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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS ¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS E INTRUCCIONES DE TRABAJO ? E INTRUCCIONES DE TRABAJO ? CERTIFICACIÓN ISO-9002 CERTIFICACIÓN ISO-9002 COORDINACIÓN DE ASEGURAMIENTO COORDINACIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DE CALIDAD 01/99 01/99

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  • CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOSE INTRUCCIONES DE TRABAJO ? CERTIFICACIN ISO-9002COORDINACIN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD01/99

  • CUL ES MI PARTICIPACIN EN ESTE PROCESO ?DIGA LO QUE HACE

    MEDIANTE PROC. EINSTRUCCIONESHAGA LO QUE DICE

    SEGN PROC. EINSTRUCCIONESREGSTRELO

    EN FORMATOS,BITACORASREGISTROS.MEJREL0

    ANLISIS.XITO1

  • PROCEDIMIENTO:Documento que describe en forma general las actividades de un trabajo/proceso.Un procedimiento es inter-departamental.

    INTRUCCIN DE TRABAJO:Documento que describe en forma detallada las actividades de un trabajo/proceso.Una instruccin es intra-departamental.INCIOFININCIOFIN2

  • La caracterstica que hace diferente un procedimiento de una instruccin, es que en un procedimiento intervienen varias personas, y la instruccin de trabajo la realiza una sola persona.INCIOFININCIOFININSTRUCCIN DE TRABAJOPROCEDIMIENTO3

  • CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?OBJETIVO GENERAL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LA ESCRITURA Y ESTRUCTURA LGICA Y CRONOLGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD.4

  • OBJETIVOS ESPECIFICOSEL PARTICIPANTE SER CAPAZ DE :

    1.- Entender la ESTRUCTURA de la documentacin de un Sistema de Calidad y las diferencias entre los elementos que lo conforman.

    2.- Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO Y PROPSITO de un procedimiento.

    3.- Establecer los lmites de aplicacin de un procedimiento ( ALCANCE ).

    4.- Redactar un procedimiento siguiendo una secuencia lgica y cronolgica de actividades y sin errores de redaccin.

    5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS Y REGISTROS DE CALIDAD. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?5

  • PROPSITO

    Asegurar la uniformidad en la estructura y la lgica de los procedimientos del Sistema de Calidad.

    Evitar que la redaccin de procedimientos sea confusa y que haya deficiencias en la redaccin.1.-2.- CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?6

  • ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD.PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDADINSTRUCCINES DE TRABAJOREGISTROS, REPORTES, GRFICASNIVEL 1Define la POLTICA DE CALIDAD,OBJETIVOS, RESPONSABILIDADES.Definen QUIN? hace QU? y CUNDO?.Definen el CMO? se hace una operacin o proceso. Es la EVIDENCIAde que el Sistemaest funcionando. NIVEL 2NIVEL 3NIVEL 4 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?7

  • OTRA DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES PROCEDIMIENTOSINSTRUCCIONESSON INTERDEPARTAMENTALESSON INTRADEPARTAMENTALES CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?8

  • ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO1.- OBJETIVO2.- PROPSITO3.- ALCANCE4.- RESPONSABILIDADES5.- PROCEDIMIENTO6.- DEFINICIONES7.- REFERENCIAS8.- ANEXOS9.- REGISTROS DE CALIDAD10.- HISTORIA DE CAMBIOS CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?9

  • ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIN DE TRABAJO

    1.- OBJETIVO2.- PROPSITO3.- ALCANCE4.- RESPONSABLE *5.- EQUIPO Y HERRAMIENTAS *6.- DESCRIPCCIN DETALLADA DE ACTIVIDADES *7.- DEFINICIONES8.- ANEXOS9.- REGISTROS DE CALIDAD10.- HISTORIA DE CAMBIOS CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?10

  • 1.- OBJETIVOExpresa el QU? del procedimiento. Escriba en forma breve y clara la finalidad del procedimiento

    El objetivo se relaciona con uno o varios requerimientos de la norma ISO-9000.

    Ejemplo: Establecer los lineamientos para la correcta redaccin de los procedimientos que integran el Sistema de Calidad. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?11

  • 2.- PROPSITOExpresa el PARA QU? del procedimiento. Es decir, si nos hacemos la pregunta:Para que se desea establecer lineamientos para la escritura de procedimientos? La respuesta a esta pregunta es el PROPSITO.

    Ejemplo: Asegurar la uniformidad en la estructura y la lgica de los procedimientos del Sistema de Calidad

    CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?12

  • 3.- ALCANCEEs el DNDE? Expresa el campo de aplicacin del procedimiento considerando reas fsicas, procesos, departamentos, o funciones, hasta donde lleguen los lmites de aplicacin del procedimiento.Ejemplo: Este procedimiento aplica a la escritura de los procedimientos del Sistema de Calidad, llamados tambin procedimientos de Nivel 2 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?13

  • EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS1.- Este procedimiento aplica para EYCCSA.

    2.- Este procedimiento aplica cuando surja la necesidad .

    Continuacin. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?14

  • 4.- RESPONSABILIDADESEs el QUIN? En esta seccin se incluyen los NOMBRES DE LOS PUESTOS o funciones que realizan una actividad en el procedimiento, y se escriben en el orden en el que aparecen en el procedimiento con sus responsabilidades descritas en forma breve.

    En otras palabras, Quienes son los que estn INVOLUCRADOS en las actividades del procedimiento. ( Gte. de produccin, tcnico de laboratorio.) CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?15

  • Continuacin. Siga la estructura de sub-puntos e incisosEjemplo:4.- RESPONSABILIDADES

    4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Produccin: a) .- b).- c).- 4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-9000 a).- b).- c).- CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?16

  • Continuacin. IMPORTANTE Use los organigramas oficiales para los nombres delos puestos o funciones incluidas en el procedimiento.De lo contrario un puesto puede ser llamado de formas distintas, lo que puede provocar confusiones yposibles errores. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?17

  • 4.- RESPONSABLE

    En esta seccin se escribe el nombre del puesto de la persona que desempea la actividad en cuestin.

    Use los organigramas oficiales para los nombres de los puestos o funciones.

    Ejemplo: - Operador mquina mezcladora - Auxiliar de laboratorio CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?18

  • 5.- PROCEDIMIENTOEs el QUIN? hace QU ?A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

    B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?19

  • A).-ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

    1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborar el diagrama de flujo.

    2.- Enlistar las actividades principales y quienes las realizan.

    3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial.

    4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de pasos del proceso. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?20

  • Continuacin.A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJOINICIO Representa el inicio del proceso ( procedimiento ) y siempre es el primer smbolo de todo diagrama de flujo.ACTIVIDADRESP.# PASO Representa una actividad del proceso o procedimiento . La actividad se describe con un verbo infinitivo ( Autorizar, Enviar, Tomar ). En la esquina superior derecha se escribe el nombre del puesto/funcin responsable de hacer la actividad ( Gerente de Produccin, Gerente de Industrializacin, Coordinador ISO-9000 ). En la esquina superior izquierda se escribe el nmero de paso designado para esa actividad( 5.1, 5.2, 5.3 . ) CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?21

  • A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOContinuacin. Representa un documento al que se hace referencia o se genera como resultado de una actividad. DECISIN Se usa como conector cuando se tienen 2 caminosa seguir despus de que una actividad que implica la toma de una decisin. Ejemplo: Verificar, RevisarConfirmar, Comparar, Checar, etc. Lnea de conexin entre smbolos, y adems indica la direccin del flujo de operaciones. Todos los smbolos deben de unirse entre sipor medio de esta flecha. Representa el final de un proceso (procedimiento ) CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?22FIN

  • EJEMPLO:

    DIAGRAMA DE FLUJO DE CMO HACER UN DIAGRAMA DE FLUJO?.INICIOSELECCIONARPROCESORESP. DELPROCED.5.15.2ENLISTAR ACTIVIDADESPRINCIPALESRESP. DELPROCED.LISTADO DEACTIVIDADESPRINCIPALESDIBUJAR DIAGRAMA DE FLUJORESP. DELPROCED.DIAGRAMADE FLUJOLISTADO DEACTIVIDADESPRINCIPALES5.3VERIFICAR DIAG.VS. PROCESORESP. DELPROCED.5.4COINCIDECON PROCESO?SINO11 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?23FIN

  • B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO1).- Inicie la redaccin del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siempre con la leyenda :

    En la redaccin de este procedimiento se sigue la secuencia de actividades del diagrama de flujo del anexo 1.

    2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y lgica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a la prctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo .

    SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACINENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL DIAGRAMA DE FLUJO.

    VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 ) CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?24

  • INICIOSELECCIONARPROCESORESP. DELPROCED.5.15.2ENLISTAR ACTIVIDADESPRINCIPALESRESP. DELPROCED.LISTADO DEACTIVIDADESPRINCIPALESDIBUJAR EL DIAGRAMA DE FLUJO.RESP. DELPROCED.DIAGRAMADE FLUJOLISTADO DEACTIVIDADESPRINCIPALES5.3VERIFICAR DIAG.VS. PROCESORESP. DELPROCED.5.4 COINCIDECON PROCESO ?SINO5.0 PROCEDIMIENTO5.1 El responsable de escribir el procedimiento selecciona el proceso del cual se elaborar el diagrama de flujo.5.2 El responsable de escribir el procedimiento enlista las actividades o pasos principales y quienes las realizan.5.3 El responsable de escribir el procedimiento dibuja el diag. de flujo basado en la lista de actividades. Princ.5.4 El responsable de escribir el procedimiento verifica que las actividades del diag. de flujo reflejen la condicin actual del proceso:a).- Si hay congruencia entre el proceso y el diagrama de flujo se da por terminado el diagrama.b).- Si no, se repiten las actividades desde el paso 5.2. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?25FIN

  • B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTOContinuacin.3).- En su redaccin use la estructura QUIN hace QUcomo estructura bsica. Sin embargo habr necesidad algunas veces de indicar tambin : - Los apoyos o medios para realizar la actividad . - Cundo y dnde se hace la actividad ? - El o los productos de la actividad (Ej.: Documentos generados)

    EJEMPLO:

    5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama de flujo de acuerdo al procedimiento PAC-02.

    QUIN ? HACE QU ? CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?26

  • 4).- Evite entrar en detalles acerca del CMO se hacen las cosas recuerde que usted est redactando un PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una INSTRUCCIN DE TRABAJO. Si es necesario, haga referencia a otros documentos, como mtodos, manuales, estndares tcnicos, etc.

    EJEMPLO:

    5.3 El tcnico de mantenimiento desensambla los engranes de la mquina siguiendo los pasos y la frecuencia con la que se indica en la Instruccin de

    Trabajo IMT-02 para el mantenimiento correctivo de la mquina CS-23,

    B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTOContinuacin. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?27

  • 5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

    En esta seccin se escriben las herramientas y equipos ( produccin/inspeccin) que son utilizados para la instruccin en cuestin.

    Ordene stas en orden alfabtico.Ejemplo: - Colormetro: Aparato que mide. - Malla: Filtro utilizado ... - Probeta graduada: Instrumento CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?28

  • 6.- DESCRIPCIN DETALLADA DE ACTIVIDADES

    En su redaccin use la forma qu hace, utilizando qu,? como estructura bsica.

    Redacte las instrucciones siguiendo la misma secuencia del diagrama de flujo.Ejemplo:

    6.1.- Verificar que la mquina est en buen estado. 6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con cuchara y colocarla en vaso de precipitado. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?29

  • 6.- DEFINICIONES1.- Escriba la definicin o interpretacin de todos los trminos tcnicos, palabras en otro idioma que no sean del dominio general y aquellos trminos que solamente en ciertas reas se conocen, es decir Trminos Coloquiales de la empresa. EJEMPLO : Bizcocho: Pieza de barro prensada y quemada que se utiliza para pruebas de laboratorio.

    2.- Ordene esta seccin alfabticamente.

    3.- Si no hay definiciones por incluir, escriba la leyenda NO APLICA . CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?30

  • 7.- REFERENCIAS1.- Escriba el ttulo de los documentos internos/externos, que son requeridos para la ejecucin del procedimiento pero que no fueron generados por l mismo.

    2.- Si se hizo mencin de un Procedimiento del Sistema de Calidad o bien una Instruccin de Trabajo, escriba su nombre y nmero.

    3.- Si no se requieren de referencias, escriba la leyenda NO APLICA . CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?31

  • 8.- ANEXOS1.- Escriba los formatos, etiquetas, tablas, diagramas etc. Que se generan/usen por el procedimiento y que se requieren para evidenciar su implementacin.

    2.- Estos documentos deben integrarse al formato oficial para la escritura de procedimientos y no solo como copias anexas, y as garantizar su control por el procedimiento mismo.

    3.- En el anexo 1 ponga siempre el diagrama de flujo del procedimiento. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?32

  • 9.- REGISTROS DE CALIDAD1.- Escriba en una tabla los nmeros y los nombres de los reportes o registros que se usan para demostrar la implementacin del procedimiento as como el responsable de su archivo y control y el tiempo mnimo de retencin en ese archivo.

    2.- Si no se generan registros, escriba la leyenda NO APLICA .

    CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?33

  • 10.- HISTORIA DE CAMBIOS1.- Indique en una tabla, las modificaciones que sufri el procedimiento con respecto a su revisin anterior, las razones del cambio y la fecha en la que entra en vigor la nueva revisin. CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?34