Actividad Sena Suegrahyj

7/17/2019 Actividad Sena Suegrahyj

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ACTIVIDAD SEMANA 2

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

COMPLEMENTARIA VIRTUAL EN ORGANIZACIÓN DOCUMENTALEN EL ENTORNO LABORAL

TUTOR: GUILLERMO BEJARANO REYES; WILLIAM GARCIAGIRALDO

APRENDIZ: MARIBEL DE JESUS ARAUJO DIAZ

CARTAGENA DE INDIAS, 20 DE JUNIO DE 2015



PRIMERA PARTE

1. DATO: Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran

importancia, ya que con la ausencia de uno solo, puede difcultar la

debida uide, claridad, solide y precisi!n de la in"ormaci!n.#. $%&O'(A)$O%: Se puede defnir como un con*unto de datos,

debidamente organiados, que apoyan el ob*eti+o de la comunicaci!n en

una acti+idad, una in+estigaci!n o establecimiento de manera

comparati+a una situaci!n o un "en!meno.. DO)-(%TO: -n documento es un instrumento que contiene la

in"ormaci!n necesaria para realiar la transmisi!n del conocimiento

/umano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una

circunstancia o situaci!n "acilitando el acceso a temas espec0fcos.

SEGUNDA PARTE

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y

justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora hay una serie de

documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas

magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografas,

cuadros, videos y discos duros! A usted se le ha asignado la tarea de darles una

clasificación adecuada, la cual la debe e"poner a su supervisor de Archivo!

#eniendo en cuenta lo anterior, determine: $%uál sera la clasificación de los

documentos mencionados seg&n el soporte'

()*os documentos se clasifican en +ocumentos de archivo y +ocumentos

Electrónicos, #eniendo en cuenta la situación puesta a prueba se organizaran de

la siguiente forma:

+ocumento de archivo: otas, borradores, apuntes rápidos!

+ocumento Electrónico:

-. /ráficos: mapas, dibujos, planos, cuadros y fotografas0. %inta: 1ideos, cinta magnética2. 3tros soportes: disco duro



a! 4ediante esta grafica se puede ver y analizar el proceso que se lleva a

cabo cuando se quiere transformar datos en información valiosa para una

empresa, los datos en si no nos dicen nada, los datos están en desorden y

no tienen ning&n sentido, son incoherentes, en la segunda figura se

observa que los datos ya están de manera ordenada, ya los han

clasificados para poder acceder rápidamente a ellos, y de ultimo la figura

nos muestra la transformación de los datos ya ordenados en información

que puede ser muy &til para la empresa

b! *as cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido son:

-! %orrespondencia %omercial: Esta nos sirve para dejar un soporte en los

archivos de la empresa de la comunicación que se ha tenido con los

clientes y el proceso de ventas que se está llevando a cabo en la

empresa



0! +ocumentos %ontables: son registros fsicos que revelan resultados de

los productos vendidos los cuales son llamados facturas! Estos poseen

valores matemáticos!2! +ocumentos especiales: +ocumentos como actas.escrituras, que por su

escrito cobran diferentes formas de e"presión

5! +ocumentos legales: Estos documento son los que poseen un valordeterminado ya que pueden demostrar un acontecimiento o un hecho de

la parte legal de la empresa

c! En este programa de /estión +ocumental es importante destacar como el

conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por una empresa desde el origen hasta el destino final de esta

misma es de vital importancia para esta misma, también hay que destacar

que la organización y buen manejo de la información de una empresapermite facilitar la b&squeda y el acceso rápido

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