ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

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ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA EMPRESA SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS, BASADO EN LAS NORMAS ISO 9001:2008; 0HSAS 18001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTA” LADY JOHANA ROJAS ÁNGEL UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTÁ DC ABRIL 2018

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ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA EMPRESA

SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS, BASADO EN LAS NORMAS ISO

9001:2008; 0HSAS 18001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTA”

LADY JOHANA ROJAS ÁNGEL

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ DC ABRIL 2018

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ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA EMPRESA

SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS, BASADO EN LAS NORMAS ISO

9001:2008; OHSAS 18001:2007, EN LA CIUDAD DE BOGOTA”

LADY JOHANA ROJAS ÁNGEL

Práctica Social, Empresarial o Solidaria para optar al título de:

Ingeniera Industrial

Director: Ing. Antonio María López Riaño

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ DC ABRIL 2018

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TABLA DE CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

................................................................... 5

2. JUSTIFICACIÓN

................................................................................................... 6

3. OBJETIVOS

.......................................................................................................... 7

3.1 OBJETIVO GENERAL.

....................................................................................... 7

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

............................................................................... 7

3.3 MARCO

REFERENCIAL…………………………………....………………….9

3.4 ESPACIO

TEMPORAL....................................................................................13

3.5 MARCO CONCEPTUAL ………………………………….…..…….…….….14

3.6 MARCO LEGAL Y NORMATIVO………………….……...…….………..15

4. DISEÑO METODOLÓGICO……………………………………..… …………16

5. DISEÑO DE LA SITUACIÓN ACTUAL….…………………….………………17

6. ANALISIS CAUSA RAÍZ CALIDAD ………..…………………….….………...19

6.1 PLAN DE ACCIÓN……………………………………………… ………...19

6.2 ANALISIS CAUSA RAIZ SST………………………………..…….……..22

6.3 PLAN DE ACCIÓN…………...………………………………….………...23

7. CONCLUSIONES………………………………………………….…...….……24

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8. RECOMENDACIONES……...………………………………………………….25

9. BIBLIOGRAFÍA…………………..……………………………….…..................26

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Ciclo PHVA…………………………………………………………………….14

Figura 2. Simbología y descripción del Diagrama de

Proceso………………………….15

Figura 3 Diagrama espina de pescado

9001:2008……....………………………………20

Figura 4. Diagrama espina de pescado OHSAS 18001………………………………..

22 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO S.A.S fue fundada en el 10 de Octubre de

1.991. Es una empresa dedicada a la consultoría en el área de gestión humana, y

de outsourcing en áreas administrativas, operativas, técnicas y profesionales.

Aunque SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO S.A.S. está certificada por la norma

NTC 9001-2008, se evidenció que tiene un Sistema de Gestión desactualizado. El

problema encontrado radica en que existe baja calidad en los procesos y servicios

ofrecidos en algunos departamentos de la empresa. Se encuentra varia

documentación obsoleta en cuanto a formatos, instructivos, procedimientos,

caracterizaciones, indicadores de gestión. La situación es que en el mes de Agosto

de 2017 está programada una auditoria de seguimiento de en Calidad, por lo tanto

necesitan una actualización en algunos procesos de la compañía. No se evidencia

capacitación al personal administrativo en la norma de Calidad, ocasionando bajo

desempeño en los procesos e ineficiencias en la organización.

En la parte de Seguridad y Salud en el Trabajo necesitan apoyo en el proceso ya

que para el mes de Junio tienen la auditoria de certificación de OHSAS 18001

1 Manual de Calidad. SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO

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La actualización del sistema integrado de gestión permitirá un sistema organizado

que pueda mantener el control y el buen funcionamiento de los procesos.

JUSTIFICACIÓN

2Un sistema de calidad, orienta a una organización a analizar las necesidades de

los clientes, contar con personal motivado y mejor preparado, definir los procesos

para la producción y prestación de servicios y mantenerlos bajo control.

La ISO 9001 cuenta con una serie de fases que la organización debe cumplir para

mantener la certificación como son, la planificación y el control operativo, liderazgo

y compromiso, mejora constante, evaluación de los cambios. La norma ISO 9001

brinda grandes beneficios y permite un mejor desempeño respecto a mejoras en la

efectividad orientadas a la atención y satisfacción al cliente, ofreciendo calidad en

los procesos y servicios asignados.

De acuerdo al diagnóstico, nace la idea de actualizar el sistema integrado en la

empresa SERVI INDUSTRIALES para que los procedimientos y caracterizaciones

2 https://sincalmx.wordpress.com/2013/12/06/que-es-y-para-que-sirve-un-sistema-de-gestion/

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se cumplan y de esta manera se pueda cumplir con los requisitos que exige la

norma.

La finalidad de ésta práctica consiste en actualizar la documentación requerida por

la norma y que se permita el flujo continuo de los procesos en la compañía.

Se utilizará el 3diagrama de espina de pescado, también llamado diagrama de

Ishikawa o de causa y efecto, con el fin de considerar posibles causas que afectan

los procesos y poder elaborar un plan de acción, en donde la ejecución y

compromiso será por parte cada líder del proceso con apoyo del practicante. Lo

anterior siempre pensando en la calidad y la satisfacción de los clientes.

OBJETIVOS Objetivo general

Actualizar el sistema de calidad y el sistema de seguridad y salud en el trabajo

bajo la norma ISO 9001:2008; OHSAS 18001:2007

Objetivos específicos

• Asegurar que todas las modificaciones al Manual de Calidad sean

controladas

3 Grupo Latino Editores; Consultor del Ingeniero Industrial; Tomo 1, Pág. 263

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7

• Identificar y validar la información del proceso que realiza cada área para

actualizar el sistema de gestión calidad bajo la norma ISO 9001:2008

• Actualizar los formatos que se requieran y/o elaborar dependiendo de la

necesidad

• Modificar indicadores de Gestión

• Revisar las caracterizaciones de cada proceso y actualizarla

• Apoyar el proceso de implementación seguridad y salud en el trabajo bajo la

norma OHSAS 18001:2007

DELIMITACIÓN DEL PROYECTO

La actualización de Sistemas integrados de Gestión se realizará a la empresa

SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO S.A.S. a los procesos que involucran el

desarrollo de la actividad, ubicada en el barrio Puente Aranda “zona industrial”, en

la Ciudad de Bogotá CRA 62 N. 12-78, teléfono 446 88 88 y Calle 96 # 13-31 (Sede

Norte), teléfono 4468888 Ext 102, durante el periodo comprendido de Abril de 2017

hasta el mes Octubre de 2017.

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TEMÁTICA.

Para la obtención de un flujo continuo a los procesos de la compañía, es necesaria

una orientación efectiva hacia el mejoramiento de la calidad. En la empresa SERVI

INDUSTRIALES Y MERCADEO S.A.S., es necesaria la actualización de los

Sistemas de Gestión, bajo la norma NTC-ISO 9001:2008; OHSAS 18001:2007 ya

que permite aportar al mejoramiento de los procesos y a la Seguridad y Salud en

el trabajo.

ESPACIO TEMPORAL.

Esta práctica empresarial profesional será orientada hacia los diferentes áreas de

la organización SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO S.A.S., en la ciudad de

Bogotá D.C.

MARCO REFERENCIAL

MARCO TEORICO

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4La Norma NTC ISO 9001: 2008 es una norma internacional que se aplica a los

sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de

administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un

sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o

servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta

acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada

disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC)”. Tomado de Normas

ISO.

5La ISO 9001 es una norma ISO internacional elaborada por la Organización

Internacional para la Estandarización (ISO) que se aplica a los Sistemas de Gestión

de Calidad de organizaciones públicas y privadas, independientemente de su

tamaño o actividad empresarial. Se trata de un método de trabajo excelente para la

mejora de la calidad de los productos y servicios, así como de la satisfacción del

cliente.

El sistema de gestión de calidad se basa en la norma ISO 9001, las empresas se

interesan por obtener esta certificación para garantizar a sus clientes la mejora de

sus productos o servicios y estos a su vez prefieren empresas comprometidas con

la calidad. Por lo tanto, las normas como la ISO 9001 se convierten en una ventaja

competitiva para las organizaciones.

Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos

cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de

la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus

requisitos.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y

gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto

de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los

elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un

proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el

elemento de entrada del siguiente proceso.

4 http://www.funlam.edu.co/modules/gestioncalidad/item.php 5 https://www.isotools.org/normas/calidad/iso-9001

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La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la

identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir

el resultado deseado, puede denominarse como "enfoque basado en procesos".

Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona

sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos,

así como sobre su combinación e interacción.

6Los principios de la calidad son el pilar de un S.G.C. cualquiera que sea su clase,

una empresa que implemente estos principios está cumpliendo con cualquier norma

certificable. Las organizaciones dependen de sus clientes; por lo tanto, deben

entender sus necesidades actuales y futuras, cumplir con los requisitos y esforzarse

para exceder sus expectativas

7a norma OHSAS 18001 es en estándar que se utiliza para implementar Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los estándares OHSAS sobre

gestión de la SST tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los

elementos de un sistema de gestión de la SST eficaz que puedan ser integrados

con otros requisitos de gestión, y para ayudar a las organizaciones a lograr los

objetivos de SST y económicos. Estos estándares, al igual que otras normas

internacionales, no tienen como fin ser usados para crear barreras comerciales no

arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una

organización.

Este Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo está orientado a la

identificación y control de riesgos y a la adopción de las medidas necesarias para

prevenir la aparición de accidentes.

8 La Norma OHSAS-18001 es certificable y está destinada a organizaciones

comprometidas con la seguridad y salud laboral y con la prevención de riesgos

laborales siendo una herramienta fundamental y de reconocido prestigio ante las

instituciones.

6 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión Calidad.2005 7 OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos. Editorial AENOR

2007.Cap. 5 8 http://cerosini.probandolaweb.org/wp-content/uploads/2016/06/Resumen-OHSAS-18001.pdf

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Existe un creciente interés en todo tipo de organizaciones por alcanzar y demostrar

la realización de una seguridad y salud ocupacional sólidas (SISO) mediante el

control de sus riesgos SISO, consistentes con sus políticas y objetivos SISO. Hacen

esto en el contexto de una legislación crecientemente rigurosa, el desarrollo de

políticas económicas y otras medidas que fomentan buenas prácticas SISO, y

aumenta la preocupación expresada por partes interesadas en aspectos SISO.

Muchas organizaciones han realizado “revisiones” o “auditorias” SISO para evaluar

su desempeño SISO. Sin embargo, estas “revisiones” y “auditorias” pueden no ser

suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que este

desempeño no solo es conocido, sino que continúa estando dentro de los requisitos

legales y su política. Para ser efectivos, necesitan ser conducidos dentro de un

sistema de gestión estructurado que está integrado dentro de la organización.

9Las normas OHSAS que cubren la gestión SISO están hechas para proporcionar a

las organizaciones los elementos de un sistema de gestión SISO efectivo que pueda

ser integrada con otros requisitos de gestión y ayudar a que las organizaciones

alcancen los objetivos SISO y económicos.

Estas normas, al igual que otras normas internacionales, no están hechas para ser

usados en la creación de barreras de intercambio no tarifarias o para incrementar o

cambiar las obligaciones legales de una organización. Esta norma OHSAS

especifica requisitos para un sistema de gestión SISO para permitir a una

organización desarrollar e implementar una política y objetivos que toman en cuenta

requisitos legales e información acerca de los riesgos SISO.

Está hecha para aplicarse a todos los tipos y tamaños de organizaciones y para

acomodar diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. El éxito del

sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la

organización, y especialmente de los altos mandos. Un sistema de este tipo permite

que una organización desarrolle una política SISO, establecer objetivos y procesos

para mejorar los compromisos con la política, tomar las acciones necesarias para

9 Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional-Requisitos. Project group. 2007

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mejorar su desempeño y demostrar la conformidad del sistema a los requisitos de

esta norma OHSAS.

MARCO CONCEPTUAL

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Calidad:

Conjunto de características inherentes que cumplen los requisitos.

Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad

de una organización.

Mejora continua: Mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad de la

organización mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad,

los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y

preventivas y la revisión por la dirección.

Acción correctiva: Acción encaminada a eliminar la causa de la no conformidad

detectada con el fin de evitar su recurrencia.

Acción preventiva: Acciones para eliminar las causas de no conformidades

potenciales para prevenir su ocurrencia.

Conformidad: Cumplimiento de requisito.

No conformidad: Incumplimiento del requisito.

Eficiencia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan resultados planificados.

Observación: Es advertir los hechos como se presentan de una manera

espontánea y consignarlos por escrito

Política de calidad: Intensiones globales orientadas de una organización relativa a

la calidad como se expresa formalmente por la alta dirección.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente o que interactúan

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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto: Resultado de un proceso.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Registro: Expresión en el contenido de un documento, formulando criterios a

cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con

los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han

cumplido los requisitos.

Sistema de gestión Un sistema de gestión de una organización podría incluir

diferentes sistemas de gestión, tales como: Un sistema de gestión de la calidad, un

sistema de gestión financiera o un sistema de gestión ambiental.

Sistema de gestión de la calidad

Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la

calidad.

Evidencia de la Auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente

para los criterios de la auditoría y que sean verificables.

Hallazgos de la Auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

criterios de la auditoría

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Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el

equipo auditor tras considerar los hallazgos de una auditoría.

Figura 1. Ciclo PHVA

Fuente: Extraído de http:// http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar/ Visto (julio de 2017).

Esta figura del ciclo PHVA, mantiene la competitividad y aporta al mejoramiento de

los procesos, ya que define las metas y métodos para cumplirlas, así mismo verifica

si los resultados son óptimos y por ultimo elimina las no conformidades detectadas10

10 GRUPO LATINO EDITORES; Consultor del Ingeniero Industria; Tomo 1, Pág. 280

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La norma ISO 9001:2008 adopta la metodología PHVA para la gestión de los

procesos, la cual se desarrolló por Walter Shewart y fue difundida por Edwards

Deming. El ciclo PHVA consiste en:

1. Planificar: se desarrollan objetivos y estrategias para conseguirlos. Se

establecen todos los recursos necesarios, los criterios, se diseñan los

diferentes procesos, etc.

2. Hacer: se implementan el plan.

3. Verificar: durante esta etapa se realizan actividades de análisis para verificar

lo que se ha ejecutado siendo acorde con lo planeado y a su vez detectar

oportunidades de mejora.

4. Actuar: se implantan acciones para mejorar de forma continua. En varias

organizaciones esto se conoce como proyectos de mejora.11

Diagrama de proceso: Los diagramas de proceso presentan gráficamente los

sucesos que ocurren durante una serie de acciones u operaciones, para que estas

puedan ser fácilmente visualizadas y analizadas12

Figura 2. Simbología y descripción de diagrama de proceso

11 http://www.isotools.com.co/iso-9001-2008-requisitos-sistema-gestion-calidad/

12 GRUPO LATINO EDITORES; Consultor del Ingeniero Industria; Tomo 1, Pág. 280

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Fuente: https://ingenieriayeducacion.wordpress.com/2013/05/29/diagramas-para-el-estudio-del-trabajo/

MARCO LEGAL Y NORMATIVO.

NTC 1486/2008.

En esta norma se consideran los requisitos para la presentación de un trabajo

escrito, con el fin de orientar al estudiante, docente e investigador en su elaboración.

No se enfatiza en los aspectos metodológicos de la investigación, sino en los

aspectos formales de presentación. Los trabajos de investigación no se realizan

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necesariamente para optar a un título, ni tienen como forma final de presentación el

documento impreso en papel en forma exclusiva, ya que pueden usarse otros

soportes documentales tales como los electrónicos.13

NTC ISO 9001/2008.

La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión

estratégica de la organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión

de la calidad de una organización están influenciados por: a) el entorno de la

organización, los cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno,

b) sus necesidades cambiantes, c) sus objetivos particulares, d) los productos que

proporciona, e) los procesos que emplea) su tamaño y la estructura de la

organización.14

NTC OHSAS 18001

La norma aprobada es la NTC OHSAS 18001 Sistemas de Gestión en Seguridad y

Salud Ocupacional, en la cual se establecen los requisitos para un sistema de

administración de seguridad y salud ocupacional que permita a las organizaciones

controlar sus riesgos y mejorar su desempeño.15

DISEÑO METODOLOGICO

13 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Presentación

de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Bogotá: ICONTEC, 2008. (NTC 1486)

14 https://www.gestiopolis.com/los-8-principios-de-gestion-de-la-calidad

15 http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-498453

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18

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para realizar ésta práctica se utilizó una investigación descriptiva ya que ésta

permitía caracterizar el tema a investigar. Haciendo uso de la descripción se

determinaron las características fundamentales de cada proceso de la empresa y

de los comportamientos organizacionales, para su posterior análisis con el fin de

proponer las opciones de mejora que optimicen los recursos de la empresa, sin

olvidar el talento humano de la compañía, y su relación con el entorno.

FASES DE LA INVESTIGACIÓN La práctica se llevó a cabo en las siguientes fases:

FASE I: diagnóstico y revisión de la documentación existentes para la

documentación a fin de identificar los errores.

Realización de la necesidad de elaboración de documentos con sus respectivos

requisitos.

FASE II:

Realización de un análisis interno la organización

FASE III: elaboración de documentos del sistema de gestión de calidad.

Caracterización los procesos, Elaboración de los procedimientos de los procesos.

Elaboración de los registros, revisión y aprobación de todos los documentos del

sistema de gestión de calidad.

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DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN

La empresa SERVI-INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS no tiene una persona de

soporte fija que esté a cargo SGC, se puede percibir que el personal ha rotado entre

aprendices. También se evidencia que el personal administrativo no se encuentra

capacitado en las norma de Calidad 9001:2008.

Después de haber realizado una evaluación a los diferentes procesos de la

compañía se evidenció que en el departamento de Gestión Humana manejan un

instructivo desactualizado con “2 versiones anteriores”, ocasionando imperfecciones

en los procesos y servicios brindados.

Respecto al instructivo de comercial existen copias no controladas y con versiones

anteriores según listado maestro.

Compras y proveedores no realiza la selección y evaluación de proveedores. El

instructivo y algunos formatos se encuentran desactualizados. En cuanto al

indicador se evidencia que se debe manejar uno de PQRS, que no tiene nada que

ver con el proceso de compras y proveedores.

Aunque la empresa está certificada en la norma 9001:2008, existe documentación

obsoleta que aún se manipulan.

En la parte de Seguridad y Salud en el Trabajo necesitan apoyo ya que para a

mediados de mayo tienen la auditoria de certificación de OHSAS 18001 y hay que

restaurar las matrices de peligros de varios clientes que tiene la empresa, entre otras

actividades como difundir la política integral, que sea entendida y evaluada hacia

los trabajadores, se requiere capacitar al personal de servicios generales sobre

sustancias peligrosas.

La actualización del sistema integrado de gestión permitirá un sistema organizado

que pueda mantener el control y el buen funcionamiento de los procesos, generando

un nivel de exigencia a los colaboradores para que mantengan sus actividades

según lo establecido en el SGC para conllevar a la mejora continua.

Page 20: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

20

ANÁLISIS CAUSA RAIZ

Como primera medida se realizó un análisis interno en la compañía por medio de

entrevista a trabajadores. Se utilizó el diagrama de espina de pescado, también

llamado diagrama de Ishikawa o de causa y efecto. Lo anterior para considerar

posibles causas que afectan el proceso

Page 21: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

Fuente: La autora

SGC ISO 9001 - 2008

DESACTUALIZADO

MÉTODO

MATERIALES

MANO DE OBRA

No existe control de la documentación

Acceso a la red del SGC a personal no autorizado

Caracterizaciones e instructivos desactualizados

Incumplimiento de requisitos

hacia la norma

Bajo enfoque de la calidad

Rotación de personal

Procedimientos desactualizados

Documentación obsoleta

Pocos insumos Falta de papelería

Falta de capacitación

Falta de comunicación

Contratación de aprendices

M EDICIÓN

No existen planes de contingencia

No se toman medidas correctivas ni preventivas

Falta de conocimiento en sus propios procesos Metodología inadecuada

Figura 4. Diagrama espina de pescado ISO 9001:2008

Page 22: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

De manera general este análisis interno indica claramente que la empresa tiene

varios aspectos por mejorar, se evidenció que la mayor parte de las falencias está

en el método en toda la parte de documentación que maneja cada una de las áreas

como lo son: procedimientos, caracterizaciones, formatos, indicadores, instructivos

y en segundo lugar la mano de obra, se evidencia la alta rotación del personal y la

falta de comunicación entre las áreas. El personal en algunos casos no conoce su

propio proceso, por lo mismo y ya anteriormente mencionado, la falta de

actualización a los procedimientos deja un vacío en los trabajadores.

También se evidenció la necesidad de capacitar a todos los líderes del proceso en

Calidad.

Plan de acción:

Actualizar instructivo del proceso (comercial y selección) ANEXO 01 INS

PROC.doc

Modificación de la caracterización proceso de compras y modificación del indicador

ANEXO 02 CAR COMPRAS.xlsx

Asegurar que el departamento de compras seleccione y evalúe sus proveedores

ANEXO 04 SELECC PROVEE.docx

Modificación y creación de formatos ANEXO 03 FOR PROV.xlsx

Capacitación a personal en calidad (Se capacitó a todo el personal sobre calidad y

se realizó curso virtual SENA de Auditoria de calidad ISO 9001) ANEXO ANEXO 09

cert aud 1.pdf ANEXO 10 sena cert aud.pdf

Apoyo en la realización de otros formatos documentales que se requirieron ANEXO

05 INDUCC.xlsx

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Page 23: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

Fuente: La autora

MÉTODO MATERIALES

OHSAS 18001 SIN

CERTIFICACIÓN

MANO DE OBRA M EDICIÓN

La caracterización se encuentra desactualizada

Listado maestro de registros desactualizado

La política integral no se encuentra divulgada

Ausencia de programas de seguridad

Incumplimiento de requisitos

hacia la norma Pocos insumos

Falta de papelería

Rotación de personal

Falta de capacitación

Falta de comunicación

Contratación de aprendices

No se toman medidas correctivas ni preventivas

Metodología inadecuada

Matriz de peligros para diferentes clientes se encuentran desactualizadas

Ausencia de programas de Gestión

No hay programación de pausas activas

No se realizan inspecciones en clientes

Figura 4. Diagrama espina de pescado OHSAS 18001

Page 24: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

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Page 25: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

Plan de acción:

• Actualización de la caracterización (Anteriormente se encontraba

como “Caracterización de Salud Ocupacional, y se cambió a

caracterización de Seguridad Y Salud en el trabajo”

• Actualización a matriz de peligros de diferentes clientes de la

compañía ANEXO 12 MATRIZ P.xlsx ANEXO 13 MATRIZ P.xlsx

• Divulgar Política Integral a todo el personal, se envío por medio de

correo electrónico a todo el personal, incluyendo 5 preguntas para

que esta fuera comprendida.

• Se actualizó listado maestro de registro ANEXO 06 LISTADO M.xlsx

• Se realizó visita de inspección en cliente MEDIMAS “cafesalud” y se

realizó algunas recomendaciones ANEXO 11 Informe Inspección.docx

23

Page 26: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

CONCLUSIONES

• Se aseguró que todas las modificaciones al Manual de Calidad sean controladas

• Se identificó y se validó la información del proceso que realiza cada área

• Se actualizó y se elaboró los formatos según la necesidad

• Se modificó indicadores de Gestión

• Se actualizó las caracterizaciones de cada proceso según la necesidad

• Se apoyó el proceso de implementación de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo

la norma OHSAS 18001

24

2

Page 27: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

RECOMENDACIONES

Como primera recomendación seguir capacitando al personal en las normas de Calidad

y Seguridad y Salud en el trabajo.

En segunda medida se dejan recomendaciones en el informe de inspección realizado

el 4 de Septiembre de 2017, para la empresa MEDIMAS «CAFESALUD»

• Poner en espiral el cableado debajo de los escritorios

• Ubicar extintores, botiquines y camillas, en los lugares dispuesto para estos, con

su respectiva señalización.

• Dotar de los implementos necesarios los puestos de trabajo (Bases, teclados,

pad mouse sin espuma)

• Capacitar a los trabajadores en orden y aseo en el lugar de trabajo y divulgación

de la matriz de peligros.

• Habilitar ventanas que permitan la circulación del aire

• Realizar actividades de prevención de IRA, Rinofaringitis y lavado de manos

• Hacer la recomendación a MEDIMAS sobre la importancia de tener los pasillos

libres de obstáculos y archivar la documentación en espacios adecuados.

325

Page 28: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

BIBLIOGRAFIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) Guía de Aprendizaje unidad 1 ISO

9001-2008

GRUPO LATINO EDITORES; Consultor del Ingeniero Industria; Tomo 1, Pág. 263; 280

ARSEG. Compendio de Normas legales sobre Salud Ocupacional, 2006

OHSAS 18001: 2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo –

Requisitos, Julio 2007

PROJECT GROUP. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional-Requisitos. 2007

http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-498453

https://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/ISO-9001-2008.pdf

https://www.isotools.org/normas/calidad/iso-9001

http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/4328/T11.09%20D543di.pdf

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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Sistemas de Gestión de la calidad. Bogotá: ICONTEC, 2008. (NTC 9001)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Documentación: Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de

investigación. 6 ed. Bogotá: ICONTEC, 2008. 37 P (NTC1486)

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Page 29: ACTUALIZACIÓN A SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN, EN LA ...

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