Guía de Notarios

Arar Guía del Notario

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CONTENIDO

1. ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

1.2 BASE LEGAL

1.3 MISIÓN, VISIÓN Y PRINCIPIOS ÉTICOS

1.4 ORGANIGRAMA

2. UNIDADES Y DELEGACIONES

2.1 SECRETARÍA GENERAL

SERVICIOS QUE PRESTA

I. COBRO DE MULTA POR PRESENTACIÓN EXTEMPORÁNEA DE

AVISOS DE CONTRATOS TRASLATIVOS DE DOMINIO

II. COBRO POR SERVICIOS PRESTADOS SEGÚN ACUERDO 24-2011

DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

III. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGO POR

SERVICIOS NO PRESTADOS

2.2 REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES


I. INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES

A. PRIMER INGRESO Y REINGRESO DEL TESTIMONIO

B. SEGUNDOS TESTIMONIOS

C. MODIFICACIONES

II. CERTIFICACIÓN DE INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE

PODERES REGISTRADOS

A. TARIFARIO

III. ANÁLISIS Y DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON

LAS INSCRIPCIONES DE PODERES

2.3 REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS


I. REGISTRO DE FIRMA Y SELLO DE NOTARIOS

A. PRIMERA INSCRIPCIÓN

B. MODIFICACIONES

II. APERTURA DE PROTOCOLO

III. AUTÉNTICAS DE FIRMAS DE NOTARIOS

IV. RECEPCIÓN DE AVISOS

V. FORMATO DE AVISO QUE EL (LA) NOTARIO (A) SE AUSENTA

DEL PAÍS



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VI. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

A. TARIFARIO

VII. CREACIÓN DE USUARIOS DE CONSULTA A DISTANCIA

VIII. REQUERIMIENTO DE PROTOCOLO DE NOTARIOS FALLECIDOS

2.4 TESTIMONIOS ESPECIALES


I. RECEPCIÓN DE TESTIMONIOS ESPECIALES

A. TESTIMONIO ESPECIAL Y FORMATO

B. TESTIMONIO ESPECIAL EN PLICA DE TESTAMENTO O

DONACIÓN POR CAUSA DE MUERTE Y FORMATO

C. ÍNDICE Y FORMATO DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE

INDICE

D. AVISO DE CANCELACIÓN Y FORMATO

II. RECEPCIÓN DE AVISOS TRIMESTRALES Y FORMATO

III. AVISOS DE AMPLIACIÓN, MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O

ACLARACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y FORMATO

IV. RECTIFICACIÓN DE LOS AVISOS ENTREGADOS AL ARCHIVO

GENERAL DE PROTOCOLOS Y FORMATO

V. AVISOS DE PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROVENIENTES DEL EXTRANJERO Y FORMATO

VI. EXPEDIENTES DE JURISDICCIÓN VOLUNTARIA

VII. APERTURA DE PLICAS DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE

TESTAMENTOS O DONACIONES POR CAUSA DE MUERTE

VIII. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

DEPARTAMENTO DE MICROFILMACIÓN

A. TESTIMONIOS ESPECIALES MICROFILMADOS

B. TESTIMONIOS ESPECIALES AÑOS DE 1996 A

LA FECHA

C. TARIFARIO

IX. REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE NOTARIOS

2.5 SUPERVISIÓN NOTARIAL

I. AUTORIDADES A CARGO DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES

DE PROTOCOLOS

II. CLASES DE REVISIONES

A. ORDINARIA

B. EXTRAORDINARIA



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C. ESPECIAL

D. POSTMORTEM

III. ASPECTOS QUE SE REVISAN EN LAS INSPECCIONES Y

REVISIONES DE PROTOCOLOS

A. SUSCEPTIBLES DE SUSBSANAR SIN INTERVENCIÓN

JUDICIAL

B. SUSCEPTIBLES DE SUBSANAR CON INTERVENCIÓN

JUDICIAL

C. INSUBSANABLES. (DE LOS CUALES ÚNICAMENTE SE

DEJA CONSTANCIA)

IV. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS INSPECCIONES Y

REVISIONES DE PROTOCOLOS

V. RAZÓN DE CIERRE Y FORMATO

VI. RAZÓN MARGINAL Y FORMATO

2.6 PROTOCOLOS NOTARIALES

SERVICIOS QUE PRESTAN

I. RECEPCIÓN DE PROTOCOLOS

A. NOTARIOS FALLECIDOS

B. ENTREGA VOLUNTARIA

II. CONSULTA Y/O EXHIBICIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES

III. REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

IV. CERTIFICACIONES, CONSTANCIAS Y AVISOS

A. TARIFARIO

2.7 DELEGACIONES

DELEGACIONES REGIONALES

I. NOR-ORIENTE

II. ALTA VERAPAZ

III. OCCIDENTE

IV. SUR

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES

I. HUEHUETENANGO

SERVICIOS QUE PRESTAN LAS DELEGACIONES

3. CONSULTA A DISTANCIA

4. TARIFARIO SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

5. CONTÁCTANOS

I. DIRECTORIO TELEFÓNICO DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

6. CRONOGRAMA DE OBLIGACIONES NOTARIALES



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1. ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto 257 que contenía la “Ley

Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el gobierno del General Justo

Rufino Barrios.

Inicialmente, fue creado para que en él se depositaran los tomos de protocolos de notarios

fallecidos, notarios que fallecieran a partir de la emisión de dicho decreto, notarios

suspendidos en el ejercicio de la profesión y notarios que se encontraran radicando fuera del

país. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicias de la Ciudad de Guatemala,

presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia. Dentro del personal se contaba con

un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara, permaneciendo en el Archivo los

días y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; así mismo, estaba a cargo

de llevar el control en un libro de registro o índice por orden alfabético de cada protocolo

depositado, con expresión del año o años que comprendían y el número de folios que lo

formaban.

Las atribuciones del Archivo se amplían con la emisión del Decreto No. 271 del 20 de febrero

de 1882, en el sentido de que también debía de procederse a depositar los protocolos cuando

los notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando se vencía el término de la fianza y no la

renovaban, se extendía por un término de dos años, o bien no acreditaran que poseyeran una

propiedad raíz por valor de dos mil pesos; cuando en contra de algún notario se hubiera

dictado interdicción judicial o auto de prisión; cuando se promoviera a un notario de un empleo

que llevara anexa jurisdicción con goce de sueldo y cuando por cualquier razón los notarios se

ausentaran del país.

La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino Barrios, estuvo

vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el Decreto No. 271 uno de los cuerpos

legales que presenta tal característica, al que casi ninguna reforma se le hiciera, hasta que fue

abrogada por una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico,

Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934.

La Nueva Ley Notarial dedica el capítulo XIII al “Archivo General de Protocolos y demás

Registros Notariales”, comprendido del artículo 59 al 62. En dicho decreto se establece que el



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Archivo continúa siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el

mismo se conocería con el nombre de “Archivo General de Registros Notariales” y se requería

ser notario hábil para el ejercicio de la profesión para optar al cargo de director del mismo.

El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, según

Decreto No. 1744; en el cual el capítulo décimoquinto es dedicado al Archivo General de

Protocolos en los artículos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa fecha pasa

a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo

Judicial, como lo legislaba la Ley Notarial derogada.

El 21 de abril de 1936, el Presidente Jorge Ubico emite nueva Ley de Notariado, según

Decreto 2154 de la Asamblea Legislativa. El Archivo General de Protocolos no sufre ningún

tipo de reforma o innovación.

El 30 de noviembre de 1946 el Honorable Congreso de la República promulga el Decreto No.

314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan “Código de Notariado”, el cual

fue promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo año y entró en

vigencia el 1 de enero de 1947.

El Decreto No. 314 del Congreso de la República es el que actualmente nos rige, el cual

regula en el título XI lo referente al “Archivo General de Protocolos”.

1.2 BASE LEGAL

El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del Organismo

Judicial que de conformidad con el artículo 78 del Código de Notariado, le corresponde

registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de

jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los

Notarios del país y los Protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o

ausencia del Notario respectivo.

1.3 MISIÓN, VISIÓN Y PRINCIPIOS ÉTICOS DEL ORGANISMO JUDICIAL

MISIÓN

Administrar justicia garantizando su acceso a la población, en procura de la paz y armonía

social.



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VISIÓN

El Organismo Judicial tiene aprobación, credibilidad y legitimidad social a partir de liderar

acciones de acceso y fortalecimiento al sistema judicial.

La Corte Suprema de Justicia ejerce su liderazgo y dirección con acierto, oportunidad y

consistencia en el marco de una gestión y estructura institucional eficiente y efectiva.

Su personal cumple sus funciones con identidad institucional, disciplina, ética, capacidad y

vocación de servicio dentro de un sistema de carrera y cultura que reconoce el buen

desempeño.

El crecimiento se desarrolla bajo una respectiva estratégica con énfasis en las necesidades de

justicia de la población.

PRINCIPIOS ÉTICOS:

Integridad en el cumplimiento de la independencia, objetividad e imparcialidad.

Respeto al estado de derecho y sus instituciones, conforme la constitución política de

la república.

Probidad y dignidad en el ejercicio transparente de las funciones.

Honestidad y efectividad en la utilización de los recursos institucionales.



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1.4 ORGANIGRAMA

PRESIDENCIA DEL

ORGANISMO

JUDICIAL

Dirección Archivo General

de

Protocolos

Sub-

Dirección

Sub-

Dirección

Sub-

Dirección

Delegación Regional

Chiquimula

Delegación

Departa- mental

Huehuete- nango


Alta Verapaz


Quetzalte-

nango

Departamento

de Microfilmación

y Centro de Archivo

Digital

Unidad de Archivo

de Expedientes de

Jurisdicción Voluntaria

Notarial

Unidad de

Testimonios Especiales

Unidad

de Protoco-

los

Notariales

Registro Electrónico

de Notarios

Registro Electrónico de Poderes

Unidad de Coordinación

y Supervisión

de las Delegaciones Regionales y Departamen-

tales

Unidad de

Archivo de

Tarjetas de

Poderes

Unidad de Supervi-

sión Notarial

Delegación Regional Escuintla

Secretaría General del AGP



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2. UNIDADES Y DELEGACIONES

2.1 SECRETARÍA GENERAL

Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. nivel

Teléfono: 2426-7204 Fax: 2426-7203

E-mail: [email protected]


I. COBRO DE MULTA POR PRESENTACIÓN EXTEMPORÁNEA DE AVISOS

CONTRATOS TRASLATIVOS DE DOMINIO

Quien deba pagar multas por concepto de avisos presentados fuera del plazo legal, a la

Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI) y a las Oficinas de

Catastro Municipal, sobre:

1. Contratos de enajenación,

2. Contratos de donación de bienes inmuebles,

3. En los actos o contratos de unificación de inmuebles y de cualesquiera otros que no

estén afectos al pago del impuesto (desmembraciones a favor de sí mismo,

declaraciones juradas sobre nomenclatura municipal)

4. En los casos de desmembración de inmuebles en que se formen nuevas fincas.

5. Contrato de permuta.

Al presentar el documento en la ventanilla correspondiente, se extenderá el recibo que deberá

cancelar en las cajas de BANRURAL ubicadas en el primer nivel del edificio Jade o en la sede

ubicada en la Planta baja del Edificio de la Corte Suprema de Justicia; presentará el recibo

pagado en la ventanilla y se le devolverá el documento debidamente sellado.

II. COBROS POR SERVICIOS PRESTADOS SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE

SUPREMA DE JUSTICIA

Cuando deba efectuarse algún pago por los servicios que presta el Archivo General de

Protocolos deberá hacerse exclusivamente en las cajas de BANRURAL, ubicadas en el primer

mailto:[email protected]



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nivel del Edificio Jade y Edificio del Palacio de Justicia o en las cajas de los bancos

correspondientes en la capital, o en sus agencias departamentales, en su caso.

III. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGO POR SERVICIOS NO

PRESTADOS

Solicitud dirigida a la Dirección del Archivo General de Protocolos haciendo constar los

hechos por los cuales se pide la devolución, describiendo el recibo con el cual se realizó el

pago.

La solicitud deberá firmarla la persona a nombre de quien está el recibo; o en su caso

en el mismo escrito autorizar a un tercero.

En la solicitud consignar el número de cuenta monetaria en la cual se depositará la

devolución.

Adjuntar: original y fotocopia del recibo, fotocopia de la hoja de rechazo (en el caso de

poderes), fotocopia del carné de NIT del interesado.

En el caso de poderes rechazados que ya no se reingresen; el pago puede aplicarse a

otro poder que se ingrese posteriormente, de la misma persona que efectuó el pago.

Secretaría General del Archivo General de Protocolos, traslada el expediente a

Contabilidad del Organismo Judicial donde continúa el trámite de devolución.

2.2 REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES

Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 1er. nivel

Teléfono: 2426-7206 y 2426-7230

E-mail: [email protected] y

[email protected]


I. INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES

A. PRIMER INGRESO Y REINGRESO DEL TESTIMONIO




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PRIMER INGRESO

1. Las fotocopias del testimonio deben presentarse legibles, completas con carátula

notarial o en fólder. Artículo 66 del Código de Notariado.

2. Todas las hojas del testimonio deben estar numeradas, firmadas y selladas por el

notario que lo compulse. Artículo 70 del Código de Notariado.

3. En la razón del testimonio indicar el número de hojas de las que se compone, persona

a quien se extiende, el lugar y fecha en que se compulsa. Artículo 70 del Código de

Notariado.

4. Impuesto fiscal, poderes: Artículo 5 numeral 8 Dto. 37 – 92 del Congreso de la

República de Guatemala. Poderes generales en la primera hoja del testimonio:

Q10.00; poderes especiales en la primera hoja del testimonio: Q 2.00

5. En los poderes o mandatos judiciales NO se paga impuesto fiscal. Dictamen SAT de

fecha 23 de enero de 2001.

6. Indicar en la razón del testimonio el monto de impuesto fiscal y citar el número de cada

uno de los timbres fiscales que utilice. Artículo 19 del Dto. 37 – 92 del Congreso de la

República de Guatemala.

7. EN PROTOCOLIZACIONES de poderes o mandatos provenientes del extranjero cubrir

el impuesto con timbres fiscales en el documento original, dando fe el (la) notario (a)

de tal circunstancia. Artículos 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y el 16 numeral

2° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.

8. Adherir un timbre fiscal de Q.0.50 para la razón del registro. Artículo 5 numeral 3° del

Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.

9. Si se compulsa mediante el sistema de transcripción, el testimonio de un mandato

proveniente del extranjero, deberán transcribirse en su totalidad los documentos que lo

integran; y al presentarlo para su registro, deberá acompañar fotocopia de los

documentos que se protocolizaron.

REINGRESO:

El notario deberá subsanar la causa o causas de suspensión señaladas y reingresar el

documento con lo siguiente:

1. Hoja de rechazo.

2. Recibo de pago.

3. Hoja del testimonio donde consta el número asignado.



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Los documentos anteriormente descritos son indispensables para reingresar los poderes, caso

contrario debe pagar nuevamente la inscripción.

Nota: En virtud del Acuerdo 24-2011 de la Corte Suprema de Justicia al momento de

presentar el poder se cobrara la suspensión del mismo.

B. SEGUNDOS TESTIMONIOS

Los interesados que por cualquier motivo necesiten razonar el segundo testimonio de un

poder previamente inscrito, deben presentar al igual que en el primer ingreso, cuya razón final

será encabezada con la leyenda: ES SEGUNDO TESTIMONIO…, adhiriendo únicamente un

timbre fiscal de Q.0.50 para cubrir la razón registral. Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del

Congreso de la República de Guatemala.

El segundo testimonio que se desee razonar debe ser exactamente igual a aquel que se

inscribió, por lo que en el caso de presentarse con alteraciones el mismo será suspendido.

C. MODIFICACIONES

Revocatoria

Las escrituras públicas de revocatoria de mandato deben individualizar el mandato que se

revoca, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio de la cual se otorgó,

nombre del mandante y del o los mandatarios y número de inscripción registral del Registro de

Poderes.

El testimonio de la escritura pública de revocatoria debe reunir los mismos requisitos

solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral.

Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.

Sustitución

Las escrituras públicas por medio de las cuales se sustituye al mandatario, deben

individualizar el mandato, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio de

la cual se otorgó, indicar en quien se sustituye el mandato y si dicha sustitución se hace de

manera total o parcial (indicar las facultades sustituidas), con o sin reserva de ejercicio y

número de inscripción registral del Registro de Poderes.

El testimonio de la escritura pública de sustitución de mandatario, debe reunir los mismos

requisitos solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón

registral. Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.



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Renuncia

Las escrituras públicas por medio de las cuales el mandatario renuncia, deben

individualizar el mandato, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio

de la cual se otorgó y el número de inscripción registral del Registro de Poderes.

El testimonio de la escritura pública de renuncia, debe reunir los mismos requisitos solicitados

para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral. Artículo 5

numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.

Aclaración y ampliación

Las aclaraciones y ampliaciones realizadas a las escrituras públicas de mandato siempre que

amplíen o aclaren el fondo del asunto deben realizarse con intervención de los

comparecientes; si las mismas son de forma el (la) notario (a) la podrá realizar por si y ante si.

Artículos 31 y 77 inciso e) del Código de Notariado.

Las escrituras públicas de aclaración y ampliación deben individualizar el mandato que se

otorgó a través de la consignación del número de instrumento, fecha de otorgamiento, nombre

de mandante y mandatario y número registral del Registro de Poderes.

El testimonio de la escritura pública de ampliación o, debe reunir los mismos requisitos

solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral.

Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.

Cancelación de inscripción y modificación de razón o denominación social

Los interesados que soliciten la cancelación de una inscripción o la anotación en las mismas

del cambio de denominación social de la entidad mandante o mandataria, deberán presentar:

1. Escrito dirigido al Director del Archivo General de Protocolos reuniendo todos los

requisitos establecidos para el efecto en el artículo 61 del Código Procesal Civil y

Mercantil. En el escrito deberá establecerse el motivo que genera la cancelación de

la inscripción y adjuntar los documentos que comprueban dicho extremo;

2. En el caso de la anotación de modificación de razón o denominación social, además

de los requisitos antes señalados, se debe adjuntar certificación del Registro Mercantil

en el cual conste la inscripción de la nueva razón o denominación social;

3. La firma del solicitante deberá ser legalizada por un (una) notario (a).



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II. CERTIFICACIÓN DE INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES REGISTRADOS

El usuario que desee obtener certificación de un poder registrado y/ o sus modificaciones,

deberá seguir el procedimiento siguiente:

a) Presentar solicitud por escrito en la ventanilla correspondiente, indicando los

datos del poder y el número de registro del mismo; al momento de presentar la

solicitud se hace la búsqueda de la inscripción del poder y se le proporciona la

orden para que le extiendan el recibo por concepto del valor de las fotocopias y

tarifas, el cual deberá pagar en el momento, con lo cual le será entregada la

certificación solicitada.

b) Aproximadamente 24 horas después, el usuario se presentará a la misma ventanilla a recoger la certificación.

A. TARIFARIO

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO

POR HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES

REGISTRO DE PODERES Y

SUS MODIFICACIONES 125.00 5.00 130.00

RAZONES DE 2do. Y

SUBSIGUIENTES

TESTIMONIOS

75.00 5.00 80.00

CERTIFICACIONES DE

PODER 75.00 5.00 0.50

75.00 DE

BASE

CONSTANCIAS Y

CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50

50.00 DE

BASE

SUSPENSIONES DE

PODERES Y SUS

MODIFICACIONES, Y

CUALESQUIERA OTRAS

ANOTACIONES O

CANCELACIONES

30.00 5.00 35.00

POR COMPLEMENTO DE

PAGO NO EFECTUADO



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III. ANÁLISIS Y DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON LAS INSCRIPCIONES

DE PODERES

1. Los documentos provenientes del extranjero que se encuentren redactados en otro idioma,

deberán ser vertidos al idioma español bajo juramento por traductor jurado autorizado en la

República de Guatemala, y de no haberlo para determinado idioma, serán traducidos bajo

juramento por dos personas que hablen y escriban ambos idiomas, con legalización notarial

de sus firmas.

Fundamento Legal: Artículos: 37 de la Ley del Organismo Judicial y 9 de la Convención

Interamericana sobre el Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero.

2. Los documentos provenientes del extranjero que contengan mandatos, se deberá cubrir el

impuesto del timbre fiscal de acuerdo a la clase de poder que se haya otorgado, adhiriendo

para el efecto los timbres fiscales respectivos en el documento original, previo a la

protocolización del mismo, dando fe el (la) notario (a) de tal circunstancia.

Fundamento Legal: Artículos: 38 Ley del Organismo Judicial; 16 numeral 2) y 19 segundo

párrafo de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para

Protocolos.

3. De conformidad con el Código de Notariado en el acta de protocolización se debe consignar

el lugar que ocupa el documento dentro del protocolo según la foliación cardinal escrita en

cifras que éste debe llevar; en consecuencia, en el testimonio que se presenta para su

registro deberá figurar la foliación de manera clara y legible.

Fundamento Legal: Artículos: 13, numeral 3), 64 numeral 4) y 66 del Código de Notariado.

4. Cada pase de ley que conforma la cadena de legalización de un documento proveniente del

extranjero, consiste en un acto o actos que van concatenados, que tienen por objeto cumplir

con las distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que haya pasado el

documento, razón por la cual al tratarse de actos separados, deberán foliarse en forma

separada.

Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 3) y 64 numeral 4) del Código de Notariado.

5. Cuando en un documento proveniente del extranjero se utilicen ABREVIATURAS EN LOS

NOMBRES, el notario deberá consignar en el acta de protocolización los nombres de los

otorgantes, tal y como aparecen en el documento que se protocoliza.



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6. Cuando en los poderes judiciales otorgados en el extranjero, no se consigne que el

mandatario es abogado o pariente dentro de los grados de ley del mandante, el notario podrá

superar dicha limitante, consignando en el acta de protocolización la calidad de abogado o el

grado de parentesco, en base a documentación fehaciente que tendrá a la vista, debiendo

acompañar copia simple de esa documentación al testimonio que presente para su registro.

Fundamento Legal: Artículo: 193 literal c) de la Ley del Organismo Judicial.

7. Los documentos con los que el representante legal acredite la representación que ejercita,

si fueron otorgados en otro país, deben contener sus respectivos pases de ley, a efecto de

que el representante pueda comparecer a otorgar mandato, debiendo el Notario hacerlo

constar en el instrumento.

Fundamento Legal: Artículos: 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial.

8. Los poderes regulados en la ley son: poder general, poder especial (ambos con o sin

representación) y judicial, por tanto así deben denominarse, según sea el caso. Por aparte, el

notario tiene la facultad de denominar el poder proveniente del extranjero de conformidad con

nuestra ley y atendiendo a las facultades otorgadas, tributando lo que corresponda. (El poder

administrativo no existe en la legislación guatemalteca)

Fundamento Legal: Artículos: 1690 del Código Civil; 188 de la Ley del Organismo Judicial.

9. Cuando a un abogado y notario guatemalteco se le otorgue mandato en el extranjero, el

documento deberá ser protocolizado por otro notario.

Fundamento Legal: Artículo: 77 numeral 1) del Código de Notariado

10. Los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos cuando sean notarios y los

notarios cuando autoricen poderes en el extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala,

deberán cumplir con los requisitos formales contenidos en los artículo 29, 31, 32, 34 del

Código de Notariado.

Fundamento Legal: Artículos: 1687 del Código Civil y 43 de la Ley del Organismo Judicial.

11. En los instrumentos públicos no se deben utilizar abreviaturas o cifras, ni aún en los

salvados.

Fundamento Legal: Artículos: 13 numerales 1) y 4) y 29 del Código de Notariado.

12. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de

que sea firmado el instrumento público; asimismo, entre un instrumento y otro, solo se dejará

el espacio necesario para las firmas, por lo que no podrán inscribirse aquellos poderes en los

que se dejen líneas entre el cierre del instrumento y las firmas de los otorgantes.



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Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 2 y 7 del Código de Notariado.

13. Para registrar un mandato con alteración de la numeración cardinal de instrumento

público, el notario deberá acompañar la certificación de las diligencias voluntarias de

enmienda de protocolo terminadas.

Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 2), 29 numeral 1) y 96 del Código de Notariado.

14. El estado civil de una persona es soltero, casado o unido de hecho declarada legalmente,

por lo que si se consigna como estado civil “unido”, no podrá registrarse el poder de mérito.

Fundamento Legal: Artículos: 48 de la Constitución Política de la República; 78, 173 del

Código Civil; 29 numeral 2) del Código de Notariado.

15. Cuando una persona jurídica otorgue mandato, el notario debe hacer constar que tuvo a la

vista los documentos fehacientes con que el representante legal acredita la representación

que se ejercita; asimismo, deberá calificar la misma, expresando que a su juicio y de

conformidad con la ley, la representación que se ejercita es suficiente para el otorgamiento del

mandato.

Fundamento Legal: Artículo: 29 numeral 5) del Código de Notariado.

16. Si es necesario ampliar, aclarar o rectificar algún elemento esencial del negocio jurídico o

formal del instrumento público que afecte el fondo del negocio, deberán comparecer todos los

otorgantes del contrato original.

Fundamento Legal: Artículos: 29, 31, 77 del Código de Notariado y 1251 del Código Civil.

17. Para registrar el testimonio de un poder extendido por notario distinto al autorizante,

deberá acompañarse la copia del aviso entregado al Registro Electrónico de Notarios,

nombrando depositario, o bien, la autorización expresa del notario que por impedimento

temporal no pueda hacerlo.

Fundamento Legal: Artículos: 27, 66, 67 y 72 del Código de Notariado.

18. El testimonio en fotocopia del poder que se presente para su inscripción, debe

reproducirse tal y como aparece el instrumento público en el protocolo.

Fundamento Legal: Artículos: 66 del Código de Notariado.

19. El testimonio es la copia fiel del instrumento público por lo que no debe escribirse en el

mismo, datos que deben constar en el instrumento público.

Fundamento Legal. Artículo: 66 del Código de Notariado.



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20. Los menores de edad no son sujetos ni objeto de mandato, en consecuencia, la patria

potestad y/o la guarda y custodia y la tutela, no son delegables contractualmente, sino

únicamente por medio de resolución judicial firme. Los representantes de los menores de

edad, incapaces o ausentes sólo pueden otorgar poderes especiales, para asunto

determinado que no puede ser atendido personalmente por ellos.

Fundamento Legal: Artículos: 166, 252, 256, 262, 1691 y 1700 del Código Civil.

21. El gestor de negocios, atendiendo su naturaleza jurídica no puede otorgar mandatos en

nombre de quien gestiona, aún cuado el ejercicio de la gestión se sujete a las obligaciones y

responsabilidades de un mandatario.

Fundamento Legal: Artículos: 1605 Y 1607 del Código Civil.

22. Los poderes pueden otorgarse con o sin representación, debiendo el notario indicar tal

circunstancia en la denominación del mandato, con excepción del poder judicial que lleva

implícita la representación, por lo que simplemente puede denominarse de esa forma.

Fundamento Legal: Artículo 1686 del Código Civil;

23. Cuando en un documento proveniente del extranjero se consigne la palabra “DELEGAR”,

se tendrá como sinónimo de “SUSTITUIR”.

24. De conformidad con el Código Civil, el mandatario podrá sustituir el mandato, solamente si

estuviere facultado expresamente para hacerlo pudiendo en tal caso, reservarse o no su

ejercicio, total o parcialmente, lo cual hará constar en forma expresa.

En este caso el notario deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Acompañar original o copia del poder que se sustituye, e

Indicar correctamente el número de registro manual o electrónico del poder que se

desea sustituir.

Fundamento Legal: Artículos: 1702 y 1707 del Código Civil; 23 y 190 literal n) de la Ley del

Organismo Judicial.

25. El mandatario que esté facultado expresamente por el mandante para sustituir el poder,

únicamente podrá sustituir las facultades que le fueron conferidas; asimismo, el mandatario

especial que esté facultado para otorgar poderes, no podrá otorgar mandatos generales,

únicamente podrá otorgar poderes iguales al que le fue conferido.

Fundamento Legal: Artículos: 1702 del Código Civil.



18

26. En Los poderes generales y especiales otorgados por el gerente, administrador único o

representante legal de una sociedad mercantil, debe constar en FORMA EXPRESA la facultad

que tiene éste, de otorgar este tipo de poderes, identificando para el efecto, el instrumento

público en el que se le otorgó dicha facultad.

Fundamento Legal: Artículos 1696 del Código Civil; 48, 164 del Código de Comercio.

27. En Los poderes generales y especiales otorgados por el gerente, administrador único o

representante legal de una sociedad mercantil, debe constar en FORMA EXPRESA la

autorización que tiene éste de otorgar facultades, para disponer de los bienes de la entidad

mandante, identificando para el efecto, el instrumento público en el que se le otorgó dicha

facultad.

Fundamento Legal: Artículos 1696 del Código Civil; 47 del Código de Comercio.

28. En el caso de que comparezca como mandante un ejecutor especial, deberá acreditar su

representación con acta notarial de su nombramiento. No es indispensable que se encuentre

inscrito en el Registro Mercantil.

Fundamento Legal: Artículo: 136 del Código de Comercio.

29. La empresa mercantil de conformidad con la ley, es considerada bien mueble, en

consecuencia no puede otorgar poderes, únicamente podrá hacerlo el o los propietarios de la

misma, quienes deben comparecer en forma personal.

Fundamento Legal: Artículo: 655 del Código de Comercio.

30. En los poderes judiciales y en los poderes generales o especiales que contengan

facultades judiciales, es imperativo legal que el mandatario sea abogado o pariente dentro de

los grados de ley del mandante, por lo que deberá hacerse constar en forma expresa tal

circunstancia.

Fundamento Legal: Artículo: 193 literal c) de la Ley del Organismo Judicial

31. Los mandatos judiciales en materia de arraigo, deben contener la aceptación expresa del

mandatario.

Fundamento Legal: Artículo: 524 del Código Procesal Civil y Mercantil.

32. El mandato judicial se encuentra regulado en la Ley del Organismo Judicial; este tipo de

poder no se encuentra afecto ni exento al impuesto de timbres fiscales, no obstante, si el

notario lo denomina “especial judicial” o “general judicial”, deberá tributar conforme el artículo

5 numeral 8, literales a) y b) del Decreto 37-92, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de



19

Papel Sellado Especial para Protocolos, sin embargo, es importante observar que la ley de la

materia, lo regula únicamente como mandato judicial.

Fundamento Legal. Artículo: 188 de la Ley del Organismo Judicial.

33. Los poderes autorizados en Guatemala que van a surtir efectos en el extranjero no es

necesario inscribirlos en este Registro, porque en éstos solo se requiere que se cumpla con

los pases de ley, no obstante, se inscribirán, pero éstos serán calificados atendiendo a

nuestro ordenamiento jurídico, debido a que las formalidades intrínsecas de los actos y

negocios jurídicos se regulan de acuerdo a la ley del lugar de su celebración.

Fundamento Legal. Artículo: 29 de la Ley del Organismo Judicial.

34. Únicamente los albaceas testamentarios, de conformidad con el Código Civil, pueden

otorgar poderes especiales, atendiendo a que por voluntad del testador éste fue nombrado.

En el caso de que un administrador de la mortual pretenda nombrar mandatario, este deberá

suspenderse en virtud de que si él, no puede cumplir su función, lo correcto es nombrar otro

administrador, atendiendo su naturaleza jurídica. Fundamento Legal: Artículos: 1056 del

Código Civil; 503 y 509 del Código Procesal Civil y Mercantil.

35. En los mandatos en que se faculte al mandatario a tramitar una adopción, si ésta fue

iniciada antes de la vigencia del Decreto 77-2007 del Congreso de la República, deberá

hacerse constar en el instrumento público que el procedimiento notarial de adopción se

encuentra registrado ante el Consejo Nacional de Adopciones.

Fundamento de Derecho: Articulo 56 del Decreto 77-2007 del Congreso de la República.

36. El mandato por medio del cual se faculte al mandatario para donar, debe ser de carácter

especial y deberá designar la persona del donatario y especificar los bienes objeto de la

donación así como las condiciones a que queda sujeta la misma.

Fundamento de Derecho: Artículos: 1860 y 1692 del Código Civil.

37. En los mandatos otorgados por el administrador de condominios regidos por el régimen

especial de propiedad horizontal, deberá hacerse constar lo siguiente:

Nombre de los propietarios del condominio a quienes representa.

El punto de acta de la asamblea donde los propietarios lo facultan a otorgar mandatos.

Identificación de la escritura de constitución de régimen especial de propiedad

horizontal.

Fundamento de Derecho: Artículos: 531, 547 y 548 del Código Civil.



20

38. El notario deberá denominar el mandato de conformidad con las facultades otorgadas por

el mandante y atendiendo los tres tipos de mandatos regulados por nuestro ordenamiento

jurídico.

Fundamento de Derecho: Artículos: 1690 del Código Civil y 188 de la Ley del Organismo

Judicial.

39. La firma y sello del Notario que autorice el contrato de mandato y extienda el testimonio

respectivo, deberá coincidir con la firma y sello previamente registrados en el Registro

Electrónico de Notarios.

Fundamento de Derecho: Artículo: 77 numeral 5 del Código de Notariado.

40. No se inscribirán aquellos mandatos que hayan sido autorizados por Notario que se

encuentre con impedimento para ejercer la profesión.

Fundamento de Derecho: Artículo: 4 del Código de Notariado.

SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE INSCRIPCIÓN REGISTRAL

REQUISITOS:

Solicitud de cancelación de poder con firma legalizada por notario (a) (representante

legal debe acreditar representación).

Duplicado de la solicitud.

Certificación, según sea el caso de:

a) Partida de defunción.

b) Resolución que declara la interdicción.

c) Resolución que declare la quiebra del mandante.

d) Partida del Registro Mercantil General de la República.

Fundamento Legal: Artículo 1717 del Código Civil.

SOLICITUD DE CAMBIO DE DENOMINACIÓN SOCIAL

REQUISITOS:

Solicitud de cancelación de poder con firma legalizada por notario (representante legal

debe acreditar representación).

Duplicado de la solicitud.

Certificación extendida por el Registro Mercantil General de la República donde conste

el cambio de denominación, fusión o disolución de la persona jurídica.



21

2.3 REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS


Teléfono: 2426-7207, 2426-7210 Fax: 2426-7209



I. REGISTRO DE FIRMA Y SELLO DE NOTARIOS

A. PRIMERA INSCRIPCIÓN

1. Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte

Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado colegiado

activo, solicitando su inscripción como Abogado y Notario y el registro del sello y la

firma que utilizará en el ejercicio de su profesión. Dentro del memorial de solicitud

deberá consignarse la firma y sello del nuevo profesional y lugar para recibir

notificaciones, estableciéndose si así se desea, correo electrónico para tales efectos.

2. Certificación del acta del examen público de tesis y certificación del acto público de

graduación.

3. Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de la Corte Suprema

de Justicia, en el cual se consigna el número de colegiado correspondiente.

4. Fotocopia legalizada del recibo de pago de colegiación profesional.

5. Boleta de carencia de antecedentes penales emitida dentro de los tres meses

anteriores.

6. Certificación de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres meses anteriores.

7. Constancia extendida por el Tribunal Supremo Electoral, de estar vigente en el uso de

los derechos civiles y políticos.

8. Dos fotocopias legalizadas de la cédula de vecindad completa o en su caso del

documento único personal de identificación.

9. Boleto de ornato en original o fotocopia legalizada de éste.

10. Cuadruplicado (amarillo) de la orden y recibo de ingresos judiciales donde consta el

pago de la inscripción de la firma y sello profesional, de la constancia de inscripción

como Notario y el pago del derecho anual de apertura de protocolo, en su caso.



22

El memorial de solicitud y documentos adjuntos deberán acompañarse de un duplicado y dos

copias adicionales.

Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el Presidente del Organismo

Judicial y de la Corte Suprema de Justicia emitirá la resolución ordenando el registro, el cual

se llevará a cabo con la presencia del (de la) notario (a) ante el Registro Electrónico de

Notarios en donde estampará la firma y el sello que utilizará en el libro correspondiente.

B. MODIFICACIONES

1. Solicitar formulario “forma 2000” en cualquiera de las unidades del Archivo General de

Protocolos o en el Registro de Abogados.

2. Entregar el formulario debidamente lleno en el Registro de Abogados.

3. Adjuntar al formulario una copia y el original o copia del recibo de pago.

4. En los casos de robo o extravío del sello profesional además de los requisitos antes

señalados, deberá adjuntarse al formulario citado fotocopia de la denuncia presentada

ante el Ministerio Público.

La Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, autorizará el cambio

o modificación de firma y/o sello mediante la resolución respectiva, debiendo presentarse el

solicitante ante el Registro Electrónico de Notarios con su carné de colegiado activo extendido

por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala y con el nuevo sello si fuera el caso,

para la consecución del registro respectivo.

II. APERTURA DE PROTOCOLO

Para pagar el derecho de apertura de protocolo, deberá atender el procedimiento siguiente:

Presentarse en el módulo de información del Archivo General de Protocolos en el Edificio

Jade, o en el de la Unidad de Protocolos Notariales, en la Planta Baja del Edificio del Palacio

de Justicia. Allí se le proporciona el formulario correspondiente para que lo llene; así mismo lo

puede obtener visitando la página web del Organismo Judicial www.oj.gob.gt. Seguidamente

entregará en la ventanilla correspondiente, el formulario llenado con tinta negra; el receptor

establece que el formulario contenga la información completa, la firma y sello del (de la)

notario (a) y de su depositario (a). Al ser revisado, se extiende el recibo por el valor de

cincuenta quetzales. El monto deberá ser pagado en las cajas de BANRURAL, ubicada en

el primer nivel del edificio Jade o en la que está ubicada en la Planta baja del Edificio del

Palacio de Justicia.

Nota: El recibo de pago por mandato legal deberá ser agregado al final del protocolo

respectivo como atestado.

http://www.oj.gob.gt/



23

III. AUTÉNTICA DE FIRMAS DE NOTARIOS

Si el usuario necesita gestionar la auténtica de la firma de algún (alguna) notario (a), deberá

presentar:

1. Presentar el documento notarial sin fólder (se verifica si la firma y el sello registrados

del Notario autorizante corresponden con el contenido en el documento presentado).

2. Adjuntar un timbre fiscal de Q. 10.00. Art. 5 numeral 1° del Dto. 37 – 92 del Congreso

de la República de Guatemala.

3. Adjuntar recibo de pago.

IV. RECEPCIÓN DE AVISOS

1. Notario (a) que ejerce cargo público.

2. Notario (a) que se ausenta del país.

3. Notario (a) fallecido.

4. Notario (a) que no ha cartulado.

5. Nombramiento de depositario.

6. Notario (a) inhabilitado.

V. FORMATO DE AVISO QUE EL (LA) NOTARIO (A) SE AUSENTA DEL PAÍS

Clave ___-_____

SEÑOR (A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

(Nombre del (de la) notario (a), notario (a), número de colegiado (a), en cumplimiento del articulo 27 del Código de Notariado atentamente,

AVISO

Que me ausentaré del país durante el periodo comprendido del

____________al__________, por lo que el protocolo a mi cargo quedará depositado en el (la) notario (a) (nombre del (de la) notario (a), cuya sede notarial está ubicada en la (dirección del (de la) notario (a)).

Lugar y fecha

____________________________ ___________________________ Firma y sello del (de la) notario (a) Firma y sello del (de la) notario (a)

depositante depositario



24

VI. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

El Registro Electrónico de Notarios emite las siguientes constancias y certificaciones:

1. Pago de apertura de protocolo.

2. Firma y sello de notario (a).

3. Notario (a) habilitado.

4. Notario (a) inhabilitado.

5. Notario (a) depositario.

6. Notario (a) con cargo público.

7. Notario (a) ausente del país.

8. Notario (a) fallecido.

9. Notario (a) excluido del listado con impedimento temporal para el ejercicio del

notariado.

10. Períodos en los cuales ha tenido el (la) notario (a) impedimento temporal para el

ejercicio del notariado.

11. El (la) notario (a) no ha tenido anotaciones en el Registro Electrónico de Notarios.

12. El (la) notario (a) ha tenido impedimento.

13. Certificación y constancias de cualquier documento que se encuentre en el expediente

del (de la) notario (a).



25

A. TARIFARIO

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO

POR HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS

REGISTRO DE FIRMA Y

SELLO DE NOTARIOS 150.00 150.00

REGISTRO DE CAMBIO O

MODIFICACIÓN DE FIRMA

Y/O SELLO

100.00 100.00

COMPLEMENTO DE PAGO

NO EFECTUADO

AUTÉNTICA DE FIRMA Y/O

SELLO DE NOTARIO 150.00 150.00

APERTURA DE PROTOCOLO 50.00 50.00

CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE

BASE

CONSTANCIAS Y


50.00 DE

BASE

VII. CREACIÓN DE USUARIOS DE CONSULTA A DISTANCIA

El Registro Electrónico de Notarios se encarga de la creación de usuarios para el acceso a la

consulta a distancia para notarios. El trámite es personal.

VIII. REQUERIMIENTO DE PROTOCOLO DE NOTARIOS FALLECIDOS

1. Al tener conocimiento del fallecimiento del notario se envía el formulario de PÉSAME

al depositario designado, (si lo hubiere) si no tiene designado, se le envía al pariente

que aparezca en el expediente o preguntamos en el Colegio de Abogados y Notarios

de Guatemala (CANG) quien es el beneficiario para hacerles los requerimientos

respectivos.

2. Si después del pésame no hay respuesta, se envía el PRIMER REQUERIMIENTO que

lleva ya incluido el apercibimiento.



26

3. Al no presentar los tomos de protocolos, se envía el SEGUNDO REQUERIMIENTO y

ultimo siempre con apercibimiento.

4. Al no tener respuesta, se envía al Juzgado de Instancia Civil, para que se requieran los

tomos de protocolos por la vía judicial.

5. Si no obstante la orden del Juez, no cumplen, se solicita la certificación de lo

conducente al Ministerio Público.

2.4 TESTIMONIOS ESPECIALES


Teléfonos: 2426-7214 y 2426-7234

E-mail: [email protected] y

[email protected]


I. RECEPCIÓN DE TESTIMONIOS ESPECIALES

A. TESTIMONIO ESPECIAL Y FORMATO

Al presentar testimonios especiales para su recepción se debe cumplir con los requisitos

establecidos en los artículos 37 literal a) y 70 del Código de Notariado y observar lo siguiente:

1. Las fotocopias o transcripciones del testimonio deben estar completas, fieles y

claramente legibles.

2. Las hojas deben estar numeradas, selladas y firmadas por el (la) notario (a).

3. Los datos expresados en la razón del testimonio especial, debe coincidir con el

instrumento público (número de instrumento, lugar y fecha, número de hojas); y

contener la leyenda: PARA REMITIR AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS,

lugar y fecha en que extiende o compulsa.

4. El número de hojas que se consigna en la razón debe coincidir con el número de hojas

de que está compuesto el instrumento público.



27

5. Indicar en la primera página de cada testimonio en forma visible, el número de clave

(de la) notario (a).

6. Adherir a cada hoja fotocopiada o transcrita, timbre fiscal de Q. 0.50, legalmente

inutilizado (perforado o con sello del (de la) notario (a).

7. Adherir timbres notariales en la primera hoja del testimonio, debidamente inutilizados

conforme lo regulado en la Ley y el Reglamento de Timbre Forense y Timbre Notarial.

B. TESTIMONIO ESPECIAL EN PLICA DE TESTAMENTO O DONACIÓN POR CAUSA DE

MUERTE Y FORMATO

Para la presentación de las plicas que contienen testimonios especiales de testamentos

comunes abiertos o de donaciones por causa de muerte, la plica deberá presentarse al

operador de testimonios especiales (en el Departamento de Guatemala); al Subdirector en las

Delegaciones Regionales y Departamentales del Archivo General de Protocolos; o al

Secretario (a) en el Juzgado de Primera Instancia Civil, en los demás Departamentos de la

República. En la plica debe cumplirse los requisitos siguientes:

1. Indicar el número de clave del (de la) notario (a).

2. Expresar el número de orden, lugar, fecha, hora (de inicio y finalización) y objeto del

instrumento.

ES TESTIMONIO ESPECIAL del instrumento público número _______ (__) , que autoricé en (lugar) el _____________ de ___________ de dos mil _____, que para remitir al Archivo General de Protocolos, extiendo, numero, firmo y sello en _________ hojas, las ________ anteriores fotocopias impresas en anverso o reverso y la ________ que es la presente en papel bond. (Lugar) ___ de __________ de dos mil ______.

Firma y sello del (de la) notario (a)



28

3. Nombre del testador o donante

4. Identificar los números de orden, registro y quinquenio de las hojas de papel sellado

especial para protocolo en las que está contenido el testamento o donación por causa

de muerte.

5. Firma y sello del (de la) notario (a) autorizante. Debe entregarse en sobre tamaño

oficio (no en sobre de papel manila), con timbres notariales por el valor de

veinticinco quetzales adheridos en la plica, inutilizándolos, mediante perforación o con

el sello del (de la) notario (a).

Al momento de recibir la plica se le entrega el comprobante respectivo.

C. ÍNDICE Y FOMARTO

En la presentación del índice del protocolo, el notario deberá cumplir con los requisitos

siguientes:

1. La reproducción deberá hacerla por medio de fotocopias o trascrito.

2. Todas las hojas deben estar claramente legibles, numeradas, firmadas y selladas por

el (la) notario (a).

3. Debe cumplir con asentar la razón final correspondiente.

4. Indicar el número de clave en la primera hoja del testimonio especial.

5. Se entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el comprobante

respectivo.

Formas de presentación:

i. Testimonio.

ii. Testimonio especial.

iii. Fotocopia autenticada por el notario.

Clave: ___-____

PLICA que contiene Testimonio Especial, de la escritura pública _______ (_), autorizada por el (la) infrascrito (a) notario (a), en (lugar), el ____ de ___ de dos mil _____, a las ____ horas, que contiene el testamento común abierto otorgado por _____________ contenido en las hojas de papel de protocolo con número de orden __________ y de

registro __________, del quinquenio ____________, correspondiéndole los folios ______________ y finalizado a las ___________horas. (Lugar y fecha)




29

iv. Copia simple legalizada.

Artículos 92 del Código de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 del Congreso de la

República, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para

Protocolos.

Además de los aspectos generales precitados; debe cumplirse con lo siguiente:

1. En el texto de la razón final hacer constar: lugar y fecha en que fue extendido el Índice;

número de hojas de que se compone; lugar y fecha en que se extiende o compulsa el

testimonio especial; y firma y sello del (de la) notario (a).

2. Deberá verificarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento original; si el

testimonio especial fuere transcrito, deberá expresarse que el impuesto ha sido

satisfecho en el documento original y si fuere en fotocopias, en las mismas deberá

aparecer claramente la existencia del pago del impuesto respectivo.

3. Si posteriormente a la entrega al Archivo General de Protocolos el (la) notario (a)

detectara algún error u omisión, deberá presentar una ampliación del índice haciendo

constar los errores y las correcciones respectivas, adjuntando una copia del índice

ampliado.

ÍNDICE DEL PROTOCOLO A CARGO DEL (DE LA) NOTARIIO (A) _________________ CORRESPONDIENTE AL AÑO DOS MIL _____________.

No. LUGAR Y FECHA OTORGANTES OBJETO

FOLIO

1 Guatemala xx/xx/xxxxx

XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX

XXXXX 1


XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX XXXXX

5



Acta de protocolización

8


cancelada cancelada 12



XXXXX 20

RAZÓN: Se finaliza el presente índice del Protocolo a cargo del (de la) notario (a) __________________________,

correspondiente al año ___________________, el cual consta de _______________________ instrumentos públicos y está contenido en esta única hoja de papel bond, la cual firmo y sello en la Ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil __________________________.




30

D. AVISO DE CANCELACIÓN Y FORMATO

El aviso de cancelación debe contener:

1. Número de orden y fecha del instrumento cancelado.

2. Razón o motivo por el cual se cancela (no es indispensable).

3. Lugar y fecha en que se da el aviso.

4. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).

II. RECEPCIÓN DE AVISOS TRIMESTRALES

REQUISITOS

1. Indicar claramente el trimestre a que corresponda: PRIMER TRIMESTRE, SEGUNDO

TRIMESTRE, TERCER TRIMESTRE O CUARTO TRIMESTRE, en su caso.

2. Número de orden, lugar y fecha del ÚLTIMO instrumento público autorizado o

cancelado, o en su caso, que no autorizó instrumento público alguno durante el

trimestre respectivo.

3. Lugar y fecha del aviso.

Clave ___-_____

SEÑOR(A) DIRECTOR(A) DEL

ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

En cumplimiento del artículo 37 literal b) del Código de Notariado atentamente,

AVISO Que el instrumento público número _______ de fecha ____ de 201____ del registro notarial a mi cargo fue cancelado por

_______________________________________. (motivo de la cancelación)

(Lugar) ___ de __________ de 201__




31


Clave ___-_____

PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO

AVISO TRIMESTRAL


En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado

atentamente, AVISO

Que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del presente año el

ultimo instrumento público (autorizado o cancelado,) fue el número _____ de fecha ______.

(Lugar) ___ de __________ de 201_


Clave: ___-_____

PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO

AVISO TRIMESTRAL


En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado atentamente,

AVISO Que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del presente año no autoricé instrumento público alguno.

(Lugar) ___ de __________ de 201_




32

III. AVISOS DE AMPLIACIÓN, MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O ACLARACIÓN DE

INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y FORMATO

El aviso de ampliación, modificación, rectificación y/o aclaración de instrumentos públicos

deberá contener:

1. Número, fecha y notario (a) autorizante del instrumento público que se amplía,

modifica, rectifica y/o aclara.

2. Número y fecha del instrumento público de ampliación, modificación, rectificación y/o

aclaración ;

3. Lugar y fecha del aviso;


Clave: ___-_____

AVISO DE AMPLIACIÓN (MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O ACLARACIÓN)

SEÑOR(A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

En cumplimiento del artículo 81 numeral 9) del Código de Notariado,

AVISO

Que conforme escritura pública número ____________, de fecha

___________________, autorizada por el (la) infrascrito notario (a), se

AMPLIÓ (MODIFICÓ, RECTIFICÓ O ACLARÓ) la escritura pública número

_________ (__), de fecha _______________, autorizada por el notario

____________ (o por el infrascrito notario).

(Lugar) ___ de __________ de 201_




33

IV. RECTIFICACIÓN DE AVISOS ENTREGADOS AL ARCHIVO GENERAL DE

PROTOCOLOS Y FORMATO

La rectificación de avisos entregados al Archivo General de Protocolos deberá contener:

1. Número y año del aviso trimestral que se rectifica;

2. Número y fecha del instrumento público que se rectifica y el motivo por el cual se esta

rectificando el aviso.

3. Lugar y fecha del aviso;


Clave: ___-_____

RECTIFICACIÓN DEL PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO

AVISO TRIMESTRAL DEL AÑO _______________

SEÑOR(A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado,

AVISO

Que rectifico que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del año

__________ la última escritura que aparece en mi registro notarial y está

cancelada es la número _________ (__) de fecha __________________ y

no como erróneamente consigné.

(Lugar) ___ de __________ de 201_




34

V. AVISOS DE PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL

EXTRANJERO Y FORMATO

El notario debe cumplir en el aviso con los requisitos siguientes:

1. Número de orden, lugar y fecha del instrumento de protocolización.

2. Lugar y fecha en que fue expedido el documento proveniente del extranjero.

3. Funcionario (a) o notario (a) que lo autorizó.

4. Nombre del o los otorgantes.

5. Objeto del acto o contrato.

6. Clase, monto y especificaciones del impuesto satisfecho en el documento original.

7. Lugar y fecha del aviso.


Clave: ___-_____


En cumplimiento del artículo 40 de la ley del Organismo Judicial atentamente,

AVISO Con fecha ___________ autoricé el instrumento público número _______ mediante el cual fue protocolizado el documento proveniente del extranjero,

cuyos datos son: a. lugar y fecha de expedición b. funcionario que lo autorizó

c. objeto del acto o contrato d. nombres de los otorgantes e. impuestos pagados

(Lugar) ___ de __________ de 201_




35

VI. EXPEDIENTES DE JURISDICCIÓN VOLUNTARIA

Jurisdicción Voluntaria: Es la facultad legal conferida al (a la) notario (a), para iniciar,

substanciar y resolver asuntos no contenciosos o por consentimiento de las partes sometidos

a su conocimiento, siempre que no admitan contradicción alguna entre partes, o que no sean

litigiosos. Sus resoluciones son modificables y no producen efectos de cosa juzgada.

EXPEDIENTES QUE SE RECIBEN PARA ARCHIVAR

• Ausencia (Arts. 8 al 10, Dto. 54-77)

• Disposición y gravamen de bienes de menores, incapaces y ausentes (Arts. 11 al 13, Dto.

54-77)

• Reconocimiento de preñez o de parto ( Arts. 14 al 17, Dto. 54-77)

• Cambio de nombre (Arts. 18 al 20, Dto. 54-77)

• Asiento extemporáneo de partidas y actas del Registro Civil: nacimiento, defunción,

matrimonio, etcétera. (Art. 21, Dto. 54-77).

• Determinación de edad (Art. 22, Dto. 54-77)

• Rectificación de partidas del Registro Civil (Art. 23, Dto. 54-77)

• Reposición de partidas del Registro Civil

• Identificación de tercero (Art. 440 Código Procesal Civil y Mercantil)

• Patrimonio Familiar (Art. 24 al 27, Dto. 54-77)

• Proceso sucesorio intestado (Art. 450 Código Procesal Civil y Mercantil)

• Proceso sucesorio testamentario (Art. 488 Código Procesal Civil y Mercantil)

• Expediente de donación por causa de muerte (Arts. 943 y 1193 Código Civil) y 2 e) Dto. 73-

75

• Rectificación de área de inmueble (Art. 15 Decreto Ley 125-83)

ASPECTOS A REVISAR

• Presentación de aviso de remisión

• Que el expediente sea original

• Que esté completo

• Que esté foliado en su totalidad



36

VII. APERTURA DE PLICAS DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE TESTAMENTOS O

DONACIONES POR CAUSA DE MUERTE

PROCEDIMIENTO DE APERTURA:

1. El interesado deberá presentar los siguientes documentos: cédula de vecindad y

certificación original de la partida de defunción del testador y/o donante.

2. El usuario presenta los documentos indicados, y se procede a cotejar los datos de la

certificación de la partida de defunción con los consignados en la plica previo a la

apertura de la misma luego viene el pago.

3. Seguidamente, en presencia del (de la) Director (a) o Subdirector (a) del Archivo

General de Protocolos, se procede a la apertura la plica.

4. Una vez abierta la misma en la ventanilla se le proporcionará el recibo correspondiente

para el pago por: las fotocopias y los honorarios de la certificación de conformidad con

el arancel respectivo.

5. Pagado el recibo se extiende la certificación solicitada.

VIII. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

DEPARTAMENTO DE MICROFILMACIÓN

El departamento de Microfilmación es el encargado de elaborar las certificaciones de los

testimonios especiales, certificación de solvencia de entrega de testimonios especiales,

certificación de avisos trimestrales y constancia de entrega de testimonios especiales y avisos

trimestrales.


Teléfonos: 2426-7217 y 2426-7249




37

A. TESTIMONIOS ESPECIALES MICROFILMADOS

Si el testimonio especial del cual se solicita certificación ha sido entregado en los años de

1967 a 1995 y se encuentra microfilmado, se verifica la legibilidad de éste y se extiende la

boleta para que sea emitido el recibo en la ventanilla correspondiente, luego de efectuar el

pago y presentar copia del mismo se imprime el documento y se certifica.

B. TESTIMONIOS ESPECIALES AÑOS DE 1996 A LA FECHA

Si el testimonio especial del cual se solicita certificación no estuviere microfilmado, se

solicitará el documento original en bodega quien lo buscará para poder reproducirlo. El pago

se realiza hasta el momento en que ya se haya recibido la copia del testimonio especial.

C. TARIFARIO

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO

POR HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

TESTIMONIOS ESPECIALES


BASE

CERTIFICACIONES

MICROFILM 75.00 5.00 0.50

75.00 DE

BASE

CONSTANCIAS Y


50.00 DE

BASE

APERTURA DE PLICAS 75.00 75.00

COMPLEMENTO DE PAGO NO

EFECTUADO

VII. REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE NOTARIOS

Presentar en el módulo de información ubicado en el Edificio Jade, 1er. nivel, los siguientes

documentos:



38

Solicitud escrita dirigida a la Licda. María de los Ángeles Fajardo Figueroa, Directora

del Archivo General de Protocolos, firmada y sellada por el(la) notario(a).

Opcional: fotocopia de los comprobantes de entrega de testimonios especiales, avisos

de cancelación, avisos trimestrales.

Opcional: el pago de Q 55.00 por constancia. Se emite constancia por cada año.

2.5 SUPERVISIÓN NOTARIAL


Teléfonos: 2426-7213, 2426-7215, 2426-7216


I. AUTORIDADES A CARGO DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE PROTOCOLOS

Las inspecciones y revisiones de protocolos notariales, las pueden realizar:

1. El Director del Archivo General de Protocolos (Artículos 81 y 84 del Código de

Notariado).

2. Por los subdirectores y asesores de las delegaciones regionales y departamentales del

Archivo General de Protocolos.

3. El Juez de Primera Instancia Civil Departamental (Acuerdo 54-2000, emitido por la

Corte Suprema de Justicia).

4. Notarios nombrados por Acuerdo del Presidente del Organismo Judicial (Art. 84 del

Código de Notariado).

El Director del Archivo General de Protocolos tiene la facultad de realizar anualmente, revisión

ordinaria en los protocolos, la cual se realiza por medio de la Unidad de Supervisión Notarial.

Para efectuar la revisión se le notificará al notario el día y hora que deberá presentarse a la

referida unidad, en la que se realizará la revisión de los tomos de protocolo que en el oficio de

citación se le indique. El día de la revisión se faccionara el acta en la que se hará constar,

entre otros: antecedentes, aspectos generales, observaciones susceptibles de subsanar sin

intervención judicial, con intervención judicial y de las que únicamente se deja constancia y los

requerimientos.



39

En el caso de que el protocolo no cumpla con los requisitos formales que determina el Código

de Notariado, se fija al notario un plazo para que cumpla con los mismos.

II. CLASES DE REVISIONES

A. ORDINARIA

La que se practica cada año por el Director del Archivo General de Protocolos, por las

delegaciones regionales y departamentales del mismo, en los departamentos que no estén

cubiertos por las mencionadas delegaciones es practicada por los jueces de primera instancia

y en su caso, en toda la República, por los notarios colegiados activos nombrados para el

efecto por la Presidencia del Organismo Judicial.

B. EXTRAORDINARIA

La que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia.

C. ESPECIAL

La ordenada por juez competente o el Ministerio Público para la averiguación de la comisión

de un delito.

D. POSTMORTEM

La que se practica en el protocolo y sus comprobantes que son entregados al Archivo

General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil, por motivo del fallecimiento del

notario.

III. ASPECTOS QUE SE REVISAN EN LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE

PROTOCOLOS

Del empastado: para inspeccionar la forma en que se encuentra empastado el tomo de

protocolo y sus atestados.

De la foliación: la forma en que ha sido foliado el protocolo.

Correlatividad del número de orden y registro de las hojas de papel sellado especial

para protocolos.

Número de instrumentos públicos de que consta.

Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha de

pago de derecho de apertura de protocolo.

Fecha de cierre de protocolo.



40

Si la razón de cierre está firmada y coincide con el contenido del protocolo y el índice.

El índice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal correspondiente y

coincidir con el contenido del protocolo y la razón de cierre.

Razones marginales. (Ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones).

Atestados:

1. Constancia de pago de derecho de apertura de protocolo.

2. Comprobantes de:

Avisos trimestrales.

Testimonios especiales.

Testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por

causa de muerte.

Avisos de cancelación.

Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero.

Índice.

3. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro General

de la Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte

autorizados.

4. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro Nacional

de Personas de los matrimonios celebrados.

5. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al DIGECAM de las

compraventas de arma de fuego realizadas.



41

IV. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE

PROTOCOLOS

A) SUSCEPTIBLES DE SUSBSANAR SIN INTERVENCIÓN JUDICIAL

a) Protocolo sin foliar o foliado a lápiz.

b) Razones marginales: cuando autorizan escrituras de ampliación, aclaración,

modificación, rescisión etc. y se omite asentar la razón marginal a la escritura

matriz.

c) No elaboran la razón de cierre después del último instrumento público o la

elaboran incorrectamente, de manera que no coincide con el contenido del

protocolo (escrituras matrices, actas de protocolización, instrumentos

cancelados y cantidad de folios).

d) No incorporan el índice original al tomo de protocolo.

e) No firman y sellan todas las hojas del índice, no le colocan el timbre fiscal a

cada hoja, no consignan la fecha o no coincide con el contenido del protocolo

ni con la razón de cierre.

f) La razón de cancelación de los instrumentos públicos cancelados no son

firmadas por el notario.

g) No incorporar a los atestados los avisos notariales que corresponden al

protocolo, tales como avisos trimestrales, avisos de cancelación, las copias

con sello de recepción de los avisos de los matrimonios celebrados, de los

testamentos autorizados, de los comprobantes de los avisos de los

documentos provenientes del extranjero, del comprobante de la entrega del

índice, de la copia con sello de recepción del recibo de pago de derecho de

apertura de protocolo.

h) Actas notariales protocolizadas que carecen de timbre notarial y/o timbre fiscal.

i) El o los tomos de protocolo no han sido empastados (cosidos y pegados).

j) Un documento protocolizado se inserta entre la razón de cierre y el índice.

k) Cuando el empastar el tomo de protocolo se altera el orden correlativo de las

hojas de papel sellado especial para protocolos.

B) SUSCEPTIBLES DE SUBSANAR CON INTERVENCIÓN JUDICIAL

a. Alteración en la foliación: por repetir números u omitirlos

b. Alteración de orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolos:

b.1 Por no aparecer dentro del tomo de protocolo una o varias hojas (extravío,

robo, etc.).

b.2 Por encontrarse mal insertadas o colocadas.



42

c. Alteración de la numeración cardinal de los instrumentos públicos.

c.1 Por repetir el número de instrumento público

c.2 Por omitir número de instrumento público

d. Dejan sin utilizar el anverso, el reverso o la hoja completa del papel sellado especial

para protocolos.

e. Extravío de hojas en blanco y/o, que contengan instrumentos públicos autorizados,

cancelados o firmados únicamente por los comparecientes.

f. Al documento que se protocoliza no le colocan número de folio, lo que ocasiona

además de la ampliación del acta de protocolización, diligencias de enmienda por

alteración en la foliación.

g. Instrumentos públicos que han sido autorizados y sobre ellos imprimen otro texto, lo

que ocasiona el deterioro del mismo, procediendo diligencias voluntarias de reposición

de protocolo.

C) INSUBSANABLES. (DE LOS CUALES ÚNICAMENTE SE DEJA CONSTANCIA)

a) Instrumentos públicos con testados y entrerrenglonaduras que no fueron salvados.

b) Texto impreso entre un instrumento público y otro, sin relación alguna con ambos.

c) Cancelan instrumentos públicos aún cuando ya han sido otorgados por los

comparecientes, es decir que fueron firmados por éstos.

d) Los (las) notarios (as) firman los instrumentos públicos sin anteceder las palabras Ante

Mí o Por Mí y Ante Mí, según el caso.

e) Utilizan corrector líquido, tachan, borran o hay rapaduras en el texto de los

instrumentos públicos.

f) Utilizan corrector líquido o tachan firmas de los comparecientes.

g) Autorizan instrumentos públicos sin estar firmados por todos los comparecientes.

h) Alteración de la fecha correlativa que deben llevar los instrumentos públicos.

i) En las actas de protocolización no coinciden los folios indicados en las mismas con los

que les corresponden a los documentos insertos, o no coinciden los números de orden

y/o de registro de las hojas de papel sellado especial para protocolos entre las cuales

se encuentran éstos o la cantidad de hojas en que se encuentra contenido del

documento que se protocoliza.

j) Se protocolizan varias actas de matrimonios entre las mismas hojas de papel sellado

especial para protocolos.

k) Incluyen entre los atestados las actas notariales de matrimonio.



43

V. RAZÓN DE CIERRE Y FORMATO

La razón de cierre contendrá la fecha, el número de instrumentos públicos de que se compone

distribuidos así: número de escrituras matrices, razones de legalización de firmas, actas de

protocolización y número de instrumentos públicos cancelados; número de folios de que se

compone; observaciones, si las hubiere y la firma del (de la) notario (a). Artículo 12 del

Código de Notariado.

RAZÓN: El (la) infrascrito (a) notario (a) procede a cerrar el protocolo a su cargo correspondiente al año dos mil __________, el cual contiene cinco instrumentos públicos, distribuidos de la siguiente forma: dos escrituras públicas autorizadas, un acta de protocolización, un instrumento público cancelado y una razón de legalización de firma. Consta de veinticinco folios, en la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil _____________.

Firma del (de la) notario (a)



44

VI. RAZÓN MARGINAL Y FORMATO

El (la) notario (a) pondrá al margen de la escritura matriz, razón de haber autorizado otra

escritura que la adicione, aclare, modifique, revoque o rescinda; y también razonará los títulos

y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra modificación, en virtud de los

instrumentos que hubiere autorizado. Articulo 36 del Código de Notariado.

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

11 12

13 14

El presente instrumento fue ampliado por medio de escritura número ______, que autoricé el _______ de ______ de _______. Guatemala, ______ de ____de dos mil _____. Firma del (de la) notario (a).



45

2.6 PROTOCOLOS NOTARIALES

Ubicación: 21 calle 7-70, zona 1, Centro Cívico, Palacio de

Justicia, Planta Baja

Teléfono: 2426-7000 Extensión: 4441 y 4442



I. RECEPCIÓN DE PROTOCOLOS

A. NOTARIOS FALLECIDOS

Los albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su poder el protocolo de

un notario fallecido deberán dentro de los 30 días siguientes al fallecimiento (Artículo 23 del

Código de Notariado).

REQUISITOS

1) ENTREGA REALIZADA POR LA PERSONA QUE TENGA EN SU PODER LOS TOMOS

DE PROTOCOLO

a. Certificación de la partida de defunción del notario.

b. Fotocopia de la cédula de vecindad, de la persona que hace la entrega.

c. Sellos de hule, si los tuviera.

d. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).



46

2) ENTREGA REALIZADA POR ENCARGO DEL DEPOSITARIO DEL NOTARIO

FALLECIDO

a. Carta de autorización de entrega de tomos de protocolo, firmada y sellada por

el notario depositario, con firma autenticada.

b. Certificación de la partida de defunción del notario.

c. Fotocopia de cédula de vecindad del notario depositario.

d. Fotocopia de cédula de vecindad de la persona que entrega.

e. Sellos de hule si los tuviera.

f. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).

B. ENTREGA VOLUNTARIA

Los notarios inhabilitados, los que se ausentan del país por más de un año y aquellos que

desearán depositar su protocolo de manera voluntaria (Artículos 26 y 27 del Código de

Notariado).

1) PROPIO NOTARIO

a. Fotocopia de cédula de vecindad.

b. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).

2) ENTREGA POR ENCARGO DEL PROPIO NOTARIO

a. Carta de autorización para entregar los tomos del protocolo, firmada y sellada

por el notario, con firma autenticada.

b. Fotocopia de la cédula de vecindad del notario.

c. Fotocopia de la cédula de vecindad de la persona que hace la entrega.

d. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).

3) ENTREGA POR ENCARGO DEL PROPIO NOTARIO POR ENFERMEDAD

a. Certificado Médico.

b. fotocopia de cédula de vecindad del notario.

c. fotocopia de cédula de la persona que hace la entrega.

d. Carta de autorización para entregar los tomos de protocolo, firmada y sellada

por el notario, si no pudiera firmar debe haberse indicado en el certificado

médico este aspecto.

e. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).



47

II. CONSULTA Y/O EXHIBICIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES

Las personas interesadas en consultar la escritura matriz contenida en alguno de los tomos de

protocolo depositados en el Archivo General de Protocolos, podrá solicitarlo al encargado el

cual pondrá a la vista del interesado el instrumento público, previa identificación del usuario.

La exhibición y/o consulta de escritura públicas de testamentos o donaciones por causa de

muerte, se realizarán únicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente

certificación de la partida de defunción del testador o donante, la cual se incorporará al tomo

del protocolo consultado.

III. REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

La Unidad de Protocolos Notariales recibirá solicitudes de emisión de copias simples

legalizadas, testimonios o testimonios especiales de las escrituras públicas que se

encuentren contenidas en los tomos de protocolo depositados, debiendo el usuario para el

efecto:

a. Indicar el nombre del (de la) notario (a), número y fecha del instrumento

público;

b. En el caso de testimonios, si el contrato que contiene el documento público se

encuentra afecto al pago del Impuesto al Valor Agregado o cualquier otro, el

usuario debe adjuntar formulario por medio del cual se realizaron los pagos

correspondientes;

c. Pago derivado del costo de la reproducción de la escritura pública y arancel

correspondiente.

Las reproducciones de las escrituras públicas de testamentos o donaciones por causa de

muerte, se realizarán únicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente

certificación de la partida de defunción del testador o donante, la cual se incorporará al tomo

del protocolo consultado.

IV. CERTIFICACIONES, CONSTANCIAS Y AVISOS

A. CERTIFICACIONES

1. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios

fallecidos.


que entregan en forma voluntaria.


que salen fuera del país.



48


entregados por orden judicial.


inhabilitados.

6. Certificación de atestados.

B. CONSTANCIAS

1. Entrega de protocolo de notarios fallecidos.

2. Entrega de protocolo de forma voluntaria.

3. Entrega de protocolo de notarios que salen fuera del país.

4. Entrega de protocolo por orden judicial.

5. Entrega de protocolo de notarios inhabilitados.

6. Negativa de escritura no autorizada.

7. Negativa de escritura no existente.

C. AVISOS

1. Aviso de testamento o donación por causa de muerte.

2. Aviso de matrimonio.

3. Aviso de cancelación.

4. Aviso de no autorizada.

5. Aviso de omitida.

6. Aviso a Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles

7. Aviso a Catastro Municipal.

8. Aviso a Dirección General de Control de Armas y Municiones.



49

D. TARIFARIO

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO

POR HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

PROTOCOLOS NOTARIALES

TESTIMONIOS QUE

EXTIENDE EL DIRECTOR 75.00 5.00 0.50

75.00 DE

BASE

COPIA LEGALIZADA ACTUAL 75.00 5.00 0.50 75.00 DE

BASE

COPIA LEGALIZADA DE AÑOS

ANTERIORES 75.00 5.00 0.50

75.00 DE

BASE


BASE

CONSTANCIAS Y


50.00 DE

BASE


EFECTUADO

CONSULTA DE PROTOCOLOS

DE NOTARIOS FALLECIDOS 5.00

5.00 POR

TOMO

ELABORACIÓN DE AVISOS

NOTARIALES DE NOTARIOS

FALLECIDOS

25.00 25.00



50

2.7 DELEGACIONES

DELEGACIONES REGIONALES

I. NOR-ORIENTE

Ubicación: 8ª. avenida final 0-02, zona 2, Complejo Judicial de

Chiquimula

Teléfonos: 79427280, 79427281 y 79427282


Con sede en la ciudad de Chiquimula, tiene competencia para los departamentos de Zacapa,

Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Petén, Izabal y El Progreso.

II. ALTA VERAPAZ

Ubicación: 2da. calle 3-27, zona 2 Cobán, Alta Verapaz

Teléfono: 7952 2510


Con sede en Cobán, tiene competencia para los departamentos de Alta Verapaz y Baja

Verapaz.



51

III. OCCIDENTE

Ubicación: Diagonal 10, 0-34 zona 6, Complejo Regional de Justicia

Quetzaltenango

Teléfonos: Teléfono: 7922-6536 y 77396036.

PBX: 77396000, extensiones: 1126, 1127 y 1128.

E-mail: [email protected].

Con sede en la ciudad de Quetzaltenango, tiene competencia para los departamentos de

Quetzaltenango, San Marcos, Quiché, Totonicapán y Sololá.

IV. SUR

Ubicación: Kilómetro 53.5 Antigua carretera a Escuintla,

Colonia San Antonio Calvillo, Centro Regional de Justicia

de Escuintla

Teléfonos: 79318686 extensiones:8781 y 8782


Con sede en Escuintla, tiene competencia para los departamentos de Escuintla,

Suchitepéquez y Retalhuleu.






52

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES

I. HUEHUETENANGO

Ubicación: 1ª. calle B, 5-34, zona 8, Complejo de Justicia de

Huehuetenango

Teléfonos: 7768-2823 al 33 Ext. 145 y 130


Con sede y competencia en el departamento de Huehuetenango.

SERVICIOS QUE PRESTAN LAS DELEGACIONES:

RECEPCIÓN

1. Testimonios especiales.

2. Testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por causa de muerte.

3. Índices

4. Avisos de cancelación

5. Avisos trimestrales

6. Avios de ampliación

7. Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero

8. Expedientes de Jurisdicción Voluntaria

9. Apertura de protocolos

10. Protocolos Notariales

11. Avisos que el (la) notario (a) ejerce cargo público.

12. Avisos que el (la) notario (a) se ausenta del país.

13. Avisos que el (la) notario (a) no ha cartulado.

14. Avisos de nombramiento de depositario (a).

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

1. Testimonios especiales.

2. Índices

3. Avisos de cancelación

4. Avisos trimestrales

5. Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero




53

6. Expedientes de Jurisdicción Voluntaria

7. Notario excluido del listado con impedimento temporal para el ejercicio del notariado.

8. Períodos en los cuales ha tenido el (la) notario (a) impedimento temporal para el

jercico del notariado.

9. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios fallecidos.

10. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios que entregan en

forma voluntaria.

11. Actas de de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios que salen fuera

del país.

12. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios entregados por

orden judicial.

13. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios inhabilitados.

14. Certificación de atestados de los tomos de protocolos depositados en el Archivo

General de Protocolos.

15. Constancia de negativa de escritura no autorizada.

16. Constancia de escritura no existente.

EXTENSIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

1. Testimonio especial

2. Testimonio

3. Copia simple legalizada

AVISOS

1. Aviso de testamento o donación por causa de muerte.

2. Aviso de matrimonio.

3. Aviso de cancelación.

4. Aviso de no autorizada.

5. Aviso de omitida.

6. Aviso a Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles

7. Aviso a Catastro Municipal.

8. Aviso a Dirección General de Control de Armas y Municiones.



54

3. CONSULTA A DISTANCIA

El día 3 de octubre el año en curso se llevó a cabo la inauguración del servicio de consulta a

distancia, el cual tiene como objetivo brindar un servicio más ágil y eficiente. Las consultas

que se pueden realizar por medio del portal del Organismo Judicial en Internet son los

siguientes:

REGISTRO DE TESTIMONIOS ESPECIALES

El notario podrá consultar sus testimonios especiales, avisos trimestrales y de cancelación

entregados del año 2009 a la fecha.

El notario podrá consultar todos los testimonios especiales de testamentos o donaciones por

causa de muerte contenidos en plicas registrados a partir del año 2009 a la fecha.


El notario podrá consultar su registro de firma y sello, sede notarial, depositario y datos

generales.

REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES Y SUS MODIFICACIONES

Se pueden consultar todos los poderes registrados a partir del año 2009 a la fecha; la

búsqueda se podrá realizar por nombre de mandante, mandatario, número de registro

electrónico, por colegiado de notario autorizante, número y fecha de instrumento público.



55

4. TARIFARIO SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO

POR HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMEN-

TO POR

PÁGINA

TOTAL

PROTOCOLOS NOTARIALES

TESTIMONIOS QUE EXTIENDE

EL DIRECTOR 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

COPIA LEGALIZADA ACTUAL 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

COPIA LEGALIZADA DE AÑOS

ANTERIORES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

CONSTANCIAS Y

CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE


EFECTUADO

CONSULTA DE PROTOCOLOS

DE NOTARIOS FALLECIDOS 5.00 5.00 POR TOMO

ELABORACIÓN DE AVISOS

NOTARIALES DE NOTARIOS

FALLECIDOS

25.00 25.00


REGISTRO DE FIRMA Y SELLO

DE NOTARIOS 150.00 150.00

REGISTRO DE CAMBIO O

MODIFICACIÓN DE FIRMA Y/O

SELLO

100.00 100.00


EFECTUADO

AUTÉNTICA DE FIRMA Y/O

SELLO DE NOTARIO 150.00 150.00

APERTURA DE PROTOCOLO 50.00 50.00


CONSTANCIAS Y

CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE



56

REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO POR

HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

REGISTRO DE PODERES Y SUS

MODIFICACIONES 125.00 5.00 130.00

RAZONES DE 2do. Y

SUBSIGUIENTES TESTIMONIOS 75.00 5.00 80.00

CERTIFICACIONES DE PODER 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS

NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE

SUSPENSIONES DE PODERES Y

SUS MODIFICACIONES, Y

CUALESQUIERA OTRAS

ANOTACIONES O

CANCELACIONES

30.00 5.00 35.00

POR COMPLEMENTO DE PAGO

NO EFECTUADO

TESTIMONIOS ESPECIALES


CERTIFICACIONES MICROFILM 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE

CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS

NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE

APERTURA DE PLICAS 75.00 75.00


EFECTUADO

MULTAS DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

AVISO DE TRASPASO

EXTEMPORÁNEO 10.00 10.00

TESTIMONIOS ESPECIALES 2.00 2.00

AVISO DE PROTOCOLIZACION 25.00 25.00

RECTIFICACION DE ÁREA 25.00 25.00

OTROS


EFECTUADO



57

VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES

SERVICIO TARIFA

COSTO

ESCRITO POR

HOJA

REPRODUC-

CIÓN DE

DOCUMENTO

POR PÁGINA

TOTAL

EN EL ARCHIVO 15.00 15.00

Por consultar a distancia vía

conexión a internet u otra

comunicación remota:

Testimonios especiales: 10.00

10.00 c/u De poderes: 10.00

Registro de Notarios: 10.00

Por envío de documentos

notariales vía conexión internet u

otra comunicación remota

10.00 c/u

Avisos trimestrales: 10.00

Avisos cancelación: 10.00


EFECTUADO

INGRESOS VARIOS DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

FORMULARIOS 5.00 5.00

EMISION DE ETIQUETAS

ADHESIVAS 2.00 2.00

OTROS


EFECTUADO



58

5. CONTÁCTANOS

I. DIRECTORIO TELEFÓNICO DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Nombre de la

persona

Cargo que

ocupa Teléfono Correo electrónico

Licda. Flor de

María, Solares Sosa

Subdirectora del

Registro

Electrónico de

Notarios,

Registro

Electrónico de

Poderes

2426-7206 [email protected]

Licda. Teresa,

Vásquez de

González

Subdirectora de

la unidad de

testimonios

especiales y

microfilmación


Licda. Ana Mireya,

Soto Urizar de

Berganza

Subdirectora de

la Unidad de

Protocolos

Notariales

2248-7000

Ext. 4441 [email protected]

Licda. Sandra

Lisette, Mena

Aceituno

Secretaria

General

2426-7204

telefax:

2426-7203

[email protected]

Licda. Alba Susana

López Racanac de

Tení

Subdirectora de

la delegación de

Cobán, Alta

Verapaz


Licda. Vilma

Tatiana, Cabrera

Alvarado

Subdirectora de

la delegación de

Quetzaltenango

7739-6036

7396000 ext.

1126, 1127, y

1128

[email protected].

Licda. Mary, Von-

Raytz Flores

Subdirectora de

la delegación de

Chiquimula

7942-7280

7942-7281

7942-7282

[email protected]



59

Nombre de la

persona

Cargo que

ocupa Teléfono Correo electrónico

Licda. Irma

Elizabeth, Fión

Salamanca

Subdirectora de

la delegación de

Huehuetenango

7768-2823 al

33

Ext.130 y 135

[email protected]

Lic. Ludin Abdi,

Marroquín Ramos

Subdirector de la

Delegación de

Escuintla

7931-8686

Ext. 8781,

8782 y 8784

[email protected]

Licda. Brenda

Faviola, López de la

Cruz

Coordinadora de

Delegaciones 2426-7201 [email protected]

Lic. Rudy Alberto

Figueroa

Maldonado

Proyecto de

gestión del

servicio al

usuario


Licda. Ingrid

Guicela Chajón

Ramírez

Jefe de la

Unidad de

Supervisión

Notarial

2426-7213

2426-7215

2426-7216

[email protected]

Licda. Karla Lisette,

Guevara Herrera

Jefe Registro

Electrónico de

Notarios

2426-7207

2426-7210

2426-7209

(telefax)

[email protected]

Licda. Lucy

Georgina,

Rodríguez Garzona

Jefe del Registro

Electrónico de

Poderes


Lic. Italo Swuamy

Mahareshy, Donis

Salvatierra

Coordinador de

la Unidad de

Testimonios

especiales


Lester Igor Porras Jefe de

Microfilmación

2426-7217


Módulo de

información 2426-7212



60

6. CRONOGRAMA DE OBLIGACIONES NOTARIALES

OBLIGACIÓN NOTARIAL

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Pago por derecho de Apertura de protocolo.

Artículo 11 Código de Notariado 2 de enero de 2012

Último día para la entrega de testimonios especiales de

escrituras públicas autorizadas, avisos de cancelación y

avisos trimestrales de los años: 2008, 2009, 2010 y 2011.

Artículo 37 Código de Notariado

6 de febrero de 2012

Empastado de Protocolo Notarial. Artículo 18 Código de

Notariado 13 de febrero de 2012

Último día para la entrega del primer aviso trimestral de 2012,

testimonios especiales de escrituras públicas autorizadas y

avisos de cancelación, de sus obligaciones notariales.

Artículo 37 Código de Notariado.

10 de mayo de 2012

Último día para la entrega del segundo aviso trimestral de

2012, testimonios especiales de escrituras públicas

autorizadas y avisos de cancelación, de sus obligaciones

notariales. Artículo 37 Código de Notariado

3 de agosto de 2012

Último día para la entrega del tercer aviso trimestral de 2012,




6 de noviembre de 2012

Último día para redactar razón de cierre en el protocolo

notarial. Artículo 12 Código de Notariado 31 de diciembre de 2012

Último día para la entrega del cuarto aviso trimestral de 2012,




4 de febrero de 2013

Guía de Notarios

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