ACUERDO 003 DE 2018 - Infi-Manizales...1- Proporcionar servicios integrales en diseño...

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ManizalesM.\s_

N° 206

UnkladdoDivulgacióny Prensa

GACETA MUNICIPALORGANO OFICIAL DE INFORMACION DE LA

ALCALDIA DE MANIZALES

Radicado: 38148-2018

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DIRECCiÓN: UNIDAD DE DIVULGACiÓN Y PRENSACOORDINACiÓN: SECRETARIA JURIDICA

Manizales, Viernes 31 de agosto de 2018 EDICiÓN EXTRAORDINARIA

CONTENIDO

ACUERDO NRO. 003 DEL 24 DE AGOSTO DE 2018 "POR EL CUAL SE MODIFICAN LOS ACUERDOSNROS. 011 DEL 12 DE DICIEMBRE DE 2016 Y 006 DEL 2 DE NOVIEMBRE DE 2017, POR MEDIO DELOS CUALES SE AJUSTA EL ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL Y SE MODIFICA EL MANUALESPECiFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DEL INSTITUTO DEFINANCIAMIENTO, PROMOCiÓN Y DESARROLLO DE MANIZALES, INFI-MANIZALES"

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ALCALDIA DEMANIZALESCalle 19 N. 21 - 44 Propled~d Horlzontal.CAM

Teléfono 887:97 00 Ext. 71500Código posta' 170001

Atención al cliente Oi8000 968988"(j)Alcald(a de Manltales @Oudad Manlzales

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Pag.1USOOFICIAL. Al CM J\'\ JF ',~',Ií ',... ~

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ACUERDO No. 003

Por el cual se modifican los Acuerdos Nos. 011 del 12 de diciembre de 2016 y 006del 2 de noviembre de 2017, por medio de los cuales se ajusta el OrganigramaInstitucional y se modifica el Manual Especifico de Funciones y CompetenciasLaboralesdel Institutode Financiamiento,Promocióny Desarrollode Manizales, INFI-MANIZALES

EL CONSEJO, DIRECTIVO DEL INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO,PROMOCION y DESARROLLO DE MANIZALES, INFI-MANIZALES, en uso desus atribuciones legales y estatutarias, en especial las consagradas en el Acuerdo292 del 6 de agosto de 1997 y de conformidad con lo aprobado en la sesión del21 de agosto de 2018,

ACUERDA:

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ARTíCULO PRIMERO:

ARTICULO SEGUNDO:

Adicionar el Artículo primero del Acuerdo 011 del 12 dediciembre de 2016, mediante el cual se fijar el sistema denomenclatura y clasificación, el manual específico defunciones y competencias laborales, y los requisitosgenerales de la planta de empleos del Instituto deFinanciamiento, Promoción y Desarrollo de Manizales'Infi-Manizales", disponiendo la creación del cargo deSecretaria de Correspondencia ClAC en el nivelasistencial, para lo cual se cuenta con el certificado dedisponibilidadcorrespondiente.

Modificar los Artículos 2, 3 Y 4 del Acuerdo 011 del 12de diciembre de 2016 y los artículos 1 y 2 del Acuerdo006 del 2 de noviembre de 2017, los cuales quedaránasl:

Artículo segundo. Niveles, Denominaciones, Númerode Cargos, Códigos y Grados Salariales de la Plantade Empleos. Eslablecer los niveles, denominaciones,número de cargos, códigos y grados salariales de laplanta de empleos dellnsñtuto, así:

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ManizalesMbs Clpa1>.nIdades

INFI-MANIZALESCarrera 22 N" 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 872 0519

Código Postal 170001 Nit. 890.801.059-0 1e-mail: [email protected] Página web: www.infimanizales.com.o. Infi-Manizales Q @INFtMANlZALES

mailto:[email protected]

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[ Nivel Denominación liIo. de Cód" G dCargos. Igo ra o;~_~ ,__ ~ ~ ...l

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Directivo

Asesor

Profesional

Técnico

Asistencial

Gerente GeneralSecretario GeneralDirector Financiero y AdministrativoDirector de ProyectosDirector Técnico

Asesor de ControllntemoAsesor Jurídico de ContrataciónAsesor Jurídico de Defensa JudicialAsesor de Cuotas Partes PensionalesAsesor de ComunicacionesAsesor de TIC'SAsesor de Proyectos

Líder de Programa Contabilidad yPresupuestoProfesional Especializado en PlaneaciónProfesional Especializado de Crédito yCarteraProfesional Especializado de TesoreríaProfesional Especializado de Bienes yServiciosProfesional Especializado en Proyectos

Técnico Administrativo de Contabilidad yPresupuestoTécnico Administrativo de Personal

Secretaria Ejecutiva Gerencia GeneralSecretaria Ejecutiva Secretaría GeneralSecretaria de Gestión DocumentalSecretaria de CorrespondenciaSecretaria de Correspondencia ClACConductorAuxiliar de Servicios Generales

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ManizalesMas OportunIdades

Articulo tercero. Estructura orgánica y funcional. Enarmonia con los niveles y denominaciones establecidosen el artículo anterior, adoptar la siguiente estructuraorgánica y funcional:

INFI-MANIZALESCarrera 22 N" 18-09 Piso 2 Torre 8 - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 872 0519

Código Postal 170001 Nit. 890.801.059-0 2e-mail: [email protected] Página web: www.infimanizales.com

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[ Dependencia

ConsejoDirectivo

GerenciaGeneral

Un Secretario General

Un Director Financiero yAdministrativo

Personal a cll~~() __ . ~ _

Un ProfesionalEspecializado de Bienes yServiciosUna Secretaria EjecutivaUna Secretaria de GestiónDocumentalUna Secretaria deCorrespondenciaUna Secretaria deCorrespondencia ClAC

Un ProfesionalEspecializado de Crédito yCarteraUn ProfesionalEspecializado de TesoreríaUn Uder de PrClgramaContabilidad y FresupuestoDos TécnicosAdministrativos deContabilidad y PresupuestoUn Técníco Administrativode PersonalUn Auxiliar de ServiciosGenerales

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Un Director de Proyectos

Un Director Técnico

Un ProfesionalEspecializado en Proyectos

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ManizalesMas Oporturldodes

Un Asesor de Control IntemoUn Asesor Juridico de ContrataciónUn Asesor Jurídico de DefensaJudicialUn Asesor de Cuotas PartesPensionales

INFI-MANIZALESCarrera 22 N° 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 872 0519


O Infi-Manizales .Q @INFCMANIZALES



Un Asesor de ComunicacionesUn Asesor de TIC'SUn Asesor de ProyectosUn Profesional Especializadoen Planeaci6nUna Secretaria EjecutivaUn Conductor

Artículo cuarto. De conformidad con la estructura orgánica y funcionaladoptada en el artículo anterior, fijar el siguiente organigrama institucional:

Consejo Directivo

I

Gerencia General

Nivel I IDirectivo Dirección

Secretaría Dirección Financiera y

General Dirección de Proyectos Técnica Administrativa(ResponsabledeISG-SSn

I I I I I

Nivel Asesor Jurídico Asesor Jurfdico Asesor de Asesor de Asesor de Cuotas Asesor dede Defensa Partes Asesor de TICSAsesor de Contratación Judicial Proyectos Controllntemo Pensiónales Comunicaciones

I I I I IProfesional Profesional Profesional Uderde Profesional ProfesionalNivel Especializado de Especializado en Especializado en Programa Especializado de Especializado deProfesional Contabilidad yBienes y servidos Proyectos Planeaci6n Presupuesto Tesorería Crédito y Cartera

- Técnico -Nivel Administrativo deTécnico Personal

I I Técnico -SeCretaria - -

Secretaria de Administrativo deSecretaria de SecretariaEjecutiva Gestión Correspondencia Secretaria de EjecutivaContabilidad y

Secretaria Correspondencia PresupuestoNivel General Documental ClAC Gerencia General

AsistenciaAuxiliar de

Conductor ServiciosGenerales



O Infi-Manizales a @INF'-MANIZALE5



NivelDenominacióndel empleoCódigoGradoNúmero de cargosDependenciaCargodel Jefe Inmediato


Código Postal 170001 Nit. 890_801.059-0 5e-mail: [email protected] Página web: www.infimanizales.com.o Infi-Manizales Q@INFCMANIZALES

ARTíCULO TERCERO: Adicionar el Articulo 5 del Acuerdo 011 del 12 dediciembre de 2016, al cual se le agrega el ManualEspecifico de Funciones y Competencias Laboralespara los cargos de Asesor de Proyectos creadomediante Acuerdo 006 de 2017 y Secretaria deCorrespondencia ClAC, creado por el presenteAcuerdo:

Asesor de Proyectos. - . - - -l. Identificadón del empleo

AsesorAsesorde Proyectos105011GerenciaGeneralGerenteGeneral_. --- -- ._ .. -_.. .... _----

11.Area fundonalGerenciaGeneral- Direcciónde Proyectos.-- -- - - -- ---- - :iI1. ProPósito-principal- - - ---El Asesor de Proyectos se encargará permanentemente en Asesorar, orientar,apoyar y demás gestiones necesarias, a la Gerencia general, a las dependenciasy a los funcionarios de INFI-MANIZALES en la formulación, reformulación yestructuración de proyectos, con el fin de rentabilizar su operación y así mejorarlos indicadores financieros del Instituto y maximizar la eficiencia y eficacia delobjeto y desarrollo de la Empresa.

____________ IV. Descripción de fundones esendales1- Proporcionar servicios integrales en diseño arquitectónico de espacios yurbanos con contexto y con necesidades específicas de acuerdo a losrequerimientos del instituto.

2- Coordinar construcción, manejo técnico y administración de obras de menorcuantía que ejecute el instituto.

3- Utilización de diferentes técnicas de medios de expresión convencional y digitalpara expresar las ideas de los proyectos que se inicien en el instituto.

-~~ManizalesMás Oporturldodes



4- Soporte en la utilización de métodos adecuados para la preparación yestructuración de los proyectos que lidere el instituto.

5- Soporte en la identificación de los problemas o patologías constructivas quepresentes los bienes inmuebles del instituto a fin de corregirlos.

6- Asesoramiento en la correcta utilización de los bienes inmuebles del instituto afin de dotarlos cuando se requiera por medio del diseño arquitectónico decondiciones intemas confortables para el desarrollo de actividades específicasaportando valor material al inmueble.

7- Apoyar en las estrategias de negocios propias del área de proyectos y del áreatécnica del instituto.

8- Soporte, despiece e interpretación de las normativas vigentes que cobijan losbienes del instituto, así como las posibles adquisidores, a fin de obtener el mayorprovecho de ellos.

9- Supervisión de obras de mantenimiento u obras nuevas de menor cuantía delinstituto.

10-Apoyar la estructuración de proyectos liderados por la entidad, especialmentelos proyectos de infraestructura de carácter urbano y arquitectónico tomandocomo marco de referencia la metodología general ajustada.

11- Elaboración de las justificaciones arquitectónicas y constructivas de lasadecuaciones solicitadas o detectadas de los bienes inmuebles y predios delinstituto.

12- Apoyo en la proyección de presupuestos y cantidades de obra cuando serequiera para el montaje de proyectos del instituto.

13-Tramitar oportunamente los derechos de petición formulados ante el Instituto,cuando le seanasignadospor la GerenciaGeneral.

14- Integrar los comités donde resulte parte en cumplimiento de sus funciones, yrepresentaral Instituto en los eventosasociadosa la guardade sus intereses,cuando

2~Manizales

Mas 0p0rtUlIdades



O Infi-Manizales D @INFtMANIZALES



así lo disponga la Gerencia General, incluida la presentación de los informes a quehubiere lugar.lS-Realizar las actividades que le asigne el sistema de gestión de la calidad paragarantizar el mantenimiento del mismo en óptimas condiciones de funcionamiento.16-Acatar las disposiciones del sistema de gestión documental del Instituto.17-Las demás funciones que le sean asignadas y que sean inherentes a su cargo.

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Orientación a resultados.Orientación al usuario y al ciudadano.Transparencia.Compromiso con la organización.Experticia profesional.Conocimiento del entorno.Construcción de relacionesIniciativa

,.J:~Ilif'l¡¡!;vn:,jjit~u¡si~ªe.fOffiiaªóil"acal:télU¡Cíly~~"él1éiª~":~Zclli¡,Formación académica Experiencia

Título profesional en disciplina académica Tres años de experiencia Profesionaldel núcleo básico del conocimiento en relacionada.administración, economía, ingenieríaindustrial, ingeniería civil o arquitectura, ytítulo de postgrado en la modalidad deespecialización en áreas afines.

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ManizalesMásOportun_



@ Infi-Manizales O@INFCMANIZALES



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ALTERNATIVASFormación académica Experiencia

Título profesional en disciplina académica Dos años de experiencia profesionaldel núcleo básico del conocimiento en relacionada.administración, economía, ingenieríaindustrial, ingeniería civil o arquitectura, ytítulo de postgrado en la modalidad deespecialización en áreas afines.

d . ClACtaO d Csecre na e arres pon encla1; -- - . --- __ o _.__ - __ • __ ,. _. ___ 'o .•..- -- .....- .- - .. - . ...... -

l. Identificación del empleoNivel AsistencialDenominacióndel empleo Secretaria de correspondencia ClACCódigo 440Grado 01Número de cargos 1Dependencia Secretaria GeneralCargo del Jefe Inmediato Secretario General.. .•. --- - -- ...-- ---

11. Area-funcional- --- - -

-- --Secretaria General- ClAC

----- -- •.--- .- - -111. PropósitopÍ'incipal

-- ..... -- .. _- . _. - .._---

La Secretaria de correspondencia ClAC se encargará permanentemente deasesorar, orientar, apoyar y demás gestiones necesarias para prestar un buenservicio al cliente a las empresas que operan en el ClAC y será el enlacepermanente entre estas e Infi-Manizales, brindando apoyo a la gestión de laSecretaria General y la Dirección Financiera y Administrativa del Infi-Manizalesen el desarrollo de sus actividades, consolidando la buena imagen de lasinstituciones, el orden y seguimiento a los indicadores del centro y el servicioprestado a los ciudadanos.

- -

IV. Descripción de funciones esenciales-- -

• Manejar y conocer plenamente los servicios que se prestaran en el ClAC• Recibir a los usuarios, propiciando una atención adecuada de acuerdo a

su requerimiento, cuidando aspectos de amabilidad y cordialidad propiosde la atención al cliente.

• Recibir a los usuarios y direccionarlos a las distintas empresas quecomponen el proyecto.

INFI-MANIZALESCarrera22 N" 18-09 Piso2 TorreB- CAM Teléfono(6)8879790Fax(6)8720519

Código Postal170001 Nit. 890.801.059-0 8e-mail:[email protected] Páginaweb:www.infimanizales.com

O Infi-Manizales O @INFtMANIZALE5



• Efectuar las solicitudes hechas por los usuarios que le sean requeridas,en tiempo oportuno, manteniendo informados a los operarios de lasempresas de dichas necesidades.

• Responder e-mails, avisos y notificaciones entre otros que lleguen alClAC, a fin de proporcionar la información básica que se solicita.

• Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida a lasempresas que componen el ClAC.

• Utilizar, y realizar back 'ups con una periodicidad de 8 horas de lainformación generada por el digiturno.

• Mantener un registro de las llamadas entrantes al ClAC .

• Generar reportes o informes cada mes respecto a la información generadapor el digiturno y el funcionamiento en general del ClAC.

• Asesorar a los usuarios en el manejo de las máquinas de autogestión quese localicen en el ClAC.

• Velar por la custodia de los equipos e inmuebles que componen elproyecto.

• Estar presente a la hora de apertura y cierra del ClAC .

.. . - ----_. - - - . -V. Conocimientos básicos o esenciales

• Conocimiento del manejo general del ClAC• Manejo de servicio al cliente• Conocimiento sobre tablas de retención• Manejo de hoja electrónica y aplicaciones informáticas en general

-- - ._- -VI. Competencias comportamentales

Orientación a resultados.Orientación al usuario y al ciudadano.Transparencia.Compromiso con la organización.Conocimiento del entornoConstrucción de relaciones interinstitucionalesManejo de conflictos básicos

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VICRequisitos de formación académica y experiencia . -- - .

Formación académica Experiencia

Minimo: Terminación y aprobación de Tres años de experiencia relacionada.educación básica primaria.'"

Alcaldlade ~

ManizalesMbs 0p0r1lJnIdades



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Máximo: Diploma de bachiller encualquier modalidad y experiencia.

ARTICULO CUARTO:

ARTICULO qUINTO:

Las demás partes de los Acuerdos 011 de 2016 y 006de 2017, continúan inmodificables.

El presente acuerdo rige a partir de la fecha de supublicación.

PUBLlQUESE, COMUNIQUESE y CUMPLASE

Dado en Manizales a los dos (24) días del mes de agosto de 2018

EL PRESIDENTE:

EL SECRETARIO:

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Manizales~ Clportl.nIdades

INFI-MANlZALESCarrera 22 N" 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 872 0519

Código Postal 170001 Ni!. 890.801.059-0e:mail: [email protected] Página web: www.infimanizales.com

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ESTUDIO TÉCNICO PARA CREAR ELCARGO DE

SECRETARIA DE CORRESPONDENCIA ClAC DE INFI-MANIZALES

Manizales, agosto de 2018

INTRODUCCIÓN

El INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DEMANIZALES, INFI-MANIZALES, Establecimiento Público del orden Municipal, adscritoa la Alcaldía, con Personería Jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimoniopropio e independiente, como entidad de la división Político Administrativa del Estado,con autonomía para la gestión de sus intereses dentro de los límites establecidos en laConstitución y las leyes, enfrenta un reto respecto a la política de modernización yorganización de las áreas funcionales, a partir del diseño y consolidación de procesos parala búsqueda de una mejor eficiencia administrativa y eficacia en la prestación de susservicios, con el propósito de que su acción sea generadora de bienestar y equidad paralos asociados.

Dentro de este marco, el proceso de transformación organizacional además de ser unapolítica de Estado es un elemento fundamental para lograr reorientar la funciónadministrativa del Instituto a los intereses generales, basado en los principios de igualdad,moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, participación,publicidad, responsabilidad y transparencia, establecidos en los artículos 209 de laConstitución y 3° de la ley 489 de 1998.

Con la expedición de la ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacióny funcionamiento de las entidades públicas, se consolidó el concepto de Estadoparticipativo, profundizando el proceso de descentralización, entendido en su dobledimensión: la de la participación ciudadana y la de reorganización del Estado, para

\ convertirlo en un estado funcional y viable.

_~de~

ManizalesMas ClporI\.ndades

INFI-MANIZALESCarrera 22 N° 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 8h 0519

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Entre los negocios de Infimanizales se encuentra el Centro Integrado de Atención alCiudadano (ClAC), el cual nació con la finalidad de concentrar la atención al ciudadanode varias empresas prestadoras de servicios de manera integrada y brindar una asistenciade calidad a la comunidad, su localización resulta ser estratégica para la prestación delservicio, por encontrarse en el centro de la ciudad cerca de varios establecimientos deinterés.

De esta manera se están generando ingresos para el Instituto por el arrendamiento delinmueble, además de prestar estos servicios a la comunidad.

Para supervisar la adecuada prestación del servicio y contar con un representante visiblede la entidad, se encuentra contratada bajo la modalidad de prestación de servicios, unapersona que desempeña estas labores, no obstante, al cumplir con las condicionesdescritas en el código laboral colombiano, se convertiría en un contrato realidad.

Acorde a lo anterior y ante el crecimiento y aceptación por parte de los usuarios del ClAC,se estima conveniente cambiar la figura de contratación de la persona que desempeñaesta actividad y crear su cargo dentro del Instituto.

JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política, en su artículo 209 y en la ley 489de 1998, artículo 3° y 4°, la función administrativa está al servicio de los interesesgenerales y se desarrolla con fundamento en los principios de buena fe, igualdad,moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, participación,responsabilidad y transparencia mediante la descentralización, la delegación y ladesconcentración de funciones.

Es así como se han dictado normas tendientes a fortalecer la descentralización,estableciendo la obligatoriedad de las entidades de desarrollar políticas de fortalecimientoinstitucional, a través de mecanismos tales como modificación de plantas de personal.

Por lo tanto, en cumplimiento de las políticas y directrices. impartidas por el GobiernoNacional, encaminadas a la modernización del Estado, se hace necesario llevar a cabo unproceso de modificación de la planta de personal de INFI-MANIZALES, para mejorar laprestación del servicio y satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos comoexternos.

2

/

De igual manera, la ley 909 de 2004 y el decreto reglamentario 1227 de 2005, establece,entre otros aspectos, que las modificaciones de las plantas de empleo de las entidadesde la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse ennecesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse enjustificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

Ahora bien, se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada ennecesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando lasconclusiones del estudio técnico de la misma deriven de la creación o supresión deempleos con ocasión, entre otras causas, de: supresión, fusión o creación dedependencias o modificación de sus funciones; redistribución de funciones y cargas detrabajo, racionalización del gasto público y mejoramiento de los niveles de eficacia,eficiencia, economía y celeridad de las entidades.

Surge esencialmente la necesidad de contratar una funcionaria encargada del pUnto deatención ClAC, la cual desarrolle sus labores a tiempo completo, se encargue de prestarapoyo a las empresas que operan en el ClAC y que sea el enlace entre estas eINFIMANIZALES, en el entendido la consolidación del negocio a mediano y largo plazo, loque convierte el cargo citado en una necesidad perentoria para su funcionamiento.

A continuación, se anexa cuadro de comportamiento de atención ClAC del día 15 deagosto del año en curso, donde se detalla la cantidad de usuarios atendidos por entidad.

A1ca1diade ~

ManizalesMas Oportunidades

INFI-MANIZALESCarrera 22 N° 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) 8~2 0519


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TURNOS

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Turnos según franja horaria -ClACManizales

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15 AGOSTO DE 2018 .FRANJAHOIWlIA OlHTlDAO TURNOS

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MARCO NORMATIVO

El Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Manizales, INFI-MANIZALES,como Entidad de Derecho Público, le son aplicables las siguientes normas, para la creaciónde cargos y modificación de la planta de personal:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, Artículo 125: sobre la clasificación de losempleos dispone:

''ARTICULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Seexceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los detrabajadores oficiales y los demás que determine la ley. "

DECRETO 648 DE 2017, Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,Reglamentario Único del Sector de la Función Pública en el cual se encuentran compiladaslas siguientes normas que aplican para el presente estudio.

Ley 909 de 2004, por medio de la cual se expidieron las normas que regulan el empleopúblico, la carrera administrativa, y la gerencia pública,

Decreto 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacióny de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que seregulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

Decreto No 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004artículo S°, por medio de la cual se regula el sistema de empleo público y se clasifican losmismos.

Decreto 2484 de 2014, Por el cual se reglamenta el Decreto-ley 785 de2005,articulo 4, numeral 4.5, por el cual se establece el sistema de nomenclatura,clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidadesterritoriales.

Acuerdo 292 del 6 de agosto de 1997 Emanado del Concejo Municipal de Manizales,en el cual se definen los Estatutos de INFI-MANIZALES, numeral 15 del artículo décimoquinto, en el cual se faculta a la Junta Directiva para Crear, suprimir y fusionar los empleosde INFI-MANIZALES.

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ManizalesMas~

INFI-MANIZALESCarrera 22 N° 18-09 Piso 2 Torre B - CAM Teléfono (6) 887 9790 Fax (6) B~20519


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Igualmente, el numeral 4 del artículo décimo sexto de la misma disposición señala que elGerente General de INFI-MANIZALES tiene como una de sus funciones la de "4. Proponera la Junta Directiva la creación, supresión y fusión de los empleos y dependenciasnecesarios para el desarrollo de las actividades del establecimiento".

MARCO CONCEPTUAL

OBJETIVO GENERAL DE LA SECRETARIA DE CORRESPONDENCIA ClAC

LA SECRETARIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ClAC se encargará permanentementede asesorar, orientar, apoyar y demás gestiones necesarias para prestar un buen servicioal cliente a las empresas que operan en el ClAC y será el enlace permanente entre estase Infimanizales, brindando apoyo a la gestión de la Secretaría General y de la DirecciónFinanciera y Administrativa del Infimanizales en el desarrollo de sus actividades,consolidando la buena imagen de las instituciones, el orden y seguimiento a. losindicadores del centro y el servicio prestado a los ciudadanos.

FUNCIONES:

• Manejar y conocer plenamente los servicios que se prestaran en el ClAC• Recibir a los usuarios, propiciando una atención adecuada de acuerdo a

su requerimiento, cuidando aspectos de amabilidad y cordialidad propiosde la atención al cliente.

• Recibir a los usuarios y direccionarlos a las distintas empresas quecomponen el proyecto.

• Efectuar las solicitudes hechas por los usuarios que le sean requeridas,en tiempo oportuno, manteniendo informados a los operarios de lasempresas de dichas necesidades.

• Responder e-mails, avisos y notificaciones entre otros que lleguen alClAC, a fin de proporcionar la información básica que se solicita.

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• Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida a lasempresas que componen el ClAC.

• Utilizar, y realizar back' ups con una periodicidad de 8 horas de lainformación generada por el digiturno.

• Mantener un registro de las llamadas entrantes al ClAC.

• Generar reportes o informes cada mes respecto a la informacióngenerada por el digiturno y el funcionamiento en general del ClAC.

• Asesorar a los usuarios en el manejo de las máquinas de autogestiónque se localicen en el ClAC.

• Velar por la custodia de los equipos e inmuebles que componen elproyecto.

• Estar presente a la hora de apertura y cierra del ClAC.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nivel:

Denominación del Empleo:

Código:

Grado:

Número de cargos:

Dependencia:

Cargo del Jefe Inmediato:

Asistencial

SECRETARIA DE CORRESPONDENCIAClAC

44001

01

Secretaria General

Secretaria General

A1caldlade ~

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REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Requisitos de fonna.ción aCadémica y experienciaExperiencia

Fonnación académica Tres años de experiencia laboralrelacionada.

Mínimo: Terminación y aprobación de educación básicaprimaria.

Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad yexperiencia.

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CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimientos del manejo del ClAC.Manejo de servicio al clienteConocimientos sobre tablas de retención documental.Manejo de hoja electrónica y aplicaciones informáticas en general.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Orientación a resultados.Orientación al usuario y al ciudadano.Transparencia.Compromiso con la organización.Conocimiento del entomo.Construcción de relaciones interinstitucionalesManejo de conflictos básicos

Decreto 785 de 2005 Articulo 30• Niveles jerárquicos de los empleos. Según lanaturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su

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desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientesniveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y NivelAsistencial.

4.2. Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio deactividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores ode labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas desimple ejecución.

Que de acuerdo a lo establecido en el Decreto 785 en su artículo 13, 13.2.5.1. Para losempleos de los Departamentos, Distritos y Municipios de categorías: Especial, primera,segunda y tercera:

Mínimo: Terminación y aprobación de educación básica primaria.

Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia.

Que de acuerdo a lo establecido en el Artículo 17 del Decreto 785 de 2005, la Secretariade Correspondencia ClAC está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación:

Código: 440 Denominación del empleo: Secretaria de Correspondencia ClAC.

Para la creación del cargo de Secretaria de Correspondencia ClAC se cuenta con elCertificado del Líder de Contabilidad y Presupuesto de INFI-MANlZALES, de fecha 21 deagosto de 2018, en donde certifica que: "Que el Instituto cuenta con presupuestosuficiente para atender todos los pagos que se requieran realizar por la creación del cargode Secretaria de Correspondencia ClAC",

ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO DE INFI-MANIZALES PARAMODIFICAR LA PLANTA DE PERSONAL DE LA ADMINISTARCION CENTRALMUNICIPAL

La Ley 489 de 1998 en su artículo 68 determinó que las entidades descentralizadas sonaquellas que ejercen funciones administrativas, prestan servicios públicos o realizanactividades industriales o comerciales, que gozan de personería jurídica, autonomíaadministrativa y patrimonio propio.

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A renglón seguido determina que tales entidades descentralizadas se deben sujetar a lospreceptos constitucionales, legales y a las normas que las creen y determinen suestructura orgánica y lo que señale sus estatutos internos.

Dentro de la lista de entidades descentralizadas que consagró la ley 489 de 1998 secuentan los establecimientos públicos, los cuales, según el artículo 70 de la mismadisposición son "organismos encargados principalmente de atender funcionesadministrativas y de prestar servicios públicos conforme a las reglas del derecho público,que reúnen las siguientes características:

a) Personería jurídica.b) Autonomía administrativa y financiera.c) Patrimonio independiente (..r

Respecto a la autonomía administrativa y financiera el Legislador determinó que esta seejerce conforme a los actos encargados de regir el respectivo establecimiento público yque para cumplir sus funciones se deben ceñir a la norma que los crea o autoriza, asícomo a sus estatutos internos, y por lo tanto no pueden desarrollar actividades o ejecutaractos distintos de los que dichos estatutos consagran, y tampoco pueden destinar partede sus recursos o bienes para fines diferentes.

RECOMENDACIONES, BENEFICIOS Y CONCLUSIONES:

Infi-Manizales, como Entidad Pública descentralizada, adscrita a la Alcaldía de Manizales,desarrolla funciones públicas, la cual es entendida como las actividades de las entidadesdel Estado encaminadas a lograr los objetivos asignados a ellas.

Considerando todas las apreciaciones expuestas a lo largo del presente estudio técnico yteniendo en cuenta además que no existen funcionarios de carrera administrativavinculados a este Instituto a quien se le pueda asignar esto empleo, se concluye que espertinente que se cree el cargo de Secretaria de Correspondencia ClAC, el cual quedarádefinido con sus respectivos requisitos y funciones como se estableció en el presenteestudio técnico y por ende incluidos en el Organigrama Funcional yel Manual de Funcionesde Infi-Manizales.

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Para poder cumplir con tales objetivos es necesaria la vinculación de personas naturalespara que ejerzan los empleos públicos.

Como beneficio principal se encuentra que con la creación del cargo se contará con unapersona que represente al Instituto ante las empresas que hacen parte del ClAC, sea suenlace permanente entre estas e Infimanizales, responda por las funciones propias delcargo, direccione las peticiones especiales de los usuarios, lleve un control riguroso de lassituaciones que cotidianamente se presente en la prestación del servicio al cliente

Dado en Manizales, agosto de 2018

URICIO GRISALES FLÓREZerente G neral

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ACUERDO 003 DE 2018 - Infi-Manizales...1- Proporcionar servicios integrales en diseño...

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