CONTABILIDAD SUPERIORAgencias y sucursalesMsc.: Juan De Dios Loisiga Arvalo

LAS SUCURSALES Y AGENCIAS: Las sucursales y agencias son uno de los medios que se utilizan para que una entidad econmica pueda incrementar sus ventas de bienes y servicios hacia reas distintas de su lugar principal de operaciones.

Las agencias de ventas Se establecen para distribuir mercancas y para tomar las rdenes de compras de los clientes, pero no cuentan con un inventario de mercancas para poder cubrir con dichas rdenes, nicamente operan con muestrarios y catlogos.

Una vez recibida la orden de compra sta enva a la matriz para que ah se cubra el pedido.

No se considera una entidad separada del consorcio.

,Ordinariamente los nicos registros contables que requieren son los cobros en efectivo y los cobros de cartera provenientes de ventas de mercancas a crdito.

Las ventas efectuadas a travs de las operaciones de las agencias y sus correspondientes costos y gastos asociados con la venta del producto.

Las operaciones que normalmente se realizan son:Recepcionan pedidos y los remiten a la matriz, la cual se encarga de que sea aprobado el crdito, de que se envi la mercanca y facturarla.

Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la oficina matriz.

Atienden su territorio geogrfico mediante la obtencin de nuevos mercados y procuran maximizar su participacin en los mismos.

Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo para gastos menores.

Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

LAS SUCURSALES Tienen el grado de autonoma que determine la oficina matriz. Algunas Sucursales tienen autoridad para pagar sus gastos. Mientras que otras solo se les permite liquidar gastos menores de su fondo fijo.

En lugar de tener un capital social tiene un fondo de recursos que les enva la oficina Matriz.

Se controla en una cuenta mayor denominada generalmente como; Oficina Matriz Cuenta Corriente

Muchas de las operaciones de las sucursales son el resultado de combinaciones de negocios.

Tienen activos y pasivos como cualquier empresa y su patrimonio est representado por el saldo de la cuenta matriz Cuenta Corriente.

Las Sucursales carecen de personalidad jurdica independiente, por lo tanto, no tienen independencia administrativa ni econmica, sino estn sujetas a las polticas y disposiciones de la oficina Matriz.

Forman parte de una entidad econmica, se encargan de fomentar los negocios y actan en nombre del ente econmico del que forman parte.

Las operaciones que normalmente se realizan son:

Recibe efectivo y mercancas de oficina Matriz/centralCompra mercancas de proveedores

Vende, otorga crdito y entrega a los clientes los artculos vendidos.

Factura y cobra los artculos vendidos

Contrata el personal necesarios para su operacin

Registra las operaciones realizadas en sus libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registros e informacin financieras deben ser iguales a los de la oficina Matriz.

En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos.

Contabilidad de las SucursalesLas Sucursales tienen un vinculo con la oficina Matriz y contablemente las operaciones se realizan a travs de dos cuentas:La cuenta Sucursal Cuenta Corriente que opera la oficina matriz, y que generalmente es de naturaleza deudora. Esta Cuenta representa la inversin que se tiene en la Sucursal.

La Cuenta Matriz Cuenta Corriente que opera la Sucursal, y que generalmente es de naturaleza Acreedora.

Esta Cuenta representa los recursos con que cuenta la Sucursal para su operacin.

Debemos Comprender que:Los movimientos de la cuenta sucursal Cuenta Corriente corresponden a las operaciones que se realizan entre la oficina Matriz y la Sucursal y, al final del periodo, se transfieren a la oficina las cuentas de resultados con la finalidad de incorporar en los libros de la oficina matriz la utilidad o prdida realizada por la sucursal.

Estos movimientos pueden ser:SUCURSAL CUENTA CORRIENTE

CARGOSABONOS1- Efectivo, mercancas, muebles, enseres etc. Que la oficina Matriz remite a la Sucursal.1- Efectivo, mercancas, etc. Que enva la sucursal a la oficina Matriz.2- Pagos a terceros efectuados por la oficina Matriz por cuenta de la Sucursal.2- Pagos a terceros efectuados por la sucursal por cuenta de la oficina Matriz.3- Transferencias de la utilidad neta de la Sucursal a la oficina Matriz al final del periodo.3- Transferencia de la prdida neta de la Sucursal a la oficina Matriz al final del periodo.

MATRIZ CUENTA CORRIENTE-Los saldos de los conceptos contables Sucursal Cuenta Corriente y Oficina Matriz Cuenta Corriente deben ser idnticos y con saldo contrarios.

-Esto quiere decir, si uno tiene saldo deudor el otro debe tener saldo acreedor.

CARGOSABONOS1- Efectivo, mercancas, etc. Que la Sucursal enva a la oficina Matriz.1- Efectivo, mercancas, muebles, enseres etc. Que la Sucursal recibe de la oficina matriz.2- Pagos a terceros que la Sucursal efecta por cuenta de la oficina Matriz.2- Pagos a terceros que la oficina Matriz efecta por cuenta de la Sucursal3- Transferencias a la oficina Matriz de la prdida neta realizada por la Sucursal.3- Transferencia de la Utilidad Neta obtenida por la Sucursal.

Al final de cada periodo se deben saldar las cuentas de resultados de la Sucursal para quedar en cero y lista a registrar las operaciones del nuevo periodo y aislar de esta manera los resultados de los diferentes ejercicios contables.

Este registro tiene las mismas caractersticas al de prdidas y ganancias que normalmente se hace, excepto que en lugar que el resultado neto se cargue o abone a la cuenta de prdidas y ganancias , se carga o abona en la cuenta Oficina Matriz Cuenta Corriente.

La oficina Matriz para corresponder el asiento contable del que se habla anteriormente, registra los resultados de la sucursal acreditando los ingresos y cargando los costos y gastos que han resultado de la operacin de la Sucursal.

De esta manera quedan registrados en los libros de la oficina Matriz para combinar posteriormente los resultados del ente econmico.

Los Estados Financieros Combinados:La combinacin de activos y pasivos similares representa sumar conceptos iguales con el fin de determinar el total del ente econmico. As se presenta una cifra por cada concepto en los Estados Financieros.

Para tal fin debe elaborarse una pequea hoja de trabajo que se utiliza para obtener la informacin financiera combinada entre la oficina Matriz y la Sucursal o sucursales; con esto se debe lograr:

- Combinar Activos y pasivos Similares - Eliminar cantidades reciprocas - Eliminar utilidades o perdidas Inter. sucursales y matriz si existen.

Las cantidades reciprocas se deben eliminar. Esta son principalmente las cuentas de Matriz Cuenta corriente y Sucursal Cuenta Corriente, que tienen saldos idnticos y no se presentan en los estados financieros.

La eliminacin nter sucursales y matriz:Debe hacerse para no inflar los ingresos y gastos o no presentar en la informacin financiera utilidades que no se han realizado.

Los sobreprecios que se hacen a las transferencias de mercancas de la oficina Matriz a las) Sucursal (es) cuando se tiene la poltica de hacer transferencias a precio alzado.

Cuando se combinan los conceptos de inventarios de la sucursal, que incluye en su costo una cantidad que se ha reportado en la oficina Matriz como una utilidad y esta no se ha realizado porque esta en el costo del inventario; debe eliminarse porque no se ha generado tal utilidad.

Los asientos de eliminacin no se registran en los libros de contabilidad, sino que se efectan nicamente en la hoja de trabajo con el fin de determinar las cifras que deben presentarse en los estados financieros.

Envi de mercancas a la sucursal:Es una transferencia interna de inventarios no es una venta.

La transferencia se debe reconocer porque es un evento econmico.

La responsabilidad del manejo de las mercancas y su custodia est en poder de otras personas que se encuentran en otra localidad.

En el envi de las mercancas se genera un costo causado por el flete de la oficina Matriz a las sucursales, y debe incluirse en el costo de las mercancas.

,Las transferencias entre sucursales tambin genera un flete; ste generalmente se considera un gasto. Puede tratarse como un costo hasta que el limite en que el valor del flete que contienen las mercancas sea igual si dichas mercancas hubieran sido enviadas directamente de la oficina Matriz.

Cualquier exceso de flete, por lo regular se trata como un gasto de operacin de la sucursal.

Los envos de mercancas pueden hacerse al costo, al costo mas servicios y a precio de venta.

ENVI DE MERCANCA AL COSTO:Estas transferencias se efectan a la costo que tiene registrado la oficina matriz.

Esto se fundamenta en que no ha ocurrido una venta.

Los libros contables de la Sucursal deben reflejar el costo del ente econmico en cualquier parte donde se encuentren.

Todo este procedimiento simplifica la elaboracin de los estados financieros ya que las mercancas al estar valuadas al costo se suman, es decir, se combinan con las de la oficina matriz y otras sucursales en su caso.

Esto tambin evita la eliminacin de utilidades nter sucursales y Matriz.

ENVIO DE MERCANCIAS AL COSTO MAS SERVICIOS:El envo de mercancas al costo mas servicios supone que la oficina Matriz lleva a cabo servicios de compras, envo y otros y, por lo tanto, la transferencia debe incluir el costo de esos servicios.

Por lo general se utiliza el criterio donde la oficina Matriz promedia el costo de los servicios y carga un porcentaje fijo al costo de las mercancas para trasladar de esta manera a las sucursales el costo que se genera por cuenta de ellas.

Este procedimiento es aplicable cuando tales servicios tienen una relevancia importante en el costo de las mercancas.

Otra alternativa es que para evitar clculos y registros, es conveniente sean absorbidos por la oficina Matriz como un gasto normal del periodo.

ENVIO DE MERCANCIAS A PRECIO DE VENTA:Esto implica que la oficina matriz enva la mercancas a las sucursales al precio que se espera obtener por el precio de la mercancas. Esto implica evaluar algunos argumentos desde las ventajas y desventajas:

A FAVOREN CONTRA1-Facilita el control de los inventarios; la venta es igual al costo de ventas1-Cuando se cambian los precios de ventas se requiere revaluar el inventario.2-El encargado de la sucursal no conoce la utilidad del producto y por tanto tampoco el de la sucursal. Esto evita en algunos casos presiones para demandas de incrementos en salarios.2- Se deben ajustar los resultados de la sucursal eliminando, en la hoja de trabajo combinada, la utilidad no realizada que se encuentra en los inventarios de la sucursal3-El gerente de la sucursal, al no conocer el margen de utilidad, no puede tomar decisiones de comercializacin.4-La informacin financiera de la sucursal no determina los resultados reales de su operacin. Para conocerlos se requieren clculos y ajustes para eliminar la utilidad que se refleja en las cuentas de la oficina Matriz y en los inventarios de la sucursal.5-No se puede sumar, es decir, combinar los inventarios en la hoja de trabajo porque requieren un ajuste por la utilidad no realizada.

Este tratamiento es aplicable cuando por algn motivo importante es necesario que los administradores y el personal de la sucursal no deben conocer la utilidad que genera la operacin.

As mismo puede observarse que los argumentos en contra son mayores que los argumentos a favor.

Para obtener informacin financiera real segn hemos observado con anterioridad, se complican los procedimientos tanto para la sucursal como para la entidad.

CASO PRACTICO:1- La comercializadora La Oportunidad radicada en Managua establece en enero la agencia Nmero 1 en la ciudad de Rivas con la finalidad de satisfacer el mercado de cierta demanda de los productos que la misma oferta. Y para tal fin le asigna un fondo de trabajo por C$ 4,000.00 que operara con el Banpro a travs de una cuenta de cheques.

2- El 05 de enero la agencia obtiene pedidos por C$ 60,000.00 del producto X que remite a la oficina matriz para que el crdito sea aprobado, despachado y facturado. El costo de la venta es de C$ 36,000.00 La agencia recibir el 5% de comisin sobre la venta neta.

3- El 05 de enero la agencia realiza gastos por atenciones a los clientes por C$ 638.00 los que fueron pagados con cheque. Los comprobantes fueron remitidos a la oficina Matriz para su reembolso.

4- La oficina Matriz recibe los pedidos tomados por la agencia Nmero 1 del cliente Alczar, s.a. De Rivas. Se aprueba el crdito, se hace el despacho y se factura con fecha 06 de enero.

5- El 08 de enero la oficina Matriz recibe los gastos realizados por la agencia en Rivas, los aprueba y hace el reembolso requerido.

6- El 21 de enero la agencia cobra C$ 40,000.00 a los clientes. Efecta el depsito en Banpro y realiza una transferencia a la cuenta de cheques de Banpro de la oficina Matriz en Managua. El costo del servicio bancario es de C$ 40.00

7- A la agencia se le reembolsa el cargo por la transferencia del 24 de enero. El cheque se deposita en la cuenta de operacin de Banpro.

8- Se liquidan las comisiones a la agencia de Rivas el 31 de enero con un cheque de la cuenta de Banpro de la oficina Matriz.

ASIENTOS CONTABLES:1-2- PUNTO TRESEL PUNTO DOS NO DA LUGAR AREGISTROS EN LA CONTABILIDAD

CUENTADEBEHABERBancos (Rivas)C$ 4,000.00Bancos (Managua)C$ 4,000.00TOTALC$ 4,000.00C$ 4,000.00Emisin de cheque para crear el fondo fijo de trabajo de la agencia No. 1

CUENTADEBEHABERGastos de VentasC$ 638.00Bancos (Rivas)C$ 638.00TOTALC$ 638.00C$ 638.00Liquidacin de cuenta de gastos por atencin a clientes

3- PUNTO CUATRO4- PUNTO CINCO

CUENTADEBEHABERClientesC$ 60,000.00Costo de ventas36,000.00Gastos de Ventas3,000.00VentasC$ 60,000.00Almacn36,000.00Acreedores Diversos3,000.00TOTALC$ 99,000.00C$ 99,000.00Ventas de la agencia No. 1 al cliente Alczar segn pedido

CUENTADEBEHABERBancos ( Rivas)C$ 638.00Bancos (Managua)C$ 638.00TOTALC$ 638.00C$ 638.00Reembolso de los gastos efectuados por la Agencia

5- PUNTO SEIS

CUENTADEBEHABERBancos (Rivas)C$ 40,000.00 ClientesC$ 40,000.00Bancos (Managua)40,000.00Bancos (Rivas)40,000.00Gastos y Productos Financieros40.00Bancos (Rivas)40.00TOTALC$ 84,000.00 C$ 84,000.00 Cobro al Cliente Alczar a cuenta de su factura. Depsito en banpro, transferencia a la cuenta de Banpro Managua, y cargo del banco por el servicio.

6- PUNTO SIETE7- PUNTO OCHO

CUENTADEBEHABERBancos (Rivas)C$ 40.00 Bancos (Managua)C$ 40.00 TOTALC$ 40.00 C$ 40.00 Reembolso del cargo del banco por traspaso de fondos

CUENTADEBEHABERAcreedores DiversosC$ 3,000.00 Bancos (Managua)C$ 3,000.00 TOTALC$ 3,000.00 C$ 3,000.00 Liquidacin de comisiones de la agencia No 1 que corresponde al mes de enero.

JORNALIZACION

Caso prctico: para entregar/registre los asientos contables

1- La comercializadora La Menor radicada en Managua establece en marzo la agencia Nmero 1 en la ciudad de Granada con la finalidad de satisfacer el mercado de cierta demanda de los productos que la misma oferta. Y para tal fin le asigna un fondo de trabajo por 12,000.00 que operara con Bancentro a travs de una cuenta de cheques.

2- El 04 de marzo la agencia obtiene pedidos por C$ 180,000.00 del producto Y que remite a la oficina matriz para que el crdito sea aprobado, despachado y facturado. El costo de la venta es del 60% La agencia recibir el 4% de comisin sobre la venta neta.

3- El 04 de marzo la agencia realiza gastos por atenciones a los clientes por C$ 1,914.00 los que fueron pagados con cheque. Los comprobantes fueron enviados a la oficina Matriz para su reembolso.4- La oficina Matriz hace la recepcin de los pedidos tomados por la agencia Nmero 1 del cliente Hollman, s.a. De Granada. Se aprueba el crdito, se hace el despacho de mercancas y se factura con fecha 05 de marzo.5- El 06 de marzo la oficina Matriz recibe los gastos realizados por la agencia en Granada, los aprueba y hace el reembolso correspondiente. 6- El 21 de marzo la agencia cobra C$ 180,000.00 a los clientes. Efecta el depsito en Banpro y realiza una transferencia a la cuenta de cheques de Bancentro de la oficina Matriz en Managua. El costo del servicio bancario es de C$ 120.00

7- A la agencia se le reembolsa el cargo por la transferencia del 24 de marzo. El cheque se deposita en la cuenta de operacin de Bancentro8- Se liquidan las comisiones a la agencia de Granada el 30 de enero con un cheque de la cuenta de Bancentro de la oficina Matriz.

SUCURSALES CON ENVIO DE MERCANCIAS AL COSTO1- La oficina matriz enva dinero a la sucursal A por la cantidad de C$ 30,000.00 para su operacin.

2- Se envan mercancas para su venta con un costo de C$ 60,000.00. La poltica de precios de ventas es obtener un margen de Utilidad Bruta del 40%.

3- Las ventas a crdito de la sucursal fueron C$ 50,000.00

4- La sucursal adquiri mercancas para su venta con un costo de C$ 20,000.00

5-Se cobraron a los clientes C$ 28,000.00 de las ventas a crdito anteriores.

6- Se enviaron a la oficina Matriz mercancas de las adquiridas con un costo de C$ 12,000.007- La sucursal ha tenido gastos por C$ 8,000.00

8- La sucursal envi C$ 10,000.00 a la oficina Matriz.

9- La sucursal recibi una nota de cargo de la oficina Matriz por C$ 2,000.00 de gastos que liquid por su cuenta.

1- MATRIZ 1- SUCURSALASIENTOS CONTABLES:

CUENTADEBEHABERSucursal Cuenta CorrienteC$ 30,000.00 Bancos C$ 30,000.00 TOTALC$ 30,000.00 C$ 30,000.00

CUENTADEBEHABERBancosC$ 30,000.00 Matriz Cuenta CorrienteC$ 30,000.00 TOTALC$ 30,000.00 C$ 30,000.00

2- MATRIZ 2- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERSucursal Cuenta CorrienteC$ 60,000.00 AlmacnC$ 60,000.00 TOTALC$ 60,000.00 C$ 60,000.00

CUENTADEBEHABERAlmacnC$ 60,000.00 Matriz Cuenta CorrienteC$ 60,000.00 TOTALC$ 60,000.00 C$ 60,000.00

3- SUCURSAL 4- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERClientesC$ 50,000.00 VentasC$ 50,000.00Costo de ventas30,000.00Almacn 30,000.00 TOTALC$ 80,000.00 C$ 80,000.00

CUENTADEBEHABERAlmacnC$ 20,000.00 BancosC$ 20,000.00 TOTALC$ 20,000.00 C$ 20,000.00

5- SUCURSAL 6- MATRIZ 6- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERBancosC$ 28,000.00 ClientesC$ 28,000.00 TOTALC$ 28,000.00 C$ 28,000.00

CUENTADEBEHABERAlmacnC$ 12,000.00 Sucursal Cuenta CorrienteC$ 12,000.00 TOTALC$ 12,000.00 C$ 12,000.00

CUENTADEBEHABERMatriz Cuenta CorrienteC$ 12,000.00 AlmacnC$ 12,000.00 TOTALC$ 12,000.00 C$ 12,000.00

7- SUCURSAL 8- MATRIZ 8- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERGastos de VentasC$ 8,000.00 BancosC$ 8,000.00 TOTALC$ 8,000.00 C$ 8,000.00

CUENTADEBEHABERBancosC$ 10,000.00 Sucursal Cuenta CorrienteC$ 10,000.00 TOTALC$ 10,000.00 C$ 10,000.00

CUENTADEBEHABERMatriz Cuenta CorrienteC$ 10,000.00 BancosC$ 10,000.00 TOTALC$ 10,000.00 C$ 10,000.00

9- MATRIZ 9- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERSucursal Cuenta CorrienteC$ 2,000.00 BancosC$ 2,000.00 TOTALC$ 2,000.00 C$ 2,000.00

CUENTADEBEHABERGastos de VentasC$ 2,000.00 Matriz Cuenta CorrienteC$ 2,000.00 TOTALC$ 2,000.00 C$ 2,000.00

JORNALIZACION

Hoja de trabajo/Balanza de comprobacin

Caso prctico: para entregar/registre los asientos contablesSUCURSALES CON ENVIO DE MERCANCIAS AL COSTO

1- La oficina matriz enva dinero a la sucursal X por la cantidad de C$ 90,000.00 para su operacin.

2- Se envan mercancas para su venta con un costo de C$ 180,000.00. La poltica de precios de ventas es obtener un margen de Utilidad Bruta del 40%.

3- Las ventas de la sucursal fueron C$ 150,000.00 a crdito.

4- La sucursal compr mercancas para su venta con un costo de C$ 60,000.00

5-Se cobraron a los clientes C$ 84,000.00 de las ventas anteriores.

6- Se enviaron a la oficina Matriz mercancas con un costo de C$ 36,000.00. Estas mercancas son parte de la compra anterior.

7- La sucursal ha devengado gastos por C$ 24,000.00

8- La sucursal envi C$ 30,000.00 a la oficina Matriz.

9- La sucursal recibi una nota de cargo de la oficina Matriz por C$ 2,000.00 de gastos que liquid por su cuenta.

SUCURSALES CON ENVIOS DE MERCANCIAS A PRECIO ALZADO

Vamos a considerar las mismas operaciones del ejemplo anterior; envos al costo. Con la excepcin de los siguientes asientos:

2- La mercanca enviada para su venta a la sucursal se hace a precio de venta con un importe de C$ 100,000.00. El margen de utilidad es el 40%

3- El registro del costo de venta por las ventas a crdito de la sucursal cambia a precio de venta.

4- El registro de la compra en la localidad de mercancas se hace en forma consistente a precio de venta.

6- El envo a la oficina matriz de las mercancas adquiridas localmente, tambin se hace a precio de venta.

ASIENTOS CONTABLES: 2- MATRIZ 2- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERSucursal Cuenta CorrienteC$ 100,000.00 AlmacnC$ 60,000.00 Margen de utilidad40,000.00TOTALC$ 100,000.00 C$ 100,000.00

CUENTADEBEHABERAlmacnC$ 100,000.00 Matriz Cuenta CorrienteC$ 100,000.00 TOTALC$ 100,000.00 C$ 100,000.00

3- MATRIZ 3- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERAlmacn, margen de utilidadC$ 20,000.00 Costo de ventas/ SucursalC$ 20,000.00 TOTALC$ 20,000.00 C$ 20,000.00

CUENTADEBEHABERClientesC$ 50,000.00 VentasC$ 50,000.00Costo De ventas50,000.00Almacn50,000.00 TOTALC$ 100,000.00 C$ 100,000.00

4- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERAlmacn de compras localesC$ 33,333.00 BancosC$ 20,000.00Almacn de comp. loc. Marg. De util.13,333.00TOTALC$ 33,333.00 C$ 33,333.00

6- MATRIZ 6- SUCURSAL

CUENTADEBEHABERAlmacnC$ 12,000.00 Sucursal Cuenta CorrienteC$ 12,000.00 TOTALC$ 12,000.00 C$ 12,000.00

CUENTADEBEHABERMatriz cuenta corrienteC$ 12,000.00 Almacn de compras localesC$ 20,000.00Almacn local marg. De utilidad8,000.00TOTALC$ 20,000.00 C$ 20,000.00

JORNALIZACION

Hoja de trabajo/Balanza de comprobacin

TAREA/SUCURSALES CON ENVIOS DE MERCANCIAS A PRECIO ALZADO

considere las mismas operaciones de LA TAREA anterior; envos al costo. Con la excepcin de los siguientes asientos:

2- La mercanca enviada para su venta a la sucursal se hace a precio de venta con un importe de C$ 300,000.00

3- El registro del costo de venta por las ventas a crdito de la sucursal cambia aprecio de venta.

4- El registro de la compra en la localidad de mercancas se hace en forma consistente a precio de venta.

6- El envo a la oficina matriz de las mercancas adquiridas localmente, tambin se hace a precio de venta.

GRACIAS