GESTION DE COMPRAS P-CCB-COM/200-R/03

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CONTENIDO.1. OBJETIVO....................................................................................................................22. ALCANCE....................................................................................................................23. DEFINICIONES............................................................................................................24. REFERENCIAS............................................................................................................25. RESPONSABILIDAD..................................................................................................26. DESARROLLO.............................................................................................................37. REGISTROS.................................................................................................................88. ANEXOS.......................................................................................................................8

Elaborado por:Consultor

Revisado por:Delegado de la Calidad

Aprobado por:Representante de la Dirección

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1. 1. OBJETIVOOBJETIVO

Asegurar que los productos comprados cumplen con los requisitos de compra especificados.

2. 2. ALCANCEALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las compras y contratación de servicios que intervienen en la producción de la Compañía Cervecera Boliviana S.A

3. 3. DEFINICIONESDEFINICIONES

1.1. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o servicio a la Compañía Cervecera Boliviana S.A.

1.2. Proveedor Calificado (PC): Proveedor evaluado y que cumple con las especificaciones necesarias para su calificación.

1.3. Especificaciones: Documento que establece las necesidades o expectativas (descripción, cantidad y requisitos) de un producto o servicio para garantizar la calidad del servicio que brinda la Compañía Cervecera Boliviana S.A a sus clientes.

1.4. Evaluación: es un proceso de información, interpretación y valoración para la toma de decisiones y para la mejora.

4. 4. REFERENCIASREFERENCIAS

ISO 9001-2000 Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos (7.4 Compras).

Procedimiento de Programación de Producción.

Procedimiento de Manejo de Almacenes

5. 5. RESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todo el personal de la Compañía Cervecera Boliviana S.A. regirse al procedimiento de compras.Siendo los responsables del cumplimiento del presente procedimiento:

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Función: Responsable por:

Gerente Administrativo

Financiero

Evaluar la necesidad de adquisición del bien requerido

en beneficio del proceso productivo.

Gerente de Operaciones Realizar las gestiones necesarias para la compra de

bienes o servicios

Supervisor de Almacenes de Materia Prima e

insumos

Controla la recepción del producto dando conformidad

del mismo.

Departamento de Control de Calidad Realiza la verificación de materia prima

6. 6. DESARROLLODESARROLLO

1.5. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

En función de la capacidad para suministrar productos de acuerdo a los requisitos de la empresa se establecieron los criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores.

Los criterios de selección de proveedores de bienes se basan en:

La Calidad: Respecto al cumplimiento de las especificaciones definidas en la orden de compra.

Precio.

Tiempo de Entrega: Se evalúa el tiempo en el que el proveedor o la empresa tercializada entrega el producto o realiza el servicio.

El tiempo de crédito: Se evalúa el crédito que pueda ofrecer la empresa o el plazo de pago del servicio que esta ofrece.

Cumplimento a Especificaciones de calidad de acuerdo a Instructivos y Registros de Calidad que se generen para el control de Terciarizados en la Compañía Cervecera Boliviana S.A. (si existiesen).

El grado de implementación de sistemas ISO 9001 (cuando se quiera asegurar la calidad del servicio o producto ofertado)

Criterios de calificación de proveedores:

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CUADRO 1

CalificaciónClasificación de

ProveedorObservaciones

Entre 80 a100 % Proveedor Clase A Proveedor Excelente.

Entre 70% a 79% Proveedor Clase B Proveedor Bueno

Entre 60 a 69 Proveedor Clase CProveedor Regular - Mantener en observación, contratos

o compras únicamente en casos extrema urgencia.

Debajo de 60% Proveedor Clase D Sacar del Maestro de Proveedores.

Es registrada en la lista de selección y calificación de proveedores P-CCB-COM/300-R/04

6.1.1.1 EVALUACION, REEVALUACION Y CALIFICACION DE PROVEEDORES

Una vez concluido ó para realizar la compra del bien ó servicio o en plazos establecidos según el cuadro 2, y registrado en P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de Evaluación Periódica del Proveedor.

Se procederá a la evaluación y calificación de los proveedores según la capacidad y priorización para el producto esta basada en los criterios determinados para la selección (ver 6.1). Esta elección constará con:

Cuadro 2. Frecuencia de evaluación de Proveedores.Tipo de Proveedor Frecuencia de Evaluación

Terciarizacion de Servicios (mantenimiento, tornería, otros) Al finalizar el trabajo o contrato.

Proveedores de Materia Prima e insumos que están dentro el padrón de proveedores.

Cada Pedido

Proveedores de Materias primas o insumos nuevos Luego del primera compra para definir si se incluye o no en el padrón de proveedores.

Servicios de Mantenimiento (Computadoras, Maquinarias, Moldes) Cada Contrato

El Gerente General, realizara la evaluación de los Proveedores de Materia Prima (Cebada, etc.), para lo cual podrá consultar a producción sobre la calidad de las materias primas e insumos y el cumplimiento según los criterios de selección y evaluación.

El Gerente de Planta realizara la evaluación de los proveedores Locales y servicios tercerizados El encargado de Mantenimiento, realizara la evaluación de servicios de Mantenimiento, proveedores de Maquinaria y Equipo, Proveedores de Repuestos, lubricantes, y otros servicios referidos al mantenimiento.

Estas evaluaciones son registradas en el P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de evaluación periódica del proveedor,

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6.1.1.2 RE-EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Si durante el tiempo de uso del producto ó la contratación y/o conclusión del servicio, anualmente se realizara una reevaluación del producto adquirido o el servicio prestado por los proveedores, estas serán Reportadas en el Formulario de Re-evaluación de Proveedores.

1.6. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR IMPORTACIÓN.

El proceso de importación sigue el Diagrama de flujo del Anexo 1 y la siguiente secuencia:

a) El Gerente General, recibe de Gerencia de Planta el programa de producción, donde se detalla las cantidades y especificaciones de materia prima, o cualquier artículo que la Compañía vea necesario importar.

b) Posteriormente el Gerente verifica en almacenes, tomando como referencia la producción y la consulta la lista de selección y calificación de proveedores P-CCB-COM/300-R/04.

c) Se solicita al/los proveedores elegidos en forma escrita según criterios y especificaciones del producto, compra de la materia prima que indica la descripción de las especificaciones del producto, lote solicitado, cantidad, forma de pago, instrucciones para efectuar el pago, términos de entrega, peso, tipo de transporte (empresa despachante), tiempo de tránsito y fecha de entrega, si se tuviese mas de dos pro formas se elige la mejor opción en función a precio, plazo de pago y tiempo de entrega.

d) En caso de aprobación de la orden de compra xx del sistema es enviada al proveedor para su ejecución, Toda modificación debe ser previamente consultada con la persona o los responsables que hicieron el requerimiento de importación, para informar y/ó llegar a un acuerdo sobre las modificaciones con el fin de que no se afecte el proceso. En caso de modificación se comunica al proveedor esta situación.

e) Con la aprobación de la pro forma el Gerente General, procesa la orden de importación y se apertura el files de la importación. En este files están archivados todos los documentos emergentes de la importación.

f) En caso de requerirse la Gerencia General solicita a Contabilidad el pago y realiza el seguimiento hasta que el giro o deposito sea recibida por el proveedor y el envió de los documentos de importación por parte de este.

g) El Gerente General solicita seguro de transporte para la mercadería, llenando en forma escrita el formulario correspondiente (este formulario es proporcionado por el proveedor), seguro que es abierto antes del embarque, la solicitud de seguro es enviada a la empresa aseguradora vía fax. Este seguro es denominado Libre de avería particular y se procede con el archivo correspondiente.

h) La gerencia general, realiza el seguimiento de la importación.

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i) Se elige al Agente Aduanero que es registrado en el respetivo files de importación, que nacionalizará la carga, considerando la seriedad, disponibilidad de financiamiento y se envía la documentación necesaria para efectuar la desaduanización.

j) Al contar con la documentación se envía una copia de la documentación a contabilidad.

k) En el momento en que se tiene la documentación y la mercadería en Aduana, el gerente General efectúa seguimiento de la nacionalización hasta su llegada a Almacenes.

l) Se exige al Agente la entrega de la documentación que avala la nacionalización de la mercadería.

m) Se realiza el transporte a planta y el registro respectivo de ingreso en almacén y se procede a la verificación del producto comprado como la evaluación del proveedor (Ver punto 6.2 y 6.6).

1.7. ADQUISICIÓN A PRODUCTOS EN EL MERCADO NACIONAL Y TERCERIZACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.

Todos los materiales e insumos que intervienen en la producción y o productos o servicios terciarizados que intervienen en la producción de la Compañía Cervecera Boliviana S.A. siguen la secuencia siguiente:

a) Si la compra es menor a 400 Bolivianos esta es gestionada por caja chica y aprobada por el responsable de caja chica, en caso de ser mayor a 400 bolivianos, esta debe ser aprobada por la Gerencia General.

b) En función a las solicitudes o pedidos de producción y a las existencias en almacén y, el encargado de almacén llena la orden de compra, la cual es revisada por el Gerente de Planta, ò el responsable de caja chica, quien según el P-CCB-COM/300-R/01 Padrón de Proveedores y Contratistas o selección y calificación de proveedores aprueba la compra.

c) A su vez el Gerente de planta o quien este designe (por lo general el Jefe de Producción, responsable de despacho y Mantenimiento) se contacta con el proveedor y realiza el pedido, según selección y evaluación de proveedores ante realizado registrado en el padrón de proveedores P-CCB-COM/300-R/01 o selección y calificación de proveedores.

d) A la llegada al almacén, se realiza la verificación o inspección del producto comprado, realizado por control de calidad o la persona que pidió el producto ò servicio quienes determinan si cumple los criterios establecidos, el material o insumo pedido.

6.4 ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE NO INTERVIENEN EN PRODUCCIÓN, PERO QUE AFECTAN LA PRODUCCIÓN.

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Cuando exista un requerimiento de compra o adquisición de un producto o servicio el responsable de la solicitud consultará a las instancias correspondientes la viabilidad de la adquisición, si esta es autorizada se continua con el presente procedimiento caso contrario se cancela la solicitud hasta un nuevo requerimiento.

Si la solicitud procede el responsable de la solicitud elaborará las especificaciones del producto o servicio a contratar o adquirir. Estas especificaciones considerarán:

Especificaciones técnicas de servicio o producto

Respaldo metrológico de las mediciones (si corresponde)

Cantidad a adquirirse o tiempo de contratación

Condiciones de entrega de producto o prestación de servicio (si aplica).

Precio.

Otros necesarios para establecer claramente las especificaciones del producto o servicio requerido.

Estas especificaciones pueden ser plasmadas en términos de referencia, carta de invitación, formato del cliente, mails, borradores de contratos u otros según el caso que corresponda. Estas especificaciones serán entregadas a la persona asignada para realizar las cotizaciones.

Luego de evaluar a cada proveedor con los criterios establecidos anteriormente serán tomados del P-CCB-COM/200-R/03 Padrón de Proveedores y Contratistas, caso contrario se recurrirá a la búsqueda de proveedores. Las ofertas que se reciban serán analizadas por el encargado de cotización, para seleccionar las mejores ofertas.

Se consideran dentro de este acápite las siguientes compras:

Materia prima e insumos para la producción.

Servicios de Mantenimiento de Computadoras

Mantenimiento de Maquinaria y Equipo

Servicios de Tornería

Compras de Mantenimiento (Repuestos, Lubricantes, Accesorios)

6.5 VERIFICACION DE PRODUCTOS COMPRADOS

La verificación de los productos comprados e realizada en por:

- Verificación de Materia Prima e Insumos, es realizado por el Encargado de Control de Calidad, donde se verifica el cumplimiento de especificaciones técnicas, y la calidad del material en función al uso que se le va a dar según los procedimientos de Control de Calidad y registra la conformidad en el P-CCB-COM/400-R/03 Registro de verificación de Compras.

- Verificación de cantidades realizada por Encargado de Almacén.

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- En caso de repuestos, maquinaria y/ó equipo el Jefe de Producción y Mantenimiento verifica si cumple con las especificaciones. Registra la conformidad o no conformidad del producto en el Registro de Verificación Compras. P-CCB-COM/400-R/03. Si no se tuviera conformidad mandara una nota de devolución con un informe al proveedor, previa aprobación del Gerente de Planta.

77 REGISTROSREGISTROS

P-CCB-COM/300-R/04 lista de Selección y Calificación de Proveedores

P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de Evaluación Periódica del Proveedor.

P-CCB-COM/300-R/03 Registro de Verificación de Compras.

P-CCB-COM/300-R/02 Ficha de Reevaluación del Proveedor

Orden de Compra (almacenes)

Ofertas

Preformas, Presupuestos.

Documentos de Importación.

88 ANEXOSANEXOS

Anexo 1 P-CCB-COM/300-R/04 lista de selección y calificación de proveedores

Anexo 2. P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de evaluación periódica del proveedor

Anexo 3. P-CCB-COM/300-R/03 Registro de Verificación de Compras.

Anexo 4. P-CCB-COM/300-R/02 Ficha de reevaluación del proveedor