5.gestión del tiempo del proyecto (2)

Gestión del tiempo del proyecto

Procesos requeridos paraadministrar la finalización del

proyecto a tiempo.

Procesos de la gestión del tiempo del proyecto

Definir las actividades: Identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

Secuenciar las actividades: Identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades: Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimar la duración de las actividades: Establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar el cronograma: Analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma del proyecto.

Controlar el cronograma: Da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

Definir las actividades

El proceso crear el EDT identifica los entregables en el nivel más bajo de la estructura de desgloce de trabajo, denominado paquetes de trabajo.


Descomposición:

Los paquetes de trabajo se descomponen en unidades más pequeñas llamadas actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

Plantillas:

Lista de actividades de proyectos previos.


Las actividades proporcionan una base para la estimación, planificación, ejecución, seguimiento y control del trabajo del proyecto.

La lista de actividades incluye el identificador de la actividad y una descripción del alcance de trabajo para cada actividad .

Las actividades deben contener detalles suficientes para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar.

Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto.

Se especifica una lista de hitos y se indica si estos son obligatorios.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES DE SU PROYECTO

Secuenciar las actividades

Identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto.


Se establece mediante relaciones lógicas.

Cada actividad e hito, a excepción del primero y el último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor.

Esta actividad se puede realizar a mano o con computadora.


Método de diagramación por precedencia (PDM)

Actividad en el nodo (AON).

Diagrama de red del cronograma del proyecto.

Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para representar las actividades.

Los nodos se conectan con flechas que muestran las relaciones lógicas.


Método de diagramación por precedencia (PDM)

Usa 4 tipos de dependencias:

Final a Inicio: El inicio de la actividad sucesora depende de la finalización de la actividad predecesora.

Final a Final: La finalización de la actividad sucesora depende de la finalización de la actividad predecesora.

Inicio a Inicio: El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.

Inicio a Final: La finalización de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.


Determinar dependencias

Dependencias obligatorias:

Requeridas por contrato, o inherentes a la naturaleza del trabajo.

Implica limitaciones físicas.

Lógica dura.

Dependencias discrecionales:

Lógica preferida, lógica preferencial, lógica blanda.

Se establecen con base en el conocimiento de las mejores prácticas.

Se desea una secuencia específica.

Dependencias externas:

Implican una relación entre las actividades dentro y fuera del proyecto.

Están fuera del control del equipo del proyecto.


Aplicación de adelantos y retrasos

Adelanto:

Permite una aceleración de la actividad sucesora.

Comenzar las instalaciones eléctricas de los suministros días antes de la llegada del equipo.

Retraso:

Ocasiona una demora en la actividad sucesora.

Programar el tiempo de entrega entre la orden de una pieza de equipo y su arribo a la empresa.

CREAR PDM

Estimar los recursos de las actividades

Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.


Estrechamente relacionado con la estimación de costos.

Análisis de alternativas

Herramientas manuales vs automáticas, fabricar vs comprar.

Estimación ascendente

Descomposición de una actividad en un nivel mayor de detalle.

Se estiman las necesidades de recursos.

Los estimados se suman en un total para determinar el recurso de la actividad.


Requisitos de los recursos

La duración de las actividades está influenciada por la cantidad de recursos asignados.

Dos personas podrían terminar en la “mitad del tiempo” de lo que tardaría una sola


Estructura de desgloce de recursos

Estructura jerárquica de los recursos, identificados por categoría y tipo de recurso.

Estimar la duración de las actividades

Establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.


Estimación análoga

Utiliza parámetros (duración, presupuesto, tamaño, carga) de un proyecto anterior similar.

Se utiliza cuando existe una cantidad limitada de información sobre el proyecto.

Es menos costosa y requiere menos tiempo, pero también es menos exacta.

Es confiable cuando:

A. Las actividades previas son similares de fondo.

B. Los individuos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.


Estimación paramétrica

Multiplica la cantidad de trabajo por realizar por la cantidad de horas de trabajo por unidad de trabajo.

1. Multiplicar los metros de cable por la cantidad de horas de trabajo necesarias para instalar cada metro de cable.

2. Si se pueden instalar 25 m de cable por hora, cuanto tardaremos en instalar 1000 m de cable. Respuesta= 1000/25 =40 hrs.


Estimación por tres valores (método PERT)

Utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de duración de una actividad:

Más probable (tm): En función de los recursos que probablemente se asignarán, su productividad y las expectativas realistas de disponibilidad para cada actividad.

Optimista (to): Basada en el análisis del mejor escenario posible para la actividad.

Pesimista (tp): Basada en el análisis del peor escenario posible para la actividad.

La duración esperada (tE) de la actividad utiliza un promedio de estas tres estimaciones:

tE= (to + 4 tm + tp) / 6


Análisis de reserva

Colchón en el cronograma del proyecto.

Puede ser:

Un porcentaje de la duración estimada de la actividad.

Una cantidad fija de periodos de trabajo.

La reserva para contingencias puede usarse, reducirse o eliminarse.


Estimados de la duración de la actividad

Valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarán para completar una actividad.

No incluye reservas.

Incluyen indicaciones de rangos de resultados posibles.

2 semanas +- 2 días.

15% de probabilidad de exceder las 3 semanas.

Desarrollar el cronograma

Analizar el orden de las actividades , su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.


Método de la ruta crítica

Calcula las fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades.

Indican los periodos dentro de los cuales pueden planificarse las actividades.

Determina que actividades tienen la mínima flexibilidad de programación.


Análisis “¿Qué pasa si…?”

Se usa para evaluar la viabilidad del cronograma bajo condiciones adversas.

Se preparan planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas.

Nivelación de recursos

Los recursos están compartidos o solo están disponibles en ciertos momentos o en ciertas cantidades.

Se usa para mantener la utilización de recursos en un nivel constante.


Método de la cadena crítica

Agrega colchones de duración.

Los colchones protegen la fechas de finalización de las actividades o el proyecto.


Compresión del cronograma

Se analizan las concesiones entre costo y cronograma para determinar como obtener la mayor compresión con el menor incremento de costo.

Puede ocasionar un incremento del riesgo y / o del costo.

Situación Actividad Costo Duración

Normal Envío ferrocarril $1,800 15 días

Situación 1 Envío por tierra $3,000 10 días

Situación 2 Envío aereo $5,200 8 días


Ejecución rápida

Realizar en paralelo actividades que normalmente se realizarían en forma secuencial.

Puede dar como resultado un reproceso o aumento del riesgo.


Incluye al menos una fecha planeada de inicio y una de finalización para cada actividad.

A. Diagramas de red del proyecto con las fechas incluidas.

Usualmente muestran la lógica del proyecto, y las actividades de la ruta crítica.


B. Diagrama de Gantt

Muestran la fecha de inicio y finalización de cada actividad, así como la duración esperada, y en algunas ocasiones, la vinculación entre actividades.

Son relativamente fáciles de leer, y frecuentemente se utilizan en presentaciones del proyecto.

Controlar el cronograma

Proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

Controlar el cronograma

Diagramas de barras comparativos del cronograma

Diagramas que muestran dos barras para cada actividad del cronograma. Una muestra el estado real actual y la otra el estado de la línea base aprobada del cronograma del proyecto.

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