ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA...

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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Alex A. Pérez Román

Auditor Senior

COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOSCOMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS

2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Propósito del proceso de compras del Gobierno

Personas autorizadas a comprar Regulaciones del proceso Procesos relacionados Reglamentación aplicable

IntroducciónIntroducción



Documento que origina la compraRecibo de los bienesDistribución contable y registro de las

transaccionesProcesamiento de facturasRegistro del desembolso

Objetivos de la AuditoríaObjetivos de la Auditoría



Reglamentación aplicableEntrevistas

Comprador Receptor Encargados del procesamiento de las

facturas Encargados de efectuar los

desembolsos Supervisores Otros

Conocimiento del ProcesoConocimiento del Proceso



Inspección de documentos Nombramientos y vigencia. Determinar universos. Revisión analítica. Muestra.

Nombramientos y EstadísticasNombramientos y Estadísticas



El área tiene buenos controles internos y son observados.

En el área no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.

Se determinará el modo de selección y tamaño de la muestra.

Controles InternosControles Internos



Requisición Cumplimentada Contiene detalle de los artículos

requisados Firmada por el solicitante y por quien

aprueba la adquisiciónOrden de Compra

Enumeradas y usadas en secuencia Aprobada Detallada

Pruebas de CumplimientoPruebas de Cumplimiento



Procedimiento de Compra Compras en Mercado Abierto♦Emergencia♦Único Proveedor

Subastas informales Subastas formales

Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento



Procedimiento de Compra

Selección adecuada del procedimiento de compra.

Que se haya seguido dicho procedimiento.

Que la selección del proveedor sea adecuada.




Recibo de Bienes: Que se cumplimente el informe de

recibo e inspección para cada orden de compra.

Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello.

Que se envíe copia del informe de recibo al Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad.




Procesamiento de Facturas

Comparación de las facturas contra las órdenes de compra.

Reclamación por bienes dañados.

Pago por bienes no recibidos.




Desembolsos Corrección aritmética. Determinar su corrección,

propiedad y legalidad. Corresponden a actividades de la

entidad. Evaluar si son extravagantes,

excesivos e innecesarios. Los pagos fueron aprobados y

cancelados una vez pagados.




Cheques Comparación del beneficiario,

importe y fecha. Las firmas en los cheques son las

requeridas y las autorizadas. Los endosos corresponden al

beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular.




Resumen de los resultados.Redactar los hallazgos.Redactar las recomendaciones.Comunicar los resultados.Dar seguimiento a las

recomendaciones.Auditorías periódicas y seguimiento.

Conclusión sobre las Conclusión sobre las PruebasPruebas



No había Requisición de Compra.Fraccionamiento en las compras para

evitar subastas.No se solicitaron cotizaciones a por lo

menos 3 licitadores.Cotizaciones con poca información que

no permitía corroborar su autenticidad.No se preparó el Récord de Cotizaciones

o no se preparó adecuadamente.No se obtuvo certificación de

disponibilidad de fondos.

Hallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes



Órdenes de compra sin aprobar.

Adquisición de bienes sin mediar órdenes de compra previas.

Compras a licitadores no cualificados.

No se distribuyó la copia de la orden de compra de equipo a la Sección de Propiedad.

Cont. Hallazgos RecientesCont. Hallazgos Recientes



Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello.

Fallas en completar el Informe de Recibo e Inspección.

Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados.

Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.

No había evidencia de la designación de personal en procesos de subastas.

No se realizó subasta formal requerida.




Enmiendas a las condiciones de la subasta sin evidencia de aprobación.

La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas.

Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros.

No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales.




Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos.

Adjudicación de subasta a un licitador que reflejaba pérdidas en los estados financieros y que no prestó fianza de ejecución.

Ausencia de Actas de la Junta de Subastas.Actas sin firmar o sin indicar los miembros

de la Junta presentes.




El Proceso de Compras en el

GobiernoRevisión 2007



Contraloría a sus órdenes...

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