Administración de Administración de ContenidoContenido

Profa. Norma I. Ortiz RodríguezProfa. Norma I. Ortiz RodríguezSeptiembre 2009©Septiembre 2009©

IntroducciónIntroducción

En este capítulo enfocamos en las En este capítulo enfocamos en las maneras de utilizar programas y maneras de utilizar programas y procedimientos para manejar procedimientos para manejar grandes volúmenes de contenido grandes volúmenes de contenido digital que la mayoría de las digital que la mayoría de las organizaciones tienen que procesar.organizaciones tienen que procesar.

El tipo de contenido mas común son El tipo de contenido mas común son los datos alfanuméricos, hay un los datos alfanuméricos, hay un considerable aumento en imágenes, considerable aumento en imágenes, sonidos, graficas y segmentos de sonidos, graficas y segmentos de video.video.

Representación de los DatosRepresentación de los Datos

Para poder ser almacenada y Para poder ser almacenada y procesada por IT, los datos y la procesada por IT, los datos y la información deben ser “grabadas” en información deben ser “grabadas” en un formato que pueda ser un formato que pueda ser manipulado por equipos y manipulado por equipos y programas.programas.

Un bit es el elemento mas pequeño Un bit es el elemento mas pequeño de los datos, que puede ser de los datos, que puede ser procesado por la tecnología de procesado por la tecnología de información.información.

Representación de los DatosRepresentación de los Datos

Un BIT, basados en el sistema Un BIT, basados en el sistema binario, puede tener una de dos binario, puede tener una de dos formas: “on” o “off” que es lo mismo formas: “on” o “off” que es lo mismo que “1” ó “0”.que “1” ó “0”.

Los bits son combinados, de Los bits son combinados, de acuerdo a un conjunto de acuerdo a un conjunto de estándares, en bytes.estándares, en bytes.

Bytes representan caracteres Bytes representan caracteres alfanuméricos y símbolos alfanuméricos y símbolos especiales.especiales.

Típicamente un byte consiste de Típicamente un byte consiste de ocho bits.ocho bits.

Representación de los DatosRepresentación de los Datos

Un campo u elemento de dato, es la Un campo u elemento de dato, es la unidad más pequeña de los datos unidad más pequeña de los datos que tiene algún significado a los que tiene algún significado a los humanos y esta compuesto por uno humanos y esta compuesto por uno o mas bytes.o mas bytes.

Un record es una colección de Un record es una colección de campos que contienen información campos que contienen información concerniente a una cosa u evento en concerniente a una cosa u evento en específico.específico.

Representación de los DatosRepresentación de los Datos

Una colección de record que Una colección de record que contienen los mismos campos es contienen los mismos campos es conocido como un “File” o archivo.conocido como un “File” o archivo.

Los record se distinguen en un “file” Los record se distinguen en un “file” por un campo unico, al cual nos por un campo unico, al cual nos referimos como un “PK”.referimos como un “PK”.

Un grupo de “files” relacionados Un grupo de “files” relacionados entre si, recibe el nombre de Base entre si, recibe el nombre de Base de Datos.de Datos.

Representación de los DatosRepresentación de los Datos

Tener un primary key definido Tener un primary key definido es importante para el manejo de es importante para el manejo de las bases de datos.las bases de datos.

Para mantener rastreado algo Para mantener rastreado algo (persona, computadora, (persona, computadora, entidad), debemos poder entidad), debemos poder identificar un dato relevante que identificar un dato relevante que pertenezca a ese cosa pertenezca a ese cosa específica y únicamente.específica y únicamente.

Acceso a los ArchivosAcceso a los Archivos

Existen dos maneras básicas para Existen dos maneras básicas para acceder un archivo o base de datos:acceder un archivo o base de datos: Acceso secuencialAcceso secuencial Acceso DirectoAcceso Directo

En el acceso secuencial el sistema En el acceso secuencial el sistema trata de localizar un archivo, trata de localizar un archivo, buscando desde el inicio de todos buscando desde el inicio de todos los archivos, “scaneando” cada los archivos, “scaneando” cada record, hasta localizar el record record, hasta localizar el record solicitado.solicitado.

Acceso a los ArchivosAcceso a los Archivos

En la modalidad de acceso directo, En la modalidad de acceso directo, se trata de acortar el tiempo de se trata de acortar el tiempo de búsqueda, yendo directamente al búsqueda, yendo directamente al “folder” deseado, o por lo menos uno “folder” deseado, o por lo menos uno cerca de él.cerca de él.

El método de acceso directo utiliza El método de acceso directo utiliza la técnica de “hashing”, que es la técnica de “hashing”, que es aplicar un algoritmo matematico aplicar un algoritmo matematico predeterminado al valor del primary predeterminado al valor del primary key, para generar una direccion de key, para generar una direccion de almacenaje en el medio fisico.almacenaje en el medio fisico.

Acceso a los ArchivosAcceso a los Archivos

Otro método, no básico, para Otro método, no básico, para almacenar y recuperar record es almacenar y recuperar record es conocido como conocido como ISAMISAM (Indexed (Indexed sequential access method).sequential access method).

Es un método entre el Es un método entre el secuencial y el directo.secuencial y el directo.

En ISAM se mantiene un índice En ISAM se mantiene un índice que apunta a secciones de que apunta a secciones de récords en un archivo.récords en un archivo.

Acceso a los ArchivosAcceso a los Archivos

En ISAM cuando se busca un En ISAM cuando se busca un record especifico, el programa record especifico, el programa de bases de datos va al primer de bases de datos va al primer record que esta en la sección record que esta en la sección que contiene el record deseado que contiene el record deseado y entonces comienza a leer y entonces comienza a leer cada record de manera cada record de manera secuencial hasta encontrar el secuencial hasta encontrar el buscado.buscado.

Acceso a los ArchivosAcceso a los Archivos

Muchas organizaciones utilizan Muchas organizaciones utilizan una combinación de secuencial una combinación de secuencial y acceso directo, dependiendo y acceso directo, dependiendo de las necesidades de las de las necesidades de las aplicaciones.aplicaciones.

El acceso directo es apropiado El acceso directo es apropiado para una gran cantidad de para una gran cantidad de aplicaciones.aplicaciones.

Procesando transaccionesProcesando transacciones

Las organizaciones participan en Las organizaciones participan en varios tipos de eventos, tales como varios tipos de eventos, tales como vender un producto o servicio, vender un producto o servicio, contratar a un empleado nuevo, etc.contratar a un empleado nuevo, etc.

Para controlar las operaciones Para controlar las operaciones organizacionales y obtener organizacionales y obtener información relevante para la toma información relevante para la toma de decisiones es necesario de decisiones es necesario mantener record de todos esos mantener record de todos esos eventos.eventos.

Procesando transaccionesProcesando transacciones

En Sistemas de Información una En Sistemas de Información una transacción es el record de un transacción es el record de un evento.evento.

Procesar transacciones envuelve el Procesar transacciones envuelve el uso de procedimientos humanos y/o uso de procedimientos humanos y/o programas de computadoras para programas de computadoras para almacenar, recuperar y manipular almacenar, recuperar y manipular esos record de los eventos.esos record de los eventos.

Procesamiento de Bases de Procesamiento de Bases de DatosDatos

Procesamiento de Bases de Procesamiento de Bases de DatosDatos Un DBMS (database management Un DBMS (database management

system) es un programa diseñado system) es un programa diseñado para controlar e integrar múltiples para controlar e integrar múltiples datos en un record y archivos.datos en un record y archivos.

El DBMS mantiene pistas sobre El DBMS mantiene pistas sobre donde se utilizan los campos, quien donde se utilizan los campos, quien tiene acceso a ellos. tiene acceso a ellos.

Además mantiene record de cómo Además mantiene record de cómo están estructurados los datos y están estructurados los datos y como son utilizados en la base de como son utilizados en la base de datos.datos.

Captura de datos y procesosCaptura de datos y procesos

Existen varias maneras en las Existen varias maneras en las que las transacciones, como las que las transacciones, como las ventas de un item, pueden ser ventas de un item, pueden ser registradas:registradas: Off-lineOff-line On-lineOn-line BatchBatch Real-time processingReal-time processing

Captura de datos y procesosCaptura de datos y procesos

Off-lineOff-line Se lleva el registro de una transacción Se lleva el registro de una transacción

en papel y luego convertida a formato en papel y luego convertida a formato electrónico, para ser procesada mas electrónico, para ser procesada mas tarde.tarde.

Ej. Cuando vas al banco y haces la fila para Ej. Cuando vas al banco y haces la fila para hacer un retiro de tu cuenta. Hay que llenar hacer un retiro de tu cuenta. Hay que llenar un formulario.un formulario.

On-LineOn-Line Se lleva el registro de una transacción Se lleva el registro de una transacción

en linea y se refleja inmediatamente:en linea y se refleja inmediatamente: Cuando haces el retiro en la ATH, la Cuando haces el retiro en la ATH, la

transacción se registra “On-line”.transacción se registra “On-line”.

Captura de datos y procesosCaptura de datos y procesos

BatchBatch Los datos capturados se pueden trabajar por Los datos capturados se pueden trabajar por

paquetes. paquetes. Por ejemplo, cuando se van acumulando horas y Por ejemplo, cuando se van acumulando horas y

se pagaran al final de una quincena. Una vez se pagaran al final de una quincena. Una vez termina la quincena se procesan el total de horas termina la quincena se procesan el total de horas para poder pagar.para poder pagar.

Real timeReal time Se refiere a que la transacción tiene que estar Se refiere a que la transacción tiene que estar

capturándose constantemente.capturándose constantemente. Ej. Las agencias de viajes que venden pasajes. Ej. Las agencias de viajes que venden pasajes.

Esta información tiene que reflejarse Esta información tiene que reflejarse constantemente, porque sino estarían constantemente, porque sino estarían sobrevendidos los vuelos.sobrevendidos los vuelos.

Captura de datos y procesosCaptura de datos y procesos

Capturar datos off-line y luego Capturar datos off-line y luego entrarlos puede ser lento y caro, entrarlos puede ser lento y caro, además puede estar sujeto a además puede estar sujeto a errores del “data-entry”.errores del “data-entry”.

Es preferible usar métodos on-Es preferible usar métodos on-line.line.

Organización de la base de Organización de la base de datosdatos

El modo mas común para El modo mas común para organizar datos en una base de organizar datos en una base de datos es a través del uso del datos es a través del uso del modelo relacional.modelo relacional.

Con el modelo relacional los Con el modelo relacional los datos son lógicamente datos son lógicamente organizados en tablas de dos organizados en tablas de dos dimensiones.dimensiones.

Organización de la base de Organización de la base de datosdatos Aunque existen otros modelos Aunque existen otros modelos

para bases de datos, el modelo para bases de datos, el modelo relacional es mucho mas fácil relacional es mucho mas fácil de utilizar.de utilizar.

Por esta razón el modelo Por esta razón el modelo relacional es el mas popular y la relacional es el mas popular y la mayoría de los DBMS que se mayoría de los DBMS que se utilizan hoy en día son utilizan hoy en día son relaciónales.relaciónales.

Mantenimiento de datos enMantenimiento de datos enla base de datosla base de datos Existen innumerables formas de capturar Existen innumerables formas de capturar

datos y almacenarlos en la base de datos.datos y almacenarlos en la base de datos. Uno de los métodos mas comunes es a Uno de los métodos mas comunes es a

través del teclado y un formulario de través del teclado y un formulario de entrada o “form”.entrada o “form”.

Otros métodos pueden ser:Otros métodos pueden ser: ““screen shots” screen shots”

Digitalizadores de imagenDigitalizadores de imagen bar-code-scanningbar-code-scanning

Maquinas que leen los códigos de barraMaquinas que leen los códigos de barra Optical-character-recognition (OCR) Optical-character-recognition (OCR)

como los que leen los chequescomo los que leen los cheques

Recuperando información de Recuperando información de la base de datos relacionalla base de datos relacional Los modelos de bases relacionales Los modelos de bases relacionales

permiten realizar operaciones permiten realizar operaciones lógicas mediante la fusión de dos o lógicas mediante la fusión de dos o mas tablas.mas tablas.

Algunos lenguajes como Structured Algunos lenguajes como Structured query Language (SQL), proveen al query Language (SQL), proveen al usuario con un set de instrucciones usuario con un set de instrucciones poderosas para manejar la base de poderosas para manejar la base de datos y poder hacer la fusion.datos y poder hacer la fusion.

Recuperando información de Recuperando información de la base de datos relacionalla base de datos relacional Otra manera de recuperar datos es Otra manera de recuperar datos es

mediante el método de “Query-by-mediante el método de “Query-by-example” (QBE). example” (QBE).

Este nos permite trabajar de manera Este nos permite trabajar de manera sencilla con consultas mucho mas sencilla con consultas mucho mas complejas de manera sencilla. complejas de manera sencilla. Ejemplo los querys de Access. Estos Ejemplo los querys de Access. Estos

se pueden convertir a comandos se pueden convertir a comandos textuales de SQL, con solo un click.textuales de SQL, con solo un click.

Recuperando información de Recuperando información de la base de datos relacionalla base de datos relacional

Con el uso de los QBE el Con el uso de los QBE el énfasis esta en qué información énfasis esta en qué información se desease desea

Mientras que con el uso de SQL Mientras que con el uso de SQL el énfasis esta en cómo se el énfasis esta en cómo se consigue la información consigue la información deseada.deseada.

Interfaces para consultas Interfaces para consultas avanzadas en bases de datosavanzadas en bases de datos Es mucho mas fácil utilizar los Es mucho mas fácil utilizar los

medios tecnológicos para hacer un medios tecnológicos para hacer un “query” que sentarse a pensar “query” que sentarse a pensar ¿Cómo hacerlo?¿Cómo hacerlo?

Existe la tecnología de Existe la tecnología de reconocimiento de voz, donde el reconocimiento de voz, donde el usuario le puede pedir a su base de usuario le puede pedir a su base de datos los datos que desea obtener e datos los datos que desea obtener e inmediatamente este se los puede inmediatamente este se los puede proveer.proveer.

Interfaces para consultas Interfaces para consultas avanzadas en bases de datosavanzadas en bases de datos

La tecnología de voz se esta La tecnología de voz se esta desarrollando, pero tiene varias desarrollando, pero tiene varias desventajas:desventajas: El usuario tiene que “entrenarlo” El usuario tiene que “entrenarlo”

para su voz.para su voz. El usuario tiene que hablar lento y El usuario tiene que hablar lento y

siempre en el mismo tono.siempre en el mismo tono. Solo pueden ser utilizados un Solo pueden ser utilizados un

numero limitado de comandos.numero limitado de comandos.

Presentando la Información Presentando la Información de una base de datosde una base de datos

Luego de hacer las consultas es Luego de hacer las consultas es necesario que el resultado se necesario que el resultado se “pula” para que quede “pula” para que quede presentable.presentable.

Es por esto que recurrimos a Es por esto que recurrimos a crear los “Report” o informes, crear los “Report” o informes, tanto en Access como en SQL.tanto en Access como en SQL.

Modelo de Datos orientado a Modelo de Datos orientado a objetosobjetos

Un Sistema administrador de Un Sistema administrador de bases de datos orientado a bases de datos orientado a objetos (ODBMS) surge como el objetos (ODBMS) surge como el modelo de las base de datos modelo de las base de datos que combina los conceptos de que combina los conceptos de programación orientada a programación orientada a objetos con las bases de datos.objetos con las bases de datos.

Modelo de Datos orientado a Modelo de Datos orientado a objetosobjetos Estan diseñados para trabajar con Estan diseñados para trabajar con

los lenguajes de programación los lenguajes de programación orientada a objetosorientada a objetos

Con la programación orientada a Con la programación orientada a objetos las instrucciones y los datos objetos las instrucciones y los datos son tratados como objetos son tratados como objetos individuales que pueden ser individuales que pueden ser manipulados, almacenados y manipulados, almacenados y compartidos.compartidos.

Bases de datos distribuidasBases de datos distribuidas

Se recomienda cuando tenemos una Se recomienda cuando tenemos una cantidad de usuarios en grandes cantidad de usuarios en grandes áreas geográficas.áreas geográficas.

Consiste en crear duplicados de la Consiste en crear duplicados de la base de datos, permitiendo su base de datos, permitiendo su acceso sin limitaciones de tiempo y acceso sin limitaciones de tiempo y restricciones. Las actualizaciones restricciones. Las actualizaciones se hacen al unísono tanto en la base se hacen al unísono tanto en la base presente como en su backup.presente como en su backup.

Bases de datos distribuidasBases de datos distribuidas

El uso de estas puede aligerar El uso de estas puede aligerar el tiempo de respuesta, el tiempo de respuesta, permitiendo que el usuario permitiendo que el usuario pueda recibir respuestas a su pueda recibir respuestas a su consulta mucho mas rápido.consulta mucho mas rápido.

En adición permite que haya un En adición permite que haya un “backup” de la base datos en “backup” de la base datos en caso de destruccion o caso de destruccion o contaminacion de los datos.contaminacion de los datos.

ReferenciasReferencias

Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Información Gerencial.Información Gerencial.

Miller, L (2000). Sistemas de Miller, L (2000). Sistemas de Información Gerencial. 6ta Ed. Información Gerencial. 6ta Ed. Recuperado el 17 de agosto de Recuperado el 17 de agosto de 2009 en http://cwx.prenhall.com/ 2009 en http://cwx.prenhall.com/ book bind/pubbooks/pel_laudon book bind/pubbooks/pel_laudon _sisingoger_6/_sisingoger_6/