Administracin Por El Uso De La ComputadoraEl papel de La Computadora en la Administracin.Muchos ejecutivos solo asocian las Tecnologas de Informacin con los programas contables o el e-mail, cuando las Tecnologas de Informacin abarcan una gran gama de herramientas indispensables hoy en da. Los rpidos avances de las Tecnologas de Informacin han tenido un gran impacto, no solo sobre la Tecnologa en general, sino sobre todos los aspectos operativos de una organizacin. Las Tecnologas de Informacin comprenden todas las tecnologas basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir informacin a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas. Dichas Tecnologas de Informacin permiten a la empresa mejorar su manejo e integracin de las necesidades de procesamiento de informacin en todas las reas funcionales de sta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas. Las Tecnologas de Informacin reducen ese tiempo y por ende sus costos; esto hace que los administradores y trabajadores mejoren su productividad, al desperdiciar menos el tiempo en la bsqueda de soluciones a sus problemas. Tres tipos de Tecnologas de Informacin son especialmente tiles: los sistemas de tele-conferencia, los sistemas de transferencia y recuperacin de informacin, as como los sistemas de procesamiento personal de informacin. Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la comunicacin reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando as tiempo y dinero. Ms del 76 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones porque el contacto cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una cantidad considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de los administradores en las juntas mencionadas. La tele-conferencia - el uso de una lnea de televisin y sistemas de video- provee un til medio para atender juntas de una manera "virtual", especialmente en esta era de competencia global. Hoy en da, el incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, est acelerando el flujo de informacin en las empresas y negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperacin de informacin estn basados en el uso de redes y computadoras personales unidas unas con otras y todas conectadas a una computadora central que permite a los usuarios compartir archivos e informacin digital de todo tipo. El tercer tipo de Tecnologa de Informacin, son los sistemas de procesamiento de informacin personal, como los que proveen las computadoras personales, porttiles y los comunicadores personales, los cuales tambin proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han desarrollado comunicadores personales, los cuales son un una pequea computadora de mano que acta como grabadora, fax, agenda y navegadores de Internet y correo electrnico. Actualmente las computadoras personales se pueden conectar a redes de computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a travs de todos los departamentos de la organizacin. Las computadoras personales dan la organizacin un gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy difcil para los ejecutivos) y promueven la descentralizacin de la autoridad hacia empleados de niveles bajos.Puede concluirse que un caso de implementacin de Tecnologas de Informacin muy reconocido mundialmente, en 1992, McDonals autoriz a Compuadd Corporation a vender a todas sus 880 franquicias un nuevo tipo de terminal de punto de venta, la cual cuenta con una touch-screen y teclado con "pieles" (skins) que reemplazan a los teclados con letras pre-impresas. Estas terminales nuevas permitieron la introduccin de nuevos productos sin necesidad de cambiar el teclado, y podan ser programadas para mostrar solo los productos que estaban disponibles en una hora dada del da junto con sus precios. Este tipo de computadoras personalizadas reducen los errores de operacin y hacen mucho ms fcil de programar los procesos de venta de los productos de sta empresa.Las computadoras pueden considerarse como un recurso ms en el seno de la empresa, la cuestin a resolver es si la disponibilidad de estos recursos pueden proporcionar a la empresa una ventaja competitiva que pueda mantenerse a lo largo del tiempo y no evaluar exclusivamente las posibilidades materiales de esta tecnologa sino que tambin habr que tener en cuenta los intangibles derivados de su aplicacin en el mbito empresarial.Sin embargo no basta con la adquisicin de la tecnologa ms moderna para lograr el xito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y Natalia E. (Agosto -1995): "Uso de las computadoras en la micro, pequea y mediana empresa: Mito y Realidad" Rev. Soluciones Avanzadas. No.24. la Habana, Cuba) consiste en que se invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas para incrementar la productividad de una organizacin, sin que esta inversin produzca los beneficios que se esperan.6.3.- La Gestin de la Informacin como estrategia Competitiva en la empresa.Generalmente se piensa que las Tecnologas de Informacin solo se usan en la etapa de produccin, y vienen a la mente los grandes sistemas de manufactura, o los sistemas automatizados de produccin continua, sin embargo, actualmente las Tecnologas de Informacin de estn presentes en todas las actividades de la empresa, es decir, en las etapas de entrada, conversin y salida.En la etapa de entrada, las tecnologas de informacin deben contener todas las habilidades, procedimientos y tcnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de inters (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y pblico en general) y el entorno en el que se desenvuelven.En la funcin de Recursos Humanos, por ejemplo, existen tcnicas especializadas, como entrevistas o test psicolgicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil para satisfacer las necesidades de la empresa. En el manejo de Recursos, existen tcnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los estndares de Intercambio Electrnico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologas de Informacin puede verificar la informacin electrnica de un banco X, en el pas, los modernos portales bancarios en Internet, etc. En la etapa de conversin, las Tecnologas de Informacin en combinacin con la maquinaria, tcnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnologa permite a la organizacin aadir valor a las entradas para disminuir el consumo as como el desperdicio de recursos.En la etapa de salida, las Tecnologas de Informacin permiten a la empresa ofrecer y distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organizacin deber poseer tcnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, as como para el marketing, venta y distribucin (como los estndares de Intercambio Electrnico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1 ED1) y para el manejo de servicios de post venta los clientes. Las Tecnologas de Informacin en los procesos de entrada, conversin y salida dan a la organizacin una importante ventaja competitiva. Por qu Microsoft es la ms grande compaa de software? Por qu Toyota es la manufacturera automotriz ms eficiente? Por qu McDonald's es la ms eficiente compaa de comida rpida? En el caso nacional, puede notarse como ETECSA, cada vez se hace ms importante y notoria en la medida que crecen sus servicios a travs de las Tecnologas de la Informacin, como por es el caso de aquellos servicios que actualmente brinda a los usuarios que carecen de telfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de decepcionar los recados de esos clientes, para despus trasmitrselos, haciendo posible la existencia de un telfono virtual que recoge las llamadas de dichos usuarios, adems de otros servicios que hoy por hoy la poblacin cubana agradece. Cada una de estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administracin y uso de Tecnologas de Informacin para administrar el entorno organizacional y crear valor para toda la organizacin.

La aplicacin de las TICs ayudan a reducir gastos burocrticos a partir de ajustar la necesidad de muchas jerarquas, ya que los administradores se basan en las ellas para coordinar y controlar las actividades de la empresa. Un ejemplo de esto es Puntex del Ministerio de la Industria Ligera, la cual, incrementando la sofisticacin de sus Tecnologas de Informacin, ha podido recortar el nmero de niveles jerrquicos de toda la organizacin de 9 a solo 5 niveles. Los autores del libro Virtual Corporation, William Davidow y Michel Malone han expresado como las TICs pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad. La esencia de su argumento es que estas tecnologas permiten a las organizaciones crear "productos virtuales", productos que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades especficas de algn cliente en particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compaa Levis la cual en sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban cada una de las diferentes caractersticas del pantaln que solicitaba el cliente, la solicitud se enviaba electrnicamente a las fbricas en Tenesse y de all se enviaban por correo al cliente, el cual solo pagaba un costo adicional de $10 dlares por todo este servicio.6.4.- La Informacin y las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs).Tomando en cuenta lo planteado anteriormente, sobre los Sistema de Informacin de la Administracin en los cuales se conjuga la combinacin de los recursos humanos y materiales a travs de la informacin; no todos los recursos materiales no todas las personas en la empresa forman parte del Sistema de Informacin. La combinacin de los mismos debe estar ordenada a la realizacin de tareas para cumplir el fin propio dentro del Sistema de Informacin. Por ejemplo, cuando a las personas que forman el equipo de venta en la empresa le facilitamos una computadora porttil para su trabajo a la hora de llevar el control de clientes, y adems pueden hacer clculos que faciliten sus operaciones, etc., todava no hablaramos del Sistema de Informacin de la empresa. Hay que dar un paso ms.La combinacin tanto de las personas como de los materiales ha de estar estructurado para cumplir una funcin dentro de la gestin de empresa en el subsistema de informacin. Siguiendo con el ejemplo anterior: al equipo al equipo de venta le piden que conecten sus porttiles a travs de la red de informtica y vuelquen sus operaciones comerciales, que recogen los departamentos de compra, y adems faciliten sobre los clientes, grado de satisfaccin, quejas, etc. Ahora s estamos hablando del sistema de informacin de la empresa. Condicin sino que no debe existir una intencionalidad de generar informacin til para la marcha de empresa.Un ltimo aspecto es que la informacin debe perseguir contribuir de forma eficaz a la gestin de la empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga "informacin" no til almacenada o circulando, entonces hablamos de "datos" o "informacin residual", que es segregada por el sistema de informacin.La definicin proporciona los objetivos del sistema de informacin. En la medida de las posibilidades de la empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa, debe trata de optimizar los mecanismos de informacin. Primero una empresa debe perseguir simplificar sus procesos de informacin en orden a la eficacia. Por ejemplo, si la empresa puede sustituir la correspondencia escrita en papel por correo electrnico (siempre y cuando se estudien los costos, la seguridad, etc.), deber implementar el correo electrnico. Segundo no solo transformar los datos en informacin, sino elaborar la mejor informacin. Implementar el sistema exige rigor y conocimiento, no puede ser un asunto que quede a la improvisacin o al transcurrir de la gestin de la empresa. Y tercero, constituir una herramienta de gestin de importante valor. Ha de exceder la mera tcnica para tomar decisiones, transformndose en una forma de dirigir con alto rendimiento. Por ejemplo, no es lo mismo el uso que hace el sistema de informacin la alta direccin, los mandos intermedios o el ncleo de operaciones. Mientras que la primera se mueve en el mbito de la estrategia, los segundos son una combinacin ms tcnica y menos abstracta que la primera y los miembros del tercero son ms operativos y mecanicistas que el resto. Por consiguiente, el sistema de informacin se adapta a cualquier nivel de la estructura de la organizacin, adems de intervenir, segn el caso, en las fases del proceso administracin (planificar, organizar, dirigir y controlar).

2.7.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LA COMPUTADORASCualquiera puede presentar lesiones ya sea por estar sentado demasiado tiempo, y ms si se est sentado frente a una computadora. No solo le doler el cuerpo al usuario sino que adems puede adquirir lesiones de mueca por teclear durante periodo prolongados o la vista puede cansarse por mirar fijamente el monitor. Debido a estos problemas y la publicidad que se ha difundido la mayora de las personas reconoce la importancia de del mobiliario de computadora diseado en forma ergonmica y de las tcnicas apropiadas para el uso de la computadora como se mencionan algunas de las siguientes prevenciones (Peter Norton libro introduccin a la computacin 3a edicin Mc Graw Hill Pgs.446-448.) que se recomiendan:Eleccin de la silla correcta.Es muy importante tener en cuenta que tipo de mobiliario se debe usar, todo para asegurar el bienestar y la mayor confortabilidad para el usuario, adems de evitar la fatiga y la tensin.Prevencin de lesiones por esfuerzo repetitivo.Existe un grupo de padecimientos causado por el uso continuo del cuerpo en una forma de trabajar para la que no est diseado y se llaman "lesiones por esfuerzo repetitivo" y empezaron a aparecer entre persona que pasaban el mayor tiempo tecleando datos en las computadoras. Una de las lesiones que se puede hacer mencin el "sndrome de tnel carpiano, una lesin de mueca u mano causada por teclear durante periodos prolongados. En el sndrome carpiano, el tnel se deforma debido a que el usuario ha pasado el mayor tiempo con los dedos rgidos o tensos y como consecuencia puede apretar los nervios que pasan a travs de l, causando entumecimientos, dolor o incapacidad para usar las manos, por lo que, de acuerdo a la Administracin de Seguridad y Salud Ocupacional (Occupational Safety and Health Administration: OSHA) en el ao de 1993 las compaas estadounidenses pagaron 20 mil millones en demandas como compensacin a los trabajadores a causa de lesiones por esfuerzo repetitivo. La solucin ms idnea para evitar estos males es un continuo descanso durante un periodo extenso de trabajo en la computadora, adems de levantarse, caminar y cambiar de posicin con frecuencia, por lo menos 5 minutos.Proteccin de los ojos.Uno de los problemas ms comunes es el relacionado con el de la visin, debido a mirar la pantalla fijamente durante periodos muy extensos. Para evitar estos problemas he aqu unas recomendaciones: Evitar mirar fijamente la pantalla por periodos prolongados. Recuerde parpadear. Coloque su monitor entre 60 y 75 cm. de distancia de sus ojos. Trate de colocar su monitor de manera que ninguna luz brillante se refleje en l. Busque un monitor que mantenga la imagen estable sin que parpadee o vibre.Otro problema relacionado es el de los campos Electromagnticos los cuales se dicen que estn relacionados con problemas de cncer aunque en la actualidad no hay evidencia convincente que vincule los campos electromagnticos con el cncer.Ventajas del uso de las computadoras.Su uso facilita la comprensin de los conceptos as como el efecto que los cambios en las variables involucradas tienen en el fenmeno que se estudia. Los cursos en que se hace uso de las computadoras presentan ventajas sobre los cursos tradicionales, que pueden enumerarse en la siguiente forma (tomado del portal http://www.somece.org.mx/memorias/1999/docs/ponen16.doc) y los menciona en este orden:*Potencia la experiencia educativa de los alumnos.*Los alumnos se vuelven ms productivos con menor esfuerzo.*Pueden observarse en una forma prctica y directa las correlaciones que se dan entre variables y 'jugar' con estas relaciones observando su efecto.*Permite plantear diversas estrategias de solucin y llevarlas a cabo, comparando sus resultados y ventajas comparativas.*Facilita la creacin o uso de modelos matemticos que describan los fenmenos estudiados an aquellos que sera difcil manejar 'a mano' o con el uso de simples calculadoras.*Tiene el beneficio adicional de conocer y manejar paquetes de cmputo que muy probablemente sern semejantes a los que eventualmente usarn en cursos posteriores o en su ejercicio profesional.*Si se cuanta con facilidades grficas, caracterstica de la mayora de los paquetes de cmputo actuales, la facilidad de observar no slo tablas de resultados numricos sino una figura que presente grficamente la relacin entre variables, permite la comprensin ms clara y profunda de lo que significan los resultados obtenidos.