UN AÑO PARA AFIANZAR VICTORIAS Planificación, Organización ...
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ACREDITACIÓN DELA POLICÍA NACIONAL COMO ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL
POLICÍA NACIONAL DE
COLOMBIA
Este documento tiene CC BY 4.0
GANADOR DE LOS PREMIOS ÍNDIGO 2017
CATEGORÍA: INNOVACIÓN DIGITAL PARA PRIVACIDAD Y
SEGURIDAD– NACIONAL
Tipo de organización:
Entidad pública del Orden Nacional
Sector: Seguridad
Sitio Web: www.policia.gov.co
Contacto [email protected]
PREMIOS A LA INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL 2017
CENTRO DE INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL
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1. UNIDADES
ORGANIZACIONALES PARTICIPANTES
• Dirección General de La Policía
Nacional. Apoyo económico,
financiero y humano.
• Subdirección General de La Policía
Nacional: Líder principal –
implementación
• Secretaria General de la Policía
Nacional: Líder funcional y
operativo
• Dirección de Incorporación de la
Policía Nacional: Unidad modelo de
implementación
• Oficina de Telemática de la Policía
Nacional: Líder tecnológico
2. RESUMEN
Durante el año 2016, la Policía Nacional
de Colombia a través de la Oficina de
Telemática, recibió por parte del
Organismo Nacional de Acreditación en
Colombia – ONAC, la acreditación como
Entidad de Certificación Digital – ECD,
en cumplimiento a los requisitos
establecidos en la Ley 527 de 1999,
Decreto 0019 de 2012, Decreto 333 de
2014 y los Criterios Específicos de
Acreditación. En consecuencia, el ONAC
faculta a la Policía Nacional de
Colombia, para prestar los servicios de
certificación digital referidos a
continuación:
• Emisión de certificados digitales
para funcionarios de la Policía
Nacional de Colombia
• Emisión de certificados digitales de
firma de correo electrónico,
estampado cronológico de tiempo
(TSA)
• Emisión de certificados digitales de
servidor seguro (SSL) y emisión de
certificados digitales de firma de
código (Code Sign).
Es así que, la Policía Nacional logra
posicionarse como la primera y única
institución pública, acreditada por el
ONAC como ECD, tal como consta en el
enlace:
http://onac.org.co/modulos/contenido
/default.asp?idmodulo=599 en busca
de optimizar la eficacia, eficiencia y
efectividad en sus procesos y
procedimientos, mediante la
implementación de mecanismos para la
realización de comunicados oficiales
seguros y privados (documento
electrónico con firma digital), con el
propósito de aportar de manera
significativa al cumplimiento de la
misión constitucional encomendada
“mantenimiento de las condiciones
necesarias para el ejercicio de los
derechos y libertades públicas, y para
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asegurar que los habitantes de
Colombia convivan en paz”, a través del
aprovechamiento de las ventajas que
prestan los servicios de certificación
digital (accesibilidad, portabilidad,
preservación, disponibilidad,
autenticidad, no repudio, clasificación,
privacidad y seguridad de la
información), las cuales trascienden en
importantísimos beneficios para el
ciudadano (control y seguimiento en
tiempo real a peticiones, quejas,
reclamos, solicitudes) y por su puesto
para la Institución (productividad,
buenas prácticas en gestión
documental, reducción del espacio de
almacenamiento y correlación con otras
herramientas tecnológicas).
3. NECESIDAD QUE MOTIVÓ LA CREACIÓN DE LA SOLUCIÓN
A través del tiempo, la Policía Nacional
de Colombia ha establecido
lineamientos y directrices estratégicas
para el uso adecuado de los activos
institucionales, implementados en el
Manual del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información – S.G.S.I.,
expedido mediante la Resolución 08310
de 2016, suscrita por el señor Director
General, con el propósito de certificar a
la Institución en la norma ISO
27001:2013; la cual está relacionada
con los requerimientos para la
implementación, mantenimiento y
mejora continua de su S.G.S.I., así como
la evaluación y tratamiento de los
riesgos de seguridad de la información
adaptados a las necesidades de propias,
mediante la adopción y cumplimiento
de los controles tecnológicos
establecidos en el estándar antes
mencionado.
Por lo anterior, fue necesario crear un
mecanismo de Gestión de Contenidos
Policiales para el tratamiento de
documentos electrónicos con Firma
Digital, que operacionalizara las buenas
prácticas de seguridad y privacidad
identificadas; reduciendo al máximo la
fuga y/o perdida de Información
institucional y garantizando la
integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad de la
misma, en busca de proteger el activo
más importante de la Institución y evitar
su vulneración mediante ataques
cibernéticos o cualquier tipo de
publicación no autorizada en redes
sociales y/o medios de comunicación.
En virtud de lo anterior, el mando
institucional dispuso la realización de las
gestiones pertinentes para lograr la
acreditación como Entidad de
Certificación Digital ante ONAC con el
objetivo de tecnificar, dinamizar,
asegurar y proteger el proceso de
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gestión documental en la Policía
Nacional, integrando como ejes
centrales para su desarrollo, los
criterios de austeridad en el gasto,
optimización de recursos y
consolidación de la política de cero
papel, definida mediante Directiva
Presidencial 04 del 03/04/2012
enmarcada dentro del plan de acción de
la estrategia “Gobierno en Línea” con la
reducción de costos mediante el uso
efectivo de la tecnología.
4. SOBRE EL MODELO DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
Gracias al diseño, desarrollo e
implementación del Gestor de
Contenidos Policiales – GECOP, el cual
permite digitalizar cualquier tipo de
comunicado oficial y emitir documentos
electrónicos con firma digital, sin
necesidad de ser impresos, a través de
la infraestructura de llave pública – PKI
propia de la Institución; ahora es posible
generar certificados digitales ilimitados
para cada uno de los funcionarios
policiales, sin exigir remuneración por
ello.
La firma digital, se caracteriza por tener
acervo probatorio y validez jurídica en
cada una de las actuaciones o usos de
los certificados digitales, auditados
anualmente por ONAC; lo que garantiza
que la Institución ofrezca los servicios
propios de las entidades de certificación
para el intercambio de mensajes entre
la Policía y el suscriptor, según los
parámetros de firma y estampa digital,
exigidos por el AGN. Escenario que se
relaciona totalmente con el Modelo de
Seguridad y Privacidad de la
Información, específicamente con la
Guía Nro. 6 “GESTION DOCUMENTAL”,
ya que el mismo aporta
significativamente al cumplimiento de
su objetivo “Presentar una relación de
la Normatividad Técnica Colombiana –
NTC de consulta, de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el
Archivo General de la Nación”,
específicamente en normas técnicas
que estandarizan documentos
electrónicos y firma digital.
5. INVOLUCRAMIENTO DE USUARIOS
Actualmente cada uno de los hombres y
mujeres que hacen parte de la Policía
Nacional de Colombia, tienen asignado
un usuario para generar certificados
digitales de manera ilimitada, con
estampa de tiempo y firma digital, en el
Gestor de Contenidos Policiales –
GECOP; herramienta tecnológica de
gestión documental de uso y acceso
privado por parte de cada funcionario,
de forma transversal a todos los niveles
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jerárquicos de la Institución y de
despliegue organizacional.
El objetivo se alcanzó gracias al Portal
de Servicios Interno – PSI, el cual verifica
la información del funcionario para
generar el certificado digital, quien
ingresa una clave de ocho (8) caracteres
alfanuméricos y especiales, aceptando y
confirmando (de manera exclusiva e
individual y bajo la gravedad de
juramento) los términos y condiciones
de uso del certificado digital, la
veracidad de los datos personales allí
consignados, así como lo dispuesto en la
declaración de prácticas de certificación
digital y las políticas de
confidencialidad. Inmediatamente
después, se activa el estado del
certificado digital, a través del cual el
usuario puede “Revocar” el certificado
digital en el momento que lo consideré
necesario, en busca de generar uno
totalmente nuevo.
Los usuarios de la entidad deben tener
activo su certificado digital para generar
cualquier tipo de comunicado oficial,
documento o solicitud escrita, lo cual es
posible mediante el GECOP, de acuerdo
a sus tipos documentales (memorando
electrónico, comunicación oficial con
plazo o comunicación oficial
electrónica) y clasificación de la
información (pública – visible, pública
clasificada – no visible y pública
reservada – no visible).
Después de firmar digitalmente el
documento electrónico, únicamente el
funcionario puede conocer
absolutamente toda la trazabilidad y
hacer estricto seguimiento al mismo,
hasta que el comunicado oficial es
resuelto y posteriormente archivado
para su futura consulta histórica, por
parte de quien tenga los permisos o
autorizaciones correspondientes.
Actualmente la Policía Nacional cuenta
con una planta de personal
aproximadamente de ciento ochenta
mil (180.000) integrantes, quienes
tienen acceso de manera individual a la
generación del certificado digital
mediante el Portal de Servicios Interno
– PSI, donde el usuario tiene la
posibilidad única de ser autónomo e
independiente de generar y/o revocar
su certificado digital, bajo unos
parámetros mínimos exigidos de
autenticación para firmar y estampar
directamente su firma en un
documento electrónico sobre el Gestor
de Contenidos Policiales “GECOP”; lo
que ha permitido que los uniformados
asuman los siguientes retos como:
• Innovar a través de las herramientas y
sistemas de información tecnológicas el
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proceso de gestión documental en la
Policía Nacional.
• Optimizar el tiempo de trabajo (hora
funcionario) frente a la elaboración de
documentos que pasan de ser físicos a
electrónicos, disminuyendo el trámite
en un 70%, tiempo que implica
estructurar un documento desde su
elaboración, aprobación, firma,
remisión y recepción del destinatario.
• La austeridad en términos
presupuestales, al disminuir el consumo
de papel por parte de la Institución.
• Afianzar la corresponsabilidad
Institucional con el cuidado del medio
ambiente, al remplazar el uso de papel
por documentos electrónicos con firma
digital, aportando definitivamente a la
Gestión Ambiental.
• Posicionar a la Policía Nacional en una
Institución líder, ejemplar y a la
vanguardia en el empleo de
herramientas innovadoras integrales.
Por lo anterior, la aceptación de las
medidas de seguridad por parte de los
funcionarios de la institución ha sido
significativa, teniendo en cuenta que
para el primer semestre del presente
año se han realizado un total de
noventa y cuatro mil ciento ochenta
(94.148) documentos electrónicos con
firma digital, generando la tranquilidad
y seguridad en todos los funcionarios,
de que al firmar digitalmente un
documento con PKI, su certificado
digital no puede ser suplantado y el
documento no puede ser modificado ni
alterado por ninguna persona de índole
interno o externo.
6. IMPORTANCIA DE LA
SEGURIDAD
La Policía Nacional es una Institución
caracterizada por el liderazgo
transformacional y entre otras virtudes
por fijarse entre sus objetivos
estratégicos, consolidarse como la
Institución más importante, confiable y
efectiva en la búsqueda tanto de la
convivencia pacífica como de la
seguridad ciudadana.
En este sentido, se ha priorizado el
desarrollo de acciones que contribuyan
a fortalecer la credibilidad y confianza
de los integrantes de la Institución, por
parte de la alta dirección (Dirección
General y Subdirección General de
Policía Nacional), tomando como propio
el reto de la seguridad y privacidad
digital, mediante la presente iniciativa,
al apoyar y liderar directamente ésta
experiencia, mediante la disposición de
todos los recursos humanos,
tecnológicos y económicos necesarios
para su desarrollo exitoso, al considerar
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las TIC como un elemento del servicio
policial fundamental, dentro de la
evolución del desempeño de la
Institución, en el marco del “Proceso de
Modernización y Transformación
Institucional – MTI, inspirados en
usted”, de cara al significativo e
histórico momento de paz que está
viviendo Colombia y con el propósito de
disponer de datos confiables, veraces y
en tiempo real, en el proceso de toma
de decisiones críticas, que en su
mayoría trascienden a esferas de
seguridad nacional y por su puesto a la
seguridad y tranquilidad pública.
7. BENEFICIOS Y LOGROS
OBTENIDOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN
A partir del momento en que la Policía
Nacional de Colombia, se acreditó como
Entidad de Certificación Digital e
implementó mecanismos de
comunicación oficial seguros y privados.
Disminuyó en un 19% el costo de
adquisición de papelería, lo que es
equivalente a $1.734.266.545 millones
de pesos, gracias a la elaboración de
más de noventa y cuatro mil (94.000)
documentos electrónicos con firma
digital; lo que aporta significativamente
al Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información S.G.S.I., evitándose al
máximo la fuga, perdida o divulgación
no autorizada de información
institucional; también aporta al Sistema
de Gestión Ambiental S.G.A. de la
Institución y por lo tanto a la
conservación de los recursos naturales
del planeta.
Tomando a la Dirección de
Incorporación de la Policía Nacional,
como unidad modelo en la disminución
de consumo de papel, se estableció que
dicha Dirección para el mes de febrero
del presente año, utilizó cuarenta y
ocho (48) resmas de papel en la
impresión de documentos ($519.300) y
durante el mes de junio tan solo utilizó
trece (13) resmas de papel ($156.700),
lo que equivale a una disminución del
70% en consumo de papel.
8. PRINCIPALES OBSTÁCULOS
El principal obstáculo enfrentado
durante la implementación de la
acreditación de la Policía Nacional como
Entidad de Certificación Digital e
implementación de mecanismos de
comunicación oficial seguros y privados,
fue la resistencia al cambio por parte de
algunos funcionarios antiguos, a
quienes se les dificultó inicialmente el
uso de la herramienta tecnológica a
cambio de los documentos impresos,
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pero gracias a las ventajas que ofrece la
misma, la dificultad fue superada
rápidamente y después de ser una
estrategia aparentemente compleja,
pasó a ser una necesidad crítica y
fundamental para el adecuado
desempeño cotidiano de los
funcionarios de la Institución en
cualquiera de sus tres niveles
(estratégico, táctico y operacional).
También se evidenció una acogida
particular por parte de los funcionarios
más jóvenes, quienes se adaptaron y
acogieron rápidamente a la
metodología y manejo del documento
electrónico con Firma Digital
aprovechando al máximo su potencial.
