EMPRESA SIMULADA

Tiffany Prida FernándezÁngela Caminero García

INFORME DE ENERO

¿Qué hacer al llegar a la oficina?

Al llegar tenemos que coger las llaves del armario que están entre los archivadores azules, para entregar las llaves a cada departamento.

Tenemos que poner en disposición de los trabajadores la Hoja de Firmas de la empresa, en la cual hay que indicar la fecha, para que la firmen. Tienen que firmar al principio y al final de la jornada de trabajo.

Hay que activar el teléfono (#0) para que la oficina lo pueda utilizar.

Encender la impresora y el ordenador.

Trabajo en el ordenador

A continuación hay que revisar los correos que nos han llegado a la empresa.

Hay dos correos que revisar:

GMAIL

Entramos con el siguiente correo (naturlacteos.sefed@gmail.com), sin embargo creamos un acceso directo para más rapidez. Su contraseña es: empresa33.

Tenemos revisar los correos que nos han llegado. Los pedidos que nos hacen los tenemos que imprimir y darlos al departamento de Ventas para que ellos los gestionen.

También creamos unas carpetas en el correo para poder archivar los catálogos y los pedidos y tenerlos ordenados.

CORREO PROGRAMA SEFED

Para acceder a este correo tenemos que poner nuestro correo personal (el que dimos a Eloisa) y la contraseña es naturlacteos.

Una vez dentro de la página web, en la parte superior está Mensajería. Aquí tenemos que revisar los correos y dependiendo del tipo de correo hay que hacer:

Si es un pago, hay que llamar al Departamento de Bancos para informarles de que se ha realizado un pago y que el Departamento también ha sido notificado.

Si se trata de un pedido, lo abrimos y hacemos dos copias, una para el Departamento de Ventas y otra para el Departamento de Compras. Los pedidos deberán entregarse por orden: del más antiguo al más reciente.

Si recibimos una factura, tenemos que hacer tres copias. Una para el Departamento de Contabilidad, otra para el Departamento de Bancos y una última para el Departamento de Compras.

Si nos llega un correo que nos indica que ya tenemos la factura, tendremos que ir a SEFED, Mercado Nacional, Proveedores y aquí mirar si ya tenemos la factura, y si no es así, tendremos que imprimirla. Es importante conocer cuál fue la última factura impresa.

Al final de la semana, tendremos que recopilar todas las facturas y albaranes emitidos desde el Departamento de Ventas durante la semana. Se enviarán al correo de CSIC (clientes@inform.es).

Todos estos correos se tienen que guardar en el margen derecha de la pantalla en sus respectivas pestañas.

Cuando existe algún problema con el correo, tendremos que solucionarlo. Se puede hacer reenviando el correo o por teléfono (marcar el 0 antes del número de teléfono de la empresa)

OTRAS TAREAS

Cuando un departamento necesita imprimir, nos lo tiene que comunicar por teléfono previamente, para que una vez esté el documento impreso se lo llevemos.

Tendremos que llevar también un control del material de la oficina.

Las llamadas externas se realizarán desde este Departamento.

Cuando quede poco papel, hay que ir a los bedeles y pedir papel para la empresa simulada y decir el profesor que está para que ellos tomen nota.

Hemos descargado una hoja Excel desde la plataforma Sefed, en la que están registradas todas las empresas españolas y en donde se pueden comprobar los horarios de cada empresa virtual.

Hemos realizado el catálogo con las ofertas de enero. Para realizarlo nos pusimos en contacto con el Departamento de Ventas y el de Compras. El Departamento de Compras fue el que nos dio la lista de precios rebajados. El archivo creado tiene el nombre de Catalogo ofertas de enero.

A continuación, hemos seleccionado del archivo Excel “Listado de empresas españolas”, las direcciones de correo electrónico para que nos puedan realizar los pedidos.

Desde la página de la plataforma, a través de la pestaña de Suministros y servicios, accedimos a los servicios contratados de la empresa.

De cada servicio contratado, hemos impreso una copia de su contrato para incorporarlo a la carpeta de Servicios Contratados (el alquiler, telecable, la limpieza, los seguros, las tasas y las ordenanzas fiscales del Ayuntamiento, la electricidad y el agua).

INCIDENCIAS

La impresora a veces nos da un fallo de que el papel está atascado. Para solucionarlo hay que abrir los cajones laterales de la impresora y comprobar que no esté ningún papel atascado. A veces ocurre que no hay papel atascado, por lo que se procederá a apagar y encender la impresora de nuevo.

TAREAS REALIZADAS POR ESTE DEPARTAMENTO

Con motivo de las fiestas navideñas, se realizó una postal que incluía una oferta de nuestros productos. Esta oferta fue enviada a todos nuestros clientes con el fin de que nos hicieran pedidos.

Se realizó un calendario de la jornada laboral para el mes de enero, que se ha colgado en el tablón de anuncios.

De las Hojas de Firmas que tiene la empresa para controlar el absentismo laboral, hemos realizado una hoja de Excel con estos datos para llevar un registro

Aunque esta es una tarea del Departamento de RRHH, en Secretaria hemos realizado una hoja del control del absentismo laboral y así tener un seguimiento de los trabajadores, ya que nuestra carga de trabajo es menor.

Hemos buscado el calendario laboral de Siero, para ponerlo en el tablón de anuncios de la empresa.