8.TEORÍA DE LA MACRO EVALUACIÓN Norma F [Modo de ... - … · aplicación deje de ser considerada...

TEORÍA DE LA MACROTEORÍA DE LA MACROTEORÍA DE LA MACRO TEORÍA DE LA MACRO EVALUACIÓN DE LOSEVALUACIÓN DE LOSEVALUACIÓN DE LOS EVALUACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVODOCUMENTOS DE ARCHIVO

Norma C. FENOGLIONorma C. FENOGLIOUniversidad Nacional de CórdobaUniversidad Nacional de Córdoba

ArgentinaArgentinaArgentinaArgentina

III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL – San José de Costa Rica, 25 de agosto de 2010

Archivero = conservador Archivero = conservador

Archivero = destructor de “papeles inútiles”Archivero = destructor de “papeles inútiles”p pp p

D d m di d d l i l XXD d m di d d l i l XXDesde mediados del siglo XX Desde mediados del siglo XX

criterios y principios de evaluacióncriterios y principios de evaluación


Evaluación de los documentosEvaluación de los documentosEvaluación de los documentos Evaluación de los documentos piedra angular del tratamiento archivísticopiedra angular del tratamiento archivístico

Actividad difícilActividad difícilIrr r ibilid d d l d i iónIrr r ibilid d d l d i iónIrreversibilidad de la decisiónIrreversibilidad de la decisiónPérdida de informaciónPérdida de información

la evaluación ha cobrado alto protagonismo por depender de la evaluación ha cobrado alto protagonismo por depender de ella, “ella, “la solución a ese terrible problema que no es solo de la solución a ese terrible problema que no es solo de volumen documental sino de volumen de información”volumen documental sino de volumen de información”volumen documental sino de volumen de informaciónvolumen documental sino de volumen de información

Antonia Heredia HerreraAntonia Heredia Herrera


teorías y metodologías existentesteorías y metodologías existentesteorías y metodologías existentesteorías y metodologías existentes

Análisis documental Análisis documental (análisis de los documentos y las series)(análisis de los documentos y las series)( y )( y )Evaluación sobre bases definidas Evaluación sobre bases definidas (objetividad del juicio y doble (objetividad del juicio y doble evaluación)evaluación)Análisis funcionalAnálisis funcional (áre s priorit ri s independientemente de l(áre s priorit ri s independientemente de lAnálisis funcional Análisis funcional (áreas prioritarias, independientemente de la (áreas prioritarias, independientemente de la estructura administrativa)estructura administrativa)Evaluación progresiva Evaluación progresiva (Integración de la evaluación en la gestión (Integración de la evaluación en la gestión dddocumental)documental)Análisis según los valores (primario y secundario) Análisis según los valores (primario y secundario) (criterios ligados a la función de prueba administrativa, legal o financiera (criterios ligados a la función de prueba administrativa, legal o financiera ( g f p , g f( g f p , g fdel documento o serie y a su valor de testimonio o de información)del documento o serie y a su valor de testimonio o de información)Macro evaluaciónMacro evaluación


MACRO EVALUACIÓNMACRO EVALUACIÓNMACRO EVALUACIÓNMACRO EVALUACIÓN

S ióS ió C dá i d l dé d d l ’90 d lC dá i d l dé d d l ’90 d lSurgióSurgió: Canadá, a comienzos de la década del ’90, del : Canadá, a comienzos de la década del ’90, del siglo XXsiglo XX

ObjetivoObjetivo: cambiar el viejo enfoque de la evaluación : cambiar el viejo enfoque de la evaluación según el contenido de los documentos, por uno según el contenido de los documentos, por uno nuevo, más amplio o macro, que mostrase las nuevo, más amplio o macro, que mostrase las funciones de los entes creadores, sus programas, funciones de los entes creadores, sus programas, acciones y negociaciones es decir acentuar laacciones y negociaciones es decir acentuar laacciones y negociaciones, es decir, acentuar la acciones y negociaciones, es decir, acentuar la conexión entre el documento y el motivo de su conexión entre el documento y el motivo de su creacióncreación


MACRO EVALUACIÓNMACRO EVALUACIÓNdefiniciones:definiciones:

Adrián Cunningham y Robyn OswaldAdrián Cunningham y Robyn Oswald::

““un enfoque planeado estratégico holísticoun enfoque planeado estratégico holísticoun enfoque planeado, estratégico, holístico, un enfoque planeado, estratégico, holístico, sistemático y comparativo para la sistemático y comparativo para la investigación e identificación de lasinvestigación e identificación de lasinvestigación e identificación de las investigación e identificación de las necesidades de la sociedad respecto de los necesidades de la sociedad respecto de los documentosdocumentos ””documentos.documentos.


MACRO EVALUACIÓNMACRO EVALUACIÓNdefiniciones:definiciones:

Terry CookTerry Cook

“U“U bi ió l íbi ió l í“Una “Una combinación entre la teoría, combinación entre la teoría, la estrategia y la metodología de la la estrategia y la metodología de la

l ió d d ”l ió d d ”valoración de documentos”valoración de documentos”


Planteos de Terry CookPlanteos de Terry CookPlanteos de Terry CookPlanteos de Terry Cook““el archivero debe valorar el universo funcional y estructural el archivero debe valorar el universo funcional y estructural en que el productor de un documento lo crea y lo utilizaen que el productor de un documento lo crea y lo utiliza””

la evaluación es “la evaluación es “un proceso inevitablemente subjetivo y un proceso inevitablemente subjetivo y los valores que la animan cambiarán co n el tiempo, el los valores que la animan cambiarán co n el tiempo, el lugar y la cultura: lugar y la cultura: [por lo tanto][por lo tanto] el archivero construye el el archivero construye el pasado que el futuro conocerá”pasado que el futuro conocerá”

al momento de decidir si un documento se conservará o se al momento de decidir si un documento se conservará o se eliminará, se está eligiendo “eliminará, se está eligiendo “qué debe recordarse y qué qué debe recordarse y qué olvidarse, quién es visible en la sociedad y quién invisible”olvidarse, quién es visible en la sociedad y quién invisible”

los archiveros deben ser “los archiveros deben ser “especialmente sensibles al especialmente sensibles al carácter político y filosófico de cada uno de los carácter político y filosófico de cada uno de los dd ””documentosdocumentos””


Cambio del foco inicial de la evaluación:Cambio del foco inicial de la evaluación:del documento y sus características del documento y sus características

al al contexto funcionalcontexto funcional en que fue creado.en que fue creado.

evaluación funcional: analiza los documentos evaluación funcional: analiza los documentos producidos por una entidad sobre la base de susproducidos por una entidad sobre la base de susproducidos por una entidad sobre la base de sus producidos por una entidad sobre la base de sus funciones institucionalesfunciones institucionales

En la macro evaluación el análisis se centra no sóloEn la macro evaluación el análisis se centra no sóloEn la macro evaluación el análisis se centra no sólo En la macro evaluación el análisis se centra no sólo en la función sino en la interacción entre la en la función sino en la interacción entre la función, la estructura y el ciudadano que, función, la estructura y el ciudadano que, , y q ,, y q ,combinados, reflejan el funcionamiento del Estado combinados, reflejan el funcionamiento del Estado dentro de la sociedad civildentro de la sociedad civil


Interrogantes:Interrogantes:Interrogantes:Interrogantes:ANTES: ANTES:

é h i ( d id )é h i ( d id )qué se ha escrito (o producido), qué se ha escrito (o producido), dónde está y qué valor tiene para la investigación. dónde está y qué valor tiene para la investigación.

PARA LA MACRO EVALUACIÓN:PARA LA MACRO EVALUACIÓN:qué funciones (o actividades) deberían ser documentadasqué funciones (o actividades) deberían ser documentadasqué funciones (o actividades) deberían ser documentadas qué funciones (o actividades) deberían ser documentadas quién tuvo algún motivo y la responsabilidad de crear un quién tuvo algún motivo y la responsabilidad de crear un documento, qué tipo de documento sería y con quién se documento, qué tipo de documento sería y con quién se , q p y q, q p y qrelacionaría esa persona para su producción. relacionaría esa persona para su producción. qué funciones tienen más importancia? qué funciones tienen más importancia?


Debe realizarse un exhaustivo análisis del Debe realizarse un exhaustivo análisis del contexto de contexto de producciónproducción de los documentosde los documentos

Para ello se examinan tres aspectos:Para ello se examinan tres aspectos:Para ello se examinan tres aspectos: Para ello se examinan tres aspectos:

las funciones, subfunciones, programas y actividades de la las funciones, subfunciones, programas y actividades de la entidad, entidad,

la estructura, el organigrama administrativo en el que se la estructura, el organigrama administrativo en el que se desarrollan las funciones, desarrollan las funciones,

el resultado de la interacción entre la ejecución de las el resultado de la interacción entre la ejecución de las funciones o los programa de la institución desarrolladas a funciones o los programa de la institución desarrolladas a partir de una estructura administrativa y las conexiones con la partir de una estructura administrativa y las conexiones con la p yp ysociedad, es decir, los ciudadanos quienes participan tanto de sociedad, es decir, los ciudadanos quienes participan tanto de las funciones como de la estructura y quienes afectalas funciones como de la estructura y quienes afecta


Características de la macro evaluaciónCaracterísticas de la macro evaluaciónCaracterísticas de la macro evaluaciónCaracterísticas de la macro evaluaciónevaluación del Todo de los documentos creados;evaluación del Todo de los documentos creados;consideración del alor social de los doc mentos;consideración del alor social de los doc mentos;consideración del valor social de los documentos; consideración del valor social de los documentos; transición de la evaluación de documentos uno por uno a transición de la evaluación de documentos uno por uno a la evaluación de acuerdo a un análisis funcional de losla evaluación de acuerdo a un análisis funcional de losla evaluación de acuerdo a un análisis funcional de los la evaluación de acuerdo a un análisis funcional de los sistemas administrativos;sistemas administrativos;interrelación entre gobierno, sociedad e individuos; interrelación entre gobierno, sociedad e individuos; gginvestigación en escala descendente (topinvestigación en escala descendente (top--down)down)el archivero está involucrado en el proceso desde las el archivero está involucrado en el proceso desde las primeras etapas de la creación de documentosprimeras etapas de la creación de documentos


ARCHIVOS TOTALESARCHIVOS TOTALESARCHIVOS TOTALESARCHIVOS TOTALES

documentos del sector público documentos del sector público

++++documentos del sector privadodocumentos del sector privado


EXPERIENCIAS DE APLICACIÓN EXPERIENCIAS DE APLICACIÓN DE LA MACRO EVALUACIÓNDE LA MACRO EVALUACIÓN

CANADA: CANADA: Proyecto MYDPs Proyecto MYDPs ((Multi Year Disposition PlansMulti Year Disposition Plans -- Planes de descarte multi anuales)Planes de descarte multi anuales)

Objetivo: identificar los documentos más representativos, ordenarlos y dejar el Objetivo: identificar los documentos más representativos, ordenarlos y dejar el resto para descarte de acuerdo a las necesidades de la institución resto para descarte de acuerdo a las necesidades de la institución Acciones:Acciones:

4 niveles de instituciones4 niveles de institucionesreglas básicas sobre conservación, eliminación y muestreo,reglas básicas sobre conservación, eliminación y muestreo,normas de trabajo normas de trabajo Analisis de 156 entidades como un todo (revisión de funciones y su Analisis de 156 entidades como un todo (revisión de funciones y su

interacción mutua, programas, proceso de toma de decisiones) para constituir interacción mutua, programas, proceso de toma de decisiones) para constituir el perfil institucional de cada una. el perfil institucional de cada una.

trabajos de evaluación interinstitucionalestrabajos de evaluación interinstitucionalestrabajos de evaluación interinstitucionalestrabajos de evaluación interinstitucionalescriterios de evaluación de materiales que sirven a funciones comunes y criterios de evaluación de materiales que sirven a funciones comunes y

actividades interinstitucionales de estructura común. actividades interinstitucionales de estructura común. Sobre esta base se decidió qué documentos tenían valor permanente, se Sobre esta base se decidió qué documentos tenían valor permanente, se f i ó li d ió ié i lf i ó li d ió ié i lconfeccionó una lista de retención y recién en ese momento se examinaron los confeccionó una lista de retención y recién en ese momento se examinaron los

documentos para llegar a un acuerdo final con la entidad productora.documentos para llegar a un acuerdo final con la entidad productora.III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL – San José de Costa Rica, 25 de agosto de 2010

HOLANDA: PIVOT HOLANDA: PIVOT (Proyecto de implementaci(Proyecto de implementación ón del nuevo período de transferencia)del nuevo período de transferencia)( y p( y p p )p )

Problema: acumulación de documentos y un retraso calculado en 40 años en el Problema: acumulación de documentos y un retraso calculado en 40 años en el tratamiento documental. tratamiento documental. Objetivos básicos: disminuir la masa documental y acortar los plazos de Objetivos básicos: disminuir la masa documental y acortar los plazos de

ióióretención retención Ventajas: cambios en la legislación y uso de las nuevas tecnologías Ventajas: cambios en la legislación y uso de las nuevas tecnologías Premisas:Premisas:►►si la función de un determinado organismo no contribuye a una actividadsi la función de un determinado organismo no contribuye a una actividad►►si la función de un determinado organismo no contribuye a una actividad si la función de un determinado organismo no contribuye a una actividad

suficientemente importante para quedar para las próximas generaciones, los suficientemente importante para quedar para las próximas generaciones, los documentos que produjo no es necesario conservarlos a perpetuidaddocumentos que produjo no es necesario conservarlos a perpetuidad

►► el valor evidencial de los documentos emana del valor de la función y por lo el valor evidencial de los documentos emana del valor de la función y por lo tanto el valor informativo de los documentos no existe como taltanto el valor informativo de los documentos no existe como taltanto, el valor informativo de los documentos no existe como taltanto, el valor informativo de los documentos no existe como tal

Metodología: similar a Canadá: análisis de 200 áreas de gobierno, su legislación Metodología: similar a Canadá: análisis de 200 áreas de gobierno, su legislación y su estructura y su estructura ––--organigrama, funciones, procesos y relaciones mutuasorganigrama, funciones, procesos y relaciones mutuasResultado: Reducción del 95% del volumen documental.Resultado: Reducción del 95% del volumen documental.C i l j d li i i d li i i d lC i l j d li i i d li i i d lCríticas: alto porcentaje de eliminaciones y propuesta de eliminación de los Críticas: alto porcentaje de eliminaciones y propuesta de eliminación de los legajos personales. No considera el valor informativo de los documentos y no se legajos personales. No considera el valor informativo de los documentos y no se analizan los documentos en sí. analizan los documentos en sí. Mejoras posteriores: análisis del valor informativo y estudio histórico de la Mejoras posteriores: análisis del valor informativo y estudio histórico de la sociedad holandesa, para constituir el marco social de referencia a cada área y sociedad holandesa, para constituir el marco social de referencia a cada área y dar más sustento a las decisionesdar más sustento a las decisiones


REINO UNIDO DE GRAN BRETAÑAREINO UNIDO DE GRAN BRETAÑA

Problemas: aumento exponencial de los documentos, ley de libre información Problemas: aumento exponencial de los documentos, ley de libre información (Freedom of Information Act 2000) y problemática de documentos electrónicos (Freedom of Information Act 2000) y problemática de documentos electrónicos Característica: el Archivo Nacional dio participación a archiveros,Característica: el Archivo Nacional dio participación a archiveros,Característica: el Archivo Nacional dio participación a archiveros, Característica: el Archivo Nacional dio participación a archiveros, bibliotecarios, investigadores, particulares, sociedades genealógicas y a la Real bibliotecarios, investigadores, particulares, sociedades genealógicas y a la Real Sociedad de la Historia.Sociedad de la Historia.Metodología: Metodología:

N li ó i ió f i lN li ó i ió f i l 8 d l (2 )8 d l (2 )No se realizó una aproximación funcional No se realizó una aproximación funcional -- 8 temas de valor (2 grupos):8 temas de valor (2 grupos):a) Procesos de políticas y administración del estado: documentos que fijan a) Procesos de políticas y administración del estado: documentos que fijan políticas y administración, ingresos, economía, relaciones exteriores y defensa, políticas y administración, ingresos, economía, relaciones exteriores y defensa, seguridad y administración de justicia; fijación y aplicación de políticas social y seguridad y administración de justicia; fijación y aplicación de políticas social y g y j j y p p yg y j j y p p ycultural.cultural.b) Interacción entre el Estado y los ciudadanos: documentos relacionados con b) Interacción entre el Estado y los ciudadanos: documentos relacionados con

condiciones sociocondiciones socio--demográficas; relaciones estadodemográficas; relaciones estado--individuos, comunidades y individuos, comunidades y organizaciones no formales, influencia del estado en el entorno particular.organizaciones no formales, influencia del estado en el entorno particular.organizaciones no formales, influencia del estado en el entorno particular.organizaciones no formales, influencia del estado en el entorno particular.

Aplican sistema Aplican sistema top downtop down para identificar los documentos a conservar para identificar los documentos a conservar Después se analizaron las estructuras y funciones del gobierno para ubicar las Después se analizaron las estructuras y funciones del gobierno para ubicar las

que contienen los temas seleccionados. que contienen los temas seleccionados. Expectativa: conservar el 5% de la totalidad de la producción documental.Expectativa: conservar el 5% de la totalidad de la producción documental.


AUSTRALIA: AUSTRALIA: variante del modelo canadiensevariante del modelo canadiensevariante del modelo canadiense variante del modelo canadiense

Estudios previos: modelos de Holanda y Canadá, ensayo del Estudios previos: modelos de Holanda y Canadá, ensayo del método de evaluación funcionalmétodo de evaluación funcionalmétodo de evaluación funcional método de evaluación funcional Se desarrolló en dos etapas:Se desarrolló en dos etapas:1º.1º.-- investigación del significado comparativo de las funciones investigación del significado comparativo de las funciones

d l bi rnd l bi rndel gobiernodel gobierno2º.2º.-- validación de los resultados obtenidos por medio de la validación de los resultados obtenidos por medio de la

consulta a la comunidad y los interesadosconsulta a la comunidad y los interesadosA iA iAcciones:Acciones:►► definieron 9 indicadores objetivos e individualizaron 25 definieron 9 indicadores objetivos e individualizaron 25 funciones gubernamentales principales. funciones gubernamentales principales. ►► establecieron 6 categorías de significación (extrema, muy alta, establecieron 6 categorías de significación (extrema, muy alta, alta, media, baja y muy baja), para articular el análisis de las alta, media, baja y muy baja), para articular el análisis de las tendencias y las variaciones en el tiempo en la significación de tendencias y las variaciones en el tiempo en la significación de las diferentes funcioneslas diferentes funcioneslas diferentes funciones. las diferentes funciones.


AUSTRALIA: AUSTRALIA: variante del modelo canadiensevariante del modelo canadiense

Puntos básicos:Puntos básicos:◘◘ Conservar la evidencia concisa de las deliberaciones, Conservar la evidencia concisa de las deliberaciones,

decisiones y acciones del Estado y sus instituciones relacionadas decisiones y acciones del Estado y sus instituciones relacionadas a funciones y programas clave y hechos significativos en el a funciones y programas clave y hechos significativos en el gobierno de Australiagobierno de Australiagobierno de Australia.gobierno de Australia.◘◘ Conservar la evidencia del origen de autoridad, fundación y Conservar la evidencia del origen de autoridad, fundación y aparato del Estado y sus instituciones.aparato del Estado y sus instituciones.◘◘ Conservar documentos con información esencial de protecciónConservar documentos con información esencial de protección◘◘ Conservar documentos con información esencial de protección Conservar documentos con información esencial de protección y futuro bienestar de los australianos y el medio ambiente.y futuro bienestar de los australianos y el medio ambiente.◘◘ Conservar documentos que ilustren las condiciones y status de Conservar documentos que ilustren las condiciones y status de Australia y su pueblo, el impacto de las actividades del Estado y Australia y su pueblo, el impacto de las actividades del Estado y l i ió bl bil i ió bl bila interacción entre pueblo y gobierno.la interacción entre pueblo y gobierno.◘◘ Conservar documentos que enriquezcan el conocimiento y la Conservar documentos que enriquezcan el conocimiento y la comprensión de aspectos de la historia, sociedad, cultura y comprensión de aspectos de la historia, sociedad, cultura y pueblopueblopueblo. pueblo.


ConclusionesConclusionesConclusionesConclusiones

Por ser una teoría nueva, que propone cambios de enfoque, laPor ser una teoría nueva, que propone cambios de enfoque, laPor ser una teoría nueva, que propone cambios de enfoque, la Por ser una teoría nueva, que propone cambios de enfoque, la macro evaluación tiene detractores. macro evaluación tiene detractores.

SSeguramente serán necesarias más experiencias para que su eguramente serán necesarias más experiencias para que su aplicación deje de ser considerada sólo una visión teóricaaplicación deje de ser considerada sólo una visión teóricaaplicación deje de ser considerada sólo una visión teórica. aplicación deje de ser considerada sólo una visión teórica.

Debe adecuarse a las características del país y la sociedad en Debe adecuarse a las características del país y la sociedad en que se aplicará, así como a su organización administrativa.que se aplicará, así como a su organización administrativa.

Cualquiera sea el método y la teoría que se aplique, si el Cualquiera sea el método y la teoría que se aplique, si el archivero tiene conocimientos teóricos, responsabilidad, aptitud archivero tiene conocimientos teóricos, responsabilidad, aptitud positiva y apertura al diálogo tanto con las áreas productoras positiva y apertura al diálogo tanto con las áreas productoras pos y pe u d ogo o o s e s p odu o spos y pe u d ogo o o s e s p odu o scomo con los posibles usuarios, logrará conservar en forma como con los posibles usuarios, logrará conservar en forma permanente los documentos que permitirán al investigador permanente los documentos que permitirán al investigador futuro conocer la institución y sus actividades.futuro conocer la institución y sus actividades.


L di id d d é d d l ió d bj iL di id d d é d d l ió d bj iLa diversidad de métodos de evaluación y de objetivos no crea La diversidad de métodos de evaluación y de objetivos no crea un mundo archivístico ordenado y sería ideal contar con un un mundo archivístico ordenado y sería ideal contar con un procedimiento único. procedimiento único.

Por el momento, lo correcto es que cada Archivo esté Por el momento, lo correcto es que cada Archivo esté constituido de acuerdo al criterio que su archivero creyó más constituido de acuerdo al criterio que su archivero creyó más adecuado.adecuado.adecuado. adecuado.

La metodología de evaluación es buena si permite al archivero La metodología de evaluación es buena si permite al archivero “h l l j ibl l i á“h l l j ibl l i á“hacerlo lo mejor posible, con los instrumentos más “hacerlo lo mejor posible, con los instrumentos más apropiados para sus necesidades y los recursos que les dan”.apropiados para sus necesidades y los recursos que les dan”.

Frank BolesFrank Boles


¡ Muchas gracias !¡ Muchas gracias !

Norma C.FenoglioNorma [email protected]@yahoo.com.ar


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