamientos generales sobre con-servación de la documentación que resguardan los archivos Judiciales. Pri­mer Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, 23­25 de Noviembre 2008.

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NORMATIVA EN MATERIA DE ARCHIVÍSTICA JUDICIAL EN EL DERECHO LABORAL BUROCRÁTICO EN EL ESTADO DE MÉXICO

Naím Franco Saucedo*

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece, en su ar­tículo 17, entre otras cosas, que toda persona tiene derecho a que se le admi­nistre justicia por tribunales que estarán expeditos para impartirla.

El citado numeral de nuestra Carta Magna consagra, pues, la garantía de se­guridad jurídica que tiene todo individuo para acudir ante los órganos jurisdicciona­les a que se le administre justicia, cuando se encuentre en alguna de las hipótesis que para tal efecto establezca la legislación.

No obstante, la administración de justicia escapa de la atribución formal que tienen los órganos jurisdiccionales de emitir resoluciones y se ve inmersa en la fun­ción material de administrar.

Al respecto, Carlos F. Matute González señala que:

Etimológicamente, administrar proviene de ad que significa a y ministra-

re, servir, es gobernar, regir, disponer de bienes, ejercer la dirección de la

justicia y jurídicamente, como función del estado (sic), administrar es

* Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje del Estado de México.

Suprema Corte de Justicia de la Nación86

aquella en la que se aplica la ley para la satisfacción concreta de necesida­

des colectivas y que en principio corresponde al Ejecutivo y, por excepción,

a otros entes estatales, como es el caso del Poder Judicial de la

Federación.82

Por su parte, Fermont E. Kast dice que “la administración es la coordinación de hom­bres y recursos materiales para la consecución de objetivos organizacionales, lo que se logra por medio de cuatro elementos: 1) dirección hacia objetivos, 2) a través de gente, 3) mediante técnicas y 4) dentro de una organización”.83

De lo anterior, se coligen elementos indispensables para la administración, el recurso humano, el recurso material y la organización.

Resulta incuestionable aseverar, desde una concepción propia, que el recurso humano es la parte más importante en toda administración, la columna vertebral de ésta, ya que su ausencia haría imposible la materialización de cualquier organización, en la inteligencia de que la sensibilidad exclusiva de los humanos para la solución de problemas no podría ser sustituida de ninguna forma.

Empero, existe otro elemento toral dentro de la administración, el recurso material, el cual es de importancia preponderante para el cumplimiento de la función jurisdiccional; hablamos especialmente de los expedientes.

Según la Real Academia de la Lengua Española, expediente es:

Asunto o negocio que se sigue sin juicio contradictorio en los tribunales, a

solicitud de un interesado o de oficio […] Conjunto de todos los papeles

correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando

de la serie ordenada de actuaciones administrativas, y también de las judi­

ciales en los actos de jurisdicción voluntaria.

Así las cosas, nos atrevemos a aseverar que los expedientes contienen todo el esfuerzo humano vertido, tanto por las partes en litigio como por el personal del órgano

82 Matute González, Carlos F., La modernización administrativa del Consejo de la Judicatura Federal, México, Editorial Porrúa, 2008.83 Citado por Hernández y Rodríguez Sergio, Introducción a la Administración, un enfoque teórico prác-tico, Editorial Mc Graw Hill, México, 1994, p. 5.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 87

jurisdiccional ante el cual se ventila el caso concreto; consecuentemente, al contener el expediente toda la energía proporcionada por la triangulación parte­juzgador­par­te, requiere se le proporcione una atención especial, ya que al ser piedra angular en la administración de justicia es menester brindar a este recurso material toda la impor­tancia debida para su conservación y organización.

En efecto, los expedientes materializan el mundo jurídico procesal en cada caso concreto, es decir, concentra, tanto para el juzgador como para las partes, todas y cada una de las intervenciones de las segundas; así como las actuaciones del prime­ro; a manera de ilustración podemos citar el aforismo Quod non est in actis non est in mundos.84

En este sentido, podemos expresar que el expediente es lo que da vida jurídi­ca­procesal a un conflicto de intereses sometido a la jurisdicción de un órgano juris­diccional; es más que un simple compilado de documentos relativos a un caso parti­cular, es la herramienta principal que emplean partes y juez para caminar por las etapas procesales en un juicio, mismas que se encuentran contenidas en los dispositi­vos legales de carácter adjetivo.

Aun así, es dable preguntarnos si existe en cada uno de los diferentes planos del derecho, tanto en el ámbito federal como en las entidades federativas, la normati­vidad adecuada, suficiente e idónea en materia de archivística judicial.

Pues bien, abordemos una pequeña pero singular parte, del universo de ór­ganos jurisdiccionales en la nación mexicana: el flanco de la archivística judicial, re­flexionemos sobre el tema que nos ocupa y la normativa que se aplica a este fenómeno en materia de derecho laboral burocrático en el Estado de México.

El Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje dirime las controversias que derivan de las relaciones de trabajo, comprendidas entre los poderes públicos del Es­tado de México y los Municipios de esta entidad y sus respectivos servidores públicos, así como las que se suscitan de las relaciones laborales entre los tribunales adminis­trativos, los organismos descentralizados, fideicomisos de carácter estatal y municipal y los órganos autónomos que sus leyes de creación así lo determinen y sus servidores

84 “Lo que no existe en el expediente no existe en el mundo”.

Suprema Corte de Justicia de la Nación88

públicos. Su marco normativo de actuación lo forman, principalmente, la Constitu­ción Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley Federal del Trabajo (de apli­cación supletoria), la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, el Reglamento Interno de la Secreta­ría del Trabajo, el Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitra­je, y la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México; sin embargo, de todo este abanico legislativo se desprende que, si bien se prevé la suerte que corren los expedientes al encontrarse en determinado estado del proceso o en cierta hipótesis procesal, la normativa no se ocupa de manera pormenorizada de la conservación, organización y demás aspectos relativos a los expedientes. Verbigracia, el artículo 616 de la Ley Federal del Trabajo establece:

“Las Juntas Especiales tienen las facultades y atribuciones siguientes: […] V. Recibir en depósito los contratos colectivos y los reglamentos interiores del trabajo. Decretado el depósito se remitirá el expediente al archivo de la Junta”. Otro ejemplo lo encontramos en el Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbi­traje, el cual en su numeral 14 estipula:

La Secretaría General Operativa estará a cargo de un Secretario General

Operativo y tendrá además las facultades y obligaciones siguientes: […]

VI. Vigilar el buen funcionamiento del Archivo y de la Oficialía de Partes

del Tribunal, que se encuentre ordenado y que en forma periódica sea de­

purado y ordenar la destrucción de los expedientes y documentos conteni­

dos en el Archivo del Tribunal, previa autorización de la instancia que

corresponda.

De lo anterior se colige que, efectivamente, existe normativa en materia de archivísti­ca judicial en el área jurídica que nos ocupa; sin embargo, a criterio del que suscribe, aunque bien intencionada, la normativa contenida en el marco legal de la Administra­ción de Justicia Laboral Burocrática en el Estado de México es aún insuficiente, en virtud de que no establece de forma minuciosa los procedimientos y acciones que de­ben llevarse a cabo para la organización y conservación de los expedientes que forman parte del acervo archivístico del Tribunal, ya sea que se encuentren en trámite o en archivo definitivo.

Ahora bien, no debe pasar inadvertido que el artículo 41 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México señala: “Para resolver los

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 89

conflictos que se presenten en las relaciones laborales entre el Estado y sus trabajado­res […] existirá un Tribunal de Arbitraje”; asimismo, el ordinal 184 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios preceptúa: “El Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje es un órgano dotado de plena jurisdicción, conoce­rá y resolverá los conflictos laborales individuales y colectivos que se presenten entre los sujetos de esta ley”. Bajo ese orden de ideas, se advierte que el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje es un órgano dependiente del Ejecutivo del Estado, es decir, sus funciones son formalmente de carácter administrativo; sin embargo, al tratarse de un órgano donde los conflictos sometidos a su conocimiento son seguidos a manera de juicio y sus determinaciones son obligatorias para las partes, entonces, se trata a todas luces de un órgano con funciones materialmente judiciales.

Lo apuntado en el párrafo que precede genera un conflicto no sólo en materia procesal, sino en el ámbito de la administración de justicia, incluyendo, desde luego, el tema relacionado con la materia archivística. La administración pública en el Esta­do de México es regulada por normatividad destinada a velar por los objetivos inhe­rentes a la misma, es decir, a proporcionar servicios a los mexiquenses, función diver­sa a los fines que persigue el Poder Judicial del Estado de México, cuyo fin primordial es el de impartir justicia en el ámbito de su competencia; ello pudiera propiciar con­fusión en la normativa relativa a la justicia laboral burocrática en la entidad, ya que no se puede dar el mismo trato a un órgano de administración pública que a un órgano de la administración de justicia, inclusive en lo tocante al trato de los recursos mate­riales, verbigracia, al manejo que debe darse a los expedientes y archivos que obran en uno y otro órganos.

No obstante, la normativa en el Estado de México, en lo relacionado al tema que nos ocupa, contempla este supuesto y tratándose de expedientes con un valor ju­rídico, como en el caso concreto de los expedientes que obran en el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje, la normatividad administrativa indica que deben tomarse en cuenta los periodos de conservación o prescripción establecidos en la legislación correspondiente. Al efecto, analicemos pues, a manera de ilustración, este fenómeno normativo en el trato de los expedientes, específicamente en el destino final de los mismos una vez que se van al archivo definitivo.

Como se establece con antelación, la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México tiene por objeto, desde luego, normar y regular la administración de los documentos administrativos e históricos de los Poderes del

Suprema Corte de Justicia de la Nación90

Estado, Municipios y organismos auxiliares, y en sus disposiciones generales, entre otras, establece la prohibición de destruir los documentos, a menos que lo determine la instancia facultada para ello y que los documentos administrativos de importancia deberán ser conservados por lo menos durante 30 años.

Asimismo, el dispositivo legal de referencia prevé la creación de un Sistema Estatal de Documentación, con el objeto de establecer los mecanismos necesarios que permitan a los sujetos públicos a que alude la Ley, organizar de la mejor forma el fun­cionamiento de sus archivos administrativos y la investigación y conservación de do­cumentos históricos; asimismo, señala las atribuciones más importantes de dicho sis­tema; de igual manera, establece la creación de un Comité Técnico de Documentación como responsable de la ejecución de las atribuciones del propio Sistema y crea una Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, cuyo objetivo principal es el que ningún documento sea destruido sin un reflexivo análisis, integrado por especia­listas y con la participación del órgano o unidad administrativa que lo haya generado.

Con lo anterior, hemos tocado un punto relevante en el manejo de los expe­dientes, la depuración de los mismos. Si bien es cierto que los expedientes, como lo hemos asentado, forman parte fundamental en un órgano jurisdiccional, debido a que entrañan en su interior la totalidad de un proceso para un caso concreto, también lo es que una vez que tal proceso ha llegado a su conclusión, es decir, que es cosa juzga­da, ese expediente ha cumplido su función principal, para formar parte únicamente de un acervo con propiedades de investigación, de estadística, de consulta, etcétera, y su destino es remitirlo al archivo definitivo; de manera que, antes de que ello ocurra, dicho documento debe ser analizado, con el propósito de establecer si su contenido cobra una relevancia preponderante o si es susceptible de depuración o, en su caso, determinar qué documentos, de los que lo integran, deben conservarse y cuáles pueden destruirse.

Lo apuntado constituye una doble intención, por un lado, la de conservar los documentos que son de valía para las partes y, por el otro, la de atesorar los expedien­tes que por su contenido relevante son de interés para el tribunal, para terceros ajenos a las partes o para fines de consultas futuras.

En ese tenor, a consideración del que suscribe, la depuración de los expe­dientes concluidos es de gran importancia en la archivística judicial, ya que no

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podemos dejar pasar que estas importantes herramientas de la administración de jus­ticia ocupan un espacio físico en los juzgados y tribunales, el cual debe contar con características específicas; asimismo, es innegable que su manejo y conservación re­quieren, en definitiva, atenciones especiales, lo cual implica que deban destinarse recursos materiales, humanos y factor tiempo para lograr tal administración; tampo­co podemos desatender que tales circunstancias se traducen en la necesidad de desti­nar una partida presupuestal para alcanzar los objetivos que persigue la conservación y manejo de los expedientes.

En ese orden de ideas, la normativa en materia de archivística judicial debe prever las hipótesis en las cuales es dable proceder con la depuración de los expedien­tes, es decir, con su destrucción total o parcial, así como los casos en que estos docu­mentos jurídicos deben conservarse.

Pues bien, para abundar en tal fenómeno y retomando el tema de la legisla­ción relativa, el artículo 31 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México estipula la creación de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, la cual se integra por personas expertas en la materia, misma que, entre otras atribuciones, debe coadyuvar en la depuración de documentos, determi­nando cuáles deben conservarse por el término de Ley, cuáles trasladarse al archivo histórico y cuáles destruirse.

Así las cosas, el jueves 15 de octubre de 1998, fue publicada en la Sección Séptima de la Gaceta de Gobierno del Estado de México, el dictamen 1618 de la Comi­sión Dictaminadora de Depuración de Documentos, por el que se establecieron las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentos preliminar y fi­nal, de los acervos de trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y Municipios, incluyendo, desde luego, al del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje.

Al efecto, podemos decir que este Dictamen surge a raíz del crecimiento do­cumental excesivo que presentaban los archivos oficiales, por lo que se hace necesaria la realización de una selección documental debidamente planeada, que encaminará a reunir el máximo de información en un mínimo de documentos. Así, en su articulado establece:

Noveno. Para aplicar correctamente la normatividad y cumplir adecuada­

mente con la metodología indicada en este dictamen, el responsable de la

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custodia de los documentos podrá solicitar a la Comisión Dictaminadora

de Depuración de Documentos la asistencia técnica que para el efecto se

requiera.

Décimo: Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes, como

resultado de los procesos de selección preliminar y final aplicados, no po­

drán eliminarse sin la aprobación de la Comisión Dictaminadora de Depu­

ración de Documentos, que es la única instancia facultada por Ley para

otorgar los permisos al respecto.

Ningún documento podrá ser destruido a menos que, por escrito, lo deter­

mine la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.

Asimismo, la normativa de mérito establece el proceso por el cual deben pasar los expedientes para su destrucción, por lo que se considera menester citar textualmente, en lo conducente, el siguiente artículo:

Décimo cuarto: Para la realización de la selección documental preliminar

de los expedientes de trámite concluido, las unidades administrativas de los

Poderes del Estado y municipios observarán el siguiente procedimiento:

a). Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contado a partir

de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de

aplicar el proceso de selección documental preliminar.

[…]

m). Concluido el proceso de selección documental preliminar, el titular de

la unidad administrativa a la que pertenece el archivo de gestión, solicitará

por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la

revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la elimina­

ción de los documentos extraídos de los expedientes.

De igual manera, cobra relevancia el numeral décimo quinto de la Ley en estudio, que es del tenor siguiente:

DÉCIMO QUINTO. Para la aplicación del proceso de selección documental

final de los expedientes de asuntos concluidos, los archivos de concentra­

ción de los Poderes del Estado y municipios observarán lo señalado en los

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dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de

Documentos, en los Catálogos de Disposición Documental y en el siguiente

procedimiento:

a) La selección documental final sólo se podrá aplicar en los archivos de

concentración y, en su caso, en los archivos históricos.

b) Los archivos de concentración respetarán, invariablemente, los plazos

de conservación precaucional (sic) fijados por los archivos de gestión al

transferir sus expedientes, los cuales deberán estar estipulados en el inven­

tario de remisión correspondiente. Dicho término no excederá de cinco

años, excepto cuando se trate de documentos con valor jurídico, contable o

fiscal, para los cuales se tomarán en cuenta los períodos de conservación

o prescripción que se establezcan en la legislación vigente. Los archivos de

gestión no podrán fijar un plazo de conservación indefinido o permanente

a los expedientes transferidos a los archivos de concentración; ésta es una

facultad exclusiva, por Ley, de la Comisión Dictaminadora de Depuración

de Documentos.

[…]

r) La unidad administrativa integrará un expediente en donde obre el acta

de autorización de eliminación de documentos emitida por la Comisión

Dictaminadora de Depuración de Documentos, así como un ejemplar de

cada uno de los documentos eliminados, el cual deberá de conservarse per­

manentemente en la propia unidad administrativa.

Como se advierte, el aspecto analizado conforma una pequeña parte de la gama de supuestos que debe estudiar la archivística judicial, se trata tan sólo de uno de los casos de los que se ocupa la materia en cuestión; empero, éste nos permite proyectar una muestra de la importancia de la archivística judicial, así como de la enorme rele­vancia que cobra la normatividad aplicada a la especie.

Bajo esa óptica, podemos concluir que la archivística judicial debe caminar de la mano de la normatividad correspondiente, es decir, de su reglamentación, ya sea que se trate de leyes, reglamentos, decretos, dictámenes, o de cualquier norma que tenga por objeto regular la conservación y el manejo del acervo documental procesal en un órgano jurisdiccional, ya que ello permitirá no sólo una mejor organización en

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los órganos jurisdiccionales, sino que ayudará de manera sustancial en la administra­ción de justicia, lo cual, sin duda, será agradecido, no sólo por el personal adscrito, sino por el principio y fin de todo órgano de administración de justicia: los justiciables.

FUENTES CONSULTADAS

BIBLIOGRÁFICAS

1. Matute González, Carlos F., La Modernización Administrativa del Consejo de la Judicatura Federal, Porrúa, México, 2008.

2. Franco Saucedo, Naím. Nombramiento de Actuarios y Secretarios de los Juzgados de Distrito y de los Tribunales de Circuito por el Consejo de la Ju-dicatura Federal. Tesis de grado, Universidad Autónoma del Estado de M éxico, 2011.

LEGISLACIÓN

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.2. Ley Federal del Trabajo. 3. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.4. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. 5. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.6. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. 7. Reglamento Interno de la Secretaría del Trabajo.8. Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje. 9. Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documen­

tos.

FUENTES ELECTRÓNICAS

1. http://www.juridicas.unam.mx/2. http://www.rae.es/rae.html3. http://bonfante.wordpress.com/2007/04/18/expresiones­y­aforismos­ju­

ridicos­latinos/

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SISTEMATIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Y ARCHIVOS EN EL H. TRIBUNAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DE

LA SECRETARÍA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

Pedro Manuel Palacio Sosa*

I. Introducción

Los jefes o directores de archivos deben velar porque se establezcan y manten­gan redes archivísticas de cooperación en los planos local, regional y nacional, utilizando, cuando sea posible, las tecnologías de la información y la comunica­

ción, lo cual permite poner a disposición del usuario una amplia variedad de recursos.

Los sistemas y redes de archivos permiten establecer enlaces que se pueden aprovechar para coordinar los recursos y las actividades de cada miembro y así mejo­rar conjuntamente los servicios que se prestan a los ciudadanos. De esta manera, debe el archivo dar acceso a sus propios recursos y a los de otros archivos y servicios de información.

Sin embargo, para poder llevar a cabo estos proyectos de redes, es necesaria una cultura y conciencia archivística que impulse iniciativas de este nivel. Así también, tras una serie de leyes, normas y reglamentos derivados de la Ley de Transparen­cia y Acceso a la información, ha surgido la necesidad de desarrollar proyectos de

* Jefe del Departamento del Archivo del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje. Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Chetumal, Quintana Roo. México.

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automatización que fortalezcan, a través de la gestión documental automatizada y debidamente estructurada, la eficiencia y la transparencia administrativa, favorecien­do el control interno y la protección del patrimonio documental de las instituciones; asimismo, observando la obligatoriedad institucional a fin de dar cabal cumplimiento a las leyes, reglamentos y directrices en materia archivística y de transparencia que regulan a las entidades públicas de cada Estado y país.

Por tanto, el presente trabajo describe la metodología y técnicas que podrían ser empleadas durante el desarrollo de las actividades y procedimientos del proyecto: Sistematización de los expedientes y archivos en el H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

II. Antecedentes

Tras la creación del Tribunal de Conciliación y Arbitraje, el 24 de marzo de 2011, la entrega­recepción de expedientes y archivos que conformarían este H. Tribunal en­contró que la administración anterior (Junta de Conciliación y Arbitraje) no se había dado a la tarea de organizar y resguardar de manera adecuada dichos expedientes y archivos.

De esto se deriva la necesidad y la oportunidad de realizar el objetivo del proyecto: “Generar e implementar el Sistema de Archivos del H. Tribunal de Concilia­ción y Arbitraje, gestionado por medio de una herramienta tecnológica; estándar, flexible, que permita facilitar el acceso a la información y posibilitar la consulta web de los acervos de los archivos de trámite, concentración, e históricos”.

Entre los objetivos particulares enmarcados se mencionan los siguientes:

— El diseño de un modelo de gestión documental y archivístico del H. Tribunal de Conciliación Arbitraje.

— La implementación y reestructuración de procedimientos archivísticos a tra­vés de labores de consultoría.

— El crecimiento del proyecto en el ámbito estatal, para obtener una excelente cobertura y consulta de los expedientes y archivos concentrados en los De­partamentos de Archivo del Estado de Quintana Roo.

— Formación y capacitación del personal que laborará en dichos Departamen­tos de Archivo.

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III. Desarrollo

Dada la magnitud que supone la puesta en marcha de este proyecto, se determinará iniciar por aquellos subsistemas que por su peso en la administración pública del Es­tado, deberían ser los pioneros en la aplicación de las medidas documentales a que obliga el marco normativo del Estado.

El trabajo debe dividirse en fases, de acuerdo con los objetivos específicos. Esta estrategia permitirá obtener un mejor control de las actividades realizadas por parte de los consultores y trabajadores de los archivos asignados a las tareas de plani­ficar, formar, describir y capturar; lo que requerirá la implantación del proyecto.

Esta tarea debe planificarse e implementarse en fases, las cuales deben em­pezar por los archivos de 2012 hacia atrás; esto para no perjudicar los trabajos que rea­lizará el archivo al mismo tiempo, sin interrumpir las funciones del Departamento.

Las fases pueden dividirse en las siguientes:

1. Fase I. Planificación

La cual tuvo como objetivo decidir de acuerdo con el organigrama y funciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, que internamente sean responsables de apli­car los procesos de reorganización, control y asentamiento de datos del modelo de gestión documental.

Programar las tareas necesarias para alcanzar el objetivo de este proyecto en un “cronograma” que también deberá ser oficializado por un Comité Técnico (que deberá conformarse por personal del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje y la Se­cretaría del Trabajo y Previsión Social).

Esta fase de planificación se debe realizar por medio de reuniones de trabajo con el Comité Técnico, debe proponerse un cronograma de trabajo que convenga a am­bas partes para programar la fecha, el lugar y el tema de discusión de cada reunión.

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2. Fase II. Instalación y capacitación

En esta fase se deben instalar las herramientas y proveer la capacitación en cuanto al uso del sistema a los encargados de generar y gestionar la documentación, para así poder tener todo bajo control y posibilitar el avance.

3. Fase III. Aplicación del modelo de gestión documental

En esta fase se concentrará el material a capturar, conjuntamente con el Comité Téc­nico y se aplicarán las acciones programadas en el cronograma de la fase anterior.

Se llevarán a cabo las acciones según el modelo de gestión documental en los archivos de trámite, lo cual implica una reorganización, gestión y mantenimiento de los procesos de producción documental, una vez establecidos los procesos.

4. Fase IV. Aplicación del modelo de gestión archivística

En esta fase, se llevarán a cabo las labores de consultoría mediante el Comité Técnico y tendrá por objetivo la reorganización y establecimiento de funciones y responsabili­dades de los archivos de concentración e históricos.

5. Fase V. Descripción y captura

Para este punto, los encargados de gestionar la información y los archivos brindarán las herramientas necesarias para llevar a cabo el trabajo de una forma normalizada, transparente y sencilla, las cuales serán oficiales para el tratamiento de todos los do­cumentos generados en el H. Tribunal y los lugares donde se aplicará dicho sistema. Se realizarán, por ejemplo, para el caso de algunas instituciones, instructivos breves de captura de expedientes en el sistema.

IV. Conclusiones

Considerando el desarrollo del presente trabajo, se puede concluir que la colaboración y la cooperación en los archivos nos ayudarán a combinar recursos para obtener resul­tados óptimos y mejorar, en general, los servicios a la comunidad.

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Así también se cree fundamental el desarrollo de una conciencia y una for­mación archivística previa para el personal que vaya a estar involucrado en proyectos de sistematización archivística.

Por otro lado, podrá observarse que la metodología que se establecerá para llevar a cabo las actividades en este proyecto, permitirá dar seguimiento a cada una de las actividades establecidas, logrando con ello:

• Sistematizar en una primera etapa los archivos del año en curso a aplicarse, sea 2012 o el siguiente.

• Profesionalizar al personal de los archivos o expedientes del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de Chetumal.

• Reestructurar los procesos archivísticos implementados. • Dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley de Transparencia, así como

a la normatividad vigente relacionada con los archivos.• Sistematizar las actividades archivísticas, logrando el manejo de grandes vo­

lúmenes documentales, consulta y préstamos inmediatos, procesos claros y definidos para la organización, ordenación, descripción, valoración, transfe­rencias y eliminación documental.

• Unificación de criterios para la captura de la información.

Con la obtención y aplicación de los puntos anteriores, podemos adelantar que este proyecto concluirá exitosamente, por lo que debe considerarse usar la misma metodo­logía de trabajo en la Junta de Conciliación y Arbitraje y la Procuraduría de la Defensa del Trabajo. Sumar esfuerzos y trabajo en el desarrollo de una cultura archivística en todo el Estado de Quintana Roo y en los Municipios, ofertando cursos previos de ca­pacitación en organización de archivos y expedientes a los involucrados.

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LAS HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES

Andrés Bautista Sánchez*

La digitalización es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información, siempre y cuando existan las condiciones e intención de reducir los espacios físicos del resguar­

do de los expedientes.

Plantear problemas de futuro, cuando el presente parece estar determinado por urgencias que requieren atención inmediata, puede ser comprendido como una retórica, como una forma de expresión dentro de la archivística que, con tanta homo­geneidad en la administración documental, pretende orientar la concepción de la rea­lidad y la praxis archivística dentro del contexto histórico, exigiendo la necesidad del manejo de nuevas tecnologías concebidas como necesarias.

Sin embargo, considero que un planteamiento objetivo y práctico pueda tal vez identificar las contradicciones del presente al contrastarlo con un modelo de futuro.

* Tribunal Superior de Justicia del Estado de Chiapas.

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Al presentarles esta modesta reflexión, pretendo resaltar la necesidad de ma­nejar nuevas tecnologías, herramientas digitales indispensables para el quehacer archivístico.

Dentro del marco legal que norma el quehacer de los Archivos Judiciales, con esta aportación quiero complementar los temas planteados en la Segunda Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, celebrado en agosto de 2011, en donde se abordaron temas relativos al Tesauro Jurídico; la aplicación del Moreq 2 a los archivos judiciales; la modernización en la administración de expedientes labo­rales, su digitalización y la necesidad del expediente judicial electrónico en México; la automatización de los procesos de gestión judicial en el Poder Judicial del Estado de Guanajuato, entre otros temas.

En la participación que tuve en la reunión mencionada, comenté que los pro­cedimientos para ordenar los expedientes judiciales resultaban ser mecanismos inci­pientes para la organización, transferencia y depósito final de la información.

Y que desde finales del siglo XX, los archivos se enfrentaron a la incógnita sobre qué podría suceder con el desarrollo de la informática y de lo que, en un primer momento, representó mayor complejidad, utilizar las herramientas digitales orienta­das al trabajo archivístico sobre la administración de la información judicial y el lugar que nos correspondería como archivistas en este ámbito.

De ahí es que me parece indispensable hablar sobre el manejo de nuevas tec­nologías dirigidas al quehacer dentro de la archivística judicial y que nos conduzca a retomar diversos planteamientos de instituciones que han propugnado la utilización de estos elementos.

Para la comprensión y discernimiento de esta exposición, fue necesario reto­mar el estudio de palabras y conceptos clave, como expediente, archivo, digitalización, escáner, sistemas de gestión o administración electrónica de documentos (SGED) y transparencia y acceso a la información pública.

Sin embargo, también representó una exigencia el concretar el uso y las im­plicaciones que trae consigo el concepto de digitalización como una herramienta sen­cilla, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información.

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El Instituto Politécnico Nacional, en su curso “Organización y Conservación de Archivos” en el módulo 6, define a la digitalización como “El concepto de la oficina sin papel que revoluciona el manejo documental de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros”.

Pero, ¿qué es la digitalización documental?, para Docsolutions, desarrolla­dor de software, la digitalización es el proceso de convertir un documento físico o papel, en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres.

El término digitalización hace referencia al proceso de crear imágenes digita­les de objetos, como registros en papel o fotografías, y almacenarlos en soportes elec­trónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad, la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnolo­gía o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

Como podrá observarse, la primera herramienta digital y quizá la más impor­tante, es el escáner, pero, ¿qué tipo de escáner se debe tener para proyectar un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED)?, existe en el mercado una variedad de este periférico, que va desde escáner de alta producción, escáner de cama plana, escá­ner de libros, escáner de planos, escáner de transparencias y escáner de microfilm.

Dentro del marco de la convocatoria de esta tercera reunión nacional, que nos invita a hablar sobre las herramientas digitales, surge una duda que me conduce al análisis: ¿con esta herramienta (escáner) podría estar resuelto el concepto de digitalización?

Mónica María del Rosario Barrera Rivera, doctora por la Universidad Nacio­nal Autónoma de México, en su tesis La digitalización de archivos históricos, el caso de los archivos judiciales federales: 1815-2003, nos permite tener una respuesta sen­cilla a las interrogantes acerca del diseño de un proyecto de digitalización. Según esta autora, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

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Primero, es preciso conocer el procesamiento de imágenes y archivos como elemento fundamental para comenzar después del escaneado (Luego del escaneado hay una variedad de pasos de procesamiento). Tales procedimientos pueden ocurrir en cualquier punto de la cadena de digitalización, desde inmediatamente después del escaneado hasta justo antes de la entrega a los usuarios finales. Los mismos pueden ser modificaciones personalizadas que sólo afectan a ciertos archivos o procesamiento automatizado masivo de todos los archivos —procesamiento por lotes—. Pueden ser operaciones realizadas por única vez o realizadas repetidas veces a medida que se las necesita).

Asimismo y como corolario e instrumento de referencia a las consideraciones de Barrera Rivera, es necesario conocer plenamente conceptos como edición, retoque, mejora, compresión, conversión de formato de archivo, escala, OCR y creación de me­tadatos, que son ejemplos de operaciones de procesamiento de imágenes y archivo.

— Edición, retoque y mejora, incluyen pasos tales como eliminación de patro­nes muaré, eliminación de puntos, eliminación de oblicuidad, aumento de nitidez, utilización de filtros personalizados y ajuste de profundidad de bits. En algunos casos el software de escaneado realiza estos procedimientos. En otros, se utilizan herramientas de edición de imágenes separadas, por ejem­plo, Adobe PhotoShop, Corel Photo Paint, Image Magic.

— Compresión. Algunas veces llevada a cabo por el firmware dedicado del es­cáner o hardware dedicado de la computadora. La compresión también pue­de ser una operación sólo de software, a pesar de que el hardware dedicado es más rápido y se le debería considerar cuando se crean archivos muy gran­des o grandes cantidades de archivos.

— Conversión de formato de archivo. El escaneado original puede no estar en un formato adecuado para todos los usos previstos, por lo que requiere con­versión.

— Escala. Es probable que los escaneados capturados en alta resolución no sean adecuados para la visualización en la pantalla. Con frecuencia se necesita aplicar escala (es decir, reducción de resolución a través de eliminación de bits) para poder crear imágenes para entrega en la Web.

— OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Conversión de texto escaneado a texto legible por medio de una máquina, que se puede buscar o indexar.

— Creación de metadatos. Agregado de texto que ayuda a describir, rastrear, organizar o mantener una imagen.

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Es importante tomar en cuenta el manejo de archivos, porque se refiere a una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los mismos.

Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, se requiere planear muy bien para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. Es importante mantener las líneas de comunicación abier­tas entre el personal técnico y el personal del proyecto durante la etapa de planeación.

Derivado del enunciado anterior, y de manera complementaria y no menos importante, resulta conocer que el seguimiento, bases de datos de imágenes, almace­namiento y mantenimiento, son los pasos que se refieren al manejo de archivos.

— Seguimiento (consideraciones básicas del sistema de archivos). Otro aspecto del seguimiento está comprendido en metadatos.

— Bases de datos de imágenes y otras soluciones de gestión de imágenes (soft-ware especial para organizar archivos de imágenes).

— Almacenamiento (dispositivos y medios). — Mantenimiento (copias de seguridad [backup], migración, preservación y se­

guridad).

Estos conceptos vertidos por Barrera Rivera nos sirven de referencia y base para la reflexión sobre el trabajo tradicional archivístico, ya que para la situación de los archi­vos judiciales y dentro de lo que corresponde a las unidades de Concentración e His­tóricos, además de observarse a éstos como el último eslabón de la cadena en la pro­ducción documental, se requiere del total apoyo de los órganos productores a efecto de poder llevar a cabo el proceso y los procedimientos de la digitalización de los expe­dientes judiciales.

Existe una gran cantidad de documentación depositada en los archivos. Se incrementa día con día y ocupa considerables espacios para la guarda. Esta documen­tación, en un alto porcentaje, ya no tiene uso alguno, pero se conserva simplemente porque no existe una legislación archivística objetiva, de políticas y de mecanismos adecuados para decidir su destino final; es decir, la conservación de los expedientes es indefinida y está determinada por la falta de elementos de carácter normativo, más que por el valor jurídico, histórico o por la trascendencia que pudiera poseer.

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Por ello y para la constitución de un proyecto de digitalización, es necesario desarrollar una serie de normas, tal y como lo establecen los acuerdos generales con­juntos 1/2009, 2/2009 y 3/2009 emitidos por los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, relativos a la transferen­cia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados en los Juz­gados de Distrito, Tribunales Colegiados de Circuito y los Tribunales Unitarios de Cir­cuito, respectivamente, en donde se observa que los expedientes bajo resguardo de este Alto Tribunal, al momento en que entraron en vigor estas resoluciones generales conjuntas, las llevaría a cabo el proceso de digitalización y en el caso de los expedien­tes que se generaran en esas áreas jurisdiccionales, serían estas últimas quienes reali­zarían esta conversión analógica.

Actualmente, en los Poderes Judiciales, el solo hecho de realizar las tareas de análisis y de depuración de expedientes representa para los órganos productores un verdadero problema, toda vez que tienen que destinar profesionales en la materia y como esta actividad se realiza posterior a su producción, tiene como consecuencia posibles eliminaciones de documentos con valor por falta de criterios, ya que personas ajenas al momento eliminarían lo que nunca produjeron y lo harían con criterios des­fasados, situación que no es nada agradable para los responsables de los órganos pro­ductores, porque es bastante conocido que dentro de la impartición de justicia lo más recurrente es el constante cambio de adscripción de los titulares de los órganos jurisdiccionales.

Concretamente, tras haber concluido la expurgación de los expedientes, la depuración consiste en seleccionar los documentos que reúnan las mejores condicio­nes de testimonios e información, según los criterios de valoración antes expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), es decir, el archivo his­tórico o bien sean dados de baja.

La atención que se le dé a estas fases es de vital relevancia y responsabilidad, ya que si se realizan erróneamente se puede caer en la irreversible eliminación de uni­dades documentales con elementos de valor secundario o histórico, lo que provocaría una lamentable pérdida del patrimonio de la humanidad: los archivos históricos.

Retomando el tema de las herramientas digitales aplicadas al trabajo archi­vístico, hago hincapié que para el establecimiento de un proyecto de digitalización de los expedientes judiciales, se requiere de una verdadera revolución de la cultura

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informática en todos los niveles de la estructura laboral de los órganos jurisdicciona­les, partiendo del hecho de que se es necesario contar con una serie de elementos (herramientas) y conocer las cualidades y ventajas que éstas proporcionan; que el factor humano acepte y adopte el cambio tecnológico y se logren resultados positivos en el uso y explotación de las herramientas digitales.

Cuando menciono el concepto de una revolución en la cultura informática, me refiero a que los individuos involucrados en el proceso o cadena de producción de expedientes, entendamos los siguientes conceptos: registro de entrada y salida de co­rrespondencia; identificación de documentos de archivo; uso y seguimiento; clasifica­ción archivística por funciones; integración y ordenación de expedientes; descripción a partir de sección, serie y expediente; transferencia de archivos; conservación de ar­chivos; prevaloración de archivos; criterios de clasificación de la información y audi­toría de archivos. Conceptos establecidos en el artículo 18 de la Ley Federal de Archi­vos, así como los establecidos en el artículo 19 de la citada ley.

Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consul­ta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localiza­ción expedita de sus archivos, por lo que deberán de contar, al menos, con un cuadro general de clasificación archivística; catálogo de disposición documental; inventarios documentales general, de transferencia y de baja, así como una guía simple de archivos.

Por experiencia propia, puedo decir que existe una gran resistencia a elabo­rar los instrumentos de control, y cada órgano productor genera, a su buen entender, los controles que considera apropiados, pero éstos no son adecuados para la correcta actividad archivística, mucho menos sirven como documentos fuentes en la alimenta­ción de datos en los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (SGED).

Estos documentos tienen cualquier característica, menos la de un inventario de transferencia que permita a los responsables de los archivos de concentración con­servar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia do­cumental, conforme al catálogo de disposición documental y, como es de todos cono­cido, la vigencia documental sirve para elaborar los inventarios de baja y de transferencia secundaria.

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Por tanto, se tiene la impresión de que estos datos no son importantes para los órganos productores y es imposible, aun contando con un sistema automatizado, obtener las vigencias cuando estos datos no son alimentados en el momento de su captura o su ingreso al archivo.

Mónica María del Rosario Barrera Rivera recomienda que para llevar a cabo un proyecto de digitalización, se requiere establecer un equilibrio entre las necesida­des de los usuarios reales y potenciales, la infraestructura tecnológica utilizarse en el proyecto y los recursos financieros y humanos disponibles, además, las posibilidades tecnológicas de las estaciones de trabajo y dispositivos de captura de imágenes como:

— Escáneres o cámaras digitales.— Sistemas operativos (software de gestión documental). — Memoria interna.— Almacenamiento. — Calidad de visualización.— Capacidad de las redes. — Velocidad.

María Teresa Bermúdez Muñoz, en su artículo “Guía para digitalizar documentos”, recomienda, entre otras cosas, que un proyecto de digitalización requiere la participa­ción de productores o generadores de la información, archivistas e informáticos, de manera que debe establecerse claramente, desde el principio del proyecto, la respon­sabilidad de cada uno de los participantes.

Asimismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases dife­rentes, pero estrechamente ligadas entre sí:

1. Fase archivística: que es la reparación y conducción de la digitalización de documentos, según las reglas archivísticas.

2. Fase legal: que es el cumplimiento de las prescripciones legales para garanti­zar el valor de prueba de los documentos digitalizados.

3. Fase tecnológica: que es la identificación y aplicación de un cierto número de reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.

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Con respecto a este último punto, que se refiere categóricamente a las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico, María Teresa Bermúdez Muñoz recomienda que en esta materia se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

La selección del sistema adecuado a los objetivos del sistema; los estándares tecnológicos; el acceso a las imágenes y a los índices de datos; la calidad de las imáge­nes; la funcionalidad del sistema; la protección de la información digitalizada; el con­trol del acceso; la evolución de las tecnologías de la información y las auditorías.

Para atender estas recomendaciones, se tomó como ejemplo la ficha técnica de Dokmee, software de gestión de documentos que contempla los siguientes aspectos:

Almacenamiento y gestión de cualquier tipo de archivo visualizador de imá­genes: TIFF, PDF, JPEG, GIF, BMP; digitalización como TIFF o PDF con cualquier fuente de TWAIN; flujo de trabajo integrado; gestión de correo electrónico; registro de auditoría Conveniente para arrastrar y colocar archivos y carpetas a y desde Win­dows; impresora virtual que imprima como PDF desde cualquier aplicación multini­vel de búsqueda y recuperación; búsquedas de texto completo; envío de correos elec­trónicos con archivos directamente desde el software gestor de documentos; anotaciones y redacciones.

Para alojar el sistema de gestión de documentos se requiere de un servidor de red para el almacenamiento de las imágenes. Se requerirá también de computadores personales y éstos dependerán de la cantidad de estaciones de trabajo que se preten­dan instalar.

Para proteger los documentos digitalizados de una forma adecuada, será necesario:

— Adquirir soportes y tecnología de registro y almacenamiento de alta calidad.— El control de la cantidad de los datos almacenados en el soporte. — La protección del soporte conservándolo en condiciones ambientales ade­

cuadas.— Generar respaldos de la información documental de forma periódica, utili­

zando formatos homogéneos en los datos y la documentación, procurando establecer un solo medio de respaldo electrónico, por ejemplo, los discos compactos no regrabables, discos duros externos, etcétera.

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Finalmente, por lo sensible de los datos contenidos en los expedientes judiciales, es recomendable asegurar la confidencialidad de la información mediante un control del derecho y del procedimiento del acceso, el cual debe darse sobre el lugar donde se produce la digitalización, los equipos y los programas que se van a utilizar. Es decir, que deberá regularse el acceso a las instalaciones de cómputo, los archivos, los datos, procesos o servicios del sistema por parte de usuarios y establecer el rango de acción de cada usuario.

Es recomendable establecer diferentes niveles de acceso de acuerdo con las necesidades de los usuarios y determinar si el acceso se va a dar por medio de pala­bras, nombres o números claves, tarjetas, firmas, voz, etcétera. Asimismo, se llevará un registro histórico de todos los usuarios que acceden a la información digitalizada.

Por seguridad, el control del acceso electrónico se deberá realizar a través del sistema de gestión electrónica de documentos que se adquiera, mientras que para el control físico se podrá plantear la necesidad de adquirir un sistema cámaras de vi­gilancia digital con la posibilidad de observación vía internet.

Un resumen de las Herramientas Digitales aplicadas en el trabajo archivísti­co orientado a la Digitalización de Expedientes Judiciales, sería el siguiente:

Hardware: — Dispositivos de escaneado.— Monitores de alta resolución. — Terminales de trabajo.— Periféricos. — Servidores y dispositivos de almacenamiento.— Impresoras.

Software:— Sistema operativo, soporte de networking, servidor, gráficos, paquetes de

programación.— Escaneado, edición de imagen, visualización, gestión de color, control de ca­

lidad.— Creación de derivados. — Gestión de archivos, gestión de circulación de trabajo (work flow).— Indexación, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), estructuración. — Sistema de gestión de bases de datos.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 111

Otros equipos y suministros:— Soportes, bastidores, luces, lentes para copias.— Equipos y suministros de control de calidad. — Suministros habituales de oficina.— Medios de almacenamiento, papel, cartuchos de tinta. — Documentación, manuales técnicos, publicaciones de referencia.

Una vez expuestos los conceptos sobre las herramientas necesarias para la digitaliza­ción de los expedientes, puede reseñarse de manera sucinta que el proceso de digita­lización se inicia con la limpieza de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original foliando los documentos.

Cuando los documentos están preparados, se pasan por el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica, las imágenes e información en ellos contenidos.

Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente; el resultado de la digitali­zación es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla o en­viar por correo electrónico.

Finalmente, la digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y renta­ble para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en for­ma de imágenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cual­quier computadora con el agregado de la reducción de costos, ya que el costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede inte­grarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.

El beneficio más determinante en la digitalización de documentos es la re­ducción del espacio físico destinado al archivo de expedientes, el cual es sustituido por un equipo de almacenamiento que tenga la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información, siempre y cuando se eliminen los documentos sin valor adminis­trativo, legal, fiscal, jurídico e histórico.

Suprema Corte de Justicia de la Nación112

Para terminar, es importante señalar que para alojar 14 000 expedientes in­tegrados con 350 000 hojas de actuaciones judiciales, se requieren 7 anaqueles con 35 entrepaños que ocupan un espacio de cuatro metros cuadrados o nueve metros cúbi­cos, en tanto que 350 000 imágenes caben en 13 dvd de 4.7 gigabytes.

113

EDIFICIOS PARA LA PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS

Mercedes Gómez-Urquiza de la Macorra*

El edificio del archivo histórico de Colonia,85 Alemania, construido en 1971, fue pionero en el control climático sin aire acondicionado.Detrás de la fachada de granito se construyó un espacio y luego una pared de

tabique enmarcada por un marco de concreto, inspiración de los antiguos muros an­chos de una vara.

* Especialista en conservación de colecciones.85 Requiem for the Cologne City Archive, The Cologne City Archive 1971-2009,http://www.conservationphysics.org/koeln/koeln01.php

Suprema Corte de Justicia de la Nación114

Con ventanas verticales a manera de troneras para favorecer la ventilación.

En marzo de 2009 el edificio de seis pisos colapsó, junto con dos edificios de departamentos adyacentes, donde murieron dos personas. El personal logró ser evacuado.

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PRINCIPALES CAUSAS DE DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS EN EL SIGLO XX(excluyendo los conflictos armados)

N = 888 ÁFRICA58

ASIA76

EUROPA716

NORTEAMERICA

8

PACÍFICO3

SUDAMERICA Y CENTRAL

27

fuego, accidentalfuego, criminalinundación, de fuerainundación, internaterremotootras causas naturalesdesórdenes civilesterrorismo

%5

10113--

110

%14475

1218-

%13151571-90

%63-

1325----

%--------

%301122-

11---

II. Reglas básicas para la construcción o remodelación de un edificio a fin de albergar un acervo cultural

— La construcción debe ser un contenedor estable para los acervos.

Emplazamiento y superficie del terreno:— El terreno seleccionado debe ser seco, que no se inunde, alejado de vecinda­

rios peligrosos que presenten riesgos de incendio o de explosión. No debe localizarse en las proximidades de instalaciones que emitan gases, humos, gasolineras, ni en zonas contaminadas, como las industriales.

— Debe ser fácilmente accesible para el transporte de cualquier tipo.

1. Función principal— El edificio que albergue un archivo debe garantizar la preservación del acervo

documental.— La construcción debe ser un contenedor estable para los acervos.

La mayor parte (90%) del valioso contenido del archivo quedó enterrado en las ruinas.

I. Surgen las preguntas

¿Pudo haberse prevenido el colapso?, ¿Se construyó un edificio muy pesado y fue so­brecargado de peso?, ¿Fue inapropiado el terreno?, ¿Fue error de los ingenieros pasar por alto una debilidad estructural?

Suprema Corte de Justicia de la Nación116

Hay varias opciones:— Que se encuentre localizado ya en un edificio.— Que se pueda elegir el lugar. — Que se vaya a construir el local.

2. Construcción— Las construcciones antiguas, históricas o artísticas requieren adaptaciones

que no afecten las estructuras históricas y que puedan ser eliminadas con posterioridad sin afectar el inmueble registrado, sus espacios, vanos, decora­ciones etcétera.

— En las construcciones recientes y nuevas la función debe ser prioridad sobre el diseño arquitectónico.

Ubicación dentro del edificio:— Al centro.— En áreas que colindan con el exterior.

Nivel:— Sótano.— planta baja. — 2o. nivel.

Orientación:— Norte (mejor en el hemisferio norte sin insolación o asoleamiento directo).— Sur. — Este.— Oeste.

3. Conocer el archivo, componentes y estado— Tipo (archivo histórico, medio, de trámite, mixto).— Cantidad y crecimiento (proyección del aumento, depuración). — Repartición (si hay más de un local, porcentaje en cada uno).— Organización (mobiliario: estantería, gavetas). — Composición (tipo de papel, materiales agregados).— Formato (s). — Sensibilidad (al agua, a un nivel de humedad, a variaciones de humedad,

iluminación, polvo).— Estado material en general.

Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 117

4. Edificio— Localización (por ejemplo, zona urbana, zona sísmica, región climática).— Sitio (plano, en pendiente, jardín, otros edificios). — Orientación (relación con las lluvias, con el viento, con la trayectoria del sol).— Arquitectura (planos, metros cuadrados). — Estado: (estructura, grietas, filtraciones, etcétera).— Techumbre (forma, materiales, drenaje de agua, impermeabilización, tube­

rías, pendiente, goteras, mantenimiento adecuado o no). — Muros (materiales, estado).— Aberturas (número, orientación con respecto al viento y al sol). — Drenaje (natural, artificial, proximidad desagües, etcétera).— El terreno debe ser seco, que no se inunde. No debe localizarse junto a insta­

laciones que emitan gases, humos, gasolineras, estacionamientos, ni en zo­nas contaminadas como las industriales.

— La superficie del terreno debe permitir un crecimiento futuro, es decir, como mínimo duplicar su capacidad.

— La construcción debe ser de mampostería y ser un contenedor estable para el acervo.

— Sin ventanas, ni tragaluces. Tapiar o colocar filtros (de radiación UV; invisi­bles de madera, persianas).

— Recubrimiento de materiales de construcción porque liberan polvo dañino (pintura acrílica o vinil­acrílica de base acuosa).

— Pisos recubiertos con loseta cerámica no porosa, de color claro (para poder detectar a tiempo cualquier anomalía: insectos, polvo, etcétera).

— Que el edificio no tenga humedades o agua, en el techo, en el piso o en las paredes del local.

— Que no existan instalaciones hidráulicas e hidrosanitarias en el interior del depósito (tuberías, registros, desagües).

— Sin grietas o cuarteaduras. — No usar extensiones o sobrecargar las conexiones existentes.— Revisar periódicamente el sistema eléctrico. — No emplear recubrimientos de fibras, como son cortinas, papel tapiz, alfom­

bras, duela, lambrín y otros acabados que atrapan polvo y son inflamables.— Sistema de aire acondicionado o aire lavado.

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El archivo Realy General de Navarra.

El Archivo Nacional de Australia usa fosas circulares rellenas de piedra en su edificio Darwin, facilitando el drenaje del agua del edificio. El agua que cae del techo entra en las fosas y es drenada vía canales subterráneos.

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5. Circulaciones— Llegada­salida y transferencia.— Descarga (bahía de ingreso, recepción, desinfección, rampas de acceso). — Organización, depósitos, bodegas, talleres.— Las circulaciones planas o con inclinación de 6 a 5 metros.

6. MobiliarioDebido a que los muebles de madera generan vapores dañinos, son susceptibles al ataque de insectos, absorben y liberan humedad y ácidos, se requiere de un mobiliario de las siguientes características:

— Estantería metálica específica recubierta con pintura horneada.— Anaquel más bajo a 15 cm del piso. — Separar estantería de los muros, para ventilar.— Considerar muebles para guardar bienes extendidos (planeros horizontales)

u otros objetos.

7. Condiciones ambientalesA. Temperatura (t) y humedad ambiental (relativa hr)— Control de los niveles temperatura entre 18º y 21º C, si hay personas traba­

jando dentro; entre 12º­16º C, si no hay nadie dentro.— Humedad entre 45­55% (intermedia) para poder conservar la estructura

flexible del papel, evitar que aumente por arriba de 60%.— Ventilación adecuada. — Control de las fluctuaciones de T y HR.— Cuidar las horas al amanecer y al ponerse el sol (dejar encendido el sistema

de acondicionamiento).

8. Control de contaminantes— Sistema de aire filtrado.— Mantener puertas y ventanas cerradas. — Evitar generadores de contaminantes en interiores: concreto aparente, pin­

turas de aceite, mobiliario de madera, cartón, piso vinílico.— Evitar fotocopiadoras en depósitos de acervos. — Instalación de filtrado de aire, de localizarse el depósito en un sitio contami­

nado.

Suprema Corte de Justicia de la Nación120

9. Erradicar la luz solar (puertas, ventanas, tragaluces)— Que la iluminación no sea excesiva (150 luxes máximo).— Filtros o lámparas de baja emisión de UV. — En bodegas proteger el acervo guardándolo en cajas (100 luxes máximo).— Mínimo 1 m de distancia de los acervos.

CARACTERÍSTICAS CONSTRUCTIVAS DE DEPÓSITOS DOCUMENTALES

Inmueble

LocalizaciónTerreno sin riesgos potenciales, inundaciones, contaminación industrial, proximidades de gasolineras, negocios de comida, vandalismo, etc.

SuperficieCapacidad para crecer en relación a la tasa de crecimiento (¿duplicar?)

Subsuelo Resistir el peso de estantería y documentación

espacios

Personal

Locales para acervo documental

Locales para trabajo técnico y organizacional

Locales para oficinas

Local para seguridad

Local para maquinaria especial

Servicios: baños, bodegas, limpieza, lockers, cocineta, etc.

Usuarios

Vestíbulo, baños

Módulo de acceso a la información

Sala de consulta y lectura

Común Estacionamiento

Puertas que sellen

Personal, Usuarios

Acceso puede ser independiente

DocumentosBahía para vehículos y con rampa para la documentación

AzoteaMantenimiento de impermeabilización y limpieza de bajadas de agua

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CARACTERÍSTICAS CONSTRUCTIVAS DE DEPÓSITOS DOCUMENTALES

Depósito documental

ConstrucciónTabique o mampostería o concreto armado, u hormigón 0.70 m sobre el nivel de calle en lugares con posibilidad de inundación, 0.30 m en otros sitios

ParedesRecubiertas o pintadas con pintura blanca acrílica o vinil­acrílica de base acuosa

Techos

Constructiva Losa con inclinación 12%

Acabado interiorRecubierto o pintado con pintura blanca acrílica o vinil­acrílica de base acuosa

Pisos Recubiertos con loseta cerámica de color claro liso

Puertas Metálicas, corta­fuego

Ventanas N O

Tragaluces o domos N O

Puertas corta fuego86

86 http://batifeusud.chez­alice.fr

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INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

Instalaciones

Hidráulica e hidrosanitaria NO dentro de depósitos documentales

Controlambiental(deteccióncontrol)

Humedad

45­55% (+­5%) HR

Sistema o humidificadores o deshumidificadores

Temperatura

Con personal dentro

18°­21° C

Sin personal 12°­16° C

Ventilación

Aire lavado o aire acondicionado

Ventiladores de techo o pie

Puertas o ventanas abiertas NO

Iluminancia

Fuera de cajas 100 luxes máx.

Dentro de cajas 150 luxes

Luz solar NO

Eléctrica

Aparente, entubada y en buen estado

Lámparas

Fluorescentes de bajo consumo con difusores y filtros de UV

Sobre pasillos

Mínimo a 1 metro de la documentación

De seguridad

Detección de agua Alarma de agua

Contra incendios

Detección­extinción (humo y/o calor)

Gases halogenados o, agente limpio o, inergen o, gases inertes

Extintores portátiles

Vigilancia

Equipo movimiento, robo (sensores, cámaras, monitores)

Local equipado para el personal

Especiales

Montacargas para edificios 500 kg

Montacargas para depósitos 150 kg

Pararrayos

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Mobiliario

EstanteríaFuerte separada de muros metálica c/pintura horneada

Tradicional

Anclada entre sí y a muros Pasillos entre estantes de .80 m Pasillos de circulación 1.50 m mín.

CompactaPasillos de circulación 1.50 m mín.

Planero o cajonera Metálico c/pintura horneada

Materiales contraindicados

MaderaTela

Archivo del Consejo de la Judicatura.

Suprema Corte de Justicia de la Nación124

TABLA 5. CLASES DE FUEGO Y AGENTES EXTINTORES

CLASES DE FUEGO DESCRIPCIÓN

Fuegos en los combustibles sólidos (madera, cartón, papel, plástico, tela, etc.)

Fuegos en líquidos inflamables y gases (grasas, pinturas, ceras, asfalto, aceites, etc.)

Fuegos en materiales, instalaciones o equipos con corriente eléctrica (motores, transformadores, cables, tableros

interruptores, etc.)

Fuegos en metales combustibles (fuegos químicos), (magnesio, titanio, potasio, sodio, zirconio, uranio, etc.) Son

los menos frecuentes.

ACUOSOS ESPUMAS DIÓXIDO DE CARBONO

POLVO QUÍMICO

SECO

GASES SUSTITUTOS DEL HALÓN

SI SI NO SI SI

NO SI SI SI SI

NO NO SI SI SI

AGENTES EXTINGUIDORES ESPECIALES

10. Agentes extintores gaseososNitrógeno. El mejor de los efectos extintores de todos los gases inertes no tóxicos.87

Argón.Gas noble, no establece composición alguna ni combinación con algu­na otra sustancia.

87 http://www.wagner­es.com/lucha­contra­incendios/productos/nuestros­medios­de­extincion­gaseosos/ index.html?L=5; agosto 2012.

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FM­200.Medio químico de extinción. Se puede utilizar a modo de sustituto de hidrocarbonato halogenado.

Novec 1230. Elevada eficacia extintora, baja concentración de agente extintor. — El polvo químico seco sólo puede emplearse cuando la totalidad del acervo

está dentro de cajas cerradas. — El agua no se recomienda porque después hay que lidiar con un acervo mojado.

11. Apoyo a instalaciones de seguridad y especiales— Extintores portátiles para fuego A, B y C, que no dejen residuos, usar gases

halogenados, señalización y ubicación adecuadas.— Alarma de fuego con detectores de humo y sistemas de extinción automáti­

cos, que actúen por zonas.— Puertas corta­fuego; ancho mínimo 1.80 m y altura de 2.40 m. — Alarma contra robo.— Alarma de agua (especialmente en depósitos con riesgo de inundación). — Montacargas para edificios con mayor capacidad (500 kg) y dentro de depó­

sitos con menor capacidad (150 kg).

12. Planes de prevención y respuesta urgente en caso de siniestros o desastres o plan de urgencias88

Es un documento resultante del desarrollo de un proceso cuidadoso que provee el potencial de prevenir y reducir el posible riesgo, daño o pérdidas de vidas, así como para mitigar o aun prevenir, con rapidez y eficiencia, la pérdida de colecciones y edifi­cios en una situación de urgencia o desastre.

Dos grandes grupos de deterioros:

1. Deriva en la pérdida total o en pérdidas significativas de los documentos o la información:

— Incendios, terremotos.— Inundaciones. — Plagas, robos, vándalos.

88 El tema de Planes de Prevención y Respuesta Urgente en caso de siniestros o desastres, o Plan de Ur­gencias, fue incluido en esta conferencia a solicitud de la directora general del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, Diana Castañeda Ponce.

Suprema Corte de Justicia de la Nación126

— Guerras.

2. Pérdida de propiedades que dañan de manera progresiva y acumulativa, acortándole la vida:

— Contaminantes.— Radiaciones. — Humedad y temperatura.— Intrínsecas (por materiales y procesos de fabricación). — Sistemas o métodos de guarda y manejo.

Los objetivos del plan son:— Identificar desastres potenciales y evaluar la vulnerabilidad en el riesgo.— Identificar los bienes y establecer prioridades para los mayores esfuerzos de

respuesta.— Instrumentar medidas para mitigar los efectos de los desastres, incluyendo

preparación o capacitación (entrenar al personal en el uso de extintores) o, por ejemplo, instalación de detectores de humo.

— Desarrollar medidas de respuesta para salvar la colección de acuerdo a los distintos tipos de desastre.

Desarrollar planes de contingencia para recuperarse del desastre y volver a la opera­ción normal.

13. Sugerencias para el contenido del plan1. Hoja informativa sobre urgencias: Síntesis de los pasos a realizar, núme­

ros: emergencias de la policía; bomberos, rescate (ERUM), protección civil, Cruz Roja, etc. (se debe actualizar periódicamente).

2. Introducción: su propósito. 3. Plan de comunicación: (organigrama de teléfonos).4. Prioridad de los bienes de entre toda la colección: lista con localización. 5. Estrategia de prevención y protección: simulacros, prueba periódica del

equipo y revisión de instalaciones.6. Lista de control de las acciones por realizar previas a un desastre anun­

ciado (erupción, inundación, huracán) incluyendo la designación de res­ponsabilidades para esas acciones.

7. Instructivo para la respuesta y recuperación: síntesis de los pasos a seguir para salvaguardar los bienes. Resumir los procedimientos para cada uno de los riesgos potenciales.