Administracion y Sistemas 1

Teoría de Sistemas y Organizaciones

(IEC-35)

Conceptos Importantes a tratar en este curso

1. Teoría Organizacional2. Cultura Organizacional3. Modelo de Porter4. Teoría de Sistemas5. Paradigmas6. Conceptos de Reingeniería7. Calidad8. Modelo de Control Organizacional9. Estructuras de una Organización

Teoría de Organizaciones

– Parte1 Introducción a las organizaciones• 1.1. La organización y la teoría de la

Organización

– Parte 2 El sistema abierto• 2.1 La administración estratégica y la

efectividad organizacional.

• 2.2 El ambiente externo.

– Parte 3 Estructura y diseño organizacional• 3.1 Fabricación, servicio y tecnologías

avanzadas de información.


• 3.2 Tamaño de la organización, ciclo de vida y declinación.

• 3.3 Fundamentos de la estructura

organizacional.• 3.4 Diseños contemporáneos para la

competencia global

– Parte 4 Proceso de diseño de la organización

• 4.1 Innovación y cambio• 4.2 Tecnología de información y

control organizacional• 4.3 Cultura organizacional y valores

éticos


– Parte 5 El manejo de procesos dinámicos• 5.1 Procesos para la toma de decisiones

• 5.2 El poder y la política

• 5.3 Relaciones y conflictos interdepartamentales.

– Parte 6 Estrategia y estructura para el futuro

• 6.1 Relaciones Ínter organizacionales

• 6.2 Hacia la organización de aprendizaje

Introducción a las Organizaciones

– QUE ES UNA ORGANIZACION?:– Definición Tradicional: Dice relación con la

forma en que la gente interactúa para desempeñar funciones esenciales que le ayuden a alcanzar metas

– Enfoque Sistémico: Es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo. Es por lo tanto dependiente del medio ambiente.

Motivación

• Desafíos Actuales– Competencia Global– Renovación Organizacional– Relaciones de los empleados– Diversidad– La Ética y la responsabilidad social

Introducción a las Organizaciones

Según su características principales, comprende:

1. Entidades Sociales.

2. Dirigidas a Metas.

3. Diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de

actividad coordinados.

4. Vinculadas con el ambiente externo.

Conceptos importantes dentro de la Teoría de las Organizaciones

• Teoría del Caos:– Vivimos en un mundo complejo, lleno de

aleatoriedad e incertidumbre: sorpresa , cambio rápido, confusión, disminuida capacidad de control. Ej.: Efecto Mariposa

Que podemos hacer para controlar el caos?

• Empowernt• Proveer información para la toma de

decisiones en equipos de trabajo (team work)

• Acercamiento hacia el cliente y proveedores (enlace sobre los limites de la organización).

• Estructura basada en trabajos horizontales

Concepto de Adaptación

• Las organizaciones pueden ser vistas como sistemas de control, los cuales crean mecanismos de adaptación según las condiciones externas del medio ambiente (variables independientes), para producir una respuesta deseada (variables dependientes).


• Tipos de sistemas de control:– Adelantado (feedforward): Ej.: Método

Científico. Produce el ajuste del sistema una vez detectadas las variables independientes del sistema (input).

– Ventaja: exactitud del método cuando el método predictivo es exacto(método científico).

– Desventaja: rango de aplicabilidad del modelo predictivo lleva a respuestas no deseadas.


– Prueba y error (backforward): Ej. Curva de experiencia.. Produce los ajustes en el sistema una vez detectada la respuesta (variables dependientes o output).

– Ventajas: No depende de una formula empírica y por lo tanto de los rangos de aplicabilidad de la misma..

– Desventajas:Lentitud y sesgo en la generación del valor deseado, dado que las correcciones se toman después que la respuesta se produjo.


– Controlador Mixto. Ej.: Teoría de la Contingencia. El sistema se ajusta de acuerdo a la respuesta que produjo (output) y a la medición de las variables de entrada (input).

Ventajas: Controlador de gran efectividad ya que es rápido y exacto al mismo tiempo.

Desventajas:Complejidad en los algoritmos hace que la inercia al cambio sea alta. Lo bueno es enemigo de lo óptimo.

Porque son Importantes las Organizaciones?

Porqué son importantes las Organizaciones?

1. Reúne los recursos para alcanzar metas y resultados deseados

2. Produce bienes y servicios con eficiencia

3. Facilita la innovación.

Porque son Importantes las Organizaciones?

4. Utiliza fabricación moderna y tecnología basada en computadora

5. Se adapta e influye en un ambiente cambiante

6. Crea valor para los propietarios, clientes y empleados

7. Acomoda los desafíos constantes de diversidad, ética, patrones de desarrollo profesional y la motivación y coordinación de los empleados.

Subsistemas Organizacionales

Toda Organización está formada por varios subsistemas que cumplen funciones básicas para la supervivencia de la misma. Estas son:

• Enlace sobre los limites: mercadotecnia y compras• Producción: Sistema productivo o de manufactura.• Mantenimiento: todo aquello que esta al servicio

de la preservación de la organización como la seguridad, el aseo, las necesidades humanas (recursos humanos)

Subsistemas Organizacionales

• Adaptación: Es responsable del cambio organizacional. Detecta avances tecnológicos, problemas, oportunidades. Ej. Investigación y desarrollo de mercados.

• Administración: Planificación, dirección, organización y control

Estos subsistemas frecuentemente interactúan entre si.

Dimensiones de una Organización

• Dimensiones Estructurales:• Proporcionan una etiqueta para distinguir las

características internas de una organización. Crean una base para medirlas y compararlas.

• Dimensiones Contextuales:• Caracterizan a toda la organización, incluso su

tamaño, tecnología, ambiente y metas. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales.

Dimensiones Estructurales

• Formalización: Se refiere a la cantidad de documentación escrita en la organización

• Especialización: Es el grado en que las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados.

• Estandarización: Es la manera en que se desempeñan actividades similares de trabajo de manera uniforme. Ej. Mac Donald's.


• Jerarquía de Autoridad: Describe quién controla a quién y el tramo de control de cada gerente.

• La complejidad se refiere al numero de actividades o subsistemas dentro de la organización y puede medirse en 3 dimensiones: vertical, horizontal y espacial.


• La centralización: Tiene relación con el nivel jerárquico que tiene autoridad para tomar decisiones.

• El profesionalismo: Nivel de educación formal y capacitación de los empleados.

• Proporciones de Personal: Se refiere a la dedicación de gente a varias funciones y departamentos.

Dimensiones Contextuales

• El Tamaño: Es la magnitud de la organización que se refleja en el numero de personas en la misma.

• La tecnología organizacional: Es la naturaleza del subsistema organizacional que se refleja en las acciones y técnicas para transformar insumos organizacionales en productos.

Dimensiones Contextuales

• El entorno: incluye todos los elementos fuera de los límites de la organización.

• Las metas y estrategias de la organización: definen el propósito y técnicas competitivas que la distinguen de otras organizaciones.

• La cultura de una organización: Es el conjunto subyacente de valores, creencias, puntos de vista y normas claves compartidas por los empleados.

Principios administrativosSe refiere a una forma de ver y analizar las organizaciones, lo cual se basa en patrones y regularidades en el diseño y comportamiento organizacional.

I. Administración TradicionalEstudiemos la organización desde el punto de vista tradicional, la cual tiene 3 vertientes: La administración científica, la administración burocrática y la administración gerencial o escuela del proceso administrativo.

1. Administración científicaFrederick Taylor fue el pionero. Planteaba que:Las decisiones de la organización y el diseño del trabajo se base en procedimientos científicos, después de un estudio cuidadoso de las situaciones individuales.Características Principales:

• Encontrar la mejor manera de hacer las cosas.• Adecuada selección y capacitación de personal.• Eficiencia en costos y mayor productividad

1. Administración científica

Ventaja enfoque administración científica:

• Optimización de resultados (buscar la mejor manera de realizar las tareas).

• Estudio de Movimientos y Tiempos.

• División del trabajo y reglas claras.

1. Administración científica

Desventajas Administración Científica:

• impersonalización.

• Falta de liderazgo y motivación.

• Supuesto errado de que la satisfacción laboral esta ligada sólo al dinero.

2. Administración Burocrática

II. Enfoque Burocrático: fundada por Max Weber

Características:– Sistema formal de reglas

– Impersonalidad

– División del trabajo

– Estructura Jerárquica

– Estructura de Autoridad

– Compromiso de por vida

– Racionalidad


Ventaja enfoque administración burocrática:• Consistencia y predicibilidad• La fijación de reglas permite la uniformidad

de procedimientos y operaciones y laestabilidad organizacional, sin importar losdeseos personales de administradores oempleados.

• Impersonalidad, lo cual implica imparcialidad, dejando de lado las consideraciones personales.


Ventaja enfoque administración burocrática:• División del Trabajo o fragmentación de deberes en

tareas más simples y especializadas permite un uso eficiente de recursos humanos y capacitación.

• Estructura jerárquica permite mayor control del desempeño por favorecer una mejor ubicación dentro de la organización.

• Estructura de autoridad permite definir quien tiene derecho a tomar decisiones y quienes no (claridad de mando).


Ventaja enfoque administración burocrática:• Compromiso profesional para toda la vida compromete

al empleado y a la compañía fomentando la estabilidad laboral.

• Racionalidad asegura que se usen los medios más eficaces para el cumplimiento de metas dentro de una organización. Además cumplir objetivos específicos asegura éxito de objetivos mas generales.

• Buen funcionamiento cuando es preciso realizar muchas tareas rutinarias con una calidad estándar (alta) y en la cantidad necesaria. (dividir para reinar).


Desventajas de enfoque de administración burocrática:

• Rigidez de reglas y trámites: Deja escaso margen de libertad y creatividad individuales con consecuente baja en la motivación, empleados aferrados a sus puestos, fomentar círculos viciosos ( Ej.:alta rotación entre buenos empleados y productos de mala calidad ).

• Protección de la autoridad: Se refiere a darle mas importancia a mantener y ampliar la autoridad de los administradores en vez de preocuparse por la productividad de los empleados.



• No hay responsabilidades compartidas lo cual fomente la inercia de la mediocridad ya que cada empleado atribuye a otros las responsabilidades.

• No funciona para ambiente inestables ya que un cambio en el ambiente precisa una readecuación de las tareas y procedimientos.

• Lentitud en toma de decisiones: Las reglas cobran vida por sí solas.



• Incompatibilidad con la nueva tecnología ya que genera desconfianza al no depender de ellos el manejo de la información (Ej.. computadores).

• Incompatibilidad con valores profesionales: Se confía mas en la autoridad jerárquica que en la autoridad profesional.


Condiciones Administración Burocrática

1. Se procesan grandes volúmenes de información estándar y se cuenta con un método eficiente para ello.

2. Se conocen con detalle las necesidades de los clientes y es poco probable que estas cambien.

3. La tecnología es rutinaria y estable

4. Coordinación de numerosos empleados para brindar a los clientes un servicio estandarizado

3. Administración GerencialFundada por Fayol en 1949. Su pensamiento puede resumirse en 14 principios:

• División del trabajo (la especialización resulta en eficiencia)

• Autoridad (tanto la formal que permite ordenar, como la personal que se deriva de la experiencia)

• Disciplina (liderazgo, acuerdos, sanciones) (se deben respetar las reglas que gobiernan la organización)

• Unidad de mando (cada persona con un solo jefe)

• Unidad de dirección (un jefe para actividades con el mismo propósito)

•Subordinación del individuo al bien común de la organización (primero se cumplen los objetivos de la organización, después los del empleado)

• Remuneración (la compensación debe ser justa tanto para el empleado como para la organización)

• Centralización (en lo posible el poder y la autoridad deben concentrarse en los niveles altos de la organización)

•Cadena de autoridad (jerarquía de autoridad desde arriba)

3. Administración Gerencial

• Orden (los rrhh y materiales deben coordinarse para que estén en el lugar y tiempo deseados)

• Equidad (los directivos deben ser justos cuando tratan con subordinados)

• Estabilidad: evitar rotación

• Iniciativa (se debe dar libertad para tomar iniciativas)

• Espíritu de cuerpo (esprit de corps) (el trabajo en equipo y un espíritu de unidad y conjunto deben estimularse y mantenerse)

3. Administración Gerencial

Características Administración Tradicional

Burocrática Científica Gerencial

Reglas Rutinas y reglas Funciones administrativas

Impersonalidad El mejor método División del trabajo

División Trabajo Motivación Financiera

Jerarquía

Estructura Jerárquica Autoridad

Estructura de Autoridad Equidad

Compromiso Profesional de por vida

Racionalidad


Centro de atención


Organización Entera

Empleados Administradores

Beneficios


Consistencia

Eficiencia

Productividad

Eficiencia

Estructura clara

Profesionalismo Administrativo


Inconvenientes


Rigidez

Lentitud

Menosprecio por necesidades sociales

Centro de atención interno

Exageración de comportamiento racional de administradores

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

Características:Se ocupa de un trato mas eficaz de losaspectos humanos de las organizaciones, decómo se dirigen a sus subordinados y secomunican con ellos.

ContribucionesDe Follet:1. Participación de trabajadores en solución de

problemas.2. La dinámica de la administración.


ContribucionesDe Follet:3. Principios de coordinación. 1. Principio de contacto directo con línea

de acción 2. Coordinación en etapas previas de

implementación y planeación 3. Debe comprender todos los aspectos 4. Se debe ejercer permanentemente


De Follet:4. Permitir a empleados participar en las decisiones que los afectaran

De Barnard:1. Comunicación ,cooperación y motivación son

esenciales para alinear objetivos personales con la metas de la organización.2. Teoría de aceptación de la autoridad basado en:

1. Si entienden lo que se les esta pidiendo2. Creen que las ordenes son congruentes con los objetivos organizacionales.3. Advierten beneficios reales para ellos en su ejecución


De Hawthorne:Pruebas de iluminación concluyeron:

1. Que si a los empleados se les concede especial atención, es probable que su productividad cambie independientemente de que cambien o no sus condiciones de trabajo (efecto Hawthorne).

2. El entorno social de los empleados influye enormemente en la productividad.

3. El grupo de trabajo establece sus propias normas para media entre las necesidades individuales y la situación de trabajo, mediante símbolos de prestigio y poder.


Resumen• Los empleados son motivados por necesidades sociales y

obtienen un sentido de identidad mediante sus asociaciones entre sí.

• Los empleados son más sensibles a las fuerzas sociales ejercidas por sus compañeros que a los incentivos financieros y reglas de dirección.

• Los empleados responderán con mayor probabilidad a administradores que los ayuden a satisfacer sus necesidades.

• Los administradores deben coordinar participativamente el trabajo de sus subordinados a fin de elevar la eficiencia.

III. Enfoque administrativo basado en Teoría de Sistemas

Soluciona problemas mediante su diagnósticodentro de un marco que incluya insumos,procesos de transformación, productos yretroalimentación.Este sistema puede ser aplicado a un individuo, un grupo de trabajo, un departamento o unaorganización entera.Los insumos incluyen recursos físicos, humanos,materiales, financieros y de información que intervienenen el proceso de transformación


• Los procesos de transformación comprenden las tecnologías usadas para convertir insumos en productos

• Los productos son los insumos transformados• La retroalimentación es información sobre el estado

y desempeño de un sistema.

Tipos de Sistemas:• Sistema cerrado: limita sus interacciones con el

entorno.• Sistema abierto: interactúa con el medio ambiente.


Técnicas Cuantitativas:Son técnicas destinadas a apoyar la toma dedecisiones. Poseen 4 características:1. La atención fundamental se dirige a la toma de

decisiones.2. Las alternativas se basan en criterios económicos3. Se utilizan modelos matemáticos.4. Las computadoras son esenciales.


Evaluación General:El análisis de sistemas y técnicas cuantitativas hansido utilizados principalmente en los procesos deadministración. Sin embargo son ineficientes parasolucionar los problemas relacionados con los aspectoshumanos de la administración. Área investigación ydesarrollo ha desarrollado sistemas de información para lasempresas, asimismo el CAD y el CAM y los softwareinteligentes están siendo de gran aporte en la industria.

III. Enfoque administrativo basado en Teoría de Contingencias

El enfoque de Contingencias o Situacional fue creado a mediados de 1960 por administradores que trataban infructuosamente de aplicar el modelo tradicional o de sistemas a sus empresas.

El verdadero significado de este enfoque es “todo depende” y plantean que situaciones diferentes suponen prácticas diferentes, además propone el empleo de los otros enfoques de administración, ya sea en forma independiente o en combinación según se necesite.

IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de Contingencias

Variables de Contingencias:La esencia de este enfoque es que lasprácticas administrativas deben sercongruentes con los requerimientos delentorno externo, la tecnología empleada paraelaborar un producto o un servicio y laspersonas que trabajan en una organización


Definición de tecnología:Método usado para la transformación de

insumos organizacionales en productos. Es

más que maquinaria, también está compuesta

por los conocimientos, instrumentos,técnicas

y acciones aplicados a la transformación de materias

primas en bienes y servicios terminados.


Tipos de Tecnologías:Tecnología Simple: Implica reglas de toma de

decisiones que ayuda a los empleados a realizar tareas rutinarias.

Tecnología compleja: Aquella que requiere de los empleados la toma de numerosas decisiones, a veces con limitada información de referencia.


Otros Tipos de Tecnologías:Tecnología de Tandas Reducidas: Realizar Operaciones

Fabriles en las que trabajadores altamente calificados aplican sus conocimientos y habilidades a la producción de bienes sobre medida.

Tecnología de producción en series: Fabricación de bienes estandarizados en una línea de montaje.

Tecnología de proceso Continuo:Se basa en la automatización y programación. El producto es altamente predecible.


Aporte de Joan Woodward“Una empresa que elige un diseño organizacional

complementario de su tecnología tiene más

probabilidades de éxito que aquélla que opta por

un diseño incompatible con su tecnología”

Veamos un ejemplo:

Variables de Contingencia vs. Tecnología

Tecnología

Característica Organizacional 3 4 6

Número de Niveles Jerárquicos 3 4 6

Números de Reglas y Ordenes Pocas Muchas Pocas

Grado de comunicación verbal entre trabajadores y administradores

Alto Bajo Alto

Grado de comunicación verbal entre administradores y trabajadores

Bajo Alto Bajo

Grado de comunicación escrita entre administradores y trabajadores

Baja Alta Baja

Orientación burocrática Baja Alta Baja


ResumenEs importante debido a su enfoque de diagnóstico ya que

insta a los administradores a analizar y comprender las diferencias en las situaciones y a elegir la solución más acorde con la empresa, el proceso, y el individuo involucrados en cada situación

Se dice que su principal falencia es que se reduce a una combinación de técnicas de los demás enfoques de la administración.

V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

• El punto de vista de la calidad hace hincapié en el logro de la satisfacción del cliente por medio del ofrecimiento de bienes y servicios de alta calidad.. El cliente es lo mas importante en este enfoque ya que es el quid decide en última instancia la calidad en el mercado.

• La capacitación, el diseño de productos, la planeación estratégica, los sistemas de información administrativa, la comercialización y otras actividades clave desempeñan un importante papel en el desarrollo de metas de calidad.

V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

El padre del movimiento fue Edwarda Deming y postulaba :1. .La mala calidad es inaceptable. No se deben tolerar habilidades,

productos y servicios defectuosos.2. Durante el proceso, y no al final de este, deben reunirse evidencias

estadísticas de la calidad. Cuanto más anticipadamente se detecte un error, tanto menos costará corregirlo

3. .Para determinar la calidad de cada entrega se debe depender de calidad históricamente garantizada, no de la inspección de muestras.

4. .Para mejorar la calidad se debe depender de la capacitación y re-educación de los empleados en el uso de métodos estadísticos en sus labores, no de lemas.

5. Los empleados deben sentirse libres de informar acerca de cualesquiera condiciones que atenta contra la calidad

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