8JefedeRecFinancieros

5/8/2018 8JefedeRecFinancieros - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/8jefederecfinancieros 1/57

1

Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V.

Manual de Funciones y Procedimientos

Jefe de Recursos Financieros

L.A.E. Mónica Alonso Cerezo Febrero 2008



2

FECHA: Febrero 2008


MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

Presentación................................................................................ 1Índice.......................................................................................... 2Introducción............................................................................... 3Misión........................................................................................ 5Visión......................................................................................... 6

Valores....................................................................................... 7Historia de Dipath...................................................................... 9Reglamento Interno de Trabajo.................................................. 11Estructura Orgánica.................................................................... 20Organigramas............................................................................. 21Directorio................................................................................... 25Objetivos de Gerencia de Recursos Financieros ....................... 33Políticas de Gerencia de Recursos Financieros ......................... 34Funciones de Gerencia de Recursos Financieros …................... 35

Descripción de Puesto del Jefe de Recursos Financieros .......... 37Funciones del Jefe de Recursos Financieros ………................. 41Procedimientos, Diagramas de Flujos del Jefe de Rec Financ.. 42



3

Fecha: Febrero 2008



Introducción

El Manual de Funciones y Procedimientos es el texto en el cualla organización según su estructura orgánica, su misión, visión,valores y recursos, define la jerarquía de cargos, determinaobjetivamente las funciones, los métodos y procedimientos paraalcanzar sus objetivos.

Este Manual de Funciones y Procedimientos de DIPATH,S.A. de C.V., servirá como guía para la realización de actividades,con lo que se evitará la sobrecarga de trabajo y facilitará lacoordinación entre departamentos.

Empezaremos con la Misión, Visión y Valores de la empresa,los objetivos de cada departamento. Así como las funciones y procedimientos de los puestos integrados en cada departamento, los

cuales nos permiten una descripción narrativa de cómo realizar cadauna de las funciones de cada puesto, así mismo los diagramas de flujo de cada procedimiento, los cuales nos permiten conocer a lasáreas o puestos involucrados en los procedimientos.



4

Fecha: Febrero 2008



Misión, Visión yValoresDipath, S.A. de C.V.



5

Fecha: Febrero 2008



Misión

Mantener el Liderazgo de la

distribución de papel en el sureste

de México, satisfaciendo las

necesidades de nuestros clientes

con calidad y servicio.



6

Fecha: Febrero 2008



Visión

Mantener el nivel de calidad y

servicio, unirnos a la globalización

acrecentando nuestras habilidades

para beneficiar a nuestros clientes.



7

Fecha: Febrero 2008



Valores de Dipath

Servicio: Es dar respuesta inmediata, así

como opciones con amabilidad y cumpliendo lo

que nos comprometimos a hacer, para satisfacer

la necesidad del cliente.

Calidad: Es cumplir en tiempo y forma la

cualidad del producto o servicio que ofrecemos,

comprometiéndonos a tener en existencia y de

forma competitiva en el mercado, siendo asertivos

(Claros, Directos y Respetuosos).

Ética: En Dipath nos distinguimos por tener

una moral muy alta proponiendo conductas

honestas y leales a los principios y valores

humanos.



8

Fecha: Febrero 2008



Valores de Dipath

CALIDAD ÉTICA

SERVICIO

Dipath



9

Fecha: Febrero 2008

Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V.HISTORIA DE LA EMPRESA

Dipath nace como una microempresa por iniciativa de nuestro fundador Marco AntonioCorona Mazatl, quien al haber trabajado en Gestetner, una empresa dedicada a la venta deduplicadores de stencil (mimeógrafos) y material para impresión de alta calidad en la zona deTehuacan, Puebla. Se percató de que para satisfacer plenamente las necesidades de los clienteshacia falta ofrecer una mayor variedad de material aun mejor precio, detectando con esto un área deoportunidades principalmente en el área de papel (para impresión).

Fue entonces cuando en 1983 adquiere una camioneta Datsun Pick up y empieza acomercializar el material para impresión por su propia cuenta en la ciudad de Tehuacan, Puebla, con la ventaja de que ya conocía a varios clientes potenciales que necesitaban una mayor variedadde papel. El Sr. Marco Corona tenía la posibilidad de ofrecer dicho material debido a que viajaba ala ciudad de Puebla cada fin de semana, obteniendo en ese entonces como principales clientes lasembotelladoras de refrescos Peñafiel, Balseca, Garci Crespo, Aguas de Tehuacan, El Riego, SanLorenzo y algunas empresas avícolas como la de los Señores Romero, El Calvario, SocorroRomero, IDISA, PATSA, etc., así como instituciones educativas de la ciudad de Tehuacan, ElAyuntamiento, Seminario, La Catedral, etc.

Primeramente se compraba el papel mimeógrafo (papel con características de absorbencia, buen cuerpo y rigidez) de Fabrica de Papel Coyoacan en la ciudad de México, de donde se traía aTehuacan; como el capital era pequeño y esta fabrica vendía solo de contado, se acomodaba dicho producto con nuestros clientes y se tenía que esperar 15 días a que nos pagaran para regresar nuevamente por más papel.

Logrando así una mayor experiencia en el ramo, la pequeña Distribuidora empieza a tener contacto con la empresa “Cartones y Papeles Gutiérrez”, quien fue de gran ayuda para poder obtener una mayor gama de papeles, más finos, de mayor calidad y con mejores condiciones, conlo que se logra abarcar más clientes. Fue así como comenzó a desarrollarse el crecimiento de laempresa, la cual contaba en ese momento únicamente con 2 empleados que eran él mismo y el Sr.Vinicio Corona Borboa, quienes formaban toda la planilla de trabajadores, Gerente,Administradores, Vendedores, Cobradores, Chofer y todo lo que fuera necesario.

Con este crecimiento y gracias a que tanto la empresa “Cartones y Papeles Gutiérrez” comoel Sr. Marco Antonio Corona Mazatl son los primeros en promover la marca de papel FACIABOND, fabricado por la empresa Copamex, el cual nació del exceso de producción que esta fábricatenía para con el papel Xerox, se genera un gran impulso a nuestra Distribuidora colocándola en lamira de muchos impresores y centros de fotocopiado, con lo cual fue necesario que DIPATHestableciera un local en el centro de Tehuacan, Puebla; para brindar una mejor atención al cliente,logrando vender tanto al menudeo como al mayoreo; abarcando cada vez más clientes, también enla ciudad de Puebla; ofreciendo una mayor variedad de productos como papel bond cortado yextendido de diferentes colores y gramajes; así como cartulina Bristol blanca y de colores, Opalinaen papel y cartulina, en presentación de pliego y tarjetas de presentación, pegamento, cartoncillos,sobres, papel revolución, folders y algunas cartulinas importadas.



10

Fecha: Febrero 2008


HISTORIA DE LA EMPRESA

En el año 1993 ingresa a la Distribuidora el Lic. Juan José Acevedo Acevedo a cargo de lasfunciones administrativas y el Sr. Marco Antonio Corona se enfoca a la comercialización ynegociación para conseguir la distribución de fabrica. Esto último lo logra tiempo despuésconvirtiéndose en distribuidor de fábrica de papel Crisoba, quienes producían el papel Leed’s, conlo cual teníamos que desplazar un trailer mensual mínimo, y es así como obligados por elcompromiso adquirido tuvimos que incursionar en otras ciudades alrededor de Tehuacanobteniendo un verdadero crecimiento y también incrementando con esto el personal para laempresa.

A partir de entonces se busca obtener la Distribución de las fabricas, empezando conKimberly Clark de México, la empresa líder de papel para escritura e impresión en el país. DespuésGBC, Interpapel, Copamex, Euromac, Imperial Irasa, Mapasa, Lozar, etc.

Ya en el año 1997 la empresa Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V. seconstituye formalmente como Sociedad Anónima de Capital Variable en la ciudad de Tehuacan,Puebla, bajo el giro de Compra-Venta de Papeles y cartulinas nacionales e importadas, así comomaquinaria y accesorios para las artes gráficas, fotocopiado y diseño, comenzando a utilizar comonombre abreviado de la empresa el de “DIPATH, S.A. DE C.V.”.

Debido al éxito obtenido dentro de su ramo y con la intención de abarcar un área mayor dentro del sureste del país, se vio la posibilidad de incursionar en el mercado nacional, instalandoasí en el año de 1998 dos sucursales: en las ciudades de Oaxaca, Oax. y Córdoba, Ver.; en el año1999 se abrió la sucursal de Villahermosa, Tab.; en el 2001 la Sucursal de Tuxtla Gutiérrez,Chis; en el 2003 las Sucursales de Veracruz, Ver., y Tapachula, Chis; en el 2005 las Sucursalesde Orizaba, Ver., y Mérida, Yuc.; en el año 2006 las sucursales de Tuxtepex, Oax., yCoatzacoalcos, Ver.; por lo tanto se esta abarcando actualmente gran parte del sureste Mexicanocon 11 Sucursales en servicio, cada una estratégicamente ubicada para cubrir una zona geográficadeterminada, tratando de llegar al mayor número de lugares posibles, contando actualmente conmás de 170 personas laborando en ella.

“ Christian Brost Corona Reyes”



11

Fecha: Febrero 2008Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V.

REGLAMENTO INTERNO

En Tehuacan, Puebla, siendo las nueve horas del día diez de Febrero del año dos mil

cuatro, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 422, 423, 424, Fracción Primera dela Ley Federal de Trabajo, se reunieron en las instalaciones que ocupa la Empresadenominada DISTRIBUIDORA PAPELERA DE TEHUACAN, S.A. DE C.V. Y/ODIPATH, S.A. DE C.V., ubicada en la calle Carmen Serdán número ciento veintidós,colonia centro, de esta ciudad, los trabajadores y directivos que conforman la ComisiónMixta, de la Empresa antes mencionada, con la finalidad de elaborar el:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, bajo el cual se regirán lasrelaciones laborales entre ambas partes, estableciendo cada punto en forma bipartita,quedando como representantes de dicha comisión las siguientes personas:

Por parte de los Trabajadores:FRANCISCO VALENTIN LOYO HUERTA; con domicilio particular en 7 poniente número 131,Col. Morelos, Tehuacan, Puebla.

MICHEL GONZALEZ ANGELES; con domicilio en 14 Sur Edf. 002-7, Col. VenustianoCarranza, Tehuacan Puebla.

ADALBERTO CARRERA CASTAÑEDA; con domicilio en Calle Bustablado, número 3915-A,Fracc. Nueva España, Tehuacan, Puebla.

VIVIANA MARTÍNEZ MACIAS; con domicilio en Calle Hidalgo número 4410, Col.Tehuantepec, Tehuacan, Puebla.

FERNANDO ANGELES AGUILAR ; con domicilio en Calle 2 Sur, número 105-centro, Tehuacan,Puebla.

LUIS MIGUEL LOPEZ CARREON; con domicilio en calle 19 Sur, número 129, Col. Las Flores,Tehuacan, Puebla.

Por parte de la Empresa:SR. MARCO ANTONIO CORONA MAZATLE; Administrador Único.LIC. JUAN JOSE ACEVEDO ACEVEDO; Gerente Administrativo de DIPATH, S.A. DE C.V.

Estableciendo los siguientes artículos que conforman el Reglamento Interno de Trabajo:

ARTÍCULO I. Disposiciones Fiscales:A) Tiempo de Trabajo en jornadas discontinuas:

Días Entrada Salida Hora de Comer

Lunes a Viernes 08:30 Hrs. 19:00 Hrs. 2 Hrs. entre 13:00 y 17:00 Hrs.Sábados 08:30 Hrs. 14:00 Hrs.



12

Fecha: Febrero 2008



REGLAMENTO INTERNO

B) Minutos de Tolerancia:1. Por cada 15 días de labores, todo trabajador tendrá una tolerancia de dos retardos

sin sanción y que comprenden hasta los 5 minutos después de la hora de entrada.2. La entrada a trabajar después de los 05 minutos y hasta los 10 minutos de la hora, se

considerará doble retardo.3. A todo trabajador que se le haya citado a una hora determinada, diferente de la hora

habitual de entrar a laborar, se considerará esta como hora normal, aplicando lasinstrucciones del presente.

C) Días de anticipación para solicitar permisos: 2

D) Días de Pago de Salarios: 15 y 30 de cada mes.

E) Forma de Pago: NÓMINA

F) Todos los días se designarán 15 minutos por la mañana para realizar el aseo delocales, máquinas y demás útiles de trabajo.

ARTÍCULO 2: La hora de entrada, salida y el tiempo para comer y reposar consignados en él artículo que antecede, son los que se encuentren en vigor, pero las partes convienen en que el patrón podrá modificarlos cuando resulten indispensables

para el buen funcionamiento de la Empresa, previo aviso a los trabajadores afectadoscon una semana de anticipación.

ARTÍCULO 3: Las Jornadas de Trabajo deben iniciarse y concluir en punto de lashoras señaladas como lo indica el apartado A) del Artículo 1 de este Reglamento, y precisamente en el lugar que hayan señalado a cada trabajador el patrón o susrepresentantes. La tolerancia a la hora de entrada se concede para casos de retardo ytranscurrido la misma, es autoridad y elección de la empresa de permitir o no la entradaa los trabajadores no devengando por supuesto salario alguno cuando no se les permitala entrada.



13



REGLAMENTO INTERNO

ARTÍCULO 4: Cuando las jornadas deban prolongarse por circunstancias especiales,de común acuerdo con los trabajadores y en los términos del artículo 66 de la LeyFederal del Trabajo, se podrá prolongar la jornada diaria o en su caso iniciarla antes delo establecido, pudiendo compensarlos en otros días, esto es siempre y cuando, a lasemana no rebase las 48 horas de jornada laboral establecida por la ley, en lainteligencia de que sólo se consideran y pagarán como horas extras ordinarias las queexcedan del tiempo semanal establecidas en el artículo 1 de este Reglamento y hayansido autorizadas en forma escrita por el patrón o sus representantes.

ARTÍCULO 5: Durante las jornadas ordinarias y extraordinarias a que se refieren los

artículos precedentes, el personal esta obligado a desempeñar sus labores con laintensidad, cuidado y esmero que requiere la demanda de los clientes.

ARTÍCULO 6: Los Trabajadores quedan obligados a obedecer las ordenes eindicaciones del patrón o sus representantes, a cuya autoridad estarán subordinados entodo lo concerniente al trabajo.

ARTÍCULO 7: El Personal de Nuevo Ingreso quedará sujeto a prueba durante los primeros 30 días a fin de que el patrón o sus representantes puedan evaluar sucapacidad, aptitudes, experiencia y conocimientos. En cualquier tiempo dentro deltérmino de prueba, y de acuerdo con lo que establece el artículo 47 Fracción I, de la Ley

Federal del Trabajo, el patrón podrá rescindir la relación laboral si el trabajador carecede la capacidad, aptitudes, experiencia o conocimientos que haya manifestado tener.

ARTÍCULO 8: Se considerará como trabajadores para obra o por tiempo determinado,los que realizan sus labores accidentales o transitorias que no forman parte de lasactividades normales y permanentes de la empresa, así como las que ingresan parasustituir temporalmente a un trabajador de planta.

ARTÍCULO 9: Todos los trabajadores están obligados a realizar la limpieza de susáreas de trabajo, máquinas, útiles y demás.



14



REGLAMENTO INTERNO

ARTÍCULO 10: Los salarios devengados se pagarán directamente a los trabajadoresen moneda mexicana de curso legal, se conviene que los descuentos por deudascontraídas con el patrón, pagos hechos con exceso, errores, perdidas averías oadquisición de artículos productos de la empresa, serán de común acuerdo entre eltrabajador y la empresa.

ARTÍCULO 11: Los trabajadores que presten sus servicios, en un lugar fijo de laempresa y cuyas actividades no requieren que permanezcan de pie, harán uso de sillas oasientos que la negociación proporcione; absteniéndose de utilizarlos cuando ello perjudique el desempeño normal de sus labores o la buena marcha del centro de trabajo.

ARTÍCULO 12: Los trabajadores deberán abstenerse de todo cuanto pueda poner en peligro su seguridad, la de sus compañeros de trabajo, la del patrón y susrepresentantes, las de terceras personas, contenido y bienes de la empresa que estén a sucuidado se encuentren en el establecimiento, obligándose a obedecer las instruccionesque reciben del patrón, de sus representantes o de los miembros de la Comisión deSeguridad.

ARTÍCULO 13: En caso de accidente personal o de alguno de sus compañeros, lostrabajadores tendrán la obligación de dar aviso inmediato a su superior para que,haciendo uso del botiquín de emergencia se le presten los primeros auxilios y en caso se

solicite el servicio del IMSS.

ARTÍCULO 14: El Personal masculino y femenino cuya edad sea inferior a los 16años, tiene estrictamente prohibido realizar cualquiera de las actividades consignadas enel “Reglamento de Labores Peligrosas o Insalubres para Mujeres y Menores”.

ARTÍCULO 15: Todo el personal queda sujeto a las siguientes reglas de observanciaobligatoria en la empresa:A) Someterse a los exámenes precisos o periódicos, que ordene el IMSS o el patrón.B) Cumplir estrictamente con las medidas profilácticas que decreten las autoridades.



15

Fecha: Febrero 2008



REGLAMENTO INTERNO

C) Poner en conocimientos del patrón las enfermedades contagiosas que padezcan, tan pronto con tengan conocimiento de ellas.D) Observar las medidas preventivas o higiénicas que acuerden las autoridadescompetentes y las que indiquen los patrones para la seguridad y protección personal propia y de sus compañeros de trabajo.E) Dar aviso al patrón por la vía telefónica y dentro de la media hora siguiente almomento de iniciación de las labores, de las causas justificadas que les impidenconcurrir a su trabajo.F) Independientemente del aviso al que se refiere el párrafo anterior, hacer entrega al

patrón con la mayor brevedad posible el Certificado de Incapacidad que le expida elIMSS en caso de enfermedad, sin cuyo requisito las faltas se consideraráninjustificadas.G) Restituir al patrón los materiales no usados y conservar en buen estado losinstrumentos y útiles que les hayan dado para el desempeño de su trabajo, en lainteligencia de que cualquier perdida o deterioro no ocasionados por el uso normal, por caso fortuito o por fuerza mayor, serán motivos para cobrar al trabajador el importeneto de la perdida o deterioro independientemente de la sanción que se aplique.

ARTÍCULO 16: La empresa concederá a su personal permiso o licencias para faltar asus labores en los siguientes casos:

A) Por el tiempo necesario para el ejercicio del voto en las elecciones populares, y parael cumplimiento de los servicios jurados electorales, y censales, cuando esasactividades deban cumplirse dentro de las horas de trabajo, de acuerdo con élartículo 132 fracción X de la ley federal del trabajo, el tiempo perdido a que serefieren los incisos A), se descontará al trabajador, a no ser que este lo compensecon un tiempo igual de trabajo efectivo.

B) Para atender asuntos de índole particular o familiar siempre y cuando lo solicitencon la debida anticipación por escrito y cuando las labores de la empresa no sufran perjuicio alguno a criterio del patrón o sus representantes. Las licencias que serefiere este inciso serán sin goce de sueldo.



16



REGLAMENTO INTERNO

ARTÍCULO 17: Queda estrictamente prohibido a los trabajadores incurrir en faltas quese mencionan en los siguientes artículos y, en su caso serán sancionados en la forma ytérminos que se señalan a continuación:I. Será motivo de sanción de un día laborado pero sin goce de sueldo las siguientes

faltas:A) Abstenerse de dar aviso a que se refiere el inciso E) del Artículo 15.B) Hablar con los compañeros de trabajo a gritos o reírse en forma escandalosa.C) Presentarse tres veces en él término de un mes después de la hora de entrada,

pero cuando excedan de la tolerancia a que se refiere el Artículo 1, Fracc. B,Punto 1 de este Reglamento.

D) Presentarse después de los 10 minutos de la hora de entrar a laborar,independientemente de otros retardos.

E) Faltar al trabajo, sin permiso o sin causa justificada.II. Serán motivo de suspensión de tres días sin goce de sueldo las siguientes faltas:

A) Fumar en el lugar de trabajo.B) Introducir a la empresa personas extrañas, amigos o familiares.C) Permanecer en los baños perdiendo el tiempo leyendo periódicos o revistas.D) Reunirse varios trabajadores en un lugar o hacer corrillo en horas de trabajo.E) Faltar dos veces en él término de treinta días sin causa justificada o sin

permiso del patrón o sus representantes.F) Reincidir en cualquiera de las fallas de que habla la fracción I de este mismo

artículo.III. Serán motivo de suspensión temporal por seis días sin goce de sueldo, las

siguientes faltas:A) Reincidir en cualquiera de los actos u omisiones a que se refiere la fracción

II de este mismo artículo.B) Reincidir por segunda vez en las faltas de que habla la fracción I de este

mismo artículo.C) Intrigar entre el personal a los superiores.D) Introducir a la empresa bebidas alcohólicas o drogas.E) Dedicarse a juegos de manos de azar, preferir palabra obscenas o cruzar

apuestas durante el trabajo.



17



REGLAMENTO INTERNO

F) No dar cumplimiento a cualquiera de las obligaciones establecidas en los incisosA), B), C), D), y él artículo 15 de este Reglamento.

G) Dedicarse en horas de trabajo a lectura de libros, revistas o periódicos.H) Abandonar el lugar de trabajo injustificadamente sin permiso o autorización del

patrón a sus representantes.IV. Toda acción que genere una sanción y que no este estipulada en este Reglamento, serácastigada con un día de descuento pero laborado, pudiéndose incrementar dependiendo dela gravedad de los hechos.

ARTÍCULO 17BIS: Toda sanción que debe emitirse deberá cubrir los siguientes

requisitos:A) Deberá de ser por escrito.B) Ser dirigido expresamente a quien corresponda, señalando nombre completo.C) Señalar quien emite la sanción, nombre completo y puesto.D) Señalar objetivamente, el motivo o hechos que generaron dicha sanción.E) Detallar la sanción correspondiente.F) Recabar la firma de enterados de a quien se le emite la sanción.G) El escrito en original, con las firmas de los implicados, deberá hacerlo llegar el

Departamento de Recursos Humanos.H) En su caso señalar un plazo de no más de tres días, para que quien fue sancionado,

haga la replica que crea conveniente, dicho escrito deberá:

1. Necesariamente presentarlo por escrito.2. Ser dirigido al Gerente Administrativo, con copia para quien emitió

la sanción y Recursos Humanos.3. Acompañar las pruebas correspondientes.

I) Cuando el sancionado se niegue a firmar de recibido el escrito que contenga lasanción, quien la emite, así deberá de señalarlo con puño y letra autógrafa, y ademásserá necesario señalar la firma de cuando menos un testigo de jerarquía en laempresa, para avalar el hecho.

J) La falta de alguno de los requisitos señalados en este artículo será motivo suficiente para:



18

Fecha: Febrero 2008



REGLAMENTO INTERNO

1. Desestimar la sanción, y por ende no aplicarla.2. Considerar que, quien emitió la sanción este equivocado, y por ende no

aplicarla.

ARTÍCULO 18: Serán causas justificadas de separación o rescisión laboral los siguientesincisos:

A) Incurrir durante sus labores en fallas de honradez, actos de violencia, amagos,injurias o malos tratos en contra del patrón, sus familiares o el personal directivo ode administración.

B) Cometer contra algunos de los compañeros los actos ya enumerados en el incisoanterior, y si como consecuencia se altera la disciplina.

C) Extraer efectivo, mercancías, u objetos propiedad de la empresa sin el permisocorrespondiente.

D) Ejecutar trabajos ajenos dentro de la empresa y en horas de trabajo.E) Provocar escándalos, riñas o amenazas.F) Dormir en horas de trabajo.G) Ocasionar maliciosamente perjuicios en los edificios, contenidos, obra, mercancías,

muebles, enseres o demás objetos que se encuentren dentro de la empresa.H) Cometer actos inmorales.I) Revelar secretos o intimidades de la empresa.

J) Comprometer por negligencia o mala fe la seguridad de la empresa, de su contenidoo de las personas que en ella se encuentran.

K) Presentarse a sus labores en estado de embriaguez o bajo la influencia de algúnnarcótico, droga o enervante.

L) Faltar más de tres veces al trabajo, en el término de treinta días, sin causa justificadao sin permiso del patrón.

M) Las demás que establecen los Artículos 47, 185, 291 y demás relativos aplicables dela Ley Federal del Trabajo.



19

Fecha: Febrero 2008



REGLAMENTO INTERNO

ARTÍCULO 19: Las violaciones a este Reglamento, al Contrato o la Ley, no prevista aquíy que no ameriten la rescisión de la relación laboral, serán castigadas con suspensiones detrabajo hasta con 8 días, sin goce de sueldo, la empresa hará las investigaciones del caso,dando defensa al trabajador.

ARTÍCULO 20: Todo lo no previsto en este Reglamento, se sujetará a las disposicionesdel Contrato y de La Ley del Trabajo.



20

Fecha: Febrero 2008



Interpretación de la Estructura OrgánicaEl Organigrama General de Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V., en el área

administrativa, nos muestra una estructura de tipo funcional, esto es que se ha dividido la empresa deacuerdo a las funciones de cada unidad estratégica (departamento):• Gerencia de Recursos Financieros• Gerencia de Compras• Gerencia de Ventas• Gerencia de Recursos Humanos• Gerencia de Auditoria• Control Interno• Licitaciones• Sucursales de Dipath:

o Gerencia de Sucursalo Crédito y Cobranza

Reparto y Cobranzao Almacén

Cortes Intendencia

o Mostrador o Ventas de Calleo Traslados

El Departamento de Control Interno adopta la estructura tipo funcional, esto es que la GerenciaAdministrativa se vale de este departamento para poder realizar un efectivo control de los nivelesoperativos de la empresa (Sucursales de Dipath) y el Departamento de Licitaciones también es de tipofuncional y asesoría, sin embargo especializada en ciertas funciones específicas como es el sector gobierno, estos dos departamentos tienen autoridad de nivel asesoría del nivel superior que les antecede.

En relación a Sucursales de Dipath se adopta la estructura tipo funcional en relación a las funcionesde cada departamento y estos a su vez se subdividen en otros departamentos especializados en base a susfunciones o procesos a seguir. Los canales de autoridad formal están bien definidos, a quién tieneautoridad sobre quién, así mismo el nivel de Autoridad para Sucursales de Dipath recae en toda el áreaadministrativa, puesto que esta en un nivel superior a ellas, más sin embargo su nivel de autoridadmáximo y directo sería Gerencia Administrativa.



21

Fecha: Febrero 2008



Organigrama General Área Administrativa

GerenciaGeneral

GerenciaAdministrativa

Gerencia deRecursos

Financieros

Gerencia deCompras

Gerencia deVentas

Gerencia deRecursosHumanos

Gerencia deAuditoria

Control

Interno

Licitaciones

SucursalVillahermosa

SucursalTuxtepec

SucursalOaxaca

SucursalTuxtla G

SucursalTehuacan

Sucursal

TapachulaSucursal

Coatzacoalco

s

SucursalMérida

SucursalVeracruz

SucursalOrizaba

SucursalCórdoba



22

Fecha: Febrero 2008



Organigrama General Área Administrativapor Puestos

GerenteGeneral

01

GerenteAdministrativo

10

Gerente deRecursos

Financieros20

Gerente deCompras

30

Gerente deVentas

40

Gerente deRecursos

Humanos50

Gerente deAuditoria

60

Jefe deControl Interno

11

Jefe deLicitaciones

12

Auxiliar deControl Interno

11.1

Jefe de RecursosFinancieros

20.1

Auxiliar deCompras

30.3

Supervisor deVentas

40.1

Supervisor deVentas

40.2

Supervisor deVentas

40.3

Auditor Interno60.1

Auditor Interno60.2

Auditor Interno60.3

Gerentes deSucursales (11)

70-170

Auxiliar deCompras

30.2

Auxiliar deCompras

30.4

Auxiliar deCompras

30.5

Auxiliar deCompras

30.1

Supervisor deVentas,

Capacitación ,40.4

Asistente deGerente

Administrativo

10.1



23

Fecha: Febrero 2008



Organigrama de Gerencia de Recursos Financieros

Gerentede

RecursosFinancieros

20

Jefede

Recursos

Financieros20.1



24

Fecha: Febrero 2008



Organigrama General Departamental deSucursal de Dipath

Gerenciade

Sucursal

Créditoy

CobranzaAlmacén Mostrador Ventas

Repartoy

CobranzaCortes Intendencia

Traslados

(Sólo SucursalCórdoba)



25

Fecha: Febrero 2008



Directorio de Área Administrativa

01 Gerente General1.1 Asistente de Gerente General

10 Gerente Administrativo 10.1 Asistente de Gerente Administrativo

11 Jefe de Control Interno 11.1 Auxiliar de Control Interno

12 Jefe de Licitaciones

20 Gerente de Recursos Financieros 20.1 Jefe de Recursos Financieros

30 Gerente de Compras30.1 Auxiliar de Compras 30.2 Auxiliar de Compras 30.3 Auxiliar de Compras 30.4 Auxiliar de Compras 30.5 Auxiliar de Compras



26

Fecha: Febrero 2008



Directorio de Área Administrativa

40 Gerente de Ventas40.1 Supervisor de Ventas40.2 Supervisor de Ventas 40.3 Supervisor de Ventas 40.4 Supervisor de Ventas

50 Gerente de Recursos Humanos

60 Gerente de Auditoria60.1 Auditor Interno60.2 Auditor Interno60.3 Auditor Interno



27

Fecha: Febrero 2008



Directorio de Sucursal

70 Gerente de Sucursal

71 Jefe de Crédito y Cobranza71.1 Chofer Repartidor

72 Jefe de Almacén

72.1 Auxiliar de Almacén72.2 Cortador72.3 Intendente

73 Jefe de Mostrador73.1 Auxiliar de Mostrador

74.1 Representante Comercial74.2 Representante Comercial

74.3 Representante Comercial

75 Chofer de Traslados (solo Sucursal Córdoba).



28

Fecha: Febrero 2008



Directorio de Correos ElectrónicosNombre Correo - Electrónico

Acatitla Pérez Luis Alberto [email protected] Acevedo Juan José [email protected] Acevedo Julio [email protected] Torres Mauricio [email protected] Vázquez M. Elizabeth [email protected] Crisantos Nestor Jesús [email protected] Rasgado Elui [email protected]

Albores Rasgado Ricardo [email protected] Carrizal Manuel [email protected] Mares Jonathan Manuel [email protected] Bacilio Carrera [email protected] Pacheco Audiel [email protected]Álvarez Hernández Mefi Boseth [email protected] Nora Mary Cruz [email protected] Ramírez Nora [email protected] Aguilar Fernando [email protected]ño Hernández Juan [email protected] Felix Orlando [email protected] Espindola Laura M [email protected] Plata Gabino [email protected]údez Solís Isabel Susana [email protected] Rivera Julio C [email protected] Valor María Guadalupe [email protected] Desiano Patricia [email protected] Flores Benjamín [email protected]



29

Fecha: Febrero 2008




Casiano Cortes Norberto [email protected] Quintana Uri [email protected] Zamudio Guadalupe [email protected]ésar Iván Rodríguez Varo [email protected] Loira Cristina Armida [email protected] Sauri Damián Omar [email protected] Mazatle Marco [email protected]

Corona Reyes Christian Brost [email protected] Bello Hector [email protected] Peralta Carmen [email protected]án Arroyo Arturo [email protected]ínguez López Luis Alberto [email protected]ínguez Pérez Esther [email protected] Rodríguez Noé Lino [email protected] López Deysi Azucena [email protected] Flores Rosalba [email protected] Hernández Rocío [email protected] Cruz Jaime A [email protected]

García Arau Víctor Manuel [email protected]ía Sánchez Jesús [email protected]ómez Guzmán Amada [email protected]ómez Tapia Carmen Patricia [email protected] Pimentel Claudia Y [email protected] Méndez Sofía Iasmin [email protected] Reyes Jhonathan [email protected]



30

Fecha: Febrero 2008




Hernández Arzaba Juan Cristabal [email protected]ández Hernández L. Yaneth [email protected]ández Hernández Rosmery [email protected]ández León Fabiola [email protected]ández Murillo Ana María [email protected]ández Orozco Vania [email protected]ández Rodríguez Veronica [email protected]

Illescas Flores Víctor Manuel [email protected] Wuiyuris Brenda I. [email protected]énez Iralda Guadalupe [email protected]énez López Eliobet Arturo [email protected]ón Escobar Imelda Alejandra [email protected]ópez Carreon José Adrián [email protected]ópez Carreon Luis Miguel [email protected] Reyes José Manuel [email protected] B Calderos Alvarado [email protected]ínez Castillo Xochitl A [email protected]ínez Córdoba Omar Roque [email protected]ínez Ortiz Eduardo [email protected]ínez Perea Amarelis [email protected]éndez Hernández Jorge Andrés [email protected] Franco Celestino [email protected] Hernández Jorge H [email protected] Reyes Iris Roberta [email protected] Barragán San Jorge [email protected]



31

Fecha: Febrero 2008




Moreno Cruz Carlos C [email protected] Hinojosa Ignacio [email protected] Hernández Dora Alicia [email protected] Najera Alducín María Patricia [email protected] Navarrete Cortez Nelson [email protected] Toledo Jorge Alberto [email protected]ín López Melesio Gerardo [email protected]

Olmos Rodríguez Domingo [email protected]ón Suárez Yeudiel Ivette [email protected]áez Ruiz Miguel Angel [email protected]érez Alcaraz Javier [email protected]érez de La Cruz Javier [email protected]érez Martínez Carlos [email protected]érez Melchor Hugo [email protected]érez Roca José Gregorio [email protected] Hernández Juan Manuel [email protected]írez Cabrera Sheyla [email protected]ón Camarillo Longinos [email protected] Hernández Apolinar [email protected] Tellez Lorena [email protected]íguez Escobar Jorge A [email protected]íguez Huerta Israel [email protected]íguez López Claudia A [email protected]íguez Rodríguez J. Enrique [email protected]íz Flores Anaid [email protected]



32

Fecha: Febrero 2008



Directorio de Correos Electrónicos

Nombre Correo - ElectrónicoSalazar Martínez Alejandro [email protected] Martínez Rafael [email protected] Montaño Genaro [email protected]ánchez Archer Jorge [email protected]ánchez Cruz Jorge [email protected]

Sánchez González J Victorina [email protected]ánchez Jonapa Rosa Lidia [email protected]ánchez Ruiz Jorge [email protected]ánchez Sánchez Hugo Cesar [email protected] Aquino Faviola [email protected] Balam Paula Isabel [email protected] Chareo Lucio [email protected] Cruz Marle [email protected] Estrada Mirian J [email protected]ázquez López Ma. Grisel [email protected]ñor Negrete Cesar cesar_villaseñ[email protected]

Yam Cordero Luis Miguel [email protected]ñez Corona Arturo [email protected]



33

Fecha: Febrero 2008



Objetivos de Recursos Financieros

• Controlar Gastos en base a un porcentaje del 12% de lasVentas de cada sucursal de Dipath.

• Controlar Compras en base al 80% de las Ventas.

• Realizar una efectiva revisión y programación de pagos aProveedores, Transportistas, Gastos, Nómina, Comisiones,etc., para tener un control del flujo de efectivo de la empresa.

• Cubrir oportunamente los pagos a los Proveedores yTransportistas para conservar una buena imagen crediticia dela empresa.

• Realizar una efectiva conciliación de Gastos contra Bancos yhacer un reporte a fin de mes para la contabilidad de laempresa.

• Controlar Bitácoras de Unidades Vehiculares de Reparto paracontrol de gastos de Mantenimiento y Reparaciones.



34

Fecha: Febrero 2008



Denominación de la Unidad Administrativa: RECURSOS FINANCIEROS

POLITICAS

• Cualquier autorización de Gastos que requiera cotizacióndeberán enviar las Sucursales de Dipath por lo menos 3

cotizaciones del Gasto.• Gerentes de Sucursales de Dipath enviarán al Jefe de RecursosFinancieros Reporte de Gastos semanal cada Sábado a mástardar 02:00 p.m. (vía e-mail).

• Recibir Comprobantes de Gastos semanales de Sucursales deDipath los Lunes en el Departamento de Recursos Financieros.(vía mensajería).

• Porcentaje permitido en Gastos de cada Sucursal de Dipath esel 12% en base a las Ventas.

• Porcentaje permitido en Compras de Dipath es el 80% en basea las Ventas.

• Porcentaje permitido en Traslados de Sucursal de Dipath es el20% en base a las Ventas.

• Porcentaje permitido en Gastos de Área Administrativa es el2% en relación a las Ventas Totales de Dipath.



35

Fecha: Febrero 2008



Denominación de la Unidad Administrativa: Recursos Financieros

FUNCIONES QUE REALIZA

• Revisar y autorizar Gastos de cada una de lasSucursales de Dipath y Administración.

• Revisar Facturas de Transportistas.•

Revisar Facturas de Proveedores.• Programar Pagos de Proveedores, Transportistas,

Nóminas, Comisiones y Gastos de la empresa.• Reponer Fondos de caja de Gastos de cada una de

las sucursales de Dipath.• Controlar y Conciliar Gastos de cada una de las

sucursales de Dipath contra Bancos.• Elaborar estadísticas de Compras, Gastos contra

Ventas de cada una de las sucursales de Dipath.• Presupuestar Gastos mensuales y Anuales de

Dipath.



36


Puesto: Jefe de Recursos Financieros

L.A.E. Mónica Alonso Cerezo Febrero 2008



37

Fecha: Febrero 2008



Descripción de Puesto

DATOS GENERALES:

Nombre del Puesto: Jefe de Recursos Financieros.Código: 20.1Departamento: Recursos Financieros Ubicación Física: Área administrativaReporta a: Gerente de Recursos Financieros Puestos Subordinados: NingunoHorario: Lunes a Viernes: 08:30 a.m. a 03:00 p.m.

05:00 p.m. a 7:00 p.m.

Sábado: 08:30 a.m. a 02:00 p.m.Sueldo diario:Días de trabajo: 6 días y 1 día de descanso. Contrato: Contrato Laboral

DESCRIPCION GENERICA:

Auxiliar a Gerencia General, Revisar y autorizar gastos de Sucursales de Dipath, Gerentede Ventas, Supervisores de Ventas y Auditores. Realizar pagos de unidades vehiculares dela empresa, proveedores, transportistas, etc., Revisar talones de transportistas, Revisar estados de Cuenta de Bancos semanal. Realizar Reportes de Control de Gastos Autorizados

y Gastos Reales de cada sucursal semanal y quincenal. Revisar comprobantes de Gastos decada sucursal. Realizar reportes de Cierre de mes de Gastos.

DESCRIPCION ANALITICA:

1.) Actividades cotidianas:- Debido al proceso de trabajo las actividades a realizar se programaron un día

a la semana para cada una de las funciones, por lo que se realizan periódicas,más sin embargo se consideran cotidianas puesto que se realizan con un periodo continuo de trabajo.



38

Fecha: Febrero 2008




- Revisión y autorización de gastos de Sucursales, Gerente de Ventas,Supervisores de Ventas y Auditores (Lunes).

- Programación de Pagos a Proveedores (Martes).- Pólizas y Pendientes varios (Miércoles).- Revisión de Talones de Transportes. (Jueves).- Revisar Bancos (Viernes).- Realizar comparativa de Gastos de cada Sucursal de Dipath. (Sábado)

2.) Actividades periódicas:- Realizar reporte de cierre de mes de Gastos. (cada mes).- Revisión de Facturas (comprobantes de gastos) (cada 15 días).

3.) Actividades eventuales:- Organización de eventos en caso necesario.- Auxiliar en cualquier área en caso necesario.

ESPECIFICACION DEL PUESTO:

1.) Habilidad:a) Necesita estudios a nivel de licenciatura preferentemente en el área de

Administración, Comercio, o a fin. Programas de computación: SAE, COI,Excel, Word.

b) Se requiere contar con experiencia (1 año mínimo) en el área de

Administración o Comercio.c) Destreza: Requiere la necesaria para que cotidianamente analice, revise yautorice gastos.

2.) Esfuerzo:a) Requiere considerable cuidado y atención debido a la concentración

necesaria para la elaboración de estadísticas, así como la revisión de ciertosdocumentos de las sucursales.



39

Fecha: Febrero 2008




b) Físico: El 90% del tiempo permanece sentado, el 10% de pie.3.) Requisitos:

a) Edad: 24 a 35 años. b) Sexo: Indistintoc) Estado Civil: Indistinto.d) Presentación: Presentacióne) Don de mando.f) Capacidad analíticag) Disponibilidad de horario.h) Capacidad de trabajar en equipo.

4.) Responsabilidades:- Debe ser una persona responsable en el desempeño de su trabajo.- Por Supervisión: Supervisa y verifica gastos y comprobantes de gastos de la

empresa.- Por relaciones: Coordina su trabajo con Gerente General, Gerente de

Recursos Financieros, Compras, Ventas, Gerentes de Sucursales, Auditores,Recursos Humanos.

Tiene contacto con Proveedores.

- Por datos confidenciales: Conoce los gastos de la empresa, (situación

financiera de la empresa), así como situación bancaria de la empresa,documentos oficiales de la empresa.- Del equipo: Con el cuidado normal del equipo de oficina y de computo, es

eventual el daño que puede causarse al equipo.



40

Fecha: Febrero 2008




5.) Condiciones:- El área física de trabajo debe estar bien ventilada e iluminada para poder

desarrollar sus funciones de oficina, así como debe de contar con un áreacómoda y funcional para el desarrollo de sus actividades y contar con elequipo de oficina y de computo necesario para estas.

Fecha: Febrero 2008

Ocupante del Puesto Analista Jefe Inmediato Superior

______________________ ____________________ _____________________ Amarelis Martínez Perea Lic. Mónica Alonso Cerezo C.P. Ignacio Hinojosa M.

Jefe de Recursos Financieros Asesora Externa Gerente de RecursosFinancieros



41

Distribuidora Papelera de Tehuacan, S.A. de C.V. Fecha: Febrero 2008


Cargo Relación y dependencia

Denominación: Jefe de Recursos Departamento: Recursos Financieros Financieros

Código: 20.1 Jefe inmediato: Gerente de Recursos Financieros

Descripción de Funciones

1) Revisar y Autorizar Gastos de cada sucursal.

2) Revisar talones de transportistas.

3) Efectuar Pagos a Proveedores.

4) Elaborar cheques de pagos de nómina general.

5) Revisar Reporte de Pago de comisiones a pagar.

6) Elaborar Reportes de Relación de Gastos en cuentas de bancos de cierrede mes.

7) Elaborar Reportes de Gastos de cada sucursal y Administración decierre de mes.

8) Auxiliar y asistir a Gerencial General.



42




Denominación: Jefe de Recursos Departamento: Recursos Financieros Financieros Código: 20.1 Jefe inmediato: Gerente de Recursos

Financieros

Procedimiento: 1) Revisar y Autorizar Gastos de cada sucursal (cada semana).

1) Recibe de Gerentes de Sucursales cada Sábado a más tardar 2:00 p.m. el Reporte de Gastossemanales de cada sucursal (Anexo 27) (vía e-mail).

2) Imprime Reporte de Gastos de cada sucursal.3) Revisa y analiza gastos solicitados y para reposición de cada sucursal en base al monto de caja chica

para gastos fijos semanales:

. Veracruz $ 5,000.00 Orizaba $ 3,000.00. Villahermosa $ 5,000.00 Córdoba $ 5,000.00

. Tuxtla $ 5,000.00 Tuxtepec $ 3,000.00

. Tehuacan $ 5,000.00 Mérida $ 3,000.00

. Oaxaca $ 5,000.00

. Coatzacoalcos $ 5,000.00

. Tapachula $ 5,000.004) Realiza anotaciones de gastos autorizados o no en base a los montos de caja de cada sucursal y Firma

de revisado y autorización a cada Reporte de Gastos de cada sucursal.5) Entrega Reportes de Gastos de cada sucursal a Gerente de Recursos Financieros para su revisión,

autorización y firma.6) Notifica autorizaciones de gastos a los Gerentes de Sucursales, enviándoles vía e-mail el reporte de

Gastos Semanales ya revisado, autorizado y con anotaciones por este departamento (Anexo 27 A).7) Entrega a Gerente General Reportes de Gastos de cada sucursal autorizado y firmado por Jefe de

Recursos Financieros y Gerente de Recursos Financieros para su aplicación de pagos a las cuentas decada Gerente de Sucursal para Gastos.

8) Recibe de Gerente General Reportes de Gastos de cada sucursal aplicados sus pagos.9) Verifica la reposición de gastos de cada sucursal en base a aplicación de pagos.10) Archiva Reportes de Gastos de cada sucursal en su expediente.11) Recibe de Gerentes de Sucursales los Lunes Reporte de Gastos de la semana anterior con sus

comprobantes de Gastos (vía mensajería).12) Revisa en base a Reporte que se encuentre el total de los gastos mencionados en este con sus

comprobantes fiscales que lo avalen.13) Archiva cada Reporte con Comprobantes en expediente de cada Sucursal.

Nota: En caso de que exista un faltante de comprobante de gasto se le sanciona a la sucursal con no reponer ese gasto hasta que se entregue el comprobante.



43






Diagrama de Flujo de Procedimiento: 1) Revisar y AutorizarGastos de cada sucursal. (cada semana).

GERENTES DE SUCURSALES JEFE DE RECURSOS GERENTE GENERALFINANCIEROS

1 9 7

(vía e-mail)

2 10

63 11

124

513

8

Reporte deGastos Reporte de Gastos

ImprimeReportes de

Gastos

Revisa y AnalizaGastos de Reporte

Realiza anotaciones yFirma de revisado y

autorizado cada reporte

Reporte de Gastosfirmados por Jefe y

Gerente de RecFinancieros

Entrega Reportes deGastos a Gte Rec

Financieros

Reporte conaplicación de pagos

Verificareposición de

pagos

Archiva Reportes

Recibe reporte concomprobantes de

gastos

RevisaComprobantes

Archivacomprobantes en

Reportes

Notificación deautorizaciones degastos a efectuar



44






Procedimiento: 2) Revisar Talones de Transportistas (cada semana).

1) Recibe de Compras cada Lunes Talones de Transportistas de cada sucursal (Anexo18).

2) Verifica y calcula peso correcto con lo anotado de recibido de la tienda y talón, el precio de acuerdo al peso y tabular de precios en relación al peso, el IVA y la Retenciónde cada uno de los talones. En caso de tener diferencias se anotan en el talón (Anexo55).3) Firma de revisado cada talón.4) Elabora cartas de relación de talones para transportistas para pago. (Anexo 56).5) Entrega talones revisados con las cartas de relación a Gerente de RecursosFinancieros para su revisión y firma.6) Envía cartas de relaciones de talones a transportistas para su revisión. (vía e-mail ofax).7) Entrega talones revisados y firmados con las cartas de relación a Gerente General

para su revisión y autorización de pago.8) Recibe talones revisados y autorizados a pagar de Gerente General.9) Elabora cheques de pagos a Transportistas en base al importe de las cartas derelación de talones.10) Entrega cheques de pagos a Transportistas a Gerente General para firma.11) Recibe cheques de pagos a Transportistas firmados de Gerente General.12) Efectúa pagos a transportistas en Bancos y cuentas autorizados por Transportistas.13) Archiva e Integra talones con cartas de relación de talones y fichas de depósito(Anexo 57) que les correspondan.



45





Financieros

Diagrama de Flujo de Procedimiento: 2) Revisar Talones de Transportistas (cadasemana).

COMPRAS JEFE DE RECURSOS GERENTE DE GERENTEFINACIEROS REC FINANCIEROS GENERAL

1 5

2

3

4

6 Continúa en la sig. Página..

7

Talones deTransportistas de

mercancía deSucursales de

Di ath

Talones deTrans ortistas

Verifica y calcula peso y precio de

transportista

Firma de revisado yautorizado cada

talón

Talones con Cartas deRelación de Talones

para revisión yautorización de pago

Elabora Cartas deRelación de Talones

Talones c/cartasde relación detalones para surevisión y firma

Envía Cartas deRelaciones de

Talones aTransportistas para

su revisión



46





Financieros

Diagrama de Flujo de Procedimiento: 2) Revisar Talones deTransportistas (cada semana). (Continuación)

COMPRAS JEFE DE RECURSOS GERENTE DE GERENTEFINACIEROS REC FINANCIEROS GENERAL

8

9 10

11

12

13

Talones revisados yautorizados para

pago

Elabora cheques dePagos de

Transportistas

Talones con Cartas deRelación de Talones

para revisión yautorización de pago

Cheques de Pagos aTransportistas para

firma

Cheques de Pagos aTransportistas

firmados por GteGeneral

Efectúa Pagos aTransportistas

Archiva Talones, cartas yfichas de depósito en

expedientes deTransportistas



47






Procedimiento: 3) Efectuar pagos a Proveedores.

1) Anota Programación de pagos a Proveedores de la Agenda de Gerente Generalrealizada por Gerente de Recursos Financieros con fecha, facturas e importe, paracontar con un control de vencimientos de pagos.2) Notifica a Gerente General fechas próximas de vencimientos de pagos en base a laProgramación de Pagos de Agenda.3) Recibe transferencias electrónicas de pagos a proveedores realizados en BancaInternet o en su caso recibe autorización de elaborar cheques de pagos a proveedores próximos en sus vencimientos de Gerente General.4) En caso de recibir autorización de elaboración de cheques, elabora cheques de pagosa proveedores autorizados de las cuentas de Banco autorizadas.5) Entrega cheques de pagos a proveedores autorizados para firma a Gerente General.6) Recibe cheques de pagos a proveedores firmados de Gerente General.7) Efectúa pagos a proveedores en Bancos y Cuentas autorizados por estos.

Nota: En caso de recibir comprobantes de transferencias electrónicas de pagos a proveedores se pasa al paso número 8.

8) Elabora cartas a Proveedores relacionando las facturas, importes y descuentos (síaplican), y observaciones o aclaraciones de facturas pagadas. (Anexo 58)9) Envía cartas a Proveedores de facturas pagadas (vía e-mail o fax).10) Archiva Cartas a Proveedores, fichas de depósito y comprobantes de transferenciasen expediente de cada proveedor.



48





Financieros

Diagrama de Flujo de Procedimiento: 3) Efectuar Pagos aProveedores.

GERENTE JEFE DE RECURSOS GERENTE GENERALGENERAL FINACIEROS

1 8

92

3 10

5

4

6

7

AnotaProgramación de

Pagos de Agenda deGerente General

Notificación de Fechas próximas e importes

de Pagos aProveedores

Transferenciaselectrónicas de

pagos a proveedores

Recibe autorizacióncheques de pagos a

Proveedores

Cheques dePagos a

Proveedores para firma

Cheques de Pagos aProveedores

firmados

Efectúa Pagos aProveedores con

cheques

Elabora cartas aProveedores

Envía cartas aProveedores

Archiva cartas y pagos a Proveedores

en expediente



49






Procedimiento: 4) Elaborar cheques de pagos de nómina general (cada quincena).

1) Recibe autorización de elaboración de cheques de pago dediferencias y Nómina General (Anexo 59), así como notificaciónde cuenta de banco a utilizar de Gerente General.

2) Elabora cheques en base a la Nómina General de la cuenta deBanco autorizada.

3) Entrega cheques de pagos de nómina general a Gerente

General para firma.4) Recibe cheques firmados de pagos de Nómina General.

5) Entrega cheques de pagos de Nómina General a Gerente deRecursos Humanos para su aplicación de pagos.



50






Diagrama de Flujo de Procedimiento: 4) Elaborar cheques de pagos denómina general (cada quincena)

GERENTE JEFE DE RECURSOS GERENTE DE REC HUMANOS

GENERAL FINACIEROS

1

2

3

4 5

Notificación deautorización deelaboración de

cheques de nóminageneral

Autorización deelaboración de cheques

de nómina general

Elabora cheques en base a nómina

general

Cheques de nóminageneral para firma

Cheques de nóminafirmados

Cheques denóminas para

aplicación de pagos



51






Procedimiento: 5) Revisar Reporte de Comisiones a Pagar (cada día 10 del mes).

1) Recibe los días 9 de cada mes a más tardar a las 07:00 p.m. Reporte de Pago de

Comisiones a pagar(Anexo 60) de Asistente de Gerente Administrativo.2) Verifica suma total de importe de comisiones a pagar quitando penalizaciones odescuentos.3) Verifica si se tiene un reporte de retención de comisiones a algún personal por sanción. (Anexo 61).4) Entrega a Gerente General Reporte de Comisiones a Pagar junto con Reporte deretención de comisiones (sí aplica) para su autorización y aplicación de pagos.5) Recibe de Gerente General Comprobantes de Transferencias electrónicas de pagos decomisiones pagadas o en su caso autorización de elaborar cheques de pagos decomisiones en cuenta autorizada de Gerente General.

Nota: En caso de recibir los comprobantes de transferencias electrónicas de comisiones pagadas se pasa al paso número 10.

6) Elabora cheques de Pagos de Comisiones en cuenta autorizada.7) Entrega cheques de Pagos de Comisiones para firma a Gerente General.8) Recibe cheques de Pagos de Comisiones firmados de Gerente General.9) Entrega Cheques de Pagos de Comisiones a Pagar a Asistente Administrativo para su pago en cuentas de Banco de cada personal.10) Archiva Reporte de Pagos de Comisiones en expediente.



52





FinancierosDiagrama de Flujo de Procedimiento: 5) Revisar Reportes de Comisiones a Pagar(cada día 10 del mes).

ASISTENTE DE JEFE DE RECURSOS GERENTE GENERALGTE ADMVO FINANCIEROS

1 4

6

2 7

3 8

9 510

10

Reporte de Pago de

Comisiones a Pagar

Reporte de Pago de

Comisiones a Pagar

Verifica suma deimportes de pagos

de comisiones

Reporte de Pagos deComisiones yTransferenciaselectrónicas de

Pagos realizados

Verifica sí tienereportes de

retenciones decomisiones

Reporte de Pago de

Comisiones a Pagar para aplicación de pagos

Notificación deautorización de

elaborar chequesde pagos

Elaboracheques de pagos decomisiones

Cheques dePagos de

Comisiones parafirma

Cheques dePagos de

comisiones de pagos

firmados

Cheques dePagos de

Comisiones paraaplicación de

pagos

ArchivaReporte deComisiones



53






Procedimiento: 6) Elaborar Reportes de Relación de Gastos en cuentas de bancos de cierre de mes.

1) En base a Estados de Cuenta de Banca Internet de cada cuenta Bancaria,

semanalmente se vacían los gastos reflejados en los estados de cuenta,diferenciando fecha, transferencia o cheque, concepto, importe y a quesucursal pertenecen estos gastos en un Reporte de Relación de Gastos encada cuenta de Bancos (Anexo 65).2) Vacía el importe total de gastos reflejados en Bancos de cada cuenta yTienda en Reporte General de Relación de Gastos en Bancos (Anexo 64).3) Desglosa resumen de movimientos bancarios con sus saldoscorrespondientes para obtener el gasto total de la empresa.4) Envía Reporte de Relación de Gastos de cada cuenta (Anexo 65) yReporte General de Relación de Gastos en Bancos (Anexo 64) a Gerente deRecursos Financieros para su revisión.5) Imprime Reportes de Relación de Gastos de Bancos.6) Entrega Reportes de Relación de Gastos de Bancos a Gerente General

para su revisión.



54





Financieros

Diagrama de Flujo de Procedimiento: 6) Elaborar Reportes de Relación de Gastos encuentas de Bancos de cierre de mes. (cada mes).

GERENTE DE JEFE DE RECURSOS GERENTE GENERALFINANCIEROS FINANCIEROS

1 5

67

2

4

3

Vacía gastosreflejados en

estados de cuenta de bancos en Reporte

de Relación deGastos en cada

cuenta de Banco deDipath

Vacía importe totalde Gastos reflejados

en Bancos enReporte General deGastos en Bancos

Desglosa resumende movimientos

bancarios

ImprimeReportes deRelación deGastos enBancos

Reportes deRelación deGastos en

Bancos para surevisión

Reporte deRelación de

Gastos de cada

cuenta de Bancoy ReporteGeneral deRelación deGastos en

Bancos para surevisión



55






Procedimiento: 7) Elaborar Reportes de Gastos de cada Sucursal yAdministración de cierre de mes (cada mes).

1) En base a Reporte de Gastos de cada sucursal y Administración ya revisados,semanalmente se vacían los gastos desglosados según su clasificación en un reportecondensado del mes de cada sucursal (Anexo 62).2) Vacía el importe total de cada clasificación de gastos como son: Gastos Fijos,Operativos, Unidades, Transportes, Extras de cada sucursal y Administración del mes basado en el condensado de gastos del mes de cada sucursal en un Conciliado Generalde Gastos por mes (Anexo 63).3) Traslada saldos totales de gastos reflejados en bancos del Reporte de Relación deGastos de Bancos (Anexo 64) a Conciliado General del mes para verificar saldos enBancos contra Gastos.4) Anota observaciones de comparaciones de gastos reales contra presupuestos

autorizados para reflejar el porcentaje de gastos de cada Tienda y Administración.5) Envía Reportes de Gastos del mes y Conciliado General del mes a Gerente deRecursos Financieros para su revisión.6) Imprime Reportes de Gastos del mes y Conciliado General del mes.7) Entrega cada 4 o 5 de cada mes Reportes de Gastos del mes (Anexo 64) y ConciliadoGeneral del mes (Anexo 63) al Gerente de Recursos Financieros para su revisión.



56





Financieros

Diagrama de Flujo de Procedimiento: 7) Elaborar Reportes de Gastosde cada Sucursal de Dipath y Administración de cierre de mes. (cada mes).

GERENTE DE REC JEFE DE RECURSOS GERENTE REC FINANCFINANCIEROS FINANCIEROS

1 6

7

2

3

5

4

Vacía gastosdesglosados de

reportes de gastosen Condensados del

mes

Traslada saldostotales de gastos deReporte de Bancosen conciliado del

mes

Vacía importe degastos en

Condensado delmes

Anotaobservaciones de

gastos reales contra presupuestados

ImprimeReportes de

Cierre de mes

Reportes deCierre del mes

para su revisión

Reporte deGastos del mes y

Reporte

ConciliadoGeneral del mes(cierre del mes)

para su revisión



57

Fecha: Febrero 2008


CATALOGO DE ANEXOS

ANEXOS DE GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

Jefe de Recursos Financieros:- Anexo 18 - Anexo 62- Anexo 27 - Anexo 63- Anexo 27A - Anexo 64- Anexo 55 - Anexo 65- Anexo 56- Anexo 57- Anexo 58

- Anexo 59- Anexo 60- Anexo 61

8JefedeRecFinancieros

Documents

Transcript of 8JefedeRecFinancieros