Inteligencia de negocios y la Administracion de empresas ...
ADMINISTRACION DE NEGOCIOS DIGITAL
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“Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares – Periodo 2010”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
ESCUELA DE POSTGRADO
MAESTRIA EN CIENCIAS ECONOMICAS
ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
Tesis para Obtener el Grado de maestro en
Administración de Negocios
AUTOR: Lic. ALBAN SAENZ, Jessica Mirella
ASESORA: Dra. MOSTACERO LLERENA, Soledad Janett
TRUJILLO – PERÚ
“Auditoría de Gestión en la mejora de los Procesos
Logísticos de la Sede Central del Gobierno Regional La
Libertad”
Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación
Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir bajola misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licences/by-nc-sa/2.5/pe/
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
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MAESTRIA EN CIENCIAS ECONOMICAS
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Administración de Negocios
AUTOR: Lic. ALBAN SAENZ, Jessica Mirella
ASESORA: Dra. MOSTACERO LLERENA, Soledad Janett
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Logísticos de la Sede Central del Gobierno Regional La
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Mayo 2013
I. Dedicatoria
A mi Hijo Luis Antonio
Paredes Albán, quien me
motivó con su cariño para
superarme profesionalmente
y así darle lo mejor de mí.
II. Agradecimientos
A mis Padres quienes en
todo momento me apoyaron
y ayudaron a culminar mi
maestría.
A mi asesora Dra. Janett
Mostacero, quien me orientó
con mi tema y compartió
conmigo su experiencia y
amistad.
A mis jurados, quienes con
su exigencia hicieron posible
la culminación del presente
trabajo.
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III. INDICE
I. Dedicatoria………………………………………………………. 03
II. Agradecimiento…………………………………………………. 03
III. Índice ………………………………………………………...….. 04
IV. Abstract …………………………………………….………..…. .05
V. Introducción……………………………………………………… 08
1: Antecedentes y Justificación ……………………………..... 09
2: Problema………………………………..………….………… 10
3: Hipótesis……………………………………………………. 10
4: Objetivos……………………………………………………… 10
5: Marco Teórico ……………………………………………….. 11
6: Material y Diseño ……………………………………….…… 17
7: Métodos y Técnicas………………………………………… 18
VI. Resultados ………………………………………………….…... 19
VII. Discusión ……………………………………………………… .. 25
VIII. Conclusiones…………………………………………………… . 27
IX. Recomendaciones…………………………………………….. .. 29
X. Referencias Bibliográficas……………………………….…… .. 31
XI. Anexos………………………………………………………… ....33
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IV. Abstract
- In about 10 years until now, the logistics function in the Regional Government of
La Libertad, has taken hold and has become a critical area, because government
control has become more frequent and therefore more demanding, as is known to
all management and control are a fact, which requires to be taken more seriously
logistics management to avoid being punished.
- That is why the Regional Government Freedom should focus and emphasize on
implementing proper management in the area of Logistics and Support Services,
as a procurement savings will allow the Regional Government of La Libertad meet
their goals with greater success in regional development, benefiting the population.
- For all the above, the area of logistics and ancillary services must be flexible to
meet demand requirements not only for regional development such as the
execution of works, but also in the procurement of goods and contracting services
for the development of administrative work in all areas, for without them is almost
impossible to meet the overall development of society, resulting in improved
productivity of the Regional Government of La Libertad. This function also involves
the request, order, receive and distribute goods and / or services purchased.
- Despite the importance of logistics management in public institutions, they do not
receive adequate care, which is why when there is government control are forced
to consider major changes in management: it provides, through preventive control
ways to improve management.
- The influence of logistics management in public institutions is reflected in its
budget and is evaluated objectively and systematically in relation to the
performance of the entity, aimed at improving the effectiveness in meeting
objectives and goals, efficiency and economy in the use of state resources,
facilitating better decision making and management in public administration.
- Generally public entities do not have guidelines or internal controls in this area
logistics, so that lack of guidelines covering it, now the Deputy Logistics
Management and Auxiliary Services of the Regional Government has no Freedom
Procedures Manual, which is why that administrative activities are not carried out,
following formal procedures, generating waste of time, lack of coordination and it is
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necessary to determine how the Performance Audit will influence decision making
processes in logistics, Headquarters Regional Government of La Libertad.
RESUMEN
- De unos 10 años hacia acá, la función logística en el Gobierno
Regional La Libertad, ha tomado fuerza y se ha vuelto un área critica;
debido a que el control gubernamental se ha vuelto más frecuente y
por ende más exigente; como es sabido por todos, la gestión y el
control son un hecho, lo que obliga que se tome más en serio la
gestión logística para evitar ser sancionados.
- Es por ello que el Gobierno Regional La Libertad debe centrar su
atención y poner énfasis en implementar una gestión adecuada en el
Área de Logística y Servicios Auxiliares, puesto que un ahorro en las
compras permitirá al Gobierno Regional La Libertad cumplir con mayor
acierto sus objetivos en cuanto al desarrollo regional, beneficiando a la
población.
- Por todo lo antes mencionado, el área de logística y servicios
auxiliares debe ser flexible para satisfacer la demanda no solo en los
requerimientos para el desarrollo regional como son la ejecución de
obras, sino también en la adquisición de bienes y contratación de
servicios para el desarrollo del trabajo administrativo de todas las
áreas, pues sin ellas es casi imposible cumplir con el desarrollo
integral de la sociedad, lo que da como resultado mejoramiento en la
productividad del Gobierno Regional La Libertad. Esta función implica
también el solicitar, ordenar, recibir y repartir los bienes y/o servicios
adquiridos.
- A pesar de la importancia de la gestión logística en las instituciones
públicas, estas no reciben la atención debida, es por ello que cuando
surge el control gubernamental les obliga a considerar cambios
trascendentales en la gestión: pues proporciona, a través del control
preventivo, alternativas para mejorar la gestión.
- La influencia de la gestión logística en las instituciones públicas se ve
reflejado en su presupuesto y es evaluada objetiva y sistemáticamente
en relación al rendimiento de la entidad, orientada a mejorar la
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efectividad en el cumplimiento de objetivos y metas, eficiencia y
economía en el uso de los recursos del Estado, facilitando la toma de
decisiones y mejorando la gestión en la administración pública.
- Generalmente las entidades públicas no poseen directrices o controles
internos en esta Área logística, por lo que carecen de orientaciones
referentes a ello; actualmente la Sub Gerencia de Logística y Servicios
Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad no cuenta con Manual de
Procedimientos, es por ello que las actividades administrativas, no se
llevan a cabo, siguiendo procedimientos formales; generando pérdida
de tiempo, descoordinación por lo que es necesario determinar de qué
manera la Auditoría de Gestión, influirá en la toma de decisiones en
los procesos logísticos, de la Sede Central del Gobierno Regional La
Libertad.
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V. INTRODUCCION
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1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION DEL PROBLEMA:
1.1. ANTECEDENTES:
El Gobierno Regional La Libertad es una institución pública, con personería
jurídica de derecho público, con autonomía política, económica y
administrativa en asuntos de su competencia, constituyendo para su
administración económica y financiera, un Pliego Presupuestal, cuya finalidad
esencial es fomentar el desarrollo regional integral sostenible, promoviendo la
inversión pública y privada así como el empleo y garantizar el ejercicio pleno
de los derechos y la igualdad de oportunidades de sus habitantes, de acuerdo
con los planes y programas nacionales.
Como organización, mantiene una cultura ética, basada en el fomento y la
práctica de los valores de honestidad, equidad, transparencia y solidaridad.
Utiliza los recursos y las competencias asignados con eficiencia y eficacia,
buscando la excelencia con capacidad de innovación.
Como parte de la estructura que tiene el Gobierno Regional La Libertad; se
encuentra la Gerencia Regional de Administración, de la que depende la Sub
Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, que tiene como función principal:
programar, organizar, dirigir, supervisar y controlar la previsión de bienes y
servicios para el Gobierno Regional La Libertad.
De la revisión efectuada, a diversas bibliotecas y/o en páginas de Internet no
se ha encontrado antecedentes de investigación referente al tema elegido,
excepto los siguientes:
AGREDA GAMBOA, Laura Jeannette, “La auditoría de Gestión como
instrumento de evaluación de los Recursos Humanos en la empresa textil
S.A”. Tesis para optar el título Profesional de Contador Público de la
Facultad de Finanzas de la Universidad Privada del Norte” año 2003. La
misma demostró que la aplicación de este tipo de auditoría permite
planificar, determinar prioridades y recursos a emplear en el área de
Recursos Humanos, subsanar y optimizar la gestión empresarial.
RUIZ CASTAÑEDA, Billy, “Auditoria de Gestión a una Entidad Pública”
Tesis para optar el título Profesional de Contador Público de la Facultad
de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Trujillo” año 2000.
Se demostró la incidencia, el uso y la aplicación de Normas de auditoría
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logrando un mejoramiento en sus funciones y procedimientos de todas las
áreas de la entidad pública.
1.2. JUSTIFICACION:
La justificación de la investigación lo realizamos desde los siguientes
aspectos:
Justificación Académica
La presente investigación servirá de aporte a otros estudiantes que efectúen
su investigación en solucionar problemas referentes a auditorias de gestión
en el marco de los procesos logísticos, los que se aborda en la presente
investigación, marcándose como un antecedente de investigación para dichos
trabajos.
Justificación Científica
La presente investigación se justifica científicamente porque se sustenta en
conocimientos ya existentes que forman el marco teórico, que serán utilizados
para solucionar problemas, prácticas, y porque además sigue rigurosamente
el marco metodológico utilizado en la investigación científica: La Metodología
de la Investigación Científica
Justificación Institucional
La presente investigación al ser aplicada, aportará con el objeto de plantear
una solución práctica a los problemas en las adquisiciones directas de menor
cuantía que aquejan a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del
Gobierno Regional La Libertad, problemas que estando relacionados a la
productividad y eficiencia del personal, permitirá durante su aplicación,
obtener grandes beneficios personales, de procesos, económicos y de
imagen institucional ante la comunidad.
Justificación Técnica
La presente investigación se justifica técnicamente debido a que los
planeamientos que se proponen utilizan tecnología de punta existente y de
fácil acceso para su aplicación, lo cual no representa ningún impedimento
para su aplicación en la institución en estudio.
2. PROBLEMA
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¿De qué manera la Auditoría de Gestión, influye para mejorar la toma de
decisiones en los procesos logísticos, en la Sede Central del Gobierno
Regional La Libertad?
3. HIPOTESIS
“El proceso de la auditoría de gestión, influye en la mejora de la toma de
decisiones en los procesos logísticos del Gobierno Regional La Libertad,
permitiendo el uso adecuado de los recursos del Estado”.
Variable Independiente: El proceso de la auditoría de gestión.
Variable Dependiente: toma de decisiones
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar la influencia de la Auditoria de Gestión, en la toma de
decisiones en la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del
Gobierno Regional La Libertad.
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer de qué manera la ejecución de la auditoría de gestión influye
en el óptimo desempeño de las funciones logísticas.
Determinar de qué manera la toma de decisiones influye en la mejora de
los procesos logísticos.
5. MARCO TEORICO
5.1 MARCO TEORICO
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control,
normas, métodos y procedimientos estructurados e integrados
funcionalmente destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada.
Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos
administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y
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alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del
régimen que las regule (Artículo 12 Ley Nº 27785).
El ejercicio del control gubernamental por el Sistema Nacional de Control
en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la
Contraloría General de la República, la misma que establece los
lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a
su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas
entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados
para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación, por los
órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados
(Artículo 14 Ley Nº 27785).
La modernización del Estado en el ámbito del control gubernamental
requiere del cabal cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de
Control, en su proyección moderna orientada al ejercicio de la auditoría de
gestión, en todas y cada una de las entidades conformantes del Sistema.
La auditoría moderna evalúa y proporciona información a los Poderes del
Estado y a la opinión pública, sobre las limitaciones, oportunidades y
posibilidades de la Administración Pública; y los resultados de su gestión
en relación con los planes, programas y presupuestos establecidos.
Determina los niveles de economía, eficacia y eficiencia que permitirán a
la Administración Gubernamental tomar las correspondientes decisiones.
La auditoría gubernamental, por tanto, se orienta a contribuir al
establecimiento de una organización adecuada y de los recursos
necesarios para cumplir con los objetivos y metas.
En el aspecto técnico, la auditoría gubernamental cuenta con un enfoque
procedimental concordante con los nuevos tiempos de cambio y
modernización. Desde el 27 de setiembre de 1998, fecha a partir de la
cual entran en vigencia las nuevas "Normas de Auditoría Gubernamental"
(NAGU), que viabilizarán el desarrollo profesional de la auditoría
gubernamental, acorde con la modernización del Estado.
Las NAGU se orientan a reforzar y actualizar el desarrollo de la auditoría
gubernamental, propiciando la prestación de un oportuno y efectivo
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servicio de la gestión pública. Permiten al auditor gubernamental contar
con un instrumento técnico que posibilite el desarrollo de sus actividades
profesionales, acordes con los cambios de diverso orden acontecidos en
el ámbito gubernamental, tanto a nivel nacional como mundial.
Los tiempos modernos, han convertido a la auditoría en un elemento
integral del proceso de Respondabilidad en el sector público. Por esta
razón, el auditor gubernamental requiere contar con normas ágiles y
modernas que lo orienten y permitan que la administración gubernamental
se apoye en su labor y busque la transparencia en su gestión. En este
contexto, las NAGU se orientan a uniformar el trabajo de la auditoría
gubernamental y a obtener resultados de calidad.
Para la Contraloría General de la República del Perú, las Normas de
Auditoría Gubernamental, que han sido elaboradas por un equipo técnico
de este Organismo, con el aporte de diversas instancias del Sector Público
Nacional, se proyectan como uno de los propósitos de modernizar los
procedimientos de auditoría que faciliten la auditoría gubernamental,
acordes con nuestra realidad nacional y las nuevas tendencias de la
auditoría gubernamental a nivel internacional, así como agilizar los
procedimientos de auditoría aplicables en las entidades del Sistema
Nacional de Control, vale decir los Órganos de Auditoría Interna.
El esfuerzo efectuado por la Contraloría General de la República del Perú
y la aplicación de las Normas de Auditoría Gubernamental contribuirán a
una mejor gestión del Sector Público y por ende al desarrollo del país.
El hecho más importante durante el Siglo XX que ha contribuido a elevar
la calidad profesional de la auditoría, ha sido el reconocimiento de la
necesidad y el desarrollo de las normas profesionales de auditoría que
rigen y guían el trabajo de la profesión contable cuando emite opinión
sobre las representaciones de la gerencia, efectuadas a través de los
estados financieros u otros tipos de informes.
Mientras tanto, durante el último tercio del Siglo XX, el sector público, que
ha estado caracterizado por sus esfuerzos fragmentados e ineficaces para
proporcionar algún tipo de medida que permita comprobar la confiabilidad
de sus operaciones financieras, inició finalmente su propia «Búsqueda de
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la Respondabilidad». Al término del Siglo XX, la disminución de nuevas
fuentes de ingresos y el incremento de la demanda por los servicios
públicos, están propiciando que los gobiernos tomen muy seriamente el
apropiado uso de los recursos financieros, así como a su respondabilidad
y auditoría.
Finalmente, en la última parte del Siglo, la Organización Internacional de
Instituciones Superiores de Auditoría (INTOSAI), promulgó normas
profesionales de auditoría aplicables al sector público. La presente
revisión de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) del Gobierno
Peruano ha sido actualizada en base a las normas mencionadas
anteriormente, y su promulgación reitera la dedicación a la Búsqueda de la
Respondabilidad por parte de la Contraloría General de la República de
Perú, pionera en este campo en América Latina
5.2 MARCO CONCEPTUAL
La Auditoria: Es un Examen profesional, objetivo y sistemático de
evidencias en el cual se opina sobre la razonabilidad de la información
financiera de acuerdo a principios, normas y técnicas contables, el grado
de cumplimiento de objetivos y metas.1
El control gubernamental: consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al
grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino
de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las
normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de
su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y
correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un
proceso integral y permanente; la acción de control es la herramienta
esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos
conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y
principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y 1 Diario Oficial El Peruano. Separata Especial Manual de Auditoria Gubernamental del 3/12/1998.
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evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos
por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y
operaciones institucionales.
Las acciones de control: se realizan con sujeción al Plan Nacional de
Control y a los planes aprobados para cada órgano del Sistema de
acuerdo a su programación de actividades y requerimientos de la
Contraloría General. Dichos planes deberán contar con la correspondiente
asignación de recursos presupuestales para su ejecución, aprobada por el
Titular de la entidad, encontrándose protegidos por el principio de reserva.
Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes
correspondientes, los mismos que se formularán para el mejoramiento de
la gestión de la entidad, incluyendo el señalamiento de responsabilidades
que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al
Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto
responsable civil y/o penal.
Las entidades, tendrán necesariamente un Órgano de Auditoría Interna
ubicado en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad, el cual
constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control
gubernamental en la entidad.
El citado Órgano mantiene una relación funcional con la Contraloría
General, efectuando su labor, de conformidad con los lineamientos y
políticas que para tal efecto establezca el Organismo Superior de Control.
Las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, son los criterios que
determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor,
orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener
resultados de calidad.
Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio
profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del
desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía,
eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada.
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Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su
Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Las
NAGA son aplicables en su totalidad cuando se trata de una auditoría
financiera, y en lo aplicable, en una auditoría de asuntos financieros en
particular y otros exámenes especiales. La auditoría de gestión requiere,
sin embargo, normas complementarias y específicas para satisfacer las
necesidades propias de los citados exámenes.
Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás
procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean
apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada
auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo
que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para
fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se
formulen en relación con los objetivos de la auditoría.
Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio,
bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la
República, de los Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al
Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo
superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales
y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la
auditoría gubernamental.
Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y
actualización, de ser necesario; así como servir de estándares para
ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Su estructura es la
siguiente:
a) Código, son los numerales que referencian al grupo de las normas y el
orden que tienen dentro de cada grupo.
b) Título, es la denominación de la norma.
c) Enunciado, es la exposición breve de la norma.
d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su
interpretación y correcta aplicación.
e) Limitación al alcance, es la parte de la norma que precisa las
excepciones a su cumplimiento.
El sistema logístico: se constituye por el conjunto de requerimientos de
las áreas usuarias; elaboración de Órdenes de Compra y/o Servicio;
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recepción, almacenamiento de distribución de bienes; además este
sistema se basa principalmente en la interrelación de sub sistemas
denominados: La gestión de compras, a través de la cual se adquiere
Bienes y Servicios requeridos en cantidades necesarias con la calidad y a
menores costos; La gestión de almacenes, encargada de recepcionar,
registrar, almacenar y distribuir los bienes y/o servicios adquiridos.
Definición de Auditoría de Gestión: Generalmente se entiende que la
auditoría operacional trata sobre la eficiencia y la efectividad, pero muchas
personas prefieren utilizar los términos de auditoría administrativa,
auditoría de desempeño, auditoría del rendimiento o auditoría de gestión;
todo esto se debe a que el concepto de este tipo de auditoría sigue
todavía evolucionando.
Al consultar la bibliografía de diferentes autores sobre el tema de auditoría
operativa, encontraremos que existen diferentes puntos de vista pero
podemos decir que en la actualidad el rol de la auditoría de gestión gira en
torno a la medición de la eficiencia y efectividad de la administración por lo
que el control debe centrar su accionar en la evaluación de los resultados,
es un tema que está siendo aplicado cada día con mayor énfasis, con la
finalidad de medir los resultados de una gestión empresarial.
El término auditoría de gestión, se refiere a un examen completo de una
unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus
sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los objetivos de
su gerencia. Se centra además en la eficiencia, efectividad y economía de
las operaciones. El auditor evalúa los controles y sistemas de operación
de la gerencia sobre actividades tan diversas como las compras, el
procesamiento de datos, las entradas de mercancía, los despachos, los
servicios administrativos, la publicidad y la ingeniería.2
Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias realizado
con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el
rendimiento de una entidad, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y
economía en el uso de los recursos, para facilitar la toma de decisiones a
2 MAC GRAW HILL, Irwin. “Auditoría un enfoque integral. Pág. 596
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los responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar de éste modo
la gestión de la empresa.3
Para Hernández Rodríguez, Fernando “La auditoría operativa o de gestión
mediante modificación de políticas, controles operativos y acción
correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales
posteriores que explican síntomas adversos evidentes en la eficiente
administración, con el objeto de identificar las áreas de reducción de
costos, mejorar métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las entidades examinadas”. 4
Componentes de la Auditoria de Gestión:
Eficacia: Se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de una meta,
la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo,
costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una
planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que
permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un
momento determinado y los desvíos, respecto a las metas proyectadas. Si
esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.
Eficiencia: Estos es obtener efectividad con el mínimo desperdicio, se
refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos
utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de
producto para una cantidad dada de insumos o requiere del mínimo
insumo para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivo
es incrementar la productividad.
Economía: Si la eficacia y eficiencia se han conseguido con el mínimo
costo. El concepto de economía evalúa si los resultados se están
obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los
términos y condiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos
humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos
recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada de manera
oportuna y al más bajo costo.
3 MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, Pág. 167705 del Diario Oficial el Peruano edición de
fecha 23.Dic.1998. 4 HERNANDEZ RODRIGUEZ, Fernando “La Auditoría Operativa como instrumento en la decisión
empresarial” Pág. 37
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Proceso de la Auditoría de Gestión:
Se ha concretado en las siguientes etapas:
a) Planeamiento
Esta etapa garantiza que el resultado del examen de auditoría logre sus
objetivos y tenga efectos productivos.
El planeamiento, de la auditoria se refiere a la determinación de los
objetivos y alcance, la metodología a aplicarse, los criterios, el tiempo que
se requiere y la definición de los recursos que se consideren necesarios
para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de
la organización, su realización cuidadosa reviste especial importancia
cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades.
Cabe resaltar, que al recibir el encargo de examinar una entidad el auditor
debe, en primer término, orientar sus actividades hacia el conocimiento de
la entidad y el ambiente en la cual desarrolla sus actividades.
La etapa del planeamiento comprende las siguientes fases:
- Estudio Preliminar: se refiere a la obtención de información
- Revisión de objetivos, políticas y normas: revisión analítica de la
información obtenida
- Elaboración del Plan de Auditoría: Resume las decisiones más
relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoría.
b) Ejecución
Es la etapa dirigida básicamente a la obtención de evidencias suficientes,
competentes y relevantes del hecho encontrado, comprende las siguientes
etapas:
- Revisión y evaluación del control interno gerencial: tiene el
propósito de identificar las áreas críticas y desarrollar un examen
profundo de ellas.
- Elaboración del Programa de Auditoría
- Comunicación de Hallazgos
- Evaluación de las aclaraciones
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c) Informe
En esta etapa se presentan los resultados obtenidos durante el desarrollo
de cada una de las fases anteriores.
Los principales objetivos del Informe son:
- Brindar suficiente información sobre las deficiencias más
significativas
- Recomendar mejoras en la gestión de la entidad
Definición de Toma de Decisiones: Es un proceso durante el cual la
persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada una de
nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el
desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.
En los administradores, el proceso de toma de decisiones es sin duda una
de las mayores responsabilidades, para lo cual la información es un factor
importante; toda vez que a información requerida en estas decisiones
representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que finalmente
afectarán el desempeño de la organización.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de
los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas
depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Definición de Examen Especial: Es el examen que combina la auditoría
financiera con la de gestión pero de menor alcance; obedece a denuncias
de diversa índole, cumplimiento de disposiciones especiales de la entidad,
así como a requerimiento del Órgano Rector.5
Definición de Control Interno: Es el conjunto de planes, procedimientos,
políticas, normas y métodos de organización, los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiente seguridad y eficacia administrativa y operativa, así
como alentar y supervisar una buena gestión, incluyendo la actitud de las
autoridades y el personal organizado e instruido en cada entidad y
proporcionar seguridad razonable de poder lograr las metas y objetivos
propuestos, es considerado también como un proceso continuo, ejecutado
por la dirección, la gerencia y el personal de la entidad para proporcionar
5 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –Técnicas y Procedimientos”
Pág. 15.
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seguridad y confiabilidad de las funciones, competencias y atribuciones
encomendadas.6
6. MATERIAL Y DISEÑO DE INVESTIGACION
6.1 Población
Por la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares: Todo el personal
responsable de la gestión de compras, conformado por 12 contratados y
01 Jefe designado de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares
del Gobierno Regional La Libertad.
Por la áreas usuarias de la sede central: Son 12 áreas usuarias,
representadas por el responsable de la requerimiento y recepción de las
adquisiciones.
6.2 Muestra
Dado que la población a analizar es pequeña, se tomó la decisión de
trabajar con toda la población.
6.3 Diseño de la Investigación:
Variable Independiente:
X: El proceso de la auditoría de gestión.
Indicadores:
X1: Planes de Auditoría (% de Planes aprobados por Contraloría General
en los últimos 05 años).
X2: Informes emitidos (% de Informes reformulados por Contraloría
General en los últimos 05 años).
Variable Dependiente
Y: toma de decisiones
Indicadores:
Y1: Efectividad, eficiencia y economía (% de ahorro)
Y2: Metas y Objetivos (% en el logro de los objetivos)
6 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –Técnicas y Procedimientos”
Pág. 149 .
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7. METODOS Y TÉCNICAS
7.1 Métodos:
Se usaron los métodos, cuyas características son: Inductivo - Deductivo,
Analítico y Sintético.
Método Inductivo, Deductivo, permitió establecer a través de la observación
y el análisis, ver la problemática en su real dimensión, y nos posibilitó la
opción de proponer y sugerir la solución al problema planteado.
Del análisis de documentos que es algo específico hasta la emisión del
Informe Final y del análisis del Informe Final que es algo general, hasta la
implementación de recomendaciones que es algo específico.
Métodos Analítico y Sintético, nos permitió en forma particular, analizar y
sintetizar la información recogida, y posteriormente llegar a las
correspondientes conclusiones y recomendaciones finales.
7.2 Técnicas
Se verificó, en los últimos 05 años, la existencia de Planes de Anuales de
Auditoría aprobados por Contraloría General; asimismo se verificó la
cantidad de Informes de Auditoría de Gestión emitidos y que hayan sido
materia de reformulaciones por parte de la Contraloría General.
Se contrastó con las mejoras realizadas, analizando el cumplimiento de
metas y objetivos de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares
de la Entidad y el incremento de la eficiencia en cuanto al ahorro que ha
tenido esta área luego de que se realizó la auditoría de gestión.
Los datos fueron recopilados en las instalaciones de la Sub Gerencia de
Logística y Servicios Auxiliares de la Sede Central del Gobierno Regional
La Libertad.
Las técnicas utilizadas fueron las entrevistas, que se realizó a los
profesionales y técnicos relacionados con el área de logística,
cuestionarios a los responsables de la gestión de compras de la Sub
Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del Gobierno Regional La
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Libertad; así mismo se aplicó cuestionarios a los responsables de las
áreas usuarias de la Sede Central, a fin de conocer el grado de eficiencia
en la distribución de bienes, finalmente se procedió a analizar la
documentación a fin de determinar de qué manera influye la auditoría de
gestión en la mejora de la toma de decisiones en los procesos logísticos
de la Sede Central.
VI. RESULTADOS
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RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados de la investigación realizada para
lo cual se desarrolló una Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística
y Servicios Auxiliares periodo 2010, la misma que se presenta como Anexo
N° 01: Informe Final, y luego se ha evaluado la influencia de ésta en la toma
de decisiones en los procesos logísticos y la implementación de las
recomendaciones.
AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA
Respecto al objetivo “establecer si la ejecución de la auditoría de gestión
influye en el óptimo desempeño de las funciones logísticas”, se
desarrolló la Auditoria de Gestión en la Sub Gerencia de Logística y Servicios
Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad, correspondientes al año 2010,
para lo cual se dio cumplimiento al proceso de desarrollo de la auditoría de
gestión, se presenta a continuación la etapa de ejecución, mostrando los
encontrado:
En la obtención de evidencias suficientes, relevantes, competentes y
pertinentes sobre los asuntos más importantes se aplicó el cuestionario de
Control Interno, con la finalidad de determinar el grado de solidez del control
interno instaurado en la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,
emitiéndose las respectivas recomendaciones para mejorar y lograr mayor
eficiencia y efectividad. Como resultado se puede determinar:
Organización
Se corrobora que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,
carece de documentos de gestión actualizados.
El Recurso Humano no se encuentra debidamente capacitado, para el
desarrollo de sus funciones.
La comunicación es horizontal solo a nivel de Jefes
La comunicación no es rápida ni clara
Gestión de Compras
No se cuenta con un Registro de Proveedores actualizados, solo se toma
en cuenta a proveedores con los que se mantiene un abastecimiento
regular.
No existe un adecuado procedimiento para adquisiciones inmediatas no
programadas
Carecen de formatos para formulación de requerimientos
Carecen de programa de constatación de servicios prestados por terceros
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Gestión de Almacén
Desconocimiento de stock suficiente para cubrir las necesidades de las
áreas de la Sede Central del Gobierno Regional La Libertad.
Falta de control de existencias devueltas
No existe desagregación de Funciones en almacén
Carecen de fianza actualizada para Jefe de almacén
No cuentan con medidas de seguridad contra incendio y robo
Respecto al Informe Final de Auditoría, mostrado en el anexo N° 01, en este
Informe practicado a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares – Periodo
2010, que se llevó a cabo en el periodo 2011, se presentan como resultado del
proceso de evaluación de los hallazgos remitidos y con las aclaraciones recibidas,
han sido establecidas las siguientes situaciones significativas, cuya naturaleza
deficiente permite oportunidades de mejora y/o corrección por parte de la Sub
Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares:
1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES NO
CUENTA CON DOCUMENTOS DE GESTION.
Se ha evidenciado que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no
cuenta con Manual de Procedimientos, ni un Flujograma de actividades, que le
permita simplificar sus procedimientos en la adquisición de bienes y servicios,
además se evidenció que el Manual de Organización y Funciones que se
encuentra vigente es del año 2003; lo que genera obsolescencia, toda vez que las
actividades diarias de los servidores, están definidas por la experiencia propia;
generando duplicidad de funciones, pérdida de tiempo y desorganización en el
desarrollo de sus funciones lo que imposibilita tener una situación real optima y
rápida para una adecuada toma de decisiones.
2. DURANTE EL EJERCICIO NO EXISTIO CAPACITACION Y
ENTRENAMIENTO AL PERSONAL.
Se constató que el personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares
no recibió capacitación por parte de la entidad, durante el ejercicio 2010, se
capacitan con sus propios medios, desarrollando sus actividades basados en su
conocimiento y experiencia adquirida, originando que el personal sea improductivo
en la realización de sus labores diarias.
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3. CARENCIA DE REGISTRO DE PROVEEDORES
Se determinó que el manejo de proveedores es ineficiente; toda vez que no se
encuentran clasificados y no se puede precisar quiénes son los actuales, ni
quienes los potenciales; además, de no identificar los proveedores que ofrecen la
misma categoría de productos y/o servicios, sus precios y sus ofertas, entre otros
aspectos.
Del mismo modo; la selección y evaluación de los proveedores, se realiza con
aquellos con los que se mantiene abastecimiento regular, desconociendo la oferta
de otros.
4. FALTA DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES INMEDIATAS
NO PROGRAMADAS
De la evaluación a la documentación de bienes se ha evidenciado que se hace
caso omiso a la normativa, obviando criterios esenciales de calidad, precio y
oportunidad; al no solicitar por lo menos tres cotizaciones, ni invitar a proveedores
para conocer sus respectivas ofertas, calidad y forma de pago.
5. FALTA DE DESAGREGACION DE FUNCIONES EN ALMACEN
De la revisión a los ambientes de almacén se ha determinado que la misma
persona que recepciona los bienes es la misma que registra su ingreso en las
tarjetas de control visible y es la misma que realiza el inventario final, lo que
evidencia que no existe separación de funciones incompatibles, en aras de la
transparencia en la gestión de almacenes.
6. CARENCIA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD CONTRA INCENDIO Y
ROBO EN ALMACEN
Se ha verificado que el almacén de bienes no cuenta con las instalaciones
apropiadas ni con las prevenciones contra incendio y robo, toda vez que no
cuenta con una póliza de seguro que respalde cualquier eventualidad.
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TOMA DE DECISIONES DEL AREA DE LOGISTICA
Referente al Objetivo “determinar de qué manera la toma de decisiones influye
en la mejora de los procesos logísticos”, se verificó el grado de Implementación
de recomendaciones y las mejoras que esto significó en los procesos logísticos,
determinando lo siguiente:
En mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el Informe de
Auditoría de Gestión practicado a la Sub Gerencia de Logística y Servicios
Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad influyó para que esta área inicie de
las acciones administrativas disponiendo la implementación de las
recomendaciones del Informe de auditoría para lo cual adoptó los siguientes
correctivos:
1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES
ELABORO DOCUMENTOS DE GESTION, PROPONIENDO A LA
ENTIDAD QUE LOS APRUEBE.
La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, elaboró una propuesta de
Manual de Procedimientos, Flujograma de actividades, actualización del Manual
de Organización y Funciones a fin de proponer su aprobación, sustentando que
contar con estos documentos de gestión le permitirá simplificar sus procedimientos
en la adquisición de bienes y servicios generando una real, óptima y rápida para
una adecuada toma de decisiones. (Ver Anexo N°05).
2. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES HA
PROGRAMADO DENTRO DE SU PRESUPUESTO UNA PARTIDA QUE
SERA DESTINADA PARA CAPACITACION DE SU PERSONAL.
La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, programó en su
presupuesto para el año 2011 una partida específica para ser destinada a
capacitar a su personal, para lo cual ha dispuesto que la secretaria elabore un
programa de capacitación anual. El presupuesto asignado es la siguiente:
Capacitación realizado por personas Jurídicas, específica 2.3.2.7.3.1,
importe asignado S/. 4840.00.
3. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES DISPUSO
LA CREACION DE UN REGISTRO DE PROVEEDORES
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La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares dispuesto que el
responsable del área de adquisiciones lleve un Registro actualizado de los
proveedores de la entidad a fin de clasificarlos y precisar quiénes son los
proveedores que ofrecen la misma categoría de productos y/o servicios, sus
precios y sus ofertas, entre otros aspectos.
4. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES SOLICITO
AL AREA DE RECURSOS HUMANOS ROTEN A UN TECNICO
ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ALMACEN
La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, solicitó a la Sub Gerencia
de Recursos Humanos la rotación de un Técnico Administrativo a fin de que
apoye en almacén, delegándole el registro de bienes en las tarjetas de control
visible. De esta manera separa las funciones de quien recepciona el bien y de
quien lo entrega.
5. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES
ADQUIRIO UNA POLIZA DE SEGURO CONTRA INCENDIO PARA EL
ALMACEN DE LA ENTIDAD
La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares adquirió para este año una
póliza de seguro contra incendio en las instalaciones de almacén, a fin de
respaldar cualquier eventualidad, el importe de la póliza de seguros asciende a
S/. 100,000.00.
Es decir que de los 06 puntos críticos que determinó la auditoría de gestión, la Sub
Gerencia de Logística, logró implementar 5 puntos observados, lo cual significa el
83%; es decir los resultados de la auditoría de gestión influyeron en las decisiones
que adoptó la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, mejorando sus
procesos logísticos en un 83%.
REVISION DE PLANES Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA
Se revisaron los archivos del Órgano de Control Institucional del Gobierno
Regional La Libertad y se obtuvo información referente a los Planes Anuales
existentes durante los 05 últimos años, los mismo que cuentan con su Resolución
de aprobación de la Contraloría General de la República.
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Periodo del
Plan Anual
Resolución de
Aprobación
Considera
auditoria a
Logística
Grado de
cumplimiento de
PAC
Comentarios
2011 Resolución de
Contraloría
General N° 062-
2011-CG.
SI 100 % Examen Especial
al área de
Logística
2010 Resolución de
Contraloría
General N° 015-
2010-CG.
NO 90% - se culminó
al 100% en el
2011
No se programó
controles a
Logística
2009 Resolución de
Vicecontralora Nº
028-2009-CG.
SI 80% - se culminó
al 100% en el
2010
A los Sistemas
Administrativos,
pero no se logró
auditar al área de
Logística
2008 R.C. Nº 017-
2008-CG
NO 90% - se culminó
al 100% en el
2009
No se programó
controles a
Logística
2007 R.C. Nº 107-
2007-CG
NO 80% - se culminó
al 100% en el
2008
No se programó
controles a
Logística Fuente: Información del OCI -GRLL
Del cuadro anterior se establece que durante los últimos 05 años no se realizó
auditoría a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares de la Sede Central
del Gobierno Regional La Libertad.
REVISION DE INFORMES EMITIDOS DE AUDITORÍA
No se encontró en los archivos, informes reformulados referentes al área de
logística de la Entidad, lo cual indica que el desarrollo de auditorías realizado en la
entidad tienen un alto grado de aceptación y credibilidad, siendo considerado
como Informes competentes.
PRESUPUESTO EJECUTADO
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La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares antes de la Auditoria de
Gestión, ejecutó un presupuesto mayor, que el monto ejecutado en el 2011, luego
de haber implementado las recomendaciones de la auditoría de gestión.
FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
PRESUPUESTO
INSTITUCIONAL
MODIFICADO
PRESUPUESTO
INSTITUCIONAL
MODIFICADO
PRESUPUESTO
PARA BIENES
Y SERVICIOS
PRESUPUESTO
PARA BIENES
Y SERVICIOS
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2010
2011 2010
2011
2010 2011
Recursos
Ordinarios 2,491,295.80 3,558,994.00 1,494,777.48 1,779,497.00 1,694,081.14 2,918,375.08
Recursos
Directamente
Recaudados 624,508.50 1,249,017.00 312,254.25 874,311.90 337,234.59 999,213.60
Donaciones y
Transferencias 500,000.00 0.00 200,000.00 400,000.00
TOTAL 3,615,804.30 4,808,011.00 2,007,031.73 2,653,808.90 2,431,315.73 3,917,588.68
Estos resultados muestran que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares
obtuvo una mayor eficiencia en la ejecución del presupuesto para bienes y
servicios de un 62 %.
Estos resultados fueron consecuencia de la toma de decisiones que realizó la Sub
Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares al disponer la implementación de las
recomendaciones del Informe de auditoría de Gestión.
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VII. DISCUSION
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DISCUSIÓN
De los resultados obtenidos en la presente investigación, los mismos que se
han mostrado en la sección anterior, se confirma que la auditoría de gestión
influye a mejorar la toma de decisiones en los procesos logísticos, toda vez
que ha optimizado la gestión de la Sub Gerencia de Logística y Servicios
Auxiliares, fortaleciendo la gestión administrativa de la entidad y garantizando
el eficiente manejo de los recursos del Estado, con lo cual la entidad
demuestra eficiencia en el desarrollo de las actividades logísticas y en las
mejores condiciones de celeridad, calidad y economía.
Asimismo, los resultados obtenidos, son concordantes con los comentarios de
algunos autores, que confirman que el ejercicio sostenido del control influye
en el desarrollo de las actividades de la entidad, expuestos en su eficacia,
transparencia y economía en la adquisición de bienes y contratación de
servicios, se citan algunos:
CASTILLO CHAVEZ, José, en su libro, Administración Pública – Volumen
III (editora Real editores), indica que el control permanente de la eficiencia,
eficacia, legalidad, transparencia y economía le corresponde a la propia
entidad, en el proceso de adquisición de bienes y contratación de
servicios, así mismo señala que el control posterior se realiza mediante
auditoría y exámenes especiales para evaluar en qué medida las normas
internas, lineamientos y procedimientos puestos en práctica por las
entidades han sido eficaces para salvaguardar sus activos y tener una
gestión eficiente que cumpla con las metas y programas trazados,
logrando la obtención de los resultados previstos.7
ALVARADO MAIRENA, José, en su libro, Administración Gubernamental
– Volumen I (editora Jurídica GRIJLEY), indica que el abastecimiento es
una función orientada a proporcionar en forma oportuna los bienes,
materiales y los servicios que se requiere la acción gubernamental para el
cumplimiento de sus fines. En tal sentido, señala el autor, el
abastecimiento cumple un rol muy importante en el funcionamiento interno
de una entidad dado que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las
actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad,
calidad y productividad.8
7 CASTILLO CHAVEZ, José, “Administración Pública”, Volumen III. Pág. 2327, editora Real editores
8 ALVARADO MAIRENA, José, “Administración Gubernamental”, Volumen I. Pág. 633, editora Jurídica
GRIJLEY.
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VIII. CONCLUSIONES
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CONCLUSIONES
A continuación se presentan una serie de planteamientos generales a manera
de conclusiones obtenidas en el desarrollo de los objetivos específicos. Se
espera que sirvan de base explicativa del problema estudiado.
1. El desarrollo de la investigación ha permitido determinar que la auditoría
de gestión constituye una forma de evaluación para la mejora en la toma
de decisiones, y que su aplicación de manera sostenida influye
favorablemente en la actividad de la Sub Gerencia de Logística y
Servicios Auxiliares. Lo que prueba la hipótesis general del trabajo de
investigación.
(CONCORDANTE CON LA HIPOTESIS)
2. El desarrollo de la auditoría de Gestión influye positivamente en la toma
de decisiones de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, toda
vez que se comprobó que esta práctica ayuda a mejorar y optimizar la
utilización de los recursos del Estado.
(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO GENERAL)
3. Se logró establecer que la auditoría de gestión influye de manera directa
y significativa en el desempeño de las funciones logísticas, debido a que
se detectó desviaciones que fueron superadas por la entidad optimizando
los recursos de la entidad, reflejados en el ahorro económico.
(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO ESPECIFICO N° 01)
4. Se logró determinar que la toma de decisiones influyó significativamente
en la mejora de los procesos logísticos, mostrando mejor flujo de los
bienes, generando una disminución de riesgos en almacenamiento y una
óptima distribución de los bienes.
(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO ESPECIFICO N° 02)
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IX. RECOMENDACIONES
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RECOMENDACIONES
De las conclusiones encontradas es este estudio, se infieren las siguientes
recomendaciones:
1. Que este estudio en la forma que se plantea es de utilidad práctica, a los
Directivos de una entidad, en razón que presenta la aplicabilidad que
tiene la auditoría de gestión en el mejoramiento de los procedimientos; por
lo que se recomienda se continúe con este tipo de investigaciones.
(CONCLUSION N° 01).
2. Con el objeto de hacer más riguroso el control dentro de las
organizaciones, es conveniente que su metodología de control sea a
través de la auditoría de gestión, como una nueva perspectiva que
garantizaría la labor gerencial y el adecuado manejo de los recursos
asignados a las instituciones.
(CONCLUSION N° 02).
3. Con el objeto de hacer más riguroso el control dentro de las
organizaciones, es conveniente que su metodología de control sea a
través de la auditoría de gestión, como una nueva perspectiva que
garantizaría la labor gerencial y el adecuado manejo de los recursos
asignados a las instituciones.
(CONCLUSION N° 03).
4. Las instituciones públicas deben establecer sistemas uniformes de control
interno en el área de logística; debiendo incluir políticas claras y definidas,
como manuales actualizados y procedimientos consistentes que sirvan de
apoyo a una adecuada toma de decisiones.
(CONCLUSION N° 04).
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X. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1 Diario Oficial El Peruano. Separata Especial Manual de Auditoria
Gubernamental del 23/12/1998. Página 167615
2 MAC GRAW HILL, Irwin “Auditoría un enfoque integral. Pág. 596
3 MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, Pág. 167705 del Diario Oficial
el Peruano edición de fecha 23.Dic.1998. HERNANDEZ RODRIGUEZ,
Fernando “La Auditoría Operativa como instrumento en la decisión empresarial”
Pág. 37
4 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –
Técnicas y Procedimientos” Pág. 15.
5 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –
Técnicas y Procedimientos” Pág. 149.
6 CASTILLO CHAVEZ, José, “Administración Pública”, Volumen III. Pág. 2327,
editora Real editores.
7 ALVARADO MAIRENA, José, “Administración Gubernamental”, Volumen I.
Pág. 633, editora Jurídica GRIJLEY.
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XI. ANEXOS
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GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD
“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”
“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”
INFORME Nº 001-2011-2-5342
AUDITORIA DE GESTION AL AREA DE LOGISTICA Y SERVICIOS
AUXILIARES DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD
I. INTRODUCCIÓN
1. Origen y Motivo:
El Examen Especial a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares
del Gobierno Regional La Libertad, se ejecutó como una Acción de
Control no programada en el Plan Anual de Control 2010, aprobado con
Resolución de Contraloría General N° 062-2011-CG, acreditándose para
tal efecto se acreditó a una Comisión Auditora.
2. Naturaleza y Objetivos:
Esta acción de control constituye por su naturaleza una Auditoria de
Gestión, siendo su Objetivo General, determinar la adecuada utilización de
los fondos en los procesos Logísticos, analizando si estos se enmarcaron
dentro de la normativa vigente.
Como objetivos específicos:
1. Evaluar que tan adecuados y efectivos son los procedimientos de
adquisición de Bienes y Servicios u otros medios empleados por la
Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, y si estos le
permiten adquirirlos con buena calidad y bajo costo, durante el
periodo 2010.
2. Verificar el cumplimiento de la normativa en el uso de los recursos
destinados a adquisición de bienes y servicios.
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3. Verificar los controles existentes de acuerdo al procedimiento
establecido para la adquisición de bienes.
4. Examinar la documentación sustentatoria en forma selectiva de
todos los procedimientos de la Sub Gerencia de Logística y
Servicios Auxiliares.
5. Comprobar si las adquisiciones son ingresadas al almacén y si el
procedimiento se enmarca en la normativa.
3. Alcance:
La Auditoria de Gestión realizada a la Sub Gerencia de Logística y
Servicios Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad corresponde al
Ejercicio Presupuestal 2010, desarrollándose de conformidad con las
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAs), Normas de
Auditoria Gubernamental (NAGU) y al Manual de Auditoría Gubernamental
(MAGU) y sus modificatorias. Comprendió el análisis y revisión de la
utilización de los fondos en los procesos Logísticos, analizando si estos se
enmarcaron dentro de la normativa vigente.
Los procedimientos considerados en el programa de auditoría, dan
básicamente cobertura a la verificación del cumplimiento de los aspectos
de gestión, relacionados con su efectividad, eficiencia, economía y
transparencia.
4. Antecedentes y normativa aplicable:
4.1. Antecedentes:
El Gobierno Regional La Libertad fue creado por Ley Nº 25667,
publicada en el diario oficial El Peruano el 05.ENE.1989; inicia sus
operaciones como tal en base a la Ley Nº 27867 - Ley Orgánica de
Gobiernos Regionales publicada el 16.NOV.2002, esta Ley ha sido
modificada con la Ley Nº 27902 del 30.DIC.2002.
Para el año 2009 propone una Visión, definida como: SOMOS UN
GOBIERNO REGIONAL CONSOLIDADO, INTEGRADO POR
PERSONAS CALIFICADAS Y COMPROMETIDAS, CON UNA
GESTION EFICIENTE Y TRANSPARENTE, QUE NOS HA
POSICIONADO COMO LA INSTITUCIÓN QUE LIDERA EL
DESARROLLO INTEGRAL Y SOSTENIBLE DE LA REGION,
CUMPLIENDO CON EL MANDATO Y LAS ASPIRACIONES DE SU
POBLACION.
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Como Misión propone. SOMOS UN ORGANISMO PUBLICO
DESCENTRALIZADO QUE, EN FORMA CONCERTADA,
PROMUEVE EL DESARROLLO INTEGRAL Y
SOSTENIBLE DE LA REGION. COMO ORGANIZACIÓN,
MANTENEMOS UNA CULTURA ETICA, BASADA EN EL FOMENTO
Y LA PRACTICA DE LOS VALORES DE HONESTIDAD, EQUIDAD,
TRANSPARENCIA Y SOLIDARIDAD. UTILIZAMOS LOS RECURSOS
Y LAS COMPETENCIAS ASIGNADOS CON EFICIENCIA Y
EFICACIA
4.2. Normativa aplicable:
Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República.
Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales
Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector
Público
Ley Nº 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año
fiscal 2009
Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
D. Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa
Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, aprueba Normas
de Control Interno.
Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante
Ordenanza Regional Nº 010-2005-CR/RLL del 30.MAY.2005.
Reglamento de Organización y Funciones del Programa de Asistencia
Solidaria, aprobado mediante Resolución Ejecutiva Regional Nº 798-
2005 GRLL/PRE del 04.AGO.2005.
Manual de Organización y Funciones, aprobado mediante RER Nº
344-2003-GRLL-PRE del 16.JUN.2003.
Manual de Auditoria Gubernamental, aprobado con R.C. N° 152-98-
CG
Normas Internacionales de Auditoria
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
5. Comunicación de Hallazgos:
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En cumplimiento con la NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos,
aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 162-1995-CG, N° 112-
1997-CG, N° 141-1999-CG y Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG,
los hallazgos de auditoría fueron comunicados por escrito a los
funcionarios y servidores de las Áreas comprendidas en la Sub Gerencia
de Logística y Servicios Auxiliares, quienes participaron en los hechos
materia del presente examen, a fin que formulen sus aclaraciones y/o
comentarios debidamente documentados, los mismos que han sido
evaluados y considerados al emitir el presente Informe.
6. Memorando de Control Interno:
Como resultado de la evaluación del control interno se determinaron
deficiencias, (Anexo Nº 02), se ha emitido un Memorando de Control
elevado a la Presidencia Regional, conteniendo debilidades de control
para su evaluación e implementación.
La Presidencia Regional, no ha reportado las acciones correctivas que ha
dispuesto a la fecha de emisión del presente informe.
7. Relación de partícipes:
La relación del personal involucrado en las observaciones materia del
presente Informe se muestra en el Anexo Nº 01.
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II. OBSERVACIONES
Como resultado del proceso de evaluación de los hallazgos remitidos y con las
aclaraciones recibidas, han sido establecidas las siguientes situaciones
significativas, cuya naturaleza deficiente permite oportunidades de mejora y/o
corrección:
1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES NO
CUENTA CON DOCUMENTOS DE GESTION.
Se ha evidenciado que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no
cuenta con Manual de Procedimientos, ni un Flujograma de actividades, que
le permita simplificar sus procedimientos en la adquisición de bienes y
servicios, además se evidenció que el Manual de Organización y Funciones
que se encuentra vigente es del año 2003; lo que genera obsolescencia, toda
vez que las actividades diarias de los servidores, están definidas por la
experiencia propia; generando duplicidad de funciones, pérdida de tiempo y
desorganización en el desarrollo de sus funciones lo que imposibilita tener una
situación real optima y rápida para una adecuada toma de decisiones;
inobservando las Normas Generales de Control Interno, aprobadas con
Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 03
Norma General para el Componente Actividades de Control, numeral 3.8
Documentación de procesos, actividades y tareas, “Los procesos, actividades
y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado
desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta
revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios
generados”.
2. DURANTE EL EJERCICIO NO EXISTIO CAPACITACION Y
ENTRENAMIENTO AL PERSONAL.
Se constató que el personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios
Auxiliares no recibió capacitación por parte de la entidad, durante el ejercicio
2010, se capacitan con sus propios medios, desarrollando sus actividades
basados en su conocimiento y experiencia adquirida, originando que el
personal sea improductivo en la realización de sus labores diarias;
inobservando las Normas Generales de Control Interno, aprobadas con
Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 01 Norma
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General para el componente Ambiente de Control, inciso 1.5 Administración de
Recursos Humanos, numeral 02 “ el titular o funcionario designado debe definir
políticas adecuadas que garanticen (…) el desarrollo del personal (…). En el
desarrollo del personal se debe considerara la creación de condiciones
laborales adecuadas, la promoción de actividades de capacitación y formación
(…)”
3. CARENCIA DE REGISTRO DE PROVEEDORES
Se determinó que el manejo de proveedores es ineficiente; toda vez que no se
encuentran clasificados y no se puede precisar quiénes son los actuales, ni
quienes los potenciales; además, de no identificar los proveedores que ofrecen
la misma categoría de productos y/o servicios, sus precios y sus ofertas, entre
otros aspectos.
Del mismo modo; la selección y evaluación de los proveedores, se realiza con
aquellos con los que se mantiene abastecimiento regular, desconociendo la
oferta de otros; inobservando las Normas Generales de Control Interno,
aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la
Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control,
numeral 3.4 Controles sobre acceso a los recursos o archivos “ El acceso a los
recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable
por la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos,
inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control
efectivo sobre los recursos o archivos”.
4. FALTA DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES INMEDIATAS
NO PROGRAMADAS
De la evaluación a la documentación de bienes se ha evidenciado que se hace
caso omiso a la normativa de Adquisiciones y Contrataciones del Estado,
obviando criterios esenciales de calidad, precio y oportunidad; al no solicitar
por lo menos dos o tres cotizaciones, ni invitar a proveedores para conocer sus
respectivas ofertas, calidad y forma de pago; las Normas Generales de Control
Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG,
en la Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control
“El componente actividades de control gerencial comprende políticas y
procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las
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acciones necesarias en la administración de los riesgos que puedan afectar los
objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos”.
5. FALTA DE DESAGREGACION DE FUNCIONES EN ALMACEN
De la revisión a los ambientes de almacén se ha determinado que la misma
persona que recepciona los bienes es la misma que registra su ingreso en las
tarjetas de control visible y es la misma que realiza el inventario final, lo que
evidencia que no existe separación de funciones incompatibles, en aras de la
transparencia en la gestión de almacenes; las Normas Generales de Control
Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG,
en la Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control,
numeral 3.2 Segregación de Funciones “La segregación de funciones en los
cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o
fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo
de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso,
actividad o tarea”.
6. CARENCIA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD CONTRA INCENDIO Y
ROBO EN ALMACEN
Se ha verificado que el almacén de bienes no cuenta con las instalaciones
apropiadas ni con las prevenciones contra incendio y robo, toda vez que no
cuenta con una póliza de seguro que respalde cualquier eventualidad; las
Normas Generales de Control Interno, aprobadas con Resolución de
Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 02 Norma General para
el Componente Evaluación de Riesgos “El componente evaluación de riesgos
abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está
expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una
respuesta apropiada a los mismos. La evaluación del riesgo es parte del
proceso de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación,
valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la
entidad”.
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III. CONCLUSIONES
Como resultado de la Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y
Servicios Auxiliares, se concluye lo siguiente:
1. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no cuenta con
documentos de gestión como: Manual de Procedimientos, ni un
Flujograma de actividades, que le permita simplificar sus procedimientos
en la adquisición de bienes y servicios
(Observación Nº 01).
2. Durante el ejercicio 2010 no existió capacitación y entrenamiento al
personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares.
(Observación Nº 02).
3. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares carece de registro de
proveedores, que le permita optimizar la gestión de adquisiciones.
(Observación Nº 03).
4. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, carece de
procedimientos para adquisiciones inmediatas no programadas.
(Observación Nº 04).
5. Falta de desagregación de funciones en el área de almacén ocasiona que
la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, inobserve normativa.
(Observaciones Nº 05).
6. Almacén de bienes no cuenta con las instalaciones apropiadas ni con las
prevenciones contra incendio y robo.
(Observación Nº 06).
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IV. RECOMENDACIONES
En mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente informe y
de conformidad con lo establecido en el Decreto Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General, en su Art. 15º, inc. b),
relacionado a formular recomendaciones para contribuir en la mejora de la gestión
del Gobierno Regional La Libertad y el inc. f), en que los Informes de Control
tienen la calidad de prueba constituida para el inicio de las acciones
administrativas y legales, se formulan las siguientes recomendaciones:
Al Señor Gerente General Regional:
1. Como máxima autoridad administrativa del Gobierno Regional La Libertad
disponga la supervisión de la adecuada implementación de las
recomendaciones realizadas en el presente Informe y del Memorando de
Control Interno.
(Observaciones Nº 01 al Nº 06; Conclusiones Nº 01 al Nº 06)
3. Disponga que en coordinación con la Gerencia Regional de Administración,
proyecte sus documentos internos de gestión a fin de ser evaluados por el
área de planificación del GRLL y sean actualizados mediante Resolución de
Aprobación.
(Observaciones Nº 01; Conclusiones Nº 01)
4. Disponga que en coordinación con el Área de Recursos Humanos, se realice
programas de capacitación en materia de adquisiciones de menor cuantía,
para el personal del área.
(Observaciones Nº 02; Conclusión Nº 02)
5. Disponga que se elabore un formato para registrar a los proveedores
registrados que puedan atender eventualidades o adquisiciones de menor
cuantía, en forma eficiente.
(Observaciones Nº 03; Conclusión Nº 03)
6. Disponga que se defina procedimientos para adquisiciones inmediatas no
programadas; a fin de cumplir con los requerimientos de las áreas usuarias.
(Observaciones Nº 04; Conclusión Nº 04).
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“Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares – Periodo 2010”
7. En coordinación con el área de Administración y Recursos Humanos se
determine quienes serán los responsables de almacén y que definan
funciones que no sean incompatibles, en aras de la transparencia en la
gestión de almacén.
(Observaciones Nº 05; Conclusión Nº 05).
8. En coordinación con administración se contrate de inmediato una póliza de
seguro, a fin de salvaguardar los bienes del estado.
(Observaciones Nº 06; Conclusión Nº 06).
Trujillo, Febrero de 2010
Auditora Encargada Supervisor
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Anexo: Personas comprendidas en las Observaciones
Apellidos y Nombres Observaciones DNI Cargo Período de Gestión Domicilio - Entrega hallazgo
/RENIEC
Persona 1
Persona 2
Persona 3
Persona 4 Fuente: Área de Recursos Humanos Sede Central GRLL. Elaborado por: Comisión Auditora
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Anexo: MEMORANDO DE CONTROL INTERNO
I. INTRODUCCIÓN
1.1. ANTECEDENTES
La Auditoria de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del
Gobierno Regional La Libertad, se ejecutó como una Acción de Control no
programada en el Plan Anual de Control 2009, aprobado con Resolución de
Contraloría General N° 062-2011-CG, acreditándose para tal efecto se acreditó a
una Comisión Auditora.
1.2 RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Como resultado de nuestra evaluación, se han revelado debilidades de control que
reflejan asuntos de menor importancia que las observaciones, que en el presente
memorando son presentadas con recomendaciones actualizadas para mejorar la
gestión de la entidad, de acuerdo a lo que dispone la Norma de Auditoria
Gubernamental – NAGU 3.10, y lo que dispone el párrafo 08 de la sección 740 del
Manual de Auditoria Gubernamental.
La estructura de control interno está conformada por cinco componentes
interrelacionados:
a) ambiente de control interno
b) evaluación de riesgo
c) actividades de control gerencial
d) sistema de información y comunicación
e) actividades de monitoreo;
Componentes que se utilizan para obtener una seguridad razonable de que una
Entidad o Área está orientada a lograr los objetivos de control interno:
Promover la efectividad, eficiencia y economía de sus operaciones
.proteger y conservar los recursos públicos
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales
Elaborar información válida y confiable, presentada con oportunidad
Promover una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la
función pública.
Como resultado de nuestra evaluación y aplicación de los procedimientos de
auditoría se han revelado debilidades de control interno que reflejan distorsión e
incumplimiento de la normativa de los Sistemas Administrativos, las que deben ser
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necesariamente corregidas a fin fortalecer la gestión administrativa y garantizar el
eficiente manejo de los recursos del Estado.
En el presente Memorando exponemos las debilidades detectadas con sus
respectivas recomendaciones tendentes a su superación, en concordancia con lo
prescrito por la NAGU 3.10 Evaluación de la Estructura del Control Interno.
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II. DEBILIDADES
INEFICIENTE COMUNICACIÓN EN AREA DE LOGISTICA
Se ha evidenciado que la comunicación entre Jefes es horizontal; sin
embargo en la de Jefes a Servidores es deficiente por cuanto la
comunicación no es rápida ni clara; el jefe dispone y la secretaria les
comunica a cada servidor y a veces no es oportuna.
Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares
disponga a su personal que la comunicación al interno de su área se ciña
transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo
las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad
de realizar un trabajo eficaz.
INEFICIENTE FORMULACION DE REQUERIMIENTOS
En la formulación de requerimientos no se utiliza un formato pre
establecido a fin de indicar a las áreas usuarias que lo requerido se ajuste
a un solo formato para facilitar las programación de adquisiciones.
Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares,
evalúe la posibilidad de crear formatos uniformes a fin de uniformizar los
requerimientos de las áreas usuarias y hacer más factible su consolidado.
INEFICIENTE CONTROL DE SERVICIOS PRESTADOS POR
TERCEROS
El área de servicios de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,
no realiza un control de los servicios prestados por terceros, toda vez que
no se ha evidenciado ningún informe que constate el servicio prestado a
fin de proceder a su cancelación; simplemente se paga el servicio
prestado con la presentación del recibo por honorarios respectivo.
Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares,
en coordinación con el responsable de servicios del área, realicen un
control eficaz de los servicios prestados por terceros, a fin de asegurar el
cumplimiento, de los términos del contrato.
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