Ace Nivel Local

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AL ________

PARA UNA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)

CENTRO EDUCATIVO:____________________________________________

OBJETIVO: Evaluar los mecanismos de Control Interno con que cuenta el Centro Educativo, con el propósito de identificar aquellas áreas que requieran mejorarse o fortalecerse.

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1.0. AMBIENTE DE CONTROL

1.1. INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

1. ¿La Administración Escolar ha fomentado un ambiente propicio para la operación del control interno, mediante la generación de una cultura de control, que promueva entre los miembros de la Institución, el reconocimiento del control interno como parte integrante de los sistemas institucionales? (NTCIE Art. 11).

2. ¿Posee y aplica las Normas Éticas para la función Pública, Ley de Ética Gubernamental; y han sido divulgadas a todo el personal de la institución educativa? (NTCIE Art. 12).

3. ¿Todos los funcionarios y empleados demuestran una conducta de integridad y compromiso personal en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, a fin de contribuir correctamente al logro de los objetivos y metas institucionales de acuerdo a lo establecido en las Normas Éticas? (NTCIE Art. 12).

4. ¿Todo el personal conoce y aplica las Leyes, Reglamentos, Disposiciones, Normas y otras disposiciones que sean aplicables para el desarrollo de sus actividades en su Unidad e Institucionalmente? (NTCIE Art. 13).

1.2. COMPROMISO CON LA COMPETENCIA 5. ¿Todo el personal posee un nivel de competencias

que les permita desarrollar con eficiencia y eficacia, sus actividades y atribuciones, descritas en el Manual de Organización y Funciones? (NTCIE Art. 14).

6. ¿El personal comprende suficientemente la importancia, objetivos, procedimientos y

Dirección de Auditoría Interna1

MINISTERIO DE EDUCACIÓN


mantenimiento de adecuados controles internos? (NTCIE Art. 14).

1.3. ESTILO DE GESTIÓN

7. ¿Los funcionarios y empleados que tienen personal bajo su cargo, transmiten a todos los niveles de la organización de manera explícita, pertinente y permanente su compromiso y liderazgo respecto a los controles internos, valores éticos y cumplimiento de objetivos y metas institucionales? (NTCIE Art. 15).

8. ¿Los funcionarios y empleados que tienen personal bajo su cargo, son asertivos en su comunicación con el personal, logran sinergia y participación; y son tomadores de decisiones en el desempeño de las actividades que realizan? (NTCIE Art. 15).

1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

9. ¿Se ha definido la estructura organizacional de la entidad? (NTCIE Art. 16).

10. ¿La máxima autoridad ha aprobado la estructura organizativa institucional y las modificaciones que sean necesarias, de tal manera que permita planear, ejecutar, controlar y monitorear las actividades en función del cumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad? (NTCIE Art. 16).

11. ¿Se han efectuado revisiones y evaluaciones de la estructura organizativa para armonizarla con los objetivos y metas institucionales, y con el propósito de satisfacer los cambios que requiere el desarrollo institucional? (NTCIE Art. 17).

12. ¿La comunidad educativa presentó a la Dirección Departamental correspondiente, petición por escrito de apertura del servicio educativo? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 1, Pag. 11).

13. ¿Existe el acuerdo de creación del centro Educativo,

emitido por la Dirección de Acreditación? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 6, Pag. 12).

14. ¿La comunidad Educativa ha constituido la junta directiva de la ACE? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la



Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 9 y 11, Pag. 12).

15. ¿Existe acta de constitución de la junta directiva de la ACE, levantada por el representante de la Dirección Departamental? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 12, Pag. 12).

16. ¿La junta directiva de la ACE, fue constituida en asamblea general de padres y madres de familia? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 11, Pag. 12).

17. ¿Los miembros de la junta directiva no son cónyuges, ni parientes entre si dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Pag. 10).

18. ¿Los miembros de la junta directiva son padres

activos (tener hijos matriculados en el centro educativo), o en su defecto son representantes legales de los educandos? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Pag. 10).

19. ¿Existe el acuerdo de personería jurídica de la ACE, debidamente firmado por el Director Departamental y rubricado por el Presidente de la República? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Pasos 13 y 18, Pags. 12 y 13).

20. ¿El libro de actas de la ACE, se encuentra debidamente autorizado por todos los miembros de la ACE, foliado y sellado en cada una de sus páginas? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación



Comunal para la Educación (ACE), Anexo 4, Pag. 18).

21. ¿En caso de sustitución de miembros de la junta directiva de la ACE, éstos han sido electos en asamblea general extraordinaria de padres y madres de familia? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. IV, Pasos 1 y 2, Pag. 19).

22. ¿El Secretario de la ACE, registró en el libro de actas correspondiente el Acta de Enmienda, y fue presentada a la Dirección Departamental, para la legalización de nuevos miembros? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. IV, Pasos 3 y 4, Pag. 19).

23. ¿Los miembros de la nueva junta directiva, fueron electos en asamblea general extraordinaria de padres y madres de familia? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. IV, Pasos 1 y 2, Pag. 19).

24. ¿El Secretario de la ACE, registró en el libro de actas correspondiente el Acta de Elección de nuevos miembros? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. V, Paso 6, Pag. 24).

25. ¿Existe Acta de finalización del período y traspaso del patrimonio de la ACE, debidamente firmada por los directivos salientes, entrantes, y por los representantes de la Dirección Departamental? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. V, Paso 8, Pag. 24).

1.5. DEFINICIÓN DE AREAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y RELACIONES DE JERARQUÍA

26. ¿Ha complementado la institución su organigrama con un Manual de Organización y Funciones que integre claramente el ámbito de control y supervisión, los



objetivos y funciones de la Unidad con los niveles jerárquicos establecidos, los canales de comunicación y la delegación de autoridad? (NTCIE Art. 18).

27. ¿El Manual de Organización y Funciones de la institución se encuentra aprobado por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 19).

28. ¿Se ha establecido claramente en el Manual de Organización y Funciones las líneas de autoridad y responsabilidad de cada empleado, los cuales responderán de sus funciones ante una sola autoridad? (NTCIE Art. 20).

29. ¿Se ha delegado por escrito la autoridad necesaria a todos los niveles jerárquicos establecidos, asignándoles competencia para tomar decisiones en los procesos de operación para que puedan cumplir con las funciones encomendadas? (NTCIE Art. 21).

30. ¿El personal al cual se le delegado autoridad conoce los objetivos y metas de la institución, y se requiere un elevado nivel de conocimientos y experiencia y un alto grado de responsabilidad? (NTCIE Art. 21).

31. ¿Se han aplicado procesos efectivos de supervisión en las actividades y a los resultados obtenidos? (NTCIE Art. 21).

32. ¿Las actividades se han separado de tal manera que exista independencia entre las funciones de autorizar, ejecutar, registro, custodia y control de las operaciones? (NTCIE Art. 22).

1.6. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO

33. ¿La institución en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos, ha reclutado, seleccionado y contratado al personal necesario, de tal manera que permita el cumplimiento de objetivos y metas institucionales? (NTCIE Art. 23).

34. ¿Se han establecido justificaciones y políticas claras, que permitan realizar convocatorias, entrevistas, pruebas de idoneidad, verificación de datos y referencias, exámenes médicos y otros; a efecto de determinar la capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad y que no exista impedimento legal o ético para el desempeño del cargo? (NTCIE Art. 23).

35. ¿Todo el personal que ingresa a la Institución recibe la orientación e inducción suficiente, de tal manera que se le facilite integrarse a la Institución? (NTCIE Art. 26).



36. ¿La Institución ejecuta programas de capacitación y entrenamiento que le permitan al personal mejorar sus capacidades y aptitudes en el ámbito de su competencia? (NTCIE Art. 27).

37. ¿Se evalúa el trabajo del personal periódicamente? (NTCIE Art. 28).

38. ¿El personal que obstaculiza el desarrollo de las actividades institucionales o que cometa actos de indisciplina, es sometido a las disposiciones contenidas en la Ley del Servicio Civil, Disposiciones Generales de Presupuesto, Ley y Reglamento de la Carrera Docente; y Reglamento Interno de Trabajo? (NTCIE Art. 30).

39. ¿La junta directiva de la ACE, recibe, revisa y analiza la documentación presentada por los aspirantes a la plaza, y selecciona expediente que cumple con los requisitos de la misma? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 3, pag. 73).

40. ¿La junta directiva de ACE presenta a la asamblea general el resumen de cada aspirante a la plaza para que sea considerado para la selección? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 4, pag. 73).

41. ¿El ganador de la plaza es elegido por mayoría simple de la asamblea general, y mediante votación secreta o pública? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 5, pag. 73).

42. ¿La asamblea general autoriza a la junta directiva de

la ACE, para que proceda a la contratación de la persona seleccionada? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 6, pag. 73).

43. ¿El secretario de al ACE, levanta acta de ratificación del docente seleccionado? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 7, pag. 73).

44. ¿La junta directiva de la ACE, convoca al docente



seleccionado para celebrar el contrato de servicios en triplicado, y es firmado por el presidente y el docente? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 8, pag. 73).

45. ¿La Junta Directiva de la ACE, entrega un original del contrato al docente? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 9, pag. 73).

46. ¿El secretario de la ACE, archiva un original del contrato? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 10, pag. 73).

47. ¿El secretario de la ACE, levanta acta de toma de posesión del docente en el libro de actas? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 10, pag. 73).

48. ¿La junta directiva de la ACE, envía un original del contrato al Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Dirección Departamental, dentro de los ocho días siguientes a su elaboración y firma? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 11, pag. 73).

49. ¿La junta directiva de la ACE, convoca y celebra asamblea general para la selección de director único? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. II, Paso 7, pag. 80).

50. ¿La asamblea general levanta acta debidamente firmada por todos los presentes y con su respetivo Nº de DUI, sobre la elección y ratificación del director único seleccionado? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. II, Paso 8, pag. 80).

51. ¿Se procede de igual forma que en los procedimientos del 6 al 10 (selección y contratación de docentes), para la contratación del director único? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la



Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. II, Pasos 9-12, pag. 81).

52. ¿La asamblea general es la que determina la ratificación o no de los contratos de los docentes, previo informe de la junta directiva de la ACE sobre el desempeño y comportamiento profesional de los docentes durante el año? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. IV, Paso 2, pag. 88).

53. ¿La junta directiva de la ACE, entrega constancia de tiempo de servicio a los docentes no ratificados y a los ratificados? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. IV, Paso 4, pag. 88).

54. ¿La Administración Escolar posee un libro de control de asistencia? (Art. 37 Lit. f. del Reg. de la Ley de la Carrera Docente).

55. ¿El libro de control de asistencia es custodiado por el Subdirector del Centro Educativo? (Art. 37 Lit. f. del Reg. de la Ley de la Carrera Docente).

56. ¿Los docentes están escalafonados? (Art. 14 Num. 2 de la Ley de la Carrera Docente).

2.0 VALORACIÓN DE RIESGOS

2.1 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS INSTITUCIONALES

57. ¿Se ha elaborado los objetivos y metas estratégicas, que respondan a las políticas establecidas en el Plan de Gobierno, Planes Educativos, u otros documentos de estudio y análisis pertinentes, tomando en cuenta la misión y visión institucional? (NTCIE Art. 34).

58. ¿Se ha elaborado el Proyecto Educativo Institucional? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 2 Paso a Paso para la Planificación Escolar Anual por las Modalidades de Administración Escolar. Documento Proyecto Educativo Institucional).

59. ¿Se ha dado cumplimiento al Proyecto Educativo Institucional, al Plan escolar Anual y a su Presupuesto? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 2 Paso a Paso para la Planificación Escolar Anual por las Modalidades de Administración Escolar. Documento Proyecto



Educativo Institucional).

60. ¿El PEI contiene la parte referente a la Identidad de la Comunidad Educativa, como son:

- Visión.- Misión.- Principios y Valores.- Diagnóstico.- Objetivos Generales?.(Documento Proyecto Educativo Institucional: Esquema de los componentes del PEI, Pág. 25).

61. ¿El PEI, contiene los siguientes componentes:

- Identidad de la Comunidad Educativa.- Proyecto de Gestión.- Proyecto Curricular del Centro.- Proyectos Complementarios.- Plan Escolar Anual.- Sistema de Seguimiento y Evaluación del PEI?.(Documento Proyecto Educativo Institucional: Esquema de los componentes del PEI, Pág. 25).

62. ¿Se desarrolló el PEI de la siguiente manera:

- Información sobre el PEI.- Motivación de la Comunidad Educativa.- Conformación del Equipo Coordinador del PEI.- Organización de Equipos Dinamizadores.- Definición de la Misión, Visión e Ideario.- Diagnóstico de la Realidad del Centro.- Definición de los Objetivos.- Diseño de Proyectos Curricular, de Gestión

Administrativa – Organizativa y Complementarios.- Diseño del Plan Escolar Anual.- Diseño del proceso de Seguimiento y Evaluación del

PEI?.(Documento Proyecto Educativo Institucional: Desarrollo del Proyecto Educativo Institucional, Pág. 27).

63. ¿El PEA, fue elaborado tomando en cuenta los pasos siguientes:

- Identificar las necesidades prioritarias, evaluación diagnóstica.

- Definir los Objetivos Anuales.- Precisar Objetivos según las Áreas.- Determinar las Metas.- Determinar las Actividades.- Asignar Recursos.- Definir los Responsables para cada actividad.- Elaborar Cronograma.- Definir Plan de Evaluación.- Elaborar Documento Final?.(Documento Proyecto Educativo Institucional: ¿Qué



pasos seguir para la elaboración de Plan Escolar Anual, Pág. 76).

64. ¿Se han elaborado los Proyectos Complementarios del Centro Educativo? (Documento Proyecto Educativo Institucional; Unidad 6 Proyectos Complementarios; Págs. 69 y 70).

2.2 PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

65. ¿El PEA, fue elaborado por el Director o Directora, tomando en cuenta la participación de los Docentes y de otros miembros de la Comunidad Educativa que han formado parte en la elaboración del PEI?(Documento Proyecto Educativo Institucional; Unidad 8 Orientación para elaborar el plan escolar anual; Pág. 74).

2.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

66. ¿Se identifican los factores de riesgo de origen interno o externo por lo menos una vez al año, que potencialmente pudieran obstaculizar el cumplimiento de los objetivos, metas y/o actividades institucionales, derivados de situaciones presentes o futuras? (NTCIE Art. 39).

2.4 ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS

67. ¿Una vez identificados los riesgos de los planes estratégicos, anuales y operativos, se procede a realizar el análisis para determinar su importancia, probabilidad de ocurrencia y la valoración o pérdida que éstos puedan ocasionar? (NTCIE Art. 40).

2.5 GESTIÓN DE RIESGOS

68. ¿Después de identificar, analizar y cuantificar los riesgos, se definen los objetivos específicos de control y las actividades asociadas para prevenir, eliminar o minimizar los efectos de los riesgos identificados? (NTCIE Art. 41).

3.0 ACTIVIDADES DE CONTROL

3.1 DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

69. ¿La ACE ha emitido por escrito y ha autorizado las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno? (NTCIE Art. 42).

3.2 ACTIVIDADES DE CONTROL



70. ¿La ACE ha integrado sus propias actividades de control interno, que permitan una administración eficaz y eficiente de los riesgos y gestión, que coadyuven al logro de los objetivos y metas? (NTCIE Art. 43).

71. ¿Se ha elaborado el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, y se ha remitido al MINED para su aprobación (únicamente para el nivel medio)?

72. ¿Los fondos que administra la modalidad escolar, son invertidos en actividades del centro educativo y se destinan prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educación? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 1, pag. 98).

73. ¿Las decisiones en la administración de los recursos del centro educativo, se toman colegiadamente, y se asientan en el libro de actas de la modalidad? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 3, pag. 98).

74. ¿La modalidad ha aperturado cuentas bancarias por separado para administrar los fondos que perciba por transferencias del MINED y de otras fuentes? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 1, pag. 99).

75. ¿Las cuentas bancarias, han sido aperturadas a nombre de la modalidad y continuación el nombre del centro educativo según acuerdo de personería jurídica? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 3, pag. 99).

76. ¿Las cuentas bancarias de la ACE, son administradas mancomunadamente por el Presidente y Tesorero? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 4, pag. 99).

77. ¿Las chequeras que corresponden a las diferentes cuentas corrientes aperturadas, son custodiadas por el Tesorero? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit.



D, Num. 5, pag. 99).

78. ¿Se tiene la política de no firmar cheques en blanco? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 5, pag. 99. NTCI Nº 4-02.05).

79. ¿Los cheques emitidos son firmados por los miembros de la modalidad que tienen firma mancomunada? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 6, pag. 100).

80. ¿Los cheques anulados son engrapados en el taco de la chequera? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 6, pag. 100).

81. ¿Se realizan conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. E, pasos 1 y 2, pag. 137. NTCI Nº 4-02.12).

82. ¿Las conciliaciones bancarias son elaboradas por un servidor independiente de la custodia y registro de fondos y demás valores? (NTCI Nº 4-02.12).

83. ¿Las conciliaciones bancarias son suscritas por los servidores respectivos? (NTCI Nº 4-02.12).

84. ¿El Tesorero controla los ingresos percibidos, mediante la emisión de recibos prenumerados en imprenta? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. C, Num. 3, pag. 99. NTCI Nº 1-18.02).

85. ¿Todos los ingresos percibidos provenientes de otras fuentes y Bonos, son registrados por el Tesorero en su totalidad y oportunamente en el registro correspondiente? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. B, paso 9 y Lit. C, paso 5, pags. 126 y 130. NTCI Nº 4-02.10).

86. ¿Los ingresos percibidos, son depositados por el Tesorero en forma integra, dentro de las 24 horas



hábiles siguientes a su recepción? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. C, Num. 4, pag. 99. NTCI Nº 4-02.10).

87. ¿Se ha acordado la creación de un fondo de caja chica? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. D, paso 1, pag. 133).

88. ¿El monto de la caja chica es de $ 57.14 y los pagos son hasta por los $ 22.86? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. D, paso 1, pag. 133).

89. ¿Para el control de los fondos de caja chica se cuenta con un libro de ingresos y egresos? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. D, paso 3, pag. 133).

90. ¿El fondo es reembolsado cuando se ha gastado el 80%? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. D, paso 14, pag. 134).

91. ¿Los documentos que respaldan las operaciones de ingresos son archivados en forma mensual y orden cronológico, de fácil acceso y utilización? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. B, paso 15, pag. 126. NTCI Nº 1-18.03).

92. ¿Se utilizan libros foliados y autorizados por la Dirección Departamental de Educación para el control de los ingresos percibidos y gastos efectuados? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. G, Nums. 1 y 2, pag. 101).

93. ¿Los documentos que respaldan las operaciones de egresos se encuentran debidamente archivados en forma mensual y orden cronológico? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la



Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. B, paso 15, pag. 126. NTCI Nº 1-18.03).

94. ¿Todos los gastos efectuados son invertidos en el centro educativo y/o destinados prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educación? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 1. pag. 98).

95. ¿Se efectúan las retenciones de renta correspondiente por la prestación de servicios? (Art. 156 del Código Tributario).

96. ¿Se pagan en forma oportuna las retenciones de renta a la DGII? (Art. 164 del Código Tributario; Art. 62 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta).

97. ¿Los cheques son emitidos a nombre del proveedor o suministrarte de bienes o servicios? (NTCI Nº 4-02.05).

98. ¿Los egresos efectuados son aprobados colegiadamente y registrados en el libro de actas de conformidad a la Ley? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 3. pag. 98).

99. La Modalidad de Administración Escolar Local, ha elaborado un Plan de Compras? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 2, pag. 112. NTCI Nº 3-01).

100.¿Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultorías, son realizadas por el secretario de la ACE? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, pasos 3 y 4, pag. 112).

101.¿La Modalidad de Administración Escolar Local, efectúa análisis técnicos (características técnicas, garantía del bien o servicio, tiempo de entrega), y análisis económicos (precios) para efectuar las adquisiciones? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la



administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 7, pag. 113. NTCI Nº 3-07).

102.¿El encargado de compras observa la Ley de

Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública para efectuar las compras? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, pasos 3, pag. 112)

103.¿Se utilizan órdenes de compra numeradas en forma correlativa? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 8, pag. 113).

104.¿Se solicitan las cotizaciones respectivas para la adquisición y contratación de bienes, obras civiles, servicios y consultorías? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 4, pag. 112).

105.¿Se cuenta con un listado de proveedores, que este clasificado por bienes, obras civiles, servicios y consultorías? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 1, pag. 112. NTCI Nº 3-04).

106.¿Se elaboran los cuadros comparativos de las ofertas de los bienes y servicios? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 7 , pag. 113. NTCI Nº 3-07).

107.¿Las facturas y/o recibos proporcionados por los proveedores y suministrantes de bienes y/o servicios cumplen con los requisitos fiscales establecidos? (Art. 107 del Código Tributario).

108.¿La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultorías, está bajo la responsabilidad del presidente de la ACE? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 10, pag. 113).

109.¿Se verifica que los cheques sean emitidos a nombre



del proveedor o suministrante de bienes, obras civiles, servicios y consultorías? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A, paso 11, pag. 113. NTCI Nº 4-02.05).

3.3 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

110.¿Se han establecido formalmente y por escrito los procedimientos para autorización, registro y control oportuno de todas las operaciones, concibiéndolos como la secuencia lógica de los pasos que sigue una tarea o actividad? (NTCIE Art. 102).

111.¿Los cheques emitidos son autorizados mediante firmas mancomunadas? (NTCIE Art. 103).

112.¿Todos los desembolsos se efectúan por medio de cheques prenumerados, emitidos a nombre del beneficiario, expedidos contra las cuentas bancarias de la entidad, a excepción de los pagos por caja chica? (NTCIE Art. 103).

113.¿Se evita la práctica de firmar cheques en blanco? (NTCIE Art. 103).

114.¿Los cheques se emiten a nombre de la persona o empresa que ha suministrado los bienes o servicios? (NTCIE Art. 103).

115.¿Los cheques en blanco son debidamente custodiados para evitar su mal uso? (NTCIE Art. 103).

116.¿La ACE ha acreditado por escrito ante los bancos depositarios, a sus servidores titulares y suplentes autorizados para el movimiento de sus cuentas? (NTCIE Art. 104).

117.¿Los refrendarios de cheques, se aseguran que los documentos que soportan un pago cumplan con requisitos de legalidad, veracidad y pertinencia? (NTCIE Art. 104).

3.4 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE ACTIVOS

118.¿Todos los bienes se encuentran codificados, según las instrucciones del MINED? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros



educativos, Rom. II, Lit. A, paso 2, pag. 153. NTCI Nº 3-14).

119.¿Se tiene actualizado el inventario de libros, muebles e inmuebles del centro educativo? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros educativos, Rom. II, Lit. A, pasos 2, 3 y 4, pag. 153).

120.¿Se constata periódicamente dicho inventario? (NTCI Nº 3-12).

121.¿El Secretario de la ACE, maneja copia del inventario? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros educativos, Rom. II, Lit. A, paso 5, pag. 153).

122.¿Se ha remitido a la Dirección Departamental, copia de dicho inventario? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros educativos, Rom. II, Lit. A, paso 5, pag. 153).

123.¿Se ha elaborado un programa de reparación y mantenimiento de la infraestructura educativa, que permita prolongar hasta el máximo posible su vida útil? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. III, Lit. A, paso 3, pag. 177. NTCI Nº 3-15).

124.¿Se ha planificado y presupuestado los recursos para el mantenimiento preventivo del edificio escolar? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 12, y Rom. III, Lit. A, paso 3, pag. 177).

125.¿Las inversiones en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar, han sido previamente aprobadas por el MINED? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 5, pag. 176).



126.¿para la construcción de la infraestructura del edificio escolar, se ha considerado la normativa del diseño establecida por el MINED, las condiciones físico-ambientales, la orientación norte-sur; así como, los diseños tipos del MINED? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 6, pag. 176).

127.¿El color oficial del edificio escolar es azul bandera, hasta una altura de 1.40 Mts. y blanco la parte superior? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 7, pag. 176. Art. 78 de la Ley General de Educación).

128.¿No se ha permitido a ninguna institución pública, privadas u ONG´s, instalar tuberías, drenajes, tendidos eléctricos o de telefonía o rótulos de publicidad de tal manera que afecten las instalaciones del edificio escolar? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 9, pag. 176).

129.¿Se han respetado los diseños tipo vigentes, para la construcción o ampliación de la infraestructura educativa? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 6, pag. 176).

3.5 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE DISEÑO Y USO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

130.¿El Tesorero controla los ingresos percibidos, mediante la emisión de recibos prenumerados en imprenta? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. C, Num. 3, pag. 99. NTCI Nº 1-18.02).

131.¿Los formularios y otros documentos que registren el trámite o transferencia de recursos, cualquiera que sea su naturaleza, son objeto de control permanente? (NTCIE Art. 117).



132.¿Los juegos de formularios y otros documentos de carácter especial, que sean inutilizados son anulados y archivados dentro de los legajos de los que han sido utilizados correctamente, para mantener su control, secuencia numérica y evitar su uso posterior? (NTCIE Art. 117).

3.6 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONCILIACIONES PERIÓDICAS DE REGISTROS

133.¿Se efectúan conciliaciones mensuales de toda clase

y naturaleza de cuentas relacionadas con la información contable, presupuestaria y de tesorería? (NTCIE Art. 119).

134.¿Las conciliaciones son elaboradas y suscritas por un servidor independiente de la custodia y registro de fondos? (NTCIE Art. 119).

3.7 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS CONTROLES GENERALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

135.¿Se ha elaborado un Plan de Contingencia de los sistemas de información que permita continuar operando en casos de fallas en los sistemas? (NTCIE Art. 127).

4.0 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4.1 ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

136.¿La Administración Escolar ha elaborado y propuesto una política de comunicaciones, que garantice la adecuada difusión de la información oficial de la Institución a todos los niveles correspondientes internos y externos? (NTCIE Art. 145).

4.2 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN 137.¿Para garantizar la calidad de la información que se

genera el centro educativo y para que ésta sea útil para tomar decisiones adecuadas, se han definido las siguientes características: apropiada, oportuna, actualizada, exacta y accesible? (NTCIE Art. 148).

4.3 EFECTIVA COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

138.¿La ACE ha establecido y mantiene líneas recíprocas de comunicación a todos los niveles de la institución, de tal manera que el personal asuma las responsabilidades de sus funciones? (NTCIE Art. 149).

139.¿El personal de la institución entiende su propio rol en



el sistema de control interno y la relación de sus actividades individuales, con el trabajo de los demás y los objetivos Institucionales? (NTCIE Art. 149).

4.4 ARCHIVO INSTITUCIONAL

140.¿Se ha constituido un archivo institucional conformado por toda la información y documentación de las operaciones financieras, de gestión y de cumplimiento legal que realiza la institución? (NTCIE Art. 151).

5.0 MONITOREO

5.1 MONITOREO SOBRE LA MARCHA

141.¿La ACE realiza actividades de supervisión de forma periódica e integrada, previo y durante la ejecución de las operaciones, con el propósito de comprobar que los subalternos realicen sus actividades de conformidad a los lineamientos establecidos y tomar las acciones correctivas que sean aplicables? (NTCIE Art. 153).

142.¿Las actividades de control realizadas son documentadas? (NTCIE Art. 153).

Nombre: ____________________________________________________________________

Cargo: ______________________________________________________________________

Firma: ______________________________________________________________________


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