Administración electrónica en la UPF: Firma electrónica ... · catalán, castellano o inglés, y...

Administración electrónica en la UPF:

Firma electrónica con la TUI

Primer Congreso Internacional TUIMurcia, 17 de mayo de 2013

eAdministración en la UPF

• Mar Gil

• [email protected]

• Coordinadora del Punto de Información al Estudiante

• Xavi Herrero

• [email protected]

• Jefe del Ámbito Administración Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática


Sumario

1. La Universitat Pompeu Fabra

2. Administración electrónica en la UPF: contexto

3. El carné universitario

4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos

5. Próximas metas

6. Conclusiones


Universidad pública y urbana creada en 1990

Docencia de calidad

Investigación de excelencia

Vocación internacional


Campus del Mar:

ciencias de la salud y

de la vida

Campus del Poblenou:

comunicación y tecnologías

de la información

Campus de la Ciutadella:

ciencias sociales y humanas

Una universidad urbana en el corazón de Barcelona



Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas

Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información

Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida

9.298 estudiantes de grado

2.140 estudiantes de posgrado (másteres oficiales y doctorado)

880 personal docente e

investigador

670 personal de administración

y servicios

21 estudios de grado

28 programas de máster

9 programas de doctorado

Presupuesto (2013): 125

millones de euros

(*) Curso 2012-2013

Dimensiones e indicadores*



Sumario





5. Próximas metas

6. Conclusiones



Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección

Plan de adaptación a la administración electrónica

Los objetivos del plan son:

• Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso

electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

• Mejora de la eficiencia de la Universidad

• Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas

• Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de

tramitación

• Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento

administrativo automatizado e interoperabilidad

• Colaboración con ACUP

Hemos avanzado en distintos ámbitos:

• Normativo

• Reingeniería, simplificación y automatización de procesos

• Herramienta de tramitación

• Gestión documental y archivo

• Carné universitario

• Módulos de firma, copia auténtica, código de verificación, etc.

• Registro telemático

• Portafirmas

• Voto electrónico

• Notificación electrónica

• Contratación electrónica

• Evidencias electrónicas



Caja de herramientas:



• Gestor documental

• Identidad electrónica

• Carné universitario electrónico

• Entidades de registro T-CAT

• Plataforma de tramitación

• Firma electrónica, validación y sello de tiempo

• Portafirmas

• Digitalización segura de documentos

• Código de verificación

Herramientascomunes

2011

• Registro telemático

• Notificación telemática


• Evidencias electrónicas

• Contratación electrónica

Herramientascomunes

2012

Procesos:



• Sede electrónica

• Perfil del contratante

• Sol. de certificados académicos (grado) 413

• Firma de prórrogas de contratos de PDI 1.287

• Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF

• (datos a 30/04/2013)

Firma electrónica

2011


• Firma de actas de calificación 144

• Factura electrónica 23

• Alta en aplicación reserva de portátiles 2.296

• Alta en aplicación material audiovisual 407

• Sol. de certificados académicos (máster y doctorado) 37

• Solicitud de ayudas a la investigación

Firma electrónica

2012

Caja de

herramientas:




Sumario





5. Próximas metas

6. Conclusiones


3. El carné universitario: agentes implicados

CATCertBanco

Santander


SecretaríaGeneral

Area de Recursos Humanos y

Organización

Entidad de Registro UPF

BibliotecaPunto de

Información al Estudiante (PIE)

Servicio de Informática

3. El carné universitario: agentes implicados

3. El carné universitario: fases de implementación


2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso deentidad financiera para emitir los carnés universitarios

Enero 2011 Se constituye la entidad de registro decertificación digital

Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribucióndel carné y se realizan pruebas de envío de ficheros

Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantesque ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación decontrol de carnés

Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnés delBanco Santander con certificado digital

3. El carné universitario: fases de implementación


Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de losestudiantes de primer curso la solicitud del carné

Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los primeroscarnés a los estudiantes de primer curso

Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes demáster y doctorado

Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los primeroscarnés de máster y doctorado

2012 Se incorpora la solicitud y entrega de carnés desde elPIE como un trámite habitual y en el proceso de matrícula

2013 La mayoría de los miembros de la comunidaduniversitaria tienen el nuevo carné con certificado digital

3. El carné universitario: resultados


10.197 carnés entregados

100% estudiantes de 1º y 2º de grado

con carné UPF y certificado digital

Entregado 71%

Pendiente29%

Estudiantes de grado

Entregado42%

Pendiente58%

Estudiantes de posgrado

3. El carné universitario: resultados


Entregado85%

Pendiente15%

Personal docente e investigador

Entregado 92%

Pendiente8%

Personal de administración y servicios


Sumario





5. Próximas metas

6. Conclusiones


MOTIVACIÓN

PARTICIPANTES

La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier

lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel.

Gestión Académica: Definición funcional del proceso

Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del

proyecto

Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas

Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso

ALCANCE

Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados

académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni

asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o

bien el DNI electrónico.

El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada

digitalmente.

4. Solicitud de certificados académicos



PROCESO

1. La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el

trámite

2. Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser

el carnet de la UPF o el DNI electrónico

3. A partir de los datos recuperados, se obtiene la información necesaria: los estudios

cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el

importe a abonar

4. Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, el idioma, que puede ser

catalán, castellano o inglés, y se introduce una dirección electrónica en la que recibiremos el

certificado

5. Se procede a realizar el pago por el TPV

6. El sistema envía un correo electrónico con el certificado académico en formato PDF y con una

firma digital de órgano al mail indicado

7. El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede

utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica

8. Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad

incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la

persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a

descargar el certificado académico que ya solicitó



AP. SGA

@

SEDE ELECTRÓNICA

AUTENTICACIÓN

RECUPERACIÓN

ESTUDIOS

PAGO

ENVÍO

CERTIFICADO

COPIA

AUTÉNTICA7

1

2

3

SELECCIÓN

ESTUDIOS 4

6TRAMITADOR

CÓDIGO SEGURO

DE VERIFICACIÓN7

5



Se han utilizado las siguientes herramientas:

• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de

tramitación y la gestión de la solicitud

• el applet de validación y el módulo de copia auténtica

• la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos

• el TPV para el pago con tarjeta de crédito

HERRAMIENTAS

El resultado es que el día 30/04/2013 se habían generado 413 certificados académicos desde

que se puso en marcha el día 15/03/2012.

El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de

administración electrónica y sistemas de información internos.

También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.

CONCLUSIONES



Sol·licitud de certificats acadèmics per a estudiants


Sumario





5. Próximas metas

6. Conclusiones


5. Próximas metas

Avanzar en herramientas:

• Interoperabilidad

• Formularios electrónicos

• Estados de la tramitación


5. Próximas metas

Servicios y procedimientos 2013:

• Solicitud de licencias y permisos para el PAS y PDI

• Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)

• Solicitud de certificados académicos con ránquing

• Renuncia a la evaluación y recurso

• Permanencia: continuidad y quinta convocatoria

• Gestión de convenios electrónicos

• Certificados de docencia

• Acreditaciones PDI

• Instancia general

• Certificados de evaluación de la docencia


Sumario





5. Próximas metas

6. Conclusiones


6. Conclusiones

Cambio cultural interno1

Nueva tipología de incidencias2

Nueva cultura de uso del certificado digital3

Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: nopedir más al proceso electrónico que al papel4

Resistencia al cambio5

Dificultad de tener modelos de referencia contrastados6

Herramientas poco probadas7

Dificultades de avanzar en la interoperabilidad8


6. Conclusiones

Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración

Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación

Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos

Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido

Cumplimiento de la normativa vigente

Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…)

Reducción del uso de papel

Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas

Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7

Simplicidad en las tramitaciones con la Administración

Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido

Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración

Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías

Beneficios para la UniversidadBeneficios para los estudiantes,

PAS, PDI y empresas

¡Muchas gracias por su atención!

Mar Gil

Xavi Herrero

http://www.upf.edu/bibtic

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