ACTIVIDADES Y ESTRATEGIA COMUNICACIONAL

RENDICIÓN DE CUENTAS 2016Objetivo: Generar estrategias y medios adecuados de rendición de cuentas con miras a generar y aumentar los niveles de confianza y diálogo entre el INDER y sus públicos de interés.

GRUPOS DE INTERÉS MEDIO ESTRATEGIA CRONOGRAMA:

Julio a diciembre de 2016

RESPONSABLES

Público Interno: Personal administrativo, personal operativo y en campo.

Boletines internos,Intranet,Correos electrónicos,Videos, institucionales y testimoniales,Publicaciones en Redes sociales: fotos, videos cortos, enlaces y hashtags.

Wordpapers,Banners,Concursos, Comités INDER,Agenda INDER.

• Retroalimentación oportuna y permanente sobre información pública de interés para la comunidad.• Atención a los requerimientos a través de las redes sociales• Generación de contenidos informativos en página web y redes sociales

Oficina de ComunicacionesTIPlaneación

Públicos Externos: Del Nivel 1

Usuarios y ciudadanos de Medellín

Página web,Dialogo a través de Redes sociales: fotos, videos, cortos, enlaces y hashtags.

Video llamadas,Atención personalizada,Correos electrónicos,Atención telefónica,Boletín externo,Atención en redes sociales,Carteleras, institucionales,Agenda INDER, yCanal Yotube del INDER.

• Articular y actualizar• periódicamente la• información deI Instituto de acuerdo con los lineamientos de Gobierno en Línea.• Mantener disponibilidad adecuada de medios para la debida publicación de los trámites y servicios del INDER.• Hacer los ajustes pertinentes en la página para que la comunidad encuentre de manera ágil y satisfactoria la información.• Producir contenidos de interés para todos los grupos poblacionales.• Garantizar la accesibilidad a la página web a través de una plataforma amigable y de fácil consulta.• Invitar a todos los usuarios a los diferentes eventos que realiza el InstitutoAtención a los requerimientos a través de las redes sociales• Generación de contenidos informativos en página web y redes sociales

Hacer actualizaciones semanales de las áreas acorde con las necesidades y novedades.

Dar respuesta a los oficios, comunicaciones y correos enviados a la institución de manera oportuna.

Entre ocho y doce publicaciones mensuales en el sitio web del Instituto

Entre 200 y 350 publicaciones mensuales a través de las redes sociales del Instituto

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Niños, adolescentes y jóvenes

Página web,Redes Sociales,Canal de Youtube,Videos eInvitaciones digitales

• Hacer envío de Ecards y banners con información de la oferta para su grupo poblacional en redes sociales: Facebook, Instagram.• Videos testimoniales o historias de la manera cómo pueden beneficiarse y acceder a los programas

2 Ecards por mes

1 video por mes en redes sociales y página web INDER

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

• Vídeos promocionales de la oferta institucional que se difunde ennuestras redes sociales, páginas web,Chats.

GRUPOS DE INTERÉS MEDIO ESTRATEGIA CRONOGRAMA:

Julio a diciembre de 2016

RESPONSABLES

Líderes comunitarios, usuarios, representantes de estamentos sociales y comunidad en general

Audiencia General de Rendición de Cuentas

• Realizar la audiencia de Rendición de Cuentas con la participación de representantes de todos los grupos poblacionales y comunidad en general.

• Hacer una amplia convocatoria a través del personal de campo y demás medios de difusión.

• Atender y canalizar todas las inquietudes, preguntas y aportes de los asistentes a la Audiencia para una debida respuesta.

• Dar a conocer al ciudadano los medios de que dispone el INDER para interactuar con sus públicos.

• Informar a los públicos dónde pueden encontrar la información del Inder de Rendición y la forma de consultarla.

Rendición general en el mes septiembre de 2016

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Gabinete Municipal

Boletines externos, Invitaciones virtuales,Piezas promocionales,Correos electrónicos,Atención telefónica.

• Concertar acciones de trabajo conjunto• Suministrar información oportuna frente al acontecer en el INDER• Envío permanente de información a los concejales sobre eventos, propuestas, etc

Boletines mensualesAtención de comunicaciones de manera permanente

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Medios de comunicación local, regional y nacional

Boletines de prensaComunicados de prensaInvitaciones Ruedas de PrensaVisitas a los mediosEnvío de correos masivosFotonoticiasProducción de videos que contribuyan con su labor informativa.Monitoreo de frepressEnvío de audios y registro fotográfico de interés mediático.Noticias web

Reunión final con los medios de comunicación

• Socializar con los medios el proceso de Rendición de Cuentas previsto por la entidad.• Divulgar proactivamente la información pública medios masivos locales, regionales y nacionales.• Generar Información real, oportuna y confiable sobre la oferta INDER, avance de proyectos, dificultades, entrega de obras, eventos y acciones INDER• Monitorear la información pública y reacciones de los medios• Actualización de noticias en el portal web institucional.

• Reunión entre la dirección y los medios para contar de inversiones, ejecuciones y proyecciones.

De manera permanente

Acorde con las necesidades e impactos de los programas y eventos

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Concejales Boletín externo INDER, Correos electrónicosPágina web,Redes sociales.

• Participación en comisiones accidentales• Respuesta a citaciones y requerimientos

Boletines mensualesAtención de comunicaciones de manera permanenteContestaciones documentadas y oportunas.

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Invitaciones,Convocatorias,Redes Sociales,Página web,Correos electrónicos,Buzón de sugerencias

JAL

JAC

• Diseño de piezas motivacionales de participación• Elaboración de videos testimoniales• Elaboración de plegable de avances y rendición de cuentas

De manera permanente

Elaboración de videos semanales de percepción frente a los servicios del INDER.

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

• Diseño de piezas motivacionales de participación• Elaboración de videos testimoniales• Elaboración de plegable de avances y rendición de cuentas

InvitacionesConvocatoriasRedes SocialesPágina web Correos electrónicos

De manera permanente

Elaboración de videos semanales de percepción frente a los servicios del INDER.

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Organizaciones sociales y comunitarias (mesas, comités, cabildantes, otros)

Invitaciones virtualesConvocatoriasRedes SocialesPágina web Correos electrónicosVideos testimoniales y educativos frente a la gestión del INDERBuzón de sugerencias e inquietudes

• Elaboración de publicaciones especiales de promoción de la oferta INDER.• Información clara, oportuna y ajustada a las necesidades y expectativas de la comunidad.• Formularios de respuesta en línea.• Realización y acompañamiento a eventos de Alcaldía tales como ferias, muestras institucionales y espacios de encuentro donde poder contar de la gestión del INDER y su avance.• Recordar permanentemente los mecanismos de participación ciudadana.

De manera permanente y oportuna.

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Instituciones educativas

CartelerasPágina webRedes socialesCorreo electrónicoBoletín externoReuniónVideos testimoniales

• Establecimiento de diálogo directo con profesores de Educación Física, rectores y coordinadores• Video de cómo las I.E. se han beneficiado e incidido en los programas INDER.

De manera permanente y acorde con las necesidades de las instituciones.

Videos del sector educativo en diferentes momentos y etapas.

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Empresas privadas, proveedores y entidades aliadas

Comunicaciones escritasCorreos electrónicosBoletín externoFerias corporativasAtención telefónica

• Participación en espacios, reuniones y eventos organizados por y con el acompañamiento de la empresa privada donde podamos contar del qué hacemos y cómo impactamos.

De manera permanente y acorde con las necesidades y solicitudes

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Entes de Control Página webRedes socialesCorreos electrónicosBoletín externoAtención telefónicaComunicaciones escritas

• Respuesta a comunicaciones y requerimientos• Disponibilidad de información en página web y medios electrónicos.

De manera permanente y acorde con las necesidades y solicitudes

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Clubes deportivos con o sin reconocimiento deportivo

Página webRedes socialesCartelerasBoletín externo

• Acompañamiento a Mesas territoriales de seguimiento a los compromisos y temas de interés para los clubes.

• Suministrar información oportuna sobre cómo acceder a los apoyos y servicios del INDER.

De manera permanente y acorde con las necesidades y solicitudes

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Públicos externos del Nivel 2:

Públicos del Nivel 3:

Ligas, Federaciones y demás institutos del deporte

Página webRedes socialesComunicaciones escritasBoletín externoAtención telefónicaCorreo electrónico

• Fortalecer los espacios de socialización e intercambio de información frente a la gestión del INDER y su incidencia e estos organismos.

• Propiciar el apoyo en la divulgación de la información institucional de interés para dichos públicos.

De manera permanente y acorde con las necesidades y solicitudes del público.

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

Página webRedes socialesCorreos electrónicosComunicacionesAtención telefónica

• Fortalecer los espacios de socialización e intercambio de información frente a la gestión del INDER y su incidencia e estos organismos.

De manera permanente y acorde con las necesidades y solicitudes

Confederaciones, Comité Olímpico, Coldeportes, organizaciones internacionales

Oficina de ComunicacionesTIPlaneaciónSubdirección de FomentoSubdirección de EscenariosSubdirección Administrativa

GRUPOS DE INTERÉS MEDIO ESTRATEGIA CRONOGRAMA:

Julio a diciembre de 2016

RESPONSABLES