A los señores Notarios, Defensores de Familia y Registradores de Nariño Seminario Taller sobre...

A los señores Notarios, Defensores de Familia y Registradores de Nariño

www.registraduria.gov.co

Seminario Taller sobre Registro Civil

Pasto, 6 y 7 de noviembre de 2014

Repaso de nuestros conocimientos sobre los fundamentos teórico - conceptuales del

Registro Civil

Teoría, conceptos y legislación

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS

ConceptoEl Estado Civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones.

Importancia Base fundamental de la identidad de los colombianos

Instrumento de determinación individual de los integrantes del grupo humano

Fuentes La Ley Los hechos, ajenos a la voluntad humana

La voluntad de la persona o actos jurídicos

Cualquiera que sea la fuente del Estado Civil, es la Ley la que reglamenta sus efectos

jurídicos

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS

REGISTRO DEL ESTADO CIVIL

Documento que demuestra la

situación jurídica de la persona en la

familia y la sociedad, que determina sus

derechos y obligaciones.

Constituye la única prueba legal del estado civil

Sistema, dentro de la organización del Estado, que le

permite compilar la información sobre el estado civil de sus integrantes y definir

políticas.

Alrededor de ellos gira todo el Estado Civil,pues con el primero se origina, con el segundo se

termina y con el tercero se modifica.

Hechos y actos determinantes del Estado Civil

Hechos 1. Nacimiento2. Defunción

Actos 3. Matrimonio

1. RCN2. RCD

3. RCM



° Registradores

° Cónsules en el exterior

Excepcionalmente, previa autorización:

° Notarios (Resolución 1346/07)

°Corregidores

° Inspectores de Policía

° Alcaldes

°Autoridades indígenas

Funcionarios autorizados para ejercer la función


Proceso de Registro

Recepción: Recibir declaraciones.

Extensión: Versión escrita.

Otorgamiento: Aceptación del contenido del folio.

Autorización: Firma del funcionario.

Constancia: Entrega de la segunda copia (firmada).


Libro de Varios

Para registrar todos los hechos o actos diferentes al nacimiento, el matrimonio o la defunción, que afecten el estado civil de las personas.


Lugar donde deben efectuarse las inscripciones Ley 1395 de 2010, artículo 118 (12 de julio de 2010)

Regla general hasta 11 de julio de 2010: Nacimientos, matrimonios y defunciones se debían

inscribir en una oficina del lugar donde hubieran ocurrido.

Excepto:

Ξ Antes del Decreto Ley 1260/70 (5 de agosto /1970)Ξ Durante el Decreto 1122/99 (julio 28 a nov. 18 /1999)Ξ Ocurridos en el exterior: cualquier oficina de Bogotá Ξ Nacimientos ocurridos en áreas metropolitanas: en

cualquier oficina del Área

Declarantes y testigos

Personas mayores de edad

(excepto los padres en RCN o los contrayentes en RCM)

Debidamente identificadas

Que no sean legalmente inhábiles para declarar


Mayores de edad

Cédula de ciudadanía (no contraseña)

Mayores de 7 y menores de 18 años

Tarjeta de identidad Decreto 1122/99 (26 jul. a 18 nov. /99) Decreto 266/00 (22 feb. a 26 sep. /2000)

Menores de 7 años

Registro civil de nacimiento (NUIP)

LA IDENTIFICACIÓNColombianos:


Funcionarios públicos: Se identifican por su cargo

Nacionalizados Como nacionales por nacimiento

Residentes Cédula de extranjería

No residentes Documento extranjero

Extranjeros:

NIP NUIP

Parte básica: fecha de nacimientoParte complementaria: algoritmo y sexo

Alfanumérico: Código oficina + consecutivoNumérico: consecutivo dentro de un cupo

LA IDENTIFICACIÓN


LA FIRMA


Autógrafa, en todas las partes (copias)

Firma a ruego:

No basta la impresión dactilar Nombre completo e identificación del firmante

Debe firmar con su nombre y rúbrica usual, no los del que no puede hacerlo.

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

Los ocurridos en Colombia

Los ocurridos en el exterior, de:Hijos de padre y madre colombianos Hijos de padre o madre colombianos Hijos de extranjeros residentes, si lo

solicitan

Qué nacimientos se registran

Nacionalidad


Término para la inscripción:

Dentro del mes siguiente a su ocurrencia

Inscripción extemporánea:

Declaraciones bajo juramentoOtorgantes: domicilio, dirección y teléfono,

fotocopia del documento de identidad, impresión dactilar

Principio de inmediaciónDuda razonable → organismos de policía

judicial

Extramatrimonial: No hay vínculo matrimonialReconocida o no reconocida

La Filiación El origen de los hijos con respecto a la unión de

sus padres

Legítima: Vínculo matrimonial entre padresLegitimación

Adoptiva: El vínculo biológico se termina, para ser asumido por los nuevos padres.


Expósito o hijo de padres desconocidos

Apellidos del inscrito

p Hijo legítimo

p Extramatrimonial reconocido

p Con paternidad judicialmente declarada

Apellidos de la Madre

Primero del Padre

Segundo Apellido

Primer Apellido

Primero de la Madre

p Extramatrimonial No Reconocido

Apellidos de los padresp Adoptivo


Los que haya tenido o unos comunes en la región

p Expósito o hijo de padres desconocidos


Circular 072 de 16-04-2013Registraduría Delegada para el Registro

Civil y la Identificación

Para proteger el derecho a la igualdad y a la intimidad de los inscritos, en el registro civil de nacimiento no se debe hacer alusión a la clase de filiación del inscrito para lo cual está destinado el libro de varios o el acta complementaria.


Acta Complementaria

Hijo extramatrimonial no reconocido

Datos del presunto padre o la indicación de que no fueron proporcionados

Boleta de citación

Copia al Defensor de Familia

INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTO DE EXPÓSITOS E HIJOS DE PADRES DESCONOCIDOS

Hijo de padres desconocidos: Persona mayor de un mes de quien se

ignora quiénes son sus padres y de cuyo registro no se tiene noticia

Expósito:Niño recién nacido - no mayor de un mes -

que ha sido abandonado


Pueden solicitar el registro:

• El defensor o el juez de familia, en todo caso.

• La Registraduría Nacional del Estado Civil, tratándose de hijos de padres desconocidos.

• El propio interesado mayor de edad, debidamente identificado.


Certificado médico legal, en el que conste la presunta edad,

Dos declaraciones: sobre el conocimiento que tienen de aquél cuyo nacimiento se va a inscribir y del presunto lugar de oriundez, o

En defecto de éstas, una certificación del alcalde, personero, juez, defensor de familia o párroco del domicilio de esa persona.

Requisitos:solicitud de la RNEC o el propio interesado

Solicitud de la RNEC: mediante acto administrativo.


Fecha de nacimiento: el primer día del mes resultante de la presunta edad, teniendo en cuenta la fecha del dictamen.

Nombre: nombres y apellidos con los que se le conozca, o unos comunes en la región.

Documento antecedente: ICBF o Resolución DNRC

Declarante: Persona natural o jurídica

Datos

Certificado médico o de nacido vivoo

Certificado de enfermero(a)o

Declaración de dos testigos hábiles


Documentos antecedentes para la creación de RCN dentro del término:


Alguno de los anteriores, o

Acta religiosa y certificación de competencia, o Cédula de ciudadanía, u Otro documento auténtico, o ICBF, o Registro de nacimiento extranjero, u Orden judicial, o Resolución DNRC (o Supernotariado) Declaración extraproceso (Ley 962/05)

Documentos antecedentes para la creación de RCN extemporáneamente:

Matrimonio

Es un contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear y de auxiliarse mutuamente.

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO


Los celebrados en Colombia

Los celebrados en el exterior, entre:2 colombianos por nacimiento

1 colombiano de nacimiento y 1extranjero2 colombianos por adopción

1 colombiano por adopción y 1 extranjero1 colombiano por nacimiento y 1 por adopción

Qué matrimonios se registran


Término para la inscripción:

Dentro de los treinta días siguientes a su celebración

Tipos de Matrimonio:

Religioso Católico Otros credos

Civil


Católico Partida de matrimonio y Certificación de la competencia del

ministro religioso que ofició el matrimonio

No católico (Además) existencia de convenio de

derecho público

Documentos antecedentes para creación del RCM religioso


Escritura de protocolización

La creación del RCM, religioso o civil, puede ser también ordenada por

Sentencia Judicial

Documento antecedente para creación del RCM civil

Unión marital de hechoUnión de personas del mismo sexo

Sociedad patrimonial

¿Matrimonio?¿Contrato solemne?


¿REGISTRO CIVIL?

Defunción

El hecho de la muerte pone fin a la existencia del ser humano y extingue su personalidad jurídica

Genera consecuencias jurídicas para el cónyuge y para los hijos en cuanto a estado civil y en cuanto a derechos patrimoniales

REGISTRO CIVIL DE DEFUNCIÓN


Las ocurridas en Colombia

Las que ocurran en el exterior, de:Colombianos, por nacimiento o por

adopciónExtranjeros residentes en el país, si lo

solicitan

Qué defunciones se registran


Término para la inscripción

Natural: Dentro de los dos días siguientes al momento que se tuvo noticia del hecho

Violenta y presunta: no tienen término

Tipos de muerte: Natural Violenta Presunta


Documentos antecedentes para la creación de RCD natural dentro del término:

Certificado médico o de defunción, o Declaración de dos testigos hábiles

Documentos antecedentes para la creación de RCD natural extemporáneamente:

¿Autorización judicial o de inspector de policía?


Documentos antecedentes para la creación de RCD violenta:

Orden Judicial Acta de levantamiento de cadáver

Documento antecedente para la creación de RCD presunta:

Sentencia judicial

MODIFICACIÓN DEL REGISTRO CIVIL

Corrección de inscripciones

Antes de la firma del registro, el funcionario puede hacer la corrección directamente en el folio haciendo las salvedades en el espacio de notas y firmando las mismas.


Una vez autorizadas, sólo pueden ser corregidas en virtud de decisión judicial en firme o por voluntad de los interesados, en los casos establecidos en la ley.



»Solicitud escrita»Escritura pública»Sentencia judicial


Corrección de errorespor solicitud escrita

Errores:» Mecanográficos » Ortográficos » Los se establezcan con la comparación del

documento antecedente» Los que se deduzcan de la sola lectura del

folio


Corrección de errorespor sentencia judicial

Toda modificación que envuelva un cambio de estado civil. Ej.:

Padre o madre en RCN, o contrayente en RCM, o persona fallecida en RCD.

Lugar de ocurrencia del hecho o actoFecha del hecho (nacimiento): un día

puede alterar el estado civil.


Corrección de errorespor escritura pública

Los demás errores, diferentes a los enunciados anteriormente, siempre y cuando no alteren el estado civil. Expresar las razones de la corrección Protocolizar los documentos que la

fundamenten


Modificación de inscripciones(apertura de nuevo folio)

La pueden solicitar: el propio inscrito, su representante legal o sus herederos.

Transcribir la información debidamente modificada (p.ej. documento antecedente, declarante).

Notas de recíproca referencia: serial que se modifica (que lo modifica), razón, fundamento y forma de la modificación.

Se debe firmar la nota.


Artículo 82 Código de la Infancia y la

Adolescencia


19. Solicitar la inscripción del nacimiento de un niño, la corrección, modificación o cancelación de su registro civil, ante la Dirección Nacional de Registro Civil de las personas, siempre y cuando dentro del proceso administrativo de restablecimiento de sus derechos se pruebe que el nombre y sus apellidos no corresponden a la realidad de su estado civil y a su origen biológico, sin necesidad de acudir a la jurisdicción de familia.

Cambio de nombre

• Puede cambiar cualquier elemento del nombre

Nombre propio

Apellidos

Seudónimo• Los demás datos permanecen iguales,

especialmente los de los padres.


Reconocimiento

► El reconocimiento es irrevocable


• Presentación en la oficina de registro, firma del folio.

• Escritura pública.• Manifestación expresa ante juez.• Manifestación ante defensor de familia, comisario de familia o inspector de policía.

• Testamento.

• Reconocimiento que conste en:• Solicitud de inscripción por correo• Documento extranjero

Legitimación

¿Abrir nuevo serial?

• De hijo extramatrimonial reconocido: NO

• De hijo extramatrimonial no reconocido: SI Documento antecedente: ¿escritura pública?


ADOPCIÓN

Es una medida de protección a través de la cual, bajo la suprema vigilancia del Estado, se establece de manera

irrevocable, la relación paterno - filial entre personas que no la tienen por

naturaleza.

ADOPCIÓN

Requiere sentencia judicial, la cual debe inscribirse en el registro del estado civil

La sentencia que decrete la adopción producirá todos los derechos y obligaciones propios de la relación paterno filial y deberá contener los datos necesarios para que su inscripción en el registro civil constituya el

acta de nacimiento y reemplace la de origen, la cual se anulará

ADOPCIÓN

Apellidos: los del adoptante Nombre: sólo podrá ser modificado menor de tres (3) años consienta en ello razones justificadas

Antecedente: “DOCUMENTO AUTENTICO” SIN NOTAS

Datos

Oficio al SNI informando adopción y serial biológico

ADOPCIÓN

Copias a: Adoptantes Defensor de familia Adoptivo mayor de edad Autoridades policía judicial DNRC (actuaciones administrativas)

» Causal de mala conducta Levantamiento:

Tribunal Superior, trámite incidental Graves motivos que la justifiquen Recurso de revisión admitido

Reserva de 20 años

Documentos antecedentes para la modificación de RCN:

Solicitud escritaEscritura públicaSentencia judicialPresentación personal y firma del folioManifestación ante juez (ICBF)TestamentoDocumento auténticoResolución Supernotariado


Documentos antecedentes para la modificación de RCM y RCD:

Solicitud escrita Escritura pública Sentencia judicial Resolución Supernotariado


COMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO CIVIL

Anotación de

• Hechos• Actos• Providencias

• Judiciales• Administrativos

Relacionados con • Estado civil• Capacidadde las personas

En el RCN TODOS

En el RCM

matrimonio

y sus efectos→ personales

→ patrimoniales

Otros hechos y actos sujetos a registro

Reconocimientos de hijos naturales

Legitimaciones

Adopciones

Alteraciones de la patria potestad

Capitulaciones matrimoniales

Interdicciones judiciales

Divorcios

Discernimientos de guarda

Declaraciones de presunción de muerte

Manifestaciones de avecindamiento

Separaciones de cuerpos y bienes

Declaraciones de seudónimos

Declaraciones de ausencia

Nulidades de matrimonios

Cambios de nombre

Rehabilitaciones



Funcionario de Registro Civil: Hace la anotación

Comunica al SNI

Providencia

→ Naturaleza Acto Documento

→ Oficina

→ Fecha

Persona(s)→ Identidad

Documento Serial

→ Domicilio actual

Quien dicta la providencia: Advierte la necesidad del registro.

JURISDICCIÓN NACIONAL

Ley 1395 del 12 de julio de 2010, artículo 118Decreto 019 de 2012, artículo 31

• Todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales que constituyen fuente del registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina del territorio nacional o en los

consulados de Colombia en el exterior

Artículo 23 “La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará la base de datos del Registro

civil de defunción, la cual se alimentará con la información que remitan las notarías, los

consulados, los registradores del estado civil y las demás autoridades encargadas de llevar

el registro civil”

Decreto 019 del 10 de enero de 2012empezó a regir desde el domingo 1 de julio

http://www.registraduria.gov.co/-Ley-Antitramites-.html

Artículo 23 Para su cumplimiento, se diseñó un aplicativo web

para que las notarías, consulados y demás autoridades encargadas de expedir el registro civil

de defunción lo reporten en tiempo real, con el fin de mantener actualizada las bases de datos y cancelar

las cédulas de ciudadanía por muerte.

El reporte se hace en formulario diseñado con características similares al formato de RCD, para las

oficinas de registro civil, a través del usuario y contraseña previamente habilitados por la Dirección

Nacional de Registro Civil.


Adicionalmente el aplicativo está diseñado para que las autoridades públicas

competentes, los hospitales, las funerarias y los parques cementerios cumplan con la obligación de “reportar la información de

fallecimiento respecto a los cuales tengan noticia por ejercicio de sus funciones o con

motivo de la prestación de los servicios funerarios”, como lo indica la Ley Antitrámites.


FORMATO PARA LA CREACION Y HABILITACION DE USUARIOS DEL APLICATIVO DE REPORTES DE DEFUNCIONES - NOTARIAS

Código: F-ID-RAS-008

Fecha: 10/07/2012

Versión: 0

Fecha Solicitud:

Departamento: Municipio:

Nombre de la Notaria:

Correo Electrónico Notaria:

No. Cédula Ciudadanía Usuario Responsable:

E-mail:

Usuario Responsable:

Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido

Dirección Notaria:

Teléfonos Notaria: Fax Notaria:

Directora Nacional de Registro Civil

Elaboro: Luz Clara Martinez RicoCargo: Coordinadora Soporte Técnico Registro Civil

Reviso: Sandra Yaneth RubianoCargo: Directora Nacional de Registro Civil

Aprobó: Sandra Yaneth RubianoCargo: Directora Nacional de Registro Civil

Martin Fernando Salcedo VargasCargo: Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

Martin Fernando Salcedo VargasCargo: Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

Fecha: 10/07/2012 Fecha: 10/07/2012 Fecha: 10/07/2012


CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO

Artículo 617Sin perjuicio de las competencias establecidas en este Código y en otras leyes, los notarios conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:…

9. De las correcciones de errores en los registros civiles.

Parágrafo: Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el tramite se remitirá al juez competente.

COPIAS Y CERTIFICADOS

Datos reservados: × Nombre de los

padres× Calidad de la

filiación

Certificados: transcripción fiel y exacta, sin omitir, agregar o cambiar letras o números a los datos biográficos consignados en el folio original.

para parentesco para fines personales para fines patrimoniales indicación del propósito identificación interesado

adhesivo de seguridad Firmas

COPIAS Y CERTIFICADOS

La expedición y la detentación injustificada de copias o certificados de folios de registro de nacimiento con expresión de los datos específicos mencionados en el artículo 52, y la divulgación de su contenido sin motivo legítimo, se considerarán atentados contra el derecho a la intimidad y serán sancionados como contravenciones en los términos de los artículos 53 a 56 del Decreto_Ley 1118 de 1970.

Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 24 y 25

Ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, artículos 5º y 6º

Originales y primeras copias» Papel de seguridad» Código de barras

(últimos formatos)

Copias y Certificados» Papel común

» Constancia de expedición» Adhesivo de recaudos

Características registro civil

SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS

• Enmendaduras: nota de salvedad firmada.• Tipo de letra: homogénea.

• Firmas: trazos firmes.• Información: que sea consistente.

• Código de barras: que coincida con el serial.

• Confirmación: con el SNI o la oficina de origen

• Adhesivo de recaudos

Verificar

SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Sentencia C577-2011 “las parejas del mismo sexo podrán acudir ante notario o juez competente a formalizar solemnizar

su vinculo contractual.”

UNIONES PAREJAS DEL MISMO SEXO

JURISPRUDENCIA

Diligenciados de acuerdo con la ley y autorizados por funcionario competente

Deterioro: Toda la información se lee

Por el funcionario de Registro Civil. No requiere acto administrativo.

Archivo y reproducción exacta fecha de inscripción: la de la reposición. La

del registro inicial se incluye en la nota

Nota: del hecho y su oportunidad

Firma: en la autorización y en la nota

REPOSICIÓN DE FOLIOS

Extravío, destrucción o desfiguración.

Desfiguración: La información no se lee Por resolución de la DNRC

RECONSTRUCCIÓN DE FOLIOS

Copia del Archivo Central Copia auténtica del folio Restos del folio y documentos

antecedentes Documentos fidedignos que suministren

los interesados. Si no es posible: una nueva Inscripción


Con copia del Archivo Central

Serial: Se coloca en el Archivo en el lugar correspondiente

Documento antecedente: el mismo del original

Nota: la hace la DNRC Firma: Director Nacional de Registro Civil SIRC: Se mantiene y se actualiza


Con documentos que aporte el interesado

Serial: Se abre uno nuevo Documento antecedente: Resolución DNRC Nota: “Reconstrucción del serial (o tomo y

folio) __________ ordenada por la DNRC según Resolución N° ______ de fecha __________, con base en documentos aportados por el interesado.”

Firma: Funcionario de Registro Civil SIRC: Modificación


Si no fue posible la reconstrucción

Serial: Nueva inscripción Documento antecedente: Los idóneos para

inscripción extemporánea Nota: “imposibilidad de reconstrucción del

tomo y folio _________ (o serial __________, según oficio DNRC _________ de fecha ___________).”

Firma: Funcionario de Registro Civil SIRC: Invalidación del anterior y creación

del nuevo

ANULACIÓN DE FOLIOS

Nulidad» Causales taxativas» Debe ser declarada

Presunción de legalidad»Formal: administrativa

Solicitud de parte Resolución de la DNRC

» Material: vía judicial Sentencia Auto interlocutorio en excepción

de paternidad

ANULACIÓN DE FOLIOS

Causales de nulidad formal El funcionario actuó fuera de los límites

territoriales de su competencia Los comparecientes no prestaron aprobación

al texto de la inscripción No aparecen la fecha y el lugar de la

autorización o la denominación legal del funcionario

No aparece debidamente establecida la identificación de los otorgantes o testigos, o la firma de aquéllos o éstos

No existen los documentos necesarios para la inscripción o la alteración o cancelación de ésta

CANCELACIÓN DE FOLIOS

Doble o múltiple inscripción» En la misma o en otra(s) oficinas

Inscripciones idénticas» Debe ser declarada

Presunción de legalidad

¿Diferencias alteran el estado civil? » NO: vía administrativa, (con escritura pública)

Resolución de la DNRC» SI: vía judicial

Sentencia

INEXISTENCIA DE FOLIOS

No autorizados por el funcionario competente

» Falta la firma del funcionario» Firmados por funcionario no autorizado» Efectuados en oficinas no autorizadas

No ha nacido a la vida jurídica No genera efectos jurídicos No requiere acto que la declare

INEXISTENCIA DE FOLIOS

Autorización de suscripción

» Registro con requisitos legales» Causas diferentes de las que justifiquen la

negativa de la autorización» Comprobación sumaria de los hechos

Resolución de la DNRC Firma en el ejemplar que se conserva

en el SNI

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

La elegancia es la sencillez llevada al extremo y la claridad y comprensión son más importante que lo llamativo.

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