ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ...

CRISTIANA, SOCIALISTA, SOLIDARIA

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (PMSAF)

ACTIVIDADES DE CONTROL

APLICABLES A LOS SISTEMAS DE

ADMINISTRACIÓN

Sesión No. 11

4. PRESUPUESTO

SUB COMPONENTE 1.8/PMSAF/MHCP

4.1 RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL

PRESUPUESTARIO

Se establecerán y mantendráncontroles necesarios en losSistemas de AdministraciónFinanciera y Presupuestaria, a finde asegurar el cumplimientorequerido en todas las fases delpresupuesto, de acuerdo con laley que regula la materia.


4.2 BASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Todas las Entidades delSector Público incluiránen sus presupuestos losposibles ingresos,compromisos y gastos,en relación con susactividades específicas,contempladas en laProgramación Anual desus Operaciones.


4.3 FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PASIVA

DEL PRESUPUESTO

Las Entidades con Autonomía de Gestión yde Patrimonio, cuyos ingresos provenganexclusivamente del cobro de precios porventa de bienes o tarifas por prestación deservicios, financiarán con tales ingresos suscostos de funcionamiento, y el aporte propiodel financiamiento para sus inversiones y elservicio de su deuda.

Sus presupuestos son indicativos de susoperaciones de funcionamiento e inversión ..


4.3 FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PASIVA

DEL PRESUPUESTO

Las Entidades que cuenten con recursos provenientesde tributación, aportes a la seguridad social y otrosaportes, regalías o transferencias del Tesoro delEstado, sujetarán sus gastos totales a la disponibilidadde sus recursos, a las condiciones del financiamientodebidamente contraído y a los límites legalespresupuestarios, no pudiendo transferir gastos deinversión a operativos


4.4 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

Los Servidores Públicos designados para decidir la realización de un gasto y losque conceden su autorización respectiva, verificarán previamente que:

La transacción corresponde al giro o actividad de la Entidad conforme el presupuesto, planes y programas.

La Entidad esté facultada para llevarla a cabo y que no existan impedimentos legales sobre la misma.

El procedimiento propuesto para su

ejecución sea el apropiado. En el

presupuesto existan las

disponibilidades correspondientes.


4.5 CONTROL PREVIo A LA OBLIGACIÓN

Los Servidores Públicosdesignados para aceptar unaobligación como resultado de larecepción de bienes, servicios uobras, verificarán previamente aéste, el reconocimiento yautorización de que:

La documentación cumpla los

requisitos legales.

La cantidad y calidad de losbienes, servicios u obrasrecibidas, correspondan a lasque se autorizaron y sean losque se describen en eldocumento que evidencia laobligación.

La autenticidad del documento ofactura y que no contenga erroresaritméticos, borrones, manchonesy/o alteraciones que pongan enduda la veracidad del escrito. Paralos documentos electrónicos sedebe cumplir con los requisitosestablecidos por la Ley No. 729,“Ley de Firmas Electrónica” y suReglamento.

La transacción no varíesignificativamente conrespecto a la propiedad,legalidad y conformidad conel presupuesto definido almomento del control previo.


4.6 REGISTRO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Sólo podrá darse curso agastos con la certificacióndel Área de ControlPresupuestario sobre laexistencia de la partidacorrespondiente, y consaldo suficiente almomento de la operación.

Toda Entidad llevará unsistema de registroapropiado para el control dela ejecución presupuestaria,para lo cual deberá existiruna Unidad o responsableque controlará elcomportamiento de laejecución financiera delPresupuesto


4.7 CONTROL DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Los Servidores Públicos encargados delmanejo de la ejecución presupuestariadeberán efectuar evaluaciones constantessobre el grado de cumplimiento de losobjetivos, con relación a los ingresosrecibidos y los gastos ejecutados, a fin deevitar que estos últimos excedan de las

asignaciones presupuestarias .


4.8 REPORTES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Se deberán preparar reportessemanales, mensuales yanuales de ejecuciónpresupuestaria que incluyaninformación sobre:.

• Partidas asignadas inicialmente en elpresupuesto

• Ajustes por adiciones o disminucionesautorizadas.

• Saldos ajustados• Recursos devengados o liquidados• Cobros o recaudos realizados


4.8 REPORTES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

• Saldos de recursos por cobrar.

• Gastos devengados y pagosrealizados.

• Saldos de obligaciones ogastos devengados no pagados.

• Saldos por ejecutar y, cuandoexistan compromisoscontingentes .


4.9 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Se evaluará la ejecución delpresupuesto tanto en formaperiódica, durante la ejecución,como al cierre del ejercicio, einformarán los resultados de laejecución físico-financiera a laMáxima Autoridad y al Órgano

Rector correspondiente .


4.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO

Las cuentas del Presupuesto deRecursos y Gastos, se cerrarán al31 de diciembre de cada año ycon posterioridad a esta fecha nose podrán asumir compromisosni devengar gastos con cargo alos créditos presupuestarios delejercicio que se cierra.

Las Entidades cuyo período deoperaciones sean diferentes alaño calendario, están obligadasa efectuar su cierrepresupuestario a la fecha antesindicada.


5. ADMINISTRACION FINANCIERA


5- Administracion Financiera

5.1 PROPÓSITO DEL SISTEMA

5.2 INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA

5.3 REGISTRO Y DEPÓSITO DE LOS INGRESOS

5.4 DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE

DESEMBOLSOS5.5 FONDOS FIJOS DE CAJA

CHICA5.6 FONDOS ROTATORIOS


5- Administracion Financiera

5.7 ARQUEOS SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

5.8 CUENTAS BANCARIAS

5.9 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

5.10 PROGRAMACION FINANCIERA

5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUE

5.12 TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS DE FONDOS (TEF)


5- Administración Financiera

5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS

5.14 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE INVERSIONES

5.15 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES

5.16 VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVERSIONES

5.17 CRÉDITO PÚBLICO


5.1 PROPÓSITO DEL SISTEMA

El Sistema de Administración Financiera,

tendrá como propósitos:

• El recaudo

• Cobro de los ingresos

• El manejo del financiamiento o créditopúblico cuando aplique

• El manejo de las inversiones

• La programación de los compromisos

• Obligaciones y pagos para ejecutar elpresupuesto de gastos


5.2 INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA

La Unidad Financiera de las Entidades no

dependientes del Tesoro Nacional, deberá estar

ubicada en el ámbito de Dirección, Gerencia o

Departamento, a fin de garantizarle la

independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los ingresos y

egresos.



Todo ingreso de la Entidad, debe ser registrado en el día, otorgandopor cada operación un recibo oficial de la misma, debe ser unformulario numerado prenumerado que contenga la informaciónnecesaria para su identificación, clasificación y registro contabledentro de las 24 horas de recibidos

En el caso de recibirse transferencias electrónicas de fondos sedeberá registrar mediante la elaboración de un comprobante dediario.

Los recibos oficiales de caja, al anularse deberán invalidarse con unsello y archivarse el juego completo y cumplir con los controlesnecesarios para los medios electrónicos



Igualmente los ingresosdel día deben depositarsetotal e íntegramente enlas cuentas bancariasautorizadas de la Entidad,a más tardar al díasiguiente hábil..Igualmente los ingresos

En los casos donde no existaentidad bancaria en lalocalidad, los ingresos sedeberán resguardar en una cajade seguridad, y el depósito sehará en el plazo normado por laMáxima Autoridad bajo suresponsabilidad.


5.4 DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS

Todo desembolso deberá respaldarse con ladocumentación suficiente y apropiada, ya sea pormedio escrito o de forma electrónica (siempre quecumpla con la Ley No. 729, “Ley de Firma Electrónica”),la que deberá ser autorizada por un Servidor Públicoindependiente tanto de las actividades de manejo ocustodia de los fondos y valores, como de lasactividades contables o de registro.

Asimismo, deberá contar con la información quepermita su adecuado registro de acuerdo con lanaturaleza del desembolso, para ello se deberáconsiderar el catálogo de cuentas contable o elclasificador de gastos según corresponda.


5.4 DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y

AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS

.

Dichos documentos de respaldodeberán:

• Inutilizarse con un sello de"cancelado" al momento deefectuarse el desembolso.

• Cumplir con los controlesnecesarios, correspondientes alos medios electrónicos .


5.5 FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

a)Se creará un fondo fijo de caja chica para realizardesembolsos en efectivo, destinados a gastos menores,regulares o corrientes, de acuerdo con las políticas establecidaspor la Entidad.

b) Estos fondos no podrán utilizarse para desembolsos queexcedan los límites autorizados por la Entidad, por lo que habrá deestablecerse un monto máximo de acuerdo con las necesidades,los que en ningún momento, ni su valor, ni cada desembolsoexcederá del límite que determine el reglamento emitido para talefecto



c)Para fijar el límite se tendrá en cuenta el valormensual del movimiento de gastos menores.

Los reembolsos se efectuarán a nombre delencargado del fondo y cuando éste se encuentreagotado en el 50% de la cantidad asignada.



Los reembolsos deberán estar soportados con ladocumentación que evidencie el pago correspondiente, lacual debe ser cancelada al emitirse el cheque dereembolso, con un sello que contenga la leyenda "Pagado,Fecha, Número de Cheque y Banco" o cumplir con loscontroles necesarios en el caso de los medios electrónicos.



d) Los recibos de caja chicadeben ser numerados o prenumerados, al anularse alguno deellos deberán invalidarse con unsello y archivarse el juego completoy cumplir con los controlesnecesarios en el caso de los medioselectrónicos.

e) Los pagos con el fondo decaja chica deberán estar soportadoscon la documentación apropiada,suficiente y debidamenteautorizada. º



f) El responsable del fondo fijoexigirá que se cumplan lasdisposiciones referentes a su manejo,los reembolsos se efectuaránposterior a que la documentaciónsoporte haya sido revisada yverificada por parte de los ServidoresPúblicos responsables del controlprevio al desembolso.

g) No deberán utilizarse losfondos de caja chica paraefectuar adelantos de sueldos opréstamos a los ServidoresPúblicos



h) Al entregarse unmonto para compras y/o gastossujetos a rendición de cuenta,deberá soportarse con un valeprovisional o por medioselectrónicos de caja chica, elcual deberá cancelarse a mástardar 72 horas después de suemisión.

j) La independencia deeste Servidor Público esnecesaria para evitarinconsistencias en la utilizacióndel fondo. Los deberes yobligaciones del responsabledel fondo deberán estarclaramente definidas porescrito y agregadas a susfunciones laborales

i) El responsable del fondofijo deberá ser un ServidorPúblico independiente delcajero general y de otrosServidores Públicos queefectúen o participen en laboresde registros contables u otrasfunciones financieras.


5.6 FONDOS ROTATORIOS

Todo fondo rotatorio creado para unfin específico, será manejado através de una cuenta corrientebancaria, abierta a nombre de la

Entidad .


5.8 CUENTAS BANCARIAS

El cierre de toda cuenta bancariadebe ser autorizadoformalmente por la MáximaAutoridad

Toda cuenta bancaria debe serabierta exclusivamente anombre de la Entidad y ennúmero limitado a loestrictamente necesariomediante la autorización que sedispongan en las normas legalesvigentes.



Los Servidores Públicos titulares ysuplentes, designados para el manejode fondos de las Entidades, deben seracreditados legalmente ante losbancos depositarios; los cheques omedios electrónicos que se expidanllevarán firmas mancomunadas tipo“A” y “B” de dichos ServidoresPúblicos de forma escrita oelectrónica, siempre y cuando cumplacon la Ley No. 729, Ley de FirmaElectrónica.

Las expresiones tipo “A” y “B” seutilizan para indicar que son firmasde diferentes Servidores Públicos, loscuales no deben dependerdirectamente el uno del otro. Exceptoen los casos en que la firma tipo “A”sea de la Máxima Autoridad.



Los Servidores Públicos que tengan asignada laresponsabilidad de firmar cheques,indistintamente del tipo de firma seránresponsables de cerciorarse antes de firmar, delcumplimiento de las Normas de Control Previo aldesembolso

Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera delos Servidores Públicos acreditados, se deberán cancelarde forma inmediata las firmas autorizadas en losrespectivos bancos y proceder a realizar un nuevoregistro para mantener la condición de firmasmancomunadas


5.10 PROGRAMACIÓN FINANCIERA

Toda Entidad deberá realizar la programación de susflujos financieros, tendiente a optimizar la utilizacióny productividad de los recursos. La Unidad deTesorería de cada Entidad es responsable de integrarlas necesidades de efectivo de las demás Unidades ypreparar la programación de caja. La periodicidad delflujo de caja (cash flow), será definida en función delas necesidades y las características de cada Entidad.

Los períodos de programación se establecerán,controlarán y reprogramarán en función de la cantidady cuantía de las transacciones que involucrenmovimientos de fondos.

Mensual y Trimestralmente se deberá fijar el nivel defondos disponibles para atender los gastos devengadosy pagar las obligaciones de cada Entidad.


5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUE

A excepción de los pagos por CajaChica y de los casos en que la leyexija el pago de remuneraciones otransferencias en efectivo o cuandono exista una agencia bancaria en lalocalidad, todos los desembolsos seefectuarán mediante chequeintransferible o por medioselectrónicos, a nombre delbeneficiario y expedido contra lascuentas bancarias de la Entidad.



1. Las TEF solamente podrán realizarse cuando la Entidad uOrganismo disponga.

A. De una Normativa para este tipo de operaciones, autorizada porla Máxima Autoridad. i. Las condiciones legales.

B. Contratos o convenios firmados con las partes involucradas,Beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere.

2. Todos los Responsables, miembros de la Entidad uOrganismo que genera la TEF, deberán firmar una declaración en lacual certifiquen que conocen, entienden la Normativa y no estánincursos en inhabilidades para participar en el proceso



i. La pertinencia, autorización, registro y validación de la operación

de acuerdo a las normas de tesorería, presupuesto y contabilidad.

ii. La legalidad de la operación, en virtud del convenio vigente para eltiempo de la operación, firmado por las partes que intervienen en laTE .

Toda TEF deberá estar respaldada por documentos que demuestren:

a. Requisito para realizar la transferencia, tales como:



b. Requisititos adicionales para validar la transferencia:

• La emisión de documento en el cual se revelenlos detalles de la TEF.

•

• Constancia de recibo de la TEF, por medioselectrónicos o documentales legítimos.

•

• Estado de Cuenta del Banco, debidamenteconciliado con los registros contables, en el cualse verifique el registro del cargo o abono segúncorresponda,



4 El acceso a los Sistemas Electrónicosutilizados para comunicación con Bancos yProveedores, se efectuará mediante asignación deusuarios con sus correspondientes claves (passwords)que se suministrarán únicamente a los ServidoresPúblicos autorizados para activar, validar o modificartransacciones en el sistema que opere las TEF.

5. El Sistema de Información o el Módulo deTesorería que administre las TEF, deberá diseñarsede tal forma que, mediante métodosgeneralmente aceptados de encriptación de lainformación, impidan razonablemente el accesono autorizado a los datos que se transmitan por elciberespacio.


5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS

Se efectuarán mensualmente análisis yaclaraciones de las diferencias entre losregistros contables de las CuentasBancarias y los Estados de Cuentaenviados por los Bancos y otras EntidadesFinancieras.

No deberán permanecer en lasconciliaciones bancarias partidas sinaclarar y ajustar por más de treinta (30)días después de haber sido incluidadentro de una conciliación.Todo ajuste proveniente deconciliaciones bancarias que afecte losresultados de una Entidad, deberá contarcon autorización escrita de la MáximaAutoridad.

Las conciliacionesbancarias estaránbajo laresponsabilidad depersonas que notenganresponsabilidad enel manejo deefectivo o laemisión decheques.

.


5.15 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES

La Entidad diseñará e implantaráprocedimientos específicos decustodia, registro y de salvaguardafísica de las inversiones que lasproteja de eventuales siniestros


5.16 VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVERSIONES

Los Servidores Públicos independientes dela custodia y contabilización, realizaránverificaciones físicas periódicas de lasinversiones que mantengan las Entidades.


5.17 CRÉDITO PÚBLICO

El Órgano Rector del Subsistema de Crédito Público, es responsablede dictar y comunicar los métodos, procedimientos, instructivos yformularios necesarios para que las gestiones y transacciones deCrédito Público, interno y externo, se desarrollen de maneraeficiente y transparente, se registren a partir de un único actoadministrativo, se controlen en forma adecuada, se expongan enforma clara y completa, ya sea por medios escritos o electrónicos


5.17.1 Planificación y Programación del Financiamiento Público

El Órgano Rector del Subsistema de CréditoPúblico será responsable de recibir, coordinar,evaluar, y proponer su resolución, respecto ala totalidad de solicitudes de autorizaciónpara el inicio de gestiones de EndeudamientoPúblico, incluyendo la solicitud de avales

Se deberá comprobar que todos los proyectosincorporados en la formulación del presupuesto confinanciamiento proveniente del EndeudamientoPúblico, sean compatibles con la Política establecida deCrédito Público, los límites fijados y las prioridadesdefinidas en la etapa de planificación.


5.17.2 Gestión, Negociación y Autorización para Contratar Endeudamiento Público

La gestión, negociación y autorizaciónde Endeudamiento Público, se haráconforme a lo establecido en la LeyNo. 477, “Ley General de DeudaPública y su Reglamento


5.17.3 Administración, Registro y Control del Crédito Público

El Órgano Rector tiene laresponsabilidad deformular y programar elPresupuesto Anual paratodo el servicio de laDeuda Pública directa delGobierno Central.

Ninguna Entidad del GobiernoCentral Descentralizado podráefectuar gastos financiadosmediante operaciones deEndeudamiento Público, queno esté incorporado en el PlanAnual de Endeudamiento.

Para el registro contable de laDeuda Pública Interna y Externa delGobierno Central y OrganismosDescentralizados, las Entidadesdeberán llevar registros adecuadosy completos de todas lasoperaciones de EndeudamientoPúblico que les afecten, deconformidad con losprocedimientos establecidos por elÓrgano Rector

Las Unidades Ejecutoras que administrenfondos provenientes de EndeudamientoPúblico deberán suministrar al ÓrganoRector información mensual sobre elmovimiento de los desembolsos,aplicaciones y saldos pendientes deaplicación, de conformidad con losprocedimientos, plazos y formulariosestablecidos.


5.17.4 Ejecución de Desembolsos y Colocación de Títulos de la Deuda Pública

Para la ejecución de los desembolsos, las estructuras delGobierno Central y Entidades Descentralizadas deberáninformar al Órgano Rector con toda propiedad, las diferentesmodalidades de desembolsos: en efectivo, pago directo aterceros, cargos directos o débito efectuado por el acreedor,etc.

La emisión de títulos de la Deuda Pública representanobligaciones asumidas por el Tesoro por diferentes conceptosy por lo tanto deben registrarse y controlarse siguiendo loslineamientos específicos para el Endeudamiento Público, asícomo las disposiciones particulares que rijan la emisión y losprocedimientos vigentes, impartidos por el Órgano Rectorcorrespondiente.


5.17.4 Ejecución de Desembolsos y Colocación de Títulos de la Deuda Pública

El tratamiento y registro de los avales caídos deberáprever, al igual que cualquier tipo de EndeudamientoPúblico, la relación con los distintos sectoresintervinientes, requisitos documentales, inventario,autoridades competentes, desembolsos, garantías,etc.


5.17.6 Autorización

La Máxima Autoridad será responsable de laautorización de las transacciones y operaciones queoriginan compromisos y obligaciones, ya sea pormedios escritos o electrónicos.

La adopción de compromisos y obligaciones sesujetará a las disposiciones legales vigentes.

Si la Máxima Autoridad delega a Servidores Públicosla autorización, éstos deben ser independientes delregistro y control de las obligaciones, y la autorizacióna ellos otorgada, debe contener los máximos ymínimos dentro de los cuales ejercerán sucompetencia


5.17.7 Validaciones Periódicas

Se efectuarán validaciones de los registrosauxiliares de las cuentas y documentos por pagar,préstamos y otras obligaciones con el Libro Mayor.

Las validaciones periódicas de las cuentas del pasivopermiten verificar el cumplimiento de los pagos e informarsobre los saldos y vencimientos en forma oportuna.

Las validaciones deben ser efectuadas por un Servidor Públicoindependiente de las funciones de registro de obligaciones, siendonecesario dejar constancia de la misma, por escrito o por medioselectrónicos


5.17.8 Vencimiento

º

Se establecerá unSistema de Informaciónrespecto a losvencimientos de lasobligaciones quepermita un controlactualizado de lasobligaciones que tiene

la Entidad.

Se debe elaborar uninforme mensual quepermita conocer losvencimientos, a fin deefectuar los pagos enforma oportuna yfacilitar la programacióndel efectivo o labúsqueda dealternativas definanciamiento


5.17.8 Vencimiento

Se deben efectuar confirmaciones mensuales de los saldos,tanto del principal como de los intereses directamente con losacreedores y comprobar garantías, tasas de interés pactadas yotros detalles de las obligaciones.

En caso de que las obligaciones devenguen intereses, éstos debencalcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pagosea efectuado con posterioridad


5.17.9 Autorización y Registro de Valores por Cobrar

En las Entidades que corresponda, sedeberán implantar los mecanismosnecesarios que garanticen que elotorgamiento de crédito, en los casos queamerite, sea concordante con los objetivosde la Entidad. Igualmente, en las Entidadesque lo justifiquen, se establecerán registrosdetallados y clasificados de los valores porcobrar, en concordancia con las normas decontabilidad.


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