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Sistema de Gestiónde la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENAREGIONAL SANTANDER

OBSERVATORIO TECNOLOGICO

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

Fecha: Marzo 30 de 2009

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Versión 2

TALLER SEMANA 2: METODO KAIZEN Y EL DESPILFARRO

APRENDIZ: NELSON EDUARDO VELANDIA TORRES

EMAIL: [email protected]

FECHA: MARZO 20 DE 2011

CODIGO CURSO: 226828

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en lasemana 2.

Puntaje máximo a obtener: 60 puntos.

El taller debe ser enviado al Tutor por el link “evidencias”, semana 2, taller semana 2 desde el enlace “ver/completar actividad….”

Descripción del taller

El taller está compuesto por TRES PUNTOS a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen alinterior de su empresa.

Hemos analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición y el análisis de las no conformidades y propuesto posiblessoluciones, sin embargo, existen metodología que implementadas adecuadamente contribuyen en disminuir factores de riesgo que potencienla presencia de problemas, inconformidades o dificultades.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

El ejercicio que haremos será tratar de reconocer esta metodología con miras a aplicarlo en la empresa donde labora, reconociendo laimportancia de generar un plan de mejora.







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Para ello desarrolle lo siguiente:

1. Desarrolle el siguiente cuadro en cada uno de sus elementos para 5 tipos de despilfarros identificados en la empresa donde labora.

DESCRIPCIÓN DELDESPILFARRO

CAUSA DEL DESPILFARROTIPO DE

DESPILFARROPLAN DE MEJORA

Exceso de formatos de observación de estudiantes

multicopiados

La falta de control sobre lacantidad de formatos

solicitados por las asesorasde grado.

Sobreproducción

Elaborar una lista de solicitud de formatos,indicando cantidad, destinación y tiempo dealmacenamiento de los formatos requeridos.

Establecer un procedimiento para la verificacióndel uso adecuado de los materiales multicopiados.

Materiales audiovisuales sin utilizar

El desconocimiento, por partede los docentes, del materialaudiovisual que puede ser

utilizado en las clases.

Existencias

Realizar un inventario del material audiovisualexistente en la Institución y publicarlo en la sala de

profesores.Elaborar un procedimiento para compras de

material educativo, en el cual se especifiquen lascaracterísticas técnicas del material audiovisual,

que se debe adquirir a fin de evitar comprasinnecesarias.

Desconocimiento de información clave de la cobertura ofrecida por

otras instituciones

No se dedica el tiempo, ni losrecursos necesarios para

investigar los factores de éxitode las Instituciones que son

competencia directa

Esperas

Capacitar a las personas encargadas de lareferenciación competitiva, para que comprendanla importancia de establecer los puntos débiles de

la institución, frente a otras institucionesprestadoras del servicio educativo.

Describir en un procedimiento las oportunidadesde mejora en los procesos de la institución, paraampliar la cobertura y el posicionamiento en el

mercado de servicios educativos.







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Demora en la implementación de mejoras en los procesos

curriculares

El deficiente análisis einterpretación de los

resultados obtenidos enpruebas internas y externas,

aplicadas a las estudiantes dela Institución

Pérdidas de tiempo

Se deben elaborar planes de mejora en todas lasáreas académicas, estableciendo indicadores de

eficiencia en el desarrollo de los planescurriculares, de acuerdo con los resultados de las

evaluaciones realizadas a las estudiantes.Levantar acciones preventivas, que favorezcan elmejoramiento del desempeño académico de las

estudiantes de la Institución.

Exceso de actividades extracurriculares, que implican más trabajo para los docentes de

la Institución

La programación de

demasiadas actividades en elcronograma institucional y laimposición de otras

actividades que no estabanprevistas en el mismo

documento.

Equilibrio en la carga de trabajo

Debe realizarse una revisión exhaustiva delcronograma institucional, para determinar las

actividades que verdaderamente agregan valor ala prestación del servicio educativo y evitar la

improvisación de trabajos extra que impliquen ladesviación del objetivo Institucional de prestar un

servicio educativo de calidad.







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2. De acuerdo con el siguiente cuadro sobre los principios de las 9 s, por favor mencione como mínimo una acción de cómo ustedaplicaría cada principio a su lugar de trabajo. – especifique con un ejemplo en cada una.

PRINCIPIOS DE LAS 9 S (EJEMPLO CONCEPTUAL)

PRINCIPIOS Nombre japonés Significado Propósito

Relación con las cosas

SEIRI Clasificación Mantener sólo lo necesario

SEITON Organización Mantener todo en orden

SEISO Limpieza Mantener todo limpio

Relación con ustedmismo

SEIKETSU Bienestar personal Cuidar su salud física y mental

SHITSUKE Disciplina Mantener un comportamiento fiable

SHIKARI Constancia Perseverar en los buenos hábitos

SHITSOKOKU Compromiso Ir hasta el final en las tareas

Relación con la empresa

SEISHOO Coordinación Actuar como equipo con los compañeros

SEIDO Estandarización Unificar el trabajo a través de los estándares

CUADRO A DESARROLLAR.

PRINCIPIOS Nombre japonés SignificadoMencione por lo menos una acción que

manifieste la aplicación de cada principio deacuerdo con su significado

EJEMPLO

SEIRI

Clasificación

La empresa ABC LTDA. Debe hacer una jornada deselección de material e insumos antiguos y verificar suposible uso en los productos nuevos, con el fin dehabilitar espacios en la bodega y planta de produccióny disminuir el nivel de inventario obsoleto.







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Relación con las cosas

SEIRI Clasificación

En el Colegio Sagrados Corazones, COLSACOR,debe efectuarse una Jornada de sensibilización conrelación a la forma en la que se clasificandigitalmente los documentos del Sistema de Gestiónde la Calidad de tal forma que se encuentrenaccesibles en cualquier momento, evitando demorasen la ejecución de los procesos. Además en la

jornada todo el personal debe:

► Escoger y trabajar con un área piloto.

► Analizar y seleccionar los recursos con quecuenta cada área de acuerdo con susnecesidades y el nivel de utilización diaria.

► Retirar lo inútil, disponiendo de un áreadeterminada para el descarte e informar aotros de lo descartado.

► Buscar causas para evitar nuevosacumulamientos.

► Definir tiempos y criterios para guardardocumentos o elementos.

► Seleccionar los elementos de valor para lamemoria de la institución y definir el sitiopara ésta memoria.

SEITON Organización

Realizar en el COLSACOR un día “S”, dondeInicialmente se debe seleccionar todo lo que nosirve o se encuentra en el lugar equivocado y luegose procede a definir los sitios específicos dondedebe ir cada cosa y se dispone la señalizaciónrespectiva.

Todo el personal debe involucrarse en la tarea dedescribir y descubrir áreas que presentanobstáculos para el desempeño de los oficios o quecontribuyen al deterioro del ambiente laboral. Así,







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cada trabajador podrá levantar un informe o acta desu sitio de trabajo. Allí dará a conocer lo que piensaque se debería cambiar o mejorar.

SEISO Limpieza

Generar un plan de acción, en el COLSACOR, encual se trabaje con la comunidad educativa, lossiguientes aspectos:

► Crear normas de aseo, definiendoresponsables por áreas, con participaciónde todos los miembros de la comunidad y

entrenar a todos.► Establecer horarios al final de la jornada

para que los alumnos recojan los papeles,verifiquen el estado de sus maletines yloncheras, etc.

► Limpiar los equipos y materiales antes deguardarlos. Utilizar listas de chequeo para lalimpieza de los equipos que requierenatención especial.

► Dejar los lugares y equipos como losencuentra.

► Cuidar que la limpieza no sea superficial,

descubriendo y eliminando las fuentes desuciedad.

► Incentivar en la comunidad educativa labúsqueda de la “limpieza interior”, reflejadaen los hábitos, actitudes y palabras.Estimular el dialogo franco, las relacionestransparentes y verdaderas.

Relación con ustedmismo

SEIKETSU Bienestar personal

Practicar como propios los siguientes parámetrosdel COLSACOR:

► Conservar el ambiente limpio y con aspectoagradable y saludable.

► Verificar constantemente las condiciones







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físicas de la institución (iluminación,ventilación, ruidos).

► Eliminar las fuentes de peligro existentes.(desechos de construcción, vidrios, objetospuntiagudos, envases, etc.).

► Eliminar o minimizar los focos de poluciónen la institución (ruidos, exceso deestímulos visuales, contaminación dealimentos o del agua).

► Pensar positivamente. Esto hace parte dela higiene mental.

► Estimular un clima interno de confianza,amistad y solidaridad.

SHITSUKE Disciplina

En el COLSACOR, deben observarse las siguientesactividades:

► Promover en las aulas momentos rápidosde relajamiento para restaurar el equilibriofísico y mental (5 minutos entre una clase yotra).

► Observar el uso adecuado de losuniformes (tipo y modelo requerido).

► Promover con las estudiantes conferencias,actividades grupales, obras teatrales yactividades artísticas sobre la salud física ymental con el aporte de los especialistas enlas diferentes disciplinas.

► Difundir material educativo sobre el tema,utilizar carteleras, dibujos, videos, fotos,generadas por las estudiantes.

SHIKARI Constancia

Los educadores del COLSACOR deben elaborar unplan de trabajo personal que evidencie como:

► Eliminar la necesidad del control o presión.Generando auto inspección y autocontrol.







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► Facilitar el ambiente ideal para el trabajopedagógico.

► Elevar la previsibilidad y el mejoramientocontinuo de los resultados. Aumentando lainiciativa.

SHITSOKOKU Compromiso

El COLSACOR realizará un concurso para premiara los integrantes de la comunidad educativa, que secaractericen por:

► Mejorar continuamente los estándares

morales y éticos (crecimiento a nivelpersonal y social).

► Desarrollo del espíritu de cooperación y detrabajo en equipo.

► Ejercitar la cultura ciudadana y respetar alos demás.

Relación con la empresa SEISHOO Coordinación

Se elaborará un procedimiento en el COLSACOR,que dé cuenta de cómo se puede:

► Entender y compartir la Misión y Valores dela institución.

► Reconocer el valor individual de laspersonas y promover el trabajo en equipo.

► Definir y compartir con la comunidadeducativa el reglamento interno de lainstitución y los estándares básicosadoptados.

► Desarrollar en forma participativa normas yestándares simples y aplicables. Educar yentrenar para que se utilicen. Actualizarloscuando sea necesario.

► Mejorar el sistema de comunicación internay externa de la institucional (periódico,murales, carteleras, reuniones entre los







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miembros de la comunidad educativa,intercambio con otras instituciones ypresentación de trabajos escolares).

SEIDO Estandarización

La política de Calidad promueve el establecimientode normas, reglamentos y procedimientos queindican cómo hacer ciertas cosas, para lograr unambiente adecuado de trabajo en el COLSACOR.

La estandarización está íntimamente ligada con el

desarrollo de la autodisciplina si se tiene en cuentaque los esfuerzos de mejoramiento del ambiente yde los resultados de los procesos deben serperdurables. Al revisar las mejoras del ambiente detrabajo y de los indicadores de resultados deprocesos todos deben actuar al mismo tiempo,coordinadamente. Con los mismos propósitos paralograr las metas propuestas.

A través del ejemplo o con la conducta propia dequien dirige, se pueden divulgar nuevos hábitos. Ala vez que se coordinan esfuerzos y acciones paraque el proceso sea permanente. Lo anterior sepuede lograr mediante la creación de normas oacuerdos. Con ellas se garantiza el sostenimientode los logros alcanzados.

Para alcanzar el éxito de esta metodología, se debetener en cuenta lo s iguiente:

► Todo el personal del COLSACOR debe conocery tener acceso a la información referente a lasdisposiciones, normas y nuevos rumbos quetomará la organización.







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► Para que el interés sea comunitario , y seconvierta en impulso diario, se deben crearbuenos canales de comunicación.

► Procurar el cumplimiento de los procedimientosreglamentarios, los estándares y las normascreadas por la organización.

3. Observe los videos sobre las 5s – ubicados en el link de “materiales de estudio” – enlaces externos semana 2. – Comente como podríaimplementar de forma global esta metodología en la empresa donde labora.

La implementación de las 5s se puede lograr en una Institución Educativa, siguiendo el Ciclo PHVA así:

► (P) Sensibilización y Compromiso de la Dirección.

► (P) Creación de un equipo líder del programa.

► (P) Diagnóstico y registro de la situación actual de la Institución.

► (P) Elaboración de un Plan de Acción.

► (H) Educación y entrenamiento para los participantes.

► (H) Ejecución del Plan de Acción.

► (V) Verificación de la implementación del Plan de Acción.► (A) Cierre de Ciclos y Acciones Correctivas, cuando sea necesario.

Teniendo en cuenta que se debe tener como mínimo:

► Compromiso del Grupo Directivo.

► Comenzar las 5s con capacitación para todo el personal.

► Involucrar a toda la Comunidad Educativa.

► Desarrollar las 5s en forma amigable.

► Construir un Plan de Acción para cada ciclo, definir indicadores y hacer seguimiento permanente.

► Repetir el ciclo con un estándar cada vez más alto.







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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a través del taller y las lecturas complementarias para:

Conocer los principales aspectos del método Kaizen y sus beneficios. Identificar las ventajas y beneficios de la aplicación de metodologías como el Kaizen y las 9s al interior de las organizaciones y

aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente. Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad según la normatividad ISO 9000.

2. La implementación de metodologías de organización y sensibilización hacia el mejoramiento continúo, permiten elevar los estándares deeficacia y eficiencia en una Institución Educativa.

3. La realización de actividades de organización según los parámetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de la estructuraempresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios significativos en su modo de concebir eltrabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Muchas Gracias!!!

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