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ADMINISTRACION II“ EL PROCESO ADMINISTRATIVO ”.

México D.F a Septiembre de 2008.

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I N D I C E :I.- Introducción y El perfil de hombre y la cultura en México. II.- Definiciones del Proceso Administrativo .III.- El Proceso Administrativo: y su vinculación en las Organizaciones. IV.- Esquema de ciclón– huracán (ciclón de energía y cambio):V.- El Proceso Administrativo bajo enfoques proactivo y virtual: * Definición de Proactivo: y * Definicion de Virtual: * El Proceso Administrativo. * Su vinculación en las Organizaciones.VI.- Recursos para su Administración. * Humanos. * Materiales. * Técnicos. * Económicos y Financieros VII.- Etapas del Proceso Administrativo. (y sus elementos). a) Planeación. b) Organización. c) Integración. d) Dirección. e) Control.VIII.- Resumen. a) su comparación con la herramienta japonesa de las “5Ses” IX.- Conclusiones. X.- Bibliografía.

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" Compartir el conocimiento es una acci" Compartir el conocimiento es una accióón de seres inteligentes, n de seres inteligentes, que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se le comparte"a medida que se le comparte"                                               

Prof. Mario Hector VogelProf. Mario Hector Vogel

Quien cada mañana hace planes de las transacciones del día y sigue ese plan, lleva consigo un hilo que le guiara a través del laberinto de la Vida mas agitada; el arreglo ordenado de su tiempo es como un rayo de luz que penetrara por todas sus ocupaciones

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“ El perfil de hombre y la cultura en México ”: [ Articulo de la revista expansión.- mayo /05]

“ Solo se practica la inmediatez como una de las características del Mexicano”

Da la impresión, que solo ejecuta la actividad irreflexiva:” sin plan alguno” ; Ya que al mexicano solo le importa lo inmediato, por eso suprime de su vida, una de sus dimensiones mas importantes: “ El futuro”.

Porque una vida sin futuro no puede tener norma y esta a merced de los vientos que soplan?

Otro clásico en el análisis del ser mexicano; [Octavio Paz). En su libro el laberinto de la soledad, dice: “ el Mexicano concibe la vida social como un combate ”..… “ la vida es una posibilidad de fregar o de ser fregado”; es decir de humillar, castigar y ofender o a la inversa.

Esta actitud nos desgasta y desvía de la visión de competitividad. Autor Alfonso Zarate. Grupo consultor interdisciplinario.

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II.- Definiciones : El “Proceso Administrativo” : * Proceso Social que lleva consigo la responsabilidad de Planear y regular en- forma eficiente la operación de una Empresa, para lograr un propósito dado. ( E.F.L. Brectt).

* La dirección de un organismo social y su efectividad para alcanzar sus objetivos,- fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes hacia el fin deseado. (Koontz y O’ Donnell).

* Administrar es Prever, Organizar, mandar, coordinar y controlar. (Henry Fayol).

* Herramienta de apoyo a la Administración para optimizar los recursos (Humanos , Técnicos, Materiales y Económicos), de la empresa. * Conjunto de elementos o etapas ordenados Sistemáticamente para Administrar a la empresa o un proyecto especifico.

* Sistema Integral desarrollado en etapas para conducir a la Empresa hacia el objetivo deseado.

Se considera y compara con los cimientos de una Obra en construcción, para fortalecer a la Empresa y/o el proyecto para llevarlo hacia el fin deseado de manera ordenada, directa y certera.

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III.- El Proceso Administrativo y su vinculación en las Organizaciones.

Que es Dinámica Administrativa : * Busca la optimización del manejo de los recursos- Hombres y bienes, que integran un organismo Social: ( mira hacia lo inmediato). * Aprovechar de manera optima los recursos de la Empresa ( Humanos, Técnicos, - Financieros y Materiales): como y cuando accesarlos y activarlos. ( ver grafica # 1). Elementos de la Administración: * Pasos o etapas básicas a través de las cuales se realiza, desarrolla y ejecuta -- la Administración.

Los Elementos generalmente aceptados son: Fase Mecánica: * Porque se realizan en el Laboratorio y/o escritorio: a) Previsión: b) Planeación. c) Organización.

Fase Dinámica: * Porque se desarrollan y ejecutan en el campo, en la practica, se aterrizan . d) Integración e) Dirección f) Control.

Nota: para efecto de esta presentación se ha considerado el Proceso Administrativo con 5 Elementos al Fusionar la previsión en la Planeación.

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La evolución del Proceso Administrativo por diferentes Autores Clásicos y Neoclásicos:A u t o r : Año. F A C T O R E S o E L E M E N T O S :

Henry Fayol 1886 Previsión Organización Comando Organización Control

F.W. Taylor 1911 Planeación, Preparación Ejecución Control

Lyndal Urwick

1943 Previsión y Planeación Organización Comando Organización Control

William Newman

1951 Planeación Organización Obtención de Recursos

Dirección Control

R.C.Davis 1951 Planeación Organización Control

Melinkoff 1953 Planeación Organización Ejecución Control

Koonz y “O. Donnell”

1955 Planeación Organización Integración Dirección Control

John F. Mee 1956 Planeación Organización Motivación Control

George R. Terry

1956 Planeación Organización Ejecución Control

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La evolución del Proceso Administrativo por diferentes Autores Clásicos y Neoclásicos :

A u t o r : Año. F A C T O R E S O E L E M E N T O S :

Louis A,Allen

1958 Planeación Organización Motivación y coordinación

Control

Dalton Mc. Farland

1958 Planeación Organización Control

Agustín Reyes Ponce

1968 Previsión y Planeación Organización Integración Dirección Control

Isaac Guzmán Valdivia

1961 Planeación Organización Integración Dirección y Ejecución

Control

José Antonio Fernández Arena

1967 Planeación Implementación Control

American managment Asoc. [AMA]

1972 Planeación Organización Integración Dirección Control

Jaime G. Sánchez C.

1985 Planeación Organización Integración Dirección y Gestión.

Control y Seguimiento.

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2.2. Proceso Administrativo.

La administración comprende varias funciones o fases indispensables de conocer para aplicarlos a cualquier estructura, al conjunto de dichas fases se le conoce como: “Proceso Administrativo”.

Es importante, hacer notar que existen múltiples criterios en cuanto al número de elementos de este proceso, planteadas por diferentes autores, pero cuya función es en esencia la misma.

Para fines de esta presentación se adoptaron las siguientes elementos:

- Planeación;

- Organización;

- Integración;

- Dirección

- Control.

-

-

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En términos generales estos elementos responden a las siguientes preguntas:

- Planeación ¿ Qué se puede hacer? ¿ Qué se va a hacer?

- Organización ¿ Cómo se va a hacer ?

- Integración: ¿ Como aplicar los recursos ?

- Dirección ! Supervisar que se haga¡

- Control ¿ Cómo se está realizando? ¿ Cómo se ha realizado?

El Proceso administrativo abarca cada una de estas etapas, que se interrelacionan,;se dan en forma secuencial y/o pueden co-existir simultáneamente.

Es un proceso continuo, en virtud de que al llegar a la etapa de control y con base en los resultados obtenidos, se generarán nuevos planes y objetivos, originándose nuevamente el ciclo del proceso.

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V.- El Proceso Administrativo bajo enfoque proactivo y virtual:

Definicion de Proactivo : En favor de.... ; provecho, favorable, procurar, activar, apoyar, anticiparse a etc..

a) Enfoque Proactivo:Enfoque Proactivo: Elementos de la Administración: Pasos o etapas básicas a través de las cuales se- realiza la Administración de recursos, medios , elementos (R.humanos, Técnicos, materiales y financieros, ( padre de la Administración H.Fayol). ProcuraProcura la gestión de la empresa, con el mejor aprovechamiento de sus- recursos (operaciones y funciones productivas)

Activar a la Empresa: aplicando sus fases, sus elementos de: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control , soportada con sus etapas ,-- y la aplicación metodológica de sus técnicas y herramientas. Es proactivo porque: le da dinámica y acción a la empresa al guiarla de manera- metódica y segura a la consecución de sus resultados deseados, si se aplican las técnicas y herramientas en forma ordenada y metodológica.

El proceso constituye el núcleo propio de la Administración y sus diversas etapas en que se divide la acción administrativa y este proceso esta normado por reglas, cuya formulación es la tarea especifica de la materia , además se auxilia de otras- ciencias como: la (economía, Ingeniería Industrial, Finanzas , psicología etc.), que ayudan a resolver problemas administrativos.

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U

V.- El Proceso Administrativo bajo enfoque proactivo y virtual: (continua)

* Definicion de Virtual: Que puede producir un efecto, implícito, tácito; Que tiene existencia aparente y no real; y/o Que puede simularse o imaginar escenarios tridimensionales. b) Enfoque Enfoque Virtual: Elementos de la Administración: Proceso social que lleva consigo la responsabilidad –de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr – un propósito dado.

Conjunto de técnicas y herramientas por medio de las cuales se clarifican y realizan los Propósitos de un grupo Humano, con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados para el logro del fin.

Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar (H.Fayol).

Lograr que las cosas se realicen por medio de otros a través de la aplicación- metodológica del Proceso Administrativo y de sus etapas y fases (Mecánica y Dinámica).

Permite planear a nivel laboratorio y/o escritorio y anticiparse a los hechos a través de simulaciones y manejo de contingencias

“ Administrar es el arte y la técnica de la coordinación, de talento, esfuerzos, de talento, esfuerzos, aptitudes aptitudes y actitudes, para alcanzar el resultado deseado ”.

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Huracán Gilberto

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Proceso Administrativo tipo Ciclón.

Recursos Humanos

R. Financieros R. Técnicos

Materiales.

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U

IV.- Exposición de la Unidad El Proceso Administrativo.

(ANEXO 1 )

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UNAM.- F.C.A.

R. HUMANOS

R. TECNICOSR. FINANCIEROS

R. MATERIALES

VI.- MANEJO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA

R.HUMANOS R.TECNICOS R.FINANCIEROS R.MATERIALES

(ANEXO 2 )

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U.

I.- Planeación y su aplicación en las áreas Funcionales.

[anexo 3 ]

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Planeación:I.-Su importancia y su naturaleza : Decidir anticipadamente que se va a hacer y como. Planear es tan importante como realizar;[es cuantitativo]; ningún control es efectivo si no se compara VS. el plan.a) El proceso de Planeación:

Administración competente y X resultados

Buenas decisiones.

Actuación adecuada

Planeación desus actividades

Logro de Objetivos

b) Diagrama del proceso de Planeación:

Información externa

Permite Pronosticar

Fijar Objetivos

Descripción de Estrategias [cursos alternos]

Ejecución.Fijar Políticas

Elaborar Procedimientos

PresupuestarProgramar

Selección

C o n t r o l :

retroalimentar Información interna

Ideas

= = =

=

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I.- Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :Es la determinación del curso concreto de acción que habrá de seguir se fijando los - principios que lo habrán de presidir y orientar,; es la secuencia de operaciones necesarias - para alcanzarlo con la fijación de tiempos y unidades.

Comprende 7 Etapas:1.- Pronosticar: A donde llevar el curso actual;2.- Fijar Objetivos: Determinar los resultados a alcanzar; fijar fines cursos alternos.3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las metas.4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de los recursos.5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos.6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas, estandarización.7.- Establecer Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones.

Planeación.- Viene del latín Planum.. = superficie plana.Diccionarios Oxford; [en ingles].- Proviene del siglo XVII.= Dibujar una forma en una superficie plana.- ejemplo Un Mapa.

La Planeación: En nuestro trabajo nos reporta enormes beneficios personales; al tratar de proyectar nuestra actividad hacia el futuro y nos obliga a familiarizarnos con información y hacernos de conocimientos adicionales para dirigir nuestros recursos hacia el objetivo deseado.

Enfoque por: a) Su Naturaleza; b) Su proceso; c) Su Filosofía; d) su estructura.

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Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :2.-Determine el Objetivo.- identifique el horizonte ¡hacia donde orientara sus recursos! al lograrlo podrá ver la estrella polar que lo guiara. “ es la imagen clara del propósito”Un Objetivo es una intención o una finalidad de una noción.La declaración de Objetivos de la empresa nos dice sus propósitos y - nos muestra los principios básicos que guían a los directivos y trabajadores - para alcanzarlos.La premisa mayor del objetivo. Le indica a toda la organización hacia donde-va a dirigir sus esfuerzos, y cual será su contribución definida para elpropósito del Negocio.

Elementos de un Objetivo.- debe contestar las preguntas siguientes: a) Que Quiero … ¿ lograr o alcanzar… propósito ? b) Para que …..? ¡ Justificación del propósito…? c) Que recursos necesito……..? y con cuales cuento ?

Requisito.- Debe estar por escrito y debe ser comunicado y compartido por los participantes. “Su evaluación es cualitativa ”.

Metas: Es el poder motivador detrás del plan. El “ Horizonte”. Su medida es cuantitativa [ datos sobre # ; % ; $ ; dimensiones, etc.] Debe ser realista…” tenga siempre la meta a la vista ”. Nos enseña a medir el paso y/o evaluar el avance.

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Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :

3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las metas. [Plano; mapa; diagrama, dibujo grafico del curso de acción].

4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de los recursos. [graficas Gantt; Diagramas de Perth o CPM, ruta critica etc.].

5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos. Etimología de la palabra Pre-suponer el futuro imaginar la aplicación de los recursos].

6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas, estandarización. [diagramas y descripción del proceso o flujo de la información].

7.- Elaboración de Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones. es una decisión previa.- [saber como actuar cuando se presenten los acontecimientos o hechos].

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3.- Desarrollar estrategias: Decidir como y cuando alcanzar las metas.[Plano; mapa; diagrama, dibujo grafico del curso de acción].

a) Toda estrategia es un Plan: Una guía, un conjunto de acciones a tomar en el futuro, es una ruta a seguir que nos llevara de un lugar a otro. (revisar como la estrategia original como se va modificando o adaptando al entorno)

b) La Estrategia también es un patrón: Una compañía que presenta consistentemente un patrón de comportamiento, seguramente tiene una estrategia operando.

c) En contraste con el Plan.- que ve hacia delante; la idea de Patrón- nos hace pensar en mirar hacia el pasado.

Elementos de la Planeación y su aplicación en las áreas funcionales :

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4.- Diseñar Programas: Fijar tiempos, prioridades y sincronizar la entrada de los recursos. [graficas Gantt; Diagramas de Perth o CPM, ruta critica etc.].

El método del Camino critico:Antecedentes:Dos son los orígenes del método del camino critico:PERT.-[Program Evaluation And Review Technique), desarrollado por la Armada de USA, en 1957, para controlar los tiempos de ejecución de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales, por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos de tiempo disponibles.Fue utilizado originalmente por el control de tiempos del proyecto Polaris y actualmente se utiliza en todo el programa espacial.El método CPM [ Critical Path method]; el segundo origen del método actual, fue desarrollado también en 1957, en USA, por el centro Nacional de operaciones para las firmas Dupont y Regminton rand., buscando el control y la optimización de los costos mediante la planeacion adecuada de las actividades componentes del proyecto.Ambos métodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el CPM actual, utilizando el control de los tiempos dev ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total, sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible

PERTTiempos

CPMCostos

CPMOptimización

Definición :El método CPM.- es un proceso administrativo de planeación programacion, ejecución y control de todas y c/u de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo critico y al costo optimo.

Metodología CPM:1.- Planeacion y programacion;2.- Ejecución y control; el 1er ciclo se compone de las siguientes etapas: a) Definición del proyecto;

b) lista de actividades;c) Matriz de secuencias;d) Matriz de tiempos;e) Red de actividades;f) Costos y pendientes;g) Compresión de la Red;h) Limitaciones de tiempos, recursos y $.i) Matriz de elasticidad; y j) probabilidad de retraso.

Usos y aplicación: en todo lo que requiera programarse.

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5.- Elaborar presupuestos: Establecer y asignar unidades, costo y recursos. Etimología de la palabra Pre-suponer el futuro imaginar la aplicación de los recursos].

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Aplicar Actitud interrogante

Proceso interrogativo;

•Que….…?

•Porque…?

•Como…..?

•Cuando…?

•Quien…….?

•Cuanto…..! $ ; #; %; tiempo u otra unidad de medida.•========================================• Todo este proceso nos leva hacia un análisis exhaustivo• de la situación, problema, o contingencia y• nos permite crear escenarios y/o alternativas de solución

Nos facilita la toma de decisiones:Recuerden la información es poder y el poder; permite tomar buenas decisiones

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1.-De Recorrido y de multicolumna. [ simbología OTIDA ].

A).- Diagramas de Proceso:

Operación.

Inspección.

Transporte.

Demora.

Almacenaje O Archivo.

Origen.DESCRIPCION: CLASIFICACION:

Inicio del proceso.

Proceso, cambio de características- Originales, modificación, valor añadido.

Manejo, traslado, llevar o traer;Cambio de dirección o de lugar.

Conservación, resguardo; protección;Temporal, provisional o definitivo.

Retraso, retardo;Intencional o involuntario.

Revisión, verificación; comprobar;Analizar, medir, evaluar.

Improductivo.

Improductivo.

Improductivo.

Improductivo.

Productivo.

necesario.

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6.- Diseño de procedimientos: Secuencia de operaciones, métodos, sistemas, estandarización. [diagramas y descripción del proceso o flujo de la información].

DIAGRAMA DE FLUJO PARA NEGOCIACIONES DE M.PRIMA Y COMPONENTES CONCONTRATOS A LARGO PLAZO CON PROVEEDORES PREFERENTES. (Enero 2005)

GERENTE MATERIALESEN CADA PLANTA

GERENTE ADMINISTRACIONABASTECIMIENTO CORP

DIRECTOR DE AUTOPARTESZONA NORTE/ZONA SUR

COMITE DE NEGOCIACIONDE COMPRAS

DESARROLLO PLANANUAL DE COMPRACONSOLIDADO X PTA

PREPARAN BUSINESS PLAN DECOMPRA (5 AÑOS).

EXPLOSIONA POR PLATAFORMA REQUERIMIENTOS DE M. PRIMAY COMPONENTEs.

ELABORA PAQUETES POR-PLATAFORMA/ PRODUCTOS

PROPONE A LOS GERENTESDE MATERIALES ESTRATEGIANEGOCIACION

G. DE MATERIALES Y ADMON DE ABASTECIMIENTOS-INTERCAMBIAN INFORMACION,REVISAN SUS PROPUESTAS-Y REDISEÑAN ESTRATEGIA DE NEGOCIACION DE COMPRAMULTI-ANUAL.(CON DIFERENTES ESCENARIOS POSIBILIDADESPROPONEN AL COMITE DE COMPRAS PLAN INTEGRAL NEGOCIACION

REVISAN Y EVALUAN EL PLAN -INTEGRAL DE NEGOCIACIONES,LO MODIFICAN Y APRUEBAN.

A NIVEL COMITE SE -REVISA,EVALUA E-IMPLEMENTA Y/O-AUTORIZAN

SE EJECUTA LA NEGOCIACION EN BASE A PLAN INTEGRAL DENEGOCIACION EJERCIENDO LAS ESTRATEGIAS Y POLITICASPARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS ESTABLECIDOS.

LA NEGOCIACION SE SE APEGA A PLAN

=PROCEDER A FIRMARCARTA DE INTENCIONY/O FIRMA DE CONTRATO.

SI NO

REPORTAN AL COMITEDESVIACIONESY/O CONTINGENCIAS;-PROPONIENDO ALTERNATIVAS

COMITE EVALUA PROPUESTA DE G. MATERIALESY ABASTECIMIENTOS Y PROPONE Y/O AUTORIZANUEVAS CONDICIONES

RESPONSABLE.Depto. De Compras.Control y registro estadístico.

ACTIVIDAD - ACCION2.1. - Asigna y entrega a cada Comprador por línea de producto, sus requisiciones.2.2.-. Registra en el sistema datos estadísticos de las Rqs.

Comprador Seguidor 2.3. - Verifica que los tiempos de necesidad del Solicitante estén dentro de los tiempos de entrega para requerimientos normales o “ Urgentes”.

Comprador Seguidor. 2.4.- Si se detecta diferencia entre la fecha solicitada y la propuesta por el proveedor, notifica al solicitante para obtener su aceptación.

2.5.- Solicita 3 cotizaciones con proveedores o prestadores de servicio, conforme a monto de compras, (anexo 2)

2.6. - Recibe por escrito las cotizaciones, genera el cuadro comparativo, sugiere la mejor propuesta en función de precio, calidad, tiempos de entrega, condiciones.

2.7. - Consulta Con su jefe y/o con el Usuario, las propuestas y recaba Vo.Bo, conforme a tabla de facultades para fincar Ordenes de Compra.

2.8. Elabora en el Sistema, la Orden de Compra;(comp.4 a/e); anexa el cuadro comparativo y documentación soporte (cotizaciones, catálogos dibujos etc.) 2.9.- Turna todo el expediente al Gerente de Compras.

2.10.-Si el monto de la compra es superior a $100,000.00 pesos o su equivalente en dólares, obtiene la autorización adicional del Gerente de Administración y Finanzas de acuerdo a política.

Gerente de Compras. 2.11. - Revisa la Documentación en caso de estar de acuerdo lo aprueba y Autoriza.O la regresa al comprador, con observaciones.

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Ejemplos de políticas : 1. General : Establecer los lineamientos para asegurar la integridad física y la salud de los empleados, trabajadores y visitantes, dentro de las instalaciones y operaciones de la Empresa.

2. Alcance : Es aplicable en :….… Mexicana, S.A. en la República Mexicana y en el extranjero.

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD E HIGIENE. 3.1.- especificas: a) La Seguridad y Salud de las personas es una prioridad sobre cualquier necesidad de producción.

b) Los Gerentes de las Unidades Mineras y Plantas son los responsables de la Seguridad y Salud de todo su personal.

c) Los Superintendentes, así como todo su personal son responsables de mantener las áreas de trabajo bajo condiciones seguras, así como cuidar y preservar el medio ambiente.

d) Para cumplir con esta función se asesorará y auxiliarán con el Departamento de Seguridad, Higiene y Control Ambiental.

e) En todas las empresas del Grupo se deberá implantar el Sistemas de Administración de Seguridad, Higiene y Control Ambiental, que detecte y corrija a todos los riesgos de trabajo y salud de nuestro personal.

f) Este Sistema de Administración de Seguridad, Higiene y Control Ambiental deberá contener las responsabilidades de los siguientes puestos: Gerentes, Superintendentes, Jefes de área o equivalentes, Supervisores de cada área, Supervisores en General y nuestros trabajadores.

7.- Elaboración de Políticas: Principios para orientar la acción y tomar decisiones. Es una decisión previa.- [saber como actuar cuando se presenten los acontecimientos o hechos].

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UNAM.- F.C.A.

VI.- El Proceso Administrativo.

(ANEXO 4 )

2.-ORGANIZACIÓN.- Estructurar y relacionar el trabajo para ejecutarlo con efectividad y alcanzar resultados deseados.

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2.-ORGANIZACIÓN.- Definición.- Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las Jerarquías, funciones y obligaciones individuales como organismo Social para alcanzar mayor eficiencia. * “ Una buena organización no se mide se cata; como el buen vino”.

Comprende 5 Etapas:1) Establecer la estructura de organización;“Organigramas "División del trabajo”.

a) Jerarquías: Fijar la Autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel. b) Funciones: La determinación de la división de las grandes actividades especializadas- necesarias para lograr el fin general. c) Obligaciones: Las que tiene en concreto c/ unidad de trabajo susceptible de ser

desempeñada por una persona

1) Delinear las relaciones de las funciones y de los puestos.[Autoridad, responsabilidad, canales de comunicación, niveles, tramo de control, delegación, etc.].

2) Crear las descripciones de cada puesto.[Carta de distribución de funciones y varios formatos].

3) Fijar requerimientos de cada puesto.[Valuación de puestos ].4) Elaboración del manual de organización. [Integrar organigramas, políticas,

funciones, descripciones de puestos y tablas de facultades de autorización].

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EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN ES-La SEGUNDA LABOR + IMPORTANTE DEL ADMINISTRADOR.

PRODUCCION VENTAS FINANZAS

Supervisor de Zona

Supervisor de Zona

Supervisor de Zona

LOS INDIVIDUOS PODRIAN ESTAR TRABAJANDO DURO, PERO EL ESFUERZO DE UNOS PUEDE ESTAR EN CONTRA DEL OTRO

SIN UNIDAD DE DIRECCION, LA ORGANIZACIÓNCOMO UN TODO, ES RELATIVAMENTE INEFICAZ

LAS ORGANIZACIONES DEBEN DISEÑARSE PARA QUE TODA LA GENTE TRABAJE CON EFECTIVIDAD

TRABAJO

HACIA LA META.

TRABAJO

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3838

Actividades

Puesto Depto. De R.H.

Tarea

Puesto Contador

Tarea

Puesto Dirección General

Tarea

Puesto Capacitación y AdiestramientoTarea

Puesto Depto. De Finanzas

Tarea

Atención a Clientes y Calidad en el Servicio

Atiende a los clientes ysus dudas o aclaraciones,e inspecciona el servicioy la calidad de los que laboran en la empresa. 6

Determinará en base a los datos arrojados por los estados financieros si ha tenido rentabilidad la calidad en el servicio. 2

Verifica periódicamente la calidad del servicio y atención al cliente, y hace presencia en negociaciones fuertes para dar respaldo al cliente y ayudarlo a tomar la mejor decisión.

Tiene como finalidad dar las herramientas y educación necesaria a los empleados para que sean capaces de satisfacer al cliente.

Resolverá las dudas a los demás departamentos y dará los recursos financieros para que tengan los elementos para satisfacer el cliente.

Presupuestos Encargado de dar el presupuesto sobre los recursos humanos, al igual que los costos estimados que estos tendrán para la empresa. 4

Determinará si los presupuestos se están respetando con respecto a lo planeado y en caso de no ser así el porque. 10

Encargado de hacer las observaciones correspondientes a los presupuestos y de aprobarlos en conjunto con el Depto. De Finanzas.

Entregar sus presupuestos al área de R.H., para que este reporte al finanzas y a la dirección.

Éste revisará la viabilidad de los presupuestos previstos por los demás departamentos.

Administración de los Recursos

Minimizar los costos del área, creando métodos de control más económicos, basados en la prevención. 8

Han de informar sobre la situación que guardan los recursos utilizados a lo largo del año. 4

Direccionar de forma adecuada los recursos y tomar la decisión más apta, siempre tomando en cuenta el costo-beneficio.

Minimizar los costos de capacitación y maximizar la recuperación de la Inversión en el menor tiempo posible.

Su principal función será invertir y direccionar de forma adecuada los recursos obtenidos por la empresa, obteniendo la mayor ganancia para fomentar proyectos cada vez más grandes.

Reportes e Informes de Sección

Reportará sobre los puestos que le reportan y realizarán informes sobre los avances que hay en el capital humano, de igual forma analizarán la calidad en el servicio. 3

Realizará informes sobre el área financiera y su estado según las necesidades de la empresa, para mantener informada a la empresa sobre su situación. 3

Informará sobre las nuevas Políticas , cambios y estrategias que se habrán de hacer para mejorar a la empresa.

Se encargará de informar sobre el estado que guarda la capacitación que se ha dado al personal y si ha sido redituable está.

Informará y dará la situación actual que guarda la empresa y las formas en que encaminarán los recursos para crecer y desarrollarse.

Manejo de Inversiones

Determinar el tiempo en que se habrá de recuperar las inversiones en Capital Humano. 2

Determinarán el tiempo en que se han de recuperar, depreciar o amortizar las relaciones para llevar un control sobre las inversiones que realice la empresa, 4

Hacer propuestas sobre las posibles inversiones que se podrían hacer de acuerdo a sus conocimiento en el ramo asesorado por las demás áreas.

Dar los informes correspondientes a la inversión en capacitación y la rentabilidad que esta tiene.

Determinará la rentabilidad, accesibilidad, al igual que el tiempo en que se recuperará la inversión.

TOTAL 23 23Horas proyectadas Semanalmente.

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GerenteGeneral.

Ventas Producción Finanzas

Asesor Jurídico

Consejo de

Administración

b

c

ResponsabilidadAu

torid

ad

2.-ORGANIZACIONb) Asignación de : I.- Autoridad / Responsabilidad; II.-Canales de Comunicación.

40

Autoridad Responsabilidad

B a l a n z aEquilibrada.

III.- P r i n c i p i o d e e q u i d a d.

2.- ORGANIZACION

La estructura de Organización es comparada con un Circo de 3 pistas- en la que el Show principal se presenta en el centro.

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2.- ORGANIZACIÓN: IV.- T r a m o d e c o n t r o l:

DirectorGeneral

R.Humanos Jurídico CalidadProducción Finanzas

Funciones básicasFunciones complementarias Y de apoyo

Ventas

Capacidad de supervisión con eficiencia y efectividad a - mas de una persona.

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Gerente General

Gerente de Construcción

Gerente de Unidad Contralor

general

Contratistas Geología y Exploración

Desarrollo de Mina.

Contador y tesorero

Asistente Administrativa

Compras y Abastecimientos

Encargado de Almacén

Control de Obra e Ingeniería

Ejemplos de Organigrama : F. M. Mexicana, S.A de C.V. 1a fase arranque del proyecto.

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Gabinete Económico:•Función Publica.•Economía.•SHCP.•Turismo.

Gabinete Agropecuario:• Agricultura de Ganadería.• Desarrollo Rural y pesca.• Medio Ambiente y recursos Naturales.• Reforma Agraria.

Gabinete de Seguridad * Defensa Nacional.• Marina.• Gobernación.• Procuraduría General.• República.• Seguridad Publica

•Gabinete Social.• Desarrollo Social.• Educación Publica.• Trabajo y Previsión Social.• S a l u d.• IMSS. [*]• ISSSTE. [*]

Sria. Relaciones Exteriores Secretaria de Energía.Sria Comunicaciones- y Transportes.

Poder Ejecutivo.Presidencia de la República.

Secretarias de Estado:

PEMEX

4 4 54

Tramo de Control:Secretarias de Estado: 20.Organismos centralizados.12Organismos descentralizados.18 Empresas Paraestatales. 26Comisiones 13Institutos: 28.

Consejo Nal de Población.

Consejería Jurídica Del Ejecutivo Federal.Comisiones Intersectoriales

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2.-ORGANIZACIÓN.V.- Tipos de Organigramas:

Vertical. Horizontal. C i r c u l a r. E s c a l a r.

Lineal o militar.

Funcional o de Taylor.

Lineal con Staff.

Lineal con comité.

DirectorGeneral

Producción Ventas Finanzas

Producción

DirectorGeneral Ventas

Finanzas

DirectorGeneral

Producción

Ventas Finanzas

Rec.Humanos

DirectorGenera

1.0.

Publicidad

Comité de Calidad

Producción1.1.

Jefe de Almacén

1.1.1.

Ventas.1.2.

Finanzas1.3.

manufactura

Inventarios

Planeación Prd.Manufactura

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VI.- ejemplo de Formato: DESCRIPCION DE PUESTOS. Fecha.-_________TITULO DEL PUESTO: __________________________________________________________________.

DEPARTAMENTO:__________________________REPORTA a:_________________________________

PUESTOS QUE LE REPORTAN :_______________NIVEL: _____________________________________

I.- DESCRIPCION GENERICA: (Objetivo del Puesto): _________________________________________

II.- DESCRIPCION DE FUNCIONES PRINCIPALES:

III.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PRINCIPALES:

IV.- REQUISITOS DEL PUESTO: ________________________________________________________ ESCOLARIDAD: (grado de estudios).- _________________________________________________ ESTUDIOS TECNICOS: _________________________________________________ ESTUDIOS SUPERIORES: __________________________________________________ CONOCIMIENTOS U ESPECIALIDADES_________________________________________________ (destrezas, artes, u oficios).- _________________________________________________ IDIOMAS.- Grado de comprensión %, (Hablar, escribir, traducir):_____________________________ _________________________________________________________________________________

V.- EXPERIENCIA REQUERIDA EN EL PUESTO: _____________________________________________(Conocimientos específicos): ______________________________________________________________

VI.- Organigrama:(Por Favor dibújelo).

Ocupante: Jefe Inmediato Gerente de Área. Analista R.Humanos.

(Nombre y firma) (Nombre y firma (nombre y firma). (Nombre y firma)

Forma R, H.005 (NOTA.-Si requiere mas espacio puede utilizar otra hoja y marcar el # de referencia del concepto GRACIAS).

(Su Jefe inmediato)

(Su Puesto)

(Su[s] Subordinados[s]

Formato: DESCRIPCION DE PUESTOS. Fecha.-_______________TITULO DEL PUESTO: _Gerente de Capacitación y Adiestramiento._______________________________DEPARTAMENTO: Recursos Humanos ___________REPORTA a:_Gerente de Desarrollo Organizacional_____.PUESTOS QUE LE REPORTAN: 2 Instructores y 1 Coordinador_ NIVEL: Jefatura y Supervisión 1er Nivel-I .____ DESCRIPCION GENERICA: (Objetivo del Puesto): Dirigir y Coordinar la Función Capacitación y Desarrollo de la Institución.

II.- DESCRIPCION DE FUNCIONES PRINCIPALES: Detectar Necesidades de Capacitación e integrar y administrar el Programa anual para desarrollar competencias, conocimientos y destrezas del personal de la Organización

III.- DESCRIPCION ACTIVIDADES PRINCIPALES: Planear, dirigir y evaluar los Índices de efectividad de la Capacitación IV.- REQUISITOS DEL PUESTO: Licenciatura en Relaciones Industriales y/o en Administración.______________ ESCOLARIDAD: (grado de estudios).- Licenciatura Relaciones Inds. Y Administración___________________ ESTUDIOS TECNICOS: Manejo de Programas de Capacitación/ Adiestramiento y Desarrollo de R.Humanos. ESTUDIOS SUPERIORES: Maestría y Diplomado[s], en Relaciones Inds. Recursos Humanos.-______________________ CONOCIMIENTOS U ESPECIALIDADES: Psicología; Relaciones Humanas; manejo de grupos y negociación_ (destrezas, artes, u oficios).- Ingeniería de Diseño y Digitalización, elaboración de Material Pedagógico.-___ IDIOMAS.- Grado de comprensión: INGLES , (Hablar, escribir, traducir): 100%V.- EXPERIENCIA REQUERIDA EN EL PUESTO: 2 Años en Empresas Trasnacionales de preferencia Laboratorios Quím.___(Conocimientos específicos): Psicología, Pedagogía y Estadística y BSC________________ _______________

VI.- Organigrama:(Por Favor dibujuelo).

Ocupante: Jefe Inmediato Gerente de Área. Analista R.Humanos. José Pérez Raúl Cazz Manuel Paz. P.P.P.(Nombre y firma) (Nombre y firma (nombre y firma). (Nombre y firma)

Forma R, H.005 (NOTA.-Si requiere mas espacio puede utilizar otra hoja y marcar el # de referencia del concepto GRACIAS).

Gerente de Desarrollo Organizacional

Gerente de Capacitación y Adiestramiento

Coordinador de Capacitación Instructor “A” Instructor “B”

48

Tarea. Ambiente. Tecnología.

2.-ORGANIZACIÓN.- Marco de referencia para analizar organizaciones.

• Incertidumbre.• Complejidad:• Diversidad.

Estructura Organizacional

-División del trabajo.-Especialización.

-Delegación de funciones.-Descentralización.

-Coordinación.

Comportamiento del Líder-estructura-valores.-visión.-misión,

-consideración

“ D.O.” Clima Organizacional.

Individuo y grupo.•Motivación.•Comportamiento [toma de decisiones]:•Solución de problemas, etc.•Satisfacción.

•Adiestramiento y Capacitación, Producir el cambio organizacional, de modo que la Empresa, las destrezas y

conducta de sus miembros pasen a ser + adecuados a sus necesidades del medio ambiente y la tecnología.

49

Terminación de la fase mecánica o técnica. Que contempla: “ Planeación y Organización”.

Inicio de la fase Dinámica.- “ 3.- Integración;

4.- Dirección; y

5.- Control.

50

VI.- El Proceso Administrativo.

(ANEXO 5 ]

3.- INTEGRACION

51

3.- INTEGRACION.Definición.- Acción para activar los recursos de la empresa o del proyecto.Sus Elementos: Reclutamiento, Selección; Inducción; y desarrollo.a) Reclutamiento:- Identificar la fuente donde se encuentran los recursos mas idóneos

[ejemplo los candidatos a un puesto, o el proveedor mas ventajoso o la fuente de financiamiento mas adecuada, etc.] despertando interés y/o expectativas requeridas.

b) Selección:- Aplicar las técnicas mas adecuadas para escoger y decidir al candidato mas idóneo para ocupar el puesto o el proveedor con el producto o servicio mas adecuado o el financiamiento mas ventajoso.

c) Contratación: Contempla las actividades de entrega de documentos oficiales: * Elaboración y firma de Contrato; * Inscripciones y altas Oficiales [IMSS; Infonavit, Afores, otras prestaciones particulares]; * Manual de bienvenida, [Misión, Visión y Valores Institucionales]; * Reglamento Interior de trabajo; * Descripción de puesto y Organigrama; * Entrega de Credenciales y gafetes de identificación, etc. a) Inducción y orientación:- Es el método mas eficiente para que los nuevos recursos

[Humanos; financieros, técnicos y materiales]; se articulen y armonicen lo mejor y mas rápidamente posible. [manual de bienvenida y presentación de nuevos empleados].

b) Capacitación y adiestramiento.- Adecuar y optimizar las competencias, facilidades, aptitudes y actitudes de los recursos de la empresa, buscando la mejora continua.

c) Desarrollo:- Se busca que todo recurso necesita progresar, crecer y mejorar, alcanzar su realización; o aprovechar su ventaja competitiva con valor agregado.

52

3.INTEGRACION:El manual de organización y su relación con el área de recursos Humanos. Consecuencias: Etapas: a c c i o n e s y d e c i s i o n e s :

Cumplir los requerimientos del puesto:[Perfil, conocimientos y competencias].

Análisis de características de los candidatos.

Dimensión y rangos del puesto Vs. Mercado / [$].

a) Manual de bienvenida y presentación.b) Comunicación Políticas y reglamentos;c) Comprensión de su Descripción Pto.d) Conocimiento del M. Organización.

1.- En Programas Generales de la Cia.2.- “ “ de su Área.3.- “ “ Técnicos de su Área.4.- “ “ Técnicos p/ Promoción.

Comparar los resultados Vs. Su descripción de Puesto; Participación y capacitación.

Escalar con conocimientos, oportunidades, Progreso; Promociones, [Vocación].

Medir volumen de operaciones + tiempos tipo;[Estándar]; mas concesiones, + fatiga y personales

1.- Reclutamiento:

2.- Selección:

3.- Contratación:

4.- Inducción;

5.- Capacitación:

6.- Valuación de meritos

7.- Promoción y desarrollo.

8.- Cargas de trabajo

EjemploPuesto deContador

NoSe elimina a Ingenieros, Doctores, abogados, etc. Se eliminan quienes No cumplan

Experiencia, Conocimientos Competencias

[$] Puesto / pretensiones

Integración comunicación.

Participación y desarrollo

Resultados

Asensos y Promoción

Productividad y Éxito.

No

No

No

No

No

No

NoSe eliminan X estar fuera de rango.

Se debe retirar a corto plazo U originara problemas R.H.

Revaluar p/ evitar Incompetencia y/o deserción

Revisar y evaluar su capacitación, Motivación reubicación Revaluar, recapacitar R.H/ Vocación

Definir responsabilidades Estándares y nivelar C.Trabajo

SI

SI

SI

SI

SI

SI

SI

SI

53

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MEXICO.FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

VI.- El Proceso Administrativo.

[ANEXO 6 ]

4.- DIRECCION.

54

56

4.- DIRECCION.

Definición.- a) Conducir los recursos de la empresa hacia el objetivo deseado. b) Propiciar actuaciones que conduzcan hacia las metas y resultados fijados. c) Es impulsar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo Social para que en conjunto ,todos ellos alcancen el modo mas eficaz de los planes señalados. d) Elemento de la administración que permite realizar con efectividad todo lo planeado, a base de decisiones previas (Políticas) , delegando autoridad, comunicando vigilando que se cumplan en forma adecuada las instrucciones emitidas.

e) Es la función ejecutiva de guiar - conducir y supervisar a los subordinados [Koontz] .

.

Sincronizares conectar la Estrategia

con los procesos de la cadena de valor

57

4.- DIRECCION.

Existen dos estratos en la Dirección de la Organización. a) El nivel ejecución [empleados y técnicos], que llevan a cabo acciones productivas - ” hacer y ejecutar “. b) El nivel administrativo [Directivos, Gerentes y Jefes], que dirigen y vigilan que se ejecute el trabajo. Sus Elementos: Delegar; Motivar; Coordinar; superar diferencias y administrar el cambio.

1) Delegar.- Ceder con conocimiento de causa la ejecución de alguna tarea.

2) Mando o autoridad.- estudia como ejercerla y delegarla.[asignar responsabilidades hacia los resultados deseados; Facultad o derecho para ser obedecido y/o tomar decisiones]. 3) Motivar.-Persuadir e inspirar confianza en el personal p/ que realice las acción deseada.

4.- Coordinar.- Relacionar y dirigir los esfuerzos a la combinación ideal y + eficaz.

5.- Supervisar.- Ver que las tareas se estén haciendo tal y como se había planeado.

6.- Supervisar las diferencias.- Alentar la iniciativa individual y resolver conflictos.

7.- Administrar el cambio.- Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar las metas.

58

Motivación Significa "mover, impulsar o conducir a la acción". Para dirigir adecuadamente es necesario que el personal trabaje eficientemente y esto solo es posible a través de la motivación.Existen múltiples teorías y técnicas de motivación, pero una de las más acertadas es la "satisfacción de las necesidades" creada por Abraham H. Maslow, quien establece que la naturaleza humana posee cuatro necesidades básicas y una de crecimiento:

Fisiológicas: Alimentación, vestido, vivienda y reproducción, etc.

Seguridad: No sentirse amenazado por las circunstancias del medio.

Amor o sentido de pertenencia:

Relaciones afectivas con las demás personas.

Estimación: Confianza en sí mismo, deseo de fuerza, logro, competencia, y necesidad de estimación ajena; que se manifiesta en la reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc.

Realización personal: El deseo de todo ser humano es realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

a) Factores que se deben considerar en la motivación individual:

Logro: El empleado debe sentir que su trabajo es importante.

Reconocimiento Se debe reconocer la eficiencia, colaboración y voluntad de los subordinados.

Seguridad Es necesario proporcionar la oportunidad de desarrollarse y avanzar Para el buen desempeño del personal, es vital la estabilidad y seguridad del organismo social.

Independencia: Proporcionar al personal libertad para que propongan iniciativas y que éstas se lleven a cabo.

59

b) Factores que se deben considerar en la motivación de grupo:

Espíritu de equipo: La productividad del empleado se ve incrementada al sentirse identificado con un grupo de trabajo, para lograr fines comunes.

Identificación con los objetivos de la empresa:

El personal se autorrealizará si se coordinan los intereses de grupo con los individuales y todos con los de la empresa, para la obtención de los objetivos.

Practicar la administración por participación:

Lograr que el empleado se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.

Establecimiento de relaciones humanas adecuadas.

Buenos sistemas de comunicación y realización dentro de la empresa.

Eliminación de prácticas no motivacionales:

Control excesivo, poca consideración a la competencia, decisiones rígidas, no tomar en cuenta los conflictos, cambios súbitos.

60

61

62

4.- DIRECCION.Técnicas para Dirigir la empresa, prevé:

a) Que se delegue autoridad.- ya que administrar es “hacer a través de otros”.b) Que se ejerza esa autoridad.- por lo que deben precisarse sus tipos elementos y clases. c) Que se establezcan canales de comunicación.- a través de los cuales se ejerza y se

controle. d) Que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultanea a la ejecución de las

ordenes.

TIPOS DE AUTORIDAD:a) Autoridad Formal: Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida con los subordinados [se concede al puesto en relación a la responsabilidad,].b) Autoridad operativa: No se ejerce directamente sobre personas, mas bien es la facultad para decidir sobre determinadas acciones o funciones [ facultad para comprar, o contratar o producir]c) Autoridad Técnica: Se tiene en función del prestigio y capacidad.[es el especialista que cuenta con conocimientos teóricos y prácticos en determinada materia].d) Autoridad personal: Es el reconocimiento que adquiere el individuo por sus cualidades - morales, sociales, individuales, [ carisma, ángel, humildad, sencillez, manera de ser o actuar ] sin pretensiones.

“ Es la elección del “Líder Natural “; que aun sin tener autoridad formal la gente lo reconoce y lo siguen ” .

[**] Ejemplos:

63

2) Control Directivo.Proporcionar a los Directivos de cualquier Empresa, los conocimientos, las herramientas,Estrategias, experiencias y consejos de Managment, para guiar y facilitar su GestiónDirectiva para optimizar el uso y aprovechamiento optimo de los recursos.

Elementos del mando:1) Definir.- que debe hacerse.2) Establecer.- como debe hacerse.2) Vigilar .- que se haga-

a)  Trabajo Directivo en las Organizaciones. Características del Trabajo Gerencial ( % de su tiempo) lo dedica a:

Alta Gerencia.

Trabajadores

  PLANEACION Y DIRECCION= ( 96% a 98%) (4% a 2%)

Gerencia media.(áreas funcionales y Staff)

  ( 80%) (20%)

Jefes y Supervisores ( 60%) (40%)

Empleados, Técnicos y Administrativos.

 

( 40%) EJECUCION (60%)

( 5%) (95%)

64

Proceso Administrativo :

- Plano tridimensional : Tres enfoques de aplicación: 1o.- se aplica a las áreas funcionales( producción, ventas y finanzas y recursos humanos); 2o.- se refiere a los niveles jerárquicos o de organización (directivo, gerencial, operativo). 3o.- al Proceso Administrativo (Planeación, organización, integración, dirección y control).

Con esta visión se desarrolla de manera integral y completa y los resultados que proporcione estarán apegados a la realidad de la empresa.

Áreas f

uncionale

s

Jerarquías

Proceso Administrativo

3.2.-Objetivos :Primordiales para ser cumplidos conforme se desarrolla el proceso.

Secundarios se derivan de las acciones recomendadas ( se dan en la etapa de seguimiento).

Recursos de la empresa

+ producción+ ventas.+ finanzas.+ personal (RH).+ compras, etc.

+ Dirección.+ Liderazgo.+ motivación.+ coordinación+ comunicación+ toma de decisiones.

Planeación, Organización, integración, dirección y control

65

VI.- El Proceso Administrativo.5.- Control.

(ANEXO 7]

66

5. – C O N T R O L:

Definición: Asegurar el proceso hacia la consecución los objetivos fijados según el plan.

Alcance: Es el establecimiento de sistemas y métodos de trabajo para medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, a fin de saber si se ha obtenido lo que se previo, o si debemos corregir, mejorar y formular nuevos planes. [Lic. Agustín reyes Ponce].

Sus fases son:a) Fijar sistemas de información [Establecer normas]:Sin ellos no seria posible

comparar [son la base de todo control].b) Desarrollar estándares de actuación [ operación de controles] función propia de

los técnicos especialistas :[ no existe control sin estándares],c) Medir resultados [ Función administrativa] que evalúa el grado de desviación y/o

efectividad de los indicadores o controles. d) Tomar medidas correctivas [ como reajustar los planes].e) Considerar medidas para para alcanzar las metas; base para el siguiente ciclo de

Planeación. f) Premiar [reconocimiento para]: felicitar, motivar, remunerar, incentivar o disciplinar.

67

5. – C O N T R O L:

Que es control.- “ Es verificar o regular” ; [ Es el indicador o previsor de dificultades].

Consejo para el Auditor, se da y se ejerce en cada una de las fases de la- administración. [No existe control sin establecer estándares de actuación]:

Medios de control: a) Personales.- Supervisión, revisión del trabajo y de resultados.

b) Cualitativos: Agudeza, color; peso; presentación, acabado, etc. c) Físicos.- [cuantitativos].- Cantidad producida, volumen, valor, precio, [ # o

% ]; d) Técnicos: [ * ]Indicadores; control estadístico del proceso ; Graficas, tendencias;

tolerancias; presupuestos, auditorias; manuales y políticas; programas, Perth; CPM o Gantt, BSC etc.].

Métodos de Control:• Directos.- visitar la planta y/o ubicarse en el propio lugar de trabajo:• Indirectos.- a través de medios de información confiables y oportunos, estadísticas o-

reportes e [* ]

68

5. – C O N T R O L:Características de los controles:

• Deben Ser flexibles en cuanto a lo planeado!• Ser confiables y oportunos para identificar desviaciones a tiempo!• Claros y sencillos de manejar!• Ser concentrados, según el nivel ascendente de la organización!• Deben facilitar la acción correctiva! • No se deben exagerar los controles, para evitar burocracia y/o falta de interés.

•Síntomas de falta de control:• Nadie se entera de los cambios y de los planes ( deficiente comunicación)?• constantes rechazos por mala calidad, demoras en la fecha y cantidad de entrega?• Los clientes se enteran del problema antes que el responsable !• Falta de interés y cooperación del ejecutante< [No sabe, o No quiere, o No puede]?• Porque no me aviso antes y espero hasta hoy?• Porque salió mas caro de lo previsto, [ $ ]?• Porque no lo hizo como esta establecido?

• Ya no es necesario entregarlo ?????:• Ceguera de taller: Conjunto de deficiencias que se adquieren con la rutina y costumbre y no se pueden distinguir deficiencias y desviaciones.

• “ La costumbre es LEY “.- Las deficiencias se notan cuando hay crisis y-• hasta entonces se quiere actuar y/o remediar.

• “ NO HAY MEJOR PROBLEMA, QUE EL QUE NO SE TIENE “

69

VIII.- Resumen El Proceso Administrativo: + Es aprovechar de manera optima los recursos de la Empresa ( Humanos, Técnicos, Financieros y Materiales): como y cuando acceder y activarlos.

+ Como apoyo a la Auditoria Administrativa y Operacional, ya que se aprovecha desde la Planeación, ejecución, conclusión y recomendaciones para el diseño de controles, parámetros y evaluación de resultados y para replantear planes, estrategias y tácticas.

+ Sirve de base para la Planeación Estratégica, como herramienta de corto- plazo, como apoyo del FODA; en la previsión y simulación de alternativas; [como se es hoy; como se presenta y se quiera ver el futuro, el manejo de-- situaciones y contingencias, etc.]; que de soporte a la Misión, Visión, Valores- de la empresa.

+ Evaluación de Proyectos de Inversión; al simular diversos escenarios que- faciliten la toma de decisiones en base a reacciones del mercado; sociales, Políticas, económicas y propias de la Administración interna de la Empresa y su forma de afrontarlas y dirigirlas. * En Sistemas de Calidad se compara el Proceso Administrativo, con las “ 7 herramientas las 5 “5 “; las 7 “H” Habilidades; Hoshin Kanri: del Dr. Ishikawa ( ver anexo ).

+ HALLAZGO.- Encontré una gran analogía y similitud entre el proceso Administrativo y la herramienta Japonesa de calidad y mejora continua de las -- “ 5—S “; que confirma la creatividad y facilidad para imitar y copiar de la cultura Japonesa.

70

VII.- Conclusiones;

7.1.- Proceso Administrativo Vs. Las “5—S + 1 “ Significado: Planeación. Seiri Clasificación y arreglo.

Organización. Seiton. Organización.

Integración. Seisho Limpieza.

Dirección. Seiketsu Bien estar.

Control. Shitsuku Disciplina.

Seguimiento. Ikkanshin Constancia.

71

! La vida solo puede ser comprendida

mirando hacia atrás, pero ha de ser vivida

mirando hacia adelante.!

[ Kierkeaard ]:

72

Proverbio chino:

Siembra un pensamiento y cosecharas un Habito;

Siembra un Habito y cosecharas un carácter!

Las habilidades son necesarias para el desarrollo de la tarea.

Pero, el Carácter es imprescindible para el desarrollo de la persona.

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MEXICO.FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

IX- Bibliografía. a) Principios de Administración Industrial:Agustín Reyes Ponce.-( CECSA; XXa. edición 1998). b) La Sociología de la Empresa : Isaac Guzmán Valdivia.- ( JUS, México, XIV. edición 1995). c) La Administración en Desarrollo:José de la Cerda Gastelum.- ( P&J; IV. edición 1994). d) Dirección Estratégica :José Carlos Jarrillo.-(Mc Graw Hill; IIa. edición 2004). e) Introducción a los negocios: Lewis J. Altfest y Alan B. Lachner.-(Thompson; Va. edición 2004). f) Organizaciones estructura y Proceso: Richard H.Hall.-(Trillas; Ia. edición 2002). g) Administración Contemporánea: David R. Hampton.-(Mc Graw Hill; IIa. edición Español 2002). h) Administración por Calidad: Demetrio Sosa Pulido.- (Planeta IIIa. edición 1997). i) Organización Administrativa de las Empresas:Ricardo de la Fuente I.-(Trillas IV. Edición 1998). j) Administración del Comportamiento Organizacional: Paúl Hersey y Dewey.-(Pearson IIa. 2002).k) El Liderazgo y la Acción: Joan Ginebra.- (Mc Graw Hill;IVa. Edición 1998). l) Seminario LeaderShip plus: Consultores en Desarrollo Organizacional.- (Priv. XXa edición 2004). m) Círculos de Calidad: Philip C. Thompson.-( Pearson IVa edición 2005). n) Total Quality management; Asociación mexicana de TQ.M.M.- (Minerva; XXX edición 2002).o) Kaisen, la clave de la ventaja competitiva Japón.- Masaaki IMAI.-(CECSA.-IV edición 2004).p) Apuntes sobre Administración; Terry y Koontz O’ Donnell;Henrry Fayol.-(Gannon Xl edición 1982). q) Metodología tipo huracán [American managment Asoc.]. (Seminario Priv. 2002).r) Herramienta y Esquema de las ° 5 S+1. ° (Seminario CISMAN; 1997). s) Revistas EXPANSION [ estrato de varios # .- 2002; 2004; 2005; 2006, 2007;2008.] .t) Foro Económico Mundial: también conocido como Foro de Davos, [2005 al 2008]:

[fundación privada creada en 1971].

Antecedentes del Foro Económico Mundial (Foro de Davos) Temas centrales:

1991: La nueva dirección para el liderazgo 1992: Cooperación y mega competición 1993: La recuperación global 1994: Redefinición de los puntos básicos de la globalización 1995: Desafíos más allá del crecimiento 1996: Globalización de la economía mundial 1997: Construyendo la sociedad de la Red 1998: Prioridades para el siglo XXI. Crisis asiática y el nacimiento del euro 1999: El impacto de la globalización (Pacto Global) 2000: Internet y la ingeniería genética 2001: ¿Cómo mantener el crecimiento y crear puentes que termine con las divisiones?: un marco de acción para el futuro global 2002: El liderazgo en tiempo de fragilidad: una visión para un futuro común 2003: Construyendo confianza 2004: Asociarse para la Prosperidad y la Seguridad 2005: Decisiones contundentes para los tiempos difíciles 2006: Compartiendo seguridad y prosperidad 2007: El imperativo de la creatividad:2008. Como afrontar la crisis mundial.

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U.N.A.M. Facultad de Contaduría y Administración.

Agradecimiento .- por su invitación, participación y apoyo al presente seminario.

Trabajo elaborado por: Lic. Jaime G. Sánchez C.

jsanchez43@prodigy.net.mx

Enero 2008.