8 ASESORÍA JURÍDICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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INDICE

NO. NOMBRE PÁGINA 1.1 Dictámenes Legales 2 1.2 Contratos Administrativos de Contrataciones y Adquisiciones 5 1.3 Nombramiento de la Junta de Cotización 8 1.4 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora 11 1.5 Resoluciones Administrativas y Acuerdos de Despacho 14 Glosario 17


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1.1 DICTAMENES LEGALES

i. Definición del Procedimiento Proveer soluciones jurídicamente válidas ante los casos que planteen las Direcciones, Unidades y Despacho Superior.

ii. Objetivos

Analizar cual es la solución jurídica más adecuada conforme al problema

planteado.

Verificar el cumplimiento de la normativa y recomendar las acciones o

correcciones al procedimiento.

Calificar el cumplimiento de los aspectos jurídicos al expediente que se somete

a análisis.

iii. Normas

Constitución Política de la República de Guatemala.

Ley de Contrataciones del Estado, Decreto número 57-92 del Congreso de la

República y sus reformas.

De la Solicitud de Elaboración de Dictamen: La pregunta para hacer el

Dictamen debe estar bien planteada (problema bien descrito).

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo

1056-92 y sus reformas.

Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Comunicación Social.

Acuerdo Gubernativo 207-2011.

Jurisprudencia (de ser aplicable).


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RESPONSABLE PASO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

SOLICITANTE ASISTENTE JURÍDICO ASESOR JURÍDICO ASISTENTE JURÍDICO

01

02

03

04

Requiere verbal o escrito la emisión de Dictamen Legal, acompañando los antecedentes y/o documentación de soporte. Traslada oficio, verifica que se haya cumplido con el paso 01. Si todo está bien lo traslada a Asesor Legal Analiza el problema planteado versus la normativa aplicable, jurisprudencia. Redacta el proyecto de dictamen para revisión. Emite el dictamen legal, una vez estén satisfechos los aspectos calificados Elabora el oficio de traslado. Entrega al solicitante. Archiva oficio de requerimiento, oficios emitidos y dictamen. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Definición: Proveer soluciones jurídicamente válidas ante los casos que planteen las Direcciones, Unidades y Despacho Superior

Asesor JurídicoSolicitante Asistente Jurídico

Fase

1.1 Dictámenes Legales

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAASESORÍA JURÍDICA


Inicio

Requiere verbal o escrito la emisión de Dictamen con

información para su redacción

Traslada oficio, verifica que se haya

cumplido con el paso 01

Si todo está bien lo traslada a Asesor

Legal

Analiza el problema planteado versus la normativa aplicable,

jurisprudencia

Redacta el proyecto de dictamen para

revisión.

Emite el dictamen legal, una vez estén

satisfechos los aspectos calificados

Elabora el oficio de traslado

Entrega al solicitante.

Archiva oficio de requerimiento,

oficios emitidos y dictamen.

Fin

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1.2 CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

i. Definición del Procedimiento Conforme al Artículo 47 todo concurso deriva en un Contrato Administrativo

ii. Objetivos

Asegurar los derechos y obligaciones de cada parte dentro del marco de la

legalidad.

Verificar que el contrato al suscribirse tenga los mecanismos para solucionar

los conflictos que se puedan dar en la ejecución del mismo.

iii. Normas

Ley de Contrataciones del Estado Decreto número 57-92 del Congreso de la


Reglamento Ley de Contrataciones del Estado 1056-92 y sus reformas.

Normas para el uso del sistema de información de contrataciones y

adquisiciones del Estado –Guatecompras- Resolución 11-2010 de la Dirección

Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de

Finanzas Públicas.

Acuerdos Ministeriales 23-2010 y 24-2010 ambos del Ministerio de Finanzas

Públicas.


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UNIDAD DE ADQUISICIONES SECRETARIO DE COMUNICACIÓN ASISTENTE DE DESPACHO SECRETARÍA GENERAL ASESORÍA LEGAL LA ADJUDICADA ASESORÍA LEGAL SECRETARIO DE COMUNICACIÓN SOCIAL ASESORÍA LEGAL SECRETARÍA GENERAL

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Remite expediente para gestión de la aprobación de la adjudicación a la Secretaría General y delegación de firma. Firma oficio de entrega y requerimiento. Envía expediente a Secretaría General. Emite resolución de aprobación y de delegación de firma. Devuelve a Asesoría Legal de Secretaría de Comunicación. Recibe notificación de Resolución. Redacta el Contrato Administrativo. Verifica los documentos legales que deben tener, partida presupuestaria y CDP (si aplica). Se realizan dos revisiones: 1. Contra documentos. 2. Redacción. 3. Se remite a contratista para que lo valide. Remite observaciones. Si está bien, procede a suscribir. Constituye fianza de cumplimiento de contrato y la remite a la SCSPR Conforma el expediente. Firma contrato Traslada a Secretaría General para aprobación de contrato. Aprueba Contrato. Notifica a la SCSPR FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Conforme alArtículo 47 todo concurso deriva en un Contrato Administrativo

La AdjudicadaUnidad Adquisiciones Asesoría JurídicaSecretaría GeneralAsistente de DespachoSecretario de Comunicación

Fase

1.2 Contratos Administrativos de Contrataciones y Adquisiciones



Inicio

Remite expediente para gestión de

Secretaría General y delegación de firma

Firma oficio de entrega y

requerimiento

Envía expediente a Secretaría General

Emite resolución de aprobación y

delegación de firma

Devuelve a Asesoría Jurídica de Secretaría

de Comunicación

Recibe notificación de Resolución

Prepara el Contrato

Administrativo.

Verifica los documentos

legales que deben tener

Se realizan dos revisiones y se

remite a contratista para validar

Remite observaciones

SI

Si está bien, se procede a suscribir.

Constituye fianza de cumplimiento de

contrato y la remite a la SCSPR

Firma contrato.

Conforma el expediente

Firma contrato

Traslada a Secretaría General para aprobación

Aprueba Contrato.Notifica a la SCSPRFin

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1.3 NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN

i. Definición del Procedimiento Dar cumplimiento a los artículos 10, 11 y 15 de la ley de Contrataciones del Estado respecto a los procesos de cotización y licitación.

ii. Objetivos

Que las personas que actúan como miembros de las juntas estén legitimados.

Que en la adquisición se haya verificado y calificado la oferta a través de los

miembros.

Dar cumplimiento a los artículos 10, 11 y 15 de la Ley de Contrataciones del

Estado.

iii. Normas

Ley de Contrataciones del Estado, Decreto número 57-92 del Congreso de la


Reglamento Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número

1056-92 y sus reformas.


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UNIDAD DE ADQUISICIONES ASESOR JURÍDICO SECRETARIO/SUB SECRETARIO DIRECTORA GENERAL

01

02

03

04

Propone de 3 a 4 servidores públicos de la SCSPR en el caso del expediente para nombramiento de junta de cotización y de 5 a 6 en licitación, traslada a Despacho Superior. Redacta proyecto de Resolución. Traslada a Despacho Superior. Emite la resolución nombrando a los miembros de la Junta. Notifica de participación a Junta de Licitación (5 personas) ó Cotización (3 personas). FIN DE PROCEDIMIENTO


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10

Definición: Dar cumplimiento a los artículos 10, 11 y 15 de la Ley de Contrataciones del Estado a los procesos de Cotización y Licitación.

Directora GeneralUnidad de Adquisiciones Secretario/Sub secretarioAsesor Jurídico

Fase

1.3 Nombramiento de la Junta de Cotización y Licitación



Inicio

Propone los servidores públicos

de la SCSPR según la cantidad que corresponda

Traslada a Despacho Superior

Redacta proyecto de Resolución

Traslada a Despacho Superior

Emite la resolución nombrando a los miembros de la

junta

Notifica de participación a

Junta de Licitación (5 personas) ó Cotización (3

personas)

Fin

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1.4 NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA

i. Definición del Procedimiento Consiste en el mecanismo fundado en ley mediante el cual se podrá documentar la recepción de los bienes y/o servicios contratados, así como, determinar los derechos o las obligaciones pendientes de ejercer entre las partes.

ii. Objetivos

Verificar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y demás

normativas.

Verificar si la contratista cumplió con lo pactado y a su vez que den fe que se

recibieron los bienes o servicios.

iii. Normas

Artículos 55 y 56 Ley de Contrataciones del Estado y Artículo 30 del

Reglamento.


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CONTRATISTA UNIDAD DE ADQUISICIONES ASESORÍA JURÍDICA SUB SECRETARIO DIRECCIÓN GENERAL

01

02

03

04

05

Entrega bien o presta servicio y constituye la fianza de calidad en el caso de ser bienes. Al estar enterada del cumplimiento contractual, solicita redactar nombramiento proponiendo a 3 ó 4 personas servidores públicos de la SCSPR. Redacta nombramiento. Traslada proyecto de Acuerdo a Despacho Superior. Nombra a través de Acuerdo. Notifica a los nombrados. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición:Consiste en el mecanismo fundado en ley mediante el cual se podrá documentar la recepción de los bienes y/o servicios

contratados, así como, determinar los derechos o las obligaciones pendientes de ejercer entre las partes.

Dirección GeneralContratista Sub secretarioAsesoría JurídicaUnidad de Adquisiciones

Fase

1.4 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora



Inicio

Entrega bien o presta servicio y

constituye la fianza de calidad en el

caso de ser bienes

Solicita redactar nombramiento

proponiendo a 3 ó 4 personas servidores públicos de la SCSPR

Redacta nombramiento

Traslada proyecto de Acuerdo a Despacho

Superior

Nombra a través de Acuerdo

Notifica a los nombrados

Fin

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1.5 RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS Y ACUERDOS DE DESPACHO

i. Definición del Procedimiento

Debe contarse con el mecanismo jurídico adecuado, a través de la emisión de

normas y disposiciones internas de cumplimiento obligatorio en la SCSPR.

ii. Objetivos

Organizar y normar en forma apropiada y apegada a derecho, los

procedimientos internos, ó darle solución a la problemática derivada de la

gestión administrativa interna.

Determinar en forma adecuada las competencias, funciones y atribuciones de

Direcciones y Unidades de la SCSPR.

Emitir las disposiciones legales que sustentan el actuar de la Secretaría.

iii. Normas

Artículos 2, 4, 5, 6 y 7: Reglamento Orgánico Interno de la SCSPR Acuerdo

Gubernativo Número 207-2011.


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SOLICITANTE ASESOR JURÍDICO SECRETARIO ASISTENTE DE DESPACHO DIRECCIÓN GENERAL

01

02 .

03

04

05

Requiere elaboración de Resolución Administrativa Acuerdo o Resolución. Analiza la procedencia o no de emitir disposición. Califica el instrumento legal adecuado. Redacta la resolución con el sustento legal correspondiente. Revisa redacción. Remite a Despacho Superior para firma. Firma instrumento. Traslada a Asistente de Despacho Traslada a Dirección General Notifica. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Debe contarse con el mecanismo jurídico adecuado, a través de la emisión de normas y disposiciones internas de cumplimiento

obligatorio en la SCSPR

Directora GeneralSolicitante Asistente DespachoSecretarioAsesor Jurídico

Fase

1.5 Resoluciones Administrativas y Acuerdos de Despacho



Inicio

Requiere elaboración de

Resolución Administrativa o

Acuerdo

Analiza la procedencia

Califica el instrumento legal

adecuado

Redacta la resolución con el

sustento legal

Remite a Despacho Superior para firma

Firma instrumento.

Traslada a Asistente de Despacho

Traslada a Dirección General

Notifica

Fin

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GLOSARIO NORMATIVA: Se refiere al establecimiento de reglas o leyes, dentro de cualquier grupo u organización. Siempre son necesarias las reglas, leyes y políticas, debido a que debe existir un orden y común acuerdo de los integrantes de los grupos u organizaciones. DICTAMEN: Un dictamen es un juicio desarrollado o comunicado respecto a alguna cuestión. El término no tiene una utilización demasiado frecuente en el lenguaje cotidiano, sino que está más asociado al ámbito jurídico o legislativo. OFICIO: Es un medio de comunicación por el cual una autoridad le ordena a otra de manera oficial realizar una acción, es un documento, una carta expedida por un Juez o cualquier otra autoridad administrativa. ANTECEDENTES: Documentos que preceden o sustentan un asunto o expediente. CONTRATO ADMINISTRATIVO: Instrumento jurídico que contiene estos elementos mínimos: a) del objeto del contrato, es decir, las obras y servicios públicos cuya realización y prestación constituyen precisamente los fines de la Administración; b) la participación de un órgano estatal en ejercicio de la función administrativa, y c) de las prerrogativas especiales de la Administración en orden a su interpretación, modificación y resolución. Conceptualmente entendemos que contrato administrativo es toda declaración bilateral o de voluntad común, productora de efectos jurídicos entre dos personas, de las cuales una está en ejercicio de la función administrativa. Para ello se aplica en forma supletoria las directrices y normas notariales. MECANISMO: Manera en que funciona o trabaja algo. Estructura o complejo ordenado de las partes de una máquina o de una cosa adaptada a producir un efecto. CONFLICTO: Situación en que dos o más individuos con intereses contrapuestos entran en confrontación, oposición o emprenden acciones mutuamente antagonistas, con el objetivo de neutralizar, dañar o eliminar a la parte rival, incluso cuando tal confrontación sea verbal, para lograr así la consecución de los objetivos que motivaron dicha confrontación. Por su condición a menudo extrema o por lo menos confrontacional en relación a objetivos considerados de importancia o incluso urgencia. SUSCRIBIR: Firmar al pie o al final de un documento. Con ello se materializa el acuerdo entre las partes. REFORMA: La reforma suele ser una innovación o lograr una mejora en la norma jurídica (Decreto del Congreso, Acuerdo Gubernativo, Acuerdo Ministerial, Resolución Administrativa, Acuerdo o similar).


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RESOLUCION: Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público. En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público. NOTIFICACIÓN: Acto de comunicación de un trámite o de una decisión legal a los interesados, generalmente por escrito. MINUTA: Borrador de un oficio o contrato. Borrador original para la suscripción posterior. CONTRATISTA: Es la persona o empresa que es contratada por otra organización o particular para la construcción de un edificio, carretera, instalación o la prestación de un servicio. Estos trabajos pueden representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horario, u otras causas. El término con que se designa al contratista hace referencia al contrato que realiza con el constructor, promotor o cliente para dichas obras de construcción de acuerdo con los documentos del contrato, que por lo general incluyen el Catálogo de conceptos, las condiciones generales y especiales, los Planos o especificaciones del proyecto arquitectónico preparadas por el proyectista que puede ser un profesional o técnico. PARTICIPANTE: Personas o Empresas que participan dentro de los procesos de Contrato Abierto o Licitación, ofreciendo sus bienes ó servicios. SUSTENTO JURÍDICO: Fundamento o apoyatura en la ley, base legal. APEGADO AL DERECHO: El orden jurídico debe estar apegado a la Ley Fundamental, tanto en sentido formal como material. COMPETENCIAS: La jurisdicción se considera como el poder genérico de administrar justicia, dentro de los poderes y atribuciones de la soberanía del Estado; competencia es precisamente el modo o manera como se ejerce esa jurisdicción por circunstancia concretas de materia, cuantía, grado, turno, territorio imponiéndose por tanto una competencia, por necesidades de orden practico. Se considera, entonces, tanto como facultad del juez o autoridad administrativa para conocer en un asunto dado, como también el conflicto que puede existir por razón de competencia, como es el caso de conflicto o cuestiones que pueden darse al respecto. ADJUDICATARIA: Persona física o jurídica a quien la Administración adjudica un contrato administrativo: Empresa adjudicataria; el adjudicatario de las obras. FIANZA: Es una garantía constituida para asegurar el cumplimiento de una obligación. Pudiendo ser una garantía real como a una garantía personal.


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JUNTA DE LICITACIÓN: Son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. Se integrará con un número de cinco miembros, nombrados por la autoridad administrativa superior, de preferencia entre servidores públicos de la entidad contratante. (Ver Ley de Contrataciones del Estado Artículos 10 y 11). LEGITIMADO: Define la cualidad de ser conforme a un mandato legal, a la justicia, a la razón o a cualquier otro mandato cierto. El proceso mediante el cual una persona obtiene legitimidad se denomina legitimación. ORGANO FISCALIZADOR: Su misión es revisar los procesos administrativos de las Entidades Gubernativas según la ley. NOMBRAMIENTO: Elección o designación de una persona para desempeñar un cargo o una función. Documento que atestigua la elección de una persona para desempeñar un cargo. ACUERDO: Documento en el que se exponen las obligaciones y derechos emanadas por la autoridad competente. GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos de la entidad de Gobierno. Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. REGLAMENTO INTERNO: Es un documento de suma importancia en toda entidad, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de trabajo.

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