5S Fisikoak eta DigitalakLan-postuen estandarizazioa

5S Físicas y DigitalesEstandarización de puestos de trabajo

1. Área Piloto

2. Oficinas y

Almacén

3. Sistema

Informático

4. RACK

5. Cocina

1998

1999

2000

2003

2004

Evolución 5S en EUSKALIT

5S FISICAS-Separar innecesarios-

-Situar necesarios-

-Suprimir suciedad-

-Señalizar anomalías-

-Seguir mejorando-

Mayor eficiencia interna

Mejor lugar de trabajo

Trabajo en equipo

Ejemplaridad

Coherencia

Proyecto Estandarización de Puestos de Trabajo

Estandarización de Puestos de Trabajo

PUESTO DE TRABAJO

- Bandeja inferior para temas pendientes.- Bandeja superior o de entrada. Vacía para que nos puedan dejar documentación y podamos verla rápidamente.

PUESTO DE TRABAJO

- Baldas centrales de los armarios. Altura media. Archivadores, Carpetas, …

ALMACÉN

- Baldas inferiores de los armarios para almacenar material pesado y de uso frecuente. - Baldas superiores para almacenar material de poco uso.

Antes

Después

Antes

Después

Antes Después

Antes

Después

Antes

Después

SEGUIR MEJORANDO

- Reuniones diarias y mensuales: sensibilización,

resultados auditorías y paseillos…

- Archivo Novedades: fichero en el que se apuntan

las novedades que afectan a toda la plantilla, entre

las que se encuentran las novedades sobre 5S.

- Argi: herramienta informática

- Tareas mensuales

SEGUIR MEJORANDO

- Auditorias

- 1 o 2 al año (dependiendo de los resultados obtenidos).

- Cada 2-3 años evaluación externa Club 5S.

- 100% puestos y almacenes auditados.

- Check list con normas/criterios por cada área.

- Las mejoras detectadas no solucionadas se registran

en Argi como compromisos.

SEGUIR MEJORANDO

Auditorias

Resultados auditorias en Panel 5S

5S DIGITALES-Separar innecesarios-

-Situar necesarios-

-Suprimir suciedad-

-Señalizar anomalías-

-Seguir mejorando-

Discos duros, unidades de red compartidas,

intranets, escritorios, outlooks, …

Discos duros, Unidades compartidas de red, intranets, … Escritorios

Outlook ¿¿¿POR QUÉ 5S DIGITALES???

-Estructura conocida por todos y acorde a tu sistema de gestión.-Reducción de error humano en la manipulación de ficheros.

-Criterios de ubicación, modificación y eliminación unificados y consensuados.

-Mayor rapidez en las búsquedas y navegabilidad por el sistema informático.

-Optimización del espacio informático.-Mayor efectividad y eficiencia de las copias de seguridad.

-Mejora de la seguridad. Respeto por la LOPD.-Y qué hay del resto de dispositivos que conectamos con nuestros pc-s?

1. UNIDAD COMPARTIDA (E)

-Carpetas de procesos.

-Presentaciones.

-Fotos.

-Logotipos.

2. OUTLOOK

3. APLICACIONES INSTALADAS EN PC-S

4. ESCRITORIOS PC-S Y PORTÁTILES

RESERVABLES

ÁREAS DIGITALES CON 5S EN EUSKALIT

PRESENTACIONES:

CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA

Antes Después

FOTOS:

CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA

Antes Después

LOGOTIPOS:

CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA

OUTLOOK:

CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA

1. Carpetas UNIDAD COMPARTIDA, Ppt, Fotos,…

• Indexación de contenidos.

• Renombrar ficheros en bloque. Lupas Rename.

• Redimensionar y renombrar imágenes en

bloque:Irfanview

• Código de colores en carpetas: Folder Marker, Shell

Icons.

2. OUTLOOK

• Reglas de outlook para clasificar mensajes

automáticamente.

• Auto-archivado

AYUDAS O HERRAMIENTAS DE APOYO

5sdigitales.com

-

MÁS MÉTODO Y HERRAMIENTAS DE APOYO

INDICADORES CUANTITATIVOS

S.I.: Presentaciones.

S.I.: Fotos.

S.I.: Outlook.

Antes Después

Mb 143 86

Archivos 193 118

Carpetas 49 26

Antes Después

Mb 976 551

Antes Después (2005 /2006)

Actualmente

15 % plantilla Outlook<100Mb

50% plantilla Outlook < 100Mb

62% plantilla Outlook < 80 Mb

INDICADORES

INDICADORES CUANTITATIVOS

Copia de seguridad

Tiempos de ubicación y de búsqueda

Estimamos que nos ahorramos 30 minutos al día / persona.

Los Outlooks corruptos e inservibles se han reducido hasta casi desaparecer gracias a la cuota establecida para ellos y el control periódico.

Las incidencias informáticas se han reducido en un 20%.

Antes Después

Copias válidas completamente

80 % 95 %

INDICADORES

INDICADORES CUALITATIVOS

Somos más eficaces al reponer, ubicar e identificarAhorramos mucho tiempo en la búsqueda de cualquier material, fichero, etc. y cualquiera de nosotros es capaz de encontrarlo.

La navegabilidad por la red es más ágil.

Las 5S han mejorado la relación entre las personas y el trabajo en equipo.

Al participar en más auditorías, paseos y proyectos 5S, las personas cada vez realizan más sugerencias de mejora.

El procedimiento escrito de las 5S y su despliegue en las oficinas facilita la integración de las nuevas incorporaciones.

INDICADORES

Apoyo de la dirección. Dotación de recursos.

Apoyo y colaboración de IT – Calidad.

Implicar en la implantación y el mantenimiento a todos al menos en las carpetas que utilizan.

Auditorías internas y tareas mensuales (preventivo)

Procedimiento con todas las normas

Sensibilización. Píldoras formativas.

CLAVES PARA EL MANTENIMENTO 5SD

• Escasez de tiempo

• Prioridad de otros asuntos ante cualquier acción 5S.

• Desmotivación y relajación

• Indisciplina de las personas

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•Tomamos nuestros pc-s, outlooks, … como propios.

•Todos sabemos “meter mano” en un pc y podemos navegar por los

ficheros de la red con total libertad.

• Metodológicamente, conceptos como “ El espacio, Un sitio para

cada cosa, la Limpieza, …” no son los mismos que en las 5S físicas.

DIFICULTADES

• En primeras implantaciones es aconsejable seguir la metodología al

pie de la letra

• De ahí en adelante, la metodología está para facilitarnos la vida y no

para complicárnosla.

• Hay que saber cómo y cuándo adaptar la metodología a nuestro lugar

de trabajo y cuándo dejarnos llevar por ésta.

• Las 5S carecen de sentido si no suponen UNA MEJORA DE

NUESTRA PRODUCTIVIDAD O DE NUESTRO LUGAR DE TRABAJO.

Recuerda que:

Productividad

Seguridad

Trabajo en

equipo

Comodidad

Satisfacción

Imagen de cara al

cliente

Cambio cultural

Participación

Mantenimiento

preventivo

5SBENEFICI

OS vs

COSTESTiempo

Buenas

ideas

Presupuesto