05/01/23

UNIVERSIDAD LISANDRO ALVARADODECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA COORDINACIÓN DE POSGRADO

Carlos Primera Lealcprimera@ucla.edu.veTwitter:@sinergiadcyt

http://gerenciaycomplejidad.blogspot.com

05/01/23 C.Primera

AGENDA

• Introducción.

• Agenda de reunión de trabajo.

• Proceso: elaborar agenda.

• Proceso: difundir agenda a los invitados.

• Proceso: ejecutar reunión de trabajo según agenda.

• Proceso: evaluar agenda.

• Conclusión.

• Referencias Bibliográficas.

05/01/23 C.Primera

INTRODUCCIÓN

Las reuniones de trabajo constituyen una actividad

fundamental en las organizaciones modernas porque

en ellas se informa o se toman decisiones que

enrumban, a las organizaciones, hacia el éxito o el

fracaso. Lo cierto es que para bien o para mal, las

reuniones reúnen la inteligencia colectiva

organizacional para tomar las decisiones requeridas,

con base en la información, el conocimiento y la

experiencia de sus empleados de una manera general,

o de los miembros de un equipo, en forma particular.

La piedra angular de la reunión de trabajo es la

agenda.

ElaborarAgenda

CambiosSugeridos

Objetivo Reunión

InformaciónLogística

DifundirAgenda

AInvitados

Agenda

Agenda Tópicos AgendaEjecutar

Reunión de

trabajo según

agenda

Agenda

EvaluarAgenda

Agenda

AgendaEvaluada

EVALUACIÓNREUNIÓN

EJECUCIÓNREUNIÓN

PLANIFICACIÓNREUNIÓN

PROCESOS REUNIÓN DE TRABAJO

AGENDA DE REUNIÓN DE TRABAJO, SUS PROCESOS Y RELACIONES

Fuente: Autor (2015).

• Especifica el objetivo de la reunión, las actividades a realizar o tópicos a tratar y su duración.• Indica la persona que lidera la reunión, según la actividad a realizar.

• Partiendo de los tópicos a tratar se elabora la lista de invitados y la metodología para la ejecución de la reunión. Además, Permite determinar los recursos físicos, de información y alimentación requeridos antes y durante la reunión, facilitando la elaboración de un plan para la logística.

• Tomar en cuenta información de la agenda evaluada de la reunión pasada para hacer los cambios que sean pertinentes.

• Si es necesario, incorporar tópicos sugeridos por personas involucradas. La elaboración de la agenda está inmersa en el proceso de planificación de la reunión y es llevado a cabo por el líder de la reunión o quien la convoca.

PROCESO: Elaborar Agenda

• Los invitados son el corazón de la reunión porque aportan la inteligencia, el conocimiento y la experiencia que requieren los tópicos que se tratarán en la reunión.

• Invitar con suficiente tiempo de antelación, suministrándoles la agenda y la información que deben conocer para la reunión.

• Debe indicarse, a los invitados, qué se espera de ellos durante la reunión.

• Con la prudencia del caso y de una manera planificada, se debe enviar a los invitados, recordatorios de la reunión.

• Este es un subproceso, en el proceso de planificación de la reunión.

PROCESO: Difundir agenda a los invitados

• El santo grial de las reuniones de trabajo es lograr el objetivo propuesto, optimizando el uso de los recursos para lograr una reunión eficiente.

• La reunión eficiente es la prueba de fuego de la agenda y por supuesto, su éxito dependerá de la habilidad del líder en la conducción de la reunión.

• La agenda le indicará qué tratar, cuándo hacerlo, quién conduce la reunión y cuándo concluir. Cuando ocurren situaciones no previstas, la agenda puede ayudar a reconducir la reunión hacia el objetivo.

• Durante este proceso la agenda comparte su rol protagónico con la minuta de la reunión, documento éste, en el cual se registran los acuerdos y sus responsables.

PROCESO: Ejecutar reunión de trabajo según agenda.

• Concluida la reunión es necesario evaluarla y la agenda, entre otros elementos, también debe ser valorada.

• La idea es determinar si funcionó o no la agenda; en cualquier caso, determinar el por qué.

• La información de la agenda evaluada debe alimentar al proceso de elaboración de la próxima reunión para contribuir a modificar o mejorar los procesos asociados a la creación de la agenda de reunión.

PROCESO: Evaluar agenda.

La agenda es fundamental para el éxito de la reunión de trabajo; el conocer sus procesos asociados y cómo ellos se relacionan, permite asegurar que cada agenda futura va a ser mejor que la anterior, logrando así un proceso de mejora continua que impactará positivamente a la mejora continua de las próximas reuniones.

CONCLUSIÓN

Primera C. (2015). Agenda de la Reunión de Trabajo: procesos y relaciones asociadas. Disponible en: http://gerenciaycomplejidad.blogspot.com/2015/09/agenda-de-la-reunion-de-trabajo-sus.html Fecha de consulta: 12/09/2015.

Schwarz R. (2015). How to Design an Agenda for an Effective Meeting. Disponible en https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting Fecha de Consulta 30/08/2015.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS