Administración de la Función Informática

Análisis de conveniencia de optar por solución Google para correo vs. otras alternativas

Agenda

1. Uso de Correo Electronico2. Correo Inhouse

– Ventajas y Desventajas3. Correo de Google

– Ventajas y Desventajas4. Correo alojado en otro proveedor

– Ventajas y Desventajas5. Posibles Escenarios6. Concluisiones

• Debido al gran crecimiento del uso de las tecnologías de la información, a la flexibilidad y reducción de costes que significa el uso del correo electrónico, así como otras herramientas de comunicación; los empresarios han venido a bien incluir los mismos, como instrumento de trabajo imprescindible. Aunque muchas veces resulte difícil separar el uso laboral del uso personal.

El Correo Electrónico en las Empresas

1. Contrato de confidencialidad en caso que acceda a información sensible de la empresa, donde se expongan las responsabilidades.

2. Comunicaciones internas en las que se informe al trabajador del uso de las herramientas de trabajo. Dicha comunicación interna puede tomar forma en las Funciones y Obligaciones el Personal o a través de comunicaciones individuales, recomendando guardar los log on de lectura o la firma de la comunicación si se ha hecho por escrito. En dichas comunicaciones se sugiere incorporar algunas directrices: contraseñas, uso del correo electrónico, Messenger, auditorías que se realicen de las herramientas de trabajo, etc.

Bases entre el trabajador y la empresa

3. La normativa de protección de datos de obligatorio cumplimiento para todas las empresas o personas que traten datos personales fuera del ámbito doméstico, deberán así mismo tener un Documento de Seguridad donde se especifiquen las medidas de seguridad que se llevan a cabo tanto en soporte papel como automatizado, debiendo anexar a dicho documento las Funciones y Obligaciones del Personal.

4. En caso de que fuera necesaria la investigación del sistema informático utilizado por un trabajador, se hará necesario su consentimiento y/o la presencia de testigos cualificados y/o resolución judicial previa.

Bases entre el trabajador y la empresa

• Se podría destacar como sus principales características las siguientes:

– Servicio gratuito.– 2.5 Gigabytes iniciales de almacenamiento.– Búsqueda de mensajes.– Conversaciones agrupadas.

• Gmail se plantea desde un principio como un servicio completamente gratuito, después de un tiempo en el que hacía falta una invitación para obtener una cuenta, desde Febrero de 2007 está disponible para todo el mundo, para crear una cuenta sólo hay que ir a la web de gmail y solicitarla.

• Google intenta desmarcarse de sus competidores ofreciendo un servicio libre de publicidad no orientada, y siguiendo lo que hasta ahora es su filosofía, sólo ofrece pequeños anuncios de texto y vínculos a páginas web que puedan interesarte.

Gmail de Google

• Este método de publicidad utiliza la misma tecnología que el AdSense de Google y analiza el contenido de tus mensajes y te muestra anuncios dependiendo de éstos. Obviamente Google no lee tu correo, pues se trata de un proceso completamente automático que no almacena ningún dato sobre tu correspondencia.

• Su gran poder de almacenamiento lo desmarca de los demás servicios de correo gratuito en Internet, pues aunque ahora su capacidad se encuentra sobre los 2 .5 Gb, Google sigue incrementando esta cantidad a cada segundo que pasa. De hecho, es posible ver la cantidad exacta al momento en su página de login.

Gmail de Google

10 Razones para usar Gmail

• Menos spam• Acceso para móviles • Mucho espacio • Búsqueda de correos de manera rápida• Conversaciones agrupadas• Chat incorporado• Etiquetas, filtros en otros• Solo publicidad orientada• Ahorra tiempo• Es gratuito

Desventajas de Gmail

En realidad Gmail no tiene muchas desventajas • No se puede adaptar a los colores de la empresa • Puede existir riesgo de seguridad• Se depende al 100% de google • El chat incorporado podría traer algo de distracción• Perdida de imagen corporativa

Otras Alternativas (Inhouse) - Ventajas

Existen muchas alternativas para la implementación de correo electrónico Inhouse, pero en general tienen las mismas ventajas y desventajas

• Mayor Seguridad (Siempre y cuando se tenga el personal adecuado)

• Mejor imagen corporativa• Mayor control de los recursos• Mejor aprovechamiento del correo para la empresa• Cero publicidad • Se puede controlar el spam

Otras Alternativas (Inhouse) - Desventajas

Principalmente es el tema de costos y mantenimiento el que encarece la alternativa inhouse

• Altos costos de implementación • Altos costos de mantenimiento• Altos costos por cuenta de correo por usuario• Riesgos de seguridad en caso de un mal manejo• Hay muchos factores de riesgo que podrían poner en peligro el

sistema de correos

Otras Alternativas (Hosting) - Ventajas

Existen muchas alternativas para la implementación de correo electrónico en hosting, pero en general tienen las mismas ventajas y desventajas

• Mayor Seguridad • Mejor imagen corporativa• Menor costos de implementación• Mayor control de los recursos• Mejor aprovechamiento del correo para la empresa• Cero publicidad • Se puede controlar el spam

Otras Alternativas (Hosting) - Desventajas

Principalmente es el tema de costos y mantenimiento el que encarece la alternativa inhouse

• Riesgos de seguridad en caso de un mal manejo• Riesgos en caso de que el proveedor escogido no sea el mejor• Hay muchos factores de riesgo que podrían poner en peligro el

sistema de correos• Alto tiempo de downtime• Problemas de trafico de red

Posibles Escenarios

1. En caso de una empresa pequeña que no tenga mucho presupuesto o si recién se esta empezando:

• La mejor opción seria usar Gmail puesto que satisface sus necesidades a un mínimo costo sin restricciones.

2. En caso de una empresa pequeña media a grande:

• La mejor opción seria usar el correo Inhouse puesto que aprovecharía de mucho mejor manera los recursos y su imagen corporativa.

Posibles Escenarios

3. La opción de alojar el email en alguna empresa dedicada a la venta de hosting:

• Es una opción recomendable para empresas pequeñas, pero no recomendable puesto que la información puede que no este segura.

• El tema de continuidad es muy importante puesto que ninguna de estas empresas aseguran el 100% de uptime y puede que justo el pequeño % de downtime afecte al core del negocio.

Conclusiones

El tema del e-mail es un aspecto importante en casi todos los rubros de negocio en estos tiempos.

Por lo que escoger la mejor alternativa siempre tiene ser pensada con mucho cuidado puesto que estar offline un día puede significar perdida no solo de dinero sino de prestigio y oportunidades de negocio.

Bibliografia

A continuación los links mas saltantes

• http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/legal/uso_laboral_mail.mspx

• http://mail.google.com/mail/help/intl/es/about.html• http://mail.google.com

Preguntas