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3ACTUALÍCESE // Octubre de 2019

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Cartilla Control de calidad aplicado a los encargos de auditoría y aseguramiento Editora actualicese.com LTDA.

Dirección editorial: María Cecilia Zuluaga C.Coordinación publicaciones: Cristhian Andrés Rojas Z.Corrección de estilo: Ana María Méndez F.Colaboración: Sandra Milena Acosta A., Erika Madelenne Inagán C.Diseño y diagramación: Geraldine Flórez V.

SUGERENCIAS Y/O COMENTARIOSLas sugerencias y/o comentarios a esta publicación pueden ser enviados a [email protected] o comunicados al Centro de Excelencia en el Servicio -CES-. Esta publicación hace parte de las Suscripciones de Actualícese.

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Esta publicación fue impresa y encuadernada en Santiago de Cali, Colombia, en septiembre de 2019.

Contenido

GENERALIDADES 5

ê Obligados a implementar la NICC 1 6

ê Ventajas del control de calidad para el contador público 7

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD 9

ê 1. Responsabilidades de liderazgo 9

ê 2. Requerimientos de ética aplicables 12

ê 3. Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes 16

ê 4. Recursos humanos 22

ê 5. Realización del encargo de auditoría 25

ê 6. Seguimiento 28

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD DE LA FIRMA DE AUDITORÍA 31

ê Funcionamiento del sistema de control de calidad 32

ê Papeles de trabajo del encargo de auditoría 33

ANÁLISIS 05

MANUAL DE CONTROL DE CALIDAD

DE LA FIRMA DE AUDITORÍA 35

ê Recomendaciones antes de iniciar la redacción del manual 36

ê Tabla de contenido del manual de calidad 37

CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORÍA DE

ESTADOS FINANCIEROS SEGÚN LA NIA 220 40

ê Cuándo aplicar la NICC 1 o la NIA 220 42

GUÍA DE CONTROL DE CALIDAD PARA PEQUEÑAS

Y MEDIANAS FIRMAS DE AUDITORÍA 43

ê Contenido para la implementación de la NICC 1 43

NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: ENFOQUE BASADO EN RIESGOS 45

ASPECTOS SOBRE LAS VISITAS DE LA JCC 47

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4 ACTUALÍCESE // Octubre de 2019

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NOTA DEL EDITOR

Desde hace un poco más de dos años (desde abril de 2017) la Junta Central de Contadores –JCC–, en cumplimiento de su función misional de inspección y vigilancia consagrada en el numeral 1 del artículo 20 de la Ley 43 de 1990, viene realizando

visitas in situ a contadores públicos independientes y firmas de contadores, con el ánimo de verificar, en primera instancia, el cumplimiento de la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC– 1 y el Código de Ética del IESBA.

Este proceso inicialmente generó controversia, por cuanto algunos contadores argumentaban que, aunque la JCC debía ejercer inspección y vigilancia sobre la profesión contable, la Superintendencia de Sociedades era la única entidad competente para realizar revisión de las firmas de contadores en lo referente a su situación jurídica, contable, económica y administrativa, así como lo relacionado con su formación y funcionamiento. No obstante, la JCC continuó con los procedimientos que se siguen ejecutando a la fecha.

En virtud de lo anterior, y evidenciado que las deficiencias en la implementación del sistema de control de calidad han sido las principales talanqueras que han afrontado los contadores públicos y firmas de contadores visitadas por la JCC, Actualícese desarrolló esta nueva publicación, que se suma al acervo de Cartillas Prácticas, con el ánimo de profundizar en la NICC 1 y otras normas relacionadas.

En la presente cartilla, Control de calidad aplicado a los encargos de auditoría y aseguramiento, iniciamos señalando quiénes están obligados a implementar la NICC 1 y cuáles son las ventajas que esta norma trae para el contador público y las firmas. Más adelante detallamos cada uno de los seis elementos del sistema del control de calidad y la documentación indispensable en tal sistema; y posteriormente presentamos qué puntos no se pueden obviar del Manual de control de calidad y otras disposiciones relevantes respecto de la calidad de la auditoría, reguladas por la NIA 220.

Para finalizar, exponemos todo lo que debe conocer para estar preparado ante una visita de la JCC. Apoyados en los comunicados de la entidad, explicamos por qué se están realizando las visitas, cómo se seleccionan los inspeccionados, cómo se lleva a cabo la diligencia y si puede ser sancionado o no, entre otros aspectos.

Esperamos que esta nueva edición sea un gran apoyo para ultimar detalles en el montaje y puesta en marcha del sistema de control de calidad de su firma o servicios personales, de manera que afronte favorablemente las visitas de la JCC.

Equipo editorial Departamento de Generación de Contenidos

Actualícese

Análisis


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ANÁLISIS

OBLIGADOS A IMPLEMENTAR LA NICC 1

VENTAJAS DEL CONTROL DE CALIDAD PARA EL CONTADOR PÚBLICO

De acuerdo con el artículo 1.2.1.7 y los párrafos 4 y 11 del DUR 2420 de 2015, esta debe ser aplicada por los contadores públicos que presten servicios de revisoría fiscal, auditoría de información financiera, revisión de información financiera u otros servicios relacionados con el aseguramiento de la información; y por las firmas de contadores que ejecuten auditorías y revisiones de estados financieros. Esto quiere decir que los contadores que no ejecuten labores relacionadas con aquellas señaladas líneas atrás no están obligados a aplicar dicha norma en su ejercicio profesional. Sin embargo, la NICC 1 no es incompatible con los requerimientos

GENERALIDADES

L a NICC 1 – Control de calidad en las firmas de auditoría que realizan auditorías y revisiones de estados financieros, así como otros encargos que proporcionan un grado de seguridad y servicios relacionados aborda los lineamientos que se deben

tener en cuenta al momento de implementar un sistema de control de calidad.

que rigen la profesión contable, por lo que quienes no estén obligados a implementarla pueden adaptar sus lineamientos con el objetivo de mejorar sus procesos de control de calidad.

Los procesos de control de calidad en los encargos ejecutados por parte de profesionales contables y firmas de contadores no es una novedad. Aunque no existía una reglamentación obligatoria sobre los requisitos mínimos de un sistema de control de calidad aplicado a la profesión, sino hasta la expedición del Decreto 302 de 2015 (compilado en el DUR 2420 de 2015), existen otros lineamientos sobre la materia.

De hecho, en caso de que los profesionales contables no cumplan con las normas técnicas y de aseguramiento que rigen la profesión, se presume que las firmas de contadores a las cuales estos se encuentran suscritos son responsables por la omisión en la realización de un control de calidad del trabajo de auditoría (ver artículo 659-1 del Estatuto Tributario –ET–). Así pues, tanto contadores como auditores, revisores fiscales y firmas de contadores pueden ser sancionados (ver artículos del 659 al 661 del ET y artículo 6 de la Ley 1474 de 2011).

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Para conocer si está obligado, como contador público independiente (persona natural) o como firma (per-

sona jurídica), a implementar el sistema de control de calidad establecido en la NICC 1, es preciso remitirse a las disposi-ciones del artículo 1.2.1.7 del DUR 2420 de 2015 y del párrafo 4 de la citada NICC. De acuerdo con esas normas, los conta-dores públicos estarían obligados a poner en marcha dicho sistema cuando presten los siguientes tipos de servicios:

Revisoría fiscal

Los revisores fiscales deben aplicar los requerimientos de la NICC 1, independientemente de si son personas naturales o jurídicas. Pese a lo anterior, cabe señalar que si se trata de un contador público independiente o de una firma pequeña, es probable que su sistema de control de calidad sea menos complejo, ya que es usual que sus clientes sean entidades pequeñas y se tenga poco o ningún personal a cargo.

Recordemos que los revisores fiscales de las entidades de los grupos 1 y 2 con más de 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv– o más de 200 trabajadores están obligados a aplicar las Normas Internacionales de Auditoría –NIA–, para cumplir con la función de dictaminar los estados financieros, y con la ISAE 3000, para la revisión del sistema de control interno.

Auditoría de información financiera

Este tipo de encargos corresponden a las auditorías externas que realizan los contadores públicos independientes o las firmas de auditoría. Para desarrollarlos deben aplicarse las NIA compiladas en el DUR 2420 de 2015.

Revisión de información financiera histórica

Son aquellos encargos que se desarrollan siguiendo las Normas Internacionales de Encargos de Revisión –NIER–, como:

Obligados a implementar la NICC 1

Contadores obligados a implementar un control de calidadLa NICC 1 contiene los lineamientos para diseñar un sistema de control de calidad. De acuerdo con el artículo 1.2.1.7 del DUR 2420 de 2015 y el párrafo 4 de la citada NICC, los contadores públicos (independientes y las sociedades) estarían obligados a implementar este sistema cuando presten los siguientes tipos de servicios:

De revisoría fiscal.

De auditoría de información financiera (auditoría externa).

De revisión de información financiera histórica:- De estados financieros históricos (NIER 2400).- De información financiera intermedia (NIER 2410).

Servicios relacionados:- Debidas diligencias (NISR 4400).- Encargos de compilación, como la asesoría de Normas

Internacionales de Información Financiera cuando haya conversión de estados financieros (NISR 4410).

De outsourcing contable (cuando sea prestado por una persona jurídica).

De otros trabajos de aseguramiento (con base en las ISAE).

¡Ojo! Las sociedades que tienen como actividad principal prestar servicios contables y de aseguramiento (Código CIIU 6920) deberán aplicar control de calidad, así no estén prestando efectivamente tales servicios.

• Los de revisión de estados financieros históricos (NIER 2400 (revisada)).

• Los de revisión de la información financiera intermedia realizada por el auditor independiente de la entidad (NIER 2410).

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organizaciones de servicios para aquellas entidades que contratan la tercerización de nómina u otros procesos similares (ISAE 3402).

• Los encargos de aseguramiento sobre declaraciones de gases de efecto invernadero (ISAE 3410).

• Los encargos de aseguramiento para informar sobre la compilación de información financiera proforma incluida en un folleto (ISAE 3420).

Actividades de contabilidad, teneduría de libros, auditoría financiera y asesoría tributaria

Las sociedades que hayan reportado en la cámara de comercio la actividad CIIU 6920 – Actividades de contabilidad, teneduría de libros, auditoría financiera y asesoría tributaria deben estar inscritas ante la Junta Central de Contadores –JCC–, pues de lo contrario se entendería que existe un ejercicio ilegal de la profesión. Adicionalmente, como las sociedades están habilitadas para prestar todos los servicios contables, deben aplicar la NICC 1 – Control de calidad sobre los aspectos generales de la firma y sobre los encargos (estos últimos dependiendo de su tipo).

Servicios relacionados

Estos son los encargos que se desarrollan aplicando las Normas Internacionales de Servicios Relacionados –NISR–. Entre ellos se encuentran:

• Las debidas diligencias que aplican la NISR 4400.

• La asesoría de Normas Internacionales de Información Financiera y otros encargos de compilación que aplican la NISR 4410.

Respecto de este último punto, cabe resaltar que la conversión de estados financieros a los nuevos marcos técnico-normativos es un encargo de compilación. Por tanto, un contador independiente que se dedique a prestar asesoría en temas relacionados con las Normas de Información Financiera deberá implementar un sistema de control de calidad cuando realice la conversión de estados financieros, lo que implica que documente su planeación y ejecución, y realice el informe correspondiente del encargo.

Outsourcing contable

Las personas naturales que prestan servicio de outsourcing contable no están obligadas a aplicar los requerimientos de la NICC 1. Sin embargo, las firmas (personas jurídicas) sí tienen que implementar control de calidad; no para los encargos, sino para los aspectos relativos a la calidad de la firma, que incluiría elementos relacionados con la misión, visión, objetivos estratégicos, estructura organizacional, propuesta de servicio, entre otros.

Otros trabajos de aseguramiento

Los “otros trabajos de aseguramiento” hacen referencia a los servicios que se prestan con base en las Normas Inter-nacionales de Trabajos para Atestiguar –ISAE–. Entre ellos se encuentran:

• Los encargos de aseguramiento distintos de la auditoría o de la revisión de información financiera histórica (por ejemplo, la auditoría de presupuestos), que se desarrollan con base en la ISAE 3400.

• Los informes de aseguramiento sobre los controles en las

Ventajas del control de calidad para el contador público

La calidad en la profesión del contador público no debe entenderse solamente como un

requisito legal por cumplir para evitar sanciones; todo lo contrario: es una herramienta que le permite potencializar sus servicios e imagen frente a sus clientes. A continuación, profundizamos en estos aspectos:

Mejorar la imagen frente a los clientesEl control de calidad es un proceso transversal a todas las áreas de la firma

de auditoría y a todos los procesos que desarrolla el contador público independiente. Por consiguiente, se ve reflejado en todas las interacciones que se tengan con los clientes, desde la presentación de la propuesta de servicios hasta la entrega del informe final del encargo, pues es una forma de garantizar el cumplimiento de los plazos acordados y la idoneidad del contenido de los informes.

Satisfacer las necesidades de los clientes y entregarles un valor agregado en sus procesos mejorará la reputación de la firma o del contador en el mercado,

y esto, por supuesto, conllevará un aumento en la cantidad y rentabilidad de encargos que se suscriban.

Aumentar la eficiencia en el desarrollo de los encargosEl sistema de control de calidad les exige a las firmas de auditoría y a los contadores públicos independientes estandarizar y documentar sus políticas y procedimientos, para llevar a cabo los procesos estratégicos (misión, visión y oferta de servicios), administrativos (gestión de recursos humanos) y

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operacionales (planeación, ejecución y elaboración de los informes de los encargos). En este sentido, permite que los socios y los colaboradores cuenten con un respaldo para desarrollar cada una de las etapas de los encargos asignados, disminuyendo así la posibilidad de errores o fraudes. Esto, sin duda, resulta en un aumento en la productividad y eficiencia en la utilización de los recursos de la firma o del contador.

Evitar sanciones disciplinariasLa Junta Central de Contadores –JCC– tiene la función de verificar que los contadores públicos y las firmas observen la normatividad vigente. En ese sentido, ha dispuesto dentro de su plan de trabajo realizar visitas in situ a los contadores públicos y a las firmas de auditoría, para verificar el cumplimiento de las Normas Internacionales de Aseguramiento, entre ellas, el Código de Ética y la NICC 1, que contienen los lineamientos para implementar el sistema de control de calidad.

Cumplir con las disposiciones legales y reglamentariasEl sistema de control de calidad en la firma de auditoría tiene dos objetivos fundamentales: favorecer el cumplimiento de las disposiciones legales y profesionales, y que los informes emitidos sean adecuados en función de las circunstancias. Por ello, las políticas y procedimientos apuntan en todo momento a permitir que se observen las normas vigentes según el tipo de encargo y cliente. Esto representa una gran ventaja para los profesionales si se tiene en cuenta la responsabilidad que conlleva para un revisor fiscal, por ejemplo, otorgar fe pública en sus dictámenes sobre estados financieros.

Obligar a una actualización permanenteEn algunas firmas de auditoría y de contadores públicos independientes puede observarse que no existe una cultura de actualización permanente sobre las recurrentes reformas tributarias, actualizaciones en materia de Normas de Información Financiera y Auditoría, ni comerciales y laborales que se gestan en el campo de la acción contable. Esto se debe a que los contadores se acostumbraron, en cierta forma, a un ejercicio mecánico de la profesión, debido a que las normas anteriores decretos 2649 y 2650 de 1993) no fueron actualizadas durante mucho tiempo.

Con la entrada en vigor de las Normas Internacionales de Información Financiera y las de Aseguramiento (entre ellas la NICC 1 y las NIA) emitidas por organismos internacionales que constantemente están trabajando en la mejora de los lineamientos de presentación, medición, revelación

y aseguramiento de la información financiera, se ha obligado a los contadores a cambiar esta cultura. Este es un avance positivo para el cumplimiento de la función social de la contaduría pública de otorgar confianza en los informes de las organizaciones.

Facilita la documentación apropiada de los encargosAunque muchas firmas de auditoría y contadores públicos independientes cumplen con las exigencias respecto al acuerdo de la propuesta de servicios con el cliente y el alcance del encargo, el acatamiento de los requisitos de independencia y conflicto de intereses, junto con la ejecución y análisis de las pruebas de auditoría, no documentan adecuadamente su desarrollo, porque no existe la cultura de hacerlo, ya sea debido a desconocimiento o porque muchas veces se piensa que nadie revisará ese trabajo. El control de calidad y las visitas in situ de la JCC mejoran este panorama, al ordenar que se elaboren políticas y procedimientos al respecto.

Además, recordemos que la documentación es la prueba frente a terceros de que el contador público desarrolló su trabajo en debida forma. El sistema de control de calidad, incluso, exige documentación menos formal para los contadores públicos independientes y las firmas pequeñas. Así pues, no se admiten excusas al respecto.

Crea una cultura de mejora continuaLa calidad no se limita a la redacción de un documento. Es un compromiso adquirido por todos los integrantes de la firma de auditoría, y por el contador público independiente. Por tanto, se convierte en un incentivo para conocer cuáles son los aspectos que requieran mejorarse, y emprender acciones al respecto.

El sistema de control de calidad

en la firma de auditoría tiene dos objetivos fundamentales: favorecer el cumplimiento de las disposiciones legales y profesionales, y que los informes emitidos sean adecuados en función de las circunstancias

Análisis


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1. RESPONSABILIDADES DE LIDERAZGO

2. REQUERIMIENTOS DE ÉTICA APLICABLES

3. ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD DE LAS RELACIONES CON CLIENTES

4. RECURSOS HUMANOS

5. REALIZACIÓN DEL ENCARGO DE AUDITORÍA

6. SEGUIMIENTO

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

El sistema de control de calidad debe tener políticas y procedimientos conforme a la

NICC 1, a saber:

1. Responsabilidades de liderazgo.

2. Requerimientos de ética aplicables.

3. Aceptación y continuidad de relaciones con clientes.

4. Recursos humanos.

5. Realización de los encargos.

6. Seguimiento.

A continuación, estudiaremos a fondo cada uno de estos seis elementos.

Partiendo de que se deben implementar políticas y procedimientos diseñados para

promover una cultura de calidad, los párrafos 18, 19, A4, A5 y A6 de la NICC 1 exponen que el presidente ejecutivo (o equivalente) de la firma de auditoría será responsable de implementar un sistema de control de calidad, de hacer su seguimiento y de asignar las responsabilidades relativas a su funcionamiento. Cabe anotar que, en el caso de un auditor independiente, este debe considerar implementar los controles de calidad requeridos o, por el contrario, contratar a un tercero

para que realice la implementación y el seguimiento del sistema en mención.

A partir de lo mencionado se concluye que, aunque el presidente ejecutivo sea el responsable de velar porque exista un sistema de control de calidad, todos los colaboradores que hagan parte del equipo del encargo son responsables de aplicar las políticas y procedimientos incorporados en este, y realizar las mejoras a las que haya lugar. En las siguientes líneas abordaremos aspectos de los que deberán ocuparse el presidente ejecutivo y los colaboradores del sistema frente al control de calidad.

1. Responsabilidades de liderazgo

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Fomentar una cultura interna de calidadEs importante que todas las personas relacionadas con los encargos de auditoría interioricen que la cultura interna premia el desempeño y el trabajo de calidad. Sobre el particular, los responsables pueden adoptar prácticas como:

• Realizar el manual de control de calidad e incorporar en sus actua-ciones valores y habilidades tales como la calidad en el servicio, co-municación asertiva con los clientes, integridad, diligencia, entre otros.

• Leer, entender y socializar los principios incluidos en el Código de Ética de la IFAC.

• Comunicar los procesos que pueden dar lugar a mejoras en el sistema de control de calidad.

• Asignar las responsabilidades de forma tal que las consideraciones comerciales no estén por encima de los requerimientos de calidad del encargo.

• Proporcionar las herramientas y recursos necesarios para el desa-rrollo, documentación y ejecución del sistema de control de calidad.

• Documentar las amenazas a la independencia y el proceso que debe seguirse cuando estas son detectadas (por ejemplo, la aplicación de salvaguardas).

• Llevar a cabo una actualización constante en términos de los avances de la profesión, y los cambios a los marcos técnicos normativos y a las normas de aseguramiento aplicables.

• Propender por la confidencialidad en los datos internos y de los clientes.

• Documentar y conservar la evidencia y los hallazgos que tuvieron lugar en la ejecución de los encargos.

• Observar y mejorar las prácticas relacionadas con el cumplimiento de fechas, planeación, asistencia y seguimiento con el cliente.

• Fomentar una actitud de camaradería entre los responsables del encargo, de manera que los principiantes reciban apoyo y retroalimentación por parte de los miembros intermedios o avanzados.

• Documentar los tiempos de ejecución de cada procedimiento del encargo.

Elementos de un sistema de control de calidadDe acuerdo con el párrafo 16 de la Norma de Control de Calidad –NICC 1–, la firma de auditoría debe establecer y mantener un sistema de control de calidad que incluya políticas y procedimientos que contemplen cada uno de los siguientes elementos; asimismo, debe documentarlos y comentarlos a su personal.

1

4

5

6

2

3

Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma

de auditoría.

Requerimientos de ética

aplicables.

Recursos humanos.

Realización de los encargos.

Seguimiento.

Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos.

Modelos y formatos

Notificación de la asignación de responsabilidad en el sistema de control de calidad

Las firmas de auditoría o los auditores independientes que tengan personal a cargo deben asignar la responsabilidad que uno o varios colaboradores tendrán en la implementación y gestión del sistema de control de calidad. Este modelo es una guía para elaborar la carta de notificación al colaborador.

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Puestos clave de liderazgo en la calidadLa calidad en la firma de auditoría requiere el compromiso de todos sus integrantes, el cual debe iniciar por los niveles más altos de la estructura jerárquica. En este apartado explicamos los puestos de liderazgo que deben asumir esta tarea y algunas de sus funciones, dependiendo del tamaño de la firma.

Como se mencionó, el primero de los seis elementos del sistema de control de calidad de la firma de auditoría establecidos en la NICC 1 se denomina “Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma auditoría”. Este elemento inicia por reconocer que el compromiso por la calidad en los procedimientos, políticas, y en general en todas las actuaciones que se lleven a cabo, deben ser de todos los integrantes de la firma.

En el punto anterior mencionamos los prácticas necesarias para implementar una cultura interna de calidad en la firma. A continuación, explicamos cuál debe ser la estructura de los puestos de liderazgo del sistema de calidad en la firma de auditoría y algunas de sus funciones, dependiendo de su tamaño.

La estructura de los encargados de asumir el liderazgo del sistema de calidad de la firma de auditoría depende de la naturaleza y el tamaño de la misma. No obstante, el párrafo 18 de la NICC 1 requiere que los siguientes cargos asuman la responsabilidad última del sistema:

• Presidente ejecutivo o equivalente.

• Consejo directivo de socios o equivalente.

Es de anotar que en las pequeñas y medianas firmas de auditoría la responsabilidad deben asumirla:

• El socio director en firmas de reducida dimensión (dos a cinco socios).

• El socio único o profesional ejerciente individual.

Adicionalmente, el párrafo 19 de la NICC 1 señala que el responsable último del sistema de calidad de la firma de auditoría es quien debe diseñar las políticas y procedimientos necesarios para que los otros cargos involucrados en el sistema tengan la autoridad, experiencia y capacidad suficientes para asumir sus funciones.

La Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría, elaborada por la IFAC para firmas de auditoría de dos a cinco socios, y para firmas con un único socio, menciona los puestos de liderazgo de calidad de una firma de auditoría, así como las responsabilidades y funciones de cada integrante, que abordamos a continuación:

Firmas de auditoría de un único socio

Estas firmas, al estar compuestas por un único socio que puede o no contratar más empleados, asumen encargos de poca complejidad; de ahí que los requerimientos en cuanto a la calidad de los procedimientos y políticas de la firma puedan establecerse como siguen:

• Único socio o profesional ejerciente individual –PEI–: es el propietario que deberá asumir también la dirección de la firma de auditoría. Por tanto, es quien deberá tomar las decisiones sobre asuntos éticos, de quejas y reclamos, diseños de las políticas y de procedimientos del sistema.

• Revisor de control de calidad: debe ser un tercero que no asuma funciones en el desarrollo del encargo de auditoría, dado que el PEI no puede revisar su propio trabajo. La norma exige que este debe ser objetivo e independiente, y disponer de la capacidad y el tiempo para desarrollar la función (para conocer las funciones y objetivos de este profesional consulte la página 26).

• Recursos humanos: personal que asume las funciones de desarrollo profesional y remuneración de los empleados de la firma, que además debe asegurarse de que cuenta con la competencia, capacidad y compromiso para asumir los encargos.

Firmas de auditoría de dos a cinco socios

En estas firmas es posible que las distintas funciones de los puestos de liderazgo se distribuyan entre los socios, siempre que estos cuenten con el tiempo y la capacidad de asumirlos. La guía menciona los siguientes:

• Socio director: debe realizar el seguimiento a todo el sistema de control de calidad, además de:

- Decidir si renunciar a un encargo o aplicar salvaguardas cuando existan amenazas.

- Diseñar y hacer seguimiento al sistema de calidad.

• Líder de ética: encargado de atender situaciones relacionadas con la ética, tales como la independencia, conflictos de intereses, privacidad y confidencialidad. Este colaborador deberá cumplir, entre otras, las siguientes funciones:

- Mantener las políticas sobre ética.

- Identificar cambios en las políticas de ética.

- Atender consultas a socios y empleados sobre el tema.

- Mantener una base de datos de los clientes.

- Comunicar casos de incumplimiento.

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La actuación del contador no consiste exclusivamente en satisfacer las ne-cesidades de la empresa para la que

trabaja. Este debe velar por el interés público y cumplir todos los requerimien-tos del Código de Ética. Al respecto de este tema, el artículo 1.2.1.6 del DUR 2420 de 2015 menciona que los conta-dores públicos deben aplicar de manera conjunta el contenido de la Ley 43 de 1990 y el anexo 4.1 de este decreto.

El Código de Ética emitido por la IFAC, incluido en el anexo 4.1 del mencionado decreto, contiene las siguientes partes:

• Parte A. Comprende desde la sección 100 hasta la 150, y compila

todos los lineamientos en cuanto a principios, competencia y comportamiento del profesional.

• Parte B. Comprende desde la sección 200 hasta la 291, y contiene los lineamientos que debe tener en cuenta un contador en la ejecución de su labor de auditoría y aseguramiento.

• Parte C. Incluye de la sección 300 a la 350, y menciona algunas situaciones que puede enfrentar un profesional contable en las empresas. Asimismo, indica cómo estas situaciones pueden originar amenazas.

Se espera que los contadores independientes que implementen o no la NICC 1 revisen los lineamientos de la parte A, en cuanto a la aplicación de los principios fundamentales de la profesión, los cuales deben revisarse en conjunto con los principios mencionados en el artículo 37 de la Ley 43 de 1990.

IntegridadConforme a la sección 110 del Código de Ética incluida en el anexo 4.1 y el numeral 1 de la Ley 43 de 1990, el profesional debe mantener incólume su integridad moral bajo cualquier circunstancia que se presente en el campo de su actuación y ejercicio

• Revisor de control de calidad: encargado de cumplir con la función de revisión de control de calidad en los encargos de auditoría. Además, cabe señalar que estas firmas, por tener varios socios, pueden establecer los criterios para seleccionar al responsable de la revisión de cada encargo, siempre que este no participe en la ejecución del mismo (consulte la página 26).

• Recursos humanos: este puesto, al igual que en las firmas de un único socio, lo ocupa el personal encargado de reclutamiento, selección, contratación, desarrollo, capacitación y gestión del personal.

2. Requerimientos de ética aplicables

Amenazas que pueden comprometer al contador en un proceso de auditoría

El anexo 4 del DUR 2420 de 2015 en el párrafo 100.12 expone las amenazas que pueden comprometer el cumplimiento de los principios fundamentales que deben estar inmersos en la labor del auditor, y las clasifica en 5 categorías que expondremos a continuación:

Amenaza de interés propioInterés económico u otro relacionado que pueda

afectar el juicio.

Amenaza de intimidaciónSituación de presiones reales o percibidas, con el propósito de disuadir la objetividad en

el actuar del contador.

Amenaza de abogacíaPromover la posición de un cliente o de la entidad para

la que se trabaja afectando la objetividad.

Amenaza de autorrevisiónNo evaluar adecuadamente los resultados de un juicio realizado o de un servicio

prestado con anterioridad que se

utiliza como base para un servicio actual.

Amenaza de familiaridadRelación prolongada o

estrecha con un cliente o con la entidad para la que se trabaja, que puede afectar la independencia del contador.

Análisis


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profesional. A su vez, el profesional debe ser franco y honesto en sus relaciones profesionales y empresariales, rehusarse a participar en actos que sean contrarios a la moral y la ética (como realizar informes, comunicaciones o declaraciones, omitiendo información o emitiendo información materialmente falsa).

En estos términos se entiende que el certificado u opinión emitida por un contador público debe ser claro, preciso y estar ceñido de forma estricta a la veracidad de la información.

ObjetividadEste principio exhorta a todos los profesionales a actuar con imparcialidad y sin prejuicios en sus labores. Expone que el juicio no podrá verse comprometido en situaciones que generen conflictos de interés o influencia indebida de terceros. En caso que el profesional determine que una circunstancia u amenaza puede afectar su imparcialidad, deberá expresar que no realizará la actividad o el servicio solicitado.

Todo esto, de acuerdo con la sección 120 del Código de Ética de la IFAC y el numeral 2 del artículo 37 de la Ley 43 de 1990.

Competencia y diligencia profesionalEn concordancia con la sección 130 del Código de Ética de la IFAC, se impone la obligación al profesional contable de mantener el conocimiento y aptitud a un nivel necesario que le permita prestar un servicio competente y actuar con la diligencia requerida de conformidad con los nuevos marcos técnicos normativos y las Normas de Aseguramiento de la Información.

Para cumplir con este principio se requiere de una capacitación continua por parte del profesional. Así puede garantizar su capacidad de actuar de manera competente, y en caso de que encuentre limitaciones en su encargo podrá poner en conocimiento de los

clientes o de los usuarios del servicio profesional dicha situación.

ConfidencialidadEn sintonía con el numeral 5 del artículo 37 de la Ley 43 de 1990 y la sección 140 del Código de Ética de la IFAC, la relación del contador público con los clientes o usuarios del servicio profesional es un elemento primordial en la práctica de la profesión, dado que el nivel e importancia de la información que este maneja pone en una situación de vulnerabilidad a los clientes. Por tanto, para que esta relación entre contador y cliente sea exitosa se debe evidenciar compromiso, lealtad y autenticidad por parte del contador, y sobre todo la más estricta reserva.

El contador debe abstenerse de divulgar, fuera de la firma o de la entidad que presta el servicio, información privilegiada. Lo anterior, salvo que medie un derecho o deber legal que le obligue a difundir dichos datos.

Conducta ética y respeto entre colegasConforme al numeral 10 del artículo 37 de la Ley 43 de 1990 y la sección 150 del Código de Ética de la IFAC, el profesional contable debe evitar cualquier actuación que desacredite a la profesión o a sus colegas. En caso de realizar anuncios publicitarios o promoción de sus servicios, el profesional no pondrá en entredicho la reputación de la profesión; evitará efectuar afirmaciones exageradas sobre la experiencia que tiene, o realizar menciones despreciativas o comparaciones en relación con la labor de los demás colegas.

Cabe anotar que, aunque por principio se considera que tanto la firma como el auditor que tenga a su cargo la auditoría cumplirán todos los requerimientos de ética de las Normas de Aseguramiento de la Información, la firma debe establecer políticas y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable de ello. De igual manera, al menos una vez al año, deben obtener pruebas por escrito del cumplimiento de

las políticas y todos los lineamientos que tengan relación con la independencia del personal de la firma y el cumplimiento de los requerimientos de ética.

Ahora bien, estas políticas deben incluir los criterios para determinar si se requiere de alguna salvaguarda para reducir las amenazas a un nivel considerable y, en el caso de auditorías a empresas del grupo 1, establecer la rotación del personal encargado de la revisión de control de calidad u otras personas vinculadas con la labor de auditoría después de un determinado período. Esto con el fin de mitigar las amenazas.

Conforme a la sección 110

del Código de Ética incluida en el anexo 4.1 y el numeral 1 de la Ley 43 de 1990, el profesional debe mantener incólume su integridad moral bajo cualquier circunstancia que se presente en el campo de su actuación y ejercicio profesional

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Acta de entrega de normas de ética aplicables a encargos de auditoría

Las firmas de auditoría o los auditores independientes que tengan personal a cargo deben proporcionar a sus colaboradores el Código de Ética aplicable a sus encargos. Este modelo incluye una guía para elaborar el acta de entrega de estas normas.

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Independencia del revisor fiscal o auditor de la firma

Para aceptar un encargo de auditoría se debe revisar si existen aspectos que amenacen su independencia profesional. Por tanto, es relevante realizar una confirmación de dichas situaciones a través de una carta a la firma de auditoría, en la que se rati-fique si existe o no alguna amenaza.

http://actualice.se/9bb2

Comunicación de asuntos que generan amenazas a la independencia

Teniendo en cuenta los lineamientos de la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1–, los colabora-dores de las firmas de auditoría o de los auditores independientes deben, según lo expuesto en el apartado de cumplimiento de los requerimientos de ética aplicables (ver párrafo 21 de la NICC 1), brindar una comunicación de los asuntos que estén generando amenazas a su independencia (Ley 43 de 1990 y Código de Ética de la IFAC, expuesto en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2132 de 2016).

Esta guía es un modelo de la notificación que debe hacer un colaborador sobre las amenazas generadas a su independencia en un encargo, para tener un soporte de que compartió tal información con la firma o el auditor independiente.

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Principios incluidos en el Código de Ética de la IFACLa Ley 43 de 1990 incluye los principios bajo los cuales los contadores deben ceñir su trabajo. Aunque en el anexo 4 del DUR 2420 de 2015 se reduce el número de principios, estos abarcan todos los lineamientos necesarios para cumplir con el Código de Ética requerido por la IFAC.

Comportamiento profesionalCumplir disposiciones legales y

reglamentarias aplicables y evitar actuaciones que desacrediten la

profesión.

ConfidencialidadNo divulgar información

confidencial a terceros, ni usarla para beneficio propio.

Competencia y diligencia profesionales

Mantener el conocimiento y la aptitud profesional estando

actualizado en normas técnicas y profesionales.

Objetividad No permitir que prejuicios,

conflicto de intereses o influencias indebidas prevalezcan

sobre el juicio profesional.

IntegridadSer franco y honesto en todas las relaciones profesionales.

Sección 100 del anexo 4 del DUR 2420 de 2015

Artículo 37 de la Ley 43 de 1990

Conducta ética

Respeto entre colegas

Difusión y colaboración

Competencia y actualización profesional

Observaciones de las disposiciones normativas

Confidencialidad

Responsabilidad

Independencia

Objetividad

Integridad

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Amenazas en el desarrollo de los encargos de aseguramientoEn el anexo 4 del Decreto único reglamentario 2420 de 2015 se nombran las cinco amenazas a las que se expone un contador en un proceso de auditoría; una serie de riesgos que pueden comprometer el cumplimiento de los principios fundamentales y asociados con la labor del auditor.

Según el párrafo 100.12, “las amenazas pueden ser originadas por una amplia gama de relaciones y de circunstancias”. Además, una relación o circunstancia puede generar, a su vez, más de una amenaza. Estas últimas se pueden clasificar así:

• Amenaza de interés propio: interés económico, u otro relacionado, que pueda afectar el juicio o el comportamiento del profesional de la contabilidad.

• Amenaza de autorrevisión: una inadecuada evaluación de los resultados de un juicio o servicio prestado con anterioridad por parte del profesional en contabilidad, y que se utiliza como base para un servicio actual.

• Amenaza de abogacía: se presenta cuando se promueve la posición del cliente o la entidad para la cual se trabaja, influyendo en la objetividad.

• Amenaza de familiaridad: la independencia del contador se puede ver afectada cuando existen relaciones prolongadas o muy estrechas con el cliente o con la entidad para la cual trabaja.

• Amenaza de intimidación: presiones reales o percibidas que disuadan al contador de actuar con objetividad, entre las que se incluyen las intenciones de ejercer influencia sobre el profesional.

¿Cómo se previenen las anteriores situaciones?

Para evitar estas situaciones, la parte B del estándar expone como necesaria la existencia de salvaguardas instituidas por la profesión o por disposiciones legales y reglamentarias, y salvaguardas en el entorno de trabajo que sean firmadas por la gerencia como garantía de transparencia en los procesos.

Las salvaguardas instituidas por la profesión o por las disposiciones legales o reglamentarias incluyen:

• Requerimientos de formación teórica y práctica, y de experiencia, para el acceso a la profesión.

• Requerimientos de formación profesional continuada.

• Normativa relativa al gobierno corporativo.

• Normas profesionales.

• Seguimiento por un organismo profesional o por el regulador, y procedimientos disciplinarios.

• Revisión externa realizada por un tercero legalmente habilitado, de los informes, declaraciones, comunicaciones o de la información producida por un profesional de la contabilidad.

Por otra parte, están las salvaguardas en el entorno de trabajo para los profesionales contables en ejercicio y para los que se desempeñan en una empresa. Estas salvaguardas pueden incrementar la probabilidad de identificar o de desalentar un comportamiento poco ético.

Las salvaguardas en el entorno de trabajo incluyen:

• Los sistemas de la entidad para la supervisión corporativa u otras estructuras de supervisión.

• Programas de ética y de conducta de la entidad.

• Procedimientos de selección de personal que enfatizan la importancia de contratar un personal competente de alto nivel.

• Controles internos fuertes.

• Procesos disciplinarios adecuados.

• Liderazgo con base en la importancia del comportamiento ético y en la expectativa de que los empleados actuarán de manera ética.

• Políticas y procedimientos para implementar y supervisar la calidad del desempeño de la plantilla.

• Comunicación en tiempo oportuno de las políticas y procedimientos de la entidad (incluido cualquier cambio de los mismos) a todos los empleados, y formación teórica y práctica adecuada sobre dichas políticas y procedimientos.

• Políticas y procedimientos para alentar y otorgar poderes al personal, para que comuniquen a la alta dirección de la entidad cualquier cuestión relacionada con la ética que les pueda preocupar, sin miedo a posibles represalias.

Salvaguardas instituidas por organismos profesionales, disposiciones legales y reglamentarias:

• Sistemas de reclamaciones efectivos y bien publicitados, gestionados por las entidades o empresas que dan empleo, por los organismos profesionales o por el regulador, que permiten que los trabajadores, las empresas y el público en general puedan llamar la atención sobre un comportamiento no profesional o poco ético.

• La imposición explícita del deber de informar sobre los incumplimientos de los requerimientos de ética.


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Ejemplos de salvaguardas en el entorno laboral:

• Que la alta dirección de la firma enfatice la importancia del cumplimiento de los principios fundamentales.

• Que la alta dirección de la firma establezca la expectativa de que los miembros del equipo de un encargo que proporciona un grado de seguridad actuarán en miras al interés público.

• Políticas y procedimientos para implementar y supervisar el control de calidad de los encargos.

• Políticas y procedimientos internos documentados que exijan el cumplimiento de los principios fundamentales.

• Utilización de distintos socios o equipos con líneas de mando diferenciadas para la prestación de servicios, que no brindan un grado de seguridad a un cliente de un encargo.

• Publicación de políticas y procedimientos para alentar y capacitar al personal para que comunique a los niveles superiores dentro de la firma cualquier cuestión relacionada con el cumplimiento de los principios fundamentales que les pueda preocupar.

En este apartado exponemos qué debe tener en cuenta una firma de auditoría o un revisor fiscal al

momento de evaluar la aceptación de continuidad de las relaciones con sus clientes, ya que la NICC 1 menciona que se requiere revisar que el cliente sea íntegro, que al desarrollar el encargo se pueda cumplir con los requerimientos de ética expuestos en el Código de Ética de la IFAC y en la Ley 43 de 1990, y que los responsables de realizar el encargo cuenten con la capacidad, tiempo y recursos para hacerlo.

Identificar posibles conflictos de interésSe requerirá que el revisor fiscal o la firma investiguen:

• La reputación de la empresa, con el fin de identificar si existen condenas, sanciones o investigaciones sobre estos.

• La naturaleza de las actividades del cliente y sus prácticas empresariales, atendiendo si

3. Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes

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Análisis


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presentan alguna relación con actividades de enriquecimiento ilícito, lavado de activos o financiación del terrorismo.

• Verificar la actitud y condiciones expuestas por los propietarios de la entidad y del representante legal, en aras de obtener información sobre qué tan receptivos son ante los pro-cesos de auditoría y de preparación de información contable, si existen limitantes u obstáculos para realizar la auditoría, si tienen un gran em-peño en contratar los honorarios del encargo a un bajo costo y, por último, verificar si son personas de ética cuestionable.

Para obtener la información expuesta se requerirá:

• Revisar las bases de datos de antecedentes.

• Consultar la lista Clinton.

• Revisar los estados financieros y el detalle de sus notas.

• Revisar comunicados expuestos por personas o entidades que presten o hayan prestado servicios a dicha entidad, y consultar si se pagaron los honorarios pactados, si hubo diferencias de opinión, cuál es su concepto sobre la entidad y sus actividades; si existieron exigencias poco razonables o hubo una falta de compromiso por parte de los miembros de la entidad.

• Realizar indagaciones con terceros (como bancos, asesores jurídicos, clientes y otras empresas del sector) que puedan dar cuenta del compromiso y responsabilidad de la entidad con sus obligaciones contractuales.

Dependiendo de la información recolectada, la firma o el revisor fiscal identificará si debe crear o continuar una relación con la empresa, no sin antes identificar la capacidad de la firma o del revisor fiscal para atender la actividad del cliente, ya sea que este sea nuevo o haya incursionado en

una nueva actividad en la que no se posea la competencia, capacitación, ni especialización necesaria.

Competencia, capacidad y recursos de la firma de auditoríaLa firma o el revisor fiscal no solo deben evaluar al cliente, sino también definir si están calificados para asumir el encargo, es decir, que cuentan con los recursos (tiempo y personal de apoyo, como asistentes de auditoría) y la capacidad suficiente (conocimiento de las leyes y reglamentaciones).

Por tanto, se espera que se estudie en detalle si el personal que asumirá la labor:

• Tiene conocimiento del sector y actividad que desarrolla la empresa.

• Cuenta con la competencia, experiencia y capacidad técnica requerida por las Normas de Ase-guramiento de la Información, las Normas Internacionales de Informa-ción Financiera, la Ley 43 de 1990 y demás normas concordantes con la actividad del profesional contable.

• Puede cumplir con las fechas límite de entrega acordadas con el cliente.

• Cuenta con expertos disponibles en caso de que el encargo lo requiera.

Luego de cumplir con los pasos enunciados en los anteriores párrafos, si la firma o el revisor fiscal no identifican riesgos significativos que impidan aceptar la relación con el cliente, o que generen amenazas, se puede proceder realizando una propuesta en la que se especifique el alcance de la auditoría, los procedimientos a realizar, quiénes serán los encargados de la labor por ejecutar y el tiempo y honorarios específicos que deberán cumplir las partes interesadas.

Cuando se acepta un cliente sin atender este aspecto, se pierde la imagen de calidad de la firma, se cae en el riesgo de afrontar implicaciones legales, y además se descuidan otros contratos con clientes.

Renuncia al encargo o a la relación con el clienteSi se presenta algún riesgo o amenaza, se puede exponer dicha situación ante los responsables de gobierno o ante la dirección de la entidad, a fin de que se adopten las medidas correspondientes que permitan eliminar o reducir dichos riesgos. En caso de que la conclusión sea renunciar al encargo o a la relación con el cliente, bien sea porque las amenazas que se presentaron no se pueden dismi-nuir con ninguna salvaguarda, o debido a que se asumiría un riesgo demasiado alto al continuar con la relación contrac-tual, la firma o el revisor fiscal deberán:

• Discutir dicha situación con los responsables de gobierno y la dirección de la entidad, exponiendo las situaciones por las cuales se presenta tal decisión.

• Documentar las comunicaciones que se hayan realizado a los responsables de gobierno y a la dirección, junto con el proceso descrito en anteriores párrafos (producto de las consultas, inspecciones, indagaciones y con-clusiones de la investigación sobre el cliente y de la competencia de la firma o revisor fiscal en el encargo).

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Evaluación de las competencias y recursos de la firma

Ante la propuesta de atender encargos de auditoría, ya sean de clientes nuevos o antiguos, la firma debe percatarse de contar con las competencias, capacidades y recursos requeridos para llevar a cabo la labor. Por tanto, y conforme a lo expuesto en la NICC 1 sobre los elementos del sistema de control de calidad, hemos diseñado esta guía para que quienes estén al frente de la firma de auditoría o del encargo puedan tener un soporte de que están llevando a cabo el proceso de verificación inicial de sus competencias y recursos.

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Relaciones con clientes en los encargos de auditoríaLa implementación del sistema de control de calidad en las firmas de auditoría re-quiere que las relaciones comerciales con clientes no se antepongan a la calidad con que se desarrollan los encargos. Men-cionamos algunas estrategias que puede implementar para cuidar estas relaciones.

La consecución de clientes es una prioridad tanto para los auditores y revisores fiscales que actúan como profesionales independientes, como para las firmas de auditoría, pues asegura los ingresos suficientes para que el negocio pueda sostenerse y crecer.

La fuerte competencia existente en el sector puede ocasionar que las firmas de auditoría y los profesionales independientes adopten prácticas que van en contra de la ética y de la calidad con que deberían ejecutar los encargos, tales como ceder ante las presiones del cliente (porque este representa una porción importante de los ingresos, por ejemplo), aceptar encargos sin contar con los recursos y la capacidad para desarrollarlos, ofrecer precios por debajo del precio del mercado, entre otras. Este tipo de prácticas afectan la imagen de la firma o del profesional ante los clientes.

Consecuencia de lo anterior, los requerimientos de calidad son enfáticos en exigir que la firma diseñe políticas y procedimientos que aseguren que las relaciones comerciales que sostengan con sus clientes no vayan en contravía de la ética y la calidad que debe imprimirse a cualquier encargo que se desarrolle, puesto que “un factor de mercadotécnica importante para una firma de contabilidad profesional es ganarse la reputación de prestador de servicios de alta calidad”1.

Algunas estrategias que podría implementar la firma se explican a continuación:

Cuidar el tono y actitud de la dirección de la firma

Los miembros directivos de la firma, al igual que los socios de la misma en el caso de firmas de auditoría, y los profe-sionales que ejercen individualmente de-ben cuidar el tono y la actitud con la que se dirigen al personal que apoya la eje-cución de los encargos, en lo referente a la forma de relacionarse con los clientes. Esto involucra que las órdenes, las con-versaciones que sostienen entre sí los directivos y el personal de la firma, y en general todas las comunicaciones que se den al personal (formales e informales) sean congruentes con las políticas y pro-cedimientos de la firma, así como con los requerimientos éticos. Cuando estos aspectos se dejan de lado por mantener clientes que no demuestran integridad o de los que se tienen dudas respecto a la independencia u objetividad, se envía el mensaje de que la calidad no es una prioridad para la firma, lo que desmotiva al personal encargado y conlleva que los encargos no se desarrollen de la forma en que deberían.

Rotación del equipo de auditoría

Para evitar situaciones en las que un socio tenga demasiada cercanía con un cliente, se debe establecer una política sobre la rotación de los socios clave en el desarrollo de un encargo, entre los que se encuentran:

• El socio del encargo.

• El profesional responsable de la revisión del control de calidad del encargo.

• Otros socios que participen y decidan sobre asuntos significativos respecto al encargo.

Si el cliente es una entidad de interés público, la rotación de los socios clave debe hacerse cada siete (7) años, y solo podrán ser nuevamente parte del equipo del encargo una vez transcurra un plazo de dos (2) años, según el párrafo 290.149 del Código de Ética. En el caso de clientes que no son entidades

de interés público o cotizadas, solo se debe realizar la rotación si se considera necesaria.

Es importante tener en cuenta que en las entidades vigiladas por la Superfinanciera el revisor fiscal puede contar con un período máximo de cinco (5) años y podrá ejercer de nuevo ese cargo una vez hayan transcurrido dos (2) años.

En el caso de profesionales ejercientes individuales, la rotación no es una opción. Por tanto, el contador público deberá implementar las salvaguardas necesarias para proteger su independencia y objetividad frente al cliente.

Revisión del cliente antes de aceptar el encargo

Antes de aceptar cualquier encargo, la firma de auditoría debe asegurarse de la integridad del cliente, independientemente de si se trata de uno nuevo o de uno con el que ha trabajado y con el que se pretende continuar relaciones. En este punto también debe revisarse la integridad de aquellos que ejerzan influencia significativa sobre el cliente, ya que determinarán las decisiones y comportamiento del mismo.

De igual manera, se hace imperativo permanecer atento a la existencia de presiones, para mantener el costo del encargo por debajo de los precios justos que debe cobrar la firma. Lo anterior, puesto que ante una situación de este tipo no es posible desarrollar un trabajo con la calidad requerida; además se puede anticipar que para el cliente la auditoría no es una prioridad, y que las recomendaciones realizadas no se tomarán con la seriedad que ameritan.

La revisión del cliente antes de realizar el encargo no debe saltarse en ningún caso, ya sea por presiones económicas de conseguir un nuevo contrato o por preocupaciones de cualquier otro tipo, ya que la firma de auditoría o el profesional contable se exponen a que su reputación se vea afectada respecto a otros clientes.

1 Página 30 de la Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría de la IFAC. 3ra edición.

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Política sobre regalos y cortesías de los clientes

Los clientes pueden desarrollar relaciones cercanas con la firma de auditoría, las cuales pueden, en un momento determinado, generar conflictos de intereses. En este sentido, resulta conveniente crear una política que regule hasta qué punto los empleados y socios pueden aceptar obsequios sin comprometer su objetividad. Adicionalmente, es útil llevar un registro o una base de datos de los obsequios y cortesías recibidos.

En las NIA, prólogo del Código de Ética para Contadores, ha quedado explícitamente señalado que en los casos en que un profesional contable acepte regalos o un trato preferente por parte de un cliente (salvo que el valor sea insignificante o intrascendente), se generaría una amenaza de familiaridad para el profesional de la contabilidad.

Un ejemplo de lo mencionado líneas atrás es el caso de un auditor que en el ejercicio de sus funciones acepte por parte de la gerencia de la empresa auditada un viaje doble sin vínculos empresariales, a manera de incentivo por los resultados revelados en los informes, aun cuando dicho incentivo es posterior a la operación y no establece una relación contractual, sino que es originado de la voluntad e incentivo del otorgante. Ahora bien, si el profesional en cuestión acepta el regalo del cliente, de tal situación puede surgir una amenaza de interés propio o de familiaridad en relación con la objetividad; la posibilidad de que dichos ofrecimientos se hagan públicos puede originar una amenaza de intimidación en relación con la objetividad.

A propósito de lo anterior, cabe mencionar que la existencia de una amenaza y la importancia de la misma son dependientes de la naturaleza, valor e intención del ofrecimiento realizado por parte de la empresa auditada o el miembro específico de la misma.

Si un tercero con juicio y bien informado, sopesando todos los hechos y circunstancias específicas, considera

Rotación del equipo de auditoría: ¿cuándo debe hacerse?

La rotación de los socios clave del equipo de auditoría (párrafo 290.149 del Código de Ética) es fundamental para preservar su independencia. Los requerimientos al respecto difieren si se trata de una firma o un profesional individual, y si el cliente es o no una entidad de interés público, así:

¿Quiénes son los socios clave?- Socio del encargo.- Revisor del control de calidad del encargo (ver NIA 220).- Cualquier otro socio que decida sobre asuntos

significativos del encargo.

¿Qué es una entidad de interés público?- Es una entidad cotizada o que capta, maneja o administra

ahorro del público.

Si el cliente es una entidad de interés público, los socios clave:- Deben rotar cada siete (7) o cinco (5) años si es el revisor

fiscal de una entidad vigilada por la Superfinanciera.- Podrán exceder los siete (7) años si no se cuenta con el

personal suficiente (caso de profesionales individuales) y la reglamentación lo permite.

- Nuevamente podrán hacer parte del equipo, siempre y cuando hayan transcurrido dos (2) años.

Si el cliente no es una entidad cotizada:- La rotación debe realizarse solo si se considera necesaria.

Revisar la participación del cliente en los ingresos de la firma

Algunas firmas de auditoría pueden depender de algún cliente que representa una proporción importante de sus ingre-sos, sobre todo en los casos en los que la firma es pequeña. En una situación así, algunos clientes podrían tener el poder de intervenir en el desarrollo del encargo.

Es importante que las firmas o los profesionales independientes se

aseguren de aplicar las salvaguardas necesarias para que la relación con este tipo de clientes no les impida desarrollar el encargo con la objetividad e independencia requeridas. Algunas de esas salvaguardas podrían relacionarse con la rotación del equipo del encargo, mientras que otra solución podría ser diversificar los servicios de la firma, de forma tal que a través de la consecución de nuevos clientes se pueda equilibrar el conflicto con el que la independencia se ve amenazada.

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que los regalos o las invitaciones que se ofrecen son insignificantes e intrascendentes, el profesional de la contabilidad en ejercicio puede concluir que el ofrecimiento se realiza en el curso normal de los negocios, sin que exista intención específica de influir en la toma de decisiones o de obtener información. En estos casos, el profesional de la contabilidad en ejercicio generalmente puede concluir que cualquier amenaza que pudiera existir en relación con el cumplimiento de los principios fundamentales está en un nivel aceptable a la luz de lo indicado en las NIA.

El profesional de la contabilidad en ejercicio evaluará la importancia de cualquier amenaza que pueda existir y, en los casos en que resultara necesario, tendría la obligación de aplicar salvaguardas para eliminarla o reducirla a un nivel aceptable. Esto último, en la medida en que pueda proporcionar las garantías del cumplimiento de la auditoría bajo los principios señalados en las NIA. Veamos el siguiente ejemplo:

El auditor es participante del comité directivo de la empresa auditada, para el cual se planea una invitación exclusiva a una cena. Si bien la naturaleza del incentivo no es directa y se puede evaluar la implicación de una amenaza, el auditor debe apelar a la objetividad de su ejercicio y denegar la asistencia a dicho evento, siempre que no implique un acto de carácter administrativo-empresarial en el que se desarrollen temáticas de vinculación directa con la empresa y que, por el contrario, conlleve una actividad al margen de sus funciones.

Cuando las amenazas no se puedan eliminar o reducir a un nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas, el profesional de la contabilidad en ejercicio de auditor o revisor fiscal se encontraría en la obligación de no aceptar el ofrecimiento de la empresa o personal asociado a la entidad auditada.

Cómo realizar la evaluación de inhabilidadesLa evaluación de las inhabilidades tiene el propósito de asegurar la idoneidad del profesional para desempeñar las funciones con las cuales se comprometerá. Consiste en que el contador se cerciore de que no existan circunstancias que influyan en la objetividad e independencia con la cual debe actuar en el desarrollo de su labor.

Las disposiciones legales que guían el ejercicio profesional establecen algunas situaciones particulares que generan inhabilidad para el contador publico, al tiempo que señalan el plazo necesario que debe esperar para superar la inhabilidad. Por lo anterior, el contador debe realizar en primera medida la evaluación de estas condiciones, para lo cual puede consultar los artículos 205 y 215 del Código de Comercio y los artículos 48, 50 y 51 de la Ley 43 de 1990.

El artículo 42 de la ley en mención (Ley 43 de 1990), por su parte, señala que es deber del contador público rehusarse a prestar sus servicios cuando existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio de su profesión. Esto implica que:

• El contador debe evaluar de forma individual, para cada uno de los contratos que pretende ejecutar, si existen condiciones que impliquen una inhabilidad.

• Las inhabilidades no se limitan a las señaladas taxativamente en las normas. Estas pueden surgir de situaciones particulares de cada uno de los encargos.

En atención a lo anterior, las inhabilidades siempre deben ser evaluadas en el contexto del Código de Ética (contenido en el artículo 37 de Ley 43 de 1990 y en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015). Para esto debe observar los principios y amenazas explicados en ellos.

A continuación compartimos algunas situaciones que generan mayor confusión para los contadores públicos cuando consideran aceptar un contrato:

¿El contador público puede ser el revisor fiscal o el auditor externo de algún familiar?

No. El artículo 50 de la Ley 43 de 1990 señala que el contador público no puede prestar sus servicios como auditor externo, revisor fiscal, interventor de cuentas o árbitro en controversia de orden contable cuando el usuario de sus servicios sea cualquiera de los siguientes:

• Padres, hijos, tíos, hermanos y primos.

• Hijos adoptivos y padres adoptantes.

• Cuñados, suegros, yernos o nueras, e hijastros.

¿Y de la esposa o esposo?

Nótese que dentro del artículo 50 de la Ley 43 de 1990 no se incluye una prohibición expresa que impida al revisor fiscal prestar sus servicios a su cónyuge. Sin embargo, lo más común en esta situación es que el contador no pueda desarrollar su labor con objetividad e independencia, por lo cual es recomendable que se abstenga de realizar este encargo.

¿El profesional contable puede ser el contador público de su familiar?

Para actuar como contador público no existe una prohibición expresa tal como la que se incluye para el revisor o el auditor externo en el citado artículo 50 de la Ley 43 de 1990. En este sentido, es posible que el contador público firme los estados financieros de su familiar. No obstante, es necesario aclarar que el profesional contable deberá evaluar si su cercanía con dichas personas afecta en algún grado la independencia con la que debe desarrollar su trabajo. Esto es general a todos los servicios que realice el contador.

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Por tanto, podrá actuar como contador público, pero evaluando primero si no representa una amenaza para su profesión.

¿El contador público de una empresa puede pasar a ser revisor fiscal o auditor externo?

En esta situación debe observarse el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, que señala que el contador público deberá esperar por lo menos un término de seis (6) meses después de haber cesado en sus funciones para desempeñarse como auditor externo o revisor fiscal en una entidad. Este mismo término debe esperarse cuando se vaya a desempeñar en alguna de las subsidiarias o filiales de la empresa.

Al respecto, es importante mencionar que el contador que decida aceptar esta designación debe, después de cumplido el término de los seis meses, aplicar las salvaguardas que considere convenientes, relativas a la amenaza de autorrevisión que puede generarle el dictaminar información en la que posiblemente haya participado cuando ejerció como contador público, incluida la revisión de saldos iniciales o revisión de información de períodos anteriores.

¿El auditor interno de una empresa puede pasar a ser el contador público?

El Consejo Técnico de Contaduría Pública –CTCP–, en el Concepto 344 del 2 de abril de 2019, explica que es posible que el auditor interno que estuvo vinculado como un empleado de la entidad pase a ocupar el cargo de contador público, sin necesidad de esperar ningún tiempo; lo único que deberá evaluar es la existencia de posibles amenazas, de conformidad con las normas éticas.

¿El auditor interno de una empresa puede pasar a ser el revisor fiscal?

En este caso el auditor debe esperar un término de seis (6) meses para ser nombrado revisor fiscal, según lo mencionado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990. Antes de dicho lapso estaría incurriendo en una inhabilidad.

Esta directriz también se encuentra implícita en el párrafo 290.126 del Código de Ética, pero de una forma más general. En dicho párrafo se expone que las relaciones familiares y personales que sostenga un revisor fiscal o auditor externo con miembros de una organiza-ción (dependiendo del cargo que estos ocupen y el alcance de su influencia sobre las decisiones de la compañía) dan lugar a amenazas de interés propio, intimidación o familiaridad que afectan la aplicación del principio de indepen-dencia (ver página 13) por parte del contador. Amenazas de este tipo solo pueden ser reducidas a un nivel acepta-ble retirando al auditor externo o revisor fiscal del encargo o estructurando su responsabilidad (si hace parte de una fir-ma de auditoría), limitándolo a no tratar situaciones que generen una relación directa con su familiar o amigo.

Como se evidencia en anteriores párra-fos, los profesionales contables deben atender, además de los lineamientos descritos en la Ley 43 de 1990, los prin-cipios incluidos en el Código de Ética de la IFAC. En concordancia con la mencio-nada ley, en la sección 290 se pueden re-visar conceptos que tienen que ver con el compromiso y responsabilidad que tiene el revisor fiscal ante las relaciones con los clientes.

Al respecto, se precisa que los vínculos de tipo mercantil, intereses financieros, acuerdos de distribución, acuerdos de comercialización, acuerdos para la prestación de servicios o transferencia

Lista de chequeo para evaluar la aceptación o continuidad de la relación con clientes

Es un modelo de la lista de chequeo que debería realizar el encargado de control de calidad de la firma o el auditor independiente al momento de reportar los procedimientos utilizados para identificar si el cliente es posiblemente riesgoso, o si realiza prácticas indebidas o irregulares que generen amenazas a la independencia del equipo encargado de la auditoría. Esta herramienta permite tener un soporte de que se realizó el debido proceso de evaluación del cliente.

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de productos (sea con la organización, con los socios de esta o con alguno de sus colaboradores) que establezca el auditor externo o el revisor fiscal pueden dar lugar a amenazas de interés propio o de intimidación.

Cuando entre el auditor externo o revisor fiscal existan relaciones de este tipo con clientes o con miembros, se debe evaluar si dicha relación es inmaterial o irrelevante para los usuarios de la información. De lo contrario, se deben aplicar las salvaguardas que eliminen o reduzcan las amenazas que puedan presentarse. Entre estas salvaguardas se encuentran: eliminar o reducir la importancia de las transacciones entre las partes, abstenerse de aceptar el encargo, o retirar a la persona miembro del encargo que presente relaciones comerciales con los clientes, en las condiciones mencionadas anteriormente.

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4. Recursos humanos

El elemento de recursos humanos está relacionado con el hecho de proporcionar una seguridad

razonable de que existe el personal idóneo para realizar los encargos que se le destinen. Así pues, la eficiencia de la labor de un contador o de un grupo de auditoría se verá directamente influenciada por la buena gestión de control que se haga sobre este tema.

A quien sea designado para estar al tanto de los controles y procedimientos en torno a la gestión de los recursos humanos, ya sea el contador independiente o, en el caso de una firma de auditoría, a uno de sus integrantes, se le nombrará en adelante como “encargado”, y a la persona que se espere contratar o sea contratada para ejecutar el encargo se le denominará “contador”. A continuación, mencionamos qué prácticas puede implementar para asegurarse de que el sistema de control relacionado con este tema sea eficiente.

Selección y retención del personalEs conveniente que el encargado revise constantemente el programa de selección y retención de personal, y actualice sus procesos conforme a las necesidades de recursos que se perciban. Para el proceso de selección se deben tener en cuenta:

• Requerimientos de servicio profesional: antes de iniciar el proceso de selección se recomienda que el encargado determine plenamente las necesidades de los clientes, el objeto social de las compañías que asesora y las normas técnicas aplicables según su legislación. Lo anterior, a fin de que pueda identificar las características que debe tener el contador. Adicionalmente, debe atender las estadísticas y revisar el tiempo de ejecución de los procesos, para establecer cuántos contadores se requieren y examinar si existen períodos que indiquen alzas en el volumen de información a revisar, con el objetivo de prever la escasez de personal.

• Habilidades y capacidades que deben reunir los empleados: este proceso, en conjunto con el anterior, se realiza con antelación a los procesos de selección, y consiste en la identificación de las capacidades y habilidades requeridas por parte del contador (principiante, intermedio o avanzado), en aras de diseñar un perfil y un manual de funciones específico para que se cumpla con el objetivo del encargo. Entre estas condiciones están: 1) que la persona sea un contador público certificado por la JCC, o un estudiante de últimos semestres de contaduría pública, 2) que cuente con experiencia en labores de aseguramiento y auditoría, 3) que tenga capacidad de trabajo en equipo, 4) que

conozca los lineamientos que debe aplicar en cuanto a normas técnicas de información financiera y normas de aseguramiento, entre otras capacidades o habilidades requeridas para cada nivel.

• Procesos de selección: en este punto se debe definir la forma en la que se reclutará el personal, ya sea de forma activa a través de convocatorias, o de forma pasiva al estilo de los conocidos “caza talentos”, quienes identifican personal por medio de plataformas tecnológicas o en universidades, para posteriormente enviarle una vacante de forma puntual. Para ejecutar el proceso de selección el encargado debe establecer un perfil del empleado, definiendo aspectos tales como escolaridad, disponibilidad, experiencia, entre otros.

• Procedimientos estándar para entrevistas de trabajo: en esta etapa se diseñan las pruebas que deberán ejecutar los candidatos, y se preparan los lineamientos que les serán expuestos,relacionados tanto con las funciones a desempeñar, como con las características del cargo. Posteriormente, se realiza una preselección de los aspirantes, y en el proceso de selección se verifican sus referencias, historial académico y profesional, y demás características asociadas a la independencia. De igual manera se debe revisar si dichos candidatos pertenecen a la lista Clinton, si tienen inhabilidades, multas, sanciones u amonestaciones por parte de la JCC, entre otros factores. Por último, en el proceso de la entrevista se debe documentar el historial de respuestas por parte del candidato y las fortalezas o debilidades detectadas por el reclutador.

• Material de orientación: el material de formación está asociado a los manuales de políticas de la entidad,

Es conveniente que el encargado

revise constantemente el programa de selección y retención de personal, y actualice sus procesos conforme a las necesidades de recursos que se perciban

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Modelos y formatos

manuales de funciones (que serán actualizados continuamente por quien designe el encargado) y a las capacitaciones que atañen a las normas legales y de conducta ante la revisión de soportes contables, la emisión de estados financieros, las funciones del revisor fiscal y las políticas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (los cuales serán diseñados de acuerdo con la normatividad vigente; para nuestro caso, las leyes 43 de 1990, 222 de 1995, 1474 de 2011, entre otras). A su vez, se debe incluir material de información financiera y aseguramiento (en este punto el encargado puede valerse del material de apoyo emitido por la IFAC y el IASB para diseñar el material de orientación).

• Período de prueba y evaluación de desempeño: el período de prueba es un tiempo de acoplamiento y capacitación inicial, en el que se identifican los resultados de la persona que llevará a cabo la labor de auditoría o revisoría fiscal. Para preparar este proceso el encargado debe establecer inicialmente los objetivos a cumplir por parte del aspirante, y comunicárselos, documentar el proceso de capacitación y retroalimentación establecido (se sugiere diligenciar una lista de chequeo de las funciones y objetivos cumplidos) y diligenciar los documentos en los que quede en manifiesto que la persona contratada no tiene conflictos de intereses con el cliente, que es independiente y aplica las políticas de confidencialidad requeridas.

• Desarrollo profesional: ofrecer oportunidades de desarrollo profesional es quizá la mejor manera de retener al personal. Entre el proceso de entrevista y capacitación se deben exponer las ventajas y habilidades que adquirirá quien ejecute las labores, a qué vacantes podrá aspirar a futuro y si existen incentivos educativos.

Desarrollo profesional continuoDe acuerdo con las Normas Internacio-nales para la Educación –IES– 7 y 8, los profesionales contables deben practicar un aprendizaje permanente y continuo, a fin de cumplir con las competencias re-queridas para la labor. El encargado de-berá preparar programas y material para el desarrollo profesional de los miem-bros del encargo, y realizar pruebas de competencia para hacer seguimiento de este (se sugiere una evaluación periódica y la revisión de los registros del progra-ma de aprendizaje profesional).

Asignación de los equipos para apoyar cada encargoPara realizar una adecuada asignación de funciones y responsabilidades el encargado debe:

• Planificar la asignación del equipo del encargo (ver NIA 220).

• Verificar las competencias de los contadores y las necesidades del encargo.

• Verificar si el contador cumple con las competencias necesarias, de acuerdo con las evaluaciones realizadas en el proceso de selección. Entre dichas competencias se encuentran las siguientes:

- Conocer el encargo.

- Tener experiencia relevante y formación para participar en la ejecución del encargo.

- Conocer las normas técnicas y legales requeridas en la legislación colombiana.

- Experiencia en asuntos técnicos en materia contable.

- Conocer la naturaleza de las operaciones de la entidad y del sector al que esta pertenece.

- Habilidades de experticia y juicio profesional.

- Conocer los lineamientos éticos que rigen su conducta.

• Establecer una política para que se comunique al cliente (y a la firma, si es el caso) la identidad y función del contador.

• Documentar en cronogramas o derroteros las responsabilidades, competencias y funciones del contador.

• Documentar las normas técnicas y legales con base en las cuales se realizarán los encargos.

Dicho lo anterior, cabe resaltar que las funciones deberán ser distribuidas de acuerdo con las capacidades de cada contador, asignando menor responsabilidad cuando hay menor cualificación, junto con un seguimiento por parte del personal con mayor experiencia.

Sistema de control de calidad aplicado a recursos humanos en un encargo de auditoría

En esta guía usted encontrará una lista de chequeo con los pasos que debe seguir una firma de auditoría o un auditor al momento de ejecutar un sistema de control de calidad a los procesos de recursos humanos en la firma o en el personal contratado por el auditor independiente.

http://actualice.se/9lj8

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Cumplimiento de las políticas de control de calidadPara administrar el cumplimiento de este ítem el encargado debe preparar el seguimiento, establecer un proceso de cumplimiento de las políticas y tomar medidas correctivas.

Preparación del seguimiento

Consiste en diseñar diferentes tipos de evaluación, dependiendo del grado de responsabilidad, el cargo y la función desarrollada por cada contador, teniendo en cuenta para la evaluación los aspectos relativos a la aplicación del conocimiento técnico y a la conducta en torno a la ética. Asimismo, dicha preparación implica definir en qué grado influirán en la evaluación las conclusiones emitidas por compañeros, subalternos, supervisores y clientes (por ejemplo, se pueden aplicar porcentajes para cada competencia o conclusión de un tercero, con el fin de realizar una evaluación más completa).

Proceso de cumplimiento de las políticas

Para llevar a cabo este proceso el encargado debe:

• Revisar el consolidado de las conclu-siones emitidas por los clientes, com-pañeros, subalternos y supervisores en torno a la labor del contador.

• Revisar el desempeño ejercido por el contador en cuanto a aspectos técnicos, contables y de conducta.

• Incluir y documentar las consecuen-cias que recaerían en el contador en caso de incurrir en incumplimiento de normas, omisión, falta de diligencia, abuso, elusión, etc.

Medidas correctivas

Dependiendo de las circunstancias y los resultados de la evaluación de cumplimiento, entre las medidas correctivas están:

• Entrevistar a las personas involucradas.

• Asesorar y orientar al contador.

• Llevar a cabo reuniones donde se realicen una retroalimentación y un seguimiento para asegurarse de que se han mejorado las situaciones a resolver.

• Adoptar medidas para proteger los intereses de los clientes y posibles usuarios de la información a través de:

- Llamados de atención o invitaciones a mejorar.

- Documentar dichas situaciones en el expediente del contador.

- En caso de una situación grave escalar el proceso a la JCC.

Recompensa al cumplimientoCon el fin de demostrar que además de esperar buenos resultados por parte de los miembros del equipo de trabajo, el encargado también está comprometido con un sistema de control de calidad sólido y efectivo, este velará por:

• Hacer un refuerzo positivo de forma constante.

• Reconocer las actitudes organizacio-nales que estos demuestren (innova-ción, cooperación, liderazgo, eficien-cia, integridad, transparencia, etc.).

• Diseñar un formato de evaluación específica para cada rol y progra-mar un seguimiento personal en el que tenga en cuenta las opiniones de diferentes supervisores, y una au-toevaluación por parte del contador (tanto de sus habilidades técnicas, como de su conducta).

• Documentar los comentarios de los clientes respecto a la labor ejecutada por el contador (habilidades de co-municación y analíticas, puntualidad, responsabilidad, orden, entre otras).

Con base en las expectativas y resultados identificados en los anteriores ítems, el encargado debe definir niveles de remu-neración, bonos, promociones, desarro-llo profesional, entre otros incentivos. Cabe anotar que no estamos infiriendo que por el hecho de recibir una re-compensa el contador deba demostrar dichas actitudes, pero sí consideramos eficiente que se generen estímulos.

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De acuerdo con los lineamientos expuestos en el párrafo 16 de la Norma Internacional de Control

de Calidad –NIIC 1–, este elemento aborda el control que ejerce la firma de auditoría o el revisor fiscal con relación a la ejecución de las labores de sus colaboradores en pro del desarrollo del encargo de auditoría. A continuación, mencionamos algunos de los aspectos que esta norma exige.

Se requiere que la firma de auditoría o el revisor fiscal diseñen procedimientos o políticas que proporcionen una seguridad razonable de que los encargos son desarrollados atendiendo los lineamientos de las Normas de Aseguramiento de la Información –NAI–, la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio y demás normas que atañen al ejercicio de la revisoría fiscal. Estas políticas deben abordar las cuestiones que fomenten la calidad de la realización de los encargos y responsabilidades de supervisión y revisión de los mismos.

Cabe anotar que se espera que las políticas se establezcan considerando que existen colaboradores con mayor experiencia que otros, de manera que la responsabilidad en la labor de supervisión y revisión dependerá del rol que ocupe cada uno de estos en el encargo, de su capacidad técnica y su experiencia.

Para facilitar la labor de control de calidad en los encargos, tanto la firma como el revisor fiscal y los colaboradores pueden apoyarse en:

• Manuales y procedimientos para ejecutar los encargos.

• Plantillas o guías de comunicaciones con terceros bancos, administra-dores, responsables de gobierno, colaboradores, etc.).

• Materiales de estudio.

• Programas de formación profesional.

• Normatividad.

Se espera que en la realización del encargo se atiendan políticas de planificación, supervisión y revisión.

PlanificaciónSe entiende como planificación la organización del equipo de trabajo, sus funciones, responsabilidades, objetivos, alcance y la observancia de todos los puntos clave que estén expuestos en la actividad que se realizará. Al momento de planificar se espera que también se establezcan las responsabilidades de cada colaborador en cuanto a la supervisión y revisión que se deben ejercer en el encargo. Para cumplir la fase de planificación se debe:

• Atender las situaciones que se hayan detectado en el momento en que se hizo el análisis respecto a aceptar o continuar con el cliente.

• Verificar que lo detectado en el análisis de recursos humanos efectivamente cuenta con la formación e información adecuada para atender el encargo.

• Considerar si se requiere la participación de expertos o especialistas.

• Determinar la disponibilidad de quienes serán los integrantes del equipo de trabajo que ejecutará el encargo.

• Establecer el rol y las responsabilidades de cada uno, en proporción a su capacidad técnica, experiencia y cargo.

• Identificar los objetivos y las expectativas que se esperan cumplir con la ejecución del encargo.

• Desarrollar una estrategia de trabajo y seleccionar las directrices que se deben seguir ante la detección de riesgos de incorrección material.

SupervisiónLa supervisión dependerá de los grados de responsabilidad que tengan los colaboradores. Quienes estén a cargo de la supervisión deberán:

• Diseñar el procedimiento que se debe seguir para notificar y comunicar el proceso de realización del encargo.

• Determinar si hay situaciones que im-pliquen realizar cambios en la ejecu-ción del encargo, y modificar algunos procedimientos de ser necesario.

• Proporcionar ayuda a los colabora-dores en asuntos técnicos, juicios, interpretaciones o estimaciones y, a su vez, evaluar sus habilidades y actuaciones en el encargo.

• Establecer un seguimiento del avance del encargo, evaluando la efectividad, eficacia y eficiencia de la labor desarrollada.

• Identificar y comunicar los asuntos que se tengan como relevantes o de alta consideración durante la auditoría.

El supervisor debe velar porque la realización del encargo esté bien ejecutada y se posea suficiente evidencia documental de que se han practicado los procedimientos requeridos por las NAI.

RevisiónLos profesionales con mayor experiencia serán los designados para revisar los resultados de la ejecución del encargo. Para esto deberán evaluar que:

• El encargo se haya desarrollado de conformidad con los requerimientos de las NAI.

• La documentación y los comentarios realizados por el equipo del encargo respalden sus conclusiones.

• Se plantearon las cuestiones significativas.

5. Realización del encargo de auditoría

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• Se realizaron las consultas pertinentes ante la dirección y los responsables de gobierno.

• Se cumplieron los objetivos del encargo.

Este proceso implica documentar la información revisada, para lo cual se puede hacer uso de plantillas adecuadas al nivel de cada encargo. También será eficiente realizar una reunión luego de la revisión, a fin de cerciorarse si los miembros del equipo y el supervisor (o supervisores) están satisfechos con la labor realizada.

La revisión de control de calidad del encargo es el conjunto de políticas y procedimientos elaborados por una firma de auditoría, que le permiten llevar a cabo una evaluación de su trabajo durante la ejecución de un encargo, con el fin de generar confianza para la emisión del informe sobre los siguientes elementos:

• Los juicios significativos que se haya formulado.

• Las conclusiones alcanzadas para efectos de la formulación del informe.

A continuación, se abordan una serie de inquietudes que permiten conocer cómo efectuar una adecuada revisión de control de calidad del encargo:

¿Por qué es necesario realizarla?

Durante la etapa de planeación, o incluso durante la ejecución de un encargo, pueden existir diferentes circunstancias que influyen en los juicios y las conclusiones que se formarán el equipo y el socio del encargo. Estas circunstancias pueden estar asociadas con el objeto del encargo, o directamente con el socio del encargo. De ahí la necesidad de realizar una revisión sobre estos elementos, dado que estos son los insumos que utiliza el socio al final del encargo para la emisión de su informe.

Es importante señalar que, aunque la revisión no reduce la responsabilidad

del socio de la firma frente al encargo, permite resolver oportunamente cualquier cuestión significativa que hubiese surgido en la fecha del informe, o incluso antes.

¿En qué encargos es necesario realizar una revisión?

La NICC 1 define dos situaciones en las que se debe determinar si es convenien-te o no de realizar una revisión:

• Cuando se trate de encargos de auditorías de estados financieros de entidades cotizadas siempre se requiere una revisión.

• Para encargos distintos al mencionado en el punto anterior, la firma de auditoría es quien debe establecer los criterios para determinar si resulta adecuado realizar la revisión. Esto último, en función de los riesgos asociados y la complejidad que conlleva la ejecución de cada uno de ellos.

El documento Guía de control de calidad para pequeñas y medianas empresas de la IFAC menciona algunas situaciones que podrían dar lugar a que se realice una revisión del control de calidad del encargo –RCCE– una vez se haya iniciado el trabajo. Entre ellas se mencionan las siguientes:

• Cuando de alguna forma resulta com-prometida la independencia de los socios del encargo frente al cliente.

• Cuando el objeto del encargo se relacione con organizaciones importantes para comunidades específicas o el público en general.

• Cuando se presenten limitaciones en el alcance de la auditoría.

¿En qué momento debe realizarse?

El documento Guía de control de calidad para pequeñas y medianas empresas de la IFAC recomienda que:

• Cuando se trate de clientes nuevos, la revisión se debe adelantar antes de aceptar el encargo.

• Cuando se trate de un cliente con el que se continúe la relación, es útil llevar a cabo esta evaluación durante la etapa de planificación del encargo.

¿Quién debe elaborar los criterios?

Para efectos de realizar una revisión, la firma de auditoría es quien tiene la responsabilidad de elaborar las políticas y procedimientos que se utilizarán y de designar los procedimientos y criterios para la selección del revisor de control de calidad, considerando, entre otros elementos, su objetividad, experiencia y autoridad en el tema, su tiempo y disponibilidad, y además, las políticas para preservar su objetividad.

¿Quién está facultado para realizar la revisión?

El revisor de control de calidad del encargo es la persona que cumple con los criterios establecidos por la firma de auditoría en cuanto a objetividad, formación práctica, experiencia, especialización técnica y autoridad, así como en capacidad y tiempo para desempeñar esta función. Es posible que se designe más de un revisor de control de calidad, con el fin de que se cumplan estos criterios.

Es importante mencionar que entre las políticas es necesario incluir que el revisor de control de calidad:

• No puede ser miembro del equipo del encargo.

• No puede ser designado por un socio del encargo cuando sea factible para la firma de auditoría.

• No puede revisar su propio trabajo, directa o indirectamente, ni tomar decisiones importantes en cuanto a la realización del encargo.

Asimismo, la NICC 1 permite que cuando se trate de pequeñas auditorías se contrate a un revisor externo a la misma, con el fin de no comprometer la objetividad de la revisión en los casos en que no existan suficientes miembros del equipo para la selección.

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¿Cuáles son los elementos mínimos que deben considerarse?

Los aspectos mínimos que se deben in-cluir, según el párrafo 7 de la NICC 1, son:

“(a) La discusión de las cuestiones significativas con el socio del encargo;

(b) la revisión de los estados financieros o de otra información sobre la materia objeto de análisis, y del informe propuesto;

(c) la revisión de la documentación del encargo seleccionada relativa a los juicios significativos que el equipo del encargo haya formulado y a las conclusiones alcanzadas; y

(d) la evaluación de las conclusiones alcanzadas para la formulación del informe y la consideración de si el informe propuesto es adecuado.”

¿Cómo realizar una revisión?

Se recomienda elaborar un listado estándar de verificación de control de calidad del encargo, con el que la firma de auditoría pueda completar la revisión y facilitar una documentación adecuada de la misma.

ConsultasSe espera que la firma de auditoría o el revisor fiscal establezcan políticas y procesos que permitan tener una seguridad razonable de que:

• En el desarrollo de la auditoría se están realizando las consultas pertinentes sobre situaciones complejas o que generan controversia (cuestiones clave).

• Se dispone de los recursos necesarios para una oportuna fluidez de la información (hay canales de comunicación, no hay limitantes).

• Existe una documentación adecuada que permite la revisión de las consultas y comunicaciones realizadas tanto por los miembros del equipo de auditoría, como por quienes responden dichas inquietudes.

• Se adjunta una conclusión por parte del equipo a cada consulta llevada a cabo.

Para obtener tal seguridad razonable, se requiere que las consultas que se soliciten sean claras, de manera que las personas que las reciban, ya sean miembros de la firmas de auditoría o terceros (sin desatender el principio de confidencialidad) comprendan la discusión o situación que se desea analizar. Se espera que las consultas ayuden a esclarecer la situación, e incluso a refutar la opinión del miembro de la firma de auditoría. Por tanto, se debe hacer uso de los recursos investigativos adecuados, como también de la experiencia técnica y especializada de colegas, con el fin de promover la calidad en el desarrollo de los encargos y mejorar la aplicación del juicio profesional de los miembros del equipo.

Así pues, en un proceso eficiente de consulta:

• Se informan los hechos relevantes.

• Se asesora sobre la consulta ante cualquier inquietud o mal interpretación que se presente.

• Se espera que la consulta sea dirigida a quienes tengan los conocimientos pertinentes, rango jerárquico y experiencia necesarias (ya sea a un miembro de la firma o a un tercero especialista o experto).

• Se documenta el proceso de consulta.

• Se realiza una retroalimentación de la respuesta y del caso en general.

En caso de que no se ponga en práctica o no se tenga en cuenta la respuesta expuesta por el tercero, el equipo tendrá que documentar por qué difiere de esta

opinión, y la conclusión a la que llega en el encargo. Cabe anotar que esto debe hacerse siempre teniendo en cuenta los lineamientos éticos requeridos por el Código de Ética de la IFAC y por la Ley 43 de 1990, ya que se debe velar porque no se dirija una conclusión por beneficio de la firma o del tercero. Todo el asunto debe estar libre de conflictos de interés, aplicando un alto grado de objetividad e independencia.

Por último, cabe anotar que los asuntos que dan lugar a consultas pueden relacionarse con problemas en la continuidad del negocio, sospechas sobre irregularidades, dudas sobre la gestión del administrador, comunicación de salvedades, reclamaciones de terceros, cambios de miembros clave de la entidad, problemas de riesgo ambiental, malos manejos contables, entre otros.

Modelos y formatos

Planeación de la ejecución de un encargo NICC 1

Esta lista de chequeo se ha elaborado conforme a los requisitos de la NICC1. En esta guía usted encontrará los pasos que debe seguir una firma de auditoría o un auditor al momento de planear la ejecución de un encargo de acuerdo con los requerimientos del quinto elemento del sistema de control de calidad.

http://actualice.se/9c87

Revisión de control de calidad en un encargo de auditoría

En el contenido de esta lista de chequeo se enumeran diferentes temas a tener en cuenta al momento de realizar una revisión del encargo, para verificar si esta ha sido realizada de conformidad con las normas profesionales y reglamentarias aplicables (ver párrafo A35 de la NICC 1).

http://actualice.se/9cj6

http://actualice.se/9c87

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Diferencias de opiniónSe puede dar el caso en que surjan diferencias de opinión entre miembros de la firma y las personas consultadas, e incluso con el supervisor del encargo o el revisor de control de calidad de este. Por tanto, la firma o el revisor fiscal deben establecer políticas y procesos a seguir para resolver dichas diferencias. No quiere decir que al seguir un proceso se solucione automáticamente la dispari-dad, pero es posible que en la ejecución de este se pueda obtener información adicional que permita que los miembros de la firma lleguen a otra conclusión, o atiendan aspectos que no habían sido observados con anterioridad.

Entre las situaciones más comunes por las que se presentan diferencias de opinión se encuentran:

• Los cambios, inserciones o derogación de las normas aplicables en la entidad.

• La interpretación de las Normas Internacionales de Información Financiera y de las Normas de Aseguramiento de la Información.

• Las condiciones contractuales de la entidad con terceros, y las implicaciones de estas en los hechos económicos.

• El origen y naturaleza de una transacción.

• Los cambios en los procesos que deben seguir los miembros de la firma de auditoría.

• Las dudas sobre la capacidad de los miembros del equipo encargado de la auditoría.

Ante esto, se requiere que las personas que estén a cargo de la auditoría:

• Se abstengan de atender sus prejuicios y propendan por esclarecer el asunto, siendo objetivos.

• Tengan una actitud asertiva frente a la solución de conflictos.

• Elaboren una lista de chequeo de los aspectos que evaluarán para esclarecer la opinión.

• No fechen el informe hasta que no se esclarezcan las diferencias de opinión.

• Se apoyen en la opinión del personal con mayor capacidad técnica y experiencia.

• Consideren todos los hechos relevantes y las razones que dan lugar a diferencias de opinión.

• Utilicen herramientas como software, material de investigación, normatividad, entre otros, que les permitan evaluar cada punto de vista.

• Realicen reuniones con el fin de llegar a un consenso.

Si una persona no está de acuerdo con la solución que se dará al asunto, y ya no hay más alternativas para llegar a un acuerdo, debe considerar cómo esto la afecta en el desarrollo de su labor y si esta situación le genera algún riesgo como profesional, con el objeto de decidir si puede continuar trabajando con el revisor fiscal o la firma.

6. Seguimiento

El proceso de seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría corresponde al último de

los elementos del sistema de calidad de la firma de auditoría. De acuerdo con los apartados 48, A64 y A65 de la NICC 1, dicho proceso tiene el propósito de generar una seguridad razonable sobre las políticas y procedimientos implementados en el sistema de control de calidad de la firma de auditoría, con el fin de conocer si son suficientes para:

• El cumplimiento de todas las normas y disposiciones profesionales y legales vigentes en todos los encargos de auditoría.

• Que los informes a emitir sean adecuados en función de las

circunstancias, es decir, que los juicios significativos y las conclusiones del informe se generen con suficiente evidencia, que se haya preservado la independencia de los miembros y el socio del encargo, y que en general no se hayan omitido procedimientos en la ejecución del trabajo.

Por consiguiente, es importante que el proceso de seguimiento del control de calidad no solo se limite a la detección de incumplimientos en la realización de los encargos, sino que, más allá de esto, permita generar oportunamente las medidas correctivas y mejoras correspondientes sobre los hallazgos encontrados, así como su oportuna comunicación a los responsables dentro

de la firma, y el seguimiento de su implementación.

Por ejemplo, ante el incumplimiento de algún procedimiento por parte de los empleados, la firma debería tener políticas y rutas a seguir, que le permitan impartir las medidas disciplinarias que considere pertinentes para corregir la situación; o ante la ineficacia de alguna política o procedimiento, tener la capacidad de cambiarla oportunamente.

De ahí que el seguimiento del control de calidad no sea un proceso aislado dentro de la firma, sino que deba realizarse conjuntamente con la dirección, además de involucrar a todos los empleados, socios y miembros de la organización, fomentando la creación de una cultura

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de calidad que permita la existencia de una preocupación por observar los procedimientos y políticas; pero, además, que las mejoras propuestas por el equipo de seguimiento sean atendidas y escuchadas por todo el personal.

Por lo anterior, la NICC 1 recomienda que la firma de auditoría delegue la responsabilidad del proceso de seguimiento a uno o varios socios que tengan la experiencia, la autoridad y la independencia para ejecutar el seguimiento. En este sentido, la NICC 1 considera conveniente que los socios o miembros no participen en los encargos objeto del seguimiento, ni en las revisiones del control de calidad de estos; así puede generarse una mayor seguridad de que su evaluación será objetiva.

La NICC 1 requiere que el proceso de seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría se ejecute de manera posterior y cíclica a todo el sistema de calidad, y sugiere realizar la inspección de al menos un encargo terminado por cada socio de la firma (párrafo 48 de la NICC 1). Sin embargo, es necesario resaltar que el seguimiento de la calidad no inicia es ese momento, sino que previamente existen otras etapas en que se ha evaluado de forma más específica su cumplimiento.

El seguimiento del control de calidad inicia con el supuesto de que los socios y los empleados ejecutan su trabajo cumpliendo las normas y procedimientos de calidad, éticos y profesionales de la firma. Adicionalmente, sobre los encargos que se considere necesario, otro de los elementos de la NICC 1 requiere que se efectúe una revisión del control de calidad del encargo sobre aquellos que por su naturaleza y complejidad lo precisen. En consecuencia, se justifica que en el seguimiento del control de calidad la firma tenga la capacidad de definir la dimensión que le dará a este proceso.

El diseño e implementación del sistema de seguimiento debe realizarse atendiendo los párrafos 48, A66 y A68 de la NICC 1, los cuales señalan que la dimensión del proceso de seguimiento

del control de calidad de una firma de auditoría debe definirse considerando la naturaleza de esta, es decir, teniendo en cuenta:

• El tamaño de la firma.

• La cantidad de recursos de los que disponga.

• La autoridad y experiencia que tenga su personal para desarrollar el seguimiento.

• La complejidad de los encargos que realiza.

Cuando la firma tiene entendimiento sobre estos elementos, entonces puede diseñar las políticas y procedimientos que le permitan:

• Elaborar el programa de seguimiento (el cual se enfoca en el cumplimiento de los procesos de auditoría).

• Elaborar procedimientos de inspección (sobre la realización de los encargos).

• Generar el informe de los resultados de seguimiento.

• Realizar una adecuada evaluación, comunicación y corrección de deficiencias incluidas en el informe de los resultados del seguimiento.

• Establecer un adecuado procedimiento de quejas y denuncias.

Se recomienda que la firma elabore documentos y manuales estándar que le permitan realizar el seguimiento del cumplimiento de las políticas y procedimientos, y que le servirán de soporte al sistema de seguimiento para la evaluación del trabajo realizado.

Programa de seguimientoPara diseñar un programa de seguimiento efectivo, la firma de auditoría debe incluir, entre otros, los siguientes puntos:

• Elaborar un documento estándar de verificación que permita identificar que:

- Los empleados y socios del encargo observan las normas profesionales y reglamentarias en el desarrollo de sus labores.

- Las consultas y las diferencias de opinión que han surgido en el desarrollo de los encargos han sido atendidas antes de la emisión del informe.

- La firma cuenta con un sistema de actualización permanente, en el cual se entregan materiales guía y recursos técnicos que orientan el trabajo del equipo de auditoría.

- Los empleados conocen las políticas y procedimientos de la firma, para lo cual es conveniente verificar que tienen la oportunidad de acceder a programas de inducción y jornadas de capacitación.

Procedimiento de inspecciónEn el procedimiento de inspección el auditor, a quien le han asignado el proceso de seguimiento, selecciona y evalúa por lo menos un encargo de cada socio de la firma, para lo cual debe atender los siguientes aspectos:

• Establecer un procedimiento para la selección aleatoria de los encargos a los cuales se les realizará la inspección, considerando que este proceso debe incluir la inspección de por lo menos un encargo finalizado por cada socio de la firma (párrafo 48 (a) de la NICC 1), y teniendo en cuenta los encargos que representan mayores riesgos para la firma, por su nivel de complejidad o por el tipo de cliente.

• Verificar que existen criterios adecuados para la asignación de los encargos a los socios, en función de su conocimiento y experiencia.

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Modelos y formatos

• Constatar que existe un documento en el cual se establezca que los informes de los encargos no se emiten antes de tener todas las aprobaciones necesarias.

• Revisar si el informe emitido es adecuado en función de las circunstancias.

Informe de resultados de seguimientoLa firma puede elaborar un modelo estándar para la presentación de los informes de resultados del proceso de seguimiento. Dicho modelo debe contener la estructura y los puntos clave por incluir en el proceso, entre ellos:

• Descripción de los procedimientos que aplicó el equipo en el proceso del seguimiento desarrollado, detallando su alcance y naturaleza.

• Las principales deficiencias y hallazgos del proceso.

• Conclusiones sobre la efectividad de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad implementados por la firma, además de la disposición de los empleados y socios para observarlas en el desarrollo de su trabajo.

• Recomendaciones de mejoras y medidas correctivas propuestas, incluyendo las políticas o procedimientos que deben ser eliminados o modificados.

• Realizar la retroalimentación sobre recomendaciones hechas en informes anteriores.

Evaluación, comunicación y corrección de deficienciasDebido a que el fin del proceso de seguimiento es corregir oportunamente las deficiencias encontradas, deben considerarse los puntos señalados a continuación:

1. Establecer los criterios adecuados para evaluar las deficiencias

encontradas en el proceso, y determinar:

- En qué punto afectan la seguridad razonable del cumplimiento de las normas y disposiciones legales, y las conclusiones de los informes.

- Si son producto de fallos estructurales en el sistema de control de calidad o hacen parte de inobservancias de un socio o empleado en particular.

- En el caso de que las deficiencias encontradas sean graves, se deberán tomar medidas correctivas inmediatas, para no afectar las conclusiones del informe del encargo, en particular cuando se relacionan con amenazas a la independencia.

2. Establecer un sistema de seguimiento de las recomendaciones realizadas, para verificar que los responsables lleven a cabo las acciones propuestas.

3. Determinar la escala de sanciones para los posibles incumplimientos que puedan presentarse en la realización de los encargos, teniendo en cuenta la gravedad de las faltas u omisiones que se presenten.

4. Determinar la ruta de comunicación de los hallazgos y de la implementación de las recomendaciones, considerando la estructura organizacional de la firma.

Quejas y denunciasEn el proceso de seguimiento del control de calidad se revisa la documentación y el tratamiento que la firma de auditoría le brinda a las quejas y denuncias hechas por sus clientes, socios y empleados, con el fin de conocer si los procedimientos y políticas están siendo acatadas por el equipo, o si no existen amenazas sobre los encargos de auditoría, entre otros

factores. Para esto es necesario revisar los siguientes puntos:

• Que estén definidos los procesos y la ruta que deben seguir dentro de la firma las quejas y denuncias que puedan presentarse en el desarrollo de los encargos, incluyendo la documentación y procedimientos previstos para proteger a quien los realiza, los mecanismos y el tiempo de respuesta.

• Que los empleados y socios conozcan el proceso para instaurar una queja o denuncia; y de la misma forma, que esta información se comparta con los clientes.

Seguimiento de control de calidad en un encargo de auditoría bajo NICC 1

Presentamos una lista de chequeo que se ha elaborado conforme a los requisitos del sexto elemento del sistema de control de calidad. En esta usted encontrará los pasos que debe seguir una firma de auditoría o un auditor al momento de realizar el seguimiento del control de calidad de un encargo.

http://actualice.se/a808

Comunicación de deficiencias en el proceso de inspección del seguimiento del control de calidad

Esta guía es un modelo de comunicación de las deficiencias que resultan en el proceso de inspección, así como de las recomendaciones correspondientes, con el objetivo de que la firma de auditoría (o el auditor independiente) tenga la información pertinente para implementar las recomendaciones a las que haya lugar.

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Análisis


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Las políticas y procedimientos sobre documentación son de gran relevancia para la firma de auditoría o el contador público independiente, puesto que contienen los soportes

del cumplimiento de las disposiciones legales que deben observarse tanto a nivel general al interior de la firma de auditoría, como a nivel específico en la realización de cada uno de los encargos.

Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores –JCC– realiza inspecciones sobre esta documentación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de las exigencias de ética y calidad

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

PAPELES DE TRABAJO DEL ENCARGO DE AUDITORÍA

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD DE LA FIRMA DE AUDITORÍA

en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación, exigencias que son indispensables para brindar servicios de calidad que contribuyan al interés público.

En la NICC 1 las políticas y procedimientos sobre documentación se encuentran divididos en dos secciones:

• Los que se refieren a la documentación del funcionamiento de los elementos del sistema de control de calidad de la firma.

• Los que se refieren a la documentación del encargo, es decir, los denominados “papeles de trabajo”.

MENÚ INTERACTIVO

Cartilla


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Los párrafos 17, del 57 al 59, A2, A3 y del A73 al A75 requieren que la firma establezca los procedimientos

y políticas necesarios para que se documente el funcionamiento adecuado de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad implementado, a saber:

• Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría.

• Requerimientos de ética aplicables.

• Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos.

• Recursos humanos.

• Realización de los encargos.

• Seguimiento.

Aspectos para tener en cuenta

• Dimensión y naturaleza de los encargos: dependiendo de estos aspectos, la NICC 1 permite que la firma o el contador público independiente establezcan un menor nivel de formalidad e intensidad de la documentación, que, según el tipo de archivo del que se trate, pueda incluir, por ejemplo, comunicaciones manuscritas, listas de verificación manuales o comunicaciones orales.

• Estandarizar la documentación: una de las estrategias que puede adoptar la firma o el profesional independiente es elaborar cuestionarios, listas de verificación, comunicaciones, cartas y memorandos estandarizados, de manera que se aseguren de que no queda ningún requerimiento sin ser atendido.

• Es conveniente que cada uno de estos documentos tenga un código que lo identifique, y que se estipule quién es el responsable de su elaboración y actualización, así como su última fecha de modificación.

• Organización y clasificación de los archivos: debe buscarse que se facilite la consulta de los documentos, proporcionando una referencia única para cada cual, incluyendo tanto la clasificación de los archivos electrónicos como la de los físicos.

• Tiempo de conservación: debe ser suficiente para permitir que se realice el proceso de seguimiento al cumplimiento del sistema, el cual estará a cargo del responsable que haya designado la firma. Generalmente, este tiempo se establece en cinco (5) años.

Listado de documentaciónEs conveniente que la firma o el profesional independiente cuenten con la siguiente documentación:

• Manual de control de calidad.

• Código de ética, que debe ser elaborado por la firma o el profesional independiente, teniendo en cuenta los requerimientos de los códigos de ética del IESBA (compilados en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015) y de la Ley 43 de 1990.

• Carta mediante la cual pueda verificarse que la firma entregó una copia del manual de control de calidad a cada empleado. Es importante que en ella se incluya el mensaje de responsabilidad de cada empleado respecto a la calidad (párrafo A3 de la NICC 1).

• Carta mediante la cual se entregue copia del código de ética de la firma a cada empleado.

• Políticas de selección, capacitación y entrenamiento del personal.

• Políticas de procesos disciplinarios de la firma.

• Documentación de las entrevistas y los procesos de reclutamiento.

• Procesos de evaluación de desempeño de los empleados.

• Políticas para revisión de encargos.

• Políticas de convenios con otras firmas en lo referente a la ejecución, revisión o seguimiento de los encargos.

• Declaraciones de independencia de los empleados y socios del encargo, que deben obtenerse cada año.

• Políticas de atención de quejas y reclamos.

• Documentación del seguimiento de quejas y reclamos.

• Documentación de los programas de seguimiento, incluyendo los registros de la inspección realizada a los archivos del encargo y las entrevistas practicadas, para corroborar que la firma haya cumplido con las políticas y procedimientos del control de calidad. Además, es preciso adjuntar un informe en el que se haga un resumen de los resultados y conclusiones alcanzados en el programa de seguimiento, y se indiquen las recomendaciones pertinentes.

Funcionamiento del sistema de control de calidad

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En este apartado abordamos los lineamientos relacionados con la documentación de los

encargos que ejecutan las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes. Como se mencionó previamente, este aspecto es requerido por la NICC 1 para asegurar que los procedimientos que sigue la firma de auditoría con el fin de redactar las conclusiones de sus informes permitan lograr la calidad del encargo.

La documentación del encargo en las Normas Internacionales de Aseguramiento –NIA– hace referencia a los papeles de trabajo que debe elaborar el contador público en la realización de su labor. Estos papeles incluyen el registro de:

• El trabajo efectuado.

• Los resultados obtenidos.

• Las conclusiones alcanzadas.

Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, debido a que la JCC realiza inspecciones sobre esta documen-tación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de los requerimientos de ética y calidad en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación.

Los párrafos del 45 al 47 y del A54 al A63 de la NICC 1 mencionan los lineamientos necesarios para que la firma de auditoría o el profesional independiente diseñen las políticas y procedimientos necesarios para la compilación, confidencialidad,

custodia, integridad, accesibilidad, recuperación y conservación de los archivos de los encargos.

Las políticas y procedimientos, en general, deben apuntar a alcanzar los siguientes fines:

• Impedir modificaciones no autorizadas.

• Proteger la confidencialidad del cliente.

• Prevenir la pérdida de información.

• Facilitar el seguimiento a un cliente o encargo.

• Finalizar oportunamente la documentación del encargo.

Papeles de trabajo del encargo de auditoría

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RecomendacionesPara facilitar el cumplimiento de los requerimientos previamente mencionados se recomienda atender los siguientes puntos:

• Elaborar una lista de verificación de la documentación requerida por cada tipo de encargo.

• Establecer el tiempo para que el socio del encargo y el personal a cargo realicen la compilación de los archivos después de la fecha del informe de auditoría (párrafo 45 de la NICC 1).

• Señalar el período mínimo en el que la firma conservará cada clase de archivo.

• Para proteger la confidencialidad de los documentos deberá:

- Hacer firmar a los empleados los compromisos de reserva de la información de los clientes. Estos compromisos deben espe-cificar que no es posible revelar ningún documento o dato de los archivos de los clientes sin la autorización expresa del socio responsable.

- Hacer firmar la autorización del cliente cuando este requiera que se le entregue algún documento.

- Capacitar a los socios sobre las situaciones específicas en que las disposiciones legales requieren que se entregue documentación del encargo, como puede ser en un proceso legal.

• Establecer el procedimiento para la destrucción de archivos que se con-servarán escaneados, señalando las autorizaciones requeridas para tal fin.

• Accesibilidad:

- Establecer el procedimiento de las autorizaciones destinadas a que se entreguen los documentos necesarios para

que los empleados y socios cumplan con sus funciones, señalando los responsables de ejecutar esta tarea.

• Custodia e integridad:

- Establecer mecanismos para impedir que el personal no autorizado modifique los documentos a los que no debería tener acceso (por ejemplo, cuando se trate de archivos en Excel), protegiéndolos con claves de seguridad.

- Fijar procedimientos para realizar copias de seguridad, con el fin de proteger la información que guardan los asistentes o socios en computadores portátiles cuando realizan trabajo de campo, ante posibles robos, daños, o pérdidas.

¿Qué información se debe documentar? La firma de auditoría o el profesional independiente deben documentar los siguientes aspectos:

• Propuesta de servicios para el cliente.

• El proceso de planeación de auditoría, que incluye:

- La estrategia de auditoría que defina el alcance, oportunidad y dirección de la auditoría, de manera que guíe el desarrollo de la misma. Además, incluir de manera general los proce-dimientos que se desarrollarán y los recursos de los que va a disponer la auditoría.

- Plan de auditoría que cubra de manera detallada los lineamientos generales de la estrategia de auditoría.

- Memorando de planeación, que incluya el conocimiento del cliente en lo relacionado con la descripción de activida-des, estatutos, información de

empleados, políticas contables, usuarios relacionados, crono-grama de impuestos, activida-des y reportes a entregar como resultado de la auditoría.

- Asuntos significativos en cuanto a los requerimientos de ética.

- Cumplimiento de requerimientos de independencia.

- Procedimientos de evaluación de los riesgos de la auditoría.

• Comunicaciones enviadas y recibidas en el desarrollo de la auditoría.

• Confirmación de que no haya asuntos pendientes por resolver.

• Documentación de los hallazgos y de las pruebas de auditoría realizadas.

• Informe de auditoría o dictamen.

• Cierre del archivo con las aprobaciones correspondientes, verificando las referencias cruzadas de los archivos.

Tiempo de conservaciónEste tiempo se establece, generalmente, en cinco (5) años, pues es el que se encuentra señalado en la normatividad. Al respecto, el artículo 9 de la Ley 43 de 1990 señala que los papeles de trabajo del contador público deben conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

Asimismo, el párrafo A61 de la NICC 1 señala que:

“En el caso específico de los encargos de auditoría, por lo general el plazo de conservación no será inferior a cinco (5) años, a contar desde la fecha de auditoría o, en caso de que sea posterior, desde la fecha del informe de auditoría de grupo”.

Análisis


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Uno de los requerimientos mínimos de calidad de las firmas de auditoría y de los contadores independientes es la elaboración del manual de control de calidad.

El manual de control de calidad de la firma de auditoría es el documento en el que se estipulan las políticas y procedimientos que deben observar los socios y empleados para cumplir con los elementos del sistema de calidad incluidos en la NICC 1, que termina convirtiéndose en la

MANUAL DE CONTROL DE CALIDAD DE LA FIRMA DE AUDITORÍA

RECOMENDACIONES ANTES DE INICIAR LA REDACCIÓN DEL MANUAL

TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL DE CALIDAD

hoja de ruta de la firma para prestar servicios de calidad a sus clientes.

En la Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría, la IFAC incluye el modelo de un manual ilustrativo para firmas de un solo socio, y uno para firmas de dos a cinco socios, que pueden ser consultados durante este proceso. A continuación, exponemos algunos de los lineamientos que requiere esta guía.

MENÚ INTERACTIVO

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Para elaborar un manual de control de calidad eficiente es conveniente que la firma o el profesional

individual atiendan las siguientes recomendaciones:

Revisión de las prácticas actualesPara elaborar un manual de control de calidad que se ajuste a las necesidades de la firma, y que sirva de guía para desarrollar encargos que reflejen la calidad de la misma, debe realizarse, en primera instancia, un diagnóstico del estado actual, que permita identificar las políticas y procedimientos existentes, y facilite su observancia por parte de los socios y el personal.

Se pueden revisar los procedimientos de:

• Aceptación de clientes.

• Selección, capacitación y desarrollo de recursos humanos.

• Asignación de los socios clave del encargo.

• Documentación de la realización de los encargos.

• Atención de quejas y reclamos.

• Convenios con otras firmas.

• Manual de ética.

Ajustar los requerimientos a las necesidades de la firmaLa NICC 1 establece los lineamientos generales para implementar un sistema de calidad. Cada firma debe estudiar esta norma y, de acuerdo con el tamaño y naturaleza de los encargos que realiza, ajustar los requerimientos a sus necesidades. De esa manera, el manual será útil y efectivo, y no se limitará a ser un documento más que se emplea para cumplir una disposición legal.

Planeación estratégica de la firmaLa planeación estratégica resume la directriz que cualquier organización se propone seguir para dar cumplimiento a sus objetivos. Para elaborar el manual de control de calidad se requiere que la firma diseñe (o revise) los siguientes elementos:

• Misión.

• Visión.

• Objetivos de la firma de auditoría.

• Valores (se deben escoger aquellos que la firma este dispuestos a respaldar).

• Estructura organizativa.

El propósito es que estos elementos sean el respaldo del cumplimiento del sistema de calidad.

Recomendaciones antes de iniciar la redacción del manual

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AnálisisVolver al menú


Tabla de contenido del manual de calidad

El manual ilustrativo de la guía elaborada por la IFAC incluye los siguientes puntos:

Declaración de la política general

En esta sección la firma o el profesional individual deben redactar cuál es su objetivo con respecto al sistema de control de calidad. Además, debe dejarse claro que se busca cumplir los requerimientos de la NICC 1. Asimismo, pueden incluirse la misión, visión, objetivos e historia de la firma, entre otra información.

Funciones y responsabilidades generales de todos los socios y empleados

En esta sección se especifica que todos los socios y empleados son responsables de la calidad en la firma de auditoría. Pueden relacionarse los valores de esta última, así como los lineamientos generales que deben observar los socios y empleados.

Responsabilidades del liderazgo en la calidad de la firma de auditoría

En esta sección se debe especificar el compromiso de la alta dirección de decidir sobre los asuntos clave de la firma de auditoría, de entregar y mantener actualizados los manuales y ayudas prácticas a los empleados que permitan apoyar la calidad de los encargos. De igual manera, deben especificarse los puestos de liderazgo y las responsabilidades que asume cada uno (ver página 11).

Requerimientos de ética aplicables

En esta sección debe hacerse referencia al compromiso de los socios o el

profesional ejerciente individual y los empleados de la firma de cumplir con los requerimientos del Código de Ética, la Ley 43 de 1990, entre otra normatividad.

Aceptación y continuidad de relaciones con clientes

En este apartado del manual de control de calidad deben incluirse las políticas que determina la firma de auditoría para realizar la revisión de sus nuevos clientes potenciales antes de aceptar un encargo, así como los procedimientos necesarios para decidir si continuará con sus clientes actuales.

Recursos humanos

En esta sección se deben incluir las responsabilidades del área de recursos humanos en cuanto a la selección y retención del personal, desarrollo profesional, procedimientos disciplinarios y recompensas al cumplimiento de los empleados. Es necesario tener en cuenta que para un profesional individual sin empleados esta sección no es necesaria.

Ejecución del encargo

En esta sección se debe detallar la documentación necesaria que los empleados y socios deben elaborar en la ejecución de los encargos. La firma y el profesional individual deben contar con plantillas ilustrativas para elaborar los papeles de trabajo. Además, deben incluirse los procedimientos para las consultas, diferencias de opinión, y para la revisión de control de calidad del encargo (quién debe ejecutar la revisión, en qué tipo de encargos, y la naturaleza y alcance de la revisión).

Seguimiento

En esta sección debe explicarse la necesidad de realizar un seguimiento al sistema de control de calidad de la firma para asegurar su eficacia y efectividad. También debe estipularse que es responsabilidad del profesional individual o del socio director de la firma asignar el encargado de realizar el seguimiento. Deben documentarse los procedimientos de inspección, las características del informe que debe entregar el responsable de la revisión, y la forma en que se comunicarán, evaluarán y corregirán las deficiencias.

Documentación

En esta sección debe definirse el período de conservación de la documentación de la firma por tipo (estados financieros, pa-peles de trabajo, archivos de impuestos, correspondencia, entre otros), el respon-sable de su conservación y el procedi-miento para acceder a los documentos.

Modelos y formatos

Acta de entrega de manual de procedimientos y políticas de calidad

Las firmas de auditoría o los audi-tores independientes que tengan personal a cargo deben proporcio-nar un manual de procedimientos y políticas de calidad. Este modelo incluye una guía para elaborar el acta de entrega de este manual, a fin de que tenga un soporte de la aplicación de la NICC 1.

http://actualice.se/a5zq

http://actualice.se/suscripciones2019

Cartilla


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CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS SEGÚN LA NIA 220

La NIA 220 detalla los procesos, procedimientos y elementos básicos para tener en cuenta cuando se

realiza una tarea de control de calidad de las auditorías de los estados financieros. Esta norma puede ser consultada en el anexo 4 del DUR 2420 del 2015, que compila toda la reglamentación vigente en relación con las Normas Internacionales de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información.

La NIA 220 se refiere específicamente a las responsabilidades que el auditor o el revisor fiscal que realiza la revisión de estados financieros tienen frente a los procesos de control de calidad determinados para llevar a cabo ese trabajo en particular.

Como puede observarse, tanto la NICC 1 como la NIA 220 contienen lineamientos referentes al control de calidad que deben aplicar las firmas de auditoría. Sin embargo, el alcance, el objetivo y los requerimientos de cada una difieren entre sí. A continuación, explicamos cuándo se debe aplicar cada una:

La NICC 1 brinda las precisiones necesarias para entender e implementar un sistema global de control de calidad en una firma de auditoría, en tanto que la NIA 220 se limita a las responsabilidades del auditor en relación con el control de calidad de una auditoría de estados financieros.

La NIA 220, por su parte, se limita a “las responsabilidades específicas que tiene el auditor en torno a los procedimientos de control de calidad de una auditoría de estados financieros” (párrafo 1 NIA 220). El objetivo de esta NIA es que el auditor implemente los procedimientos de calidad que le permitan asegurar que los encargos que están bajo su responsabilidad cumplen con las normas profesionales y requerimientos legales y reglamentarios aplicables; y además, que los informes que emita sobre dichos encargos resulten adecuados en función de las circunstancias. De ahí que la NIA delegue en el auditor “la responsabilidad de la calidad global de cada encargo de auditoría que le sea asignado”.

El párrafo 2 de la NIA 220 señala que esta se estructura a partir de la premisa de que la firma en la cual el auditor desarrolla la auditoría sobre estados financieros está sujeta a la NICC 1 o a requerimientos igual de exigentes, lo cual, para el contexto de la NICC 1, implica que se contemplen cada uno de los seis elementos que componen dicho sistema, a saber:

• Responsabilidad en el control del liderazgo.



• Recursos humanos.

• Realización del encargo.

• Seguimiento.

Los párrafos 4 y A2 de la NIA 220 establecen que el equipo del encargo puede confiar en el sistema de calidad que ha implementado la firma con base en los lineamientos de la NICC 1. Por consiguiente, la obligación del auditor frente a los encargos de auditoría de estados financieros consiste en elaborar una conclusión sobre aspectos relacionados con la independencia, los procedimientos y políticas utilizados para aceptar encargos y asignar los equipos del encargo; y sobre la realización del encargo y su adecuada revisión y seguimiento, lo cual ha sido implementado por la firma, siguiendo los lineamientos de la NICC 1.

Atender las disposiciones de la NIA 220 resulta obligatorio solo para los auditores o revisores fiscales que desarrollen encargos de auditoría sobre estados financieros, y cuyo cumplimiento se limita solo a este tipo de encargos. La responsabilidad de la calidad, en lo que respecta a dicho encargo, está en manos del auditor que la desarrolla, por ser él, de primera mano, quien puede ejercer la dirección, supervisión y la revisión del encargo de auditoría. Sin embargo, su aplicación debe realizarse a partir de la implementación de la NICC 1.

Entretanto, esta última (NICC 1) es el sistema global de calidad de la firma de auditoría, que no presenta asuntos específicos sobre determinado encargo,

La NIA 220 se refiere

específicamente a las responsabilidades que el auditor o el revisor fiscal que realiza la revisión de estados financieros tienen frente a los procesos de control de calidad determinados para llevar a cabo ese trabajo en particular

Análisis


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sino que trata de manera general estos aspectos. Dado que dichos lineamientos están enfocados hacia la estructura de la firma de auditoría y los encargos, debe ser aplicada en función de los servicios que desarrollan. Así pues, cuando las firmas llevan a cabo servicios que no implican la realización de encargos no deben aplicar los elementos de la NICC 1 relacionados con estos. Dicho lo anterior, presentamos los principales aspectos de la NIA 220, dada su relación con el sistema de control de calidad.

El seguimiento de la calidad de la auditoría de estados financieros requiere, en primera instancia, evaluar el cumplimiento de las disposiciones mínimas de ética aplicables, la asignación de equipos a los encargos y la realización del trabajo como se indica en las siguientes líneas.

Requerimientos de éticaLa primera condición indispensable para llevar a cabo un proceso de control de calidad sobre la auditoría de estados financieros es que el titular de la operación pueda certificar su independencia en relación con la entidad en la cual se desempeñará. Para tal fin:

• Obtendrá información sobre la entidad en particular y de las firmas de auditoría o auditores que han estado relacionados con dicha entidad, para evaluar si hay posibilidad de que se presenten circunstancias o relaciones que supongan amenazas a su obligación de independencia.

• Evaluará las políticas y los procedimientos establecidos por la firma de auditoría, a fin de determinar si dichos manuales constituyen una amenaza a la independencia del encargo de auditoría en sí mismo.

• Adoptará las medidas adecuadas para eliminar las amenazas, o al menos reducirlas a un nivel aceptable, en caso de encontrar

elementos que puedan poner en riesgo su independencia. En los casos en que se considere que la inhabilidad es mayor, será necesario que el titular renuncie al encargo de auditoría.

Creación del equipo de trabajoSegún las indicaciones de la NIA 220, para la conformación de un equipo de auditoría es fundamental que se cumplan dos condiciones:

• En primera instancia, quien prepara el grupo de trabajo debe tener plena certeza de que los profesionales que vincula tienen las capacidades y competencias para realizar el encargo, en total consonancia con las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.

• En segunda instancia, el equipo debe tener las habilidades pertinentes para la elaboración del informe final de auditoría que pueda satisfacer las necesidades de información del usuario, y que además sea adecuado a las circunstancias.

Estas dos condiciones, aunque podrían parecer obvias, son fundamentales si se tiene en cuenta que en muchos casos los profesionales que ejercen este tipo de labores suelen tener mucho conocimiento en el campo, comprenden al detalle las normas para la preparación de información financiera y tienen las herramientas para auditarla, y aun así se quedan cortos en cuanto a las habilidades de transmisión de ideas, bien sea de forma escrita u oral, siendo la primera la más importante y compleja.

Quien asigna los encargados para el ejercicio de la labor de auditoría deberá seleccionar personal que cumpla con el perfil profesional requerido para la labor particular, y que además se destaque por sus habilidades escriturales y comunicativas para transferir ideas.

Puntos a tener en cuenta para ejecutar el encargoEsta tarea se lleva a cabo mediante la puesta en práctica de varios roles:

• Dirección, supervisión y realización.

• Revisiones, consultas, revisión de control de calidad y evaluación de diferencias de opinión.

El rol de dirección, supervisión y realización estará a cargo del director del equipo, que para efectos de la NIA 220 es denominado “socio del encargo”. Para lo anterior deberá observar las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios a los que haya lugar; de igual forma, será el responsable principal de la buena ejecución del informe de auditoría en función del contexto específico.

En el caso de la revisión, el rol principal será responsabilidad del director del equipo, quien verificará que se cumpla totalmente con los manuales de políticas y procedimientos establecidos. Al momento de la preparación del informe final verificará la existencia de la documentación de auditoría correcta, que una vez discutida con el equipo permita sustentar las conclusiones alcanzadas.

En el rol de consultas, aun cuando existan tareas fácilmente distribuibles en el equipo, la responsabilidad de coordinar y centralizar los resultados estará en cabeza del director; los demás miembros ejecutarán las consultas que correspondan.

Las pruebas de control de calidad del encargo anteceden el último paso de evaluación de diferencias de opinión que, en caso de ocurrir, deberán ser resueltas según las indicaciones de las políticas y procedimientos de la firma de auditoría.

Cartilla


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La NICC 1 brinda las precisiones necesarias para entender e implementar un sistema global

de control de calidad en una firma de auditoría, en tanto que la NIA 220 se limita a las responsabilidades del auditor en relación con el control de calidad de una auditoría de estados financieros.

NICC 1Como ya lo hemos comentado páginas atrás, la NICC 1 contiene los lineamientos para la implementación del sistema de control de calidad en la firma de auditoría, en aras de dar observancia a los siguientes objetivos:

• El cumplimiento de las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.

• Que los informes emitidos sean adecuados en función de las circunstancias.

Por lo anterior, los procedimientos y políticas implementadas por la firma de auditoría deben diseñarse considerando, por un lado, la estructura de la firma, y por el otro, los servicios que desarrolla la misma.

Se puede decir entonces que la dimen-sión del sistema de calidad depende, entre otros factores, del tamaño de la firma de auditoría, del tipo de servicios que presta y de los clientes a los cuales brinda dichos servicios. Lo anterior im-plica que los procedimientos y políticas que implemente la firma deben ser con-secuentes con las características propias de la firma.

Por ejemplo, una firma que no preste servicios que impliquen la realización de encargos, únicamente debe aplicar los lineamientos de control de calidad rela-cionados con su estructura, es decir, debe verificar que en su interior se cumplen con las normas profesionales y regla-mentarias. Tal es el caso de la firma que presta servicios de outsourcing contable, consultoría tributaria o contable.

De la misma forma, dependiendo de la dimensión de la firma pueden existir re-querimientos de la NICC 1 que no deba aplicar. Por ejemplo, para el caso de un contador que desarrolle el encargo de manera independiente, los requerimien-tos relativos a la asignación de personal, las responsabilidades de revisión o la co-municación de los resultados del segui-miento a los socios no son necesarios, o la documentación puede requerirse con un nivel de formalidad menor.

Asimismo, dependiendo del tipo de clien-tes, la forma en que se implemente el sistema de calidad puede variar. Un ejem-plo de lo anterior es el hecho de que la revisión del control de calidad se requiere en menor proporción para una firma que presta servicios para entidades cotizadas a una que no, por el nivel de complejidad que requieren los encargos.

NIA 220La NIA 220, por su parte, se limita a “las responsabilidades específicas que tiene el auditor en relación con los procedimientos de control de calidad de una auditoría de estados financieros” (párrafo 1 de la NIA 220).

El objetivo de la NIA en mención es que el auditor implemente los procedimien-tos de calidad que le permitan asegurar que los encargos que están bajo su responsabilidad cumplen con las normas profesionales y requerimientos legales y reglamentarios aplicables, y además, que los informes que emita sobre dichos encargos resultan adecuados en función de las circunstancias. De ahí que la NIA delegue en el auditor “la responsabilidad de la calidad global de cada encargo de auditoría que le sea asignado”.

Como se mencionó, el párrafo 2 de la NIA 220 señala que esta se estructura a partir de la premisa de que la firma en la cual el auditor desarrolla la auditoría sobre estados financieros está sujeta a la NICC 1 o a requerimientos igual de exigentes. Lo anterior, para el contexto de la NICC 1, implica que se contemplen cada uno de

los seis elementos que componen dicho sistema (ver página 9).

Los párrafos 4 y A2 de esta NIA estable-cen que el equipo del encargo puede confiar en el sistema de calidad que ha implementado la firma con base en los lineamientos de la NICC 1. Por consi-guiente, la obligación del auditor frente a los encargos de auditoría de estados financieros consiste en elaborar una con-clusión sobre aspectos relacionados con la independencia, los procedimientos y políticas utilizados para aceptar encar-gos, para asignar los equipos y sobre la realización del encargo y su adecuada revisión y seguimiento, lo cual, reitera-mos, ha sido implementado por la firma, siguiendo los lineamientos de la NICC 1.

Nivel de aplicabilidad de la NICC 1 y la NIA 220De la lectura del alcance y objetivos de la NICC 1 y de la NIA 220 se puede comprender que el cumplimiento de la última solo resulta obligatorio para los auditores o revisores fiscales que desa-rrollen encargos de auditoría sobre esta-dos financieros, y que su cumplimiento se limita solo a este tipo de encargos. La responsabilidad de la calidad, en lo que respecta a dicho encargo, está en manos del auditor que la desarrolla, por ser él, de primera mano, quien puede ejercer la dirección, supervisión y la revisión del encargo. Sin embargo, su aplicación debe realizarse a partir de la implemen-tación de la NICC 1.

Entretanto, la NICC 1 es el sistema global de calidad de la firma de auditoría, que no presenta asuntos específicos sobre determinado encargo, sino que trata de manera general estos aspectos. Dado que dichos lineamientos están enfocados hacia la estructura de la firma de audito-ría y los encargos, debe ser aplicada en función de los servicios que ejecutan. Así pues, cuando las firmas brindan servicios que no requieran la realización de encar-gos no deben aplicar los elementos de la NICC 1 relacionados con estos.

Cuándo aplicar la NICC 1 o la NIA 220

Análisis


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La Federación Internacional de Contadores –IFAC–, en cumplimiento de su labor de emisor de Normas

Internacionales de Aseguramiento y de Ética, tiene a disposición un material guía para la implementación de la Normas Internacionales de Control de Calidad en las pymes, titulado: Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría – Tercera edición, (en inglés: Guide to Quality Control for Small – and Medium – Sized

Practices, Third Edititon), elaborada en 2011, traducida en 2012 y publicada en julio 10 de 2015.

Esta guía incluye lineamientos para orientar a los profesionales contables en el adecuado entendimiento de la NICC 1, y se puede usar con el fin de:

• Ayudar a la firma de auditoría para que pueda diseñar un sistema de control de calidad.

• Tener un documento de referencia en cuanto a la aplicación práctica de la NICC 1 en una firma de auditoría.

• Aplicar de forma congruente los requerimientos de control de calidad para los encargos de auditoría, revisión de estados financieros u otros servicios relacionados con las labores del profesional contable.

GUÍA DE CONTROL DE CALIDAD PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS FIRMAS DE AUDITORÍA

Contenido para la implementación de la NICC 1

Esta guía contiene un estudio de caso cuya finalidad es exponer cómo deben aplicarse los elementos del

sistema de control de calidad. Para esto se incluyen siete capítulos (divididos cada uno en: título, finalidad, referencias principales, descripción general y material), y en estos se abordan los siguientes elementos del sistema de control de calidad (ver párrafo 16 de la NICC 1).

Capítulo 1. Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría

En este elemento se busca definir las responsabilidades que tiene el presidente ejecutivo o el consejo directivo de socios de la firma de auditoría en lo que respecta al establecimiento de las políticas y procedimientos para promover una cultura interna en la que se genere un ambiente en torno al control de calidad en la realización de los encargos de auditoría.

El presidente ejecutivo o el consejo directivo de socios debe determinar la estructura en la que se va a realizar la auditoría, desde la labor operativa,

de análisis y emisión de información; y nombrar a las personas encargadas del sistema de control de calidad.

Capítulo 2. Requerimientos de ética aplicables

Con el fin de garantizar que su personal actúe conforme a los lineamientos de ética profesionales, la firma de auditoría debe establecer procedimientos y políticas que permitan proporcionar una seguridad razonable de ello. Para esto se pueden revisar los lineamientos del Código de Ética de la IFAC, que mencionan los principios que debe tener presente todo profesional contable en los encargos que le sean encomendados.

Entre estos principios se encuentran: la integridad, objetividad, competencia y diligencia profesional, confidencialidad y comportamiento profesional (ver DUR 2420 de 2015 y el artículo 37 de la Ley 43 de 1990).

Capítulo 3. Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y encargos específicos

La firma de auditoría debe establecer políticas y procedimientos con los

que pueda determinar si iniciará o continuará relaciones y encargos específicos con clientes. Para definir esto debe evaluar si su personal tiene la capacidad, conocimiento, recursos y tiempo requeridos para ejecutar el encargo; y si puede cumplir con los requerimientos de ética aplicables. Lo anterior, además de considerar si el cliente dispone de la información necesaria que le permita concluir su integridad y si maneja su operación bajo los marcos legales.

Capítulo 4. Recursos humanos

La firma debe establecer procedimien-tos que proporcionen una seguridad razonable de que existe el personal adecuado para ejecutar la labor de auditoría, y que este cuenta con la competencia, capacidad, disposición y requerimientos de ética para realizar el encargo. Esto se puede lograr a través de orientaciones, recomendaciones y capacitaciones a los empleados.

Asimismo, se deben realizar evaluacio-nes de desempeño y diseñar pro-gramas de incentivos y de desarrollo profesional.

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Capítulo 5. Realización de los encargos

En este campo se relaciona la actividad del equipo asignado al encargo y la información financiera del cliente. Al respecto, la firma debe orientar al personal mencionando la manera de proceder y las funciones que desempeñará cada persona del equipo, y la forma en la que se ejecutarán las actividades de planeación, supervisión y revisión en la empresa objeto de auditoría; asimismo, realizar una labor de control de calidad para que se puedan implementar mejoras y cambios a los procesos.

Capítulo 6. Seguimiento

En este segmento la firma de auditoría debe determinar un proceso de seguimiento con el fin de brindar una seguridad razonable de que las políticas definidas por la misma se están ejecutando de forma eficiente. Para esto debe asignar la responsabilidad del seguimiento a un miembro del equipo

que cuente con suficiente experiencia y que no esté vinculado con el encargo. Esta persona debe realizar entrevistas, pruebas de revisión, inspección de archivo y otra documentación adicional para obtener evidencia que le permita emitir un informe de los resultados del proceso de seguimiento.

Capítulo 7. Documentación

La firma debe diseñar procedimientos que promuevan la conservación de la evidencia documental, tanto para cada encargo realizado, como para la revisión de control de calidad de la firma. Los procedimientos se desarrollan con el fin de proporcionar evidencia de que la firma ha adecuado todos los elementos del sistema de control de calidad y que conserva un soporte para cada informe realizado.

Anexos de ejemplos prácticos de la guía

A manera de ejemplos prácticos, la guía también incluye anexos, los cuales

pueden usarse dependiendo de las necesidades de cada entidad. A continuación, mencionamos la relación de dichos anexos:

• Anexo A — Declaración de independencia de socios y empleados.

• Anexo B — Declaración de confidencialidad.

• Anexo C — Aceptación de clientes.

• Anexo D — Asignación de personal a los encargos.

• Anexo E — Consultas.

• Anexo F — Revisión de control de calidad del encargo.

• Anexo G — Proceso de seguimiento del sistema de control de calidad.

• Anexo H — Informe del inspector del seguimiento.

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Análisis


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NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: ENFOQUE BASADO EN RIESGOS

Las normas de calidad vigentes, y que se han abordado a lo largo de esta publicación, incluyen la NICC 1

y la NIA 220 en las firmas de auditoría y a nivel del encargo, y el encargo de revisión de calidad. En el nuevo sistema se reemplazaría la NICC 1 por la Norma de Gestión de la Calidad –NIGC 1–, se crearía la NIGC 2 y se revisaría la NIA 220.

El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento –IAASB– aprobó en su agenda de trabajo, en diciembre de 2018, un borrador del sistema de calidad en el que se busca adoptar un enfoque de gestión de calidad basado en los riesgos. La versión en español de este documento fue puesta a disposición del público por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en marzo de 2019. Tenga en cuenta que este borrador está sujeto a comentarios por parte de los interesados, pero lo traemos a colación debido a su importancia.

¿Cómo está conformado el sistema de calidad del encargo de auditoría?El sistema de calidad aplicable en la actualidad a los encargos de auditoría fue desarrollado por el IAASB en 2009, desde un enfoque centrado en el control. Este se encuentra dividido en dos niveles:

• Por una parte, las normas de calidad exigen a las firmas de auditoría (entiéndase también como el profesional individual que ofrece servicios de auditoría) implementar un sistema de control de calidad basado en los seis elementos descritos en la NICC 1. A su vez, este sistema debe ser implementado en Colombia por quienes ejecutan los trabajos contenidos en el artículo 1.2.1.7 del DUR 2420 del 2015 y los párrafos 4 y 11 de la NICC 1.

• Por otra parte, se delega en el socio responsable la tarea de implementar los procedimientos de control de calidad a nivel individual de cada uno de los encargos que tengan bajo su responsabilidad, atendiendo los lineamientos de la NIA 220 – Control de calidad de la auditoría de estados financieros.

Características del nuevo sistema de gestión de la calidadEl entorno en el que se desarrolla la auditoría es cambiante y complejo, lo que implica que las normas deban ir al mismo ritmo. Esto representa un reto para las firmas de auditoría, los profesionales y, por supuesto, para los organismos emisores. En este sentido, el nuevo sistema de gestión de calidad del IAASB tiene el objetivo de alinear los requerimientos con los avances y las tendencias que han alcanzado los profesionales y las firmas de auditoría en el desarrollo de los encargos.

El principal cambio que se observa es el enfoque desde el cual se aborda la implementación de la calidad: el enfoque de la gestión de riesgos. Con este último el IAASB espera que la firma de auditoría y todos los actores involucrados en el proceso de calidad (socio responsable, revisor de calidad del encargo, entre otros) estén en la capacidad de identificar y responder proactivamente a los riesgos de calidad, promoviendo la mejora continua y la capacidad de respuesta.

Algunas de las características de este sistema son las siguientes:

• Busca aumentar las responsabi-lidades de liderazgo, y la respon-sabilidad y mejor gobierno de la empresa.

• Busca incluir los cambios por la tecnología y las redes presentes en la época actual.

• Se enfoca en lograr los objetivos de calidad basados en resultados.

• Se centra en mayor medida en las estructuras y procesos de comunicación de las empresas (incluidas las redes), y en sus actividades internas y externas de seguimiento y remediación.

• Busca reforzar la necesidad de comunicación e interacciones sólidas durante el encargo de auditoría.

La NICC 1 sería reemplazada por una nueva normaEn el nuevo sistema de gestión de la calidad la NICC 1 sería reemplazada por la Norma Internacional de Gestión de la Calidad 1 –NIGC 1– Gestión de la calidad en las firmas de auditoría que realizan auditorías y revisiones de estados financieros, así como otros encargos que proporcionan un grado de seguridad y servicios relacionados.

En la NICG 1 el sistema de gestión de la calidad debe implementarse de forma específica, según la naturaleza y circunstancias de cada firma y los encargos que realiza. Por tanto, el diseño, implementación y operación del sistema son diferentes en cada firma de auditoría. La NICC 1 ya presentaba requerimientos para lograr la escalabilidad de la norma a todos los tipos de encargos y de firma existentes, pero en la propuesta de la nueva norma estos requerimientos son más específicos.

Para diseñar el sistema, el IAASB estudió otros marcos de gestión de riesgos y de gobiernos corporativos, entre ellos, el marco integrado del COSO (2013).

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Como resultado de este estudio se diseñaron los elementos incluidos en el nuevo sistema de gestión de calidad, en los cuales se conservan lineamientos de la NICC 1, aunque algunos de ellos cambian su nombre y se incluyen otros dos elementos, como se presenta a continuación:

• Gobierno corporativo y liderazgo (adaptado de “Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría” de la actual NICC 1).

• El proceso de valoración de riesgos de la firma de auditoría (este es un nuevo elemento que se desprende del enfoque basado en riesgos).



• Realización de los encargos.

• Recursos (adaptado de “Recursos humanos” de la actual NICC 1).

• Información y comunicación (nuevo elemento).

• Seguimiento y proceso de corrección (adaptado de “Seguimiento” de la actual NICC 1).

De acuerdo con la explicación que brinda la NIGC, el sistema precisa que el total de requerimientos establecidos en los ocho elementos se cumpla, aunque deja abierta la posibilidad para que, dependiendo de las necesidades de la firma, se incluyan componentes adicionales.

Estos componentes deben estar integrados de manera que la firma pueda:

• Establecer los objetivos de calidad.

• Identificar y valorar los riesgos de calidad.

• Diseñar e implementar respuestas.

El sistema no se implementa de forma lineal, y su funcionamiento depende de su operación en conjunto.

Nueva norma sobre revisión del control de calidadLa revisión de calidad en el encargo de auditoría, uno de los elementos del sistema de control de calidad de la NICC 1, y al que también se hace referencia en la NIA 220, se presenta ahora como una norma separada dada su importancia; será llamada la NICG 2 – Encargos de revisión de calidad.

También deben considerarse los aspectos que se indican a continuación, respecto a dicha norma:

• Se refuerzan los criterios para determinar la elegibilidad del revisor de calidad (por ejemplo, la prohibición de actuar como tal si el individuo anteriormente se desempeñó como socio del encargo).

• Se establecen criterios para desarrollar la comunicación entre el socio responsable del encargo y el revisor de calidad del encargo.

Revisión de la NIA 220El IAASB efectuó una revisión a la NIA 220 (que ahora se llamará Gestión de la calidad para una auditoría de estados financieros), y algunos de los cambios son los siguientes:

• La versión actual de la NIA 220 permite al socio responsable confiar en el sistema de calidad establecido por la firma de auditoría, a menos que halle información que demues-tre lo contrario. En la versión revisa-da se eliminará esta parte, con el fin de evitar que el socio confíe a ciegas en el sistema.

• Incluye la obligación para el socio de “dar un paso atrás” en su gestión, con el fin de determinar si ha asumido su responsabilidad en la calidad del encargo.

Relación entre las normasLa relación entre las tres normas pro-puestas por el IAASB en el nuevo sistema de gestión de la calidad no cambia con respecto al sistema establecido en la ac-tualidad, en el sentido de que la firma de auditoría debe implementar el sistema de gestión de la calidad al nivel general, que después servirá de fundamento al socio responsable para hacerlo al nivel del encargo.

La revisión de calidad en el

encargo de auditoría, uno de los elementos del sistema de control de calidad de la NICC 1, y al que también se hace referencia en la NIA 220, se presenta ahora como una norma separada dada su importancia; será llamada la NICG 2 – Encargos de revisión de calidad

Análisis


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Una de las principales preocupa-ciones que tienen los contadores públicos independientes y las

firmas de auditoría por estos días son las visitas in situ que está realizando la Junta Central de Contadores –JCC–, dado que todo este proceso ha generado muchas dudas entre la comunidad contable (la JCC realizó un Facebook Live el 17 de julio de 2019, en el cual aclararon varias de ellas). A continuación, las abordamos:

¿Por qué se realizan las visitas? La JCC se encuentra programando las visitas in situ en cumplimiento de la fun-ción misional de inspección y vigilancia contenida en el numeral 1 del artículo 20 de la Ley 43 de 1990. Estas visitas tienen el propósito de verificar el cumplimiento de los requerimientos del DUR 2420 de 2015, que contiene las Normas de Ase-guramiento implementadas en Colombia por medio de la Ley 1314 de 2009, espe-cialmente lo relacionado con la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1– y el Código de Ética del IESBA.

¿Cómo se seleccionan los inspeccionados? La JCC realiza cruces de información con otras entidades para identificar a los contadores públicos que han actuado como revisores fiscales. Una de esas entidades, por ejemplo, es la Dian, que entrega información sobre los revisores fiscales que firman declaraciones de renta. Sobre esa base de datos se realiza una selección aleatoria de los contadores y las firmas a las que se les practicará la diligencia de inspección.

Acto seguido, a los seleccionados se les envía, por parte de la JCC, una notifica-ción a la dirección de correo electrónico que tengan registrada en la entidad (aproximadamente ocho días antes del día de la visita). Por ello es muy impor-tante cumplir con la obligación de actua-lizar los datos que se tengan inscritos en la JCC antes del 1 de marzo de cada año.

ASPECTOS SOBRE LAS VISITAS DE LA JCC

Tenga a la mano los siguientes documentos para las visitas de la JCC

Entre las funciones de la Junta Central de Contadores –JCC– está inspeccionar que los contadores independientes y las firmas de contadores presten correctamente los servicios asociados a su actividad. Para esto son las visitas in situ realizadas por la JCC.

Según corresponda, por ser una persona natural o una firma de contadores, cuente con los siguientes documentos:

Tenga en cuenta que…

Estados financieros firmados, con

implementación en Normas

Internacionales de Contabilidad, y políticas contables

redactadas.

Libro de accionistas para empresas por

acciones.

Manual de control de

calidad.

Libro de actas o de junta de

socios.

Código de Ética (el del IESBA) redactado y

optimizado según cada firma.

A través de los libros solicitados se verificará que

todos sean contadores, o que al menos el 80 % de

las personas lo sean.

El profesional contable debe tener claros conceptos como:

principios éticos, salvaguardas, riesgos de quebrar lo

principios, entre otros.

¿Qué información solicita la JCC? Respecto a este punto, es necesario recalcar que los documentos que solicita la JCC no son para la entidad, sino que son los necesarios para el adecuado funciona-miento de los servicios que presta la firma de auditoría o el contador público inde-pendiente. En ese sentido, los funcionarios de la JCC recalcaron que los profesionales contables deberían pensar que “no es qué debo tener listo para la JCC, sino lo que debo tener para cumplir la normatividad”. En todo caso, los principales documentos que deben prepararse son los siguientes:

• Libros de actas de asamblea o de junta de socios, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones. En este libro se verifica que todos sean contadores o que por lo menos el 80 % de los accionistas lo sean.

• Inscripción ante la JCC.

• En ocasiones, dentro de la visita in situ puede ocurrir que soliciten los estados financieros firmados con implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad, con las políticas redactadas, así que lo recomendable es tenerlos a la mano.

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• Manual de control de calidad con las políticas y procedimientos de la firma de auditoría o del contador público independiente.

• Manual del Código de Ética.

• Documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad.

• Documentación de los encargos, es decir, los papeles de trabajo.

¿Dónde se pueden encontrar guías para cumplir estos requerimientos? El Código de Ética y la NICC 1 se encuentran compilados en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015 (ver las páginas 2 y 135 del anexo, respectivamente). Adicionalmente, la IFAC ha desarrollado una serie de materiales que pueden servirle de guía para implementar el sistema de control de calidad de la firma o del profesional independiente, entre ellas, la Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría – Tercera edición.

Desde Actualícese también hemos elabo-rado una serie de materiales que le ayuda-rán a conocer los principales aspectos de cada uno de los elementos que confor-man el sistema de control de calidad.

El sistema de control de calidad no es solo un documentoAunque en la primera etapa del programa de trabajo de la JCC la entidad se está ocupando en verificar que las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes tengan documentados los aspectos mencionados, es necesario señalar que los manuales y demás documentos no pueden limitarse a ser una simple copia de las normas, sino que deben diseñarse analizando las necesidades propias

de la firma, el tamaño, organización y naturaleza de los servicios que presta.

En este orden de ideas, lo principal consiste en iniciar leyendo e interiorizando la norma, para posteriormente realizar un análisis juicioso de la firma, considerando qué elementos se tienen, cuáles hacen falta, entre otros aspectos.

¿Cómo se lleva a cabo la diligencia? Después de recibir la notificación con la programación de la visita (aproximadamente ocho días antes), los comisionados de la JCC podrían llamar al representante de la firma o al contador público independiente para definir la hora de reunión.

La diligencia debe realizarse en el domicilio de la firma o del contador independiente. Los funcionarios de la JCC procederán a realizar las preguntas correspondientes sobre el funcionamiento de la firma, y a requerir la documentación antes mencionada. Deben levantar un acta que contenga:

• Información general sobre el sitio y hora de la reunión.

• Relación de la información solicitada, incluyendo la que fue entregada y la que no.

• Información relacionada con la confidencialidad del proceso.

Ambas partes deben firmar el acta, y esta pasará a formar parte del expediente junto al informe que el inspector debe elaborar para el director de la JCC. Dicho esto, y si la firma aportó todos los documentos solicitados, la JCC procederá a terminar la diligencia. En caso de que haga falta documentación, deberá realizarse el compromiso de completarla y probablemente se programen visitas futuras.

¿Pueden sancionarme si no tengo la documentación completa? La JCC explica que si no se tiene la documentación completa, en principio no se están imponiendo sanciones, pues lo que pretende el organismo es realizar un proceso de acompañamiento a los contadores y firmas de contadores. En ese sentido, se realizará un seguimiento en visitas posteriores para corroborar que se hayan implementado los correctivos sugeridos Lo anterior no quiere decir que los contadores o las firmas puedan postergar el cumplimiento de estos requerimientos; por el contrario, es esencial que en la primera visita se tenga la documentación al día para evitar futuros contratiempos.

En caso de que haya una serie de faltas por parte del contador o la firma, entonces podría tenerse en consideración un traslado al tribunal disciplinario de la profesión.

ConsejosSi el representante legal no puede atender la diligencia, puede autorizar un delegado. Tenga en cuenta que este debe ser alguien con el conocimiento suficiente sobre la firma.

Los documentos que queden pendientes por entregar no deben enviarse a la JCC, debido a que son visitas in situ. Cuando la JCC realice la visita posterior para verificar el cumplimiento de los compromisos de la firma no se tendrán en cuenta los documentos enviados a las oficinas de dicha entidad, sino lo que haya quedado suscrito en el acta.

Para verificar la veracidad del proceso se puede comunicar con la JCC al teléfono 6444450, extensiones 301 o 305. El día de la diligencia podrá solicitar el carné del funcionario, para verificar que efectivamente pertenezca a la JCC.

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