6. Dia Del Archivista
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DIA NACIONAL DE LOS ARCHIVOS
Decreto 3666 de 2004
9 de Octubre
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NORMAS LEGAL PRINCIPAL
LEY 594 DE 2000 “Ley General de Arc!"#$%
Ar&'c(l# )*+ O,-e&#+ La .re$en&e Ley&!ene .#r #,-e&# e$&a,lecer la$ re/la$ y.r!nc!.!#$ /enerale$ (e re/(lan la
1(nc!n arc!"'$&!ca del E$&ad#+
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Ar&'c(l# 2+ 3,!&# de a.l!cac!n+ La
.re$en&e Ley c#.rende a la Ad!n!$&rac!n P,l!ca en $($ d!1eren&e$n!"ele$6 la$ en&!dade$ .r!"ada$ (ec(.len 1(nc!#ne$ .,l!ca$ y l#$ de7$
#r/an!$#$ re/(lad#$ .#r la .re$en&eLey+
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Ar&'c(l# **+ O,l!/a&#r!edad de lac#n1#rac!n de l#$ arc!"#$ .,l!c#$+El E$&ad# e$&7 #,l!/ad# a la creac!n6#r/an!8ac!n6 .re$er"ac!n y c#n&r#l del#$ arc!"#$6 &en!end# en c(en&a l#$.r!nc!.!#$ de .r#cedenc!a y #rden
#r!/!nal6 el c!cl# "!&al de l#$ d#c(en&#$y la n#ra&!"!dad arc!"'$&!ca+
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Ar&'c(l# 24+ O,l!/a&#r!edad de la$ &a,la$de re&enc!n+ Ser7 #,l!/a&#r!# .ara la$en&!dade$ del E$&ad# ela,#rar y ad#.&arla$ re$.ec&!"a$ &a,la$ de re&enc!nd#c(en&al+
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Ar&'c(l# 2+ V!$!&a$ de In$.ecc!n+ El Arc!"# General de la Nac!n .#dr76 de#1!c!# # a $#l!c!&(d de .ar&e6 adelan&ar en
c(al(!er #en&# "!$!&a$ de !n$.ecc!na l#$ arc!"#$ de la$ en&!dade$ delE$&ad# c#n el 1!n de "er!1!car elc(.l!!en&# de l# d!$.(e$&# en la.re$en&e Ley y $($ n#ra$re/laen&ar!a$+
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Ar&'c(l# 5+ Pre"enc!n y $anc!n+ ElG#,!ern# Nac!#nal6 a &ra":$ del Arc!"#General de la Nac!n6 y la$ en&!dade$
&err!&#r!ale$6 a &ra":$ de $($ re$.ec&!"#$C#n$e-#$ de Arc!"#$6 &endr7n a.re"enc!n 1ac(l&ade$ d!r!/!da$ a.re"en!r y $anc!#nar el !nc(.l!!en&#de l# $e;alad# en la .re$en&e ley y $($n#ra$ re/laen&ar!a$
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“<c#n (l&a$ $eanale$ $(ce$!"a$ a1a"#r del &e$#r# nac!#nal6 de.ar&aen&al6d!$&r!&al # (n!c!.al6 $e/n el ca$#6 dea$&a "e!n&e =20> $alar!#$ 'n!#$le/ale$ en$(ale$6 !.(e$&a$ .#r el&!e.# (e .er$!$&a el
!nc(.l!!en&#<+%
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Ar&'c(l# 5*+ A.#y# de l#$ #r/an!$#$ dec#n&r#l+ La Pr#c(rad(r'a General de laNac!n y la C#n&ral#r'a General de laRe.,l!ca .re$&ar7n &#d# el a.#y# en l#de $( c#.e&enc!a al Arc!"# Generaldel Nac!n6 .ara el c(.l!!en&# de l#
.rece.&(ad# en e$&a Ley+
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N?EVA NORMA LEGALRE@ERENE A HISORIAS
CLINICAS OC?PACIONALES
BLOS ARCHIVOS DEHISORIAS CLINICAS ESAN
LISAS
BLAS EMPRESASPRESADORAS DESERVICIOS DE SAL?D6
ESAN LISAS
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RES. 2346 DE MIN. PROTECCIONRES. 2346 DE MIN. PROTECCIONSOCIAL JULIO 11 DE 2007.SOCIAL JULIO 11 DE 2007.
Re/(la la .rac&!ca dee"al(ac!#ne$ ed!ca$#c(.ac!#nale$ y el
ane-# y c#n&en!d# dela$ !$&#r!a$ cl'n!ca$#c(.ac!#nale$+
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RES. 2346 DE MIN. PROTECCIONRES. 2346 DE MIN. PROTECCIONSOCIAL JULIO 11 DE 2007.SOCIAL JULIO 11 DE 2007.
HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL. Ece.c!n a la c#n1!denc!al!dad de la !$&#r!a cl'n!ca #c(.ac!#nal+
*+ P#r #rden de a(&#r!dad -(d!c!al+
2+ Med!an&e a(&#r!8ac!n e$cr!&a del &ra,a-ad#r6 c#n 1!ne$ e$&r!c&aen&e:d!c#$+
+ P#r $#l!c!&(d del ed!c# # .re$&ad#r de $er"!c!#$ de $al(d #c(.ac!#nal6.re"!# c#n$en&!!en&# del &ra,a-ad#r+
4+ P#r la en&!dad # .er$#na c#.e&en&e .ara de&er!nar el #r!/en # cal!1!car
la .erd!da de la ca.ac!dad la,#ral6 .re"!# c#n$en&!!en&# del &ra,a-ad#r+En ningún c!"# $% $&'%$(") '"()* +$n$) cc$!" % ,i!+")i c%-nic"c'ci"n%.
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RES. 2346 DE MIN. PROTECCION SOCIALRES. 2346 DE MIN. PROTECCION SOCIALJULIO 11 DE 2007.JULIO 11 DE 2007.
En la !$&#r!a cl'n!ca #c(.ac!#nal $e de,e lle"ar (nre/!$&r# de la$ e"al(ac!#ne$ :d!ca$ real!8ada$6 (ede,er7 c#n&ener+
*+ Iden&!1!cac!n del &ra,a-ad#r6 &!.# y 1eca dee"al(ac!n+
2+ Iden&!1!cac!n de la en&!dad # .er$#na (e real!8 lae"al(ac!n+
+ Val#rac!#ne$ # .r(e,a$ c#.leen&ar!a$ real!8ada$+
4+ Da&#$ del .r#1e$!#nal # del .re$&ad#r de $er"!c!#$ de$al(d #c(.ac!#nal a l#$ (e $ea re!&!da la .er$#nay 1eca de re!$!n+
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RES. 2346 DE MIN. PROTECCION SOCIALRES. 2346 DE MIN. PROTECCION SOCIALJULIO 11 DE 2007.JULIO 11 DE 2007.
/UARDA DE LAS HISTORIAS CLINICASOCUPACIONAL
C#rre$.#nde a la EPS y de,er7 anearla a laH!$&#r!a cl'n!ca General+
La en&!dade$ # l#$ :d!c#$ c#n&ra&ad#$ .#r ele.lead#r6 de,en re!&!rla$ den&r# de l#$ 2e$e$ $!/(!en&e$ a $( real!8ac!n+
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+arc!"#/eneral+/#"+c#
P7/!na e, del Arc!"# General de laNac!n de C#l#,!a
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SISEMA DE GESION DE CALIDAD
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PLANEAREstablecer los
objetivos yprocesos
necesarios paraconseguir
resultados de
acuerdo con losrequisitos delcliente y las
políticas de laorganización
!A"ER#$ple$entar los
procesos
%ER#&#"ARRealizar el
segui$iento y la$edición de losprocesos y losproductos e
in'or$ar sobre los
resultados
A"()AR(o$ar acciones para
$ejorarcontinua$ente eldese$pe*o de los
procesos
Esta Metodología aplicada a losprocesos conlleva a la mejoracontinua del SGC
+etodología )tilizada en #,O9---.
P!%A
/u0 es un ,iste$a de 1estión dela "alidad 2,1"3 4
CO!"#O DE E$EME#OS COMO%ES#&"C#"&' DE $' O&G'()'C(*+&ES,OS'-($(D'DES+ ,&OCESOS .
&EC"&SOS /"E SE ES#'-$ECE,'&' $$E'& ' C'-O $' GES#(*
DE $' C'$(D'D1
5 /)6 E, "AL#7A74
Grado en el ue un conjunto decaracterísticas inerentes cumple
con los reuisitos1
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8"ul Nor$a nos da los requisitos parae'ectos de certi:cación4
&a$ilia #,O 9---
#,O 9--- #,O 9--; #,O 9--< #,O ;9-;;
undamentos 5ocaulario
7terminología8
Requisitospara los ,1"
2"erti:cación3
DirectricesE9cacia :E9ciencia
Orientaci;n sore'uditorias
Au$entar lasatis'accióndel cliente
Mejora deldesempe<o
de laorgani=aci;n+satis>acci;n de
los clientes
O=>E(#%O
EN /)6 "ON,#,(E LANOR+A #,O 9--;4
La nor$a #,O 9--;especi:ca los requisitospara los siste$as degestión de la calidadaplicables a todaorganización que necesitade$ostrar su capacidadpara proporcionarproductos que cu$plan
los requisitos de susclientes y losregla$entarios que lesean de aplicación ,uobjetivo es au$entar lasatis'acción del cliente
PRO"E,O.
"onjunto de actividades$utua$ente relacionadaso que interact?an paratrans'or$ar ele$entos deentrada en resultados
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"onjunto de principios@'unda$entos@ reglas@ acciones@$ecanis$os@ instru$entos y
procedi$ientos que ordenadosentre sí y unidos a las personasque con'or$an una OrganizaciónP?blica@ se constituyen en un
$edio para lograr el cu$pli$ientode su 'unción ad$inistrativa@ susobjetivos y la :nalidad quepersigue@ generndole capacidad
de respuesta ante los di'erentes
+E"#. "ON"EP(O 7EL ,#,(E+AE,(AN7AR 7E "ON(ROL
#N(ERNO
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?PLANE, 5 PRO1RA+A,?+O7ELO 7E OPERA"#N?E,(R)"()RA OR1AN#BA"#ONAL
? "ON(EC(O E,(RA(? #7EN(#&#"A"#? ANDLisis de riesgos
? %ALORA"#
OMPONENTES
?A")ER7O,@ "O+PRO+#,O, O PRO(O"OLO, 6(#"?7E,ARROLLO 7EL (ALEN(O !)+ANO?E,(#LO 7E 7#RE""#N
ELEMENTOS
MODELO DE ONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO
S
S
M
A
D
O
R
O
I
N
T
R
N
SUBSISTEMA DE
ONTROL
ESTRATEGI O
SUBSISTEMA DE
ONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA DE
EVALUA IÓN DE
ONTROL
A+=#EN(E 7E"ON(ROL
7#RE""#ONA+#EN(O E,(RA(61#"O
A7+#N#,(RA"#N 7E R#E,1O,
A"(#%#7A7E,
7E "ON(ROL
#N&OR+A"#N
"O+)N#"A"#N P=L#"A
A)(OE%AL)A"#N
E%AL)A"#N#N7EPEN7#EN(E
PLANE, 7E+E>ORA+#EN(
?PLANE, 5 PRO1RA+A,?+O7ELO 7E OPERA"#N?E,(R)"()RA OR1AN#BA"#ONAL
?"ON(EC(O E,(RA(61#"O?#7EN(#&#"A"#N 7E R#E,1O,?ANDL#,#, 7E R#E,1O,?%ALORA"#N 7E R#E,1O,?POLF(#"A, 7E A7+#N#,(RA"#N 7E R#E,1O,
?POLF(#"A, 7EOPERA"#N?PRO"E7#+#EN(O,
?"ON(ROLE,?#N7#"A7ORE,?+AN)AL 7EOPERA"#N?#N&OR+A"#N PR#+AR#A?#N&OR+A"#N ,E")N7AR#A?,#,(E+A, 7E #N&OR+A"#N
?"O+)N#"A"#N OR1AN#BA(#%A?"O+)N#"A"#N #N&OR+A(#%A?+E7#O, 7E "O+)N#"A"#N
?A)(OE%AL)A"#N 7EL "ON(ROL?A)(OE%AL)A"#N 7E 1E,(#N
?E%AL)A"#N 7EL ,#,(E+A 7E "ON(ROL #N(ERN?E%AL)A"#N A LA 1E,(#N 2A#3
?#N,(#()"#ONAL?&)N"#ONAL?#N7#%#7)AL
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S+G+G+ EMPRESA PRIVADA
NC)ISO 9004
4+2 Re(!$!&#$ de la D#c(en&ac!n
4+2+* General!dade$
4+2+2 Man(al de Cal!dad4+2+ C#n&r#l de l#$ d#c(en&#$
4+2+4 C#n&r#l de l#$ re/!$&r#$
4+2+ ?$# de l#$ .r!nc!.!#$ de Ge$&!n de
la Cal!dad
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4+2+4 CONROL DE LOSREGISROS
L#$ re/!$&r#$ de,en e$&a,lecer$e yan&ener$e .ara .r#.#rc!#nar e"!denc!a de lac#n1#r!dad c#n l#$ re(!$!&#$ a$' c## de la#.erac!n e1!ca8 del $!$&ea de /e$&!n de la
cal!dad+ L#$ re/!$&r#$ de,en .eranecerle/!,le$6 17c!len&e !den&!1!ca,le$ yrec(.era,le$+ De,e e$&a,lecer$e (n.r#ced!!en&# d#c(en&ad# .ara de1!n!r l#$c#n&r#le$ nece$ar!#$ .ara la !den&!1!cac!n6 elalacena!en la .r#&ecc!n6 larec(.erac!n6 el &!e.# de re&enc!n y lad!$.#$!c!n de l#$ re/!$&r#$+
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2CC3.
%icerrectorí a
2553.
7ependencia
2++++3."onsecutivo de
envío del7eparta$ento
2BB3.lti$os
7ígitosdel a*o
2LLLGPPPGAAA3.
"entro decostos
C%icerrectoría'cad@mica
S'% 'dmon Servicio para 'erolineas
000A
04
A04B#ECB4A2
M'% Medios audiovisuales A04B'CB4A3
(% egocios (nternacionales A04B'CB420
((% (ngeniería (ndustrial A04B'CB42
&C%&ectoría
&C% &ectoría A0AB&ECBA00'(% 'uditoría (nterna A0ABC#BA02
CE% Comunicaciones 5 Editorial A0AB'D'BA04
"7#1O, PARA "ORRE,PON7EN"#A
"o$o debe arcHivar ladocu$entación que queda en su
dependencia
CDI/O NOMRE DEL RE/ISTRO ARCHIO ALMACENAMIENTO PROTECCIN
RECUPERACIN TIEMPO DE RETENCIN
UIEN METODORETENCI
NDIPOSICI
N
VAACPS)RG0* C#n&r#l de c#rre$.#ndenc!a @'$!c# Arc!"ad#r Car.e&aD!rec&#r de
AC ya(!l!ar
Ordenadacr#n#l/!caen&e en
1#ra a$cenden&e2 a;#$ De$&r(cc!n
VAACPS)RG0FC#.!a de De"#l(c!n dec#rre$.#ndenc!a
@'$!c# Arc!"ad#r Car.e&aD!rec&#r de
AC ya(!l!ar
Ordenadacr#n#l/!caen&e en
1#ra a$cenden&e e$e$ De$&r(cc!n
VAACPS)RG09
C#.!a de C#n&r#l de en&re/a de
$#l!c!&(de$ de ,!ene$ y $er"!c!#$ @'$!c# Arc!"ad#r Car.e&a
D!rec&#r dede.endenc
!a Secre&ar!a
Ordenada
cr#n#l/!caen&e en1#ra a$cenden&e * a;# De$&r(cc!n
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ES ?N J?EN MOMENO PARA
A?OEVAL?ARNOSK
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EVAL?ACION DIAGNOSICA
ASPECOS ADMINISRAIVOS BEl cen&r# de d#c(en&ac!n # arc!"#
cen&ral e$&a cread# ed!an&e ac&#ad!n!$&ra&!"#
La e.re$a c(en&a c#n (n c#!&: de Arc!"#y C#rre$.#ndenc!a # (n /r(.# (e &en/ae$&a 1(nc!#ne$
+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n &!ene 1(nc!#ne$
de la de.endenc!a # del .er$#nal6 an(al de.r#ced!!en&#$6 !$!n6 "!$!n6 c#n&r#l dere/!$&r#$
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+ BC#n (: .er!#d!c!dad en"'a la $#l!c!&(d .#re$cr!&# de eleen&#$ de c#n$(# yde"#l(&!"#$ a la #1!c!na c#.e&en&e
a+ Cada Oc# d'a$,+ Cada *5 d'a$c+ Men$(ald+ See$&rale+ An(al1+ N(nca
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4+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n &!enede1!n!d#$ l#$ car/#$ y /rad# dere$.#n$a,!l!dad
5+ S! &("!era$ (e .re$en&ar (n !n1#ree$&ad'$&!c# de c#n$(l&a y .r:$&a# ded#c(en&#$6 car.e&a$ c#n 1rec(enc!a de
c#n$(l&a6 en&re #&r#$ da&#$+ BC(7n&# &ede#rar'a$ .ara .re$en&ar el !n1#re
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+ BLa e.re$a d#nde la,#ra6 &!ene ele$.ac!# $(1!c!en&e .ara c#n$er"ar elarc!"# cen&ral e !$&r!c#
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ASPECOS ECNICOS*+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n6 &!ene
Man(al de C#rre$.#ndenc!a y Arc!"#
2+ BLa e.re$a c(en&a c#n a,la$ deRe&enc!n D#c(en&al
+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n6 c(en&a
c#n la$ erra!en&a$ nece$ar!a$6 .arac#n&r#lar el rec!,#6 de$.ac# y &ra!&ede la$ c#(n!cac!#ne$
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4+BLa e.re$a c(en&a c#n Re/laen&# de Arc!"#
5+ BLa$ d!1eren&e$ de.endenc!a$ de lae.re$a c#n#cen y a.l!can el In"en&ar!#
n!c# d#c(en&al
+ B!enen .r#/raad# la$ ran$1erenc!a$D#c(en&ale$
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+ BEl cen&r# de D#c(en&ac!n real!8 laa,la de Val#rac!n D#c(en&al
F+ BL#$ arc!"#$ de /e$&!n6 cen&ral e!$&r!c# c(en&an c#n la$ erra!en&a$nece$ar!a$ y adec(ada$ .ara la!.leen&ac!n de la$ &:cn!ca$
arc!"'$&!ca$
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9+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n6 e$&a!ncl(!d# den&r# del .r#/raa de $al(d#c(.ac!#nal =en &#d#$ l#$ a$.ec&#$>
*0+ BEl cen&r# de d#c(en&ac!n !n&e/rael c#!&: de Cal!dad de la e.re$a
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PER@IL DEL ARCHIVISA*+ BEn c(an&a$ ca.ac!&ac!#ne$ a$
.ar&!c!.ad# e$&e a;#2+ BC(7n&a$ ca.ac!&ac!#ne$ en el 7rea de
arc!"#6 a$ #r!en&ad# en la e.re$a ala 1eca
+ BC(7n&#$ .r#yec&#$ # .r#/raa$ dearc!"#6 a$ e$cr!&# .ara en"!ar al -e1e!ned!a&# .ara $( a.r#,ac!n
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4+BC#n$!dera (e el ($(ar!# !n&ern# y e&ern#(eda $a&!$1ec# c#n el $er"!c!# (e le#1rece
5+ BC#n#ce el cd!/# de :&!ca del arc!"!$&a
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PRINCIPIOS
C#n$er"ac!nCal!dad del Ser"!c!#
Verac!dadC($&#d!a en la In1#rac!nRe$er"aIn&e/r!dadRe$.e&#Ge$&!n
H#ne$&!dad
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BSer7 !.#r&an&e $e;alar (!:n e$ elc(l.a,le
L# !.#r&an&e n# e$ $er .ar&e del
.r#,lea6 $!n# $er .ar&e de la $#l(c!nK
GRACIAS POR S? AENCION