ACTA No. 23-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 23-2014 correspondiente a la sesión...

ACTA No. 23-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día

25 de junio de 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por

recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien

preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano

Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y

Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Andrea Torres Hernández, secretaria

del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con

justificación las señoras Tamara Baum Gutiérrez, Presidente de la Comisión y la señora

Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados las señoras

Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Corporación Bananera Nacional (Corbana);

Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de la Oficina Nacional de Semillas y Encargada del Archivo

Central de esa institución; el señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema

Fitosanitario del Estado (SFE); la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional

del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las

tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los Cised de

Corbana y la Oficina Nacional de Semillas; y la señorita Camila Carreras Herrero,

profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis

de la valoración parcial presentada por el Cised del SFE.-----------------------------------------

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 22-2014.-----------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 22-2014 del 18 de junio del

2014. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA

SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL---------------------------------------------------------

ARTÍCULO 2. Análisis del Informe de Valoración IV-009-2014-TP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Corporación Bananera Nacional

(Corbana). Convocada: la señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Corbana y

la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios

Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de

conservación de documentos presentadas por el Cised de Corbana. Hora: 8:45 a.m.

Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición

de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:45 horas ingresan las

señoras Sanz Rodríguez-Palermo, Sue Hellen Uriarte Orozco funcionaria de Corbana y

Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-009-2014-

TP sin destacarse ninguna consideración.-------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Comunicar a la Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Corporación

Bananera Nacional (Corbana); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de

valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese

Comité Institucional, mediante oficio N° UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de

2014, para el Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana), Subfondos: Asamblea

de Accionistas, Secretaría de Junta Directiva, Gerencia General y Auditoría Interna; y

declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: --------------------

Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana)------------------------------------------

Subfondo 1. Asamblea de Accionistas1. Funciones de la unidad: La Asamblea

General de Accionistas es el organismo superior de CORBANA S.A. Estará

constituida por los tenedores de acciones o sus representantes. Entre las funciones

destacan: Disolver prematuramente la sociedad, nombrar liquidadores. Fijar las

dietas de los directores y establecer la forma de trabajo de la Junta Directiva.

Discutir y aprobar los estatutos y demás atribuciones que por ley o por este pacto le

corresponde. Discutir, aprobar o improbar los resultados del ejercicio económico

que presente el Gerente General y tomar las medidas que juzgue oportuna.

Aprobar, improbar o modificar los reglamentos que se presenten a su conocimiento.

Conocer y resolver los demás asuntos incluidos en el orden del día. Aprobará,

improbará o modificará, el presupuesto para el año económico siguiente.----------------

Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------

1.1. Expedientes de Actas de la Asamblea de

Accionistas2. Original sin copia. Contenido:

Sí, porque permiten conocer los

documentos que respaldan los

1La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor

Eduardo Gómez Bodden, jefe de la oficina productora. La tabla lleva el sello de la Corporación porque no existe sello de la Asamblea de Accionistas.------------------------------------------------------------------------------ 2 Se detecta que existen expedientes de años cuyas actas originales no existen. Asimismo borradores de

actas cuyo original tampoco existe.---------------------------------------------------------------------------------------------

Borradores de actas de la Asamblea de

Accionistas de las series nominativas A, B, C, D y

E de CORBANA, S.A., con anexos originales que

se presentan para cada sesión. Soporte papel y

electrónico. Cantidad: 3,8 metros, 798,59 MB

Fechas extremas: 1975-1976, 1978-1984, 1986-

2013. Vigencia administrativa-legal: 20 años en

la Oficina Productora y permanente en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

acuerdos tomados en las

asambleas de accionistas.

Conservar en soporte papel.-------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.2. Libros legales de actas de la Asamblea de

Accionistas. Original sin copia. Contenido: Las

actas aprobadas y firmadas Soporte: papel.

Cantidad: 0,28 metros. Fechas extremas: 1976,

1979-1980, 1983-1984, 1986-2011. Vigencia

administrativa-legal: 20 años en la Oficina

Productora y permanente en el Archivo Central.

Sí, porque contienen los

acuerdos sobre las políticas que

rigen a la institución tomados por

los accionistas de CORBANA.---

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.3. Libros de registro de asistencia de

accionistas3. Original sin copia. Soporte: papel.

Cantidad: 0,04 metros. Fechas extremas: 1977-

1984, 1986-1992. Vigencia administrativa-legal:

20 años en la Oficina Productora y permanente

en el Archivo Central.-------------------------------------

Sí, porque permiten conocer

quienes fueron accionistas de la

corporación.----------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3 Documentación empastada. A partir del año 1993, los registros de asistencia de accionistas se incluyen

en los expedientes de Actas de Asamblea de Accionistas.---------------------------------------------------------------

Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 2: Secretaría de Junta Directiva4.

Funciones: Encargada de apoyar administrativamente el trabajo de la Junta Directiva

de CORBANA y subsidiarias. Organizar administrativamente las sesiones de Junta

Directiva, Asambleas y Comités. Transcribir las sesiones de Junta Directiva,

Asambleas de Accionistas y Comités. Recoger en forma constante las firmas de los

directivos que correspondan a los libros de actas. Realizar los trámites de

legalización de libros ante el Ministerio de Hacienda y Auditoría Interna. Comunicar

los acuerdos tomados a los funcionarios correspondientes. Ordenar y remitir la

documentación para Junta Directiva a los señores miembros. Verificar que los

documentos que se remitirán a sesión, sean presentados con análisis de la Gerencia

General o la Subgerencia General.-------------------------------------------------------------------


2.1. Libros legales de actas de Junta Directiva de

Corbana5. Original sin copia. Contenido: Se

refiere a las actas aprobadas y firmadas.

Soporte: papel. Cantidad: 3.786 metros (1 -81

libros). Fechas extremas: 1972-2013. Vigencia



Sí. Conservar porque informan

sobre las políticas y directrices

que rigen al sector productivo

bananero nacional.-------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

4 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor

Eduardo Gómez Bodden, jefe de la oficina productora.------------------------------------------------------------------ 5 Declarados con valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo:

Junta Directiva, serie Libros de actas, original, fechas extremas 1972-1995. Se indica que se empastan las actas con los anexos que se analizan en la sesión, cantidad 14 metros.---------------------------------------- 6 La señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero mediante correo electrónico de 26 de junio del 2014 que

la cantidad correcta es 3,78 metros y no 4,1 metros como se consignó en la tabla de plazos.-----------------

2.2. Expedientes de actas de la Junta Directiva.

Original y copia. Copia: Subgerencia General,

Auditoria Interna, Asesor Legal externo,

Directores de Junta Directiva. Contenido: Las

actas con los anexos originales de cada sesión.

Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 27,1

metros, 811,4 MB7. Fechas extremas: 1972-



Central.-------------------------------------------------------

Sí, porque constituyen

información de respaldo de los


sesiones de Junta Directiva.


---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 3. Gerencia General8. Funciones: Presentar a la asamblea ordinaria de

accionistas el informe de labores sobre las actividades y resultados alcanzados cada

año. Presentar a la asamblea ordinaria de accionistas el informe anual sobre los

resultados del ejercicio económico de cada año. Presentar, en conjunto con los

miembros de la Comisión Administrativa de Presupuesto el anteproyecto del

presupuesto anual para la conocimientos (sic) de la Comisión de Revisión de

7 La señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero mediante correo electrónico de 26 de junio del 2014 que

la cantidad correcta es 27,1 metros y no 0,28 metros como se consignó en la tabla de plazos.-------------- 8 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y jefe de

la unidad productora. Para el subfondo Gerencia, en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996, se emitió declaratoria de valor científico-cultural para las series: 1. avalúos de terrenos, 2 presupuestos de compañías bananeras, 3. Proyectos institucionales, 4. diagnósticos de la producción bananera, todos con fechas extremas 1990-1995. Con relación a las series mencionadas, mediante el oficio UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de 2014, se indican los subfondos en donde se encuentran en la actualidad. A saber: 1. Avalúos de terrenos en el subfondo Departamento de Proveeduría; 2 Presupuestos de compañías bananeras en los expedientes de Asamblea de Accionistas 3. Proyectos institucionales en los distintos departamentos del subfondo Dirección de Investigaciones, 4. Diagnósticos de la producción bananera, generados por el Departamento Estadística de Estudios Económicos, en el actual subfondo Estadística.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Presupuesto y la luego a la Junta Directiva. Elaborar el plan anual estratégico de la

institución. Indicar a la Secretaria Ejecutivo de la Junta Directiva cuáles serán los

temas de agenda y para las sesiones de Junta Directiva. Representar a Corbana en

los eventos que tengan relación con el sector bananero costarricense nacional e

internacional. Ejecutar o encargar la ejecución de los acuerdos adoptados por la

Junta Directiva. Ejecutar el sistema de control interno establecidos por la Junta

Directiva y realizar las propuestas para su mejoramiento.--------------------------------------


3.5. Informe anual de labores de CORBANA

Original. Copia Subgerencia General, Secretaría

Junta Directiva. Contenido: Refleja las

actividades y resultados alcanzados por cada

departamento de la corporación. Soporte: papel

y electrónico. Cantidad: 0.16 metros, 353 MB.

Fechas extremas: 2004-20129. Vigencia



Sí10, porque permite conocer los

logros del sector bananero, sobre

todo porque el banano es uno de

los principales productos

agrícolas de exportación para

Costa Rica.-----------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.6. Correspondencia interna y externa. Original

y copia. Copia todas las oficinas. Contenido:

Sí,11 porque informa sobre la

ejecución de acuerdos y políticas

9 Se conservan las versiones electrónicas en la red y en CDS se encuentran todos los años a la fecha,

excepto el año 2006, que se ha extraviado. Mediante oficio UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de 2014 se indica que “los informes anuales de labores en Gerencia General se conservan desde el año 2004…. Anterior a esa fecha se custodian en los expedientes de Actas de Asamblea de Accionistas”.----- 10

Declaratoria de valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo: Gerencia, serie Informes anuales de labores, original, fechas extremas 1990-1995.--------------------------- 11

Declaratoria de valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo: Gerencia, serie Correspondencia interna y externa, original y copia, fechas extremas 1990-1995.-------

Reflejan la ejecución de acuerdos y políticas

aprobadas por la Junta Directiva y objetivos de la

Corporación. Documentación de entidades

Públicas, Privadas y Financiera. Soporte: papel

Cantidad: 1.20 metros. Fechas extremas: 1985-

1988, 1990-2001, 2003-2004, 2007-2013.

Vigencia administrativa-legal: 3 años en la Oficina

Productora y permanente en el Archivo Central.---

aprobadas por la Junta Directiva,

así como de los objetivos de la

Corporación.---------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.7. Programa de comunicación interna. Original

sin copia. Contenido: Proyectar la imagen del

sector bananero nacional. Soporte: papel.


2013. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la

Oficina Productora y permanente en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

Sí, porque permite conocer la

estrategia de comunicación que

Corbana realiza a lo interno de la

corporación como proyección de

su imagen institucional.------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.8. Programas de comunicación externa.

Original sin copia. Contenido: Proyectar la

imagen del sector bananero internacionalmente.

Soporte: papel. Cantidad: 0.21 metros. Fechas

extremas: 2007-2013. Vigencia administrativa-

legal: 4 años en la Oficina Productora y

permanente en el Archivo Central.--------------------

Sí, porque permite conocer la

estrategia de comunicación que

Corbana realiza a lo externo de

la corporación como proyección

de su imagen institucional.--------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.15. Planeamiento estratégico. Original sin Sí, porque es importante para

copia. Contenido: Documentos relacionados con

el fortalecimiento de Corbana (estrategias,

posicionamiento en el mercado, visión, misión.

Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 0.23

metros, 23 MB. Fechas extremas: 2011-2013.



conocer las proyecciones

estratégicas del sector bananero.


---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.17. Congreso Internacional Bananero. Original

sin copia. Contenido: Documentación sobre la

organización del evento del congreso del año

2012 y preorganización del Congreso para el año

2014. Soporte: papel y electrónico. Cantidad:

0.09 metros, 365 MB. Fechas extremas: 2012-


Oficina Productora y 0 años en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

Sí, porque permite conocer las

actividades de actualización que

Corbana realiza en el sector

bananero internacional.

Conservar la memoria editada de

este tipo de eventos en soporte

papel.------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.19. Informes de Auditoría Externa y estados de

recomendaciones de informes de la Auditoría

Externa. Original múltiple. Original Subgerencia

General. Copia Auditoría Interna, Control Interno,

Contabilidad. Contenido: Copias que manda la

Auditoría Externa de estados financieros de

Corbana, subsidiarias y fondos del gobierno.

Sí, porque evidencian las

recomendaciones y criterios

finales de los expertos

contratados con respecto a la

fiscalización del uso de los

recursos y el cumplimiento de los

objetivos institucionales.

Seguimiento de recomendaciones de carta de

Gerencia, informes tributarios, tecnología e

información y control interno. Soporte: papel.



Oficina Productora y 5 años en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Conservar en soporte papel los

informes auditados que hayan

tenido alta incidencia en el

desarrollo de la entidad, a criterio

del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) y el Jefe de

la Oficina Productora.----------------

Subfondo: Auditoría Interna12. Funciones: (Ley General de Control Interno).

Artículo 32_Deberes. El auditor interno, el subauditor interno y los demás

funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes obligaciones: a) Cumplir

las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico

aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y

otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización

legalmente atribuidas. d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los

recursos del proceso del que sea responsable. e) No revelar a terceros que no

tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre

las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni

información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,

administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos

sujetos a esta Ley. f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la

que tengan acceso. g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la

12

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor Carlos Palavicini, jefe de la unidad productora.-----------------------------------------------------------------------------

Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría

interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26

de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. h) Facilitar y entregar

la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las

atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y

colaborar con dicha información. i) Cumplir los otros deberes atinentes a su

competencia.------------------------------------------------------------------------------------------------


4.4. Informes de Auditoría Interna. Copia.

Original Gerencia General. Copia: Subgerencia

General, Control Interno, Contabilidad,

funcionarios interesados e involucrados,

subsidiarias. Contenido: Resultado de los

estudios de Auditoría. Soporte: papel y

electrónico13. Cantidad: 1.38 metros, 3.356 GB.




------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí, porque reflejan la fiscalización

del uso de los diferentes recursos

de la institución. Además, son

una fuente para el análisis de

situaciones anómalas y sirven

para valorar el cumplimiento de

los objetivos institucionales.

Conservar en soporte papel los

informes de auditoría, de carácter

sustantivo, a criterio del Comité

Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos

(Cised) y el Jefe de la Oficina

Productora.-----------------------------

13

Años 2012-2013 se realiza únicamente en formato electrónico.------------------------------------------------------

La serie documental “Correspondencia interna y externa” del subfondo Secretaría de

Junta Directiva no se declara con valor científico cultural, dado que la señora Sanz

Rodríguez-Palmero indica en esta sesión, que esa correspondencia es de carácter

administrativo o facilitativo y no sustantivo.------------------------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero

de 2014, para el Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana), Subfondos:

Asamblea de Accionistas, Secretaría de Junta Directiva, Gerencia General y Auditoría

Interna; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden

ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Corbana, de

acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.----

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200914, inciso 1 se establece que: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Sanz Rodríguez-Palmero si tiene algún

comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde

que no.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Enviar copia de este acuerdo a los señores Eduardo Gómez Bodden, Asamblea de

Accionistas y Junta Directiva; Jorge Sauma Aguilar, Gerencia General; Carlos

Palavicini, Auditoría Interna, dependencias de la Corporación Bananera Nacional

(Corbana); y al expediente de valoración documental de Corbana que esta Comisión

Nacional mantiene.-------------------------------------------------------------------------------------------

14

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV-023-2014-TP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Oficina Nacional de Semillas.

Convocadas: la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Oficina Nacional de Semillas y

Encargada del Archivo Central de esa institución y la señora María del Carmen Retana

Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el

análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el

Cised de la Oficina Nacional de Semillas. Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que

durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la

Comisión para su consulta. Al ser las 9:45 horas ingresa la señora Solano Chaves. La

señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de valoración No. IV-023-

2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: ------------------------------------------------

“/…/ 3.4. Según se indica en el oficio ONS 049-2014 DA-AC de 04 de abril de 2014, en

relación con las fechas extremas de las tablas de plazos: “Debemos aclarar que las

fechas extremas que se contemplan en las Tablas no abarcan los años que tiene la

Oficina por motivo de que en el pasado la documentación se guardaba en una bodega

sin las condiciones necesarias para su conservación. El polvo, la humedad y la

filtración de agua por lluvia, promovieron la destrucción de algunos documentos, esto

para salvaguardar la salud del funcionario a cargo en ese momento”. 3.5. Mediante

Memorando DSAE-192-2014 de 15 de abril de 2014, se traslada la solicitud de

valoración documental para su revisión, análisis y preparación del informe de

valoración respectivo, en atención al acuerdo 14 tomado por la CNSED en sesión 12-

2014 del 09 de abril del 2014, que indica: “ACUERDO 14. Trasladar a la señora Ivannia

Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio

ONS-049-2017-DA-AC de 04 de abril del 2014 recibido el 08 de abril del 2014; suscrito

por la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos de la Oficina Nacional de Semillas; por medio del cual

presenta 5 tablas de plazos de conservación de documentos con 87 series

documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y

preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado

ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión

51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar copia de este acuerdo a la señora Vilma

Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de la Oficina Nacional de Semillas. ACUERDO FIRME.” 3.6. En fecha 02

de junio de 2014 se hizo visita de valoración a la sede de la Oficina Nacional de

Semillas, situada de la esquina sureste de la Corte en San José, 100 m al este. La

señora Vilma Solano Chaves, quien funge como Asistente Administrativa de la Junta

Directiva y Encargada del Archivo Central, facilitó los documentos y la información

requerida. Además, la señora Solano Chaves ha laborado por más de 26 años en la

entidad y conoce en detalle su gestión documental. 3.7. La Oficina Nacional de

Semillas usa indistintamente las siglas OSN y OFINASE.”----------------------------------------

ACUERDO 3. Comunicar a señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Oficina Nacional

de Semillas; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de

plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional,

mediante oficio N° ONS-049-2014-DA-AC de 04 de abril de 2014, para el Fondo:

Oficina Nacional de Semillas (Ofinase), Subfondos: Junta Directiva, Auditoría Interna,

Dirección Ejecutiva, Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico; y

declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: ---------------------

Fondo: Oficina Nacional de Semillas (Ofinase)------------------------------------------------

Subfondo 1. Junta Directiva15. Funciones de la unidad: Atender los diversos

asuntos que para su estudio son sometidos por el Director Ejecutivo para el buen

desarrollo de la Institución.------------------------------------------------------------------------------


1.1. Actas de Junta Directiva. Original sin copia.

Contenido: Se incluyen los antecedentes y

comentarios de los asuntos que se conocen. En

ellas se consignan las decisiones trascendentales

para la Institución. Las actas se encuentran

empastadas, en orden cronológico y por número

de sesión. Soporte: papel. Cantidad: 3.6 metros.




Sí, porque informan sobre las

políticas y directrices que rigen a

Ofinase en el sector

agropecuario en materia de

semillas.---------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------

1.5. Documentación de Junta Directiva

(Expedientes de actas de sesiones). Original y

Sí, porque constituyen

información de respaldo de los

15

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Walter Quirós Ortega, Secretario de la Junta Directiva y la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.-----------------------------------------------------------------

copia. Contenido: Corresponde a la

documentación que se conoce en Junta Directiva

y que forma parte del acta. Se incluye el orden

del día, correspondencia e informes vistos en

sesión. Los documentos anteriores al 2002 se

encuentran empastados con la correspondiente

acta16. Soporte: papel. Cantidad: 0,66 metros.





sesiones de Junta Directiva.


---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 2. Auditoria Interna17. Funciones: Asesorar y fiscalizar las actividades

que desarrolla la Oficina Nacional de Semillas.----------------------------------------------------


2.6. Papeles de trabajo. Original sin copia.

Contenido: Respaldos documentales de cada

estudio desarrollado por la unidad. Soporte:

papel. Cantidad: 1 metro. Fechas extremas:

2006-2014. Vigencia administrativa-legal: 2 años

en la Oficina Productora y 48 años en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

Sí. Conservar los respaldos de

aquellos informes de auditoría

que se consideren sustantivos, a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y el Comité



16

Las actas de los años 2008-2014 se colocan en ampos. Se recomienda empastarlas para evitar su deterioro y el riesgo de extravío. Se aclaró en sesión que no son las actas sino los expedientes de sesión. La señora Solano Chaves indica en la sesión No. 23-2014 que esta documentación no son las actas.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------- 17

. La tabla de plazos aparece firmada por la señora Karen Pérez Rojas, Auditora Interna y la señora

Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.--------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------ (Cised).----------------------------------

Subfondo 3. Dirección Ejecutiva18. Funciones: Es el administrador general de la

Institución y vigila el correcto desarrollo de las políticas señaladas por la Junta

Directiva, así como resolver asuntos no reservados a la Junta Directiva dentro de las

actividades de la Oficina.--------------------------------------------------------------------------------


3.1. Correspondencia. Original y copia. Original

y copia unidades administrativas de la institución,

instituciones púbicas, empresas privadas,

particulares, internacionales. Contenido: Cartas

enviadas y recibidas relacionadas con las

actividades del Departamento. Soporte: papel.

Cantidad: 0.48 metros19. Fechas extremas:



Central.-------------------------------------------------------

Sí, porque informa sobre la

ejecución de acuerdos y políticas

aprobadas por la Junta Directiva,

así como de los objetivos de

Ofinase.---------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.6. Contratos. Original sin copia. Contenido:

Relacionados con objetivos principales de la

Oficina en los que se asegura el trato entre la

Oficina y las personas físicas y jurídicas para la

ejecución de obras, compra de bienes y servicios.

Sí, porque permiten conocer

tanto las obligaciones como los

derechos de las partes

negociadoras. Se deben

conservar los contratos que

18

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Walter Quirós Ortega, Director Ejecutivo y la señora

Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.-------------------------------------------------------------------------------- 19

En fecha 02 de junio de 2014 se constató en la oficina productora que la cantidad correcta es 0.48 metros y no 0.048 metros como se consigna en la tabla.-----------------------------------------------------------------


2013. Vigencia administrativa-legal: en la Oficina

Productora mientras esté vigente y 3 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

reflejan las funciones sustantivas

de la entidad.--------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.7. Convenios20. Original sin copia. Contenido:

Convenios con diferentes instituciones y

empresas privadas para la ejecución de acciones

y actividades. Soporte: papel. Cantidad:

0,02metros. Fechas extremas: 1994-2013.

Vigencia administrativa-legal: en la Oficina

Productora mientras esté vigente y 3 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí, porque permiten conocer la

cooperación interinstitucional, la

coordinación, colaboración y

asistencia técnica para el

desarrollo de programas

específicos, entre otros.

Conservar los convenios que

favorecen el desarrollo de

proyectos relevantes en la

función sustantiva de la

institución.------------------------------

3.9. Memorias anuales. Original múltiple.

Originales impresos en Departamento

Administrativo Financiero (3.2.10). Contenido:

Logros y aspectos relevantes de la actividad

institucional durante el año. Soporte: papel y

digital. Cantidad: 0.26 metros, 9 MB. Fechas

extremas: 1979-2012. A partir del año 2006 se

Sí, ya que resumen las

principales actividades realizadas

y logros alcanzados por la

entidad en un año. Conservar en

soporte papel.-------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

20

Según manifestó la señora Solano Chaves, la OFINASE excepcionalmente realiza convenios. Existe

uno con una compañía para que esta realice el registro de importación y exportación de semillas.----------

mantiene también en formato digital y se difunde

por la web institucional. Vigencia administrativa-


permanente en el Archivo Central en soporte

papel; permanente en la Oficina Productora y 0

años en el Archivo Central en soporte digital.------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.11. Plan Estratégico Institucional 2014-2021.

Original. Copia diferentes unidades de la

Institución (3.2.12). Contenido: Alinear los

diferentes departamentos para lograr los

objetivos para los que la ONS fue creada en

satisfacción de los clientes. Soporte: papel y

digital. Cantidad: 0,01 metros, 139 MB. Fechas


legal: en la Oficina Productora mientras esté

vigente y 3 años en el Archivo Central.---------------

Sí, porque es importante para

conocer las proyecciones

estratégicas del sector

agropecuario en el control,

producción y comercialización de

semillas. Conservar en soporte

papel.------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 3.1. Departamento Administrativo-Financiero21. Funciones: Establecer,

implementar y controlar el apoyo logístico necesario en el campo administrativo y

financiero para el cumplimiento de los objetivos institucionales en cada una de sus

estructuras y en atención a las leyes 6289 y 8631.-----------------------------------------------


21

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Emilio Fournier Castro, jefe del Departamento

Administrativo Financiero y la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.------------------------------

3.1.7. Estados Financieros22. Copia. Original

Ministerio de. Hacienda y Contraloría. Contenido:

Refleja los resultados financieros anuales de la

Institución. Soporte: papel. Cantidad: 0.13

metros. Fechas extremas: 2005-2014. Vigencia



Sí, porque permiten conocer las

inversiones y gastos de la

entidad. Conservar los estados

financieros del cuarto trimestre o

anuales.---------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.1.11. Expedientes de Personal. Original sin

copia. Contenido: Se consigna información

referente al historial de un funcionario de la

institución. Soporte: papel. Cantidad: 0.20


administrativa-legal: 50 años en el Archivo

Central. El plazo corre a partir de que el

funcionario deja de laborar para la institución.-----

Sí. Conservar una muestra

máxima de 5% de expedientes

de los funcionarios, que se han

destacado por su influencia en el

desarrollo institucional o por la

jerarquía de los puestos que

ocuparon.-------------------------------

---------------------------------------------

3.1.16. Informes de Ejecución Presupuestaria.

Copia. Copia Junta Directiva. Original: Entes

Sí, porque permiten conocer la

ejecución presupuestaria,

22Incluyen estados de resultado, balances generales y balances de comprobación. Mediante correo

electrónico de 05 de junio de 2014, la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED de la Oficina Nacional de Semillas, comunica en relación con los estados financieros: “desde su fundación 1978, la Contabilidad de la Institución se manejó propiamente como un control presupuestario. A partir de 1989, se contrató un Auditor Externo que verificó los movimientos de ingresos y egresos. En sus informes, en algunas ocasiones acompañaba de un Balance de Comprobación y un Balance de Situación. A partir de junio de 2004 por solicitud de la Contabilidad Nacional se comenzaron a entregar en su formato, los estados financieros de la institución. A partir del año 2006 se contrató un Profesional para ejecutar funciones de Contabilidad, al mismo tiempo que se introdujo la figura de la Auditoría Interna, eliminándose la Auditoría Externa. Desde ese año 2004 y a la fecha los Estados Financieros se entregan trimestralmente de la forma que indica la Contabilidad Nacional”.-----------------------------------------

fiscalizadores. Contenido: Documentos que

reflejan el manejo presupuestario por trimestre.

Soporte: papel. Cantidad: 0,17 metros. Fechas



permanente en el Archivo Central.--------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

valorando cuantitativa y

cualitativamente el cumplimiento

de los objetivos, metas y los

resultados alcanzados en el

ejercicio presupuestario.

Conservar los informes de

ejecución presupuestaria del IV

trimestre, ya que reflejan el uso

óptimo de los recursos asignados

a la institución.-------------------------

3.1.18. Licitaciones. Original sin copia.

Contenido: Relativa a la compra de bienes y

servicios por la vía de licitación debido al monto.

Soporte: papel. Cantidad: 0.13 metros. Fechas


legal: 2 años en la Oficina Productora y 5 años en

el Archivo Central.-----------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------

Sí. Conservar las licitaciones

públicas adjudicadas

relacionadas con proyectos

relevantes para el desarrollo de

la Oficina Nacional de Semillas, a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y el Comité



(Cised).----------------------------------

3.1.20. Modificaciones Presupuestarias. Copia.

Copia Junta Directiva, Original Secretaría

Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

Sí, ya que reflejan el

comportamiento financiero de la

Oficina Nacional de Semillas y

Contenido: Variaciones al Presupuesto Ordinario

y Extraordinario de la Institución. Soporte: papel.

Cantidad: 0,52 metros. Fechas extremas: 1994-



Central.-------------------------------------------------------

sirven como insumo para el

estudio del cumplimiento de

metas institucionales,

comparables a través del

tiempo.-----------------------------------

---------------------------------------------

3.1.26. Presupuesto Ordinario .Copia. Copia:

Junta Directiva, Original: Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria y Contraloría General

de la República. Contenido: Ordenamiento

presupuestario establecido de acuerdo a

lineamientos para ser ejecutado en un periodo

dado. Soporte papel. Cantidad: 0.39 metros.




Sí, ya que refleja el plan de

inversión anual de los recursos

económicos de la institución.

Conservar el presupuesto

aprobado del año.--------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.1.27. Proyectos. Copia. Contenido:

Expediente que reúne los documentos de cada

uno de los proyectos realizados en la Oficina.

Soporte papel. Cantidad: 0.08 metros. Fechas




Sí, porque inciden en el

fortalecimiento de la agricultura

nacional. Conservar los

proyectos finales que hayan sido

sustantivos para el desarrollo

institucional.----------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 3.2. Departamento Técnico23. Funciones: Realizar labores de control de

calidad, certificación24, registro de variedades, desde la fase de producción en campo

hasta pos cosecha. Incluye la inspección de campos, el muestreo y la inspección de

empresas de semillas.------------------------------------------------------------------------------------


3.2.14. Programa Certificación de Semilla de

Arroz (Inspección de campos y actas de

inspección)25. Original. Copia: Usuario que

Sí, por la importancia que reviste

el fortalecimiento del sector

arrocero y en el aumento de la

23

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Orlando Carrillo Araya, jefe Departamento Técnico y la

señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.---------------------------------------------------------------------- 24

La Oficina Nacional de Semillas como ente certificador, establece las normas y procedimientos de control necesarios para la reproducción, beneficio y comercio de semillas, con el fin garantizar una semilla de calidad reconocida. Para ello, se establecen las normas correspondientes de aplicación tanto, a nivel de inspección de campo como en los análisis de laboratorio. Las normas de calidad y los respectivos procedimientos, conforman los reglamentos técnicos específicos para cultivos en los que se ha establecido esta modalidad de control externo de calidad. En los inicios de operación de la Oficina (1979), se inicia formalmente el Programa de Certificación de semilla de arroz y posteriormente el de frijol. Con el transcurrir de los años y, conforme fueron surgiendo necesidades en otros cultivos, se fueron estructurando y poniendo en ejecución nuevos programas de certificación de semillas. Actualmente, se tiene en operación este sistema integral de control oficial de calidad en la producción de semilla de los cultivos de: arroz, frijol, maíz, papa, café, palma aceitera y especies forestales. En general, los programas de certificación de semillas han hecho posible el mantenimiento, producción y distribución de semillas de variedades mejoradas, generadas por la investigación; contribuyendo al abastecimiento interno con semilla de calidad y, a su exportación. Tomado de http://www.ofinase.go.cr/ consultado: 26 de mayo de 2014.------------------------------------------------------------------------------------------------ 25

La certificación de semillas se identifican como programas de las distintas variedades, por ejemplo, arroz, cacao y café. Por cada plantación de las distintas clases de semillas, cada ingeniero designado lleva un expediente por empresa que consigna las visitas realizadas a las plantaciones y en donde consta todo el proceso de siembra hasta la cosecha. La inspección a los campos inscritos son periódicas, con énfasis en el inicio de la época de polinización, durante el período de cosecha y procesamiento de las semillas. En cada visita se dejan por escrito las observaciones y recomendaciones con las que el inspector oficial confecciona el acta de inspección de campo. Esta acta debe ser firmada por el productor y por el inspector, quienes se dejan una copia de la inspección y el documento original se archiva en las oficinas centrales de la ONS, en donde cada productor tiene su correspondiente expediente. Para los programas de certificación de semillas se utiliza una base de datos SQL y se denomina Base de Certificación. El Programa de Certificación de Semilla de Arroz ha tenido un efecto notable en el fortalecimiento del sector arrocero y en el aumento de la producción que ha experimentado el cultivo, todo esto a través del esfuerzo continuo de la Oficina, para que llegue a manos del agricultor

http://www.ofinase.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=48&Itemid=80&lang=es







solicita el servicio. Contenido: Se consigna datos

e información de los campos de reproducción

para la certificación de semilla de arroz. Soporte:

papel. Cantidad: 14.12 metros26. Fechas




producción que ha

experimentado el cultivo.-----------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------


Café27 (Inscripción de campos y actas de

inspección). Copia. Copia Usuario que solicita el

servicio. Contenido: Se consigna datos e

información de los campos de reproducción para

la certificación de semilla de café. Soporte:

Sí, dada la importancia

comercializadora que implica

incrementar la calidad del café.---

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

una semilla de alta calidad, que se convierta en un respaldo de la inversión y genere confianza para continuar en la actividad. La semilla certificada de arroz de Costa Rica, cumple con altos estándares a nivel internacional, lo cual la hace un producto de calidad similar a la semilla producida en países de un amplio desarrollo en esta actividad, como por ejemplo Colombia, Estados Unidos y Uruguay. Otra fortaleza que ha distinguido a la semilla certificada de arroz es la alta aceptación entre los agricultores, pues la tasa de utilización ha sido superior al 80% históricamente; llegando en ciertos años al 93% inclusive.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

La señora Vilma Solano Chavez, mediante correo electrónico de 25 de junio del 2014 indicó que “… para el período 2014 se encuentran inscritos a la fecha 86 campos de semilla (un expediente por campo). Debo aclarar que ese número dependen de los campos inscritos y pueden aumentar o disminuir de un año a otro. Región Chorotega: 75, Huetar Norte: 1, Huetar Atlántico: 5, Pacífico Central: 0, Brunca: 5.”-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

El incremento de la demanda del café, es proporcional al incremento de la calidad. El desafío del siglo para países productores de café como Costa Rica, es la promoción de los cafés especiales, por lo que su comercialización debe estar regulada en función principalmente, por una normativa de calidad. El futuro del café en Costa Rica debe estar basado en la estrategia de calidad y no en cantidad, incrementar el posicionamiento en mercados potenciales y mantener esfuerzos promociónales, dar valor agregado al producto y estimular el pago por calidad. De ahí, la importancia de la selección de lotes para la obtención de semilla, la cual garantice la identidad y pureza variedad, permitiendo asegurar al productor un buen rendimiento, y al torrefactor una alta calidad de taza.---------------------------------------------

papel. Cantidad: 0.03 metros. Fechas extremas:



Central.-------------------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------


Especies Forestales (Inscripción e inspección

fuentes semilleras)28. Original. Copia usuario que

solicita el servicio. Contenido: Se consigna datos

e información de los campos de reproducción

para la certificación de semilla de Especies

Forestales. Soporte: papel. Cantidad: 0.16



Productora y 0 años en el Archivo Central.---------

Sí, dada la importancia que

reviste para el país el uso de

especies forestales de alta

calidad y crecimiento controlado

en pro de mantener la

biodiversidad.--------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------


Cacao (Inscripción e inspección de jardines

clonales). Original: Copia usuario que solicita el

servicio. Contenido: Se consigna datos e

información de los campos de reproducción para


reviste para el país la

certificación de las semillas de

cacao.------------------------------------

---------------------------------------------

28

Dentro de los objetivos de este programa tenemos: producir semilla de especies forestales de alta calidad, que contribuye a mejorar la forma, diámetro y crecimiento de los árboles en las plantaciones; fomentar el manejo eficiente y el establecimiento de nuevas fuentes semilleras para abastecer la creciente demanda local e internacional; aplicar los controles de campo y análisis de laboratorio necesarios para garantizar la calidad de la semilla que recibe el consumidor. Por ejemplo, el personal técnico de la Oficina Nacional de Semillas tramita la inscripción y evaluación de las fuentes semilleras para la producción de semilla de Teca y Melina, de los productores de semilla debidamente inscritos en la Oficina Nacional de Semillas.--------------------------------------------------------------------------------------------------

la certificación de semilla. Esta actividad dio inicio

a partir del año 2013. Soporte: papel. Cantidad:

0.02 metros. Fechas extremas: 2013-2014.


Productora y 0 años en el Archivo Central.----------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------


Frijol (Inscripción e inspección de campos).

Original. Copia usuario que solicita el servicio.

Contenido: Se consigna datos e información de

los campos de reproducción para la certificación

de semilla. Soporte: papel. Cantidad: 0,15







frijol.--------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.2.19. Programa de Hortalizas (Muestreos,

seguimientos y validaciones agronómicas).

Original. Copia usuario que solicita el servicio.

Contenido: Documentación por empresa

relacionada con la actividad de semilla de

Hortalizas. Soporte: papel. Cantidad: 0.15







hortalizas.-------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

3.2.22. Registro de variedades comerciales29.

Original sin copia. Contenido: Expedientes por

variedad. Se registran todas las variedades de

semillas autorizadas para su comercialización en

el país. Esta inscripción rige por un período de

cinco años a partir de la fecha de aprobación.

Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 2,85

metros, 5,310 MB. Fechas extremas: 2004-2013.



Sí, porque permite conocer las

variedades de semillas

autorizadas para su

comercialización en el país. Es

importante para realizar estudios

agronómicos sobre variedades y

cultivos. Conservar en soporte

papel.------------------------------------

---------------------------------------------

--------------------------------------------

29 Se registran a partir del año 2004. (Decreto No. 31736-MAG). Se otorga un certificado al solicitante.

Las variedades desarrolladas por los sectores público y privado, nacional o extranjero, para fines de certificación y comercialización a nivel nacional, deben ser inscritas en el Registro de Variedades Comerciales, que para tales efectos, lleva la Oficina Nacional de Semillas. La variedades de aquellos cultivos, en los que se ha establecido este sistema de registro, y, se quieran comercializar en el país, deben estar inscritas; para ello, se debe presentar una solicitud formal, adjuntándose un informe técnico que justifique y respalde el valor agronómico o de utilización a nivel nacional; también se debe adjuntar una descripción lo más detallada posible de la variedad. Se inscriben en el RVC, aquellas variedades que reúnan las condiciones técnicas de ser distintas, homogéneas y estables, posean un valor agronómico y, cuenten con una denominación adecuada. Posterior al análisis y aceptación de la solicitud, la variedad pasa a formar parte de la lista de variedades autorizadas para su comercialización en el país. El registro de variedades comerciales es un requisito para certificar y/o comercializar semillas en el país. Pretende establecer una base de datos con toda la información técnica sobre las Variedades Vegetales aceptadas para la comercialización en Costa Rica. Los requisitos exigidos para que una variedad sea inscrita es que sea distinta, homogénea y estable; y de valor agronómico comprobado para nuestras condiciones. Esta inscripción rige por un período de cinco años a partir de la fecha de aprobación. Al cabo de este período la empresa interesada debe tramitar su renovación. Fuente: http://www.ofinase.go.cr (Consultado por Internet, 09-06-2014). Se analizó un expediente y aporta la siguiente información: 1. La solicitud trae el historial de cada cultivo, como por ejemplo tomate, cebolla, melón, brócoli etc. 1.1 Historial del proceso de evaluación y selección, para variedades nuevas. 1.2 Informe de los resultados de validación agronómica. 1.2 Descripción de variedad (destacan aquellas características relevantes que la distingue de otras variedades), 1.4 Informes del evento de transformación (si la variedad es transgénica). 1.5 Resumen del manejo cultural para producción comercial. Destacar variaciones al manejo tradicional y las zonas recomendadas en Costa Rica. 1.5 Informes complementarios (fotos digitales y brochures). 1.7 La información debe presentarse por escrito y en un medio electrónico incluyendo fotos digitales.-----------------------------------------------------------------------

3.2.24. Registro de variedades protegidas30.

Original sin copia. Contenido: Otorgamiento de

un derecho de propiedad intelectual a los

obtentores de nuevas variedades. Soporte:

papel. Cantidad: 0,10 metros. Fechas extremas:

2012-2013. Vigencia administrativa-legal: 20

años en la Oficina Productora y 5 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí, porque permite conocer sobre

resultados de investigaciones

agronómicas realizadas en el

país. Es importante por las

implicaciones de los derechos de

propiedad intelectual sobre el

desarrollo en general y en

particular en el caso de la

biodiversidad y seguridad

alimentaria.-----------------------------

3.2.25. Reglamentos técnicos de certificación de

semillas31. Original sin copia. Contenido:

Normativas técnicas que aplica para la

Sí, porque contienen normas

específicas, establecidas para la

producción de semillas

30 El Registro de Variedades protegidas da inicio a partir del 2012 con la aprobación de la Ley 8631

Protección de Obtenciones Vegetales. Se otorga a los autores un título de Protección de la Variedad por 10 años, que otorga al investigador el usufructo de la variedad y pasado ese tiempo es de uso libre. La Oficina Nacional de Semillas es el órgano competente de recibir, tramitar y resolver las solicitudes para la concesión de los certificados de obtentor de variedades vegetales y su inscripción en el Registro de Variedades Protegidas que se crea para tal efecto; asimismo, se encargará de regular lo que se establece en la Ley y su Reglamento. La Ley tiene por objeto establecer el régimen jurídico para la protección de los derechos de los obtentores de variedades vegetales, que impulse el mejoramiento genético y lo haga rentable, de manera que se creen nuevas y mejores variedades a un ritmo mayor para el beneficio de los agricultores. La finalidad del Registro de Variedades Protegidas es promover el desarrollo de nuevas variedades vegetales, a través del otorgamiento de un derecho de propiedad intelectual a los obtentores de nuevas variedades. Se objeta que las semillas protegidas con derechos de propiedad intelectual como los que da la Ley de Obtenciones Vegetales y UPOV-91, no pueden ser sembradas por quienes no paguen ese derecho de propiedad. Para poder obtener la protección, las variedades vegetales deben cumplir con ciertos requisitos que deberán ser examinados por la Oficina Nacional de Semillas encargada de administrar el RVP. Estos requisitos son: Novedad comercial, distinción respecto a variedades existentes y notoriamente conocidas, suficientemente homogéneas, estables y contar con una denominación apropiada.----------------------------------------------------------------------- 31

Existe el reglamento de la Oficina Nacional de Semillas en el cual se estipula las regulaciones técnicas.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

certificación de semilla de los diferentes cultivos.

Define los requisitos y procedimientos y

estándares de calidad para la producción de

semilla certificada. Soporte: papel. Cantidad:

0,02 metros. Fechas extremas: 1979-2014.

Vigencia administrativa-legal: en la Oficina

Productora mientras esté vigente y permanente

en el Archivo Central.-------------------------------------

certificadas según cultivo. Los

reglamentos técnicos son

importantes porque demuestran

la rigurosidad aplicada en la

obtención de diferentes

categorías de semillas

cosechadas.----------------------------

---------------------------------------------

La serie documental “Informes de Auditoría” del subfondo Auditoría Interna no se

declara con valor científico cultural, dado que según manifestó la señora Solano

Chaves, Secretaria de la Junta Directiva de Ofinase, en los libros de actas de las

sesiones de ese órgano colegiado y en los expedientes de actas se encuentran los

informes de Auditoría más relevantes para la institución.------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° ONS-049-2014-DA-AC de 04 de abril

de 2014, para el Fondo: Oficina Nacional de Semillas (Ofinase), Subfondos: Junta

Directiva, Auditoría Interna, Dirección Ejecutiva, Departamento Administrativo

Financiero, Departamento Técnico; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor

científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y

legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de Ofinase, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136

del Reglamento a la Ley No 7202.-----------------------------------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200932, inciso 1 se establece que: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

32

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Solano Chaves si tiene algún comentario, consulta

o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---------------------

Enviar copia de este acuerdo a los señores Walter Quirós Ortega, Secretario de Junta

Directiva y Director Ejecutivo; Emilio Fournier Castro, Jefe Departamento Administrativo

Financiero; Orlando Carrillo Araya, Jefe Departamento Técnico; a la señora Karen

Pérez Rojas, Auditora Interna; dependencias de la Oficina Nacional de Semillas; y al

expediente de valoración documental de Ofinase que esta Comisión Nacional

mantiene.-------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-016-2014-VP. Asunto: Valoración

parcial. Fondo: Servicio Fitosanitario del Estado (SFE). Convocado: el señor Henry

Vega Vega, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del SFE y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la

valoración parcial presentada por el Cised del SFE. Hora: 10:15 a.m. Se deja

constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los

miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:45 horas ingresan la señora

Gladys Rodríguez López, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos del Servicio Fitosanitario del Estado y Encargada del Archivo Central

de esa institución y la señorita Carreras Herrero quien procede con la lectura del

informe de valoración No. IV-016-2014-VP y destaca las siguientes consideraciones: ---

“/…/ 3.4. Se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un

grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período

de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se

pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Lo anterior, de acuerdo con el

Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual especifica en el

artículo 131 inciso b), lo siguiente: “Cuando no existan éstas [tablas de plazos], se

harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han

perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos

documentales tiene valor científico-cultural.”33 Asimismo, el artículo 135 indica: “Cada

autorización para eliminar documentos emanada de la Comisión comprenderá única y

exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.”

Además, en el punto 12 del “Instructivo para la elaboración de “Tablas de Plazos de

Conservación de Documentos y/o Valoraciones Parciales”, apartado “Requisitos de

Forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de

documentos” (Resolución CNSED-01-2013 publicada en el diario oficial La Gaceta N°

179 del miércoles 28 de setiembre del 2013” se indica: “12. En la valoración parcial sólo

se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.” Por

lo expuesto anteriormente, en las solicitudes de valoración parcial presentadas, no se

podrán eliminar las siguientes series documentales: N°5 Actas de visita fitosanitaria.

Contenido: es un libro de actas que se entrega al Exportador cuando se encuentra

inscrito para registrar las visitas fitosanitarias y lo devuelve una vez que se ha

33

El texto en corchetes no corresponde al original.-------------------------------------------------------------------------

cancelado el registro. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años. Cantidad: 1.3 m. Fechas

extremas: 1987-2009. No se puede eliminar ya que las actas del período 2006-2009

todavía están vigentes y el documento es un libro. N° Expediente de Registro de

Exportador. Contenido: solicitudes de inscripción en la base de datos de

exportadores. Contiene: solicitud de inscripción, resolución de inscripción, copia del

certificado fitosanitario de operación, croquis, copia celeste de recibo de dinero por

concepto de anualidad, anotaciones marginales, envíos de muestras al laboratorio,

reportes de laboratorio, cartas recibidas, inspección in situ, actas de visita fitosanitaria,

solicitudes de certificación de tratamiento o inspección fitosanitaria, resolución de

cancelación del registro, resolución de renovación. Vigencia Administrativa y Legal: 8

años. Cantidad: 4.875 m. Fechas extremas: 1981-2010. No se pueden eliminar los

documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. Expediente de

Registro de Embalaje. Contenido: contiene la solicitud de inscripción en la base de

datos de Proveedores de Embalaje de Madera. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años.

Cantidad: 0.1 m. Fechas extremas: 2003-2008. No se pueden eliminar los documentos

del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes. 3.5. El resto de documentos

presentados en esta valoración parcial ya perdieron su vigencia administrativa y legal.

3.6. Para la valoración de los documentos del Departamento de Control Fitosanitario y

de las Estaciones de control fitosanitario, se debe tomar en cuenta que en sesión N° 5-

99 de 09 de junio de 1999, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos (CNSED) conoció y aprobó la “Tabla de Plazos del Expediente de

Cuarentena” del Departamento de Cuarentena de la Dirección de Salud Animal de la

Dirección de Servicios de Protección Fitosanitaria del Ministerio de Agricultura y

Ganadería, según la información presentada en el Informe de Selección 15-99. En

dicha ocasión se indicó lo siguiente: Tipo documental: Expediente de Cuarentena.

Integrado por distintos tipos documentales que corresponden a los trámites para

obtener permisos de importación y exportación de productos del orden vegetal y animal

de acuerdo con la Ley de Sanidad Vegetal y Animal. Los productos son analizados

para determinar que estén en buen estado y que sean aptos para el consumo y para

evitar el contagio y transmisión de plagas y enfermedades. Trámites de importación:

1.1 Permiso de importación. Autorización legal por parte de Cuarentena Vegetal o

Animal, donde consta el producto, nombre, origen, cantidad, fecha y firma. Ley de

Sanidad Vegetal. Vigencia administrativa-legal: 4 años. 1.2 Certificado fitosanitario.

Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.3 Autorización de desalmacenaje. Documento

que emite Ventanilla Única de PROCOMER para el control de inspección de aduanas.

Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.4 Constancias de inspección de producto

vegetal. Es una verificación por parte del puesto cuarentenario de que el producto, está

en buen estado y cumple con las normas establecidas, peso, valor, cliente. Vigencia

administrativa-legal: 3 años. 1.5 Constancias de inspección de producto animal.

Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.6 Póliza. Vigencia administrativa-legal: 3 años.

1.7 Redestinos. Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.7 Guías de tránsito. Vigencia

administrativa-legal: 3 años. 1.8 Manifiesto de carga. Vigencia administrativa-legal: 3

años. 1.9 Constancia de inspección de barcos. Constancia que firma el capitán del

barco, por inspección del mismo. Vigencia administrativa-legal: 3 años. Trámites de

exportación: 1.10 Certificado fitosanitario. Requisito que solicita el país de destino de

la carga, con los requisitos solicitados para la exportación. Vigencia administrativa-

legal: 3 años. 1.11 Póliza de exportación. Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.12

Boleta de intersección. Vigencia administrativa-legal: 2 años. 1.13 Permiso de Tránsito.

Vigencia administrativa-legal: Pendiente. Valor científico-cultural: No. Se puede

eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal. Quedan estadísticas

mensuales basadas en cada expediente, realizadas por el Departamento de

Cuarentena. Además el Banco Central y el Ministerio de Economía y la Promotora

de Comercio Exterior llevan estadísticas generales de la importación y

exportación del país. También, para esta valoración es importante tomar en cuenta

que en sesión N° 1-2000 de 08 de marzo del 2000, la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos (CNSED) conoció y aprobó la solicitud de tablas de

plazos de conservación de documentos de varias unidades administrativas de la

Dirección Nacional de Fitoprotección Sanitaria, según la información presentada en el

Informe de Selección 36-99. Al respecto cabe destacar: Del Departamento Defensa

Agrícola: se declararon con valor científico-cultural los tipos documentales: 31.

Expedientes plagas que afectan a productos. 32. Informes sobre plagas regionales. 42.

Informe anual de labores en materia de agricultura orgánica. Del Departamento de

Insumos Agrícolas: se declararon con valor científico-cultural: 46. Correspondencia.

47. Informes técnicos. 48. Expedientes por producto denunciado y analizado. Del

Departamento Fitosanitario de Exportación: no se declaró ninguna serie con valor

científico cultural: 49. Certificados de cumplimiento con requisitos de exportación.

Vigencia administrativa-legal: 3 años. 50. Constancias. Vigencia administrativa-legal: 4

años. 51. Fórmula de viáticos. Vigencia administrativa-legal: 1 año. 52. Fórmula

solicitar servicios. Vigencia administrativa-legal: 1 año. 53. Facturas caja chica.

Vigencia administrativa-legal: 1 año. 54. Correspondencia. Vigencia administrativa-

legal: 3 años. 55. Cartas enviadas en orden consecutivo. Vigencia administrativa-legal:

5 años. 56. Solicitudes de: materiales, vacaciones, tarjetas de ruedo. Vigencia

administrativa-legal: 2 años. 57. Control de combustible. Vigencia administrativa-legal:

2 años. 58. Expediente de exportadores. Vigencia administrativa-legal: 3 años

después de inactivo. 59. Informes técnicos. Vigencia administrativa-legal: 3 años.

60. Actas fitosanitarias: destrucción de productos, retención, reacondicionamiento.

Vigencia administrativa-legal: 12 años. Del Departamento de Cuarentena Vegetal:

61. Correspondencia. Vigencia administrativa-legal: 2 años. 62. Oficios. Vigencia

administrativa-legal: 5 años. 63. Permisos de importación. Contiene los requisitos y

otros datos para emitir los permisos de importación. Vigencia administrativa-legal: 3

años. 64. Expediente de personal. Vigencia administrativa-legal: Permanente oficina.

65. Requisitos fitosanitarios de importación. Contiene todos los requisitos necesarios

para la importación, tanto por país como por producto. Vigencia administrativa-legal:

Permanente oficina. 66. Solicitudes de: vacaciones, combustible, compra de

materiales. 67. Informes de estaciones y puestos cuarentenarios. Observaciones: El

tipo documental 1.63 (63. Permisos de importación) fue valorado en el Informe de

Selección N° 15-99 y se resolvió que se puede eliminar cuando caduque su vigencia

administrativa legal. Se consideran de valor científico-cultural y deberán conservarse

permanentemente el tipo documental 67 Informes de estaciones y puestos

cuarentenarios. Del Departamento Laboratorio de Control y Residuos de Insumos

Agrícolas: se declararon con valor científico-cultural las “Actas de materia ingresada

al laboratorio”. Del Departamento de Registro: se detallan observaciones: mediante

el informe de selección N° 40-94 sobre tipos documentales relacionados con

plaguicidas importados, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos conoció y aprobó en sesión 13-94 de 13 de octubre de 1994 la

conservación permanente de los siguientes tipos documentales de la Dirección General

de Sanidad Vegetal (Dirección de Servicios de Protección Fitosanitaria), Departamento

de Abonos y Plaguicidas, sección Registro de Plaguicidas. 1-Expedientes de Registros

de Plaguicidas y Expedientes de Importadores. 2-Bases de datos que se deriven de

las autorizaciones de desalmacenaje de agroquímicos. Se consideran de valor

científico-cultural y deberán conservarse permanentemente los tipos documentales 78.

Expediente registro de productos. 79. Expedientes de productos registrados

cancelados. 80. Permisos de importación de plaguicidas y fertilizantes.”---------------------

ACUERDO 4. Comunicar al señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio

Fitosanitario del Estado (SFE); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de

valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N°

CISEDSFE-02-2014 de 11 de marzo de 2014, para el Fondo: Servicio Fitosanitario del

Estado (SFE), Subfondo: Departamento de Certificación Fitosanitaria; e informa que

NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor

científico cultural y en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia

administrativa y legal de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del

Reglamento a la Ley No 7202. Asimismo, se le consulta a la señora Gladys Rodríguez

López, Secretaria del Cised del SFE, quien participó en esta sesión, si tiene algún

comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.

Enviar copia de este acuerdo a la señora Gina Monteverde Castro, Jefe del

Departamento Certificación Fitosanitaria del Servicio Fitosanitario del Estado; y al

expediente de valoración documental del SFE que esta Comisión Nacional mantiene.---

ACUERDO 5. Comunicar al señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio

Fitosanitario del Estado (SFE); que en el informe de valoración IV-016-2014-VP

conocido por esta Comisión Nacional en esta sesión 23-2014 como insumo para la

solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio

N° CISEDSFE-02-2014 de 11 de marzo de 2014, Fondo: Servicio Fitosanitario del

Estado (SFE), Subfondo: Departamento de Certificación Fitosanitaria; y cuya copia de

ese informe de valoración fue entregada a la señora Gladys Rodríguez López,

Secretaria del Cised del SFE y Encargada del Archivo Central de esa institución; se

indicó lo siguiente en la consideración previa 3.4.:--------------------------------------------------

“/…/ 3.4. Se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un

grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período

de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se

pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Lo anterior, de acuerdo con el

Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual especifica en el

artículo 131 inciso b), lo siguiente: “Cuando no existan éstas [tablas de plazos], se

harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han

perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos

documentales tiene valor científico-cultural.”34 Asimismo, el artículo 135 indica: “Cada

autorización para eliminar documentos emanada de la Comisión comprenderá única y

exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.”

Además, en el punto 12 del “Instructivo para la elaboración de “Tablas de Plazos de

Conservación de Documentos y/o Valoraciones Parciales”, apartado “Requisitos de

Forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de

documentos” (Resolución CNSED-01-2013 publicada en el diario oficial La Gaceta N°

179 del miércoles 28 de setiembre del 2013” se indica: “12. En la valoración parcial sólo

se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.” Por

lo expuesto anteriormente, en las solicitudes de valoración parcial presentadas, no se

podrán eliminar las siguientes series documentales:N°5 Actas de visita fitosanitaria.

Contenido: es un libro de actas que se entrega al Exportador cuando se encuentra

inscrito para registrar las visitas fitosanitarias y lo devuelve una vez que se ha

cancelado el registro. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años. Cantidad: 1.3 m. Fechas

extremas: 1987-2009. No se puede eliminar ya que las actas del período 2006-2009

todavía están vigentes y el documento es un libro. N° Expediente de Registro de

Exportador. Contenido: solicitudes de inscripción en la base de datos de

exportadores. Contiene: solicitud de inscripción, resolución de inscripción, copia del

certificado fitosanitario de operación, croquis, copia celeste de recibo de dinero por

concepto de anualidad, anotaciones marginales, envíos de muestras al laboratorio,

reportes de laboratorio, cartas recibidas, inspección in situ, actas de visita fitosanitaria,

34

El texto en corchetes no corresponde al original.-------------------------------------------------------------------------

solicitudes de certificación de tratamiento o inspección fitosanitaria, resolución de

cancelación del registro, resolución de renovación. Vigencia Administrativa y Legal: 8

años. Cantidad: 4.875 m. Fechas extremas: 1981-2010. No se pueden eliminar los

documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. Expediente de

Registro de Embalaje. Contenido: contiene la solicitud de inscripción en la base de

datos de Proveedores de Embalaje de Madera. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años.

Cantidad: 0.1 m. Fechas extremas: 2003-2008. No se pueden eliminar los documentos

del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes.”--------------------------------------------

Por lo tanto: 1. La serie documental “Actas de visita fitosanitaria” no se puede eliminar,

ya que las actas del período 2006-2009 todavía están vigentes y el documento es un

libro. 2. En la serie documental “Expediente de Registro de Exportador” no se pueden

eliminar los documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. 3. En la

serie documental “Expediente de Registro de Embalaje” no se pueden eliminar los

documentos del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes. Enviar copia de

este acuerdo a la señora Gina Monteverde Castro, Jefe del Departamento Certificación

Fitosanitaria del Servicio Fitosanitario del Estado; y al expediente de valoración

documental del SFE que esta Comisión Nacional mantiene.-------------------------------------

CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA-----------------------------------------------------------------

ARTICULO 5. Copia del oficio DSAE-367-2014 de 27 de mayo del 2014 recibido el 18

de junio del 2014, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Natalia

Cantillano Mora, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y

Coordinadora de Rescate y Rectoría de ese departamento respectivamente mediante

el cual comunican a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General aspectos

relevantes relacionados con el modelo de tabla de plazos de conservación de

documentos municipales. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------------------

ARTICULO 6. Oficio INSURANCE-02870-2014 de 19 de junio del 2014 recibido por

medio de correo electrónico de fecha 20 de junio del 2014, suscrito por el señor Juan

Carlos García y la señora Dunia Zamora, funcionarios de Insurance Servicios, mediante

el cual solicitan ampliación de información del oficio CNSED-128-2014 de 31 de marzo

del 2014, oficio por medio del cual se devolvieron sin tramitar las tablas de plazos de

conservación de documentos presentadas con el oficio INSURANCE-08942-2013 de 23

de diciembre del 2013; por cuanto se incumplía con la Resolución 01-2013 publicada

en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013, con la Guía de Trámites y

Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional para el Servicio de Valoración

Documental publicada en La Gaceta Digital mencionada; y específicamente los

requisitos 2, 3, 8, 9 y 10 de los “Requisitos de forma que se deben cumplir para la

presentación de tablas de plazos de conservación de documentos” establecidos en el

“Instructivo para la elaboración de Tablas de plazos de conservación de documentos

y/o valoraciones parciales”---------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar al señor Juan Carlos García y a la señora Dunia Zamora,

funcionarios de Insurance Servicios que esta Comisión Nación conoció el oficio

INSURANCE-02870-2014 de 19 de junio del 2014 recibido por medio de correo

electrónico de fecha 20 de junio del 2014, mediante el cual solicitan ampliación de

información al oficio CNSED-128-2014 de 31 de marzo del 2014, oficio por medio del

cual se devolvieron sin tramitar las tablas de plazos de conservación de documentos

presentadas con el oficio INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013; a

continuación se le informa lo siguiente:-----------------------------------------------------------------

1. El requisito No. 2 de forma que se debe cumplir para la presentación de tablas de

plazos de conservación de documentos establecido en el “Instructivo para la

elaboración de Tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones

parciales” referenciado en con la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección

General del Archivo Nacional para el Servicio de Valoración Documental publicada

en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013 indica “Las tablas de

plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual

debe contener la conformación actualizada del Comité que aprobó el trámite

(miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe

indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas

tablas.” El oficio original No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013

se recibió en el Archivo Nacional el día 3 de febrero del 2014, y a pesar de que en

ese oficio se indica la conformación del Cised y el número de minuta en que se

autorizó el trámite, no se indica la fecha de la sesión del Cised y el oficio no

contiene ningún sello del Cised.---------------------------------------------------------------------

2. El requisito No. 3 del instructivo mencionado en el apartado anterior indica “Las

tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,

debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente.” A pesar de

que en el oficio No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013 se

indicó el enlace donde localizar el organigrama, este documento no se adjuntó, por

lo tanto, se incumplió con el requisito.--------------------------------------------------------------

3. El requisito No. 8 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica “Debe

contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta

unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. En el caso de

tablas de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas, estos

instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades

homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de

la entidad.” Es importante indicar que la mayoría de las tablas de plazos

presentadas con el oficio No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del

2013 no cuentan con el sello de la oficina productora y en caso de que esas oficinas

no cuenten con el sello correspondiente se debió indicar en el oficio de

presentación. Por otro lado, ninguna de las tablas de plazos presentadas cuentan

con el nombre del jefe de la Oficina Productora. Este dato es importante, por

cuanto esta Comisión Nacional remite copia a esas jefaturas de los acuerdos que

correspondan a sus dependencias, además es evidencia de que la tabla de plazos

contiene el visto bueno de la oficina productora respectiva.----------------------------------

4. El requisito No. 9 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica “Debe

contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de

este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos”. Si bien es cierto

que se cuenta con firmas en las tablas de plazos presentadas, para ese órgano

colegiado es imposible determinar a qué persona corresponde cada firma por

cuanto solamente la firma del señor “Juan Carlos García M.” fue posible determinar.

5. El requisito No. 10 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica

“Numerar las páginas de la tabla”. En este caso particular se le informa que por

error se consignó como un requisito incumplido.------------------------------------------------

Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de Insurance

Servicios S.A. que esta Comisión Nacional mantiene.----------------------------------------------

A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez Virginia Chacón Arias

Vice Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

ACTA No. 23-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 23-2014 correspondiente a la sesión...

Documents

Transcript of ACTA No. 23-2014 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 23-2014 correspondiente a la sesión...