Plataforma SocialGuía de Mejores Prácticas para su Adopción

4. Mantenimiento3. Lanzamiento2. Pre-Lanzamiento1. Planificación

1.1 Planificar para el cambio

1.2 Involucrar a la dirección para ganar tracción

1.3 Delinear una cultura interna que facilite el atrevimiento

1.4 Dimplomacia social: identificar a los embajadores

1.5 Designar (¡invertir en!) un Community Manager

2.1 Work & social: encontrando el equilibrio adecuado

2.2 Un comienzo suave

2.3 Mandos medios: manten las barreras elevadas

3.1 Establece reglas de uso

3.2 Ahora sí ¡con bombos y platillos!

4.1 Impulsa la generación de contenidos

4.2 Migra las cadenas de emails

4.3 El cambio requiere persistencia

4.4 La adopción puede ser divertida

4.5 Diseña un programa de educación continuo

4.6 Escucha para retroalimentarte

4.7 Maximiza el aprovechamiento de las métricas

4.8 Enfoca hacia las áreas funcionales

Índice

1. Planificación

Negocio

Personas

TecnologíaRedSocial

Planificar para el cambioLa implementación de una red social corporativa no es solo un proyecto tecnológico, es una iniciativa de gestión del cambio.

Por eso, para tener éxito, es necesario tener en cuenta los aspectos mentales (el negocio), físicos (la tecnología) y emocionales (las personas) que dicho cambio trae consigo.

Trabajar sobre estos tres componentes con el foco puesto en ayudar a las personas a trabajar mejor juntas y cumplir sus objetivos de negocios pondrá a la red social en el centro de la escena, convirtiéndola en in componente integral de la cultura de la organización.

1.1

Involucrar a la dirección para ganar tracciónEn ocasiones no resulta sencillo contar con el protagonismo de la alta gerencia, pero cuando se logra realmente vale la pena. Su participación seguramente genere interés e incremente el uso de la herramienta.

Identifica aquellos ejecutivos que, independientemente de sus edades y cualificaciones, interpretarán más rápidamente las ventajas de la herramienta, focaliza en mostrarles los beneficios que podrán obtener con la implementación y capacítalos para que participen activamente.

Las posibilidades de lograr una implementación exitosa, con alta adopción y mantenimiento a lo largo del tiempo son directamente proporcionales a la cantidad de altos ejecutivos que se encuentran dentro del listado de usuarios más activos de la plataforma.

1.2

Delinear una cultura interna que facilite el atrevimientoSi prima la timidez o el temor a la visibilidad, el proyecto fracasa antes de empezar. Para postear y comentar sobre contenidos generaros por colegas y jefes cada colaborador debe sentirse libre de miedos a repercusiones o reprimendas solapadas.

La gente se anima y participa en organizaciones abiertas, que no temen al debate y a la interacción libre de una moderación censora.

Si hay que trabajar en el cambio cultural, este es el momento de dar el puntapié inicial.

1.3

Diplomacia social: Identificar a los embajadoresEmbajadores, sponsors, campeones… Los términos cambian pero el significado es el mismo. Ellos son las personas en la organización que, independientemente de su rango o jerarquía, darán el ejemplo en el uso correcto y continuo de la plataforma.

Es frecuente que se encuentren estos perfiles en estamentos medios e incluso en la base de la pirámide organizacional, gente empática con ascendencia sobre sus pares, organizadores espontáneos de concursos internos o actividades sociales fuera de hora. Ellos encontrarán en la red social un vehículo ideal para desarrollar su hasta ahora informal rol, y lo harán encantados!

Capacítalos y empodéralos para que encuentren una rutina de publicaciones con periodicidad y el foco adecuado.

1.4

Designar (¡invertir en!) un community managerSeleccionar a la persona adecuada para cubrir esta posición (NO en sus ratos libres, una nueva posición o una porción considerable del tiempo de un colaborador actual!) resulta vital para el impulso de la plataforma y el involucramiento de las personas.

El Community Manager debe ser un facilitador que de la bienvenida a los usuarios, ponga a disposición consejos y ejemplos acerca de cómo participar, generar y promover la generación de contenidos de valor, incentivar la interacción y mostrar a los usuarios como integrar la red social a sus rutinas de trabajo diarias.

El plan de implementación y mantenimiento de toda iniciativa social debe incluir concretas definiciones sobre la selección, el entrenamiento y el apoyo organizacional que deberá recibir quien tenga a su cargo este cúmulo de tareas.

1.5

2. Pre-Lanzamiento

Work & Social: encontrando el equilibrio adecuado

La sana implementación de una red social persigue metas relacionadas tanto con lo laboral como con lo social dentro del marco de la organización. Según sean las características de la cultura interna deseada, trabaja a conciencia y continuamente en delinear e ir actualizando la mezcla de estas dos variables.

Puedes apuntar a que las personas usen la plataforma para facilitar el acceso a la información minimizando las cadenas de email, compartir archivos, colaborar sin fronteras, apuntalar la innovación.

Work SocialCulturaInterna

2.1

Un comienzo suaveComo si fuera una versión beta, planificar un primer lanzamiento para un pequeño grupo de usuarios que “colonicen” la red permite una aproximación más gradual a la implementación. Introducir casos de uso (relacionado con el negocio o temas que generen tracción internamente) para subir los primeros posts que generen comentarios e intercambio de información relevante, permitirá testear, refinar aspectos del set up, obtener valioso feedback por parte de los usuarios.

Con una inversión de recursos y esfuerzos acotada (en relación al lanzamiento más masivo que tendrá lugar a posteriori) la plataforma dejará de ser una hoja en blanco, para convertirse en una pequeña muestra de su potencialde transformación cultural.

2.2

Mandos medios: mantén las barreras elevadasAntes de abocarte de lleno al lanzamiento explícale a jefes, supervisores y gerentes los beneficios de la herramienta. Muéstrales cómo los ayudará en su trabajo diario. Derriba sus temores y reservas. Enfatiza el hecho de interactuar en la plataforma no equivale a holgazanear o perder el tiempo, sino todo lo contrario!

Los mandos medios pueden ser un excelente dinamizador del uso de la plataforma una vez que entienden y vivencian cada una de las ventajas, pero un gran obstáculo para la adopción si no logras subirlos a bordo.

Pero recuerda que no es solo trabajo! Establece grupos, espacios, secciones que no estén directamente relacionados con la tarea laboral y el cumplimiento de objetivos. Celebra los cumpleaños, crea comunidades de usuarios con los mismos hobbies, organiza actividades extracurriculares, incentiva la participación en proyecto de RSE.

Mejorar la colaboración entre silos organizativos internos

Optimizar la gestión y la coordinación de proyectos, la creación y resolución colectiva de mejores prácticas y problemas

Organizar a los usuarios en torno a temas de interés

El uso inteligente de la red social contribuirá a:

Mejorar la participación y productividad de los empleados

Evitar la duplicación de esfuerzos

Estimular la innovación

2.3

3. Lanzamiento

Establece reglas de usoPor más abierta que sea la organización siempre necesita reglas, lineamientos básicos que establezcan ciertos límites al momento de la utilización.

Encara estas reglas empezando por los comportamientos y acciones que la compañía desea estimular en el marco de la cultura interna deseada, poniendo el foco en lo que se pueda hacer más que en lo que está prohibido.

Por favor no postees información confidencial en el muro principal.

Se respetuoso con los demás usuarios. Se puede no estar de acuerdo, pero exprésalo en forma respetuosa.

Por ejemplo:

Agrega valor en cada una de tus entradas.

Eres responsable por el material que posteas.

Es importante dar sustento a las ideas, pero por favor trata de mantener los mensajes breves y concisos.

3.1

Ahora sí ¡con bombos y platillos!

Has encarado el proyecto a nivel estratégico y cultural, entendiéndolo desde la óptica de gestión del cambio y atacando los aspectos mentales (el negocio), físicos (la tecnología) y emocionales (las personas) del mismo.

Has logrado el involucramiento de la dirección y obtenido el patrocinio adecuado del proyecto.

Has identificado a tus Embajadores, que te ayudarán de diversas formas a impulsar la iniciativa y mantener viva la plataforma.

Has encontrado un Community Manager con el seniority y dedicación adecuados y tienes recursos para que actualice periódicamente sus habilidades y conocimientos profesionales.

Llegó el momento:

Has definido, al menos inicialmente, el mix de Work & Social que consideras adecuado.

Has llevado a cabo un Soft Launch con contenidos de valor que a su vez que te permitió testear con un grupo minoritario de usuarios prototípicos, recibir feedback y hacer ajustes de último momento.

Tienes a bordo a los mandos medios y unas muy bonitas y pertinentes Reglas de Uso.

3.2

4. Mantenimiento

Impulsa la generación de contenidosTrabaja con tus embajadores, sponsors y líneas gerenciales para que se comprometan a postear información relevante con periodicidad. Cuánto más material de interés esté disponible en la plataforma, mejores serán los índices de adopción.

4.1

Migra las cadenasde emailsElimina las largas cadenas de email que desperdician el tiempo de todos reemplazándolos por un posts y sus comentarios.

Direcciona progresivamente hacia la plataforma. Por ejemplo, sí vas a compartir los avances de un proyecto que involucra a diversos miembros de la organización, posteas dicho documento de avance y envías un mail con el link a dicho post, invitando a los destinatarios a continuar la conversación a través de la red social (estas personas pueden estar nucleadas en un grupo de acceso privado si quieren mantener la conversación a “puertas cerradas”).

4.2

El cambio requierepersistenciaDe forma amigable pero con tenacidad, insiste en la necesidad de hacer las cosas en la plataforma. Suma adeptos de alto perfil que solo acepten recibir consultas o comunicarse con los otros vía la red social, desestimando emails o llamados telefónicos. Piensa en el cambio como un proceso continuo.

La adopción puedeser divertida Utiliza herramientas de reconocimientos, incentivos y gamificación para potenciar el involucramiento de los colaboradores.

Premia a los usuarios con más likes en sus posteos, genera concursos, sorteos, trivias, que estimulen la interacción dinámica y frecuente entre los colaboradores.

4.3

4.4

Diseña un programa de educación continuoNo te limites a enfocar tu plan de capacitación a la sección de onboarding para nuevos usuarios. Asígnales características adaptativas para que evolucione y sirva para atender las demandas de los colaboradores en la medida que maduran y adoptan formas más colaborativas de trabajar.

Utiliza los formatos que más se adecúen a las características de tu organización:

4.5

¡Empodera a tus embajadores para la distribución de estas herramientas!

Videos Guías Rápidas Webinars TutorialesReunionesGrupales

CapacitacionesPersonales

Escucha para retroalimentarteAsegúrate de prestar atención al feedback que recibes.Este tipo de plataformas no sólo minimiza la distancia impuesta por las jerarquías, también genera expectativas de colaboración y accesibilidad.

Los colaboradores deben notar que sus comentarios están siendo tenidos en cuenta.

4.6

Maximiza el aprovechamiento de las métricasEsta tecnología permite conocer profundamente el comportamiento de usuarios y la forma en que interactúan con la plataforma y entre sí. Cuánto más atención pongas en estas fuentes de información analítica, más profundo será el conocimiento que adquieras respecto a la adopción de la misma.

Para más información sobre este tema puedes descargar el siguiente documento:

4.7

CLIC AQUÍ

Enfoca hacia las áreas funcionalesTanto las áreas funcionales de una organización (administración & finanzas, marketing, ventas, atención al cliente, compras & logística y por supuesto recursos humanos) como los procesos críticos de una organización pueden obtener beneficios tangibles y ser mejorados si la plataforma es utilizada inteligentemente.

Dirígete a cada una de ellas y pon de manifiesto cada una de las ventajas en función de los desafíos que enfrentan en forma diaria.

4.8

http://www.gointegro.com/es