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Administración del TIEMPO
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Administración del
TIEMPO
Antes de iniciar Antes de iniciar esta lectura, esta lectura, haga unahaga unareflexión.reflexión.
Suponga que se acabó su vida laboral ySuponga que se acabó su vida laboral yque revisa los resultados. Mire hacia atrásque revisa los resultados. Mire hacia atrás
y evalúe lo que hizo.y evalúe lo que hizo.¿Está satisfecho? Hizo lo mejor posible y¿Está satisfecho? Hizo lo mejor posible y
muy cercano a sus expectativas … omuy cercano a sus expectativas … o
¿¿Estoy haciendo lo que debería?Estoy haciendo lo que debería?
muy cercano a sus expectativas … omuy cercano a sus expectativas … oNo está satisfecho, está muy lejos de susNo está satisfecho, está muy lejos de sus
expectativas. ¿expectativas. ¿Aún Aún hay muchas cosashay muchas cosasimportantes que se quedaron sin importantes que se quedaron sin hacer?.hacer?.
¡Todo tiene arreglo! ¡Todo tiene arreglo!
Para Para eso es eso es la Administración la Administración del Tiempo.del Tiempo.
Todo el tiempo del mundoTodo el tiempo del mundo
Cada día tiene 24 horas
y cada hora tiene 60
minutos.
Eso es válido para
todos y cada uno de
Día = 24 horas
todos y cada uno de
nosotros.
Nadie tiene más, nadie
tiene menos.
Hora = 60 minutos
Si se considera que el tiempotranscurre a un ritmo constante,de 24 horas por día y 60 minutos
por hora para todos por igual,
¿Entonces, donde está el problema?¿Entonces, donde está el problema?
?por hora para todos por igual,
entonces, cuando a alguien “nole alcanza el tiempo”, debería
examinar la posibilidad de que elproblema no esté en el tiempo, sino
en sí mismo.
» El tiempo no se puede ganar, pero sí se
puede perder.
No podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
Ahora que todos tenemos reloj, nadie tiene tiempo
mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.
El uso del El uso del tiempotiempo
Herramientas Herramientas de Gestiónde Gestión
Mejore el uso que hace de su tiempo
Ladrones de Ladrones de tiempotiempotiempotiempo
Estrategias de administración del tiempo
El uso del tiempo
Diseñar, organizar y colaborar
El tiempo es nuestro, como nuestra
es la vida que tenemos, somos dueños de nosotros mismos, el
ADMINISTRANDOSE UNO MISMO
dueños de nosotros mismos, el
tiempo lleva en nuestra vida un sello
permanente de cambio y de evolución. Tenemos tiempo para todo,
tiempo para el trabajo, para el reposo y tiempo libre; la correcta utilización
de cada uno, genera el éxito y eficiencia, contribuyendo esto a un
saber llevar una vida feliz.
El
uso
de
l ti
em
po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Tenemos que saber que queremos lograr en nuestra rutina de vida y para ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo.
El
uso
de
l ti
em
po
Saber lo que se quiere hacer
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
El
uso
de
l ti
em
po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder que por momentos has corrido pero fuera del camino. Existe la trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde se va.
Tenemos que saber que queremos lograr en nuestra rutina de vida y para ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo.
El
uso
de
l ti
em
po
Decidir a donde quieres ir
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
hacia dónde se va.
El
uso
de
l ti
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po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder que por momentos has corrido pero fuera del camino. Existe la trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde se va.
El
uso
de
l ti
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po
Pararse a pensar
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento.
El
uso
de
l ti
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po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es
El
uso
de
l ti
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po
Listado de tareas pendientes
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento.
Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es realizar un listado de tareas pendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no importa si los asuntos los tenemos que abordar dentro de algunos meses.
El
uso
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l ti
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Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es
El
uso
de
l ti
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po
Asignar prioridades
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es realizar un listado de tareas pendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no importa si los asuntos los tenemos que abordar dentro de algunos meses.
Una vez terminada la lista, el siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y asignar prioridades a esas tareas. Hay que precisar los asuntos para hoy para esta semana, para el mes, entre otros.
El
uso
de
l ti
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po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes.
El
uso
de
l ti
em
po
Ejecutar lo decidido
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
Una vez terminada la lista, el siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y asignar prioridades a esas tareas. Hay que precisar los asuntos para hoy para esta semana, para el mes, entre otros.
pendientes.
El
uso
de
l ti
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po
Para poder gestionarse uno mismo tenemos que
estar claros en varios puntos.
Saber lo que se quiere hacer
Decidir a donde quieres ir
Flexibilidad, sin perder el norte
Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes.
Es importante una mentalidad de gran flexibilidad y saber cambiar cuantas veces sea necesario. Procurar no perder el norte.
El
uso
de
l ti
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Flexibilidad, sin perder el norte
Pararse a pensar
Listado de tareas pendientes
Asignar prioridades
Ejecutar lo decidido
pendientes.
Ladrones del tiempoLadrones de Ladrones de tiempotiempo
¿Por qué no puedo terminar en el tiempo previsto?
Herramientas de gestión del tiempo
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e
incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos.
Éstos son los más destacados:
� Visitas inesperadas.
� Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a ellos.
� Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo� Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo loimprescindible y tener preparado unmismo texto para contestar apeticiones similares.
� Desorden. Destinar unos pocos minutos cada día a archivar.
� Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo.
� Escasa disciplina personal.
• Falta de organización personal • Confusión de prioridades
Causas de malversación del tiempo a nivel personal
• Confusión de prioridades • Escasa delegación en nuestros
colaboradores• Exceso de optimismo al apreciar nuestras
habilidades y potencial de trabajo • Intentar abarcar un campo de actividades
demasiado amplio • Poca puntualidad y control de horario • Posponer las decisiones importantes • Precipitación en otras decisiones, sin
analizar a fondo el origen de los problemas.
• Falta de información • Comunicaciones lentas y absurdas.
Causas de malversación del tiempo a nivel laboral
• Comunicaciones lentas y absurdas. • Interrupciones constantes • Desorganización de los colaboradores• Exceso de urgencias • Llamadas telefónicas • Exceso de burocracia • Errores de terceros • Visitas al exterior • Salidas para resolver problemas • Exceso de reuniones • Incompetencia de los jefes.
Urgente y/o importante
I
• Crisis
• Problemas apremiantes
• Proyectos con fecha de vencimiento cercana
II
•Planeación estratégica
•Prevención
•Construir relaciones
•Nuevas oportunidades
•Planificación
Imp
ort
an
te
III
•Interrupciones
•Llamadas
•Correo
•Algunas reuniones
•Compromisos sociales
IV
•Trivialidades
•Algunas cartas
•Algunas llamadas
No
im
po
rta
nte
Urgente No urgente
Herramientas de gestión
Cómo nos ayudamos en nuestra organización
Checklist
Herramientas de gestión del tiempo
Planning o agenda
Diagrama de gantt
Herramientas de gestión del tiempo
Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Actividad 1
Tiempo
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Herramientas de gestión del tiempo
Flujograma de procesos
Se trata de realizar una lista de actividades u objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar.
Planificar:
Así, 20 minutos diarios de
planificación pueden ayudarle a
ahorrar una hora.Plan de trabajo
Tiene que ver con la jerarquización de las actividades y/o los objetivos. Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Al concentrarnos en una sola
tarea por vez, no sólo administramos
Priorizar:
tarea por vez, no sólo administramos
bien el tiempo, sino que ganamos en
eficiencia.
Plan de trabajo
Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las
prioridades.
Agendar:
Plan de trabajo
Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de
cada objetivo.
Seguimiento:
Plan de trabajo
� DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos� PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí� ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO� COMIENZA POR LA MÁS IMPORTANTE� SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más importante.� HAZLO YA, no lo dejes para luego� CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO
Decálogo del uso del tiempo
� CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO� ACABA LO QUE COMIENCES� HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO� TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta, vive..
No hay tiempo que perderES TU MOMENTO
No hay tiempo que perder
