Abril del 2010

Quienes Somos?• Somos la mas grande Asociación de Viajes Corporativos con

mas de 4,500 miembros activoso Travel Managers

o Proveedores de la Industria

o Estudiantes

o Prensa

• 80% de la empresas en Fortune son miembros

• Basada en los Estados Unidos, con miembros de mas de 30 países

Por que NBTA?

• Información

• Herramientas de Administración

• Networking

• Educación

Informacion• Investigación de la Industria

• Papeles de Trabajoo Aviacióno Protección de Informacióno Distribucióno Industria en Generalo Hotelo Administración Estratégica de Grupos (Strategic Meeting

Management SMM)o Tecnología

• NBTA Directorio de Miembros y Guía de Compradores

Herramientas de Administracion

• Solicitudes de propuestas (RFPs)o Aerolíneaso Tarjeta Corporativao Transportación Terrestreo Hotelo Agencia de Viajes Corporativa

Networking• Interact Listserv

NBTA Socios Globaleso NBTA USA

o NBTA México

o NBTA Asia Pacifico

o Socios de ABGEV

o Socios de Paragon

• Convención Internacional y Exposición NBTA 2009 San Diego

Educacion

• Fundamentals of Business Travel Management (CTE)

• Certified Corporate Travel Executive Program (CCTE)

• Global Leadership Program (GLP)

• Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Houston

Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Huston

• El evento Premier de los Viajes de Negocio del año

• Mas de 5,600 participantes

• 35 países

• 400 expositores

• 40 sesiones educativas

Que es la Administracion de riesgo en Viajes?

... Es un proceso bien definido para identificar los riesgos, preparar los viajeros antes del viaje, monitorear las amenazas y responder a incidentes que puedan surgir.Los beneficios incluyen:

• Empleados mas productivos y preparados– Reduccion del numero de costosos “incidentes”– Reduccion del costo de respuesta

• Reduccion de la responsabilidad

Introduccion a la administracion de riesgo

Desde 911, las organizaciones han tenido que lidiar tanto con la percepción y la realidad de que hay mayores riesgos a sus empleados y operaciones de negocios en todo el mundo

Analisis de la realidad

• Morir en un accidente de avión = 1 en 10,871 millones (25 principales compañías aéreas) 1

• Morir por ahogarse con los alimentos = 1 en 4,2932

• Morir por la exposición al humo o fuego = 1 en 1,1672

• Morir por ahogamiento accidental = 1 en 1,1402

• Morir en un accidente de vehículo de motor = 1 en 842

• Morir en un ataque terrorista= 1 en 9,3 million3

Cuales son las probabilidades?

1 OAG Aviation & PlaneCrashInfo.com accident database, 1985 - 2009 2 National Safety Council (2004) – Riesgo en una vida3 National Safety Council – Probabilidades historicas

Tipos de Riesgo• Riesgo para el personal• Riesgo de Operaciones / Productividad• Riesgo para los datos / equipos• Riesgo Financiero / Legal• Riesgo para la reputación

Las Interrupciones impactan a toda la empresa

Costos :

Perdida de Ingreso

Mitigacion

Responsabilidad

Respuesta/Recuperacion

Control & Cumplimiento

“Optimal Response”

Optimizacion del Tiempo de Respuesta

Reduciendo el riesgo & el costo= competitividad

Definicion del Viaje de Negocio

• Aereo, hotel, renta de auto, tren, barco• Ambos domestico e internacional• Manejando de una oficina a otra• Utilizando transporte publico

Toda vez que un empleado sale de la oficina en comisión de servicio

Programa de Administracion de riego en viajes corporativos y grupos

Proactiva

Planeacion

Reactiva

EntrenamientoRespuesta

a Incidentes

Monitoreo24x7

Retroalimentacion

Seguridad del viajero continua

Training• Todos los empleados• Equipo de Gestion• Proteccion personal• Secuestros & riesgos• Pais/Region especifica

Pre-Trip• Administracion de plan de crisis• Politica/cumplimiento• Comunicacion Interna

Acceso a la informacion• Viajeros• Gestoria (push)• Avaluar los Riesgos y establecer valoraciones• Pre-viaje (pull)• Durante el viaje

Rastreo de Empleados• Perfil del empleado• Automatizado y verificado• Alerta en Tiempo Real• Opciones de comunicacion

Servicios de Seguridad• Proteccion Ejecutiva• Acompanantes• Guardias• Evacuacion

Servicio Medico• En el pais, • Evacuacion

Hotline• 24 x 7• Una sola llamada• Protocolo Especifico• Viajes, seguridad y salud

Soporte de funciones cruzadas critica para el exito

Las unidades necesitan una plataforma operativa comun

• Viajes Consolidacion Globar de datos y

reportes Monitoreo del cumplimiento Entrenamiento Pre-viaje

• HR/Legal Estandares de atencion Sistemas Auditables Divulgacion del riesgo Bajar la responsabilidad Politica y procedimientos Programas de seguros corporativos

• Seguridad Evaluacion del Riegos y la inteligencia

predictiva Notificacion de Incidentes Planes de Crisis y evacuacion Respuesta Cordinada

• Medica Planeacion de la salud pre-viaje Vacunas Asistencia Medica y Evacuacion para

viajeros internacionales

Definiendo TRM3TM

• El modelo TRM3TM establece una base para evaluar todos los riegos del programa de viajes a cualquier nivel. Este modelo ayuda a describir la madurez del programa de una organizacion basada en una seria de areas de proceso clabe (key process areas KPAs) que requieren para soportar e implementar una adecuada gestion del riesgo. Su proposito es proporcionar una orientacion estructurada sobre la manera de mejorar el programa de una organizacion a traves del tiempo.

TRM3 is a trademark of iJET International, Inc.

Travel Risk Management Maturity Model (TRM3)

Midiendo el nivel de madurez de su programa

Reactivo (1) Pocas politicas. Existe caos en caso de una emergencia

Gestion de riesgo de viaje basico politicas definidas y documentadas. El enfoque primordial es la respuesta a incidentes.

Ejecucion consistente del proceso de gestionamiento de riesgo de viaje.

Metricas recolectadas y revisadas por soporte cruzado de la organizacion.

Programa integrado a traves de la organizacion.

Definido (2)

Proactivo (3)

Administrado (4)

Optimizado (5)

TRM3TM – las 10 areas clave del proceso (KPAs)

Administracion de datos

Valoracion del

Riesgo

Politicas/Procedimientos

Entrenamiento

Notificacion

Comunicacion

Divulgacion del Riesgo

Mitigacion del

Riesgo

Monitoreo del Riesgo

Respuesta

KPAs Globales

Administracion de los KPAs

Infraestructura de los KPAs

TRM3 is a trademark of iJET International, Inc.

Areas Clave del Proceso (Globales)

• Politicas & Procedimientos: El proceso de elaboración, implementación y mantenimiento de sus políticas y

procedimientos • Entrenamiento: Tres areas especificas deben ser

consideradas – Entrenamiento del viajero, Entrenamiento del arreglador de viajes y entrenamiento al equipo de administracion de crisis

Areas Clave del Proceso (Administracion)• Valoracion del Riesgo: Asegurarse que en cada viaje o

asignacion sea evaluado el riesgo como parte del proceso de desicion

• Divulgacion del Riesgo: Asegúrese de que cada actor entiende la naturaleza de la amenaza, su impacto, y qué debe hacerse para mitigar el riesgo

• Mitigacion del Riesgo: Estrategias y soluciones que se traducirá en un nivel de riesgo que sea aceptable para todas las partes

• Monitoreo del Riesgo: todo el día (24 / 7) proceso para supervisar la actual amenaza el medio ambiente

• Respuesta: Proveer a los viajeros de un proceso para reportar problemas y obtener asistencia

Areas Clave del Proceso (Infraestructura)

• Notificacion: Asegúrese de que las personas apropiadas estén informados de cualquier información sobre el riesgo del viaje antes, durante e incluso después de un viaje

• Administracion de datos: En general el proceso de identificar, obtener, almacenar accesar y mantener la informacion de riesgos en los viajes

• Comunicacion: Asegurarse que cada componente entiende el programa y su papel en este

10 razones por la que las cosas fallan

Como evitarlas?

#10

• La compania no sabe que hacer en una emergencia

• No sea reactivo. Tenga un plan basico y este seguro de donde obtener ayuda.

#9

• Datos de contacto no actualizados

• Obtenga los datos de contacto (celular, casa, oficina, email, etc.) para las personas que necesite para una emergencia. Periodicamente solicite su verificacion y actualizacion.

#8

• Persona de primer contacto no esta disponible

• Esto sucede frecuentemente. Trate de obtener varios contactos solicite datos de personas que normalmente esten disponibles.

#7

• Los celulares no siempre sirven

• Nos estamos convirtiendo en totalmente dependientes de los teléfonos celulares. (Sólo trate de encontrar un teléfono público!) Los empleados deben tener una tarjeta telefonica, saber utilizar de texto (SMS) y disponer de un teléfono satelital para las tareas rurales.

#6

• Los terceros no siempre saben lo que esta pasando

• Hable con sus proveedores involucrelos en su plan y haga ejercicios y simulacros

#5

• No sabemos a quien recurrir

• ¿A quién le recurrir en busca de un secuestro? ¿Qué tal una amenaza contra uno los empleados? Una emergencia médica? Un accidente de coche? Un incidente durante las vacaciones? Haga una lista de tipos de incidentes y responder a la pregunta "¿Quién debo de recurrir?"

#4

• Los protocolos no se mantienen• Companias necesitan revisar periodicamente sus planes

y protocolos, al menos una vez al ano.

#3

• El Protocolo or procedimiento es muy complejo

• Muchas veces los planes y procedimientos son demasiado complejos. Mira para agilizar el proceso. En el caso de una emergencia, usted sólo tiene tiempo para

los fundamentos .

#2

• Inconsistente nivel de competencias dentro del equipo

• La gestion de Crisis emergencias no es la actividad primordial de las companias. Obtenga entrenamiento de equipos especializados que podran ser llamados en caso de una emergencia.

#1

• La sensibilidad de los costos retraza la respuesta

• Averigue de donde vendran los costos y quien debera pagarlos ANTES del evento. Un retraso en la respuesta aumenta los costos e incluso pueden costar vidas .

En conclusion

• Identificar y evaluar el riesgo• Identifique sus recursos• Establezca un nivel aceptable de riesgo• Desarrolle un plan para mitigar el riesgo• Eduque y omunique el plan• Monitore los resultados

Su programa debe:

Fuente• Travel Risk Management Maturity Model (TRM3TM)• NBTA Foundation’s Managed Travel Index &

Benchmarking Tool (includes travel risk management self-assessment) – now FREE to NBTA members

• Certified Corporate Travel Executive (CCTE) Core Week II module

• Webinars• Further resources being developed by NBTA’s Travel &

Meetings Risk Management Committee

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Q&A